Fundamentos Bsicos

de Proyectos.

Econ. (MSc.) Lus Alfredo Gmez Rodrguez

C.I.: V-7.150.368
C.E.E.C.: 776
Registro INPSASEL N CAR077150368
Proyectos LOCTI

Qu es un proyecto?
Es un conjunto de actividades que requieren
para su ejecucin de un conjunto de
recursos, y que se desarrollan siguiendo
una secuencia lgica en un ambiente que
puede ser favorable o adverso, con el fin de
lograr un objetivo.

Elementos de un proyecto
ACTIVIDADES
(LAS COSAS QUE HACEMOS)

RECURSOS
(LAS COSAS QUE USAMOS)

PROYECTO

RECURSOS HUMANOS
RECURSOS MATERIALES
CAPITAL
TIEMPO

AMBIENTE
FSICO
JURDICO
ECONMICO POLTICO
SOCIAL
TECNOLGICO
Fuente: Pedro Briceo, 1995

OBJETIVO

Caractersticas de los proyectos

Son nicos

Son finitos

Poseen requisitos gerenciales propios

Fases, etapas y objetivos

de los proyectos
Fase

Etapa
1.

Identificacin de la idea del Identificar y analizar las metas del

proyecto (Anlisis preliminar)
proyecto.
Establecer los objetivos.

2.

Estudio
de
prefactibilidad Identificar y clasificar las posibles
(Ingeniera Conceptual)
soluciones tcnicas convenientes.
Elaborar la ingeniera conceptual
del proyecto.

3.

Estudio
de
(Ingeniera Bsica)

Planificacin o
iniciacin

Fuente: Nedy Bracho, 1995

Objetivo

factibilidad

Analizar

y evaluar la viabilidad
tcnica y econmica de las
soluciones previas.
Elaborar la ingeniera bsica del
proyecto (diseo preliminar)

Fases, etapas y objetivos

de los proyectos
Fase

Etapa

Objetivo
Decidir

Evaluacin

Ejecucin

4.

acerca de la adopcin de
la solucin ms prometedora y
obtencin del financiamiento.

Decisin

5.

Ingeniera de detalle

6.

Procura
contratos

de

materiales

Elaborar

y aprobar los planos de

detalle, especificaciones, listas de
materiales, programa de ejecucin,
estimaciones de costos y dems
documentos pertinentes.
y

Adquirir

todos los materiales y

equipos
necesarios
para
la
construccin y puesta en marcha.
Otorgar la buena pro del contrato
de construccin.
Entregar

el producto, instalacin
7. Construccin de las instalaciones o sistema terminado, ensayado,
rectificado
y
aceptado
y puesta en marcha
(rendimiento, tiempo y costo
ptimo)

