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INSTITUTO SUPERIOR DE CULTURA FSICA

MANUEL FAJARDO

MANUAL DE WINDOWS
AUTORA: Lic. Maira Castellanos Cueto.

CIUDAD DE LA HABANA
2002
INTRODUCCIN

Con este Manual se pretende poner a disposicin de cualquier usuario nuevo o de grado medio los
conocimientos necesarios para que sea capaz de obtener los resultados esperados del sistema operativo
Microsoft Windows (El Windows 98 y 2000 tienen muy pocas modificaciones en los aspectos
generales con respecto al Windows 95 por lo que casi todo lo planteado en este manual es vlido para
ellos tambin).
De todos es sabido la falta de Bibliografa que tenemos en estos momentos debido a diferentes causas,
en especial la bibliografa de Computacin y que la mayora que se consigue est en idioma Ingls y es
difcil obtenerla. En estos momentos en nuestro centro no disponemos de ningn material bibliogrfico
para ofrecer a nuestros alumnos.

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Manuel fajardo
El Windows posee una potente ayuda; pero en ocasiones se pierde mucho tiempo tratando de obtener
informacin. Con este manual pretendemos que se pueda llegar a conocer lo que se necesite para
iniciarse en el Windows de una forma ms directa y rpida.
Sabemos que no es perfecto, es slo un intento por resolver un problema real que tenemos. Si tiene
alguna sugerencia o recomendacin que hacer respecto al mismo lo agradeceremos en aras del
beneficio de todos.
Gracias.
Lic. Maira Castellanos Cueto

Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto


Ms. C. Zayda R. Prez Zubillaga

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Manuel fajardo
NDICE
EL RATN ..................................................................................................................................... 4

Tcnicas bsicas. .......................................................................................................................... 4


Formas que adopta el puntero del Ratn. ..................................................................................... 4
EL TECLADO. ................................................................................................................................ 0
ENTRAR EN WINDOWS .............................................................................................................. 0
EL ESCRITORIO ............................................................................................................................ 6
SALIR DE WINDOWS ................................................................................................................... 7
LOS OBJETOS Y LOS ICONOS.................................................................................................... 7
Tabla de objetos ................................................................................................................................ 7
ICONOS........................................................................................................................................... 8
SELECCIN DE OBJETOS. .......................................................................................................... 8
ABRIR UN OBJETO....................................................................................................................... 8
EL MEN EMERGENTE DE LOS OBJETOS.............................................................................. 9
Propiedades de un objeto. .......................................................................................................... 10
BORRAR UN OBJETO. ............................................................................................................... 10
CAMBIAR EL NOMBRE A UN OBJETO .................................................................................. 10
MOVER Y COPIAR OBJETOS. .................................................................................................. 10
ARRASTRAR UN OBJETO SOBRE OTRO. .............................................................................. 10
ACCESOS DIRECTOS. ................................................................................................................ 11
Creacin de un Acceso directo................................................................................................... 11
OBJETOS BSICOS DEL ESCRITORIO. .................................................................................. 11
BARRA DE TAREAS. .................................................................................................................. 13
El Men Inicio. .......................................................................................................................... 13
Opciones del Men Inicio:......................................................................................................... 13
CONFIGURAR LA BARRA DE TAREAS .................................................................................. 15
La posicin. ................................................................................................................................ 15
La anchura.................................................................................................................................. 16
Las propiedades.......................................................................................................................... 16
ORGANIZAR EL ESCRITORIO.................................................................................................. 16
Organizar iconos. ....................................................................................................................... 16
Organizar las ventanas. .............................................................................................................. 16
LAS VENTANAS. ........................................................................................................................ 16
Elementos de una Ventana ......................................................................................................... 16
La Barra de Ttulo. ..................................................................................................................... 16
La Barra de Mens. .................................................................................................................... 17
La Barra de Herramientas. ......................................................................................................... 17
El rea de trabajo........................................................................................................................ 18
El borde de la ventana. ............................................................................................................... 18
Las Barras de desplazamientos. ................................................................................................. 18
La Barra de Estado. .................................................................................................................... 18
Organizar el contenido de una ventana. ..................................................................................... 19
TIPOS DE VENTANAS................................................................................................................ 19
CONTROLES PROPIOS DE WINDOWS ................................................................................... 21
PROGRAMAS ............................................................................................................................... 22
EL PORTAPAPELES .................................................................................................................... 23
EL SISTEMA DE ARCHIVOS..................................................................................................... 23
Diferencia entre la memoria RAM y el almacenamiento permanente (discos):........................ 24
La estructura Jerrquica. ............................................................................................................ 24
La Red ........................................................................................................................................ 24
Las unidades de disco ................................................................................................................ 24
Tipos de unidades de discos:...................................................................................................... 24
Las Carpetas ............................................................................................................................... 25
Los Archivos.............................................................................................................................. 25
LA MEDIDA DE LA MEMORIA. ............................................................................................... 25
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MOVERSE POR EL SISTEMA DE ARCHIVOS ........................................................................ 25
Entorno de Red y Mi PC. ........................................................................................................... 25
EXPLORADOR DE WINDOWS.................................................................................................. 26
Manipulacin de discos, ficheros y carpetas.............................................................................. 26
Cmo formatear un disquete:..................................................................................................... 27
Cmo seleccionar un archivo o una carpeta............................................................................... 27
Cmo seleccionar dos o ms objetos contiguos......................................................................... 27
Cmo seleccionar elementos dispersos...................................................................................... 27
Cmo seleccionar todos los objetos. .......................................................................................... 27
Quitar seleccin.......................................................................................................................... 28
Cmo crear una carpeta.............................................................................................................. 28
Cmo copiar Archivos y Carpetas. ............................................................................................ 28
Cmo Mover Archivos o Carpetas ............................................................................................... 29
Cmo Cambiar el Nombre a un Archivo o a una Carpeta. ........................................................ 29
Cmo Borrar Archivos o Carpetas............................................................................................. 29
EL COMANDO BUSCAR ............................................................................................................ 29
Criterios de bsqueda................................................................................................................. 30
MANTENIMIENTO DE LAS UNIDADES DE DISCO.............................................................. 31
Verificar un disco....................................................................................................................... 31
Desfragmentar un disco. ............................................................................................................ 31
ACCESORIOS............................................................................................................................... 32
Bloc de Notas............................................................................................................................. 32
WordPad..................................................................................................................................... 32
Calculadora. ............................................................................................................................... 33
Paint ........................................................................................................................................... 34
MULTIMEDIA .............................................................................................................................. 35
Conceptos bsicos...................................................................................................................... 35
Tarjeta de sonido ........................................................................................................................ 35
Unidad de CD-ROM .................................................................................................................. 35
CD ROM.................................................................................................................................... 35
DVDs:....................................................................................................................................... 35
Kit de multimedia ....................................................................................................................... 36
Tarjeta de captura de video ........................................................................................................ 36
Tarjeta de compresin de video en tiempo real ......................................................................... 36
EL MDEM .................................................................................................................................. 36
CORREO ELECTRNICO........................................................................................................... 36
Ventajas del correo electrnico:................................................................................................. 36
Para ejecutar Oulook Express .................................................................................................... 37
La seccin de mensajes:............................................................................................................. 38
Crear un mensaje........................................................................................................................ 38
Introducir objetos en un mensaje ............................................................................................... 39
Despachar el mensaje................................................................................................................. 39
Enviar y Recibir mensajes.......................................................................................................... 39
INTERNET .................................................................................................................................... 40
Servicios que brinda Internet ..................................................................................................... 40
World Wide Web (WWW, Web o W3): La telaraa ................................................................. 41
BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................... 42

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EL RATN
El Ratn (Mouse) es un pequeo aparatico conectado al ordenador (PC) que cuando usted lo desliza sobre
una superficie plana (la mesa) enva una seal al ordenador indicndole la direccin en que se desplaza.
Este en respuesta hace que se mueva por la pantalla el puntero del ratn (una flecha), en la misma direccin
que el ratn por la mesa y con una velocidad proporcional a la de este.
El Ratn dispone de 2 botones que se denominan principal y secundario. Como la mayora de los usuarios
son diestros tambin se emplea la denominacin izquierdo para hacer referencia al botn principal y
derecho para hacer referencia al botn secundario. Windows permite intercambiar el funcionamiento de
ambos botones del ratn para mayor comodidad de los usuarios zurdos.

Tcnicas bsicas.
Apuntar: Desplazar el puntero del Ratn por la pantalla hasta situarlo sobre el objeto que se apunta.
Hacer clic: Pulsar y soltar el botn principal del Ratn. Normalmente esta accin sirve para
seleccionar un objeto.
Hacer doble clic: Pulsar y soltar el botn principal del Ratn dos veces consecutivas en rpida
sucesin. Esta accin sirve para abrir un objeto. Ej. Si es un programa este se
ejecutar, si es una carpeta esta mostrar su contenido.
Hacer clic con el botn secundario: Pulsar y soltar el botn secundario, esta accin sirve para
abrir el men emergente de un objeto.
Arrastrar: Apuntar un objeto, pulsar el botn principal del ratn sin soltarlo, mover el ratn por la
pantalla y cuando el objeto llegue a la posicin deseada, soltar el botn del Ratn.

* En ocasiones el puntero del Ratn suele adoptar otro aspecto

Formas que adopta el puntero del Ratn.


Icono

Nombre
Flecha
Reloj de Arena

Flecha y reloj
de Arena
Raya vertical
Flecha e
interrogacin
Prohibido
Mano

Descripcin
Indica que el estado de Windows es el normal. El usuario puede
emprender cualquier accin
Indica que el Windows est ocupado en ese momento. No se podr
emprender ninguna accin hasta que el reloj de arena desaparezca de
la pantalla.
Indica que el Windows est realizando alguna accin en ese
momento pero que no est atendindola de forma exclusiva. se
pueden emprender acciones aunque todo suceder ms lento
Windows est esperando que se haga clic para situar el puntero de
insercin (cursor parpadeante) para introducir informacin.
Windows est esperando que se haga clic en un lugar de la pantalla
para suministrarle informacin de ayuda sobre lo que aparece en esa
zona de la pantalla
No puedes soltar ah el objeto que ests arrastrando con el Ratn en
ese momento.
Tienes situado el puntero sobre un enlace de ayuda. Si haces clic ir
a la aplicacin y se ejecutar.

Nota: Estos son los punteros propios del sistema. Los programas y aplicaciones pueden utilizar punteros
distintos. Cuando veas en la pantalla un puntero que no conozcas, debes determinar si es un cambio
de aspecto de un puntero del sistema o si el programa que ests utilizando emplea ese puntero para
informarte de alguna actividad propia.

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EL TECLADO.
La mayora de las teclas del teclado de un P.C. estn dispuestas de forma similar a las de una mquina de
escribir. El teclado normal de un P.C. tiene cuatro zonas.

Zona alfanumrica: Situada en la parte inferior izquierda, es la mayor. Contiene las letras, los
nmeros, los smbolos y algunas teclas especiales como CTRL y ALL.
El teclado numrico: Situado en la parte derecha, contiene nmeros, signos aritmticos, flechitas y
ciertas palabras.
La zona de las teclas de funcin: Est situada a lo largo de la parte superior, contiene doce teclas
(F1 a F12), su utilidad vara de un programa a otro. En Windows F1 siempre se utiliza para pedir
ayuda.
La zona de cursores: Situada entre la zona alfanumrica y el teclado numrico, contiene dos
grupos de teclas de movimiento del cursor que tienen la misma funcin que las que aparecen en el
teclado numrico cuando al tecla Bloq Num est desactivada.
Tabla de Teclas importantes:

Tecla

Funcin

Intro o Enter

Valida la informacin introducida o inicia una accin. En los procesadores de texto


se utiliza para ir a la lnea siguiente.
Esc
Anula la informacin introducida o cancela una accin
Retroceso
Para borrar un carcter. Retroceso borra el carcter que haya a la izquierda del
(BS o
) punto de insercin.
Supr o Del
Supr borra el carcter que haya a la derecha del punto de insercin.
Ctrl (control) Estas teclas no realizan acciones por si misma, son las ms utilizadas para las
y Alt
combinaciones de teclas. Ej. Ctrl + C es la combinacin de teclas que se utiliza para
copiar al portapapeles
Esta tecla tampoco realiza acciones por s misma. Esta tecla en combinacin con
AltGr
una tecla que tenga tres smbolos aparecer el tercer smbolo. Ej. la @ de la tecla 2.
Mayscula
Pulsada en combinacin con una letra aparecer esa letra en mayscula, si se pulsa
( ) o Shift
en combinacin con cualquiera de las que tienen 2 smbolos, aparecer el 2do
smbolo. Ej. las comillas () en la tecla 2.
F1
Para pedir ayuda en cualquier lugar de Windows (del propio sistema o de sus
aplicaciones)
Cursores
Para mover el punto de insercin por la pantalla. Tienen forma de flechas (derecha,
izquierda, arriba, abajo)

Barra
espaciadora
Bloq Mays
(Caps Lock)

Es la barra larga que se encuentra en la parte inferior izquierda del teclado. Cada
vez que se pulse deja un espacio vaco.
Cuando est activada todas las letras se escriben en mayscula.

ENTRAR EN WINDOWS
Como a partir de Windows 95 ya es un sistema operativo, una vez instalado en el ordenador slo hay que
encender este para entrar en Windows directamente.
Windows te pedir un nombre para que te identifiques y una contrasea (Fig. 1). Esto es necesario para que
si compartes el ordenador con otras personas diferenciarte de los dems y poder personalizar a tu gusto el
escritorio.

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Fig. 1
Si ests conectado a una Red el nombre te servir para identificarte en la misma y la contrasea junto con el
nombre determinarn tus privilegios en la Red.
Una vez pasada la fase de identificacin aparecer el escritorio de Windows en el que se podr ver el cuadro
de dilogo Bienvenido. Este cuadro de Dilogo muestra una idea para que tu trabajo con Windows resulte
ms sencillo y productivo. Si quieres que este cuadro no aparezca nuevamente en pantalla haz clic en la
casilla de verificacin Mostrar la pantalla de Bienvenido para quitar la marca.

EL ESCRITORIO
El escritorio es un elemento fundamental de la interfaz de Windows, es la parte del sistema que interacta
con el usuario. Todo el trabajo que se desarrolla en Windows se realiza sobre el escritorio, as como la
comunicacin que se establece con el sistema. (Fig. 2)
Windows pretende que la pantalla del ordenador se asemeje al escritorio convencional (tu mesa de
trabajo), de manera que el entorno de trabajo te resulte familiar y agradable
Iconos

Barra de Tareas
Botn inicio

Fig. 2

En un escritorio convencional es normal encontrarse con documentos, instrumentos de trabajo (carpetas,


telfonos, etc.) todo tipo de objetos y una papelera para echar los papeles que no nos sirven. El Escritorio
de Windows sigue este modelo orientado a objetos. En l se encuentran 2 cosas, objetos y la Barra de
Tareas.
En realidad el escritorio de Windows es una carpeta que hay en el directorio de Windows, todos los objetos
que se ponen en el escritorio se estn poniendo en esa carpeta.

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SALIR DE WINDOWS
Como puedes apreciar en la Barra de Tareas del Escritorio hay un Botn nombrado Inicio, haz clic en l y
vers desplegarse un men llamado Men Inicio. La primera opcin de abajo hacia arriba es Apagar
sistema, haz clic en ella y vers la siguiente ventana (Fig.3):

Fig. 3
Aparece seleccionada la opcin apagar sistema, hacer clic en el botn Aceptar. Aparecer en la pantalla del
Display el mensaje: Espere mientras se cierra el sistema, luego aparece otro mensaje: Ya puede apagar
el equipo es entonces que lo puedes apagar (las mquinas ms modernas se apagan automticamente
despus del primer mensaje).
Nota: No se debe apagar el equipo sin haber pasado por este proceso ya que se puede daar la instalacin
de Windows.

LOS OBJETOS Y LOS ICONOS.


En el mundo real los objetos tienen una serie de propiedades (peso, tamao, forma, color, etc.). Los objetos
de Windows tambin tienen sus propiedades especficas
Un objeto es cualquiera de los elementos del ordenador: un archivo, una carpeta, una ventana, una
impresora, una unidad de disco, etc. La ventaja del modelo orientado a objetos frente a otros radica en que
cada objeto gestiona sus propias propiedades, por lo que es posible realizar las acciones que se deseen sobre
el propio objeto, en lugar de tener que hacer un programa que las haga en su lugar.
Los objetos se caracterizan porque se pueden realizar ciertas acciones con ellos o sobre ellos. Ejemplo: con
una impresora es posible imprimir y a un disquete se le puede dar formato. Cada objeto conoce todas estas
acciones con ellos o sobre ellos de las que puede ser sujeto activo o pasivo y gracias a ello, es posible, por
ejemplo arrastrar un documento a una impresora y que este se imprima.
En resumen, los objetos de Windows tienen propiedades y son susceptibles de emprender acciones. El
usuario es el que determina la configuracin de esas propiedades y la ejecucin de las acciones de un
objeto.
Tabla de objetos
Objeto
Documento
Programa
Archivos
Archivo
auxiliar
Carpeta
Dispositivo

Quin es en realidad?
Es el equivalente a un objeto real, o sea, cualesquier trabajo desarrollado por el
usuario. Ejemplo: una carta, un grfico, un sonido, etc.
Es el componente del sistema informtico (en este caso es un Software) que realiza
verdaderamente el trabajo y que te permite crear documentos.
Son los que contienen la informacin
Es un objeto auxiliar de los programas que estos necesitan para su correcto
funcionamiento. Para el usuario pasan completamente desapercibidos.
Es un sistema de organizacin de objetos. Dentro de una carpeta hay objetos
(pueden ser otras carpetas, archivos, etc.).
Cualquier parte del sistema informtico (hardware: el monitor, el ratn, tarjeta de
video, etc)

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Acceso
directo

Es un objeto que sabe dnde est otro objeto y que permite trabajar con l cmo si
se tratase del otro

ICONOS
En Windows los objetos se representan con iconos. Un icono no es ms que un pequeo dibujo que
aparece en el escritorio de Windows y que representa grficamente el objeto (el dibujo del icono suele
evocar el objeto al que representa). Debajo del icono aparece el nombre del objeto. Cuando se quiere
trabajar con un objeto lo que se hace es trabajar con su icono que aparece en el escritorio. En la prctica
es lo mismo hablar de objeto que de icono.
Los iconos pueden aparecer directamente sobre el escritorio de Windows o bien en ventanas que se abran en
este.

SELECCIN DE OBJETOS.
En la mayora de los casos para realizar acciones sobre los objetos es necesario seleccionarlos primero.
A continuacin te mostramos las diversas tcnicas que se utilizan para seleccionar objetos.

Para seleccionar un solo objeto: haz clic sobre l y se pondr de color azul oscuro, una vez
que el objeto est seleccionado podrs trabajar con l.
Para seleccionar varios obje tos contiguos: haz clic en el primer objeto y luego pulsar la tecla
Shift (mayscula) y con ella pulsada hacer clic en el ltimo objeto. Tambin se puede
seleccionar haciendo clic en una zona despejada y arrastrando el ratn se formar un rectngulo
punteado, todos los objetos que caigan dentro del rectngulo sern seleccionados al soltar el
botn del ratn.
Para seleccionar varios objetos dispersos: Se hace clic en cada uno de ellos mientras se
mantiene pulsada la tecla CTRL.
Para seleccionar todos los objetos de una ventana: Se puede pulsar la combinacin de teclas
CTRL + E o seleccionar el comando Edicin, la opcin seleccionar todo.

Para quitar la seleccin de los objetos ya seleccionados:

Si se hace clic en una parte despejada del escritorio o de la ventana en que estn los objetos
seleccionados se le quitar la seleccin a todos esos objetos
Si hay varios objetos seleccionados y slo se le quiere quitar la seleccin a uno, se mantiene pulsada
la tecla CTRL al mismo tiempo que se hace clic sobre ese objeto.
Si tienes varios objetos seleccionados de una ventana y quieres quitarle la seleccin y al mismo
tiempo seleccionar el resto de los objetos que no estn seleccionados, ejecuta el comando Edicin,
la opcin invertir seleccin.

ABRIR UN OBJETO.
Esta es la accin ms comn que se puede emprender con un objeto. Para abrir un objeto slo hay que
hacer doble clic sobre l o seleccionar el comando abrir del men emergente de un objeto (este men
aparece al hacer clic con el botn secundario del ratn sobre el objeto) o seleccionando el objeto y
pulsando la tecla intro.
Tabla de distintos objetos de Windows
Objeto

Disquete

Al abrirse

Representan a los distintos discos conectados al ordenador (bien


fsicamente, bien lgicamente mediante una red) Al abrirse
muestran el contenido del disco en una ventana.

Disco Duro
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Objeto

Al abrirse

CD-ROM
Unidad
Red

Carpeta

de

Las carpetas representan los subdirectorios de los discos. Al abrirse


muestran el contenido del subdirectorio de una ventana

Representan a cada una de las impresoras conectadas al ordenador.


Al abrirla se ver la ventana de impresora (permite controlar su
funcionamiento), con los documentos que se estn imprimiendo.
Los iconos de aplicaciones pueden ser de los ms variados, ya que
Aplicacin
cada aplicacin tiene su propio icono. Al abrirlos se ejecuta la
aplicacin
Aplicacin
Representan aplicaciones desarrolladas en
MS-Dos (no para
MS-DOS
Windows). Al abrirlos se ejecuta la aplicacin en una sesin MSDOS.
Los iconos de documentos representan trabajos del usuario (o
Documento terceras personas) realizados con las aplicaciones. Pueden ser de los
ms variados, ya que cada aplicacin tiene iconos distintos para sus
documentos. Al abrir un icono de documento se ejecuta la
aplicacin que lo cre y se carga en ella el documento
Documento Representan a documentos de texto sin formato. Al abrirlo se
de texto
ejecuta el programa Bloc de notas y se cargan en l para que puedas
leerlos.
Documento Representan a documentos de texto creados en Microsoft Word. Al
de Word
abrirlos se ejecuta el programa Word y se cargan en l. Si no se
dispone de Word se cargan en WordPad.
Imagen
Representa un archivo que contiene una imagen. Al abrirlo se carga
el programa Paint.
Objeto
Representa objetos que Windows no reconoce. Si tratas de abrirlos,
desconocido Windows los tratar como documentos, aunque te pedir que le
indiques con que programa quieres abrirlos.
Impresora

EL MEN EMERGENTE DE LOS OBJETOS.


El men emergente de un objeto (Fig. 4 y 5) es un men que aparece junto al objeto cuando se hace clic
con el botn secundario del ratn sobre l. Este men facilita el acceso a las diversas opciones que
ofrece este objeto. Casi todas las operaciones de manipulacin de los objetos tambin se pueden
realizar desde el men emergente del objeto.
Las opciones o comandos que aparezcan en el men emergente de un objeto dependern del objeto de que
se trate. Hay algunas opciones que son comunes a casi todos los objetos. Ejemplo: el comando Abrir.
Siempre que dudes de cmo emprender una accin con un objeto, haz clic sobre l con el botn secundario.

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Fig. 4

Fig. 5

Se puede hacer que aparezca el men emergente de cualquier objeto pulsando Shift + F10.
Propiedades de un objeto.
En el men emergente de la mayora de los objetos aparece el comando Propiedades. Esta opcin abre
la hoja de propiedades del objeto en cuestin, estas propiedades sirven para determinar las
caractersticas bsicas del objeto. Al hacer doble clic sobre un objeto mientras se mantiene pulsada la
tecla Alt aparece su hoja de propiedades.
BORRAR UN OBJETO.
Se puede borrar un objeto de varias maneras.

Arrastrndolo a la Papelera de Reciclaje.


Seleccionando el objeto y ejecutando la opcin Eliminar del Men Emergente.
Seleccionando el objeto y ejecutando la opcin Eliminar del Men Edicin.
Seleccionando el objeto y pulsando la tecla Supr.

En cada uno de los casos Windows te pedir confirmacin si quieres enviar ese objeto a la Papelera de
Reciclaje. Los objetos enviados a la Papelera mientras no sea vaciada, se podrn recuperar.
CAMBIAR EL NOMBRE A UN OBJETO
Se puede cambiar el nombre a un objeto utilizando de su Men emergente, la opcin Cambiar
Nombre, o directamente haciendo clic sobre el objeto, transcurrido un segundo (o ms) vuelve a hacer
clic sobre el nombre del objeto, aparecer el punto de insercin al final del mismo y se podr editar.
Tambin se podr cambiar el nombre a un objeto seleccionndolo y pulsando F2.
MOVER Y COPIAR OBJETOS.

Si quieres mover un objeto, arrstralo hasta su nuevo lugar. En este caso no veras ningn
smbolo junto al icono.
Para copiar un objeto, arrstralo mientras mantienes pulsada la tecla Ctrl. Cuando un objeto se
va a copiar aparece un signo ms (+) junto al icono mientras se arrastra.
Para crear un acceso directo de un objeto, arrstralo mientras mantienes pulsadas las teclas Ctrl
+ Shift. Aparece junto al icono una flechita mientras se arrastra.

Siempre que quieras copiar, mover o crear un acceso directo de un objeto, debes arrastrarlo sobre una
unidad de disco, sobre una carpeta o sobre el escritorio (que no es ms que una carpeta).

ARRASTRAR UN OBJETO SOBRE OTRO.


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El efecto que se producir al arrastrar un objeto sobre otro depender del tipo de objeto de que se trate.

Al arrastrar un documento sobre la aplicacin con la que se cre, esta se ejecutar y se cargar
en ella el documento.
Si se arrastra sobre una impresora un documento, este se imprimir.
Si arrastras un objeto a la Papelera de Reciclaje, el objeto se eliminar al arrastrar un objeto
sobre otro, antes de soltar el botn comprueba que este est seleccionado.

ACCESOS DIRECTOS.
Es importante insistir en que un acceso directo no es el objeto en s mismo. Si quieres tener un mismo
objeto en dos carpetas a la vez y para ello lo copias de una a otra, en el disco tendrs dos copias de ese
objeto con el consiguiente desperdicio de memoria. Si utilizas un acceso directo en lugar de una copia
del objeto, tendrs el objeto en las dos carpetas habiendo consumido mucho menos memoria.
Creacin de un Acceso directo.
Hay tres maneras de crear un acceso directo.

Hacer que aparezca el Men Emergente del objeto que se le quiere crear el acceso directo y
escoger esta opcin.
Arrastrar el objeto mientras se mantiene pulsada la tecla Ctrl + Shift.

OBJETOS BSICOS DEL ESCRITORIO.


Cuando se comienza a trabajar con Windows el Escritorio aparece con unos pocos objetos en l. A
medida que se va personalizando aparecen otros. Inicialmente aparecen Mi PC, Entorno de Red y la
Papelera de Reciclaje.

Su icono representa al ordenador en el Escritorio. Al abrirlo (haciendo doble clic sobre l)


aparecen varios elementos. Fig. 6

Fig. 6

Un icono por cada unidad de disco (disquete, disco duro, CD-ROM) que est conectado al
ordenador. Al hacer doble clic sobre cualquiera de ellos se podr ver su contenido en su ventana
correspondiente.
Una carpeta denominada Impresora: Al abrirla se ver un icono por cada impresora que tengas
instalada al ordenador y un icono para agregar nuevas impresoras.
Una carpeta denominada panel de Control. Al abrirla se ver un icono por cada aspecto del
sistema susceptible de configuracin. Fig. 7

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Fig. 7

Por tanto Mi PC te proporciona el acceso a todos los recursos del ordenador, tanto para usarlos como
para configurarlos.

El icono Entorno de Red sirve para acceder a los recursos de la Red con toda facilidad
como si estuvieran en tu propio PC. Dentro de l encontrars un icono para cada servidor al que tengas
acceso y otro denominado Toda la red en el que aparecern los grupos de trabajo que tengan creados y
que te permitir buscar por toda la red cuando quieras acceder a los recursos de otro ordenador. Fig. 8

Fig. 8

La misin de la Papelera de Reciclaje consiste en eliminar los objetos que tu desees. Los
objetos que se envan a la Papelera de Reciclaje no se eliminarn inmediatamente, sino que permanecen en
ella hasta que la vaces, si no se ejecuta el comando vaciar de la Papelera de Reciclaje podrs recuperar los
objetos que hayas enviado a ella.
Casos en que la Papelera de Reciclaje no funciona y no es posible recuperar el objeto eliminado.

Al eliminar un objeto pulsando las teclas Shift + Supr.


Cuando se elimina un objeto que est en un disquete.
Cuando se borra un archivo en una sesin de MS-DOS.
Cuando se borra un objeto que est en una aplicacin no diseada para Windows.
Cuando hayas desactivado la opcin de uso de la Papelera.

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BARRA DE TAREAS.
La Barra de Tareas (Fig. 9) es quizs el elemento ms importante de la interfaz de Windows, ya que sirve
para acceder y controlar todos los aspectos de tu trabajo con el ordenador. Est situada a lo largo del borde
inferior del Escritorio y consta de tres zonas.
El Botn Inicio est situado en su extremo izquierdo y sirve para elegir los programas o documentos que
se quieren usar, as como para configurar el sistema, buscar ayuda y salir de Windows.
En la parte central de la Barra de Tareas te puedes encontrar dos tipos de iconos: los iconos de las
aplicaciones que se estn ejecutando y los iconos de las carpetas que se tengan abiertas en el escritorio.
Estos iconos te permiten conocer en todo momento qu ventanas y aplicaciones tienes abiertas y pasar
ellas con slo hacer clic sobre su icono en la Barra de Tareas.
En la zona de la derecha aparecen los controles e indicadores del sistema (hora, cola de impresin,
volumen, mdem, etc.). Estos controles te permiten acceder fcilmente a las funciones del sistema que
representan (con slo hacer clic sobre ellos).

Fig. 9

El Men Inicio.
El Botn Inicio que aparece en el extremo izquierdo de la Barra de Tareas es el verdadero centro de control
de Windows. Si haces clic en l se desplegar el men inicio. Fig. 10 (Tambin aparecer ese men
pulsando las teclas Ctrl + Esc o la tecla Windows), desde el que podrs acceder prcticamente a todos los
componentes de Windows. Este ser el botn que ms pulses cuando trabajes con Windows.

Fig. 10

En el Men Inicio encontrars diversas opciones, las cuales, a su vez pueden dar paso a otras. Para
seleccionar una opcin de este men slo tienes que situar el puntero del ratn encima de ella y se
seleccionar resaltndose en color azul oscuro, si la opcin muestra a su derecha la cabeza de una
flecha, transcurrido un segundo se desplegar el submen de esa opcin, cuando llegues a la opcin
que desees podrs activarla haciendo clic sobre ella.
Opciones del Men Inicio:

Programas

Mediante esta opcin podrs ejecutar todas las aplicaciones que tengas instaladas en el ordenador,
incluyendo las propias de Windows y las que se hayan instalado. Al seleccionar esta opcin se desplegar
un submen con iconos y carpetas, los iconos ejecutan directamente programas, las carpetas agrupan iconos
relacionados. La instalacin normal de Windows hace que aparezcan los siguientes iconos y carpetas en el
men programas:

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Accesorios: Esta carpeta contiene todos los accesorios que vie nen con Windows y que se hayan elegido
instalar. Ejemplo: el procesador de texto WordPad, el Paint, etc.
Inicio: Cualquier programa que haya en esta carpeta se ejecutar automticamente cada vez que se
arranque Windows.
Explorador de Windows: Este icono ejecuta el explorador de Windows, un programa diseado para
gestionar los archivos y carpetas del sistema.
MS-DOS: Con este icono se inicia una sesin de MS-DOS, se abrir una ventana con el indicador del
Dos y desde donde se podr ejecutar cualquier programa en MS-DOS.
A medida que se vayan instalando aplicaciones, sus iconos irn aadiendo a la opcin programa del Men
Inicio.

Documentos: Esta opcin contiene una lista con los ltimos documentos que hayas utilizado en
Windows (slo admite 15 documentos, al abrir el 16 se eliminar el ms antiguo existente). De esta
manera en cualquier momento que quieras trabajar con un documento con el que hayas trabajado
ltimamente, slo tienes que desplegar el Men Documentos y hacer clic sobre l en el submen que
aparece, ejecutndose automticamente la aplicacin necesaria y cargndose en esta el documento.

Nota: Si quieres borrar el contenido del Men Documentos despliega el men emergente de la Barra de
Tareas, activa la opcin Propiedades, dentro de estas activa la pestaa Programas del Men Inicio,
haz clic en el Botn Borrar.

Configuracin: Esta opcin facilita el acceso a todas las posibilidades de configuracin de Windows.
Contiene tres subopciones:

Panel de Control: Permite configurar todos los dispositivos de Windows.


Impresoras: Al abrir este icono aparecer un icono por cada impresora instalada en el sistema y uno
para agregar impresoras nuevas. Estos iconos permitirn configurar el comportamiento de las
impresoras.
Barra de Tareas: Esta opcin abre el cuadro de dilogo Propiedades de la Barra de Tareas, el cual
permite configurar diversos aspecto de la misma.
Buscar: Esta opcin del Men Inicio permite buscar objetos en el sistema. Estos objetos pueden ser de
tres tipos.
Archivos o carpetas: Permite buscar archivos o carpetas que estn en cualquier disco del ordenador o
de la red.
PC: Mediante esta opcin se puede buscar un ordenador en la red.
The Microsoft NetWork: Si se tiene contratado el acceso a Microsoft NetWork (la red Microsoft) esta
opcin permite buscar cualquier cosa en esta red.
Ayuda: Te permite solicitar ayuda a Windows de manera interactiva en pantalla, la ayuda es una parte
fundamental de Windows y de sus programas. En general siempre que quieras buscar informacin sobre
Windows ejecuta el comando Ayuda del Men Inicio. Fig. 11

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Fig. 11
Partes de la ventana Temas de Ayuda:
La pestaa Contenido te permite buscar ayuda sobre un tema, los que estn organizados de la
misma forma que el ndice de un libro.
La pestaa ndice te permite buscar ayuda sobre un concepto introduciendo una palabra clave.
Windows te mostrar todas las entradas de ayuda que contienen esa palabra clave, podrs elegir
la que necesites.
La pestaa Buscar, permite buscar ayuda sobre cualquier aspecto a partir de una palabra o de una
frase cualquiera, sin tener que conocer la palabra clave.
En la zona central de la ventana es donde aparece la informacin de ayuda que encuentres.
Si solicitas ayuda de un programa (que no sea la propia ayuda de Windows), tambin pueden
aparecer otras pestaas en dicha ventana, la funcin de estas pestaas adicionales depender del
programa de que se trate.
Ejecutar: Esta opcin abre el cuadro de dilogo Ejecutar el cual te permite ejecutar un programa sin
necesidad de hacer doble clic sobre su icono, ni de utilizar el comando Abrir de su Men emergente.
Este sistema es ms complicado que recurrir al icono ya que debes conocer la va de acceso y el nombre
exacto del programa ejecutable.
Apagar el sistema: Esta opcin, la ltima del Men Inicio, te permite iniciar la secuencia de apagado
del sistema. Como se te explic anteriormente, esta opcin es la nica manera aconsejable de apagar el
ordenador (si lo apagas sin utilizar esta opcin, te arriesgas a que se produzcan prdidas de informacin).

CONFIGURAR LA BARRA DE TAREAS


La posicin.
La Barra de Tareas aparece en la parte inferior de la pantalla, sin embargo puedes colocarla a los lados o en
la parte de arriba, slo tienes que hacer clic en una parte despejada de ella y arrastrarla al lado que quieres
que aparezca.

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La anchura.
Si abres muchas ventanas sus iconos aparecen en la Barra de Tareas muy pequeos para que quepan todos,
entonces puedes aumentar el ancho de esta, coloca el puntero del Ratn en el lado de la misma que de al
Escritorio, cuando el puntero se convierta en una flecha de dos cabezas, haz clic y arrastra el ratn hacia el
escritorio para ensanchar la Barra o hacia el borde de la pantalla para estrecharla.

Las propiedades.
La Barra de tareas como la mayora de los objetos de Windows tiene una hoja de propiedades que permite
controlar su funcionamiento y caractersticas. Para llegar a ella ejecuta el comando propiedades del Men
Emergente de la Barra de tareas, el cual aparece cuando se hace clic con el botn secundario del Ratn en
una zona despejada de propia Barra.

ORGANIZAR EL ESCRITORIO.
Organizar iconos.
Ejecuta el Men emergente del escritorio (clic en el Escritorio con el botn secundario del Ratn) y escoge
la opcin Organizar iconos, puedes ordenar todos los iconos por diferentes conceptos: nombre, tipo,
tamao, fecha. Para ello elige cualquiera de las opciones al efecto.
Tambin puedes alinear los iconos escogiendo esta opcin en el Men emergente del Escritorio.

Organizar las ventanas.


Si abres el Men emergente de la Barra de tareas, adems del comando Propiedades que ya conoces vers
cuatro opciones ms (Cascada, Mosaico horizontal, Mosaico vertical y Minimizar todas las ventanas), cada
una de estas opciones te permitir realizar una organizacin conjunta de todas las ventanas.

LAS VENTANAS.
Sabrs que Windows significa Ventanas y que las ventanas son uno de los elementos ms importantes del
entorno de Windows, por lo que es imprescindible que las conozcas bien.
Todo el trabajo que se realiza con Windows (excepto el que hagas en el propio escritorio) se desarrolla
dentro de una ventana. Una ventana no es ms que la representacin de un trabajo que se est llevando a
cabo en Windows. Como Windows te permite tener abiertas varias ventanas a la vez, se pueden realizar
distintos trabajos a la par. Todas las ventanas de Windows son similares.

Elementos de una Ventana


Aunque puedes encontrar ventanas que no tengan algunos de los elementos que se explican a continuacin,
ser muy difcil que te encuentres con una ventana que tenga elementos que no aparezcan aqu.

La Barra de Ttulo.
Su misin es identificar la ventana (el nombre de la ventana aparece en la barra de ttulo), tambin identifica
si la ventana est activa (cuando la barra de ttulo est de color azul oscuro significa que es la ventana
donde nos encontramos trabajando). Esta barra tambin permite mover la ventana por la pantalla (haz clic
en un lugar despejado de la barra de ttulo y arrastra el Ratn sin soltar el botn y colcala en el lugar que
desees).
La Barra de ttulo contiene, de izquierda a derecha, algunos elementos muy importantes:
El Men de control: Se identifica porque aparece como un icono que depende del tipo de ventana de
que se trate, pero su funcionamiento es siempre igual: si haces clic sobre l se abrir de men control.

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Las opciones de este men sirven para realizar operaciones con la ventana (minimizarla, maximizarla,
restaurarla, cambiar su tamao, su posicin en pantalla y cerrarla.
El ttulo: su misin es identificar la ventana.
El botn Minimizar: Al hacer clic sobre este botn la ventana se reduce a su icono y se sita en la Barra
de tareas y no ocupa espacio en la pantalla. Para que la ventana recupere su tamao originar (restaurarla)
slo hay que hacer clic en el icono que ahora ocupa en la Barra de tareas. Si la ventana que se minimiz
es una ventana de documento aparecer dentro de la ventana de la aplicacin y no en la Barra de tareas.
El Botn Maximizar: Sirve para que la ventana ocupe todo el tamao de la pantalla (se maximiza).

Elementos de una ventana. Fig. 12

Men Control

Maximizar

Barra de Ttulo

Minimizar

Barra de
Mens

Cerrar
Barra de
Herramientas

rea de
Trabajo

Borde de la
Ventana

Barras de
desplazamiento

Barra de Estado
Fig. 12

El Botn Restaurar: Siempre que una ventana es minimizada o maximizada el botn Restaurar ocupar
el lugar de estos. Su papel es el de restaurar la ventana con el tamao que tena anteriormente.
El Botn Cerrar: Cierra completamente la ventana. Finaliza su ejecucin.
Nota: Si mantienes pulsada la tecla Shift a la vez que haces clic en el Botn Cerrar de una ventana se
cerraran todas las ventanas que abriste para llegar a ella.

La Barra de Mens.
No todas las ventanas tienen Barras de Mens. Los Mens son unas palabras que aparecen escritas en esta
barra y su misin es la de ofrecer las distintas acciones que se pueden realizar. Cuando se hace clic sobre
una de estas palabras, el men se despliega ofreciendo diversas opciones o comandos (tambin se puede
desplegar estos mens pulsando la tecla Alt + la primera letra del men correspondiente. Ejemplo: Alt + A
para desplegar el men Archivo). Una vez desplegado el men puede ejecutar el comando que te interese
haciendo clic sobre l.

La Barra de Herramientas.
En muchos casos hay ms de una Barra de herramientas. Estas barras contienen botones o iconos que sirven
de atajo para ejecutar los comandos ms frecuentes. Hacer clic sobre uno de esos botones es equivalente a

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seleccionar un comando de un men pero de una forma ms rpida (todas las acciones que puedes realizar
con la barra de herramientas tambin las puedes llevar a cabo desde los mens).

El rea de trabajo.
El rea de trabajo es la gran zona de color claro que se encuentra en el centro de la ventana. En esta zona es
donde se ve el contenido de la ventana y donde el usuario puede trabajar. En determinadas ventanas puede
no existir esta zona.

El borde de la ventana.
Es el contorno que delimita la ventana. Al situar el puntero sobre cualquiera de estos bordes toma una forma
de doble saeta, cuando esto ocurre y haces clic y arrastras el ratn podrs cambiar el tamao de la ventana
(aumentarlo o disminuirlo en dependencia hacia donde arrastres el ratn).

Las Barras de desplazamientos.


Las Barras de desplazamiento aparecen situadas a lo largo del borde derecho y del borde inferior de la
ventana. Puede que no aparezca ninguna o que slo parezca una. Su misin es la de permitir desplazar el
contenido de la ventana, vertical u horizontalmente segn la barra.
En algunas ocasiones la ventana es demasiado pequea para permitir ver toda la zona de trabajo. En tales
casos las barras de desplazamiento permiten ver las zonas ocultas, desplazando el rea de trabajo hasta que
se vea en la ventana el rea que te interesa.
Las barras de desplazamiento tienen tres partes (Fig.13):

Zona donde debes hacer clic


para avanzar o retroceder
una pgina

Flechas de
desplazamiento

Cuadro de
desplazamiento

Fig. 13
Si quieres que el desplazamiento sea leve, haz clic en una flecha de desplazamiento (puedes mantener
pulsado el botn del Ratn sobre una flecha de desplazamiento para que el desplazamiento sea
continuo).
Si quieres desplazar el rea de trabajo una pgina arriba o abajo o hacia los lados, haz clic en una de las
zonas ms claras de la Barra de desplazamiento.
Si quieres desplazarte a un lugar exacto del rea de trabajo, arrastra el cuadro de desplazamiento hasta la
posicin que desees dentro de la Barra de desplazamiento.

La Barra de Estado.
La Barra de estado cuando aparece en una ventana, suele estar situada a lo largo del borde inferior de la
misma. La misin de esta barra es la de mostrar informacin sobre los que sucede en la ventana. Ejemplo:
en un procesador de textos en la Barra de estado aparece el nmero de la pgina en la que se encuentra el
cursor.

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Organizar el contenido de una ventana.
En dependencia del tipo de ventana de que se trate puedes organizar su contenido (Si es una ventana de
documento no tiene objetivo alinear los iconos ya que no los tendr). El Men Ver que se encuentra en
todas las ventanas te permitir organizar el contenido de casi todas las ventanas, as como permite que
aparezcan o desaparezcan las diferentes Barras de Herramientas.

TIPOS DE VENTANAS.
Existen distintos tipos de ventanas, estos tipos se podran clasificar atendiendo a diversos criterios; pero a
los efectos prcticos hay una clasificacin muy importante que es la que distingue entre ventanas de
aplicaciones y ventanas de documentos (Fig. 14)
La ventana de Aplicacin: es aquella en la que se est ejecutando una aplicacin o programa. Ejemplo:
una ventana de aplicacin es la que est ejecutando el programa hoja de clculo (Excel), lo ms importante
de estas ventanas es que pueden contener ventanas de documentos en su interior.
Las ventanas de Documentos: es aquella que contiene un documento que se est creando con un programa
de aplicacin. Estas ventanas se caracterizan porque siempre estn dentro del rea de trabajo de una ventana
de aplicacin y no pueden salir de ella.
Otros tipos de ventanas que se utilizan a menudo son las ventanas de carpetas y de discos (Fig. 15).
Tambin son muy importantes los cuadros de dilogo (Fig.16), un tipo especial de ventanas, estas facilitan
la introduccin de datos por parte del usuario. Existen muchos otros tipos de ventanas. Las distintas formas
o funciones que adopte una ventana slo representar un pequeo cambio de matiz en la forma de abordar
el trabajo con ella.
Los Cuadros de Dilogo.
Un cuadro de dilogo es un tipo de ventana especial que est diseada con un propsito muy definido:
solicitar al usuario informacin adicional para algn proceso o accin que vaya a llevar a cabo, y facilitar a
este la introduccin de esa informacin.
Diferentes tipos de cuadros de dilogo.
Windows te quiere comunicar un mensaje: Este tipo de cuadro de dilogo slo tiene un botn
(Aceptar) que debes pulsar despus de leer el mensaje.
Windows quiere que realices una eleccin: Normalmente la eleccin estar entre muy pocas
posibilidades (Si, No y Cancelar).
Windows necesita ms informacin: A veces ser imprescindible que aportes datos para llevar a cabo
una accin, entonces aparecer un cuadro de dilogo como el que te mostramos anteriormente en la Fig.
16.
Cuadro de dilogo con pestaas o fichas (Fig. 17): Cada una de las pestaas de ese tipo de cuadro de
dilogo agrupa un conjunto de controles que recaban informacin sobre un aspecto determinado, cada
una de ellas tiene un separador en la parte superior en el que aparece escrito su nombre. Slo es posible
ver una pestaa del cuadro de dilogo a la vez. Para pasar a cualquier pestaa debes hacer clic sobre su
separador.

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VENTANA DE APLICACIN

VENTANA DE DOCUMENTO

Fig. 14

Fig. 15

Fig. 16

Fig. 17

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Tipos de controles con los que se suministra la informacin a travs de los cuadros de dilogos (Fig.
18).
Botones de Comandos: Los botones de comandos que aparecen en los cuadros de dilogo son:
Aceptar, Cancelar, Ayuda. Cuando en un cuadro de dilogo se ha introducido informacin que no se
puede cancelar este botn aparece sustituido por el botn Cerrar.
Cuadros de texto: Se utilizan para introducir texto o nmeros. Primero hay que hacer clic en el cuadro
de texto para seleccionarlo.
Listas desplegables: Son recuadros que tienen un botn en forma de flecha en su extremo derecho. Si
haces clic sobre la flecha, se desplegar una lista con diversas opciones, entre las que podrs seleccionar
las que desees.
Botones de opcin: Normalmente este control se utiliza cuando hay un grupo de opciones excluyentes
entre s. Al hacer clic sobre el botn de una de las opciones, se selecciona esa opcin y se deselecciona la
que estuviese elegida con anterioridad. La opcin seleccionada es aquella que muestra un punto negro
grueso en su interior.
Casillas de verificacin o cuadros de control: Tambin sirven para seleccionar opciones, pero con este
control puedes seleccionar tantas como desees. Normalmente las opciones que hacen uso de este control
son opciones que slo pueden tomar dos valores: activas o desactivas (si o no).
Botones de
Comandos

Casilla de
verificacin

Botones
de opcin

Cuadro
de texto
Cuadro de Lista

Cuadro de lista
desplegable

Fig. 18

CONTROLES PROPIOS DE WINDOWS


Este tipo de controles tienen la misma finalidad que los que se explicaron anteriormente, aunque slo
se encontrarn en las aplicaciones diseadas especficamente para Windows (98 y 2000).

Cabecera de columna: Sirve para gestionar la anchura de columnas de informacin y para


proporcionarles un ttulo. Arrastrando los extremos del control se cambia la anchura de la columna.
Fig. 19
Indicador de progreso: Sirve para mostrar al usuario la proporcin que se ha completado de un
proceso. Fig. 20
Control deslizante: Sirve para elegir un valor que est dentro de un rango determinado. El valor
seleccionado se cambia moviendo el indicador. Fig. 21
Control numrico: Consiste en la combinacin de una barra de desplazamiento con un cuadro de
texto. Al hacer clic en las flechas de desplazamiento aumenta o disminuye el valor seleccionado.
Tambin se puede introducir directamente en el cuadro de texto. Fig. 22
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto
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Pestaa: Sirve para pasar de una pgina (ficha) a otra en un mismo cuadro de dilogo (para lo cual
slo hace falta hacer clic sobre la pestaa deseada) con el fin de seleccionar opciones en esa pgina.
Fig. 17

Fig. 19

Fig. 20

Fig. 22

Fig. 21

PROGRAMAS
Los Programas son el elemento central de un sistema informtico. Los ordenadores existen para
ejecutar programas.
Cualquier sistema operativo y el Windows no es una excepcin, est pensado para crear un entorno en
el que se puedan ejecutar programas. Un sistema operativo es casi completamente intil por s mismo,
ya que slo sirve para realizar las denominadas tareas del sistema, que no son productivas desde el
punto de vista del usuario normal que pretende utilizar el ordenador para llevar a cabo diversas tareas
de todo tipo: escribir cartas, realizar clculos, almacenar datos, etc. La realizacin de estas tareas est
encaminada a unos objetos especiales denominados programas.
Desde el punto de vista tcnico, un programas es un archivo que contiene cdigo ejecutable, es decir,
instrucciones para el ordenador que tiene la misin de identificar a este la manera de llevar a cabo una
tarea.
Desde el punto de vista prctico, un programa es un objeto que sabe llevar a cabo una tarea que puede
ayudar a facilitar el trabajo del usuario.
Nota: Los trminos programa y aplicacin son prcticamente sinnimos.
Tipos de programas (atendiendo al criterio de utilidad del programa).

Procesadores de textos. Ejemplo: El Word.


Hojas de clculos. Ejemplo: El Excel.
Gestor de Bases de datos: Ejemplo: El Access.
Programas de dibujos: Ejemplo: El Paint.
Programas de presentaciones: Ejemplo: El PowerPoint.

Hay otros tipos de programas atendiendo al sistema operativo para que fueron creados.

Programas para DOS (Disk Operating System). Primer sistema operativo que se utiliz en los PC.
Programas para Windows 3.
Programas para Windows.

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Nota: Windows puede ejecutar los tres tipos de programas; pero la regla no se aplica en sentido
inverso. Windows 3 puede ejecutar programas del DOS pero no de Windows. El DOS slo
ejecuta programas para el DOS.
Relacin entre programa y documento.
Windows crea una relacin invisible pero muy efectiva entre el programa y los documentos que son
creados por l. Gracias a esta relacin Windows puede reconocer a qu programa corresponde un
determinado documento y al abrir el mismo ejecuta la aplicacin en donde se cre. Ejemplo si haces
doble clic sobre un documento creado en Word, Windows ejecutar el programa Word.
EL PORTAPAPELES
Una de las caractersticas ms importantes del entorno de trabajo que proporciona Windows a los
programas consiste en la posibilidad de que estos compartan datos entre ellos. En Windows resulta muy
fcil coger unos datos que tengas en un programa de hoja de clculo y copiar esos datos en un
programa procesador de textos o a la inversa.
Todo el trabajo de transferencia de datos entre aplicaciones se sustenta en una zona de memoria
especial de Windows denominada Portapapeles. A travs del portapapeles es posible copiar los datos
de un programa a otros, e incluso dentro del mismo programa.
Pasos del funcionamiento del portapapeles.
1. Seleccionar los datos que se desean copiar de una aplicacin a otra o dentro de la misma
aplicacin.
2. Copiar los datos en el portapapeles (haciendo clic en el botn copiar de la Barra de Herramientas o
haciendo clic en la opcin copiar del Men Edicin o en la opcin copiar del Men emergente),
quedando intacto el original o borrando el original si se desean mover los datos, para esto ltimo es
necesario Cortar el texto seleccionado (haciendo clic en el botn Cortar (las tijeras) de la Barra de
Herramientas o haciendo clic en la opcin cortar del Men Edicin o en la opcin cortar del Men
Emergente).
3. Pegar los datos copiados o cortados en el Portapapeles hacia su nueva ubicacin (haciendo clic en
el botn Pegar de la Barra de Herramientas o en la opcin Pegar del Men Edicin o en la opcin
Pegar del Men Emergente).
Una vez que los datos se pegan en su nueva posicin, sigue existiendo una copia de ellos en el
Portapapeles, por lo que es posible volver a pegarlos tantas veces como sea necesario. Estos datos slo
permanecen en el Portapapeles hasta que se vuelva a realizar otra operacin de Copiar o Cortar datos,
el portapapeles slo puede contener una sola cosa a la vez.
Atajos de teclado para las operaciones con el Portapapeles.
Operacin
Copiar
Cortar
Pegar

Atajos del teclado


Ctrl + C
Ctrl + Ins
Ctrl + X
Mays + Supr
Ctrl + V
Mays + Ins

EL SISTEMA DE ARCHIVOS
Todos los datos que se almacenan en un ordenador residen en los denominados Archivos (Ficheros).
Conocer el sistema de archivos de un sistema operativo es lo mismo que conocer la manera en que ese
sistema organiza la informacin. Este conocimiento te permitir ordenar tus datos, localizar cualquier
dato en cualquier momento, etc.

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El sistema de archivos (tambin llamado de ficheros), es el conjunto de convenios que un sistema
operativo sigue para almacenar informacin en los dispositivos de un ordenador.
Comprender el sistema de archivos es un paso imprescindible para desenvolverse con soltura en
cualquier sistema operativo y, por supuesto tambin en Windows.
Diferencia entre la memoria RAM y el almacenamiento permanente (discos):

La memoria RAM (Ramdom Access Memory) es una memoria de pequeo tamao, muy rpida y
que pierde su contenido al apagarse el ordenador.
Los discos por el contrario, son grandes, lentos y no pierden su informacin al apagarse el
ordenador. Los discos son los que almacenan de forma permanente los programas y datos del
usuario.

Cuando se quiere ejecutar un programa, el ordenador copia ese programa desde el disco a la memoria
RAM (a esto se llama cargar) y luego ejecuta el programa desde esta. Si haz escrito un documento en
un procesador de texto y quieres conservarlo por largo tiempo, tienes que ejecutar el comando Guardar
(grabar o salvar) y lo que sucede es que el ordenador hace una copia en un disco de ese documento que
se encuentra en una zona de la memoria RAM, a esa copia se le denomina Archivo. La memoria RAM
no forma parte del sistema de archivos.
La estructura Jerrquica.
Es importante que conozcas la forma en que se organiza la informacin que est almacenada
permanentemente, ya que te posibilita que puedas encontrar rpidamente el archivo que buscas.
El sistema de archivos de Windows (98 y 2000) se organiza de forma Jerrquica como el organigrama
de una empresa. El nivel ms alto del organigrama es la red, compuesta de ordenadores. El siguiente
peldao sera el ordenador, el cual contiene unidades de disco, que son el siguiente nivel. Dentro de las
unidades de disco estn las carpetas. Por ltimo, dentro de estas aparecen los archivos. Esta es la
estructura jerrquica del sistema de archivos del Windows.
La Red
Una red no es ms que un grupo de ordenadores conectados entre s para que puedan compartir sus
recursos (Ejemplo: impresoras, discos duros, etc.). Si no ests conectado a una red tu ordenador ocupa
el puesto ms alto dentro de la estructura jerrquica.
Las unidades de disco
Dentro de tu PC, o de otro ordenador de la red estn las unidades de discos, que son los dispositivos
que verdaderamente contienen la informacin. Hay diversos tipos de unidades de disco pero tienen la
misma funcin: almacenar los archivos.
Cada una de las unidades de discos se identificar por un nombre. Normalmente el nombre de las
unidades es una letra seguida por dos puntos (A:, B:, C:, etc.) Las letras A y B se reservan para las
unidades de disquetes, la letra C para la primera unidad de disco duro y las dems se reparten entre los
dems tipos de discos que tenga el ordenador.
Nota: Si se crean particiones (divisiones) en el disco duro, es como si tuvieras varios discos duros en el
ordenador y cada particin tendr un nombre (D:, E:, etc.).
Tipos de unidades de discos:

Disquetes de 51/4 pulgadas: Removibles, de poca capacidad, lentos y muy baratos, muy delicados.
Ya estn casi en desuso.

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Disquetes de 3 1/2 pulgadas: Iguales caractersticas que el anterior pero algo ms modernos.
Disco Duro: Fijos, de alta capacidad, muy rpidos y de precio asequible.
CD-ROM: Removibles y slo de lectura, algo ms lentos que los discos duros, con similar
capacidad y en ocasiones con ms capacidad. Tienen un precio asequible.

Las Carpetas
Como los discos suelen tener una capacidad de almacenamiento muy grande, se hace imprescindible
organizar su espacio de alguna manera. Para ello se utilizan las carpetas (antes llamadas directorios).
Las carpetas no son ms que compartimentos que se crean en los discos para organizar la informacin
(como cajones en los armarios). Tambin pueden crearse carpetas dentro de otras carpetas.
Al disco se le llama directorio Raz, y se le representa con una barra invertida (/ Back Slash). Si se
quiere referir a un archivo (Ejemplo: Clases.doc) que est en el disco C:, deberas hacerlo como C: /
Clases.doc.
Si te vas a referir a una carpeta debers usar su nombre (ejemplo, Datos. Si te vas a referir a una carpeta
que est dentro de otra, debers separar sus nombres con barras invertidas (ejemplo: Datos /Ventas.
Nota: Si haces referencia a /Datos te estars refiriendo a una carpeta que est en el directorio Raz del
disco actual, mientras que si te refieres a Datos te estars refiriendo a una carpeta que est
dentro del directorio en el que ests ahora.
Los Archivos
Representan el ltimo peldao de la estructura jerrquica del sistema de archivos, aunque es el ms
importante puesto que son los objetos que realmente contienen la informacin. Cada archivo se
identifica por su nombre, precedido por la extensin.
Hay tres tipos fundamentales de Archivos:

Archivos ejecutables: Son aquellos que se pueden ejecutar, es decir los que ponen en
funcionamiento un programa.
Archivos complementarios: Algunas veces los programas necesitan archivos accesorios adems del
ejecutable, estos archivos accesorios son los archivos complementarios, que no sirven para nada por
s mismos, pero que resultan imprescindibles para que un programa funcione.
Archivos de datos (o de documentos): Estos archivos contienen los datos del usuario que han sido
creados por un programa. Ejemplo una carta.

LA MEDIDA DE LA MEMORIA.
La memoria se mide en bytes (Un byte est compuesto por 8 bits).
Un byte es la mnima unidad de memoria que permite representar un carcter (una letra, un nmero, un
smbolo, etc.). Como esta unidad es tan pequea se han habilitado otras mayores.

Kilobytes (Kb) Son 1 024 bytes, es la unidad ms empleada, suele abreviarse con una K.
Megabytes (Mb) 1 024 Kilobytes, ms de 1 milln de bytes (1 048 576).
Gigabytes (Gb) 1 024 Megabytes, ms de mil millones de bytes (1 073 741 824).

MOVERSE POR EL SISTEMA DE ARCHIVOS


Hay tres formas bsicas para moverse por el sistema de archivos de Windows : los iconos Entorno de
Red, Mi PC y el Explorador de Windows. Adems hay una forma ms directa: el comando Buscar.
Entorno de Red y Mi PC.

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Estos dos iconos te proporcionan el acceso ms sencillo y natural a cualquier lugar del sistema de
archivos, y ambos se encuentran en el escritorio.
El icono Entorno de Red slo aparecer en tu escritorio si tienes instalada una Red.
Icono Entorno de Red.
Si haces doble clic sobre el icono Entorno de Red, vers un icono por cada uno de los ordenadores que
haya en tu grupo de trabajo (incluyendo el tuyo), as como un icono adicional denominado Toda la
Red que sirve para acceder a otros recursos de la red que no estn en tu grupo de trabajo.
Para acceder a cualquier ordenador de la red slo tienes que hacer doble clic sobre su icono. Entonces
se abrir una ventana en la que aparecern las unidades de disco de dicho ordenador que estn
compartidas y podrs trabajar con los discos, carpetas y archivos a los que tengas acceso en ese
ordenador.
Mi PC
Para Abrir la ventana de Mi PC hay que hacer doble clic sobre su icono que se encuentra en el
Escritorio. (Fig. 6) Esta ventana contiene un icono por cada unidad de disco conectada a tu ordenador.
Tambin dispone de hasta tres carpetas especiales (Panel de Control, Impresoras y Acceso telefnico a
redes). Los iconos de las unidades de disco te proporcionan el acceso al contenido de cada disco.
Para ver el contenido de un disco slo hay que hacer doble clic sobre su icono. Se abrir una ventana en
la que aparecern los archivos y carpetas que contiene ese disco. Si quieres ver el contenido de una
carpeta, haz doble clic sobre ella. De nuevo se abrir otra ventana que te mostrar el contenido de esa
carpeta (otras carpetas y archivos).
Nota: Si la unidad de disco no es de disco fijo (ejemplo de 3 , 5 o CD-ROM), debers tener
introducido un disco en ella para poder acceder a la misma o dar un error.
Si quieres abrir la carpeta inmediatamente anterior a la estructura jerrquica a la que tengas abierta,
slo tienes que pulsar la tecla retroceso ( ) Backspace) cuando la ventana en cuestin est activa.
Una vez que tengas a la vista el archivo o carpeta que te interesa no tienes mas que seleccionarlo y
emprender con l la accin que desees (copiar, mover, eliminar o cambiarle el nombre).
Si quieres crear una carpeta nueva abre la unidad de disco o la carpeta donde la quieres crear y
despliega el Men Archivo de la ventana, haz clic en la opcin Nuevo, clic en la opcin Carpeta.
Aparecer una carpeta con el nombre Nueva Carpeta que te dar la posibilidad de ponerle el nombre
que desees.
EXPLORADOR DE WINDOWS
Manipulacin de discos, ficheros y carpetas.
Vimos anteriormente que MI PC permita moverse por el sistema de archivos y manipular los archivos
y carpetas. La segunda manera para moverse por el sistema de archivos de Windows consiste en utilizar el
Explorador de Windows. En realidad el Explorador no es ms que una ventana del sistema de archivos a la
que se ha aadido una sesin a la izquierda con la estructura jerrquica del sistema de archivos, mientras
que en la derecha se ve el contenido del objeto seleccionado. Fig. 23
Para acceder al Explorador tienes tres caminos:

Utilizar el comando Explorador de Windows que aparece en la parte inferior del Men Inicio,
Programas.

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Utilizando el comando Explorar del Men Emergente de cualquier ordenador, disco, carpeta o archivo
que ests viendo en una ventana.
Haciendo doble clic sobre cualquier ordenador, disco, carpeta o archivo que ests viendo en una ventana
mientras mantienes pulsada la tecla Shift (Mayscula).

Una vez que aparezca la ventana del Explorador (Fig. 23) puedes operar con ella exactamente igual que
con cualquier otra ventana del sistema de archivos. La nica particularidad es que adems de trabajar con el
panel derecho de manera normal, tambin puedes utilizar el panel izquierdo para acceder de forma ms
rpida a cualquier lugar del sistema de archivos. Las dos sesiones de la ventana estn sincronizadas:
cualquier accin que realices en una se ve reflejada inmedia tamente en la otra. La nica diferencia entre
ambas sesiones consiste en los smbolos ms (+) y menos (-) que aparecen a la izquierda de algunos
elementos de la sesin izquierda y que funcionan haciendo clic sobre ellos.

El signo ms (+) sirve para expandir el contenido el contenido de un objeto y as poder verlo sin
necesidad de seleccionar ese objeto.
El signo menos (-) sirve para contraer el contenido de un objeto y simplificar la visin de la estructura
jerrquica.

Con el Explorador se pueden realizar operaciones como: formatear un disquete, copiar, borrar, renombrar,
mover, eliminar; tanto ficheros o archivos como carpetas. Estas operaciones se pueden realizar de manera
fcil y amena con el explorador y te evita tener que abrir varias ventanas para realizarlas, como sucede con
Mi PC.

