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Si tenemos bastante claros los principios para elaborar un procedimiento, realizarlos, ser una
tarea bastante sencilla, sistemtica y podremos apoyar a los dueos de los procesos para su
realizacin.
Empecemos con lo bsico:
Partes de un procedimiento:
a) Encabezado:
El encabezado debe de ir en cada pgina del procedimiento, generalmente se hace como un
cajetn en la parte inicial de las hojas, donde en la primera celda se coloca el logo de la empresa;
en la celda central o principal, el nombre del procedimiento; en la tercera, el cdigo que le
asignemos (por ejemplo PR-CO-01, que significara Procedimiento de Contabilidad numero 1), con
el nmero de versin y fecha en que entrar en vigencia. En otra celda el nmero de hoja dentro
del procedimiento
b) Ttulo:
Primero lo primero, el titulo debe ser claro y en pocas palabras debe decir qu proceso o procesos
se describen, por ejemplo: Pago de Cheques; Revisin de Equipos; Pago de Planilla;
Produccin de Pan etc
c) Objetivo:
Los objetivos deben ser Claros, medibles y observables, si no estn bien definidos, es muy
probable que nuestro procedimiento solo sirva para estorbar procesos. El objetivo es como la
punta de una flecha, si est mal apuntada, el disparo no pegar en el blanco. Aparte de ello,
redacten su objetivo iniciando con un verbo infinitivo, es decir: verificar, realizar, hacer etc.
clara y realista, evitar poner idealismos ya que en la auditora nos revisarn lo que plasmamos
en el procedimiento.
i) Lista de distribucin:
Se describe a los puestos que hay que entregarle una copia, claro est, en caso de tener una
intranet, no necesitaran de este paso. Ya que en otro procedimiento se describir que la
informacin se busca en la intranet.
j) Historial de Revisiones:
Es una pequea tabla donde indica cada vez que se hace una revisin, poniendo la fecha y
descripcin breve de la causa del cambio.
k) Anexos:
En los anexos se agrega, si se cree conveniente, el diagrama de flujo del proceso descrito, as
tambin los formularios a usar en ese procedimiento.
Los formularios que agregamos, siempre deben de tener un encabezado sencillo, aparte del Logo
de la empresa y el Nombre del formulario, en una esquina el cdigo asignado (FF-SG-06) la
versin, fecha de revisin.
Les dejo unos enlaces para que analicen como algunas organizaciones los hacen:
Procedimiento Elaboracin de Documentos
Elaboracin de Procesos y Procedimientos
En el siguiente artculo les describir algunos tips que como responsables de la calidad de su
organizacin deben tener en claro para evitar que el proceso de elaboracin de procedimientos o
su revisin no se convierta en una batalla campal entre departamentos.
Hasta la prxima.
http://www.5consultores.com/hacerprocedimiento/