Soy un gran administrador

FUN.DE.S.E.
Fundacin para el Desarrollo Social y Educativo

MANUAL INSTRUCTIVO A DISTANCIA

DEL CURSO INTRODUCCION A LA
ADMINISTRACION

BIENVENIDO
LECCION 1
FUNDESE
Fundacin para el Desarrollo Social y Educativo
Una Institucin para Crecer Una Institucin para el Mundo

Maracay Venezuela (1996-2013)

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ADMINISTRAR:
Administrar es una ciencia debido a que usa recursos y conocimiento general
para la obtencin de un resultado esperado.
Tambin viene siendo un arte por que logra llegar al conocimiento y saber
alcanzar el resultado deseado.
Son tcnicas y procedimientos que nos sirven para alcanzar una meta. Por
ejemplo.: CREACION DE UNA EMPRESA. Debemos programar todo de forma
que salga bien (NOMBRE, DIRECCION, OBJETIVO, METAS, POLITICAS
INTERNAS, PERMISOLOGIA REQUERIDA, PERSONAL QUE TRABAJARA,
ETC) y para ello existen tcnicas de administracin que nos ayudan a cumplir
con el objetivo de irnos a la playa.
TIPOS DE ADMINISTRACIN:
1.-Administracin Pblica: Son todas aquellas organizaciones que, por
mandato legal, se encargan de tramitar los negocios pblicos, puede ser:
municipal, regional, estatal, nacional, etc. Ejm. INIA, ALCALDIAS,
GOBERNACIONES, etc.
2.- Administracin Privada: Le concierne los asuntos de los particulares: son
aquellas organizaciones constituidas con aportes econmicos de personas
naturales o jurdicas con un fin de lucro.
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Se clasifican en:
-Sector primario: extractivas, agrcolas, pecuarias
-Sector secundario: industriales o manufactureras
-Sector terciario: comercio y servicios
3.- Administracin Mixta: Son aquellas formadas con capital del estado y de
particulares. En consecuencia, tienen representantes de ambos sectores en las
Juntas Administradoras.
EL PROCESO A SEGUIR PARA ADMINISTRAR:
Cada una de las funciones que un administrador realiza, encierra una serie de
hechos que son necesarias y de mucha utilidad para que una organizacin
logre sus objetivos.
El proceso administrativo se desarrolla paralelamente o simultneamente en
atencin a las necesidades y objetivos de la organizacin.
1. PLANIFICACION
2. ORGANIZACION
3. DIRECCION
4. CONTROL

LECCION 2

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1.- PLANIFICACIN:
Es el primer paso y consiste en decidir por adelantado qu hacer, cmo,
cuando hacerlo y quien ha de hacerlo. Es la teora de todo lo que se piensa
realizar y lo que conlleva.
El planeamiento traza un camino a seguir para el futuro, es una toma de
decisiones de lo que debe hacerse en el futuro. Con este primer proceso le
empezamos a dar forma a lo que realmente deseamos.
Ventajas:
-Ayuda a contrarrestar el cambio
-Concentra la atencin en los objetivos
-Ayuda a bajar los costos
-Facilita el control
ELEMENTOS
La Misin:
Es la declaracin de los propsitos, de las actividades y de los responsables
del logro de los objetivos. Es saber y entender cuales son tus objetivos que
debes cumplir.
La Visin:
Seala hacia donde se quiere estar dentro de un perodo determinado de
tiempo. Es todo lo que la empresa quiere llegar a ser.
Los Objetivos:

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Constituyen el plan inicial y bsico. Representan los fines hacia los cuales se
dirige toda la actividad que se haga, se clasifican en Generales (Todo) y
especficos (dentro del todo).
Ejemplo:
TU OBJETIVO GENERAL ES TERMINAR TODOS LOS CUESTIONARIOS Y
ENVIARLOS
LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1.-ENTENDER Y CAPTAR LA IDEA DE CADA UNA DE LAS MATERIAS
2.-APRENDER LO LEIDO
3.-USARLO EN TU VIDA PERSONAL Y LABORAL
Las Polticas:
Son lineamientos o normas generales que guan a la toma de decisiones.
Ejemplo::
POR CADA 3 FALTA DE ASISTENCIA AL MES, LA EMPRESA DONDE
TRABAJAS TE AMONESTA Y NO TE LOS CANCELA.
Estrategia:
Es la poltica de accin, es la forma como se logra que se cumplan las polticas.