Visin de la administracin y direccin en

una empresa y en un proyecto
Categora
OBJETIVOS
Prioritizacin

Vigencia

Empresa en marcha

Proyecto

Maximizacin de las utilidades

Calidad producto-servicio

Calidad de las instalaciones

Costo/relacin de valor
Plazos mnimos

Permanentes

Transitorios

ORGANIZACIN
Tipo
Funcional
Estable

Matricial,
coordinacin,
dinmica, cambiante

mixta,

Indefinida

Definida

Relaciones

A travs de lneas de mando

A travs de lneas verticales,

horizontales y diagonales

Informacin

Mayormente por sistemas formales

Compartida, formales e informales

Duracin

Fuente: Pedro Briceo, 1995

Visin de la administracin y direccin en

una empresa y en un proyecto
Categora
SITUACIONES
DE EXCEPCIN
Frecuencia

Empresa en marcha

Proyecto

Escasas

Muy frecuentes

Reaccin

A travs de procedimientos
mecanismos preestablecidos

Tiempo de
respuesta

Permite anlisis y bsqueda de Bsqueda de una buena solucin

una solucin ptima
en el plazo mnimo

RECURSOS
HUMANOS
Dotacin

Estable y con permanencia

Cultura
organizacional

Homognea y en base
experiencia de la empresa

Fuente: Pedro Briceo, 1995

y A travs de coordinacin-accin

Dinmica
transitoria
a

mayoritariamente

la Heterognea y en base a
experiencias externas al proyecto

Visin de la administracin y direccin en

una empresa y en un proyecto
Categora
RECURSOS
HUMANOS
Motivaciones
laborales

Relacin
contractual

Sistema de
administracin
beneficios

Fuente: Pedro Briceo, 1995

Empresa en marcha

Proyecto

Objetivos
de
la
empresa, Contratos
a
plazo
fijo/obra,
estabilidad,
condiciones jornadas variables, directa o a
econmicas, desarrollo de la travs de terceros
empresa
Contratos
definidas,
directas

indefinidos,
jornadas

funciones Contratos
a
plazo
fijo/obra,
estables jornadas variables, directa o
indirecta

Ms bien rgidos y generales

Flexibles

Fases de un proyecto
Enfoque tradicional (hasta 1990):

Se utiliza para aprobar el proyecto. Sus estimados

deben tener + 35% de precisin. Se usa
informacin de proyectos similares

Conceptual
Bsica
Detalle

Se utiliza para obtener presupuesto. Sus

estimados deben tener + 15% de precisin. Se
usa informacin del proyecto, hay que hacer
estudios propios

Ingeniera

Procura

Construccin

Se utiliza para la planificacin de la ejecucin del

proyecto. Sus estimados deben tener + 10% de
precisin. Se usa informacin del proyecto, hay
que hacer estudios propios

Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)

Fases de un proyecto
DEFINICION Y DESARROLLO (F.E.L.)
VISION

IDENTIFICACION
DE PROYECTO

ESTIMADO
CLASE:

CONCEPTUALIZACION

DEFINICION

SELECCION MEJOR(ES)
OPCION(ES) MAYOR
PRECISION ESTIMADOS

DEFINICION
ALCANCE
P.E.P.
DETALLADO

IV

III

IMPLANTACION

OPERACION

CONTRATACION
Y EJECUCION

OPERACION Y
EVALUACION CONTINUA

PROC.CONTRATACION
MATERIALIZACION
P.E.P. HASTA
COMPLETACION
MECANICA

II

I
APROBACION
PROYECTO

Contratista

Unidad Negocios / Dueo

PUESTA EN OPERACION
ANALISIS CUMPLIMIENTO
EXPECTATIVAS DEL
NEGOCIO

Ingeniera y
Proyectos

Operaciones

COMPLETACION
MECANICA

Esfuerzo

Ciclo de ejecucin de un proyecto

Planificacin
del negocio

Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)

Definicin y
desarrollo

Ejecucin del
proyecto

Operacin de la
instalacin

Curva de oportunidades de reduccin

de costos/programacin en un proyecto

+
O
P
O
R
T
U
N
I
D
A
D

Aprobacin
Proyecto
Otorgamiento
Buena-pro

Identificacin Seleccin Definicin comContrat.

Proyecto,
mejor(es) pleta alcance
Alineacin opcion(es) y PEP clase
con plan
mayor pre- presupuestario
de negocio
cisin de
estimados

DEFINICION Y DESARROLLO
(Front End Loading)

Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)

CON
TRATA
CION

Materializac.PEP hasta
completacin mecnica

EJECUCION

Operacin,
anlisis
cumplimiento
expectativas
de negocio

OPERACION

D
E
S
E
M
B
O
L
S
O
S

Tipologa de los proyectos

Segn

Clasificacin
Corto plazo

Tiempo de ejecucin < 1 ao

Mediano plazo

Tiempo de ejecucin entre 1 y 2

aos

Largo plazo

Tiempo de ejecucin ms de 2
aos

Revamp

Comprende la remodelacin y/o

ampliacin
de
instalaciones
existentes

Grass Root

Comprende la ejecucin de un
proyecto desde cero, es decir,
desde el acondicionamiento del
terreno

