Manual Siplaft

NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
DE ADMINISTRACION DE RIESGO DE LAVADO DE
ACTIVOS Y DE FINANCIACION DEL TERRORISMO
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OTRANS HELP LOGISTICS

MANUAL DELSISTEMA
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Catalina Arango Barragn.
Carlos David Moreno Lpez.
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Elvira Adela Lzaro Ojeda.

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DE ADMINISTRACION DE RIESGO DE
LAVADO DE ACTIVOS
Y DE FINANCIACION DEL TERRORISMO
Bogot, Colombia
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SISTEMA DE GESTIN.
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Auditora interna
Nelson Poveda
Gerente Administrativo y financiero
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SISTEMA DE GESTIN.
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OBJETIVO Y ALCANCE
OTRANS, tiene como objetivo con el presente Manual, definir polticas y lineamientos
para Implementar el Sistema de Administracin del Riesgo de lavado de activos y
financiacin del terrorismo, con el fin de prevenir y controlar que la Organizacin sea
utilizada por terceros para trasladar productos o dineros cuyo objetivo sea la
Financiacin de Actividades Terroristas y/o el Lavado de Activos y Mitigar los Riesgos
Inherentes o asociados a estas actividades de la Operacin del Servicio.
Su alcance es la aplicacin por la Asamblea de Accionistas y todos los funcionarios
directos e indirectos de la Compaa, como son: Representante Legal, Gerente,
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Directores y lderes de procesos, Coordinadores Nacionales, y en general los

funcionarios que presten sus servicios para la Organizacin.
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TERMINOLOGA
Activo Ilcito: Es aquel que proviene de cualquier actividad delictiva, como:

actividades de trfico de migrantes, trata de personas, extorsin,
enriquecimiento ilcito, secuestro extorsivo, rebelin, trfico de armas, delitos
contra el sistema financiero, la administracin pblica, o vinculados con el
producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionada con el
trfico de drogas txicas, estupefacientes o sustancias psicotrpicas.
Actividad Ilcita: Inobservancia de un mandato de Estado que lesiona los
intereses tutelados en el ordenamiento jurdico. Hecho punible.
Actividad Ilegal: Consiste en encubrir la verdadera naturaleza, origen,
ubicacin, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes ilcitos.
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Aceptacin de Riesgo: Una decisin informada de aceptar las consecuencias

y probabilidad de un riesgo en particular.
Administracin del riesgo: La cultura, procesos y estructuras que estn
dirigidas hacia la administracin efectiva de oportunidades potenciales y
efectos adversos.
Aislamiento: Separacin obligatoria de los fondos de los usuarios, lo que
impide la utilizacin de los fondos de los usuarios para otros fines que no sean
la ejecucin de las operaciones de los servicios.
Agentes Econmicos: Son todas las personas que realizan operaciones
econmicas dentro de un sistema.
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Anlisis de riesgo: Un uso sistemtico de la informacin disponible para

determinar la frecuencia con que pueden ocurrir eventos especificados y la
magnitud de sus consecuencias.
Apetito de riesgo: Nivel de Riesgo que la Organizacin tolera.
Azar de riesgo: Una fuente de dao potencial o una situacin con potencial
para causar prdidas.
Blanqueo: Proceso consistente en ocultar o dar apariencia de legalidad a
dineros o bienes cuyo origen se derivan de una actividad ilcita como el
narcotrfico, el secuestro, el terrorismo, la trata de trfico de personas, entre
otros.
Capital Ilcito: Son bienes, riqueza y medios de produccin que provienen de
actividades o medios contra la ley.
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Cliente: Cliente es la persona natural o jurdica con la cual la entidad establece

y mantiene una relacin contractual y frecuente para el suministro de nuestros
servicios.
Compartir el riesgo: Compartir con otra de las partes el peso de la prdida o
del beneficio de la ganancia proveniente de un riesgo particular.
Contraparte: (Interna o Externa) cualquier persona o entidad con quien exista
una relacin profesional o de negocios, directa o indirecta.
Control de riesgos: La parte de administracin de riesgo que involucra la
implementacin de polticas, estndares, procedimientos para eliminar o
minimizar los riesgos adversos.
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Consecuencia: El producto de un evento expresado cualitativa o

cuantitativamente, sea ste una prdida, perjuicio, desventaja o ganancia.
Podra haber un rango de productos posibles asociados a un evento.
Costo: Cualquier impacto negativo, prdidas de dinero, de tiempo, de mano de
obra, interrupciones, problemas de relaciones, polticas e intangibles.
Criterios de Riesgo: Trminos de referencia mediante los cuales se evala la
importancia del riesgo.
Delincuencia: Todo tipo de participacin en la comisin de un crimen o de un
delito, en el sentido de la legislacin nacional.
Destinatario: Es la Persona Natural o Jurdica a quien va dirigido por parte el
remitente las mercancas transportadas y puede actuar en calidad de
Beneficiario, Usuario y/o Cliente.
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Declaracin de origen y Destino de Fondos: Es la informacin que

suministra el cliente sobre la legalidad del origen, fuente y destino de sus
recursos.
Debida Diligencia: Poltica propia del Sistema de Prevencin del Lavado de
Activos y Financiacin del Terrorismo (SIPLA), que permite establecer
procedimientos de control a partir de una actitud del banquero, como el mejor
hombre de negocios.
Enriquecimiento Ilcito: Delito que consiste en el incremento patrimonial no
justificado; relaciona delitos del narcotrfico y delitos contra el tesoro pblico.
Enriquecimiento Ilcito de particulares: El que de manera directa o por
interpuesta obtenga, para s o para otro, incremento patrimonial no justificado,
derivado en una u otra forma de actividades delictivas.
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Evaluacin del control: Revisin sistemtica de los procesos para garantizar

que los controles an son eficaces y adecuados.
Evaluacin de Riesgos: El proceso global de anlisis de riesgo y evaluacin. El
proceso utilizado para determinar las prioridades de administracin de riesgos,
comparando el nivel de riesgos, respecto de estndares predeterminados,
niveles de riesgos objetivos u otro criterio.
Evento: Un incidente o situacin que ocurre en un lugar particular durante un
intervalo de tiempo particular.
Evitar un riesgo: Una decisin informada de no verse involucrado en una
situacin de riesgo.
Factores de riesgo: Es toda caracterstica o condicin presente en el contexto
del escenario motivo de anlisis cuya presencia o comportamiento incide en una
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SISTEMA DE GESTIN.
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mayor o menor consecuencia o en la probabilidad de ocurrencia de una causa

asociada a un riesgo o conjunto de riesgos. Son los agentes generadores del
riesgo de LA/FT.
Financiacin del Terrorismo: Conseguir recursos y medios de pago para
destinarlos a la adquisicin de bienes y servicios, necesarios para el desarrollo
de los actos de terrorismo, de los terroristas y de organizaciones terroristas.
Financiamiento de riesgos: Los mtodos aplicados para fondear el
tratamiento de riesgos y las consecuencias financieras de los mismos.
Frecuencia: Una medida del coeficiente de ocurrencia de un evento, expresada
como la cantidad de ocurrencia de un evento en un tiempo dado.
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GAFI: Grupo de Accin Financiera: Organismo intergubernamental

constituido en 1989, que tiene como propsito desarrollar y promover polticas y
medidas para combatir el lavado de activos y financiacin del terrorismo.
Gestin de Riesgo: Cultura, procesos y estructuras dirigidas a obtener
oportunidades potenciales mientras se administran los efectos adversos.
Identificacin de Riesgos: El proceso de determinar que puede suceder,
cmo y por qu.
Ingeniera de riesgo: La aplicacin de principios y mtodos de ingeniera a la
administracin de riesgos.
Interesados (partes interesadas): Son aquellas personas y organizaciones
que pueden afectar, ser afectados por una decisin o actividad.
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LA/FT: Lavado de activos y financiacin del terrorismo

Lavado de Dinero: Conversin o transferencia de dinero efectuada por una
entidad o un individuo, sabiendo que estas provienen de una actividad delictiva
o de un acto de participacin en una actividad de este tipo, con el objetivo de
disimular o de encubrir el origen ilcito de estos dineros, o de ayudar a cualquier
persona que hubiere participado en la realizacin de esta actividad ilcita.
Monitoreo: Comprobar, supervisar, observar crticamente, o registrar el
progreso de una actividad, accin o sistema en forma sistemtica para
identificar cambios.
Operacin Inusual: Son inusuales aquellas operaciones que realizan las
personas naturales o jurdicas cuyas caractersticas no guardan relacin con la
actividad econmica de los clientes, ni con su comportamiento habitual de los
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remitentes y destinatarios, o que por su nmero, por las cantidades transadas o

por sus caractersticas particulares no se enmarcan dentro de los sistemas y
prcticas normales de los negocios de una industria o sector determinado, es
decir, que se salen de los parmetros de normalidad establecidos para
determinado rango de mercado.
Operacin en Efectivo: Es aquella operacin en la cual se realiza un
movimiento fsico de dinero, sujeta a un registro y reporte de acuerdo a los
topes preestablecidos por la ley o por las polticas de la Compaa.
Operacin sospechosa: Son sospechosas aquellas operaciones inusuales
hechas o intentadas que realizan las personas naturales o jurdicas, que
confrontadas con la informacin del cliente, del mercado y que por sus
caractersticas ofrece dudas sobre su razonabilidad y su objeto puede ser el de
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ocultar o encubrir el origen ilcito de bienes o el de servir como medio en la

ejecucin de cualquier delito o aquellas transacciones o situaciones irregulares
o extraas que no tienen soporte de la operacin; es decir, que de acuerdo con
los usos y costumbres de la actividad que se trate, no hayan podido ser
razonablemente justificadas.
Organizacin o entidad: Grupo de personas o instalaciones con distribucin
de responsabilidades, autoridades y relaciones.
Partes involucradas o personas interesadas: Personas y organizaciones
que pueden afectar, verse afectadas o percibirse como afectadas por una
decisin, una actividad o un riesgo.
Peligro: Es una fuente de dao potencial.
Perdida: Cualquier consecuencia negativa financiera o de otro tipo.
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SISTEMA DE GESTIN.
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Posibilidad: Descripcin general de la probabilidad o de la frecuencia.

