APLICACIN DE LAS NUEVAS TECNOLOGAS A LA DOCUMENTACIN DE ARCHIVO.

DISPOSICIONES LEGALES SOBRE NORMALIZACIN Y PROCEDIMIENTO: ESCRITOS

OFICIALES. ORGANIZACIN MATERIAL DE LA OFICINA. EL TRABAJO EN EQUIPO.
1. APLICACIN DE LAS NUEVAS TECNOLOGAS A LA DOCUMENTACIN DE
ARCHIVO.
1.1
El ordenador.
La cada das ms amplia cantidad de documentacin que se produce hace prcticamente imposible
una bsqueda manual en un campo determinado. Los ordenadores son los encargados de realizar
las operaciones de tratamiento y salida de informacin cuando la coleccin de documentos es muy
amplia.
Los ordenadores no reemplazan las funciones creativas y decisorias del ser humano, pero su ayuda
en las operaciones documentales es muy eficaz, en la sustitucin de servicios tales como: clasificar,
fusionar, dctilografiar y recuperar datos y referencias documentales. Su ayuda es incuestionable,
sobre todo por su rapidez. En este sentido, la automatizacin trae como consecuencia la circulacin
de la informacin.
Los objetivos principales que justifican y apoyan la utilizacin del ordenador en tcnicas
documentales son:

La preparacin y elaboracin de productos documentales.

La difusin selectiva de la informacin.
Las bsquedas bibliogrficas retrospectivas.
La automatizacin de fondos bibliotecarios.

Los elementos de almacenamiento y tratamiento de la informacin se realiza tambin a travs de

CDs y DVDs, con la finalidad de aprovechar al mximo la tecnologa.
1.2.
El microfilm.
Adems de los ordenadores, tambin se utiliza actualmente en documentacin el microfilm, que es
la aplicacin de la fotografa al registro, almacenamiento, recuperacin y utilizacin de la
documentacin.
Sus cualidades fundamentales son el ahorro de espacio, que favorece la automatizacin, facilita el
acceso, proporciona seguridad del fondo documental y acelera la difusin de la informacin.
Otro aspecto a resaltar del microfilm es que no se deteriora con el tiempo, ya que perdura por unos
500 aos, y la distribucin as como su reproduccin resulta econmica, adems de permitir
normalizar la presentacin de la informacin documental, la clasificacin y ordenacin de la misma.
El microfilm, independientemente de su formato, permite utilizarse en diversas formas: rollo,
bandas, tarjetas, microfichas, etc.
En este tema, debemos incidir en la revolucin que ha significado la introduccin de la
digitalizacin de la informacin mediante la universalizacin de los DVDs y CDs, que ha
desplazado en el uso diario el uso del microfilm, delimitando su campo de aplicacin en
Museos y Archivos Generales. El uso de los productos digitales, no necesitan una amplia
formacin del empleado y su utilidad es incuestionable.

AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
1.3. Concepto.
Podramos definir la automatizacin de oficinas como una filosofa integral de conjunto de
tcnicas electrnicas y organizativa, encaminadas a la ordenacin, normalizacin, sistematizacin,
memorizacin y archivo, segn el soporte, para la difusin, bsqueda o localizacin, reproduccin
de la informacin tratada cualitativa y cuantitativamente de la pirmide informacional. Sin olvidar
que hay muchas aplicaciones cuya informacin debe permanecer en todo su ser o expresin:
caligrafa, dactilografa, topografa y microformas.
La automatizacin de oficinas implica tambin la de las herramientas y actividades de las personas
que trabajan en una oficina, y como consecuencia, mejorar la comunicacin.
1.4. Aplicaciones.
Son diversas las aplicaciones o funciones de una oficina, por ello vamos a clasificarlas en 6 grupos
o aplicaciones: Comunicaciones, archivo y recuperacin de la informacin, anlisis de datos, toma
de decisiones, ayudas personales y relaciones con las bases de datos:
1.
Intercambio de informacin.
2.
rea de almacenamiento y recuperacin de la informacin.
3.
Analizar de forma anloga a los paquetes, estadsticos, informacin no numrica, etc.
4.
Planificacin de tesorera, anlisis de presupuestos, planificacin y distribucin de recursos
y planificacin estratgica.
5.
Agenda, prioridades o directorios de telfonos.
6.
Interrogar y obtener informacin sin necesidad de tener en la oficina grandes archivos.
1.5. Repercusiones.
Los objetivos de la automatizacin en la organizacin son: Incrementar la productividad, mejorar
las condiciones de trabajo, mejorar la calidad del trabajo, reducir costes, suprimir desplazamientos,
reducir prdidas de tiempo, ayudar a la toma de decisiones y responder a situaciones de urgencia.
Es necesario atar en la organizacin una funcin ofimtica, debiendo tener claro el conjunto de
inversiones en este campo, debatiendo correctamente las necesidades de aplicacin, elaborar un
catlogo de normas de implantacin y uso, estandarizar equipos o interactuar con los consultores
externos cuando sea necesario.
Otro aspecto fundamental en la nueva organizacin es la necesidad de formacin de todos los
mandos y personal administrativo, venciendo la natural tendencia al cambio.
2. DISPOSICIONES SOBRE NORMALIZACIN Y PROCEDIMIENTO.
2.1. Normalizacin.
Concepto.
La normalizacin es tan antigua como la humanidad, pues desde el primer momento el hombre
necesit ordenar sus actividades para poder sobrevivir.
La normalizacin, entendida como generalizacin de un solucin racional para un problema comn
a una pluralidad de sujetos, obedece a la necesidad de limitar la diversidad de criterios o el nmero
de variedades a los mrgenes estrictamente indispensables, evitando la particularizacin
injustificada de los instrumentos o sistemas de trabajo.
La normalizacin puede definirse por tres notas: definicin, unificacin y especificacin.
El concepto de normalizacin exige ajustarse a ciertos principios bsicos:

Ha de operar sobre problemas de alcance comn o general.


Ha de ajustarse a las necesidades objetivas experimentadas en la ejecucin del trabajo.

Requiere un plan que asegure la coherencia de las soluciones adoptadas.

Ha de considerarse como un proceso continuo sujeto a revisin, a fin de poder adaptar las
soluciones a la evolucin tecnolgica.
Los principios que permiten establecer un coherencia en la doctrina de la normalizacin son:
1.
Claridad y orden.
2.
Codificacin.
3.
Simplificacin.
4.
Unificacin.
5.
Tipificacin.
6.
Aptitud de empleo.
7.
Seguridad de empleo.
8.
Tarea colectiva.
9.
Oportunidad de aplicacin y garanta.
La normalizacin es aplicable:

Al uso de conceptos, smbolos y representaciones.

A la produccin, eleccin o utilizacin de elementos materiales.

A la ejecucin de actividades, procesos y operaciones de naturaleza repetitiva.
Ventajas e inconvenientes.
La normalizacin ocasiona una serie de ventajas e inconvenientes.
Las ventajas son:

Uniformidad, supresin de variedades innecesarias.

Intercambiabilidad, asegura la posibilidad de aplicar los elementos normalizados en
cualquier lugar.

Adecuacin, que garantiza que los elementos normalizados sirven para aquellos fines y
necesidades que se pretenden.

Identificabilidad, dispone de una denominacin especfica.
En consecuencia, la normalizacin es un instrumento de fcil aplicacin y alta rentabilidad, sin
requerir modificaciones complicadas de las estructuras formales ni de los procedimientos de
trabajo.
Como inconveniente que puede presentar la normalizacin destacar que puede comportar la retirada
del servicio determinadas cantidades de material o elementos de equipo cuyas caracterstica no se
ajustan a las especificaciones de las normas y puede ocasionar un prdida de productividad.
Por este motivo se procurar:

Aplicar la normalizacin progresivamente.

Elegir el momento ms apropiado para la puesta en marcha de la normas aprobadas.

Aprovechar el material que sea susceptible de ser ajustado a las especificaciones de las
normas.
Otro perjuicio que se atribuye a la normalizacin es la posibilidad de que paralice el progreso
tcnico. Esta posible desventaja se soslaya si se siguen los siguiente criterios:
1.
Limitar la normalizacin a los aspectos o problemas generales.
2.
Desechar la idea de que la normalizacin supone uniformidad absoluta.
3.
Revisin de las normas.