EL PROCESO DEL PLANEAMIENTO

1.-DEFINIR EL OBJETIVO
2.-RECOPILAR INFORMACIN
3.-DESARROLLAR ALTERNATIVAS
4.-ANALISAR ESAS ALTERNATIVAS
5.-ELECCION DE LA ALTERNATIVAS
6.-EJECUCION DEL PLAN
7.-CONTROL DEL PLAN

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LECCION 3

2.-LA ORGANIZACIN:
Es la segunda etapa del proceso y consiste en agrupar las actividades
necesarias para lograr objetivos, se le asigna a cada grupo un administrador
con autoridad para supervisarlo y el establecimiento de las medidas necesarias
para entablar una coordinacin horizontal y vertical en la estructura
organizativa de la empresa.
ELEMENTOS DE UNA ORGANIZACIN:
a.-Personas:
Es el grupo humano que conforma una organizacin y cada uno aporta:
experiencias, habilidades, aptitudes, conocimientos, etc.
b.-Actividades:
Esto es el proceso de departamentalizacin y constituye en asignar las tareas y
responsabilidades a cada persona.
c.-Relaciones de autoridad:
A medida que la organizacin aumenta de tamao, la interdependencia se hace
mas compleja y se necesita una efectiva DELEGACIN DE AUTORIDAD,
acompaado por el establecimiento de jerarquas.
Proceso de Organizar:
1.-ESTUDIAR EL PLAN DE LA EMPRESA
2.-DEPARTAMENTALIZACION
3.-DESCRIBIR LAS FUNCIONES DE CADA UNIDAD ORGANIZACIONAL
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4.-ASIGNAR EL PERSONAL REQUERIDO
5.-DELEGAR AUTORIDAD
6.-ELABORAR EL ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO O EMPRESA

ORGANIGRAMA JERARQUICO:
Es un bosquejo o grfico en donde se establece la DEPARTAMENTALIZACION
de los cargos con las funciones de todos los integrantes de una organizacin.
Establece los cargos y las funciones de cada uno.
DIRECTOR
SUB-DIRECTOR

JEFE DE RRHH

JEFE DE
CONTABILIDAD

JEFE DE
PRODUCCION

ASISTENTE

ASISTENTE

SUPERVISOR

LECCION 4
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3.- DIRECCION:
Es el tercer proceso administrativo, llamada tambin actuacin o ejecucin.
Aqu se fortalece la relacin interpersonal entre una persona que orienta, gua,
toma decisiones y coordina, con un administrador y un grupo de subordinados.
Elementos de la direccin:
a.-Coordinacin:
Abarca, principalmente las relaciones que existen entre las tareas y
actividades, estas deben ajustarse en forma y tiempo al logro de un objetivo o
finalidad general.
b.-Supervisin:
Es el personal que se encarga de verificar y controlar la ejecucin de las tareas
asignadas. Se caracteriza por ser un lder con autoridad, poder y
responsabilidad.
CUALES SON LOS DEBERES Y LAS RESPONSABILIDADES DEL
SUPERVISOR
1.-Instalar al nuevo empleado
2.-Colocar al personal en el trabajo
3.-Mantener la calidad y cantidad del trabajo
4.-Proyectar y programar el trabajo
5.-Mejorar el trabajo y sistema de trabajo
6.-Mantener bajos los costos
7.-Mantener registros y hacer informes
8.-Control de audiencias y retrasos
9.-Mantener la disciplina
10-Mediar en casos de agravios
11.-Arreglar diferencias entre compaeros
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12.-Impulsar la cooperacin entre el personal
13.-Cooperar con otros supervisores y otros departamentos
14.-Preparar ayudantes
15.-Adiestrar empleados
16.-Mantener un conjunto adecuado de personal
17.-Prevenir accidentes y estimular la limpieza
18.-Estimular el mejoramiento propio
19.-Emplear los principios de organizacin
20.-Informar al personal
21.-Tratar los problemas de los empleados
22.-Corregir a los empleados
23.-Evaluar al personal
24.-Controlar el desperdicio
CONDUCTA MOTIVANTE DEL SUPERVISOR
1.-Evite el aburrimiento en el trabajo
2.-Estimule la formacin de actividades positivas en el personal
3.-D a su personal una participacin en la solucin de problemas de trabajo
4.-Aproveche la capacidad de imaginacin creadora de su personal
5.-D al personal la oportunidad de corregir sus errores y de sentirse
responsables por su actividad.
6.-Mantenga a su personal informado acerca de cualquier cambio, positivo o
negativo
7.-No pretenda tener siempre la razn y reconzcasela a quien la tenga
8.-Ofrezca a su personal la oportunidad de enfrentar tareas interesantes
c.-Motivacin y desempeo:
UNA ALTA MOTIVACIN se caracteriza por recompensar la labor bien hecha
y/o servir de apoyo cuando as se requiera.
Tcnicas de motivacin:
-Dar participacin a los trabajadores en la toma de decisiones
-Fomentar la interaccin
-Dar responsabilidad por las tareas asignadas
-Retroalimentacin oportuna
-Aumento de sueldo
-Felicitar
-Estudios o cursos
d.-Liderazgo:
Es la tcnica que usa un lder como recurso para lograr que las personas le
sigan.
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LIDER:
Es la persona que posee diversas cualidades, y logra influir en el
comportamiento humano de las personas que le rodean.
Caractersticas de un buen lder:
-Flexibilidad
-Equidad y Justicia
-Honestidad
-Responsabilidad
-Conocimiento y Cultura General
-Motivacin al Logro
-Iniciativa y Capacidad Emprendedora
-Visin de Futuro
TIPOS DE LIDERAZGO:
DEMOCRATICO:
Llamado as por su caracterstica de pedir opiniones y escuchar sugerencias,
pero siempre es el lder el que tomar la decisin.
AUTOCRTICO:
Este lder no consulta ni pide opiniones, es tajante en sus decisiones y sin
derecho a replica las hace cumplir.
LIBERAL:
Este lder deja que sus trabajadores tomen las riendas de todo.
e.-La Comunicacin:
Es el proceso mediante el cual se cumplen con la funciones administrativas:
Planificar, organizar, dirigir y controlar.
Dentro de una organizacin es muy comn encontrarse con Barreras que
hacen imposible la efectiva comunicacin.
Estas barreras son: ruido, la desconfianza, resistencia al cambio, percepciones
diferentes y diferencias administrativas.