Cmo formatear un disquete:


1. Inserte el disco en la unidad.
2. Clic con el botn secundario del Ratn en el icono o en el nombre del disco (que se encuentra en el
panel izquierdo) que desee formatear. Aparecer el Men emergente, hacer clic en la opcin Dar
formato del mismo.
Aparecer un cuadro de dilogo donde se selecciona el tipo de formato que se va a dar. Para iniciar el
proceso clic en el botn Iniciar.
Una vez finalizado el proceso se muestra un cuadro con un informe de los resultados del formateo. Para
finalizar hacer clic en el botn Cerrar. Si no desea formatear otro disco hacer clic nuevamente en el
botn Cerrar que aparece en la ventana de Dar formato.

Cmo seleccionar un archivo o una carpeta.


Hacer clic en el nombre o en el icono del archivo o carpeta.

Cmo seleccionar dos o ms objetos contiguos.


1. Hacer clic en un de los objetos de los extremos
2. Mantener presionada la tecla Maysculas o Shift mientras se hace clic en el objeto del otro extremo.

o
Dibuje un cuadro de seleccin alrededor del grupo de objetos a seleccionar. Clic en la esquina del
grupo de objetos, a continuacin arrastrar el ratn, ver que se forma un cuadro con lnea de puntos,
muvalo de tal forma que abarque los objetos que usted desea seleccionar y suelte el
botn del Ratn.
Cmo seleccionar elementos dispersos.
Mantenga presionada la tecla Control (Ctrl) mientras hace clic en cada objeto.

Cmo seleccionar todos los objetos.


En el Men Edicin, hacer clic en la opcin Seleccionar todo

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Pulsar las teclas Control + E

Quitar seleccin
Si se desea quitar la seleccin a todos los objetos seleccionados, haga clic en un cualquier lugar del rea de
trabajo de la ventana del Explorador.
Si quiere quitar la seleccin de un solo objeto, mantener pulsada la tecla Control y hacer clic sobre el
objeto.

Cmo crear una carpeta.


1. Clic en la carpeta o en el icono de la unidad (en el panel izquierdo del Explorador) donde se desee crear
una nueva carpeta.
2. En el Men Archivo, clic en la opcin Nuevo, clic en la opcin Carpeta. Aparecer la nueva carpeta
con un nombre temporal. Escriba el nuevo nombre y a continuacin, presione Entrar.

1. Clic en la carpeta o en el icono de la unidad (en el panel izquierdo del Explorador) donde se desee crear
una nueva carpeta.

Fig. 23
Clic con el botn secundario del Ratn en cualquier parte del panel derecho del Explorador, elija la
opcin Nuevo del Men Emergente, Clic en la opcin Carpeta. Aparecer la nueva carpeta con un
nombre temporal. Escriba el nuevo nombre y a continuacin, presione Entrar.
Cmo copiar Archivos y Carpetas.
1. Seleccionar los Archivos o Carpetas que desee copiar (en el panel derecho del Explorador).
2. Clic en la opcin Copiar del Men Edicin o en la opcin Copiar del Men Emergente o en el Botn
Copiar de la Barra de Herramientas (se copiar en el Portapapeles)
3. Clic en la Carpeta o unidad de disco donde se quiera copiar (en el panel izquierdo del Explorador).
4. Clic en la opcin Pegar del Men Edicin o en la opcin Pegar del Men Emergente o en el Botn
Pegar de la Barra de Herramientas .

1. Seleccionar los Archivos o Carpetas que desee copiar (en el panel derecho del Explorador).
2. Manteniendo presionada la tecla Control posesione el puntero del Ratn en la seleccin y arrstrelo
hacia el icono de la carpeta o hacia el icono de la unidad donde se copiarn los archivos o carpetas
(panel izquierdo). Cuando se ponga azul soltar el botn del Ratn.

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Si la copia se realiza hacia una unidad de disco diferente de la unidad de disco origen no se requiere
oprimir la tecla Control slo arrastre la seleccin con el Ratn.
Nota: Si al arrastrar aparece un signo ms (+) es que se est copiando, si no aparece ningn signo es que se
est moviendo.
Cmo Mover Archivos o Carpetas
1. Seleccionar los Archivos o Carpetas que desee Mover (en el panel derecho del Explorador).
2. Clic en la opcin Cortar del Men Edicin o en la opcin Cortar del Men Emergente o en el Botn
Cortar de la Barra de Herramientas (se copiar en el Portapapeles)
3. Clic en la Carpeta o unidad de disco donde se quiera Mover (en el panel izquierdo del Explorador).
4. Clic en la opcin Pegar del Men Edicin o en la opcin Pegar del Men Emergente o en el Botn
Pegar de la Barra de Herramientas .

1. Seleccionar los Archivos o Carpetas que desee Mover (en el panel derecho del Explorador).
2. Manteniendo presionada la tecla Shift posesione el puntero del Ratn en la seleccin y arrstrelo hacia
el icono de la carpeta o hacia el icono de la unidad donde se movern los archivos o carpetas (panel
izquierdo). Cuando se ponga azul soltar el botn del Ratn.
Si el movimiento es de la misma una unidad de no se requiere oprimir la tecla Shift slo arrastre la
seleccin con el Ratn.

Cmo Cambiar el Nombre a un Archivo o a una Carpeta.


1. Seleccione el Archivo o Carpeta al que se cambiar el nombre
2. Clic nuevamente sobre el nombre. Aparece en nombre encerrado en un recuadro, escribir el nuevo
nombre y presionar Entrar.

Clic con el Botn secundario del Ratn sobre el Archivo o Carpeta que se le quiere cambiar el nombre.
Aparece el Men Emergente. Clic en la opcin Cambiar Nombre . Escriba el nuevo nombre y pulsar
Entrar.

Cmo Borrar Archivos o Carpetas.


1. Seleccionar los Archivos o Carpetas a borrar.
2. Pulsar la tecla Supr. Confirme las preguntas planteadas y los archivos o carpetas seleccionados se
borrarn definitivamente si se encuentran en un disquete, si estn en el disco duro C: D: pasarn a la
Papelera de Reciclaje de donde se podrn recuperar mientras que esta no sea vaciada.

Clic en la opcin Eliminar del Men Archivo o en la opcin Eliminar del Men Emergente o en el
Botn Eliminar de la Barra de Herramientas .

EL COMANDO BUSCAR
Otra manera de moverse por el sistema de archivos, aunque ms directa que las anteriores es el
comando Buscar del Men Inicio (tambin puedes acceder a l pulsando la tecla F3 cuando est
seleccionado el escritorio). Este comando te da acceso a una potente herramienta de Windows cuya
misin en general es la de buscar cosas
El cuadro de dilogo Buscar (Fig. 24) est dividido en dos partes, en la parte superior se introducen los
criterios de bsqueda de los objetos que quieres hallar, mientras que en la inferior (que slo aparece
tras iniciar la bsqueda) es en la que Windows te muestra los objetos encontrados. Cualquiera que sea
la opcin de bsqueda que elijas la ventana en la que aparecen los resultados es exactamente igual y se
comporta de la misma manera que cualquier otra ventana del sistema de archivos.
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De este modo, puedes operar sobre los objetos hallados en la bsqueda exactamente igual que si
estuvieran en su propia ventana: puedes copiarlos, moverlos, abrirlos, borrarlos, etc. De igual manera
puedes hacer que los resultados se vean como iconos grandes, pequeos, etc.
Si los objetos encontrados provienen de ubicaciones diferentes, Windows los mostrar todos juntos en
la misma ventana del cuadro de dilogo Buscar. Esto es mucho ms cmodo que abrir las respectivas
ventanas de cada uno ya que puedes verlos todos juntos. Si quieres abrir la carpeta la carpeta real en la
que se encuentra cada uno de ellos, seleccinalo y ejecuta el comando Archivo, Abrir Carpeta del
cuadro de dilogo Buscar.

Fig. 24
Criterios de bsqueda.
Es obligatorio que indiques a Windows dnde debe buscar, que puede ser una unidad de disco o una
carpeta del ordenador. Utiliza el cuadro desplegable Buscar en, para especificar el lugar en donde
buscar. Si seleccionas Mi PC, Windows buscar en todas las unidades de disco del ordenador. Si
quieres realizar la bsqueda en una carpeta concreta o, incluso, en otro ordenador de la red, utiliza el
botn examinar para explorar tu entorno informtico y elegir el lugar de la
bsqueda. Tambin puedes activar la opcin activar subcarpetas, de manera que Windows busque en el
disco o carpeta seleccionado y en todas las carpetas que haya dentro de l.
Una vez que hayas determinado el lugar en el que buscar, debers seleccionar los criterios de
bsqueda::
v Buscar por nombre: Debers introducir el nombre del objeto a buscar en el cuadro desplegable
Nombre (si despliegas este cuadro podrs elegir algn criterio que hayas empleado en una
bsqueda anterior). El criterio puede ser un nombre completo o parte de l. Cuando en el criterio se
pide parte de un nombre se utilizan los comodines (* y ?). El comodn * sustituye a cualquier
nmero de caracteres, mientras que el comodn ? sustituye a uno solo.
v Buscar por fecha: Hay que situarse en la pestaa Fecha de modificacin; permite buscar objetos
por fecha de modificacin y creacin.
v En la pestaa Avanzadas se busca por los siguientes criterios:
Buscar por tipo: Permite buscar un objeto segn su tipo (Todos los programas y archivos
asociados).
Buscar por contenido: Revisa el contenido de los archivos para buscar la cadena de texto que
hayas especificado. Esta opcin funciona de manera muy lenta.
Buscar por tamao: Sirve para buscar un objeto por tamao, indicando el tamao mximo o
mnimo que puede tener el objeto.
Una vez introducido los criterios de bsqueda y el lugar en el que buscar, debes hacer clic en el botn
Buscar ahora para iniciar la bsqueda.
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MANTENIMIENTO DE LAS UNIDADES DE DISCO
Hay una gran parte de la labor de mantenimiento de las unidades de discos que tendrs que realizar t
mismo. Windows incorpora diversas herramientas de gran potencia que te facilitarn enormemente
estas labores (las que no encuentres en tu ordenador posiblemente no se copiaron durante la
instalacin).
Verificar un disco.
ScanDisk: (Se encuentra en el Men Inicio, Programas, Accesorios, Herramientas del sistema.
Tambin se puede acceder a l desde la hoja de propiedades que se encuentra en el men
emergente del disco en cuestin, en la opcin herramientas. Es la herramienta que se
encarga de verificar si el disco no presenta errores ni fallos, si los presenta, se encarga de
restaurar los errores en el disco y en los archivos. Fig. 25
Nota: Para mantener organizada la informacin en el disco, este se organiza en sectores (grupos de 512
bytes). A su vez, los sectores se agrupan en cluster (grupo de sectores contiguos de un disco.

Fig. 25
ScanDisk recorre todos los clusters del disco en busca de posibles errores:

Errores lgicos: Producidos por la informacin almacenada de manera incorrecta:


- Clusters perdidos: marcados como que contienen informacin pero que no pertenecen a ningn
archivo.
- Vnculos cruzados: clusters que estn marcados como que pertenecen a dos archivos distintos.
Errores fsicos: Producidos por fallos fsicos en la superficie del disco.

ScanDisk tratar de solucionar los errores lgicos que encuentre, si encuentra errores fsicos tratar de
traspasar la informacin que haya en los clusters daados (si hay alguna) a otro cluster que no est
daado, y luego marcar el cluster daado para que Windows no vuelva a utilizarlo para almacenar
informacin.
Desfragmentar un disco.
Como hemos visto anteriormente los archivos se almacenan en los clusters del disco, pero no
necesariamente en clusters consecutivos. Los fragmentos de un archivo pueden quedar repartidos por
todo el disco. Ello implica que para leer un archivo la cabeza lectora del disco (que es como el brazo de
un antiguo tocadiscos) tiene que ir uno por uno a todos los lugares donde hay un trozo de archivo, leer
ese trozo e ir al siguiente, si el archivo est muy fragmentado, el tiempo que tarda el ordenador en leer
el archivo ser grande.
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La solucin consiste en desfragmentar el disco, es decir, en situar consecutivamente todos los cluster
pertenecientes a cada uno de los archivos que haya en el disco. Con esto se incrementa notablemente el
rendimiento de la unidad de disco.
Formas de acceder al Desfragmentador de discos:
1. Clic con el Botn secundario del Ratn en la unidad de disco que se quiere desfragmentar.
Seleccionar la opcin Propiedades, clic en la pestaa Herramientas, clic en el Botn
Desfragmentar ahora.
2. Desplegar el Men Inicio, clic en Programas, clic en Accesorios, clic en Herramientas del
sistema, clic en Desfragmentar disco.

ACCESORIOS
Aunque Windows es un sistema operativo que debera estar dedicado exclusivamente a gestionar las
tarea propias del sistema, lo cierto es que sus diseadores le han incluido algunos pequeos programas
de aplicacin. Estos programas conocidos con el nombre de accesorios, tienen la misin en un
principio, de permitirte comenzar a trabajar en Windows desde el primer momento, incluso aunque no
tengas ningn otro programa.
A continuacin te daremos algunos accesorios que los podrs encontrar en Men Inicio, Programas,
Accesorios:
Bloc de Notas
Es un pequeo editor de texto, es decir es un programa que sirve para ver en pantalla y modificar
documentos de testo sin formato (sea, sin distintos tipos de letra, sin negrita, etc., slo texto).
29
Estos archivos creados en el Bloc de notas son los preferidos para intercambiar informacin entre
ordenadores.
Normalmente los archivos de texto se reconocen por tener la extensin TXT, aunque hay archivos con
otras extensiones que nicamente contienen texto (como los archivos BAT, INI, etc.).
Cuando ejecutes el Bloc de notas vers una ventana tpica de Windows. Podrs cargar cualquier
archivo de texto con el comando Archivo, Abrir, verlo en pantalla y modificarlo. Despus podrs
guardar las modificaciones realizadas con el comando Archivo, Guardar. Tambin puedes crear un
archivo de texto nuevo (Archivo, Nuevo) y guardarlo con el comando Archivo, Guardar como.
Tambin puedes imprimir el archivo de texto que tengas cargado en el Bloc de notas mediante el
comando Archivo, Imprimir, despus de haber preparado la impresin con el comando Archivo,
Preparar pgina.
Nota: El Bloc de notas no puede abrir archivos de texto que tengan un tamao muy grande. Cuando se
da ese caso l te emitir un mensaje y te propondr abrir el archivo de texto en el accesorio
WordPad, que veremos a continuacin.

WordPad
Es un programa procesador de textos que incluye una gran cantidad de funciones. Con l podrs
escribir todo tipo de documentos y proporcionarles un formato digno de la mejor presentacin. Fig. 26

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WordPad, est pensado para realizar las funciones de procesador universal de Windows, por lo que es
capaz de utilizar (leer y guardar) archivos de muy distinto tipo.

Fig. 26

Archivos de texto para DOS: Los archivos de texto realizados bajo el sistema operativo DOS
utilizan un juego de caracteres ASCII, que es distinto del juego de caracteres ANSI que utilizan los
archivos de texto creados para Windows. WordPad puede trabajar con los primeros con slo
seleccionar la opcin Documentos de texto Formato MS-DOS en el cuadro de lista desplegable
Archivos del tipo del cuadro de dilogo Abrir. Este cuadro de dilogo es el que se utiliza para
cargar archivos en WordPad y aparece cuando se ejecuta el comando Archivo, Abrir.
Si intentas abrir un archivo de este tipo en el Bloc de notas vers smbolos extraos en lugar de
algunas letras.
Archivos de texto para Windows (TXT): Estos archivos son los propios de Windows. Hay otras
extensiones de texto (INI, BAT, etc.).
Archivos con formato de texto enriquecido (RTF): Este tipo de archivo se utiliza para
intercambiar documentos con formato de unos documentos a otros.
Archivos de procesador de texto Write (WRI): del procesador de texto antecesor del WordPad.
Archivos del procesador de textos Microsoft Word (DOC): el procesador de texto comercial de
Microsoft.

Calculadora.
Es una imitacin perfecta de una calculadora de bolsillo convencional.
Para llevar a cabo una operacin se procede igual que en una calculadora normal, con la excepcin que
se utiliza el ratn para pulsar los botones en lugar de los dedos.
La calculadora tiene dos aspectos notables. El primero es que se convierte en una calculadora
cientfica, ejecutando el Men Ver y el comando Cientfica. El segundo es que se puede utilizar el
portapapeles de Windows, o sea, copiar valores de una aplicacin para la calculadora, o de la
calculadora para una aplicacin. Fig. 26

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Fig. 26
Paint
El Paint es un accesorio de dibujo, es decir, un programa que te permite realizar dibujos o retocar los
que ya tengas. En este ltimo caso, el archivo deber ser de uno de los dos tipos que Paint reconoce: los
archivos BMP y los archivos PCX. Fig 27
El sistema de trabajo es muy sencillo. Cuando ejecutes Paint vers que dispone de una gran zona
central denominada rea de trabajo. Ah es donde realizars o modificars los dibujos. Adems junto
con los tpicos mens de cualquier aplicacin de Windows vers a la izquierda la caja de herramientas
y en la parte inferior una paleta de colores.
Mediante la paleta de colores podrs elegir el color que quieras emplear en cada momento (tanto para
el primer plano como para el fondo). A la izquierda de la paleta vers dos cuadrados superpuestos. El
color del que est delante ser el color del primer plano, mientras que el color del que est detrs ser el
del fondo.
Para seleccionar el color del primer plano haz clic con el botn principal del ratn sobre cualquier color
de la paleta. Si quieres seleccionar el color del fondo, haz clic con el botn secundario del Ratn sobre
cualquier color de la paleta. Estos colores elegidos se aplicarn a partir de ese momento y no a lo que
estaba dibujado antes.
Para utilizar cualquiera de las herramientas que te ofrece la Caja de Herramientas, slo haz clic sobre el
botn de la que desees y comienza a usarla.

Fig. 27

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MULTIMEDIA
Qu es Multimedia?
Este trmino se refiere a la capacidad del ordenador de ofrecer al usuario la informacin a travs de
Mltiples Medios y no slo a travs de textos o de grficos estticos. Hoy en da un ordenador con
capacidad Multimedia es aquel capaz de reproducir
sonido y video digitales. Esto es un
importantsimo avance en el mbito de la comunicacin del ordenador con el usuario, puesto que este
podr recibir una informacin mucho ms completa y rica en nuevas posibilidades multimedia.
Conceptos bsicos
Tarjeta de sonido
Es el dispositivo multimedia necesario para grabar y reproducir sonidos con el ordenador. Junto con el
CD-ROM es un dispositivo imprescindible para convertir el ordenador en un equipo Multimedia.
Unidad de CD-ROM
Es el dispositivo capaz de leer los discos CD-ROM. Estas unidades tambin leen CD-A que son los
discos de msica que se escuchan en los equipos comerciales de audio.
CD ROM
Es un sistema de almacenamiento permanente de grandes cantidades de informacin. Es algo as como
un disco duro, las ventajas de los CD-ROM (compact disc read only memory) frente a los discos duros
son que los CD-ROM son mucho ms pequeos (iguales que un CD de msica) y adems son
movibles, se pueden intercambiar mientras que los discos duros deben permanecer fijos en el
ordenador. La desventaja frente a los discos duros es que slo se puede grabar la informacin una vez,
quedando esta permanentemente y definitivamente insertada en l.
Usted se preguntar que si los CD-ROM son prcticamente iguales que los discos duros por qu no
son estos los que forman parte de la Multimedia? La razn es que el sonido y el video que forman los
documentos multimedia ocupan una gran cantidad de espacio de almacenamiento. Debido a esto su
distribucin resulta casi imposible de realizar en disquetes, siendo necesario utilizar un sistema de
almacenamiento de mayor capacidad. El dispositivo ideal es el CD-ROM, al ser pequeo, barato y
verstil.
CD-ROM se basan en la precisin ptica de los rayos lser, por lo que tambin se denominan discos
pticos. La capacidad de almacenamiento en un disco compacto oscila entre los 650 y
700MB(generalmente 650MB), por lo tanto permite guardar gran cantidad de datos, como por ejemplo:
la informacin correspondiente a una enciclopedia, cientos de juegos y programas, etc. Existen varios
tipos de CDs como son el CD-R(Recordable), el CD-RW(ReWritable), el CDDA(Digital Audio), etc.
El primero de ellos permite ser escrito una sola vez, mientras que el segundo puede ser escrito varias
veces. El CDDA es el clsico disco de msica que puede ser reproducido tanto en un equipo
especializado en esta tarea como en una computadora con el hardware capacitado para esto.
DVDs:
Estos discos son parecidos a los CDs, diseados inicialmente para almacenar video digital, puede llegar a
tener una capacidad mxima de 17GB.
Existen varias clasificaciones de DVDs teniendo en cuenta sus posibilidades de almacenamiento: DVD 5:
4,7GB. DVD 9: 8,5GB. DVD 10: 9,4GB. DVD 17: 17GB.
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Las Torres de DVDs tambin son muy parecidas a las de los CDs, pero con la posibilidad de leer un CD
o un DVD.
Para or la msica en el ordenador es necesario tener altavoces o bocinas.
Kit de multimedia
Est formado por la tarjeta de sonido, la unidad de CD-ROM y los altavoces.
Tarjeta de captura de video
Estas tarjetas sirven para grabar video digital en el PC. Si se dispone de una tarjeta de sonido y un
micrfono podrs grabar sonido digital. Para grabar video se necesita una tarjeta de captura de video y
de una cmara de video (puede ser una cmara de video domstica).
Tarjeta de compresin de video en tiempo real
El video digital consume una cantidad de espacio de almacenamiento enorme. Debido a ello es
necesario comprimir la informacin para que ocupe menos espacio. La tarjeta de compresin de video
en tiempo real es capaz de comprimir el video digital al mismo tiempo que se est grabando o
reproduciendo; para reducir el espacio que ocupa de memoria.
Nota: Cuando hablamos del trmino digital se refiere a que la informacin introducida o producida se
codifica con dgitos (ceros y unos) y se guarda en el ordenador de esta forma, eso sucede
internamente en el ordenador. Cuando se habla de video analgico o sonido analgico es
mediante ondas (es el normal que vemos y escuchamos en el televisor). En la computadora todo
se almacena de forma digital.
EL MDEM
El mdem es el dispositivo que te permitir conectar el ordenador con el resto del mundo. Esa conexin
se realiza a travs de las lneas telefnicas convencionales, que utilizan una tecnologa analgica. Como
el ordenador slo utiliza informacin digital, se necesita un dispositivo que convierta la informacin
digital en analgica, para as poder enviarla por la lneas telefnica. A continuacin, el mismo
dispositivo deber convertir la respuesta (que tambin vendr en forma analgica por la lnea
telefnica) en informacin digital que el ordenador pueda aprovechar. El mdem es el dispositivo que
se encarga de esas labores.

CORREO ELECTRNICO
Una de las principales funciones a las que se puede dedicar un Mdem es la de transmitir Correo
electrnico (E-Mail). El correo electrnico es muy similar al correo convencional, aunque incorpora
novedades muy importantes, como son el poco tiempo en que tarda en llegar a su destino.
El correo electrnico consiste en que el usuario de un ordenador escribe un mensaje en su ordenador y
lo enva a otro usuario de ordenador a travs del mdem. La transmisin del mensaje no suele ser
directa; sino que este se enva a alguno de los muchos servicios de correo electrnico existentes hoy en
da (SERVER). Estos servicios almacenan el mensaje en un buzn hasta que el destinatario consulta si
ha recibido correo nuevo, entonces proceden a entregrselo.
Ventajas del correo electrnico:
1. Entrega casi inmediata en cualquier lugar del mundo
2. Tantas veces al da como sea necesaria.
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3. Se pueden enviar todo tipo de documentos informticos, desde una simple carta hasta
tridimensional, sonidos, etc.
4. Es posible hacer copias para mltiples destinatarios.
5. Es posible solicitar la confirmacin de la entrega o de la lectura del mensaje enviado, etc.

u grfico

Existen varios servicios de correo electrnico como por ejemplo: CompuServer. Microsoft NetWork,
etc. Windows 95 ha solucionado este problema con su programa Microsoft Exchange, el mismo puede
acceder a todos los servicios de correo electrnico tanto para recoger mensajes como para enviarlos,
con lo que es posible centralizar toda la gestin del mismo correo
electrnico en un solo programa. El Windows 98 y el 2000 traen el Oulook Express (en el Exchange y
en el Oulook Express se procede de forma similar). El Office 97 y el 2000 traen el Microsoft Oulook
Para ejecutar Oulook Express
Hacer doble clic en el icono Oulook Express que se encuentra en el escritorio. Despus de un lapso de
tiempo aparecer la ventana de Oulook Express Fig. 28
La pantalla de Oulook Express se divide en dos sesiones verticalmente. En el panel izquierdo se ver la
estructura jerrquica del Almacn personal, en el panel derecho se ver el contenido de la carpeta
seleccionada en la seccin izquierda (similar al Explorador de Windows). El contenido de las carpetas
sern mensajes de uno u otro tipo.
En el panel izquierdo las siguientes carpetas carpetas:
1. Bandeja de entrada: En esta carpeta se almacenarn todos los mensajes que recibas por
cualquiera de los servicios electrnicos a los que accedas desde Oulook Express.
2. Bandeja de salida: En esta carpeta se almacenarn temporalmente los mensajes que se hayan
creado, pero que todava no se han enviado.
3. Elementos eliminados: Los mensajes que sean borrados en cualquiera otra carpeta pasan a
esta, que acta a modo de Papelera de reciclaje slo para mensajes. Si se quiere eliminar
definitivamente un mensaje debe borrarse esta carpeta.
4. Elementos enviados: Cuando se envan los mensajes, estos pasan de la carpeta Bandeja de
salida a esta otra, que acta a modo de archivo.

Fig. 28
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto
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Para ver u ocultar las distintas partes de la ventana de la ventana de Oulook Express se hace clic en el
Men Ver, se escoge la opcin Diseo y sale el cuadro de dilogo que permite seleccionar en las
casillas de verificacin lo que queremos. Fig. 29
Crear carpetas, eliminar, cambiar el nombre y mover archivos y carpetas: Todo se hace de forma
similar a la explicada en el explorador de Windows.
La seccin de mensajes:
La seccin derecha de la ventana Oulook Express es la seccin de mensajes. En ella vers todos los
mensajes que contiene la carpeta que tengas seleccionada en la seccin izquierda. Esta seccin tiene
varias columnas.

Importancia: El icono que aparezca en esta columna indicar la prioridad del mensaje (normal,
alta, baja).
Tipo de elemento: El icono que aparezca en esta columna indicar el tipo de mensaje de que se
trate (normal de correo electrnico, fax, de confirmacin de entrega o lectura, etc)
Datos adjuntos: En esta columna aparecer un icono en forma de clic, si el mensaje contiene
algn objeto.
De: Indica el remitente del mensaje.
Asunto: Indica el tema del mensaje.
Recibido el: Indica la fecha en la que se recibi el mensaje (que puede ser distinta a la fecha de
envo)
Tamao: Indica el tamao del mensaje en KB, incluyendo el tamao de cualquier objeto que
incluya.

Fig. 29
Crear un mensaje
Hacer clic en el botn Mensaje nuevo de la Barra de herramientas. Aparecer la ventana de creacin y
edicin de mensajes Fig.30.

Para: Clic, e introducir la direccin electrnica del destinatario.


Cc: Clic en el cuadro de texto e introducir la direccin a la que se quiera enviar la copia.

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Asunto: Introducir el asunto del mensaje, es decir, una palabra o frase que resuma el contenido
del mismo. El asunto es opcional pero es aconsejable ponerlo ya que las personas que reciben
mucho correo electrnico lean slo el remitente y el tema del mensaje antes de decidir si le
interesa leer el texto completo del mismo.
Contenido: Redactar el mensaje en s. Se pueden utilizar formatos, aunque depender del
servicio electrnico al que vaya destinado que los formatos puedan conservarse o no.

Introducir objetos en un mensaje


Oulook Express brinda la posibilidad de introducir objetos en los mensajes. Los objetos pueden ser
cualquier cosa, desde un sonido hasta un dibujo.

Fig.30
La manera ms sencilla de incluir un objeto en un mensaje consiste en utilizar los comandos del Men
Insertar de la Ventana de Edicin del mensaje.

Archivo: Permite seleccionar cualquier archivo para insertarlo en el mensaje


Mensaje: : Permite insertar otro mensaje dentro del mismo actual.
Objeto: Permite insertar un objeto de cualquier tipo, con la particularidad de que se podr crear
a la vez que se inserta.

Despachar el mensaje
Se hace clic en el Botn Enviar de la Barra de herramientas o ejecutar el comando Archivo, Enviar.
Con lo cual queda concluido el proceso de creacin de un mensaje.
Esta operacin no enva realmente el mensaje. Oulook Express sita el mensaje en la Bandeja de
Salida y lo deja ah hasta que se le de la orden de enviarlo realmente.

Enviar y Recibir mensajes


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El ltimo paso que se ha de dar una vez que se hayan creado los mensajes y que se hayan despachado,
consiste en enviarlos realmente. Para ello se debe usar el Men Herramientas, opcin Enviar y recibir
o el botn Enviar y recibir de la Barra de Herramientas. La ejecucin de esta opcin produce que
Oulook Express se conecte con el servicio (o servicios) electrnico de que se trate (normalmente a
travs del Mdem) y que enve los mensajes que deben transmitirse. Adems la conexin se aprovecha
para recibir todos los mensajes pendientes en ese servicio electrnico.
Si se ejecuta el comando Enviar y recibir sin tener mensajes para enviar, Oulook Express se conecta
slo para comprobar si hay mensajes pendientes de recibir, en cuyo caso los recoger.
INTERNET
Internet es la red de computadoras ms grande (se le calculan alrededor de 100 millones de usuarios),
surgi sobre la base de un proyecto norteamericano de la agencia ARPA (advanced Research Projects
Agency. Agencia de proyecto de desarrollo avanzado) con fines militares. Este proyecto se cre para
mantener una red de grandes computadoras an en el caso de un hipottico ataque nuclear. En 1972
haba ya 37 grandes computadoras conectadas (el proyecto comenz con 4) y el perfil fue cambiando,
hasta que a finales del 980 Internet se abri al gran pblico.
Actualmente enlaza agencias gubernamentales, centros de investigacin, corporaciones, laboratorios y
usuarios privados de muchos pases. Sus servicios no son gratuitos y es posible acceder a ella mediante
cualquier computadora que pueda usar protocolo TCP/IP previa solicitud de cuenta de cualquier
usuario. Cuba se enlaza a esta red el 11 de octubre de 1996 a travs del nodo CENIAL.
La conexin de Internet requiere al menos una mquina 80386 DX con 4 MB de RAM, 40 MB de
espacio en disco duro (condiciones mnimas) y monitor VGA o superior. El Mdem debe ser al menos
de 14000 baudios y para aprovechar todas las potencialidades de la red, conviene disponer de un KIT
de multimedia y una tarjeta compatible con Video Blaster para teleconferencias.
Windows 98 y 2000 tienen el Internet Explorer mediante el cual se puede acceder directamente al
servicio de Internet.
Servicios que brinda Internet

E Mail (Correo Electrnico)


Listerservs (lista de correos especiales automatizadas)
Telnet (conexin remota con computadoras distantes)
Finger (hallar informacin sobre usuarios de la red)
Usenet (grupos de discusin/informacin automatizados)
FTP (File tranfer Protocol para transferencia de ficheros)
Archie (bsqueda de software archivados)
Talk (conversacin en ambas direcciones)
IRC (Internet Relay Chat - conversacin en grupos)
Gopher (sistema de men para buscar informacin sobre algo)
Vernica (permite bsqueda de palabra clave en un ttulo de men Gopher)
JugHead (un vernica ms limitado)
WAIS (herramienta para buscar en gran escala en bases de datos)
WWW (El WEB un Gopher para hipertexto)
White Pages (Informacin para localizar personas y servicios especializados)
Zins (revistas electrnicas)
E-Journais (revistas especializadas y tcnicas)
Grupos de inters (USENET)
Posibilidad de efectuar compras y reservar boletos de viaje.
Acceso a las Home Pages (a travs de WWW) que proveen informacin sobre una organizacin o
entidad.

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Muchos otros

Como se observa, el correo electrnico es slo uno de los servicios en lnea (on line services) que
presenta Internet. Entre otros se ofrecen:
World Wide Web (WWW, Web o W3): La telaraa
Es un sistema de informacin distribuida, creado
investigacin nuclear (CERN) de Ginebra, basado en
permite a los usuarios Navegar por la informacin
que conducen de manera automtica a otra referencia,
en otros servidores de otro parte del mundo.

por los cientficos del laboratorio europeo de


el concepto de hipertexto, el empleo de WWW
gracias a las palabras activadas en el hipertexto
ya sea del mismo archivo o de archivos situados

Los servidores de Web estn cargados con documentos de texto (dotados con otros elementos
multimedia, como imgenes, videos, etc. que los transforman en realidad en documentos hipermedios)
en los que aparecen algunos conceptos resaltados en color, que pueden ser activados para obtener ms
informacin relacionada con el tema en cuestin.
Los documentos a los que se accede por este medio pueden contar as mismo con nuevas palabras clave
que facilitan la navegacin a travs de la red en busca de informaciones concretas.
Esta posibilidad de bsqueda es la que ha dado origen a la expresin navegar por la red para indicar
que , en Internet, la localizacin de una informacin determinada no se basa en una consulta clsica,
sino que abarca las interconexiones que los propios creadores de las pginas de la red hayan
establecido. WWW es por su facilidad de uso y por la potencia de bsqueda que implica el empleo de
este tipo de informacin hipertextual, el servicio ms utilizado en la actualidad por los usuarios de
Internet.
Navegar por Internet ofrece a los Cibernautas la posibilidad de acceder a informacin de gran valor
situada en servidores de otros pases.
Los usos ms comunes de los WEBS, tambin llamados pginas WEB o sitios WEB son:

Distribuir informacin cientfica.


Distribuir informacin comercial.
Intercambio de informacin entre universidades.
Fines educacionales.
Publicaciones.
Informacin sobre servicios pblicos.

Como se puede apreciar el acceso a la red Internet representa una gran ventaja prctica y una inmensa
reserva de conocimiento y cultura universal que puede estar a nuestro alcance con slo un clic del
ratn; pero hay que saber buscar.
Hoy existen miles de mecanismos de bsqueda, tanto de carcter general como especializados por
temas, as como reas geogrficas y a nadie se le ocurrira vagar por ese monstruoso laberinto que es la
red de redes en pos de una pgina WEB que albergue ese conocimiento, noticia, grfico, archivo de
sonido o resumen que necesita.
El buscador es una herramienta basada en un software determinado que nos ayudar a encontrar
coincidencias entre la informacin buscada y la que existe en su base de datos, para entregarnos el
resultado ordenado.
Actualmente en las WEB hay ms 2000 buscadores registrados, desde los caracteres generales, hasta
algunos especficos dedicados a los ms increbles temas como la tecnologa, poltica, tauromaquia,
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diversas artes, magia, jardinera, medicina, gastronoma, educacin, agricultura, etc. Ejemplo de
algunos buscadores: Yahoo, el Google, etc.

BIBLIOGRAFA
1. Joaqun Mara Surez. Manual Imprescindible de Windows 95. Ediciones Anaya Multimedia,
S. A. Madrid. 1997.
2. Grupo Editorial Ocano. Enciclopedia didctica de Computacin. Grupo Editorial Ocano.
Barcelona, Espaa. 1999.
3. Ayuda de Windows 98.
4. Experiencias personales como profesora de Computacin.

Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto


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INSTITUTO SUPERIOR DE CULTURA FSICA
MANUEL FAJARDO

MANUAL DE WORD
Para principiantes

AUTORA: Lic. Maira Castellanos Cueto.

CIUDAD DE LA HABANA
2001

Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto


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Microsoft Word.......................................................................................................................... 45
Para Abrir la Aplicacin Microsoft Word ................................................................................ 45
Cmo quitar y poner las Barras de Herramientas?................................................................... 46
Cmo introducir un texto?........................................................................................................ 47
Desplazamiento a travs del texto......................................................................................... 47
Guardar el Documento ............................................................................................................... 47
Cmo guardar un documento? ............................................................................................. 47
Cerrar un documento.............................................................................................................. 48
Abrir un Documento .............................................................................................................. 48
Seleccin de un texto ................................................................................................................. 49
Deshacer y Rehacer:................................................................................................................... 49
Fuente:........................................................................................................................................ 50
Tamao de Fuente. .......................................................................................................................... 50
Alineacin del texto:.................................................................................................................. 50
Edicin de Texto:....................................................................................................................... 50
Copiar un texto:...................................................................................................................... 51
Mover un texto:...................................................................................................................... 51
Correccin Ortogrfica y Gramatical:........................................................................................ 51
Interlineado ................................................................................................................................ 52
Bordes y Sombreados................................................................................................................. 52
Numeracin y Vietas................................................................................................................ 52
Columnas ................................................................................................................................... 53
Letra Capital............................................................................................................................... 53
Cambiar Maysculas y Minsculas ........................................................................................... 54
Buscar......................................................................................................................................... 54
Hipervnculo ............................................................................................................................... 54
Para realizar un Hipervnculo con un Archivo ....................................................................... 54
Configuracin de pgina ............................................................................................................ 55
Men Insertar ............................................................................................................................. 56
Salto de Pgina....................................................................................................................... 56
Nmero de Pgina .................................................................................................................. 56
Fecha y Hora .......................................................................................................................... 57
Smbolo .................................................................................................................................. 57
Imagen.................................................................................................................................... 58
WordArt ................................................................................................................................. 59
Autocorreccin........................................................................................................................... 60
Combinar Correspondencia ........................................................................................................ 60
Pasos a seguir para combinar correspondencia en Word ...................................................... 61
Confeccin de Tablas................................................................................................................. 64
Crear una Tabla ...................................................................................................................... 64
Insertar una Tabla vaca ......................................................................................................... 64
Variar el ancho de las columnas ............................................................................................ 65
Seleccionar filas ..................................................................................................................... 66
Seleccionar Columnas............................................................................................................ 66
Ponerle bordes a las tablas ..................................................................................................... 66
Combinar celdas..................................................................................................................... 67
Dividir celdas ........................................................................................................................... 67
Insertar Filas y Columnas ...................................................................................................... 67
Imprimir un documento ............................................................................................................. 68
Intervalos de pginas.............................................................................................................. 68

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Microsoft Word
Word es una aplicacin para Windows para procesamiento de textos que le permitir trabajar con
documentos de una manera fcil y eficaz. Permite crear nuevos documentos o modificar otros creados por
usted con anterioridad o por otras personas. Facilita la escritura y edicin de textos y la aplicacin de
formatos que resaltan determinados elementos del documento
A partir de la versin 7.0 de Word se comenz a introducir en l determinados elementos que facilitaban el
trabajo con documentos en Internet. Ya en las versiones 97 y 2000 tales facilidades han sido sumamente
potenciadas y Word permite crear y modific ar pginas Web que pueden ser publicadas posteriormente en
Internet. Cuenta con poderosas herramientas, como la autocorreccin, el chequeo ortogrfico y gramatical y
los elementos de autotexto que garantizan minimizar los errores de todo tipo en su documento.
Proporciona vas muy flexibles para la creacin y manipulacin de los datos en las tablas, Combinacin de
correspondencia mediante cartas modelo, catlogo, creacin de sobres y etiquetas, as como ha ampliado la
gama de asistentes y plantillas que constituyen vas de creacin de documentos tpicos a partir de
relativamente poco esfuerzo.
Word 97 y 2000 le permitir leer documentos creados en las versiones anteriores de Word como norma
general. Lo que usted debe tener en cuenta es que el proceso inverso no es totalmente posible, es decir un
documento creado en Word 97 no podr ser ledo de forma directa en Word 7 o Word 6, a menos que sea
exportado hacia un formato comprensible por las versiones anteriores de Word. Un documento creado en
Word 2000 si podr ser ledo en Word 97 directamente.
Nota: Todas las imgenes que se muestran en este Manual son del Word 2000. El procedimiento es similar
en el Word 97, con algunas modificaciones, pero en esencia se corresponden.
Para Abrir la Aplicacin Microsoft Word
Siga uno de los siguientes pasos:
En el men Inicio, elija la opcin Programas y luego haga Clic sobre la opcin Microsoft Word.
Si dispone en el escritorio de un acceso directo al programa principal de Word, haga doble Clic sobre
l.
Utilice el Explorador de Windows, localice la carpeta Microsoft Office que se encuentra en la
carpeta Archivos de Programas , en ella haga doble Clic sobre el archivo WINWORD.EXE.
Sea cual sea la va utilizada se mostrar la ventana principal de Word, con una apariencia similar a la que
muestra la Fig. 1. Tal y como puede apreciar esta es una clsica ventana de aplicacin segn el concepto de
Windows, la cual cuenta con un men de control, barra de ttulo Microsoft Word, barras de herramientas,
espacio de trabajo, barra de estado, botones Maximizar (Restaurar), Minimizar y Cerrar, entre otros
elementos. En la figura tambin puede distinguirse la ventana de documento que implcitamente Word
despliega para que usted cree su documento de inmediato, la cual en ocasiones suele aparecer maximizada y
por eso el nombre provisional que Word otorga a un documento en creacin (Documento #) comparte la
barra de ttulo de la ventana de aplicacin (Ej. Microsoft Word - Documento 1). La ventana documento
tambin dispone de men de control, botones Maximizar, Minimizar y Cerrar, barras de desplazamiento
vertical y horizontal, entre otros elementos, estudiados en Windows.

Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto


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Barra de
Herramientas
Estndar
Barra de
Herramientas
Formato

Cursor
Reglas
REA DE TRABAJO

Barra
de
desplazamiento
Barra de
estado
Fig. 1

Cmo quitar y poner las Barras de Herramientas?


Como en todas las ventanas de Windows las Barras de Herramientas se activan y desactivan en el Men
Ver, opcin Barras de Herramientas (Fig. 2), se hace Clic en la Barra que se quiera activar o desactivar.
A las mismas se les pueden agregar Botones (Personalizarlas) en el Men Herramientas en la opcin
Personalizar (Fig. 3), se hace Clic en la Ficha Comandos, a la izquierda en la Categora que se desee
(Ejemplo: Formato) se hace Clic y a la derecha aparecen los comandos de esa categora, se busca el que se
necesita, se hace Clic sobre l y se arrastra y se deja caer en la Barra de Herramientas correspondiente.

Fig. 2

Fig. 3

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Cmo introducir un texto?
Para comenzar a introducir el texto escriba en el teclado, en el rea de trabajo a partir de donde est el
cursor o punto de insercin (rayita vertical parpadeante) ver que irn apareciendo los caracteres escritos,
entre una y otra palabra de un espacio, pulsando la Barra espaciadora del teclado, si quiere borrar un
carcter que se encuentra a la izquierda del cursor pulse la tecla BackSpace
si el carcter que

quiere borrar est a la derecha del cursor, pulse la tecla Supr.


Solamente pulse la tecla Enter cuando haya un punto y aparte. Word al llegar al final de cada lnea si la
ltima palabra que escribi no cabe la enva automticamente a la lnea siguiente. (Si pulsa Enter al
finalizar cada lnea Word entiende que hay un punto y aparte y comenzar a escribir en la siguiente lnea
con mayscula como si empezara otro prrafo).
Si quiere dejar ms de una lnea de espacio entre un prrafo y otro pulse la tecla Enter tantas veces como
lneas quiera dejar de separacin.

Desplazamiento a travs del texto.


Si quiere mover el cursor a travs del texto puede hacerlo con las teclas del cursor (Arriba
Abajo
Derecha
izquierda
Puede mover el cursor rpidamente a travs del texto utilizando las siguientes teclas:

Inicio (Home): Lleva el cursor al inicio de la lnea en que se encuentre.


Fin (End): Leva el cursor al final de la lnea en que se encuentre.
Control (CTRL) + Inicio: Lleva el cursor al inicio del texto.
Control (CTRL) + Fin: Lleva el cursor al final del texto.
RePg: Pantalla arriba.
AvPg: Pantalla abajo.

Tambin usted puede poner el cursor donde desee llevando el puntero del Ratn al lugar preciso y hacer
Clic.
Si quiere desplazarse rpidamente a travs del texto tambin lo puede hacer por la Barra de
Desplazamiento que se encuentra a la derecha del rea de Trabajo: Si hace Clic en la parte ms clara de la
misma se mover pantalla arriba y pantalla abajo. Arrastrando el rectngulo gris que se encuentra en el
centro de al misma se mover a travs de las pginas. Haciendo Clic en los botones que estn en sus
extremos que tienen una punta de saeta, se mover lnea arriba y lnea abajo.

Guardar el Documento
Una vez que se confeccione el documento es necesario guardarlo en un archivo para poder posteriormente
volverlo a sacar para hacerle modificaciones o volverlo a imprimir o continuar escribiendo en l si no se
haba terminado.

Cmo guardar un documento?


Hacer Clic en el Men Archivo, escoger la opcin Guardar o pulsar las teclas Control + G o hacer Clic
en el Botn Guardar
de la Barra de Herramientas Estndar. Cuando se guarde por primera vez
aparecer un cuadro de dilogo Fig. 4, despus cuando se escoja esta opcin no volver a aparecer el
cuadro. Slo aparecer nuevamente cuando se escoja la opcin Guardar Como en el caso que se quiera
guardar el documento con otro nombre o cuando se quiera guardar en otro lugar.

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Fig. 4
En Guardar en se hace Clic en la punta de saeta (
) para desplegar la lista y se escoge el lugar donde se
quiere guardar el documento (C:, disco 3 en una carpeta determinada).
En Nombre de archivo hacer Clic en la caja de texto que se encuentra a su derecha y escribir el nombre
que se desea poner al archivo.
Guardar como tipo es para escoger la extensin con que se quiere guardar en dependencia del uso que se
le quiere dar al documento. Normalmente se escoge la que trae predeterminada (Documento de Word
(*.Doc))
Para hacer efectiva la ejecucin se hace Clic en el Botn Guardar. Si se arrepiente y no quiere guardar, se
hace Clic en el Botn Cancelar.

Cerrar un documento
Se puede cerrar un documento haciendo Clic en el Men Archivo y escogiendo la opcin Cerrar o
haciendo Clic en el Botn Cerrar (X) en el extremo superior derecho de la ventana. Si se hicieron
modificaciones en el documento despus que se guard por ltima vez, aparecer un cuadro de dilogo
donde se preguntar si se desean guardar los cambios. Si se quieren guardar se hace Clic en el Botn Si, se
guardar el documento y despus se cerrar la ventana, si no se quieren guardar los cambios se hace Clic en
el Botn No y se cerrar la ventana sin guardar las ltimas modificaciones realizadas, si se arrepinti de
cerrar el documento haga Clic en el Botn Cancelar y podr seguir trabajando en el mismo.

Abrir un Documento
Se puede abrir un documento de varias formas:

Abrir la aplicacin Word. Clic en el Men Archivo, escoger la opcin Abrir o pulsar las teclas
Control + A o hacer Clic en el Botn Abrir
de la Barra de Herramientas Estndar. En
cualquiera de los casos aparecer un cuadro de dilogo Fig. 5.
En Buscar en se hace Clic en la punta de saeta para desplegar la lista y se escoge el lugar donde se
quiere buscar el documento (C:, disco 3 en una carpeta determinada).
En la lista de archivos de Word que aparece hacer doble Clic en el archivo que se desee abrir o un
Clic en el archivo y un Clic en el Botn Abrir.

Si se arrepiente y no quiere abrir ningn archivo se hace Clic en el Botn Cancelar.


Hacer Clic en el Botn Inicio de la Barra de Tareas , escoger la opcin Documentos, se
desplegar una lista con los ltimos 15 documentos en que se ha trabajado, si el que queremos abrir

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se encuentra en la lista, hacer Clic sobre l y se abrir la aplicacin en la cual fue creado. Si fue
guardado en el disco de 3 es necesario antes insertar este en la torre de disco correspondiente.
Abrir el Explorador de Windows. Seleccionar en el Panel izquierdo del mismo el disco o la carpeta
donde fue guardado el documento, aparecer en el panel derecho el contenido del objeto que fue
seleccionado, hacer doble Clic en el fichero que se quiere abrir y se abrir la aplicacin en la cual
fue confeccionado con el contenido del mismo.

Fig. 5

Seleccin de un texto
Siempre que se quiera hacer una modificacin a un texto escrito en Word hay que seleccionarlo primero (El
texto seleccionado se marcar con un rectngulo negro).
Para seleccionar una palabra: Hacer doble Clic sobre la palabra.
Para seleccionar una lnea: Llevar el puntero del ratn al extremo izquierdo de la lnea, cuando el puntero
se incline hacia la derecha, apuntando hacia la lnea, hacer Clic. O hacer Clic al inicio de la lnea y arrastrar
el puntero del Ratn hacia el final de la misma.
Para seleccionar un Prrafo: Llevar el puntero del ratn al extremo izquierdo del prrafo, cuando el
puntero se incline hacia la derecha hacer doble Clic. O hacer Clic al inicio del prrafo y arrastrar el puntero
del Ratn hacia el final del mismo.
Para seleccionar todo el texto: Llevar el puntero del Ratn al extremo izquierdo del texto, cuando el
puntero se incline hacia la derecha hacer tres Clic. O hacer Clic al inicio del texto y arrastrar el puntero del
Ratn hacia el final del mismo o en el Men Edicin escoger la opcin Seleccionar todo
(Ctrl. E).
Nota: Si un texto est seleccionado y se pulsa cualquier tecla en el teclado, el texto desaparecer y
aparecer en su lugar el carcter pulsado o se borrar si la tecla pulsada fue la Barra Espaciadora o la tecla
Supr. Cuando esto suceda hacer Clic en el Botn Deshacer de la Barra de Herramientas Estndar o en
esta opcin del Men Edicin.

Deshacer y Rehacer:
Estos Botones que se encuentran en la Barra de Herramientas Estndar permiten Deshacer
las acciones realizadas desde la ltima hacia atrs o Rehacer la ltima accin que se deshizo. Siempre que
cometamos un error podemos acudir a ellas para deshacerlo o rehacerlo.

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Fuente:
Es el tipo de letra con la que se quiere trabajar. Esta se puede seleccionar cuando vamos a empezar a
trabajar o cuando ya est confeccionado el documento, se le puede cambiar habiendo previamente
seleccionado el texto al que se le quiere cambia la fuente.
En la Barra de Herramientas Formato hacer Clic en el cuadro de lista desplegable Fuente
escoger el tipo de fuente que se desea y hacer Clic sobre ella.
Tamao de Fuente: Es el tamao de la letra.
En la Barra de Herramientas Formato hacer Clic en el cuadro de lista desplegable Tamao de Fuente
escoger el tamao de fuente que se desea y hacer Clic.
Estas opciones tambin se encuentran en el Men Formato, hacer Clic en Fuente, sale un cuadro de
dilogo con tres Fichas, Clic en la Ficha Fuente, hacer las selecciones que se deseen y luego Clic en el
Botn Aceptar.

Alineacin del texto:


Estas opciones se pueden encontrar en los Botones de la Barra de Herramientas Formato
Hay 4 tipos de alineacin para el texto:
1. Alineacin izquierda
o las teclas (Control + Q). Todo el texto seleccionado queda alineado
a la izquierda como indica el esquema del Botn en la Barra de Herramientas Formato.
2. Centrar

o las teclas (Control + T) Todo el texto seleccionado quedar centrado en la pgina.

3. Alineacin derecha
o las teclas (Control +D) Todo el texto seleccionado quedar alineado a la
derecha como indica el esquema del Botn seleccionado.
4. Justificar
o las teclas (Control + J) Todo el texto quedar alineado a ambos lados, rellenando
con espacios intermedios entre las palabras para que todas las lneas terminen parejas.
Estas opciones tambin se pueden encontrar en el Men Formato Opcin Prrafo ( Sale un cuadro de
dilogo, escoger la Ficha Sangra y Espacio, la opcin Alineacin, desplegar la lista que aparece a su
derecha (Como se muestra en la Fig. 6) y escoger la alineacin que se desee.

Fig. 6

Edicin de Texto:
Editar un texto significa que una vez confeccionado se le hacen modificaciones (darle formato, borrar parte
del texto, agregar texto, etc.). Siempre que se modifique el formato de un texto escrito con anterioridad hay
que seleccionarlo primero.

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Copiar un texto:
Se selecciona el texto que se quiere copiar (Bloque), se hace Clic en la opcin Copiar del Men Edicin
o de La Barra de Herramientas Estndar (aparentemente no pasa nada porque el texto copiado se guarda
en el Portapapeles que es un espacio de memoria reservado que tiene el Windows, en las versiones
anteriores slo poda permanecer en el mismo un solo texto copiado o cortado, en el Word 2000 se permite
tener hasta 12 bloques de texto Fig. 7) se hace Clic en el lugar exacto del documento donde se quiere
copiar el texto seleccionado y se hace Clic en la opcin Pegar del Men
Edicin o de la Barra de Herramientas Estndar. Una vez ejecutada la
opcin Copiar, el texto se puede Pegar tantas veces como se quiera en
diferentes lugares del documento que se est trabajando e incluso en otras
aplicaciones con ambiente Windows.
Fig. 7

Mover un texto:
Se procede igual que al copiar un texto pero en lugar de hacer Clic en la opcin Copiar se hace Clic en la
opcin Cortar. Recuerde que cuando se mueve se quita del lugar donde se encuentra inicialmente y se
traslada de lugar.

Correccin Ortogrfica y Gramatical:


Cuando se cometen errores ortogrficos las palabras se subrayan automticamente en Rojo, si los errores
son gramaticales, se subrayan en Verde.
Cmo corregir estos errores?. Se puede hacer Clic con el Botn derecho del Ratn encima de la palabra
subrayada en Rojo, aparecer una lista de palabras (Fig. 8), seleccionar la correcta y hacer Clic sobre ella,
si la palabra esta subrayada en Verde aparecern sugerencias (Fig.9), en ambos casos si no se quiere
escoger ninguna de las opciones propuestas, hacer Clic en Omitir.

Fig. 9
Fig. 8
Tambin se puede corregir errores ortogrficos o gramaticales en el Botn Ortografa y Gramtica que
aparece en la Barra de Herramientas Estndar
Herramientas.

o en esta opcin que se encuentra en el Men

Idioma: Permite seleccionar el idioma en que se va a hacer la correccin ortogrfic a (Fig. 10), se encuentra
en el Men Herramientas , opcin Idioma, opcin Definir Idioma

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Fig. 10

Interlineado:
El interlineado es el espacio entre lneas, puede ser:
= Sencillo
= 1,5 lneas
= Doble
= Mnimo
= Exacto
= Mltiple
Esta opcin se encuentra en el Men Formato, opcin Prrafo (Fig. 11). desplegar la lista interlineado se
escoge el que se vaya a aplicar y se hace Clic en el Botn Aceptar y se cierra el cuadro de dilogo.
Nota: Recordar que siempre que el texto ya est escrito hay que seleccionarlo primero para hacerle
cualquier modificacin de formato, si no selecciona el texto la modificacin se efectuar a partir de donde
est situado el cursor.

Fig. 11

Bordes y Sombreados:
Se utilizan para resaltar un texto (como un marcador). Se encuentran en el Men Formato o en la Barra de
Herramientas Estndar.
. Se selecciona el texto y luego se hace Clic en el Botn Bordes o
Resaltar segn sea el caso, para escoger el que se quiera aplicar.

Numeracin y Vietas:
en la Barra de Herramientas Estndar o en el Men Formato donde se pueden escoger diferentes
modelos de vietas o de numeracin. (Fig. 12).

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Una vez seleccionada la numeracin o la vieta, al terminar un prrafo se da enter y aparece a continuacin
automticamente la siguiente, si ya se finaliz y no se quiere ms numeracin o vietas, se puede borrar con
la tecla Surp (Del) o dando otro enter.

Fig. 12

Columnas:
Si queremos que un texto aparezca escrito en dos o tres columnas. Esta opcin se encuentra en el Men
Formato. Se selecciona el texto y se hace clic en la que se quiera usar y Clic en el Botn Aceptar. Si no se
selecciona un texto se comenzar a aplicar a partir de donde est el cursor o a todo el documento segn sea
la seleccin que se haya hecho en el cuadro de lista desplegable Aplicar a: que se encuentra al final del
cuadro de dilogo (Fig. 13).

Fig. 13

Letra Capital:

s esta letra del inicio que aparece ms grande que las dems. Esta opcin se encuentra en el Men
Formato. (Fig. 14)

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Cambiar Maysculas y Minsculas:
En ocasiones no nos damos cuenta y oprimimos la tecla Bloq Mays y cuando hemos escrito una parte del
texto es que nos percatamos o si comenzamos a escribirlo todo en Mayscula y despus lo queremos en
minscula o a la inversa, para no tener que volver a escribirlo todo de nuevo, existe esta opcin en el Men
Formato que nos permite cambiar de Mayscula a Minscula o a la inversa. (Fig. 15)

Buscar:
Esta opcin permite buscar una palabra que se encuentre en cualquier parte del texto y Reemplazarla por
otra. Se encuentra en el Men Edicin. (Fig. 16). Se escribe la palabra que se quiere buscar, luego se hace
Clic en la ficha Reemplazar y se hace Clic en la caja de Texto Reemplazar con: y se escribe la palabra por
la cual se quiere reemplazar, Clic en el Botn Reemplazar todos.

Fig. 16

Hipervnculo:
Texto de color y subrayado en el que al poner el puntero del ratn sobre l sale una mano,
si se hace
Clic sobre l va a un archivo, una ubicacin de archivo, pgina HTML de Word Wide (Para navegar por
Internet), Web o Intranet. O a otra parte dentro del mismo documento.

Para realizar un Hipervnculo con un Archivo

Se va al Men Insertar Opcin Hipervnculo Fig. 17 (tambin se encuentra en la Barra de

Herramientas )
Sale un cuadro de dilogo en el que se busca el archivo que se quiere insertar como Hipervnculo,
seleccionarlo, hacer Clic en el Botn Aceptar.

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Fig. 17
Si se quiere insertar como Hipervnculo un texto, un grfico, una hoja de clculo, etc.
Se abren ambos ficheros (si est en otro fichero). Se colocan de tal forma que ambos estn visibles.
Se selecciona lo que se quiera insertar como Hipervnculo.
Se arrastra con el Botn secundario del Ratn y se deja caer donde se quiera.
Se selecciona la opcin Insertar Hipervnculo aqu.
Esto se puede hacer tambin con un texto dentro del mismo documento en que se est trabajando.

Configuracin de pgina:
Esta opcin se encuentra en el Men Archivo y permite seleccionar los mrgenes que se deseen (Fig. 18),
as como el tamao del papel que se va a utilizar, su orientacin (horizontal o vertical), etc . (Fig. 19).
Finalmente se Acepta para que se aplique al documento la seleccin.

Fig. 18

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Fig. 19
Men Insertar:
Las opciones que explicaremos a continuacin (Salto de Pgina, Nmero de pgina, Fecha Hora,
Smbolo. Nota al pie, Imagen) se encuentran en este Men.

Salto de Pgina:
Cuando se est haciendo un documento y se quiere comenzar a escribir en otra pgina sin haber llegado
al final de la que se est escribiendo en ese momento, se escoge la opcin Salto del Men Insertar,
sale un cuadro de dilogo (Fig. 20), se escoge la opcin Salto de pgina y se da Clip en Aceptar. El
salto de pgina se producir a partir de donde est el cursos.

Fig. 20
Nmero de Pgina:
Permite numerar las pginas, da la posibilidad de poner el nmero en diferentes posiciones (Inferior,
Superior). Con la Alineacin que se desee (Derecha, Izquierda, Centro), ponerle o no, nmero a la
primera pgina (Fig. 21) y darle un formato a la numeracin, e iniciar la numeracin a partir de un
nmero determinado. (Fig. 22)

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Fig. 21

Fig. 22
Fecha y Hora:

Permite insertarle la fecha y la hora actualizada a un documento, con el formato que se desee, si se
selecciona la casilla Actualizar automticamente, cada vez que se abra el documento tendr la fecha
y la hora actualizada. Fig. 23

Fig. 23
Smbolo:
En ocasiones necesitamos introducir en el documento un Smbolo que no se encuentra en el Teclado,
esta opcin nos da la posibilidad de poder insertarlo. (Fig. 24). Seleccione el smbolo que desea insertar
haciendo Clic sobre l y despus haga Clic en el Botn Insertar, si no quiere insertar ningn otro
smbolo cierre el cuadro de dilogo haciendo Clic en el Botn Cerrar o en el Botn (X) del extremo
superior derecho del mismo. Ver que donde estaba el cursor se insert el smbolo que usted
seleccion.
Nota al Pie o al Final:
Explican, comentan o hacen referencia al texto de un documento. Un solo documento puede contener
notas al pie y notas al Final . Por Ejemplo, puede utilizar las notas al pie para instrucciones detalladas
y las Notas al Final para citar fuentes de informacin. Las Notas al Pie aparecen al final de cada pgina
de un documento. Las Notas al Final normalmente aparecen al final del documento.
Una Nota al Pie o al Final consta de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto
correspondiente a la nota. Puede numerar automticamente las marcas o crear sus propias marcas
personalizadas. Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automticamente, Word vuelve a
numerar las marcas de referencia de notas.
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Fig. 24

El Word permite poner estos tipos de notas con la opcin Nota al Pie que se encuentra en el Men
Insertar. (Fig. 25)

Fig. 25
Imagen:
Si queremos ilustrar el documento que se est escribiendo con alguna imagen Word tiene una galera de
imgenes prediseadas a la cual se puede acceder con la opcin Imagen del Men Insertar , sale un
cuadro de dilogo donde se escoge el Tema de imgenes que se desee, sale otro cuadro de dilogo (Fig.
26) con las imgenes prediseadas, se hace Clic en la que se desee insertar, da la posibilidad de
diferentes tipos de insercin, para insertar la imagen en el texto que se est editando, se hace Clic en la
primera opcin y luego se cierra la ventana de imgenes si no se desea insertar ninguna otra imagen.
Nota: Esta figura que se muestra es del Word 2000, en el Word 97 sale otro Cuadro de dilogo con otra
galera de imgenes, el procedimiento es similar.

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Fig. 26
WordArt :
Da la posibilidad de insertar diferentes estilos de Letras propios para presentaciones u otros propsitos.
Se puede encontrar en el Men Insertar en la opcin Imagen o tambin en el Botn Dibujo
el
cual
hace
que
aparezca
la
Barra
de
Herramientas
Dibujo
donde
encuentra el Botn Insertar WordArt
WordArt (Fig. 27).

se

al hacer Clic en l aparece la ventana de la Galera de

Se selecciona el estilo que se desee y se hace Clic en el Botn Aceptar apareciendo en pantalla un
cuadro de dilogo (Fig. 28) donde se escribe el texto que se quiera, se le puede modificar la Fuente y el
Tamao de la Fuente, etc., al terminar se da Clic en el Botn Acepta y parece el texto escrito en la
ventana de Documento de Word donde se estaba trabajando (Fig. 29)

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Fig. 28

Fig. 29
Autocorreccin:
Permite corregir errores habituales de escritura, ortografa o gramtica. Ejemplo si escribe que Word lo
sustituye por que. Insertar textos, como por Ejemplo el nombre del instituto. S1 pone ISCF, Word lo
sustituye por Instituto Superior de Cultura Fsica (Fig. 30). Esta opcin se encuentra en el Men
Herramientas. En la Caja de Texto Reemplazar se escribe el texto que se quiere reemplazar, luego se
hace Clic en la Caja de Texto Con: y se escribe el texto por el cual se quiere sustituir. Se hace Clic en
el Botn Agregar y finalmente se hace Clic en el Botn Aceptar.
Combinar Correspondencia:
A veces se necesita enviar una carta o una citacin con un mismo texto a varias personas, la opcin
combinacin de correspondencia nos facilita este trabajo, escribiendo una sola vez la carta o la citacin
o el documento de que se trate y guardando los datos de todas las personas a las que se les va a enviar
en una pequea base de datos, podemos imprimir un documento para cada persona.

