LOS GESTORES BIBLIOGRFICOS,

UNA GRAN AYUDA PARA LOS

TRABAJOS ACADMICOS Y DE
INVESTIGACIN
Profesora: Isabel de Armas Ranero

Mdulo 1: Introduccin. Parte 1

Los gestores bibliogrficos, una gran ayuda para los trabajos acadmicos y
de investigacin
Abril-Mayo 2015

NDICE
Mdulo 1: Introduccin. Parte 1 ......................................................................................1
NDICE ................................................................................................................................2
Ficha didctica ..................................................................................................................3
1. INTRODUCCIN A LOS GESTORES BIBLIOGRFICOS ...........................................4
1.1. Qu son? ..................................................................................................................4
1.2. Gestores de referencias: los PGB clsicos .............................................................6
1.3. Principales PGB en lnea ...........................................................................................6
1.3.1. Los PGB de cdigo abierto .............................................................................9
1.3.2. Los gestores de referencias sociales ............................................................9
2. PRINCIPALES FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DE UN PGB ............................11
2.1. Ms utilidades ..........................................................................................................11
2.2. Filtros ........................................................................................................................12
2.3. Estilos de cita ...........................................................................................................13
2.4. Sitios para conseguir bibliografa ..........................................................................13
2.5. Almacenamiento ......................................................................................................13
2.6. Citar con un PGB .....................................................................................................14
2.7. Las versiones local y web .......................................................................................15
2.8. El perfil del investigador .........................................................................................15
2.9. Los grupos ................................................................................................................16
2.10. Gente que podras conocer ...............................................................................16

Curso para ICI. Autora: Isabel de Armas Ranero

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de investigacin
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Ficha didctica
Los gestores de referencia son una extraordinaria ayuda para los trabajos acadmicos y
de investigacin. La parte terica del mdulo est compuesto por un documento dividido
en parte 1 (Introduccin a los gestores bibliogrficos) y parte 2 (Cmo citar), unidades
(video lecciones) y materiales didcticos recomendados. Las actividades del mdulo son
ejercicios propuestos de autoevaluacin y la evaluacin son diez preguntas tipo test.
1. Objetivos didcticos Aprenders para qu sirven los gestores de referencias
bibliogrficas
1. Conocers cules son los ms utilizados
2. Conocers de qu tipo de fuentes se pueden conseguir referencias bibliogrficas para
organizarlas en tu gestor bibliogrfico y darle la utilidad de elaborar bibliografas y citar
en los trabajos
3. Conocers cules son las principales funciones que se pueden realizar con un gestor
bibliogrfico
4. Aprenders las convenciones de cita de las referencias bibliogrficas.
5. Conocers la importancia de los estilos de cita y de los filtros para la
importacin/exportacin entre PGB
6. Con el uso de un gestor conocers un mtodo prctico para citar las referencias que
mejorar la redaccin de tus propios trabajos.
2. Horas de trabajo requeridas: 3 horas (la lectura del documento, el visionado de los
vdeos, las recomendaciones para completar las explicaciones y la evaluacin final del
mdulo.
3. Gua de autoaprendizaje: Se recomienda visitar las webs de todos los gestores y ver
las video-lecciones.
4. Materiales didcticos bsicos Documentacin:
1. Leer el documento "Gestores de referencias de ltima generacin: anlisis
comparativo de RefWorks, EndNote Web y Zotero" / Jos A. Cordn-Garca, Helena
Martn-Rodero y Julio Alonso-Arvalo
2. Leer el documento Tabla comparativa entre PGB
5. Materiales didcticos complementarios 1. Bucea en internet descubre tutoriales e
informacin en general sobre los gestores de referencias.
6. Evaluacin

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1. Actividades de autoevaluacin: preguntas tipo test. As sabrs si ests preparado para

realizar la evaluacin de este mdulo
2. Evaluacin: realiza el examen de evaluacin del mdulo consistente en responder a
diez preguntas tipo test.

