NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO DE LA

REPUBLICA DEL ECUADOR

CODIGO
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DESCRIPCION
AREA: NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
SUBAREA: FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO
TITULO: OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

Las entidades y organismos del sector pblico tienen una misin que cumplir,
para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. La
consecucin de los objetivos depende del grado de seguridad que proporcione el
control interno de la entidad.
La mxima autoridad dispondr la formulacin, aprobacin y
divulgacin de los objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para
sus proyectos y actividades.
Los objetivos pueden formularse para la organizacin como conjunto o dirigirse
a determinados proyectos o actividades dentro de la misma institucin,
clasificndose en tres categoras:
Operacionales:- Referente a la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos
financieros, materiales y humanos.
Financieros:- Referente a la elaboracin y publicacin de reportes y estados
financieros internos y externos oportunos, de calidad, actualizados y confiables.
Legalidad:- Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas que le
sean aplicables.
La consecucin de los objetivos depende del grado de seguridad que
proporcione el sistema de control interno de la entidad.
La mxima autoridad dispondr la formulacin, aprobacin y
divulgacin de los objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para
sus proyectos y actividades.
110 02 TITULO: AMBIENTE DE CONFIANZA MUTUA
Debe fomentarse un ambiente de confianza mutua para respaldar el flujo de
informacin entre los empleados y su desempeo eficaz hacia el logro de los
objetivos de la organizacin.
La confianza mutua entre los empleados, basada en la seguridad, integridad y
competencia de las personas, respalda el flujo de la informacin que los
usuarios necesitan para tomar decisiones y accionar. Adems, respalda la
cooperacin y la delegacin que se requiere para un desempeo eficaz, tendiente
al logro de los objetivos y metas de la organizacin.
110 03 TITULO: CONTENIDO, FLUJO Y CALIDAD DE LA
INFORMACION
El sistema de informacin se disear atendiendo a la estrategia y al programa
de operaciones de la entidad, el mismo que servir para los siguientes
propsitos:

a) Tomar decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas en

todos los niveles,
b) Evaluar el desempeo de la entidad, en cuanto se refiere al cumplimiento
de metas y objetivos, de sus programas, proyectos, procesos y actividades; y,
c) Rendir cuenta a los organismos pertinentes y a la ciudadana de la gestin
encomendada.
La informacin que emita la entidad ser clara y con un grado de detalle
ajustado al nivel de decisin que utilice, que se refiera tanto a situaciones
financieras como operacionales, cumpliendo varios atributos, tales como:.
a) Contenido apropiado;
b) Calidad;
c) Oportunidad;
d) Actualizacin;
e) Exactitud; y,
f) Accesibilidad.
Para el caso de los niveles directivos y de jefatura, los informes guardarn
relacin con el desempeo de la entidad o componente, con los objetivos y con
las metas fijadas.
El flujo informativo circular en todos los sentidos, ascendentes, descendentes,
horizontal y transversal.
110 04 TITULO: INDICADORES DE GESTION
Un indicador es la unidad que permite medir el alcance de una meta.
La planificacin estratgica y la planificacin operativa anual de cualquier
entidad pblica, se evaluar mediante la aplicacin de indicadores en trminos
cualitativos y cuantitativos.
Se entiende por indicadores de gestin a los criterios que se utilizan para
evaluar el comportamiento de las variables. El indicador es la
identificacin de la realidad que se pretende transformar. Los
indicadores pretenden valorar las modificaciones (variaciones, dinmicas) de
las caractersticas de la unidad de anlisis establecida, es decir, de los objetivos
institucionales y programticos.
Si la mxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores
que permitan valorar los avances y logros de la accin institucional, ser
necesario desarrollar sus propios indicadores, aportando a la conformacin
de un banco de indicadores y a su mayor seguridad en los procesos de valoracin
y evaluacin de planes, programas y proyectos sociales.
Cada uno de los objetivos, independientemente del nivel de
planificacin a que pertenezca, sern descompuestos en variables relevantes, y a
cada variable se le formular al menos un indicador a travs del cual se pueda
valorar y evaluar la dinmica de dichas variables, dando origen as a la
triloga para el desarrollo de cualquier indicador social: objetivos, variables e
indicadores.
Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la
focalizacin de los objetivos tanto institucionales como programticos y de
proyectos, convirtindose stos en las unidades de anlisis, los que a su vez,