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Fig. 30

Pasos a seguir para combinar correspondencia en Word


1- Ir al Men Herramientas. Escoger la opcin Combinar Correspondencia. Aparece un cuadro de
dilogo (Fig. 31)

2- En la opcin
Documento Principal hacer Clic en el Botn Crear. Aparece una lista, escoger
Carta Modelo. Sale aparece un cuadro de dilogo (Fig. 32), hacer Clic en el Botn Ventana
Activa.

3- En la opcin
Origen Datos (Fig. 31) hacer Clic en el Botn Obtener Datos, se despliega una
lista, escoger Crear Origen de datos. Sale un cuadro de dilogo (Fig. 33) donde muestra una lista
de campos, se quitan los que no se desean tener seleccionndolo y haciendo Clic sobre el Botn
Quitar Campo y se agregan otros nuevos si se necesitan, haciendo Clic en la caja de texto que est
debajo de la Etiqueta Nombre de Campo y escribiendo en el teclado el nombre que se le quiere dar
al nuevo campo, luego se hace Clic en el Botn Agregar Campo. Cuando se termine se hace Clic
en el Botn Aceptar

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Fig. 31

Fig. 32

Fig. 33
4- Sale un cuadro de dilogo Guardar Como (Fig. 3) para guardar el archivo creado.
5- Una vez guardado el archivo sale otro cuadro con dos botones (Fig. 34), hacer Clic en el Botn
Modificar origen de datos. Sale otro cuadro de dilogo (Fig. 35) que permite entrar los datos en
los registros. Una vez entrados todos los datos de la primera persona, si se quiere entrar los datos de
otra persona, hacer Clic en el Botn Agregar Nuevo, cuando se hayan entrado los datos de todas
las personas, hacer Clic en el Botn Aceptar.

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Fig. 34

Fig. 35
6- Comenzar a escribir la carta en la ventana documento del Word. Cada vez que sea necesario
introducir un dato de la lista de nombres ir a la Barra de Herramientas Combinar
Correspondencia (Fig. 36) y hacer Clic en el Botn Insertar campo combinado, aparecer la
lista de todos los campos que usted cre anteriormente, escoja el campo que contiene el dato que
necesita en ese momento (Ejemplo, Nombre o Apellidos).

Fig. 36
Barra de Herramientas Combinar Correspondencia
7- Cuando termine de escribir el documento ir a la Barra de Herramientas Combinar

Correspondencia y hacer Clic en el Botn Combinar


o la opcin
Combinar los Datos
con el Documento (Fig. 31), hacer Clic en el Botn Combinar. en ambos casos aparece un cuadro
de dilogo (Fig. 37),, escoger la opcin Todos si quiere imprimir un documento para cada una de
las personas de la lista y hacer Clic en el Botn Aceptar.

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Fig. 37
8- Aparecern tantas citaciones o cartas como nombres ni trodujo en la lista, cada una con los datos
correspondientes a una persona, cada una en una hoja independiente y las podr imprimir todas.
9- Si quiere establecer condiciones para uno o ms campos al enviar la correspondencia se hace Clic
en el Botn Insertar campo de Word de la Barra de Herramientas Combinar
Correspondencia, opcin Si ... Entonces ... sino...

Confeccin de Tablas
Una Tabla en Word es un elemento que permite organizar el texto en filas y columnas. Si el texto no
cabe en una celda (cuadrcula formada por la intercepcin de una fila y una columna), Word

aumenta automticamente el alto de la fila. Con las tablas se puede organizar y ajustar
fcilmente el tamao de las filas y columnas y se puede resaltar elementos de la tabla mediante
elementos de formato. Despus de crear una tabla se podr modificar, agregarle filas y
columnas o eliminarlas, ajustar el ancho de las filas y las columnas, agregar bordes, etc.
Crear una Tabla

Antes de crear una tabla es conveniente disearla, ya que nos permitir ahorrar tiempo, calcular
aproximadamente el nmero de filas y columnas que tendr la misma, aunque Word permite
efectuar modificaciones posteriores, tanto en el diseo como en el contenido de la misma.
Insertar una Tabla vaca:

Ir al Men Tabla, opcin Insertar, Clic en la opcin Tabla, sale un cuadro de dilogo (Fig.
38) que permitir introducir el nmero de columnas y de filas que tendr la tabla (Ejemplo: 5
filas y 4 columnas), luego de introducir los datos se hace Clic en el Botn Aceptar y saldr en
el rea del documento donde se encuentre el cursor la tabla que se dise (Fig. 39)

Fig. 38

Fig. 39
Tambin se puede crear una tabla con el Botn Insertar Tabla que se encuentra en la Barra de
Herramientas Estndar (Fig. 40). Se hace Clic en este botn y saldr una cuadrcula debajo del
mismo, haga Clic encima del primer cuadradito y arrastre el Ratn encima de la cuadrcula hasta que
haya seleccionado el nmero de filas y columnas que desee y entonces suelte el Botn del Ratn.
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Fig. 40
Tambin puede dibujar la tabla haciendo Clic en el Botn Tablas y Bordes
que se encuentra en la
Barra de Herramientas Estndar, el puntero del Ratn se convertir en un lpiz que le permitir
dibujar la tabla a su gusto.
Variar el ancho de las columnas
Hacer Clic dentro de la tabla, si la Regla est activada (si no est activada actvela en el Men Ver,
haciendo Clic sobre la opcin Regla) aparecern en ella tantas divisiones como columnas tenga la
Tabla, se pone el puntero del Ratn encima de la divisin de la Regla que corresponda a la columna
que queremos anchar o estrechar, el puntero del Ratn se convertir en una doble saeta y aparecer un
letrerito (Mover columna de tabla) Fig. 41, hacer Clic y arrastrar el Ratn hacia la derecha o hacia la
izquierda segn quiera anchar o estrechar la columna y soltar el botn del Ratn cuando la columna
tenga el ancho que usted desea.

Fig. 41
Tambin puede hacer cualquier modificacin en la Tabla, en las Filas, en las columnas o en las Celdas
haciendo Clic en el Men Tabla y escogiendo la opcin Propiedades de la Tabla, aparecer un
cuadro de dilogo con fichas (Fig. 42) que le permitir hacer las modificaciones que usted desee,
escogiendo la ficha correspondiente e introduciendo los datos que usted necesita y finalmente haciendo
Clic en el Botn Aceptar para que se realicen los cambios.
Nota: Para acceder a las opciones del Men Tabla debe estar el cursor dentro de la tabla, si no
aparecern atenuadas.

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Fig. 42
Para comenzar a escribir dentro de la tabla hay que hacer Clic dentro de la celda donde se quiera
escribir, si se da Enter dentro de una celda aumentar el ancho de la fila, se puede eliminar el Enter
con la tecla BackSpace o con la tecla Supr (Del) en dependencia de donde est el cursor en ese
momento (derecha o izquierda despus de haber dado el Enter). Para pasar de una celda a otra se hace
movindose con las teclas del cursor (Arriba, abajo, derecha, izquierda) o simplemente haciendo Clic
en la celda donde se quiera situar.
Una vez introducidos los datos en una tabla usted puede modificarle el formato al igual que cualquier
texto escrito en Word, pero antes deber seleccionar el texto de la tabla al cual quiere modificar el
formato.
Seleccionar filas
Se hace igual que seleccionar una lnea en un texto de Word. Se sita el puntero del Ratn en el
extremo izquierdo, delante de la fila que se quiere seleccionar, cuando la flecha del Ratn seale hacia
la fila se hace Clic, si se quiere seleccionar ms de una fila consecutiva se arrastra el Ratn hasta que
queden seleccionadas las filas que se quiera, as tambin para seleccionar toda la tabla.
Seleccionar Columnas
Se coloca el puntero del Ratn encima de la columna que se quiera seleccionar, cuando el puntero de
convierta en una saeta negra apuntando hacia abajo, se hace Clic y quedar seleccionada la columna, si
se quiere seleccionar ms de una columna se procede igual y luego se arrastra el Ratn hasta que todas
las columnas queden seleccionadas.
Ponerle bordes a las tablas
Activar la Barra de Herramientas Tablas y Bordes (se activa en el men Ver, en la opcin Barras de
Herramientas, se hace Clic en la opcin Tablas y Bordes y parecer en pantalla, arrastrarla por la barra
de ttulo y colocarla en la ventana arriba o abajo en el lugar que se desee.
Nota: Todos los botones de la Barra de herramientas Tablas y Bordes se encuentran en el Men Tabla.
.

Ella posee dos cuadros de lista desplegable


(Estilo de lnea y grosor de
lnea) que permiten escoger qu tipo de lnea usted le quiere poner a los bordes, seleccione la tabla o las

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celdas que le quiere poner el borde y luego haga Clic en la punta de saeta que se encuentra a la derecha
del botn Bordes

y escoja qu borde quiere ponerle.

Tambin puede darle color de relleno a las celdas con el botn Color de sombreado,
seleccionando las celdas a las que le quiere dar color y haciendo Clic en la punta de saeta que se
encuentra a la derecha del botn y escogiendo el color que desea, haciendo Clic sobre l.
Combinar celdas
El botn combinar celda
permite convertir las celdas seleccionadas en una sola celda. Se
seleccionan las celdas que se quieran combinar y luego se hace Clic sobre ese botn de la Barra de
Herramientas Tablas y Bordes.
Dividir celdas
En ocasiones necesitamos tener una o varias celdas divididas en dos o ms columnas por diferentes
motivos, esto se puede solucionar seleccionando las celdas que se quieren dividir y haciendo Clic en el
Botn Dividir celdas
aparecer un cuadro de dilogo (Fig. 43) que permitir introducir en cuntas
columnas se quiere dividirlas, luego se hace Clic en el Botn Aceptar
Insertar Filas y Columnas
Situar el cursor en la fila o columna donde se quiera insertar, Clic en el Men Tabla, situar el cursor en
la opcin Insertar, aparecer otro men a la derecha (Fig. 44), Clic en la opcin que corresponda
dnde usted quiera insertar la fila o la columna (ala izquierda o la derecha en el caso de las columnas,
en la parte superior o inferior en el caso de las filas)

Fig. 43

Fig. 44

Nota: Al imprimirse las tablas confeccionadas en Word 97 queda desfasado el contenido de la tabla
respecto a la tabla, para evitar esto hay que ir al Men Herramientas, opcin Opciones, sale un
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cuadro de dilogo con fichas, Clic en la ficha Compatibilidad en el cuadro de lista desplegable
Opciones recomendadas para: hacer Clic en la punta de saeta y escoger la opcin Microsoft Word
6.0 95, hacer Clic en el Botn Aceptar. En el Word 2000 no es necesario hacerlo ya las tablas vienen
con la compatibilidad adecuada.
Imprimir un documento
Para imprimir un documento tiene que tener configurada una impresora y adems la tiene que tener
conectada a la computadora en ese momento o tenerla compartida por la red.
En el Men Archivo se hace clic en la opcin Imprimir y sale un cuadro de dilogo Fig. 45

Fig. 45
Intervalos de pginas
Todo: Si esta casilla de verificacin est activada al hacer clic en el Botn Aceptar se imprimir
todo el documento.
Pgina actual: Si slo se quiere imprimir la pgina donde se encuentra el cursor en ese
momento.
Pginas: Cuando se quieren imprimir slo algunas pginas del documento. Si las pginas no son
consecutivas se escribe el nmero de cada una separado por una coma, si las pginas son
consecutivas se pone el nmero de la primera, guin (-), el nmero de la ltima.
Tambin para imprimir un documento se puede hacer clic en el Botn Imprimir
Herramientas, en este caso se imprimir todo el documento, no sale el cuadro de dilogo

de la Barra de
Fig. 45

Hasta aqu hemos explicado algunas de las posibilidades de Word que ms se utilizan, posee muchas
ms que usted tendr que ir investigando en la medida que las vaya necesitando y que vaya adquiriendo
ms habilidades en el uso de este potente procesador de texto.

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MANUEL FAJARDO

MANUAL DE EXCEL 2000

AUTORAS: Lic. Maira Castellanos Cueto.


Ms.C. Zaida R. Prez Zubillaga

CIUDAD DE LA HABANA
2003
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto
Ms. C. Zayda R. Prez Zubillaga

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Manuel fajardo

INTRODUCCIN
Este manual y otros que hemos confeccionado es un intento por resolver el problema de falta de
Bibliografa de Computacin que tenemos en nuestros centros de Cultura Fsica. No pretendemos que
sea algo definitivo, todava le faltan muchas cosas. Les agradeceremos si tiene alguna sugerencia que
hacerle nos lo haga saber a travs de nuestro correo electrnico iscfmf@inder.co.cu.
Hemos recogido en este manual lo que entendimos poda serle ms til. Hay muchas cosas ms que
usted puede ampliar a travs de la potente ayuda de Excel e ir conociendo a medida que adquiera ms
prctica y habilidades en esta potente herramienta.
Gracias.

Las Autoras.

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NDICE

Hoja de Clculo Microsoft Excel.............................................................................................................74


Tabulador electrnico ..............................................................................................................................74
Cmo acceder al Microsoft Excel. ...........................................................................................................74
Ventana de Excel .....................................................................................................................................74
Qu es un Libro? ....................................................................................................................................76
Ayuda de Excel........................................................................................................................................76
Manipulacin de las hojas de clculo. .....................................................................................................76
Proteger un Libro o una Hoja...................................................................................................................77
Desproteger un Libro o una Hoja protegido ........................................................................................77
Diferentes tipos de datos:.........................................................................................................................77
Entrada de datos.......................................................................................................................................77
Entrada de nmeros..............................................................................................................................77
Entrada de textos ..................................................................................................................................78
Guardar el Libro de Trabajo.....................................................................................................................78
Cerrar el Libro..........................................................................................................................................78
Abrir el Libro ...........................................................................................................................................78
Operaciones con las columnas y las filas.................................................................................................78
Opcin Opciones del Men Herramientas...............................................................................................79
Comando Rellenar (Men Edicin) .........................................................................................................80
Movimiento a travs del Libro.................................................................................................................81
Inmovilizar paneles..................................................................................................................................81
Movilizar paneles .................................................................................................................................81
Formatos...................................................................................................................................................81
Las plantillas ............................................................................................................................................83
Borrar slo el Formato de la Tabla. .........................................................................................................83
Borrar slo el contenido de la Tabla. .......................................................................................................83
Realizar clculos en Excel .......................................................................................................................83
Frmulas...................................................................................................................................................83
Constante..............................................................................................................................................84
Referencias de Celdas ..........................................................................................................................84
Referencia absoluta ..............................................................................................................................84
Referencia relativa ...............................................................................................................................84
Referencia externa ................................................................................................................................84
Referencia remota ................................................................................................................................84
Referencia 3D (tridimensional)............................................................................................................84
Nombres...............................................................................................................................................85
Operador...................................................................................................................................................85
Operadores de clculo de las frmulas ................................................................................................85
Operadores aritmticos ........................................................................................................................85
Operadores de comparacin.................................................................................................................86
Operador de concatenacin de texto ....................................................................................................86
Crear frmulas..........................................................................................................................................87
Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas ..............................................88
Operador...........................................................................................................................................88
Descripcin ......................................................................................................................................88
Funcin.....................................................................................................................................................88
Argumento ...........................................................................................................................................88
Para hallar un total ...............................................................................................................................90
Vnculos entre hojas de un libro y entre libros de trabajo. Vnculos mediante frmulas .......................90
Crear una frmula para calcular datos en otra hoja o en otro libro..........................................................90
Editar vnculos .....................................................................................................................................90
Volver a conectar un objeto vinculado si se ha movido su archivo de origen o se ha cambiado su
nombre .................................................................................................................................................90
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Auditoria. Rastrear errores en las frmulas. ............................................................................................91
Barra de Herramientas Dibujo. Fig.15 .....................................................................................................91
Insertar un objeto .....................................................................................................................................92
Insertar Autoformas. ................................................................................................................................93
Instalar la impresora.................................................................................................................................93
Vista preliminar y la vista Salto de pgina. .............................................................................................94
Imprimir un documento ...........................................................................................................................95
Cmo confeccionar un grfico. ................................................................................................................95
Modificar el Formato del Grfico ........................................................................................................97
Organizacin y Manipulacin de Datos. Las Listas ................................................................................97
lista .......................................................................................................................................................97
Usar una lista como base de datos .......................................................................................................97
Cmo crear una lista? .........................................................................................................................98
Instrucciones para crear una lista en una hoja de clculo ....................................................................98
Organizacin de la lista........................................................................................................................98
Formato de la lista................................................................................................................................98
Dividir un texto en columnas...................................................................................................................98
Introducir datos a travs del formulario. ..................................................................................................99
Formularios de datos ................................................................................................................................99
Para introducir datos en un Formulario ...............................................................................................99
Agregar un registro a una lista utilizando un formulario de datos.....................................................100
Cambiar el registro de una lista utilizando un formulario de datos ...................................................100
Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos.....................................................101
Eliminar un registro de una lista utilizando un formulario de datos ..................................................101
Validar Datos .........................................................................................................................................101
Ordenar filas en orden ascendente en funcin del contenido de una columna ......................................102
Ordenar por ms de un Campo. .........................................................................................................102
Filtrado ...................................................................................................................................................103
Cmo usar el Autofiltro. ....................................................................................................................103
Auto filtro personalizado ...................................................................................................................103
Quitar el Autofiltro.............................................................................................................................103
Filtrar una lista usando criterios avanzados .......................................................................................104
Ejemplos de criterios de filtros avanzados.............................................................................................105
Tipos de criterios de comparacin.........................................................................................................105
Una serie de caracteres.......................................................................................................................106
Caracteres comodn............................................................................................................................106
Valores en lmites especificados........................................................................................................106
Subtotales...............................................................................................................................................107
Quitar Subtotales................................................................................................................................107
Para hacer un grfico..............................................................................................................................107
Esquematizar una hoja de clculo y resumir datos ................................................................................107
Esquema .............................................................................................................................................107
Funcionamiento de los esquemas.......................................................................................................108
Mostrar u ocultar datos detallados en un esquema ............................................................................108
Datos detallados .................................................................................................................................108
Datos de resumen...............................................................................................................................108
Esquema Automtico .........................................................................................................................108
Smbolos del esquema........................................................................................................................108
Mostrar u ocultar smbolos de esquema sin quitar el esquema..........................................................108
Quitar todo un esquema .....................................................................................................................109
Crear Esquema manual ......................................................................................................................109
Crear informes de resumen................................................................................................................109
Tabla dinmica .......................................................................................................................................114
Campo de pgina....................................................................................................................................0
Campo de fila .........................................................................................................................................0
Campo de columna.................................................................................................................................0
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Dar Formato a una Tabla Dinmica .......................................................................................................1
Dar Formato a nmeros..........................................................................................................................1
Actualizar Datos.....................................................................................................................................1
Crear una Tabla Dinmica a partir de otra Tabla Dinmica ......................................................................1
Utilizar un informe de tabla dinmica o grfico dinmico ....................................................................2
Filtrar datos con Campos de Pgina .......................................................................................................2
Crear formularios y Macros .......................................................................................................................3
Formularios ................................................................................................................................................3
Control ...................................................................................................................................................3
Tipos de Controles .................................................................................................................................4
Aplicar formato a una hoja de clculo para utilizarla como formulario ................................................5
Agregar controles a una hoja con la barra de herramientas Formularios...............................................6
Utilizar controles para simplificar la introduccin de datos ..................................................................7
Vincular celdas con el control................................................................................................................7
Macro .........................................................................................................................................................8
Utilizar macros para rellenar formularios automticamente..................................................................8
Grabar una macro para realizar una tarea en un solo paso.....................................................................8
Grabar una macro...................................................................................................................................9
Administrar las macros ........................................................................................................................10
Intercambio de informacin con otras aplicaciones.................................................................................11
Hipervnculos...........................................................................................................................................11
Analizar datos de Microsoft Access en Microsoft Excel.........................................................................12
Importar datos de Microsoft Excel a Microsoft Access...........................................................................12
Convertir una lista de Microsoft Excel en una base de datos de Microsoft Access ................................13

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Hoja de Clculo Microsoft Excel


Tabulador electrnico
Es una hoja de trabajo formada por filas y columnas que posibilita el clculo y la creacin de grficos
que se modificarn automticamente al modificar los datos en la hoja de trabajo. Permite tambin el
trabajo con base de datos.
Cmo acceder al Microsoft Excel.
Se puede abrir la ventana de Excel haciendo clic en el Botn Inicio, escogiendo la opcin Programas
del Men Inicio y haciendo clic sobre la opcin Microsoft Excel (Si Microsoft Office est instalado).
Tambin se puede acceder a l mediante un icono de acceso directo que se encuentre en el escritorio o
mediante la Barra del Office si est activada.
Ventana de Excel
El rea que rodea la ventana de Excel muestra todos los elementos tpicos ya conocidos en la ventana
de Word y otros propios de la ventana de Excel como son: Fig.1

Barra de Frmula: permite introducir datos y editar entradas en la hoja de trabajo.


Cuadro de nombre: . Puede crear nombres de celdas rpidamente utilizando el cuadro de
nombre en la barra de frmulas.
Encabezado de columnas y filas: recuadros grises que se encuentran en la parte superior e
izquierda de las columnas y filas respectivamente. Cada columna est rotulada con una letra
del alfabeto y cada fila con un nmero.
Etiqueta de hojas: permite cambiar de una hoja a otra del libro de trabajo. Para seleccionarla
se hace clic en la etiqueta. Para tener acceso a las opciones de la etiqueta se hace clic con el
botn secundario del Ratn.

Cuadro de nombre
Encabezado de
columna

Referencia de seleccin
Encabezado de fila

Barra de Frmulas

Fig.1
Celda: Intercepcin de un fila con una columna. Ejemplo: A2
Celda activa: Es donde se encuentra el cursor.
Rango de celda: rectngulo formado por un grupo de celdas EJemplo. A7:D5
Hoja de clculo: Es el rea de trabajo donde se introducen los datos y se procesan.
Cuadro de Nombre: Cuadro situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas que identifica
la celda seleccionada, el elemento de grfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro
Nombre y, a continuacin, presione ENTRAR para asignar rpidamente un nombre a una celda o a
un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asign previamente y
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Etiqueta de hoja

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seleccionarla, haga clic en su nombre en el Cuadro Nombre o en el Men Edicin, clic en la opcin
Ir A. Seleccionar el Nombre o escribir la referencia y clic en Aceptar.
Barra de Frmulas: El lugar donde se muestra el contenido de la celda activa y adems se puede
modificar este contenido.

Celda (A2)
Rango de celdas (A5:D7)

HOJA DE CLCULO
Fig. 2
Directrices para asignar nombres a las celdas, a las frmulas y a las constantes en Microsoft
Excel
Caracteres permitidos El primer carcter de un nombre deber ser una letra o un carcter de
subrayado. Los dems caracteres del nombre pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres de
subrayado.
Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda,
como Z$100 o F1C1.
Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden utilizarse
caracteres de subrayado y puntos como separadores; por ejemplo, Impuesto_Ventas o
Primer.Trimestre.
Nmero mximo de caracteres Un nombre puede contener 255 caracteres como mximo.
Nota Si un nombre definido para un rango contiene ms de 253 caracteres, no podr seleccionarlo en
el cuadro Nombre.
Distincin entre maysculas y minsculas Los nombres pueden contener letras maysculas y
minsculas. Microsoft Excel no distingue entre maysculas y minsculas en los nombres. Por ejemplo,
si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo
nombre reemplazar al primero.
Rtulos y nombres Puede utilizar rtulos que definan los datos de la hoja de clculo o frases de texto
que representen una celda o los rangos de celdas de las frmulas. Por ejemplo, si el rango C5:C20
contiene cifras de ventas y tiene el rtulo Ventas, puede calcular el valor total del rango usando la
frmula =SUMA(Ventas) en lugar de =SUMA(C5:C20). Los rtulos pueden usarse en frmulas que
hagan referencia a los datos de la misma hoja de clculo. Si desea usar una etiqueta para representar un
rango de otra hoja de clculo, tendr que darle un nombre a dicho rango.
Dar nombre a las celdas utilizando los rtulos existentes de fila y de columna
1. Seleccione el rango al que desee asignar un nombre, incluidos los rtulos de fila o de columna.
2. En el men Insertar, elija Nombre y, a continuacin, haga clic en Crear.
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3. En el cuadro Crear nombres en, designe la ubicacin que contiene los rtulos, activando la
casilla de verificacin Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha.
Nota Un nombre creado mediante este procedimiento nicamente har referencia a las celdas que
contengan valores y no incluir los rtulos de columna o fila existentes.
Nota: Para ms informacin consulte la ayuda en ndice escriba Nombre
Qu es un Libro?
En Excel un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Excel trabaja con
hojas de trabajo que estn encuadernadas en libros de trabajo. Como cada libro puede contener varias
hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico archivo.
Ayuda de Excel
Se procede igual que en Windows o que en cualquier aplicacin. Se oprime la tecla F1 y sale la ventana
de ayuda o se hace clic en el Men ? que es el men de ayuda y se escoge la opcin Ayuda de Microsoft
Excel, en ambos casos sale la ventana de Ayuda donde se podr proceder por contenido o por el ndice a
buscar lo que se desee.
Manipulacin de las hojas de clculo.
Cambiar nombre: Se hace doble clic sobre la etiqueta de la hoja y se puede escribir otro nombre.
Insertar hoja de clculo: Men Insertar, opcin Hoja de Clculo. Tambin se puede insertar haciendo
clic con el Botn derecho del Ratn sobre la etiqueta de la Hoja, se despliega el men Emergente, se
escoge la opcin insertar, aparece un cuadro de dilogo, escoger la opcin Hoja de clculo, clic en el
Botn Aceptar.
Mover Hoja: Se hace clic sobre la etiqueta de la hoja que se quiere mover y sin soltar el botn del Ratn
se arrastra hacia la posicin a que se quiera llevar. O en el Men Edicin Opcin Mover o copiar Hoja.
Sale el cuadro de dilogo Fig.3 donde se escoge dnde se quiere mover y se hace clic en el Botn
Aceptar

Fig. 3
Copiar una Hoja: Se procede igual que para mover la hoja pero con la diferencia que hay que tener
pulsada la tecla Control. Si se escoge la opcin Mover o copiar Hoja del Men Edicin. Fig.3, se
procede igual que para mover, pero seleccionando la casilla de verificacin Crear una copia.
Eliminar Hoja: Se hace clic con el Botn derecho del Ratn sobre la etiqueta de la Hoja que se quiere
eliminar, aparece el Men Emergente, escoger la opcin Eliminar, aparece un cuadro de dilogo, dando
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una advertencia, si est seguro de eliminarla haga clic en el Botn Aceptar, si se arrepiente haga clic en
Cancelar. O en el Men Edicin, opcin Eliminar hoja.
Proteger un Libro o una Hoja
En el Men Herramientas, opcin Proteger, Proteger Hoja o Proteger Libro o Proteger. Escoger la
opcin que se quiera, sale un cuadro de dilogo pidiendo la contrasea, escribir una contrasea (Tratar
de no olvidarla porque despus no podr hacer cambios, recuerde que las contraseas distinguen entre
maysculas y minsculas), haga clic en aceptar, sale un cuadro de dilogo donde tendr que volver a
escribir la contrasea para confirmarla, clic nuevamente en Aceptar.
Desproteger un Libro o una Hoja protegido
Men Herramientas, opcin Proteger, opcin Desproteger Hoja o Desproteger Libro segn sea lo
que tiene que desproteger, sale un cuadro donde pide la contrasea, tiene que escribir exactamente la
misma contrasea que escribi para proteger, clic en Aceptar
Diferentes tipos de datos:

Texto: Su valor es nulo (al introducirse en una celda automticamente se alinea a la izquierda de
la misma.
Nmeros: Considerados en Excel como valores. Son los datos sin procesar que excel necesita
para realizar los clculos y hacer grficos (al introducirlos en una celda se alinean
automticamente a la derecha de la misma).
Frmulas: Entradas que le indican a Excel que desarrolle clculos relativamente complejos (Ej.
=A+B+C)
Fecha: Nmeros en formato de fecha con los cuales se pueden hacer clculos. Ej: 4-mar-99 4
de marzo de 1999.
Hora: Nmeros con formato de hora. Ej: 13:30:55 1:30:55 p.m.
Moneda: Formato de nmero en tipo de moneda. Ej: Euro, Peso, etc.
Entrada de datos

Debe seleccionar la celda que recibir los datos colocando el rectngulo de seleccin sobre la celda
deseada. A continuacin escriba el contenido. Excel clasifica los datos en tres categoras:
1. Textos.
2. Nmeros.
3. Frmulas.
Entrada de nmeros
Por ejemplo seleccione la celda A2 y escriba el nmero 50. Observe que al escribir el primer dgito, la
barra de frmulas cambia, mostrando tres botones
. El contenido de la celda es
adems mostrado en la barra de frmulas.
Para finalizar la escritura del contenido de cualquier celda haga clic el botn de Aceptar de la barra de
frmulas
. Si se pulsa cualquiera de las teclas de desplazamiento del rectngulo de seleccin, Excel
acepta el dato introducido y desplaza el rectngulo (observe que el nmero introducido se alinear a la
derecha de la celda). Si el nmero introducido contiene ms dgitos que los que caben en la celda,
notar que Excel presenta una cadena como esta: #####. Esto no significa que el nmero no fue
introducido correctamente, solo que no cabe en la celda. Puede hacer doble clic en el encabezado de
columna, en la intercepcin de la columna en que se encuentra el nmero y la siguiente y ver como la
columna toma el ancho que realmente necesita y el nmero que escribi lo ver completo.

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Para cancelar los cambios haga clic en el botn de cancelar de la barra de frmulas
Escape (Esc). En este caso se eliminar lo que ha escrito y la celda quedar en blanco.

o presione

Entrada de textos
La introduccin de textos es similar a la introduccin de nmeros. Solo tiene que seleccionar la celda
deseada y escribir el texto (observe que el texto escrito se alinear a la izquierda de la celda).
Si al aceptar el contenido del texto, el mismo es truncado segn el ancho de la columna en la que se
trabaja, esto no significa la prdida de parte de contenido. Si usted selecciona nuevamente una celda
que contiene un texto que no se ve totalmente, note que en la barra de frmulas se presenta todo el
texto (Fig 4). . Para darle el ancho que necesita la columna proceda igual que explicamos en el caso de
los nmeros.

Fig. 4
- Introduzca en la Hoja 1 el encabezado de los siguientes campos:
Nombre, Edad, Peso (kg), Talla (m). Posteriormente introduzca esos datos para 10 atletas
- Cambie el nombre de la Hoja 1 por el de Datos personales
Guardar el Libro de Trabajo
Se procede igual que en las dems aplicaciones (Word, Paint, etc), Se hace clic en el Men Archivo, se
escoge la opcin Guardar, sale un cuadro de dilogo (Guardar Como) que da la posibilidad de guardarlo
en el lugar que se quiera y ponerle el Nombre que se desee al libro, luego se hace clic en el Botn
Guardar.
-

Guarde el libro de trabajo con el nombre Atletas


Cerrar el Libro

Se hace igual que las dems aplicaciones, se hace clic en el Botn Cerrar que se encuentra en el extremo
superior derecho de la ventana o en la opcin Cerrar del Men Archivo.
- Cierre el libro de trabajo
Abrir el Libro
Teniendo la ventana de la Aplicacin Excel Abierta, se hace clic en el Men Archivo, clic en la opcin
Abrir, sale un cuadro de dilogo, buscar dnde est el archivo, seleccionarlo y hacer clic en el Botn
Abrir. (Igual que se hace en el Word). Tambin puede abrir el archivo desde el Explorador de Windows,
haciendo doble clic sobre el mismo.
- Abra nuevamente el libro Atletas
Operaciones con las columnas y las filas.

Cmo seleccionar filas: hacer clic en el encabezado de la fila y se selecciona completa.


Cmo seleccionar columnas: hacer clic en el encabezado de la columna y se selecciona
completa.
Nota: Si se quieren seleccionar filas o columnas que no se encuentren consecutivas, se selecciona
la primera fila o columna haciendo clic en su encabezado, y despus se mantiene oprimida la
tecla Control y se va haciendo clic en cada una de las filas o columnas que se quieran seleccionar.

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Cmo eliminar una columna: Seleccionar la columna, ir al Men Edicin o con el Men
Emergente de la columna (Hacer clic con el Botn derecho del Ratn) en cualquiera de los casos
hacer clic en la opcin Eliminar.
Cmo eliminar una fila: Seleccionar la fila, ir al Men Edicin o con el Men emergente de la
fila (Hacer clic con el Botn derecho del Ratn) y hacer clic en la opcin Eliminar.
Cmo borrar el contenido de una o varias celdas: seleccionar la celda (hacer clic sobre ella)
pulsar la tecla Supr o desplegar el Men emergente de la celda seleccionada (hacer clic con el
Botn derecho de Ratn sobre la celda seleccionada, escoger la opcin Borrar contenido, o
desplegar el Men Edicin y seleccionar la opcin Borrar y la opcin Borrar contenido de esta.
Copiar celdas, filas y columnas: Seleccionar lo que se quiere copiar, del Men Edicin, hacer
clic en la opcin Copiar (Ctrl.+C) o en la opcin Copiar de la Barra de Herramientas o del
Men Emergente de la celda seleccionada. Hacer clic en la celda donde se quiere copiar y hacer
clic en la opcin Pegar (Ctrl.+V) del Men Edicin o de la Barra de Herramientas o del
Men Emergente de la celda seleccionada. Tambin se selecciona la celda o las celdas que se
quieren copiar y se pone el puntero del Ratn en el vrtice inferior derecho del rectngulo
seleccionado y cuando el puntero se convierta en una cruz negra se hace clic y se arrastra
Mover celdas, filas y columnas. Seleccionar lo que se quiere Mover, del Men Edicin, hacer
clic en la opcin Cortar (Ctrl.+X) o en la opcin Cortar de la Barra de Herramientas o del
Men Emergente de la celda seleccionada. Hacer clic en la celda para donde se quiere mover y
hacer clic en la opcin Pegar del Men Edicin o de la Barra de Herramientas o del Men
Emergente de la celda seleccionada. Tambin se selecciona la o las celdas y se pone el puntero
del Ratn en una de los vrtices del rectngulo (los superiores o inferior izquierdo) y se hace clic
y se arrastra el Ratn hasta donde se quiera mover.
Insertar filas y columnas. Hacer clic en una celda de la columna siguiente a la que queremos
insertar. Clic en el Men Insertar. Clic en la opcin Columna, veremos que se inserta una
columna vaca a la izquierda de la columna donde se encuentra la celda activa. Para insertar una
Fila, se sita la celda activa debajo de la fila que queremos incrementar, men Insertar, Fila. Se
insertar la Fila encima de la celda activa.

- Inserte una columna entre el Nombre y la Edad y pngale el encabezado Sexo. Llene los datos

Opcin Opciones del Men Herramientas


Al pulsa esta opcin sale el cuadro de dilogo Fig 5, en l se encuentra la Ficha Ver la cual nos permite
quitar o poner elementos de la Ventana de Excel, haciendo clic en las casillas de verificacin
correspondientes, activndolas o desactivndolas.
En la Ficha General podemos configurar la Fuente predeterminada que queremos, nmero de hojas,
ubicacin de los archivos, etc.
La Ficha Lista Personalizada Fig. 6 nos permite introducir listas como los das de la semana, los
meses, listas de nombres, etc. Que nos facilita que cuando la necesitemos introducir repetidas veces en
la hoja de clculo, slo introduciendo el primer nombre y situando el puntero del ratn en el extremo
inferior derecho de la celda, cuando el puntero se convierta en un signo ms negro (+ ) se arrastra hacia
abajo o hacia la derecha, segn convenga y veremos que aparecen los siguientes elementos de la lista
que introdujimos previamente en la lista personalizada.
Para introducir la lista en la Lista personalizada, una vez visible esta opcin, se hace clic en el Botn
Agregar, se comienzan a teclear los diferentes elementos de la lista separados por una coma (,) y un
espacio. Ejemplo: Lunes, Martes, Mircoles, ... Se hace clic nuevamente en el Botn Agregar y luego
Clic en el Botn Aceptar.
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Fig. 5

Fig. 6
Comando Rellenar (Men Edicin)
En ocasiones necesitamos introducir una lista de nmeros consecutivos en una columna o en una
fila, y nos resulta algo incmodo estar escribiendo los nmeros uno debajo del otro o uno al lado
del otro. Esto Excel lo facilita con el comando Rellenar. Ejemplo: Hacer una lista del 1 al 100 en
la celda A1. Se introduce el nmero 1, luego se coloca el Puntero del Ratn en el extremo inferior
derecho de la celda donde se encuentra el nmero, cuando el puntero de convierte en un signo
ms negro (+ ) se oprime la tecla CTRL. (Control) y con ella oprimida se arrastra el Ratn hacia
abajo o hacia la derecha, segn convenga y veremos que aparecen los siguientes nmeros en
orden consecutivo.
Si queremos un incremento hacemos el arrastre sin oprimir la tecla CTRL. Y luego vamos al Men
Edicin, Opcin Rellenar, y hacemos clic en la Opcin Series y sale el cuadro de dilogo Fig. 7 donde
se puede escoger el tipo de serie y el incremento y luego se hace clic en el Botn Aceptar.

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Fig. 7
Movimiento a travs del Libro
Para moverse de una Hoja a otra, hacer clic en la Etiqueta de la hoja donde se quiera ir.
Ejemplo: Hoja 1, Hoja 3, etc.
Para moverse a travs de la Hoja:
o Control + Home (inicio): Ir al Inicio de la Hoja ce clculo activa.
o Control + End (Fin): Ir a la final de las celdas con contenido en la Hoja de Clculo
activa.
o Home o Inicio: Ir al inicio de la lnea donde se encuentra la Celda activa.
o End o Fin: Ir al Final de la lnea donde se encuentra la celda activa.
Pgina arriba: Tecla PageUP o hacer clic en la zona ms clara superior se la Barra de
desplazamiento vertical.
Pgina abajo: Tecla PageDown o hacer clic en la zona ms clara inferior de la Barra de
desplazamiento Horizontal.
Inmovilizar paneles
Se hace clic en cualquier celda de la fila inferior a la fila que se quiera inmovilizar. Se hace clic en el
Men Ventana, se hace clic en la opcin inmovilizar paneles. Veremos la hoja de clculo se divide en
cuatro paneles quedando inmovilizados el de la parte superior a la celda activa y el de la izquierda, si
movemos la celda activa veremos que estos paneles siempre estarn visibles.
Movilizar paneles
Para movilizar nuevamente los paneles se hace clic en el Men Ventana, opcin Movilizar paneles.
Formatos
- Introduzca en la Hoja de clculo los siguientes datos para 10 atletas:
Nombre, Edad, Peso (kg), Talla (m)
- Insertar una columna despus del nombre para el sexo.
- Poner los rtulos de columnas en:
Negritas
Centrados
Esto se puede lograr con la Barra de Herramientas Formato Fig.8 con los Botones Negrita

Centrado
. Se seleccionan las celdas que contienen lo que le queremos modificar el formato y
luego se hace clic en el Botn correspondiente. Tambin estas opciones se encuentran en el Men
Formato, Formato de celda

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Fig.8
- Ponerle bordes a la Tabla. Primero seleccionar todas las celdas de la tabla, Men Formato, opcin
Celda, Ficha Bordes, escoger el borde que se quiera, clic en el Botn Aceptar. Tambin se puede hacer
clic en el Botn Bordes de la Barra de Herramientas Formato y escoger el que se quiera Fig.9

Fig.9
- Aplique Autoformato a la Tabla (Men Formato, Autoformato)
- De Formato condicional a las celdas de la Talla para que cuando los valores se encuentren entre 1.70
y 1.90 el contenido de la celda sea de color rojo. (Men Formato, Formato Condicional (Fig. 10).
Botn Formato)

Fig. 10
Copiar:
La Tabla en la Hoja 2 (Edicin, Copiar, Pegar)
Copiar slo el formato. Seleccionar las celdas a las que se les quiere copiar el formato, ir a
Barra de Herramientas Estndar, clic Botn Copiar Formato. Ir a la Celda a donde se quiere
copiar y hacer clic.
Copiar slo el contenido: Seleccionar las celdas a las que se les quiere copiar el contenido. Clic
en la opcin Copiar del Men Edicin. Hacer clic en la celda donde se quiere copiar el
contenido. Ir al Men Edicin, clic en la opcin Pegado especial, sale el cuadro de dilogo Fig.
11 escoger valores, clic en el Botn Aceptar.
Como se puede apreciar la opcin Pegado especial tiene varias opciones que permite escoger lo que se
quiere pegar
Los Modelos (Estilos): una va para aplicar varios formatos a la vez. (Men Formato, Estilo Fig.12,
Si se hace clic en el Botn Modificar sale el cuadro de dilogo de Formato de celda el cual permite
cambiar distintos tipos de formatos. Cuando se ha seleccionado todo lo que se quiere se hace clic en el
Botn Aceptar)

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Fig. 11

Fig. 12
Las plantillas
Definen el formatos en que Excel inicia el trabajo.
Para Crear una plantilla. (Men Archivo, Guardar Como, Guardar como tipo, Plantilla).
Borrar slo el Formato de la Tabla.
Men Edicin, Borrar, Formato
Borrar slo el contenido de la Tabla.
Men Edicin, Borrar, Contenido
Realizar clculos en Excel
Frmulas
Una frmula es una secuencia de valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones u
operadores que produce un nuevo valor a partir de valores existentes. Las frmulas comienzan siempre
con el signo igual (=). Un valor que se ha creado a partir de una frmula puede cambiar cuando
cambien otros valores de la hoja de clculo.
El signo igual le indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo
igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), que estn separados por operadores de
clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de
la frmula. El orden de los operadores se puede cambiar mediante parntesis.

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Constante
Un valor constante es un dato que se escribe directamente en una celda; puede ser un valor numrico,
tal como una fecha, una hora, un valor de moneda, un porcentaje, una fraccin, una notacin cientfica,
o puede ser texto. Los valores constantes no cambian a menos que seleccione la celda y edite el valor
directamente.
Referencias de Celdas
Una referencia identifica a una celda o a un conjunto de celdas en una hoja de clculo. Las referencias
le indican a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores que desea utilizar en una frmula.
Con las referencias, puede utilizar en una frmula datos que se encuentran en secciones diferentes de
una hoja de clculo y usar el valor de una celda en varias frmulas.

Referencia absoluta
En una frmula, especifica la direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la
celda que contiene la frmula. Una referencia absoluta de celda tiene la forma $A$1, $B$1, etc.
Algunas referencias de celda son mixtas. Una referencia absoluta de fila toma la forma A$1, B$1, etc.
Una referencia absoluta de columna tiene la forma $A1, $B1, etc. A diferencia de las referencias
relativas, las referencias absolutas no se ajustan automticamente cuando se copian frmulas en varias
filas o columnas.
Referencia relativa
Una referencia de celda, como A1, utilizada en una frmula, que cambia cuando se copia la frmula a
otra celda o rango. Una vez que se ha copiado y pegado la frmula, la referencia relativa de la nueva
frmula cambiar para hacer referencia a otra celda que este a la misma distancia de la frmula que
estaba la referencia de celda relativa original de la frmula original. Por ejemplo, si la celda A3
contiene la frmula =A1+A2 y se copia la celda A3 a la celda B3, la frmula de la celda B3 pasar a
ser =B1+B2.
Referencia externa
Una referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Microsoft Excel o una referencia a
un nombre definido en otro libro.
Referencia remota
Las referencias hechas a datos de otras aplicaciones se llaman referencias remotas.
Referencia 3D (tridimensional)
Puede introducir referencias en un rango de hojas de un libro de trabajo. Esto se conoce algunas veces
como referencia tridimensional.
1. Seleccione la celda en la que desea introducir una referencia
2. Empiece la frmula escribiendo un signo igual. Si no inicia la frmula con la referencia, escriba el
tipo de operador que desea que preceda la referencia.
3. Escriba la referencia o el nombre de las celdas. Las referencias tridimensionales adoptan el formato
'Hoja2:Hoja6'!A2:A5. Esta referencia se refiere al rango A2:A5 de cada una de las hojas que se
encuentran entre la Hoja2 y la Hoja6 inclusive, o escriba un signo igual al comienzo de la frmula y
haga clic en la ficha de la hoja de clculo que inicia la referencia. A continuacin, seleccione el
rango que desea introducir. A continuacin, presione MAYSCULAS (Shift) y haga clic en la ficha
de la hoja de clculo que concluir la referencia.
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Nombres
El nombre es un identificador fcil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un grupo de
celdas, a un valor o a una frmula. Los nombres tienen las siguientes ventajas:
Las frmulas que usan nombres son ms fciles de leer y recordar que las que usan referencias de
celda. Por ejemplo, la frmula =Ganancias Prdidas es ms fcil de leer que la frmula =F6 D6.
Si cambia la estructura de su hoja de clculo, puede actualizar la referencia en un solo lugar y todas
las frmulas que usan ese nombre se actualizan automticamente.
Una vez definidos, los nombres normalmente pueden utilizarse en cualquier parte del libro de
trabajo. Estos nombres se encuentran disponibles en el cuadro Nombre de la Barra de frmulas de
cualquier hoja del libro de trabajo.
Tambin puede definir nombres especiales que solamente puedan utilizarse en la hoja donde fueron
definidos. Estos nombres no estn visibles en el cuadro Nombre de la Barra de frmulas ni en el
cuadro de dilogo Definir nombre de otras hoja del libro de trabajo.
Puede hacer que Microsoft Excel cree automticamente nombres para las celdas basndose en los
ttulos de las filas o de las columnas de su hoja de clculo, o usted mismo puede escribir los
nombres para las celdas o las frmulas. Puede crear nombres rpidamente utilizando el cuadro de
nombre en la barra de frmulas.
Operador

Un smbolo o signo que especifica el tipo de clculo (como suma, resta o multiplicacin) para
ejecutarlo en los elementos de una frmula. Los operadores pueden ser:
Operadores matemticos, que ejecutan operaciones matemticas bsicas. (+ Suma, - Resta, *
Multiplicacin, / divisin)
Operadores de comparacin (u operadores lgicos) que comparan dos valores y generan el valor
lgico VERDADERO o FALSO.
El operador & ("y" comercial), que conecta o concatena dos secciones de texto en un nico
valor de texto combinado.
Operadores de referencia, que generan una referencia a una celda o a un rango de celdas a partir
de dos referencias.

Operadores de clculo de las frmulas


Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula.
Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin,
texto y referencia.
Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan
nmeros y generan resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.

Operador aritmtico

Significado

Ejemplo

+ (signo ms)

Suma

3+3

- (signo menos)

Resta
Negacin

3-1
-1

* (asterisco)

Multiplicacin

3*3

/ (barra oblicua)

Divisin

3/3

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% (signo de porcentaje)

Porcentaje

20%

^ (acento circunflejo)

Exponente

3^2 (el mismo que 3*3)

Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos
operadores, el resultado es un valor lgico, bien VERDADERO bien FALSO

Operadorde comparacin

Significado

Ejemplo

= (igual)

Igual a

A1=B1

> (mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (menor que)

Menor que

A1<B1

>= (mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (distinto)

Distinto de

A1<>B1

Operador de concatenacin de texto


Utilice el signo "&" para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto.

Operador de texto
& ("y" comercial)

Significado
Conecta o concatena dos valores
para generar un valor de texto
continuo.

Ejemplo
"Viento" & "norte" genera "Viento
del norte"

Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia

Significado

Ejemplo

:(dos puntos)

Operador de rango que genera una


referencia a todas las celdas entre
dos referencias, stas incluidas.

B5:B15

, (coma)

Operador de unin que combina


varias referencias en una sola.

SUMA(B5:B15,D5:D15)

Para incluir un nmero en una frmula escriba tan slo el nmero. En una frmula, no puede utilizar
parntesis para indicar un nmero negativo, un punto para separar los miles, ni un smbolo de moneda
($) antes del nmero. Si escribe un signo de porcentaje (%) despus de un nmero, Microsoft Excel lo
interpretar como el operador de porcentaje y lo almacenar como parte de la frmula. El operador de
porcentaje acta en el nmero anterior cuando se calcula la frmula.
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No se pueden introducir directamente en una frmula nmeros en formatos de fecha o de hora; se debe
introducir la fecha o la hora como texto entre comillas. Microsoft Excel lo convierte en el nmero
correspondiente cuando calcula la frmula. Por ejemplo, la frmula ="12/5/94"-"5/3/94" mostrara una
diferencia de 68.
Introduzca todas las fracciones como fracciones mixtas (0 1/2), a fin de evitar introducir un formato de
fecha.
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que
calcule B4+25 primero y despus divida el resultado de la suma de los valores de las celdas D5, E5 y
F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Crear frmulas
La estructura o el orden de los elementos de una frmula determinan el resultado final del clculo. Las
frmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis especfica, u orden, que incluye un signo igual (=)
seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos), que estn separados por operadores de
clculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda
o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo.
Excel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de precedencia de los
operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo
utilizando parntesis para agrupar las operaciones que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la
siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La
frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin,
multiplica el resultado por 3, obtenindose 21.
=(5+2)*3
Eejercicio: De la siguiente Tabla calcule:
1- El Average (Ave) de cada jugador
Ave = H/VB * 1000
2- Total de: H, J, CI, CA
Leyenda:
JJ- Juegos Jugados
VB- Veces al Bate
H- Hits
J- Jonrones
CI- Carreras Impulsadas
CA- Carreras Anotadas
Ave- Average
Equipo Industriales de Bisbol

Jugador
Y. Gmez
C. Tabares
L. Vargas
A. Scull
M. Rdguez.
A. Casanova

VB

CI

CA

20
16
13
18
15
16

12
9
7
9
9
10

4
2
1
5
0
2

8
2
2
9
1
6

6
3
2
6
2
4

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Ave

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A. Caizares 17
3
0
0
1
A. Quintana
12
4
0
0
1
G. Mesa
14
6
1
5
2
Total
Promedio
Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las operaciones en el
orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con
el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de
divisin) Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin,
escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar.
Operador

Descripcin

: (dos puntos)
(un espacio)
, (coma)

Operadores de referencia

Negacin (como en -1)

Porcentaje

Exponente

*y/

Multiplicacin y divisin

+y -

Suma y resta

&

Conecta dos cadenas de texto


(concatenacin)

= < > <= >= <>

Comparacin
Funcin

Una frmula escrita previamente que toma uno o varios valores, ejecuta una operacin y devuelve uno
o varios valores. Las funciones se utilizan para simplificar y reducir las frmulas en una hoja de
clculo, especialmente las que ejecutan clculos prolongados o complejos.

Argumento
Valores que utiliza una funcin para ejecutar las operaciones o clculos. El tipo de argumento que
utiliza una funcin es especfico para esa funcin. Los argumentos ms comnmente utilizados son:
valores numricos, valores de texto, referencias de celda, rangos de celdas, nombres, rtulos y
funciones anidadas.
Pasos para realizar un clculo utilizando una funcin (ejemplo Promedio)
- Hallar el Promedio de Hit (H) en la Tabla de Bisbol dada anteriormente.
1. Una vez introducidos los datos en la Hoja de clculo, hacer clic en la celda donde se quiera
obtener el resultado.
2. Hacer clic en el botn Pegar funcin
de la Barra de Herramienta Estndar. Sale un cuadro
de dilogo (Fig. 13) donde en la parte izquierda aparece una lista de las distintas categoras de
funciones y en la parte derecha una lista de cada una de las funciones que hay disponible de la
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categora seleccionada. En la categora Usadas ms recientemente aparecen las ltimas
funciones utilizadas, si ah no aparece la que usted necesita bsquela en la lista de categora.

Fig. 13
3. En este caso la que necesitamos es el Promedio, se encuentra en las usadas recientemente, hacer
clic sobre ella (Se forma un rectngulo azul) lo que quiere decir que est seleccionada. Hacer
clic en el Botn Aceptar.
4. Sale un cuadro de dilogo (Fig. 14)
Hacer clic aqu

Fig. 14
5. Seleccionar las celdas donde se encuentran los valores a los que le queremos hallar el promedio
(hacer clic en la primera celda donde se encuentran los valores y arrastrar el Ratn sin soltar el
Botn izquierdo del mismo, vers que se forma un rectngulo de hormiguitas (especie de
guiones que se mueven alrededor de las celdas seleccionadas).Si las celdas que va seleccionar
no estn consecutivas haga clic en la primera y luego con la tecla CTRL. (CONTROL)
oprimida vaya haciendo clic en cada una de las siguientes celdas que contienen los datos que se
necesitan para calcular la funcin.
6. Pulsar la tecla Entrar
7. Sale nuevamente el cuadro de dilogo (Fig. 14), hacer clic sobre el Botn Aceptar.
En la celda donde te situaste al principio vers que aparece el resultado del clculo; pero si observas en
la Barra de frmulas vers que aparece la frmula que utilizaste para obtener ese resultado y el
argumento (lo que se encuentra entre parntesis en la frmula) ser el rango de celdas que
seleccionaste. Ejemplo =PROMEDIO(A2:A4).

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- Halla ahora el Promedio de cada una de las columna que se te indica en la Tabla.

Para hallar un total


Se puede hacer por Pegar funcin, Suma o por el Botn Autosuma
de la Barra de Herramientas
Estndar. Si se calcula con Pegar funcin se procede igual que cuando se calcul el promedio. Si se
calcula con Autosuma es ms sencillo:
Hacer clic en la celda donde se quiere obtener el resultado.
Clic en el Botn Autosuma
, veremos que si se hizo clic en la celda debajo de los datos si estn en
columna o a la derecha de estos si estn en fila, se rodearn con una hilera de hormiguitas o guiones
en movimiento, esto quiere decir que estn seleccionados, si no coincidieran las celdas seleccionadas
con las que estn los datos que queremos calcular, entonces hacer clic en la primera de ellas y arrastrar
el Ratn hasta que queden todas seleccionadas, luego oprimir la tecla Enter y veremos que aparecer el
resultado de la suma en la celda y en la Barra de Formulas la funcin suma Ej. Suma(A1:A10)
Vnculos entre hojas de un libro y entre libros de trabajo. Vnculos mediante frmulas
Crear una frmula para calcular datos en otra hoja o en otro libro
Si se establece un vnculo con un libro nuevo, gurdelo antes de crear el vnculo.
1. En el libro que va a contener la frmula, seleccione la celda que desee introducir la referencia
externa.
2. Si crea una nueva frmula, escriba un signo igual (=).
Si se introduce la referencia externa en otro lugar de la frmula, escriba el operador que desea
que preceda a la referencia externa.
3. Si desea crear un vnculo con otra hoja de clculo en el libro activo, haga clic en la hoja de
clculo que contenga las celdas que desee vincular.
Si desea crear un vnculo con una hoja de clculo de otro libro, haga clic en el libro que
contenga las celdas que desee vincular.
4. Seleccione las celdas que desee vincular.
5. Complete la frmula. Una vez introducida la frmula, presione ENTRAR.
Guardar : Opcin Guardar del Men Archivo
Editar vnculos
Men Edicin, Opcin Vnculo
Volver a conectar un objeto vinculado si se ha movido su archivo de origen o se ha cambiado su
nombre
1. En el men Edicin, haga clic en Vnculos.
Si el comando Vnculos no est disponible, el libro no contiene ninguna informacin vinculada.
2. En la lista de Archivo de origen, haga clic en los vnculos que desee volver a conectar.
Para seleccionar varios vnculos con el mismo archivo de origen. Mantenga presionada la tecla
CTRL y haga clic en cada objeto.
3. Haga clic en Cambiar origen.
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4. En el cuadro de dilogo Cambiar vnculos, localice el archivo de origen de los vnculos
seleccionados.

Auditoria. Rastrear errores en las frmulas.

Buscar las celdas que provocan errores en una frmula


Para mostrar la barra de herramientas Auditora, elija Auditora en el men Herramientas y haga
clic en Mostrar barra de auditora.

Haga clic en la celda que muestre el error.

Haga clic en Rastrear error


.
Nota Para seleccionar la celda situada al otro extremo de una flecha, haga doble clic en la
flecha.
Barra de Herramientas Dibujo. Fig.15

En el Men Ver
Clic en la opcin Barra de Herramientas
Clic en Dibujo
Fig.15

- Dibujar un rectngulo y darle color.


Para dibujar un rectngulo, se hace clic en el Botn que representa un rectngulo en la Barra de
Herramientas Dibujo, se hace clic en la celda de la Hoja de clculo donde se quiere hacer el dibujo y se
arrastra hasta darle el tamao que se desee a la figura.
Para rellenarlo con color se hace clic sobre el rectngulo para seleccionarlo, luego se escoge el color en
el Botn Color de relleno

de la Barra de Herramientas Dibujo

- Dibujar un crculo superpuesto al rectngulo.


Se procede igual que para dibujar el rectngulo pero en este caso se hace clic en el Botn que
representa el crculo
- Seleccionar el crculo
En la Barra de Herramientas Dibujo En el Botn Dibujo
-

Enviar al fondo
Traer al frente
Ajustar
Empujar
Girar
Cambiar Forma

Organizar

- Darle al dibujo 3 dimensin. Botn


- Hacer lo mismo para el rectngulo.
- Insertar una Imagen prediseada (Men Insertar, Imagen o Botn de la Barra de Herramientas Dibujo
)
- Probar las opciones de la Barra Imagen Fig.16 y de la Barra Dibujo
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Fig.16
Insertar un objeto
Men Insertar, opcin Objeto. Sale el cuadro de dilogo Fig.17. Se escoge el objeto que se quiere
insertar y se hace clic en el Botn Aceptar.

Fig.17
Insertar WordArt
Da la posibilidad de insertar diferentes estilos de Letras propios para presentaciones u otros propsitos.
Se puede encontrar en el Men Insertar en la opcin Imagen o tambin en el Botn Dibujo
el cual
hace que aparezca la Barra de Herramientas Dibujo donde se encuentra el Botn Insertar WordArt
al hacer Clic en l aparece la ventana de la Galera de WordArt (Fig. 18).

Fig.18
Se selecciona el estilo que se desee y se hace Clic en el Botn Aceptar apareciendo en pantalla un
cuadro de dilogo (Fig. 19) donde se escribe el texto que se quiera, se le puede modificar la Fuente y el
Tamao de la Fuente, etc., al terminar se da Clic en el Botn Acepta y parece el texto escrito en la
ventana de Documento de Word donde se estaba trabajando (Fig. 20)

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Fig. 19

Fig. 20
Insertar Autoformas.
En el Botn Autoformas de la Barra de Herramientas Dibujo Fig.21. Se hace clic en la autoforma que
se desee dibujar, despus se hace clic en la celda de la Hoja de Clculo donde se quiere dibujar
arrastrando el ratn hasta que tome el tamao deseado.

Fig.21
Instalar la impresora.
Icono Mi PC del Escritorio, Carpeta Impresoras, Carpeta Agregar Impresora, o a travs del Men
Inicio, Configuracin, Impresoras. En ambos casos seguir las instrucciones del asistente.
Configuracin de pgina
Men Archivo, opcin Configurar Pgina, sale el cuadro de dilogo Fig22. Escoger el tamao de papel
adecuado (Carta, Oficio, etc.), poner los mrgenes, etc., segn convenga. Finalmente se hace clic en el
Botn Aceptar.

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Fig.22
Vista preliminar y la vista Salto de pgina.
Permite ver cmo quedar el documento cuando se imprima
Men Archivo, Vista Preliminar, Botn Salto de Pgina o el Botn Vista Preliminar de la Barra de
Herramientas Estndar
. Al hacer clic en ese Botn si hay impresora instalada sale la ventana
Fig.23. donde se muestra cmo quedar el documento cuando se imprima. Si no satisface se hace clic
en el Botn Cerrar volviendo nuevamente a la vista Hoja de Clculo y se modificar la configuracin
de la pgina o el formato.

Fig.23
El Botn Salto de Pginas nos permite ver en la Hoja de Clculo si el documento ocupa ms de una
pgina poderlas ver todas, si se quiere volver a la Vista normal, se hace clic nuevamente en Vista
Preliminar y clic en el Botn Vista normal.
Nota: Si no hay impresora instalada no se puede ver la Vista Preliminar.

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Imprimir un documento
Men Archivo, opcin Imprimir Sale el cuadro de dilogo Fig.24 que da la posibilidad de imprimir
todas las pginas, un rango de pginas, una seleccin (o sea seleccionar un rango de celdas o un
grfico), la hoja activa (la hoja en que se est trabajando), etc., despus de seleccionar la opcin que se
desee se hace clic en el Botn aceptar

Fig.24
Nota: Tiene que estar una impresora instalada y conectada en ese momento.
Tambin se puede imprimir haciendo clic en el Botn Imprimir
de la Barra de Herramientas
Estndar. La diferencia es que por esta va no sale el cuadro de dilogo de la Fig.24 por lo que imprime
todo y no da la oportunidad de seleccin.
Cmo confeccionar un grfico.
1- Seleccionar los datos de la Tabla que queremos graficar. Si estn en columnas consecutivas, se hace
clic en la primera celda de la primera columna y sin soltar el botn del Ratn se arrastra hasta
seleccionar la ltima celda de la ltima columna. Si los datos no estn en columnas consecutivas se
selecciona la primera columna de datos y despus se oprime la tecla CTRL. (Control) y con ella
oprimida se van seleccionando cada una de las columnas.
Nota:

Se deben seleccionar siempre las celdas en rectngulo, o sea que empiecen todas al mismo
nivel, en la misma fila y terminen al mismo nivel en la misma fila, no importa si hay celdas
vacas en la ltimas o en las primeras.
Se deben seleccionar los rtulos de los datos (el encabezado de columna, para que aparezcan
como los nombres de las series y saber qu es lo que se est comparando en el grfico, si no
se seleccionan los rtulos estos nombres aparecern como Serie1, Serie2, etc.)
2- Despus de seleccionados los datos se busca el asistente para grficos en el Men Insertar o en la
Barra de Herramientas Estndar. Sale el siguiente cuadro de dilogo Fig.25.

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Hacer clic aqu,


para pastel
tridimensional

Seleccionar
Circular

Hacer clic aqu para


pasar al prximo paso

Fig.25
Aqu se muestra
como debe quedar el
grfico

Hacer clic aqu para


pasar al prximo
paso
Fig.26

Aqu se cambian los ttulos del grfico


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Aqu se muestra
como debe quedar
el grfico
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Fig.27

Nombre de una pgina


creada previamente
Nombre de la pgina
nueva
Fig.28
Aqu para insertar grfico en una pgina nueva

Aqu para insertar grfico en la hoja donde


se encuentra la Tabla con los datos

Hacer clic aqu para


terminar

Modificar el Formato del Grfico


Para modificar el formato del grfico basta con hacer clic con el Botn derecho del Ratn (Si est
configurado para diestros) encima del elemento del grfico que se quiere modificar y sale el men
emergente, escoger la opcin Formato. Escoger el tipo de formato que se quiere dar.
Si se quiere modificar el tipo de grfico hacer clic sobre el fondo del grfico para seleccionarlo e ir
nuevamente al asistente para grficos y se podr cambiar lo que se quiera.
- Confeccione un grfico de los Hit y los Home Rum de cada jugador de la Tabla de Bisbol mostrada
anteriormente en la cual se realizaron los clculos.
Organizacin y Manipulacin de Datos. Las Listas
lista
Serie de filas de hoja de clculo con un rtulo que contiene datos relacionados, como una base de datos
de facturas o un conjunto de nombres y nmeros de telfono de clientes. Una lista puede utilizarse
como una base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La
primera fila de la lista tiene los rtulos de columna.
Usar una lista como base de datos
En Microsoft Excel, puede utilizarse fcilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan
tareas en la base de datos, como bsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Microsoft Excel
reconoce automticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista
para organizar los datos.

Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.

Los rtulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos.

Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

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Cmo crear una lista?


