Luis F. Alarcn C. Ph. D.

Director Programa de Excelencia en Gestin de Produccin

Pontificia Universidad Catlica de Chile

INVESTIGACIONES

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Mejorando la Productividad de Proyectos

con Planificaciones ms Confiables
Durante los ltimos dos aos, un total de 14 empresas constructoras han participado
en la implementacin de nuevas prcticas de gestin de produccin, que lidera el
Programa de Excelencia en Gestin de Produccin, de la Universidad Catlica de
Chile. Una de las actividades claves de este esfuerzo ha sido la implementacin de
acciones sobre el proceso de planificacin de los proyectos, para que se transformen
en herramientas efectivas de reduccin de riesgos e incertidumbre en los proyectos y,
as, permitan un efectivo incremento en la productividad y efectividad
de los mismos.

La implementacin de estas prcticas

obedece a la denominada visin de
Lean Construction (Alarcn 1997),
una filosofa de produccin que intenta
reducir prdidas y variabilidad en los
procesos y buscar permanentes
aumentos en el valor de los mismos.
Esto se logra, en parte, con un manejo
ms efectivo de los flujos de recursos
e informacin, en los proyectos donde
la planificacin juega un rol
fundamental. Esto significa que la
planificacin no se usa slo para
controlar el cumplimiento de plazos y
el avance de los proyectos sino, como
una herramienta fundamental para
controlar interdependencias entre
procesos, reducir la variabilidad de los
mismos y asegurar el mayor
cumplimiento posible de las
actividades de un plan. Para este
propsito, se han adaptado a las
condiciones de las empresas chilenas
los conceptos de un sistema de control
de produccin, denominado El ltimo
planificador (Ballard, 2000), cuya
implementacin requiere el rediseo
del proceso de planificacin
tradicional, incluyendo nuevas etapas y
controles.

El nuevo proceso de planificacin

demanda, a su vez, la participacin de
nuevos estamentos en la planificacin,
incorporando en algunos casos a
capataces, subcontratistas, y otros
actores claves en el proceso, con el fin
de lograr compromisos en la
planificacin. La confiabilidad del
proceso de planificacin es medida,
sistemticamente, a travs del
Porcentaje de Asignaciones
Completadas -PAC- (lo mismo se hace
con otros indicadores de procesos
escogidos). El PAC es un indicador
clave del proceso y es un verdadero
termmetro de la variabilidad que
afecta los procesos productivos del
proyecto, por lo que se le efecta un
seguimiento continuo, a travs de la
duracin del proyecto.

Mediciones de Confiabilidad
de la Planificacin
Para muchos participantes resulta
sorpresivo descubrir que, muchas
veces, slo una fraccin menor de lo
que planifican se cumple. En los
proyectos estudiados, el cumplimiento



promedio ha sido ligeramente superior

al 50 %. Sin embargo, no es poco
habitual que en muchos proyectos -en
ciertos perodos- el cumplimiento de la
planificacin (PAC) sea del orden de
un 20% o 30 %. El problema de la
planificacin tradicional es que, a
pesar de que sabemos que muchas
actividades no se cumplen,
planificamos como si todas las
actividades se fueran a cumplir, por lo
que la productividad colapsa en
cadena, cuando algunas actividades
claves no se cumplen.
La experiencia recogida hasta la fecha
ha demostrado que si, sistemticamente, se aumenta el nivel de
cumplimiento de la planificacin, es
posible lograr un significativo aumento
en la productividad y desempeo
general del proyecto, medido en
indicadores tales como trabajo
productivo, velocidad de avance, y
efectividad de plazos y costos. La
Figura 1 muestra los aumentos de PAC
logrados en la implementacin en
algunas empresas y la Figura 2, los
respectivos aumentos en indicadores
de productividad medidos.

Revista BIT, Junio 2002

INVESTIGACIONES

PAC

Otros mecanismos estn insertos en

las distintas herramientas del proceso,
que incluyen varios niveles de
planificacin y procesos intermedios de
remocin de restricciones y de
preparacin de recursos.

Figura 1. Mejoramientos de la Confiabilidad de

la Planificacin (PAC).

Estos valores fueron medidos en una

etapa temprana de implementacin por
lo que se espera mejoras adicionales
en etapas posteriores. La explicacin
a estos mejoramientos es que, por
medio de un mejor cumplimiento de la
planificacin, se logra estabilizar el
ambiente de trabajo del proyecto, lo
que genera un ciclo virtuoso que
permite que la produccin se realice en
forma continua, sin interrupciones y en
forma eficiente.
Los mejoramientos se logran por
variados mecanismos incluidos en la
implementacin. El primero de ellos es
fundamental y consiste en lograr el
compromiso de los diversos actores
que reciben las asignaciones de
planificacin (ltimos planificadores).
El logro de un compromiso efectivo con
la planificacin es facilmente
responsable de un 50% del
mejoramiento potencial que se pueda
lograr en la efectividad de la
planificacin.

30%

25%

Aumento (%)

20%

15%

10%

5%

0%

Empresa A

Empresa B

Empresa C

Empres a D

Empresas

Figura 2. Mejoramientos de productividad

observados en proyectos de varias empresas.

