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ADOBE ACROBAT 9

TCNICAS ESENCIALES

DONNA L. BAKER

TRADUCCIN

ANA MARA PREZ FERREIRA


ADOBE CERTIFIED INSTRUCTOR

REVISIN TCNICA

BELATRIX
ADOBE AUTHORIZED TRAINING CENTER

MXICO BOGOT BUENOS AIRES CARACAS GUATEMALA MADRID NUEVA YORK


SAN JUAN SANTIAGO AUCKLAND LONDRES MILN MONTREAL
NUEVA DELHI SAN FRANCISCO SINGAPUR ST. LOUIS SIDNEY TORONTO

Director editorial: Fernando Castellanos Rodrguez


Editor: Miguel ngel Luna Ponce
Supervisor de produccin: Marco Antonio Gmez Ortiz

ADOBE ACROBAT 9 Tcnicas Esenciales


Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra,
por cualquier medio, sin la autorizacin escrita del editor.

DERECHOS RESERVADOS 2009 respecto a la primera edicin en espaol por


McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.
A Subsidiary of The McGraw-Hill Companies, Inc.
Corporativo Punta Santa Fe
Prolongacin Paseo de la Reforma 1015 Torre A
Piso 17, Colonia Desarrollo Santa Fe,
Delegacin lvaro Obregn
C.P. 01376, Mxico, D. F.
Miembro de la Cmara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Nm. 736
ISBN: 978-607-15-0213-1
Authorized translation from the English language edition, entitled ADOBE ACROBAT HOWTOS: 125 ESSENTIAL TECHNIQUES, 1st Edition, 0321552946 by BAKER, DONNA, published
by Pearson Education, Inc, publishing as Adobe Press, Copyright 2009 by Donna Baker.

1234567890

0876543219

Impreso en Mxico

Printed in Mexico

Dedicatoria
Para Pippi

Agradecimientos
Gracias a la gente en Adobe. Ha sido fabuloso trabajar con Acrobat todos estos aos y verlo
convertirse en una pieza de software robusta y, me atrevo a decir, genial.
Gracias a la gente en Peachpit, especialmente a mi esmerada editora, Valerie Witte, y a laque-todo-lo-ve y todo-lo-sabe, Becky Morgan.
Gracias a la familia en casa, que me ofreci apoyo y caf: a mi querido esposo, Terry; mis
hijas Erin y Deena; y a mis perros goofy.
Finalmente, como siempre, gracias a Tom Waits por traer la msica.

Contenido
Captulo Uno: Inicio y organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
#1:

Moverse alrededor de la interfaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

#2:

Ayudndote a ti mismo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

#3:

Personalizar lo que ves en pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

#4:

Qu prefieres?

#5:

Organizarse

10

#6:

Realizar bsquedas

12

#7:

Buscar especficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

#8:

Construir y aplicar un ndice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Captulo Dos: Crear archivos PDF afuera de Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21


#9:

Imprimir con la impresora Adobe PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

#10:

Usar el PDF Maker en Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

#11:

Fusionar archivos de Word a PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

#12:

Producir archivos PDF en Excel, Access y Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

#13:

Generar documentos PDF en PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

#14:

Agregar contenido de medios especializados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

#15:

Crear documentos PDF a partir de pginas Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

#16:

Archivar mensajes de correo electrnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Captulo Tres: Crear archivos PDF en Distiller y en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43


#17:

Trabajar con Acrobat Distiller y ajustes preestablecidos . . . . . . . . . . . . 44

#18:

Carpetas controladas a travs de Distiller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

#19:

Iniciar un archivo PDF a partir de una pgina en blanco . . . . . . . . . . . . 50

#20:

Fusionar mltiples archivos en un solo documento PDF . . . . . . . . . . . 52

#21:

Crear un PDF desde pginas Web en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

#22:

Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat . . . . . . . . . . . . 56

#23:

Crear un PDF desde una imagen del portapapeles . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

#24:

Adjuntar archivos fuente a un PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Captulo Cuatro: Producir una cartera PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65


#25:

Creacin de carteras PDF 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

#26:

Personalizar la apariencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

#27:

Personalizar carteras PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

#28:

Organizar y modificar contenidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

#29:

Aplicar comandos de Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

#30:

Administrar y distribuir una cartera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Captulo Cinco: Crear salida: Guardar, exportar e imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79


#31:

Encontrar informacin acerca del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

#32:

Usar el proceso de examinar PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

#33:

Optimizar un documento PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

#34:

Exportar documentos PDF a otros formatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

#35:

Guardar archivos PDF de imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

#36:

Seleccionar ajustes para impresin bsica y produccin . . . . . . . . . . . 93

#37:

Seleccionar y usar fuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

#38:

Solucin de problemas de impresin 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Captulo Seis: Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . 101


#39:

Probar y arreglar documentos con comprobaciones . . . . . . . . . . . . . . 102

#40:

Asegurar cumplimiento de estndares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

#41:

Arreglar problemas de impresin y archivos automticamente . . . 106

#42:

Hacer que las comprobaciones trabajen para ti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

#43:

Crear y usar un droplet de impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

#44:

Examinar la salida de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

#45:

Navegar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

#46:

Especificar requerimientos de accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

#47:

Etiquetacin bsica de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

#48:

Reportar sobre y reparar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

#49:

Mejorar la accesibilidad de un PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Captulo Siete: Transformar pginas de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127


#50:

Cambiar pginas y sus contenidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

#51:

Reencuadrar y rotar pginas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

#52:

Aplicar numeracin Bates y de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

#53:

Insertar encabezado y pies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

#54:

Agregar marcas de agua y fondos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

#55:

Tareas por lotes para ahorrar tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Captulo Ocho: Retocar y modificar un documento PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145


#56:

Seleccionar y editar texto en un PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

#57:

Editar texto y modificar atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

#58:

Retoque de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

#59:

Reutilizar imgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

#60:

Editar imgenes round-trip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

#61:

Extraer texto activo de una imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

#62:

Redactar contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Captulo Nueve: Generar contenido con Adobe Presenter . . . . . . . . . . . . . . . . . 163


#63:

Crear una publicacin de Presenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

#64:

Especificar un tema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

#65:

Grabar y utilizar audio y video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

#66:

Incluir adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

#67:

Trabajar en el administrador pruebas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

#68:

Escribir una prueba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

#69:

Previsualizar y publicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Captulo Diez: Comentar en un documento PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185


#70:

Agregar notas y resaltar comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

#71:

Ajustar preferencias de comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

#72:

Trabajar con comentarios de edicin de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

#73:

Usar y administrar herramientas de sello . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

#74:

Formas de Dibujo y marcas en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

#75:

Trabajar con la lista de comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

#76:

Exportar comentarios a un documento de Word (Windows) . . . . . . 200

#77:

Ajustar el estado de los comentarios y crear resmenes . . . . . . . . . . . 204

Captulo Once: Revisin en tiempo real y colaboracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207


#78:

Colaborar en tiempo real en Acrobat.com . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

#79:

Iniciar una revisin compartida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

#80:

Usar una revisin por correo electrnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

#81:

Participar en lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

#82:

Moverse a una sala de reunin de ConnectNow . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

#83:

Trabajar en Buzzword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

#84:

Comparar documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

#85:

Rastrear una revisin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Captulo Doce: Crear y manejar formas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231


#86:

Permitir que el asistente de formularios te gue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

#87:

Trabajar en modo edicin de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

#88:

Dibujar y personalizar campos de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

#89:

Agregar clculos y comportamientos de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

#90:

Organizar y ordenar formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

#91:

Simplificar un formulario visualmente complejo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

#92:

Distribuir formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

#93:

Rastrear formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

#94:

Manejar formularios regresados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Captulo Trece: Usar video Flash y medios 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259


#95:

Insertar medios de Flash en un archivo PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

#96:

Insertar SWF en un archivo PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

#97:

Insertar videos y versiones heredadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

#98:

Trabajar con contenido 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

#99:

Editar en el presentador Adobe 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

#100:

Medir objetos 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

#101:

Insertar comentarios multimedia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

#102:

Utilizar acciones para mostrar vistas multimedia . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Captulo Catorce: Usar dibujos, mapas y capas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279


#103:

Convertir documentos de Visio, InDesign e Illustrator . . . . . . . . . . . . . 280

#104:

Trabajar con documentos en capas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

#105:

Agregar nuevas capas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

#106:

Usar datos incrustados en un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

#107:

Aplicar caractersticas de posicionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

#108:

Medir objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

#109:

Comentar y medir en un mapa PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

#110:

Crear marcas de libro para dibujos, mapas o capas . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Captulo Quince: Controlar accin e interaccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299


#111:

Vincular contenido en un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

#112:

Crear marcas de libro en un documento fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

#113:

Agregar marcas de libro en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

#114:

Nombrar destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

#115:

Dibujar un botn simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

#116:

Construir un lote de botones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

#117:

Configurar un botn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

#118:

Editar acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Captulo Diecisis: Hacer tus documentos seguros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317


#119:

Utilizar niveles de seguridad y contraseas para un documento . . 318

#120:

Crear un perfil de ID digital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

#121:

Firmar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

#122:

Rastrear cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

#123:

Crear y administrar polticas de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

#124:

Administrar multimedia y confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

#125:

Utilizar ePaper seguros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

ndice

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

CAPTULO UNO
INICIO Y ORGANIZACIN

Cuando piensas en una pieza


de software
Microsoft Word, Adobe Photoshop, Firefox generalmente es fcil entender qu hacer
con ella. Sin embargo, Adobe Acrobat es nico al tener muchas reas funcionales utilizadas
por un diverso rango de usuarios. Un diseador de impresos usa Acrobat para desplegar
pruebas de pgina y ejecutar comprobaciones; un ingeniero o arquitecto utiliza Acrobat
para mantener y organizar modelos, as como documentacin de productos y proyectos; un
dentista utiliza Acrobat para almacenar expedientes de pacientes y radiografas digitales.
El alcance y profundidad de Acrobat es sorprendente, pero se reduce al hecho de que
fundamentalmente ests manejando informacin. Si tratas con informacin de manera
cotidiana, Acrobat puede asistirte con su amplio rango de herramientas.
En lugar de tratar de calificar el programa en una sola palabra, consideremos los modos
en que Acrobat funciona. Acrobat fue diseado para crear contenido PDF usando material
de una gran variedad de fuentes; combinar contenido de archivos de origen o segmentos
seleccionados de archivos PDF; colaborar con otros usando comentarios y revisiones; agregar contenido interactivo y multimedia usando Flash y mucho ms.
En este libro he recopilado tcnicas con las que experimento y uso de manera cotidiana.
Mi meta es mostrarte qu es lo que Acrobat puede hacer y cmo encontrar herramientas y
usar procesos que te permitan trabajar de manera ms rpida e inteligente.
En este primer captulo vers de qu se construye la interfaz del programa, aprenders a
mirar tu documento y descubrirs maneras de organizar tus archivos PDF y sus contenidos.

