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AO 2013
INTRODUCCIN
El presente informe tiene como propsito general, mostrar los logros alcanzados en
materia de gestin documental durante el ao 2013. Igualmente, se mostrarn de
manera general los desafos y actividades a realizar durante el ao 2014.
ACTIVIDADES
Proyecto de inversin Adecuacin de archivo documental de la Superintendencia
Financiera a travs de los procesos de depuracin, clasificacin, aplicacin de la Tabla
de Retencin Documental, Digitalizacin y Almacenaje del mismo, a travs del cual se
han realizado diferentes actividades para optimizar la gestin documental de la
Superintendencia y propender por el cumplimiento de la normatividad archivstica
vigente.
En el ao 2013, se realizaron las siguientes actividades:
1. Digitalizacin de documentos:
En ejecucin del contrato SF. 3-031-2012, suscrito con la firma Informtica
Documental S.A.S., cuyo objeto es la Digitalizacin y microfilmacin de los fondos
documentales de la SFC, se continu con la digitalizacin de los documentos que
hacen parte de los fondos documentales cerrados de las anteriores Superintendencias
Bancaria y Valores, lo anterior en aplicacin de las respetivas tablas de Valoracin
Documental.
Para esta vigencia, se digitalizaron un total de 5.849.318 folios correspondientes al
fondo Superintendencia Bancaria, completando de esta manera un total aproximado a
los 29 millones de folios digitalizados.
Estas imgenes son incorporadas en el gestor documental de la Entidad, lo cual
facilita su consulta, garantizando la preservacin de los documentos histricos en su
soporte original en papel.
Para el ao 2014, se espera continuar con el proceso de digitalizacin de documentos,
incorporando el fondo documental Superintendencia de Valores, poniendo especial
nfasis en los documentos que va a ser transferidos al Archivo General de la Nacin.
2. Microfilmacin de documentos
Para aquellos documentos de carcter histrico (conservacin total en las respectivas
TRD), adicional a la microfilmacin, la Entidad realiza un proceso de microfilmacin;
ya que esta es la nica tecnologa que cuenta con ms de 120 aos de vigencia, y
garantiza la adecuada conservacin y consulta de los documentos en el largo plazo, a
diferencia de la digitalizacin que an cuenta con un tiempo de conservacin muy
escaso en el tiempo.
A-CP-GDC-001
Gestin Documental
A-FT-GDC-002
A-FT-GDC-004
A-IN-GDC-014
A-IN-GDC-015
A-MT-GDC-001
A-PI-GDC-008
Solicitud de Fotocopiado
A-PI-GDC-039
A-PI-GDC-040
A-PR-GDC-003
A-PR-GDC-004
A-PR-GDC-005
A-PR-GDC-006
A-PR-GDC-007
A-PR-GDC-008
A-PR-GDC-009
A-PR-GDC-010
A-PR-GDC-011
A-PR-GDC-012
Digitalizacin de Documentos
A-PR-GDC-013
Microfilmacin de Documentos
A-PR-GDC-014
A-PR-GDC-015
A-PR-GDC-016
A-PR-GDC-017
A-PR-GDC-019
A-TB-GDC-088
A-TB-GDC-014
A-TB-GDC-034
A-TB-GDC-045
A-TB-GDC-046
A-TB-GDC-047
A-TB-GDC-048
A-TB-GDC-050
A-TB-GDC-051
A-TB-GDC-052
A-TB-GDC-054
A-TB-GDC-055
A-TB-GDC-056
A-TB-GDC-058
A-TB-GDC-059
A-TB-GDC-060
A-TB-GDC-063
A-TB-GDC-064
A-TB-GDC-065
A-TB-GDC-068
A-TB-GDC-069
A-TB-GDC-070
A-TB-GDC-072
A-TB-GDC-073
A-TB-GDC-074
A-TB-GDC-075
A-TB-GDC-076
A-TB-GDC-077
A-TB-GDC-079
A-TB-GDC-080
A-TB-GDC-081
A-TB-GDC-083
A-TB-GDC-084
A-TB-GDC-085
A-TB-GDC-087
Solicitud de documentos
Aplicacin de Tablas de Retencin y Valoracin Documental
Transferencias documentales (primarias y secundarias)
Administracin de inventarios documentales
Control de ingreso, salida y movimientos de unidades documentales (cajas).