A partir de Taylor y Fayol, las tendencias se inclinaron hacia
los cambios, el crecimiento y la actividad constante. El enfoque del compromiso dinmico. Dinmica porque est orientada hacia los cambios, el crecimiento y la actividad constante y compromiso se refiere al involucramiento profundo con otros. Dentro de este enfoque surgen seis temas:
Deben existir objetivos mltiples, en lugar de un solo
objetivo. El Aprendizaje organizacional constituye otra corriente que se desarroll en la transicin al siglo XXI. Las organizaciones de este siglo deben a prender a administrar el conocimiento y crear su propio capital intelectual.
1.Nuevos entornos organizacionales
Palacios Maldonado (2000) explica que la corriente
humanista de la administracin, propici el desarrollo de una teora del aprendizaje organizacional, la cual fue formulada primeramente por Peter Senge en La quinta disciplina.
2.La tica y la responsabilidad social
COMO SE TRABAJAN LOS RECURSOS HUMANOS EN LA UI
3.La globalizacin y la administracin
Lusthaus (2000) dice que la planificacin en materia de
recursos humanos es el primer paso en su eficaz administracin. La planificacin en esta materia debe ser vinculada estrechamente con los objetivos y la misin de la organizacin
4.Cmo inventar y reinventar las organizaciones
5.Cultura y pluralismo 6.Calidad Otra de las tendencias es la administracin por objetivos, es una expresin acuada por Peter F. Drucker, una de las figuras ms prominente del siglo XX. En 1954 public The Practique of Management (La prctica del management) donde presenta el concepto de administracin por objetivos (APO). Los fundamentos de este sistema estn basados en un proceso participativo que sustituye a un proceso jerrquico. En la APO participan el jefe y el equipo de trabajo para definir los objetivos y evaluar los resultados en reas claves de desempeo. Los objetivos son compromisos de accin mediante los cuales se realiza la misin de una empresa y las normas que permiten medir su desempeo. Los objetivos deben ser operativos. Deben ser capaces de convertirse en metas y tareas especficas.
Gmez Hernndez (2005) explica que la gestin del personal
bibliotecario es fundamental y debe tratar los siguientes aspectos: Lograr la implicacin de todo el personal en el plan de gestin Desarrollo del trabajo en equipo Establecimiento y desarrollos de comunicacin interna Realizacin de reuniones peridicas que hagan posible la participacin de todo el personal Fomento de la creatividad y el espritu de iniciativa para aprovechar las competencias y habilidades y experiencia de todos los miembros de la plantilla
Establecimiento de un sistema de delegacin de funciones.
Cuando ms avanzamos hacia las organizaciones basadas en la tecnologa y el conocimiento, las exigencias para ocupar cargos crece, se necesita de recursos humanos innovadores, experimentados y capacitados. PRINCIPIOS DE LA ESCUELA DE COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL Varios tericos, como Follet y Barnard, destacaron la importancia del factor humano en la administracin, visto desde la perspectiva del comportamiento de individuos y grupos. Mayo concluy que el comportamiento y las actitudes, estn estrechamente relacionadas, que las influencias grupales afectan de manera significativa las conductas de los individuos. Abraham Maslow, sostena que las necesidades humanas estn organizadas en una especie de orden y jerarqua, representadas por medio de una pirmide. En la base ubica las de bajo nivel (necesidades bsicas), las que deban quedar satisfechas para pasar a las que se encuentran en la cspide (necesidades sociales, de estima y de autorealizacin). Desde otro punto de vista, Douglas Mc Gregor, presenta el concepto de la persona compleja a travs de dos hiptesis sobre las personas y su posicin frente al trabajo: 1) la llam la Teora X (presionar constantemente a las personas para que se empeen ms en su trabajo) y 2) la Teora Y,(presupone que a las personas les gusta trabajar y consideran que su trabajo es una oportunidad para desarrollar su talento creativo). Por ltimo, la propuesta de Frederick Herzberg, plantea la Teora de los dos factores, segn la misma en el ambiente laboral hay factores intrnsecos que producen satisfaccin en
el trabajo (el trabajo en s, el ejercicio de responsabilidad,