A.
B.
C.
D.
E.
F.

desglosados, arrojan las variables relevantes que caracterizan el objetivo, el

ltimo paso ser establecer el o los objetivos que permita identificar y
seleccionar variables relevantes.
Para formular el indicador, caracterstica o variable relevante seleccionada,
correspondiente a cada tema, slo basta convertir y expresar el objetivo y sus
variables en patrn o categora de valoracin y evaluacin, hacindose las
preguntas.
Al finalizar el perodo qu resultado concreto queremos entregar?
Cmo sabremos que ya hemos logrado el objetivo?
Como los indicadores son los patrones de valoracin del comportamiento
de las variables relevantes, dentro del sistema de seguimiento y evaluacin se
requiere explicar las diferentes clases de indicadores que dependiendo de la
pertenencia a la variable relevante a que hace alusin, se pueden distinguir dos
tipos de indicadores:
Indicadores de Gestin o Eficiencia.- Tambin se les denomina como: de
seguimiento, de control, de monitoreo, de actividades, de tarea, de metas
intermedias, de adelantos, de avances, de progresos, indicadores internos.
Pertenecen al sub - sistema de seguimiento y sirven para valorar el rendimiento
(produccin fsica) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener
objetivos con tiempos y costos registrados y analizados. Dentro del sistema de
seguimiento y evaluacin, los indicadores de gestin, permiten la valoracin de
al menos los siguientes elementos:
1. La utilizacin de los recursos humanos, fsicos, financieros,
ecolgicos y de tiempo.
El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias.
El rendimiento fsico promedio (productividad) medido ste como la relacin
que existe entre los logros y los recursos utilizados.
4. El costo promedio/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o
costo/beneficio.
El grado de eficiencia.
El tiempo
Indicadores de Logro o Eficacia.- Son tambin conocidos como indicadores de
xito, externos, de impacto, o de objetivos, los cuales facilitan la valoracin de
los cambios en las variables socioeconmicas propiciados por la accin
institucional.
Los indicadores de logro son hechos concretos, verificables, medibles,
evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al sub sistema de evaluacin permitiendo la valoracin de la eficacia de los planes,
programas y proyectos sociales de la institucin para resolver los problemas
y necesidades del grupo y la regin con quien se adelanta el proyecto.

110 05 TITULO: ACTITUD HACIA EL CAMBIO

Toda entidad dispondr de procedimientos capaces de captar e informar
oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y
externo, con las posibilidades de alcanzar sus objetivos en las condiciones
deseadas.

 A continuacin se sealan algunas condiciones que merecen particular atencin:

A. Cambios en el contexto externo: legislacin, reglamentos, programas de
ajuste, tecnologa, cambios de autoridades, entre otros.
B. Crecimiento acelerado: Una entidad que crece a un ritmo demasiado rpido est
sujeta a muchas tensiones internas y a presiones externas.
C. Nuevas lneas de productos o servicios: la inversin en la produccin
de nuevos bienes o servicios, generalmente ocasiona desajustes en el sistema
de control interno, el que debe ser revisado.
D. Reorganizacin o Reingeniera: Generalmente significa reduccin de personal
que ocasiona, si no son racionalmente practicadas, alteraciones en la
separacin de funciones y en el nivel de supervisin.
E. Creacin del sistema de informacin o su reorganizacin: Puede llegar a generar
un perodo de exceso o defecto en la informacin producida, ocasionando en
ambos casos la probabilidad de decisiones incorrectas.
El proceso de gestin de cambio es crtico para el control interno y no ser
obviado en ninguna circunstancia.
110 06 TITULO: FLEXIBILIDAD AL CAMBIO
El sistema de informacin ser permanentemente analizado y, de ser necesario,
rediseado cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento y/o produccin
de bienes o servicios. Cuando la entidad cambie su estrategia, misin, poltica,
objetivos, programa de trabajo, entre otros, se contemplar el impacto en el
sistema de informacin.
Si el sistema de informacin se disea orientado en una estrategia y un programa
de trabajo, es natural que al cambiar stos, tenga que adaptarse a las nuevas
necesidades institucionales.
Por otra parte, es necesario una atencin especial para evitar que la informacin
que dej de ser relevante siga fluyendo en detrimento de otra que pas a serlo.
110 07 TITULO: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
La mxima autoridad de cada entidad dispondr por escrito que cualquier
funcionario que tenga a su cargo un
programa, proceso o actividad,
peridicamente evale la eficiencia del control interno y comunicar los
resultados ante quien es responsable.
Un anlisis peridico de la forma en que ese sistema est operando le
proporcionar al responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o
la oportunidad de su correccin y fortalecimiento.
Si bien la Unidad de Auditora Interna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia
del sistema, son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios que
tienen bajo su responsabilidad un segmento organizacional, programa, proceso o
actividad, los que deben efectuar auto evaluaciones peridicas al sistema de
control interno.
110 08