Revista BIT, Junio 2002

Un mecanismo fundamental para lograr

un mayor cumplimiento de la
planificacin es el anlisis de las
causas de no-cumplimiento de la
planificacin que se realiza
semanalmente. Este ltimo es el
corazn del proceso de mejoramiento
continuo y aprendizaje que se genera a
partir de la implementacin del nuevo
proceso de planificacin.

Observaciones Prcticas de
la Implementacin
La constatacin de un bajo nivel de
cumplimiento de la planificacin puede
generar reacciones equivocadas en los
actores y administradores de un
proyecto; analicemos algunas de ellas
a continuacin. Una reaccin natural
puede ser justificar la situacin como
algo puntual debido a situaciones
inusuales del proyecto. En este caso
el nuevo proceso de planificacin
permite verificar si esto es efectivo o
no, ya que su implementacin incluye
el anlisis sistemtico de causas de
no-cumplimiento de la planificacin.
Otra reaccin puede ser de pnico al
ver tamaa falta de efectividad, sobre
todo si sta se repite durante varias
semanas. En este caso vale la pena
preguntarse si, aparte de este nuevo
indicador, este proyecto muestra una
gran diferencia con otros proyectos en
los que participamos habitualmente.
Si no es as, podemos estar tranquilos
ya que con este nivel de variabilidad
somos capaces todava de tener un
negocio exitoso y la situacin que
observamos se presenta, en realidad,
como una gran oportunidad. Si somos
exitosos con este estndar, Cunto
ms podemos mejorar si mejoramos el



cumplimiento de nuestra planificacin?

Puede existir tambin una reaccin que
lleve a la administracin a buscar y
sancionar a los culpables de la
situacin. Esta reaccin puede
generar el colapso de la
implementacin del nuevo proceso de
planificacin, ya que se convierte en
una amenaza para los actores del
proceso, por lo que es un uso
indeseable del sistema. En la
implementacin, algunos participantes
pueden interpretar la medicin como un
examen a su gestin, lo que puede
llevarlos a eliminar de la planificacin
aquellas actividades que normalmente
no se cumplen, con el fin de limpiar la
medicin. Esta reaccin,
generalmente, denota una inadecuada
comprensin del objetivo de usar este
indicador. Al contrario de esta
percepcin, los usuarios de la
planificacin debieran tender a hacer
ms visibles los no cumplimientos, ya
que ellos implican oportunidades de
mejoramiento que pueden quedar
ocultas si no visualizamos este objetivo
del indicador. Lo que busca esta
filosofa de gestin es hacer cada vez
ms visible las oportunidades de
mejorar. Es por esa razn que un
proyecto, con un alto ndice de
cumplimiento (baja variabilidad),
debera hacer cada vez ms exigentes
sus criterios de cumplimiento, para
amplificar su visin y capacidad de
aprendizaje.

Causas de No-Cumplimiento
de la Planificacin
Una de las principales conclusiones
obtenidas durante la implementacin,
es que para lograr mejoramientos
efectivos en los proyectos se requiere
un trabajo colaborativo de los diversos
actores del proyecto. Las causas de
no-cumplimiento de la planificacin
generalmente provienen de diversos
orgenes, como lo muestra la Figura 3.

INVESTIGACIONES

Resumen y Conclusiones
Contratistas
Diseo
Mandante
Subcontratistas
Proveedores

Figura 3. Origen de las causas de

no-cumplimiento de la planificacin.

Este artculo muestra una visin

limitada de las experiencias recogidas
hasta la fecha en la implementacin.
Los resultados alcanzados hasta la
fecha son muy satisfactorios y
muestran que, sin lugar a dudas, el
potencial de mejoramiento es mucho
mayor y est todava por alcanzarse.

Si slo se acta al interior de una de

las organizaciones, como en este caso
la organizacin del contratista, slo es
posible actuar sobre una fraccin
menor de las causas de nocumplimiento y se ve limitada la
capacidad de mejorar. Por ese motivo,
los mandantes debieran ser los
principales interesados en participar y
promover el uso de estas prcticas de
gestin en sus proyectos, ya que sus
beneficios alcanzan a cada uno de los
participantes de un proyecto.

En el futuro mediano, el Programa de

Excelencia en Gestin de Produccin
espera conformar nuevas alianzas con
empresas para desarrollar proyectos
similares al descrito tanto como en
implementaciones similares a las ya
experimentadas, como en otros
procesos o nuevas reas de
mejoramiento en los proyectos.

para, que en forma conjunta, se pueda

lograr mejoramientos sustanciales en
los proyectos.

Referencias
-L. F. Alarcn, Proyecto de
Mejoramiento de la Gestin de
Produccin en Empresas
Constructoras, Revista BIT , No. 21,
Marzo/2001.
-Lean Construction , Alarcn, L. F.
(Editor), Balkema Publishing,
Rotterdam, Netherlands, 1997, 497 pp.
L. F. Alarcn y J. C. Cruz, Diagnstico,
Evaluacin y Mejoramiento del Proceso
de Planificacin de Proyectos, pp. 3650, Revista Ingeniera de Construccin,
No. 16, Julio-Diciembre, 1997.
-Ballard, G., The Last Planner System

En particular, se busca incorporar a

mandantes, diseadores y otros
actores principales de los proyectos



of Production Control, Faculty of Civil

Engineering, University of Birmingham,
May 2000, 192 pp.
F

Revista BIT, Junio 2002