posibilidad de aprendizaje y crecimiento) y factores extrnsecos que reducen la insatisfaccin (liderazgo, relaciones personales, salario). CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE DEBEN DESARROLLARSE EN UN PROGRAMA DE DESARROLLO DE COLECCIONES. Desarrollo de colecciones: engloba una serie de actividades relacionadas con el desarrollo del fondo documental de la biblioteca, incluyendo la definicin de la poltica de seleccin, la valoracin de las necesidades de los usuarios reales, potenciales y virtuales, los estudios de uso y evaluacin de la coleccin, como as tambin la planificacin de los recursos econmicos. Objetivo: definir el modo de crecimiento del fondo documental de la Biblioteca para enriquecer y actualizar la coleccin, acorde a satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios reales y potenciales a fin de proporcionar una mayor satisfaccin a los requerimientos de los mismos. Implica un proceso de anlisis y evaluacin para llevar a cabo el crecimiento sostenible y la actualizacin de las colecciones y la incorporacin de recursos bibliogrficos, en todos los soportes, dando satisfaccin a sus requerimientos de informacin mediante un proceso de mejora continua. Poltica de desarrollo de colecciones: Es un documento escrito que proporciona los lineamientos a tener en cuenta al momento de realizar la seleccin bibliogrfica. Refleja las necesidades de informacin de la comunidad de usuarios a la que sirve y garantiza la continuidad de las colecciones. GESTIN POR PROCESO
Gloria Ponjuan Dante (2004:17) dice la gestin es un
proceso, por lo que se definira la gestin de la informacin como proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos bsicos (econmicos, fsicos, humanos, materiales) para manejar informacin dentro y para la sociedad a la que sirve.
Salidas: Constituyen la conclusin del ciclo de vida de la
informacin, posibilitan disponer de productos y servicios de informacin con valor aadido y deben garantizar la satisfaccin de las necesidades de la comunidad de usuarios a la que se vincula el sistema con las exigencias de calidad que ellos demandan o necesitan.
Gil Estall (1999:237) al tratar el tema manifiesta que una
orientacin a procesos de la organizacin implica por consiguiente, una mejora continua de cmo se hacen las cosas en contraste con una focalizacin sobre qu productos especficos o servicios son entregados a los clientes.
Flujo de informacin: Es el trnsito de la informacin,
desde las entradas por cada uno de los procesos, hasta las salidas. En el paso de la informacin, intervienen una serie de procesos ordenados que se relacionan por medio de diversos flujos, con vista a que el usuario obtenga una nueva informacin de valor aadido. Cualquiera de estos cuatro componentes se vincula con diversos recursos: humanos, fsicos, materiales y tecnolgicos (hardware y software) e informacin en su acepcin ms amplia.
Gestin por procesos es llevar a cabo una serie de
actividades interrelacionadas, necesarias para la prestacin de un servicio o la obtencin de un producto y que se va aadiendo valor a partir de determinadas entradas (inputs). Estas actividades deben ser realizadas con la participacin de todos los miembros de la organizacin en la mejora continua de los procesos en trmino de calidad.
APORTE DE FAYOL A LAS CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN Y
A QUE ESC PERTENECE Escuela de la Teora Clsica de la Administracin
Se aplica la Gestin por procesos como herramienta de
trabajo, con el objetivo de mejorar la organizacin y gestin de las actividades, incrementar la calidad y mejora continua de los recursos y servicios consiguiendo los retos que demanda la institucin, y que llevarn a mantener altos niveles de confianza, y satisfaccin en los usuarios / clientes.
Henry Fayol (1841-1925) Para Fayol, la administracin era
un conjunto universal de funciones que incluyen la planificacin, organizacin, direccin, coordinacin y control. Defini 14 principios de administracin como reglas bsicas que pueden aplicarse a cualquier tipo de organizacin:
Procesos: Son cada una de las acciones que intervienen y
se interrelacionan en el sistema y que permiten la evolucin del ciclo de vida de la informacin, donde las entradas a un proceso del sistema pueden constituir la salida de otro y a la inversa.
2. Autoridad: Los gerentes deben ser capaces de dar
rdenes y la autoridad le da ese derecho.
Entradas: Se definen por las necesidades de las personas y
las fuentes de informacin procedentes, tanto internas como externas
1. Divisin del trabajo: La especializacin aumenta la
produccin porque los empleados son ms eficiente.