4.
Limitar la obligatoriedad de las normas a las decisiones adoptadas en el seno de las distintas
organizaciones o entidades afectadas.
2.2. Concepto y clasificaciones de las normas.
Con carcter muy general, se puede decir que norma es un documento tcnico que constituye un
convenio elaborado con amplia base. Las normas pueden clasificarse atendiendo al mbito de su
aplicacin, a su contenido y a su comedimiento.
Segn mbito de aplicacin.


Normas internacionales, especificaciones elaboradas por un organismo internacional.


Normas supranacionales, de una pluralidad de pases vinculados polticamente o
econmicamente.


Normas nacionales, son las normas por excelencia ya que su mbito nacional se considera
el optimo.


Normas sectoriales, conjuntas o de grupo, son de organizaciones que presentan problemas
semejantes dentro de un pas.


Normas particulares o de una empresa, son internas, propias de una entidad determinada.
Segn su contenido.


Normas de terminologa, que definen los trminos.


Normas dimensionales, fijan dimensiones y tolerancias.


Normas metrolgicas, fija sistemas de unidades de medida o equivalencia.


Normas de trabajo, ordenan los procesos productivos.


Normas de calidad, de aptitud de empleo o definicin, definen caractersticas, califican el
producto y especifica mtodos de ensayo y pruebas.
Segn su cumplimiento.


Obligatorias.


Voluntarias.
2.3. Normalizacin: internacional y nacional.
Normalizacin internacional.
Debido a los intercambios de todo orden que se produce entre los distintos pases, se hace necesaria
la elaboracin de normas de mbito internacional, por no existir en la actualidad soluciones
uniformes para materias fundamentales.
La ISO (International Standardization Organitation) nace con el propsito de lograr la mxima
colaboracin de todos los esfuerzos normalizadores. sta encuadrada en la Organizacin de
Naciones Unidas como rgano consultivo y en l est representada Espaa a travs del Instituto
Nacional de Racionalizacin y Normalizacin (IRANOR)
La ISO desarrolla las siguientes funciones fundamentales:

Elaboracin de recomendaciones.

Elaboracin de normas internacionales.

Asistencia especializada con el fin de coordinar las normas nacionales.

Para el desarrollo de sus actividades, la ISO dispone de Comits de carcter tcnico, y entre sus
recomendaciones destaca, desde el punto de vista administrativo, la ISO/R 216, sobre formatos para
papel utilizables en escritos, documentos e impresos, que propone las dimensiones de los formatos
DIN, o ms exactamente, formatos internacionales.
Normalizacin nacional.

El mbito nacional es el ptimo para el desarrollo de la normalizacin. Existe una tendencia a

encomendar esta funcin a organismos paraestatales u organizaciones privadas de utilidad pblica.
En general, para contribuir a la unidad deseable en esta materia, la normalizacin se encomienda a
un rgano nico de carcter central. Todos los pases que estn a la cabeza de la industrializacin
disponen de numerosos organismos de normalizacin. De estos pases merecen citarse como
ejemplos, los siguientes:

Alemania: DNA (Deustcher Normenausschuss).

Estados Unidos: El principal es el United Estates of America Standards Institute.
Francia: AFNOR, Asociacin Francesa de Normalizacin.
Reino Unido: BSI, British Standards Institution..

En todos los pases las normas aparecen clasificadas en catlogos de publicacin peridica. En
general la identificacin de las diferentes normas nacionales se realizan mediante un anagrama
seguido de un grupo de cifras (como el caso de Espaa) o de letras y cifras (como el modelo
francs).
2.4. Procedimiento de elaboracin de las normas.
La normalizacin nacional puede abarcar cualquier actividad, proceso o material que presente
suficiente grado de generalidad.
Como procedimiento general de elaboracin de las normas nacionales puede sealarse el que
comprende las siguiente fases:
Iniciacin, a cargo de la entidad normalizadora o sector interesado.
Acopio de informacin, estudios tcnicos, datos estadsticos, etc.
Elaboracin del proyecto de norma, basndose en la informacin obtenida.
Informacin pblica, recoger observaciones y sugerencias de los grupos interesados.
Elaboracin del texto final.
Aprobacin de la norma por la entidad normalizadora.
Publicacin y difusin de la norma, utilizando todos los medios posibles.
Las normas nacionales no son normas jurdicas, por lo que carecen de la eficacia y obligatoriedad
de stas. La obligatoriedad puede ser declarada en virtud de los siguientes actos:

Por decisin administrativa, imponiendo la aplicacin de las normas a las entidades de un

determinado sector.