Instrucciones para crear una lista en una hoja de clculo
Microsoft Excel tiene varias caractersticas que facilitan la administracin y el anlisis de los datos de
una lista. Para aprovechar estas caractersticas, introduzca los datos en la lista segn las siguientes
instrucciones.
Organizacin de la lista
Utilice slo una lista por hoja de clculo Evite que haya ms de una lista en una hoja de
clculo. Algunas de las caractersticas de administracin de listas, como el filtrado, solamente
pueden utilizarse en una lista a la vez.
Coloque elementos similares en una columna Disee la lista de forma que las filas tengan
elementos similares en la misma columna.
Mantenga la lista separada Deje en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre la
lista y los dems datos de la hoja de clculo. Excel podr detectar con mayor facilidad y
seleccionar la lista cuando se haga una clasificacin, un filtrado o se inserten subtotales
automticamente.
Coloque los datos crticos sobre o debajo de la lista Evite la colocacin de datos crticos a la
derecha o a la izquierda de la lista, los datos podran ocultarse cuando se filtre la lista.
Muestre las filas y las columnas Asegrese de que todas las filas o columnas ocultas se
muestren en pantalla antes de introducir cambios en la lista. Cuando no se muestran las filas y
columnas de una lista, es posible que se eliminen los datos por equivocacin (No debe haber
filas o columnas ocultas).
Formato de la lista
Utilice rtulos de columna con formato Cree rtulos de columna en la primera fila de la
lista. Excel utiliza los rtulos para generar informes, as como para buscar y organizar los datos.
Utilice una fuente, una alineacin, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras
maysculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. D a las celdas el
formato de texto antes de escribir los rtulos de columna.
Utilice bordes de celda Cuando desee separar los rtulos de los datos, utilice bordes de
celda no utilice filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo de los rtulos.
Evite filas y columnas en blanco Evite la colocacin de filas y columnas en blanco para que
Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.
No inserte espacios iniciales ni finales Los espacios adicionales al principio o al final de una
celda influyen en las clasificaciones y en las bsquedas. En lugar de insertar espacios, aplique
sangra al texto dentro de la celda.
Extienda formatos de lista y frmulas Al agregar nuevas filas de datos al final de una lista,
Excel utiliza frmulas y formatos coherentes. Para ello, tres de las cinco celdas anteriores
debern utilizar el mismo formato o la misma frmula.
Dividir un texto en columnas
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Para dividir un texto en columna debe estar separado por coma (,), punto y coma (;) o espacio.

Se introduce todo el texto en una celda

Se va al Men Datos, opcin Texto en columnas

Sale un cuadro de dilogo, escoger la opcin en dependencia del separador con que entr los
datos.

En el siguiente cuadro de dilogo escoger la casilla que corresponde al separador que tienen los
datos introducidos.

En el siguiente cuadro de dilogo escoja el formato que le va a dar a los datos y finalice. Ver
como el texto que introdujo se separa en columnas formando una lista.

Es importante diferenciar el encabezado de columna del resto de la lista por lo que se le debe
dar un formato diferente, ejemplo ponerlo en Negrita.

Introducir en una celda separado por espacio el siguiente texto:


Nombre Grupo Sexo Computacin Espaol Atletismo Gimnasia Bsica
Convertir el texto copiado en columnas

Clic en la celda donde est el texto


Clic en el Men Dato. Opcin Texto en columnas
Sale un cuadro de dilogo, escoja el botn de opcin que se ajuste al texto que introdujo
Clic en el botn Siguiente
Lea las instrucciones y ejecute lo que le sea conveniente.
Clic en el botn Siguiente.
Escoja el formato que desee
Clic en Finalizar.
Introducir datos a travs del formulario.
Formularios de datos

Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario introducir o mostrar con
facilidad una fila entera de informacin (registro) en una lista de una sola vez. Tambin se pueden usar
los formularios de datos para ubicar y eliminar registros.
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, sta deber tener
rtulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft Excel utiliza estos rtulos para
crear campos en el formulario. Informacin sobre cmo crear una lista en una hoja de clculo.
Nota Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como mximo a la vez.
Para introducir datos en un Formulario
Darle formato en Negritas u otro que desee al rtulo de columnas.
Situarse en la fila debajo de los rtulos.
Clic en el Men Datos.
Clic en la Opcin Formulario.
Sale un cuadro de dilogo (Fig.29). Lalo y hacer clic en aceptar.
Sale el siguiente cuadro de dilogo donde podr introducir los datos en cada campo.
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Una vez terminado si quiere agregar otro registro hacer clic en el Botn Nuevo y as hasta que
se haya introducido el ltimo registro.
Una vez terminado hacer clic en el Botn Cerrar.

Fig.29
Agregar un registro a una lista utilizando un formulario de datos
1. Haga clic en la celda de la lista a la que desee agregar registros.
2. En el men Datos, haga clic en Formulario.
3. Haga clic en Nuevo.
4. Escriba la informacin para el nuevo registro.
Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYS + TAB.
5. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro.
Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar el
formulario de datos.
Notas

Los campos que contienen frmulas presentan los resultados de la frmula como un rtulo. El
rtulo no puede modificarse en el formulario de datos.

Si agrega un registro que contenga una frmula, sta no se calcular hasta que presione
ENTRAR; tambin puede hacer clic en Cerrar para agregar el registro.

Mientras se agrega un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en Restaurar
antes de presionar ENTRAR o haciendo clic en Cerrar para agregar el registro.

Microsoft Excel agregar el registro cuando vaya a otro registro o cierre el formulario de datos.

Cambiar el registro de una lista utilizando un formulario de datos


1. Haga clic en una celda de la lista que desee cambiar.
2. En el men Datos, haga clic en Formulario.
3. Busque el registro que desee modificar.
4. Cambie la informacin en el registro.
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Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYS + TAB.
5. Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR para actualizar el registro y desplazarse al
registro siguiente.
Una vez cambiados los registros, haga clic en Cerrar para actualizar el registro presentado y
cerrar el formulario de datos.
Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos

Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de la barra de desplazamiento
del cuadro de dilogo. Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, haga clic en las flechas de la
barra de desplazamiento.

Para desplazarse al registro siguiente de la lista, haga clic en Buscar siguiente. Para moverse al
registro anterior de la lista, haga clic en Buscar anterior.

Para definir las condiciones de bsqueda, o criterios de comparacin, haga clic en Criterios.
Introduzca los criterios en el formulario de datos. Para buscar los registros que coincidan con los
criterios, haga clic en Buscar siguiente o en Buscar Anterior. Para regresar al formulario de datos sin
buscar los registros basndose en los criterios especificados, haga clic en Formulario. Para obtener
ms informacin acerca de los criterios de comparacin, haga clic en
- Tambin se pueden copiar datos existentes en otras Tablas o documentos.
Eliminar un registro de una lista utilizando un formulario de datos
Precaucin Si elimina un registro utilizando un formulario de datos, no podr recuperarse. El registro
quedar eliminado permanentemente.
1. Haga clic en una celda de la lista.
2. En el men Datos, haga clic en Formulario.
3. Busque el registro que desee eliminar.
Haga clic en Eliminar.
Validar Datos
La validacin de datos permite que los usuarios no introduzcan datos incorrectos. Ejemplo: si hay que
entrar el sexo de un grupo de personas y se quiere que slo lo entren con F o M se valida para que slo
entren un carcter, emitiendo un mensaje de error si no lo hacen as. Esto es importante porque si
entran el sexo diferente (Ejemplo: Fem o Mas, Femenino o Masculino, F o M) si hay que agrupar por
sexo en cada caso lo considerar como un sexo diferente y har tres agrupamientos para cada sexo.

Primero seleccionar los campos con los datos que desean ser validaos
Ir al Men Datos, Hacer clic en la opcin Validacin
Sale un cuadro de dilogo Fig.30, en la Ficha Configuracin, en Criterios de Validacin
permitir escoger Longitud de texto y en Datos escoger igual, luego poner longitud 1
Ir a la ficha Mensaje entrante Fig.31 en el cuadro de texto Mensaje de entrada escribir (Escriba
F o M). Clic en el Botn Aceptar. Cuando se valla a la lista y se haga clic en cualquiera de las
celdas validadas se mostrar el mensaje
Si quiere puede ir a la Ficha Mensaje de error y escribir un mensaje por si la persona entra ms
de un carcter.

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Manuel fajardo

Fig.30

Fig. 31

Ordenar filas en orden ascendente en funcin del contenido de una columna


Si previamente se ha ordenado una lista en la misma hoja de clculo, Microsoft Excel utilizar las
mismas opciones de ordenacin a menos que se cambien.
1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.
2. Haga clic en Orden ascendente o descendente

de la Barra de Herramienta Estndae

Ordenar por ms de un Campo.

Clic en una celda dentro de la lista

Ir al Men Datos la Opcin Ordenar, sale el cuadro de dilogo Fig.32 el que permite 3 niveles
de ordenamiento. Desplegar las lista de los campos de cada uno de los niveles y escoger el que
se desee, no necesariamente tiene que ordenar por los tres niveles, pueden ser dos o uno.

Clic en Aceptar y la lista quedar ordenada por cada uno de los niveles

Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto


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Manuel fajardo
Nota En una tabla dinmica, Microsoft Excel utilizar el campo seleccionado para ordenar los
elementos en orden alfabtico ascendente. Los nmeros se ordenan de menor a mayor.

Fig.32

Filtrado
Filtro: Permite mostrar nicamente las filas de una lista que cumpla las condiciones que se
especifiquen
El comando Autofiltro permite mostrar nicamente las filas que contengan uno o varios valores
concretos, unos valores calculados o unas condiciones determinadas.
Cmo usar el Autofiltro.

Hacer clic en una celda dentro de la lista.


Ir al Men Datos. Opcin Filtro, Clic en Autofiltro. Inmediatamente cada campo de la lista da la
posibilidad de desplegar una lista para escoger el criterio de filtrado Fig.33.

Auto filtro personalizado


Cuando se despliega la lista para escoger el criterio de filtrado, hay una opcin de criterio que dice
personalizado, al hacer clic en ella sale el cuadro de dilogo Fig.34 que permite escoger diferentes
criterios de filtrado.

Fig.34
Quitar el Autofiltro
Men Datos, Filtro, Clic en Autofiltro para desactivarlo

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Manuel fajardo

Fig.33
Filtrar una lista usando criterios avanzados
La hoja de clculo debe disponer al menos de tres filas vacas sobre la lista que pueden utilizarse como
rango de criterios. La lista debe incluir rtulos de columna.
1. Seleccione los rtulos de columna de la lista correspondientes a las columnas que contienen los
valores que desea filtrar y haga clic en Copiar
2. Seleccione la primera fila vaca del rango de criterios y haga clic en Pegar
3. En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, introduzca los criterios que desea buscar.
Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de criterios y la lista.
4. Haga clic en una celda de la lista.
5. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado.
6. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista
sin moverla.
Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga
clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior
izquierda del rea donde desea pegar las filas.
7. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los rtulos de criterios.
Para borrar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango
de criterios, haga clic en Contraer cuadro de dilogo

Sugerencias

Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecer


automticamente en el cuadro Rango de criterios. Tambin se puede definir el nombre Base de

Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto


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104

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datos para el rango de datos que deben ser filtrados y definir el nombre Extraer para el rea
donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecern automticamente en los cuadros Rango
de lista y Copiar a, respectivamente.

Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben incluirse
en la copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas a la primera
fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los
rtulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirn
slo las columnas cuyos rtulos se hayan copiado.
Ejemplos de criterios de filtros avanzados

Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios
criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una frmula.
Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o ms condiciones en una sola columna,
escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra.
Una condicin en dos o ms columnas Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms
columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios.
Nota Tambin puede especificar varias condiciones para diferentes columnas y presentar slo las filas
que cumplan todas las condiciones mediante el comando Autofiltro del men Datos.
Una condicin en una columna u otra Para buscar datos que cumplan una condicin de una
columna o una condicin de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango.
Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas Para buscar filas que cumplan uno de dos
conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para ms de una columna,
introduzca los criterios en filas independientes.
Condiciones creadas como resultado de una frmula Puede utilizar como criterio un valor
calculado resultado de una frmula. Si emplea una frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo
de columna como rtulo de criterios; conserve este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de
columna de la lista.
Nota

La frmula que utilice con el fin de generar una condicin debe utilizar una referencia relativa
para hacer referencia al rtulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente
del primer registro. Todas las dems referencias de la frmula deben ser referencias absolutas y
la frmula debe evaluarse contra VERDADERO o FALSO.

En la frmula puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o
un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #NOMBRE? en la celda que
contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no afecta a la forma en que se filtra la lista.

Botn Contraer dilogo


Reduce temporalmente el tamao del cuadro de dilogo para que pueda seleccionarse una celda o un
rango en la hoja de clculo. Para que vuelva a aparecer el cuadro de dilogo completo, haga clic en
Expandir dilogo junto al cuadro en que se est introduciendo la referencia de celda o de rango.
Tipos de criterios de comparacin

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En un rango de criterios puede utilizar los siguientes tipos de criterios de comparacin, con filtros
avanzados o personalizados.
Una serie de caracteres
Para buscar filas de una lista que contengan un valor exacto, escriba el texto, nmero, fecha o valor
lgico en la celda situada bajo el rtulo de criterios. Por ejemplo, si escribe 98133 bajo un rtulo
Cdigo Postal en el rango de criterios, Microsoft Excel slo muestra las filas que contienen este valor.
Si utiliza texto como criterio con un filtro avanzado, Microsoft Excel busca todos los elementos que
comienzan con este texto. Por ejemplo, si escribe Rod como criterio, Microsoft Excel encuentra
"Rodrguez", "Rodero" y "Rodal". Para buscar slo el texto especificado, introduzca la siguiente
frmula, donde texto es el texto que desea encontrar.
=''=texto''
Caracteres comodn
Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter
comodn. Un carcter comodn representa uno o varios caracteres no especificados.
Utilice

Para buscar

? (signo de interrogacin)

Un nico carcter en la misma posicin que el signo de


interrogacin.
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia".

* (asterisco)

Cualquier nmero de caracteres en la misma posicin del


asterisco.
Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de
?, *, o ~

Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde.


Por ejemplo, fy91~? buscar "fy91?".

Valores en lmites especificados


Para presentar slo filas situadas entre lmites determinados, introduzca un operador de comparacin,
seguido por un valor, en la celda situada bajo el rtulo de criterios. Por ejemplo, para buscar filas cuyos
valores sean iguales o superiores a 1.000, escriba >=1000 bajo el rtulo de criterios Unidades del
rango.
Notas

Cuando evala datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayscula y minscula.

Los caracteres comodn y los operadores de comparacin basados en la posicin de los


caracteres inicial, final o intermedia funcionan nicamente con valores de texto, y no con
datos numricos, en Microsoft Excel.

Rango de criterios
Rango de celdas que contiene un conjunto de condiciones de bsqueda que se utilizan con el comando
Filtro avanzado (men Datos, submen Filtros) para filtrar datos de una lista. Un rango de criterios est
formado por una fila de rtulos de criterio y, como mnimo, una fila que defina las condiciones de
bsqueda.
Criterio de comparacin
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Conjunto de condiciones de bsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de comparacin
pueden ser una serie de caracteres que desee cotejar, como "Comerciantes del Norte"; o una expresin
como ">300".
Operadores de comparacin
Signo que se utiliza en criterios de comparacin para comparar dos valores. Ejemplo: Mayor que,
Menor que, igual, etc.
El Autofiltro personalizado tambin ofrece los siguientes operadores de comparacin que resultan de
utilidad, por ejemplo, para filtrar texto: comienza por, no comienza por, termina con, no termina con,
contiene, y no contiene.
Subtotales
1. Antes de hallar un subtotal se debe ordenar la Lista por el campo o los campos a los que les
queremos hallar los subtotales
2. Hacer clic en una celda dentro de la lista.
3. Ir al Men Dato. Opcin Subtotales. Sale el siguiente cuadro de dilogo Fig.34
4. Clic en Aceptar

Fig. 34
En este ejemplo se cuentan los estudiantes de una lista por grupo (Previamente se orden por Grupo.
Para contar los estudiantes por Grupo en : Para cada cambio en: Se debe desplegar la lista haciendo clic
en la punta de saeta que aparece a la derecha y sale la lista de todos los campos de la Lista, escoger el
campo Grupo. En Usar Funcin se escoge la funcin Contar y en Agregar Subtotal a: se selecciona el
Campo Nombre para que cuente los nombres de cada Grupo. Posteriormente se hace clic en el Botn
Aceptar.
Quitar Subtotales
1. Se hace clic dentro de la lista
2. Men Datos, opcin Subtotales.
3. Cuando sale el cuadro de dilogo Fig.34 hacer clic en el Botn Quitar todos
Para hacer un grfico
Crearlo por el asistente para grficos como cualquier otro grfico.
Esquematizar una hoja de clculo y resumir datos
Esquema
Datos de la hoja de clculo en que se agrupan las filas o columnas de datos detallados para que puedan
crearse informes de resumen. En el esquema se puede resumir toda una hoja de clculo o parte de ella.
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Funcionamiento de los esquemas
Cuando los datos estn en forma de lista, Microsoft Excel puede crear un esquema que le permita
ocultar o mostrar niveles de detalle con un solo clic. Un esquema permite ver rpidamente slo las filas
o las columnas que proporcionan resmenes o ttulos de la hoja, o bien mostrar las reas de datos
detallados adyacentes a una fila o columna de resumen.
Mostrar u ocultar datos detallados en un esquema
Un esquema puede tener un mximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona
datos sobre el nivel inmediatamente superior.
Datos detallados
En subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, las filas o columnas de subtotales que se
suman segn los datos de resumen. Los datos de detalle suelen estar junto a, encima o a la izquierda de
los datos resumidos.
Datos de resumen
En subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, todas las filas o columnas que resumen datos
detallados. Los datos de resumen suelen aparecer junto a y debajo de los datos detallados.

Esquema Automtico

La hoja de clculo debe estar organizada jerrquicamente


Las Frmulas deben estar en una columna a la derecha o a la izquierda de los datos (no
desorganizadas)
1. Seleccionar el rango de celda a la que se le quiere hacer el Resumen. Si es la hoja
completa slo hacer clic en cualquier celda de la hoja de clculo.
2. Ir al Men Datos, seleccionar Agrupar y Esquema, hacer Clic en Auto esquema.

Smbolos del esquema


Los Smbolos de esquema aparecen en la parte superior del encabezado de Columna o en la parte
derecha del encabezado de Filas (+, -,1 2 3)
Smbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja de clculo esquematizada. Pueden mostrarse
u ocultarse datos detallados mediante los smbolos del esquema + , - y 1 2 3 (Niveles) .
Haciendo clic en el signo (-) se contraen los detalles del nivel de la lista correspondiente dejando ver
slo el resultado de los subtotales u otros clculos efectuados. Haciendo Clic en el signo (+) se vuelven
a mostrar los detalles.
Tambin se pueden ver u ocultar los detalles de los diferentes niveles haciendo clic en el nmero
correspondiente a cada nivel (1 2 3)
Mostrar u ocultar smbolos de esquema sin quitar el esquema
1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Ver.
2. Para ver los smbolos del esquema, active la casilla de verificacin Smbolos del esquema.
Para ocultar los smbolos, desactive la casilla de verificacin.
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Quitar todo un esquema
Si se quita un esquema, los datos de la hoja de clculo no cambiarn.
1. Haga clic en cualquier celda de la hoja de clculo.
2. En el men Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga clic en Borrar esquema.
Crear Esquema manual
1. Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle.
2. En el men Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga clic en Agrupar.
Los smbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.
3. Seleccione las filas o columnas con detalles y haga clic en el comando Agrupar hasta que se
hayan creado todos los niveles que se deseen en el esquema.
Nota De forma predeterminado, Microsoft Excel supone que las filas de resumen estn ubicadas por
debajo de las filas con detalles y las columnas de resumen estn ubicadas a la derecha de las columnas
con detalles. Si las filas o columnas de resumen estn ubicadas de otro modo, se puede cambiar este
valor antes de trazar el esquema de los datos. En el men Datos, elija Agrupar y esquema, haga clic
en Configuracin y, a continuacin, cambie las casillas de verificacin del grupo Orden.
Crear informes de resumen
Al agregar subtotales automticos a una lista, sta aparecer esquematizada para que pueda ver su
estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los smbolos del esquema para ocultar
los detalles y mostrar slo los subtotales.
Representar los datos del resumen en un grfico
Puede crear un grfico que utilice slo los datos visibles de una lista que contenga subtotales
automticos. Si muestra u oculta los detalles de la lista, el grfico asociado tambin se actualizar para
mostrar u ocultar los datos.
En la siguiente Tabla se muestra un Resumen de los subtotales del Promedio por Grupo y del Promedio
General de cada asignatura, donde se han ocultado todos los detalles del Esquema.
Si posteriormente se muestran todos los detalles o parte de ellos se ver que en el grfico estos
aparecen tambin.

Computaci
Gimnasia
Nombre
grupo
sexo
n
Espaol Atletismo
Bsica Morfologa
Promedio D-11
3.88
3.88
3.84
3.48
3.84
Promedio D-12
3.42307692
4
3.88461538 3.92307692 3.84615385
Promedio D-13
3.41666667 3.41666667
3.5
3.79166667 3.58333333
Promedio general
3.57333333 3.77333333 3.74666667 3.73333333
3.76

El siguiente grfico muestra el Promedio de cada signatura y el Promedio General por grupo

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Morfologa

Gimnasia
Bsica

Atletismo

Espaol

Computacin

4.2
4
3.8
3.6
3.4
3.2
3
Promedio D-11
Promedio D-12
Promedio D-13
Promedio

El grfico se crea por el asistente para grficos como cualquier otro grfico
Tabla dinmica
Es Tabla interactiva que permite resumir y analizar los datos procedentes de las listas, tablas y bases de
datos existentes.
Utilice el Asistente para tablas y grficos dinmicos para especificar el origen de datos que desee
utilizar. Una vez creado un informe de tabla dinmica, pueden organizarse los datos arrastrando los
campos y los elementos.
-

Confeccione la siguiente Lista en Excel (Fig. 35).

Cmo crear una Tabla Dinmica


Ejemplo para contar la cantidad de alumnos por Sexo en grupos de edades.
1. Hacer clic en cualquier celda dentro de la Tabla o lista que contiene los datos.
2. Ir al Men Datos, clic en la opcin Informe de Tablas y Grficos Dinmicos.
3. Sale un cuadro de dilogo Fig. 36, en Dnde estn los datos, escoger la opcin Lista o
Base de datos ... En Tipo de Informe escoger Tabla Dinmica. Clic en el Botn
Siguiente.

Fig. 36
4. Sale otro cuadro de dilogo (Fig. 37) con la seleccin de los datos de la lista, si no fuera
la seleccin que se desea, contraer el cuadro y seleccionar el rango deseado. Clic en el
Botn Siguiente
5. Sale un cuadro de dilogo (Fig. 38) que da la posibilidad de hacer el informe en una hoja
nueva o en la misma hoja, si escoge en la misma hoja seleccione la celda a partir de
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto
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dnde quiere que se inserte. Luego se hace clic en el Botn Diseo para definir cmo
queremos el informe.

Fig. 37

Fig. 38
6. Sale un cuadro de dilogo (Fig. 39) con un Diagrama a la izquierda y a la derecha un
grupo de Botones cada uno con el nombre de un campo de la lista. La Tabla Dinmica se
construye arrastrando los botones a la posicin del diagrama en que se quiera que se
muestre.
Arrastrar el No del Alumno al Campo Datos. Arrastrar el Campo Sexo al Campo
Columna y arrastrar el Campo Edad al Campo fila.
Para escoger la Funcin que se quiere ejecutar, en el campo que se arrastr al
Campo Datos se hace doble clic y sale un cuadro de dilogo (Fig. 40) que
permite escoger la funcin que se quiere ejecutar, luego se hace clic en el Botn
Aceptar

Fig.39
7. Se hace clic en el Botn Aceptar y sale nuevamente el cuadro de dilogo
Fig. 38 Se
hace clic en el Botn Finalizar y sale la Tabla Dinmica de la siguiente forma: (Fig.41)
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Resultados de Pruebas de Gimnstica
Sexo: S V (Rep)

Boum(Rep)

Fig. 35

Nro.

Edad:

33.00

16.00

I y V (Seg)
15.00

Soga (Seg)
12.00

S Izq(Pto))
10

Arco (Pto)
10

B Der(Pto)
10

B Izq(Pto)
10

S F(Pto)
10

S Der(Pto)
10

Abd(Rep)
7

C Vel(Seg)
4.300

Trac(Rep)
3

2
3

7
7

F
F

35.00
37.00

16.00
18.00

13.00
14.00

16.00
15.00

10
10

10
10

12
10

10
10

10
10

10
10

7
7

4.300
4.300

6
3

35.00

17.00

14.00

12.00

10

10

10

10

10

10

4.200

5
6

7
7

F
F

30.00
31.00

16.00
18.00

14.00
14.00

23.00
12.00

8
10

9
10

10
10

8
10

10
10

8
10

6
6

4.400
4.400

1
1

34.00

19.00

13.20

10.00

10

10

10

10

10

10

4.000

8
9

6
6

F
F

34.00
30.00

16.00
19.00

13.00
13.00

8.00
9.00

10
10

9
10

10
10

10
10

10
10

10
10

7
7

4.400
4.400

5
5

10

26.00

15.00

14.00

8.00

10

10

10

10

10

10

10

4.200

11
12

5
6

M
M

22.00
22.00

16.80
15.00

13.36
14.00

12.00
13.00

7
8

13

34.00

14.00

13.74

15.00

14
15

5
7

M
M

20.00
30.00

16.00
15.00

13.80
12.83

12.00
23.00

9
4

16

26.00

18.40

13.95

12.00

10

17
18

6
6

M
M

25.00
29.00

18.40
16.40

10.52
10.00

10.00
8.00

8
6

Leyenda
SV: Salto Vertical
Boum: Boumeran
I y V: Ida y Vuelta
S Izq:Split Izquierdo
B Der: Balanza Derecha
B Izq:Balanza Izquierda
S F:Split de Frente
S Der:Split Derecho
Abd:Abdominales
C Vel:Carrera de Velocidad
Trac:Tracciones

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112

Fig. 40

Fig. 41
Campo de pgina
Un campo que est asignado a una orientacin de pgina en un informe de tabla dinmica o de un
informe de grfico dinmico. Se puede mostrar un resumen de todos los elementos de un campo
de pgina o slo un elemento cada vez, que filtrar los datos de todos los dems elementos. En
las listas de tabla dinmica de pginas Web, los campos de filtro son el equivalente a los campos
de pgina de los informes de tabla dinmica.
Campo de fila
Campo al que se ha asignado una orientacin de fila en un informe de tabla dinmica. Los
elementos asociados con un campo de fila se muestran como rtulos de fila.
Campo de columna
Campo al que se ha asignado una orientacin de columna en un informe de tabla dinmica. Los
elementos asociados con un campo de columna se muestran como rtulos de columna.

ISCF Manuel Fajardo


Campos de datos
Campo de una tabla, lista de origen o base de datos que contiene datos resumidos en un informe
de tabla dinmica o de grfico dinmico. Normalmente, un campo de datos contiene datos
numricos, como estadsticas o importes de ventas, pero tambin puede contener texto. Los datos
de un campo de datos se resumen en el rea de datos de un informe de tabla dinmica o de
grfico dinmico.
Dar Formato a una Tabla Dinmica
Clic en cualquier celda de la Tabla Dinmica, Clic en el Botn Formato del Informe, escoger el
formato deseado y Aceptar. Tambin se puede acceder por el Men Formato, opcin
Autoformato.
Dar Formato a nmeros
-

Seleccionar las celdas a la que se le quiere dar el formato.


En el Men Formato, clic en la opcin Celda o Clic en el Botn derecho del Mouse, clic
en la opcin Formato de Celda.

Actualizar Datos
Una vez confeccionada una Tabla Dinmica se pueden cambiar los datos de la lista que le dio
origen y al regresar a la Tabla dinmica en la Barra de Herramientas Tabla Dinmica Fig. 42, clic
en el Botn Actualizar datos

. Si se quiere modificar el diseo de la Tabla Dinmica se hace

clic en el Botn Asistente para Tablas Dinmicas


, sale nuevamente el cuadro de dilogo Fig.
39 y se procede igual que como se explic anteriormente.

Fig. 42
-

Ejercicio: Crear una Tabla Dinmica para determinar el promedio de cada prueba.
Crear una Tabla Dinmica a partir de otra Tabla Dinmica

Crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico a partir de otro informe de tabla dinmica.
Ahorrar memoria y espacio en disco Cada vez que se crea un nuevo informe de tabla
dinmica o grfico dinmico, Microsoft Excel debe crear una copia intermedia de los datos
Lic. Maira Castellanos Cueto

ISCF Manuel Fajardo


utilizados por el informe. La copia se crea en la memoria y se guarda como parte del archivo del
libro, por lo que requiere memoria y espacio en disco adicional. Sin embargo, si se utiliza un
informe de tabla dinmica existente como origen de un nuevo informe de tabla dinmica o
grfico dinmico en el mismo libro, ambos informes comparten los mismos datos intermedios. Al
volver a utilizar la misma copia de los datos, se reduce el tamao del archivo del libro y menos
datos deben residir en la memoria.
Utilizar un informe de tabla dinmica o grfico dinmico
Se puede basar un nuevo informe de tabla dinmica o grfico dinmico en un informe de tabla
dinmica existente, pero no se puede basarlo directamente en un informe de grfico dinmico
existente. No obstante, como Excel crea un informe de tabla dinmica asociado cada vez que se
crea un informe de grfico dinmico, se puede basar un nuevo informe de tabla dinmica o
grfico dinmico en el informe asociado.
Cambios que afectan a ambos informes Cuando se actualizan los datos en el nuevo informe
de tabla dinmica o grfico dinmico, Microsoft Excel actualiza automticamente los datos del
informe original en el que se basa el nuevo informe, y viceversa. Cuando se agrupan o
desagrupan los datos en un informe, ambos informes se ven afectados. La creacin de campos
calculados o elementos calculados afecta a ambos informes.
Requisitos de ubicacin Para utilizar un informe de tabla dinmica para crear otro informe de
tabla dinmica o grfico dinmico, ambos informes debern estar en el mismo libro. Si el informe
de tabla dinmica original est en un libro diferente, cpielo en el libro en que desee que aparezca
el nuevo informe. Los informes de tabla dinmica y grfico dinmico de distintos libros tienen su
propia copia intermedia de los datos en la memoria y en el archivo del libro de modo que los
informes pueden actualizarse por separado.
Configuracin de los campos de pgina El informe de tabla dinmica original no puede
contener ningn campo de pgina que se haya configurado para consultar datos externos cuando
se seleccione cada elemento. Obtener informacin sobre la configuracin de campos de pgina.
Filtrar datos con Campos de Pgina
En la Barra de Herramientas Tabla Dinmica aparecen todos los campos de la Lista que dio
origen a la Tabla Dinmica, Haga clic en el campo por el que quiere filtrar la Tabla Dinmica y
arrstrelo al Rtulo que dice Coloque campos de pgina aqu que aparece en la parte superior de
la Tabla Dinmica
- Filtrar por Sexo y por Edad la Tabla Dinmica anterior. Fig. 43

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Fig. 43
Crear formularios y Macros
Formularios
Se utilizan para la entrada y modificacin de los datos. Un formulario se puede usar para mostrar
informacin en pantalla o por impresora.
- Abrir un Formulario de la Plantilla de Excel
En el Men Archivo, Opcin Nuevo, sale el cuadro de dilogo Fig.44, escoger la Ficha
Soluciones de hojas de clculo. Salen tres plantillas de Formularios, escoger Factura y hacer clic
en el Botn Aceptar.
Ver y analizar el Formulario.
Cerrar el Formulario sin guardar los cambios.
- Mostrar la Barra de Herramientas Formularios: Clic en el Men Ver, Clic en la opcin
Barra de Herramientas, clic en la opcin Formularios.
Control
Un objeto grfico, como un cuadro de texto, un cuadro de lista, un botn de opcin o un botn de
comando que se coloca en una hoja de clculo, en una hoja de grfico o en un formulario para
presentar o introducir datos, ejecutar una accin o facilitar la lectura de la hoja o el formulario.

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Fig.44
Tipos de Controles
Tipo de control

Descripcin

Rtulo

Texto agregado a una hoja de clculo o formulario para


proporcionar informacin acerca de un control, de una hoja de
clculo o de un formulario.

Cuadro de grupo

Un borde y un rtulo que agrupa los controles relacionados, como


los botones de opcin o las casillas de verificacin.

Botn

Un botn que ejecuta una macro cuando se hace clic en l.

Casilla de verificacin

Un botn que activa o desactiva una opcin. Puede seleccionarse


ms de una casilla de verificacin a la vez en una hoja o en un
grupo.

Botn de opcin

Un botn que selecciona un grupo de opciones contenido en un


cuadro de grupo. Solamente puede seleccionarse un botn de
opcin en un grupo. Los botones de opcin se utilizan cuando se
permite una de varias posibilidades.

Cuadro de lista

Un cuadro que contiene una lista de elementos.

Cuadro combinado

Un cuadro con una lista desplegable. El elemento que se seleccione


en el cuadro de lista aparecer en el cuadro de texto.

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Barra de
desplazamiento

Un control que sirve para desplazarse a travs de un rango de


valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o
cuando se arrastra el cuadro de desplazamiento. Puede desplazarse
por una pgina de valores haciendo clic entre el cuadro de
desplazamiento y una flecha de desplazamiento.

Control de nmero

Un botn que tiene una flecha arriba y otra abajo que puede
adjuntarse a una celda. Para aumentar un valor, haga clic en la
flecha arriba; para disminuir un valor, haga clic en la flecha abajo.

Nota Los controles de cuadro de edicin, de combinacin lista-edicin y de combinacin lista


desplegable-edicin no estn disponibles en los libros de Microsoft Excel 2000. Estos controles
se proporcionan para que pueda trabajarse con las hojas de dilogo de Excel versin 5.0.
Aplicar formato a una hoja de clculo para utilizarla como formulario
Para crear una celda sencilla grande, que ocupe varias filas o columnas, puede
seleccionar las celdas que desee combinar y combinarlas (Seleccionar las celdas que
quiere combinar y hacer clic en el Botn Combinar
de la Barra de
Herramientas Formato).
Para ajustar el espacio comprendido entre elementos del formulario, puede cambiar
el tamao del ancho de la columna y del alto de la fila y cambiar la alineacin de
texto horizontal y vertical. Para cambiar la alineacin Horizontal estn los Botones
Alinear a la izquierda, centrar y alinear a la derecha de la Barra de Herramientas
Formato. Para Cambiar la alineacin Vertical Clic en el Men Formato, clic en la
opcin Celdas, sale un cuadro de dilogo, clic en la ficha Alineacin, clic en la
Lista desplegable Vertical y escoger el tipo de alineacin (Inferior, Centrar,
Superior, Justificar).
Utilice otras caractersticas para aplicar formato al formulario con objeto de que
est bien organizado y resulte fcil rellenarlo. Por ejemplo, especificar los datos en
celdas blancas sencillas con bordes. Otras celdas del formulario pueden tener
sombreado de color y en el fondo de la hoja repetir el logotipo de la organizacin,
muy parecido a una marca de agua, etc.
Tambin se puede quitar el encabezado de fila y de columna en el Men
Herramientas, Opciones, casilla Encabezado de fila y columna.
Quitar cuadriculas en las celdas en la hoja o en parte de ella. Seleccionar las celdas
a las que se les quiere quitar las cuadriculas, clic con el Botn secundario del Ratn,
clic en la opcin Formato de Celda, sale un cuadro de dialogo (Fig.45), Ficha
Tramas, lista desplegable Trama, de los cuadraditos con diferentes tramas que
salen en la parte superior, escoger el de color blanco, si se le quiere dar un color de
fondo, escogerlo en la paleta de colores y finalmente clic en el Botn Aceptar.

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Fig. 45

Agregar controles a una hoja con la barra de herramientas Formularios


Si desea ejecutar una macro existente desde un control de la hoja de clculo, asegrese de que el
libro que contenga la macro est abierto.
1. Abra la hoja de clculo a la que desee agregar controles.
2. Asegrese de que aparece la barra de herramientas Formularios (Fig.46).

Fig. 46
3. En la barra de herramientas Formularios, haga clic en el botn del control que desee
agregar.
4. En la hoja de clculo, arrastre el control hasta que tenga el tamao que desee.
Nota: Si agrega un botn, seleccione la macro que desee ejecutar cuando se haga clic en el botn
del cuadro Nombres de macro.
Si agrega un control que no sea un botn, haga clic con el botn secundario en el control y, a
continuacin, haga clic en Asignar macro en el men contextual.

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Si la macro no existe, puede grabarse o escribirse una nueva. Haga clic en Grabar en el cuadro
Nombres de macro, o bien haga clic en Nuevo para abrir un mdulo de Visual Basic para
Aplicaciones en el que puede escribirse la macro.
Si se agrega un control a una hoja de clculo, nicamente estar disponible cuando la hoja de
clculo est abierta. Si se desea ejecutar una macro utilizando un botn, independientemente de
los libros que estn abiertos en ese momento, puede ejecutarse la macro desde un botn de la
barra de herramientas personalizada.
Utilizar controles para simplificar la introduccin de datos
Los controles como las listas desplegables
facilitan la operacin de rellenar el
formulario en pantalla (Fig. 3). En un rango de celdas del libro, escriba las opciones que desee en
la lista desplegable y, a continuacin, vincule las celdas con el control. Puede ocultar la hoja que
contiene las listas de entradas y los datos adicionales. Puede usar controles de botn de opcin y
de casilla de verificacin en los formularios que los usuarios rellenarn tanto en pantalla como
impresos (Fig. 47).

Fig. 47
Vincular celdas con el control
Hacer clic con el Botn Secundario del Ratn sobre el control, sale el cuadro de dilogo (Fig.
48), hacer clic en el Botn

de Rango de entrada para contraer el cuadro, seleccionar las

celdas que quiere vincular, oprimir la tecla Enter. Hacer clic en el Botn
de Vincular con la
celda para contraer el cuadro, hacer clic en la celda en que se quiere vincular el resultado de la
seleccin, oprimir la tecla Enter. Para finalizar hacer clic en el Botn Aceptar.

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Fig. 48
Macro
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro.
Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de
Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Al grabar una
macro, Excel almacena informacin sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de
comandos. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita los comandos.
Utilizar macros para rellenar formularios automticamente
Puede asignar una macro a un control para automatizar la operacin de rellenar el formulario en
pantalla y el proceso de especificar los datos.
Por ejemplo, si un usuario activa la casilla de verificacin Enviar al jefe, mediante una macro
puede agregar al formulario a un mensaje de correo electrnico o guardar el formulario en una
carpeta compartida en el equipo del jefe. Si el formulario va a utilizarse nicamente en Microsoft
Excel, pueden agregar los controles de la barra de herramientas
Grabar una macro para realizar una tarea en un solo paso
Antes de grabar o escribir una macro, planee los pasos y los comandos que desea que ejecute la
macro. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se graban las correcciones
que se realicen. Cuando se graban macros, Visual Basic almacena cada macro en un nuevo
mdulo adjunto a un libro.
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-

Seleccione el Rango de Celdas A3:B9


Qutele la Trama (Men Formato, opcin Celdas. Ficha Tramas, Cuadro de lista Trama:,
escoger el cuadrito Blanco.
- Ponerle Borde externo al rango de celda al que le acabamos de quitar la Trama: En la
Barra de Herramientas Formato, Botn Bordes, opcin Bordes Externos
- Seleccione en la Barra de Herramientas Formulario el Control Cuadro de Grupo,
Colquelo en la Hoja1 en el rango de Celdas al que le acabamos de dar Formato
- Coloque dentro del Cuadro de Grupo dos casillas de verificacin (Seleccinelas de la
Barra de Herramientas Formulario).
- Asgnele a la primera casilla de verificacin que coloc una Macro para que al
seleccionarla vaya a la Hoja2 al rango de celdas E3:F7 al cual se le cambie la Trama, y se
escriba en Negritas y Cursiva ka palabra Esto es una Prueba
Asgnele a la segunda casilla de verificacin una Macro para que al seleccionarla vaya a la Hoja 3
Celda A5.
Grabar una macro
Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en Grabar.
Sale el cuadro de dilogo Fig.49

Fig. 49
1. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los dems caracteres
pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un
nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de palabras.
2. Para ejecutar la macro presionando un mtodo abreviado, escriba una letra en el cuadro
Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minsculas) o
CTRL+ MAYS + letra (para letras maysculas), donde letra es cualquier tecla del
teclado. La tecla de mtodo abreviado que se utilice no puede ser ni un nmero ni un
carcter especial como @ o #. La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla
de mtodo abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras est abierto el libro que
contiene la macro.
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3. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin en que desea almacenar la
macro.
Si desea que la macro est disponible siempre que se utilice Excel, almacene la macro en
el libro de macros personales en la carpeta de inicio de Excel.
Para incluir una descripcin de la macro, escriba la descripcin en el cuadro Descripcin.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Ejecute las acciones que desee grabar.
6. Cuando haya realizado todas las acciones En el Men Herramientas, opcin Macros, Clic
en Detener Grabacin

. O en la Barra de Herramientas Detener Grabacin.

Nota: Si se seleccionan celdas mientras se est ejecutando una macro, sta seleccionar las
mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que
graba referencias absolutas de celda. Si desea tener una macro para seleccionar celdas
independientemente de la posicin que tenga la celda activa cuando se ejecute la macro,
configure el grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra de
herramientas Detener grabacin, haga clic en Referencias relativas. Excel continuar grabando
macros con referencias relativas hasta que termine la sesin con Excel o hasta que haga clic otra
vez en Referencias relativas.
En la barra de herramientas Detener grabacin, haga clic en Referencias relativas.
Sugerencia Si desea tener una macro para seleccionar una celda determinada, ejecute una accin
y seleccione otra celda relativa a la celda activa; cuando se grabe una macro, pueden mezclarse
referencias relativas y absolutas. Para grabar una macro utilizando referencias, compruebe que
est activada la opcin Referencias relativas
. Para grabar una macro utilizando referencias
absolutas, compruebe que la opcin Referencias relativas no est habilitada.
Ver y modificar macros Tras grabar una macro, se puede ver el cdigo de macro con el Editor
de Visual Basic (Fig.50) para corregir errores o modificar lo que hace la macro. El Editor de
Visual Basic es un programa diseado para que los usuarios principiantes puedan escribir y editar
fcilmente cdigo de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso saber cmo
se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para introducir cambios sencillos en las
macros. El Editor de Visual Basic muestra el cdigo de macros grabadas en la ventana del
mdulo.
Administrar las macros
El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un mdulo a otro, copiarlas
entre diferentes libros, cambiar el nombre de los mdulos que almacenan las macros o cambiar el
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nombre de las macros. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto tambin tiene que aplicar el
formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de negrita a una
celda y, a continuacin, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto.

Fig. 50
Tarea
Trate de hacer un formulario sencillo.
Intercambio de informacin con otras aplicaciones
Hipervnculos
Crea un acceso directo o salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, intranet
o Internet. Cuando haga clic en la celda que contenga la funcin HIPERVINCULO, Microsoft
Excel abrir el archivo almacenado en ubicacin del vnculo. Tambin puede ser un salto a otra
parte del mismo libro (otra hoja o una celda especfica de la misma hoja o de otra hoja).
1. Seleccionar la palabra a la que se le quiere hacer el hipervnculo o situarse en la
celda donde se quiere poner el hipervnculo.
2. Ir al Men Insertar, opcin Hipervnculo, sale el siguiente cuadro de dilogo.
Fig.51

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Fig51
3. Llenar los datos que pide el cuadro. Para buscar el archivo al que se quiere
vincular hacer clic en el Botn Archivo. Si lo que se quiere es vincular a una
referencia de celda hacer clic en el Botn Marcador y escribir la referencia en el
lugar indicado.
Analizar datos de Microsoft Access en Microsoft Excel
1. En la ventana Base de datos, haga clic en la tabla, la consulta, el formulario o el informe
que desee utilizar en Microsoft Excel.
2. En el men Herramientas, elija Vnculos con Office y haga clic en Analizar con MS
Excel.
Microsoft Access guardar el contenido de la tabla, de la consulta, del formulario o del
informe como un archivo de libro de Microsoft Excel (.xls) y lo abrir en Microsoft
Excel. El archivo se guardar con el nombre de la tabla, consulta u otro objeto de base de
datos en la carpeta de trabajo actual.
Nota Si se tiene un formulario principal con uno o ms subformularios, o un informe principal
con uno o ms subinformes, Microsoft Access nicamente guardar los datos en el formulario o
el informe principal para el libro.
Si los datos que se quieren importar son de Word, abrir el documento del que se quieren importar
los datos y copiarlos y despus ir a Excel y pegarlos en el lugar que se desee.
Importar datos de Microsoft Excel a Microsoft Access

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Antes de importar los datos a Microsoft Access, compruebe en Microsoft Excel que la hoja de
clculo o el rango tiene el mismo tipo de datos en cada campo (columna) y los mismos campos
en cada fila.
1. Cierre el libro de Excel que contenga los datos que desee utilizar en Access.
2. En Access, abra una base de datos o pase a la ventana Base de datos de la base de datos
abierta.
3. En el men Archivo, elija Obtener datos externos y, a continuacin, haga clic en
Importar.
4. En el cuadro Importar, haga clic en Microsoft Excel en el cuadro Tipo de archivo.
5. En la lista de Buscar en, localice el archivo que desee importar y haga doble clic en ste.
6. Siga las direcciones del Asistente para importar hojas de clculo.
Notas

Si la hoja de clculo de Excel o el rango especificado contiene rtulos de columna en la


primera fila, puede utilizarlos como los nombres de campo de la nueva tabla que Access
crea para incluir los datos importados.

Si tiene una base de datos de hojas de clculo grande y compleja que desea mover
permanentemente a Access, puede que desee convertir los datos de Excel a Access. La
conversin de datos marca la lista de Excel como movida permanentemente a Access y
utiliza las caractersticas de Access para ayudarle a organizar una lista de Excel en una
base de datos relacional de Access. Convertir datos de Excel a Access.
Convertir una lista de Microsoft Excel en una base de datos de Microsoft Access

Un vez convertida una lista a Microsoft Access, los datos se mantendrn nicamente en esta
aplicacin. Los cambios que se hagan en la base de datos de Access tras la conversin, no
afectarn a la lista de Microsoft Excel.
Para convertir una lista de Excel, deber estar instalado Access. Si el comando Convertir a
Access no aparece en el men Datos de Excel, ser necesario instalar y cargar el programa
complemento AccessLinks.
1. Seleccione una celda de la lista de Excel.
2. En el men Datos, haga clic en Convertir a Access.
3. Para crear una nueva base de datos de Access, haga clic en Nueva base de datos.
Para agregar la lista a una base de datos de Access existente, haga clic en Base de datos
existente y, a continuacin, introduzca la va de acceso a la base de datos en el cuadro
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Base de datos existente. Para ver la base de datos en el sistema o en la red, haga clic en
Examinar.
4. Haga clic en Aceptar.
El Asistente para importar hojas de clculo y el Asistente analizador de tablas le
orientarn en la conversin de la lista de Excel a una base de datos de Access.
Notas

Tras la conversin, AccessLinks colocar un cuadro de texto a la derecha de la lista


original comunicando que la lista se ha convertido a datos de Access. Los datos
originales, sin embargo, no cambiarn.

Para obtener ms informacin sobre el Asistente para importar hojas de clculo y el


Asistente analizador de tablas de Access, consulte la Ayuda de Access.

Si quiere llevar datos de Excel a Word (Ejemplo: un grfico o una tabla), seleccione lo que
quiere llevar, Copiey luego abra el Word y pegue

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MANUAL DE ACCESS 2000

AUTORAS: Lic. Maira Castellanos Cueto.


Ms.C. Zaida R. Prez Zubillaga

CIUDAD DE LA HABANA
2003

Lic. Maira Castellanos Cueto

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INTRODUCCIN
Este manual y otros que hemos confeccionado es un intento por resolver el problema de falta de
Bibliografa de Computacin que tenemos en nuestros centros de Cultura Fsica. No pretendemos
que sea algo definitivo, todava le faltan muchas cosas. Les agradeceremos si tiene alguna
sugerencia que hacerle nos lo haga saber a travs de nuestro correo electrnico
iscfmf@inder.co.cu.
Hemos recogido en este manual lo que entendimos poda serle ms til. Hay muchas cosas ms
que usted puede ampliar a travs de la potente ayuda de Access e ir conociendo a medida que
adquiera ms prctica y habilidades en esta potente herramienta.
Gracias.

Lic. Maira Castellanos Cueto

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Base de Datos ................................................................................................................................ 20


Sistemas de gestin de bases de datos:...................................................................................... 20
Base de datos de Microsoft Access ........................................................................................... 20
Base de datos relacional............................................................................................................. 20
Abrir Microsoft Access.................................................................................................................. 20
Crear una Base de datos................................................................................................................. 21
Cerrar la base de datos ................................................................................................................... 22
Abrir una Base de datos ................................................................................................................. 22
Componentes de la ventana de Base de datos .............................................................................. 23
Tabla .......................................................................................................................................... 23
Consultas.................................................................................................................................... 23
Formularios ................................................................................................................................ 23
Informes o reportes .................................................................................................................... 24
Macro ......................................................................................................................................... 24
Mdulos ..................................................................................................................................... 24
Pginas ....................................................................................................................................... 24
Pasos para el diseo de una Base de Datos.................................................................................... 24
Creacin de una Tabla en Vista Diseo......................................................................................... 27
Reglas para dar nombre a objetos .............................................................................................. 27
Tipo de datos.............................................................................................................................. 28
Qu tipo de datos utilizar para un campo de una tabla .............................................................. 29
ndice (indexar).......................................................................................................................... 29
Tipos de datos de campo en Microsoft Access.......................................................................... 29
Propiedades de campo ............................................................................................................... 31
Propiedad ................................................................................................................................... 32
Control dependiente ................................................................................................................... 32
Qu desea hacer?.......................................................................................................................... 34
Crear un ndice de campo nico ................................................................................................ 34
Cambiar el tamao de los campos Texto y Numrico ............................................................... 34
Propiedad FieldSize ............................................................................................................... 34
Valores ................................................................................................................................... 35
Comentarios ........................................................................................................................... 36
Definir una mscara de entrada para un campo de una tabla ........................................................ 36
Clave principal............................................................................................................................... 37
Modificar la estructura de una Tabla ............................................................................................. 38
Eliminar un campo..................................................................................................................... 38
Insertar un campo ...................................................................................................................... 38
Introduccin de datos en las tablas sencillas a travs de Autoformularios................................... 38
Relacin......................................................................................................................................... 40
Por qu conviene definir relaciones........................................................................................... 40
Clave externa ............................................................................................................................. 41
Relacin uno a varios................................................................................................................. 41
Relacin varios a varios ............................................................................................................. 41
Relacin uno a uno .................................................................................................................... 41
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ISCF Manuel Fajardo


Definir relaciones entre tablas ....................................................................................................... 41
Integridad referencial................................................................................................................. 44
Formularios .................................................................................................................................... 45
Cambiar el diseo del Formulario ............................................................................................. 48
Seleccin de controles ........................................................................................................... 49
Cambiar de lugar un control .................................................................................................. 49
Variar el tamao del control .................................................................................................. 49
Cambiar las propiedades de los controles.............................................................................. 49
Agregar controles a un Formulario ........................................................................................ 50
Consultas........................................................................................................................................ 51
Crear una Consulta utilizando el Asistente................................................................................ 51
Modificar el diseo de una Consulta ......................................................................................... 52
Eliminar una columna ............................................................................................................ 53
Agregar un Campo................................................................................................................. 53
Mostrar campos en las consultas ........................................................................................... 53
Criterios de bsqueda ............................................................................................................ 54
Ordenar .................................................................................................................................. 54
Realizar clculos en una Consulta ............................................................................................. 54
Consulta de parmetros. Cundo se usa ........................................................................................ 56
Consulta de tabla de referencias cruzadas. Cundo se usa ............................................................ 57
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante un asistente .............................. 57
Informes ......................................................................................................................................... 57
Crear un informe usando Autoinforme. ..................................................................................... 58
Crear un informe mediante un asistente .................................................................................... 58
Ordenar los registros en un informe ...................................................................................... 62
Cambiar el tamao de un encabezado, pie u otra seccin en un formulario o informe ......... 62
Cambiar el alto o el ancho ..................................................................................................... 62
Cambiar el alto y el ancho ..................................................................................................... 63
Dar formato a un formulario, informe o control mediante formatos predefinidos ................ 63
Selector de informes .............................................................................................................. 64
Imprimir un informe ...................................................................................................................... 64
Abrir un informe ............................................................................................................................ 64
Crear y administrar un formulario de panel de control.................................................................. 65
Crear un formulario de panel de control mediante el Administrador del panel de control ........... 65
Crear un nuevo panel de control que se pueda abrir desde el panel de control de apertura .......... 68
Realizar un cambio en un panel de control existente ................................................................ 69
Eliminar un panel de control...................................................................................................... 69
Intercambio de informacin........................................................................................................... 69
Vnculo con Office ........................................................................................................................ 69
Vincular con MS Word.............................................................................................................. 69
Publicar con MS Word .............................................................................................................. 70
Analizar con MS Excel.............................................................................................................. 71
Importar ......................................................................................................................................... 71
vincular (tablas) ......................................................................................................................... 71
Importar datos de una hoja de clculo de Excel. ....................................................................... 72
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Exportar datos ................................................................................................................................ 73
Analizar una Tabla......................................................................................................................... 74
Analizar rendimiento ................................................................................................................. 74
Rplica ........................................................................................................................................... 75
Sincronizacin ........................................................................................................................... 75
Replicacin con versiones anteriores de Microsoft Access....................................................... 75
Crear una rplica de la base de datos ......................................................................................... 75
Cuestiones de conversin y compatibilidad .................................................................................. 76
vincular (tablas) ............................................................................................................................. 76
Base de datos habilitada................................................................................................................. 77
Convertir una base de datos de una versin anterior a Microsoft Access 2000 ................................. 77
Convertir una base de datos de Access 2000 a una base de datos de Access 97 ........................... 77
Compactar una base de datos para desfragmentar el archivo y obtener espacio adicional en el disco 79
Compactar una base de datos o un proyecto de Access................................................................. 79
Compactar la base de datos o proyecto de Access actual.................................................................. 79
Crear archivo MDE........................................................................................................................ 80
Archivos MDE........................................................................................................................... 80
Inicio .............................................................................................................................................. 81
Seguridad de la Base de Datos....................................................................................................... 83
Proteger un archivo de base de datos de Microsoft Access ........................................................... 83
Establecer contrasea para la base de datos ................................................................................. 83
Anular contrasea .................................................................................................................. 85
Permiso de usuario y de grupo....................................................................................................... 85
Asignar permisos predeterminados para nuevas tablas, consultas, formularios, informes y macros .. 85
Cuentas de usuario y de grupos ..................................................................................................... 87
Creacin de una cuenta de usuario de seguridad .......................................................................... 87
Grupo Administradores ................................................................................................................. 89
Grupo Usuarios .............................................................................................................................. 89
Proteger una base de datos con el Asistente para seguridad a nivel de usuario ............................. 89

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Qu es una base de datos y para qu se utiliza.


Base de Datos
Es una coleccin de datos que estn relacionados entre si para un propsito determinado. Puede
definirse tambin como un conjunto de informacin til, organizada de una forma especfica, a la
que se accede para adicionar, modificar u obtener informacin sobre un asunto determinado y
relevante.
Sistemas de gestin de bases de datos:
Un sistema que sea capaz de manejar las bases de datos, de almacenar y recuperar informacin de
la base. Esto ofrece muchas ventajas entre las que se encuentra la rapidez de la respuesta de
bsqueda, organizacin de la informacin, espacio ocupado, etc.
Base de datos de Microsoft Access
Es un sistema de gestin de bases relacionadas y que se utiliza en entornos grficos como
Windows 95, 98, 2000 o Windows NT. El entorno de trabajo es completamente grfico, por lo
que la facilidad de uso es muy grande.
Base de datos relacional
Tipo de base de datos o sistema de administracin de base de datos que guarda la informacin en
tablas, es decir, en filas y columnas de datos. Una base de datos relacional utiliza los valores
coincidentes de dos tablas para relacionar informacin de una tabla con informacin de la otra.
En una base de datos relacional, normalmente se guarda un tipo especfico de informacin slo
una vez, lo que hace que la base de datos sea muy eficaz y se reduzcan las posibilidades de
cometer errores al escribir los datos.
Las Bases de datos se utilizan para guardar gran volumen de informacin para posteriormente
poder realizar consultas e informes de una manera fcil y sencilla. Ejemplo:
El listado telefnico de todos los usuarios con sus datos personales de una ciudad o de un
pas.
Todos los datos de los huspedes de un hotel.
Todos los datos de los productos que se exportan e importan en una empresa, as como
todos los datos de los clientes.
El listado de todos los egresados del ISCF Manuel Fajardo, con sus datos personales y
calificaciones obtenidas en cada uno de los aos de la carrera.
Las fichas tcnicas de la existencia de libros en una biblioteca, etc.
Abrir Microsoft Access.

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Para abrir Microsoft Access si no est en acceso directo en el Escritorio o si no est activada la
Barra de Office. Ir al Men Inicio, opcin Programas, sale la lista de programas instalados, si el
Microsoft Office est instalado, el icono de Access sale en el men, hacer clic sobre l. Y sale la
siguiente ventana.

Fig1
Crear una Base de datos
Cuando se va a crear una base de datos se escoge la primera opcin: Base de datos de Access en
blanco y se hace clic en el botn Aceptar y sale el siguiente cuadro de dilogo (Fig.2) para
ponerle nombre a la Base de datos.

Fig2
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en Guardar en: se escoge dnde se quiere guardar, inicialmente sale Mis documentos, si usted
quiere guardarla en otra carpeta o en el disco 31/2 haga clic en la punta de saeta que aparece a la
derecha de la caja de texto, se despliega una lista, escoja donde la quiere guardar.
Para ponerle un nombre a la Base de datos haga clic en la caja de texto que aparece a la derecha
de Nombre de archivo: y escriba en el teclado el nombre que le quiere dar a la Base de datos
que est creando, luego haga clic en el botn Crear.
La ventana de Access es similar al resto de las ventanas de Windows pero en el rea de trabajo
sale otra ventana que es la ventana de los objetos de la Base de datos Fig.3
Cerrar la base de datos
Hacer clic en el Botn cerrar que aparece en la esquina superior derecha de la ventana de la base
de datos que es la interior o en el Men archivo en la opcin Cerrar. Esta opcin cerrar la base
de datos pero no la ventana del Access. Si se quiere cerrar el Access hay que hacer clic en la
opcin Salir del Men archivo o en el Botn Cerrar de la ventana del Access. Al salir del
programa, Microsoft Access guarda de forma automtica todos los cambios que haya realizado en
los datos. Sin embargo, si ha hecho cambios en el diseo de un objeto de base de datos desde la
ltima vez que lo guard, Microsoft Access le preguntar si desea guardar esos cambios.

Fig3

Abrir una Base de datos

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Al Abrir la aplicacin Microsoft Access (Fig1) escoger la opcin Abrir un archivo existente y
sale el siguiente cuadro de dilogo:

Fig4
En la lista desplegable Buscar en: buscar la carpeta o la unidad de disco donde est guardada la
base de datos, hacer clic sobre el archivo de la base de datos que usted busca, Ejemplo, en la
ventana de la fig4 el archivo Msica, ver que se selecciona con un color azul oscuro, luego hacer
clic en el botn Abrir (Tambin puede hacer doble clic sobre el archivo y se abre sin tener que ir
al Botn Abrir).
Componentes de la ventana de Base de datos (Fig3)
Tabla
Estructura fundamental de un sistema de administracin de bases de datos. En Microsoft Access,
una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Los datos
corresponden normalmente a una categora de entidades particular como, por ejemplo, empleados
o pedidos.
Consultas
Es determinada pregunta que se hace sobre la diferente informacin que se tiene en la BASE de
DATOS. Cuantos son los huspedes de un hotel por sexo o por nacionalidad, Cuntos graduados
por curso y en total ha tenido el ISCF desde que se cre, la lista de los libros ms solicitados en
la Biblioteca o la lista de los libros por determinado gnero, etc.
Formularios
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Se utilizan tanto para visualizar la informacin as como para la entrada y modificacin de la
misma. El usuario puede disear la forma en que los datos sern entrados en la base o sern
mostrados en la misma. Un formulario se puede usar para mostrar informacin en pantalla o
impresora.
Informes o reportes
Se utilizan para darle a la informacin la mejor forma de presentacin en una pgina impresa y
tambin para mostrar totales y subtotales de un conjunto de artculos. Los elementos de un
formulario o reporte que son mostrados.
Macro
Un conjunto de una o ms acciones que cada una realiza una operacin determinada, tal como
abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas
comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga
clic en un botn de comando.
Mdulos
Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones
que se almacenan juntos como una unidad.
Pginas
Esta opcin permite mostrar todos los accesos directos a pginas de acceso a datos en la base de
datos de Microsoft Access o el proyecto de Microsoft Access en uso. Utilice los botones de la
barra de herramientas de la ventana Base de datos para abrir o modificar la pgina seleccionada o
para crear una nueva pgina.
Pasos para el diseo de una Base de Datos
Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los dems objetos que
formarn la base de datos, es importante invertir algn tiempo en disear la base de datos.
Independientemente de que est utilizando una base de datos de Microsoft Access o un proyecto
de Microsoft Access, un buen diseo de la base de datos es la pieza clave para crear una base de
datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.
Pasos
1. Determinar la finalidad de la base de datos.
2. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
3. Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
4. Identificar los campos con valores exclusivos en cada registro.

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5. Determinar las relaciones entre las tablas.
6. Perfeccionar el diseo
7. Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos
8. Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access
1- Determinar la finalidad de la base de datos
El primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo se utiliza. Debe
saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir de ah, puede determinar sobre
qu asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qu hechos necesita almacenar sobre cada
asunto (los campos de las tablas).
Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piensen detenidamente en las
preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea
que produzca. Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine
bases de datos bien diseadas similares a la que va a disear.
2- Determinar las tablas que se necesitan
Determinar las tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de
datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que
desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no
proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen.
No es necesario que disee las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea
ms conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseo
primero. Al disear las tablas, divida la informacin teniendo en cuenta los siguientes principios
de diseo fundamentales:

Una tabla no debe contener informacin duplicada, y no debe duplicarse informacin


entre tablas. A este respecto, una tabla de una base de datos relacional es diferente a una
tabla de una aplicacin de archivos simples como por ejemplo una hoja de clculo.
Cuando cada elemento de informacin est almacenado en una tabla, se actualiza en un
solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas
duplicadas que contengan informacin diferente. Por ejemplo, probablemente desee
almacenar la direccin y el nmero de telfono de cada cliente una sola vez en una sola
tabla.

Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto.


Cuando cada tabla contiene hechos slo sobre un asunto, puede mantener la informacin
acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede

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almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los
clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la informacin sobre
el cliente.
3- Determinar los campos que se necesitan
Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene
hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los
campos del nombre de la compaa, la direccin, la ciudad, el pas y el nmero de telfono. Al
realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.

No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin).

Incluya toda la informacin que necesite.

Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, Nombre y


Apellidos, en lugar del Nombre completo).

4- Identificar el campo o campos con valores nicos en cada registro


Para que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas independientes (por
ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de
datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada
registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.
5- Determinar las relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos de clave
principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cmo volver a reunir toda la
informacin relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las
tablas en una base de datos de Microsoft Access.
Puede resultar til ver las relaciones de una base de datos bien diseada existente. Por ejemplo,
abra la base de datos de ejemplo Neptuno, y en el men Herramientas, elija Relaciones para ver
las relaciones entre sus tablas.
6- Perfeccionar el diseo
Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar
el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar el diseo de la
base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

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Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir
suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo. Para probar las
relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que
desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea.
Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimnelas. Si encuentra problemas, perfeccione el
diseo.
7 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos
Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseo descritos
anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A
continuacin, puede crear las consultas, formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros
y mdulos que desee.
8 Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access
Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseo de la
base de datos de Microsoft Access. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseo de
una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla
en nuevas tablas relacionadas si es necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar
recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente tambin puede implantar estas
recomendaciones y sugerencias.
Para obtener ms ideas acerca de cmo disear una base de datos de Microsoft Access, tal vez
desee consultar el diseo de la base de datos de ejemplo Neptuno o de una de las bases de datos
que puede crear con el Asistente para bases de datos.