3. Disciplina. Los empleados deben obedecer y respetar las
reglas que gobiernan la organizacin. 4. Unidad de mando. Los empleados deben recibir rdenes slo de un superior.
5. Unidad de direccin. La organizacin debe tener un nico
plan de accin que guie a gerentes y empleados. 6. Subordinacin de los intereses de los individuos al inters general. Los intereses de cualquier empleado o grupo de empleados no deben preceder a los intereses del conjunto de la organizacin 7. Remuneracin. Hay que dar un pago justo a los empleados por sus servicios 8. Centralizacin. Este trmino se refiere al grado en que los subordinados participan en la toma de decisiones. 9. Cadena de escalafn. Es la lnea de autoridad de la direccin superior a los rangos inferiores. 10. Orden. Personas y materiales que deben estar en el lugar correcto en el momento oportuno. 11. Equidad. Los gerentes deben ser corteses y justos con sus subordinados. 12. Estabilidad de la antigedad del personal. La organizacin debe hacer una planeacin ordenada del personal y asegurar que haya reemplazos para las vacantes. 13. Iniciativa. Los empleados autorizados para originar y llevar a cabo planes se esfuerzan ms. 14. Espritu de grupo: Promover el espritu de grupo fomenta la armona y la unidad en la organizacin. Otra de las contribuciones ms destacadas a esta escuela fue la del socilogo alemn Max Weber (1864-1920), principal estudioso de las teora de las organizaciones en la dcada de 1910. Concibi a la burocracia como una forma de organizacin ideal,
caracterizada por la divisin del trabajo. Weber remarcaba la
necesidad de definir bien las lneas de jerarqua y de autoridad, con reglas y normas bien detalladas en las relaciones unipersonales, basadas en las funciones y no en las personas. Si bien muchas de las particularidades este modelo siguen vigente, sobre todo en las grandes organizaciones empresariales y gubernamentales, en la actualidad se le atribuye, generalmente, una connotacin negativa al trmino burocracia pero es justo destacar que las caractersticas del sistema constituy una importante y nueva forma de organizacin que respondi bastante bien a las necesidades de la era industrial. Tambin es necesario considerar los aportes de Mary Parker Follet(1868-1933), quien introdujo elementos nuevos en el campo de las relaciones humanas y de la estructura de la organizacin. Fue la iniciadora de las tendencias que se desarrollaran, ms tarde, como ciencia del comportamiento y de la administracin. Parta de la teora de Taylor en el sentido que obreros y patrones compartan un fin comn como miembros de la organizacin, tomaba en cuenta no solo las personas y los grupos sino tambin las consecuencias de su entorno como la poltica, la economa y la biologa. Chester I Barnard (1861-1933), aprovecho su experiencia laboral y sus conocimientos de sociologa y filosofa para formular sus teoras sobre las organizaciones. Sostena una empresa solo podr funcionar en forma eficiente si sus metas guardan equilibrio con los propsitos y necesidades de los individuos que trabajan en ella. Al considerar que en la empresa est compuesta por individuos gest gran parte del pensamiento actual de la administracin. NUEVOS MODELOS ORGANIZACIONALES La organizacin empresarial, es la organizacin ms simple que se caracteriza por la centralizacin de las
decisiones en la figura de un ejecutivo (ej. concesionaria de
autos); la organizacin mquina, cuyas actividades tienen carcter repetitivo, la parte ms importante est a cargo de tcnicos especialistas y gerentes (ej. grandes fbricas) ; la organizacin profesional se basa en la gestin del conocimiento y est dominada por especialistas con capacitacin avanzada (ej. universidades, hospitales) ; la organizacin diversificada son las grandes corporaciones empresariales con muchas unidades de negocio (cadenas de supermercados); la organizacin innovadora ponen nfasis en la bsqueda de conocimientos para hacer frente al entorno dinmico (ej. las productoras de cine); organizacin misionaria su caracterstica es el control de las personas por medio de smbolos o creencias (ej. organizaciones