1. INTRODUCCIN A LOS GESTORES

BIBLIOGRFICOS
1.1. Qu son?
Los gestores bibliogrficos son una extraordinaria ayuda para los trabajos acadmicos y
de investigacin y hoy se consideran herramientas casi imprescindibles.

Objetivo del curso: pretendemos que quien realice este curso adquiera unas
competencias bsicas en el manejos de unos cuantos gestores bibliogrficos, los ms
conocidos y los ms utilizados hoy por los investigadores, aprendiendo paso a paso su
manejo.
El crecimiento exponencial en los ltimos aos de la informacin debido a la
generalizacin de la Web ha complicado el trabajo de seleccin de los documentos y de
organizacin de los mismos. El investigador tiene a su disposicin tanta informacin
contenida en toda clase de fuentes, en bases de datos, catlogos de biblioteca, sitios
webs, portales, repositorios, etc., que encuentra mayor dificultad que hace unos aos
para organizarla y conseguir optimizarla. Ante esta necesidad se han desarrollado en los
ltimos aos algunos de estos programas, los gestores de referencias.

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La ayuda que el investigador encontrar si utiliza estas herramientas, los gestores

bibliogrficos, en adelante PGB1 es importante porque le facilitar enormemente la
consulta, organizacin y posteriormente publicacin de la bibliografa consultada, con la
ventaja adicional de la facilidad de cambio de un PGB a otro. La bibliografa se exporta
muy bien entre ellos, lo que facilita ese paso sin problema, bien porque trabajemos con
ms de uno o porque decidamos cambiarnos y utilizar uno nuevo. No hay problema si un
investigador que est realizando su tesis doctoral y lleva utilizando un determinado PGB
durante un tiempo, decide que se quiere cambiar y utilizar otro que ha conocido y que le
parece que le va a ser ms til de ahora en adelante. Es sta una de las razones, no la
nica, por la que a un profesional de la informacin le puede resultar realmente til
aprender el manejo de varias de estas herramientas.

A quin le puede servir estas herramientas.? Claramente a los investigadores que

tienen que escribir su tesis o trabajo de investigacin o enviar artculos para publicar; a
los estudiantes, a los que se les debe iniciar en el manejo de estas herramientas que les
facilitarn y ensearn cmo deben citar en los trabajos de curso, a distinguir las ideas
expuestas de las de los autores que ellos citan y a no incurrir en plagio; a los profesores
que deben ensear a los estudiantes a realizar trabajos acadmicos de calidad; a los
bibliotecarios, bien en su papel de formadores en el manejo de estas herramientas, por lo
que es conveniente que conozcan todos estos programas, o para su trabajo como
profesionales de la informacin en servicios de referencia e informacin, realizacin y
presentacin de bsquedas bibliogrficas a los usuarios, por ejemplo.

Para qu sirven bsicamente estos programas?: sirven para solucionar de la forma

mejor posible cualquier problema que nos pueda surgir con la bibliografa, con su
consulta, organizacin, gestin y posteriormente publicacin en los trabajos acadmicos
y de investigacin.

PGB. De ahora en adelante, programas de gestin bibliogrfica, tambin llamados gestores

bibliogrficos o gestores de referencias bibliogrficas.

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Y qu son? Pues son programas informticos que nos facilitan mucho la labor de citar
as como la de manejar un gran volumen de informacin que podamos conseguir de la
consulta a catlogos, bases de datos o Internet y que nos van a permitir crear una base
de datos propia con la documentacin que vayamos consiguiendo.

1.2. Gestores de referencias: los PGB clsicos

Si nos remontamos a hace unos aos, fueron Procite y EndNote, los primeros programas
con xito, potentes herramientas que se siguen utilizando actualmente, que se instalan
en el ordenador y a los que habra que aadir un tercer programa, Reference Manager.
De estos tres programas es

el nico que adems de la versin local tiene

versiones en lnea como vamos a ver ms adelante. Estos tres programas hace unos
aos han sido adquiridos por Thomson Reuters, la empresa propietaria de las bases de
datos del ISI, de la Web of Science. De estos tres PGB, que utilizan muchos
investigadores, Procite y Reference Manager slo tienen versin local que se instala en
el ordenador con un disco y EndNote tiene igualmente versin local pero tambin versin
web. De los tres, EndNote en lnea, podr ser visto con detenimiento en el curso, pero
con las competencias bsicas que se van adquirir, estaremos tambin en disposicin de
utilizar los otros y de importar o exportar referencias entre ellos.

1.3. Principales PGB en lnea

Las cosas cambiaron en este campo a partir de la creacin del primer gestor de
referencias en lnea y slo en lnea con xito,

, en 2001, que con una

buena poltica de empresa public el programa en muchos idiomas, desde el principio,

entre ellos en espaol. RefWorks se introdujo muy bien, por ejemplo, en las
universidades espaolas. A los pocos aos la empresa Thomson decidi que quera
tener un gestor de referencias propio en lnea para la entonces llamada Web of
Knowledge, su prestigioso portal con las bases de datos, antes, repertorios en papel,
Journal Citation Reports, Science Citation Index, Social Citation Index, Ars & Humanities
Citation Index, etc., Thomson se decant por EndNote y cre su versin en lnea
EndNote Web que permite utilizar este PGB a los investigadores cuyas instituciones,
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universidades o centros de investigacin, estn suscritas a la Web of Knowledge, que ha

pasado a llamarse Web of Science.

El siguiente hito en este campo se produjo cuando el Navegador Mozilla Firefox cre un
gestor de referencias en abierto llamado Zotero, como una extensin del navegador.
Despus de sucesivas versiones

se puede utilizar tambin con otros navegadores

y su manejo es especialmente sencillo.

Todos ellos se han desarrollado a lo largo de los aos con sucesivas versiones y han ido
incorporando a esas nuevas versiones, prestaciones de otros, por lo que actualmente,
con mejor o peor resultados, unos y otros, nos ofrecen en general soluciones parecidas.

EndNote recientemente ha creado tambin una versin gratuita en lnea para

incorporarse al xito que estn teniendo los PGB en abierto, por lo que en este momento
existen tres versiones de EndNote:
1)la versin local, programa que se instala en el ordenador,
EndNote Web que ha pasado a llamarse EndNote Online tiene dos versiones:
2) la que requiere la suscripcin a la Web of Knowledge
3) la versin gratuita que ofrece menos capacidad y menos estilos de cita, pero
que puede resultar til para algunos investigadores o en algunas ocasiones.

Habra que mencionar enseguida a

trabaja simultneamente con

, un nuevo gestor en abierto que

una versin escritorio y otra web. Mendeley es libre y

multiplataforma y est a caballo entre un gestor de referencias clsico y otro de

referencias sociales. Tiene un completo mdulo de estadsticas que aporta mucha
informacin como, por ejemplo, sobre los documentos ms ledos de cada rea, o el
perfil del investigador con sus publicaciones organizadas por tipo de documento.

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Recientemente Mendeley ha sido comprado por la empresa Elsevier, pero a pesar de los
presagios de muchos de los usuarios, de momento, sigue siendo de cdigo abierto.

Otro PGB muy interesante y nuevo que trabaja de forma diferente a los anteriores es
. Docear se ofrece como una solucin completa para quien tiene que
acometer un trabajo de investigacin y funciona con mapas mentales tanto para ir
guardando y ordenando la bibliografa que se va consultando para el trabajo como para
escribir el documento.
Este gestor permite utilizar frmulas LateX que frecuentemente necesitarn los
documentos cientficos y tcnicos que contengan frmulas matemticas. Adems de
Docear hay otros PGB que estn especficamente desarrollados para el uso de LateX, un
sistema de composicin de textos orientado precisamente para crear documentos que
contengan frmulas matemticas. Tanto TeX como LateX fueron creado por un profesor
de la Universidad de Stanford, Donald Knuth que cre TeX para facilitar la creacin de
artculos para la American Matematical Society. Es un sistema de tipografa que se
encarga del formato de texto. La idea consiste en redactar un documento plano, sin
formato ninguno. BibTex es una herramienta, un gestor de referencias que se utiliza para
dar formato a listas de referencias con el sistema de preparacin de documentos LateX.
BiBteX adems de un PGB es un formato de archivo, basado en texto, para definir listas
de tipos de documentos bibliogrficos como artculos, libros, tesis, etc.