Pitufeo: Modalidad del Lavado de Activos consistente en efectuar mltiples
depsitos fraccionados en una misma o diversos movimientos, de un mismo
usuario o de diferentes usuarios, que sumadas todas ellas, por pertenecer a un
mismo dueo, resultan ser cuantiosas.
Probabilidad: La probabilidad de un evento especfico o resultado, medido por
el coeficiente de eventos o resultados especficos en relacin con la cantidad
total de posibles eventos o resultados. Utilizado como una descripcin
cualitativa de probabilidad o frecuencia.
Proceso de Administracin del Riesgo: Es la aplicacin sistemtica de
polticas, procedimientos y prcticas de administracin a las tareas de
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establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y

comunicar riesgos.
Producto: Objeto o servicio que puede ser ofrecido a un mercado que pueda
satisfacer un deseo o una necesidad.
Remitente: Es aquella persona natural o jurdica que utiliza nuestro canal con
el fin de realizar traslados de dinero y enviarlo a un destinatario local o nacional,
a travs de nuestra red.
Remitente: Aquella persona que obrando en calidad de Cliente o usuario y a
nombre propio o de terceros entrega las mercancas objeto de transporte.
Riesgo: Es la posibilidad de prdida o dao por la propensin a que la
Organizacin pueda ser utilizada a travs de sus operaciones como instrumento
para el Lavado de activos y financiacin de terrorismo o para dar apariencia de
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SISTEMA DE GESTIN.
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legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados

con actividades ilcitas o ilegales y puede impedirle a la Organizacin la
consecucin de sus objetivos. La posibilidad de que suceda algo, que tendr un
impacto sobre los objetivos. Se lo mide en trminos de consecuencia y
probabilidades.
Riesgo de lavado de activos y de la financiacin del terrorismo: Se
entiende por riesgo de LA/FT la posibilidad de prdida o dao que puede sufrir la
Organizacin por la propensin a ser utilizado para dar apariencia de legalidad a
activos provenientes de actividades delictivas o para la canalizacin de recursos
hacia la realizacin de actividades terroristas.
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SISTEMA DE GESTIN.
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Riesgos asociados al LA/FT: Son los riesgos a travs de los cuales se

materializa el riesgo de LA/FT. Estos son: Reputaciones, legal, operativo y de
contagio, entre otros.
Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de prdida en que incurre una entidad
por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la
institucin y sus prcticas de negocios, que cause prdida de clientes,
disminucin de ingresos o procesos judiciales.
Riesgo legal: Es la posibilidad de prdida en que incurre una entidad al ser
sancionada, multada u obligada a indemnizar daos como resultado del
incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo
legal surge tambin como consecuencia de fallas en los contratos y
transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos
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involuntarios que afectan la formalizacin o ejecucin de contratos o

transacciones.
Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en prdidas por deficiencias,
fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnologa, la
infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definicin
incluye el riesgo legal y Reputacional, asociados a tales factores.
Riesgo de contagio: Es la posibilidad de prdida que una entidad puede sufrir,
directa o indirectamente, por una accin o experiencia de un vinculado. El
vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurdicas
que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la Compaa.
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Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en

cuenta el efecto de los controles. Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante
del riesgo despus de aplicar los controles.
Reduccin de riesgo: Una aplicacin selectiva de tcnicas apropiadas y
principios de administracin para reducir las probabilidades de una ocurrencia, o
sus consecuencias, o ambas.
Reporte de Operaciones Inusuales (ROI): Reporte que se efecta al Gestor
del Riesgo de una operacin Inusual.
Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): Reporte de una operacin
sospechosa que el operador efecta a la Unidad de Informacin y Anlisis
Financiero. El concepto de operacin sospechosa incluye no solo las que se
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hayan realizado, sino tambin aquellas que se intentaron realizar pero que no
fueron efectivamente concluidas.
Retencin de riesgos: Intencionalmente o sin intencin retener la
responsabilidad por las prdidas, o la carga financiera de las prdidas dentro de
la compaa.
Segmentacin: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separacin
de elementos en grupos homogneos al interior de ellos y heterogneos entre
ellos. La separacin se fundamenta en el reconocimiento de diferencias
significativas en sus caractersticas (variables de segmentacin).
Seales de Alerta o Alertas Tempranas: Es el conjunto de indicadores
cualitativos, cuantitativos, razones financieras y dems informacin relevante
que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos
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atpicos de las variables relevantes, determinadas por la entidad o la posible

existencia de un hecho o situacin que escapa a lo que la Compaa, ha
determinado como normal.
Sistema de Administracin de Riesgo de Lavado de Activos y
Financiacin del Terrorismo (SARLAFT): Conjunto de elementos tales como
polticas, procedimientos, documentacin, estructura organizacional, rganos de
control, plataforma tecnolgica, divulgacin de informacin y capacitacin,
mediante los cuales los transportadores identifican, miden, controlan y
monitorean el riesgo del lavado de activos y financiacin del terrorismo en su
operacin.
Sujeto Obligado: Las personas jurdicas habilitadas para la prestacin de
servicios relacionados con la funcin aduanera o sus actividades auxiliares.
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Testaferro: Es aquel que presta su nombre en un contrato, pretensin o

negocio que en realidad es de otra persona.
Testaferrato: Quien oculte bajo su nombre el real dominio sobre bienes
adquiridos con recursos provenientes de actividades penalmente previstas en el
estatuto nacional de estupefacientes y conexas, conociendo el origen de tales
caudales, para de esta manera soterrar o encubrir al verdadero titular de
aquellos.
Transferir Riesgos: Cambiar la responsabilidad o carga por las prdidas a una
tercera parte mediante legislacin, contrato, seguros u otros medios.
Tratamiento del riesgo: Procesos de seleccin e implementacin de medidas
para modificar el riesgo.
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Usuarios y/o Beneficiario Final: Usuario es aquella persona natural o jurdica

a la que, sin ser cliente, la Organizacin le presta un servicio y el Beneficiario
Final principalmente puede ser usuario o cliente y es el destinatario de los
servicios de transporte.
Valoracin del riesgo: Proceso total de identificacin del riesgo, anlisis del
riesgo y evaluacin del riesgo.
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MARCO NORMATIVO
En el mbito Nacional se ha tomado como base las leyes, regulaciones y normas de
autorregulacin establecidas como base para el sector financiero que se incluye en la
Circular Externa 022 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia y la
Circular Externa 003 de 20 de Marzo de 2009, expedida por la Superintendencia de
Vigilancia y Seguridad Privada. Adicionalmente se han tomado las siguientes bases
normativas:
El Estatuto Orgnico del Sistema Financiero.1993, artculos 102 a 107 (Decreto

663 de 1993). Impuso el SIPLA que involucra polticas, personas, herramientas y
mecanismos de prevencin, reporte de operaciones sospechosas y en efectivo ,
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creo la figura del Oficial de Cumplimiento y programas de capacitacin, se

asignan responsabilidades a las entidades financieras y a la Superintendencia
Financiera y estableci un rgimen sancionatorio para las entidades que no
adopten los procedimientos establecidos
La ley 1121 de 1996: Ley de Prevencin, Deteccin, Investigacin y Sancin del
Terrorismo.
La Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera de Colombia:

Captulo IX, Titulo I.
NTC 5254-Norma Tcnica Colombiana de Gestin de Riesgo, basada en el

estndar AS/NZ:4360.
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Marco Integral de Administracin de Riesgos Corporativos: Committee of

Sponsoring Organizations of the Tread way Commission (COSO).
Unidad de Informacin y Anlisis Financiero UIAF (Ley 526 de 1999)
Decreto 1497 de 2002 (UIAF) mediante este decreto se ampli a todos los
sectores econmicos la obligacin de establecer y desarrollar mecanismos de
deteccin de operaciones sospechosas y su reporte a la UIAF
CIRCULAR 0170. OCTUBRE 2002. DIAN: Prevencin Y Control Al Lavado De

Activos
Estatuto Anticorrupcin (Ley 190 de 1995),
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Ley 793 de 2003 Extincin del Derecho de Dominio, Comit de Coordinacin

Interinstitucional para el control del Lavado de Activos (decretos 950 de 1995 y
754 de 1996),
Circulares de la superintendencia Bancario y/o Financiera, Superintendencia de

Sociedades, entre otras leyes, decretos que normalicen el Lavado de Activos y
Financiacin del Terrorismo en Colombia.
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ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS

Tomando como marco la normatividad citada, el lavado de activos se inicia una vez ha
culminado el delito que da origen a los dineros, tiene como propsito la complejidad en
las transacciones u operaciones, dejando un rastro de documentos que haga ambiguo
y dificulta a las autoridades la investigacin el origen y propiedad del dinero, para
lograr este fin el dinero ilegal recorre varias etapas, pero conviene resaltar que las
diferentes etapas pueden ser utilizadas individualmente o en su conjunto, y no son
mutuamente excluyentes o secuenciales.
Las etapas principales del proceso son:
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Obtencin
Es la etapa previa al lavado de activos. En ella se hace la recoleccin o recepcin del
dinero producto de la actividad delictiva. Esta etapa se inicia en el momento en que el
delincuente recibe el dinero y va hasta el momento en que el mismo autor, individuos
recolectores y organizaciones criminales, inician el proceso de lavado.
Incorporacin o Colocacin
En esta etapa, los actores introducen el dinero en la economa nacional o internacional,
utilizando en la mayora de los casos el sistema financiero o realizando operaciones
comerciales en efectivo.
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Ocultamiento
Disfrazar o dar apariencia de legalidad a los bienes y dineros provenientes de
actividades ilcitas mediante diferentes sectores de la economa o actividades
econmicas.
Transformacin o Diversificacin
Esta etapa puede definirse como aquella donde, con la intervencin de varias
personas, se realizan mltiples operaciones financieras y comerciales orientadas a
ocultar el origen ilcito del dinero. Una vez colocados los recursos en una cuenta
bancaria, el lavador trata de dispersarlos transfirindolos a otras cuentas, dentro o
fuera del pas, dando as apariencia de legalidad y Legitimacin.
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Integracin o Inversin
Esta etapa consiste en integrar los dineros ilcitos con actividades lcitas, dndole al
origen de la misma apariencia de legalidad. En esta etapa los recursos son invertidos
en otro tipo de activos o bienes. Las grandes sumas as recicladas son destinadas a la
constitucin o adquisicin de empresas, negocios comerciales, bienes muebles e
inmuebles, metales preciosos, obras de arte, etc. Algunos de estos negocios son
posteriormente empleados como empresas de fachada.
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SARLAFT EN OTRANS.
Polticas
OTRANS. en su compromiso de hacer pas y en desarrollo de su actividad,
implementa buenas prcticas promoviendo e impulsando la cultura de
administracin del Riesgo, previniendo y controlando sus operaciones para evitar
incurrir en delitos asociados al Lavado de Activos (LA) y Financiacin del Terrorismo
(FT) y as brindar una operacin transparente, libre de ser objeto delictivo con una
adopcin de autocontrol para alcanzar su objetivo empresarial.
Generalidades
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
Teniendo en cuenta el Plan Estratgico y siendo consecuentes a las buenas

prcticas, las normas de convivencia, el cumplimiento a la ley, las polticas que
se definen tendrn el propsito de guiar a los funcionarios y colaboradores
internos y externos responsables de los diferentes procesos y actividades en la
identificacin, anlisis, control y monitoreo de los riesgos a los cuales la entidad
se expone en la prestacin de los servicios.
El buen criterio, la responsabilidad y la diligencia son indispensables para el
mejor desempeo de los funcionarios involucrados en los procesos relativos a la
gestin del riesgo de LA/FT y riesgos asociados.
Cuando alguna entidad o autoridad competente requiera y/o solicite informacin
por parte de OTRANS., la misma se entregar de manera oportuna, suficiente y
veraz, con el fin de contribuir con el control y seguimiento frente a estos delitos.
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VERSIN 0 CERO
Es deber de todos los empleados y de los terceros en que se apoye para prestar
sus servicios, cumplir con las polticas de prevencin y de gestin de riesgo de
LA/FT, e implementar la solicitud de documentos de acuerdo a cada caso y
validar informacin segn el presente manual.
La Organizacin buscar la formacin de una cultura organizacional resaltando
la importancia de operar sobre un ambiente de control de riesgos, en especial
de LA/FT.
Etapas internas
El Sistema de Administracin de Riesgos contra el Lavado de Activos y Financiacin
del Terrorismo se desarrolla mediante las etapas que se describen a continuacin,
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las cuales se deben cumplir a cabalidad por el Oficial de Cumplimento y/o Gestor
de Riesgos, los Administradores y Funcionarios directos o indirectos de OTRANS.
Identificacin: Reconocer los riesgos potenciales asociados al lavado de
activos y financiacin del terrorismo a los que estamos expuestos en el
desarrollo de la actividad del servicio de Transporte.
Medicin: Medir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos asociados al
lavado de activos y financiacin del terrorismo y su impacto en caso de
materializarse.
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Control: Tomar medidas para controlar los riesgos asociados al lavado de

activos y financiacin del terrorismo a que la Organizacin se ve expuesta en
el desarrollo de su actividad con el fin de Mitigarlos. El concepto de Mitigacin
es inherente a la implementacin y desarrollo del Sistema de administracin
de riesgos.
Monitoreo: Hacer seguimiento constante a la actividad del Servicio de
transporte y velar porque las medidas que haya establecido la Organizacin
sean efectivas, las cuales deben cumplir con los siguientes requisitos mnimos:
Guardar correspondencia con el monto y volumen de los pagos
realizados a travs de nuestra red.
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SISTEMA DE GESTIN.
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VERSIN 0 CERO
Permitir el seguimiento de los niveles de exposicin al riesgo de LA/FT

establecidos por la Organizacin.
Permitir la elaboracin de reportes gerenciales y de monitoreo del
riesgo de LA/FT que evalen los resultados de las estrategias
adoptadas.
Seales de alerta
En atencin de las seales de alerta ilustradas en la Circulas 170 de la Dian y en
atencin al anlisis interno, OTRANS. Resumen las principales actividades como alertas
en el desarrollo de sus operaciones:
Relacionadas con empresas en general, independiente de su actividad:
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VERSIN 0 CERO
Empresas que desarrollan grandes proyectos de inversin en zonas inusuales,

por ejemplo, en zonas con presencia de grupos armados al margen de la ley y
donde la demanda es mnima.
Empresas inversionistas (nacionales o extranjeras) que invierten en locales
con actividad econmica que no guarda relacin.
Empresas con incremento exagerado en el volumen de ventas o que sin
explicacin suficiente experimentan una importante recuperacin econmica
despus de atravesar por dificultades financieras.
Empresas distribuidoras ubicadas en zonas con presencia de grupos
armados al margen de la ley o sitios de baja demanda, que repentinamente
un alto nivel de pedidos por incremento en su nivel de ventas, sin
justificacin lgica aparente.
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VERSIN 0 CERO
Constitucin de empresas con nombre similar al de empresas altamente

reconocidas.
Compra venta de empresas en quiebra o en dificultades econmicas por
personas sin experiencia en el sector.
Empresas recientemente creadas que tienen una posicin dominante en uno
o varios de sus mercados
Indicios de que el comprador o vendedor no acta por su propia cuenta o
pretende ocultar su identidad
Empresas que venden sus productos a crdito, sin anlisis de riesgo o sin
aparente inters en el recaudo.
Relacionadas con funcionarios:
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VERSIN 0 CERO
Empleados con estilos de vida que no corresponden a sus ingresos tanto en

exceso como en defecto
Empleados que no aportan informacin de su composicin familiar, de su
lugar de habitacin o datos generales
Empleados que impiden actividades como verificaciones de datos o visitas
domiciliarias
Empleados de los que en las verificaciones de datos o visitas domiciliares su
informacin no guarda relacin
Empleados que evitan que otros funcionarios internos atiendan sus
contactos permanentemente
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VERSIN 0 CERO
Empleados que impiden su traslado de cargo o de ciudad por perder

contactos o clientes.
Empleados que solicitan negarse a la atencin telefnica o personal de
algunos personas
Empleados que cambian repetidamente sus nmeros de telfonos mviles o
telfonos fijos
Empleados que cambian repetidamente de lugar de residencia o lugar de
habitacin.
Empleados a los que se le identifica composicin familiar cambiante sin
reparo o impacto emocional.
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VERSIN 0 CERO
Empleados que desarrollan actividades para la Organizacin y de los cuales

se recibe informacin de ausencias no justificadas.
Empleados que reciben sin justificacin aparente ingresos adicionales o
extraordinarios.
Empleados que limitan el acceso de otras personas o funcionarios a sus
comunicaciones organizacionales.
Funcionarios que aparentan no conocer a un cliente frecuente y no tiene
soportes documentales de la informacin de ellos.
Perfil de empresas que presenta mayor riesgo para el lavado de
activos:
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VERSIN 0 CERO
Empresas con alto endeudamiento nacional o extranjero identificable en sus

Estados financieros.
Empresas con alto porcentaje de cartera en difcil cobro y de la que no es
observable gestin al respecto.
Empresas que utilizan materiales que pueden ser utilizados como base o
complemento de sustancias prohibidas o controladas.
Empresas cuyo objeto social implica servicios de difcil individualizacin y
por tanto control sobre unidades.
Empresas que producen elementos de difcil revisin o control por el
producto mismo o por su empaque o embalaje.
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SISTEMA DE GESTIN.
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VERSIN 0 CERO
Empresas que utilizan intermediarios para la distribucin o comercializacin

de sus productos pudiendo hacerlo directamente.
Empresa que utilizan dentro de sus proyectos de expansin franquicias o

contratos de asociacin.
Empresas que no muestren inters por realizar buenas prcticas en sus
procesos
Empresas renuentes a que un tercero acceda a sus instalaciones o su

informacin.
Empresas de las que no se pueden identificar controles a sus productos o
mercaderas
Identificacin, Anlisis y Reporte de Operaciones Inusuales
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FECHA
VERSIN 0 CERO
Identificacin. Son inusuales aquellas operaciones cuyo valor, nmero,

jurisdiccin y dems caractersticas particulares no se han encontrado explicacin
o justificacin que se considere razonable, no guardan relacin con la actividad
econmica de los clientes/ usuarios y se salen de los parmetros de normalidad
para determinado rango del mercado; estas operaciones se deben validar de
acuerdo a las tipologas y metodologas establecidas por la Organizacin
Anlisis y Reporte. En el Reporte de Operacin Inusual (ROI) se identificara la
operacin inusual realizada o intentada por el cliente/usuario. Dicho reporte
deber realizarse de manera inmediata y se conservara en una carpeta especial
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
de operaciones inusuales, custodiada por el Oficial de Cumplimiento, junto con la

documentacin soporte, para que se elabore el respectivo anlisis tendiente a
establecer si dicha operacin debe ser considerada como sospechosa susceptible
de reporte ante la UIAF, y por lo tanto deber ser evaluada por el Comit
SARLAFT quien tomar la decisin definitiva.
Una vez el Oficial de Cumplimiento reciba el reporte de la operacin inusual, ste
realizar un estudio detallado del cliente, consultando tanto la informacin
documental como las operaciones realizadas. En el evento en que el Oficial de
Cumplimiento no encuentre procedente hacer el reporte de la operacin, debe
dejar constancia en el archivo de la carpeta de operaciones inusuales, las razones
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VERSIN 0 CERO
por las que no se considera una operacin sospechosa, y por lo tanto la misma no
ser llevada a evaluacin por parte del Comit SARLAFT.
Consolidacin de Operaciones Inusuales Certificaciones de todas las
operaciones inusuales. Dicho reporte se realizar de manera mensual y se
conservara en una carpeta especial de consolidacin operaciones inusuales,
custodiada por el Oficial de Cumplimiento o Gestor de Riesgos.
Perfiles y Factores de Riesgo: Resultado del monitoreo de los factores de riesgo.
Dicho reporte se realizar de manera mensual, y se conservara en una carpeta
de controles custodiada por el Oficial de Cumplimiento o Gestor de riesgos.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
Identificacin, Anlisis y Reporte de Operaciones Sospechosas