Creacin de una Tabla en Vista Diseo


- Crear una Tabla con los siguientes datos:
Nombre, Apellidos, CI, Militante, Direccin, Vitae , Foto. (Esta Tabla consta de 7 campos)
1- En la ventana de la Base de Datos (Fig3), seleccionar el objeto Tabla, a la derecha hacer
doble clic en Crear una Tabla en vista diseo. Sale la siguiente ventana:
2- En la columna de la izquierda (Nombre del Campo) introducir el nombre de cada uno de
los campos y a la derecha definir el tipo de campo.
Reglas para dar nombre a objetos
En Microsoft Access, los nombres pueden tener una longitud de hasta 64 caracteres y pueden
incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales
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excepto un punto (.), un signo de admiracin (!), un acento grave (`) y corchetes ([ ]).
Adems, los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control
(valores ASCII desde 0 hasta 31).

Fig5
Sugerencias

Evite incluir espacios en nombres de objetos si hace referencia a ellos frecuentemente


en expresiones o en el cdigo de Visual Basic.

Evite el uso de nombres extremadamente largos porque es difcil recordarlos y


referirse a ellos.

En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien haga clic en
la flecha y seleccione el tipo de datos que desee.
Tipo de datos
Atributo de una variable o de un campo que determina qu tipo de datos puede contener. Por
ejemplo, en una base de datos de Microsoft Access, los tipos de datos de campo Texto y
Memo permiten que el campo almacene texto o nmeros, pero el tipo de datos Numrico solo
permite que se almacenen nmeros en el campo. Los campos de tipo de datos Numrico
almacenan datos numricos que se podrn utilizar en clculos matemticos. Utilice el tipo de
datos Moneda para mostrar o calcular valores de moneda.
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En un proyecto de Microsoft Access, los tipos de datos de campo Texto y varchar se utilizan
para almacenar texto o nmeros. Existen muchos tipos de datos diferentes que se utilizan para
almacenar nmeros exclusivamente como, por ejemplo, int, smallint, numeric y decimal; se
utilizan de acuerdo con la precisin y longitud de los nmeros. Los tipos de datos money y
smallmoney se utilizan para almacenar valores monetarios.
Access admite los siguientes tipos de datos: tipos de datos de campo, tipos de datos de Visual
Basic y tipos de datos de parmetros de consulta.
Qu tipo de datos utilizar para un campo de una tabla
Decida qu tipo de datos va a utilizar para un campo teniendo en cuenta las consideraciones
siguientes:

Qu tipo de valores desea permitir en el campo? Por ejemplo, no se puede almacenar


texto en un campo cuyo tipo de datos es Numrico.

Cunto espacio de almacenamiento desea utilizar para los valores del campo?

Qu tipo de operaciones desea llevar a cabo con los valores del campo? Por ejemplo,
Microsoft Access puede sumar los valores de los campos Numrico y Moneda, pero no
los valores de los campos Texto u Objeto OLE.

Desea ordenar o indexar un campo? Los campos Objeto OLE no pueden ordenarse ni
indexarse.

ndice (indexar)
Caracterstica que acelera la bsqueda y ordenacin en una tabla sobre la base de valores
clave y puede exigir unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se
indiza automticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a los tipos de datos
que contienen.

Desea utilizar un campo para agrupar registros en consultas o informes? Los campos
Objeto OLE no pueden utilizarse para agrupar registros.

Cmo desea ordenar los valores de un campo? En un campo Texto, los nmeros se
ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc)., no como valores
numricos. Utilice un campo Numrico o Moneda para ordenar nmeros como valores
numricos. Adems, muchos formatos de fecha tampoco se ordenan correctamente si se
introducen en un campo Texto. Utilice un campo Fecha/Hora para garantizar un orden
correcto.

Tipos de datos de campo en Microsoft Access

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La siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft Access, su
utilizacin y su tamao de almacenamiento.

Tipo de datos

Utilizacin

Tamao

Texto

Texto o combinaciones de texto y


nmeros
como,
por
ejemplo,
direcciones. Asimismo, nmeros que
no requieren clculos como, por
ejemplo, nmeros de telfono, nmeros
de pieza o cdigos postales.

Hasta 255 caracteres.


Microsoft Access slo almacena los
caracteres insertados en un campo;
no almacena espacios de caracteres
correspondientes a posiciones no
utilizadas en un campo Texto. Para
controlar el nmero mximo de
caracteres que se pueden insertar,
establezca
la
propiedad
.TamaoDelCampo (FieldSize).

Memo

Texto y nmeros de gran longitud Hasta 64.000 caracteres.


como,
por
ejemplo,
notas
o
descripciones.

Numrico

Datos numricos que se han de utilizar 1, 2, 4, u 8 bytes. 16 bytes para Id.


para
clculos
matemticos, de rplica (GUID) exclusivamente.
exceptuando los clculos relacionados
con dinero (utilice en este caso el tipo
Moneda). Establezca la propiedad
.TamaoDelCampo (FieldSize) para
definir el tipo Numrico especfico.

Fecha/Hora

Fechas y horas con diferentes formatos.

Moneda

Valores de moneda. Utilice el tipo de 8 bytes.


datos Moneda para evitar el redondeo
durante los clculos. Precisin de 15
dgitos a la izquierda del separador de
decimales y de 4 dgitos a la derecha
del mismo.

Autonumrico

Nmeros secuenciales exclusivos (con 4 bytes. 16 bytes para Id. de rplica


incremento de una unidad) o nmeros (GUID) exclusivamente.
aleatorios
que
se
insertan
automticamente cuando se agrega un
registro.

S/No

Campos que van a contener slo uno de 1 bit.

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8 bytes.

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dos valores posibles, como S/No,


Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado.
Objeto OLE

Objetos
(como,
por
ejemplo, Hasta 1 gigabyte (limitado por el
documentos de Microsoft Word, hojas espacio en disco).
de clculo de Microsoft Excel,
imgenes, sonidos u otros datos
binarios), creados en otros programas
mediante el protocolo OLE, que se
pueden vincular a, o incrustar en, una
tabla de Microsoft Access. Se debe
utilizar un marco de objeto dependiente
en un formulario o en un informe para
mostrar el objeto OLE.

Hipervnculo

Campo
que
va
a
almacenar Hasta 64.000 caracteres.
hipervnculos. Un hipervnculo puede
ser una ruta UNC o una direccin
URL.

Asistente
bsquedas

para Crea un campo que permite elegir un


valor de otra tabla o de una lista de
valores mediante el empleo de un
cuadro combinado. La eleccin de este
opcin en la lista de tipos de datos
inicia un asistente que realiza la
definicin automticamente.

El mismo tamao que el campo de


clave principal que tambin es el
campo de bsqueda; normalmente 4
bytes.

3- En la columna Descripcin, escriba una descripcin de la informacin que contendr este


campo. La descripcin se muestra en la barra de estado cuando se agregan datos al campo
y se incluye en la Definicin del objeto de la tabla. La descripcin es opcional.
4- Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana.
Propiedades de campo
Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para personalizar la
forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, se puede controlar el nmero
mximo de caracteres que se pueden escribir en un campo de Texto mediante el establecimiento
de su propiedad TamaoDelCampo (FieldSize). Las propiedades de un campo se establecen
mediante la visualizacin de una tabla en la vista Diseo, la seleccin del campo situado en la
parte superior de la ventana y la seleccin de la propiedad deseada en la parte inferior de la
ventana.

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Las propiedades disponibles para cada campo estn determinadas por el tipo de datos
seleccionado para el campo.
Sugerencia Cuando se crea un control dependiente en un formulario o informe arrastrando un
campo desde la lista de campos, Microsoft Access copia ciertas propiedades del campo en
cuestin al control. De esta forma se garantiza la coherencia de los valores cuando se agregan
campos a un formulario o informe.
Propiedad
Atributo con nombre de un control, campo u objeto de base de datos que se establece para
definir una de las caractersticas del objeto (por ejemplo, el tamao, el color o la posicin en
pantalla) o un aspecto de su comportamiento (por ejemplo, si el objeto est oculto o no).
Control dependiente
Cuadro de texto u otro control de un formulario, informe o pgina de acceso a datos que toma
su contenido de un campo de la tabla, consulta o instruccin SQL base. En la propiedad
OrigenDelControl (ControlSource) se establece un nombre de campo de la tabla, consulta o
instruccin SQL. Por ejemplo, un cuadro de texto que muestra el apellido de un empleado es
dependiente del campo Apellidos de la tabla Empleados.
Cmo influyen las propiedades de un control de un formulario o informe en las propiedades de
sus campos base en una base de datos de Access
Cuando crea un control dependiente en formularios e informes arrastrando un campo desde la
lista de campos, Microsoft Access copia ciertas propiedades del campo de la tabla o consulta base
al control. Por ejemplo, si el campo Precio por unidad de la tabla Productos tiene en la propiedad
Formato (Format) el valor Moneda y en la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) el
valor Auto, a continuacin, cuando cree un cuadro de texto dependiente en un formulario
arrastrando el campo Precio por Unidad desde la lista de campos, Access le asignar
automticamente a las propiedades Formato (Format) y LugaresDecimales (DecimalPlaces)
del control del cuadro de texto los mismos valores. (Esto supone que la propiedad Mostrar
control del campo tiene el valor Cuadro de texto o no tiene ningn valor).
Puede cambiar ol s valores de cualquier propiedad heredada (copiada) de la hoja de propiedades
del control. Si cambia la configuracin de las propiedades de un control, el cambio no afecta a la
configuracin de esa propiedad en el campo de la tabla o consulta base. De forma similar, si
cambia la configuracin de las propiedades del campo de una tabla o consulta despus de haber
creado un formulario utilizando ese campo, la configuracin de las propiedades del control no se
actualiza, sino que deber actualizarla manualmente. (Note, sin embargo, que si cambia en la
configuracin de las propiedades del campo las propiedades ValorPredeterminado
(DefaultValue), ReglaDeValidacin (ValidationRule), TextoDeValidacin (ValidationText),
dichos cambios sern validos para cualquier control basado en esos campos, incluso si los
controles hubiesen sido creados antes de cambiar la configuracin de las propiedades).
Sugerencia Es recomendable establecer las propiedades Formato (Format), Lugares Decimales
(DecimalPlaces), Mscara de Entrada (InputMask), Regla deValidacin (ValidationRule), Texto
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deValidacin (ValidationText) y Valor Predeterminado (DefaultValue) en el campo base en lugar
de hacerlo en un control. De este modo puede estar seguro de que las configuraciones se
mantienen coherentes al agregar campos a un formulario o un informe.
La siguiente tabla ofrece una lista de las propiedades que se heredan para cada tipo de control
dependiente cuando se arrastra un campo desde la lista de campos en formularios e informes.
Control dependiente

Propiedades heredadas

Cuadro de texto

Formato (Format), LugaresDecimales (DecimalPlaces),


MscaraeEntrada (InputMask) y TextoDeLaBarraDeEstado
(StatusBarText)
(de
la
propiedad
Descripcin
(Description))

Cuadro de lista

Todas las propiedades que se especifican en la ficha


Bsqueda en la vista Diseo de la tabla y la propiedad
TextoDeLaBarraDeEstado (StatusBarText) (de la
propiedad Descripcin (Description))

Cuadro combinado

Todas las propiedades que se especifican en la ficha


Bsqueda en la vista Diseo de la tabla, la propiedad
MscaraDeEntrada
(InputMask)
la
propiedad
TextoDeLaBarraDeEstado (StatusBarText) (de la
propiedad Descripcin (Description)).

Casilla de verificacin, botn de TextoDeLaBarraDeEstado (StatusBarText)


opcin, grupo de opciones, botn propiedad Descripcin (Description)).
de alternar, botn marco de objeto

(de

la

Notas

Las
propiedades
ReglaDeValidacin
(ValidationRule),
TextoDeValidacin
(ValidationText) y ValorPredeterminado (DefaultValue) no se heredan. Es decir,
Access no le asigna a las propiedades de control los valores de las mismas propiedades
del campo base. Sin embargo, la configuracin de propiedades se aplica cuando crea un
control que se basa en un campo con esa configuracin. Si establece la propiedad
ReglaDeValidacin (ValidationRule) de un campo y tambin de un control que se basa
en ese campo, Access aplica ambas reglas. Si establece la propiedad
ValorPredeterminado (DefaultValue) de un campo y tambin de un control que se basa
en ese campo, la propiedad del control predominar sobre la del campo.

Si crea un cuadro de texto que se basa en un campo con el tipo de datos Memo, Access le
asigna
automticamente
a
la
propiedad
ComportamientoDeLaTeclaEntrar
(EnterKeyBehaviour) el valor Nueva Lnea De Campo y a la propiedad

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BarrasDeDesplazamiento (ScrollBars) el valor Slo Vertical. Estas propiedades no se
heredan de las propiedades de campo, slo son propiedades del control.
Las propiedades de un campo permiten personalizar la forma de almacenar, manejar y mostrar
datos.
Qu desea hacer?
Disminuir el tiempo de bsqueda en campos que se buscan frecuentemente, en campos que se
combinan en consultas o en campos que se ordenan
Crear un ndice de campo nico
1. Abra una tabla en la vista Diseo.
2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo en el que desea crear un ndice.
3. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General haga clic en el cuadro de la
propiedad Indexado y haga clic en S (Con duplicados) o S (Sin duplicados).
Haga clic en S (Sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con
los mismos datos en este campo.
Establecer el tamao mximo para un campo de Texto o el nmero de cifras para un campo
Numrico
Cambiar el tamao de los campos Texto y Numrico
Es posible controlar el nmero mximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de
texto o el intervalo y el tipo de valores numricos que pueden introducirse en un campo
Numrico.
1. En la vista Diseo de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo
cuya propiedad Tamao del campo desee establecer.
2. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga clic en el cuadro de la
propiedad Tamao del campo.
3. Para un campo de Texto, escriba el nmero mximo de caracteres que puede admitir un
campo (hasta 255 caracteres).
Para un campo Numrico, haga clic en la flecha y seleccione el tamao del campo que
desee.
Propiedad FieldSize
Puede usar la propiedad Tamao del campo para establecer el tamao mximo de los datos
almacenados en un campo de tipo Texto, Numrico o Autonumrico.

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Valores
Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Texto, escriba un nmero entre 0 y 255. El valor
predeterminado es 50.
Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Autonumrico, en Tamao del campo se puede
establecer Entero largo o Id. de rplica.
Si la propiedad Tipo de datos tiene establecido Numrico, las opciones de Tamao del campo y
sus valores se relacionan de la siguiente forma:
Valor

Descripcin

Precisin decimal

Tamao de
almacenamiento

Byte

Almacena nmeros entre 0 y Ninguna


255 (no admite fracciones).

1 byte

Decimal

Almacena nmeros entre -10^38 28


-1 y 10^38 -1 (.ADP)
Almacena nmeros entre -10^28
-1 y 10^28 -1 (.MDB)

12bytes

Entero

Almacena
nmeros
entre Ninguna
-32.768 y 32.767 (no admite
fracciones).

2 bytes

Entero largo

(Predeterminado)
Almacena Ninguna
nmeros
entre
-2.147.483.648 y 2.147.483.647
(no admite fracciones).

4 bytes

Simple

Almacena
nmeros
entre 7
-3,402823E38
y
-1,401298E-45 para valores
negativos,
y
entre
1,401298E-45 y 3,402823E38
para valores positivos.

4 bytes

Doble

Almacena
nmeros
-1,79769313486231E308
-4,94065645841247E-324
valores negativos, y
1,79769313486231E308
4,94065645841247E-324
valores positivos.

8 bytes

Lic. Maira Castellanos Cueto

entre 15
y
para
entre
y
para

35

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Id. de rplica

Identificador
(GUID)

global

nico N/D

16 bytes

Comentarios
Se recomienda especificar el valor ms pequeo posible para la propiedad Tamao del campo,
pues los tamaos ms pequeos pueden procesarse ms rpidamente y requieren menos memoria.
Atencin Si cambia un valor de Tamao del campo por otro ms pequeo para un campo que
ya contiene datos, es posible que pierda informacin. Por ejemplo, si un campo de tipo Texto
tiene el valor 255 en Tamao del campo y lo cambia por 50, los datos que se extiendan ms all
de los 50 primeros caracteres se perdern.
Si los datos de un campo de tipo Numrico no caben con un nuevo valor de Tamao del campo,
los nmeros fraccionarios se pueden redondear, o pueden dar el valor Nulo. Por ejemplo, si
cambia el tamao de campo de Simple a Entero, los valores fraccionarios se redondearn al
nmero entero ms cercano, y los superiores a 32.767 o inferiores a -32.768 sern reemplazados
por valores nulos.
No es posible deshacer los cambios en los datos provocados por una modificacin de la
propiedad Tamao del campo despus de haberlos guardado en la vista Diseo de la tabla.
Sugerencia Puede usar el tipo de datos Moneda cuando vaya a realizar muchos clculos con un
campo que contenga nmeros que tengan entre uno y cuatro decimales. Los campos de tipo
Simple y Doble requieren clculos en coma flotante, mientras que los de tipo Moneda realizan
los clculos en coma fija, que es ms rpido.
Definir una mscara de entrada para un campo de una tabla
1. Abra una tabla en la vista Diseo.
2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el cual desea definir una
mscara de entrada.
3. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga en el botn Generar para
iniciar el Asistente para mscaras de entrada, situado al lado del cuadro de la propiedad
Mscara de entrada (InputMask) y siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del
asistente.
Ejemplos de mscaras de entrada
Una mscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y
cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algn
control sobre qu valores pueden introducirse. Una mscara de entrada est formada por
caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y parntesis) que separan los espacios en
blanco para rellenar. La configuracin de la propiedad Mscara de entrada (InputMask) est
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formada por caracteres literales junto con caracteres especiales que determinan el tipo de valor
que puede introducirse en un espacio en blanco en esa posicin. Las mscaras de entrada se
utilizan principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora, pero tambin pueden utilizarse en
campos Numricos o de Moneda.
5- Despus que se definen todos los campos se va ala vista Hoja de Datos para introducir los
datos, sale un cuadro de dilogo donde pide guardar la Tabla, hacer clic en el Botn Si.
Sale un cuadro de dilogo donde hay que introducir el nombre de la Tabla y se hace clic
en el Botn Aceptar.

Fig. 6
Sale otro cuadro de dilogo donde pide si desea crear una clave principal, hacer clic en el Botn
Si para poder relacionar posteriormente la Tabla con otras Tablas

Fig7
Al definir los campos se puede definir un campo Id y asignarle la clave principal haciendo clic en
el Botn

de la Barra de Herramientas diseo de Tabla.

Clave principal
Uno o ms campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera nica cada registro de
una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Null (Nulo) y debe tener siempre un
ndice nico. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras
tablas.
Cuando se pasa a la Vista Hoja de Datos se comienzan a introducir los datos en cada uno de los
registros, al pasar al registro siguiente los datos introducidos se guardan automticamente.
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Fig8
Modificar la estructura de una Tabla
Una vez confeccionada la Tabla si posteriormente se quiere modificar su estructura se abre en
Vista Diseo, haciendo clic en el Botn

y es posible modificarla.

Eliminar un campo
Se hace clic en la fila donde se encuentra el campo y se pulsa la tecla Suprimir (Delete).
Insertar un campo
Se hace clic en el campo en el cual se quiere insertar delante otro campo, Clic en el Men
Insertar, Clic en Fila, se insertar una fila en blanco, se introduce el nombre del nuevo campo y el
tipo de campo, as como sus propiedades. Se guarda la Tabla y se pasa a la vista Hoja de Datos
para introducir los datos correspondientes.
Introduccin de datos en las tablas sencillas a travs de Autoformularios.
La funcin Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la
tabla o consulta base. Si el origen de registros seleccionado tiene tablas o consultas relacionadas,
el formulario tambin incluir todos los campos y registros de dichos orgenes de recursos.
En la Ventana Base de Datos hacer clic en el Objeto Formularios.

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Clic en el Botn Nuevo


. Sale el siguiente cuadro de dilogo. Escoger la opcin
Autoformulario en Columna o Autoformulario en tabla y en el cuadro de Lista desplegable de
abajo escoger la Tabla a la que se le quiere entrar los datos. Hacer clic en el Botn Aceptar.

Fig. 9
Se quiere crear una Base de datos para recoger la informacin del Forum estudiantil que se
realizar en el centro. Analizar:
6789-

Qu datos se necesitan recoger


Cuntas Tablas habr que crear
Cmo relacionar las tablas
Qu consultas sern necesarias para brindar informacin

Datos que hay que recoger:


Nombre y apellidos del estudiante
Sexo
Ao que cursa
Tipo de curso
Provincia
Centro
Ttulo del Trabajo
Tutor
Coautores
Comisin
Medios
- Ser necesario crear 3 tablas principales y relacionarlas entre s:
Una Tabla con los datos de los alumnos que participan como ponentes
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Otra Tabla con los datos de los Trabajos


Una tercera Tabla para los Coautores

A su vez ser necesario crear otras tablas para entrada de algunos datos que se repiten y es
necesario entrarlos por asistente para Bsqueda porque si no se corre el riesgo de que no siempre
se entren igual y al buscarlos en una Consulta o informe se toman como datos diferentes.
Ejemplo: hay que hacer una Tabla para las Provincias, otra para el Tipo de Curso, otra para los
Centros, otra para los Medios y otra para las Comisiones.
Estas tablas se deben crear e introducirle los datos antes de crear y llenar la Tabla en la que se
pide ese dato. Ejemplo en la Tabla donde van los datos de los alumnos cuando se introduzcan
estos campos para definirlos en el Tipo de campo hay que asignarle Asistente para Bsqueda y
seguir las instrucciones del asistente que sale (Fig9)

Fig10
Al terminar quedarn ambas Tablas relacionadas mediante el campo Clave Id autonumrico de la
Tabla Provincia y cada vez que se vaya a introducir ese dato en la tabla Alumnos se desplegar
una lista de Todas la Provincias que se introdujeron, donde se puede escoger el nombre de la
provincia que se quiera entrar.
Relacin
Una asociacin establecida entre campos comunes (columnas) de dos tablas. Una relacin puede
ser de tipo uno a uno, de tipo uno a varios o de tipo varios a varios.
Por qu conviene definir relaciones
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access,
necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa
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informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez
realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin
de varias tablas a la vez.
Clave externa
Uno o ms campos (columnas) de una tabla que hacen referencia al campo o campos de clave
principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas; los datos en
los campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos
no tienen por qu ser los mismos.
Relacin uno a varios
La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registro de
la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla
B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A. Ejemplo un alumno pertenece a una sola
provincia pero una provincia puede tener varios alumnos.
Relacin varios a varios
En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una
tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave principal consta de al menos dos campos:
las claves externas de las Tablas A y B. Por ejemplo, las tablas Pedidos y Productos de la Base de
Datos Neptuno tienen una relacin varios a varios definida mediante la creacin de dos relaciones
uno a varios con la tabla Detalles de pedidos.
Relacin uno a uno
En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en
la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la mayora de la
informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a
uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de
seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
Definir relaciones entre tablas
1. Cierre todas las tablas que estn abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre
tablas abiertas.
2. Si se encuentra en otra ventana, cmbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11
para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.
3. Haga clic en Relaciones
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en la barra de herramientas.
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4. Si la base de datos no tiene ninguna relacin definida, se mostrar automticamente el
cuadro de dilogo Mostrar tabla (Fig11). Si necesita agregar las tablas que desea
relacionar y no aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla
en la barra de herramientas. Si las tablas que desea relacionar ya estn mostradas,
contine en el paso 6.

Fig11
5. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuacin, cierre
el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
6. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla.
Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en cada campo antes de
arrastrarlo.
En la mayora de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en
negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre)
denominado la clave externa de la otra tabla. Los campos relacionados no tienen que tener
los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones) y
deben contener el mismo tipo de informacin. Adems, cuando los campos coincidentes
son campos Numricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamao del campo.
Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se puede hacer coincidir un
campo Autonumrico con un campo Numrico cuya propiedad Tamao del campo est
establecida a Entero largo y que se puede hacer coincidir un campo Autonumrico con
un campo Numrico si ambos campos tienen la propiedad Tamao del campo
establecida a Id. de rplica.
7. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones (Fig12). Compruebe los nombres
de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede
cambiarlos si es necesario.
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Si es preciso, establezca las opciones de relacin. Para obtener informacin acerca de un
elemento especfico del cuadro de dilogo Relaciones, haga clic en el botn de signo de
interrogacin y, a continuacin, haga clic en el elemento.
8. Haga clic en el botn Crear para crear la relacin.
9. Repita los pasos 5 a 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar.
Al cerrar la ventana Relaciones (Fig13), Microsoft Access pregunta si desea guardar el
diseo. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la
base de datos.

Fig12

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Fig13
Notas

Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, haga clic en Mostrar
todas las relaciones en la barra de herramientas. Para ver slo las relaciones definidas
para una tabla determinada, haga clic en la tabla y, a continuacin, haga clic en Mostrar
relaciones directas en la barra de herramientas.

Si necesita realizar un cambio en el diseo de una tabla, puede hacer clic con el botn
secundario del mouse en la tabla que desea modificar y, a continuacin, hacer clic en
Diseo de la tabla.

Puede crear relaciones utilizando tanto consultas como tablas. Sin embargo, la integridad
referencial no se exige en las consultas.

Para crear una relacin entre una tabla y s misma, agregue esta tabla dos veces. Esto
resulta til en situaciones en las que necesita realizar una bsqueda dentro de la misma
tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados de la base de datos de ejemplo Neptuno, se ha
definido una relacin entre los campos Id. de empleado y Jefe, de modo que el campo Jefe
pueda mostrar datos de los empleados procedentes de un Id. de empleado coincidente.

Integridad referencial

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Reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se introducen
o eliminan registros. Si se exige la integridad referencial, Microsoft Access impide agregar
registros a una tabla relacionada cuando no existe un registro asociado en la tabla principal,
realizar cambios en los valores de la tabla principal que resultaran en registros hurfanos en una
tabla relacionada y eliminar registros de la tabla principal cuando existen registros relacionados
coincidentes en una tabla relacionada.
Formularios
Se utilizan tanto para visualizar la informacin as como para la entrada y modificacin de la
misma. El usuario puede disear la forma en que los datos sern entrados en la base o sern
mostrados en la misma. Un formulario se puede usar para mostrar informacin en pantalla o
impresora.
Crear un formulario mediante un asistente. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de
los orgenes de registros, campos, diseo y formato que desee y crea un formulario basado en sus
respuestas.

En la ventana Base de Datos en Objetos escoja Formularios


En el panel izquierdo de la ventana hacer doble clic en crear formulario utilizando
Asistente. Tambin se puede seleccionar esta opcin haciendo clic en el Botn Nuevo y
escogiendo la opcin Asistente para formularios.
Aparece el cuadro de dilogo (Fig14). Escoger la Tabla o Consulta a la que se le quiere
hacer el formulario (Se puede escoger ms de una).

Fig14
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A la izquierda aparece la lista de los campos disponibles se selecciona el campo que se


quiere incluir en el Formulario y haciendo clic en el Botn
pasa al lado derecho a
formar parte de los campos seleccionados. Si se quieren pasar todos los campos entonces se
hace clic en el Botn
. Si se selecciona ms de una Tabla este procedimiento se hace
primero para una y despus para la otra.
Si se escoge ms de una Tabla aparece el cuadro de dilogo Fig15 donde se da la
posibilidad de crear un Subformulario (Un Formulario dentro de otro) o Formularios
vinculados (Un Formulario vinculado mediante un Botn con otro formulario)
Se hace clic en el Botn Siguiente.
Aparece el Cuadro de dilogo Fig.16 donde se escoge el tipo de distribucin que se le darn
a los campos del Formulario.
Hacer clic en el Botn Siguiente.
Aparece el Siguiente cuadro de dilogo Fig17 donde se escoge el estilo del Formulario.
Se hace clic en el Botn Siguiente.
Aparece el cuadro de dilogo Fig18 donde se le da el nombre al Formulario
Se hace clic en el Botn Finalizar.

Fig15

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Fig16

Fig17

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Fig18
Una vez finalizado aparece el formulario en pantalla donde se podr comenzar a introducir los
datos.
Cambiar el diseo del Formulario
Al formulario se le puede modificar el Diseo en la vista Diseo Fig19., a esta vista se puede
acceder si el Formulario est cerrado desde la ventana Base de Datos, haciendo clic en el Botn
Vista Diseo. Si el Formulario est abierto se puede llegar a ella desde el Botn Vista Diseo de
la Barra de Herramientas o desde el Men Ver, opcin Vista Diseo.

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Fig19
Seleccin de controles

Para seleccionar un control se hace clic sobre l y queda de la siguiente forma

Para seleccionar varios controles pulsar la tecla SHIFT (Mayscula) y con ella pulsada ir
haciendo clic en cada uno de los controles que se quieran seleccionar.
Cambiar de lugar un control

Seleccionar el control que se quiera mover. Posteriormente, al poner el puntero del Mouse sobre
l si sale una mano se puede hacer clic y arrastrarlo y colocarlo donde se quiera.
Variar el tamao del control
Seleccionar el control, en los rectngulos oscuros que se forman a su alrededor poner la punta del
puntero del Mouse, cuando se convierte en una doble saeta, arrastrarla para aumentar o disminuir
el tamao del control.
Cambiar las propiedades de los controles
Hacer clic con el Botn secundario del Mouse encima del control, al salir el Men Emergente
escoger la opcin Propiedades. Sale el siguiente cuadro de dilogo Fig20 donde se pueden
modificar las propiedades del control.
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Fig20
Agregar controles a un Formulario
Del cuadro de Herramientas Fig21 seleccionar el control que se quiera agregar haciendo clic
sobre el mismo y luego hacer clic sobre el rea del Formulario donde se quiere poner y arrastrar
el Mouse para darle el tamao adecuado.
Si se va a agregar un Botn de Comando

tener activado previamente en el

Cuadro de Herramientas el Botn Asistente para controles


para que al
insertar el Botn de Comando en el Formulario salga el Asistente Fig22 el cual
permite escoger la accin que se quiere que se realice al hacer clic sobre el
Botn. Seguir la instrucciones del asistente.

Fig. 21

Fig. 22
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Consultas
Es determinada pregunta que se hace sobre la diferente informacin que se tiene en la BASE de
DATOS. Cuantos son los huspedes de un hotel por sexo o por nacionalidad, Cuntos graduados
por curso y en total ha tenido el ISCF desde que se cre, la lista de los libros ms solicitados en
la Biblioteca o la lista de los libros por determinado gnero, etc.
Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los
datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar
los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para
agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
Se utilizan consultas para:

Ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.


Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y
pginas de acceso a datos.
Combinar datos de varias tablas y ordenarlos en un orden particular
Realizar clculos en grupos de registros.
Calcular una suma, recuento u otro tipo de total y, a continuacin.
Agrupar los resultados por dos tipos de informacin, verticalmente a la izquierda de la hoja
de datos y horizontalmente en la parte superior.
Mostrar los datos combinados en el orden que se desee.

Una consulta se crea con un asistente o desde el principio en vista Diseo de consulta.
Crear una Consulta utilizando el Asistente
- Crear una Consulta donde aparezcan los ponentes por Provincias:
1. En la ventana Base de Datos hacer clic en el Objeto Consultas.
2. En el Panel derecho Hacer clic en Crear una consulta utilizando el asistente o en el Botn
Nuevo en la parte superior y escoger la opcin Asistente para Consulta sencilla.
3. Sale el cuadro de dilogo Fig24. Se selecciona cada una de las Tablas donde estn los
datos que se necesitan y se van pasando a la derecha los campos necesarios. Ejemplo de la
Tabla Ponentes, el nombre de los ponentes, de la Tabla Provincias, el nombre de las
Provincias.

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Fig24
4. Se hace clic en el Botn Siguiente.
5. Sale el cuadro de dilogo Fig. 25 donde se pone el nombre que se le quiere dar a la
consulta.

Fig.25
6. Clic en Finalizar.
Modificar el diseo de una Consulta

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Si posteriormente esta consulta se quiere modificar se va a la Vista Diseo. Si la consulta est
abierta se hace clic en el Botn Vista Diseo
de la Barra de Herramientas o en esa opcin
del Men Ver. Si la Consulta no est abierta se hace clic en el objeto Consulta, se selecciona la
consulta correspondiente al lado derecho y se hace Clic en el Botn Diseo
ventana de diseo Fig. 26.

. Saliendo la

Eliminar una columna


Para eliminar una columna se selecciona la misma, poniendo el puntero del Mouse en el
encabezado de columna, cuando se convierte en una flecha negra hacia abajo se hace clic, luego se
oprime la Tecla Suprimir (Delete).

Fig. 26
Agregar un Campo
En las tablas que aparecen en la parte superior se hace clic en el campo que se quiere agregar y
se arrastra y se deja caer en la parte inferior en la columna donde se quiere poner, si se quiere
insertar entre dos campos que ya estn en la consulta se deja caer en la columna del campo de
la derecha y quedar entre ese campo y el anterior que estaba a la izquierda.
Mostrar campos en las consultas
En la Fila Mostrar si la casilla de verificacin debajo del campo est activada
el campo, si est desactivada
el campo no se mostrar.
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se mostrar
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Criterios de bsqueda
En la fila Criterios se escribir debajo del campo correspondiente la condicin necesaria para lo
que queremos mostrar en la Consulta. Ejemplo: si slo queremos mostrar la lista de los
ponentes de la provincia Habana, se escribir la palabra Habana en la fila Criterios debajo del
campo Provincias.
Si se quieren mostrar en la Consulta todos los nombres de los ponentes que comiencen con la
letra A se pondr A* en la fila Criterios debajo del campo Nombre Apellidos.
Nota: Es importante que se escriba el criterio tal y como se introdujo el dato, ya que si es
diferente entender que ese dato no existe y mostrar la lista en blanco. Ejemplo: si el nombre
de la provincia se introdujo como Habana y luego en el Criterio se pone La Habana, lo
considera dos nombres de Provincias diferentes.
Ordenar
En la fila Orden al desplegar la lista se puede dar un orden ascendente o descendente a la lista o
se puede dejar sin ordenar, esto se hace debajo de cada campo correspondiente que se quiera
ordenar.
Realizar clculos en una Consulta
Tambin se pueden hacer operaciones como suma, promedio, contar, etc. Ejemplo vamos a
contar la cantidad de participantes por Provincia.
1. Se hace clic en el Botn Totales
de la Barra de Herramientas y veremos que en la
ventana en la parte inferior aparece una nueva fila llamada Total y debajo de cada campo
las palabras Agrupar por.
2. Se hace clic en Agrupar por debajo del Campo Nombre Apellidos.
3. Se despliega la lista y se escoge la opcin Cuenta Fig.27.

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Fig. 27
4. Se hace clic en el Botn Vista hoja de Datos
forma Fig. 28.

y se muestra la consulta de la siguiente

Fig.28
5. Finalmente se cierra la Consulta y sale un mensaje preguntando si se quieren guardar los
cambios en el diseo de la consulta. Se hace clic en el Botn Si, si quiere guardar todos los
cambios que hizo, si no quiere guardar los cambios hace clic en el Botn No.
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Consulta de parmetros. Cundo se usa


Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de
dilogo que solicita informacin, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor
que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por
ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas. Microsoft Access puede entonces recuperar
todos los registros que quedan entre esas dos fechas.
Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para los
formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de
ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe,
Microsoft Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes sobre el que se desea el
informe. Cuando se introduce un mes, Microsoft Access imprime el informe apropiado.
- Crear una consulta de parmetros que solicite criterios cada que vez que se ejecute
Una consulta de parmetros muestra uno o ms cuadros de dilogo predefinidos que le solicitarn
el valor del parmetro (criterio). Tambin puede crear un cuadro de dilogo personalizado que
solicite los parmetros de la consulta. Para obtener ms informacin,
Cree una consulta de seleccin o de referencias cruzadas.
1. En la vista Diseo de la consulta, arrastre los campos desde la lista de campos de la
consulta a la cuadrcula de diseo de la consulta.
2. En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parmetro, escriba el
texto a solicitar entre corchetes. Microsoft Access mostrar este texto cuando se ejecute la
consulta. El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede
incluir el nombre del campo. Ejemplo si cuando se Ejecuta la consulta de los Ponentes por
Provincias se quiere que pregunte el nombre de la provincia se pone entre corchetes
debajo del Campo Provincia [Qu Provincia desea?] y al ejecutar la Consulta sale el
cuadro de dilogo Fig.29, donde usted introducir el nombre de la provincia de la cual
usted desea ver los ponentes.

Fig. 29
3. Hacer clic en el Botn Aceptar y se mostrar la lista de los nombres y apellidos de los
ponentes de la provincia que usted introdujo en el parmetro.
Para un campo que muestra la fecha, puede mostrar el texto " Introduzca la fecha inicial:"
y el texto " Introduzca la fecha final:" para especificar un intervalo de valores. En la celda
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Criterio del campo, escriba Between [Introduzca la fecha inicial:] And [Introduzca la
fecha final:].
Consulta de tabla de referencias cruzadas. Cundo se usa
Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos (sumas, cuentas y
promedios) de un campo de una tabla y los agrupa segn un conjunto de hechos enumerados en el
lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de
la hoja de datos.
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante un asistente
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas y, a continuacin, bajo Objetos,
haga clic en Nueva en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
2. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de tablas
de referencias cruzadas.
3. Elija Aceptar.
4. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimo cuadro de
dilogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o si desea ver la estructura de la
consulta en la vista Diseo.
5. Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar el
asistente o cambiar la consulta en la vista Diseo.
Nota: Si en la consulta de referencia cruzada se quiere seleccionar ms de una tabla, hay que
hacer previamente una consulta con los campos de ambas tablas y seleccionar esta
consulta para hacer a su vez la consulta de referencia cruzada.
Ejercicio
Investigue por la Ayuda las Consultas de Referencia Cruzada y si es posible haga una consulta
de este tipo. Donde se cuenten la cantidad de trabajos por Provincia y la cantidad de trabajos de
cada autor. (Hay que hacer previamente una consulta con los nombres de los ponentes, las
provincias y los ttulos de los trabajos).
Informes
Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el
control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la informacin en la
manera que desee verla.
La mayor parte de la informacin de un informe procede de una tabla, consulta o instruccin SQL
base, que es el origen de los datos del informe. Parte de la informacin del informe se almacena
en el diseo del mismo.
El vnculo entre un informe y su origen de registros se crea mediante objetos grficos
denominados controles. Los controles pueden ser cuadros de textos que muestran nombres y
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nmeros, etiquetas que muestran ttulos o lneas decorativas que organizan grficamente los datos
y hacen ms efectivo el informe.
Crear un informe mediante la funcin AutoInforme. Con AutoInforme, se selecciona el origen de
registros y el diseo en tabla o columnas; AutoInforme utiliza todos los campos del origen de
registros y aplica el ltimo autoformato utilizado en el informe.
Crear un informe usando Autoinforme.
En la ventana Base de datos, haga clic en el objeto Informes
Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
En el cuadro de dilogo Nuevo informe haga clic en uno de los siguientes asistentes:
Autoinforme en columnas. Cada campo aparece en una lnea distinta con una etiqueta a su
izquierda.
Autoinforme tabular. Los campos de cada registro aparecen en una lnea y las etiquetas se
imprimen una vez en la parte superior de cada pgina.
Haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
Haga clic en Aceptar.
Microsoft Access aplica el ltimo autoformato utilizado en el informe. Si todava no ha utilizado
el Asistente para informes para crear el informe ni ha usado el comando Autoformato en el men
Formato, Microsoft Access utiliza el autoformato estndar.
Sugerencia: Tambin puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta
abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana Base de datos. Haga clic en
Autoinforme en el men Insertar, o en la flecha junto al botn Nuevo objeto
en la barra de
herramientas, y despus en Autoinforme. Los informes creados con este mtodo no incluyen
encabezado o pie de informe, ni tampoco encabezado o pie de pgina.
Crear un informe mediante un asistente
Crear un informe mediante un asistente. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los
orgenes de registros, campos, diseo y formato que desee y crea un informe basado en sus
respuestas.
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes
, bajo Objetos.
2. Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de dilogo Nuevo Informe, elija el asistente que desea utilizar. Una
descripcin del asistente aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto.
4. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
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5. Nota Microsoft Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos
predeterminada para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del
asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.
6. Haga clic en Aceptar.
Si ha hecho clic en Asistente para informes, Asistente para grficos o Asistente para etiquetas en
el paso 3, siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. Si ha seleccionado
Autoinforme: tabular o Autoinforme: en columnas, Microsoft Access crear automticamente el
informe.
Si el informe obtenido no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseo.

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Ordenar los registros en un informe
En un informe se puede ordenar hasta por 10 campos o expresiones.
1. Abra el informe en la vista Diseo.
2. Haga clic en Ordenar y agrupar
en la barra de herramientas para mostrar el cuadro
Ordenar y agrupar. Sale el cuadro de dilogo Fig.30

3.
4.
5.
6.

Fig.30
En la primera fila de la columna Campo/Expresin, seleccione un nombre de campo o
escriba una expresin.
El campo o expresin de la primera fila es el primer nivel de ordenacin (el conjunto
mayor). La segunda fila es el segundo nivel de ordenacin y as sucesivamente.
Cuando se rellena la columna Campo/Expresin, Microsoft Access establece el tipo de
orden a Ascendente. El tipo de orden ascendente ordena desde la A a la Z o desde 0 a 9.
Para cambiar el tipo de orden, seleccione Descendente en la lista Tipo de orden. El orden
Descendente ordena desde la Z a la A o desde 9 a 0.

Nota El informe Etiquetas de cliente de la base de datos de ejemplo Neptuno ordena registros
segn sus valores en tres campos. Para ver este informe, abra la base de datos Neptuno en la
subcarpeta EJEMPLOS de la carpeta Office y abra el informe Etiquetas de cliente en la vista
Diseo.
Cambiar el tamao de un encabezado, pie u otra seccin en un formulario o informe
Se puede incrementar o disminuir individualmente el alto de las secciones de los formularios e
informes. Sin embargo, un formulario o informe slo tiene un ancho. Cuando se cambia el ancho
de una seccin, se cambia el ancho del formulario o informe entero.
Cambiar el alto o el ancho
1. Abra el formulario en la vista Diseo o el informe en la vista Diseo.
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ISCF Manuel Fajardo


2. Cambie el alto o el ancho colocando el puntero en el borde inferior o en el borde derecho
de la seccin.
3. Arrastre el puntero hacia arriba o hacia abajo para cambiar el alto de la seccin. Arrastre
el puntero hacia la izquierda o derecha para cambiar el ancho de la seccin.

Cambiar el alto y el ancho


Coloque el puntero en la esquina inferior derecha de la seccin y arrstrela diagonalmente en
cualquier direccin.

Dar formato a un formulario, informe o control mediante formatos predefinidos


1. Abra un formulario en la vista Diseo o un informe en la vista Diseo.
2. Realice uno de estos procedimientos:
a. Si desea dar formato al formulario o el informe completo, haga clic en el selector
de formulario o el selector de informe.
b. Si desea dar formato a una seccin individual, haga clic en el selector de seccin.
c. Si desea dar formato a uno o ms controles, seleccione los controles.
d. Haga clic en Autoformato en la barra de herramientas.
e. Haga clic en uno de los formatos de la lista.
f. Si desea especificar qu atributos va a aplicar (fuente, color o borde), haga clic en
Opciones.
Nota: Debe seleccionar el formulario o el informe completo para aplicar una imagen de fondo.
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Selector de informes
Cuadro donde se encuentran las reglas, situado en la esquina superior izquierda de la vista Diseo
del informe. Haga clic en este cuadro para seleccionar el informe. Haga doble clic en este cuadro
para abrir la hoja de propiedades del informe.
Nota: Si el selector de informe no aparece, seleccione Regla en el men Ver.
Imprimir un informe
Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que compruebe los mrgenes, la
orientacin de la pgina y otras opciones de configuracin de la pgina.
1. Seleccione el informe en la ventana Base de datos o abra el informe en la vista Diseo,
Vista preliminar o Vista previa del diseo.
2. Elija Imprimir en el men Archivo. Sale cuadro de dilogo Fig.31
3. Escriba los valores que desea en el cuadro de dilogo Imprimir.
4. En Impresora, especifique una impresora.
5. En Intervalo de impresin, especifique todas las pginas o el intervalo de pginas.
6. En Copias, especifique el nmero de copias y si desea que se intercalen.
7. Elija Aceptar.
8. Sugerencia Para imprimir un informe sin pasar por el cuadro de dilogo, haga clic en
Imprimir

en la barra de herramientas.

Fig.31
Abrir un informe
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes, bajo Objetos.
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2. Elija el informe que desea abrir.
3. En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic en el botn Diseo para
abrir el informe en la vista Diseo, o haga clic en el botn Vista preliminar para abrir el
informe en Vista preliminar.
Crear y administrar un formulario de panel de control
Al utilizar el Asistente para bases de datos para crear una base de datos, Microsoft Access crea
automticamente un panel de control que le ayuda a desplazarse por la base de datos. Este panel
de control tiene botones que puede hacer clic para abrir formularios e informes (o para abrir otros
paneles de control que abran otros formularios e informes), salir de Microsoft Access o
personalizar el panel de control. Puede crear un panel de control similar al que crea el Asistente
para bases de datos mediante el Administrador del panel de control.
Crear un formulario de panel de control mediante el Administrador del panel de control
Al utilizar el Asistente para bases de datos para crear una base de datos, el asistente crea un panel
de control que facilita el desplazamiento entre los formularios e informes de la base de datos. Si
desea crear el mismo tipo de panel de control para una base de datos creada sin el asistente, puede
emplear Administrador del panel de control.
1. En el men Herramientas, elija Utilidades de la base de datos y, a continuacin, haga
clic en Administrador del panel de control. Fig.32.

Fig.32
2. Si Microsoft Access pregunta si desea crear un panel de control, elija S.
3. En el cuadro de dilogo Administrador del panel de control, elija Modificar. Fig.33

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Fig.33
4. En el cuadro de dilogo Modificar pgina del panel de control, escriba un nombre para
el panel de control en el cuadro Nombre del panel de control y, a continuacin, haga clic
en Nueva. Fig.34

Fig.34
5. En el cuadro de dilogo Fig. 35. Modificar elemento del panel de control, escriba el
texto para el primer botn del panel de control en el cuadro Texto y, a continuacin, haga
clic en un comando en el cuadro Comando. Por ejemplo, escriba Datos de Ponentes en
el cuadro Texto y, a continuacin, haga clic en Abrir formulario en modo edicin en el
cuadro Comando.
6. Dependiendo del comando elegido, Microsoft Access muestra otro cuadro bajo el cuadro
Comando Fig.35. Elija un elemento de este cuadro si es necesario. Por ejemplo, si ha
elegido Abrir formulario en modo edicin en el cuadro Comando en el paso 6,
seleccione el nombre del formulario que desea abrir en el cuadro Formulario, como
Ponentes y, a continuacin, elija Aceptar.

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Fig.35
7. Repita los pasos 4 a 6 hasta que hayan agregado todos los elementos al panel de control.
Si desea editar o eliminar un elemento, seleccione el elemento en el cuadro Elementos de
este panel de control y, a continuacin, haga clic en Modificar o en Eliminar. Si desea
volver a ordenar los elementos, seleccione el elemento en el cuadro y, a continuacin,
haga clic en Mover arriba o Mover abajo. Fig.36

Fig36
8. Elija Cerrar. El panel de control queda segn la Fig.37

Fig.37
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Notas
Puede utilizar Administrador del panel de control para crear un panel de control que se ramifique
en otros paneles de control. Utilice el procedimiento anterior para crear uno o ms paneles de
control. Para hacer que un panel de control se abra automticamente al abrir la base de datos,
haga clic en el nombre del panel de control en el cuadro de dilogo Administrador del panel de
control y elija Predeterminado. Para hacer que un panel de control se ramifique en otro panel de
control, seleccione el comando Ir al panel de control en el cuadro Comando en el paso 5 del
procedimiento anterior y, a continuacin, especifique el panel del control al que desea tener
acceso.
Al crear un panel de control con Administrador del panel de control, Microsoft Access crea una
tabla Elementos del panel de control que describe qu muestran y qu acciones realizan los
botones del formulario. Si posteriormente realiza cambios en el formulario de Panel de control en
la vista Diseo del formulario, es posible que la aplicacin no funcione. Si tiene previsto
personalizar el formulario de panel de control en gran medida, es ms conveniente crear el
formulario desde cero y a continuacin especificarlo como formulario de inicio.
Crear un nuevo panel de control que se pueda abrir desde el panel de control de apertura
- Abra la base de datos.
Realice una de las siguientes operaciones para abrir el cuadro de dilogo Administrador del
panel de control:
1. Si ha creado el panel de control mediante el Administrador del panel de control, elija
Complementos en el men Herramientas elija Utilidades de la base de datos y, a
continuacin, haga clic en Administrador del panel de control. Fig.33
2. En el cuadro de dilogo Fig.34 haga clic en el Botn Nuevo.
3. En el cuadro de dilogo Fig.35 escriba el nombre del nuevo panel de control y, a
continuacin, elija Aceptar.
4. Microsoft Access agrega el panel de control al cuadro Pginas del panel de control.
5. Haga clic en el nuevo panel de control y, a continuacin, elija Modificar.
6. Haga clic en Nuevo.
7. Escriba el texto para el primer elemento del panel de control en el cuadro Texto y, a
continuacin, haga clic en un comando del cuadro Comando. A continuacin, elija Abrir
formulario en modo edicin en el cuadro Comando.
8. Dependiendo del comando elegido, Microsoft Access muestra otro cuadro bajo el cuadro
Comando. Seleccione un elemento de este cuadro, si es necesario. Por ejemplo, si ha
elegido Abrir formulario en modo edicin en el paso 7, seleccione el nombre del
formulario que desea abrir en el cuadro Formulario, y elija Aceptar.
9. Repita los pasos 6 a 8 hasta que haya agregado todos los elementos al panel de control. Si
desea editar o eliminar un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos de
esta panel de control y, a continuacin, haga clic en Modificar o en Eliminar. Si desea
volver a ordenar los elementos, haga clic en el elemento en el cuadro y, a continuacin,
haga clic en Mover arriba o Mover abajo.
10. Cuando haya terminado de crear el panel de control, elija Cerrar.
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Realizar un cambio en un panel de control existente


-Abra la base de datos.
Realice una de las siguientes operaciones para abrir el cuadro de dilogo Administrador del
panel de control:
1. Si ha creado el panel de control mediante Administrador del panel de control, elija
Complementos en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en
Administrador del panel de control.
2. Haga clic en el panel de control que desee editar y, a continuacin, haga clic en
Modificar.
3. Haga clic en el elemento del panel de control que desea cambiar y, a continuacin, realice
una de las siguientes operaciones:
4. Para cambiar el texto del elemento, el comando ejecutado por el elemento o el objeto que
se abre o ejecuta al hacer clic en el botn, elija Modificar.
5. Para agregar un elemento, haga clic en Nueva, escriba el texto del elemento y, a
continuacin, haga clic en un comando en el cuadro Comando. Dependiendo del
comando en el que haga clic, Microsoft Access muestra otro cuadro bajo el cuadro
Comando. Seleccione un elemento de este cuadro, si es necesario. Por ejemplo, si hace
clic en uno de los comandos de formulario del cuadro Comando, seleccione el nombre
del formulario que desea abrir.
6. Para eliminar un elemento, haga clic en Eliminar.
7. Para mover un elemento, haga clic en Mover arriba o Mover abajo.
8. Cuando haya terminado de modificar los elementos, elija Cerrar.
Eliminar un panel de control
- Abra la base de datos.
Realice una de las siguientes operaciones para abrir el cuadro de dilogo Administrador del
panel de control:
1. Si ha creado el panel de control mediante Administrador del panel de control, elija
Utilidades de la base de datos en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en
Administrador del panel de control.
2. Haga clic en el panel de control que desea eliminar en el cuadro Pginas del panel de
control y, a continuacin, elija Eliminar.
Intercambio de informacin
Vnculo con Office
Vincular con MS Word
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Esta opcin permite vincular una Tabla o Consulta de Access a un documento de Combinacin de
correspondencia en Word para utilizarla como base de datos para confeccionar el mismo.
1. En la ventana de Base de datos se selecciona la tabla o consulta que se quiera vincular con
un documentos de Word de combinacin de correspondencia.
2. En el Men Herramientas se hace clic en la opcin Vnculo con Office y escoger la opcin
Vincular con MS Word. Sale el cuadro de dilogo Fig.38. O pulsar el Botn
Vnculo con Office de la Barra de Herramientas. Desplegar las opciones en la lista
desplegable haciendo clic en la saeta que tiene a la derecha y escoger la opcin Vincular con
MS Word.
3. Si escoge la opcin Vincular los datos a un documento de Word existente al hacer clic en
Aceptar aparece una ventana donde se puede escoger el documento y abrirlo. Si escoge la
opcin Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo aparece un nuevo
documento de Word.

Fig.38

Publicar con MS Word


Esta opcin permite enviar a Word una Tabla, Consulta o Informe.
1. En la ventana de la Base de datos seleccionar el objeto que se quiere publicar en Word.
2. En el Men Herramientas se hace clic en la opcin Vnculo con Office y escoger la opcin
Publicar con MS Word. O pulsar el Botn
Vnculo con Office de la Barra de
Herramientas. Desplegar las opciones en la lista desplegable haciendo clic en la saeta que
tiene a la derecha y escoger la opcin Publicar con MS Word .
3. Los resultados se guardan como un archivo (.RTF) en la carpeta predeterminada. Microsoft
Word se inicia automticamente y lo abre con el documento que acaba de enviar, el cual
puede modificar e imprimir o guardar como un documento de Word (.DOC)

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Analizar con MS Excel
Cargar los resultados de una hoja de datos, de un formulario o de un informe en Microsoft Excel
1. En la ventana Base de datos, seleccione el nombre de la hoja de datos, formulario o informe
que desee guardar y cargar en Microsoft Excel. Para guardar una seleccin de una hoja de
datos, brala y efecte la seleccin antes de continuar.
2. En el Men Herramientas se hace clic en la opcin Vnculo con Office y escoger la opcin
Analizar con MS Excel. O pulsar el Botn
Vnculo con Office de la Barra de
Herramientas. Desplegar las opciones en la lista desplegable haciendo clic en la saeta que
tiene a la derecha y escoger la opcin Analizar con MS Excel .
Los resultados se guardan como un archivo Microsoft Excel (.XLS) en la carpeta predeterminada.
Microsoft Excel se inicia automticamente y lo abre.

Importar
Sirve para copiar datos de un archivo de texto, una hoja de clculo o una tabla de base de datos en una
tabla de Microsoft Access. Los datos importados se pueden utilizar para crear una nueva tabla o se
pueden anexar (agregar) a una tabla existente con una estructura de datos coincidente. Tambin puede
importar objetos desde una base de datos de Microsoft Access o desde un proyecto de Microsoft
Access a una base de datos abierta.

vincular (tablas)
Establecer una conexin a los datos de otra aplicacin de modo que los datos se puedan ver y
modificar tanto en la aplicacin original como en Microsoft Access. Tambin es posible vincular
tablas de otras bases de datos de Microsoft Access para que se puedan usar sin necesidad de abrir la
otra base de datos. En anteriores versiones de Microsoft Access este proceso se denominaba adjuntar.
Nota: Slo puede vincular una tabla en una base de datos de Microsoft Access, no en un proyecto de
Microsoft Access.
Importar los objetos de base de datos desde otra base de datos o proyecto de Microsoft Access
1. Abra la base de datos, o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos abierta.
2. En el men Archivo elija a Obtener datos externos y luego haga clic en Importar.
3. En el cuadro Tipo de archivo, asegrese que est activado Microsoft Access
(*.mdb;*.adp;*.mdw;*.mda;*.mde;*.ade).
4. Haga clic en la flecha derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la carpeta donde
est ubicada la base de datos de Microsoft Access (,MDB) o el proyecto de Microsoft Access
(.ADP) desde el desee importar y luego haga doble clic en el icono de la base de datos.
5. En el cuadro de dilogo Importar objetos, haga clic en la ficha correspondiente al tipo de
objeto que desee importar y, a continuacin, haga clic en cada objeto que desee importar, o
haga clic en Seleccionar todo para importar todos los objetos del tipo que desee. Repita este
paso para cada tipo de objeto que desee importar.

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6. Si slo desea importar las definiciones de las tablas (no los datos que contienen), seleccione
Opciones y luego, debajo de Importar tablas , haga clic en Slo definicin.
7. En una base de datos de Access si importa consultas de seleccin, y desea importarlas como
tablas(por ejemplo, para crear una base de datos de slo lectura), haga clic en Opcione s y, a
continuacin, debajo de Importar consultas , haga clic en Como tablas . Las consultas de
accin se importan como consultas independientemente de cmo est establecida esta opcin.
8. Si desea incluir relaciones (slo para bases de datos de Access), mens personalizados y
barras de herramientas, o importar o exportar especificaciones (slo para bases de datos de
Access), haga clic en Opciones y, a continuacin, bajo Importar, seleccione los elementos
que desee incluir. Microsoft Access no importa una barra de herramientas, barra de mens o
men contextual si tiene el mismo nombre que alguno de la base de datos o proyecto de
Access al que est importando.
Notas
No puede importar vistas, procedimientos almacenados o diagramas de base de datos
de un proyecto de Access a una base de datos de Access. No puede importar consultas
o relaciones de una base de datos de Access a un proyecto de Access.
Al importar un objeto de otra base de datos, tambin conviene importar los objetos
relacionados para que funcione. Por ejemplo, un informe puede tener una consulta
como origen de registros, y dicha consulta puede basarse en una relacin entre dos
tablas.
Aunque normalmente utilizar el comando Convertir base de datos perteneciente al
submen Utilidades de base de datos del men Herramientas para convertir una
versin anterior de una base de datos de Microsoft Access, tambin puede convertir
una versin anterior importando sus objetos de base de datos. Esto resulta til si slo
se necesita convertir algunos de los objetos de base de datos.
Si importa una tabla que contiene campos de bsqueda a una base de datos de Access,
debera importar tambin las tablas y las consultas a las que se refieran los campos de
bsqueda. Si no lo hace cuando abra la tabla importada en la vista Hoja de datos,
Microsoft Access presentar un mensaje de error para cada una de las tablas o
consultas ausentes. Para corregir este problema, importe las tablas o consultas
ausentes. Si no puede o no desea importar las tablas o las consultas, abra la tabla
importada en la vista Diseo, haga clic en el campo de bsqueda que se refiera a una
tabla o consulta ausente, seleccione la ficha Bsqueda y establezca la propiedad
Mostrar control a Cuadro de texto. Repita este procedimiento para cada campo de
bsqueda que se refiera a una tabla o consulta que falte.

Importar datos de una hoja de clculo de Excel.


1. Asegrese de que los datos de la hoja de clculo estn organizados en el formato tabular
apropiado y de que la hoja de clculo tiene el mismo tipo de datos en cada campo (columna) y
los mismos campos en cada fila.
2. Abra una base de datos o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos abierta.
3. Para importar una hoja de clculo, en el men Archivo, elija Obtener datos externos y haga
clic en Importar. Para vincular una hoja de clculo, en el men Archivo, elija Obtener
datos externos y haga clic en Vincular tablas .

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4. En el cuadro de dilogo Importar (o Vincular), en el cuadro Tipo de archivo seleccione
Microsoft Excel (*.xls) o Lotus 1-2-3 (*.wk*).
5. Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la carpeta
donde est ubicado el archivo de la hoja de clculo y haga doble clic en su icono.
6. Siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del Asistente para importar de hojas de
clculo. Si est importando de un libro de trabajo de Microsoft Excel versin 5.0 o
posteriores, puede importar desde una hoja del libro de trabajo. No puede importar de ningn
otro archivo de hojas de clculo mltiples, tales como los libros de trabajo de Microsoft Excel
versin 4 los cuadernos de notas de Lotus. Para importar estos archivos, primero debe
guardar cada hoja de clculo como un archivo individual.
Notas:

Puede importar o vincular todos los datos de una hoja de clculo o slo los datos de
un intervalo con nombre de celdas. Aunque usualmente Microsoft Access crea una
tabla nueva para los datos, tambin puede agregar los datos a una tabla existente si los
encabezados de columna concuerdan con los nombres de campo de la tabla.
Si la importacin de una hoja de clculo tarda un tiempo inesperadamente largo,
puede ser debido a que estn ocurriendo muchos errores. Para cancelar la importacin,
presione CTRL+INTER.
Microsoft Access intenta asignar el tipo de datos correcto a los campos importados,
pero debera comprobar sus campos para asegurarse de que contienen el tipo de datos
que desea. Por ejemplo, en una base de datos de Access un campo Nmero de
telfono o Cdigo postal, pueden importarse como campos numricos, pero deberan
cambiarse a un campo de texto en Microsoft Access, porque es improbable que realice
clculos en esos tipos de campos. Debera tambin comprobar y establecer, cuando
sea necesario, las propiedades del campo, tales como el formato.
Puede importar datos de las hojas de clculo de otros programas, siempre que estn en
el formato de Microsoft Excel o Lotus 1-2-3.

Exportar datos
Accin de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de clculo o convertirlos
a otro formato de archivo para que otra base de datos, aplicacin o programa puedan utilizar los datos
o los objetos de base de datos. Se pueden exportar datos a una serie de bases de datos, programas y
formatos de archivo compatibles.
Guardar los resultados de un objeto como un archivo de Microsoft Excel o de formato RTF (Rich
Text Format)
1. En la ventana Base de datos, seleccione el nombre del objeto que desee guardar. Para guardar
la seleccin de una hoja de datos, antes de continuar, brala y efecte la seleccin que desea
guardar.
2. En el men Archivo, elija Exportar.
3. En el cuadro Guardar como tipo, seleccione Microsoft Excel 5-7 (*.xls), Microsoft Excel
97, 2000 (*.xls) o Rich Text Format (*.rtf).

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4. Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Guardar en y seleccione la unidad o carpeta a
la que desee exportar.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escribe el nombre del archivo (o utilice el nombre
sugerido).
6. Si est guardando como Microsoft Excel 5-7, Microsoft Excel 97 o Microsoft Excel 2000
seleccione la casilla de verificacin Guardar con formato. Si est guardando el objeto como
Rich Text Format, la casilla de verificacin Guardar con formato se selecciona
automticamente.
7. Haga clic en Guardar todo para guardar la hoja de datos completa o Guardar seleccin si
seleccion una parte de la hoja de datos en el Paso 1.

Analizar una Tabla


El analizador de Tablas busca problemas en las Tablas. Puede que una tabla contenga la
informacin muchas veces lo que causa problemas. La informacin duplicada ocupa ms
espacio y adems puede conducir a errores.
El asistente dividir la tabla en dos o ms tablas relacionadas y no modificar la tabla original.
Para analizar una Tabla siga los siguientes pasos:
1. Men Herramientas, hacer clic en la opcin Analizar.
2. Clic en la opcin Tabla.
3. Sale un asistente, seguir las indicaciones del mismo.

Analizar rendimiento
1. Men Herramientas, hacer clic en la opcin Analizar.
2. Clic en la opcin Rendimiento.
3. Sale un cuadro de dilogo Fig.39

Fig.39
4. Seleccione los objetos que quiere analizar su rendimiento
5. Haga clic en Aceptar
6. Sale un cuadro de dilogo con los resultados del anlisis y algunas sugerencias.