Mira antes de tocar


Puedes modicar el despliegue en pantalla: de las
barras de herramientas, las
chas de los paneles de navegacin y ms. Pero antes de
hacerlo familiarzate con los
contenidos. Por ejemplo, haz
clic en las echas hacia abajo
para ver el contenido de un
men desplegable. Haz clic
en un cono en el panel de
navegacin para ver su contenido. Haz clic en su men
de opciones para aprender
qu es lo que puedes hacer
en el panel. Revisar las ofertas
predeterminadas de Acrobat
puede ayudarte a aprender
cmo trabajar con el programa.

CAPTULO UNO

Moverse alrededor
de la interfaz

Cuando abres Acrobat 9 Pro, el programa predeterminado incluye varios elementos (figura 1).
Puedes configurar el diseo de Acrobat de varias formas ajustando los grupos de paneles
y parmetros:

Elementos de men. El men principal en la parte superior del programa contiene elementos comunes de men como File (Archivo) y Edit (Edicin), as como elementos de
Acrobat 9 Pro como Advanced (Avanzados) y Document (Documento).

Toolbars (Barras de herramientas). Acrobat contiene una variedad de barras de herramientas; muchos de los elementos encontrados en ellas tambin estn disponibles
como comandos de mens.

Task buttons (Botones de tareas). Puedes acceder a una gran diversidad de tareas y
funciones para un tipo de trabajo especfico, como crear un PDF o firmar un documento,
usando los botones de tareas.

Document message bar (Barra de mensajes del documento). Busca debajo de las
barras de herramientas una barra de mensajes que te permitir saber si el documento
incluye cierto tipo de contenido, como campos de formularios o firmas.

Navigation pane (Panel de navegacin). Los conos a lo largo del lado izquierdo de
la ventana del programa conforman el panel Navigation (Navegacin). Las funciones
disponibles en el panel de navegacin te permiten administrar y controlar el contenido
de tu documento PDF.

Document pane (Ventana del documento). Un documento PDF abierto se despliega


en la ventana del documento. El tamao de la pgina del documento y las barras de
desplazamiento en marcan el lateral derecho e inferior de la ventana del documento.

Cuando piensas en una pieza de software

Navigation Pane
(Panel de navegacin)

Elementos de men

Task Buttons
(Botones de tareas)

No hay Panel? No hay


problema

Toolbars
(Barras de herramientas)

Barra de mensajes
del documento

Document Pane
(Ventana del documento)

Navigation Pane
(Panel de navegacin)

Figura 1 La interfaz de Acrobat 9 Pro est hecha de varios componentes.

Nota
A travs de este libro se mencionan primero los comandos de Windows seguidos por
los de Mac entre parntesis.

#1: Moverse alrededor de la interfaz

Si abres varios documentos


en Acrobat, cada uno lo hace
en su propia ventana del
programa. Vers que cada
instancia del programa est
completa con su propio men
y barras de herramientas pero
sin paneles de navegacin.
Para mostrarlos haz clic con
el botn derecho (Controlclic) en cualquier parte a la
izquierda de la ventana para
desplegar el men de atajos
y selecciona Show Navigation Panes (Mostrar paneles
de navegacin). Una vez que
se desplieguen los paneles,
puedes elegir y seleccionar
cules quieres ver.

Moverse alrededor
A diferencia de los sistemas
de ayuda en los viejos das,
no encontrars botones de
impresin o navegacin. El
sistema de ayuda de Acrobat 9
utiliza las herramientas del
navegador para funciones
comunes como impresin y
navegacin, dejando as una
interfaz de ayuda mnima y
racionalizada.

La ayuda est a la
mano
Algunas veces necesitas referirte a una pgina del archivo
de ayuda repetidamente. En
lugar de cerrar la ventana y
volverla a abrir y buscar la
pgina nuevamente, crea
un favorito para la pgina y
despus agrgala a los favoritos de tu navegador.

Ayudndote a ti mismo

Acrobat 9 ofrece un sistema de ayuda basado en Web. Adems de los tipos de informacin
que esperas encontrar en un archivo de ayuda, tales como el uso de las caractersticas
del programa y dnde encontrar atajos de teclado, el sistema de ayuda incluye vnculos
a recursos en lnea como Adobe Video Workshop, donde puedes ver videos de Acrobat y
otros programas de Adobe.
Para una informacin ms profunda, usa la caracterstica principal de ayuda:

Selecciona Help > Adobe Acrobat 9 Pro Extended (Ayuda > Ayuda de Acrobat 9 Pro
Extended) o presiona la tecla F1. El visualizador de ayuda de Adobe abre en una ventana
del navegador.

Usa el men de navegacin en el panel a la izquierda para moverte entre los archivos.
Puedes elegir entre dos tipos de opciones de bsqueda: Contents (Contenidos) o Search
(Bsqueda), dependiendo de lo que ests buscando y de tu mtodo preferido de trabajo.

El visualizador de ayuda de Adobe muestra el men Contents (Contenidos) (figura 2)


cuando se abre. El contenido se organiza en una jerarqua. Cada smbolo de ms (+) junto
a un tema significa que hay subtemas disponibles: haz clic en + para abrir una lista de
elementos anidados. Si el nombre de algn tema muestra un smbolo de menos (), tiene
contenido anidado ya desplegado. Haz clic en un elemento para desplegar su contenido
en el marco principal de la ventana del navegador.

Ayuda usando Ayuda


Pon atencin a la forma en
la que trabajas. Si eres una
persona sistemtica, el men
Contents (Contenido) en el
visualizador de ayuda de
Adobe te guiar desde temas
generales a especcos. Usa
el men Search (Bsqueda)
si ests familiarizado con el
programa y quieres localizar
un tema especco.

CAPTULO UNO

Figura 2 Haz clic en uno de los temas principales en el panel para


abrir una lista de temas.

Cuando piensas en una pieza de software

Personalizar lo que
ves en pantalla

Una de las mejores formas de ahorrar espacio y tu vista es controlar qu herramientas se


despliegan en pantalla. Es posible abrir suficientes cajas de herramientas para llenar una
buena porcin de la pantalla, dejando muy poco espacio para el documento abierto. Estas
tcnicas te ayudarn a reordenar la pantalla.

Si has abierto varias barras de herramientas y quieres restablecer al conjunto preestablecido, selecciona View > Toolbars > Reset Toolbars (Ver > Barras de Herramientas >
Restablecer Barras de Herramientas). Acrobat cerrar los extras y el diseo restaurar las
barras de herramientas predeterminadas en su posicin predeterminada.

Aun utilizando solamente las barras de herramientas predeterminadas y los botones


de tareas, puede ser que encuentres confuso comprender con qu tienes que trabajar.
Mueve el puntero sobre la lnea vertical sombreada en el borde izquierdo de la barra de
herramientas para desplegar el nombre de la barra; mueve el puntero sobre una herramienta para ver su nombre y una descripcin de cmo usarla en un consejo de herramientas (figura 3a).

Regresar a los ajustes


predeterminados
Si regresas a los ajustes predeterminados de la barra de
herramientas, cualquier herramienta que hayas agregado
o eliminado de la barra de
he-rramientas predeterminada se regresar a su posicin
original. A diferencia de otros
programas de las Adobe Creative Suites, Acrobat 9 no tiene
la habilidad de guardar un
espacio de trabajo, incluyendo
barras de herramientas personalizadas y disposiciones.

Bloquear barras de
herramientas
Figura 3a Despliega la descripcin y el nombre del botn en un consejo de herramientas.

Mueve el puntero sobre la lnea sombreada vertical y arrastra para desacoplar la barra
de herramientas de su posicin. Cuando sueltas el ratn, la barra de herramientas est
flotando en la pantalla. Arrastra la barra de herramientas de regreso al rea de barras de
herramientas y suelta el ratn para acoplarla nuevamente.

Puedes mejorar el control que usas del estado real de la pantalla ajustando cmo se despliegan las etiquetas. Selecciona View > Toolbars > Show Button Labels (Ver > Barras de
herramientas > Etiquetas de botones) y despus selecciona la opcin Default (Rtulos
predeterminados), All (Todos los rtulos) o No button (Sin rtulos).

Los botones de tareas funcionan un poco diferente. No puedes arrastrar un botn individual de tareas fuera de la barra de tareas (como puedes con herramientas individuales
en las barras de herramientas); si lo intentas removers la barra de tareas completa. Al
igual que con otras barras de tareas, agrega y remueve botones en la caja de dilogo
More Tools (Ms herramientas).

