Unidad 3 - Recursos en portales colombianos

Video:

Google Apps Documentos compartidos

http://www.youtube.com/watch?v=6r0U2bu8YHg

Leccin 1. Correo electrnico: RSS

Fuente: www.spanish.feeder.ww7.be

La necesidad de comunicarnos ha organizado un sistema de envo y recepcin

de documentos, en otras palabras ha creado el correo o servicio postal. Con el
desarrollo de la Internet, la versin digital del correo nos ha permitido mejorar la
agilidad de la comunicacin, a la vez que el envo de datos digitalizables como
imgenes, sonidos, videos, etc. Por lo tanto, para acceder a un correo
electrnico slo necesitamos escoger el servidor de correo o servicio de correo
electrnico. Para ello hay muchas opciones, la mayora gratuitas y con buena
capacidad de almacenamiento, hablamos por ejemplo de Hotmail, Yahoo,
Gmail, etc. Segn el servicio de correo electrnico que se escoge, notarn que
en el proceso de solicitud de la cuenta de correo electrnico se les pide indicar
el usuario que desea conocer, este usuario que usted selecciona ser parte del
correo electrnico que usted genere, es decir, por defecto un correo electrnico
est conformado como nombreusuario@servidorcorreo donde el servidor de
correo es la identificacin del servidor de correo que usted ha escogido.
Algunas correos electrnicos de ejemplo seran:

cgr@contraloriagen.gov.co donde cgr es el nombre del usuario de ese

correo, ycontaloriagen.gov.co es la direccin del corrreo electrnico
empleado en este caso por la contralora general de la nacin.

soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co soporteccc es el nombre del

usuario de ese correo, ygobiernoenlinea.gov.co es el servidor de correo
que emplean para el almacenamiento y recepcin de la cuenta.

Leccin 2. Creacin de documentos compartidos

Fuente: http://www.creadorwebcr.com

Muchas veces surge la necesidad de realizar un documento con la ayuda de

uno o ms compaeros de trabajo, cuando todos estn en un mismo sitio slo
es reunirse y empezar la redaccin del mismo, pero cuando estn localizados a
una distancia geogrfica considerable hay que pensar en otras opciones. Unos
estarn enviando la versin actualizada del documento por correo electrnico
cada vez que se edite, pero se corre el riesgo de equivocarse de versin, o que
no estn trabajando en la versin ms actualizada, en pocas palabras, es difcil
sincronizar un trabajo as por correo electrnico.
Afortunadamente existe el concepto de documento compartido, el cual es
ofrecido en Internet y consiste en que podemos crear un documento,
compartirlo con algunos compaeros, y el mismo ser actualizado casi que
instantneamente en la visual que emplean los usuarios a los que se les ha
compartido el documento; es decir, cualquiera puede editarlo y todos vern
esos cambios automticaticamente. Este servicio es accequible fcilmente, y
en muchos casos slo es requerido crear una cuenta de usuario para poder
tener un documento compartido.

Leccin 3. Documentos compartidos usando google

Google nos permite emplear su servicio de crear documentos online y poder
compartirlos con las personas que queramos (deben tener cuenta en gmail) para una
edicin en conjunto, revisin, almacenamiento, etc. primero que todo podemos
acceder a este servicio desde el ingreso al correo de gmail, www.gmail.com, en donde
al autenticarnos con nuestro usuario y contrasea podremos acceder al servicio
usando la etiqueta docs.

Tambin podemos acceder directamente al servicio empleando la direccin

https://docs.google.com y realizando la respectiva autenticacin con nuestro
usuario y contrasea. Si acaso no se tiene un usuario para este servicio
recuerde que puede crearlo fcilmente siguiendo las indicaciones que da
google en sus pginas de inicio y autenticacin.
Cuando ingresamos al servicio de google docs encontraremos una interfaz de
usuario como la siguiente:

En la parte central observamos el listado de documentos que hemos creado con este
servicio; en la lateral izquierda vemos un encabezado que dice Documentos, aqu
encontraremos la opcin de crear nuevo documento. Noten que este es un servicio de
creacin de documentos ofimticos, as que podremos crear documentos tipo texto
(Word), tipo presentacin, hojas de clculo, formularios, etc.