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Rplica
Copia de una base de datos, incluyendo sus tablas, consultas, formularios, informes, macros y
mdulos. Una rplica es un miembro de un conjunto de rplicas y puede estar sincronizada con otras
rplicas del conjunto. Los cambios efectuados en los datos de una tabla replicada en una rplica se
envan y se aplican a las dems rplicas.

Sincronizacin
Proceso de actualizar dos miembros de un conjunto de rplicas en el que se intercambian todos los
registros y objetos actualizados en cada miembro. Dos miembros del conjunto de rplicas estn
sincronizados cuando los cambios efectuados en cada uno de los miembros se han aplicado al otro.

Replicacin con versiones anteriores de Microsoft Access


Las versiones de Microsoft Access anteriores a Microsoft Access 7.0 no pueden replicar bases de
datos y tampoco pueden utilizar bases de datos replicadas.
Puede convertir un conjunto de rplicas creado en Microsoft Access 97 sincronizando el conjunto de
rplicas y, posteriormente, convirtiendo cada una de las rplicas por separado a Access 2000.

Crear una rplica de la base de datos


1. Abra la base de datos de la que desee crear una rplica. Si est trabajando en un entorno
multiusuario, asegrese que los dems usuarios han cerrado la base de datos.
2. Importante Antes de crear una rplica de una base de datos, es recomendable leer los
cambios que se van a producir en la base de datos al crear la rplica.
3. Si la base de datos est protegida por una contrasea de base de datos, elimine la contrasea.
4. En el men Herramientas , seleccione Rplica, y luego haga clic en Crear rplica.
5. Haga clic en S cuando se le pregunte si desea cerrar la base de datos.
6. Haga clic en S o en No (se recomienda hacer clic en S) cuando se le pregunte, si desea crear
una copia de la base de datos (este cuadro de dilogo slo aparece si la base de datos debe ser
convertida primero a un Diseo principal antes de crear la primera rplica).
7. En el cuadro de dilogo Ubicacin de la nueva rplica, seleccione la ubicacin en la que
desea colocar la nueva rplica.
8. En el cuadro de dilogo Ubicacin de la nueva rplica, haga clic en el botn Prioridad,
escriba la prioridad de la rplica y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
9. En el cuadro de dilogo Ubicacin de la nueva rplica, active la casilla de verificacin
Evitar eliminaciones si desea que los usuarios eliminen registros de la rplica.
10. En el cuadro de dilogo Ubicacin de la nueva rplica, seleccione la visibilidad de la rplica
en el cuadro de lista desplegable Guardar como tipo.
11. Haga clic en Aceptar.
Notas
Al replicar una base de datos, todas las tablas, consultas, formularios, informes, macros, mdulos se
replican de forma predeterminada, al igual que los datos
Sincronizar una rplica o un Diseo principal con otro miembro del conjunto de rplicas

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La sincronizacin es el proceso por el que se actualizan dos miembros de un conjunto de rplicas


mediante el intercambio de todos los registros actualizados y los objetos de cada miembro. Dos
miembros de un conjunto de rplicas se encuentran sincronizados cuando los cambios de cada uno
han sido aplicados al otro.
1. Abra el miembro del conjunto de rplicas que desea sincronizar.
2. En el men Herramientas , seleccione Rplica, y luego haga clic en Sincronizar ahora. (Si
un Sincronizador en Internet administra algn miembro de un conjunto de rplicas, ver que
la rplica administrada aparecer en el cuadro de lista desplegable Directamente con la
rplica como http://NombreDeServidor, donde NombreDeServidor es el nombre del servidor
Internet).
3. Introduzca la ruta de acceso y el nombre de archivo del miembro del conjunto de rplicas que
desea sincronizar con la base de datos activa.
4. Si la base de datos es el Diseo principal y desea convertir otra rplica en Diseo principal,
seleccione la casilla de verificacin Convertir 'Nombrearchivo' en Diseo principal. (Esta
opcin no est disponible si alguna de las rplicas a ser sincronizada es una rplica parcial.)
5. Haga clic en Aceptar.
6. Cuando se le pregunte si desea cerrar y volver a abrir la base de datos, haga clic en S. (Si
hace clic en No, es posible que no vea todos los cambios).

Cuestiones de conversin y compatibilidad


No se puede abrir una base de datos de Microsoft Access 2000 usando las versiones anteriores de
Microsoft Access. Sin embargo, puede vincular e importar tablas de Microsoft Access 2000 (versin
9.0) a bases de datos de Microsoft Access 97 (versin 8.0). Tambin puede exportar una tabla de la
versin 8.0 a una base de datos de la versin 7.0, y puede cortar, copiar o pegar datos desde una tabla
de una versin 8.0 a una tabla de una versin 7.0.
Puede habilitar una base de datos creada en una versin anterior de Microsoft Access para ejecutarla
en Microsoft Access 2000 pero no puede agregar nuevos objetos ni cambiar el diseo de los objetos
en la base de datos.
Si falla el intento de convertir una base de datos a Microsoft Access 2000, tambin puede crear una
nueva base de datos Microsoft Access 2000, y despus importar todos los objetos de la versin
anterior a su nueva de datos.
Nota Si necesita compartir una base de datos con usuarios que estn ejecutando una versin anterior
de Microsoft Access, debera abrir la base de datos de la versin anterior con la opcin Abrir, para
habilitarla, en lugar de hacerlo con la opcin Convertir. Si debe compartir la base de datos con
usuarios que estn ejecutando una versin anterior de Microsoft Access, no convierta la base de datos
al formato Mic rosoft Access 2000

vincular (tablas)
Establecer una conexin a los datos de otra aplicacin de modo que los datos se puedan ver y
modificar tanto en la aplicacin original como en Microsoft Access. Tambin es posible vincular

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tablas de otras bases de datos de Microsoft Access para que se puedan usar sin necesidad de abrir la
otra base de datos. En anteriores versiones de Microsoft Access este proceso se denominaba adjuntar.

Base de datos habilitada


Base de datos creada con una versin anterior de Mic rosoft Access que se ha abierto en Microsoft
Access 2000 sin convertir su formato. Una base de datos habilitada se puede utilizar tanto en Access
2000 como en la versin en que se cre. Para cambiar el diseo de los objetos en una base de datos
habilitada, debe abrirla en la versin de Access en que fue creada originalmente.
Convertir una base de datos de una versin anterior a Microsoft Access 2000
1. Haga una copia de seguridad de la base de datos de Access que va a convertir, para guardarla
hasta que se sienta cmodo trabajando con la base de datos de Microsoft Access 2000.
2. Cierre la base de datos de Access que va a convertir.
Si la base de datos de Access es una base de datos multiusuario ubicada en un servidor o en
una carpeta compartida, asegrese de que no est abierta por ningn otro usuario o aplicacin.
3. En Microsoft Access 2000, seleccione Utilidades de la base de datos en el men
Herramientas , a continuacin haga clic en Convertir base de datos y, por ltimo, haga clic
en A la versin de la base de datos de Access actual.
4. En el cuadro de dilogo Base de datos a convertir, seleccione la base de datos que desea
convertir y, a continuacin, haga clic en Convertir.
5. En el cuadro de dilogo Convertir la base de datos en, realice uno de los siguientes pasos:
a) Escriba un nuevo nombre (sin la extensin .mdb) para el archivo de la base de datos de
Microsoft Access 2000.
b) Seleccione una ubicacin diferente para el archivo de la base de datos de Microsoft
Access 97. (Puede conservar el mismo nombre o puede cambiarlo).
No se puede convertir una base de datos de Access en un archivo que tenga el mismo nombre
y ubicacin que la base de datos original.
6. Haga clic en Guardar.
Microsoft Access convierte la base de datos al formato de Access 2000.

Convertir una base de datos de Access 2000 a una base de datos de Access 97
1. Abra la base de datos de Microsoft Access que desee convertir. Si es una base de datos
multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, hay que asegurarse de que
ningn otro usuario la tiene abierta.

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo


Importante Si ha protegido el cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), debe
facilitar la contrasea antes de convertir la base de datos de Access. Para facilitar la contrasea, inicie
Microsoft Visual Basic abriendo un mdulo. A continuacin, haga clic en Propiedades de
nombrebasededatos en el men Herramientas y escriba la contrasea en el cuadro de dilogo
Contrasea de nombrebasededatos.
Si convierte una base de datos protegida de Access, debe disponer de permisos de apertura y
ejecucin y apertura en modo exclusivo en la propia base de datos, as como permisos de lectura y
diseo en todos los objetos de la misma. Para proteger la base de datos convertida, brala en
Microsoft Access 97 y aplique la seguridad por usuarios.
2. En el men Herramientas , seleccione Utilidades de la base de datos, haga clic en
Convertir la base de datos y, a continuacin, haga clic en A una versin anterior de la
base de datos de Access.
3. En el cuadro de dilogo Convertir la base de datos en, escriba el nombre de la nueva base
de datos de la versin anterior que desee crear en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuacin, haga clic en Guardar.
Nota Si la base de datos de Access 2000 contiene cdigo, conviene corregir las referencias que
faltan tras convertirla a Microsoft Access 97. Asimismo, si la base de datos de Access utiliza
complementos o bases de datos de biblioteca que fueron creados en Access 2000, debe volver a
convertirlos a Access 97.
Se puede convertir una base de datos de Microsoft Access 2000 a una base de datos de Access 97 si
no es un miembro de un conjunto de rplicas. Las funciones especficas para Access 2000 se pierden
al convertir la base de datos al formato de Access 97.
La conversin de una base de datos de Access 2000 a una base de datos de Access 97 ejecuta los
siguientes cambios en la base de datos convertida.

Los vnculos a pginas de acceso a datos se pierden.

Una base de datos de Access 2000 que contenga una tabla con una propiedad
.TamaoDelCampo (FieldSize) establecida como Decimal no se puede convertir a Access
97. Se ha de cambiar el valor de la propiedad .TamaoDelCampo (FieldSize) a otro valor
como, por ejemplo, Sencillo o Doble, o cambiar el tipo de datos de campo a Moneda antes de
convertir la base de datos de forma satisfactoria.

Si convierte una base de datos protegida de Access, la cuenta de usuario que utilice para iniciar sesin
en ella debe tener los siguientes permisos:

Permisos Open/Run y Open Exclusive para la propia base de datos. Permisos Read Design
para todos los objetos de la base de datos.

Para proteger la base de datos convertida, debe abrirla en Microsoft Access 97 y aplicar la
seguridad por usuarios.

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo


Si ha protegido la base de datos de Access mediante una contrasea, puede convertirla sin necesidad
de quitar la contrasea. Si ha protegido el cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
mediante una contrasea, debe proporcionar la contrasea en el entorno de Visual Basic.

Compactar y reparar bases de datos


Compactar una base de datos para desfragmentar el archivo y obtener espacio adicional en el
disco
Para asegurar un rendimiento ptimo, compacte las base de datos de Microsoft Access y los proyectos
de Microsoft Access con frecuencia. Se ha mejorado la compactacin y la reparacin, y ahora estn
integradas en un nico proceso que es ms seguro y eficaz
A partir de esta versin, Microsoft Access combina la compactacin y la reparacin de bases de datos
de Microsoft Access en un nico proceso. Sin embargo, Access slo compacta proyectos de
Microsoft Access; no los repara.

Compactar una base de datos o un proyecto de Access


Si elimina datos u objetos en una base de datos de Access, o si elimina objetos en un proyecto de
Access, tanto la base de datos como el proyecto se pueden fragmentar y ocupar espacio en disco
innecesariamente. La compactacin de la base de datos o del proyecto de Access realiza una copia del
archivo y reorganiza la manera de almacenar el archivo en el disco.
La compactacin optimiza el rendimiento de las bases de datos y proyectos de Access. Sin embargo,
en un proyecto de Access, la compactacin no afecta a objetos de base de datos como, por ejemplo,
tablas o vistas, que residen en la base de datos de Microsoft SQL Server en lugar de en el propio
proyecto de Access. Asimismo, la compactacin no influye en el campo Autonumrico de un
proyecto de Access. Sin embargo, en una base de datos de Access, si se eliminan registros del final de
una tabla que tenga un campo Autonumrico, la compactacin de la base de datos restablecer el
valor Autonumrico; el valor Autonumrico del siguiente registro que se agregue ser superior al
valor Autonumrico del ltimo registro sin eliminar de la tabla.
Compactar la base de datos o proyecto de Access actual
1. Si se compacta una base de datos multiusuario (compartida) ubicada en un servidor o en una
carpeta compartida, hay que asegurarse de que ningn otro usuario la tiene abierta.
2. En el men Herramientas , seleccione Utilidades de la base de datos y, a continuacin, haga
clic en Compactar y reparar base de datos.
Nota Puede detener el proceso de compactacin presionando CTRL+INTER o ESC.

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo


Crear archivo MDE
Archivos MDE
Si la base de datos en uso contiene cdigo de Microsoft Visual Basic, la operacin de guardar la base
de datos de Microsoft Access como un archivo MDE produce la compilacin de todos los mdulos, la
eliminacin del cdigo de origen modificable y la compactacin de la base de datos de destino. El
cdigo de Visual Basic se seguir ejecutando, pero no se podr ver ni modificar, y el tamao de la
base de datos de Access se reducir a causa de la eliminacin del cdigo. Adems, se optimizar el
uso de la memoria, con la consiguiente mejora del rendimiento.
La operacin de guardar la base de datos de Access como un archivo MDE impide las siguientes
acciones:

Ver, modificar o crear formularios, informes o mdulos en la vista Diseo.

Agregar, eliminar o cambiar referencias a bases de datos o bibliotecas de objetos.

Cambiar el cdigo utilizando las propiedades o mtodos de los modelos de Microsoft Access
o VBA Object; un archivo MDE no contiene cdigo de origen.

Importar o exportar formularios, informes o mdulos. Sin embargo las tablas, consultas,
pginas de acceso a datos y macros se pueden importar o exportar a bases de datos no MDE.
Las tablas, consultas, pginas de acceso a datos o macros de un archivo MDE se pueden
importar a otra base de datos de Access, pero esto no es posible con formularios, informes o
mdulos.

Precaucin Asegrese de guardar una copia de la base de datos de Access original. Si necesita
modificar el diseo de formularios, informes o mdulos en una base de datos de Access guardada
como un archivo MDE, debe abrir la base de datos de Access original, modificarla y, finalmente,
volverla a guardar como un archivo MDE. La operacin de guardar una base de datos de Access con
tablas como un archivo MDE crea problemas de conciliacin de diferentes versiones de los datos si se
necesita modificar ms tarde el diseo de los formularios, informes o mdulos. Por este motivo, la
operacin de guardar una base de datos de Access como un archivo MDE es la ms apropiada para la
base de datos cliente de una aplicacin cliente/servidor.
No se podr abrir, convertir o ejecutar el cdigo en un archivo MDE de Microsoft Access 2000 en las
futuras versiones de Microsoft Access. La nica forma de convertir un archivo MDE de Microsoft
Access 2000 a una futura versin consistir en abrir la base de datos de Access original desde la que
se cre el archivo MDE, convertirla y, finalmente, guardar la base de datos de Access convertida
como un archivo MDE.
Importante Puede que algunas restricciones impidan guardar la base de datos de Access como un
archivo MDE:

Si la base de datos de Access en uso est protegida con seguridad por usuarios, se deben
satisfacer determinados criterios. Obtener informacin sobre utilizar otros medios de
seguridad con una base de datos de Access guardada como un archivo MDE.

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo

Debe tener acceso mediante contrasea al cdigo de Visual Basic. Obtener informacin sobre
proteger el cdigo de Visual Basic.

Si la base de datos en uso est replicada, debe quitar en primer lugar las propiedades y tablas
del sistema de rplicas.

Si la base de datos de Access en uso hace referencia a otra base de datos de Access, o
complemento, debe guardar todas las bases de datos de Access o complementos en la cadena
de referencias como archivos MDE.

Inicio
Estableciendo opciones en el cuadro de dilogo Inicio (men Herramientas ), puede controlar el
aspecto y el comportamiento de su aplicacin al iniciarse. Por ejemplo, puede indicar qu barra de
mens y qu formulario mostrar la aplicacin al inicio o puede especificar el texto que aparecer en
la barra de ttulo mientras se est ejecutando la aplicacin.
Al hacer clic en la opcin Inicio de la Barra de herramientas sale el cuadro de dilogo Fig. 40

Fig.40
Ttulo de la aplicacin: Escriba un nombre de aplicacin para personalizar el ttulo de la aplicacin
en la barra de ttulo de la base de datos.
Icono de aplicacin: Escriba el nombre de un archivo de mapa de bits (.bmp) o de un archivo de
iconos (.ico) que contenga un icono, para personalizar el icono de la
aplicacin en la barra de ttulo de Windows.
Barra de mens: Seleccione una barra de mens de la lista para mostrar su propia barra de mens
como la barra predeterminada para la base de datos activa.
Permitir el uso de mens no restringidos: Seleccione esta opcin para permitir el uso de todos los
comandos de men de Microsoft Access. Para obtener
ms informacin, consulte la Ayuda de Microsoft
Access.
Permitir el uso de mens contextuales predeterminados:

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ISCF Manuel Fajardo


Seleccione esta opcin para permitir el uso de los mens contextuales predeterminados de Microsoft
Access. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de Microsoft Access.
Mostrar formularios/pginas: Seleccione en la lista para presentar un formulario cuando se abre la
base de datos.
Presentar la ventana Base de datos: Active la casilla para presentar la ventana Base de datos
cuando se abre la base de datos. Desactive para evitar que se
presente la ventana Base de datos cuando se abre la misma.
Presentar la Barra de estado: Active la casilla para mostrar la barra de estado.
Barra de Men contextual: Seleccione un men contextual para establecer sus propias barras de
mens como la barra predeterminada de mtodos abreviados para
los formularios e informes de la base de datos activa.
Permitir el uso de las barras de herramientas incorporadas:
Active la casilla para ver y utilizar las barras de herramientas predeterminadas de Microsoft Access.
Permitir cambios en barras de herramientas y mens:
Active la casilla para permitir cambios en las barras de herramientas. Desactive para bloquear las
barras de herramientas (lo que inhabilita el botn secundario del mouse, el botn Cerrar de las barras
de herramientas y el comando Barras de herramientas del men Ver).
Si hace clic en el Botn Avanzadas aparece la opcin Usar las teclas especiales de Access Fig. 41
(Active la casilla para permitir la utilizacin de teclas especiales.)

Fig.41
Consideraciones que deben tenerse en cuenta al establecer las opciones del cuadro de dilogo
Inicio

Las opciones de Inicio se aplican slo a la base de datos de Microsoft Access o el proyecto de
Microsoft Access actual.

Al especificar un valor en el cuadro de dilogo Inicio, se establece automticamente la


propiedad de base de datos o el proyecto de Access asociado a ese valor.

Las propiedades de Inicio no anulan los valores de las propiedades de una barra de
herramientas, barra de mens, men contextual, formulario o informe especfico. Por ejemplo,
las opciones Barra de mens y Barra de men contextual del cuadro de dilogo Inicio no
anulan los valores de las propiedades de formularios o informes especficos que tienen una
barra de mens o un men contextual personalizado. Por tanto, al abrir un formulario o un
informe, Microsoft Access muestra la barra de mens personalizada asociada al formulario o
al informe en lugar de la barra de mens global especificada en el cuadro de dilogo Inicio.

Puede utilizar el cuadro de dilogo Inicio en lugar de o adems de una macro AutoExec. Una
macro AutoExec se ejecuta una vez aplicadas las opciones de Inicio; por tanto, debe evitar
realizar cualquier accin en una macro AutoExec que cambie el efecto de las opciones de
Inicio. Por ejemplo, si especifica un formulario en el cuadro Mostrar formulario/pgina del

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo


cuadro de dilogo Inicio y tambin utiliza la accin AbrirFormulario en una macro
AutoExec, Microsoft Access muestra primero el formulario especificado en el cuadro de
dilogo Inicio e inmediatamente a continuacin muestra el formulario especificado en la
accin AbrirFormulario.

En una base de datos en Access, si se ha definido seguridad a nivel de usuario para la base de
datos, puede impedir que los usuarios cambien los valores del cuadro de dilogo Inicio
asegurndose de que no se les ha concedido permiso para Administrar la base de datos.

Para ignorar los valores de las opciones de Inicio, mantenga presionada la tecla de ignorar
inicio (MAYS) mientras abre la base de datos.

Seguridad de la Base de Datos


Proteger un archivo de base de datos de Microsoft Access
Establecer contrasea para la base de datos
El mtodo de proteccin ms simple es habilitar una contrasea para abrir una base de datos de
Microsoft Access (.MDB). Una vez que se haya habilitado la contrasea, se mostrar un cuadro de
dilogo que pida la contrasea cada vez que se abra la base de datos. Slo los usuarios que escriban la
contrasea correcta podrn abrir la base de datos. Este mtodo es seguro (Microsoft Access codifica
la contrasea de forma que no se pueda tener acceso leyendo directamente el archivo de base de
datos), pero slo es aplicable para abrir una base de datos. Una vez que se ha abierto una base de
datos, todos los objetos estn disponibles para el usuario (a menos que se hayan definido otros tipos
de seguridad, como se describe posteriormente en este tema). Para una base de datos que est
compartida entre un pequeo grupo de usuarios o sobre un slo equipo, la habilitacin de una
contrasea es todo lo que se requiere.
Precaucin No utilice una contrasea de base de datos si va a replicar una base de datos. Las bases
de datos replicadas no se pueden sincronizar si se definen contraseas para ellas.
Para establecer una contrasea para la Base de datos siga los siguientes pasos:
1. Cuando abra la aplicacin Access escoja abrir una Base de datos existente y sale
el cuadro de dilogo Fig.42.
2. En Buscar en despliegue la lista y busque dnde est la Base de datos que quiere
abrir.
3. Seleccione la Base de Datos haciendo un clic sobre ella.
4. En el Botn Abrir haga clic en la saeta de la derecha para que se despliegue una
lista y haga clic en la opcin Abrir en modo exclusivo.
5. Cuando se abra la Base de datos haga clic en el Men Herramientas.
6. Haga clic en la opcin Seguridad.
7. Se despliega una lista, haga clic en la opcin Establecer contrasea para la Base
de datos.
8. Sale el cuadro de dilogo Fig. 43. En el cuadro de texto Contrasea escriba la
contrasea (No se le puede olvidar porque despus no podr abrir la Base de
datos)

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo


9. En el cuadro de texto Confirmar contrasea escriba de nuevo la contrasea que
escribi arriba
10. Haga clic en Aceptar
Cada vez que se abra la Base de datos pide la contrasea Fi.44, si no entra la contrasea correcta no
se abre la Base de datos. Luego de entrar la contrasea, hacer clic en el Botn Aceptar.

Fig. 42

Fig. 43

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo

Fig.44

Anular contrasea
Si le quiere quitar la contrasea a la Base de datos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Abrir en modo exclusivo la Base de datos


Ir al Men Herramientas
Clic en la opcin Seguridad
Clic en la opcin Anular la contrasea establecida para la Base de datos.
Sale cuadro de dilogo Fig. 45, en el cuadro de texto Contrasea escribir la contrasea.
Hacer clic en Aceptar.

Fig.45

Permiso de usuario y de grupo


Asignar permisos predeterminados para nuevas tablas, consultas, formularios, informes y
macros
1. Abra la base de datos donde se encuentren las tablas, consultas, formula rios, informes y
macros.
2. En el men Herramientas , seleccione Seguridad y despus haga clic en Permisos de
usuario y de grupo. Sale el cuadro de dilogo Fig.46

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo

Fig. 46

3. En la ficha Permisos, haga clic en Usuarios o Grupos y despus haga clic en el usuario o
grupo que disponga de los permisos que desea asignar en el cuadro Nombre de usuario o de
grupo.
4. Haga clic en el tipo de objeto en el cuadro Nombre de objeto, y haga clic en <Objeto nuevo>
dentro de la lista de Nombre de objeto.
La seleccin de <Objeto nuevo> vara dependiendo del tipo de objeto seleccionado, bien sea
<Tablas/Consultas nuevas>, <Formularios nuevos>, <Informes nuevos>, <Macros nuevas>, o
<Macros nuevas>.
5. Seleccione los permisos predeterminados que desea asignar para el tipo de objeto, y despus
haga clic en Aplicar. Repita los puntos 4 al 5 para asignar los permisos predeterminados para
tipos de objetos adicionales para el usuario o grupo actual.
6. Repita los puntos del 3 al 5 para usuarios y grupos adicionales y despus haga clic en
Aceptar cuando haya terminado.
Notas

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo

Los permisos predeterminados nicamente pueden ser asignados por un administrador de


cuentas (un miembro del grupo Administradores del grupo de trabajo en el que se cre la base
de datos que contiene el objeto) o el propie tario.

Ciertos permisos automticamente implican la seleccin de otros. Por ejemplo, el permiso de


Modificar el diseo para una tabla , automticamente implica los permisos Leer diseo y Leer
datos, ya que estos son necesarios para modificar los datos de una tabla. Modificar el diseo y
Leer datos implican Leer diseo. Para las macros, Leer diseo implica Abrir/Ejecutar.

La organizacin de cuentas de usuario en grupos, facilita la administracin de la seguridad.


Por ejemplo, en vez de asignar permisos a cada usuario por cada objeto en la base de datos, se
pueden asignar permisos a varios grupos, y despus agregar usuarios al grupo apropiado.
Cuando los usuarios se conectan a Microsoft Access, stos asumen los permisos de cualquiera
de los grupos a los que pertenezcan.

Cuentas de usuario y de grupos


Creacin de una cuenta de usuario de seguridad
Para completar este procedimiento, debe iniciar la sesin como un miembro del grupo
Administradores.
1. Inicie Microsoft Access utilizando el grupo de trabajo en el cual se desea utilizar la cuenta.
Importante Las cuentas creadas para usuarios debern guardarse en el archivo de
informacin de grupo de trabajo que dichos usuarios utilizarn. Si se utiliza un grupo de
trabajo distinto para crear la base de datos, deber cambiarse el grupo de trabajo antes de
crear las cuentas.
2. Abra una base de datos.
3. En el men Herramientas , seleccione Seguridad, y despus haga clic en Cuentas de
usuario y grupo. Sale el cuadro de dilogo Fig.47

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo

Fig.47
4. En la ficha Usuario, haga clic en Nuevo.
5. En el cuadro de dilogo Nuevo usuario o grupo Fig.48, escriba el nombre de la cuenta de
administrador y una Id personal (PID), y despus haga clic en Aceptar para crear una nueva
cuenta, que se agregar de forma automtica al grupo Usuarios.

Fig.48
Los nombres de usuario podrn tener entre 1 y 20 caracteres, e incluir caracteres alfabticos,
caracteres acentuados, nmeros, espacios y smbolos, con las siguientes excepciones:

Los caracteres " \ [ ] : | < > + = ; , . ? *


Espacios a la izquierda
Caracteres de control (ASCII 10 hasta ASCII 31)
Id. personal (PID)
Cadena alfanumrica, que distingue entre maysculas y minsculas, con una longitud
de 4 a 20 caracteres que Microsoft Access utiliza en combinacin con el nombre de
cuenta para identificar a un usuario o a un grupo de un grupo de trabajo de Microsoft

Lic. Maira Castellanos Cueto

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ISCF Manuel Fajardo


Access. El PID y el nombre de cuenta se especifican cuando se crea un nuevo usuario
o grupo.
Precaucin Deber asegurarse de la escritura de nombre de cuenta y PID exactos, incluso si las
letras son maysculas o minsculas, y mantener las mismas en lugar seguro. En caso de tener que
volver a crear una cuenta que haya sido eliminada o creada en un grupo de trabajo distinto, debern
aportarse las mismas entradas de nombre y PID. No se podrn recuperar dichas entradas en caso de
olvido o extravo.
Notas La PID introducida en el paso 5 no es una contrasea. Microsoft Access usa la PID y el
nombre de usuario como base para un algoritmo de codificacin para crear un identificador protegido
para la cuenta de usuario.
Generalmente resulta ms sencillo administrar la seguridad, si se organiza a los usuarios por grupos,
asignando posteriormente los permisos a grupos, en vez de a usuarios individuales.

Grupo Administradores
La cuenta de grupo de los administradores del sistema que tiene permiso completo sobre todas las
bases de datos utilizadas por un grupo de trabajo. El programa de instalacin incluye
automticamente la cuenta de usuario predeterminada Administrador en el grupo Administradores.
Siempre debe haber al menos un usuario en el grupo Administradores.

Grupo Usuarios
La cuenta de grupo que contiene todas las cuentas de usuario. Microsoft Access incluye
automticamente las cuentas de usuario en el grupo Usuarios en el momento de su creacin. De
manera predeterminada, esta cuenta tiene permiso pleno sobre todos los objetos de nueva creacin. La
revocacin de permisos para los miembros del grupo Usuarios supone parte del proceso de creacin
de una base de datos segura.
Proteger una base de datos con el Asistente para seguridad a nivel de usuario
Mediante el Asistente para seguridad por usuarios, puede aplicar este tipo de seguridad con un
esquema de seguridad comn y cifrar su base de datos de Microsoft Access.
1. Abra la base de datos que desee proteger.
2. En el men Herramientas , seleccione Seguridad y despus haga clic en el Asistente para
seguridad a nivel de usuario. Fig.49
3. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente.

Lic. Maira Castellanos Cueto

89

ISCF Manuel Fajardo

Fig.49
Notas

El Asistente para seguridad por usuarios crea una copia de seguridad de la base de datos de
Access actual con el mismo nombre y una extensin .BAK y, a continuacin, protege los
objetos seleccionados de la base de datos actual.

Si la base de datos de Access actual protege el cdigo de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) mediante una contrasea, el asistente se la solicitar, teniendo que escribirla para que
el asistente finalice correctamente.

Las contraseas que cree mediante el asistente se imprimirn en el informe del Asistente para
seguridad por usuarios cuando termine de utilizarlo. Conviene guardar el informe en un lugar
seguro. Tambin puede utilizar este informe para volver a crear el archivo de grupo de
trabajo.

Bibliografa

Ayuda de Microsoft Access 2000


Notas personales

Lic. Maira Castellanos Cueto

90

Introduccin a la Computacin
Para comenzar veremos brevemente algo acerca de la historia de la computacin: desde el siglo
antepasado surge la primera idea de una computadora (ordenador) en 1833 el filsofo y
matemtico ingls C. BABBAGE disea una mquina analtica que utilizaba una serie de
instrucciones para ordenar las operaciones aritmticas a efectuar. Pero esta mquina no se
construy por falta de tecnologa. Pero a finales del siglo pasado se ide un sistema mediante el
cual se introduca la informacin con tarjetas perforadas y se procesaba en mquinas
electromecnicas. Las tarjetas perforadas fueron la forma ms utilizada de soportar la
informacin hasta mediados de la dcada del 70 de este siglo. A mediados de este siglo surge la
primera mquina comercializable y a partir de este momento comienza un desarrollo vertiginoso
de la tcnica de computacin el cual ha transitado por diferentes generaciones, las tres primeras
estn bien reconocidas.
1ra. generacin: Utiliza miles de tubos electrnicos.
Memoria Operativa pequea.
Velocidad mxima 20 000 operac./seg.
Mquinas muy grandes.
2da. generacin: Utiliza elementos semiconductores.
Mayor Memoria Operativa.
500 000 operac./seg.
Aumentan los mecanismos E/S.
3ra. generacin: Utilizan circuitos integrados, y la capacidad de memoria operativa y
velocidades de procesamiento son muy grandes y sus tamaos son muy
pequeos. Es la generacin en que estamos aunque algunos autores debido
al gran desarrollo que se ha alcanzado por la alta integracin de los circuitos
electrnicos y en los softwares, plantean que estamos en la 4ta. y otros con el
desarrollo de Sistemas Expertos y la Inteligencia Artificial hablan de una 5ta.
generacin.
Cada vez las mquinas son ms potentes, con mayor rapidez en la ejecucin de las operaciones y
mayor capacidad de almacenamiento, este desarrollo es lo que ha permitido el surgimiento de las
Computadoras Personales (PC) o Microcomputadoras, cuyos dispositivos bsicos para la entrada y
salida de informacin son el teclado, la pantalla y el ratn, son de fcil manipulacin y costo
relativamente bajo. Estas surgieron en la dcada del 80. En 1981 apareci el primer ordenador
personal IBM PC de 8 bits y solo tenia memoria externa. En 1983 aparece el modelo llamado XT, con
disco duro lo que agiliz las operaciones (5 veces ms rpido que en los modelos anteriores).
Despus surge con el desarrollo de las tecnologas el microprocesador 286, surge la AT con mayor
velocidad de clculo que todas las anteriores y mayor capacidad de disco duro. El desarrollo continuo
ha trado la aparicin de modelos cada vez ms potentes y de mayor velocidad, la 386, 486, Pentium
o 586, PentiumII, PIII y PIV. Tambin existen las computadoras porttiles o portables donde se
encuentra unido en un solo bloque el ordenador principal y la pantalla que las hace fcilmente
transportables

QU ES UN ORDENADOR O COMPUTADORA?
UNIDAD DE CONTROL

UNIDAD ARITMETICA

DISPOSITIVOS
DE
ENTRADA

MEMORIA

(TECLADO,
MOUSE)

DISPOSITIVOS
DE
SALIDA
(PANTALLA,
IMPRESORA)

DATOS O
PROGRAMAS

RESULTADOS

HARDWARE: Es el conjunto de elementos que tienen una entidad fsica, son los elementos
electrnicos, electromecnicos, etc. que integran un Ordenador.
SOFTWARE: Conjunto de elementos lgicos, o sea, los programas o serie de instrucciones que
permiten la utilizacin del HARDWARE.
HARDWARE: Sus elementos fundamentales:
I. Memorias Internas
II. Unidad Central o Microprocesador.
III. Dispositivos de Almacenamiento.
IV. Dispositivos de E/S(Entrada/Salida).
I. Memorias Internas:
Las memorias internas de una computadora personal puede dividirse en grupos:
1. RAM.
2. ROM o BIOS.
3. Cach.
La memoria RAM (Random Acces Memory) memoria de acceso aleatorio, es el dispositivo que se
emplea para el almacenamiento de los datos y los programas durante la ejecucin, es el rea de
trabajo del ordenador.
Un ordenador slo comprende 2 estados 0 y 1 (voltaje o no), por lo que tenemos que representar
nuestros nmeros, letras y smbolos con estos dos estados 0 y 1, al cual se le llama sistema binario
o de base 2.

Estos estados o dgitos binarios son llamados BIT (binary digit) y a la agrupacin de bits se les llama
byte, generalmente 1 Byte = 8 Bits, los ordenadores estn diseados para trabajar con bytes que es
la unidad bsica para almacenar datos, en l es posible representar todas las letras (maysculas y
minsculas) y smbolos que utilizamos. Los caracteres se forman por combinaciones han sido
estandarizados como cdigos, por ejemplo el ASCII(American Standard Code for Interchanging
Information).
1 Kilo Byte(KB) = 1024 Bytes
1 Mega Byte(MB) = 1024 KB = 1,048,576 Bytes
1 Giga Byte(GB) = 1024 MB = 1,048,576 KB = 1,073,741,824 Bytes
1 Tera Byte(TB) = 1024 GB = 1,048,576 MB = 1,073,741,824 KB = 1,099,511,627,776 Bytes
Desde luego la capacidad de la RAM es limitada y por esto slo se mantienen en ella los programas
que posibilitan el uso de la mquina y los que se estn ejecutando. Los programas que posibilitan el
uso del hardware de la mquina se les llama Sistema Operativo.
Si apagamos la mquina, los datos y programas contenidos en la RAM se pierden y por esto ellos
deben estar en las Memorias Externas.
Teniendo almacenados los programas del Sistema Operativo en discos, podemos encender la
mquina y cargarlos a la memoria interna pero para realizar esta operacin hay que darle la
instruccin a la mquina de que cargue esos programas, por esto las mquinas tienen una parte de
la memoria interna que no se puede borrar, ni escribir, solamente leer y en ella se tienen grabados
desde fbrica los programas que permiten que cuando se encienda la mquina se cargue el Sistema
Operativo (es el chip de arranque o BIOS, que le indica al ordenador dnde estn los discos, la
pantalla y qu programa es el primero que debe cargar). Esta memoria se llama ROM (Read Only
Memory), memoria de solo lectura y generalmente esta memoria no pierde los datos cuando se
apaga el ordenador.
La ltima de los tres tipos de memorias internas es la llamada Memoria Cach. Es muy parecida a la
RAM pero con menor capacidad de almacenamiento y se utiliza para guardar temporalmente
informacin y de esta manera realizar ms rpido el flujo de datos por todo el PC.
II. Unidad Central:
Es la unin de la UNIDAD DE CONTROL y la UNIDAD ARITMTICA y constituye en s misma el
ordenador. Sus funciones son fundamentalmente:
Interpretar las instrucciones que se le dan al ordenador.
Realizar los clculos.
Controlar el trabajo de los dems componentes, o sea, de la memoria, la unidad aritmtica y los
dispositivos de E/S
La velocidad con que realiza las operaciones la Unida Central o Microprocesador se mide en
MegaHertzs(MHz) o GigaHertzs(GHz) y puede llegar hasta valores de 2GHz e incrementarse en el
futuro.

III. Dispositivos de Almacenamiento:


Dispositivos Internos: Discos Duros o Rgidos
Dispositivos Externos: Discos Flexibles o Disquetes, Discos Compactos, Cintas Magnticas,
DVDs, Discos Zip, etc.
Discos Flexibles o Disquetes
Hay dos tamaos de disquete y segn la calidad de la superficie, admiten varias capacidades. Los
ms utilizados son:
Disquetes 5 "- 40 pistas (DD), 9 sect./pista - 360 KB
Disquetes 5 "- 80 pistas (HD), 15 sect./pista - 1200 KB = 1,2 Mb
Disquetes 3 "- 80 pistas (DD), 9 sect./pista - 720 KB
Disquetes 3 "- 80 pistas (HD), 18 sect./pista - 1440 KB = 1,44 Mb
Notas: DD Doble Densidad. HD Alta Densidad. Los discos de 5 ya son obsoletos, aunque
todava existen mquinas con dispositivos que permiten la lectura de estos disquetes. Para leer un
disquete es necesario tener instalado en la PC el dispositivo especfico para esta tarea como son las
Torres de Discos Flexibles o Torres de Disquetes. Ej. : Torre de 3 .
Discos Duros:
El disco duro es un dispositivo que se encuentra dentro de la caja de la unidad central y no se ve por
fuera, esta formados por varios discos que permanecen dentro del dispositivo. Estos discos tienen
ms capacidad que los disquetes y son de mayor durabilidad ya que est protegidos del polvo y otras
impurezas del medio ambiente. Las unidades de discos son nombradas con letras, A y B para los
disquetes y a partir C, en dependencia de la cantidad que sean, para los discos duros. Estos ltimos
pueden llegar a tener ms de 100GB de capacidad, con posibilidades de almacenar gran cantidad de
datos.
Discos compactos CD-ROM:
A los discos compactos se le llama CD-ROM, compact disc read only memory. Se basan en la
precisin ptica de los rayos lser, por lo que tambin se denominan discos pticos. La capacidad de
almacenamiento en un disco compacto oscila entre los 650 y 700MB(generalmente 650MB), por lo
tanto permite guardar gran cantidad de datos, como por ejemplo: la informacin correspondiente a
una enciclopedia, cientos de juegos y programas, etc. Existen varios tipos de CDs como son el CDR(Recordable), el CD-RW(ReWritable), el CDDA(Digital Audio), etc. El primero de ellos permite ser
escrito una sola vez, mientras que el segundo puede ser escrito varias veces. El CDDA es el clsico
disco de msica que puede ser reproducido tanto en un equipo especializado en esta tarea como en
una computadora con el hardware capacitado para esto.
Notas: Disco virgen: no se ha realizado el proceso de escritura sobre el disco. Para leer un disco
compacto es necesario tener instalado en nuestro ordenador el dispositivo especfico para esta tarea
como lo son las Torres de Discos Compactos. La velocidad de estas torres se mide en
KiloBytes/segudos(KB/s) y la pr imera lograda fue de 150KB/s o llamada tambin 1X; esto quiere decir
que una Torre de CD de 52X es equivalente a decir que dicha Torre lee aproximadamente
52x150KB/s = 7,800KB/s.

DVDs:
Estos discos son parecidos a los CDs, diseados inicialmente para almacenar video digital, puede
llegar a tener una capacidad mxima de 17GB.
Existen varias clasificaciones de DVDs teniendo en cuenta sus posibilidades de almacenamiento:
DVD 5: 4,7GB. DVD 9: 8,5GB. DVD 10: 9,4GB. DVD 17: 17GB.
Las Torres de DVDs tambin son muy parecidas a las de los CDs, pero con la posibilidad de leer un
CD o un DVD.
Zips:
Estos discos son comparables con los disquetes pero almacenan mayor cantidad de informacin que
dichos disquetes y adems deben ser ledos por Torres especficas. Su mayor capacidad de
almacenamiento es de 2GB aproximadamente.
Cintas Magnticas:
Como su nombre lo dicen son cintas magnticas de alta calidad que ms bien se utilizan para realizar
salvas de grandes cantidades de informacin.
IV. Dispositivos de E/S:
Son los dispositivos que nos permiten comunicarnos con el Ordenador o Computadora.
Dispositivos de Entrada: Teclado, Mouse, Mdem, Micrfono, etc.
Dispositivos de Salida:. Pantalla, Impresora, Mdem, etc.
Teclado:
Existen muchos tipos de teclados, los ms comunes tienen 101/102 teclas aunque existen otros ms
especializados especficamente para Internet y otras tareas (con teclas para realizar diferentes
funciones como navegar por las pginas web, realizar compras, etc.). La ltima generacin de estos
ya no constan con cable de conexin a la computadora(Inalmbricos).
Las principales teclas y funciones de cada una:

RE PAG/AV PAG o PG UP/PG DN

Teclas de direccin que mueven el cursor


Se usan para desplazar el cursor en la pantalla.
Ms concretamente
se puede desplazar a la
pgina anterior y a la pgina siguiente

INICIO/FIN o HOME/END

Principio y final de la lnea.

ENTRAR, INTRO o ENTER

Es una tecla muy importante. Significa cambio de


lnea, as como tambin aceptar
Se utiliza para escribir en mayscula o para escribir
los signos que figuran en la parte superior de una
tecla

MAYSCULA o SHIFT
BARRA ESPACIADORA

Mueve cursor a la derecha


5

BLOQUE MAYSCULA o CAPSLOCK Se utiliza para tener nicamente letras maysculas.


Su uso repercute slo en las letras
Borra los signos a la izquierda, hacia atrs del
RETROCESO o BACKSPACE
cursor
BORRAR, SUPRIMIR, DELETE o DEL Elimina o borra el carcter donde est el cursor
Se usa para intercalar un signo en medio de un
texto. Con esta tecla podemos elegir entre insertar
INS, INSERT o INSERTAR
signos o escribir sobre el texto escrito con
anterioridad
Es la tecla para cuando te arrepientes y se utiliza
ESC
normalmente para escapar, salir o volver a lo que
estabas haciendo antes de que la usaras
F1 - F12
Teclas de Funcin (particular por aplicacin)
CONTROL o Ctrl
ALT
ALT GR
TABULADOR o TAB

Se usa para enviar al ordenador signos o


comandos especiales. En algunos casos debe
mantenerse presionada mientras se pulsa otra tecla
Se usa de la misma manera que la tecla control, o
bien junto a teclas de funcin
Se usa para escribir los smbolos que pueden estar
en la parte inferior derecha de la tecla. Mantener
presionada Alt-Gr y otra tecla al mismo tiempo
Se utiliza ms frecuentemente en los programas de
procesamiento de texto, para desplazarse a la
posicin del tabulador ms cercano

PRINT SCREEN

Imprime pantalla.

BLOQUE NUMERICO o NUM LOCK

Se usa para cerrar el teclado de forma que pueda


usarse como una mquina de calcular. Cuando la
lucecita est encendida, esta parte del teclado solo
puede usarse para escribir nmero. Para usar el
teclado con las flechas de desplazamiento tienes
que pulsar de nuevo Bloque Numrico

Tecla WINDOWS o WIN

Permite atajos de teclado en WINDOWS

Mouse:
El mouse o ratn se utiliza para desplazarse de manera ms cmoda por toda la pantalla. Este posee
dos o tres teclas para realizar diferentes tareas. A la accin de presionar uno de los botones del
mismo se le llama hacer Clic(dos veces sera doble clic). Existen algunos ratones que tienen una
ruedita entre el botn derecho y el izquierdo, esta se utiliza para desplazarse por pginas al igual que
las teclas RE PAG/AV PAG o PG UP/PG DN. Actualmente al igual que los teclados existen ratones
inalmbricos, es decir, no tienen cable para conectar a la PC.
Impresora:
Permite obtener los resultados impresos. Las impresoras producen letras y grficos a base de
pequeos puntos, organizados y muy pegados unos a otros. Las ms utilizadas son:
6

Impresoras matriciales: producen las letras a base de unas agujitas que golpean una cinta
entintada. Son econmicas y ruidosas.
Impresoras de inyeccin o chorro de tinta: las letras la forman unos microsprays que lanzan una
gotica de tinta. Son econmicas, silenciosas, pueden imprimir en cualquier papel incluido
transparencias para proyecciones y tienen gran calidad.
Impresoras lser: utiliza una tcnica similar a las fotocopiadoras. Son de alta calidad y cada vez
ms baratas, las de color son muy caras. Se recomiendan a oficinas que precisan calidad, silencio y
rapidez.
SOFTWARE:
El software se almacena en discos y mediante programas de instalacin se copian una nica vez
para el disco duro, a este proceso se le llama instalacin del software. El ordenador usa estos
softwares para procesar y crear nuevos datos, los cuales graba en el disco duro. Luego se pueden
guardar estos datos y resultados en disquetes para transportarlos o para almacenarlos como copias
de seguridad.
Los softwares se pueden dividir en varios grupos:
Sistemas Operativos (intermediario
bsico entre la mquina y el usuario)
Lenguajes de Programacin
Sistemas de Bases de Datos
Hojas de Clculo
Procesadores de Texto
Procesadores de Imgenes

DOS, Unix, Linux, Windows, Machintosh,


OS/2, etc.
C, Pascal, Java, Scrpits
Dbase, Access, Foxpro, SQL Server
Lotus, Excel
Word, Wordstar, Wordperfect
Photoshop, CorelDraw, PhotoEditor

Por qu Windows 2000?


Windows 2000 forma parte de la gama de productos WINDOWS de la compaa Microsoft:
Windows 1.0
Windows 3.11 (A partir de este momento se empieza lo que es el trabajo en red)
Windows 95
Windows NT 3.51
Windows 98
Windows NT 4.0 (En sus dos versiones Server y Workstation)
Windows 98 SE (Segunda Edicin)
Windows Millenium
Windows 2000 (En sus tres versiones Server, Advancer Server y Professional)
Windows XP (Home Edition, Professional y Professional 64 bits)
Windows 2000 sigue una lnea de produccin basada en la tecnologa NT. Esta tecnologa permite
una mayor seguridad y estabilidad en el sistema Operativo. Por ejemplo: se puede restringir el
acceso al Sistema Operativo, la informacin puede ser cifrada, y tambin permite la modificacin
de la lectura/escritura de los datos en el disco duro.
Entre las principales caractersticas que tiene este SO se encuentran:
7

Interfaz grfica orientada a objetos. Un objeto puede ser una aplicacin, un documento,
una carpeta, una impresora, una torre de disco, etc., cada uno con sus propiedades
especficas.
Funciones para trabajo en red
Trabaja por medio de ventanas, o sea, cada programa o aplicacin que se ejecute lo hace
sobre una ventana y permite adems la posibilidad de tener varias ventanas abiertas a la
vez, o lo que es lo mismo, ejecutar varias aplicaciones simultneamente, por lo que se le
denomina un sistema operativo multitarea (Simula la multitarea).
Es un SO Plug and Play (en Espaol, Conectar y Listo). Un sistema Plug and Play detecta
automticamente la existencia de un nuevo dispositivo, determina la configuracin ptima
y permite que las aplicaciones se autoajusten en consideracin con los cambios ocurridos.
Para lograr una instalacin instantnea y automtica, un sistema debe poseer tres
componentes: un SO Plug and Play, un BIOS Plug and Play y dispositivos Plug and Play.
Generalmente los dispositivos (Mouse, Teclado, Impresora, Monitor, etc) fabricados en la
actualidad son Plug and Play. Esta carcterstica es muy importante para los usuarios de
computadoras porttiles, ya que as pueden conectarse a redes locales sin tener que
apagar la computadora o reconfigurarla.
Existe otro sistema operativo muy utilizado a escala mundial, el Linux. Este SO se emplea
generalmente para el trabajo con redes de computadoras ya que posee una gran cantidad de
funciones (que no tiene Windows) para el trabajo con las mismas. Hoy en da se utiliza mucho como
servidor, ya sea de correo electrnico, de pginas web, entre otras aplicaciones. Pudiera ser en algn
momento el sustituto de Windows pero hasta ahora resulta un poco complicado el trabajo con l.

EXPLORADOR DE WINDOWS
MANIPULACION DE DISCOS, FICHEROS Y CARPETAS

RECUERDA QUE:
- Al comenzar: primero debes encender el monitor (display) y despus la CPU.
- Al terminar: primero debes apagar la CPU y despus el monitor.
El escritorio es el elemento fundamental de la interfaz de WINDOWS, es decir, de la parte del
sistema que interacta con el usuario.
WINDOWS tiene una interfaz orientada a objetos.
Un objeto es cualquiera de los elementos de una computadora: una CPU, un display, una
impresora, un disquete, un CD, un disco duro, un mdem, un ratn, un teclado, un archivo,
una carpeta, una ventana, etc.
En WINDOWS los objetos se representan por iconos, o sea, por pequeos dibujos.
En WINDOWS realizar operaciones como: seleccionar, eliminar una seleccin, crear, renombrar,
copiar, mover y eliminar, tanto archivos como carpetas; o formatear un disquete, resultan fciles
y hasta diramos que entretenidas.
Cmo seleccionar un archivo o una carpeta?
Haga clic cuando el puntero del ratn o mouse est sobre el nombre (o el icono) del archivo o
de la carpeta.
Cmo seleccionar dos mas elementos contiguos?
1. Haga clic cuando el puntero del mouse o ratn est en el primer archivo o carpeta que desea
seleccionar.
Mantenga presionada la tecla Mayscula (Shift) y haga clic en el ltimo elemento del grupo,
:

2. Dibuje un cuadro de seleccin alrededor del grupo de archivos a seleccionar, o sea, haga
clic cuando el puntero del mouse est en la esquina del grupo y a continuacin arrastre
el mouse para formar el cuadro.
Cmo seleccionar elementos dispersos?
Mantenga la tecla Ctrl presionada mientras se hace clic en cada elemento.
Si se desea seleccionar todos los archivos y subcarpetas de una carpeta o todos los archivos y
las carpetas de un disco: seleccione la carpeta o el nombre del disco, haga clic en el men
Edicin y a continuacin, haga clic en Seleccionar todo, : manteniendo presionada la tecla
Ctrl, presione la tecla E.

Cmo eliminar una seleccin?

Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en el elemento que desea desmarcar.
Para eliminar una seleccin completa, haga clic sobre cualquier punto de la ventana.
9

Cmo crear una nueva carpeta?


1. Haga clic cuando el puntero est en la carpeta o en el icono de unidad donde desee crear la
nueva carpeta.
2. Haga clic con el botn derecho (secundario) del ratn (mouse) en cualquier parte del panel
derecho, elija Nuevo y a continuacin haga clic en Carpeta. Aparecer la nueva carpeta con
un nombre temporal. Escriba el nombre deseado, a continuacin presione Entrar (Intro,
Enter o Retorno), :
Haga clic en el men Archivo, elija Nuevo y a continuacin, haga clic en Carpeta, escriba
el nombre
deseado y presione Entrar.
Cmo cambiar de nombre a un archivo o a una carpeta?
1. Seleccione el archivo o la carpeta al cual desea cambiar el nombre.
2. Haga clic nuevamente sobre el nombre. Aparece el nombre encerrado en un recuadro y una
barra vertical (cursor de edicin). Escriba el nuevo nombre y a continuacin presione
Entrar, :
Haga clic con el botn derecho (secundario) del mouse. Aparece el men emergente o
contextual.
Seleccione el comando Cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre y a continuacin,
presione Entrar.
Cmo copiar archivos y carpetas?
1. Seleccione los archivos o las carpetas que desee copiar.
2. Manteniendo presionada la tecla Ctrl posicione el puntero del mouse en la seleccin y
arrstrela hacia el icono de la carpeta o hacia el icono de unidad donde se copiarn los
archivos o las carpetas.
Si la copia se realiza hacia una unidad de disco diferente de la unidad de disco origen no se
requiere presionar la tecla Ctrl, slo arrastre la seleccin con el ratn (o mouse) .
Otra forma (recomendada para principiantes):
1. Seleccione los archivos o las carpetas que desee copiar.
2. Presione el botn Copiar de la Barra de Herramientas.
3. Haga clic en la carpeta o unidad de disco destino.
4. Presione el botn Pegar de la Barra de Herramientas.
Tambin puede utilizar el men contextual (emergente) o el men de Edicin de la barra de
Mens.

Cmo mover archivos o carpetas?


1. Seleccione los archivos o carpetas que desee mover.
2. Manteniendo presionada la tecla Mayscula (Shift) posicione el puntero del mouse en la
seleccin y arrstrelo hacia el icono de la carpeta o de la unidad destino.
Si el movimiento se realiza dentro de la misma unidad de disco no se requiere oprimir la
tecla Shift, slo arrastre la seleccin con el ratn, :
1. Seleccione los archivos o carpetas que desee mover.
2. Presione el botn Mover de la Barra de Herramientas.
3. Haga clic en la carpeta o unidad de disco destino.
4. Presione el botn Pegar de la Barra de Herramientas.
10

Tambin puede utilizar el men contextual o el men de Edicin de la barra de Mens.


Cmo borrar archivos o carpetas?
Seleccione el archivo (o los archivos) la carpeta (o las carpetas) a borrar.
Pulse la tecla Supr (Del). Confirme la pregunta del cuadro de dilogo y dicho archivo (o archivos),
dicha carpeta (o carpetas) se borrarn, o sea, pasarn a la Papelera de Reciclaje, :

Haga clic en el botn derecho (secundario) del mouse. Aparece un men emergente o
contextual.

Haga clic en Eliminar.

11

Virus Informticos
INTRODUCCIN
Los comienzos de la computadora no dejaban entrever que evolucionara
convertirse en la va ms efectiva para la recepcin y emisin de informacin.

para

Los primeros Software fabricados para la venta fueron protegidos por programas que al
ser ejecutados, detectaban si la compra del paquete era ilcita e inmediatamente se
autoejecutaban e impedan la utilizacin del Software. Esto provoc que individuos sin
escrpulos comenzaran a desarrollar programas dainos para alterar los datos
almacenados en las computadoras.
Con el de cursar de los aos se ha tenido que librar una incesante batalla contra estos
enemigos mortferos de la informacin automatizada.
Con este trabajo pretendemos brindar informacin sobre los programas malignos o
destructores de informacin, cmo eliminarlos, detectarlos y protegernos.

LOS VIRUS INFORMTICOS


Virus Biolgico: Germen de varias enfermedades infecciosas, que puede propagarse e
infectar a otras personas.
Vacuna: Inyeccin que provoca una reaccin de defensa del organismo contra un virus.
Los virus informticos son programas malignos o destructores de informacin, capaces
de reproducirse a s mismos y no tienen independencia ejecutiva.
Pueden poner en peligro actividades tan importantes como la Salud Pblica, las
Investigaciones Cientficas, los Controles Econmicos y Financieros, Servicios de
Reservacin de Pasajes y otras actividades.
Son un problema fundamental de las microcomputadoras ya que estas existen en
mayor nmero que las computadoras grandes y las minicomputadoras, y adems
porque los sistemas operativos ms utilizados no son completamente seguros.
Los virus se identifican teniendo en cuenta los medios que utilizan para infectar. Entre
ellos podemos mencionar los virus infectores de sectores de arranque, los infectores de
programas ejecutables y los Virus Macro. Por tal motivo las reas ms propensas de
ser infectadas por los virus se encuentran:
12

Sector de particiones.
Sector de arranque de la particin activa del disco duro.
Los programas ejecutables.
Los archivos documentos.

Entre los ms conocidos tenemos:

Los Caballos de Troya.


Las Bombas lgicas o de tiempo.
Los Gusanos.
Los Jokes.
Los virus Macros (que son los que ms se han propagado).

Muchos de los virus creados para el Sistema Operativo DOS son capaces de funcionar
tambin en otros ambientes como Windows 95 y Windows 98.
Para el trabajo con Internet se han creado utilitarios que permiten realizar, entre otros,
los servicios de transferencia de ficheros (FTP), Correo Electrnico (E-mail), bsqueda
de informacin (Gopher), lista de discusin (Mailing List) y Servicios de noticias
(UseNet), a travs de los que es posible transmitir programas y archivos infectados.
Con el incremento del uso de Internet ha aumentado la propagacin de programas
malignos del tipo Gusano y Troyanos, ya que estos han sido diseados para utilizar
las caractersticas de propagacin de la Red.
El Correo Electrnico es el medio fundamental a travs del cual los virus Macros se han
propagado por el mundo. Esto se debe a que los usuarios utilizan este servicio para
intercambiar mensajes que contienen anexados archivos creados con el procesador de
textos Word, por tanto no se deben ejecutar ficheros anexos a mensajes de origen
dudoso.
Cuando hacemos referencia a una Macro se debe entender que es una secuencia de
acciones que se pueden grabar o escribir en forma de cdigos.
Los virus Macros son el conjunto de una o ms Macros capaces de replicarse
recursivamente y por ello basan su funcionamiento en la existencia de Macros
autoejecutables, las cuales son ejecutadas como resultado de la ocurrencia de
determinados eventos como pueden ser: Abrir, Cerrar, Salvar un Fichero.
Mensualmente se crean alrededor de 150 nuevos virus Macro. Actualmente existen
ms de 37000 virus de computadoras, de ellos ms de 5900 son virus Macro.

13

Los sistemas que utilizan aplicaciones de Macro Lenguajes son altamente


vulnerables a ser contaminados por un Virus Macro debido a que los usuarios
generalmente no poseen el hbito de revisar los archivos documentos con los
productos antivirus actualizados.
Las aplicaciones ms afectadas por los Macro Lenguajes son Microsoft Word y
Microsoft Excel.
Los Virus Macro representan una amenaza mayor que el resto de los virus debido a
que son ms fciles de elaborar y ms rpido de modificar.
Cuando desde un ambiente Microsoft Word limpio se accede a un archivo documento
contaminado por un Virus Macro, las Macros infectadas se copian hacia la plantilla
global del ambiente de Word y los documentos a los que se tenga acceso pueden ser
infectados.
Un 95 % de las infecciones con virus que slo infectan sectores de arranque, se debe a
que el usuario accidentalmente inicializa la computadora personal con un disquete
colocado en la Unidad A:.
Los Virus que slo infectan sectores de arranque se instalan residentes en la memoria
cuando la computadora personal se inicializa desde un disquete o disco duro infectado
y a partir de ese momento infectan el sector de arranque de los disquetes cuando se
hace un acceso a ellos.
Para que un disquete no sea potencial portador de un Virus infector del sector de
arranque slo tiene que estar formateado, por lo que a diferencia de lo que suponen
errneamente los usuarios, los disquetes que no contengan archivos si pueden estar
contaminados.
El comando FORMAT del Sistema Operativo MS DOS no es capaz de eliminar un
Virus que se encuentre alojado en el Sector de Particiones de un Disco Duro.
Los Virus Macros para Windows de Microsoft Word, llegan generalmente a una
Computadora Personal a travs de un archivo de Word infectado que ha sido recibido
desde:
F Un disquete
F La red
F Correo Electrnico
Los Virus Informticos pueden tener dos fases de trabajo:
14

1. Fase de infeccin: Esta fase siempre existe y por medio de ella el virus se auto
reproduce.
2. Fase de accin: No est presente en todos los virus y es donde se llevan a cabo
los efectos secundarios del virus que pueden ser destructivos.
Clasificacin de los Virus teniendo en cuenta el uso de la Memoria Ram:
1. Virus de accin directa: no se instalan residentes en memoria.
2. Virus de Accin Indirecta: Estos permanecen residentes en la memoria al
finalizar la ejecucin del programa contaminado.
Los programas malignos del tipo Gusanos utilizan las facilidades de la Red para
propagarse, siempre y cuando el usuario ejecute el fichero que contiene el cdigo
maligno y establecen a travs de programas troyanizados una puerta trasera en el
sistema infectado.
Las vacunas son programas capaces de detectar el cdigo con el que estn diseados
los programas malignos y alterar su estructura de forma tal que lo utilizan o eliminan
por completo, actan como una inyeccin de defensa del organismo.
Una de las vacunas ms moderna que se elabora en nuestro pas es el SAV32, se
actualiza mensualmente para la proteccin contra los ltimos virus elaborados y est
protegida y garantizada por Segurmtica, Consultora y Seguridad Informtica. Tambin
existen otros antivirus muy eficaces como el Norton Antivirus, el Karpersky, etc.
Para los informticos de Avanzada constituye un reto la lucha contra los programas
malignos y se mantienes en la creacin de programas antivirus o Centinelas, los cuales
previenen o alertan de una posible infeccin. Estos programas centinelas quedan
residentes en la memoria de la computadora todo el tiempo, monitoreando alguna de
las funciones del sistema y son capaces de interceptar acciones sospechosas.
Podemos mencionar el centinela ms poderoso del momento, el SavCent v9.05.
A continuacin mencionamos los ltimos virus detectados en nuestro pas hasta Julio
del 2000, que estn incorporados al SAV32.
Troyanos:
SYSSTRAY32
SUBSEVEN 2.1B
WINSATAN
15

Gusanos:
VBS.LIFESTAGES
Virus de Programas:
W95.HPS
W32.CABAAS B
Virus Macros:

WM97.TURN A
WM97.COLDAPE B
WM97.NOTTICE A2
W2K.CLASS B1

Medidas de proteccin contra los Virus:


1. Al utilizar el Correo Electrnico cercirese que los documentos anexos a los
mensajes no tienen origen dudoso.
2. No encienda su Computadora Personal con un disquete en la Unidad A: \
3. Mantenga un centinela en su computadora para que la mantenga alerta ante
cualquier eventualidad.

16

Curso: Windows 98 y aplicaciones del MS Office 2000

Conferencia
Conferencia #1.
#1.
El
El sistema
sistema operativo
operativo
Windows
Windows 98.
98. El
El escritorio
escritorio yy
el
el men
men Inicio.
Inicio.
Profesor: Lic. Elio Ontivero Wong
Departamento Computacin y Biometra

Sumario
Q
Q Hardware
Hardware yy software
software
Q
Q Evolucin
Evolucin histrica
histrica de
de los
los

sistemas
sistemas operativos
operativos
Q
QEscritorio
Escritorio
Q
Q Men
Men Inicio.
Inicio.

Objetivos
Describir
Describir las
las caractersticas
caractersticas generales
generales de
de la
la

computadora
computadora

Hardware
Todo lo
lo que
que hemos
hemos
Todo
visto hasta
hasta aqu
aqu
visto
trata sobre
sobre el
el
trata
hardware.
hardware.
Se denomina
denomina
Se
hardware aa toda
toda la
la
hardware
erretera,, lo
lo
fferretera
material de
de una
una PC:
PC:
material
teclado, monitor,
monitor,
teclado,
tarjetas,
tarjetas,
procesadores,
procesadores,
buses,
adaptadores, buses,
adaptadores,

Software
Se conoce
conoce como
como
Se
software la
la parte
parte de
de la
la
software
computacin que
que se
se ha
ha
computacin
dedicado aa desarrollar
desarrollar
dedicado
productos que
que permiten
permiten
productos
la comunicacin
comunicacin entre
entre el
el
la
usuario yy la
la
usuario
computadora.
computadora.
Es decir,
decir, son
son los
los
Es
programas gracia
gracia aa los
los
programas
cuales interactuamos
interactuamos con
con
cuales
la computadora
computadora
la

Los programas
Existen dos clases diferentes de
programas: los programas de sistema y los
programas de aplicacin.
Q Los programas de sistema trabajan para
ayudar
a
funcionar
a
la
microcomputadora. Ej. los sistemas
operativos (SO).
Q Los programas de aplicacin realizan las
tareas que los no profesionales en
computacin quieran realizar en apoyo de
sus tareas profesionales especficas: Word
(para editar documentos), Paint (para
realizar dibujos), etc.