En lugar de usar el men principal, ahorra un paso al cambiar las barras de herramientas.
Haz clic con el botn derecho (Control-clic) en la barra de herramientas para desplegar
las mismas opciones disponibles desde los mens.
(contina en la siguiente pgina)
#3: Personalizar lo que ves en pantalla

Cuando cierras y reabres un


programa, la disposicin de
barras de herramientas y
botones de tareas se mantiene.
Si te gusta una organizacin
en particular de barras de herramientas, puedes bloquearlo.
Cuando llegues al punto donde
eres uno con el programa,
selecciona herramientas y
sigue trabajando sin tener que
buscar una herramienta. Selecciona View > Toolbars > Lock
Toolbars (Ver > Barras de herramientas > Bloquear barras
de herramien-tas). Las barras
separadoras entre las barras
de herra-mientas desaparecen. Las barras de herramientas otantes no se bloquean,
ni pueden agruparse con una
barra de herramientas bloqueada.

Haz clic con el botn derecho (Control-clic) en la barra de herramientas y selecciona


More Tools (Ms herramientas) para abrir su caja de dilogo (figura 3b).

Figura 3b Selecciona herramientas para


desplegar u ocultar en la caja de dilogo
More Tools (Ms herramientas).

CAPTULO UNO

Cuando piensas en una pieza de software

Qu prefieres?

Puedes definir un nmero de preferencias que te ayudarn a trabajar ms rpido. Algunas


preferencias te introducen al programa ms rpido; otras te muestran con ms agilidad lo
que ests trabajando.
Selecciona Edit > Preferences o Acrobat > Preferences (Edicin > Preferencias o Acrobat > Preferencias) para abrir la caja de dilogo Preferences (Preferencias). Vers una larga
lista de Categories (Categoras) en el panel izquierdo de la caja de dilogo; hacer clic en
una opcin despliega un rango de parmetros en el panel derecho de la caja de dilogo.
Haz clic en Documents (Documentos) en la lista Categories (Categoras) para desplegar las
opciones de arranque en el panel derecho de la caja de dilogo (figura 4a).

Ms y ms ventanas
Acrobat 9 es diferente a versiones anteriores ya que ha
sido regenerado para cumplir con asuntos de Windows
Vista.
Cada archivo PDF abierto ya
sea a travs de Acrobat o una
ventana del navegador abre
una nueva instancia de Acrobat. Afortunadamente, cada
instancia comparte memoria
y recursos, as que no es como
ejecutar copias completas del
programa. Por otro lado, puedes acceder siempre a cada
PDF que tengas abierto sin
tener que seleccionarlo de una
lista, y puedes forzar el cierre
de un archivo sin tener que
forzar el cierre de todo el programa y perder tu trabajo.

Parmetros para todas


las estaciones

Figura 4a Congura los parmetros que te ayuden a entrar ms


rpido al documento.

Las preferencias Open Settings (Configuracin de apertura) se enlistan en la parte superior de la ventana, seguidas por Save Settings (Guardar ajustes), PDF/A View Mode (Modo
de visualizacin de PDF/A) y preferencias Examine Document (Examinar documento).
Aqu hay algunos consejos para seleccionar opciones:

Te gustara ver lo mismo cada vez que abres un archivo? Selecciona la casilla de verificacin de los parmetros Restore last view settings when reopening documents (Restaurar ltima configuracin de vista al volver a abrir documentos).

Si trabajas con ms de cinco documentos de manera cotidiana, cambia el valor predeterminado mostrado en la lista Documents in recently used list (Documentos en la lista de
archivos recientes) que es de 5. Haz clic en el men File (Archivo) para ver la lista al final
del men y rpidamente seleccionar el documento que quieres abrir.
(contina en la siguiente pgina)
#4: Qu prefieres?

Los parmetros que hayas


seleccionado no son especcos para un documento particular sino que se aplican a
todo el programa en general.
Cada vez que abras Acrobat 9,
el programa utilizar las preferencias hasta que las cambies nuevamente.

Congura tu guardado
automtico
Congura un tiempo para
guardar automticamente en
el campo Automatically save
document changes to temporary le (Guardar automticamente los cambios del
documento en un archivo temporal cada). De manera predeterminada Acrobat guarda
los cambios en los documentos cada 5 minutos. Si ests
trabajando en un documento
grande, la opcin de guardado
automtico puede tomar algo
de tiempo de tu trabajo; es
posible que quieras aumentar
la duracin entre los guardados automticos.

Si el flujo de trabajo involucra preparar documentos para archivar, selecciona el modo


Only for PDF/A (Slo para documentos PDF/A) del men desplegable View documents
in PDF/A Mode (Modo de visualizacin de PDF/A). Tus archivos se evaluarn y probarn
de manera automtica.

Si el flujo de trabajo involucra material sensible como documentos legales, selecciona


las opciones Examine Document (Examinar Documento) para evaluar el contenido de
un archivo con respecto a material oculto o sensible antes de cerrar o antes de enviar
documentos por correo electrnico.

Haz clic en Page Display (Presentacin de Pgina) en las opciones enlistadas a la


izquierda del panel de la caja de dilogo Preferences (Preferencias). Puedes ajustar algunas
preferencias de pgina para empezar a trabajar ms rpido:

Deja la casilla de verificacin Use page cache (Usar cach de pgina) seleccionada
(figura 4b). La cach de pgina es un rea de memoria. Si aplicas la cach a las pginas,
mientras despliegas una pgina, la siguiente en el documento es leda y colocada en un
rea de memoria hasta que ests listo para visualizarla. Las pginas cargan ms rpido, y
esta rapidez es particularmente notable si ests trabajando con documentos interactivos
o que contengan muchas imgenes.

Qu tan suave es
suave?
Experimenta con varias opciones de interpretacin en las
preferencias Page Display
(Presentacin de pgina) para
diferentes presentaciones. Haz
clic en la echa para desplegar
el men Smooth Text (Suavizar texto) y especica Laptop/
LCD (Para pantallas de equipo
porttil/LCD) o Monitor (Para
monitor). Por ejemplo, si trabajas con una computadora
porttil y otra de escritorio,
puede ser que encuentres las
opciones de suavizado necesarias para una visualizacin
clara en un monitor y no las
necesites en el otro.

CAPTULO UNO

Figura 4b Acelera la presentacin de pginas seleccionando los ajustes


que dibujan contenido y presentan pginas ms rpido.

Deselecciona la opcin Show Large images (Mostrar imgenes grandes) si tu computadora tiene una velocidad baja de redibujado. En computadoras antiguas, les toma una
cantidad de tiempo a las imgenes dibujarse en pantalla. Cada vez que mueves una
imagen significa ms tiempo de espera para que sta se redibuje nuevamente.

Cuando piensas en una pieza de software

Deselecciona las preferencias en Rendering (Representacin) texto, arte lineal e imgenes si tu computadora es particularmente lenta. Deseleccionar el suavizado puede
ahorrar tiempo al presentar tus documentos, aunque sacrificas algo de claridad y nitidez
del contenido por velocidad de despliegue.

Si trabajas con diferentes tamaos de pginas de manera cotidiana y necesitas saber el


tamao de las pginas, selecciona Always show document page size (Mostrar siempre
el tamao de pgina del documento) en los ajustes Page Content and Information (Contenido e informacin de la pgina).

Cuando hayas completado los ajustes y cambios de preferencias, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo (Preferences) Preferencias.

#4: Qu prefieres?

10

Repetir la historia
Ten cuidado al borrar el historial. Si seleccionas un ajuste de
History (Historial) como Last
12 Months (ltimos 12 meses)
o Last Week (Semana pasada),
todos los listados del historial
de una menor duracin, como
Today (Hoy) o Yesterday (Ayer),
tambin se borrarn.

Organizarse

Acrobat 9 contiene una caracterstica ingeniosa llamada Organizer (Organizador). Utiliza


el Organizer (Organizador) para lo adivinaste organizar tus archivos PDF. Haz clic en el
botn Organizer (Organizador) en la barra de herramientas File (Archivo) o selecciona File >
Organizer > Open Organizer (Archivo > Organizer > Abrir Organizador).
El Organizer (Organizador) se abre en una ventana por separado y muestra tres paneles
(figura 5). Puedes arrastrar las barras de separacin entre los paneles para redimensionar
cada uno mientras trabajas. Haz clic en una de las opciones en el panel de categoras para
desplegar su lista de archivos PDF en el panel Files (Archivos); haz clic en un archivo en el
panel Files (Archivos) para desplegar su contenido en el panel Pages (Pginas).
Figura 5 Organiza y controla tus archivos PDF en el Organizer (Organizador).
Panel Files (Archivos)

Panel Categories (Categoras)

Panel Pages (Pginas)

Cosas que hacer en el


Organizador
Sobre el panel Pages (Pginas) hay varios comandos en
la barra de herramientas que
puedes usar para trabajar con
el o los archivos seleccionados.
Por ejemplo, puedes abrir,
imprimir, enviar correo electrnico, iniciar un documento que
contenga mltiples archivos
PDF, o incluso iniciar un ciclo de
revisin directamente desde el
Organizer (Organizador).

El panel de Categories (Categoras) usa una jerarqua de carpetas. Hay tres tipos de
categoras: History (Historial), las carpetas de tu computadora (a las que puedes agregar
favoritos) y Collections (Colecciones).

History (Historial) trabaja como la funcin de historia en un navegador Web. Selecciona


un tiempo de las listas de la historia para mostrar los archivos PDF que hayas abierto
durante ese tiempo en el panel Files (Archivos). Para borrar el historial, selecciona el
elemento en la lista de la historia y haz clic en el botn Clear History (Borrar historial) en
la parte inferior del panel Files (Archivos).

