Presupuestacin:

caractersticas,
tcnicas y reporting
Aumenta la rentabilidad de tu empresa con
estas tcnicas.

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NDICE
Presupuestacin: caractersticas, tcnicas y reporting . . . . . . . . 3
1. Caractersticas de un presupuesto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2. Ventajas de la elaboracin de presupuestos .
y control presupuestario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
3. Inconvenientes de los presupuestos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
4. Tcnicas de control presupuestario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
5. Cmo abordar la incorporacin del presupuesto .
en el reporting financiero. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

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Presupuestacin: caractersticas,
tcnicas y reporting
El nico presupuesto
bueno es el presupuesto
equilibrado.
Adam Smith

A travs de la presupuestacin se busca aumentar la rentabilidad de la empresa y sus posibilidades futuras. El presupuesto proporciona la informacin necesaria para efectuar el anlisis que
conducir a la implementacin de soluciones de
mejora de la relacin entre gastos y beneficios.

Con el objetivo de optimizar procesos, el reporting financiero de presupuestacin permitir detectar las debilidades y necesidades de la organizacin, al tiempo que pone de relieve sus principales fortalezas, que habrn
de ser explotadas.

1. Caractersticas de un presupuesto
Slo el necio confunde
valor y precio.
Francisco de Quevedo

Un buen presupuesto se caracteriza por ser:

Colaborativo: en su proceso de creacin involucra

a perfiles y roles de distintos niveles de la organizacin.

Flexible: se adapta a las circunstancias para proporcionar un mejor reflejo de la realidad de la empresa y ganar en utilidad.

Orientado al anlisis: su misin ltima es permitir extraer conclusiones a la vista de los datos que
aporta.

Estructurado: debe basarse en las normas establecidas y responder a las reglas de negocio

Integrado: debe ofrecer una perspectiva global,

pero ha de provenir de una visin nica.

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2. Ventajas de la elaboracin de presupuestos

y control presupuestario
Los principales beneficios de llevar a cabo un control presupuestario en la empresa y materializarlo en el reporting financiero en forma de presupuesto son:
O
 rientar hacia el futuro la toma de decisiones:
haciendo posible una mejor planificacin y un
establecimiento de objetivos ms eficaz, que
permiten que la organizacin se anticipe a los
acontecimientos y pueda dirigirse en la direccin adecuada.
M
 ejorar la asignacin de recursos escasos: uno
de los aspectos que velarn por el buen curso del
negocio.
M
 inimizar el riesgo: proveyendo de la informacin necesaria para detectar y analizar desviaciones al permitir comparar los resultados reales con el plan presupuestario .
R
 educir los tiempos de gestin: algo fundamental en esta era, donde la inmediatez es un
requisito que debe ser contemplado en la toma
de decisiones.
F
 omentar la coordinacin y la colaboracin: un
beneficio que reforzar la solidez de la compaa

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y nutrir de calidad a los datos, haciendo que la

informacin gane en completitud, integracin,
fiabilidad y precisin.
S
 ervir de base para el anlisis de varianza: al
constituir un punto de referencia a partir del
que poder obtener mtricas para llevar a cabo
las evaluaciones del rendimiento empresarial.
F
 acilitar el establecimiento de responsabilidades: permitiendo identificar las reas ms crticas de responsabilidad y permitiendo asociar
cada rol a unos objetivos determinados.
P
 otenciar la cohesin, la creacin de vnculos
entre empresa y trabajadores y el aumento de
motivacin: al permitir que una diversidad de
perfiles se impliquen activamente con su creacin y participen en su fijacin.
M
 ejorar la comunicacin: aportando la agilidad
y dinamismo necesarias para mantener posicin en el entorno actual de mercado.

3. Inconvenientes de los presupuestos

Pese a servir como elemento de cohesin, herramienta de comunicacin, medio de actualizacin y puesta en comn de la informacin y ser un potente arma para enfocar la
toma de decisiones hacia la alineacin con la estrategia organizacional; el presupuesto
tiene tambin su lado negativo.
Sus principales inconvenientes estn relacionados con los siguientes aspectos:

Una percepcin negativa del mismo, por conside-

El conflicto que plantea cuando se produce la

rarse como dispositivo de presin o herramienta

de control impuesta por la administracin. En
cuyo caso puede provocar un deterioro en las relaciones laborales o retrasos en su consecucin.

dicotoma responsabilidad vs control sobre un

mismo factor a analizar.

Un uso inadecuado de su frmula: si se emplea

para resolver rivalidades entre departamentos y
se utiliza su contenido como justificacin a cuestiones pendientes de resolver, algo que ir en
detrimento de la consistencia y fiabilidad de los
datos que contiene y la integridad de la informacin expuesta.

La dificultad que su elaboracin entraa cuando

intereses personales y corporativos se ven enfrentados.

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La posibilidad de que una elaboracin poco precisa o basada en indicadores inadecuados o datos
incompletos, conduzcan a la toma de decisiones
errneas.

El riesgo que implicara basar el anlisis presupuestario en predicciones exentas de precisin,
ya sea debido a la baja calidad de los datos o a
la falta de integracin de la herramienta de software que se ha empleado para su elaboracin.

4. Tcnicas de control presupuestario

Its clearly a budget. Its got a lot of numbers in it
George W Bush

En el control presupuestario se suelen emplear las siguientes tcnicas:

a) Anlisis de varianza: permite detectar las diferencias entre lo reflejado en el presupuesto y la
situacin real de la empresa, aportando informacin sobre las causas de la desviacin que permiten tomar las medidas de ajuste ms oportunas.
De esta forma, se gana en calidad en la planificacin y en exactitud en el presupuesto.
b) Contabilidad responsable: esta tcnica de control presupuestario parte de la creacin de centros de coste, centros de beneficio y un centro de
inversin cuyos rendimientos sern evaluados
de forma independiente en base a los objetivos
fijados en funcin de la distribucin de recursos
que se ha llevado a cabo en cada caso.
c) Ajuste de los fondos: esta tcnica de control
presupuestario se basa en el ajuste de fondos
en funcin de los proyectos que se tienen en
marcha y en base a evaluaciones de flujo. Es

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muy til para disminuir el mal uso de los fondos por la previsin de la cantidad apropiada .
d) Presupuesto base cero: el presupuesto base
cero es una herramienta flexible que busca reducir los gastos a travs de la evaluacin continua y sujeta a una periodicidad anual de actividades, programas y gastos de una organizacin.
Su aplicacin simplifica el procedimiento presupuestario al clasificar y priorizar los diferentes
paquetes decisionales, asignando los recursos
financieros que pueden justificarse en cada
caso en base a un anlisis costo - beneficio. La
propuesta de esta tcnica es comenzar igualando a cero todos los presupuesto previstos para el
ejercicio entrante, es decir, equiparando gastos
e ingresos. Practicar ajustes resulta muy sencillo
y tan solo hay que tomar como base el ingreso
del ejercicio presente.

5. Cmo abordar la incorporacin del

presupuesto en el reporting financiero
El presupuesto no es slo una lista de
nmeros, sino la expresin de nuestros valores y aspiraciones
Jacob Lew

Al igual que en un balance general,

un reporting financiero presupuestario ayuda a determinar si el negocio es
rentable. Pero, a diferencia de un aqul,
el reporting financieros presupuestario
no depende de una lista cerrada y detallada de inputs, sino que se basa en
el gasto medio y las cifras de ventas.
Generalmente se emplea para conocer
si el rendimiento empresarial permite
cubrir los gastos generales mensuales,
informacin que permite hacer cambios en la poltica financiera organizacional.
Paso 1: recopilar los informes de gastos mensuales durante el ejercicio anterior y calcular los costos medios mensuales fijos.
Paso 2: recopilar los informes mensuales de ventas de todo el ejercicio y determinar el ingreso
mensual promedio.
Paso 3: revisar el presupuesto de funcionamiento
y la revisin anticipada de costos fijos mensuales. Comparar los costos medios fijos mensuales
con los gastos generales mensuales anticipados
para determinar si los gastos generales mensuales promedio superan, cumplen o no alcanzan la
cifra que se previ.
Paso 4: preparar el informe financiero presupuestario enumerando los gastos generales mensuales promedio y costos fijos mensuales anticipados
de su presupuesto operativo. Anotar la diferencia
monetaria y el ingreso promedio generado mensualmente, incluyendo informacin sobre si los
ingresos mensuales medios son suficientes para
cubrir los costes medios indirectos .

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Para incorporar la informacin de presupuesto en el

reporting financiero es necesario, al menos, reflejar:
Gastos mensuales
Ventas mensuales
Presupuesto operativo

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En cualquier caso, siempre resulta interesante completar estos datos con informacin trimestral para
determinar la evolucin y poder adquirir una mejor
interpretacin de las tendencias.
Interesa tambin retroceder al menos seis meses en
lo concerniente a gastos e informes de ventas, si se
quiere obtener una aproximacin ms exacta del
balance mensual promedio del negocio. Sin perjuicio de que gastos mensuales adicionales, tales como
la sustitucin de los equipos o la contratacin de un
nuevo empleado, slo puedan ser reflejados en el informe de su mes correspondiente, ya que se consideran circunstancias especiales.

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