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Anatoma de una Presentacin

Anatoma de una
Presentacin

hechos por un individuo o un grupo. Son caracterizadas por ser

directas y breves pero requieren significante soporte audiovisual.

Tipo de presentacin
Establecer uno de estos tres tipos de presentacin direcciona la
planificacin de los recursos.

Introduccin
Una presentacin oral es identificada como la informacin presentada
por uno o ms individuos, requiriendo una combinacin de discursos y
varias ayudas visuales, como ser, pelculas, diapositivas y/u otro tipo
de soporte. De forma simple, un discurso se convierte en una
presentacin si solo una ayuda visual es requerida.
El valor de una presentacin es medida por su contenido ms que por
su teatralidad y su contenido est relacionado con el conocimiento y
experiencia del presentador sobre el tema que est presentando. Si el
presentador mira a esta tarea como una conversacin entre l y sus
asociados sobre el tema de su especialidad, tendr un mayor nivel de
confianza que si pensara que dar la disertacin delante de una
audiencia mayor, formada por extraos.

La presentacin
Las grficas tituladas Anatoma de una Presentacin (Figura 1) y
Anlisis General de una Presentacin (Figura 2) estn destinadas a
ser mapas complementarios para cualquier presentacin. Fueron
desarrolladas como un intento por desarrollar las diez principales
consideraciones y para llevar cada punto a su conclusin. La Figura 1
puede ser usada como una lista de chequeo por el presentador para
considerar todo los aspectos a medida que estos se relacionan con su
presentacin.
El objetivo de la presentacin, su contenido y organizacin son
funciones que el presentador debe de ser capaz de hacer.
A continuacin la definicin de cada uno de los temas numerados en
la Figura 1.

Propsito
Estas categoras cubren la mayora de las presentaciones hechas en
el mbito de comunicacin en la industria y el gobierno, pero en un
sentido amplio pueden cubrir cualquier presentacin.
Sesin Informativa:
Estas son generalmente presentaciones dentro de una compaa,
conducidas como reuniones de personal, revisin de proyectos y
reuniones de la directiva para actualizar a los subordinados o
superiores sobre la actividad del negocio, cambios en la poltica, etc.
La atmosfera es informal y la brevedad es esencial. Generalmente las
declaraciones hechas necesitan ser fuertemente soportadas.
Evaluaciones:
Estas reuniones son mantenidas para evaluar nuevos conceptos,
desarrollar estudios comparativos o practicar presentaciones mucho
ms grandes. Generalmente necesitan de mucho soporte de ayudas
visuales, equipo de proyeccin y material impreso.
Entrenamientos:
Estas reuniones incluyen actividades educacionales como
entrenamientos fuera de la compaa, orientacin y etc. Es un
ambiente estrictamente de entrenamiento, ayudas visuales ms
complicadas pueden ser utilizadas en conjunto con folletos.
Propuestas:
Estas atraen a clientes y gerentes para que apoyen nuevos negocios
envolviendo una presentacin de ventas con enfoques creativos

Discursos:
Estn limitadas generalmente a 20 minutos y raramente usan ayudas
visuales. Su propsito es el de entretener, expresar una opinin o un
intento de influenciar la opinin de otros. Se debe tomar atencin a la
apariencia personal, modulacin de la voz y brevedad. Puede llegar a
requerir de un atril o un sistema de amplificacin de sonido.
Conferencias:
Estas usualmente son concernientes con educacin y entrenamiento.
La audiencia debe ser capaz de responder a la disciplina establecida
por el presentador que debe utilizar folletos distribuidos antes o
durante la presentacin. Los miembros de la audiencia deben ser
preparados para participar o perdern el inters y todo ser un
desperdicio de tiempo.
Presentaciones:
Estos son discursos respaldados por ayudas visuales, que no deben
ser complicados y deben ser tiles para la audiencia. Se debe hacer
nfasis en el enfoque tipo conversacin. Un lmite de 20 min es
usualmente impuesto sobre el presentador.