Para agregar un Favorite Place (Lugar favorito), haz clic en Add a Favorite Place (Agregar
un lugar favorito) en la parte inferior de la ventana del Organizer (Organizador). Localiza la
carpeta que quieras agregar en la caja de dilogo resultante y haz clic en OK (Aceptar).

CAPTULO UNO

Cuando piensas en una pieza de software

11

Para agregar una coleccin, haz clic con el botn derecho (Control-clic) a la etiqueta
Collections (Colecciones) y selecciona opciones para nombrar la coleccin y agregar
archivos. Haz clic con el botn derecho (Control-clic) en una coleccin existente para
agregar o borrar archivos.
En el panel Files (Archivos), la informacin desplegada acerca de cada documento enlistado incluye detalles bsicos. Un documento sin proteccin muestra una miniatura; un
documento que contenga seguridad o uno abierto desde un navegador Web solamente
muestra un cono de documento PDF. La lista predeterminada est por nombre de archivo;
puedes hacer clic en el men desplegable Sort by (Ordenar por) para seleccionar otras
opciones de acomodo, como palabras clave, el ttulo del documento o el autor.

El archivo seleccionado en el panel Files (Archivos) se muestra en el panel Pages (Pginas). Usa los botones y + para cambiar la magnificacin de la vista, o arrastra el deslizador para mostrar el contenido del archivo.

Nombra tu coleccin para seguir la pista de tu trabajo y borrar una coleccin cuando
hayas terminado con el proyecto.

Selecciona File > Organizer > Collections (Archivo > Organizador > Colecciones) para
acceder al contenido de tus colecciones desde el men principal del programa.

Los contenidos de History (Historial) tambin estn disponibles en el men File (Archivo).
Selecciona File > History (Archivo > Historial) y una de las opciones de fecha. El comando
History (Historial) est convenientemente enlistado sobre los ltimos documentos abiertos en el men File (Archivo).

#5: Organizarse

Coleccionar
lgicamente
Utiliza las colecciones para
organizar tu contenido de
maneras que te sean lgicas. Por ejemplo, si ests
trabajando con un conjunto
de archivos que se convertirn en un solo PDF en algn
punto del ujo de trabajo,
agrgalos a una coleccin.
Haz clic derecho (Controlclic) a la etiqueta Collection
(Coleccin) en el Organizer
(Organizador) y selecciona
Add Files (Agregar archivos).
Localiza y selecciona los archivos que quieres agregar a la
caja de dilogo Browse for
Folder (Buscar carpeta) y haz
clic en OK (Aceptar). Haz clic
en el nombre de la coleccin
para ver tus archivos de trabajo.

12

Encontrar palabras
Aqu hay algunos consejos
para usar la barra de herramientas Find (Buscar):

El clic en Return (Intro)


incluye trminos con guiones, como book-mark o
bookmark.

Haz clic en el campo Find


(Buscar) para abrir el men
y selecciona parmetros
de bsqueda, como Whole
Words Only (Palabras completas) o Case Sensitive
(Coinc. mays/minsc).

Haz clic para seleccionar


cualquier combinacin de
criterios de bsqueda del
men desplegable.

Realizar bsquedas

Una caracterstica que todos utilizamos en un momento u otro es la confiable funcin


Search (Bsqueda(Avanzada)). Acrobat 9 ofrece diferentes mtodos de bsqueda, incluyendo la barra de herramientas Find (Buscar) o la ventana Search (Buscar).*
Utiliza la barra de herramientas Find (Buscar) para indagar rpidamente en un documento
abierto. Para acceder a la barra de herramientas, usa el mtodo abreviado del teclado Ctrl+F
(Comando+F), o haz clic con el botn derecho (Control-clic) en la barra de herramientas y
selecciona Find. Escribe la palabra o frase en el campo. Para personalizar el trmino de
bsqueda, haz clic en el men desplegable y selecciona una o ms opciones de la lista
(figura 6a). Despus, presiona Intro (Retorno)
para mostrar la primera coincidencia en
la pgina visible. Haz clic en Find Next (Buscar siguiente)
para resaltar la siguiente
coincidencia; haz clic en Find Previous (Buscar anterior) para regresar al resultado anterior.

Puesta a cero de tus


bsquedas
Usa las opciones de personalizacin para disminuir el
nmero de resultados de bsqueda. Las opciones Case Sensitive (Coinc. mays/minsc)
se pueden usar con una
cadena de texto. Por ejemplo,
Dirt and Mud regresar slo
archivos que contengan las
palabras exactas en la misma
secuencia con el mismo uso
de maysculas. Buscar mud
regresa el texto, pero tambin
puede regresar resultados para
smudge.
Slo una advertencia: hacer
una bsqueda para Dirt And
Mud (con una A mayscula en
And) no proporciona ningn
resultado si el documento usa
minscula en and.
CAPTULO UNO

Figura 6a La barra de herramientas Find (Buscar) es una manera


conveniente de indagar en un archivo abierto.

* Nota del revisor tcnico: si bien el nombre de la ventana Search y Find es el mismo en espaol
(Buscar), como comando se invocan desde el men Edicin como Bsqueda (simple) y Bsqueda (avanzada) de esta manera se distinguen los dos tipos de bsquedas (Find y Search).

Cuando piensas en una pieza de software

13

Si necesitas rastrear el contenido en varias carpetas o se hace una bsqueda de


una frase en particular o grupo de palabras para redaccin (descrito en #62 Redactar contenido), utiliza la funcin Search (Bsqueda (Avanzada)). Selecciona Edit
(Search) (Edicin > Bsqueda (Avanzada)) o utiliza el atajo de teclado Shift+Ctrl+F
(Shift+Comando+F) para abrir la ventana (Search) Buscar (figura 6b).

Figura 6b La ventana Search (Buscar) ofrece


varias maneras para ubicar el contenido.

Consejo
Haz clic en Arrange Windows (Organizar ventanas) en la parte superior de la ventana
Search (Buscar) para fijar las ventanas Search (Buscar) y Acrobat en su lugar.
Sigue estos pasos para realizar una bsqueda:
1. Escribe la(s) palabra(s) que quieras encontrar en el primer campo. No puedes buscar
usando comodines como (*) o (?).
2. Selecciona el archivo o carpeta que quieras buscar haciendo clic en el botn de radio
apropiado. Selecciona desde el documento activo o seleccionado, o de todos los archivos en una carpeta especfica.
3. Selecciona las opciones de bsqueda seleccionando las casillas de verificacin. Puedes
seleccionar palabras completas, requerir resultados de coincidencia de maysculas y
minsculas e incluir marcadores y comentarios.

#6: Realizar bsquedas

Tomando un atajo
Los mtodos abreviados del
teclado te permiten trabajar
rpidamente a travs de una
larga lista de resultados de
bsqueda en la ventana
de Search (Bsqueda (Avanzada)). En Windows, abre el
primer documento y presiona
F3 para saltar al siguiente y
subsecuentes resultados. Presiona Ctrl+] para ir al siguiente
documento; presiona Ctrl+[
para ir al documento anterior. En un documento,
presiona Ctrl+G para ir al
siguiente resultado; presiona
Ctrl+Shift+G para ir al resultado anterior.

14

Ahorra tiempo de
bsqueda usando
preferencias

4. Haz clic en Search (Buscar). Cuando la bsqueda ha finalizado, los resultados y sus ubicaciones aparecen por nombre de archivo en el rea de resultados de la ventana (figura 6c).

Ahrrate tiempo y dolores de


cabeza ajustando preferencias
de bsqueda:

Si tus documentos contienen signos diacrticos o acentos, asegrate


de seleccionar la opcin
Ignore Diacritics and
Accents (Ignorar signos
diacrticos y acentos). De
esta manera, si tu trabajo incluye premiere y
premire por ejemplo,
puedes encontrar ambos
trminos.
Selecciona la opcin
Always use advanced
search (Usar siempre
opciones de bsqueda
avanzada) si sueles realizar
slo bsquedas complejas.
De esta manera, la ventana
Search (Buscar) se abre
automticamente en el
modo de Advanced Search
(Bsqueda avanzada) en
lugar del modo de bsqueda bsica.
Usa la preferencia Fast Find
(Activar bsqueda rpida)
para generar una memoria
de cach de los resultados
de tus bsquedas cuando
reutilizas archivos, como
archivos de programas de
ayuda. Puedes especicar
el tamao de la memoria
cach, cuyo valor predeterminado est a un tamao
mximo de 100 MB. Asegrate de limpiarla cuando
hayas terminado un
proyecto grande para ahorrar tiempo de proceso.

CAPTULO UNO

Figura 6c Los resultados son clasicados


por relevancia y enlistados en el rea
Results (Resultados) de la ventana.

Puedes ver el nmero de instancias de la palabra que aparecen en el conjunto de


archivos donde buscaste, junto con el nmero de documentos que contienen la palabra. Haz clic en la caja a la izquierda de la ruta del archivo para abrir una lista de resultados, ubicaciones, y despus pasa el ratn por encima del listado de resultados para
desplegar el nmero de pgina del documento.
Haz clic en un resultado en el rea Results (Resultados). Acrobat carga diligentemente el documento seleccionado (si no est ya desplegado en el panel del documento) y resalta el trmino en el documento.
Ordenar por nombre de archivo no es la nica manera de ver los resultados. Para
reordenar los resultados, selecciona un mtodo desde el men desplegable Sort by
(Ordenar por). Puedes elegir entre Modification Date (Fecha de modificacin), Location (Ubicacin) y Relevance Ranking (Clasificacin por relevancia).

