Módulo Excel 2 XP

Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Captulo 6
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
n Comprender qu es una base de datos y cmo se maneja la misma dentro del
programa de Microsoft Excel.
n Conocer la opcin Formularios para trabajar dentro de las bases de datos, agregar
registros, modificarlos, etc.
n Aprender a calcular subtotales en una planilla de Excel y comprender para qu se
utilizan.
n Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Base de datos
Base de datos. Ingreso de registros

desde formularios. Modificar datos
de registros. Eliminar registros.
Ordenar datos
Filtros
Filtros. Aplicar Autofiltro. Quitar

Autofiltro
Captulo 6
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Microsoft Excel xp
Base de datos
Base de datos
Una de las tareas que probablemente har con frecuencia en Microsoft Excel, es ordenar y
gestionar bases de datos. Se denomina base de datos a una lista completa de datos
organizada en columnas denominadas campos, y filas llamadas registros. Un campo es un
elemento especfico de informacin de una lista de datos, como por ejemplo, el Cdigo de
Empleado, Apellido, Nombre o Cargo. En cambio un registro, contiene toda la informacin
sobre un elemento de la base de datos. En la siguiente ilustracin podr observar que un
registro contiene toda la informacin personal de cada uno de los empleados, mientras que
en los campos slo observar un dato por empleado.
Base de datos
Una base de datos est estructurada de la sigueinte manera:
Columnas o Campos de una base de datos
Fila o Registro de
la base de datos
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Captulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Maneja una base de una base de
datos?, Por ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Ingreso de registros desde formularios:

Los formularios se utilizan para realizar las tareas ms comunes dentro de una base de
datos, es decir, ingresar, eliminar, buscar o modificar informacin, de una manera rpida y
sencilla.
Para utilizar la herramienta formularios, siga estos pasos:
1- Seleccione una de las celdas de la base de datos.
Celda seleccionada
2- Haga un clic en el men Datos Formularios...

3- Aparecer este cuadro:
Aqu puede observar la ubicacin

del registro y su totalidad.
1) Haga clic en este botn para agregar
un nuevo registro.
Para buscar otro registro,

haga clic sobre estos botones.
A travs del criterio podr buscar
registros que posean una caracterstica
especial.
2) Una vez que haya ingresado los
nuevos registros, haga clic en este
botn.

Captulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Ingreso de registros desde el
formulario, Por ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Modificar datos de registros:

Para modificar registros desde los formularios, siga estos pasos:
1- Desde el cuadro de dilogo formularios, haga clic dentro del registro que desea
modificar.
2- Aparecer el cursor titilando. Comience a borrar y modifique el registro.
Cursor titilando

Captulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Modificar los datos de un registro,
Por ejemplo.
Eliminar registros:
Para eliminar un registro desde el cuadro de dilogo formularios, siga estos
pasos:
1- Seleccione el registro que desea borrar.
Elija el registro que desea eliminar
2- Haga clic en este botn:
Acepte el cuadro

Captulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Eliminar un registro, Por ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Ordenar datos
Cuando quiere visualizar o imprimir una lista de registros en un orden concreto, puede
ordenar los datos por cualquier nombre de campo de la base de datos. El nombre de campo
o criterio que utilice para ordenar se denomina clave de ordenacin.
Para organizar los datos de una base de datos, siga estos pasos:
1- Seleccione la primera celda del campo a organizar.
Celda seleccionada
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Datos - Ordenar...
- Aparecer este cuadro de dilogo:
1) Seleccione el campo
que desea ordenar
2) Seleccione el orden
que tendr el campo
3) Tilde esta casilla,

para no modificar
el contenido del
encabezado
4) Acepte el cuadro
2 Opcin desde la Barra de herramientas Estandar

- Utilice cualquiera de los siguientes botnes:

Captulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Ordenar datos, Por ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Filtros
Filtros
Siempre que posea una lista o (base de datos) con personas, lugares o productos, necesita
una manera de filtrar la informacin para obtener datos especficos y una forma rpida de
ordenar los datos segn un criterio concreto. Por ejemplo, si fuera a preparar un informe
sobre los empleados que trabajan en el departamento de ventas, tendra que poder visualizar
en su lista solamente los datos correspondientes a dicho departamento. Para ello, Microsoft
Excel proporciona dos herramientas tiles para buscar y presentar la informacin especfica
de una lista: el filtrado y la ordenacin. Con estas herramientas podr manejar con mayor
precisin los datos de una base de datos.
Aplicar Autofiltros
Cuando trabaja con una base de datos, es muy importante encontrar la informacin
rpidamente. Imagnese que posee una base de datos muy extensa y necesita buscar toda
la informacin de un determinado registro. Obviamente se podr realizar, leyendo registro
por registro para encontrar dicha informacin, pero para agilizar esta tarea puede utilizar los
nombres de campo de su base de datos para filtrar sus datos automticamente y mostrar
nicamente los registros que necesita.
Por ejemplo: Suponga que de la planilla que observa a continuacin, tenga que crear un
informe con los datos de los operarios que posean el apellido Prez.
Para resolver este trabajo, siga estos pasos:

1- Seleccione los campos que tendrn filtros.
Campos seleccionados
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Microsoft Excel xp
2- Desde la barra de men, haga clic en Datos Filtro Autofiltros.

3- En cada uno de los campos seleccionados, aparecer un botn, indicando una lista
desplegable.
Tipos de Filtros
En el caso de que haya filtrado algn tipo de
registro, y desee ver todos los registros
nuevamente, haga clic en (Todas)
En esta opcin puede
determinar un criterio para
filtrar los datos del campo
seleccionado.
Esta opcin se utiliza para

filtrar datos de tipo nmericos
Muestra todos los datos que

posee el campo seleccionado.
4- En este caso elija, desde la lista desplegable

del campo Apellido, el apellido Prez.
Seleccione el dato a filtrar
Las listas
desplegables
filtradas cambin
a un color Azul.
En este ejemplo, el resultado del registro corresponde a un operario con el Apellido Prez.
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Microsoft Excel xp

Captulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Aplicar un filtro, Por ejemplo.
Quitar Autofiltro
Para quitar el Autofiltro de los campos, siga estos pasos:
1- Haga clic en uno de los campos que posee el Autofiltro.
2- Desde la barra de men, haga clic en Datos - Filtro - Autofiltro.

Captulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Quitar el autofiltro, Por ejemplo.
Realice la Prctica laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo

6, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica Laboral.
Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuantra solo, y comunquese

con su Tutor al Aula Magna Virtual.
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Microsoft Excel xp
Actividad 6
1- Copie la siguiente planilla:
2- Guarde la planilla en un disquete con el nombre Planilla de Ventas.

3- Ordene el campo Productos en forma ascendente.
4- Aplique un filtro que indique la Cantidad de unidades mayores a 90.
5- Anule el filtro anterior.
6- Aplique un nuevo filtro que busque la fecha 06/08/2003 del Vendedor Germn A.
7- Anule el filtro.
8- Agregue nuevos registros desde el comando formularios.
ATENCIN: No borre est activdad, ya que esta relacionada con el

redto de las prcticas de este manual.
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Microsoft Excel xp
Repaso del captulo 6
1- Qu es una base de datos?