Presentacin efectiva
Para que la presentacin sea ms efectiva, debe tener una
introduccin que inmediatamente interese a la audiencia. Luego, debe
ser desarrollada alrededor de no ms de tres pensamientos principales
y debe de tener un cierre con conclusiones que le den a la audiencia
una direccin hacia donde reaccionar.
Calificacin:
A la persona que introducir al disertante debe de drsele una
informacin adecuada. El tema debe tener relacin con las actividades
tcnicas de la reunin y el disertante debe ser introducido de una
manera que lo haga obviamente calificado sobre el tema.
Introductor:
Establecer un buen relacionamiento es importante. Se debe saber con
anticipacin quien har la introduccin de los disertantes: el maestro
de ceremonias, otro presentador, etc.

Facilidad
La referencia de facilidad se refiere a una facilidad remota no
conectada fsicamente con el lugar de trabajo del presentador. Esta
puede ser un hotel o una sala de reunin en otro establecimiento.
Lo importante sobre esta es conocer su tamao, confort, disponibilidad
de electricidad, etc. adems que se debe conocer si se dispone en el
sitio de un sistema de sonido y proyeccin.
Por lo general se requiere que cualquier persona que vaya a dar una
presentacin conduzca su propia investigacin de la facilidad y planear
esa presentacin en contra de sus capacidades conocidas. Este
pensamiento incluye verificar con suficiente anticipacin, para poder
ser capaz de dirigir los cambios que sean necesarios.
Tamao de la Facilidad:
El tamao de la facilidad determina la caracterizacin de las ayudas
visuales y el tipo de equipo auxiliar usado con estos. La frmula para
el tamao de la imagen dice que la primera lnea de asientos no debe
estar ms cerca de la pantalla a dos veces el ancho de la imagen.

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Diego Arredondo

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Anatoma de una Presentacin

Sesin Informativa
Evaluacin
Entrenamiento
Propuesta

Propsito

Tipo

Discurso
Confenrecia
Presentacion
Organizacion
Esquema

Tema/Mensaje

Entrega
Efectiva

Calificacion

Sujeto
Presentador

Introductor

Maestro de
Ceremonia
Otro presentador

Metodo de
Introduccion
Restricciones
Preguntas y
Respuestas

Longitud de la
presentacion

Altura
Ajustable
Luz Propia

Atril

Fijo
Lavalier

Microfono
Sistema de
Sonido

Tamao
Ubicacion
Capacidad

Facilidad

Escenario

Altavoces
Control de la
amplificacion
Tamao
Altura del Techo
Mate/Brillante

Pantalla
Otros:
Audio/Video

Proyectores
Quien lo operara?

Tamao

Audiencia

Apuntador

Conocimiento

Laser? Necesita
Baterias?

Caracteristicas
Actitud

Asistencia

Por Eleccion
Por Necesidad

Diapositivas

Estndares

Legibilidad
Estilo
Color

Cuando

Ayudas
Visuales

Qu
Peliculas

Folletos/Material
impreso

Preparacin
Reproduccion
Distribucion

Antes
Durante
Despues

Fecha Calendario

Tiempo de
Presentacion

Maana
Tarde
Noche

Relacionado con:
Descanzos
Comida

Figura 1 Anatoma de una Presentacin

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Arreglo de los
Asientos

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Anatoma de una Presentacin

Tema/
Mensaje

Propsito

Estas categorias cubren la mayoria de las presentaciones concernientes a las comunicaciones en la industria y el
gobierno, pero en un aplio sentido pueden ser utilizadas en cualquier presentacion.

Tipo

Establece el tipo de presentacion direccionando el planeamiento del soporte necesario

Entrega
Efectiva

Para que la presentacion sea mas efectiva, debe tener una introduccion que inmediatamente interese a la audiencia.
Luego, debe ser desarrolada alrededor de no mas de tres pensamientos principales y debe de tener un cierre con
conclusiones que le den a la audiencia una direccion hacia donde reaccionar.

Metodo de
Introduccion

Una equivocacin frecuente, a menudo las declaraciones de apertura del presentador estan comprometidas debido a que
el mismo tiene que completar la introduccion o calificacion realizada de forma inepta por quien lo present

Longitud

Una tema ovio -- --- si se conoce que se dispone de una gran cantidad de tiempo, asegurate si se incluye una sesion de
preguntas y respuestas, que tan larga ser esa sesion. La sesin de Q&A de cualquier presentacion es la mas informativa
porque es el tiempo en el cual el presentador tiene la confianza para hablar con el pblico. Asegrate de alentar esto si te
es posible.

Facilidad

Esta area naturalmente tiene el mayor numero de puntos de control. Es la unica categora responsable del mayor
numero de obstaculos a ser resueltos. Un poco de entendimiento de por qu esto es cierto puede incrementar el
cuidado de todos los involucrados y eventualmente reducir la cantidad de errores.

Audiencia

Un analiis de la audiencia es importante para dirigir y seleccionar apropiadamente el material. Adicionalmente, saber que
tipo de presentacin se espera de ti (conferencia, discurso o presentacion), su actitud y otros factores, son importantes.

Ayudas
Visuales

Muy a menudo las ayudas visuales son utilizadas una sola vez y luego descartadas. Debido esto, se destinan refuerzos
para encontrar materiales y usarlos como ayudas visuales. A menudo esto resulta en el uso de material usado para
publicacion de reportes y articulos como ayudas visuales. Asi, material detallado, complicado e ilegible es mostrado a una
audiencia que usualmente no puede comprenderlo en el tiempo que se dispone durante la presentacin.

Material
Impreso

Parte de planear una presentacin puede incluir la PREPARACION, REPRODUCCION y DISTRIBUCION de material
impreso. Las audiencias mas interesadas agradecern una copia de la disertacin o un paper tratando a mayor
profundidad el tema. Algunas situaciones requieren que esto sea hecho.

Tiempo de
Presentacion

La fecha de la presentacion determina el tiempo de toda la actividad y debe conocerse con anticipacin. Esta parte es la
ms elusiva. El pnico de ultimo minuto compromete la efectividad de la comunicacion, aunque invariablemente en alguna
parte de la lnea, la fecha de la presentacin es conocida por alguien mucho antes que se realicen los esfuerzos.

Figura 2. Anlisis general de una presentacin

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Anatoma de una Presentacin

La ltima fila no debe estar alejada ms de seis veces el ancho de la
imagen. El rea requerida debe ser calculada sobre las bases de seis
pies cuadrados por persona (0.55 metros cuadrados), adems de lo
necesario para el escenario y los pasillos.
Localizacin de la Facilidad:
La disponibilidad y conveniencia del transporte pblico hacia la
facilidad debe ser considerado. En una facilidad con muchas salas de
reunin, la localizacin y las instrucciones de cmo llegar deben estar
disponibles.
Capacidades de las Instalaciones:
Adicionalmente a establecer el confort bsico de la sala; los muebles,
la cantidad de obscuridad cuando las luces de la sala se apagan y el
nivel de ruido del equipo, dentro y fuera de la sala, toman diferentes
grados de importancia dependiendo de las necesidades de la
presentacin.
Atril:
Muy pocas instalaciones tienen atriles, pero, cuando las tienen
parecen haber sido diseados para gigantes. Si la altura del atril no es
ajustable, utiliza una pequea plataforma. La luz del atril debe de tener
una cubierta para no encandilar a la audiencia.
Sistema de Comunicacin:
El acople que se escucha durante una presentacin es causado por la
retroalimentacin entre el micrfono y el parlante. Reducir la
amplificacin o el movimiento del micrfono eliminar esta molestia.
Cuando se est utilizando un micrfono de cuello o lavalier se debe
apagar el sonido cuando se est haciendo la instalacin de este.
El Escenario:
Se prefiere un escenario elevado, libre de obstrucciones. Verifica que
el atril, una mesa, o lo que sea no bloqueen la pantalla del proyector.
La pantalla:
La pantalla debe ser colocada lo ms cerca del techo que sea posible.
La parte inferior de la imagen proyectada debe estar al menos a 4 pies
(1.20m) del piso mientras la altura del techo lo permita.
La Disposicin de los Asientos:
Adicionalmente a la limitante del nmero de asientos determinada por
el Tamao de las instalaciones, la disposicin de los asientos debe ser
tal que la audiencia no este de frente a una gran ventana, una entrada
u otro elemento de la habitacin que produzca distracciones.
Proyector:
Verifica que se dispone del proyector apropiado. Si es posible, ten una
sesin de prctica con el proyector que usars durante la
presentacin.