Cuando piensas en una pieza de software

15

Buscar datos especficos

Puedes refinar una bsqueda utilizando las opciones Advanced Search (Bsqueda Avanzada) o buscar contenidos como palabras clave o metadatos. Haz clic en el vnculo Use
Advanced Search (Usar opciones de bsqueda avanzada) en la parte inferior de la ventana
bsica Search (Buscar) para desplegar parmetros adicionales de bsqueda. Para buscar en
el texto de un documento, escribe la palabra o palabras en el campo Qu palabra o frase
desea buscar? Busca usando cualquier combinacin de palabras o frases, o puedes usar
una consulta booleana. Busca usando otro contenido diferente del texto del documento,
incluyendo marcadores, adjuntos e ndices. (Referirse a #8, Construir y aplicar un ndice,
para ver cmo se usan los ndices). Una bsqueda se puede realizar en una carpeta, una
cartera PDF o inclusive en adjuntos de carteras PDF (revisa el captulo 4 para aprender
acerca de creacin de carteras).

La figura 7a muestra la ventana Search (Buscar) para una bsqueda basada en


palabras clave en lugar de texto en el documento. Puedes usar hasta tres parmetros
de bsqueda adicionales.

Figura 7a En lugar de usar palabras


o frases simples, busca archivos
usando combinaciones de criterios
como palabras clave o fechas.

Utiliza los mens desplegables en la parte inferior de la etiqueta Use these additional criteria (Usar estos criterios adicionales). Haz clic en el men desplegable a la
izquierda para desplegar una lista de opciones, como se muestra en la figura. Selecciona la opcin de bsqueda que deseas, haz clic en el men desplegable a la derecha
y selecciona un modificador. Finalmente, escribe el trmino a buscar en el campo,
como la palabra clave que quieres localizar. Una marca de verificacin verde se despliega en la casilla de verificacin a la izquierda de los campos de criterios.

#7: Buscar datos especficos

Buscando en el vecindario
Utiliza bsquedas de proximidad junto con las opciones Match Exact word or
phrase (Buscar palabras o
frases exactas) en la ventana
Advanced Search (Bsqueda
avanzada) para encontrar instancias de los trminos buscados dentro de 900 palabras de
una u otra. Incrementa o disminuye el rango de palabras
para bsqueda en las preferencias de Search (Bsqueda).

16

Desarrolla un sistema
Si trabajas con cientos de
documentos o imgenes PDF,
desarrollar un sistema antes
de embarcarte en la aventura
de las propiedades del documento es lo ms inteligente
que puedes hacer. Decide si un
trmino es usado como tema
o palabra clave, no ambos. Si
buscas un trmino como tema
y lo has usado como palabra
clave en algunos documentos,
los resultados de la bsqueda
sern limitados.
Si quieres usar el nombre de
un autor, decide con anticipacin si se utilizar el primer
nombre, primer nombre e
inicial o el nombre completo
del autor. De esta manera
cualquiera que trabaje con
los archivos comprender tu
sistema de propiedades. A
menos que crees un sistema
de nombre y descripcin que
sea comprensible para todos
los que usan el documento, es
una prdida de tiempo hacer
el esfuerzo de incluir descripciones adicionales.

Haz clic en el botn Search (Buscar) para buscar las propiedades del documento
de los archivos en la carpeta seleccionada. Acrobat regresa resultados que contienen
todos los criterios de bsqueda solamente. Puedes quitar criterios haciendo clic en la
marca de verificacin verde para deseleccionarla.
Cuando creas un PDF, los datos tcnicos que son parte del documento de origen
se convierten junto con el texto e imgenes que ves en la pgina. Puedes agregar ms
tipos de datos desde Acrobat modificando las propiedades del documento.
Abre el documento que quieras alterar y selecciona File > Properties (Archivo >
Propiedades), o utiliza el mtodo abreviado de teclado Ctrl+D (Comando+D) (figura 7b).

Figura 7b Agrega trminos de bsqueda y categoras en


la caja de dilogo Properties (Propiedades).

Ingresa la informacin adicional que quieres usar para la bsqueda y organizacin


en los campos apropiados. Si trabajas con imgenes, haciendo clic en el botn Additional Metadata (Metadatos adicionales) se abre la caja de dilogo Document Metadata
(Metadatos del documento) para [nombre de archivo], para agregar ms informacin
acerca de la imagen.
Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo Properties (Propiedades).
Despus, guarda el documento para guardar la informacin que agregaste en la caja
de dilogos.

CAPTULO UNO

Cuando piensas en una pieza de software

17

Construir y aplicar
un ndice

En un conjunto grande de documentos, ahorra tiempo de bsqueda construyendo un


ndice y adjuntndolo a los archivos. Una vez que tus archivos se renan en una sola ubicacin, sigue estos pasos:

1. Selecciona Advanced > Document Processing > Full Text Index with Catalog
(Avanzadas > Proceso de documentos > ndice completo de texto con catlogo)
para abrir la caja de dilogo Catalog (Catlogo) y haz clic en New Index (Nuevo
ndice). La caja de dilogo Index Definition (Nueva definicin de ndice) se abre
(figura 8a).

Reparar ndices
Necesitas ejecutar nuevamente el proceso de Catalog
(Catlogo) si haces cambios al
contenido de los documentos
dentro del ndice o mueves o
renombras los documentos. En
lugar de construir desde cero,
selecciona Advanced > Full Text
Index with Catalog (Avanzadas
> ndice completo de texto con
catlogo) y haz clic en Open
Index (Abrir ndice) en la caja
de dilogo Catalog (Catlogo).
Localiza y selecciona el ndice
que quieres modicar y haz
clic en Open (Abrir) para cargar
el archivo en la caja de dilogo
Index Denition (Nueva denicin de ndice) (mostrada en la
gura 8a). Haz clic en Rebuild
(Volver a generar) para reparar
y recongurar el ndice. Si quieres borrar el ndice, haz clic en
Purge (Depurar).

Figura 8a Congura el contenido del ndice.

2. Agrega informacin a la caja de dilogo para nombrar y describir el ndice y especifica las carpetas que quieres incluir.

#8: Construir y aplicar un ndice

Poder de indexacin
Ahorra tiempo ajustando preferencias de indexacin. Selecciona Edit > Preferences > o
Acrobat > Preferences (Edicin
> Preferencias o Acrobat >
Preferencias) y haz clic en Catalog (Catlogo) en la columna
izquierda. En las preferencias
Catalog (Catlogo), selecciona
las mismas opciones que las
mostradas en la gura 8b en la
caja de dilogo Options (Opciones) y haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar la caja de dilogo
Preferences (Preferencias). La
siguiente vez que construyas
un ndice, cualquier opcin que
selecciones en las preferencias,
como Stop Words (Palabras
vacas), se aplica automticamente al ndice.

18

3. Haz clic en Options (Opciones) para desplegar los modos de agregar o eliminar

contenido del ndice en la caja de dilogo Options (Opciones) (figura 8b). Selecciona no incluir nmeros, agrega propiedades personalizadas, usa palabras vacas
o especifica las etiquetas a incluir, descritas en la caja lateral Getting Ready for
Indexing (Preparndose para la indexacin).

Figura 8b Especica las opciones que quieres


incluir o excluir en el ndice.

4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo Options (Opciones) y


despus en el botn Build (Generar) en la parte inferior de la caja de dilogo
Index Definition (Definicin de nuevo ndice). La coleccin se procesa y los
resultados se despliegan en la caja de dilogo Build (Generar). Haz clic en Close
(Cerrar) para cerrar la caja de dilogo Build (Generar).

Nota
Se agregan varios archivos a la carpeta de ndices, incluyendo un archivo de registro y
el archivo index.pdx, que es el documento de datos del ndice. Tambin existe una carpeta que contiene dos o ms archivos de indexacin. No borres ni muevas cualquiera
de las carpetas o documentos de indexacin, o corrompers el ndice.

CAPTULO UNO

Cuando piensas en una pieza de software

19

Para ver el ndice en accin, sigue estos pasos:


1. Selecciona Edit > Search (Edicin > Buscar) para abrir la ventana Search (Buscar) y haz
clic en Use Advanced Search Options (Usar opciones avanzadas de bsqueda).
2. Elige Select Index (Seleccionar ndice) del men desplegable Look in (Buscar en). La caja
de dilogo de seleccin de ndice se abre.
3. Haz clic en Add (Agregar) para localizar y seleccionar ndices en tu computadora. Selecciona el ndice que quieras adjuntar de la lista.
4. Haz clic en OK (Aceptar) para adjuntar el ndice o ndices a los PDF.

Preparndose para la indexacin


Aqu hay algunos consejos para hacer la indexacin ms ligera:

Mueve o copia los archivos que quieres usar a una carpeta separada. Acrobat agrega
indexacin a archivos y carpetas. Mantener todo en un solo lugar evita errores de indexacin.

Separa un documento grande en partes. Por ejemplo, crea archivos PDF de captulos individuales de un manual. Las bsquedas indexadas sern ms rpidas.

Asegrate de que toda la informacin requerida en los documentos individuales est completa, incluyendo marcadores, vnculos, palabras clave, etctera. La informacin agregada
despus de haber generado el ndice no se incluye.

Si tus documentos estn etiquetados, puedes especicar el contenido a incluir en el ndice enlistando las etiquetas apropiadas, mostradas en la gura 8b.

Considera usar palabras vacas palabras que se excluyen del ndice, como y, o, si,
etctera, haciendo clic en Stop Words (Palabras vacas) en la caja de dilogo Options (Opciones)
para abrir la caja de dilogo Stop Words (Palabras vacas), tambin mostrada en la gura 8b. Es
posible excluir hasta 500 palabras distinguiendo maysculas y minsculas, lo que puede dar
resultados de bsqueda ms rpidos.

Si ests diseando un ndice con palabras vacas, incluye un archivo de texto Leme para que
los usuarios entiendan qu es lo que pueden buscar y cmo usar el ndice.