Plazo de
ejecucin

Existencia de
instalaciones
previas

Observaciones

Tipologa de los proyectos

Segn

Clasificacin
Produccin de bienes

Observaciones
Estos a su vez se subclasifican en
produccin de bienes primarios o
secundarios

Produccin de servicios

Estos a su vez pueden ser

proyectos en el rea de servicios
de infraestructura, en el rea de
servicios
bsicos
(salud,
educacin, entre otros) u otros
servicios

Investigacin

Estos a su vez pueden ser en

ciencias exactas o en ciencias
aplicadas
Son aquellos que se realizan con
fines de lucro, es decir, buscan la
rentabilidad de la inversin

rea de
inversin

Proyectos de inversin de capital

Beneficio que
persigue

Proyectos sociales

Son
aquellos
que
buscan
satisfacer una necesidad social
ms no la rentabilidad de la
inversin

Tipologa de los proyectos

Segn

Clasificacin
Proyectos I

Proyectos IP

Alcance de los
servicios al
cliente

Proyectos IPG

Proyectos IPGC

Observaciones
Aquellos que solo involucran el
desarrollo de la ingeniera del
Proyecto, en cualquiera de sus
fases: conceptual, bsica o detalle.
Aquellos que involucran, adems
de la ingeniera del proyecto, la
procura
Aquellos que adems de la
ingeniera y la procura de
materiales, incluye en su alcance
la gerencia de construccin.
Son llamados proyectos llave en
mano ya que incluye en el
alcance la ejecucin de todas sus
fases

Objetivo de la administracin de
proyectos
El objetivo de la administracin o gerencia de proyectos es alcanzar el
uso ms efectivo y eficiente de los recursos asignados al proyecto, de
manera que el objetivo pueda ser alcanzado:
En

la fecha planificada.

Dentro

de los costos presupuestados

En

concordancia con las especificaciones

tcnicas exigidas por el cliente

Manteniendo

buenas relaciones entre el

personal involucrado y en completa armona
con los factores ambientales cambiantes

Administrar un proyecto es lograr alcanzar los parmetros de tiempo,

costo y calidad exigidos por el cliente, manteniendo un ambiente
armonioso y favorable.

Conocimientos requeridos para

administrar

Conocimientos administrativos:

Conceptuales
Humanos

Conocimientos tcnicos

Fuente: Ivn Cartay, 1998

Variaciones en los conocimientos

para administrar
%

Conceptuales

100

Humanos
50

Tcnicos
0
Supervisor

Gerencia
intermedia

Alta
gerencia

Administracin de proyectos
niveles jerrquicos
Gerente o lder del proyecto
y Gerentes de subproyectos
Alta
Gerencia

Gerencia intermedia

Gerencia inferior
Fuente: Ivn Cartay, 1998

Lideres de disciplinas
Supervisores tcnicos

Ingenieros responsables,
Capataces o caporales,
Supervisor inmediato

Qu es planificacin de
proyectos?
Planificar un proyecto es darle respuesta al qu, cundo,
dnde y por qu de cada uno de los elementos que
conforman el proyecto.

Las etapas de planificacin son:

Diagnostico
Programacin
Discusin

y decisin

Ejecucin

y control

Importancia de la planificacin de
un proyecto

Organizar el trabajo a ejecutar

Decidir, quin, qu, cundo, dnde y por qu se realizar cada
trabajo
Determinar los recursos requeridos
Asignar estos recursos en el tiempo
Asignar y definir responsabilidades
Integrar los trabajos de todas las organizaciones
Establecer sistemas eficientes de comunicacin
Coordinar las actividades y el personal
Estimar tiempos de iniciacin y terminacin
Manejar sucesos y cambios inesperados
Proporcionar las bases para el control presupuestario y financiero

Qu es la estructura analtica de
un proyecto?
La estructura analtica (EAP) es la divisin
natural del proyecto en niveles de trabajo
u objetivos ms especficos, que permitan
cuantificar y medir las variables de control,
que son: tiempo, horas-hombre, costos,
calidad y progreso fsico.