Todos estos tipos de documentos se trabajan en forma similar a como se hace

con la herramienta ofimtica de Microsoft Office, Openoffice, etc. As que lo que
aprenderemos en esta oportunidad es cmo compartirlos con otros

compaeros de trabajo; para ello primero crearemos un documento nuevo tipo

texto; vamos a la etiqueta crear y seleccionamos la opcin Documento. Al
realizar esto, veremos la siguiente pantalla:

Aqu se procede de forma normal para editar el texto, agregar lo necesario usando las
herramientas de edicin que nos suministra la herramienta, el sistema va
almacenando automticamente los cambios que realizamos, as que slo es editar el
nombre del documento para poder identificarlo ms adelante, cuando deseemos volver
a editarlo. Para colocarle el nombre a este documento, seleccionamos el espacio que
dice Documento sin ttulo, al hacerlo el sistema nos permitir editar ese espacio, ah
es donde ubicaremos el nombre de este documento:

Ubicamos el nombre, seleccionamos la opcin de aceptar, y listo, hemos colocado un

nombre a este documento. Ahora, para seleccionar a los compaeros que tendrn
acceso a este documento y con los cuales deseamos compartirlo, primero
necesitaremos tener sus correos de gmail para darles acceso, as que deben tener

cuenta en gmail. Teniendo ya el listado de sus correos, seleccionamos la etiqueta

compartir en donde nos saldr la siguiente ventana:

Noten que esta ventana nos indica quines actualmente tienen acceso a este
documento. Para indicar con quines vamos a compartir el documento seleccionamos
con el mouse la opcin Aadir a personas, lo que nos dar el siguiente pantallazo:

Se abre un cuadro de texto en donde podemos colocar los correos de los compaeros
con los cuales compartiremos el documento, podemos especificar si esa persona
podr editar el documento o slo ver (podemos agregar tantas personas como se
desee). Cuando ya se tenga el listado de personas con el cual se compartir el
documento seleccionamos la opcin Compartir y guardar, ya con esto se ha
compartido el documento y las personas invitadas aparecern en el listado de usuarios
del documentos. Para finalizar el proceso seleccione la opcin Finalizado. Las
personas a las cuales se les ha compartido el documento recibirn un correo en donde
el sistema les reporta ese documento compartido, y les da acceso al mismo.

De esta manera se crea un documento en google docs, y se comparte. De ah en

adelante es explotar la herramienta para un uso adecuado. Para los dems tipos de
documentos que se pueden crear en google docs, el proceso de compartir es igual, as
que no interesa el tipo de documento, puede usted crearlo y compartirlo para un
trabajo colaborativo.

Leccin 4- Documentos compartidos usando Skydrive

Microsoft ha creado el servicio Skydrive, es gratuito y permite el almacenamiento en la
nube, es decir en Internet, de datos, archivos personales y lo que nos interesa, de
documentos en lnea. Actualmente Microsoft ha unificado el acceso de estos servicios
por medio del Windows live, que dicindolo de otra manera es el sistema de
autenticacin a los servicios que ellos ofrecen.
Una forma de acceder al Skydrive es por medio del acceso que se tiene desde
el correo de Hotmail, www.hotmail.com, as que cuando est en el correo slo
es seleccionar la etiqueta Skydrive que se encuentra en la parte superior del
correo, tal cual se ve en la siguiente imagen:

Lo que nos interesa para el caso de documentos compartidos es la

opcin "Crear" que se encuentra en la parte superior central de la
pgina, y que como vemos identifica claramente el tipo de documento
a crear segn los logos de la suite Microsoft Office:

Para el caso en que no tengamos un documento ya generado en

skydrive procedemos a elegir el logo que aparece en "Crear" acorde al
tipo de documentos que deseamos crear. Para el caso de crear un
documento tipo word veremos la siguiente imagen: