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Implementacin
Como en todo proceso, la planeacin es decisiva. Es imprescindible tener en cuenta
que el uso de software debe ser adaptable a las operaciones de la empresa, pues a
veces se construyen programas monumentales cuyos componentes son
subutilizados.
En el proceso de implementacin tambin es necesario hacer pruebas antes de
instalar el sistema o no sobrecargar al usuario, ya que un software puede
componerse de muchos mdulos y no todos los funcionarios deben utilizarlos.
Recomendaciones:
Tener claras las necesidades y expectativas sobre el sistema.
Contar con un equipo interdisciplinario que asesore a los involucrados en el
proceso.
Tener en cuenta que hay software genrico y a la medida; se debe escoger el
que ms se adece a las necesidades de la empresa.
No usar software pirata.
Evaluar puestos de trabajo y sus requerimientos tecnolgicos.
Realizar un seguimiento progresivo del proceso de implementacin.
inmediata para ejecutar estas tareas y que, adems, tenga un cierto nivel de
integracin con los otros sistemas que operan en
la empresa.
3. CODIGO DE BARRAS
El cdigo de barras es un cdigo basado en la
representacin mediante un conjunto de lneas
paralelas verticales de distinto grosor y espaciado
que en su conjunto contienen una determinada
informacin, es decir, las barras y espacios del cdigo representan pequeas
cadenas de caracteres. De este modo, el cdigo de barras permite reconocer
rpidamente un artculo de forma nica, global y no ambigua en un punto de la
cadena logstica y as poder realizar inventario o consultar sus caractersticas
asociadas. Actualmente, el cdigo de barras est implantado masivamente de forma
global
Importancia
El Cdigo de barras es una tecnologa que permite la captura automtica de
informacin y permite identificar productos mediante un cdigo numrico que por lo
general se combina con uno alfabtico. Este sistema es sencillo para ser
implementado en cualquier tipo de organizacin, independientemente de su tamao
o funcin. El cdigo de barras tiene dos caractersticas bsicas: la rapidez de su
utilizacin, la estandarizacin y la seguridad en la transmisin de la informacin.
Un cdigo de barras puede contener informacin de 20 caracteres, esta puede ser
leda, decodificado e ingresada a una computadora en menos de un segundo,
constituyendo un ahorro en tiempo de siete veces ms en comparacin a la forma
manual. Actualmente, el cdigo de barras permite que cualquier producto pueda ser
identificado en cualquier parte del mundo, de manera gil y sin posibilidad de error.
Componentes del Cdigo de Barras
(1)
Numeracin
Estndar:
Identificacin nica del producto,
reconocido a nivel mundial.
(2)
Smbolo:
Representacin
grfica que permite su lectura
automtica, a travs de lectores
pticos.
(3) Cdigo de Barras Estndar:
Conjunto de barras y espacios que representan la numeracin estndar, ambos son
otorgados por GS1 Per.
CODIGOS
DE
BARRAS
4. SISTEMAS EDI
Intercambio electrnico de datos:
Segn AMECE (Miembro de GS1) en su
manual dice que: El intercambio electrnico de
datos (EDI) surge por la necesidad de integrar
los documentos comerciales de una empresa,
desde la alineacin de datos, orden de compra
y envo de mercancas, hasta la factura y el
pago de la misma directamente a sus sistemas administrativos con intervencin
mnima o nula del ser humano; de esta forma, las empresas disminuyen costos y
tiempos haciendo ms productivas sus transacciones comerciales.
La forma de trabajar con la ayuda de esta tecnologa, en muchas ocasiones viene
impuesta por los propios proveedores/clientes de la cadena de abastecimiento; es
el mercado, por tanto, el que terminar imponiendo la implantacin del sistema EDI
en la empresa, ya que puede llegar un momento en el que no tener implantada esta
forma de comunicacin suponga una dificultad para operar con un determinado
proveedor y/o cliente.
EFICIENCIA
INCREMENTO EN LA PRODUCTIVIDAD
Mejores decisiones del comprador.
Tiempo para que los vendedores
"vendan", en lugar de recoger pedidos.
Menos tiempo en la solucin de
discrepancia de rdenes/facturas.
Mejor informacin sobre el estado de los
documentos.
Ms oportunidad en compras alternativas.
TIEMPO
Reduccin directa en todo el ciclo de
negocio.
Intercambio de informacin a cualquier hora.
Menor tiempo en las aclaraciones.
Reduccin de tiempo en el proceso para dar de alta la informacin en los
sistemas administrativos.
Menos tiempo dedicado a la conciliacin de diferencias/errores.
Disminucin de tiempo administrativo
Ventajas EDI
Aumento de las actividades que generan valor en la empresa, ya que
disminuir sensiblemente las necesidades de personal para tareas de
introduccin de datos o de gestin de documentos.
Aumento en la disponibilidad de los datos.
Disminucin de los errores por digitacin.
Aumento de la velocidad de los procesos logsticos.
Reduccin de gastos en los tratamientos de transacciones comerciales como
pagos, solicitud de pedidos, procesamiento de rdenes, etc.
Su mercanca estar a tiempo en el piso de ventas.
Agilizacin en la recepcin de su mercanca al ir sta previamente etiquetada.
Reduccin de llamadas telefnicas y el envo de cartas, formas, faxes, etc.
Optimizacin del tiempo para su Grupo de Ventas.
Funcionamiento
Mensajes EDI
Los mensajes disponibles en el estndar EANCOM pueden clasificarse en cuatro
clases diferentes:
Datos Maestros
Informacin del Usuario, constituye la tarjeta de presentacin entre los socios
comerciales. Se provee las localizaciones funcionales y fsicas, identificadas
mediante un cdigo de localizacin GTIN-13.
Catlogo de Precios/Ventas, provee al comprador de un catlogo de productos con
su precio y otros detalles relacionados con los
mismos, como condiciones especiales de
precio. Puede incluir informacin logstica y
financiera acerca de cada producto. En este
mensaje a cada producto se le asigna un
cdigo GTIN al cual se referirn los clientes en
transacciones futuras y se volver a enviar
cuando haya cualquier cambio, eliminacin o
adicin en los productos del proveedor.
Transacciones Comerciales
Orden de Compra, es transmitido por el cliente a su proveedor para ordenar
mercaderas o servicios y para especificar las cantidades, fechas de entrega y
localizaciones pendientes. Este mensaje constituye el punto primario de contacto
entre dos organizaciones, y es en muchas empresas el punto de partida para la
implementacin de EDI. Un acuerdo de intercambio debe firmarse con cada socio
comercial sobre los trminos y condiciones que rigen las rdenes de compra EDI.
Respuesta a la Orden de Compra, es enviado por el proveedor al cliente, es una
especie de acuse de recibo a la orden de compra, confirmando su aceptacin,
proponer cualquier cambio, o notificar la no aceptacin de toda o parte de la orden
de compra.
Modificacin a la Orden de Compra, es enviado por el cliente al proveedor para
especificar modificaciones de una orden de compra anteriormente enviada. El cliente
puede pedir, cambiar o anular uno o ms servicios o artculos. El tiempo para
aceptar estas modificaciones debe estar en el acuerdo de partes.