Nivel 0

Nivel 1

El objetivo de la EAP es:

Identificar y definir el trabajo a ejecutar

Identificar los centros de responsabilidades de

Nombre del proyecto

Sub-proyecto
1

Sub-proyecto
2

Divisin
2.1

Divisin
2.2

Nivel 2

estos trabajos

Formalizar la estructura desde los objetivos

Paquete
2.2.1

Nivel 3

Paquete
2.2.2

estratgicos hasta la base divisional de los

mismos, a travs de la planificacin, organizacin,
integracin, direccin y control del trabajo a ser
realizado

Nivel 4

Actividad
2.2.1.1

Sub-proyecto
3

Actividad
2.2.1.2

Ejemplo de EAP grfica

Nivel 0

Ampliacin y reacondicionamiento
de la Planta INLACA
Ingeniera de
Diseo

Gerencia del
Proyecto

Construccin

Obras civiles

Obras civiles

Distribucin de planta

Electricidad

Mantenimiento

Electricidad

Nivel 1

Servicios administrativos

Nivel 2

Contabilidad

Interrupcin y arranque
Edificio exterior

transformadores

mquinas

alumbrado
Montaje de Mq..
Acondicionamiento de Mq..

Nivel 3

Contratos
Servicio general

Planificacin
Y control
Calidad

Ejemplo de EAP tabular

Nivel 0

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Proyecto

Fase

Paquete

Actividad

Obras civiles
Distribucin de planta
Ingeniera del proyecto

Electricidad
Mantenimiento

Mquinas

Edificio exterior

Obras civiles
Interrupcin y arranque
Electricidad
Ampliacin y
reacondicionamiento de la
Planta INLACA

Construccin

Transformadores
alumbrado

Montaje de maquinaria
Acondicionamiento de
maquinaria
Planificacin y control
Servicios generales
Gerencia del proyecto

Servicios administrativos

Contabilidad
Contratos

Control de calidad

Cul es la importancia de la EAP?

Permite definir lo que hay que hacer, proporcionando informacin

sobre:

Objetivos finales e intermedios

Requisitos de mano de obra, materiales y otros insumos necesarios

por niveles

Correlaciones e interdependencias entre los niveles de trabajo

Requisitos del sistema de informacin necesario para el control de

costos, tiempo, horas-hombre, avance fsico, etc.

Funciones de apoyo necesarias para la ejecucin del proyecto

Las conexiones entre la organizacin y el proyecto

Cules son los requisitos para

elaborar la EAP?

La EAP debe comprender todo el trabajo a ejecutar

Debe permitir la asignacin del trabajo a cada paquete

La seleccin de la unidad mnima de desagregacin, debe permitir

la contabilizacin de las variables de control

Debe ser orientada hacia el objetivo del proyecto y no hacia la

funcin

Debe estar asociada a la estructura organizativa del proyecto

Soluciones organizacionales
diferencias
Las soluciones organizacionales que adoptan los proyecto
difieren en los siguientes elementos:

Nivel jerrquico (autonoma decisional) del proyecto en

relacin con la organizacin.

Grado de dependencia de los servicios de las unidades

funcionales permanentes y forma de interrelacionarse con
ellas (coordinacin, matricial, dependencia)

Grado de participacin de organizaciones de terceros y forma

de interrelacionarse con ellas (matricial, dependencia)

Modelos de organizacin.
Requisitos
Los modelos de organizacin difieren unos de otros
dependiendo del grado de autonoma que tiene el
Gerente del Proyecto para la toma de decisiones, sin
embrago todos deben cumplir los siguientes requisitos:

Temporalidad
Flexibilidad
Centrado en el objetivo
Rapidez en la toma de decisiones
Incorporar los entes externos para reducir su impacto en
el proyecto

Factores relevantes para la definicin

de la organizacin del proyecto

Particularidades inherentes a las organizaciones de

proyectos en general

Relacin con la organizacin permanente de la empresa

Caractersticas propias del proyecto en cuestin

Anlisis de fortalezas, debilidades y participacin de

terceros

Costos incrementales o marginales

Estructura funcional permanente

Empresa matriz

Produccin

Mercadeo

Finanzas

Administracin

Personal

Personal Asignado al Proyecto

Legal

Estructura funcional permanente

con coordinador
Empresa matriz

Coordinador
Del Proyecto

Produccin

Mercadeo

Finanzas

Administracin

Personal

Personal Asignado al Proyecto

Legal

Gerente del proyecto con

estructura matricial
Gerente
del Proyecto

Produccin

Empresa matriz

Mercadeo

Finanzas

Administracin

Personal

Personal Asignado al Proyecto

Personal del proyecto

Legal

Recursos humanos del proyecto.

Fuentes y destinos
Fuentes de recursos

Especialistas en proyectos
externos a la empresa
Profesionales de empresas
diversas
Profesionales internos a la
empresa
con
o
sin
participacin en proyectos

Proyecto

Destino final

Organizacin permanente de
la empresa
Otros

proyectos

empresa
Mercado laboral

de

la

Qu es el sistema de informacin
de un proyecto?
Conjunto de
actividades

Informacin
veraz y oportuna

xito del
Proyecto
Toma de decisiones
rpidas y oportunas

Acciones
correctivas

Funcionamiento del sistema de

informacin
Necesidades de
informacin

Objetivo

Determinacin de
Decisiones gerenciales

Obtencin de
la informacin

Elaboracin de
la informacin

Toma de
decisiones

Comparacin
Real vs. Plan

Deteccin de las
desviaciones

Sistema de informacin eficiente.

Importancia
Un sistema de informacin eficiente debe responder oportunamente a
cualquier interrogante, tales como:
Cmo progresan las actividades respecto al plan?
En qu forma afectan las desviaciones a la programacin planeada?
Por qu han tenido lugar estas desviaciones?
Qu dificultades de programacin se prevn?
Cmo va el consumo del presupuesto?
Qu dificultades financieras se prevn?
Con un sistema de informacin eficiente se evitan los siguientes
inconvenientes:
Ineficiencias resultantes de haber sobrecargado el sistema de informacin.
La tendencia de que la obtencin de la informacin se convierta en un fin en
si misma.
La tendencia a oponerse al uso mximo de la informacin gerencial.

Sistema de identificacin
xx

Proyecto

xx

Subproyecto

xx

Divisiones

xx

Paquetes

xx

Actividades

Sistema de identificacin
Ejemplo: Producto
Cdigo bsico

03

Elemento a
controlar

VII

VIII

IX

Disciplina N consecutivo
Tipo de
producto responsable

Cul es el alcance del sistema de

identificacin?
El sistema de identificacin permite determinar:
El proyecto y el tipo de proyecto.
Cualquier nivel de desagregacin del proyecto
Archivos del proyecto
Documentos del proyecto: clculos, planos, etc.
Correspondencia
Especificaciones, requisiciones y ordenes de compra
Equipos y materiales
Contratos
Mano de obra
Documentos del cliente y terceros (suplidores, contratistas)

El sistema de identificacin del proyecto, define cada componente de

la EAP a fin de facilitar: la captura u obtencin de la informacin para
su anlisis. La recoleccin progresiva de la informacin a travs de
los diferentes niveles de la EAP.

Econ. (MSc.) Lus Alfredo Gmez Rodrguez

Telefono: (0412) 853.70.20
E-mail: profluisgomez114@gmail.com