TITULO: ACTITUD HACIA EL CONTROL INTERNO

 La competencia tcnica, la honestidad y el esmero que cada servidor ponga

en el cumplimiento de sus funciones, son los factores fundamentales para
definir los controles preventivos y de deteccin que deban ponerse en prctica.
Cada
uno
de
los
servidores propiciar con su actitud la
incorporacin
de todos los elementos de control interno dentro de las
operaciones a su cargo.
La mxima autoridad de cada entidad pblica establecer en forma clara y por
escrito las lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los
objetivos
de
la
institucin de acuerdo con las disposiciones y los
lineamientos del gobierno y dems organismos, crear y mantener un
ambiente de honestidad y de respaldo hacia el control interno, garantizar el
uso eficiente de los recursos y proteger el medio ambiente.
Los componentes de control interno sern incorporados dentro de cada una
de
las
fases del proceso administrativo, esto es planificacin,
organizacin, direccin, coordinacin y control.
La estructura orgnica funcional incorporar los componentes de control
interno necesarios para asegurar el cumplimiento de la misin y objetivos de
la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las
funciones asignadas. En esta estructura se cuidar especialmente de definir
las lneas de comunicacin entre los distintos niveles de la
organizacin y de separar en unidades organizativas diferentes las
actividades financieras, administrativas y operativas o de gestin.
110 09 TITULO: CONTROL INTERNO PREVIO
Las entidades y organismos del
sector pblico establecern
mecanismos y procedimientos para analizar las operaciones y
actividades que hayan proyectado realizar, antes de su autorizacin, o de que
sta surta sus efectos, con el propsito de determinar la propiedad de
dichas operaciones y actividades, su legalidad y veracidad y finalmente su
conformidad con el presupuesto, planes y programas.
El control pre vio ser ejecutado por el personal responsable del trmite normal
de las operaciones y actividades.
110 10 TITULO: CONTROL INTERNO CONCURRENTE
Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo
de
servidores,
establecern
y
aplicarn
mecanismos
y procedimientos de
supervisin permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el objeto de
asegurar:
1. El logro de los resultados previstos;
2. La ejecucin eficiente y econmica de las funciones encomendadas a
cada servidor;
3. El cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas;
4. El aprovechamiento
eficiente de los
recursos humanos, materiales,
tecnolgicos y financieros;
5. La proteccin al medio ambiente;
6. La adopcin oportuna de las medidas correctivas necesarias.