#8: Construir y aplicar un ndice

CAPTULO DOS

Crear archivos PDF afuera


de Acrobat
Acrobat te permite escoger entre varias maneras de crear un archivo PDF desde otras aplicaciones, y estas capacidades se expanden con cada revisin de Acrobat. Despus de instalar Acrobat, encontrars nuevos mens y barras de herramientas en la mayora de los programas de Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Estos mens y barras
de herramientas construyen el PDFMaker 9, que puedes utilizar para configurar ajustes y
crear contenido PDF directamente desde tu programa de Office. Acrobat tambin instala el
controlador de la impresora Adobe PDF, que te permite imprimir documentos PDF desde
muchos programas, as como Adobe Distiller, un programa que convierte archivos PostScript o PostScript Encapsulado (EPS), como los creados en Adobe Illustrator, a formato
PDF. Lee acerca de la creacin de archivos PDF con Distiller en el captulo 3, Crear archivos
PDF en Distiller y en Acrobat.

Nota
En Acrobat 9, la caracterstica del PDFMaker ya no est incluida en sistemas Mac. Por las
diferencias en la arquitectura de los sistemas, el PDFMaker de Mac no tiene la funcionalidad
del PDFMaker de Windows; convertir a PDF en Mac se puede hacer usando herramientas del
sistema. Tambin, Acrobat ya no soporta el PDFMaker en Office 2000 o anteriores.
Las conversiones se pueden controlar por los ajustes del PDFMaker, por Acrobat Distiller, y por programas de origen que exportan directamente archivos con formato PDF.
Configura los ajustes de conversin de acuerdo con el material con el que ests trabajando
y de acuerdo con lo que intentes hacer con l. Preparar informacin para impresin, por
ejemplo, es diferente a preparar informacin para uso en lnea. Tienes muchas opciones!

21

22

#
Ms ajustes de
impresin

Imprimir con la
impresora Adobe PDF

Puedes modicar preferencias y


ajustes para el controlador de la
impresora PDF. En la caja de dilogo Print (Imprimir), haz clic en
Properties (Propiedades) para
abrir la caja de dilogo Document Properties (Propiedades
de Documento de Adobe PDF).
Revisa las casillas de vericacin en la parte inferior de esta
caja de dilogo Propiedades de
documentos Adobe PDF:

Si puedes imprimir un archivo en un programa, usualmente puedes generar un archivo


PDF. La clave es el controlador de la impresora Adobe PDF incluido como parte del proceso
de instalacin de Acrobat 9. Por conveniencia, la impresora Adobe PDF se incluye en la lista
de impresoras del sistema y est disponible a travs de la caja de dilogo Print (Imprimir).
Para crear un archivo PDF desde un programa de origen en Windows, sigue estos
pasos:

3. Selecciona de un nmero de opciones para imprimir usando los botones de radio de


impresin en la esquina inferior izquierda de la caja de dilogo. Las opciones de impresin incluyen todo el documento, o puedes especificar componentes basados en el tipo
de documento que ests convirtiendo.

Si ests imprimiendo para


guardar el documento para
un uso futuro, deselecciona
View Adobe PDF results
(Ver el resultado de Adobe
PDF) para evitar que el
archivo se abra en Acrobat.
Deja la opcin Add document information (Agregar informacin de documento) seleccionada; la
informacin se puede usar
posteriormente en Acrobat
para bsquedas, indexacin e identi-cacin.
Deselecciona la opcin
Rely on system fonts
only; do not use document fonts (Utilizar slo
fuentes del sistema; no
utilizar fuentes de documento) si planeas usar
el documento posteriormente en Acrobat o
Acrobat Distiller. Distiller
requiere que las fuentes
estn incrustadas, y frecuentemente utilizars la
incrustacin de fuentes
para preparar documentos para distribucin.

1. Abre el programa y el documento que quieres convertir a PDF. Selecciona File > Print
(Archivo > Imprimir) para abrir la caja de dilogo Print (Imprimir).
2. Selecciona Adobe PDF desde el men Printer Name (Impresora).

4. Haz clic en Options (Opciones) en la parte inferior izquierda de la caja de dilogo Print
(Imprimir) para abrir una lista de diferentes opciones de impresin (como cdigos de
campo, XML, y propiedades de documentos) que vara de acuerdo con el tipo de archivo
que ests convirtiendo. Una vez que seleccionaste, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar
la caja de dilogo y regresar a la caja de dilogo principal Print (Imprimir).
5. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar el archivo, selecciona un nombre y ubicacin
de almacenamiento dependiendo de los procesos del comando de impresin del programa y haz clic en Save (Guardar). El archivo se guarda como un PDF, en lugar de salir
a la impresora, y tienes una versin PDF del archivo de origen.

(contina en la siguiente
pgina)

CAPTULO DOS

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

23

6. Haz clic en Properties (Propiedades) en la caja de dilogo Print (Imprimir) para abrir la
caja de dilogo Document Properties (Propiedades de Documento de Adobe PDF), que
despliega de manera predeterminada la ficha Adobe PDF Settings (Configuracin de
Adobe PDF). Aqu puedes seleccionar opciones adicionales de impresin que varan
de acuerdo con el tipo de archivo que ests convirtiendo (figura 9):

Deja la opcin Delete log


les for succesful jobs
(Eliminar los archivos de
registro para los trabajos
correctos) seleccionada.
No necesitas solucionar
problemas de un documento que se convirti de
manera correcta.

La opcin Ask to replace


existing PDF le (Preguntar si se desea reemplazar archivo PDF
existente) est deseleccionada de forma predeterminada. Si de verdad
ests reemplazando un
archivo existente, la caja
de dilogo Save As (Guardar como) te pregunta
acerca del reemplazo, as
que no tendrs que duplicar la funcin.

Figura 9 Selecciona de un nmero de opciones para congurar


el controlador de la impresora y la salida PDF.

Usa los cuatro ajustes en la parte superior de la caja de dilogo para ahorrar tiempo. Si
siempre produces conversiones bsicas de PDF, deja la Configuracin de Adobe PDF
predeterminada en Standard (Estndar), o selecciona una alternativa de la lista del
men desplegable.
Adjunta automticamente proteccin de contrasea a todos los archivos al momento
de la conversin usando una opcin de la lista del men desplegable Adobe PDF Security (Seguridad de PDF). Selecciona ya sea Reconfirm Security for each job (Volver a
confirmar la seguridad de cada trabajo) o Use the last known settings (Usar ltima
configuracin de seguridad conocida).
Haz clic en Browse (Examinar) y localiza una carpeta consistente de salida, desplegada
en el ajuste Adobe PDF Output Folder (Carp. salida de Adobe PDF). Esto es un gran
ahorrador de tiempo si de manera rutinaria conviertes archivos y los dejas en un rea
de preproduccin antes de trabajar.
(contina en la siguiente pgina)

#9: Imprimir con la impresora Adobe PDF

Convertir un grupo de
documentos
Si ests convirtiendo un
nmero grande de documentos, convierte uno y revisa que
cumpla con tus necesidades
antes de convertir los dems.
Esto te ahorrar tiempo muy
valioso en la revisin de errores.

24

Nombrar archivos de
manera conveniente
Hazte el hbito de crear
un sistema de nombres de
archivos cuando ests convirtiendo documentos de un
formato a otro. Al imprimir
o generar un PDF usando el
controlador de la impresora
Adobe PDF u otro mtodo de
conversin PDF, de manera
predeterminada la carpeta
que contiene el archivo de
origen se abre y al archivo
se le asigna el nombre del
documento de origen y la
extensin .pdf. Usar la misma
estructura de nombres ahorra
tiempo y puedes rastrear de
manera ms fcil qu archivos
se han convertido a PDF.

CAPTULO DOS

Selecciona un tamao de pgina alterna desde la lista del men desplegable Adobe
PDF Page Size (Tamao pg. de PDF) si tu trabajo lo requiere.
Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo secundaria y regresar a la caja de
dilogo Print (Imprimir).

Preparar para conversiones


Antes de que conviertas un documento a formato PDF, asegrate de completar estos pasos:

Revisa la ortografa y gramtica y asegrate de que el contenido nal es como quieres que aparezca en el formato PDF. Es ms fcil asegurarte de que el documento original est completo que
editarlo en Acrobat.

Decide cmo se usar el documento. Por ejemplo, selecciona diferentes parmetros de conversin para un documento en lnea, que para uno destinado a la impresin de alta calidad.

Revisa los vnculos y otros contenidos como comentarios si planeas convertirlos para uso PDF.
Revisa los parmetros de las opciones de conversin. Por ejemplo, puedes seleccionar una
opcin de conversin estndar pero requerir cambios en los parmetros de conversin de grcos.

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

25

10

Usar el PDFMarker
en Microsoft Word

Uno de los programas ms comnmente utilizados con Acrobat es Microsoft Word. Puedes usar el PDFMaker que Acrobat instala de manera automtica dentro de Word en Windows para generar de manera rpida una versin PDF del documento. Si el flujo de trabajo
incluye combinar documentos de manera regular, prueba la caracterstica Mail Merge to
Adobe PDF (Combinar correspondencia en el archivo Adobe PDF), que no solamente combina el contenido de la base de datos con un archivo de Word sino que tambin convierte
los archivos combinados a PDF.
La configuracin de conversin Standard (Estndar), predeterminada en el PDFMaker,
produce un archivo PDF que es apropiado para impresin y lo suficientemente pequeo
para una distribucin sencilla. Una vez que hayas especificado la configuracin, se mantiene hasta que la cambies nuevamente. Convertir un documento de Word a PDF es un
proceso de un clic.
Cuando el documento est listo para conversin, gurdalo y despus haz clic en Convert to PDF (Convertir a PDF)
en la barra de herramientas PDFMaker 9.0 en Windows o
selecciona Adobe PDF > Convert to Adobe PDF (Adobe PDF > Convertir a Adobe PDF). Al
usar los ajustes predeterminados del PDFMaker, se abre una caja de dilogo Save As (Guardar como) desplegando el mismo nombre que el documento de Word; cambia el nombre
del archivo y, de ser necesario, la ubicacin y haz clic en Save (Guardar) para cerrar la caja
de dilogo y convertir el archivo.
Para ver los ajustes, selecciona Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF >
Cambiar configuracin de conversin) para abrir la caja de dilogo (figura 10a).