Por decisin administrativa, imponiendo su aplicacin a todos o algunos organismos

pblicos.

Por decisin empresarial, imponiendo su obligatoriedad a una determinada empresa.

Por decisiones adoptadas corporativamente por representantes o miembros de un

determinado sector.
2.5. La normalizacin en Espaa.
La normalizacin en Espaa est encomendada al Instituto Nacional de Racionalizacin y
Normalizacin (IRANOR), encuadrado en el Consejo Superior de Investigaciones Cientficas,
siendo su principal objetivo incrementar el rendimiento de los distintos sectores o ramas de
produccin.
Las normas UNE (Una Norma Espaola) son las reglas establecidas y recomendadas por el
IRANOR para la resolucin de los problemas que se consideren susceptibles de una solucin
unificada y especfica y que se publiquen como tales normas. El catlogo de estas normas es de
publicacin anual.

La edicin de la Norma UNE se emplear en formato UNE A4 (210X297 mm) y su redaccin ser
clara y concisa, atendiendo a las reglas de la Real Academia Espaola de la Lengua.
Hay que sealar que aunque no existe ningn grupo especfico que rena las normas aplicables a
los problemas administrativos, stas pueden encontrarse en los distintos captulos del catlogo.
3. ORGANIZACIN DEL TRABAJO.
La Ley 30/1992 de 26 de noviembre, reguladora del Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (LPAC) destaca en su exposicin de motivos
la importancia de la organizacin del trabajo a fin de que la Administracin se comporte frente al
ciudadano de una manera eficaz y efectiva.
El extraordinario avance experimentado en nuestras Administraciones Pblicas en la tecnificacin
de sus medios operativos, a travs de su cada vez mayor parque informtico y telemtico, se ha
limitado al funcionamiento interno, sin correspondencia relevante con la produccin jurdica de su
actividad relacionada con los ciudadanos. La medida del trabajo de oficina debe permitirnos
apreciar las relaciones entre lo real y lo posible.
A tal efecto, debe extenderse al trabajo en oficinas la nocin de RENDIMIENTO que permita la
disminucin de los costes globales, tenindose en cuenta los principios de coordinacin,
simplificacin y control.
Las condiciones indispensables para que se pueda constatar y apreciar el rendimiento en las oficinas
administrativas depender del cumplimiento de una serie de premisas:
a) La entrega del trabajo debe ser regular.
b) El volumen del trabajo debe ser suficiente para permitir la especializacin.
c) El trabajo debe ser organizado.
d) Hay que poner al personal en condiciones de seguir las normas fijadas.
e) El sistema debe ser sencillo, de aplicacin fcil.
f) No debe ser excesivamente pesado, que no exija un aparato administrativo que lo haga caro.
No debemos olvidar la importancia que tiene para el trabajador el hbitat donde desarrolla su
trabajo. Son diversos los factores que inciden plenamente y condicionan el normal rendimiento en
las oficinas (temperatura, ventilacin, luz, mobiliario.....). Pero el aspecto primordial de la
organizacin del trabajo es la planificacin y los circuitos de conexin entre los diferentes servicios.
Para llevar a efecto ste mtodo es necesario responder a los siguientes interrogantes: qu se quiere
lograr?, Quin ser el encargado de llevar a cabo la planificacin, su ejecucin y seguimiento?,
Cundo y donde se debern realizar tales trabajos?, cmo?, con qu medios personales y
materiales?.
El establecimiento de un organigrama de estructura contribuir eficazmente a obtener una visin
conjunta del problema. Partimos, por lo tanto, de cules son las tareas que deben acometerse en
cada una de las oficinas administrativas, para ello se debe contar con una dotacin de efectivos
suficientes y distribuidos de tal forma que garanticen las prestaciones de esta clase de servicios
dentro del tiempo exigido por las normas de procedimiento.
Este organigrama de estructura deber ordenarse de una manera jerarquizada de modo que cada
uno de los puestos de trabajo tenga perfectamente definidas sus responsabilidades, definindose en
primer lugar la jefatura de nivel (categora de puesto de trabajo) y el complemento especfico

(valoracin del puesto de trabajo), en consideracin a la importancia y responsabilidades que sean

atribuidas al servicio. De igual manera se deber clarificar cada uno de tales puestos de trabajo.
4. ORGANIZACIN MATERIAL DE LA OFICINA.
La organizacin material de la oficina se resolver, en gran parte el rendimiento en el trabajo y la
adecuacin del empleado pblico a su puesto en la organizacin que se haya establecido.
Deber procurarse proveer al puesto de trabajo del mobiliario y material ms adecuado a sus
funciones, hacindose hincapi en una serie de determianantes que debern ser tenidos en cuenta
para facilitar la adecuacin fsica del puesto de trabajo, en evitacin de fatigas y cansancios
contraproducentes. Para ello el mobiliario y el material que debe existir en cada servicio deber
planificarse adeucadamente, procurando su mejor colocacin.
Debemos tener en cuenta tres superficies en la disposicin:
1. Superficie esttica, que es la superficie de la propia mesa, mquina, archivador, etc.
2. Superficie de alrededor, en torno al puesto de trabajo para evitar desplazamientos innecesarios.
3. Superficie de circulacin, para los desplazamientos de los trabajadores en la oficina.
La asistencia al ciudadano debe ser una de las prioridades de toda organizacin administrativa. El
administrado que llegue a la oficina deber saber, a priori, donde dirigirse, para ello ser
obligatoria la existencia de indicadores que faciliten la localizacin de las oficinas, para una mayor
accesibilidad al pblico.
Con el objeto de prestar una atencin adecuada al ciudadano, los rganos administrativos
dispondrn de personal tcnico eficiente, que sepa resolver las consultas que se puedan formular. La
importancia de la oficina de informacin es tal que de su buen funcionamiento depender no slo el
grado de satisfaccin del pblico que asista a la misma, sino la rentabilizacin de los recursos. La
atencin al pblico deber realizarse de modo que esta obligacin no suponga traba alguna en el
normal rendimiento del empleado pblico.
5. EL TRABAJO EN EQUIPO.
Un grupo es un conjunto de individuos que trabaja en la misma organizacin, se comunican con
frecuencia en forma directa y pueden ejercer un poco de influencia mutua.
Como primer aspecto a tener en cuenta, los integrantes del equipo pueden tener distintas
personalidades o ser poco afines, pero pueden trabajar juntos si a ello unimos unos factores de
ambientacin adecuados.
Como segundo aspecto, el tamao del grupo y su estructura influirn igualmente en la
productividad de sus componentes. El trabajo en equipo podr diferir en cuanto a su
dimensionamiento, sin embargo, en su interior presentar 3 elementos que va a incidir en la
exteriorizacin de su comportamiento. Estos factores son:
1. Interaccin, que es la forma en que se comportan los miembros del equipo entre s.
2. Actividad, que es el contenido de la funcin encomendada a cada uno de los componentes del
grupo que a la vez engloba 4 momentos: preparar la ejecucin, iniciar la accin, seguir la
realizacin de dicha accin y por ltimo revisarla en tiempo y precio.
3. El sentimiento, es el estado de nimo del equipo.
Uno de los aspectos destacables del trabajo en equipo debe ser la formacin y coparticipacin del
empleado en la toma de decisiones, con el fin de sentirse vlido.

Por otro lado, el directivo o responsable, debe mantener reuniones de coordinacin con el objetivo
de tener en cuenta las experiencias e iniciativas del equipo.
Por ello es fundamental que se conozcan las labores que realizan todos los integrantes del grupo,
con el fin de adoptar las medidas adecuadas a cada actividad.
Bibliografa utilizada:
Admn. Corporaciones locales, Editorial Meta, Sevilla 2002.
Centro del opositor Madrid 2001.
Centro de Estudios financieros, Valencia 2003.