Identificacin, Son sospechosas aquellas operaciones que se han determinado
como inusuales pero que su cuanta o caractersticas no guardan relacin con la
actividad econmica de los clientes /usuarios, la confrontacin de informacin es
insuficiente o no se relaciona y no guarda coherencia con los rangos establecidos
para su actividad y se puede presumir que los clientes/usuarios estn empleando
la empresa para trasladar dineros o recursos provenientes de actividades ilcitas o
financiamiento de actividades terroristas.
Anlisis y Reporte, Cuando se identifica por parte del promotor si una
operacin es inusual o sospechosa se debe reportar al Oficial de Cumplimiento
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
y/o Gestor de Riesgos, por medio de un Formato de Reporte de Operacin

Sospechosa Interna (ROSI), describiendo los sucesos. A su vez el Oficial de
Cumplimiento y/o Gestor de Riesgos determina si son o no sospechosas y se
reportan a las autoridades competentes (UIAF), en la forma establecida por esa
entidad; dicho reporte deber realizarse de manera inmediata y se custodiara en
la carpeta de operaciones sospechosas del Oficial de Cumplimiento y/o Gestor de
Riesgos, despus de haber sido enviado a la UIAF.
En caso de que el Oficial Cumplimiento y el Comit SARLAFT consideren que se
encuentran frente a un delito, previa consulta con el rea legal, deber proceder
a colocar las denuncias penales correspondientes, en cumplimiento del artculo
441 el Cdigo Penal, de esta forma se tendr la posibilidad de medir niveles
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SISTEMA DE GESTIN.
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VERSIN 0 CERO
histricos de operaciones inusuales que sirvan como apoyo para el xito de las
investigaciones.
Para efectos del ROS, no se requiere tener certeza de que se trata de una
actividad ilcita, as como tampoco se debe identificar el tipo penal o que los
recursos que se manejan provienen de actividades ilcitas.
Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas:
El mismo deber presentarse bajo el formato de la UIAF, dicho reporte deber
realizarse como mnimo semestralmente y se custodiara en la carpeta de reporte
de ausencia de operaciones sospechosas del Oficial de Cumplimiento, despus de
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SISTEMA DE GESTIN.
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MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
haber sido enviado a la UIAF; este reporte se realizar si as se considera segn

disposicin de la empresa o si lo solicita o exige el ente regulador o de
inspeccin. Cuando las operaciones de un usuario / cliente hayan sido reportadas
nunca se le debe comunicar al usuario o contraparte de este hecho. (Poltica de
Seguridad de la Informacin)
Procedimiento para la Aplicacin de los Controles de Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo Frente a los Socios o Accionistas.
En el evento de que algn socio o accionista de la Organizacin quiera ceder o
vender su participacin a un tercero, deber tener la Debida Diligencia para
conocer a este ltimo, solicitando como mnimo la siguiente documentacin:
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
Original del certificado de existencia y representacin legal (en caso de

tratarse de una persona jurdica)
Fotocopia del RUT
Fotocopia el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT)
Fotocopia del documento de identificacin o del documento de
identificacin del Representante Legal si se trata de persona jurdica.
Certificado Judicial
Certificado Fiscala General de la Nacin, donde declaren que no est
siendo investigado por actividades de LA/FT
Descripcin de la actividad econmica.
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SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
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MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Estados Financieros certificados y dictaminados (en caso de tratarse de

una persona jurdica)
Informacin relativa de los accionistas, socios o asociados que tengan
directa o indirectamente ms del 5% del capital social (en caso de
tratarse de una persona jurdica)
Declaracin de renta o certificado de ingresos del ltimo ao
gravable.
Referencias comerciales y financieras.
Validacin en Listas Restrictivas (OFAC, ONU, CONTRALORIA,
PROCURADURIA, CONTADURIA) y las que la Organizacin considere
necesarias.
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SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
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FECHA
VERSIN 0 CERO
Es responsabilidad del socio de la Organizacin dar previo aviso a las respectivas

instancias institucionales para dar inicio al debido proceso de conocimiento
integral de los candidatos a estas participaciones.
Todos los terceros con que se estn adelantando negociaciones para la
transferencia de participaciones de la Organizacin debern ser consultados en las
Listas restrictivas, as como la revisin de los antecedentes judiciales de los
mismos.
En caso de encontrarse reportado debern suspenderse de manera inmediata las
negociaciones con esta persona.
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
MECANISMOS SARLAFT
OTRANS. ha definido como mecanismos para para el apoyo de su sistema de
administracin de riesgos de lavado de activos y financiacin del terrorismo los
procedimientos internos actuales tales como:
PR-CM-01.Procedimiento para la Vinculacin de Clientes: Con el que define las
polticas de ingreso de clientes y el procedimiento para su vinculacin a la Organizacin
para la prestacin de servicios de transporte y que ese compone de las siguientes
actividades:
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SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
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FECHA
VERSIN 0 CERO
Este procedimiento comienza con la necesidad de conocer el funcionamiento y

los clientes que contratan los servicios de transporte que presta la Organizacin
actividad que realiza el rea comercial analizando el mercado. En esta actividad los
Asesores comerciales de la Organizacin recopilan informacin general de las
empresas contratantes de los servicios que la organizacin presta, revisa bases de
datos sectoriales, realiza entrevistas que permitan identificar clientes representativos y
en general, ejecuta actividades que le permitan identificar aquellos clientes potenciales
que cumplen con las polticas de la Organizacin.
Posteriormente al anlisis del mercado el gerente comercial de la Organizacin

preseleccionan los clientes potenciales a los que se contactar y sobre los cuales
efectuar gestin comercial.
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
Se verifica si los servicios solicitados por el cliente (tipo de mercanca, valor de

la mercanca, lmites geogrficos) estn dentro de las plizas que tiene la organizacin
para el aseguramiento de las mismas.
De los clientes preseleccionados el gerente comercial recopila los datos

generales de ellos como direcciones, telfonos y funcionarios contactos, e-mail.
adems realiza llamadas telefnicas que permitan ofrecer los servicios de la empresa
ante el cliente potencial y programar la realizacin de citas y reuniones que permitan
un mejor acercamiento,
Cuando han sido programadas las reuniones con los clientes potenciales, el
gerente comercial asiste a ellas para presentar los servicios de la Organizacin con la
informacin interna citada en el documento Portafolio de servicios y adjuntando los
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SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
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FECHA
VERSIN 0 CERO
documentos internos necesarios. Tambin recopilan del cliente las necesidades de

servicios que el cliente manifieste y expone como la Organizacin prestara estos
servicios. Adicionalmente completa el FTM-CM-01 Hoja de vida de cliente,
En la realizacin de
aplicabilidad de normas de
preseleccionado, en caso de
certificado por alguna entidad
la visita al cliente el gerente comercial verifica la

seguridad de los procesos del asociado de negocios
que el asociado de negocio preseleccionado, no este
en calidad o seguridad (ISO, BASC, CTPAT, entre otras).
Posteriormente el gerente comercial de la Organizacin gestionan con el cliente

respectivo los documentos tales como: Certificado de existencia y representacin legal
vigente, Registro nico tributario, Pliza de seguro y/o condiciones de las plizas (Si es
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SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
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FECHA
VERSIN 0 CERO
posible), Portafolio de productos (si aplica, Especificaciones de prestacin del servicio

(Si aplica).
Al trmino de las actividades, El Gerente administrativo y financiero y el gerente

comercial realiza una revisin con objeto de garantizar que los servicios solicitados por
el cliente sean satisfechos y de disponer de los recursos y adecuaciones necesarias a
su operacin efectiva
Completando los requisitos antes descritos se vincula formalmente al cliente

registrndolo en las aplicaciones organizacionales
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
PR-AD-01 Procedimiento De Seleccin y Vinculacin De Proveedores: Por

medio del cual se define las polticas de ingreso de proveedores y el procedimiento
para su seleccin, evaluacin y vinculacin, el que se puede resumir asi:
El Director administrativo consulta bases de datos pblicas o privadas de

entidades y personas que elaboren y comercialicen el producto requerido o que presten
el servicio solicitado. Simultneamente se comunica telefnicamente con aquellos
proveedores que ha identificado como facilitadores del producto o servicio solicitado,
expone las necesidades de la organizacin y solicita cotizaciones.
Al recibo de las cotizaciones solicitadas el Director administrativo verifica las

condiciones, especificaciones y trminos de los productos requeridos o los servicios
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SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
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FECHA
VERSIN 0 CERO
necesarios y analiza la conveniencia segn los presupuestos y principios de la

organizacin.
De manera siguiente el Director administrativo completa el FTM-AD-01 Hoja de

vida proveedor en orientacin a los aspectos de la forma y en atencin a la
informacin aportada por el proveedor. Tambin el Director administrativo solicita al
proveedor: Certificado de existencia y representacin legal, Registro nico tributario,
Licencias y permisos propios de su producto o servicio (Si ha y lugar), Plizas de seguro
de su servicio (Si hay lugar), Referencias comerciales o bancarias (Si hay lugar), Copia
de los certificados o de premios obtenidos (Si hay lugar) y Portafolio o detalle de sus
productos o servicios (Si hay lugar
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
Posteriormente a que ha sido completada la FTM-AD-01 Hoja de vida

proveedor y se han recopilado los documentos pertinentes, el Director administrativo
verifica la informacin efectuando llamadas telefnicas y consultando bases de datos
como Lista OFAC, Asobancaria, Cmara de comercio u otras. Tambin aplica la
evaluacin dispuesta en el presente documento. Si la evaluacin del proveedor es
satisfactoria, el Director administrativo procede a incluirlo en el RG-AD-05 Listado de
proveedores y procede a aplicar cuando sea necesario el PR-AD-02 Compras. En
caso de que el proveedor no alcance una evaluacin satisfactoria o que la verificacin
arroje informacin incoherente, se procede con la bsqueda de otro proveedor.
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
PR-RH-01 procedimiento de seleccin y vinculacin de personal: Con el que se

define el procedimiento requerido para que una persona ingrese a prestar sus servicios
a la Organizacin y sea funcionario de ella, para lo cual:
El procedimiento actual de seleccin y vinculacin de personal, comienza

cuando se detecta la necesidad de vincular personal adicional al existente, para
realizar actividades en la Organizacin.
Cuando esta necesidad es identificada el Gerente General y la Directora

administrativa establece si del requerimiento ya existe perfil de cargo y en caso de que
ste no exista, lo completan con ayuda del Auxiliar de Recursos Humanos.
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SISTEMA DE GESTIN.
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VERSIN 0 CERO
Posteriormente al establecimiento del requerimiento y de la elaboracin del

perfil de cargo el Auxiliar de Recursos Humanos recibe informacin de aspirantes,
utilizando fuentes tales como convocatorias internas, referidos de funcionarios, bases
de datos pblicas o privadas, acceso a portales prestadores de este servicio u otras
que le permitan la recoleccin de informacin suficiente.
Cuando son recibidas las hojas de vida de los aspirantes segn el cargo, ya sea
operativo o administrativo se analiza si cumple con el perfil requerido y con las
polticas de seleccin de personal de la Organizacin interviniendo en dicha actividad
las personas requeridas para la misma. Si en las hojas de vida analizadas se
encuentran candidatos que cumplan con el perfil, son seleccionados para continuar con
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
el proceso. Si no se observan aspirantes que cumplan el perfil del cargo, se contina

recopilando hojas de vida.
Si la verificacin de datos es satisfactoria, el Auxiliar de Recursos humanos

programa la realizacin de entrevistas con los Jefes encargados segn el cargo del
aspirante.
Cuando los aspirantes cumplen con el perfil del cargo de acuerdo a las
entrevistas del proceso, se les realizan las pruebas que estipula la Organizacin.
Cuando el aspirante de acuerdo con la entrevista realizada no cumple el perfil,

el auxiliar de recursos humanos se comunica telefnicamente para informarle la
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SISTEMA DE GESTIN.
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FECHA
VERSIN 0 CERO
decisin de la organizacin y agradecerle por hacer parte del proceso de seleccin de

OTRANS.
Una vez que se ha decidido el ingreso del aspirante a la Organizacin se le pide

los siguientes documentos Requisito: Cedula de Ciudadana, Certificados de estudios,
Hoja de vida. Certificado de Antecedentes Disciplinarios.( Consulta SIRI), Referencias
Laborales, Dos Referencias personales, Dos fotografas personales
En los cargos que se consideran "Crticos", se procede a hacer la visita

domiciliaria, con el fin de comprobar la informacin aportada por el aspirante y de
verificar las condiciones econmicas, sociales y familiares.
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SISTEMA DE GESTIN.
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VERSIN 0 CERO
Cuando han sido recibidos por el Auxiliar de Recursos Humanos la totalidad de

los documentos requisito y de acuerdo a las polticas de la Organizacin, se procede a
la elaboracin del contrato respectivo; en este momento se completa el registro de
Formulario de afiliacin y el registro de huellas. Procede de manera siguiente el Auxiliar
de recursos humanos a completar y coordinar la radicacin de los registros de afiliacin
a instituciones de seguridad social tales como ARP, a EPS, a AFP y a Caja de
compensacin y a elaborar y entregar el carnet organizacional.
Se hace entrega de informacin general de la empresa, y se llena planilla de

capacitacin inicial.
Una vez realizado el proceso de afiliacin el Jefe inmediato le da induccin sobre

la informacin General de la Organizacin e informacin detallada del cargo, se llena
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VERSIN 0 CERO
la planilla de capacitacin inicial y se presenta ante el personal de la empresa para que

conozca las instalaciones y relacione a sus nuevos compaeros de trabajo.
PR-OPT-01 Procedimiento de Consecucin De Vehculos Para Transporte De

Carga: Por medio del que se definen las mltiples actividades que deben ser llevadas
a cabo para que un transportista sea vinculado a los servicios de transporte que presta
la Organizacin a sus clientes que define.
El procedimiento actual comienza con la recepcin de hojas de vida de

transportistas por el Jefe de operaciones teniendo la necesidad de consecucin de un
transportista para la prestacin de un servicio de transporte. Adjunto al hoja de vida el
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
transportista presentar copia de documentos tales como: Licencia de trnsito, revisin

tecnicomecanica (si aplica), SOAT vigente, licencia de conduccin, cedula de
ciudadana, licencia de transito de remolque (si aplica) y dems de ndole legal.
En esta actividad el Jefe de seguridad procede a efectuar las siguientes

verificaciones sobre la hoja de vida.: .
Consulta en la base de datos de la
Procuradura (SIRI) en la que se observan reportes de antecedentes disciplinarios;
Consulta en la base de datos del SIMIT en la que se observan multas y sanciones por
infracciones de Trnsito; Consulta en las bases de datos del Runt en la que se consulta
la legalidad del SOAT, revisin tecnicomecanica y licencia de conduccin; Consulta en
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
la pgina de la DIJIN para verificar antecedentes penales y

OFAC.
Consulta
en
la
lista
Si en las verificaciones efectuadas, se observa ausencia de informacin

satisfactoria o informacin no concordante o inapropiada sobre el Transportista
analizado, o que el transportista presente multas que superen $1.000.000 sin tener un
acuerdo de pago tramitado ante el Runt se rechaza la hoja de vida
Esta actividad consiste en verificar los datos

de la hoja de vida y su
concordancia con las referencias citadas en ella, se utiliza el Si todos los datos se
pueden verificar se llama al transportista para la firma de documentos.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
PR-SG-06 Procedimiento para la Gestin de Riesgos: Por el cual se identifiquen

los riesgos presentes en OTRANS. As como las acciones para mitigarlos y minimizar
sus efectos dainos, as:
El procedimiento comienza con el requerimiento de establecer mecanismos para

la gestin de los riesgos que se presentan en OTRANS. dentro del desarrollo de sus
operaciones. Con este requerimiento los Lderes de proceso acompaados del Director
de Proyectos aplicaran las consideraciones para la Evaluacin de los riesgos DOC-GR08, con el fin de identificar nuevos riesgos y su respectivo tratamiento.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Los delegados de las reas y el Director de Proyectos comienzan la

determinacin del contexto estratgico, organizacional y de administracin del riesgo
en el cual el resto de este procedimiento tendr lugar, detallando las fuentes de riesgo
y las reas de impacto implicadas. Las fuentes podrn ser comerciales, legales,
econmicas, humanas, naturales, polticas, tecnolgicas, gestin, etc.; y las reas de
impacto pueden establecerse como Activos y recursos, costos, personas, procesos,
operaciones, comunidad, imagen, calidad, organizacin, medio ambiente, y dems.
La siguiente actividad consiste en que los delegados y el Director de Proyectos

identifiquen las amenazas y los riesgos asociados al contexto establecido detallando
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
que, como y porque puede suceder algo daino, en cada una de las fuentes y reas
determinadas.
Posteriormente a la identificacin de los riesgos, los delegados y el Director de

Proyectos analizan los riesgos, asignando valores cuantitativos DOC-GR-08 de
severidad y probabilidad, posteriormente se combinan estos para establecer el nivel de
vulnerabilidad.
Tambin
debe
considerar
las
consecuencias
potenciales
cualitativamente y como esas consecuencias pueden ocurrir.
Al trmino de la identificacin y el anlisis de los riesgos los delegados de las

reas y el Director de Proyectos comparan y priorizan los riesgos analizados segn su
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
nivel de vulnerabilidad, determinado si el nivel de riesgo es aceptable o si el riesgo es

tan alto que requiere tratamiento de algn tipo. Para la siguiente actividad los
delegados y el Director de Proyectos deciden cuales amenazas o riesgos son aceptados
por ser de prioridad baja y cuales son tratados de acuerdo a su impacto, severidad o
probabilidad.
Para el tratamiento de los riesgos se decide si se reduce el riesgo, se transfiere

o se mantiene y se determinan las acciones que se implementaran para uno de estos,
adems se determinan trminos para su verificacin. La reduccin del riesgo implica la
determinacin de tiempos para efectuar revisin permanente de especificaciones y
requisitos, auditorias, inspecciones, inversiones, investigaciones, al igual que la
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
determinacin de planes de contingencia, contratos de mantenimiento, planes de

mitigacin u otras tcnicas. La transferencia del riesgo implica el trasladar a otra
entidad los riesgos tal como la elaboracin de contratos, acuerdos o alianzas, la
tercerizacin de actividades o el establecimiento de plizas de seguro. El mantener el
riesgo implicar la determinacin de sus riesgos residuales y la estimacin de su
presencia y sus consecuencias.
Complementando las actividades citadas los delegados y el Director de

Proyectos se renen para evaluar especficamente el riesgo asociado al manejo de
dinero en efectivo de las operaciones de transporte. En estas reuniones se analizan las
actividades histricas relacionados a los transportistas, los detalles de la situacin
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
presentada, las implicaciones econmicas, contractuales y legales, y al trmino de este

anlisis se decide el cubrimiento que a travs del Fondo de proteccin se har sobre la
totalidad de eventos citados.
Despus del trmino previsto para el tratamiento de los riesgos el Director de

Proyectos procede a efectuar inspecciones que le permita identificar evidencia objetiva
de estado de ellos y de la eficacia de las medidas tomadas En caso de observase que
no se han implementado las acciones o que su implementacin es deficiente o bien,
que los resultados no sean satisfactorios, se procede de nuevo a la etapa de anlisis
del el caso.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
PR-SG-04 Procedimiento para la Realizacin de Auditoras Internas:

Procedimiento que tiene como objeto establecer el mecanismo por el cual se planean y
ejecutan las Auditoras Internas. y con ello determinar el estado de cumplimiento de los
requisitos y la satisfaccin en el desarrollo de las operaciones, as:
El procedimiento actual comienza con el establecimiento del programa de

auditoras internas para la Organizacin por parte de las reas de sistema de gestin y
Control interno.
Con el establecimiento del programa de auditoras interna, el Director de

proyectos definen el equipo auditor asociado al desarrollo de cada una de ellas, que es
definido de acuerdo a la disponibilidad, conocimiento tcnico, educacin, experiencia,
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
habilidades, competencias, cargos y relaciones de cada uno de los auditores internos

calificados para ello
El Auditor lder entrega este plan al Lder del proceso a auditar con por lo menos
una semana de anticipacin a la fecha programada del inicio de la auditoria interna. El
Lder del proceso del rea completa el plan de acuerdo a las autoridades y
responsabilidades de su personal, a las liberaciones estimada en su rea y finalmente
aprueba el desarrollo de la Auditoria.
Para la realizacin eficiente de las auditorias, el Auditor lder antes de su

realizacin recopila la informacin pertinente a los auditados, tal como
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
caracterizaciones de los proceso a auditor, los procedimientos que hacen parte de l,

los requisitos y estndares aplicables, los registros que espera observar, los
responsables que entrevistara y dems que considere pertinentes.
El Auditor lder y su equipo Auditor realizan la auditoria obteniendo evidencias

que permitan el anlisis y evaluacin de los objetivos planteados. Revisan los procesos,
los documentos, los registros y en general, obtiene evidencia objetiva del cumplimiento
de los requisitos, los estndares, las normas y los procedimientos aplicables.
Cuando se hallan cubierto la totalidad de los elementos a auditar, el Auditor

Lder coordina la realizacin de la reunin de cierre de auditoria en la que informa del
Pagina 83
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
resultado de ella; mencionando los hallazgos encontrados y determinando los criterios

de clasificacin de aquellos que comprometan el sistema por considerarse acciones no
conformes
El Auditor lder elabora posteriormente el Informe de auditora correspondiente

RG-SG-08, asegurndose que los hallazgos estn redactados de manera clara, concisa
y con la terminologa correcta adems de que puedan ser respaldos con evidencia
objetiva (cuando aplique) y clasificados correctamente de acuerdo al requisito que se
incumple.
Pagina 84
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AUDITORA INTERNA
GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
6. ESTRUCTURA SARLAFT
a. Estructura Bsica
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
REVISOR
FISCAL
REPRESENTANTE
LEGAL
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AUDITORA INTERNA
GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
GERENTE
ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO
OFICIAL DE
CUMPLIMIENTO
GERENTE
COMERCIAL Y
OPERATIVO
FUNCIONARIOS
Funciones de los rganos que participan en la administracin del riesgo de

la/ft.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Asamblea de Accionistas
La Asamblea de Accionistas, debe designar la (s) instancia (s) responsable (s) del
diseo de las metodologas, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de
reconocido valor tcnico para la oportuna deteccin de las operaciones inusuales. En
este orden de ideas la Asamblea tendra las siguientes funciones:
Establecer las polticas de los Sistemas de Prevencin, Control y/o
Administracin del Riesgo de LA/FT conforme a los estndares definidos en el
presente Manual.
Aprobar los lineamientos que en materia de tica deben observarse en relacin
con EL SARLAFT, as como el Sistema de Control Interno.
Aprobar el diseo y definir la periodicidad de los informes internos para los
reportes de la gestin de riesgo de LA/FT.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Adoptar un Cdigo de tica o de Buen Gobierno Corporativo.

Designar al Oficial de Cumplimiento y/o Gestor de Riesgos.
Pronunciarse respecto de los informes que presente el Oficial de Cumplimiento
y/o Gestor de Riesgos, dejando expresa constancia en la respectiva acta.
Pronunciarse sobre los informes presentados por el Representante Legal o el
Gestor de Riesgos, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.
Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisora Fiscal y el Auditor
Interno, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.
Aprobar el procedimiento para la vinculacin de los terceros en los que se apoye
la Organizacin la prestacin del servicio de transporte.
Aprobar las actualizaciones que se realicen al presente Manual.
Pagina 88
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AUDITORA INTERNA
GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias

responsables de la determinacin de las operaciones inusuales o sospechosas.
Proveer los recursos tcnicos, tecnolgicos y humanos necesarios para
implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
Representante Legal
El Gerente de la sociedad o Representante Legal, tendr las siguientes
funciones:
Someter a aprobacin de la asamblea de socios, en coordinacin con el Oficial
de Cumplimiento y/o Gestor de Riesgos el Manual, Polticas, y Procedimientos
del SARLAFT.
Pagina 89
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AUDITORA INTERNA
GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Velar por el cumplimiento y aplicacin integral del SARLAFT, sus polticas,

normatividad y lineamientos establecidos.
Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las polticas
adoptadas y aprobadas por la Asamblea de accionistas y presentar informes
peridicos sobre el mismo.
Garantizar una base de datos y plataforma tecnolgica que cumpla con los
criterios de Administracin del Riesgo que se han venido mencionando
(trazabilidad de las operaciones) y se apeguen a la normatividad exigida por los
entes de control y vigilancia.
Proveer los recursos tcnicos y humanos necesarios para implementar y
mantener en funcionamiento el SARLAFT.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Prestar eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento y/o Gestor de

Riesgos.
Presentar una certificacin a la Organizacin sobre la efectividad del sistema
para controlar adecuadamente el riesgo de LA/FT del servicio de transporte
Presentar una certificacin a la Organizacin sobre la implementacin de los
controles establecidos en los planes de mejoramiento, una vez concluyan los
plazos para la ejecucin de los mismos.
Realizar, designar y aprobar las actualizaciones de la informacin y
normatividad referente al tema de Lavado de Activos y Financiacin del
Terrorismo realizadas por SPN y otras entidades como el Ministerio de
Transportes y Comunicaciones, la Superintendencia Financiera, ASOBANCARIA,
FELEBAN, entre otras.
Pagina 91
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Oficial de Cumplimiento y/o Gestor de Riesgos

El Oficial de Cumplimiento y/o Gestor de Riesgos ser designado por la Asamblea de
Accionistas; deber promover y realizar mejoras a los procedimientos de prevencin e
impulsar, verificar, formular y ejecutar las polticas, procedimientos, controles,
actualizaciones, modificaciones adecuadas, realizar reportes a la diferentes entidades e
informes a la Gerencia y/o Asamblea de accionistas, de igual manera realizar
capacitaciones, todo referente a los Riesgos de Liquidez, de Lavado de Activos y
Financiacin del Terrorismo y dems Riesgos asociados; adicionalmente mitigar el
riesgo inherente y evaluar su efectividad; debe contar con el apoyo transversal de
todas las reas de la Organizacin con el fin de realizar las respectivas mejoras a estos
Pagina 92
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
procedimientos y en especial el apoyo de la Gerencia General. Si el Oficial de

Cumplimiento o Gestor de Riesgos no cuenta con el apoyo eficaz y oportuno por parte
de las diferentes reas de la Organizacin para el desarrollo de su funcin, debe dejar
constancia de este hecho y por ende quedar absuelto de cualquier responsabilidad
ante las entidades o autoridades de supervisin y control. Estas actividades las
realizar bajo la autorizacin, control y acompaamiento de la Direccin Administrativa
y Financiera y la Gerencia general.
Funciones
El oficial de cumplimiento y/o gestor de riesgos, tendr las siguientes funciones:
Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del sistema de
prevencin, control y administracin del riesgo de LA/FT.
Pagina 93
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Presentar semestralmente informes escritos a la Asamblea de accionistas.
Promover la adopcin de correctivos al sistema de prevencin, control y

administracin del riesgo de LA/FT.
Coordinar y desarrollar los programas y estrategias de capacitacin, que

garanticen el entendimiento, responsabilidad y aplicabilidad de las normas y
polticas establecidas para la prevencin del Lavado de Activos y Financiacin
del Terrorismo.
Colaborar en el diseo de las metodologas, modelos e indicadores cualitativos

y/o cuantitativos de reconocido valor tcnico para la oportuna deteccin de las
operaciones inusuales.
Pagina 94
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AUDITORA INTERNA
GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Disear las metodologas de segmentacin, identificacin, medicin y control

del SARLAFT.
Elaborar y someter a aprobacin de la Asamblea de Accionistas, los criterios

objetivos para la determinacin de las operaciones sospechosas, as como
aquellos para determinar cules de las operaciones efectuadas sern objeto de
consolidacin, monitoreo y anlisis de inusualidad.
Evaluar los informes presentados por la Auditora y el Revisor Fiscal y adoptar

las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
Proponer al Gerente la actualizacin del Manual de procedimientos y velar por

su divulgacin.
Pagina 95
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AUDITORA INTERNA
GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Evaluar los informes presentados por el auditor interno, y del revisor fiscal y
adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
Divulgar y promover la existencia y la importancia del riesgo de LA/FT en la

Organizacin frente a cada uno de sus integrantes.
Revisar que los procedimientos implementados para el control de lmites y

polticas, se estn cumpliendo adecuadamente y que as mismo se estn
tomando los correctivos necesarios, cuando haya lugar a ello.
Monitorear la correcta implementacin de nuevas estrategias, documentando

los resultados obtenidos.
Pagina 96
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AUDITORA INTERNA
GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Efectuar el envo de los Reportes requeridos mensualmente por la UIAF, de ser

requeridos por este ente de control.
Informar al Comit de SARLAFT acerca de los funcionarios que violen o no estn

cumpliendo con los procedimientos y controles para el Lavado de Activos y
Financiacin del Terrorismo, con el fin de determinar sanciones y correctivos a
que haya lugar.
Implementar y desarrollar en colaboracin trasversal de la Organizacin los

Sistemas de Administracin y Mitigacin de los Riesgos Operativo (SAMIRO) y de
Liquidez (SAMIRL), de acuerdo a los lineamientos establecidos por la
normatividad y en base al SAMIRLAFT.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
La aplicacin y funcionamiento de los sistemas de administracin de riesgos, en

especial el de LA/FT, se desarroll de acuerdo a la orientacin y autorizacin de
la Gerencia general y Direccin Administrativa y Financiera de acuerdo a los
anlisis de los informes o documentos presentados del Oficial de Cumplimiento
o Gestor de Riesgos.
La designacin del Oficial de Cumplimiento o Gestor de Riesgos, no exime de

responsabilidad y acatamiento a ninguno de los empleados o administradores directos
o indirectos de OTRANS. de aplicar los procedimientos del sistema de Prevencin,
Control, Administracin y Mitigacin del Riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del
Terrorismo (SAMIRLAFT), del Sistema de Administracin y Mitigacin del Riesgo
(SAMIRO) y Sistema de Administracin y Mitigacin del Riesgo de Liquidez (SAMIRL).
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Comit SARLAFT / Comit de Riesgos

El Comit SARLAFT o Comit de Riesgos, funciona en las instalaciones la oficina
principal y est compuesto por:
1.
2.
3.
4.
5.
Gerente administrativo y financiero

Gerente comercial y operativo
Oficial de Cumplimiento
Jefe de operaciones
Director de Proyectos
Funciones
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AUDITORA INTERNA
GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Disear e implementar polticas y procedimientos para la Organizacin para los

sistemas de prevencin y control del Lavado de Activos y Financiacin del
Terrorismo.
Disear e implementar Polticas y procedimientos para la Organizacin para los
Sistemas de Administracin y Mitigacin de los Riesgos Operativo, Liquidez y
otros riesgos asociados.
Informar de manera permanente a la Asamblea de Accionistas los niveles de
exposicin al riesgo de LA/FT y a los diferentes Riesgos al igual que dar
asesorarla en la definicin de los lmites de exposicin a estos riesgos y velar
por su cumplimiento.
Definir Controles que fortalezcan la operacin contra el Lavado de Activos y
Financiacin del Terrorismo.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Definir Controles a la Operacin con el fin de disminuir las consecuencias de

materializacin en los riesgos Operativo y de liquidez en el servicio.
Definir conjuntamente con el Oficial de Cumplimiento o el Director de proyecto
las actuaciones a seguir en caso de sobrepasar o exceder los lmites de
exposicin frente al riesgo de LA/FT; as como los planes de accin a adoptar.
Velar por el cumplimiento de la norma, analizar los casos de incumplimiento de
los funcionarios al presente Manual, a las polticas e instructivos y definir las
sanciones a que haya lugar.
Decidir si una operacin detectada como inusual con propensin a ser
sospechosa lo es o no y autorizar el respectivo reporte a la UIAF.
Pagina 101
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SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Conocer, evaluar y realizar seguimiento a los informes emitidos por el Oficial de

Cumplimiento, en especial los reportes de operaciones inusuales y/o
sospechosas.
Analizar y revisar los informes emitidos por los entes de control y realizar un
efectivo seguimiento de los mismos.
Estudiar y aprobar el informe de gestin trimestral elaborado por el Oficial de
Cumplimiento sobre las actividades de prevencin de LA/FT para su
presentacin ante la Asamblea de Accionistas.
Brindar soporte al Oficial de Cumplimiento.
Capacitacin.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Al ser conformado el Comit sus miembros propendern por una capacitacin peridica
como mnimo de una vez al ao en materia de evaluacin, prevencin y control del
riesgo de LA/FT; de igual manera se realizaran capacitaciones de vinculacin y
actualizacin de polticas y procedimientos.
Reuniones.
El Comit se reunir ordinariamente una (1) vez cada trimestre dentro de los cinco (15)
primeros das del mes siguiente, o cuando el Gerente, el Oficial de Cumplimiento o el
Gestor de Riesgo lo citen.
Convocatoria.
Pagina 103
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SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Las reuniones del Comit sern convocadas por el Oficial de Cumplimiento con cinco
(5) das de antelacin a la fecha de la reunin y en ella se indicarn los temas a tratar.
Qurum.
Constituye qurum para deliberar y decidir la presencia mnimo de tres (3) de los cinco
(5) miembros del Comit.
Actas
De las reuniones del Comit se levantar un acta, en la que se harn constar las
intervenciones, proposiciones, recomendaciones y determinaciones de los miembros
del Comit. Las actas sern elaboradas por la Secretara del Comit y suscritas por
todos sus miembros.
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Limitaciones y Prohibiciones.
Los miembros del Comit estn sometidos en sus funciones a las limitaciones y
prohibiciones propias de su cargo en materia de conflicto de inters establecidas en el
Cdigo de Buen Gobierno, al igual que el rea comercial y de vinculacin de clientes.
Sin perjuicio de lo anterior, en materia de conflictos de inters, se seguirn los
siguientes parmetros: Se presentan un conflicto de inters cuando, en ejercicio de sus
funciones o derechos, los Accionistas, Administradores o empleados, al tomar una
decisin, tengan la posibilidad de elegir entre el inters de la empresa y el inters
personal o de terceras de personas, sean stos proveedores, contratistas, usuarios,
clientes u otros, de tal manera que se afecte la libertad e independencia de la decisin
Revisor Fiscal Son funciones del Revisor Fiscal:
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Dar oportuna cuenta al Gerente y al Oficial de Cumplimiento de las

irregularidades que ocurran en relacin con el funcionamiento del sistema de
prevencin y control de LA/FT.
Dar oportuna cuenta a la Asamblea de Accionistas y al Gerente de las
irregularidades que ocurran en relacin con el funcionamiento de la
Organizacin sistema de prevencin y control de LA/FT. En el informe que
presente a la Asamblea deber detallar las conclusiones obtenidas en el proceso
de evaluacin del cumplimiento de las normas sobre prevencin y control del
lavado de activos y los estndares a este respecto.
Elaborar un reporte semestral dirigido a la Asamblea de Accionistas, en el que
informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluacin del
cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT.
Pagina 106
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GERENTE.

SISTEMA DE GESTIN.
NOMBRE:
MANUAL DELSISTEMA
CDIGO
MN-SG-02
FECHA
VERSIN 0 CERO
Cerciorarse que las operaciones de la Organizacin en especial la operacin de

servicios de transporte, se ajusten a los estndares establecidos. Para dicho
efecto, a los estndares internacionales y normas locales en materia de
prevencin de legitimacin de capitales y financiamiento del terrorismo y
expresar su opinin sobre la suficiencia del sistema de prevencin.
Certificar semestralmente a la Organizacin la efectividad de los sistemas de
prevencin y control de LA/FT.
Poner en conocimiento del oficial de cumplimiento y/o Gestor de Riesgos, las
inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo
incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
Evaluar el sistema de control adoptado por la Organizacin para la prevencin
del LA/FT.
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Evaluar el Sistema de Control Interno de la entidad en materia de Prevencin y

control del LA/FT.
Poner en conocimiento al Oficial de Cumplimiento y/o Gestor de riesgos las
inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y en general todo
incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia con el fin
de tomar las medidas correctivas e implementar medidas preventivas a tales
situaciones.
Certificar a las entidades de supervisin la estructura administrativa y
operativa, cuando as lo requieran o la informacin pertinente con respecto a la
operacin, su administracin y seguridad del servicio postal de pago
Soporte tecnolgico
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La Organizacin debe contar para su operacin con un soporte tecnolgico eficiente y

oportuno, que permita la seguridad, idoneidad y capacidad para prestar el servicio y
que cumpla como mnimo con las siguientes caractersticas:
1. Registrar correctamente y permitir el seguimiento o monitoreo de las operaciones.
2. Generar registro electrnico de las operaciones, que no pueda ser modificado o
borrado y en los que se deber incluir al menos la fecha, hora y valor de la mercanca,
el cdigo interno del punto y del usuario, ubicacin fsica del punto, as como la
informacin suficiente que permita la identificacin del personal que realiz la
operacin.
3. Realizar reportes oportunos y veraces de la operacin.
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4. El Sistema que se desarrolle debe permitir implementar todo el Sistema de

Administracin de Riesgos contra el Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo.
5. El Sistema debe permitir desarrollar cada una de las etapas del SARLAFT, en especial
los siguientes aspectos:
Sistematizacin de todos los aspectos que hacen parte del anlisis del contexto
interno y externo del Servicio de transporte de la Organizacin.
Brindar soporte para la elaboracin de las matrices de riesgo de cada uno de los
factores de riesgo en los que est expuesta la empresa como son identificacin,
medicin y control de cada factor de riesgo, con base en las cuales se defina el
riesgo inherente y riesgo residual de cada factor.
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Permitir consultar inmediatamente a las Listas Restrictivas de la Organizacin y

la lista OFAC
Brindar soporte para realizar el seguimiento de los controles y planes de

mejoramiento que se deban adoptar para garantizar la adecuada aplicacin de
los controles.
Brindar soporte a las medidas tomadas y desarrolladas para el monitoreo de

cada factor de riesgo, que garanticen el seguimiento al perfil de riesgo de cada
uno de los factores de riesgo.
Permitir el desarrollo de todos los elementos que conformen la etapa de

comunicacin y consulta de SARLAFT de la empresa.
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Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los
criterios establecidos en el presente Manual.
Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los Factores de Riesgo.
6. Consulta de Listas Internacionales vinculantes para Colombia previa a la vinculacin

de Clientes, Proveedores, canales a travs de los cuales se terceriza los servicios,
empleados, socios, miembros de la Asamblea de accionistas.
7. Contar con la posibilidad de captura y actualizacin peridica de la informacin de
los distintos factores de riesgo.
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8. Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los
criterios establecidos por la entidad o segn lo amerite el Sistema de Administracin de
los diferentes Riesgos
9. Consolidacin electrnica de operaciones de transporte mensuales, segn su
naturaleza.
10. Consolidacin electrnica mensual de transporte por canales de distribucin y
regiones o zonas geogrficas.
11. Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en
forma particular a cada uno de los clientes.
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12. Reporte electrnico interno de Operaciones Inusuales indicando las razones que
determinaron esta calificacin. (Envo de formato electrnico ROI o Base de Datos de
este tipo de Reportes).
13. Generar en forma automtica los reportes internos y externos, distintos de los
relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF
sean enviados en forma electrnica.
14. Generar sistemas de alarma automticos de acuerdo con los criterios de riesgo
definidos para la operacin.
15. Permitir realizar de forma automtica todos los reportes obligatorios y voluntarios a
la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero (UIAF).
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16. Reporte electrnico interno de Operaciones Sospechosas. (Formato ROSI).