Figura 10a La caja de dilogo Acrobat PDFMaker contiene diferentes nmeros de chas
dependiendo del programa, pero siempre incluye las chas de Settings (Conguracin)
y Security (Seguridad).

#10: Usar el PDFMarker en Microsoft Word

26

Ajustes sencillos
Aqu hay unos consejos para
trabajar con las opciones
bsicas de Settings (Conguracin):

Deselecciona View Adobe


PDF result (Ver el resultado de Adobe PDF) si
quieres convertir el archivo
pero no necesitas trabajar
con l en Acrobat inmediatamente. De manera
predeterminada, un documento convertido es desplegado automticamente
en Acrobat. Si ests convirtiendo un documento muy
grande o usas una computadora lenta, deseleccionar
esta opcin puede evitar
algunos errores de proceso.

Si de manera consistente
conviertes documentos
usando el mismo nombre
del documento de origen
de Word, deselecciona la
opcin Prompt for Adobe
PDF le name (Solicitar
nombre de archivo Adobe
PDF). Deseleccionar esta
opcin te ahorra un paso.

Deja la opcin Convert


Document Information
(Convertir datos del documento) seleccionada, ya
que puedes necesitar usar
la informacin en Acrobat.
No afecta el tiempo de
proceso o el tamao del
archivo de manera apreciable y puede ahorrarte
tiempo despus.

La caja de dilogo despliega cinco fichas: Settings (Configuracin), Security (Seguridad),


Word, Bookmarks (Marcadores) y Video (lee acerca de insertar video y 3D en #14, Agregar
contenido de medios especializados). Selecciona un grupo de ajustes alterno desde el
men desplegable Conversion Settings (Configuracin de conversin). Sin importar los
ajustes de conversin que elijas, las selecciones en la ficha de Settings (Configuracin)
permanecen casi igual. La mayor parte de los ajustes del PDFMaker son comunes a todos
los PDFMakers (ver cuadro lateral Ajustes sencillos); Application Settings (Configuracin
de la aplicacin) vara entre programas, como se describe en el cuadro lateral Ajustes de
aplicacin para conversiones.
Cada PDFMaker instalado dentro de los programas de Microsoft Office en Windows
incluye parmetros especficos del programa, ya sea en fichas separadas o como opciones
en la ficha de Settings (Configuracin). En Word, puedes convertir contenido como marcadores y comentarios, as como texto. Selecciona la ficha de Word para desplegar opciones
especficas de Word:

Para conservar comentarios en los documentos de Word convertidos, selecciona Convert displayed comments to notes in Adobe PDF (Convertir comentarios mostrados en
notas en el archivo Adobe PDF). (Ver captulo 10, Comentar en un documento PDF,
para aprender acerca del uso de comentarios.) Los comentarios en el documento de
origen estn enlistados en la ficha Word (figura 10b). Usa las opciones para configurar
la apariencia de los comentarios.

Figura 10b Selecciona opciones para convertir contenido especco de Word


como notas al pie y comentarios.

(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO DOS

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

27

Preserva referencias del trabajo que hayas hecho, como referencias cruzadas, una tabla
de contenido, notas al pie y notas finales, seleccionando una de las opciones de conversin. Haz clic en Enable advanced tagging (Activar etiquetado avanzado) para integrar las etiquetas de caractersticas seleccionadas dentro del archivo PDF convertido.
Lee acerca del uso de etiquetas en #47, Etiquetado bsico de documento.

El PDFMaker de Word en Windows te da tres opciones para generar marcadores, dependiendo de la estructura del documento. Los marcadores se crean a partir de estilos del
documento o a partir de encabezados que selecciones de la plantilla predeterminada. Si
has agregado marcadores al documento, puedes usarlas automticamente en el documento PDF. Abre la caja de dilogo Conversion Settings (Configuracin de conversin) y
selecciona la ficha Bookmarks (Marcadores) (figura 10c).

Figura 10c Especica los estilos o encabezados


que se usarn como marcadores.

Las opciones en esta ficha te permiten hacer lo siguiente:

Convertir marcadores creados en Word a marcadores PDF.


Convertir encabezados de Word seleccionando/deseleccionando niveles de encabezados de la lista.
Convertir estilos especficos seleccionndolos de la lista.

#10: Usar el PDFMarker en Microsoft Word

Si haces cambios en los


ajustes del PDFMaker y
quieres revertirlos, haz
clic en Restore Defaults
(Restaurar predeterminados) en la esquina
inferior izquierda de la
caja de dilogo.

La opcin Create
PDF/A-1a: 2005 compliant le (Crear
archivo compatible con
PDF/A-1:2005) no se
encuentra en todos los
PDFMakers de los programas, y no es necesario excepto en los casos
en los que quieres producir un archivo para
almacenamiento a largo
plazo

28

Conguracin de
la aplicacin para
conversiones
La parte inferior de la caja de
dilogo vara de acuerdo con
el PDFMaker; la mayora de
los programas incluyen las
siguientes opciones para ajustes de la aplicacin:

Selecciona Attach source


le (Adjuntar archivo
de origen) para adjuntar el archivo de origen
de manera automtica al
documento PDF convertido.
La opcin Create Bookmarks (Crear marcadores)
convierte elementos a marcadores PDF, como encabezados en Word, nombres
de hojas de trabajo en
Excel y ttulos de diapositivas en Power-Point.
Agregar vnculos convierte vnculos activos e
hipertexto en el documento a vnculos PDF.
La opcin de Enable
Accessibility and Reow
with tagged Adobe PDF
(Activar accesibilidad y
reujo con archivo Adobe
PDF etiquetado) incrusta
etiquetas especializadas
en el archivo que se usan
en dispositivos como
lectores de pantalla para
controlar cmo es descrito
y ledo el documento. (Lee
acerca de documentos
PDF accesibles en #48,
Cumplir con estndares
de accesibilidad.)

CAPTULO DOS

Si utilizas estilos o encabezados, es ms rpido desplazarse a travs de la lista para desactivar estilos especficos o encabezados que quieras convertir, en lugar de seleccionar una
casilla de verificacin en la parte superior de la caja de dilogo y despus deseleccionar los
elementos que quieres excluir.

Nota
Si haces asignaciones de marcadores personalizados en la ficha Bookmarks (Marcadores)
de la caja de dilogo Conversion Settings (Configuracin de conversin), tus ajustes se
sobrescriben si seleccionas Add Bookmarks to Adobe PDF (Crear marcadores) en la ficha
Settings (Configuraciones).

Elige lo que quieras


Todos los PDFMakers de Oce en Windows ahora ofrecen una opcin para crear un PDF desde
subconjuntos del archivo, as como tambin desde el documento entero. Si quieres compartir informacin en una tabla particular en una pgina de tu reporte anual, por ejemplo, selecciona el contenido en la pgina y sigue estos pasos:
1. Selecciona Adobe PDF > Convert to Adobe PDF (Adobe PDF > Convertir a Adobe PDF) para abrir
la caja de dilogo Save PDF File As (Guardar archivo PDF como).
2. Nombra el archivo y haz clic en Options (Opciones) para desplegar una caja de dilogo donde
seleccionas el contenido para conversin, incluyendo la seleccin, un rango de pginas, o el
documento entero.
3. Selecciona las caractersticas de pgina desde las opciones disponibles. Las opciones dependen
del contenido que ests convirtiendo. Por ejemplo, no puedes usar marcadores si ests convirtiendo una seleccin.
4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo; despus haz clic en Save (Guardar) para
convertir y guardar el contenido PDF.

Qu hay acerca de la seguridad?


La caja de dilogo del PDFMaker contiene la cha Security (Seguridad), usada para agregar proteccin con contrasea al archivo. Si el documento se est convirtiendo para su uso posterior en
Acrobat, no agregues seguridad hasta este punto. Espera a que el documento sea pro-cesado en
Acrobat y despus aplica ajustes de seguridad. De otra manera cada vez que abras el documento
PDF convertido tendrs que ingresar la contrasea. En el captulo 16 se estudia el uso de contraseas y otras formas de seguridad.

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

29

11

Combinar archivos
de Word a PDF

El PDFMaker de Word en Windows tambin produce documentos combinados. Esta


caracterstica, presentada por primera vez en Acrobat 8, puede adjuntar los archivos
PDF combinados a mensajes de correo. Asegrate de que los datos originales y el documento combinado que contiene los campos combinados estn listos (figura 11a). Cuando
ests listo, prueba el combinado primero antes de correr el proceso del PDFMaker. Si no
tienes los archivos de origen de Word apropiadamente preparados, vers un mensaje del
PDFMaker de Acrobat indicando el error, y el combinado no proceder.

Tmate el tiempo para


ahorrar tiempo
Asegrate de probar la apariencia de la combinacin
en Word antes de empezar
el proceso de conversin del
PDF Maker. No querrs ejecutar un proceso en lote de
cientos de documentos para
encontrar que hay un espacio
vaco entre campos combinados. Aunque el PDFMaker de
Acrobat muestra un mensaje
si los componentes del correo
combinado no estn congurados apropiadamente, la
revisin ortogrca, la puntuacin y el gusto no son
parte de su funcin.