Audiencia
Un anlisis de la audiencia es importante para dirigir y seleccionar
apropiadamente el material. Adicionalmente al saber qu tipo de
presentacin se espera que entregues (discurso, conferencia o
presentacin), su actitud y otros factores son importantes.
Tamao:
Esto controlar los requerimientos de las instalaciones, las cuales
controlan otros factores de la presentacin.
Conocimiento:
Sern capaces de entender cuando hables con un lenguaje tcnico y
vernculo?

Actitud:
Esto puede afectar de manera significante la manera en la cual se da
la presentacin. Si los miembros de la audiencia estn asistiendo por
necesidad, la presentacin debe cambiar sus sentimientos de no
quiero escuchar y entender a un sentimiento de gracias a dios que
atend. Los miembros de la audiencia deben ser recompensados
con informacin que mejorar su forma de pensar y los afectar
mentalmente, espiritualmente o econmicamente. Si estn asistiendo
por eleccin, el presentador debe retornarles el favor al darles lo que
se les prometi o lo que hizo que hagan su eleccin.

Ayudas visuales
Muy a menudo las ayudas visuales son utilizadas una sola vez y luego
descartadas. Debido esto, se destinan refuerzos para encontrar
materiales y usarlos como ayudas visuales. A menudo esto resulta en
el uso de material para publicacin de reportes y artculos como
ayudas visuales. Ocasionando que material detallado, complicado e
ilegible sea mostrado a una audiencia que usualmente no puede
comprenderlo en el tiempo en el que se dispone.
Cuando:
El presentador analiza sus necesidades nicamente luego que el
contenido ha sido desarrollado. Se lo utiliza cuando las palabras por si
mismas no pueden desarrollar el entendimiento de la audiencia.
cuando una rpida comprensin por parte de la audiencia es
requerida. Se las debe usar para propsitos de ilustracin
principalmente imgenes opuestas a palabras y grficos opuesto a
tablas y figuras.
Diapositivas:
Si el presentador debe operar el proyector mientras est hablando, no
se debe colocar entre la audiencia y la imagen.
Estndares:
La mejor forma de producir imgenes artsticas para que sirvan de
ayudas visuales, es cuando estn enfocadas en vender al presentador
y su mensaje.
Es por esto que estndares bsicos deben ser establecidos para las
ayudas visuales, que eliminen material ilegible y un mal uso del color,
adems, alienten mayor simplicidad y vayan directo al grano.
Material impreso:
Parte de planear una presentacin puede incluir la preparacin,
reproduccin y distribucin de folletos.
La pregunta de distribucin se relaciona usualmente con el tipo de
funcin: discurso, conferencia o presentacin. Distribuir tal material
antes de la charla puede ser necesario en una conferencia, en una
sesin de entrenamiento, por ejemplo, pero puede ser muy distractor
el circular el material antes de un discurso o una presentacin.
Tiempo de Duracin:
La fecha de la presentacin dicta el tiempo de todas las otras
actividades y debe ser bien conocida por adelantado. Esto a menudo
es el hecho ms elusivo de una presentacin.
Los peores horarios de da para dar una presentacin son justo antes
del almuerzo o al final de la actividad del da. Otra mala idea sera dar
una presentacin en la hora precedente al almuerzo cuando la
pesadez se apodera de la audiencia. Evita, si es posible, durante este
horario el realizar una presentacin donde las luces deban apagarse.
Los horarios favorables son: a primera hora de la maana; y justo
despus del descanso, de media tarde y media maana, para tomar
caf. La audiencia est fresca generalmente a primera hora de la
maana y se siente ms confortable luego de cada descanso.

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