Unidad 5: Gestin

del Costo
del Proyecto.
Ctedra: Administracin de Proyectos de Software

Docentes: Ing. Josefina Morais Ing. Viviana Santucci Ing. Milagros Schneider

Ingeniera en Informtica
Facultad de Ingeniera en Ciencias Hdricas
Universidad Nacional del Litoral

Administracin de Proyectos de SW

Cuida de los pequeos costos, un pequeo

agujero hunde un barco.
Benjamin Franklin (1706-1790) Estadista y cientfico estadounidense.

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Contenido

Plan de gestin de costos

Tipos de costos

Procesos de gestin de los costos

Costo de las actividades

Presupuesto

Controlar los costos

Gestin del valor ganado (EVM: Earned value management)

Valor neto actual

Tasa interna de retorno

Perodo de repago

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Gestin del Costo: Introduccin

Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y
controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.

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Plan de Gestin de Costos

El plan de gestin de costos de un proyecto debe incluir:
Cmo gestionar el proyecto segn su presupuesto?
Cul es el nivel de precisin de las estimaciones de costos?
Cules son los enlaces de cada grupo de costos con las cuentas
de control de la EDT?
Cules son los lmites o umbrales permitidos de variaciones en
los costos?
Cmo administrar las variaciones de costos?
Cmo y cundo realizar anlisis de valor?
Qu procesos de gestin de costos se utilizarn?
Cmo es el ciclo de vida de los costos?
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Plan de Gestin de Costos

Ahorrar $ en etapas tempranas del proyecto podra incrementar

$$ ms adelante

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Tipos de costos
Costos variables: dependen del volumen de produccin.
Por ejemplo las materias primas. Mientras ms zapatillas se
producen, se requieren ms telas y cordones.

Costos fijos: No cambian con el volumen de produccin. Por

ejemplo los alquileres. Independientemente del volumen de
produccin de una fbrica de palos de golf, el alquiler que se
paga por ese lugar se mantendr fijo.

Costos directos: se pueden atribuir directamente al

proyecto. Por ejemplo, los costos de un viaje para promocionar
exclusivamente una nueva crema de belleza.

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Tipos de costos
Costos indirectos: benefician a varios proyectos y
generalmente no se puede identificar con exactitud la
proporcin que corresponde a cada uno. Por ejemplo los
gastos de estructura (contabilidad, luz, telfono, PMO, etc.).

Costo de oportunidad: el costo de oportunidad de un

recurso es su mejor alternativa dejada de lado. Al estimar el
costo de las actividades del proyecto, no slo se deben incluir
las salidas de caja, sino tambin los costos de oportunidad de
cada recurso.

Costos hundidos o enterrados: costos que ya fueron

devengados y no cambiarn con la decisin de hacer o no
hacer el proyecto.
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Otros conceptos relacionados

Capital de trabajo: dinero necesario para cubrir los gastos
operativos del proyecto hasta que comiencen los ingresos de
caja. Una forma de clculo del capital de trabajo surge de la
diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente.

Depreciacin contable: disminucin del valor libro de un

activo segn criterios contables. La depreciacin es deducible
del impuesto a las ganancias.
Depreciacin lineal: se deprecia el mismo monto todos los aos. Por
ejemplo, una inversin de $1000 cuya vida til contable es de 20 aos,
tiene una depreciacin de $50 por ao ($1000 / 20 aos).
Depreciacin acelerada: se deprecian valores mayores en los primeros
aos. Por ejemplo, un gobierno que subsidia la compra de bienes de
capital, podra permitir una depreciacin contable de 50% el primer ao,
30% el segundo ao y 20% el tercer ao.
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Otros conceptos relacionados

Depreciacin econmica: variacin del valor real de un activo.
Por ejemplo, una computadora nueva de $1.000 se deprecia
contablemente en 5 aos, o sea un 20% anual. Sin embargo luego
de un ao de comprada la computadora, su valor de mercado es de
$300, por lo que tuvo una depreciacin econmica del 70% a pesar
de que la depreciacin contable sea solamente de un 20%.

Ley de rendimientos decrecientes: al incrementar la

utilizacin de recursos, la produccin crece a tasa decreciente. Por
ejemplo, en un proyecto de ensamble de bicicletas, al duplicar el
personal de planta de 5 a 10, la produccin de bicicletas crece de
100 a 140. En la zona de rendimientos decrecientes, los costos
crecen a tasa creciente.

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Procesos de la gestin de los

costos

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Procesos de la gestin de los

costos
1. Estimar los costos: calcular los costos de cada recurso para
completar las actividades del proyecto.

2. Determinar el presupuesto: sumar los costos de todas las

actividades del proyecto a travs del tiempo.

3. Controlar los costos: influir sobre las variaciones de costos y

administrar los cambios del presupuesto.

En proyectos pequeos, estimar los costos y determinar el

presupuesto podran realizarse en un solo proceso.

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Procesos de la gestin de los

costos
1. Estimar los costos: calcular los costos de cada recurso para
completar las actividades del proyecto.

2. Determinar el presupuesto: sumar los costos de todas las

actividades del proyecto a travs del tiempo.

3. Controlar los costos: influir sobre las variaciones de costos y

administrar los cambios del presupuesto.

En proyectos pequeos, estimar los costos y determinar el

presupuesto podran realizarse en un solo proceso.

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Estimar los costos: Entradas

Qu necesito para empezar?

Lnea base del alcance: enunciado, EDT y diccionario

de la EDT

Planes: cronograma, recursos humanos y riesgos.

Al momento de estimar los costos, no debemos los costos
relacionados con:
Procesos de calidad y gestin de riesgos
Tiempo del director de proyecto
Capacitacin del equipo de trabajo
Gastos de oficina y de la PMO

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Estimar los costos: H & T

Qu herramientas puedo utilizar?

Estimacin analgica: utilizar costos de proyectos anteriores

para estimar costos del prximo proyecto.

Estimacin ascendente: descomponer la actividad en

componentes menores para estimar con mejor precisin cada una
de las partes inferiores y luego sumar los costos de abajo hacia
arriba.

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Estimar los costos: H & T

Qu herramientas puedo utilizar?

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Estimar los costos: H & T

Qu herramientas puedo utilizar?
Estimar los costos con base M.D.O.: Mtodo de los Dgitos
Oscilantes, tambin conocido como Manmetro.

Estimacin paramtrica: utilizar informacin histrica para

estimar los costos futuros. Pueden utilizarse:
Modelos simples, como por ejemplo, estimar los costos de
construccin en base a valores histricos del costo por m2
construido; o
Modelos economtricos ms complejos, donde el costo de
construccin depende de varias variables tales como los m2, la
localizacin, el clima, etc.; o
Regresin lineal (la misma que se estudi para el proceso
Estimar tiempos.
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Estimar los costos: H & T

Qu herramientas puedo utilizar?

Determinar tarifas de los recursos: solicitar cotizaciones,

consultar bases de datos y listas de precios publicadas. Por
ejemplo, en proyectos de construccin se suele utilizar
publicaciones con los precios promedio de distintos tems.

Estimacin por 3 valores o PERT: al igual que para estimar la

duracin de una actividad, para estimar los costos se puede
aplicarla tcnica PERT.

Costo estimado = (a + 4 x b + c) / 6
Desviacin estndar = (c a) / 6
Donde: a es el costo optimista, b es el costo
ms probable y c el costo pesimista.
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Estimar los costos: H & T

Qu herramientas puedo utilizar?

Anlisis de reserva: agregar una reserva de costo adicional

para contingencia sobre aquellos eventos previstos pero inciertos.
En otras palabras, agregar una reserva sobre aquellas incgnitas
conocidas que tienen riesgos residuales.
Si agregamos una reserva a cada actividad del proyecto, podramos
estar sobre-estimando la misma, por lo que se recomienda agregar
una reserva general a todo el proyecto. Para esto se utilizan
mtodos de simulacin como Monte Carlo.

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Estimar los costos: H & T

Qu herramientas puedo utilizar?

Costo de la calidad: costos para asegurar la calidad del

proyecto. Incluye los costos de prevencin y evaluacin (costos de
cumplimiento) y los costos de falla (costos de no cumplimiento),
como explicaremos en el captulo de calidad.

Software: planillas de clculo, simuladores, herramientas

estadsticas, etc.

Anlisis de propuestas para licitaciones: estimar los costos

del proyecto en funcin de las ofertas enviados por los proveedores.

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Estimar los costos: Salidas

Qu obtengo al final del proceso?

Estimaciones de costos de las actividades: recursos

humanos, materiales, equipamiento, servicios, instalaciones,
reserva para contingencias, ajustes inflacionarios, etc.

Base de las estimaciones: informacin de respaldo de las

estimaciones. Documento que justifican cmo se realizaron las
estimaciones de costo, justificacin de los supuestos utilizados,
especificaciones del rango de precisin (por ejemplo -10% a +15%),
etc.

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Determinar el presupuesto:
Entradas
Qu necesito para empezar?

Lnea base del alcance: enunciado, EDT y su diccionario

Estimaciones de costos y respaldo de las estimaciones

Cronograma y disponibilidad de recursos

Contratos

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Determinar el presupuesto: H & T

Qu herramientas puedo utilizar?

Suma de costos: sumar los costos de las actividades del

proyecto distribuidas a travs del tiempo.

Anlisis de reserva: agregar una reserva de gestin de costos

para aquellos cambios no planificados por riesgos imprevistos.

Estimacin anloga o paramtrica que utiliza informacin

histrica para estimar presupuestos futuros.

Conciliacin del lmite del financiamiento: analizar si los

desembolsos estimados en el presupuesto son coherentes con la
financiacin disponible.

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Administracin de Proyectos de SW

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Determinar el presupuesto: Salidas

Qu obtengo al final del proceso?

Lnea base de costo: est formada por el presupuesto

acumulado del proyecto.

Requisitos de financiamiento: necesidades de fondos para

financiar el proyecto a travs del tiempo.
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Controlar los costos

Durante el proceso de controlar los costos del proyecto se llevan a
cabo acciones tales como:

Gestionar e influir sobre los cambios.

Seguir peridicamente los avances de costos del proyecto.

Verificar que los desembolsos no excedan la financiacin

autorizada.

Asegurar la utilizacin del control integrado de cambios.

Informar los cambios aprobados a los interesados en tiempo y

forma.

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Controlar los costos: Entradas

Qu necesito para empezar?

Lnea base del desempeo de costos.

Requisitos del financiamiento.

Informes de desempeo del trabajo.

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Controlar los costos : H & T

Qu herramientas puedo utilizar?

Gestin del valor ganado: evaluar el estado de avance del

proyecto en relacin a su lnea base para analizar el avance de los
costos y tiempos del proyecto (ver prxima seccin).

Proyecciones: re-estimar en forma peridica cul ser el costo

estimado a la finalizacin del proyecto.

ndice de desempeo del trabajo por completar:

estimar cunto debo ajustar los desembolsos de costos para cumplir
con el presupuesto aprobado.

Revisiones del desempeo y anlisis de variacin:

comprar el desempeo real del proyecto con su lnea base de costo
y cronograma.
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Controlar los costos: Salidas

Qu obtengo al final del proceso?

Medicin del desempeo del trabajo: cul es el estado de

avance y desvos del proyecto en relacin a su lnea base.

Proyecciones del presupuesto: cul es el costo estimado a

la finalizacin del proyecto.

Solicitudes de cambio y actualizaciones.

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Gestin del valor ganado (EVM)

Una herramienta para evaluar el desempeo del proyecto
durante su ejecucin, utilizada durante el grupo de
procesos de monitoreo y control.
Se utiliza para controlar la gestin integrada del alcance,
la agenda y los costos.
Es necesario calcular tres valores:
Valor planificado (PV: Plan Value)
Costo real (AC: Actual Cost)
Valor ganado (EV: Earned Value) o valor del trabajo realizado

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Gestin del valor ganado (EVM)

Ejemplo: Proyecto muy simple que consiste en el
desarrollo de un automvil cuyas actividades son diseo,
construccin y pruebas como se presenta en el grfico
Gantt a continuacin.

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Valor Planificado (PV)

El presupuesto del proyecto y su lnea base de costo, es el valor
planificado (PV) de cada actividad..

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Costo Real (AC)

Una vez que el proyecto est en ejecucin, se debe
calcular cul es el costo real (AC) o costo devengado del
trabajo realizado.

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Valor ganado (EV) o valor trabajado

Para poder estimar el valor del trabajo realizado o valor ganado
(EV) es necesario recopilar informacin sobre el porcentaje de
terminacin de cada actividad del proyecto. Luego, se debe convertir
ese porcentaje de avance en un valor monetario al multiplicarlo por el
costo total presupuestado de cada actividad.

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Anlisis de los costos

Para analizar los desvos de costos se debe comparar el valor
ganado (EV) con el costo real (AC). Esta comparacin se puede
hacer a travs de la variacin del costo (CV: Cost variance) o con
el ndice de desempeo del costo (CPI: Costo performance
index).

Variacin del costo: CV = EV AC

ndice de desempeo del costo: CPI = EV / AC

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Anlisis del cronograma

Para evaluar en forma apropiada el cumplimiento del avance en los
tiempos del proyecto es necesario comparar el EV con el PV. Esta
comparacin se puede hacer a travs de la variacin del
cronograma
(SV: schedule variance) o con el ndice de
desempeo del cronograma (SPI: schedule performance index).

Variacin del cronograma: SV = EV PV

ndice de desempeo del cronograma: SPI = EV / PV

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Proyecciones de costos
Proyeccin de costo segn presupuesto original
Presupuesto hasta la conclusin: BAC (Budget at Completion)
Estimacin a la conclusin: EAC (Estimate at Completion)

EAC = AC + (BAC EV)

Estimacin hasta la conclusin: ETC (Estimate to Completion)

ETC = EAC AC

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Proyecciones de costos
Proyeccin de costo segn CPI actual
Presupuesto hasta la conclusin: BAC (Budget at Completion)
Estimacin a la conclusin: EAC (Estimate at Completion)

EAC = BAC / CPI

Estimacin hasta la conclusin: ETC (Estimate to Completion)

ETC = EAC AC

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Resumiendo el EVM

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