Partes de una microcomputadora


Teclado
Q Monitor
Q Unidad central
Q

X
X
X
X
X

procesador
bus
memoria
puertos
tarjetas controladoras

Teclado

Q
Q
Q
Q
Q
Q

Teclas de funciones
Teclado alfanumrico
Teclas especiales
Teclado numrico
Teclas de movimiento del cursor
Luces de estado

Memoria
Q

Interna
X
X

Read Only Memory (ROM)


Random Access Memory (RAM)

Externa
X
X
X
X

Discos duros
Disquetes
Cintas magnticas
Discos compactos

Impresora

Modem

Micrfonos, mouse y cmaras de


vdeo

Unidades de almacenamiento:
Torre de 5

Torre de 3

Disco duro

Qu es un sistema operativo?

Un
Un sistema
sistema operativo
operativo es
es un
un conjunto
conjunto de
de
programas
programas que
que coordinan
coordinan la
la actividad
actividad de
de la
la
computadora,
computadora, es
es decir,
decir, son
son los
los encargados
encargados de
de
ocultar
ocultar al
al usuario
usuario los
los detalles
detalles del
del hardware,
hardware, pero
pero
permitindole
permitindole manipular
manipular los
los recursos
recursos del
del sistema
sistema
de
de alguna
alguna forma.
forma.
..

El escritorio
Al iniciar Windows, el
rea ms grande que ver
se denomina escritorio.
Podr personalizarlo
agregando accesos
directos a los programas,
documentos e impresoras
que utilice con mayor
frecuencia, as como
cambiar su aspecto para
adecuarlo a su estado de
nimo y personalidad.
Constituye
Constituyeelelfondo
fondosobre
sobreelelcual
cualcorren
correnlas
lasaplicaciones.
aplicaciones.

Partes del escritorio


Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q

Papel tapiz
Iconos
Atajos o acceso directo
Mi PC
Entorno de red
Papelera de reciclaje
Barra de tarea
Men Inicio

Tapiz, iconos y accesos directo


Q

Papel tapiz: juega el rol de la superficie del


escritorio o un papel con el que se forra la misma.
Puede un gran afiche o foto o un papel con
determinado diseo.
Iconos: Es una pequea figura estrechamente
ligada a un fichero, carpeta o a cualquier objeto al
que ella representa.
Acceso directo: Visualmente es un caso particular
de icono. Se diferencia de estos en una pequea
flecha en su esquina inferior izquierda. En realidad
es un pequeo fichero que contiene un puntero a
un objeto que puede ser un fichero, un programa o
una carpeta al que representa. Haciendo doble clic
en l, se abre el objeto al que ste representa.

BARRA DEL OFFICE

LOS ICONOS

Aplicaciones que se
estn ejecutando

BOTN INICIO

BARRA DE TAREAS

PAPEL TAPIZ

Mi PC
Permite ver rpida y fcilmente todo lo que hay

en la microcomputadora.
Haciendo doble clic en el icono Mi PC del
escritorio se puede examinar los archivos y
carpetas de todas las unidades de disquete, discos
duros, lectoras de compacto y unidades de red a
las que se tiene acceso.
Tambin permite acceder al Panel de control.
Con el botn secundario se puede adems abrir
el Explorador de Windows 98, conectar y
desconectar unidades de red, buscar archivos y
carpetas, etc.

Entorno de red
Da
Da una
una vista
vista rpida
rpida
aa la
la red
red (todas
(todas las
las
computadoras
computadoras que
que
estn
estn conectadas
conectadas aa la
la
misma),
misma), aa los
los
recursos
recursos de
de la
la misma
misma
que
que estn
estn aa su
su
disposicin
disposicin yy al
al panel
panel
de
de control
control de
de la
la red.
red.

Papelera de reciclaje.
Windows
Windows almacena
almacena los
los ficheros
ficheros eliminados
eliminados en
en la
la
papelera
papelera de
de reciclaje.
reciclaje. Es
Es decir
decir al
al borrar
borrar un
un archivo,
archivo,
Windows
Windows 98
98 en
en realidad
realidad lo
lo mueve
mueve hacia
hacia la
la carpeta
carpeta
de
de la
la papelera.
papelera.
Se
Se puede
puede utilizar
utilizar para
para recuperar
recuperar los
los archivos
archivos
eliminados
eliminados por
por error,
error, oo vaciarla
vaciarla para
para crear
crear ms
ms
espacio
espacio en
en el
el disco.
disco.
Para
Para recuperar
recuperar un
un archivo
archivo haga
haga clic
clic en
en el
el icono,
icono,
aa partir
partir de
de lo
lo cual
cual se
se mostrarn
mostrarn el
el nombre
nombre los
los
ficheros
ficheros borrados,
borrados, seleccione
seleccione el
el archivo
archivo que
que desee
desee
recuperar
recuperar yy seleccione
seleccione la
la opcin
opcin Restaurar
Restaurar (dentro
(dentro
del
del men
men Archivo
Archivo oo en
en el
el men
men contextual).
contextual). El
El
fichero
fichero ser
ser recuperado
recuperado aa su
su posicin
posicin original.
original.

El botn Inicio

En la parte inferior de la pantalla


encontrar la barra de tareas. Contiene el
botn "Inicio", que podr utilizar para
iniciar rpidamente un programa o encontrar
un archivo. Es, adems, el mtodo ms rpido
para acceder a la Ayuda.
Al hacer clic en este botn se muestra el
men Inicio.

Men Inicio
El men es un conjunto de
opciones en ventanas
desplegables. Para
seleccionar una opcin basta
con hacer clic sobre ella.
Una saeta en una opcin
indica que a partir de esta se
despliega otro men. Tres
puntos seguidos (...) indican
que al seleccionarse esta
opcin se ejecutar un
dilogo.

Apagar el sistema
Esta opcin permite finalizar la ejecucin de Windows 98. Al ser
seleccionada esta opcin el sistema operativo muestra un dilogo con
las siguientes opciones:
Apagar el equipo: para finalizar el trabajo con Windows 98 y con
la computadora. No apague su PC hasta que no aparezca el mensaje
"Ahora puede apagar el equipo".
Reiniciar el equipo: cierra momentneamente el sistema operativo,
reinicializa la mayora de los parmetros de la computadora y vuelve
a cargar a Windows 98.
Q

Reiniciar el equipo en modo MS-DOS: cierra Windows 98 y


comienza una sesin de trabajo con el sistema operativo MS-DOS.
Para volver a Windows es necesario teclear Exit.
Q

Cerrar todos los programas e iniciar la sesin con un usuario


distinto: se utiliza cuando se trabaja en red, y se desea entrar como
otro usuario, o simplemente cuando se desee trabajar con otro perfil.
Q

HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO

Men Control

Barra de Ttulo

Minimizar

Maximizar

Barra de
Men

Cerrar
Barra de
Herramientas

rea de
Trabajo

Borde de la
Ventana

Barra de Estado
HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO

Barras de
desplazamiento

FORMAS QUE ADOPTA EL PUNTERO DEL RATN EN UNA VENTANA


Icono

Nombre

Descripcin

Flecha

Indica que el estado de Windows es el normal. El


usuario puede emprender cualquier accin

Reloj de
Arena

Indica que el Windows est ocupado en ese momento. No


se podr emprender ninguna accin hasta que el reloj de
arena desaparezca de la pantalla.

Flecha y
reloj de
Arena

Indica que el Windows est realizando alguna accin en ese


momento pero que no est atendindola de forma exclusiva.
se pueden emprender acciones aunque todo suceder ms
lento
Windows est esperando que se haga clic para situar el
puntero de insercin (cursor parpadeante) para introducir
informacin.

Raya
vertical
Flecha e
interrogacin

Windows est esperando que se haga clic en un lugar de la


pantalla para suministrarle informacin de ayuda sobre lo
que aparece en esa zona de la pantalla

Prohibido

No puedes soltar ah el objeto que ests arrastrando con el


Ratn en ese momento.

Mano

Tienes situado el puntero sobre un enlace de ayuda. Si


haces clic ir a la aplicacin y se ejecutar.

HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO

VENTANA DE APLICACIN

VENTANA DE DOCUMENTO
HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO

CUADROS DE DIALOGO

HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO

CUADRO DE DIALOGO
CON PESTAAS

HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO

TIPOS DE CONTROLES
Botones de
Comandos

Casilla de
verificacin

Botones
de opcin

Cuadro
de texto

Cuadro de Lista

Cuadro de lista
desplegable

HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO

HAZ TIEMPO DE MQUINA


PARA QUE ADQUIERAS
HABILIDADES

HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO

VIRUS INFORMTICOS

varias enfermedades infecciosas,


que puede propagarse e infectar a
otras personas.
Vacuna: Inyeccin que provoca
una reaccin de defensa del
organismo contra un virus.

capaces de reproducirse a s
mismos y no tienen
independencia ejecutiva.
Pueden poner en peligro
actividades tan importantes como
la Salud Pblica, las
Investigaciones Cientficas, los
Controles Econmicos y
Financieros, Servicios de

ec a .
e e os pode os
mencionar los virus infectores de
sectores de arranque, los infectores de
programas ejecutables y los Virus
Macro. Por tal motivo las reas ms
propensas de ser infectadas por los
virus se encuentran:
Sector de particiones.
Sector de arranque de la
particin activa del
disco duro.

Entre los ms conocidos tenemos:

Los Caballos de Troya.

Las Bombas lgicas o de tiempo.


Los Gusanos.
Los Jokes.
Los virus Macros (que son los que
ms se han propagado).

y
y
,y q
han sido diseados para utilizar las
caractersticas de propagacin de la
Red.
El Correo Electrnico es el medio
fundamental a travs del cual los
virus Macros se han propagado por el
mundo. Esto se debe a que los
usuarios utilizan este servicio para
intercambiar mensajes que contienen
anexados archivos creados con el

Mensualmente se crean alrededor de 150 nuevos


virus Macro. Actualmente existen ms de 37000
virus de computadoras, de ellos ms de 5900 son
virus Macro.
Los sistemas que utilizan aplicaciones de Macro
Lenguajes son altamente vulnerables a ser
contaminados por un Virus Macro debido a que los
usuarios generalmente no poseen el hbito de
revisar los archivos documentos con los productos
antivirus actualizados.
Las aplicaciones ms afectadas por los Macro
Lenguajes son Microsoft Word y Microsoft Excel.

1. Al utilizar el Correo Electrnico


cercirese
que los documentos anexos a los
mensajes no tienen origen dudoso.
2. No encienda su Computadora
Personal con
un disquete en la Unidad A:\
3. Mantenga un centinela en su
computadora
para que la mantenga alerta ante

Nuevas Tecnologas de la Informacin


Contenido: Tema II. Nuevas Tecnologas de la Informacin. Internet. Tipos
de archivos que navegan por Internet. Las pginas Web. Ejemplos.
Objetivo: Identificar las posibilidades que brinda el uso de Internet en la
bsqueda de informacin especializada en cualquier esfera, en
particular, en la esfera del deporte y la cultura fsica y para
comunicarse a travs del mundo.
Red local: Grupo de ordenadores conectados entre si lo que le permite
comunicarse, compartir archivos, carpetas, impresoras y otros recursos.
Con una red local Ud. Tiene acceso a otros archivos como si estuvieran en
su misma mquina.
Internet: Red de redes de ordenadores de alcance mundial. Es una
gigantesca red local. A travs de Internet puede obtener informacin
almacenada en diferentes mquinas en el mundo entero y compartir
recursos con ordenadores en diferentes lugares. Cuando se est conectado
a Internet se dice que se est navegando por Internet.
Para poder navegar por Internet es necesario tener una conexin. sta
puede ser directa o a travs de un proveedor de servicios de Internet.
Un proveedor de servicios de Internet. Es un equipo que organiza y brinda
servicios de Internet.
Formas de conexin:
Por cable
Por va telefnica.: esta segunda opcin necesita de un aparato
llamado MODEM, que transforma los datos de la PC en seal que
viaja por la lnea telefnica y que realiza la funcin contraria al llegar
al otro equipo. De ah que para conectarse por esta va se necesita
un MODEM conectado a cada mquina.
Para establecer una conexin telefnica es necesario:
1. conocer el nmero de telfono de la PC que tiene salida a
Internet
2. y tener una cuenta en la misma.
Surgimiento y desarrollo de Internet como red global.

Internet tiene sus orgenes en la red ARPANET del Dpto. De defensa de los
EU. Posteriormente ARPANET fue ampliada y reemplazada, surgiendo
Internet.
En Internet no existe ninguna autoridad central. Sin embargo existen una
serie de reglas y lenguajes comunes para que la informacin que se
trasmite a travs de ella sea compatible. De esto se encargan algunas
organizaciones como son:
NIC Network information Center: se encarga de la nomenclatura en
Internet
ISOC: Internet society: rumbo que debe seguir Internet.
IAB: Internet Architecture Board: administracin tcnica de Internet.
IETF: Engineering Task Form: problemas tcnicos.
No se paga por los servicios de Internet a ninguna organizacin. Pero
Internet no es gratuita. Cada red es responsable por el mantenimiento de
la misma lo que genera costos. Pero hay que pagar por el uso de la lnea
telefnica y a los proveedores de servicios.
Protocolos de comunicacin: Mtodo que gobierna la forma y el orden de
comunicacin entre PC.
En ARPANET se desarroll el protocolo TCP/IP como protocolo nico.
Como este protocolo se populariz en las redes de las universidades,
centros cientficos, etc. Posteriormente se extendi a otros pases y
actualmente es el protocolo utilizado en Internet.
Direccin IP: direccin numrica que identifica de manera nica a un
servidor en Intenet. La direccin IP de cada computadora est formada por
nmeros decimales menores que 256 y separados por el carcter. Cuando
una PC se va a conectar a Internet se debe instalar el protocolo TCP/IP y
asignrsele su direccin nica.
Protocolo PPP: instrumentacin del protocolo TCP/IP para conexiones
sobre lneas telefnicas (variante para la conexin telefnica)
Para conectarse a una computadora con acceso a Internet hace falta:
conocer el nmero de telfono
conocer la direccin IP
conocer la clave de acceso.
Sistema de nombres de denominacin utilizando el DNS.
Para conectarse a Internet es ms fcil conocer el nombre del dominio que
su direccin IP.
Esos nombres siguen un convenio. La denominacin de PC en Internet se
estructura por niveles llamados dominios. Existe una estructura

jerrquica para los dominios, al igual que como sucede con las carpetas o
archivos. Estos se establecen de derecha a izquierda. Es decir, el dominio
ms amplio es el de la derecha y hacia la izquierda aparecen los
subdominios.
Veamos dos ejemplos.

Olivo.dls.upm.es
Es corresponde a Espaa, el
dominio ms amplio
subdominio de la Universidad Politcnica

de

Madrid
Dominio del Departamento
Computadora particular

Infomet.sld.cu
Cuba
Salud
Infomet (nombre del servidor)
Una misma PC puede llevar varios nombres de dominio dependiendo del
tipo de sistema que presta. Por ejemplo:
www.upm.es para pginas Web y ftp.upm.es para servicio de ftp.
Las letras despus del ltimo punto tiene algn significado. Por ejemplo
Com
Edu
Gov
Mil
Org
Net
Au
Es
Cu

Comerciales
Educacionales
Gubernamentales
Militares
Otras organizaciones
Recursos de red
Australia
Espaa
Cuba

Servicios de Internet.
Entre los ms importantes se encuentran:
Correo electrnico: permite enviar mensajes
Telnet: Permite establecer una sesin de terminal con otras
computadoras en cualquier parte del mundo. De esta forma su
computadora se comporta como un terminal de cualquier
computadora a la que est conectado.
Transferencia de archivos FTP: permite transferir archivos de una
PC a otra a travs de la red.
Otros servicios de Internet.
Archie: es posible conocer en qu PC se encuentra un archivo.
Gopher: bsqueda y recuperacin de la informacin que se
encuentra en otra PC.
Vernica: es posible ubicar el servidos que contiene archivos con
palabras claves.
WAIS: servicio para hallar informacin a travs de la red pero para
archivos en forma de artculos.
Servicios para la comunicacin:
Finger: para buscar informacin sobre usuarios.
Talk y chat: facilitador para intercambiar mensajes en tiempo real.
La diferencia entre el talk y el chat es que el primero solo permite la
comunicacin entre 2 usuarios, a diferencia del chat que permite
incorporar ms personas a la comunicacin.
Usenet: sistema de grupos de discusin mediante el cual se
distribuyen artculos en la red.
Pginas blancas: versin electrnica de la libreta de telfono. Existen
muchas pginas blancas.
Listas de discusin: sistema por el cual un grupo de personas se
envan mensajes y archivos sobre un tema en particular.
Boletines electrnicos. Se publican mensajes y archivos dedicados
por lo general a un mismo tema.
El WEB, WWW o la telaraa mundial: sistema hipertexto en Internet
que muestra textos e informacin multimedia.
La tcnica hipertexto permite mostrar informacin que puede estar o no en
la computadora a donde se ha accedido., dando la idea de que se est
navegando. Cuando se hace clic con el ratn sobre un enlace de hipertexto
se hace referencia a una informacin que puede estar en otra PC.

Otra novedad es que el modelo que se utiliza en Intenet es el modelo


cliente/servidor.
Este modelo consiste en que el cliente(el usuario que solicita el servicio o la
informacin) enva solicitud /espera respuesta mientras que el servidor
Espera solicitud /procesa solicitud /enva respuesta.
Qu es el WEB?. Tambin se conoce como WWW es el ms reciente de los
servicios de Internet y es el que ms crece. Permite crear documentos
hipertextos, que no tienen una secuencia lineal, con enlaces a otros
documentos de texto o imgenes, archivos de msica, etc. Que pueden
estar en la mquina donde aparece la pgina Web o en otras mquinas.
Las pginas Web no poseen una estructura jerrquica como los
documentos tradicionales. El sistema de navegacin basado en la
ecnologa del hipertexto permite moverse por las distintas PC sin
preocuparse dnde se encuentra el documento.
El Web utiliza el modelo cliente / servidor.
El cliente mediante un navegador o visualizador del Web, hace la solicitud
al servidor correspondiente.
El Microsoft Internet Explorer:
El funcionamiento de este navegador se basa en un protocolo de
navegacin llamado http.
En los navegadores, los documentos a los que tiene acceso se locaclizan de
manera nica a travs de los navegadores o travs de las direcciones URL
locales de recursos de URL de dominios, o a travs de la direccin IP del
servidor. Se les denomina sitio Web locales del archivo con extensin http
htm.
MODELO CLIENTE / SERVIDOR.

CLIENTE

ENVA SOLICITUD
ESPERA RESPUESTA
ESPERA SOLICITUD

SERVIDOR

PROCESA SOLICITUD
ENVA RESPUESTA

Cmo navegar por Internet a travs del Internet Explorer. Componentes de


la ventana .
Hacer doble clic en el icono

que aparece en el escritorio.

La ventana del Internet Explorer tiene las caractersticas de cualquier otra


ventana de Windows.

Partes de la ventana del Internet Explorer.


1.
2.
3.
4.
5.

barra de ttulo
barra de men
barra de herramientas
rea de la ventana
barra de estado

Para visitar una pgina Web teclee la direccin URL en la lnea de


direccin

en la barra de direccin aparecen accesos directos a las ltimas pginas


visitadas por ud. Puede a travs de esos accesos directos llegar a ellas.
Elementos ms importantes de la barra de herramientas.
Este botn permite viajar hacia atrs. Es decir, cuando se han
visitado varias pginas Web, vuelve a la anterior

Este botn nos permite viajar hacia adelante, por supuesto sihemos
ido hacia atrs de lo contrario permanece inactivo.

bajar.

Detiene la carga de la pgina Web si sta se demora mucho en

Permite actualizar
la pgina Web, si sta se demora mucho en
bajar, a veces acelera el proceso.

Si se ha navegado mucho y ya no se recuerda por qu pgina se


comenz, se le da a este botn y se va a la primera pgina Web por donde
se comenz la navegacin.

va a los buscadores del Web. Entre los ms solicitados se


encuentran ALTA VISTA y YAHOO

Permite guardar las pginas que se visitan con ms frecuencia

Lleva el control de todas las pginas visitadas en el da, lo que


hace posible volver a ellas cuando se necesite.
Cmo guardar una Web.
Para guardar una Web:
1. Elegir Archivo
2. Elegir Guardar Archivo.
En el cuadro de dilogo correspondiente poner el nombre con el que se
desea guardar la pgina web.
Las pginas Web se pueden guardar en formato de texto, en esos casos se
pierden las imgenes grficas y si tiene sonidos o videos tambin.

Bienvenido a Microsoft Outlook!


Una ventana a todo un mundo de informacin.
Microsoft Outlook es un programa de administracin personal de
informacin que le ayuda a organizar y compartir esa informacin en su
puesto de trabajo y a comunicarse con otros usuarios. Utilice Outlook
para administrar sus mensajes, citas, contactos y tareas, as como
realizar un seguimiento de sus actividades, ver y abrir archivos y
compartir informacin con otros usuarios.
En Outlook la informacin est organizada en carpetas. Al iniciar por
primera vez el programa se abre la carpeta Bandeja de entrada; utilcela
para leer y enviar mensajes de correo, convocatorias de reunin y
solicitudes de tarea.
Para crear un mensaje, elija Nuevo en el men Archivo y despus haga
clic en Mensaje. Escriba el nombre de los destinatarios en los cuadros
Para y CC. Escriba el asunto del mensaje en el cuadro Asunto y, a
continuacin, escriba su mensaje en el cuadro de texto. Cuando est
preparado para enviarlo, haga clic en Enviar .
Para ir rpidamente a otro elemento de Outlook, haga clic en uno de los
accesos directos de la barra de Outlook, situada a la izquierda de la
Bandeja de entrada. Por ejemplo, haga clic en Calendario para abrir la
carpeta del calendario. El Ttulo de la carpeta (que aparece en la barra
horizontal situada encima de la ventana de informacin) muestra el
nombre de la carpeta que se encuentra abierta. Para ver una lista

completa de sus carpetas, haga clic en el nombre de la carpeta que desee


en el Ttulo de carpeta.
Puede usar Outlook como sustituto del Explorador de Windows. Para ver
los archivos contenidos en su disco duro, en la barra de Outlook haga clic
en Otros y despus haga clic en Mi PC, en Mis documentos o en
Favoritos.
Outlook utiliza vistas para ordenar y organizar los elementos de una
carpeta. Para pasar a una vista diferente, eljala en el cuadro Vista
actual, en la barra de herramientas Estndar.
Si tiene Microsoft Word instalado en su PC, utilice Microsoft Word junto
con Microsoft Outlook para crear mensajes de correo electrnico
impactantes. Para activar Word como editor, cierre este mensaje y, en el
men Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Correo electrnico,
active o desactive la casilla Usar Microsoft Word como editor de
correo electrnico y podr usar estas y otras caractersticas al crear
sus mensajes:
Autocorreccin. Corrige con facilidad y de forma
automtica los errores que comete al escribir.
Revisin ortogrfica. Revisa la ortografa mientras
escribe, subrayando las palabras con errores ortogrficos y
sugiriendo palabras para reemplazarlas.
Numeracin y vietas. Agregue vietas y numeracin
automtica para destacar los puntos ms importantes.
Tablas. Utilice las tablas para presentar su informacin de
forma ordenada.
Resalte lo ms importante. Use el color para resaltar los
temas ms importantes de un mensaje, como la informacin
para los dems destinatarios que estn trabajando en
conexin a travs de la red. Funciona como un marcador
fosforescente.
Conversin de direcciones de correo electrnico y de
Internet. Conversin automtica de direcciones de correo
electrnico y de Internet en hipervnculos activos. Word
busca en el mensaje cualquier texto que contenga
direcciones de Internet como www.microsoft.com o correo
electrnico como nombredeusuario@organizacin.com, y las

electrnico como nombredeusuario@organizacin.com, y las


convierte automticamente en hipervnculos interactivos.
Mapa del documento. Organice y trabaje rpidamente con
sus mensajes de correo. Word detecta de manera
automtica si una serie de mensajes es particularmente
extensa y crea, mediante hipervnculos, un mapa con la
ubicacin de cada mensaje.
Marcas de revisin. Lleve el control de los cambios
realizados en sus mensajes de forma ms eficaz.

Para obtener ms informacin acerca de cmo usar Outlook y Word,


presione la tecla F1, escriba su pregunta en el Ayudante de Office y, a
continuacin, haga clic en Buscar .
Esperamos que disfrute de su experiencia con Microsoft Outlook!
El equipo de Microsoft Outlook

EL CORREO ELECTRNICO

Lic. Zayda Rita prez Zubillaga

Qu es el Correo Electrnico
El email, es un sistema de comunicacin basado en la
computadora, que permite enviar instantneamente
un mensaje a una o ms personas identificados
mediante una direccin nica y personal de correo.

Ventajas del Correo Electrnico


z
z
z
z
z
z
z

Permite al usuario comunicarse con una o varias personas


mediante el envo de un nico mensaje.
El Costo es el mismo si se enva un mensaje a un solo usuario
que si es enviado a un grupo de ellos.
El mensaje se almacena en el mismo buzn de los destinatarios,
lo que supone mayor rapidez y comodidad.
Puede procesar la informacin en formato texto, imgenes,
multimedia u otras aplicaciones.
Es una va de comunicacin asncrona
El tiempo transcurrido entre el envo y recepcin es mnimo
Favorece la creacin de grupo de trabajo distribuidos
geogrficamente, disminuyendo los desplazamientos de los
profesionales.
Permite la comunicacin diaria.

Listas de Correos
z

Listas de Distribucin: existe flujo de


informacin en un solo sentido, o sea quien
crea y mantiene la lista puede enviar mensajes
a los usuarios suscritos pero estos no pueden
enviar mensajes al resto de los miembros

Lista de Discusin: en este caso todos los


miembros de la lista pueden enviar mensajes
al resto de los miembros.

Ventajas del Correo Electrnico


z
z

Es un medio fcil de
utilizar y de bajo costo
Permite el envo de todo
tipo de archivos a gran
rapidez
Se pueden enviar
comunicaciones
urgentes, anuncios,
revistas, resmenes.

El outlook express
Outlook Express es un lector de noticias y un
cliente de correo electrnico basado en los
estndares de Internet, que cuenta entre sus
caractersticas:
Correo electrnico y grupos de noticias
Cuentas e identidades mltiples
Compatibilidad con HTML
Libreta de direcciones y servicios de
directorio
Sincronizacin sin conexin
Reglas mejoradas de la Bandeja de entrada

La ventana del Outlook Express


Barra de
ttulo

rea de la
ventana
(panel
izquierdo)

Barra de
men

Barra de
herramienta
s

rea de la
ventana
(panel
derecho)

Bandeja de entrada

Aparecen los
nuevos mensajes
Se muestra
el texto del
mensaje

Bandeja de salida
Aparecen los
mensajes antes
de ser
enviados

Elementos enviados

Aparecen los
mensajes enviados

Para
enviar
nuevo
correo

Cmo enviar un
mensaje de correo

Formulario para la creacin de un mensaje

Puede enviarse
a ms de un
destinatario
Se escribe la
direccin del
destinatario
En la lnea de
asunto se explica
brevemente el
tipo de mensaje
Cuerpo del
mensaje

El mensaje se puede personalizar


Si se va a la opcin ver
Se puede agregar todos los
encabezados

CCO significa con


copia oculta, es decir
el destinatario
principal no sabe
que se le enva copia
a otra persona

Permite
adjuntar
archivos

Se puede establecer
un orden de
prioridad en el
mensaje

Internet no es una nica red de ordenadores sino


que es un conjunto de 25.000 redes interconectadas
que se comunican entre ellas con un mismo
protocolo o lenguaje, denominado TCP/IP

Como nos conectamos a Internet?


Directamente a la red Internet
Conectado a un Proveedor de Servicios
de Internet (PSI)

Qu es necesario para conectarse a Internet ?


Computadora
Lnea telefnica
Mdem
Programa (Navegadores)

Qu es la direccin IP?
Es la direccin numrica que identifica de manera
nica a un servidor de Internet

La direccin IP de cada computadora est


formada por nmeros decimales menores que
256 y separados por el carcter ( . )
Por ejemplo: 192.1.2.177
Para conectarse a Intenet es ms fcil conocer el
nombre del dominio que su direccin IP.
La denominacin de PC en Internet se estructura
por niveles llamados dominios.

INDER . CO . CU
Organizacin
Proveedor de Servicios
(Infocom)

Pas a que
corresponde

Servicios de Internet
World Wide Web
Correo Electrnico
Transferencia de Archivos (ftp)
Conexin Interactiva (chat)
Grupos de Discusin
Telnet

Qu es una World Wide Web?


Imagine que World Wide Web es una gran
biblioteca en Internet. Los "sitios" Web
son los libros de la biblioteca y las
"pginas" de Web pginas concretas de
los libros. Un grupo de pginas de Web se
denomina sitio Web. Puede iniciar su viaje
a travs del Web a partir de una direccin
determinada.

Ejemplo de pgina WEB:


Que es un hipervnculo?
No es ms que la forma de enlazar una pagina
con otra. Se destaca porque esta de otro color y
subrayado.

Para ello haga clic en el hipervnculo


http://www.efdeportes.com/efd44/kdo.htm
Protocolo de
transferencia
de hipertexto

Conectarse a
esta PC

Buscar en
estas
carpetas

Obtener
este
documento

Ejemplos de Sitios Web:


http://www.inder.co.cu/
http://www.islagrande.cu/
http://www.cubaweb.cu/
http://www.espndeportes.com/
http://sportsillustrated.cnn.com/

Navegadores de Internet
Internet Explorer
Netscape Navigator
Mosaic

Nombre de la pgina
Barra de men
Barra de herramientas

Barra de direcciones

Microsoft Internet Explorer


rea de la ventana donde se muestra el
contenido de la pgina.

Elementos ms importantes de la barra de


herramientas
Permite desplazarnos hacia atrs. Cuando
se han visitado varias pginas vuelve a la
anterior.
Permite movernos hacia delante.
Detiene la carga de la pgina, si sta se
demora mucho en bajar
Actualiza la pgina Web, con cambios de
ltima hora.
Ir a la pgina inicial predefinida por el
Internet Explorer.

Elementos ms importantes de la barra men.


Va a los buscadores del Web.

Permite guardar las pginas que se visitan


con ms frecuencia
Lleva un control de todas las pginas web
visitadas diariamente, lo que hace posible
volver a ellas cuando se quiera.

Buscadores ms utilizados
www.yahoo.com
www.google.com
www.altavista.com
www.yupimsn.com

PROCESADOR DE TEXTO
MICROSOFT WORD
CARACTERSTICAS DE LA VENTANA
MANIPULACIN DE DOCUMENTOS
UTILIZACIN DE LA AYUDA
UTILIZACIN DE LA RED PARA
LOCALIZAR DOCUMENTOS
EDICIN DE TEXTO
INSERTAR IMGENES PREDISEADAS
LIC. ZAYDA RITA PREZ ZUBILLAGA

LA VENTANA DE WORD

PRIMERA TAREA:

A PARTIR DE LA VENTANA DE WORD,


IDENTIFIQUE LOS ELEMENTOS COMUNES
CON OTRAS VENTANAS CONOCIDAS,
ESPECIALMENTE EN LAS OPCIONES DE LA
BARRA DE MEN: ARCHIVO Y EDICIN

A QU CONCLUSIONES LLEG?

OPCIONES MS IMPORTANTES
DEL MEN ARCHIVO
Abrir archivo nuevo
Abrir archivo ya existente
Guardar archivo
Configurar pgina: permite dar formato a
la pgina para imprimirla
Guardar como pgina Web
Vista preliminar: Permite ver el
documento como va a sewr impreso
Imprimir

SEGUNDA TAREA:

EXPLORE AHORA EDICIN EN LA BARRA DE


MEN. HAGA UNA LISTA EN SU LIBRETA DE LAS
OPCIONES DIFERENTES CON RESPECTO A LA
OPCIN ANLOGA DE MI PC

OPCIONES MS IMPORTANTES DE LA
OPCIN EDICIN
Deshacer...: invierte el ltimo comando o elimina la ltima

entrada que se haya escrito.


Rehacer...: repite la ltima accin si fuera posible.
Cortar: copia hacia el portapapeles el objeto seleccionado,
eliminndolo del documento.
Copiar:copia hacia el portapapeles el objeto seleccionado.
Pegar: inserta el contenido del portapapeles.
Pegado especial: pega, incrusta o vincula el contenido del
portapapeles.
Seleccionar todo: selecciona todo el texto y los grficos de la
ventana activa.
Buscar: busca en el documento activo el texto que se desee.
Reemplazar: busca en el documento activo el texto que se desee
y permite reemplazarlo por otro.
Ir a...: desplaza el cursor hacia cualquier objeto o pgina

USO DEL PORTAPAPELES EN WORD


Para utilizar las opciones Copiar y Cortar

es necesario seleccionar previamente un


objeto o un fragmento de texto.
Con la opcin Pegar se inserta el contenido
del Portapapeles en el lugar donde se
encuentra el cursor.
La opcin Pegado especial permite crea
vnculos o incrusta el contenido del
portapapeles en la posicin del cursor. Este
puede haber sido copiado hasta con el
Explorer. Permite la propiedad de flotar en
texto.

Buscar
Texto a buscar
Utilice este
botn para...
Direccin de
la bsqueda

Bsqueda con
formato

Bsqueda de
objetos
especiales

Reemplazo
Texto a buscar
Buscar prxima
aparicin del texto
introducido en Buscar

Texto de reemplazo

PROCEDIMIENTO PARA INSERTAR


IMGENES PREDISEADAS
En el men Insertar Imgenes Prediseadas

Insertar texto en Word Art

1.
2.
3.
4.
5.

Minutos en la Natacin.
En las pesas 2.
Que componen una tanda de ejercicios de Fuerza 10.
Kg. Fuerza.
Carreras.

Direccin de
Entrenamiento
Velocidad
Fuerza
Alactcido
Esfuerzos cortos
pero intensos
Resistencia
Velocidad
Lactcido
Esfuerzos ms
largos Menor
intensidad

Duracin de
Ejecucin

100 %

Intervalo de
Descanso
1 a 2 min
entre
repeticiones

Submx

3 a 5 min
entre series
3 a 19 min

Intensidad
Mxima

10 seg
hasta
18 seg
18 seg a 2
minutos
acclicos
18 a 3
cclicos

95 90 %

Entre series
Y
Repeticiones

Repeticiones
6a7
repeticiones
por series
5 a 6 series
3y6
Series
Y
Repeticiones

Distancia
20 u
30 u
40 u
60 u
80 u
100 u
200 u
300 u
400 u
500 u
600 u

ACTIVIDAD 20. WORD

LAS TABLAS EN WORD

INSERTAR NMERO DE PGINA

CONFIGURAR PGINAS

IMPRESIN DE DOCUMENTOS

LIC. ZAYDA RITA PREZ ZUBILLAGA

Las tablas en Word


Columna

Fila

Alumno

Edad

Deporte

Municipio

Pedro Prez

16

Arturo Glez

17

Pelota
Polo
Acutico

Cerro
Centro
Habana

16

Judo

Cerro

17

Natacin
Nado
sincronizado

Plaza

Daniel
Jimnez
Dalia Vega|
Amarilis
Reyes

18
Celda

Playa
Bordes

Men Tablas

Dibujar tabla: inserta tabla dibujndola con el ratn.


Insertar tabla (filas,columnas): inserta, segn sea el caso,
una tabla ( ), filas ( ), columnas ( ).
Eliminar celdas (filas, columnas): elimina las celdas, filas
o columnas seleccionadas.
Combinar celdas:une las celdas seleccionadas.
Dividir celdas: divide las celdas seleccionadas.
Seleccionar tabla, fila, columna: permite seleccionar la
tabla, la fila o la columna, segn la opcin que se
seleccione, donde est el cursor.
Alto y ancho de la celda : ajusta el alto y el ancho de la
celda y la alineacin de la tabla.
Convertir tabla en texto: convierte la tabla en un texto
donde las columnas son diferenciadas por medio de
separadores como el tabulador. Si el cursor no se encuentra
en una tabla, entonces esta opcin se convierte en
Convertir texto en tabla.

El trabajo con tablas (crear tablas sencillas)

El trabajo con tablas (crear tablas sencillas)


Tambin puede crear una tabla mediante la opcin Tabla
de la barra de men: Insertar Tabla. A continuacin aparecer
el siguiente cuadro de dilogo:
De ah seleccione el nmero
de filas y columnas que desee
tenga su tabla.
Observe que hay un botn
que dice Autoformato.
Mediante l puede dar distintos
formatos a su tabla.

Veamos algunas de las opciones de autoformato. Si seleccionamos


Una opcin de la lista de la izquierda, aparecer a la derecha el
Formato de la tabla seleccionada
Lista 8

Web 1

El trabajo con tablas (crear tablas complejas)

Bordes y sombreado

Color del borde


Grosor de lnea
Estilo de lnea

Formato de celdas

Configurar la pgina para imprimir


Cuando queremos configurar una pgina para
Imprimir, aparecer el siguiente cuadro de dilogo

Observe que puede definir los mrgenes, el tamao del papel,


la alineacin del documento.

La fuente de papel.

Y el diseo

Una vez que se ha configurado el documento


se observa el mismo a travs de la vista previa

Si el documento tiene varias pginas,


pueden verse hasta 6 pginas a la vez.

Si ya el documento es de su agrado, entonces


puede pasar a imprimirlo

Si las pginas son continuas se


separan por un guin. 2-14;
Pero si son alternas se separan
por comas. 3,16,25

Clase
Clase terico
terico -- prctica
prctica
Las
Las referencias
referencias yy la
la creacin
creacin
de
de frmulas.
frmulas. Uso
Uso de
de
funciones.
funciones.
Profesor: Lic. Elio Ontivero Wong
Departamento Computacin y Biometra

Referencias de celda
Una referencia identifica una celda o un
rango de celdas en una hoja de clculo e
indica a Microsoft Excel en qu celdas
debe buscar los valores o los datos que
se desea utilizar en una frmula.
Ejemplo: A15 representa al elemento
que se encuentra en la columna A fila 15

Referencias de celda y rango


Tambin puede hacerse referencia a un
rango o conjunto de celdas.
B5:F5 Representa las celdas de la
columna B a la F por la fila 5
A2:B4 Representa las 4 celdas
comprendidas entre A2 y B4.

Ejemplos de referencias
La celda en la columna A y la fila 10
A10
Todas las celdas en la fila 5 5:5
Todas las celdas en las filas de la 5 a la
10 5:10
Todas las celdas en la columna H
H:H
Todas las celdas desde la columna H
hasta la J H:J

B4:D4

A2

B1,C2,D3
D1,B6:B7

$A$3
B10:B11,C11:D11
A6:A10

C6:D8

Segn la tarea que


se desee ejecutar en
Microsoft Excel,
pueden utilizarse
referencias relativas
de celda, que son
referencias a celdas
relacionadas con la
posicin de la
frmula, o
referencias
absolutas, que son
referencias de celda
que siempre hacen
referencia a las
celdas ubicadas en
una posicin
especfica.

Frmulas

Si el contenido de una celda comienza con el signo


igual (=) es considerado como una frmula, por lo
que cada vez que se realiza algn cambio en la hoja,
Excel lo actualiza. De no comenzar con = se considera
constante.
En las frmulas puede utilizar operadores de tipo:
aritmticos (suma:+, diferencia:-, producto:*,
cociente:/, exponente:^, porcentaje: %)
comparacin (igual:=, mayor que: >, menor que:
<, mayor o igual que: >=, menor o igual que: <=,
distinto: <>
referencia (rango :, unin: coma, interseccin:
espacio)
texto (concatenacin: $)
Tambin puede utilizar una o ms funciones.

Definicin de funcin

Las funciones son frmulas


predefinidas que ejecutan clculos
utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un orden
determinado que se denomina sintaxis.

Argumentos y sintaxis

Los argumentos pueden ser nmeros,


texto, valores lgicos como VERDADERO o
FALSO, matrices.
La sintaxis de una funcin comienza por el
nombre de la funcin, seguido de un
parntesis de apertura, los argumentos de la
funcin separados por comas y un parntesis
de cierre.

Insertar frmulas y funciones


Para comenzar a escribir una frmula basta con
seleccionar la celda donde se quiere insertar la
frmula y presionar la tecla = o presionar el botn
apuntado por la saeta
Si hace clic aqu inserta la
funcin que aparece en el botn
(en el ejemplo: PI()
Si hace clic aqu se despliega una
caja lista con las funciones usadas
recientemente
Si hace clic aqu se muestra un
dilogo (Pegar funcin) donde
podr seleccionar la funcin que
desee.

Pegar funcin
Seleccione la funcin
que desee

Presione aqu para dar


los argumentos

Seleccione primero la
categora

Aqu le explica que hace


la funcin seleccionada

Definir argumentos

Si quiere indicar los


argumentos, seleccionando
directamente las celdas con el
ratn, pinche aqu

Aqu muestra los


resultados

Escriba aqu los


argumentos
Aqu habla sobre la
forma que debe tener
este argumento

Definir los argumentos con el


ratn
Al
Alpresionarse
presionarseeste
estebotn
botnsese

minimiza
minimizaeleldilogo,
dilogo,permitiendo
permitiendover
ver
toda
el
rea
de
trabajo
de
Excel
y
de
toda el rea de trabajo de Excel y de
esa
esaforma
formapodr
podrseleccionar
seleccionarcon
conelel
ratn
ratnla(s)
la(s)celda(s)
celda(s)que
quenecesite
necesitetener
tener
como
argumento
para
la
funcin
como argumento para la funcin

Al hacer clic
aqu...

Al hacer clic aqu...

Note como Excel le


indica las celdas
seleccionadas con el
ratn

Mientras selecciona con el ratn,


simultneamente, se va reflejando las
celdas seleccionadas

Si desea realizar funciones


avanzadas

Haga clic en

Rastreo de referencias
b) Rastrear
dependientes: celdas
que dependen la
celda seleccionada
a) Rastrear precedentes:
celdas de las que depende la
celda seleccionada

?
Se us b)

Se us a)

El
Elorigen
origende
delalaflecha
flecha
indica
indicacelda
celdaprecedente,
precedente,
lalasaeta:
saeta:celda
celda
dependiente
dependiente

Solucin de problemas de
frmulas y de valores de error
Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado,
Microsoft Excel presentar un valor de error. Por ejemplo, los
valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto donde una
frmula espera un valor numrico, de eliminar una celda a la que
se hace referencia en una frmula o bien, de utilizar una celda que
no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado.

Qu
Qu
Qu
Qu
Qu
Qu
Qu
Qu

significa
significa
significa
significa
significa
significa
significa
significa

el
el
el
el
el
el
el
el

error
error
error
error
error
error
error
error

#####?
#VALOR!?
#DIV/0!?
#NOMBRE??
#N/A?
#REF!?
#NUM!?
#NULO!?

Error #####

El valor numrico introducido en la celda es demasiado ancho


para verlo en la celda. Puede cambiarse el tamao de la
columna arrastrando el borde entre los encabezados de
columna.
La frmula en la celda genera un resultado demasiado largo
para que quepa en la celda. Puede aumentarse el ancho de la
columna arrastrando el borde entre los encabezados o bien,
cambiando el formato de nmero de la celda. Para cambiar el
formato de nmero elija Celda en el men Formato y, a
continuacin, haga clic en la ficha Nmero y seleccione otro
formato.
Si se restan fechas y horas, asegrese de que se genera la
frmula correctamente. En Microsoft Excel, las fechas y las
horas deben ser valores positivos. Si la frmula de fecha o de
hora genera un resultado negativo, Microsoft Excel presentar
#### a lo ancho de la celda. Para presentar el valor, elija
Celdas en el men Formato, haga clic en la ficha Nmero y, a
continuacin, seleccione un formato que no sea ni de fecha ni
de hora.

Los restantes errores

El valor de error #VALOR! da cuando se utiliza un tipo de


argumento u operando incorrecto o bien si la funcin
Autocorreccin de frmulas no puede corregir la frmula.
El valor de error #DIV/0! se produce cuando se divide una
frmula por 0 (cero). Si un operando es una celda en blanco,
Microsoft Excel interpretar el blanco como 0.
El valor de error #NOMBRE? Aparece cuando Microsoft Excel no
reconoce texto en una frmula (por ejemplo: al escribir
incorrectamente el nombre de una funcin).
El valor de error #N/A se da cuando un valor no est disponible
para una funcin o una frmula.
El valor de error #REF! se da cuando una referencia de celda no
es vlida.
El valor de error #NUM! se da cuando hay un problema con
algn nmero en una frmula o funcin.
El valor de error #NULO! se da cuando se especifica una
interseccin de dos reas que no se cruzan.

CREACIN DE GRFICOS EN EXCEL

Grficos e Impresin de documentos.


Intercambio de informacin con Word.
Creacin de grficos con el Asistente. Grficos
como hojas. Elementos y formato de un
grfico. Otras opciones.
Pasos para el proceso de impresin de una
hoja de clculo. Configuracin de pgina.
Definir rea de impresin.
Vista Salto de pgina. Vista Preliminar.
Imprimir una o varias hojas, rango de celdas
y grficos.
Insertar documento de M. Word.

Crear un grfico
Puede crear un grfico incrustado o una hoja
de grfico.
1.- Seleccione las celdas que contienen los
datos que desea presentar en el grfico.
Si desea que los rtulos de fila o columna
aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin
las celdas que los contienen.
2.- Haga clic en Asistente para grficos .
3.- Siga sus instrucciones.

Ejemplo
El libro Grficos contiene una tabla con la
cantidad de alumnos de un grupo clasificados
segn el deporte que practican. Veamos cmo
hacer un grfico de pastel con dicha
informacin.
Siguiendo las instrucciones que nos dieron en
la diapositiva anterior, seleccionaremos las
celdas del libro donde se encuentran los datos
que representaremos grficamente y hacemos
clic en el asistente para grficos.

Ejemplo

Aparecer el Asistente para grficos


Hacer clic aqu,
para pastel
tridimensional
Seleccionar
Circular
Hacer clic aqu
para pasar al
prximo paso

Asistente para grficos


(Paso 2)

Aqu se muestra
como debe
quedar el
grfico

Hacer clic aqu


para pasar al
prximo paso

Aqu para mostrar por cientos

Asistente para grficos


(Paso 3)

Aqu se muestra
como debe
quedar el
grfico
Hacer clic aqu
para pasar al
prximo paso

Aqu se cambia posicin de la leyenda

Asistente para grficos (Paso 4)

Nombre de una
pgina creada
previamente
Nombre de la
pgina nueva

Hacer clic aqu


para terminar
Aqu para insertar grfico en una pgina nueva
Aqu para insertar grfico en una hoja existente

Ya se cre el grfico, solo resta insertarlo en


el documento junto con la nueva tabla.
Seleccione la tabla nueva y haga Copiar. Vaya
a Word y realice un pegado especial (Edicin)
con vnculo a una hoja Excel.
Seleccione el grfico y haga, en Word, un
pegado especial con vnculo a un objeto
Excel.
Con esto se tiene todo lo que se deseaba.
Vaya a Excel y elimine la fila de un deporte.
Note como se actualizan los clculos en la
tabla nueva y en el grfico. Vea como se
reflejaron los cambios en el documento Word.

El grfico de pastel no es el ideal para


representar los datos del ejemplo
anterior, pues hay demasiados deportes
y el pastel se divide en muchas partes.
Se pueden probar otras opciones tal
como grficos de barras o columnas.

ALUMNOS POR DEPORTE

VOLEIBOL
RAQUETBOL
PELOTA VASCA

DEPORTE

KAYAK
JUDO
HOCKEY
GIM. RITMICA.
FUTBOL
ESGRIMA
BOXEO
BALONMANO
BALONCESTO

0,0

5,0

10,0
%

15,0

20,0

Impresin en Excel
Seleccione el rango de celdas que
desea imprimir.
Vaya a Archivo / rea de
impresin / Establecer rea de
impresin
Elija la opcin Vista Preliminar del
men Archivo el botn
de
la barra de herramientas

Si en el ejemplo
que venimos
trabajando,
ud. selecciona
el rea de la
tabla y
establece el
rea de
impresin, la
hoja a
imprimir se
ver as.
Observe que
es preciso:
1.
Dar formato a
la tabla
2.
Configurar la
hoja con
mrgenes,
centrado
ti l

Si ahora insertamos una fila delante de la tabla, combinamos


celdas e insertamos un ttulo, para que ste salga hay que
redefinir el rea de impresin. Volvamos a la vista
preliminar y observemos lo que sucede

Veamos ahora cmo imprimir


Para
imprimir
slo algunas
pginas

Puede ir a la
vista previa

Ah define el
papel y la forma
de impresin

Resumen

Insercin de grficos.

Intercambio de informacin con Word.

Preparacin de una hoja de Excel para


imprimir.

HOJA DE CLCULO
MICROSOFT EXCEL
CARACTERSTICAS DE LA VENTANA DE
EXCEL
MANIPULACIN DE LIBROS Y HOJAS
INTRODUCCIN DE DATOS.
CONCEPTO DE CELDA, CELDA ACTIVA Y
RANGO DE CELDA.
SELECCIN DE CELDAS, FILAS,
COLUMNAS Y HOJAS.
LIC. ZAYDA RITA PREZ ZUBILLAGA

LA VENTANA DE EXCEL

COLUMNAS.
SE
IDENTIFICAN
POR LETRAS

FILAS.
SE
REPRESENTAN
POR NMEROS

CELDAS.
Interseccin de
filas y columnas

En Excel la aplicacin que se abre se llama libro,


y como todos los libros est formado por hojas.
En la parte de debajo de la hoja aparecen unas
pestaas con el nombre de la hoja. Si hace clic
derecho sobre ella aparecer un men.
Pruebe cmo puede cambiar el nombre a la hoja,
borrarla o hacer otras cosas sobre ella.

PRIMERA TAREA:

A PARTIR DE LA VENTANA DE EXCEL,


IDENTIFIQUE LOS ELEMENTOS COMUNES
CON LA VENTANA DE WORD,
ESPECIALMENTE EN LAS OPCIONES DE LA
BARRA DE MEN: ARCHIVO Y EDICIN

A QU CONCLUSIONES LLEG?

OPCIONES MS IMPORTANTES
DEL MEN ARCHIVO
Abrir archivo nuevo
Abrir archivo ya existente
Guardar archivo
Configurar pgina: permite dar formato a
la pgina para imprimirla
Guardar como pgina Web
Vista preliminar: Permite ver el
documento como va a ser impreso
Imprimir

Qu elementos diferentes
encontr?

Barra de
frmulas

rea de
referencia

Opcin Datos
en la barra de
men

SEGUNDA TAREA:

EXPLORE AHORA EDICIN EN LA BARRA DE


MEN. HAGA UNA LISTA EN SU LIBRETA DE LAS
OPCIONES DIFERENTES CON RESPECTO A LA
OPCIN ANLOGA DE WORD

Seleccin de filas, columnas,


celda u hojas

Para seleccionar una celda:


Haga clic sobre la celda
Para seleccionar una fila:
Haga clic sobre el nmero que identifica
la fila

Seleccin de filas, columnas,


celda u hojas
Para seleccionar una
columna
Haga clic en la letra que
identifica la columna.
Para seleccionar todas la
celdas de una hoja:
Haga clic en el cuadro:

Para seleccionar un rango:


Haga clic en la primera
celda y arrastre
Seleccione el extremo
superior izquierdo
del rango que quiere
seleccionar, apriete la
Tecla Mayscula y haga
clic ahora en la
Celda del extremo inferior
derecha del rango.

Tope de Atletismo
Test Pedaggico 1
Atleta
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Nombre
L.Snchez
R. Acosta
P. Lpez
I. Vega
A. Soler
Y. Reyes
K. Vargas
M. del Pozo
D. Estrada
A. Gonzlez
Promedios
Mejor Result.
Peor Result.

S.L
2.00
2.05
1.90
1.85
2.10
1.70
1.85
1.90
2.00
2.05

60 mts. (I)
7.60
7.80
7.00
8.00
6.80
6.70
6.80
7.00
6.50
8.00

60 mts. (II)
7.50
7.70
7.00
7.85
6.75
6.80
6.85
7.00
6.30
7.80

400 mts.
1.24
1.20
1.18
1.14
1.10
1.25
1.18
1.09
1.10
1.15

Planchas
20
15
25
18
10
5
23
12
15
14

Abdominales
30
28
25
20
24
15
18
21
15
16

Prom. 60
mts.

Competencia de Baloncesto
No.
Cams.

Equipos
Capitalinos
Intentados
1 Y.CARDENAS
40
2 A.VEGA
30
3 D.PANFE
25
4 E.LIMA
50
5 H. LA PERA
45
6 A. GONZALEZ
40
Centrales
1 Y.SILVESTRE
30
2 Y.ABREU
40
3 S.FERRER
30
4 I. CORTINA
25
5 A.PEREZ
34
6 A.DIAZ
30
Totales
Capitalinos
Centrales
Mx. Tiros Anotados
Mximo Efectv. Total de la Competencia:

Tiros en Zona
Anotados
30
20
14
20
25
28
20
28
15
10
24
20

%.Efect.

Tiros Fuera de Zona


Intentados
Anotados
%.Efect.
30
10
20
10
15
10
40
32
35
20
40
25
20
30
28
30
40
20

11
16
14
24
10
16

Intentados

Total de Tiros
Anotados

%.Efect.

EQUIPO INDUSTRIALES

Y. Gmez
C. Tabares
L. Vargas
A. Scull
M. Rdguez.
A. Casanova
A. Caizares
A. Quintana
G. Mesa
Total
Promedio

VB
20
16
13
18
15
16
17
12
14

Leyenda:
JJ- Juegos Jugados
VB- Veces al Bate
H- Hits
J- Jonrones
CI- Carreras Impulsadas
CA- Carreras Anotadas

H
12
9
7
9
9
10
3
4
6

J
4
2
1
5
0
2
0
0
1

CI
8
2
2
9
1
6
0
0
5

CA
6
3
2
6
2
4
1
1
2

Ave

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Nombre
Equipo
A. Armas
Rojo
Y. Leyva
Rojo
A. Hernndez
Rojo
Y. Pereiro
Rojo
Y. Santana
Rojo
L. Torres
Azul
E. Quesada
Azul
L. Sotolongo
Azul
C. Echevarra
Azul
M. Lpez
Azul
Totales
Rojo
Azul

Cuerda
9.50
8.75
9.00
7.50
9.30
9.20
9.50
7.80
7.00
10.00

Aro
8.80
7.40
8.90
9.25
8.50
9.00
7.45
8.75
9.20
9.50

Modalidades
Pelota
9.75
8.90
9.20
8.75
8.10
9.10
8.85
9.60
8.20
8.95

Clavas
8.30
9.00
8.60
9.30
8.70
9.00
9.20
8.00
7.20
9.30

Mx. Acum. Gnral.

Cinta
9.30
9.00
8.60
7.75
9.20
8.50
9.20
9.00
9.35
9.50

Acum.Indiv.

CLASE PRCTICA INTEGRADORA DE EXCEL.


1. Abra

el libro de trabajo CONTROL.xls

que se encuentra en la

carpeta Clases de Excel en la mquina 1, o si no puede entrar en la


red, el libro se encontrar el la carpeta Clases de Excel de su mquina.
Las evaluaciones que contiene son ficticias.
2. Centre los datos de la tabla.
3. D un nmero de orden consecutivo a cada alumno
4. A continuacin ordene los datos por grupo y despus por nombre.
Copie los datos referidos a cada grupo en una hoja nueva. Vea que
tiene que insertar una hoja para copiar los resultados del grupo D-13.
5. D ahora un nmero consecutivo a cada alumno dentro de su grupo.
6. Renombre la hoja con el nombre de cada grupo.
7. Ordene los datos correspondientes al grupo D-12 por Sexo, despus
por nombre.
8. Calcule el promedio de cada alumno en la hoja correspondiente a su
grupo..
9. Calcule ahora los promedios de cada asignatura por sexo. Utilice la
opcin subtotal
10.

A partir de los datos que aparecen en la primera hoja, haga las

siguientes tablas dinmicas


a. Haga una tabla dinmica para la asignatura Computacin
por sexo y grupo
b. Haga una tabla dinmica para contar los hombres y mujeres
en cada grupo
c. Haga una tabla dinmica que promedie la evaluacin en
Morfologa por sexo y grupo, pero que se pueda filtrar por
grupo
11.

Calcule la evaluacin promedio de cada asignatura por grupo.

Hgalo en la hoja correspondiente a cada grupo.


12.

Ahora haga un grfico de lnea con los promedios de las 5

asignaturas.

13.

Copie la tabla que dio origen al grfico y el grfico para el

documento de Word. D formato a la tabla.


14.

Guarde el libro y el documento de Word con su nombre en una

carpeta Clases de Excel en el disco de trabajo.

No
1

Nombre
Alvarez miranda rouget

Argelles portuondo ivn

Cabrera ibargollen mayelin

Cervantes bandera carlos

Chomar rodrguez ahmed

Escalona godines elber

Feria romero sujey

Fernndezlvarez raimel

Ferrera lpez reynier (dif)

10

Garca mendez carlos rainel

11

Jova martnez yasser gustavo

12

Leon verdaguer reynier

13

Llerena garca omar

14

Martnez daz rolando antonio

15

Martnez prez yoany

16

Menedez baos yamir

17

Menndez baos joan

18

Navarro legr andy

19

Orio gonzlez yoanny

20

Padrn naranjo diango

21

Palacios hernndez michel

22

Rodrguez hernndez antonio

23

Rodrguez ramos reynier

24

Sesn ortega anisley

25

Vega rodrguez yasser

26

Vieto hernndez mayeln

27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57

Villalobos prez yen


Agramonte Valds Danay
Arias Prez Andy
Barrientos Fernndez Isbel
Berreneche Vasallo Alvicent
Calzada Rodrguez Yuarsi
Cassvan Padrn Odalys
Contreras Negrn Yanay
De Armas lpez Michel
Durn Fonseca Yandy
Francis Sag Nilsia
Garca Tamayo Carmen
Gonzles del Llano Dalia R.
Gonzlez Valle Meiling
Gutierrez Gusmn Geraldn
Hernndez Gonzlez Lisbeth
Hernndez Sols Saily
Herrera Gonzlez Yoanet
Hidalgo Prez David
Marrero Padrn Maylin
Menndez Gonzlez Ana M
Merio Echevarra Ailed
Muoz Nicols Eduardo
Pardo Padierne Greta
Regalado Gonzlez Yunet
Rodrguez Ferral Yeny
Rodrguez Garca Dayma
Roibal Doval Anain
Snchez Aguero Ren
Santovenia Chapotn Yusleydis
Sotero Rodrguez Osmany

58
59
60
61
62

Yanes Cruz Ceida


Cceres Prez Ovel
Cardentey Herrera Yandy
Casares Gutierrez Yenier Enrique
Delgado San Martn Alejandro

grupo

D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-11
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12

D-12
D-12
D-12
D-12

D-12
D-12
D-12
D-12

D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-12
D-13
D-13
D-13
D-13

sexo
M

Computacin
5

Espaol
3

Atletismo
3

M
F
M
F
M
F
F
F
M
M
F
F
F
F
F
F
F
F
M
F
F
F
M
F
F
F
F
F
M
F
M

5
5
3
4
5
4
4
3
5
4
3
3
5
3
2
2
3
4
4
3
3
3
4
4
4
4
2
2
3
5
3

3
3
2
5
4
2
4
3
3
2
5
2
5
3
3
5
2
5
5
2
2
5
5
5
4
4
4
4
3
4
3

3
3
3
5
4
5
5
2
5
5
3
3
5
2
5
2
3
3
4
2
3
3
4
4
4
5
5
5
5
3
3

F
M
M
M
M

3
3
3
4
4

3
4
4
4
5

2
3
4
5
2

63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75

Drake Palmer Vladimir


Fernndez Pichardo Alin
Ferrada Mndez Cristian Marcelo
Fuentes Argote Maikel Andrs
Gato Rodrguez Jean Daniel
Gonzlez Caldern Reynier
Gonzlez Torres Jos Antonio
Gonzlez Vazquez George
Iglesias prez Yordani
Noda Tio Arides
Oriol Recio Keily Enrique
Ortz Rivero Yosvani
Prez Santan Jorge

D-13
D-13
D-13
D-13
D-13
D-13
D-13
D-13
D-13
D-13
D-13
D-13
D-13

M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M

4
5
4
5
5
3
3
3
5
3
4
3
5

5
3
3
3
3
3
2
2
2
5
5
5
3

3
2
5
4
5
2
3
2
5
5
4
4
5

Gimnasia Bsic Morfologa


4
3
3

4
5
4
5
4
5
5
5
2
3
3
3
3
2
2
3
3
3
5
5
4
2
5
5
3
5
4
5
2
5
3

3
5
2
3
2
3
5
5
5
4
5
3
4
3
3
3
3
5
5
3
3
4
4
5
3
5
4
5
3
4
2

2
3
3
4
4

3
2
2
4
4

4
4
5
4
4
5
5
5
5
5
3
3
3

4
4
5
5
5
4
5
4
5
4
3
3
3

Prueba final
1- Abra el Archivo Judo 2002 que se encuentra en la Red en el Servidor en
la Carpeta Computacin
2- Realice los clculos indicados en ambas Tablas (Por Pas y por Atletas):
a. Total de Medallas ganadas
b. Total de Combates realizados
c. % de combates ganados
d. En la Tabla Atletas calcule el promedio en las columnas
indicadas.
3- Confeccione un grfico que muestre el % de combates ganados de Cada
pas.
4- Confeccione un grfico que muestre el Total de Medallas por Pas.
5- Confeccione un grfico que muestre el Total de Medallas por Atleta.
6- Haga un Autofiltro personalizado de los pases que tengan 5 ms
medallas de Oro.
7- Desactive el Autofiltro
8- Valide los datos de las medallas para que slo se pueda entrar
nmeros enteros.
9- Guarde el archivo con su nombre en el disco de trabajo.
10- Copie en el Word las tablas en que trabaj en Excel y los grficos que
confeccion.
11- Pngale un ttulo centrado y en negrita.
12- Realice un breve anlisis de cada uno de los grficos.
13- Guarde el documento que confeccion en Word en una carpeta con su
nombre en Mis Documentos.
14- Cierre todas las aplicaciones y cierre la sesin de trabajo.

Judo en el Circuito europeo 2002

Pas
Brasil
Cuba
Francia
Holanda
Japn
Rusia
Subcorea

Atletas
Manolo Poulot (60)
Yordanis Arencibia (66)
Gabriel Arteaga (81)
Yosvani Despaigne (90)
Rigoberto Trujillo (+100)
Promedio
Leyenda:
O: Oro
P: Plata
B: Bronce
G: Ganados
Per: Perdidos

Resultados
O
P
3
7
9
4
2
3
3
1
5
3
1
2
5
4

B
1
5
3
2
8
12
4

Total

G
61
97
113
54
93
76
74

Combates
Per
Total
31
27
90
41
41
51
34

Resultados
O
P
0
1
3
1
1
1
4
1
0
0

B
1
2
2
0
0

Total

G
16
27
22
25
5

Combates
Per
Total
6
3
7
2
8

Actividad 29: (Clase Terico - Prctica)


Contenidos: Organizacin y manipulacin de datos en Excel. Las Tablas Dinmicas

Concepto de Lista. Crear una lista utilizando el comando Texto en Columnas....


Introduccin de datos en una lista. Validacin de datos. Ordenar datos por uno o varios
criterios.