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..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
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..........................................................................................................................................................
2- Cmo eliminar un registro?
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..........................................................................................................................................................
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..........................................................................................................................................................
3- Cmo ordenar los datos de un registro?
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
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..........................................................................................................................................................
4- Qu es un filtro?
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..........................................................................................................................................................
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5- Cmo aplicar un filtro?
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..........................................................................................................................................................
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6- Cmo quitar los filtros?
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Microsoft Excel xp
Captulo 7
n Aprender a combinar archivos utilizando distintas opciones para insertar objetos.
n Conocer la diferencia entre vincular, insertar e incrustar objetos en el programa de
Microsoft Excel xp.
n Comprender cmo administrar archivos y objetos en Excel, copiar, mover y realizar un
pegado especial de los mismos.
Captulos
Contenidos Mnimos
Combinacin de archivos
Combinacin de archivos. Archivos

incrustados. Archvos vinculados.
Archivos como conos.
Administrar archivos y
objetos
Copiar. Mover o cortar. Pegado

especial.
Captulo 7
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Microsoft Excel xp
Desde Excel es posible insertar otros archivos dentro de la planilla de clculo, utilizando
las opciones de insertar objetos:
Archivos incrustados:
Los objetos incrustados se insertan como imagen en la planilla de clculo seleccionada, la
cual se maneja como cualquier otro objeto.
En este tipo de combinacin de archivos se puede modificar el formato del texto y sus
propiedades desde el archivo de origen, pero dichas modificaciones no se actualizarn en
el archivo incrustado.
Para utilizar est comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Insertar Objetos...
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Microsoft Excel xp
1) Haga
clic en esta
solapa
2) Haga clic en
el botn
Examinar...
para buscar el
archivo que
desea insertar.
3) Busque la
ubicacin del
archivo a insertar.
4) Seleccione el archivo.
5) Haga clic en este botn
6) Verifique la ubicacin y el nombre del archivo insertado.
7) Acepte el cuadro.
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Microsoft Excel xp
3- Una vez que haya aceptado el cuadro, aparecer el objeto en la planilla de clculo.
Observe la siguiente imagen:
Objeto incrustado
ATENCIN: Si desea realizar algn tipo de modificacin al texto del

objeto incrustado, siga estos pasos:
- Seleccione el objeto incrustado.
- Haga doble clic sobre el objeto.
- En este caso se ha insertado un archivo de Word como objeto
incrustado. Al hacer doble clic sobre el objeto, aparecern las
herramientas y propiedades de Word, dentro del programa de Excel.
Microsoft Excel
Barra de Herramientas de Microsoft Word
rea contenido del Objeto Incrustado
- Cuando termine de realizar las modificaciones del texto, haga clic en

cualquier celda para volver a las propiedades de Excel.
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Microsoft Excel xp
Archivos vinculados:
Los objetos vinculados se diferencia de la combinacin anterior, porque al vincular el objeto

cualquier modificacin que se realice en Excel cambiar en el archivo de origen y pasar lo
mismo si se realiza a la inversa.
Para utilizar este comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Insertar Objeto...
1) Haga clic en esta solapa
2) Haga clic en este botn y elija el archivo que

desea insertar en la planilla de clculo.
4)Tilde esta casilla
3) Verifique la ubicacin
y el nombre del archivo.
5) Acepte el cuadro
Objeto insertado y vinculado
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Microsoft Excel xp
ATENCIN: Si desea realizar algn tipo de modificacin al texto del

objeto vinculado, siga estos pasos:
- Seleccione el objeto insertado.
- Haga un doble clic sobre el objeto.
- En este caso se ha insertado un archivo de Word como objeto
vinculado, por esto al hacer doble clic sobre el objeto, se abrir el
programa de Word, independientemente de Excel.
- Modifique el contenido del objeto vinculado, y guarde los cambios.
- Automticamente se vern los cambios en el objeto vinculado
desde Excel.
- Una vez que haya terminado con las modificaciones, haga clic
sobre cualquier celda para volver a las propiedades de Excel.
Microsoft Excel
Objeto vinculado
Microsoft Word
Archivos como conos

Este comando inserta un cono en la planilla de clculo seleccionada, el cual permite
acceder al archivo de manera rpida.
Para utilizar este comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en INSERTAR OBJETO...
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Microsoft Excel xp
3) Verifique la ubicacin
y el nombre del archivo.
2) Haga clic en este botn y busque el archivo

que desea insertar en la planilla de clculo
4) Acepte el cuadro
Objeto como cono
ATENCIN: Si desea modificar el texto del objeto como cono, siga

estos pasos:
- Haga doble clic en el objeto.
- Al hacer doble clic sobre el cono insertado, se abrir el programa
de Word, sin cerrar el Excel.
- Modifique el contenido del objeto como cono, y guarde los
cambios.
M
i
c
r
o
s
o
f
t
Microsoft Word
E
x
c
e
l
Objeto como cono
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Microsoft Excel xp

Captulo 7, Tema: Combinacin de archivos, Subtema: Insertar un objeto desde
un archivo existente, Por ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Administrar archivos y objetos

Copiar
Para copiar celdas y/o sus contenidos, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado
para copiar.

- Haga clic en Edicin - Copiar...
- Haga clic en este botn:
3- Seleccione la celda donde quedar la copia.
Celda seleccionada.
En esta celda se
pegar la copia
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Microsoft Excel xp

- Haga clic en Edicin - Pegar...
5- La copia quedar con el mismo contenido y con el mismo tipo de formato que posee el
original.
Copia pegada.
Mover o cortar
Para cortar (mover) el contenido de la/s celda/s, siga estos pasos:
1- Seleccionar la celda o el rango que contiene los dato a mover (cortar).
Rango seleccionado a mover
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Microsoft Excel xp

- Haga clic en Edicin - Cortar...
3- Seleccione la celda donde quedar el contenido cortado.
Celda seleccionada.
En esta celda quedar
el contenido cortado

- Haga clic en Edicin - Pegar...
Resultado del movimiento
Nueva ubicacin de la
informacin cortada
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Microsoft Excel xp
Pegado especial
Esta herramienta permite pegar algunas propiedades de la celda copiada, como por
ejemplo: el tipo de fuente, el color de la celda, el color de las lneas entre otras opciones.
Para trabajar con la herramienta pegado especial, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado

- Haga clic en Edicin - Copiar...
3- Seleccione la celda que tendr la copia.
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Microsoft Excel xp
4- Desde la barra de men, haga un clic en la opcin Edicin Pegado especial...

5- Aparecer el siguiente cuadro, all elija:
Todo: Pega el contenido

completo de la celda copiada.
Frmulas: Pega slo la frmula, que
contengan las celdas copiadas
Valores: Pega slo el contenido de la
celda, sin formatos ni frmulas.
Formato: Pega slo el formato.
Comentarios: Pega slo los
comentarios de las celdas copiadas.
Diferentes tipos de pegados especiales

Barra de frmula
Barra de frmula
Barra de frmula
Barra de frmula
Pegado Especial
Todo
Pegado Especial
Frmula
Pegado Especial
Valores
Pegado Especial
Formatos

Captulo 7, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica laboral.
Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuentra solo, y comunquese

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Microsoft Excel xp
Actividad 7
1- Ingrese a Word, y confeccione la siguiente tarjeta:
Propiedades de la Tarjeta
Tipo de papel:
Personalizado Ancho: 15 cm Alto: 10 cm
Mrgenes:
izquierdo, derecho, Superior e Inferior 1cm
Bordes de pgina:
Artstico Mundo
Imagen prediseada:
Categora: Viajes Imagen: Viaje por aire
Smbolos:
Fuente: Wingdings (Telfono y Buzn)
Tipografa:
Fuente: Time New Roman. Tamao: 16
2- Guarde el archivo en un disquete y cree una copia en la unidad (C:)

3- Cierre el archivo de Word.
4- Abra un nuevo archivo de Excel.
5- Cambie el nombre de las tres hojas iniciales de la planilla de clculo, por los siguientes
datos:
140
Microsoft Excel xp
6- En la hoja archivos incrustados, confeccione la siguiente planilla:
7- Copie la planilla en el resto de las hojas (archivos vinculados y archivos como

conos).
8- Inserte como objeto el archivo creado en Word, utilizando el archivo copia de la unidad
(C:).
Hoja Archivos
Incrustados
Inserte el archivo de Word como un objeto incrustado.
Hoja Archivos
Vinculados
Inserte el archivo de Word como un objeto vinculado.
Hoja Archivos como

conos
Inserte el archivo de Word como un objeto en forma de

cono.
9- Modifique el archivo vinculado, y observe sus cambios.

10- Observe los cambios entre cada uno de los comandos utilizados (insertar objetos) y
describa sus diferencias:
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..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
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Microsoft Excel xp
1- Explique la diferencia que hay entre los siguientes comandos:

Archivos incrustados: ....................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
Archivos vinculados: .....................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
Archivos como conos: ..................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
2- Cul es la diferencia que existe entre copiar y cortar?
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..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
3- Para qu utilizara el comando pegado especial?
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..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
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Microsoft Excel xp
Captulo 8
n Aprender a trabajar con las macros para automatizar acciones que se utilizan
frecuentemente.
n Conocer la diferencia entre Macros absolutas y relativas y aprender a crear cada una
de ellas.
n Aprender a ejecutar una macro utilizando un botn o con la combinacin de teclas.
Captulos
Macros
Contenidos Mnimos
Macros. Creacin de macros.

Ejecutar macros.
Captulo 8
Macros absolutos y
relativas
Macros absolutas. Macros

relativas
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Microsoft Excel xp
Administrar archivos y objetos
Macros
Si ejecuta una tarea en Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro
consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Basic y
que se puede utilizar siempre que sea necesario ejecutar la tarea.
Antes de utilizar una macro, planifique los pasos y los comandos que desea almacenar, ya
que si se comete error quedar grabado y la macro no funcionar. Cada vez que se grabe
una macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro.
Creacin de Macros
Por ejemplo: Suponga que debe crear la misma planilla de IVA todos los meses. Se podran
utilizar los comandos de copiar y pegar; pero corre el riesgo de romper el enlace entre
frmulas. Por esto lo ms recomendable ser el uso de Macros.
Para resolver esta tarea, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Herramientas - Macros - Grabar nueva
macro...
144
Microsoft Excel xp
Mtodo abreviado
combinacin de teclas
1) Escriba el nombre
de la
nueva Macro
Esta opcin permite ejecutar la

macro, a travs de una
combinacin de teclas (Mtodo
abreviado). Para ello, haga clic
dentro de la casilla y escriba una
letra
En el caso de que la letra
asignada se utilice para otro
comando; Para ejecutar esta
nueva deber presionar la
tecla Bloq Mays.
2) Acepte el cuadro
Esta tecla representa
a la letra seleccionada
ATENCIN: Al ingresar el nombre de una nueva macro, no se

deben dejar espacios entre las palabras.
3- En pantalla aparecer una pequea barra

, la cual indica el comienzo de la
grabacin, en este caso, Planilla_IVA. Comience a confeccionar la siguiente planilla:
4- Cuando finaliza la creacin de la planilla, debe detener la grabacin. Para ello utilice
cualquiera de las siguientes opciones:
- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener Grabacin...
2 Opcin desde la Barra de herramientas Detener Grabacin
- Haga clic en el botn:
145
Microsoft Excel xp

Captulo 8, Tema: Macros, Subtema: Creacin de macros, por ejemplo.
Ejecutar macros
Para ejecutar una macro, siga estos pasos:
1- Seleccione una celda.
- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...
- Aparecer este cuadro:
2 Opcin desde la Combinacin de teclas Mtodo abreviado

- Utilice la combinacin de teclas que asigno al crear la macro. En este caso las teclas
son:
y

Captulo 8, Tema: Macros, Subtema: Ejecutar macros, por ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Macros absolutas y relativas

Macros absolutas
Las macros absolutas se ejecutan en las celdas donde fueron creadas.
Para utilizar una macro absoluta, siga estos pasos:
1- Desde la barra de herramientas, haga clic en Herramientas - Macro - Grabar nueva
macro...
1) Escriba un nombre
para la nueva Macro.
2) Escriba una letra para
la combinacin de teclas
Mtodo abreviado
3) Acepte el cuadro
3- Una vez asignada la macro, comience a crear el contenido de la macro.
ATENCIN: Al iniciar la grabacin de una macro, aparecer en la

planilla de clculos una pequea barra, en la cual podr establecer
si la macro ser Absoluta o relativa.
Barra de herramientas Macros
En este caso la macro ser absoluta, por lo tanto no se debe activar

el botn llamado Referencias relativas.
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Microsoft Excel xp
- Detenga la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones:

- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener grabacin...
2 Opcin desde la Barra de herramientas Detener grabacin
- Haga clic en el botn:
5- Ejecute la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones:
- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...
- Se presentar el cuadro de dilogo Macro.
- Seleccione una macro y presione el botn:
2 Opcin desde la Combinacin de teclas Mtodo abreviado
- Utilice la combinacin de teclas que asign al crear la macro. En este caso debe
utilizar las teclas:
y
ATENCIN: Una de las caractersticas que posee la macro

absoluta es respetar la ubicacin donde se ha creado.
Macro creada con el rango A1:F6
Macros relativas
Las macros relativas se pueden ejecutan en cualquier celda.
Para utilizar una macro relativa, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Herramientas Macro Grabar nueva
macro...
148
Microsoft Excel xp
para la macro
2) Escriba la letra para la
combinacin de teclas
Mtodo abreviado
3) Acepte el cuadro
3- Una vez asignada la macro, ver esta

pequea barra en la planilla de clculo:
Haga clic en este botn
4- Luego debe comenzar a crear el contenido de la macro.

5- Cuando haya terminado el contenido de la macro, detenga la grabacin.
6- Seleccione una celda y ejecute la macro.
Macro ejecutada en varias celdas
Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo

8, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica laboral.

con su tutor al Aula Magna Virtual.
149
Microsoft Excel xp
Actividad 8
1- Grabe una macro con el nombre Balance General, que contenga un mtodo abreviado.
2- Durante la grabacin de la macro, confeccione la siguiente planilla.
3- Detenga la grabacin.
4- Ejecute la macro en una nueva hoja dentro del mismo Archivo.
5- Guarde el libro en un disquete con el nombre Balance General.
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Microsoft Excel xp
1- Qu es una macro?
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..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
2- Cules son los pasos que debe seguir para crear una macro?
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
3- Cmo se ejecuta una macro?
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
4- Cul es la diferencia entre una macro absoluta y una macro relativa?
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Captulo 9
n Aprender a configurar las pginas de un libro de Microsoft Excel.
n Comprender cmo establecer un rea de impresin y cmo quitar la misma.
n Aprender a realizar una vista preliminar de la hoja de clculo y modificar los mrgenes
y distintas opciones de configuracin.
Captulos
Configuracin de pginas
Captulo 9
rea de impresin
Vista preliminar
Contenidos Mnimos
Configuracin de pginas.
Establecer reas de impresin.

Quitar reas de impresin
Vista preliminar
153
Microsoft Excel xp
Cuando trabaja en planillas grandes, en escasas ocasiones se pueden imprimir todos los
datos en una pgina. Adems, tal vez desee aadir informacin en la parte superior o inferior
de sus pginas para identificar la fecha de la impresin o el nombre del archivo. Tambin
puede agregar los saltos de pgina en lugares concretos, ajustar los mrgenes, repetir los
ttulos en cada hoja y colocar encabezados y pies de pgina.
Cmo ajustar en una pgina una hoja del libro?:

Para utilizar la herramienta configuracin de pginas, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo Configurar pgina.
1) Haga clic en
esta solapa
4) Seleccione
un tipo de papel
154
2) Seleccione la
orientacin del papel
3) Aumente o disminuya los formatos generales de

manera que el contenido quepa en la hoja de impresin
La resolucin es la cantidad de puntos por

pulgadas (PPP) en longitud que posee el
archivo. Una resolucin mayor proporciona una
impresin de mejor calidad al imprimir el
archivo.
Microsoft Excel xp
2) Establezca las medidas para los mrgenes de la hoja
3) Alinee el contenido de la hoja con respecto a los mrgenes tanto en forma vertical como horizontal
2) Seleccione una opcin desde la lista desplegable para el

contenido del encabezado o haga clic en el botn personalizar
encabezado y agregue el dato que desee.
2) Seleccione una opcin desde la lista desplegable para el contenido del pie de pgina o haga clic
en el botn personalizar pie de pgina y agregue el dato que desee.
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Microsoft Excel xp
Botones Personalizar Encabezado y Personalizar Pie
Escriba el contenido del encabezado dentro de la seccin de alineacin que desee.
Escriba el contenido del pie de pgina dentro de la seccin de alineacin que desee
En Excel al igual que en Word tiene la posibilidad de agregar, cambiar o suprimir

encabezados y pies de pgina, Microsoft Excel proporciona opciones estndar que puede
seleccionar desde el cuadro de dilogo de Configurar Pgina. Con estos formatos
disponibles puede elegir el nombre de la empresa, el nombre de archivo con o sin extensin,
la fecha, el nmero de pgina o su propio nombre. Tambin puede marcar documentos como
confidenciales, o aadir un ttulo al documento.
Herramientas del Encabezado y Pie de pgina personalizado
Herramienta
Descripcin
Permite aplicar formatos al contenido del encabezado y pie de
pgina.
Inserta el nmero de pgina de la hoja que corresponda.
Inserta la cantidad de pginas que posee el archivo.
Inserta la fecha actual.
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Microsoft Excel xp
Inserta la hora actual

Muestra la ubicacin del archivo.
Inserta el nombre del archivo.
Ingresa el nombre de la hoja.
Le permite insertar una imagen desde los archivos.
Configuras las propiedades de la imagen insertada a travs de la
herramienta anterior.
2) Seleccione las
celdas que imprimir
3) Aqu podr seleccionar los ttulos

verticales y horizontales que sern
impresos en todas las hojas.
Esta opcin permite orientar

los datos de la planilla
Hacia la derecha, Hacia abajo, luego
luego hacia abajo hacia la derecha
3- Una vez seleccionadas las opciones de configuracin de pgina, haga clic en este
botn:
157
Microsoft Excel xp
rea de impresin
Establecer rea de impresin
Excel le proporciona la posibilidad de establecer el rea que desea imprimir, es
decir que podr seleccionar un sector de una planilla e imprimirlo. Para ello debe:
1- Seleccione parte de la planilla que desea imprimir.
Seleccin de celdas para establecer el rea de impresin
2- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - rea de impresin - Establecer rea
de impresin.
Barra de frmula
Estas lneas de
punto alrededor de
las celdas, indican el
rea que ser
impresa.
158
Microsoft Excel xp
Quitar rea de impresin

Para quitar el rea de impresin, simplemente haga clic en el men Archivo - rea de
impresin - Borrar rea de impresin.
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Microsoft Excel xp
Vista preliminar
Vista preliminar
Esta herramienta le permite observar toda la informacin que posee en cada una de las
hojas del libro antes de imprimirlo, para verificar si se imprimirn con claridad, cuantas hojas
le ocupar cada planilla, si los mrgenes estn ajustados al tamao correcto, o si los datos
caben en una misma fila o columna. Realizando una vista preliminar de su trabajo observar
en pantalla lo que luego ser impreso y podr reconocer aquello que deba cambiar.
Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:
1- Haga clic en la hoja que desea visualizar como vista previa a la impresin.
- Haga clic en Archivo - Vista preliminar.
2 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar
3- Se presentar la nueva vista con una barra de herramientas.
Barra de herramientas Vista preliminar
160
Microsoft Excel xp
Herramientas de las Barras de herramientas vista preliminar

Herramienta
Descripcin
Permite ver la hoja anterior a la vista seleccionada.
Permite ver la hoja siguiente a la vista seleccionada.
Como ha visto en el Mdulo de Word, esta opcin permite
aumentar o disminuir la vista de la hoja.
Al hacer un clic en este botn, aparecer el cuadro de impresin,
en el cual deber determinar cules sern las hojas impresas, la
cantidad de copias, el tipo de papel que utilizar la impresora entre
otras opciones.
Desde este botn podr establecer los mrgenes de la hoja, el tipo
de papel para el archivo, el tipo de orientacin,...
Este comando activa en la hoja de la vista preliminar, guas para
modificar el espacio entre cada una de las columnas.
Mrgenes activos
En esta vista puede ajustar los saltos de pgina de la hoja de

clculo activa.
Cierra la vista preliminar.

161
Microsoft Excel xp
Actividad 9
1- Abra el archivo creado en la actividad 3 del captulo 3 .

2- Seleccione la hoja Enero.
3- Prepare la siguiente configuracin:
PGINA
Orientacin
Horizontal
Tamao de papel
A4
MRGENES
Superior
2 cm
Inferior
2 cm
Derecho
1 cm
Izquierdo
1 cm
Encabezado
PGINA
Club Social San Isidro
Tamao de papel
Centenario 235 San Isidro

Tel: 4747-9863
E-mail: Club_social_si@info.com.ar
4- Seleccione la planilla de la hoja Enero y establzcala como rea de impresin.

5- Utilice la herramienta Vista preliminar y verifique que los datos ingresados en los puntos
anteriores coincidan observando la vista de la hoja.
162
Microsoft Excel xp
1- Mencione cules son las herramientas que debe tener en cuenta a la hora de configurar
una pgina.
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2- Cmo establecer un rea de impresin?
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3- Cmo quitar un rea de impresin?
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4- Para qu se utiliza la herramienta vista preliminar?
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Captulo 10
n Aprender a validar una planilla para ingresar datos que se ajusten a una condicin.
n Conocer la funcin de la herramienta de Auditoria y comprender el funcionamiento de
los botones de la barra de herramientas.
n Aprender a aplicar un formato a los datos segn una condicin establecida.
n Comprender la utilidad de las tablas dinmicas y cmo funcionan los escenarios.
Captulos
Validacin
Auditoria
Captulo 10
Contenidos Mnimos
Validacin. Establecer la validacin
de datos
Auditoria. Comandos de la
barra de herramientas
auditoria.
Formato condicional
Formato condicional.
Tablas dinmicas
Tablas dinmicas. Creacin de

tablas dinmicas. Grficos
dinmicos
Escenarios
Escenarios. Creacin de
escenario. Ver escenario.
165
Microsoft Excel xp
Validacin
Validacin
Esta herramienta se utiliza para introducir datos correctos en una hoja de clculo, ya que le
permite especificar cules son los datos vlidos para cada una de las celdas o rangos.
Tambin puede restringir la informacin con un tipo de datos determinado (como nmeros
enteros, nmeros decimales o texto).
Establecer validacin de datos

Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de stock deba ingresar solo Fechas
mayores al 20/07/2003 y menores al 20/11/2003, en este caso puede restringir ese rango
de datos utilizando la herramienta validacin.
Para utilizar la herramienta validacin, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Datos Validacin...
2- Aparecer este cuadro de dilogo:
166
Microsoft Excel xp
1) Haga clic en
esta solapa
2) Aqu debe seleccionar el
tipo de restriccin de
datos para las celdas
seleccionadas
En este caso debe elegir

el tipo de permiso
Fecha
3) Elija el tipo
de datos. En ese
caso seleccione
Entre
4) Esta rea cambia segn

el tipo de permiso que se
haya seleccionado.
167
Microsoft Excel xp
5) Escriba un mensaje de
entrada, de esta manera al
seleccionar las celdas
validadas ver un mensaje
que le indicar cules
son los datos validos
a ingresar en dichas celdas.
6) Elija el tipo de estilo

para el mensaje de error.
7) Escriba el mensaje que desee. Tenga en cuenta la condicin de la validacin!
Celda
seleccionada
Mensaje Entrante
168
8) Acepte el cuadro
Microsoft Excel xp
Al ingresar un dato que no cumpla con el parmetro dado, aparecer el
Mensaje de error que ha definido en el cuadro de dilogo Validacin.