Como ejemplo de algunos de estos programas que manejan LateX y por tanto el formato
BiBteX, que separa el formato del contenido se puede contar con Docear que es
software libre y multiplataforma, LiX, programa grfico y multiplataforma que permite la
edicin de texto usando LateX tambin y JabRef que separa el formato del contenido y
que tiene muchas funcionalidades.

Hay PGB mucho ms sencillos en lnea. No vamos a mencionar aqu todos pero s
algunos, como ejemplo, Bibme o RefBase, que cumplen las funciones esenciales de
cualquier PGB, como la ayuda tanto para crear una base de datos propia con la captura

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de referencias de las bases de datos y catlogos como para citar. Para aprender ms
sobre estos programas se pueden localizar sus webs en Internet.

1.3.1. Los PGB de cdigo abierto

Actualmente, existe una clara tendencia al desarrollo de esta clase de programas en
lnea, en acceso libre.
ltimamente los mayores logros, los avances conseguidos en nuevas funcionalidades las
estn aportando los PGB en lnea y gratuitos. Esta tendencia est incidiendo mucho en
el mercado y ha obligado a los desarrolladores de programas de pago como EndNote o
RefWorks a crear versiones gratuitas. Ya se ha hecho referencia a EndNote pero
tambin Proquest, la empresa propietaria de RefWorks,

acaba de lanzar un nuevo

programa que se puede utilizar en abierto, Flow, con la estructura y muchas de las
funcionalidades aportadas por gestores como Mendeley o Zotero y que ya pueden utilizar
los usuarios de Proquest, su distribuidora.

1.3.2. Los gestores de referencias sociales

Falta mencionar los gestores de referencias sociales. La caracterstica principal de esta
clase de gestores es la de compartir referencias entre colegas con la filosofa de
compartir de las redes sociales y por tanto, etiquetar los documentos. La mayora es de
cdigo abierto. Entre ellos se encuentra

. Desarrollado por Springer,

CiteUlike es un buen gestor de referencias sociales que actualmente almacena ms de

cuatro millones de documentos. Otro buen gestor de referencias sociales, uno de los
ms conocidos es Delicious que hace unos aos consigui muchos seguidores.
Al haber dedicado ltimamente algunos de los gestores bibliogrficos una parte
importante del programa a compartir documentos, esta clase de gestores, los gestores
de referencias sociales, ha perdido algo de presencia y algunos estn desapareciendo
como es el caso de Connotea.

Dos maneras diferentes de compartir:

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La funcin de compartir referencias la tienen desarrollada dos PGB que requieren

suscripcin, EndNote Online, RefWorks y tambin, ahora, Flow. Los tres permiten
compartir colecciones e incluso colocarlas en una web para que pueda ser
consultada, ya que se crea un vnculo que se puede pegar o enviar por correo
electrnico.
Los gestores en abierto y de ltima generacin, como Zotero y especialmente
Mendeley han tratado el tema de otra forma. Han incorporado al programa el
funcionamiento de las redes sociales donde se comparte con otros informacin y
se ampla la red de contactos. Estas dos herramientas tienen una parte muy
desarrollada del programa para compartir

informacin con otros colegas, -

referencias y documentos a texto completo-, y tambin para crear grupos de

investigadores o personas en general, interesados en temas concretos a los que
es posible unirse.