17. Adecuar el desarrollo tecnolgico de la Organizacin con el sistema usado por la
UIAF con el fin de efectuar los reportes de operaciones intentadas o rechazadas que
contengan caractersticas que les otorgan el carcter de sospechosas (periodicidad
mensual o segn como lo solicite el Gestor de riesgos o el Oficial de cumplimientos
para realizar su funcin de Administracin de los Riesgos).
18. Adecuar el desarrollo tecnolgico de la compaa, con el fin de efectuar el reporte
mensual de ausencia de operaciones sospechosas.
19. Definir e incluir algunas seales de alerta automticas.
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20. El sistema debe permitir efectuar seguimiento automtico sobre las operaciones de
transporte, mediante el reporte de informes producto de consultas efectuadas con base
en criterios definidos por el Oficial de Cumplimiento y/o Gestor de Riesgos, Comit
SARLAFT y funcionarios autorizados.
21. El desarrollo tecnolgico debe permitir la captura de toda la informacin respectiva
a las partes del servicios de transporte, y las respectivas consultas segn los criterios
definidos para el monitoreo, tanto por la Organizacin, como por el SARLAFT.
22. El desarrollo tecnolgico debe permitir la aplicacin de la segmentacin de los
clientes, canales, productos y jurisdiccin para el servicio de transporte.
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23. El Sistema debe permitir sacar diferentes reportes para realizar Informes para la
Asamblea de accionistas, Gerente General, Comit de Riesgos, entidades de
supervisin y vigilancia y autoridades competentes.
24. El desarrollo tecnolgico debe facilitar la debida identificacin e inclusin de los
usuarios y la actualizacin de sus datos, dejar rastro de ello y permitir la actualizacin
de la informacin de cada una de las personas con las cuales establece relacin
comercial, laboral o de negocios, relacionada con cambios en la informacin personal,
comercial, financiera, ubicacin geogrfica, y respecto a su rol frente a las operaciones
de transporte. El desarrollo tecnolgico debe permitir el registro de todas las
operaciones de transporte en tiempo real.
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26. El desarrollo tecnolgico debe permitir el control de ingreso y retiro de personas a

travs de las cuales se terceriza el servicios postal nacional y dejar rastro de ello
(Fecha, hora, usuario que realiza la modificacin)
27. El desarrollo tecnolgico debe permitir el cargue de las listas restrictivas de la
Organizacin (OFAC, ONU, CONTRALORIA, PROCURADURIA) y las que la Organizacin
crea Necesarias, con el fin de realizar los respectivos cruces de informacin en tiempo
real en los Puntos de Servicio y en las consultas generadas por los funcionarios; de
igual manera si se encuentra un coincidencia con el cruce de la informacin, el sistema
debe estar en la capacidad de generar la alerta y bloqueo correspondiente de la
operacin.
29. Debe permitir detectar y registrar fallas de la plataforma tecnolgica, dejar registro
de esas fallas y los correctivos implementados.
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30. Realizar backups de la informacin por periodos establecidos por las polticas de la
compaa.
31. Generar seguridad ante la informacin de los usuarios del servicio y garantizar la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de los clientes.
32. La informacin solo puede ser manejada por los usuarios autorizados y solo puede
ser entregada a entidades de inspeccin, vigilancia y control o con facultades para
solicitar el reporte de la informacin como la UIAF.
33. Brindar soporte a la operacin postal de pago a nivel nacional.
35. La transmisin electrnica de datos, deber hacerse con seguridad, para garantizar
la autenticidad de los datos transmitidos y su integridad.
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DIVULGACION DE LA INFORMACION
Operaciones Inusuales
1.
Elaborar el Reporte Operacin Inusual (ROI)
2.
Adjuntar Documentacin Soporte, si la operacin no tiene
documentacin,
especificar actividades realizadas para validar que la
operacin es sospechosa.
3.
Enviar al Oficial de Cumplimiento y/o Gestor de Riesgos el reporte.
4.
El envo del reporte debe realizarse el mismo da en que se present el
hecho y el detalle de la operacin.
5.
Debe llevar el Nombre Completo del funcionario y su cdigo de nmina,
Nombre y cdigo de la oficina, hora
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6.
7.
8.
El Oficial de Cumplimiento y/o Gestor de Riesgo debe dejar documentado

el anlisis realizado al ROI, si se considera o no como operacin
Sospechosa y el respectivo reporte.
Archivar la documentacin dejando constancia del anlisis realizado, se
deben dejar las razones por las cuales no se considera como operacin
sospechosa si es el caso.
La informacin debe ser accesible a los entes de control, de vigilancia y
supervisin.
Reportes Externos
Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)
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1. El oficial de Cumplimiento y/o Gestor de Riesgos debe determinar si la

operacin debe ser reportada como sospechosa a las autoridades
competentes, de acuerdo a los lineamientos de la UIAF.
2. Archivar con sus soportes de anlisis y documentales.
3. Estos reportes no pueden ser divulgados a los Clientes/Usuarios, ni a
funcionarios ajenos al reporte o actividad propia del servicio.
4. En caso tal que se considere estar frente a un delito y no ante una operacin
sospechosa, se debe colocar la denuncia correspondiente, previa consulta del
rea legal.
Reporte
de
operaciones
Intentadas
caractersticas de Sospechosas
Rechazadas
pero
con
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Se realiza el reporte siguiendo el proceso bsico de ROS, se analizan,

documentan, reportan de acuerdo a los lineamientos de la Organizacin y
archivar de acuerdo a lineamientos establecidos.
Reporte de transacciones en efectivo
Segn lo disponga la jurisprudencia y normatividad de las entidades de
vigilancia y control o lo considere la Compaa.
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PROGRAMAS DE CAPACITACION
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OTRANS. Definir programas de capacitacin para el adecuado conocimiento e

implementacin de los Sistemas de Administracin de Riesgos, en especial contra el
LA/FT para todos los Funcionarios Directos e Indirectos.
Generalidades
Los programas de capacitacin deben contar con las siguientes condiciones:
1. Periodicidad anual como mnimo.
3. Ser constantemente revisados y actualizados.
4. Contar con los mecanismos de evaluacin de los resultados obtenidos con el fin de
determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.
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5. Sealar el alcance de estos programas, los medios que se emplearn para

ejecutarlos y los procedimientos que se adelantaran para evaluarlos.
Capacitacin de los Funcionarios.
Las personas encargadas de recibir y/o entregar los dineros provenientes de los
servicios de transporte deben estar capacitadas para realizar las labores pertinentes a
la prevencin del Lavado de Activos (ej. Solicitar la informacin y documentacin
pertinente dependiendo del tipo de cliente y su jurisdiccin). Los promotores deben
firmar una constancia de que estn capacitados para realizar tal funcin y por ende se
comprometen, en la misma, al cumplimiento de las polticas del SARLAFT. Esto debe
constituirse como una obligacin derivada de su contrato de trabajo, cuyo
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incumplimiento legitima la terminacin por justa causa del mismo. El esquema de

capacitacin tratar los siguientes:
Presentacin y sensibilizacin sobre el fenmeno de lavado de activos y
financiamiento del terrorismo.
Lectura del Manual SARLAFT.

Normas legales, estndares nacionales e internacionales en el tratamiento del
riesgo de LA/FT.
Procedimientos de conocimiento de clientes y usuarios del servicio.
Aplicabilidad del SARLFT en el servicio de transporte.
Tipologa de los clientes y usuarios.
Conceptos generales.
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Caractersticas y diferencias del LA/FT.

Consecuencias.
Etapas del lavado de activos.
Casos y tipologas de LA/FT.
Estructura organizacional.
Entorno normativo.
Mecanismos e instrumentos de control.
Seales de alerta o alertas tempranas.
Definicin de operacin inusual y de operaciones sospechosas.
Anlisis de operaciones inusuales.
Rgimen sancionatorio.
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Encuesta de conocimientos aprendidos.
FIN
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Catalina Arango Barragn.

Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

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Directores y lderes de procesos, Coordinadores Nacionales, y en general los

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Activo Ilcito: Es aquel que proviene de cualquier actividad delictiva, como:

Catalina Arango Barragn.

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Aceptacin de Riesgo: Una decisin informada de aceptar las consecuencias

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Elvira Adela Lzaro Ojeda.

Anlisis de riesgo: Un uso sistemtico de la informacin disponible para

Catalina Arango Barragn.

Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

Cliente: Cliente es la persona natural o jurdica con la cual la entidad establece

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Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

Consecuencia: El producto de un evento expresado cualitativa o

Catalina Arango Barragn.

Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

Declaracin de origen y Destino de Fondos: Es la informacin que

Catalina Arango Barragn.

Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

Evaluacin del control: Revisin sistemtica de los procesos para garantizar

Catalina Arango Barragn.

Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

mayor o menor consecuencia o en la probabilidad de ocurrencia de una causa

Catalina Arango Barragn.

Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

GAFI: Grupo de Accin Financiera: Organismo intergubernamental

Catalina Arango Barragn.

Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

LA/FT: Lavado de activos y financiacin del terrorismo

Catalina Arango Barragn.

Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

remitentes y destinatarios, o que por su nmero, por las cantidades transadas o

Catalina Arango Barragn.

Carlos David Moreno Lpez.

Elvira Adela Lzaro Ojeda.

ocultar o encubrir el origen ilcito de bienes o el de servir como medio en la