Seleccin de datos en una lista a travs de los filtros. Autofiltro.

Crear tablas dinmicas con el Asistente Informe de tablas y grficos dinmicos.

Objetivos: Ordenar y seleccionar los datos en una hoja de clculo de modo que respondan a
un criterio determinado, creacin de tablas dinmicas como potente herramienta
para el clculo de gran cantidad de informacin.

Actividades:
1- Lista: Serie etiquetada de filas de la hoja de clculo que contienen datos
relacionados, como una base de datos la Serie Mundial de Bisbol o un conjunto de
nombres y datos personales de los peloteros. Una lista puede utilizarse como una
base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los
campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos de las columnas.
2- Explicar cmo crear una lista:
-

Orientar introducir los siguientes datos en una misma celda, separados por
un espacio. (Ao Nombre Apellido Pas Nacimiento Resultado Edad Talla
Peso )

Clic en el men Datos, Escoger la opcin Texto en columna

Sale un cuadro de dilogo, escoger la opcin de Ancho fijo. Botn Siguente.

Sale otro cuadro de dilogo. Botn Siguiente.

Cuadro de dilogo, Opcin General. Botn Finalizar.

3- Seleccionar el encabezamiento de columnas (Nombre de los campos)escrito


anteriormente y ponerlo en Negritas para diferenciarlos del resto de la lista)
4- Introducir los datos correspondientes (En este caso copiarlos de la Hoja Datos del
Men TDDisco que est en la Red.)

5- Explicar la necesidad de Validar la entrada de algunos datos como por Ejemplo el


Ao y el Nombre del Pas. Explicar cmo hacerlo.
-

Seleccionar el Campo Ao con sus Datos.

Clic en el Men Datos. Opcin Validacin. Ficha Configuracin, Opcin


Permitir(nmero entero), Datos(entre), Mnimo (1900), Mximo (2000).

Ficha Mensaje de error. Activar casilla Mostrar Mensaje de error ...Estilo


(Lmite). Ttulo (Error). Mensaje de error (El que se desee).

Botn Aceptar

Que ellos realicen la misma operacin para el nombre del pas (3 caracteres).

6- Seleccionar la Tabla . Men Datos Ordenar por: Ao


Ao, Pas y nombre
Pas y nombre
7- Filtro: Permite mostrar nicamente las filas de una lista que cumpla las condiciones
que se especifiquen
El comando Autofiltro permite mostrar nicamente las filas que contengan uno o varios
valores concretos, unos valores calculados o unas condiciones determinadas.
8- Filtrar pas Cub, y luego Nombre Luis M. Filtrar Ao 94.
9- Subtotales: Calcule el promedio de Resultados y el peso por ao
Contar participantes por ao.
Men Datos. Opcin Subtotales. Cuadro de dilogo, escoger lo que se necesite. Botn
Aceptar.
10- Crear Tablas Dinmicas donde se muestre el nmero de participantes por ao y
pases.
-

Men Datos. Opcin Informe de Tablas y Grficos dinmicos.

Escoger las opciones Lista de Base de Datos Microsoft Excel y Tabla


Dinmica. Botn siguiente.

Seleccionar el Rango de los datos de la Tabla. Siguiente.

Hoja de Clculo nueva. Botn Diseo. Sale un cuadro de dilogo. Arrastrar


el Campo Ao a Columna. Pas a Fila y en Datos Contar Nombre.

Nota: en Pgina va lo que se quiere filtrar. Si posterior mente se quiere filtrar


por otro campo, este se puede arrastrar de la Barra de Herramienta de Tabla
Dinmica y se deja caer en las celdas superiores de la primera columna. En
columna y Fila encabezados como se quieran ver y en Datos lo que se quiera
calcular. Dando doble clic sobre l permite escoger el clculo.
-

Resultado promedio de cada atleta y en algn momento hacer filtrado por


Ao o por Pas
Pgina = Pas y Ao
Fila = Nombre
Datos = Promedio de Resultado

Mejores Resultados por pas y Promedio por Ao.


Pg = Ao
Fila = Pas
Datos = Peso Mx.

Nota: en la opcin Tabla Dinmica de la Barra de Herramientas se puede modificar la


Tabla dinmica

ANO
1985
1985
1985
1985
1985
1985
1985
1985
1985
1985
1986
1986
1986
1986
1986
1986
1986
1986
1986
1986
1987
1987
1987
1987
1987
1987
1987
1987
1987
1987
1988
1988
1988
1988
1988
1988
1988
1988
1988
1988
1989
1989
1989
1989
1989
1989
1989
1989
1989
1989
1990
1990
1990
1990
1990
1990
1990
1990
1990
1990
1991
1991

NOMBRE
GEJZA
IMRICH
JUAN
LUIS M.
JURGEN
KNUT
SVEIN_INGE
GEORGIY
STFAN
ART
BRAD
IMRICH
JUAN
LUIS M.
ARMIN
JURGEN
KNUT
GEORGIY
ROMAS
ART
LUIS M.
ALWIN
ROLF
JURGEN
SVEIN_INGE
DMITRIY
STFAN
VLADIMIR
MIKE
RANDY
ROLF
WOLFGANG
JURGEN
ROMAS
VANCLAVAS
YURIY
STFAN
VLADIMIR
MAC
MIKE
LUIS M.
ROLF
WOLFGANG
JURGEN
ERIK
VESTEINN
MARCO
KAMY
MAC
MIKE
JUAN
ALWIN
CARSTEN
ROLF
WOLFGANG
JURGEN
ROMAS
VANCLAVAS
STFAN
MIKE
WOLFGANG
JURGEN

APELLIDO
VALENT
BUGAR
MARTINEZ
DELIS
SCHULT
HJELTNES
VALVIK
KOLNOOTCHENKO
FERNHOLM
BURNS
COOPER
BUGAR
MARTINEZ
DELIS
LEMME
SCHULT
HJELTNES
KOLNOOTCHENKO
UBARTAS
BURNS
DELIS
WAGNER
DANNEBERG
SCHULT
VALVIK
KOVTSUN
FERNHOLM
ZINCHENKO
BUNCIC
HEISLER
DANNEBERG
SCHMIDT
SCHULT
UBARTAS
KIDIKAS
DUMCHEV
FERNHOLM
ZINCHENKO
WILKINS
BUNCIC
DELIS
DANNEBERG
SCHMIDT
SCHULT
DE BRUIN
HAFSTEINSSON
MARTINO
KESHMIRI
WILKINS
BUNCIC
MARTINEZ
WAGNER
KUFAHL
DANNEBERG
SCHMIDT
SCHULT
UBARTAS
KIDIKAS
FERNHOLM
BUNCIC
SCHMIDT
SCHULT

PAIS NACIMIENTO RESULTADOS EDAD TALLA PESO


CS
1953
68.40
32
1.96
120
CS
1955
71.26
30
1.95
120
CUB
1958
69.32
27
1.86
122
CUB
1957
70.00
28
1.85
106
GER
1960
69.74
25
1.93
110
NOR
1951
69.62
34
1.92
120
NOR
1956
67.36
29
1.90
112
SU
1959
69.08
26
1.97
115
SWE
1959
67.72
26
1.86
114
USA
1954
69.10
31
1.86
118
BAH
1957
67.10
29
1.88
132
CS
1955
67.18
31
1.95
120
CUB
1958
68.40
28
1.86
122
CUB
1957
68.00
29
1.85
106
GER
1955
67.76
31
1.99
115
GER
1960
74.08
26
1.93
110
NOR
1951
68.50
35
1.92
120
SU
1959
67.02
27
1.97
115
SU
1960
67.88
26
2.02
120
USA
1954
68.72
32
1.86
118
CUB
1957
67.92
30
1.85
106
FRG
1950
67.80
37
1.96
122
FRG
1953
67.60
34
1.98
112
GER
1960
69.52
27
1.93
110
NOR
1956
67.70
31
1.90
112
SU
1955
67.38
32
1.91
116
SWE
1959
68.30
28
1.86
114
UKR
1959
67.58
28
1.92
115
USA
1962
68.98
25
1.93
115
USA
1961
67.62
26
1.90
125
FRG
1953
67.38
35
1.98
112
FRG
1954
68.22
34
1.98
110
GER
1960
70.46
28
1.93
110
SU
1960
70.06
28
2.02
120
SU
1961
68.48
27
1.97
110
SU
1958
70.30
30
2.00
128
SWE
1959
68.24
29
1.86
114
UKR
1959
68.88
29
1.92
115
USA
1950
67.96
38
1.93
110
USA
1962
68.92
26
1.93
115
CUB
1957
68.28
32
1.85
106
FRG
1953
67.38
36
1.98
112
FRG
1954
70.92
35
1.98
110
GER
1960
68.12
29
1.93
110
HOL
1963
67.58
26
1.86
110
ISL
1960
67.64
29
1.90
106
ITA
1960
67.62
29
1.90
102
USA
1969
66.50
20
1.90
106
USA
1950
66.46
39
1.93
110
USA
1962
68.88
27
1.93
115
CUB
1958
67.50
32
1.86
122
FRG
1950
65.80
40
1.96
122
FRG
1967
66.22
23
2.03
125
FRG
1953
66.30
37
1.98
112
FRG
1954
68.30
36
1.98
110
GER
1960
67.08
30
1.93
110
SU
1960
68.92
30
2.02
120
SU
1961
67.04
29
1.97
110
SWE
1959
66.46
31
1.86
114
USA
1962
67.72
28
1.93
115
FRG
1954
66.36
37
1.98
110
GER
1960
67.20
31
1.93
110

Clase
Clase terico
terico -- prctica
prctica
Las
Las referencias
referencias yy la
la creacin
creacin
de
de frmulas.
frmulas. Uso
Uso de
de
funciones.
funciones.
Profesor: Lic. Elio Ontivero Wong
Departamento Computacin y Biometra

Referencias de celda
Una referencia identifica una celda o un
rango de celdas en una hoja de clculo e
indica a Microsoft Excel en qu celdas
debe buscar los valores o los datos que
se desea utilizar en una frmula.
Ejemplo: A15 representa al elemento
que se encuentra en la columna A fila 15

Referencias de celda y rango


Tambin puede hacerse referencia a un
rango o conjunto de celdas.
B5:F5 Representa las celdas de la
columna B a la F por la fila 5
A2:B4 Representa las 4 celdas
comprendidas entre A2 y B4.

Ejemplos de referencias
La celda en la columna A y la fila 10
A10
Todas las celdas en la fila 5 5:5
Todas las celdas en las filas de la 5 a la
10 5:10
Todas las celdas en la columna H
H:H
Todas las celdas desde la columna H
hasta la J H:J

B4:D4

A2

B1,C2,D3
D1,B6:B7

$A$3
B10:B11,C11:D11
A6:A10

C6:D8

Segn la tarea que


se desee ejecutar en
Microsoft Excel,
pueden utilizarse
referencias relativas
de celda, que son
referencias a celdas
relacionadas con la
posicin de la
frmula, o
referencias
absolutas, que son
referencias de celda
que siempre hacen
referencia a las
celdas ubicadas en
una posicin
especfica.

Frmulas

Si el contenido de una celda comienza con el signo


igual (=) es considerado como una frmula, por lo
que cada vez que se realiza algn cambio en la hoja,
Excel lo actualiza. De no comenzar con = se considera
constante.
En las frmulas puede utilizar operadores de tipo:
aritmticos (suma:+, diferencia:-, producto:*,
cociente:/, exponente:^, porcentaje: %)
comparacin (igual:=, mayor que: >, menor que:
<, mayor o igual que: >=, menor o igual que: <=,
distinto: <>
referencia (rango :, unin: coma, interseccin:
espacio)
texto (concatenacin: $)
Tambin puede utilizar una o ms funciones.

Definicin de funcin

Las funciones son frmulas


predefinidas que ejecutan clculos
utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un orden
determinado que se denomina sintaxis.

Argumentos y sintaxis

Los argumentos pueden ser nmeros,


texto, valores lgicos como VERDADERO o
FALSO, matrices.
La sintaxis de una funcin comienza por el
nombre de la funcin, seguido de un
parntesis de apertura, los argumentos de la
funcin separados por comas y un parntesis
de cierre.

Insertar frmulas y funciones


Para comenzar a escribir una frmula basta con
seleccionar la celda donde se quiere insertar la
frmula y presionar la tecla = o presionar el botn
apuntado por la saeta
Si hace clic aqu inserta la
funcin que aparece en el botn
(en el ejemplo: PI()
Si hace clic aqu se despliega una
caja lista con las funciones usadas
recientemente
Si hace clic aqu se muestra un
dilogo (Pegar funcin) donde
podr seleccionar la funcin que
desee.

Pegar funcin
Seleccione la funcin
que desee

Presione aqu para dar


los argumentos

Seleccione primero la
categora

Aqu le explica que hace


la funcin seleccionada

Definir argumentos

Si quiere indicar los


argumentos, seleccionando
directamente las celdas con el
ratn, pinche aqu

Aqu muestra los


resultados

Escriba aqu los


argumentos
Aqu habla sobre la
forma que debe tener
este argumento

Definir los argumentos con el


ratn
Al
Alpresionarse
presionarseeste
estebotn
botnsese

minimiza
minimizaeleldilogo,
dilogo,permitiendo
permitiendover
ver
toda
el
rea
de
trabajo
de
Excel
y
de
toda el rea de trabajo de Excel y de
esa
esaforma
formapodr
podrseleccionar
seleccionarcon
conelel
ratn
ratnla(s)
la(s)celda(s)
celda(s)que
quenecesite
necesitetener
tener
como
argumento
para
la
funcin
como argumento para la funcin

Al hacer clic
aqu...

Al hacer clic aqu...

Note como Excel le


indica las celdas
seleccionadas con el
ratn

Mientras selecciona con el ratn,


simultneamente, se va reflejando las
celdas seleccionadas

Si desea realizar funciones


avanzadas

Haga clic en

Rastreo de referencias
b) Rastrear
dependientes: celdas
que dependen la
celda seleccionada
a) Rastrear precedentes:
celdas de las que depende la
celda seleccionada

?
Se us b)

Se us a)

El
Elorigen
origende
delalaflecha
flecha
indica
indicacelda
celdaprecedente,
precedente,
lalasaeta:
saeta:celda
celda
dependiente
dependiente

Solucin de problemas de
frmulas y de valores de error
Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado,
Microsoft Excel presentar un valor de error. Por ejemplo, los
valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto donde una
frmula espera un valor numrico, de eliminar una celda a la que
se hace referencia en una frmula o bien, de utilizar una celda que
no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado.

Qu
Qu
Qu
Qu
Qu
Qu
Qu
Qu

significa
significa
significa
significa
significa
significa
significa
significa

el
el
el
el
el
el
el
el

error
error
error
error
error
error
error
error

#####?
#VALOR!?
#DIV/0!?
#NOMBRE??
#N/A?
#REF!?
#NUM!?
#NULO!?

Error #####

El valor numrico introducido en la celda es demasiado ancho


para verlo en la celda. Puede cambiarse el tamao de la
columna arrastrando el borde entre los encabezados de
columna.
La frmula en la celda genera un resultado demasiado largo
para que quepa en la celda. Puede aumentarse el ancho de la
columna arrastrando el borde entre los encabezados o bien,
cambiando el formato de nmero de la celda. Para cambiar el
formato de nmero elija Celda en el men Formato y, a
continuacin, haga clic en la ficha Nmero y seleccione otro
formato.
Si se restan fechas y horas, asegrese de que se genera la
frmula correctamente. En Microsoft Excel, las fechas y las
horas deben ser valores positivos. Si la frmula de fecha o de
hora genera un resultado negativo, Microsoft Excel presentar
#### a lo ancho de la celda. Para presentar el valor, elija
Celdas en el men Formato, haga clic en la ficha Nmero y, a
continuacin, seleccione un formato que no sea ni de fecha ni
de hora.

Los restantes errores

El valor de error #VALOR! da cuando se utiliza un tipo de


argumento u operando incorrecto o bien si la funcin
Autocorreccin de frmulas no puede corregir la frmula.
El valor de error #DIV/0! se produce cuando se divide una
frmula por 0 (cero). Si un operando es una celda en blanco,
Microsoft Excel interpretar el blanco como 0.
El valor de error #NOMBRE? Aparece cuando Microsoft Excel no
reconoce texto en una frmula (por ejemplo: al escribir
incorrectamente el nombre de una funcin).
El valor de error #N/A se da cuando un valor no est disponible
para una funcin o una frmula.
El valor de error #REF! se da cuando una referencia de celda no
es vlida.
El valor de error #NUM! se da cuando hay un problema con
algn nmero en una frmula o funcin.
El valor de error #NULO! se da cuando se especifica una
interseccin de dos reas que no se cruzan.

CREACIN DE GRFICOS EN EXCEL

Grficos e Impresin de documentos.


Intercambio de informacin con Word.
Creacin de grficos con el Asistente. Grficos
como hojas. Elementos y formato de un
grfico. Otras opciones.
Pasos para el proceso de impresin de una
hoja de clculo. Configuracin de pgina.
Definir rea de impresin.
Vista Salto de pgina. Vista Preliminar.
Imprimir una o varias hojas, rango de celdas
y grficos.
Insertar documento de M. Word.

Crear un grfico
Puede crear un grfico incrustado o una hoja
de grfico.
1.- Seleccione las celdas que contienen los
datos que desea presentar en el grfico.
Si desea que los rtulos de fila o columna
aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin
las celdas que los contienen.
2.- Haga clic en Asistente para grficos .
3.- Siga sus instrucciones.

Ejemplo
El libro Grficos contiene una tabla con la
cantidad de alumnos de un grupo clasificados
segn el deporte que practican. Veamos cmo
hacer un grfico de pastel con dicha
informacin.
Siguiendo las instrucciones que nos dieron en
la diapositiva anterior, seleccionaremos las
celdas del libro donde se encuentran los datos
que representaremos grficamente y hacemos
clic en el asistente para grficos.

Ejemplo

Aparecer el Asistente para grficos


Hacer clic aqu,
para pastel
tridimensional
Seleccionar
Circular
Hacer clic aqu
para pasar al
prximo paso

Asistente para grficos


(Paso 2)

Aqu se muestra
como debe
quedar el
grfico

Hacer clic aqu


para pasar al
prximo paso

Aqu para mostrar por cientos

Asistente para grficos


(Paso 3)

Aqu se muestra
como debe
quedar el
grfico
Hacer clic aqu
para pasar al
prximo paso

Aqu se cambia posicin de la leyenda

Asistente para grficos (Paso 4)

Nombre de una
pgina creada
previamente
Nombre de la
pgina nueva

Hacer clic aqu


para terminar
Aqu para insertar grfico en una pgina nueva
Aqu para insertar grfico en una hoja existente

Ya se cre el grfico, solo resta insertarlo en


el documento junto con la nueva tabla.
Seleccione la tabla nueva y haga Copiar. Vaya
a Word y realice un pegado especial (Edicin)
con vnculo a una hoja Excel.
Seleccione el grfico y haga, en Word, un
pegado especial con vnculo a un objeto
Excel.
Con esto se tiene todo lo que se deseaba.
Vaya a Excel y elimine la fila de un deporte.
Note como se actualizan los clculos en la
tabla nueva y en el grfico. Vea como se
reflejaron los cambios en el documento Word.

El grfico de pastel no es el ideal para


representar los datos del ejemplo
anterior, pues hay demasiados deportes
y el pastel se divide en muchas partes.
Se pueden probar otras opciones tal
como grficos de barras o columnas.

ALUMNOS POR DEPORTE

VOLEIBOL
RAQUETBOL
PELOTA VASCA

DEPORTE

KAYAK
JUDO
HOCKEY
GIM. RITMICA.
FUTBOL
ESGRIMA
BOXEO
BALONMANO
BALONCESTO

0,0

5,0

10,0
%

15,0

20,0

Impresin en Excel
Seleccione el rango de celdas que
desea imprimir.
Vaya a Archivo / rea de
impresin / Establecer rea de
impresin
Elija la opcin Vista Preliminar del
men Archivo el botn
de
la barra de herramientas

Si en el ejemplo
que venimos
trabajando,
ud. selecciona
el rea de la
tabla y
establece el
rea de
impresin, la
hoja a
imprimir se
ver as.
Observe que
es preciso:
1.
Dar formato a
la tabla
2.
Configurar la
hoja con
mrgenes,
centrado
ti l

Si ahora insertamos una fila delante de la tabla, combinamos


celdas e insertamos un ttulo, para que ste salga hay que
redefinir el rea de impresin. Volvamos a la vista
preliminar y observemos lo que sucede

Veamos ahora cmo imprimir


Para
imprimir
slo algunas
pginas

Puede ir a la
vista previa

Ah define el
papel y la forma
de impresin

Resumen

Insercin de grficos.

Intercambio de informacin con Word.

Preparacin de una hoja de Excel para


imprimir.

HOJA DE CLCULO
MICROSOFT EXCEL
CARACTERSTICAS DE LA VENTANA DE
EXCEL
MANIPULACIN DE LIBROS Y HOJAS
INTRODUCCIN DE DATOS.
CONCEPTO DE CELDA, CELDA ACTIVA Y
RANGO DE CELDA.
SELECCIN DE CELDAS, FILAS,
COLUMNAS Y HOJAS.
LIC. ZAYDA RITA PREZ ZUBILLAGA

LA VENTANA DE EXCEL

COLUMNAS.
SE
IDENTIFICAN
POR LETRAS

FILAS.
SE
REPRESENTAN
POR NMEROS

CELDAS.
Interseccin de
filas y columnas

En Excel la aplicacin que se abre se llama libro,


y como todos los libros est formado por hojas.
En la parte de debajo de la hoja aparecen unas
pestaas con el nombre de la hoja. Si hace clic
derecho sobre ella aparecer un men.
Pruebe cmo puede cambiar el nombre a la hoja,
borrarla o hacer otras cosas sobre ella.

PRIMERA TAREA:

A PARTIR DE LA VENTANA DE EXCEL,


IDENTIFIQUE LOS ELEMENTOS COMUNES
CON LA VENTANA DE WORD,
ESPECIALMENTE EN LAS OPCIONES DE LA
BARRA DE MEN: ARCHIVO Y EDICIN

A QU CONCLUSIONES LLEG?

OPCIONES MS IMPORTANTES
DEL MEN ARCHIVO
Abrir archivo nuevo
Abrir archivo ya existente
Guardar archivo
Configurar pgina: permite dar formato a
la pgina para imprimirla
Guardar como pgina Web
Vista preliminar: Permite ver el
documento como va a ser impreso
Imprimir

Qu elementos diferentes
encontr?

Barra de
frmulas

rea de
referencia

Opcin Datos
en la barra de
men

SEGUNDA TAREA:

EXPLORE AHORA EDICIN EN LA BARRA DE


MEN. HAGA UNA LISTA EN SU LIBRETA DE LAS
OPCIONES DIFERENTES CON RESPECTO A LA
OPCIN ANLOGA DE WORD

Seleccin de filas, columnas,


celda u hojas

Para seleccionar una celda:


Haga clic sobre la celda
Para seleccionar una fila:
Haga clic sobre el nmero que identifica
la fila

Seleccin de filas, columnas,


celda u hojas
Para seleccionar una
columna
Haga clic en la letra que
identifica la columna.
Para seleccionar todas la
celdas de una hoja:
Haga clic en el cuadro:

Para seleccionar un rango:


Haga clic en la primera
celda y arrastre
Seleccione el extremo
superior izquierdo
del rango que quiere
seleccionar, apriete la
Tecla Mayscula y haga
clic ahora en la
Celda del extremo inferior
derecha del rango.

Conferencia
Conferencia ## 15.
15.
Access:
Access: el
el gestor
gestor de
de bases
bases
de
de datos
datos del
del Microsoft
Microsoft
Office
Office 2000
2000
Profesor: Lic. Elio Ontivero Wong
Departamento Computacin y Biometra

Sumario
Definicin
Definicin de
de bases
bases de
de datos
datos
Pasos
Pasos en
en el
el diseo
diseo de
de una
una
base
base de
de datos.
datos.
Sistemas
Sistemas de
de gestin
gestin de
de bases
bases
de
de datos.
datos. El
El Microsoft
Microsoft Access.
Access.
Partes
Partes de
de una
una base
base de
de datos
datos
de
de Access.
Access.

Qu es una base de datos?


Una base de datos (BD) es un
conjunto de informacin til
organizada de una forma especfica a
la que se accede para adicionar,
modificar u obtener informacin
sobre un asunto determinado y
relevante.

Ejemplo de base de datos


La informacin acerca de los deportistas
de un equipo . Esta base constara de varios
tipos de informacin:
a) Informacin personal (fecha de nacimiento,
sexo direccin, personas con las que convive,
etc.)
b) Informacin de inters para el deportista o el
entrenador cuando comenz a entrenar,
resultados obtenidos, etc.)
c) Informacin acerca del entrenamiento, resultado
de los test, etc.)
d) Otros datos de inters.

Diseo de una base de datos (I)


El diseo de toda base de datos consta de las fases de
definicin, refinamiento y establecimiento de relaciones.
Debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Determinar el propsito de la Base de datos: Esto ayuda a
decidir sobre los hechos que se relacionarn en la base de
datos, teniendo en cuenta que ella pudiera ser utilizada
posteriormente por otros usuarios. Ej.: registrar en una
computadora toda la informacin necesaria para redactar los
informes anuales y para posibles investigaciones.
Entre los propsitos pueden estar:
Reportar los datos personales (dgase nombres y apellidos,
sexo y edad)
Obtener tablas con la distribucin tanto por sexo como por
edades.
Ver quienes deben recibir cierto tipo de entrenamiento, etc.

Diseo de una base de datos (II)


las tablas: Dividir la informacin en
objetos separados, como se necesiten almacenar
en la Base
|Se puede incluir toda la informacin en una nica
tabla pero este proceder no es adecuado ya que
sera mucha la informacin para una sola tabla
|Tabla 1: Datos personales
Tabla 2: datos relacionados con la trayectoria
del deportista
Tabla 3: datos relacionados con el
entrenamiento
| Determinar

Diseo de una base de datos (III)


} Determinar los campos: Decidir qu informacin se
quiere almacenar en cada tabla y de que tipo es esta.
En la Tabla 1:
7 Nombres y apellidos: cadena de caracteres
7 Fecha de nacimiento: fecha
7 Direccin (calle, nmero, entrecalles, etc.): cadena de
caracteres
7 integrantes: Nmero

En la Tabla 2:
7 Fecha de inicio en el deporte: fecha
7 Resultados en competencias nacionales
7 Resultados en competencias internacionales (evento, ao,
lugar, etc.)

En la Tabla 3:
Horas de entrenamiento, etc.
7

Qu es un sistema gestor de
bases de datos?
Los Sistemas de Gestin de Base de Datos (SGBD)
son potentes programas de computadora que permiten
gestionar eficazmente grandes cantidades de datos.
Estn diseados para ser utilizados por computadoras
personales para mantener y manipular los datos
almacenados en bases de datos relacionales, lo cual
puede realizarse de dos formas:
En modo comando, o sea, interactuando directamente con la
computadora
por medio del teclado y del ratn.
o
s
r
u
C En modo programa, o sea, mediante una serie de
instrucciones que se ejecutan por lote una vez definidas e
introducidas en la computadora.

Access 2000
Access es Sistema Gestor de
Bases de Datos (SGBD)
integrante de la familia del
Microsoft Office
Como las restantes aplicaciones de
esta familia basa su
funcionamiento en el OLE y en
el Microsoft Visual Basic para
lograr una perfecta armona con
el resto de las aplicaciones que
componen dicha suite.
Cuenta con un medio ambiente
similar al resto de las
aplicaciones.
9

Una base en Access


Una base de datos creada en Access
es un archivo (documento) nico que
contiene:
Cu
Tablas
rso
Consultas
Formularios
Reportes
Macros
Mdulos

10

Tablas

Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema especfico,


como las caractersticas de una persona. Esta informacin se
presenta en forma tabular mediante filas, tambin llamados
registros o artculos, y columnas (llamados campos).
Cada registro es un conjunto de informacin acerca de un
nico objeto en la tabla, por ejemplo, la informacin acerca de
una persona en especfico.
Un campo es una categora de informacin comun para
todos los registros como la edad (se almacena la edad a todas
las personas por separado).
Una tabla es donde nico se almacena la informacin en
Access.

Registro
Campo

NO
17
12
07
06
10
13
19
09
14
16
18

EDAD
47
49
52
53
54
54
56
57
57
60
60

PESO
68.0
55.0
94.0
68.0
65.0
62.0
62.0
92.0
71.0
67.5
75.0

TALLA
164.0
A
157.0
169.0
162.5
155.0
158.0
150.0
170.0
163.5
152.0
154.0

11

Consultas

Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar


datos de distintas maneras. Tambin se pueden usar
como origen de registros para formularios e informes.
Ejemplos de consultas son: ordenar una tabla,
calcular totales o promedios, extraer informacin parcial
de una o ms tablas sujetas a determinadas
condiciones (e.g. Slo el peso y la talla de los menores
de 55 aos), modificar el contenido de un campo para
todos los registros de una tabla, etc.
PESO

TALLA

68

164.0

55

157.0

94

169.0

68

162.5

65

155.0

62

158.0

PESO
94
68
68
62
55
65

TALLA
169.0
164.0
162.5
158.0
157.0
155.0

12

Formularios
Ventanas o dilogos diseados por el
usuario para diversos propsitos, tales
como visualizar informacin contenida en la
base y modificar la misma.
La mayor parte de la informacin de un
formulario proviene de un origen de
registros base. Otra informacin del
formulario est almacenada en el diseo del
mismo.
El vnculo entre un formulario y su origen
de registros se crea usando objetos grficos
denominados controles. El tipo ms comn
de control que se usa para mostrar datos es
un cuadro de texto (tambin denominado 13

Reportes
Un informe es una forma efectiva de
presentar los datos en formato impreso.
Como tiene control sobre el tamao y el
aspecto de todos los elementos de un
informe, puede presentar la informacin en
la forma que desee verla.
La mayor parte de la informacin en un
informe proviene de una tabla, consulta o
instruccin SQL base, que es el origen de
los datos del informe. Otra informacin del
informe se almacena en el diseo del
informe.
14

Macros
Una macro es un conjunto de una o ms
acciones que cada una realiza una
operacin determinada, tal como abrir un
formulario o imprimir un informe. Las
macros pueden ayudar a automatizar las
tareas comunes. Por ejemplo, puede
ejecutar una macro que imprima un informe
cuando el usuario haga clic en un botn de
comando.
15

Mdulos
Un mdulo es una coleccin de
declaraciones y procedimientos de Visual
Basic para aplicaciones que se almacenan
juntos como una unidad.
Los mdulos estndar contienen
procedimientos generales que no estn
asociados con ningn otro objeto y
procedimientos usados con frecuencia que
pueden ser ejecutados desde cualquier
parte de la base de datos.
16

ISCF Manuel Fajardo

ASIGNATURA COMPUTACIN.

GUA DE ESTUDIO

La de gua de estudio tiene como objetivo facilitar el estudio independiente de modo


que cuando Ud. se enfrente solo a una computadora, sin la presencia del profesor,
pueda con la ayuda de la gua y la bibliografa orientada en sta, avanzar en el estudio
de la computacin. La gua lo enfrentar a la solucin de tareas que les permitir regular
los conocimientos adquiridos as como precisar los contenidos de ms difcil
comprensin y que podr consultar con su profesor. Esta gua no solo orienta cmo
utilizar la bibliografa docente sino presentaciones y libros de Excel que les resultarn
esenciales
OBJETIVOS GENERALES DE LA ASIGNATURA
Educativos:
Contribuir a que los estudiantes desarrollen en sentido de la responsabilidad, la
honestidad, el rigor, la racionalidad y la esttica que les posibilite enfrentar con xito las
exigencias del desarrollo cientfico tcnico y los problemas de la Cultura Fsica en
consecuencia con los principios de nuestro proyecto social.
Instructivos:
Procesar informacin de problemas vinculados con la Cultura Fsica utilizando las
computadoras como herramienta de trabajo y acceder a la informacin cientfico
tcnica a travs de las Nuevas Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin,
logrando una cultura de trabajo en redes.
Tema I: Sistema Operativo
Objetivos: Desarrollar habilidades en la utilizacin del Sistema Operativo para la
ejecucin, manipulacin de archivos y el acceso a los recursos en redes.

Conocimientos:

Desarrollo de la computacin y las nuevas herramientas para el intercambio de


informacin.
Caractersticas generales del Sistema Operativo. Conceptos Bsicos
Utilizacin de ayuda
Trabajo con archivos y discos
Ejecucin de programas.
Utilizacin de recursos en redes. Transmisin de informacin.

Habilidades:
-

Utilizar con habilidad el teclado, el ratn y la computadora en su conjunto.


Utilizar el Sistema Operativo para la organizacin de los archivos en discos.
Ejecutar programas.
Obtener informacin a travs de los recursos en red.

El tema I consta de 7 encuentros, en los cuales Ud. abordar los siguientes contenidos.
Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso del manual.

Actividad 1. (Conferencia introductoria)


Contenido: Sistema Operativo Windows 2000.
Introduccin al curso.
Caractersticas generales de una computadora personal (estructura y
funcionamiento).
Manejo del ratn y el teclado.
Sistema Operativo Windows 2000. Requisitos de instalacin.
El escritorio y sus elementos. Abrir y seleccionar objetos.
Objetivos: Describir las caractersticas generales de la computadora y el ambiente de
trabajo del Sistema Operativo Windows 2000.
Actividad 2. (Clase Terico - Prctica)
Contenido: Las ventanas y el sistema de archivos.
Tipos de ventanas y sus elementos. Los cuadros de dilogo.
El sistema de archivos y su estructura: Discos, carpetas y archivos.
Los virus informticos. Uso de un antivirus.
Movimiento por el Sistema de archivos: Mi PC.
Objetivos: Identificar los componentes del escritorio y las ventanas
Actividad 3. (Clase Prctica)
Contenido: Actividad 1 y 2.
Objetivo Desarrollar habilidades con el ratn y el teclado familiarizando al estudiante con
los conceptos fundamentales de Windows a travs de la manipulacin de
aplicaciones y la utilizacin de la Ayuda.
Actividad 4. (Clase Terico - Prctica)
Contenidos: El Explorador de Windows.
Organizacin de los archivos en el rbol de carpetas.
Creacin de carpetas.
Seleccin de archivos y carpetas.
Movimiento, copia y eliminacin de archivos y carpetas.
Compactadores. Winzip y Winrar
Objetivos: Identificar las acciones para realizar el movimiento, copia, eliminacin de
objetos y la aplicacin de programas para compactar la informacin utilizando
el Explorador.
Actividad 5. (Clase Prctica)
Contenidos: Actividades 1, 2 y 4.
Objetivos: Resolver problemas sencillos en cuanto a la localizacin y ejecucin de
aplicaciones, la manipulacin de archivos, carpetas y discos a travs de la
utilizacin de los recursos en redes.

Actividad 6. (Consolidacin)
Contenido: Actividades 1, 2 y 4.
Objetivo: Resolver problemas sencillos en cuanto a la localizacin y ejecucin de
aplicaciones, la manipulacin de archivos, carpetas y discos a travs de la
utilizacin de los recursos en redes.

Actividad 7. (Evaluacin)
Contenido: Actividades 1, 2 y 4.
Objetivo: Comprobar la adquisicin de conocimientos y habilidades vinculados con los
objetivos del Tema I a travs de una Prueba Parcial.
Para desarrollar la primera actividad Ud. deber estudiar el material que aparece con el
nombre de clase # 1. En ese material encontrar elementos tericos importantes acerca
de las diferentes generaciones de Computadoras, as como las partes que la integran.
Este ltimo aspecto lo puede reforzar con la presentacin Primera Clase de Windows
y con el Manual de Windows pag. 1 a la 6.
En el manual se explica el uso del teclado. Puede encontrarlo en las pag. 2 y 3. Y el uso
del ratn as como los movimientos que se puede hacer con los mismos puede
encontrarlos en la pgina 6 del manual.
Existen dos tipos de ventanas: los cuadros de dilogos, que muestra la mquina para
interactuar con el usuario y de esta forma obtener informacin necesaria de l para
continuar trabajando y las ventanas como tal. Puede ver la explicacin que aparece en
las pginas 13 a la 20.
Para la clase del explorador de Windows Ud. har uso del Resumen del explorador de
Windows. En l aparecen detalladas las operaciones bsicas que se realizan desde el
explorador de Windows. Combine esta informacin con la que aparece en el manual,
pginas 25 a la 29. Tambin utilice las notas de clase que tom a partir de la ayuda de
Windows en la preparacin que realiz para la clase prctica anterior.
Si las mquinas estn conectadas en Red, se puede copiar, mover, cambiar el nombre,
borrar, etc. documentos que se encuentran en otras mquinas siempre y cuando las
carpetas que contiene la informacin hayan sido compartidas para ser vistas en la red
desde otras mquinas. Cmo se comparte una carpeta? Basta utilizar el men de
contexto o men emergente.
Sobre este tema podr realizar las siguientes tareas:
1. Abra las ventanas de Mi PC y papelera de reciclaje. Redimensione las ventanas
de modo que se vean ambas a la vez en el escritorio.
2. Ahora repita la operacin desde la opciones que aparecen en el men de
contexto en la barra de tareas. Pruebe las tres opciones: Mosaico horizontal,
Mosaico horizontal y Cascada.
3. Busque la ayuda de Windows para crear carpetas. Anote en su libreta los pasos a
realizar.
4. Busque la ayuda de Windows para copiar o mover archivos y carpetas. Anote en
su libreta los pasos a realizar.
5. Abra la ventana Mi PC. Vaya al disco de 3 y 1/2. y trate de crear en l una
carpeta con la ayuda del sistema.

6. Cree en la carpeta Mis Documentos una carpeta con el nombre del grupo. Por
ejemplo si su grupo se llama T-11, as mismo denominar a la carpeta.
7. Copie hacia ella dos documentos consecutivos que se encuentren en la carpeta
Mis Documentos.
8. Cambie el nombre del segundo documento. Llmele Atletas.
9. Borre el otro archivo.
10. Comparta la carpeta que cre.
11. Acceda a la carpeta compartida de su compaero de aula ms cercano. Copie
informacin que aparece en la carpeta de su compaero hacia su mquina.
12. Qu diferencia hay entre compactar y compartir?
13. Compacte ahora un conjunto de archivos.
14. Qu diferencia hay entre el espacio que ocupa el fichero compactado y los
ficheros sin compactar?

Tema II: Nuevas Tecnologas de la Informacin (NTI)


Objetivos: Acceder a la informacin cientfico tcnica a travs de las Nuevas
Tecnologas de la Informacin logrando una cultura de trabajo en redes.
Conocimientos:

Correo electrnico.
Multimedia.
Internet.

Habilidades:
-

Manipular el correo electrnico a nivel de la intranet.


Manipular algunas aplicaciones en Multimedia.
Manipular Pgina Web.

El tema II consta de 6 encuentros, en los cuales Ud. abordar los siguientes contenidos.
Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso de las presentaciones
creadas al efecto y de esta gua metodolgica.
Actividad 8: (Conferencia)
Contenidos: Correo Electrnico e Internet.
Objetivos: Identificar las posibilidades que brinda el uso de Internet y el correo
electrnico en la bsqueda de informacin especializada en cualquier esfera, en
particular, en la esfera del deporte y la cultura fsica y para comunicarse a travs del
mundo.
Actividad 9: (Clase Prctica)
Contenidos: Actividad 7.
Objetivos: Manipular el correo electrnico en el mbito de la Intranet, a travs de
Outlook o Outlook Express, as como las pginas Web a travs del Servidor de la Red
del Instituto.

Actividad 10: (Clase Terico - Prctica)


Contenidos: Hipertextos. Multimedia. Ejemplos de aplicacin en la Cultura Fsica
Objetivos:
Identificar la ayuda de Windows como un hipertexto.
Identificar las aplicaciones multimedia.
Este tema es de gran actualidad y aunque estos servicios no llegan aun a todos los
centros de Educacin Superior, Ud. debe prepararse, aunque sea en el plano terico,
sobre estos interesantes aspectos.
Para ello se han preparado algunas presentaciones y materiales que le ayudarn a
adentrarse en este fascinante mundo.
Deber leer cuidadosamente el material Tema II nuevas tecnologas material sobre
Internet. En l encontrar aspectos de inters relacionados con el tema.
Tambin deber estudiar cuidadosamente las presentaciones Internet y Correo
Electrnico.
La segunda clase se adecuar a las posibilidades tecnolgicas con que cuente cada
centro. En algunas ocasiones es posible simular el correo electrnico entre mquinas
conectadas en red. Si esto fuera posible las actividades que a continuacin se orientan
estn dirigidas a trabajar con el Outlook Express. Para introducirse en el manejo del
Outlook Express utilice la pgina Web que la propia aplicacin tiene. Consulte pues
Bienvenido a Outlook Express. A continuacin revise nuevamente la presentacin
sobre correo electrnico. En ella se muestra la ventana del Outlook Express y las
bandejas principales. Tambin aparecen instrucciones para enviar los mensajes y las
opciones con que cuenta la ventana del formulario para enviar los correos. Puede
adicionalmente consultar la pgina Web Configuracin de la cuenta de correo para
que vea cmo configurar su cuenta de correo en el Outlook Express una vez que su
profesor le haya creado la cuenta en el servidor de correo en caso de que exista. En ese
Lo ms importante en esta actividad es que Ud. sea capaz de identificar un hipertexto,
una aplicacin multimedia y pueda utilizarla. De hecho ya Ud. maneja desde el tema
anterior los hipertextos ya que la ayuda de Windows constituye un hipertexto. El
profesor les mostrar ejemplos de aplicaciones multimedia, entre ellos la enciclopedia
ENCARTA. A travs de ella Ud. puede buscar informacin variada. Puede centrar la
bsqueda en temas relacionados con el deporte. . Tambin se har bsquedas sobre
temas de inters relacionados con el medio ambiente por la importancia y actualidad de
estos temas.
A continuacin responda las siguientes preguntas:
1. Qu es Internet?
2. Qu necesita para conectarse a Internet?
3. Cmo acceder a un sitio Web?
4. En la siguiente direccin de dominio infomed.sld.cu qu significan las ltimas
2 letras cu?
5. Mencione algunos de los servicios que brinda Internet. Descrbalos.
6. Qu es el correo electrnico?
7. Mencione algunas de las ventajas del correo electrnico
8. Qu es el Outlook Express?

Tema III: Procesador de Texto


Objetivos: Realizar y editar documentos utilizando un procesador de texto.
Conocimientos:

Caractersticas generales de un procesador de texto.


Utilizacin de ayuda.
Manipulacin de documentos.
Desplazamiento dentro de un documento y seleccin de texto.
Borrado, copia y movimiento de textos.
Correccin ortogrfica.
Bsqueda y reemplazamiento de informacin.
Formatos: fuentes, tamao de fuente, alineacin y sangra.
Tablas: creacin y movimiento dentro de ellas; ajuste, insercin y eliminacin
de filas y columnas; separacin y unin de celdas.
Configuracin de las pginas para impresin; mrgenes, tipo de papel y
numeracin de pginas.

Habilidades:
-

Crear, guardar, entrar y salir de un documento.


Confeccionar y editar documentos sencillos.
Aplicar formatos que permitan una mejor presentacin de los textos.
Elaborar Tablas sencillas.
Preparar documentos sencillos con vistas a su impresin.

El tema III consta de 4 encuentros, en los cuales Ud. abordar los siguientes contenidos.
Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso de las presentaciones
creadas al efecto y de esta gua metodolgica.

Actividad 11. (Clase Terico - Prctica)


Contenido: Procesador de Texto: Word 2000.
Caractersticas de las ventanas: Barras de Ttulo, Men, Herramientas y de Estado.
El puntero del ratn.
Manipulacin de documentos: Crear, guardar, abrir, cerrar y salir del Word.
Utilizacin de la red para la localizacin de documentos.
Utilizacin de la Ayuda.
Edicin:
Desplazamiento dentro de un documento.
Seleccin de texto. Borrado,
Copia y movimiento de textos.
Deshacer errores.
Bsqueda y reemplazamiento de la informacin.
Formato:
Formatos de caracteres y prrafos: de fuente, tamao de fuentes, alineacin,
interlineado.
Bordes y sombreados. Numeracin y vietas.

Correccin ortogrfica y gramatical


Objetivo: Caracterizar el procesador de texto Word, su interfaz, la manipulacin de
documentos y la utilizacin de la ayuda a travs de analogas con las ventanas de
Windows ya conocidas.
Editar y corregir textos.
Embellecer el documento a travs del formato de fuente y prrafos.
Actividad 12: (Clase Terico - Prctica)
Contenidos: Creacin de tablas e impresin de un documento.
Insertar tablas. Ajuste, insercin y eliminacin de filas y columnas. Separacin

y unin
de celdas
Configuracin de las pginas: mrgenes, tamao del papel y orientacin.

Vista preliminar e impresin.

Objetivos:
Identificar el proceso para la creacin de tablas a travs del Word.
Preparar un documento para ser impreso mediante la configuracin previa de
pgina y la opcin imprimir.
Actividad 13: (Clase Prctica)
Contenidos: Actividades 10 y 11.
Objetivos: Manipular y confeccionar documentos con una correcta presentacin del
texto y la inclusin de tablas sencillas.
Actividad 14: (Sistematizacin)
Contenidos: Actividades 10 y 11.
Objetivos: Manipular y confeccionar documentos con una correcta presentacin del
texto y la inclusin de tablas con mayor nivel de complejidad.
Para adentrarse en el estudio del procesador de texto Word deber seguir las
instrucciones que aparecen en la presentacin Primera clase de Word. En ella se
plantean una serie de tareas para que reconozca las analogas de dicha ventana con otras
ya estudiadas por Ud. de este modo lo estamos guiando para que aprenda a investigar en
este fascinante mundo de la informtica, que por su avance acelerado hace casi
imposible la actualizacin de forma curricular. A lo largo de su vida profesional tendr
que enfrentarse a nuevas aplicaciones autodidcticamente. Una vez que haya
cumplimentado las tareas que aparecen en la presentacin, es conveniente que revise el
Manual de Word pginas 1 a la 7.
En las
actividades siguientes Ud. aprender a dar un formato atractivo a sus
documentos. Para ello deber revisar cuidadosamente el Manual de Word, pginas 7 a
13, donde aparecen explicadas detalladamente las opciones del men de edicin y
formato. El Word cuenta con tiles opciones de bsqueda y reemplazo de textos, muy
cmodas as como un corrector ortogrfico. Ud. habr observado que en ocasiones una
palabra del texto aparece subrayada con una lnea ondulada roja (observe la palabra
linea) ello indica que se ha cometido un error ortogrfico. Si hace clic derecho sobre la
palabra aparecer un men de contexto con sugerencias para escribir la palabra
correctamente. Basta que la seleccione y la palabra ser rectificada. Lo que le faltaba a
la palabra es el acento. Rectifquelas palabras mal escritas de esta forma. Tambin
puede revisar todo el documento utilizando el botn correspondiente a ortografa y

gramtica de la barra de herramientas o en la opcin correspondiente en la barra de


men Herramientas.
En las pginas 9 a la 12 aparecen opciones de formato tales como la alineacin y el
interlineado. Tambin debe aprender el uso de las vietas y del borde y sombreados.
Una vez que haya revisado cuidadosamente el manual y resumido los aspectos ms
importantes, entonces aplique lo aprendido con la siguiente actividad.
Todo el contenido referido al trabajo con tablas podr encontrarlo en la Presentacin
Presentacin correspondiente a las tablas, configuracin e impresin de documentos.
Adems puede consultar las pginas 23 a la 27 del folleto. Lea ambos materiales
cuidadosamente. Resuma el procedimiento para insertar tablas. Aunque hay un botn en
la barra de tareas que permite insertar tablas (el nmero de filas y columnas se define
arrastrando el cursor), sugerimos utilizar la opcin Insertar Tablas del men tablas pues
el mismo brinda la posibilidad de dar a las mismas diferentes y variados formatos. La
presentacin muestra dos de los formatos. Si ninguno de ellos satisface sus expectativas,
deje volar su imaginacin mediante la barra de herramientas de Tablas y bordes y ver
que Ud. puede crear otros formatos de tabla.
Otro aspecto importante en el uso de los procesadores de texto es la impresin de los
documentos. Para ello Ud. debe previamente configurar la pgina segn el tamao de
papel que disponga, los mrgenes que quiera dejar y otras opciones. Revise ahora el
folleto 13 y 14 del folleto y encontrar una explicacin de cmo configurar una pgina
para imprimir.
Una vez que haya configurado la pgina para imprimir, deber comprobar en la vista
preliminar que el documento est listo para imprimir. En la barra de herramientas
aparece un botn con una lupa; presinelo y ver cmo queda el documento.
Ahora est en condiciones de realizar la siguiente actividad prctica:
1. Cree un documento en Word.
2. Escriba en l su nombre y direccin.
3. Escriba un prrafo acerca de sus aficiones, su deporte preferido, etc.
4. Guarde el documento con su nombre.
5. Cree un nuevo documento.
6. Copie en l un texto que aparezca en otro documento de Word, que aparezca en
su mquina o en otra de la red. Tambin puede copiar un artculo de su inters
que aparezca en la enciclopedia ENCARTA.
7. Inserte un ttulo adecuado al texto
8. Cambie el tamao y el tipo de letra al documento.
9. Alinee el ttulo en el centro y justifique el resto del documento.
10. Pase el corrector ortogrfico al documento.
11. Gurdelo con su nombre.
12. Cree un documento que contenga 2 tablas con diferentes formatos.
13. Comente en un prrafo la informacin que muestra dichas tablas.
14. Configure el documento para imprimir. Suponga que cuenta con hojas A4. y que
desea dejar 2.5 cms. de margen arriba y abajo, mientras que en los lados desea
dejar 3 cms.
15. Prepare el documento para imprimir con 2 copias.
16. Haga en Word las tablas que su profesor le entregar en una hoja.
17. Exprese utilizando vietas dos o tres conclusiones que se destaque de la
informacin que aparece en las mismas.
18. Prepare la pgina para imprimir las tablas. El papel de que dispone es de carta y
deber dejar 2 cms. de margen por cada lado.

19. Abra ahora un documento nuevo. Escriba un prrafo sobre los resultados
docentes de su grupo.
20. Confeccione una tabla con dichos resultados por asignatura.
21. Escriba tres medidas que se pueden tomar para elevar el rendimiento del grupo
cuyas evaluaciones aparecen en la tabla en esta asignatura. Utilice listas
numeradas para las medidas.
Tema IV: Hoja de Clculo
Objetivo: Procesar informacin relacionada con problemas de la Cultura Fsica donde
se requiera la realizacin de clculos y grficos.

Conocimientos:

Caractersticas generales de las hojas de clculo.


Utilizacin de ayuda.
Manipulacin de los libros y las hojas de clculo en un libro.
Introduccin de datos, movimiento, copia y borrado de celdas y rango de celdas.
Clculo a travs de frmulas. Utilizacin de funciones.
Formato de celdas.
Ordenamiento de datos.
Elaboracin de grficos.
Intercambio de informacin entre aplicaciones.

Habilidades:
-

Crear, guardar, cerrar y salir de un libro de trabajo.


Confeccionar y manipular hojas de clculo.
Realizar clculos que requieran la utilizacin de frmulas y funciones.
Aplicar formatos que permitan una mejor presentacin de las hojas de
clculo.
Elaborar grficos.
Preparar las hojas de clculo con vistas a su impresin.
Intercambiar informacin con la aplicacin Microsoft Word.

El tema IV consta de 7 encuentros, en los cuales Ud. abordar los siguientes contenidos.
Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso de las presentaciones
creadas al efecto y de esta gua metodolgica.

Actividad 15: (Conferencia)


Contenidos: Contenidos: Tema III. Hoja de Clculo Microsoft Excel 2000.
Caractersticas de las Hojas de Clculo. Componentes de la ventana de Excel.

Utilizacin de la Ayuda.
Los libros de trabajo y sus hojas, desplazamientos en la hoja de clculo y

manipulacin de las hojas. Crear, abrir, guardar y cerrar un libro de trabajo. Trabajar
con varios libros (Men Ventana). Inmovilizar paneles.

Concepto de celda, celda activa y rango de celda. Seleccionar, copiar, mover,


pegar, insertar, eliminar, ocultar y borrar contenido de celdas, rangos de celdas, filas
y columnas.
Introduccin y edicin de datos. Tipos de datos. Comando Rellenar.

Objetivo: Caracterizar la aplicacin Excel y sus componentes: los libros, las hojas de
clculo, la ayuda que brinda, la introduccin de datos y cmo se realiza la seleccin,
movimiento, copia, insercin y borrado de celdas, columnas y fila .
Actividad 16: (Clase Terico - Prctica)
Contenidos: Formato de celdas y clculo a travs de frmulas. Utilizacin de funciones.
Formato de celda, rango de celda, filas y columnas. Formato de Nmero.

Categoras nmero, moneda, fecha, hora, porcentaje y texto . Copiar y pegar


formato. Pegado especial. Formatos condicionales. Autoformato
Concepto de frmula. Los operadores. Introduccin de frmulas.

Las funciones. Sintaxis. Tipos de funciones. Argumentos de las funciones.

Vnculos entre hojas y entre libros mediante frmulas.

Objetivos: Identificar el Excel como una potente herramienta de clculos a travs de


frmulas y funciones y presentarlas en la hoja de clculo utilizando las herramientas de
formato.
Actividad 17: (Clase Prctica)
Contenidos: (Actividad 13 y 14).
Objetivos: Realizar clculos a travs de frmulas y funciones y presentarlas en la hoja
de clculo utilizando las herramientas de formato.
Actividad 18: (Clase Terico - Prctica)
Contenidos: Grficos e Impresin de documentos. Intercambio de informacin con
Word.
Creacin de grficos con el Asistente. Grficos como hojas. Elementos y
formato de un grfico. Otras opciones.
Pasos para el proceso de impresin de una hoja de clculo. Configuracin de
pgina. Definir rea de impresin, filas y columnas fijas.
Vista Salto de pgina. Vista Preliminar. Imprimir una o varias hojas, rango de
celdas y grficos.
Insertar documento de M. Word.
Objetivos: Utilizar el asistente para grficos para la creacin de los mismos, su
impresin y el intercambio de informacin con Word y otras aplicaciones.
Actividad 19: (Clase Prctica)
Contenidos: Actividades 13, 14 y 16.
Objetivos: Manipular y confeccionar hojas de clculo para la realizacin de clculos y
la elaboracin de grficos.
Actividad 20: (Sistematizacin)
Contenidos: Actividades 13, 14 y 16.
Objetivos: Manipular y confeccionar hojas de clculo para la realizacin de clculos y
la elaboracin de grficos.

Actividad 21: (Evaluacin)


Contenidos: Actividades 13, 14 y 16.
Objetivos: Comprobar la adquisicin de los conocimientos y habilidades vinculados con
los objetivos del Tema III
El Excel es una aplicacin muy til para realizar una gran cantidad de clculos,
funciones, grficos, etc. incluso tiene definidas un gran nmero de funciones
financieras, estadsticas, y matemticas.
Aunque tiene elementos comunes con la ventana de Word, las diferencias se sustentan
en las funciones especficas de cada aplicacin. Antes de profundizar en la misma el
estudiante debe manejar algunos conceptos que son bsicos para la comprensin de la
aplicacin.
En esta primera clase se combinar la presentacin Primera clase de Excel con el
Manual de Excel pginas 1 a la 7. La presentacin incluye una serie de ejercicios de
modo que Ud. llegue solo a establecer los elementos nuevos con respecto a la ventana
de Word, as como los elementos distintivos. La informacin en Excel se puede copiar.
Se hace de forma anloga a como lo hacamos en Word. Seleccionando preveiamnet el
contenido de la celda, clic derecho copiar, seleccionando nuevamente la celda donde se
quiere pegar el contenido, clic derecho, pegar. Existen otras vas para copiar el
contenido de una celda, su profesor les hablar sobre ellas.
De igual forma que en Word Ud. poda dar formato al documento, el contenido de las
celdas en Excel es factible de mejorar y embellecer su aspecto, incluso cuenta con
posibilidades en cuanto a la orientacin del texto en una celda, que como se ver puede
incluso ser puesto en forma diagonal.
Para estudiar el formato de celdas puede consultar el manual pginas 12 a la 14. En el
aparecen los procedimientos par dar formato a celdas. Resuma los pasos que se
describen ah. Mientras resume los procedimientos abra un libro de Excel y haga las
operaciones indicadas.
A continuacin abra la presentacin Frmulas y f 1. En ella aparece cmo hacer
referencia a una celda, a un conjunto de celdas, a una fila, una columna, etc.
La presentacin explica tambin cmo realizar un clculo mediante una frmula
definida por el usuario o una funcin de las tantas que tiene definidas el Excel. El
manual explica todo lo relativo a frmulas y funciones. Revise las pginas 14 y de la 18
a 21. Tome notas en su libreta.
Para el estudio de los grficos en Excel Ud. deber seguir con atencin la presentacin
GRFICOS E IMPRESIN DE HOJAS EN EXCEL. Puede profundizar en este
contenido a travs del manual, pginas 26 a la 28.
Como las hojas de clculo son muy grandes, para imprimir hay que seleccionar el rea
de impresin. En la presentacin se explica el procedimiento. Una vez definida el rea
de impresin se pasa a configurar la pgina segn se desee. La vista preliminar da la
posibilidad de observar el rea a imprimir previamente y modificarla de modo que tenga
el formato deseado. Una vez concluido este proceso se pasa a la impresin. Adems de
la presentacin, el folleto pginas 40 y41 explica el procedimiento. Resuma el mismo en
la libreta y lleve a la prctica lo aprendido. Una de las ventajas de las tablas y grficos
hechos en Excel es que pueden pegarse en otras aplicaciones. Del mismo modo se
puede llevar informacin de Word para Excel. Vea las pginas 54 a 56
Una vez revisado los materiales podr hacer los siguientes ejercicios:

1. Abra un libro de Excel. Prepare la hoja 1 para introducir los datos de sus
gastos mensualmente. Considere los siguientes rubros: pago de la luz, gas,
vivienda, telfono, agua, bodega, productos del agro y otros gastos.
2. Prepare la hoja para llevar los gastos mensuales por un ao.
3. Calcule los gastos totales por meses y por ao.
4. Calcule el promedio de gastos mensuales.
5. De formato a la tabla. Distinga los totales y los promedios con diferentes
colores.
6. Abra el libro de trabajo CONTROL.xls Las evaluaciones que contiene son
ficticias.
7. Centre los datos de la tabla.
8. D un nmero de orden consecutivo a cada alumno
9. A continuacin aplique filtro/autofiltro para copiar los datos de cada grupo en
una hoja diferente. Vea que tiene que insertar una hoja para copiar los
resultados del grupo D-13.
10. D ahora un nmero consecutivo a cada alumno dentro de su grupo.
11. Renombre la hoja con el nombre de cada grupo.
12. Calcule el promedio de cada alumno en la hoja correspondiente a su grupo.
13. En la hoja 1 calcule ahora los promedios de cada asignatura por grupo.
14. D formato a la tabla del ejercicio anterior.
15. Inserte una nueva hoja. Haga en ella la siguiente tabla:
Asignatura/Grupo D-11
D-12
D-13
D-13

16. Calcule la evaluacin promedio de cada asignatura por


hoja correspondiente a cada grupo.
17. Guarde el libro con su nombre.
18. Una de las mayores utilidades del Excel es el asistente
una gran variedad de grficos estadsticos que permiten
comportamiento de un conjunto de datos.
19. La siguiente tabla muestra los resultados de 4 atletas
escolares de gimnstica
Deportista
Gretel Prez
Julia Fernndez
Anabel Hernndez
Yamile Ruiz

Edad

Asimtricas
7,9
8,6
7,9
9,7

Libre
7,2
9,5
9,6
8,7

grupo. Hgalo en la

para grficos. Existe


resumir y analizar el
en las competencias

Viga
8,6
8,7
8,5
8,9

Salto
8,9
7,9
9,5
8,4

20. Abra un libro nuevo en Excel y copie la tabla anterior en l.


21. Calcule el total de puntos por atleta
22. Calcule el promedio de puntos por evento
23. Haga un grfico comparativo de las 4 atletas segn la puntuacin general.
Pngalo en la hoja 2 despus de renombrar la misma con el nombre Grfico.
24. Lleve ahora el grfico para este documento.

25. Prepare en Excel la hoja 1 para imprimir. Configure previamente la tabla.


Tema V: Presentacin Electrnica
Objetivo: Realizar presentaciones con diapositivas para apoyar la docencia.
Contenido:

Caractersticas generales del PowerPoint


Insercin de textos, imgenes y otros objetos en la diapositiva
Personalizar animaciones.
Dar Formato a las diapositivas
Utilizar Plantillas de diseo.
Vistas de presentacin: Normal, esquema, diapositiva, clasificador
diapositiva, presentacin de diapositiva.
Guardar la presentacin como Presentacin con diapositiva de PowerPoint

de

Habilidades:
-

Crear, guardar, entrar y salir de la presentacin.


Confeccionar y modificar diapositivas.
Aplicar formatos y animaciones que permitan una presentacin agradable
y dinmica a las diapositivas.

El tema IV consta de 3 encuentros, en los cuales Ud. abordar los contenidos que
aparecen a continuacin. Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso
de la ayuda de la aplicacin
Actividad 22: (Clase Terico - Prctica)
Contenidos: Microsoft PowerPoint 2000
Caractersticas generales del PowerPoint.
Creacin de diapositivas
Insercin de textos, imgenes y otros objetos en las diapositivas
Insercin de diapositiva.
Vistas de presentacin:
o Normal
o Esquema
o Diapositiva
o Clasificador de diapositiva
o Presentacin de diapositiva
Guardar la presentacin como Presentacin de diapositiva
Objetivos: Confeccionar diapositivas para la presentacin de conferencias o como
apoyo en la docencia
Actividad 23: (Clase Terico - Prctica)
Contenidos: Microsoft PowerPoint 2000
Personalizar animaciones
Dar formato a las diapositivas
Utilizar plantillas de diseo
Transicin de diapositiva

Botones de accin.
Objetivos: Embellecer y animar las diapositivas utilizando las herramientas que nos
brinda el PowerPoint .
Actividad 24: (Clase Prctica)
Contenidos: Microsoft PowerPoint 2000
Personalizar animaciones
Dar formato a las diapositivas
Utilizar plantillas de diseo
Transicin de diapositiva
Botones de accin.
Objetivos: Realizar una presentacin sencilla utilizando las posibilidades de formato y
animacin que brinda el Power Point.
Cuando Ud. comienza este tema, aunque no sabe hasta el momento trabajar con la
aplicacin, si conoce de su utilidad en la docencia pues son mltiples las presentaciones
que ha visto en el desarrollo de esta misma asignatura. Las presentaciones de Power
Point tienen mltiples usos, desde utilizar las mismas en la docencia, como ha visto
aqu, se utilizan tambin para exponer los resultados de un trabajo cientfico en un
evento, dirigir una reunin de trabajo o hacerle el da ms agradable a un amigo
comunicando ideas y expresiones de afecto.
Esta es una aplicacin muy fcil, debe hacerse uso de la ayuda. Casi todos los elementos
de formato se heredan del Word, pero hay elementos distintos como las plantillas de
diseo y las posibilidades que el mismo tiene con las animaciones. Haga uso de la
ayuda, sobre todo en lo que se refiere a estas ltimas.
Una vez que se haya familiarizado con las particularidades de la aplicacin, haga las
siguientes tareas:
1. Haga una presentacin en Power Point donde ilustre a compaeros suyos que
quieran formarse como maestros emergentes de Educacin Fsica, las
caractersticas de la carrera durante el primer ao. Utilice no menos de 4
diapositivas.
2. Inserte imgenes en las diapositivas, preferiblemente no prediseadas.
3. Anime las diapositivas
4. Inserte un archivo de sonido en las mismas de forma que la msica se oiga de
forma continua a travs de toda la presentacin.
5. Las diapositivas deben tener transicin entre ellas.