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2. PRINCIPALES FUNCIONES Y
CARACTERSTICAS DE UN PGB
Para que a una herramienta de este tipo podamos denominarla como gestor bibliogrfico
debe realizar una serie de funciones bsicas.
Todos ellos deben permitir la entrada de referencias despus de realizar
bsquedas en bases de datos e Internet en general, as como crear referencias
manualmente.
Estarn implementados para que siempre se puedan crear carpetas o
colecciones y organizar los documentos.
Otra de las funcionalidades esenciales de un PGB es la publicacin de las
referencias en diferentes estilos.
Son una estimable ayuda para citar en el texto mientras se escribe un
documento, intercalando las citas, generando notas a pie de pgina y despus la
bibliografa final.

2.1. Ms utilidades
La mayora de estas herramientas obliga a registrarse. En el caso de Zotero, por
ejemplo, no hay obligacin de registrarse para las funciones bsicas, pero s para las
avanzadas, como por ejemplo, para guardar las referencias en una nube y la
sincronizacin de equipos.
Cada gestor tiene ms o menos desarrolladas otras funcionalidades como:
El control de autoridades. RefWorks destaca por esta funcin.
Control de duplicados. Lo encontramos en RefWoks, EndNote Online, Zotero,
Mendeley
Sindicacin de contenidos. RefWorks cuenta con un lector RSS que nos permite
suscribirnos a canales y disponer de informacin actualizada de fuentes que se
actualizan como revistas, peridicos, blogs..
Compartir carpetas. Lo encontramos en RefWoks, EndNote online y Zotero

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Posibilidad de interaccin con Google Acadmico. Se encuentra en RefWorks,

EndNote y Mendeley
Creacin de estilos a medida. Los PGB clsicos, EndNote por ejemplo, RefWorks
o los PGB que utilizan el repositorio de estilos de cita CSL como Zotero,
Mendeley y Docear.
Integrar documentos como adjuntos. Lo realizan RefWorks, Flow, Zotero,
Mendeley
Extraccin de los metadatos de los documentos en PDF. Lo realizan Zotero,
Flow, Mendeley y Docear
Algunos gestores en lnea pueden trabajar sin conexin. Zotero lo permite con el
navegador sin conexin o con la versin local de Zotero Standalone como
veremos en el correspondiente mdulo, pero tambin Mendeley que tiene la
versin local y web para trabajar simultneamente, EndNote, porque tiene la
versin local que se instala en el ordenador y la versin en lnea y Docear que
slo funciona con una versin local.
Cronografas con las referencias. Se encuentra esta funcin en Zotero.
Mdulo de estadsticas. Mendeley es el programa que tiene mejor desarrollado
este mdulo.
Organizacin de la bibliografa en mapas mentales. Docear es el PGB que
dispone de esta herramienta.
La creacin del perfil y Curriculum del investigador con sus publicaciones
organizadas por tipo de documento se podr realizar en Mendeley y CiteUlike.

2.2. Filtros
Para poder importar referencias de una base de datos a un PGB, habr que indicarle al
gestor de qu fuente estamos obteniendo la informacin y lo mismo ocurre cuando se
necesita

importar

exportar

referencias

entres

gestores

bibliogrficos.

Los

desarrolladores de los PGB suelen contar con equipos tcnicos que crean y actualizan
filtros de importacin para que se pueda exportar/importar entre las bases de datos y los
PGB. El comportamiento de los filtros de importacin se entender mejor cuando se
trabaje con los PGB en los prximos mdulos

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2.3. Estilos de cita

Los estilos de cita son un conjunto de reglas que definen qu datos deben incluirse al
citar. Adems, la mayora de las revistas acadmicas tiene su propio estilo. Lo ms
comn es que sean estilos estndar que se han modificado algo. Los estilos ms
conocidos y utilizados son, por ejemplo, Harvard, Chicago, MLA, Vancouver, APA, etc.
En cualquiera de los PGB que utilicemos se va a encontrar la forma de publicar una lista
de referencias o un artculo con sus citas en un estilo de cita que elijamos. Algunos PGB,
como Zotero, Mendeley o Docear utilizan un repositorio de estilos CSL que se hace de
forma colaborativa, por lo que rene miles de estilos de cita. Un investigador sube al
repositorio CSL el estilo de una determinada revista y en la lengua que se pide en las
normas de publicacin para poder utilizarlo ms veces y para compartirlo con otros
investigadores.
Para concluir esta breve introduccin sobre los estilos de cita y los filtros de importacin,
los filtros de importacin sirven para realizar el proceso de importacin/exportacin entre
las bases de datos y los PGB, y los estilos de cita para publicar las referencias.

2.4. Sitios para conseguir bibliografa

A qu fuentes vamos a acudir para conseguir bibliografa durante el curso?
Los catlogos de bibliotecas
Las bases de datos en abierto y siempre podremos acudir a bases de datos con
licencia a las que cada uno tenga acceso.
Y por ltimo en Internet, en toda clase de webs, portales y buscadores.

2.5. Almacenamiento
Es posible que se necesite archivar en el gestor muchos documentos, adems de PDFs,
imgenes u otros archivos. El problema se tendr con los gestores en lnea, porque si no
fuera as, tendramos los documentos almacenados en nuestro ordenador.

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La capacidad de almacenamiento que cada uno de estos PGB en lnea ofrece, casi todos
lo resuelven con la oferta de una capacidad gratuita para referencias y documentos y
otra adicional que se puede adquirir con el correspondiente coste.
Esta informacin se encuentra en las webs de los gestores, aunque probablemente haya
soluciones para no tener que gastar comprando almacenamiento, por ejemplo con
sistemas de nube como Dropbox para enlazar al documento sin perder capacidad.

2.6. Citar con un PGB

Todos los PGB han desarrollado la funcin de ayuda para citar en un documento,
excepto los gestores de referencias sociales cuya funcin principal, como ya sabemos,
es compartir referencias.
Esta funcin se implementa en todos los casos con un plugin que se instala en el
programa Word u Open Office y presenta una tabla con botones para insertar las citas en
el texto, elegir el estilo de cita e insertar la bibliografa final.

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2.7. Las versiones local y web

Los PGB ya citados funcionan con una versin local nica que se instala en el ordenador
(es el caso de Docear), o bien en lnea solamente (as funciona RefWorks), o con las dos
versiones local y en lnea simultneamente (Mendeley).
EndNote ha desarrollado las dos versiones independientes. Zotero que inicialmente es
en lnea permite trabajar con las referencias sin conexin y adems ya tiene una versin
local, llamada Zotero Standalone.

2.8. El perfil del investigador

En Mendeley el investigador puede tener una carpeta con sus publicaciones, que se
presentan organizadas por tipo de documento, en el perfil que aparece en la versin
web.

Es una opcin realmente excelente para ser aprovechada en webs con el curriculum, por
ejemplo, o tambin en el nmero ORCID de investigador. En EndNote Online ocurre lo
mismo con el ID del investigador, Researcher ID que tambin se puede integrar con
ORCID. Todo esto se desarrollar ms extensamente en los mdulos siguientes.

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2.9. Los grupos

Los grupos y compartir referencias de encuentran en el nivel ms avanzado de estos
programas.

Encontrar publicaciones de una determinada disciplina y dejar otras para compartirlas,

ayuda enormemente a la difusin. Algunos de los programas como Mendeley facilita un
mdulo de estadsticas por el se puede saber el nmero de lecturas de los papers, qu
personas integran los grupos etc.

2.10. Gente que podras conocer

Como en cualquier red social podemos ampliar nuestra red de contactos siguiendo e
invitando a colegas. Es una forma nueva de trabajo todava pendiente de desarrollo que
se ir expandiendo entre los jvenes investigadores y que tambin llevar aparejado el
desarrollo de nuevas herramientas en este sentido en el futuro.

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La titularidad de los materiales del curso corresponde a su autora:

Isabel de Armas Ranero
Han sido creados para su uso exclusivo de la actividad formativa concreta
impartida por ella y, por tanto, su reproduccin y difusin sin permiso de la
autora vulnerara los derechos de autor.

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