religiosas) y por ltimo la organizacin poltica que se caracterizan por el conflicto. La organizacin horizontal es una organizacin de especialistas basada en la informacin y en los conocimientos. En ella el trabajo se organiza en torno a los procesos, y la entidad est orientada hacia el cliente y centrada en la mejora y en la innovacin. La organizacin inteligente, modelo diseado por Peter Senge, consiste en aprovechar toda la capacidad de aprendizaje de la empresa, tanto de los individuos que trabajan en ella, como de la propia organizacin. La organizacin trbol, planteada por Charles Handy, se caracteriza por poseer un ncleo de trabajadores que pertenece a la organizacin, rodeado por subcontratos de individuos y organizaciones, y por trabajadores flexibles temporales y/o a tiempo parcial. Por otro lado, James March y Cyert (1964) expusieron la teora del modelo plural poltico de las organizaciones. Las caractersticas principales que expresa este modelo son:
a) las organizaciones se componen de grupos con intereses
distintos que persiguen sus propios objetivos, algunas veces de manera egosta, pero a menudo con motivos bien intencionados, b) el modelo considera el conflicto como inevitable y forma parte de la manera normal de hacer las cosas, c) el comportamiento poltico surge cuando una de las partes o grupos interesados contrarrestan los intentos de influencia de algn otro, d) se llega a los objetivos organizacionales a travs de un proceso de negociacin entre las diferentes coaliciones al tiempo que responden a los cambios del medio y, e) el poder y el comportamiento surgen de manera natural de la interdependencia inherente a la mayor parte de los puestos gerenciales LA CULTURA DEL MANAGEMENT EN LAS BIBLIOTECAS A partir de la dcada del ochenta empieza a emerger una nueva corriente dentro de las disciplinas documentales conocidas como Information Management o Gestin de la Informacin, destacando especial importancia al marco organizativo y sistmico donde se realizan las tareas documentales y conduciendo a una visin global de las mismas. Lpez Yepes (2002) seala diversos factores que han influido para el desarrollo de la cultura del management en las unidades documentales como: El enfoque de Paul Otlet de considerar a la documentacin como una actividad organizada La actividad documentaria se concreta en sistemas de informacin y documentacin. Estos son conjunto de personas, mquinas y procedimiento que transforman una informacin de entrada en una informacin de salida como base para obtener una nueva informacin.
La informacin organizaciones
como
recurso
econmico
en
las
La consecuencia lgica de un nuevo tipo de sociedad que
ha roto el equilibrio de los sectores tradicionales de la economa para pasar a considerar la actividad de la informacin y del conocimiento como una fuente de poder. El impacto de las nuevas tecnologas informativas La creacin de sistemas de informacin en las organizaciones, considerando a la empresa, esencialmente como un sistema de informacin, al tratarse de un conjunto de individuos, que actan coordinadamente, entre los cuales se establecen lazos y redes de comunicacin para alcanzar los objetivos globales. La cultura del management se caracteriza por innumerables escuelas y doctrinas que se encuentran en constante evolucin y es aplicada a todo tipo de organizaciones. El trabajo de los bibliotecarios es introducirse en la comprensin y adquisicin de una serie de conceptos que les permitan dirigir las unidades de informacin como organizaciones, donde la gestin estratgica de los recursos econmicos, tecnolgicos y humanos adquiere un valor significativo En este contexto es vlido no olvidar al destinatario de todas las actividades administrativas, el usuario; en opinin de Prez Pulido (2010) la justificacin de aplicar el nuevo concepto de management se encuentra en la nueva filosofa centrada en el usuario, en la idea de potenciar la comunicacin personal usuario/biblioteca para conocer, satisfacer y serle fiel, y en la atencin al no usuario, partiendo de la lectura como valor y la apertura y bsqueda de nuevos pblicos.