Captulo 10, Tema: Validacin, Subtema: Establecer la validacin de datos, Por
ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Auditora
Auditora
Al utilizar la herramienta Auditora en una hoja de clculo, puede rastrear los datos que se
han utilizado dentro de una frmula tales como precedentes (las celdas que proporcionan
datos a una celda determinada) o dependientes (las celdas que dependen del valor de una
celda especfica).
Herramientas de la barra de herramientas Auditora
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar los datos que se han utilizado para calcular el
Total de la planilla Recibo de Sueldo. Observe la figura:
Total del
recibo de sueldo
Para utilizar las herramientas de la barra de herramientas auditora, siga estos

pasos:
1- Seleccione la celda que tendr la auditora.
2- Active la barra de herramientas auditora, desde el Men herramientas - Auditora de
frmulas - Barra de herramientas Auditora de frmulas.
3- Aparecer esta barra:
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Microsoft Excel xp
Herramientas de las Barras de herramientas Auditora de Frmulas

Herramienta
Descripcin
Si realiza una frmula y la misma indica un mensaje de
error, este botn mostrar los posibles errores.
Este botn rastrea los datos utilizados a un resultado x .
Para utilizar este botn :
- Seleccione la celda que posee la frmula.
- Con estos pasos ver la ubicacin de los datos que se han
utilizado para obtener el resultado de la celda que posee la frmula.
Quita las flechas dibujadas por los datos precedentes.

Este botn rastrea la ubicacin de la frmula que depende
del dato en la celda seleccionada.
Para utilizar este botn :
- Seleccione un dato numrico dentro de la planilla que considere
que ha sido utilizado para para obtener un resultado.
- Con estos pasos ver la ubicacin de la celda que posee la
frmula con el resultado.
Quita las flechas dibujadas por los datos dependientes.

Quitas las flechas dibujadas por los precedentes y los
dependientes.
Busca los datos errneos de una frmula.
Permite insertar un comentario.
Rodea con un crculo los datos que no cumplan con las
reglas de validacin establecidas.
Borra los crculos creados por el comando anterior.
Muestra un registro de las celdas durante su
actualizacin.
Evalua la frmula mostrando todos sus pasos.
4- Rastree el precendente del Total de este recibo de sueldo:

c- Observe la flecha azul que aparece
indicando los datos precedentes.
b- Desde la barra de herramientas
Auditora de frmulas, haga clic sobre
este botn:
a- Seleccione la celda que
posee la frmula (resultado)
171
Microsoft Excel xp
5- Quite el rastreo de precedentes.

6- Rastree el dependiente del Total del Recibo de Sueldo.
a- Seleccione un dato en la
planilla que crea que se
utiliza como dato para
obtener el resultado de una
frmula.
b- Desde la barra de herramientas
Auditora de frmulas, haga clic
sobre este botn:
c- Observe la flecha azul que se

presenta indicando la ubicacin de
la celda dependiente.

Captulo 10, Tema: Auditora, Subtema: Comandos de la barra de herramientas
Auditora de frmulas, Por ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Formato condicional
Formato condicional
Esta herramienta aplica un tipo de formato a aquellas celdas que cumplan con una
determinada condicin, dentro del rango de celdas seleccionado. En el cuadro de dilogo
formato condicional podr aplicar formatos al los contenidos de las celdas, siempre y
cuando estas cumplan con un criterio determinado.
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de Alumnos, deba determinar mediante
formatos de texto, la informacin de la columna Estado, indicando los siguientes resultados
con estos formatos:
Estado de Alumno
Tipo de Formato condicional para el texto
Aprobado
Tipo de Color: Verde

Tipo de Estilo: Normal
Recupera
Tipo de Color: Amarillo

Tipo de Estilo: Negrita Cursiva
Desaprueba
Tipo de Color: Rojo

Tipo de Estilo: Negrita
Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:

1- Seleccione las celdas que tendrn el formato condicional.
2- Desde la barra de men, haga clic en Formato - Formato condicional...
173
Microsoft Excel xp
1) Seleccione un
tipo de condicin.
2) Establezca el tipo de condicin dependiendo de la opcin

que haya seleccionado en el paso anterior.
4) Haga clic en este botn en caso

3) Haga clic en este botn. Aparecer el cuadro de
de que desee agregar ms condiciones. dilogo Formato de celdas.
Seleccione en este caso el formato que corresponde
para el resultado Aprobado.
Celdas con formato

condicional

Captulo 10, Tema: Formato condicional, Subtema: Sector condicional 1l,
Por ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Tablas dinmicas
Tablas dinmicas
La tabla dinmica, es una tabla interactiva que permite el resumen y presentacin precisa
de la informacin de una base de datos.
Es decir, que cada tabla le permitir conocer la relacin entre los campos que Ud. elija
(ventas por empleado, dinero por cliente o gastos para cada mes, etc.) pudiendo cambiar su
estructura convenientemente o mostrar los detalles de un dato cuando lo crea necesario (por
ejemplo, mostrar para qu conceptos se realizaron los gastos de un determinado mes).
La tabla resume la informacin utilizando la funcin que especifique (como por ejemplo,
suma, promedio, contar, entre otras) para enlazar as los datos involucrados.
Adems, al modificar los datos de la base madre se modificarn todas las tablas relacionadas (que aparecen en distintas hojas) si es que lo desea.
Creacin de tablas dinmicas
Por ejemplo: Suponga que el sector de administracin de un club, tiene creada en Excel,
una base de datos con las inscripciones realizadas en los ltimos meses (hasta Septiembre
inclusive), en la cual figura la Fecha de inscripcin, N de inscriptos, Categora, Deporte,
Turno, Nombre del Profesor, Cuota y Monto Total recaudado en cada da, como se observa
en la siguiente planilla:
La manera ms gil y sencilla de obtener resmenes en forma inmediata es mediante una

tabla dinmica.
175
Microsoft Excel xp
Ahora suponga que su jefe necesita un resumen de las ltimas inscripciones de cada
trimestre segn el turno al cual corresponden. De esta manera podr reforzar la publicidad
para dicho turno haciendo hincapi en la atencin personalizada por falta de alumnos u
ofreciendo ciertos beneficios durante el trimestre que sea necesario.
Por esto le solicita que realice una tabla con el total de alumnos para cada Turno durante
los diferentes trimestres. Para ello siga estos pasos:
1- Seleccione una celda de la planilla.
- Haga clic en Datos - Informe de tablas y grfico dinmicos...
2 Opcin desde la Barra de herramientas Asistente para tablas dinmicas
- Desde la barra de herramientas tabla dinmica, haga clic en este botn:
1) Haga clic
en esta opcin
2) Haga clic en
este botn
176
Microsoft Excel xp
3) Verifique el rango que ha tomado para la tabla dinmica, de no ser as

haga clic en el botn Contraer dilogo y seleccione los datos que desee
5) Tilde esta casilla

Campos de la base de datos
7) Para obtener el Total de alumnos por cada Turno durante los diferentes trimestres, arrastre el campo Turno al
sector Columnas, el campo Fecha de incripcin al sector Filas y el campo Nmero de incriptos al sector Datos.
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Microsoft Excel xp
Campos organizados en las

reas de diseo de una tabla
dinmica
8- Acepte el cuadro.
Resultado de la tabla dinmica, en este caso clculo el total de alumnos para cada fecha:
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Microsoft Excel xp

Captulo 10, Tema: Auditora, Subtema: Creacin de tablas dinmicas,
Por ejemplo.
Creacin de grficos dinmicos

Para crear un grfico dinmico, siga estos pasos:
1- Haga clic en una de las celdas de la tabla dinmica.
2- Desde la barra de herramientas tabla dinmica, haga clic en este botn:
3- Automticamente aparecer el grfico:
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Microsoft Excel xp
Escenarios
Escenarios
Los escenarios pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo
y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Creacin de escenarios
Por ejemplo: Suponga que trabaja en la caja de un Mayorista de Golosinas y le solicitan
que prepare una planilla en la cual se puedan observar los precios de las golosinas, en las
ventas por mayor y por menor.
Observe la siguiente planilla:
A travs de los escenarios, este campo mostrar los precios por Mayor y Menor
Para crear los escenarios, siga estos pasos:
1- Seleccione el rango B3:B7.

2- Desde la barra de men, haga
clic en Herramientas Escenarios...
1) Haga clic
en este botn
180
Microsoft Excel xp
para el nuevo escenario.
En este caso
Precios por Mayor
3) Cierre el cuadro
4) Ingrese los datos del

primer escenario, en
este caso sern los
precios Mayoristas de
cada uno de los
productos
5) Acepte
el cuadro
6) Haga clic en el botn Agregar y cree un nuevo

escerario con el nombre Precios por Menor.
Inserte estos datos:
7) Acepte el cuadro
181
Microsoft Excel xp
Resultado de los escenarios:
Ver escenario
Para ver los escenarios creados, siga estos pasos:
1- Haga clic en el men Herramientas - Escenarios...
Resultado del escenario

Precio por Mayor
Resultado del escenario

Precio por Menor
1) Haga clic sobre el nombre
del Escenario que desea ver
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Microsoft Excel xp

Captulo 10, Tema: Escenarios, Subtema: Resumen de Escenarios, Por ejemplo.
Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo

10, Tema: Reapaso General, Subtema: Prctica Laboral

183
Microsoft Excel xp
Actividad 10
Confeccine una planilla que posea los temas vistos en este captulo.
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Microsoft Excel xp

1- Cul es la utilidad de la herramienta validacin?
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2- Cules son los pasos que debe seguir, para utilizar la herramienta auditora?
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3- Qu es una tabla dinmica? Cmo se crea una tabla dinmica?
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4- Cules son los pasos que debe seguir para crear un escenario?
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5- Para qu se utiliza la herramienta formato condicional?
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Captulo 11
n Comprender para qu se utilizan las plantillas y aprender a guardar una hoja de
clculo con este tipo de caractersticas.
n Aprender a modificar y completar una plantilla.
Captulos
Contenidos Mnimos
Plantillas
Plantillas. Trabajando con plantillas.
Guardar como pgina

Web
Libro de Microsoft Excel 2000 en

Internet.
Captulo 11
187
Microsoft Excel xp
Plantillas
Plantillas
Las plantillas son moldes de planillas que pueden utilizarse como tareas comunes por ejemplo
rellenar Informes, Planillas de stock, Liquidaciones de Sueldos, etc. Cada vez que se desee utilizar alguna de las tareas frecuentes o parciales, simplemente deber abrir la plantilla
y llenar los datos que desee incorporar.
El programa de Excel posee algunas plantillas preestablecidas de uso frecuente como
facturas, perodos de gastos y pedidos.
Trabajando con plantillas

Creacin de plantillas:
Para crear plantillas, siga estos pasos:
1- Comience creando una planilla que utilice con frecuencia, por ejemplo esta planilla de
Stock:
2- Una vez que haya creado la planilla, desde la barra de herramientas, haga clic en Archivo
- Guardar como...
188
Microsoft Excel xp
3) Una vez que haya

seleccionado el tipo de
archivo Plantilla
automticamente ver la
carpeta plantillas, donde se
almacenarn las plantillas
que vaya creando.
1) Escriba el nombre del archivo.
2) Seleccione el tipo de
archivo como Plantilla .
4) Haga clic en este botn.
Utilizacin de las plantillas personalizadas

Para usar las plantillas personalizadas, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo Nuevo ....
2- Aparecer el panel de tareas:
b) Haga clic
en esta solapa
c) Haga clic
en este cono
a) Haga clic en este botn
d) Haga clic
en este botn
189
Microsoft Excel xp
Completar o modificar una plantilla

En Excel encontrar tres tipos de plantillas preestablecidas, Facturas, Informes de Gastos y
Pedidos.
Para utilizar cualquiera de este tipo de plantilla, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Nuevo...
2) Haga clic en este cono

Complete cada uno de los datos
que desee incluir en la factura.
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Microsoft Excel xp

Captulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Trabajando con plantillas, Por ejemplo.

Captulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Completar o modificar una plantilla, Por
ejemplo.
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Microsoft Excel xp
Guardar como pgina Web

Libros de Microsoft Excel xp en Internet
Suponga que trabaja para una empresa que proporciona tutoriales de informtica y le
encomiendan crear un pgina Web con informacin relacionada al programa de Microsoft
Excel. Una de las pginas del sitio debe dar informacin a cerca de la funcin suma.
Para realizar este trabajo, siga estos pasos:
1- Cree una pgina en Word y gurdela en una carpeta. La carpeta debe crearla en el
Disco Rgido!
2- Ingrese estos datos:
Microsoft Excel
SUMA
Suma todos los nmeros de un rango
Sintaxis:
=SUMA(Rango)
Suponga que debe averiguar el total de la siguiente planilla:
192
Microsoft Excel xp
3- Ingrese a Excel y cree la siguiente planilla:
4- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Guardar como pgina Web...
2) Seleccione la ubicacin del archivo. Lo ms recomendable es que
cree una carpeta dentro de la unidad de almacenamiento C: y all guarde
todos los archivos que va utilizando para la pgina.
3) Seleccione el libro o
seleccione el rango que
desea guardar como
pgina Web.
1) Escriba el
nombre del archivo.
4) Haga clic en
este botn.
193
Microsoft Excel xp
6- Active el programa de Word.

7- Inserte la planilla de Excel, desde el men Insertar - Objeto...
a- Haga clic en
esta solapa
b- Haga clic en
este botn
c- Busque la
ubicacin del
archivo que
desea insertar
d- Haga clic sobre

el archivo.
e- Haga clic en
este botn
f- Verifique los
datos del archivo
g- Acepte el cuadro
Ventana de
Microsoft Word
Planilla de Excel
insertada en Word
194
Microsoft Excel xp
9- Desde Mi PC abra el archivo de Word, as se abrir directamente en Internet Explorer:

Captulo 11, Tema: Repaso general, Subtema: Prctica Laboral

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Microsoft Excel xp
Actividad 11
1- En un nuevo libro confeccione la siguiente planilla, como una plantilla.
2- Guarde la plantilla como pgina Web.
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Microsoft Excel xp

1- Cules son los pasos que debe seguir para crear una plantilla?
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2- Para qu se utiliza el comando guardar como pgina Web?

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3- Cmo modificar una plantilla?
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Captulo 12
n Aprender a trabajar con varios libros a la vez y trabajar con varios libros abiertos.
n Trabajar con diferentes hojas de clculo abiertas y aprender a trabajar de una manera
ms dinmica dentro de la misma hoja.
n Comprender cmo configurar las propiedades de un libro de Microsoft Excel.
Captulos
Contenidos Mnimos
Trabajando con ventenas
Trabajando dentro de una misma

hoja. Trabajar con diferentes hohas
dentro de un libro. Trabajar con
varios libros.
Guardar como pgina

Web
Configuracin de propiedades.
Captulo 12
199
Microsoft Excel xp
Trabajando con ventanas

Trabajando dentro de una misma hoja
Si necesita mantener visibles los rtulos de algunas filas durante el desplazamiento, podr
mantenerlas fijas utilizando la
opcin Dividir.
Para utilizar la opcin Dividir, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Ventana - Dividir.
2- Aparecern estas lneas indicando la divisin:
Barras de Divisin
200
Microsoft Excel xp
3- Ubique el puntero del mouse en las lneas, y arrstrela hasta separar los rtulos del resto
de los datos.
4- La planilla quedar de la siguiente manera:
Al utilizar la barra de desplazamiento los rtulos de la primer fila quedarn intactas
ATENCIN: Para quitar la divisin, haga clic en el Men Ventana - Quitar Divisin.
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro

Si desea trabajar en forma paralela con el mismo archivo actualizando permanetemente sus
datos, debe utilizar la opcin Nueva Ventana.
Para ello, siga estos pasos:
1- Abra una planilla. Ejemplo:
201
Microsoft Excel xp
2- Haga un clic en el men Ventana - Nueva ventana.

3- Aparecer un nuevo archivo.
Al modificar uno de los archivos el otro se actualizar automticamente
Trabajar con varios libros

Para activar o desactivar los archivos abiertos en Excel, utilice este men:
1- Desde la barra de men, haga clic en:
Haga clic sobre uno de los

nombres del archivo abierto
que desea activar.
202
Microsoft Excel xp
Propiedades del archivo

Configuracin de propiedades
Para observar las propiedades de un archivo, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Propiedades.
1) Haga clic
sobre esta
solapa
2) Aqu podr
observar las
propiedades del
archivo activo.
Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Captulo 12, Tema: Repaso general, Subtema: Prctica Laboral
Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuentra solo, y

comunquese con su Tutor al Aula Magna Virtual.
203
Microsoft Excel xp
Actividad 12
1- Abra el archivo llamado Club Enero realizado en la Actividad 3 .

2- Deje inmviles los ttulos de todas las columnas.
3- Abra el archivo llamado Planilla de Ventas realizado en la Actividad 6 .
4- Active una nueva ventana y modifique el formato del texto.
5- Sin cerrar el libro Planilla de Ventas, active el archivo Club Enero.
6- Desde sus propiedades, verifique desde sus estadsticas, cul es su fecha de creacin.
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Microsoft Excel xp
1- Qu utilidad le dara a la herramienta dividir que se ubica en el men ventana?

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2- Cmo trabajar con diferentes hojas dentro de un libro?
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3- Cules son las caractersticas que se observan en las propiedades de un archivo?
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..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
205
Microsoft Excel xp
206
Microsoft Excel xp
Autoevaluacin
Esta Autoevaluacin tiene como finalidad acercarlo a la metodologa que se utilizar en la
evaluacin del Mdulo.
Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos temas detallados en
este Mdulo y en el Asistente FUCE Excel xp.
Las respuestas correspondientes podrn ser consultadas en la pgina 209.
1. Qu es un rango?
a.
b.
c.
Un conjunto de celdas.
Un conjunto de celdas seleccionadas.
Un conjunto de celdas combinadas
2. Maque slo las frmulas

a.
b.
c.
=Suma(a1:a9)
=a1:+a9
a1-19
d.
e.
f.
Suma(a1:a9)
=b1-g5
=h5/6
g.
h.
i.
=h8*k9
=max(a1:a6)
h8*k9=
3. Marque slo las funciones:

a.
b.
c.
=Suma:a1:a9)
d.
=Promedio(a5:63 e.
=min(b1-19
f.
maz(f1:g3)
=g1:o8
=f1*p9
g.
h.
i.
=si(a1>5;aprobado;desapobado)
=contar(a1:p5)
=resta(a2:m3)
4. Cules de las siguientes caminos se utiliza para insertar una nueva fila.
a.
b.
c.
Men contextual - Insertar fila.

Men insertar - Filas.
Ambas.
5. Para insertar un grfico Cules son los pasos que debe seguir?
a.
b.
c.
Seleccinar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir la opcin

Asistente para grficos
Seleccionar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir el botn
grficos
Ninguna de las anteriores.
207
Microsoft Excel xp
6. Qu es una macro?
a.
b.
c.
Un conjunto de comandos
Un conjunto de celdas seleccionadas
Un conjunto de comandos grabados
7. Al utilizar la herramienta Auditora en una hoja de clculos, puede rastrear los

precedentes o los dependientes
a.
b.
Verdadero.
Falso.
8. Qu es una plantilla?
a.
b.
c.
Son moldes para pginas Web.

Son moldes de planillas para Excel.
Ambas.
9. Marque la frmula que contenga un valor absoluto:

a.
b.
c.
=v1*$f$1
=v1*$$f1
=v1*f1$$
10. Para trabajar con diferentes hojas dentro de un mismo libro Cul es el men que
debe utilizar?
a.
b.
c.
208
Men Archivo - Nueva ventana.

Men Archivo - Nuevo...
Men Ventana - Nueva ventana.
Microsoft Excel xp
Respuestas correctas
1.a.
2.e.f.g.
3.g.h.i.
4.c.
5.a.
6.c.
7.a.
8.b.
9.a.
10.c.
209
Microsoft Excel xp
Bibliografa recomendada
Microsoft Office XP Versin 2002
ISBN:84-415-1269-8
AUTOR: Jos Mara Delgado Cabrera
Editorial: Anaya Multimedia (Grupo Anaya, S.A.)
210
Microsoft Excel xp
ndice
Prlogo .............................................................................................................................
Metodologa de trabajo .................................................................................................
CAPTULO 1 ....................................................................................................................
Introduccin ....................................................................................................................
Microsoft Excel xp .............................................................................................................
Ingresar a Excel ................................................................................................................
Partes de la ventana .........................................................................................................
Archivos nuevos ................................................................................................................
Formas de seleccin........................................................................................................
Rango .................................................................................................................................
Ingreso de informacin.....................................................................................................
Tamao de filas y columnas .............................................................................................
Formato de celdas ...........................................................................................................
5
6
6
6
8
9
9
13
14
15
17
Guardar y abrir libros ....................................................................................................

Guardar archivos ..............................................................................................................
Actualizar archivos ............................................................................................................
Cerrar archivos .................................................................................................................
Abrir archivos ....................................................................................................................
22
22
22
23
23
Actividad 1 ....................................................................................................................... 25
Repaso del captulo 1 ................................................................................................... 26
CAPTULO 2 ....................................................................................................................
Series ................................................................................................................................
Serie ...................................................................................................................................
Crear series de dato personalizados .............................................................................
27
28
28
30
Frmulas bsicas ..........................................................................................................

