LAS REUNIONES

Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo

nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y adems una toma de
decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con
representantes de las diversas entidades involucradas, sern aceptadas con
mayor facilidad por todas las partes implicadas.
Caractersticas
Debe existir un grupo
Comunicacin fluida y constante entre los integrantes
En un lugar concreto y con un tiempo determinado
Las decisiones se toman por consenso}
Debe haber objetivos
Objetivos
Informar sobre un tema
Transmitir conocimientos
Resolver un problema
Exponer nuevas ideas, enfoques o procedimientos
Analizar y planificar estrategia y/o metodologa de trabajo
Planeacin de la distribucin del tiempo
Las reuniones no deben durar ms de 2 horas, en caso contrario se realiza un
descansos de 10 a 15 minutos
Consta de 3 partes
Planteamiento:
Recuerdan y explican los objetivos
Clarificar el orden del da
Explicar la metodologa y los tiempos que se utilizaran en cada apartado

Nudo
Es la fase ms difcil puede que surjan los problemas. Las dimensiones
interpersonales y laborales deben ir unidad a conseguir un mismo objetivo
Desenlace
Es donde se realiza la sntesis final y se obtienen acuerdos y conclusiones
referidas al qu, cmo, cundo, quin y con qu medios se realizaran.
Motivo de la reunin
Antes que nada, el propsito de la reunin debe elaborarse con madurez para
evitar reuniones sin sentido:

Cul es el objetivo de la reunin?

Una teleconferencia sera suficiente?

Una conferencia en la Web o una reunin virtual (Internet) sera suficiente?

Alcance de la reunin

Nmero y capacidad de los participantes: Es conveniente reducir el nmero

de los participantes para evitar reducir la eficiencia de la reunin. Tambin
es necesario armonizar el perfil de los participantes, en particular en lo que
se refiere al nivel tcnico y poltico.

Duracin: Idealmente, una reunin no debera durar ms de 2 horas.

Agenda: La agenda delimita la programacin del trabajo en temas

correctamente formulados. Es necesario establecer plazos correctos para
tratar los diversos puntos de la agenda.

Fecha y reserva de la sala

Dependiendo del nmero de participantes, es necesario encontrar una sala de
conferencias gratuita en una fecha en la que los participantes estn
disponibles. En lo posible, se debern evitar los perodos de vacaciones
escolares.
La fecha de la reunin deber establecerse con 15 das de anticipacin, como
mnimo, para que puedan enviarse las invitaciones y los avisos a los
participantes en un plazo razonable.

En particular, deber escogerse la sala en base a las siguientes limitaciones:

Capacidad de la sala (en trminos de cantidad de asientos),

Dimensiones y forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o

actividades),

Necesidad de acceso a Internet,

Necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector)

Aviso a los participantes

Se deber distribuir la agenda a todos los participantes, especificando, entre
otros detalles, el lugar de la reunin y la hora de inicio y finalizacin de la
reunin. En los casos pertinentes, deber difundirse un programa que sintetice
los servicios principales (metro, paradas de mnibus, estaciones de trenes) que
se encuentran en las proximidades del lugar de reunin.
En lo posible, y para optimizar la eficiencia de los intercambios, se podr
preparar un documento introductorio, que se enviar antes de la reunin y en
el cual deber especificarse el contexto, incluyendo algunos temas clave. De
esta manera, los participantes podrn prepararse mejor para dicha reunin.

Aviso: Dependiendo del negocio o de la organizacin, debern enviarse

avisos a las personas involucradas para que puedan hacerse cargo de
determinadas tareas. Existen limitaciones regulatorias que permiten la
validacin del viaje del personal.

Invitacin: se deber enviar una invitacin dirigida a los participantes

adems de la invitacin al personal del negocio o de la organizacin.

INTERVENCIN DE LOS PARTICIPANTES SEGN EL OBJETIVO

Lder del equipo / Facilitador: es el responsable de organizar la reunin y

determinar la agenda tentativa; es tambin el que alienta la
comunicacin entre los miembros del equipo y los motiva para que
lleven a cabo su tarea.

Secretario: tiene la tarea de tomar nota de los puntos, ideas y decisiones

claves del equipo. Es el encargado de redactar las actas en cada reunin
del equipo y de distribuirlas entre sus miembros al cabo de cada reunin.

Controlador de tiempo: asegura que la reunin se desarrolle dentro de

los lmites del tiempo asignado para la misma.

valuador: Encargado de llevar a cabo una evaluacin al final de la

reunin. El le preguntar al grupo qu fue lo que funcion bien, qu no
funcion y que falt en la reunin.

Participante activo: Dan su opinin con respecto a los puntos del

temario, escuchan a sus pares, se ofrecen para llevar a cabo acciones,
alientan al grupo y tienen una actitud positiva.

Dar a cada miembro del equipo un rol en cada reunin, e ir rotndolos en

los distintos encuentros, es una manera excelente y simple de compartir
responsabilidades y poder entre los miembros del equipo.

PREVISIN INTEGRAL
Debe ser clara y precisa. Debe tener un orden del da (es una lista de
puntos a ser discutidos en una determinada reunin)

Prever los siguientes aspectos:

Juntas de coordinacin.

Se establecen contacto entre los funcionarios que organizan y ordenan

con los que coordinan y ejecutan.

La confirmacin de la lista de asistentes.

Prever las necesidades del local, ambientacin e instrumentacin de la

reunin.

El respeto al contenido, determinacin del objetivo de la reunin y

sealamiento de ellos, temas a tratar.

Al finalizar o en das posteriores se puede dar una minuta (son el recurso

escrito de una reunin o audiencia. Proporcionan una descripcin de la
estructura de la reunin, comenzando con una lista de los presentes, siguiendo
con los planteamientos y las respuestas de cada uno de los asistentes, y
finalizando con el detalle de las conclusiones arribadas)

JUNTAS EN COORDINACIN

Previamente a la fecha sealada para llevara al cabo las reuniones,

debern reunirse los funcionarios coordinadores y los que organizan la

reunin. El objetivo de las reuniones o juntas de coordinacin es afinar

detalles para la organizacin del evento. En este tipo de juntas se
tratarn los puntos realmente importantes para la organizacin general
del evento, fundamentalmente:

La confirmacin de los lugares sede, segn el calendario establecido.

Locales en donde se desarrollaran las sesiones, a fin de dar la

informacin oportuna de los asistentes e invitados.

Precisin de las polticas y normas, con el objeto de enviar invitaciones

especiales a funcionarios del sector pblico y privado.

Especificacin del nombre, orientacin temtica y lugar de localizacin

de conferenciantes y ponentes y/o expositores.

Aproximacin del tema.

Precisin de los asuntos que sern tratados durante el desarrollo de las

reuniones.

Elaboracin de las proformas para la orden del da,

Manejo de las relaciones de posibles asistentes e invitados especiales,

asuntos tratados, extensin de los mismos o cualquier otro circunstancia
especial, la jornada de trabajo sea mayor o menor que la ordinaria, y

La relacin de elementos de apoyo audiovisual que se utilizaran durante

las sesiones de trabajo, a fin de tomar las providencias necesarias.

CONFIRMACIN DE CONFERENCIANTES
La confirmacin a esta fase, se verificaran los siguientes datos: Nombre
completo del expositor; Puesto que ocupa en la organizacin y/o grupo;
Telfono y domicilio; Titulo de la conferencia, charla, disertacin o ponencia;
Fecha y hora de la intervencin; Apoyo visual necesario; Tiempo de
anticipacin con que se requiere el material de apoyo audiovisual; Nombre de
la persona que manejara el equipo, y Lugares de localizacin de dicha persona
ACTIVIDADES PREVIAS AL DESARROLLO DE LA REUNIN
Se verifica la realizacin de las siguientes actividades:

Del local: espacio suficiente y ambiente agradable.

Ratificacin de invitaciones a personalidades;

Designacin de lugares que ocuparan los invitados especiales y de

distribucin de las localidades en funcin del nmero de asistentes.

Instalacin de equipo de sonido y verificacin de su funcionamiento.

Verificacin del material audiovisual

Colocacin de proyectores de pantalla y extensiones elctricas.

Preparacin para atender a los conferencistas y presdium (jarra con

agua, vasos, ceniceros, etc.)

PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL TIEMPO

Contar con el tiempo suficiente, sin presiones, es fuente de beneficios

incalculables, que van desde la tranquilidad personal hasta el logro de
resultados en forma optima.