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4.-EL CONTROL:
Este cuarto proceso administrativo, se detectan fallas y se corrigen los errores
para que no vuelvan a ocurrir. Esto se hace en conjunto con la planificacin,
supervisin y evaluacin de los resultados obtenidos.
AQU SE REVISA LO QUE OCURRE CONSTANTEMENTE Y SE ANOTA
TODO PARA SU ANLISIS. ESTA DE LA MANO CON LA PLANIFICACIN,
DEBIDO A QUE SE COMPARA LO QUE PREVIAMENTE SE HABIA
PLANIFICADO, CON EL RESULTADO OBTENIDO.
Las Tcnicas y las reas de control:
Mediante la siguiente tabla se verifican las necesidades que se debe controlar,
por reas
ARREAS
PRODUCCIN
MERCADOTECNIA
ADMINISTRACIN DE PERSONAL

TIPO DE CONTROL
CALIDAD
CANTIDAD
COSTOS
VOLUMEN DE VENTAS
GASTOS DE VENTAS
GASTOS DE PUBLICIDAD
RELACIONES LABORALES
ROTACIN DE PERSONAL

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FINANZAS Y CONTABILIDAD

AUSENTISMO
GASTOS DE CAPITAL
INVENTARIO
FLUJO DE CAPITAL

PREGUNTAS DE COMPRENSION
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1.- CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRACIN PUBLICA, PRIVADA
Y MIXTA?
2.-QUE SIGNIFICA PLANIFICAR?
3.-EXPLIQUE BREVEMENTE COMO CREARIA SU PROPIA EMPRESA
USANDO ESTOS TEMAS: NOMBRE DE LA EMPRESA, LA MISION, LA
VISION, EL OBJETIVO GENERAL Y 2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
4.-QUE ELEMENTOS INTERVIENEN EN UNA ORGANIZACIN? EXPLIQUE
5.- CUAL ES LA IMPORTANCIA DE UNA BUENA DIRECCION?
6.-QUE CARACTERISTICAS DEBE TENER UN SUPERVISOR?
7.-USTED TIENE CUALIDADES DE SUPERVISOR? MENCIONELAS
8.-CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE LIDER Y LIDERAZGO?
9.-EN QUE CONSISTE LA ETAPA DEL CONTROL Y POR QUE SE DICE QUE
VA DE LA MANO CON LA PLANIFICACION? EXPLIQUE
10.-DIBUJE UN ORGANIGRAMA JERARQUICO, MENCIONE LOS CARGOS
Y CUAL ES LA FUNCION DE CADA UNO.
ESTE PUEDE SER DE SU TRABAJO ACTUAL, ALGUN EMPLEO PREVIO O
DE ALGUNA OFICINA/EMPRESA DONDE TRABAJE ALGUN CONOCIDO O
FAMILIAR.

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