110 11 TITULO: CONTROL INTERNO POSTERIOR

La mxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesora de su
unidad
de
auditora interna, establecer los mecanismos para evaluar
peridicamente y con posterioridad a la ejecucin de las operaciones:
El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas;
Los resultados de la gestin;
Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economa en la utilizacin y
aprovechamiento
de
los
recursos
humanos, financieros, materiales,
tecnolgicos y naturales; y,
El impacto que han tenido en el medio ambiente.
110 12 TITULO: AUDITORIA INTERNA
La Unidad de Auditora
Interna depender
directamente
de
la
mxima autoridad o del titular de la entidad pblica y estar ubicada
orgnicamente en el nivel asesor.
Las instituciones del Estado, contarn con una Unidad de Auditora
Interna, cuando se justifique.
El personal auditor ser nombrado, removido o trasladado por el Contralor
General del Estado y las remuneraciones y gastos para su funcionamiento sern
cubiertos por las propias instituciones a las que ellas sirven y controlan, de
conformidad a lo dispuesto en el artculo 14 de la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado.
Es un elemento importante del control interno de una entidad u organismo
del sector pblico y su labor consiste en el examen de las operaciones
administrativas y/o financieras efectuado por sus propios auditores como un
servicio a la alta direccin.
Ser responsable del examen posterior de las operaciones de la entidad
u organismo, mediante los mecanismos sealados en las leyes pertinentes.
Para ser nombrado y ejercer las funciones de direccin o jefatura de esa Unidad
se requerir ser profesional con ttulo universitario y formacin compatible con
el ejercicio y prctica de la auditora financiera y experiencia en materia de
auditora de gestin.
Lo podrn conformar tambin los estudiantes de contabilidad y auditora
por lo que su nombramiento como auditor estar condicionado hasta la
obtencin de su ttulo profesional conferido por un centro de
estudios superior legal y debidamente reconocido por los organismos oficiales.
Las
funciones
que
realice la Unidad de Auditora Interna sern
completamente independientes de las funciones de lnea.
Con el fin de realizar la evaluacin integral de la institucin, esta Unidad
tambin realizar auditoras de gestin para asegurar la eficiencia de las
operaciones; la asesora a todos los niveles de la institucin; la evaluacin de la
estructura y ambiente de control interno; el seguimiento continuo y posterior de
las actividades financieras, operativas, ambientales y tcnicas y el logro de los
objetivos institucionales.

 Para cumplir con este objetivo se requerir de profesionales en otras disciplinas,

es decir, la Unidad de Auditora Interna estar integrada por personal
multidisciplinario.
Los auditores de la Unidad de Auditora Interna actuarn, individual o
colectivamente, con criterio independiente respecto a la operacin o actividad
auditada; y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos
financieros, administrativos, operativos y ambientales.
Los informes de las unidades de auditora, suscritos por el Jefe de la Unidad,
sern dirigidos a la mxima autoridad de la institucin a la que pertenezcan, la
que ser responsable de adoptar las medidas pertinentes para implantar las
recomendaciones emitidas.
Las unidades de auditora interna, en concordancia con lo establecido en las
disposiciones legales vigentes, enviarn a la Contralora General del Estado,
ejemplares de sus informes, en el trmino de 8 das contados desde la fecha de
suscripcin, conjuntamente con la documentacin probatoria de los hechos
informados, para los trmites administrativos correspondientes.
11T0IT U13LOTITULO:
CONTROL
ADMINISTRATIVO
DE
BIENES, VALORES Y DOCUMENTOS
La mxima autoridad de cada entidad del sector pblico dispondr la
formulacin de procedimientos que permitan el control administrativo de todas
las operaciones que constituyan eventuales responsabilidades o derechos por
bienes, valores, documentos, compromisos y garantas que no afecten su
estructura patrimonial.
Los bienes recibidos en fideicomiso, comodato o almacenaje, sern
controlados administrativamente, identificando a su propietario, el origen de
los mismos y el motivo de la custodia.
El valor del pago convenido para hacer uso de la opcin de compra, constituir
el costo del activo adquirido.
Durante el perodo de vigencia del contrato los bienes de larga duracin
arrendados sern controlados administrativamente; su valor ser el que
especifique el contrato.
Los bienes que no renan las condiciones necesarias para ser
clasificados como activos fijos, pero tengan una vida til superior a un ao, tales
como ciertos tiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, lencera, instrumental
mdico, insumos,
instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos y
herramientas menores, sern cargados a gastos de gestin y estarn sujetos a
control administrativo interno.
Los encargados de la custodia, salvaguardia y mantenimiento de los bienes,
valores y documentos sujetos a control administrativo, sern independientes de
las funciones de autorizacin y de registro contable. Los procedimientos
incluirn, en los casos que ameriten, la contratacin de plizas de seguro contra
siniestros, plizas de fidelidad, seguridades, segn el tipo de bienes, medidas
para su adecuada conservacin y para su mantenimiento preventivo y correctivo.
Los ttulos de crdito, especies valoradas, papeles fiduciarios emitidos y las
garantas recibidas, estarn sujetos a controles administrativos, para dicho fin se

disearn registros especficos que permitan mantener informacin oportuna

desde la fase de emisin, recaudacin y baja.