Frmulas bsicas .............................................................................................................
Algunas frmulas bsicas ................................................................................................
Suma ....................................................................................
Resta .....................................................................................
Multiplicacin ......................................................................
Divisin .................................................................................
Porcentaje ............................................................................
31
31
31
32
33
34
35
36
211
Microsoft Excel xp
Funciones ........................................................................................................................
Funcin ..............................................................................................................................
Funciones matemticas y trigonomtricas .....................................................
Suma ..........................................
Sumar.si .....................................
Producto .....................................
Raz .............................................
Potencia .....................................
Funciones estadsticas .....................................................................................
Promedio ....................................
Mximo.......................................
Mnimo........................................
Contar .........................................
Contar.si .....................................
Contar.blanco ............................
Contar .......................................
Moda ...........................................
Fecha y hora .......................................................................................................
Ahora ...........................................
Hoy ..............................................
Da ...............................................
Mes .............................................
39
39
39
39
40
42
43
44
46
46
48
49
51
52
54
56
57
59
59
60
61
62
Actividad 2 ....................................................................................................................... 64
CAPTULO 3 ....................................................................................................................
Funciones lgicas .........................................................................................................
Funcin Si ..........................................................................................................................
Funcin Si (Anidada) .......................................................................................................
67
68
68
70
Funciones de bsqueda .............................................................................................. 74

Funcion BuscarV ............................................................................................................ 74
Funcion BuscarH ............................................................................................................ 77
Asistente para funciones ............................................................................................. 80
Asistente para funciones ................................................................................................. 80
Actividad 3 ....................................................................................................................... 84
212
Microsoft Excel xp
CAPTULO 4 .................................................................................................................... 87
Referencias relativas y absolutas ............................................................................. 88
Referencias relativas y absolutas ................................................................................... 88
Insertar y eliminar filas, columnas y hoja ................................................................ 91
Insertar y eliminar filas, columnas y hojas ...................................................................... 91
Etiquetas inteligentes ................................................................................................... 96
Etiquetas inteligentes ....................................................................................................... 96
Rangos ............................................................................................................................. 98
Rangos ............................................................................................................................... 98
Actividad 4 ....................................................................................................................... 100
CAPITULO 5 ....................................................................................................................
Grficos ............................................................................................................................
Grficos .............................................................................................................................
Insertar un grfico .............................................................................................................
reas de un grfico ..........................................................................................................
Tamao de los grficos ....................................................................................................
Formato de los grficos ...................................................................................................
103
104
104
104
111
112
113
Actividad 5 ....................................................................................................................... 114

CAPITULO 6 ....................................................................................................................
Base de datos .................................................................................................................
Base de datos ...................................................................................................................
Organizar datos ................................................................................................................
117
118
118
121
Filtros ................................................................................................................................
Filtros .................................................................................................................................
Aplicar autofiltros ..............................................................................................................
Quitar autofiltro ..................................................................................................................
122
122
122
124
Actividad 6 ....................................................................................................................... 125

213
Microsoft Excel xp
CAPTULO 7 .................................................................................................................... 127

Combinacin de archivos ........................................................................................... 128
Combinacin de archivos ................................................................................................ 128
Administrar archivos y objetos .................................................................................. 135
Copiar ................................................................................................................................ 135
Mover o cortar ................................................................................................................... 136
Pegado especial .............................................................................................................. 138
Actividad 7 ....................................................................................................................... 140
CAPTULO 8 .................................................................................................................... 143

Administrar archivos y objetos .................................................................................. 144
Macros ............................................................................................................................... 144
Creacin de macros ......................................................................................................... 144
Ejecutar macros ................................................................................................................ 146
Macros absolutas y relativas ...................................................................................... 147
Macros absolutas ............................................................................................................. 147
Macros relativas ................................................................................................................ 148
Actividad 8 ....................................................................................................................... 150
CAPTULO 9 .................................................................................................................... 153

Configuracin de pginas ........................................................................................... 154
Configuracin de pginas ............................................................................................... 154
rea de impresin .......................................................................................................... 158
Establecer rea de impresin......................................................................................... 158
Quitar rea de impresin ................................................................................................. 159
Vista preliminar ............................................................................................................... 160
Vista preliminar ................................................................................................................. 160
Actividad 9 ....................................................................................................................... 162
214
Microsoft Excel xp
CAPTULO 10 .................................................................................................................. 165

Validacin ........................................................................................................................ 166
Validacin .......................................................................................................................... 166
Establecer validacin de datos ....................................................................................... 166
Auditora ........................................................................................................................... 170
Auditora ............................................................................................................................. 170
Herramientas de la barra de herramientas Auditora ................................................... 170
Formato condicional ..................................................................................................... 173
Formato condicional......................................................................................................... 173
Tablas dinmicas ........................................................................................................... 175
Tablas dinmicas .............................................................................................................. 175
Creacin de tablas dinmicas ........................................................................................ 175
Creacin de grficos dinmicos ..................................................................................... 179
Escenarios ....................................................................................................................... 180
Escenarios ........................................................................................................................ 180
Creacin de escenarios .................................................................................................. 180
Ver escenario .................................................................................................................... 182
Actividad 10 ..................................................................................................................... 184
Repaso del captulo 10 ................................................................................................. 185
CAPTULO 11 .................................................................................................................. 187

Plantillas ........................................................................................................................... 188
Plantillas ............................................................................................................................. 188
Trabajando con plantillas ................................................................................................. 188
Utilizacin de plantillas personalizadas ......................................................................... 189
Completar o modificar una plantilla ................................................................................ 190
Guardar como pgina Web ......................................................................................... 192
Libros de Microsoft Excel xp en Internet ........................................................................ 192
Actividad 11 ..................................................................................................................... 196
215
Microsoft Excel xp
CAPTULO 12 ..................................................................................................................
Trabajando con ventanas ............................................................................................
Trabajando dentro de una misma hoja ...........................................................................
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro ...........................................................
Trabajar con varios libros .................................................................................................
199
200
200
201
202
Propiedades del archivo .............................................................................................. 203

Configuracin de propiedades ....................................................................................... 203
Actividad 12 .................................................................................................................... 204
AUTOEVALUACIN ....................................................................................................... 207

Respuestas correctas ...................................................................................................... 209
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA ............................................................................... 210
216

Módulo Excel 2 XP

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Base de datos. Ingreso de registros

Filtros. Aplicar Autofiltro. Quitar

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Ingreso de registros desde formularios:

2- Haga un clic en el men Datos Formularios...

Aqu puede observar la ubicacin

Para buscar otro registro,

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Modificar datos de registros:

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Elija el registro que desea eliminar

2- Haga clic en este botn:

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

3) Tilde esta casilla,

2 Opcin desde la Barra de herramientas Estandar

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Para resolver este trabajo, siga estos pasos:

2- Desde la barra de men, haga clic en Datos Filtro Autofiltros.

Esta opcin se utiliza para

Muestra todos los datos que

4- En este caso elija, desde la lista desplegable

Seleccione el dato a filtrar

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Realice la Prctica laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo

Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuantra solo, y comunquese

1- Copie la siguiente planilla:

2- Guarde la planilla en un disquete con el nombre Planilla de Ventas.

ATENCIN: No borre est activdad, ya que esta relacionada con el

Repaso del captulo 6

1- Qu es una base de datos?

Combinacin de archivos. Archivos

Copiar. Mover o cortar. Pegado

2- Aparecer este cuadro:

5) Haga clic en este botn

6) Verifique la ubicacin y el nombre del archivo insertado.

ATENCIN: Si desea realizar algn tipo de modificacin al texto del

Barra de Herramientas de Microsoft Word

rea contenido del Objeto Incrustado

- Cuando termine de realizar las modificaciones del texto, haga clic en

Los objetos vinculados se diferencia de la combinacin anterior, porque al vincular el objeto

2) Haga clic en este botn y elija el archivo que

4)Tilde esta casilla

Objeto insertado y vinculado

ATENCIN: Si desea realizar algn tipo de modificacin al texto del

Archivos como conos

1) Haga clic en esta solapa

2) Haga clic en este botn y busque el archivo

Objeto como cono

ATENCIN: Si desea modificar el texto del objeto como cono, siga

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el

Administrar archivos y objetos

2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

4- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

1 Opcin desde la Barra de men

Rango seleccionado a mover

2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

1 Opcin desde la Barra de men

3- Seleccione la celda donde quedar el contenido cortado.

4- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

Resultado del movimiento

2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: