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Cmo hacer un procedimiento?

Si tenemos bastante claros los principios para elaborar un procedimiento, realizarlos, ser una
tarea bastante sencilla, sistemtica y podremos apoyar a los dueos de los procesos para su
realizacin.
Empecemos con lo bsico:
Partes de un procedimiento:
a) Encabezado:
El encabezado debe de ir en cada pgina del procedimiento, generalmente se hace como un
cajetn en la parte inicial de las hojas, donde en la primera celda se coloca el logo de la empresa;
en la celda central o principal, el nombre del procedimiento; en la tercera, el cdigo que le
asignemos (por ejemplo PR-CO-01, que significara Procedimiento de Contabilidad numero 1), con
el nmero de versin y fecha en que entrar en vigencia. En otra celda el nmero de hoja dentro
del procedimiento
b) Ttulo:
Primero lo primero, el titulo debe ser claro y en pocas palabras debe decir qu proceso o procesos
se describen, por ejemplo: Pago de Cheques; Revisin de Equipos; Pago de Planilla;
Produccin de Pan etc
c) Objetivo:
Los objetivos deben ser Claros, medibles y observables, si no estn bien definidos, es muy
probable que nuestro procedimiento solo sirva para estorbar procesos. El objetivo es como la
punta de una flecha, si est mal apuntada, el disparo no pegar en el blanco. Aparte de ello,
redacten su objetivo iniciando con un verbo infinitivo, es decir: verificar, realizar, hacer etc.

Los objetivos deben ser Claros, medibles y observables


d) Alcance:
Delimita las reas o procesos donde se aplicar el procedimiento. Ejemplo:
Este procedimiento es aplicable al Departamento de Ventas
Aplica al rea de crditos y rea de facturacin
e) Referencias:
En esta seccin se hace un listado de procedimientos, registros y formularios necesarios para el
funcionamiento del procedimiento.
f) Definiciones:
Como su nombre lo indica, es un pequeo glosario, si aplica, de la terminologa usada en este
procedimiento, si no hay ningn concepto que requiera definicin, sencillamente eliminamos la
seccin.
g) Responsabilidades:
Ac se especifica quin es responsable de cada seccin del procedimiento, generalmente el nico
responsable es del dueo del procedimiento, pero en otras ocasiones, cuando se interacciona con
otras reas es necesario dejar bien delimitadas las funciones de cada quien, claro esta, cuando un

procedimiento involucra a varios departamento es fundamental invitar a los involucrados a


participar, porque ningn dueo de proceso puede ponerle atribuciones a personas que no sean
sus sub-alternos, este es uno de los puntos donde puede generar conflictividad entre
departamentos o reas, y como responsables de Calidad, debemos evitarlo, dejando bien claro,
que para todo procedimiento que involucre ms de un rea, se debe hablar e inclusive negociar
entre reas las atribuciones, siendo Calidad el moderador pero jams parte de esta situacin.
Ejemplo:
Es responsabilidad del Jefe de Produccin el cumplimiento de este procedimiento y difundirlo
entre todo el personal de produccin, es responsabilidad del Jefe de Bodega almacenar de forma
adecuada el producto entregado por produccin y es responsabilidad del Jefe de Contabilidad
entregar los fondos indicados en este procedimiento.
h) Desarrollo:
El desarrollo es la parte ms importante del procedimiento, pues aqu es donde detallamos los
pasos del proceso.
Un procedimiento, segn ISO es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso
ISO 9000:2005. Punto 3.4.5. Y un proceso, por su parte, se define como conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados ISO 9000:2005 Punto 3.4.1.
Parafraseando, podramos entender un proceso como un conjunto de actividades planificadas,
generalmente repetitivas donde participan personas y recursos de forma coordinada para alcanzar
un objetivo.
El procedimiento, ser entonces la descripcin detallada y ordenada de ese proceso, claro est, sin
convertirse en un instructivo.

Procedimiento NO es lo mismo que instructivo


La diferencia entre un procedimiento y un instructivo es sencilla, el procedimiento describe el
proceso, pero el instructivo detalla minuciosamente. Veamos un ejemplo en una seccin de
procedimiento de Produccin de Pan:
El jefe de Produccin recibe la materia prima de Bodega de Materia Prima firmando la Forma F-ds02 reparte la materia prima, a las lneas de produccin, segn la orden de produccin entregada
por Gerencia de Servicio, y 3 horas despus recoge el producto terminado entregndolo a la
bodega de producto terminado
Ahora bien, el instructivo ac, estara en cada lnea de produccin, es decir, estn los panaderos
con una serie de frmulas o recetas de cada uno de los productos.
Ejemplo instructivo:
Pan Francs: Depositar 10 kg de harina en el reactor de 50 galones y mezclarlo con 10 litros de
agua durante 15 minutos, luego agregar 20 huevos y 2kg de azcar .
Notaron la diferencia?
El procedimiento describi los pasos generales, mientras que el instructivo se fue a lo minucioso,
se detallan tiempos especficos, cantidades etc.
Otro ejemplo, podramos decir, que un procedimiento nos dice que todos los das hay que reparar,
pero el instructivo nos da el detalle, modelo a modelo del equipo que vamos a reparar.
Recordemos, siempre debemos de insistir al dueo del procedimiento, realizarlo de forma sencilla,

clara y realista, evitar poner idealismos ya que en la auditora nos revisarn lo que plasmamos
en el procedimiento.
i) Lista de distribucin:
Se describe a los puestos que hay que entregarle una copia, claro est, en caso de tener una
intranet, no necesitaran de este paso. Ya que en otro procedimiento se describir que la
informacin se busca en la intranet.
j) Historial de Revisiones:
Es una pequea tabla donde indica cada vez que se hace una revisin, poniendo la fecha y
descripcin breve de la causa del cambio.
k) Anexos:
En los anexos se agrega, si se cree conveniente, el diagrama de flujo del proceso descrito, as
tambin los formularios a usar en ese procedimiento.
Los formularios que agregamos, siempre deben de tener un encabezado sencillo, aparte del Logo
de la empresa y el Nombre del formulario, en una esquina el cdigo asignado (FF-SG-06) la
versin, fecha de revisin.
Les dejo unos enlaces para que analicen como algunas organizaciones los hacen:
Procedimiento Elaboracin de Documentos
Elaboracin de Procesos y Procedimientos
En el siguiente artculo les describir algunos tips que como responsables de la calidad de su
organizacin deben tener en claro para evitar que el proceso de elaboracin de procedimientos o
su revisin no se convierta en una batalla campal entre departamentos.
Hasta la prxima.

http://www.5consultores.com/hacerprocedimiento/

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