La Administracin es el proceso de planear, organizar,
dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales. Chiavenato (2006:10) RESPONSABILIDADES DEL NUEVO PROFESIONAL DE LA INFORMACIN EN RELACIN A SU COMPROMISO CON LA SOCIEDAD Ro Sadornil (2002) define el nuevo documentador en funciones de consultor y
perfil
del
gestor digital de la informacin documental y lo define en
los siguientes rasgos: Constituirse en experto de la bsqueda documental y de la localizacin de fuentes secundarias potencialmente relevantes para las necesidades de los usuarios. Ofrecer servicios tiles y funcionales para la bsqueda compleja en las bases de datos y ficheros de cualquier naturaleza. Ser tutor de los usuarios, orientando la ayuda a que se ayuden a si mismos en la labor de discernir temas, creando guas y manuales de recursos que los lleven a las fuentes pertinentes y buscando soluciones a las necesidades puntuales de los mismos. Comprobar y verificar por el rastreo electrnico de fondos, ficheros y bases de datos, los resultados, aclarando cualquier duda en la interpretacin de los lenguajes y en el uso de las tcnicas documentales. Disear y mantener un conjunto de bases de datos necesarios para la funcin del centro de documentacin, un inventario de todas las fuentes de informacin disponibles con el indicativo de su localizacin exacta, la telemtica que corresponde, su cobertura y nivel de actualizacin, as como
la descripcin pormenorizada de cada uno de los ficheros
que la integran. Evaluar los recursos informativos, bases de datos y dems fuentes de informacin electrnica por Internet. IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES Daft (2007) sintetiza en el cuadro siguiente la Importancia de las organizaciones Las organizaciones existen para: 1. Reunir recursos para alcanzar las metas y los resultados deseados 2. Producir bienes y servicios de manera eficiente 3. Facilitar la innovacin 4. Utilizar tecnologas modernas de informacin y de manufactura 5. Adaptarse e influir en un entorno dinmico y de cambio 6. Crear valor para dueos, clientes y empleados 7. Adecuarse a los retos existentes que suponen la diversidad, la tica y la motivacin y coordinacin de los empleados. ADMINISTRACIN DE RECURSOS La asignacin de recursos es una actividad administrativa bsica, permite alcanzar las metas propuestos por la organizacin. Los recursos asignados deben concordar con los objetivos establecidos tanto a corto plazo (anuales) o los objetivos a largo plazo (fijados a partir de la misin y visin de la organizacin). Las caractersticas peculiares de las
bibliotecas, como centros de servicios, suministradores de
informacin, necesitan de recursos materiales, financieros, humanos y tecnolgicos para implementar una gestin eficaz. De la asignacin y utilizacin adecuada de recursos depende el nivel de eficiencia y eficacia de los servicios diseados. Podemos decir que el funcionamiento del sistema biblioteca identifica la direccin en la cual moverse en la relacin objetivos/resultados y se rige por procesos que transforman los recursos en servicios. Solimine (2010) La organizacin y el funcionamiento de servicios exitosos en una biblioteca requieren imprescindiblemente de recursos materiales, humanos y tecnolgicos. CULTURA ORGANIZACIONAL Mintzberg explica que la cultura organizacional se da en dos niveles: 1. El nivel observable incluye los artefactos visibles, es decir, la vestimenta y el comportamiento de las personas, el ambiente material, los smbolos, las ceremonias y las historias. 2. Nivel subyacente o bajo la superficie se encuentran los valores y las creencias profundas que representan la verdadera cultura. La cultura de una organizacin es un conjunto de maneras de pensar, de sentir y de actuar, ms o menos formalizadas, las que siendo aprendidas y compartidas por una pluralidad de personas, sirven objetiva y simblicamente para hacer de ellas una colectividad particular y distintas.
Los factores culturales impregnan todos los componentes de
una organizacin: las personas, los sistemas de innovacin, informacin y decisin, las tareas y la estructura. Las creencias y valores que forman parte de la cultura de una organizacin, crean normas situacionales que se evidencian en comportamientos observables. Otro concepto a tener en cuenta es el de apropiacin colectiva del cambio. La adaptacin al cambio consiste en poner en marcha una organizacin lo suficientemente flexible para admitir deslizamiento en las funciones de quienes forman parte de ella. El rol que debe jugar la cultura organizacional es la construccin de equipos de trabajo y la bsqueda de ideales respecto de los beneficios de la informacin como ventaja competitiva. SELECCIN BIBLIOGRFICA Seleccin Bibliogrfica: Modo de llevar a cabo el proceso de identificacin y seleccin de los recursos de informacin tomando en consideracin los lineamientos definidos en la poltica de seleccin. En este proceso actividades:
se
involucra
realizar
las
siguientes
1. Preseleccin del material en bases a distintas fuentes
previstas: a) sugerencias de los usuarios b) investigacin bibliogrfica, a partir de referencias bibliogrficas, catlogos de editoriales, consultas a especialistas en temas especficos, etc. y c) listados ofrecidos por canje y donacin de particulares, autores o instituciones. 2. Evaluacin de la seleccin: determinar las prioridades de acuerdo a variables como temtica u autores requeridos por los usuarios, disponibilidad en las libreras, costos,
presupuestos y toda otra que la biblioteca considere de
importancia Gmez Hernndez (2005) establece los siguientes criterios a tener en cuenta en la seleccin de recursos bibliogrficos. 1. La misin o carcter de la biblioteca constituir el criterio objetivo para la incorporacin de materiales 2. Las necesidades de los usuarios 3. Los avances y novedades en los distintos aspectos del conocimiento 4. Los recursos disponibles, con el mximo rendimiento 5. La obligada neutralidad ideolgica del bibliotecario, utilizando un criterio amplio, objetivo, basado en el conocimiento y de acuerdo a los recursos existentes. Adquisicin: procedimiento mediante el cual se incorporan los recursos bibliogrficos ya sea a travs de compra, canje o donacin. Seleccionados los documentos, el procedimiento siguiente consiste en la adquisicin de los mismos a travs de: 1. Adquisicin por compra. En primera instancia depende de la disponibilidad presupuestaria de las bibliotecas. Requiere del conocimiento de editores y libreras, incluyendo las virtuales. 2. Adquisicin por canje. Intercambio de publicaciones entre instituciones, de duplicados o de sus propias publicaciones como medio para potenciar las formas de cooperacin y las relaciones interbibliotecarias, 3. Adquisicin por donacin: Forma gratuita de adquisicin Pueden proceder de legados de bibliotecas completas o
parciales, de particulares conferidas generalmente por
testamento o por decisin de los herederos, adems las donaciones pueden provenir de de instituciones, editoriales o envos de los autores que lo realizan en forma espontnea y peridica. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL La comunicacin es transferencia y comprensin de significados. Chiavenato (2006:110) manifiesta que la comunicacin es una actividad administrativa que tiene dos propsitos fundamentales: 1. Proporcionar la informacin y la explicacin necesarias para que las personas puedan desempear sus tareas. 2. Adoptar las actitudes necesarias que promuevan la motivacin, la cooperacin y la satisfaccin en los cargos. Peter Drucker (1992) cuando expresa que lo ms importante es construir la organizacin alrededor de la informacin y de la comunicacin y no alrededor de la jerarqua. Lusthaus (2000) al referirse al tema dice que: La funcin de las comunicaciones internas de la organizacin es intercambiar informacin y lograr una comprensin compartida entre los miembros del personal. GESTIN DE RECURSOS TECNOLOGICOS Administrar recursos tecnolgicos en una biblioteca involucra tomar decisiones de elevado nivel de inversin, que deber estar acorde a las lneas de accin estratgicas establecidas. Con el propsito de asegurar el nivel tecnolgico de las unidades de informacin, estas deben disponer de un plan que permita realizar una inversin gradual que se encuentre acorde a los programas y actividades definidos en las estrategias.
La definicin de un Plan Tecnolgico debe ser un trabajo
interdisciplinario entre bibliotecarios e informticos. Este plan debe contemplar la necesidad de adecuarse a las necesidades de los usuarios de la biblioteca, determinar indicadores que permitan evaluar su uso y acciones de capacitacin para bibliotecarios y usuarios. TICA BIBLIOTECOLGICA Library Bill of Rights puede considerarse el primer cdigo elaborado por bibliotecarios, publicado para su difusin. Su base es el principio de libertad intelectual. Pretende ser una gua de conducta profesional y refleja el inters de los bibliotecarios por resistirse a fuerzas externas en el ejercicio de su profesin, protegidos por algunos elementos legales. Ante estas determinantes, cobran vital significacin los temas ticos, porque una de las obligaciones morales inherentes a cualquier grupo profesional es proporcionar un servicio que rena requisitos mnimos de calidad. Es necesaria una solidaridad entre los profesionales de la informacin para lograr la excelencia, elevar nuestro prestigio y protagonismo.