Figura 11a Asegrate de probar las funciones de combinar antes de empezar.

Mantener los nombres


en orden
Cuando usas el PDFMaker
para producir documentos combinados, el archivo
PDF es nombrado usando
el texto que escribes en el
campo Specify PDF le name
(Especicar nombre del
archivo PDF) (PDFMailer
es usado en el ejemplo). Los
documentos combinados son
nombrados usando el texto,
un guin bajo y un sujo
numrico de siete dgitos en
el orden en el que los archivos
son convertidos. En el ejemplo, los archivos son nombrados PDFMailer_0000101.pdf,
PDFMailer_0000102.PDF, y as
sucesivamente.

#11: Combinar archivos de Word a PDF

30

Una vez que los documentos estn listos y hayas probado la combinacin, sigue estos
pasos:
1. Selecciona Adobe PDF > Mail Merge To Adobe PDF (Adobe PDF > Combinar correspondencia en el archivo Adobe PDF) para abrir su caja de dilogo (figura 11b).

Figura 11b Selecciona los ajustes para el proceso de la combinacin de


correspondencia, y selecciona los ajustes de correo si lo deseas.

2. Selecciona los registros para usar en la combinacin, as como un nombre en el campo


Specify PDF file name (Especificar nombre del archivo PDF).
3. Para crear archivos PDF combinados y adjuntarlos a mensajes de correo, selecciona
Automatically send Adobe PDF files by Email (Enviar automticamente archivos
Adobe PDF por correo) para activar los campos restantes en la caja de dilogo y especificar las opciones de correo electrnico.
4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo. Los datos son procesados y una
caja de dilogo de Browse For Folder (Buscar carpeta) se abre. Ubica y selecciona la carpeta en donde quieres guardar los archivos terminados, y haz clic en aceptar para cerrar
la caja de dilogo.
5. Cuando los archivos se procesan, la caja de dilogo Choose Profile (Seleccionar perfil)
se abre. Selecciona el perfil de correo electrnico y haz clic en OK (Aceptar). La caja de
dilogo se cierra y los mensajes de correo se crean y se envan. Al terminar, se abre una
caja de dilogo con un mensaje, explicando que el proceso fue exitoso. Haz clic en OK
(Aceptar) para cerrar la caja de dilogo El trabajo est listo!
CAPTULO DOS

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

31

12

Producir archivos PDF en


Excel, Access y Project

Los programas orientados a datos en Microsoft Office en Windows, incluyendo Excel,


Access y Project, ofrecen slo las fichas Settings (Configuracin) y Security (Seguridad) en
la caja de dilogo Acrobat PDFMaker.
Selecciona Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuracin de conversin) en Excel para abrir su caja de dilogo. La ficha Settings (Configuracin)
incluye las opciones descritas en el cuadro lateral Ajustes sencillos en el consejo #10.
La figura 12 muestra los ajustes de la aplicacin en la ficha Settings (Configuracin)
de la caja de dilogo Conversion Settings (Configuracin de conversin) de Excel. Selecciona la opcin Fit Worksheet to a single page (Ajustar hoja de trabajo en una sola pgina)
para escalar de nuevo el contenido de tu hoja de trabajo a una pgina. Tambin puedes
convertir comentarios y agregar vnculos si seleccionas esas opciones.

Elige un reporte
En Access, selecciona Adobe
PDF > Convert Multiple
Reports to Single Adobe PDF
(Adobe PDF > Convertir varios
informes en un nico archivo
Adobe PDF) para abrir las listas de informes en la caja de
dilogo Acrobat PDFMaker.
Selecciona los informes en
Access que quieres convertir y
haz clic en Add Reports (Agregar informe(s)). Cuando todos
los informes que desees convertir estn incluidos en la
lista Reports in Adobe PDF
(Informes en Adobe PDF), haz
clic en Convert to start creating the PDF (Convertir para
iniciar la creacin del PDF).

Organizar tus hojas de


trabajo
Figura 12 Especica opciones como ajustar contenido a
pginas o elegir hojas de trabajo seleccionadas.

Nota
El PDFMaker de Excel en Windows tambin te permite insertar un modelo 3D dentro de una
hoja de trabajo. Lee acerca de usar modelos 3D en programas de Office en el consejo #14,
Agregar contenido de medios especializados.

#12: Producir archivos PDF en Excel, Access y Project

El PDFMaker de Acrobat 9
para Excel te permite especicar la organizacin de las
hojas de trabajo en el documento PDF. Si quieres elegir
un grupo de hojas de trabajo
en un orden personalizado,
selecciona Prompt for selecting Excel Sheets (Solicitar la
seleccin de hojas de Excel)
en la caja de dilogo mostrada
en la gura 12. Mientras el
documento es convertido, se
te preguntar acerca de cada
hoja de trabajo.

32

En Access, las opciones de conversin dependen de si el archivo est en formato Access


2002-2003 o en formato de archivo Access 2000:

En Access 2002, 2003 o archivos ms nuevos, selecciona los informes, tablas, consultas
o formas para conversin, y despus selecciona un comando del men Adobe PDF. Los
archivos Access 2000 slo convierten informes a PDF.

Los Bookmarks (Marcadores) se pueden crear a partir de ttulos de informes. Selecciona


Add Bookmarks to Adobe PDF (Agregar marcadores al archivo Adobe PDF) en la ficha
Settings (Configuracin) de la caja de dilogo Acrobat PDFMaker.

El men Adobe PDF en Access incluye una opcin de informe usada para combinar una
seleccin de informes dentro de un nico documento PDF automticamente (lee ms
en el cuadro lateral Elige un informe).

El men Adobe PDF en Microsoft Project en Windows incluye las tres opciones de conversin bsicas disponibles en Windows: convertir a PDF, convertir y enviar por correo
electrnico, y convertir y enviar para revisin. En la caja de dilogo Conversion Settings
(Configuracin de conversin), los ajustes de Application (Aplicacin) incluyen una opcin
para adjuntar el archivo de origen al PDF.

CAPTULO DOS

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

33

13

Generar documentos
PDF en PowerPoint

Te gustara distribuir una exposicin de diapositivas de PowerPoint completa con transiciones de diapositivas y animacin sin tener que empaquetar los archivos y un reproductor?
El PDFMaker de PowerPoint en Word tiene varias opciones que puedes configurar para
convertir una presentacin a un documento PDF (figura 13).

Llvalo al siguiente nivel


Junto con el orden tradicional de las presentaciones
de PowerPoint que puedes
crear y convertir a PDF, Acrobat 9 Pro incluye una nueva
caracterstica llamada Adobe
Presenter. Presenter se instala dentro de PowerPoint
como un men separado, y es
usado para producir salidas
sosticadas. Con Presenter,
puedes grabar y editar audio
y video, disear y administrar
exmenes que cumplen con
estndares internacionales,
y exportar una presentacin
como pelcula de Flash incrustada en un PDF o con todos
los archivos para hacer un CD
autoejecutable.
Lee todo acerca de esto en el
captulo 9, Construir contenido para Adobe Presenter.

Figura 13 El PDFMaker de PowerPoint incluye un nmero de


opciones para convertir medios y animaciones agregadas a las
diapositivas.

Al igual que un documento de Word, un documento de PowerPoint permite comentarios, etiquetas y conversiones de marcadores. Estas opciones incluyen lo siguiente:

Convert Multimedia (Convertir Multimedia) agrega cualquier archivo de audio o video


vinculado al archivo PDF. Lee acerca de utilizar diferentes medios en Acrobat en el captulo 13 y ve cmo usar video en PowerPoint en el consejo #14.

Preserve Animation (Conservar animacin) convierte animaciones en la presentacin


para animaciones PDF. La configuracin permite montar formas y grficos, botones de
accin y ajustes de accin unos sobre otros.

Preserve Slide Transitions (Conservar transiciones de diapositivas) convierte efectos de


transiciones de PowerPoint a efectos de transiciones de PDF.

Convert hidden slides to PDF pages (Convertir diapositivas ocultas en pginas PDF)
convierte cualquier diapositiva designada como oculta (no se reproducen en la presentacin regular) en pginas de un archivo PDF.
(contina en la siguiente pgina)

#13: Generar documentos PDF en PowerPoint

34

Usar ajustes de impresin


Si quieres que las diapositivas
sean incluidas como parte de
un archivo PDF mayor que utiliza tamaos de pgina estndar, usa el diseo basado
en ajustes de impresin de
PowerPoint en Application
Settings (Conguracin de
la aplicacin) de la caja de
dilogo Settings (Conguracin) del PDFMaker. El diseo
predeterminado de una presentacin utiliza orientacin
horizontal y a menudo un
fondo a todo color; imprimir una presentacin como
parte de un documento
mayor puede tomar mucho
tiempo y consumir mucha
tinta si simplemente conviertes la presentacin misma.
Por supuesto, usar la opcin
de los ajustes de impresin
depende del contenido de la
presentacin. Por ejemplo,
las listas con vietas se desplegarn de manera correcta
en una orientacin vertical;
imgenes y grcos puede
que no.

Convert Speaker Notes (Convertir notas del orador) convierte las notas agregadas a las
diapositivas en comentarios de notas de texto en el PDF. Lee acerca de notas de texto y
otros tipos de comentarios en el captulo 10.

Use PowerPoint printer settings (Usar configuracin de impresin de PowerPoint) utiliza


la misma configuracin de impresin en el documento PDF que en el archivo original.
Lee ms acerca de parmetros de impresin en el cuadro lateral Usar ajustes de impresin.

Diapositivas: sin los fondos


Si no recuerdas usar algn ajuste de impresin para convertir la presentacin PowerPoint a PDF, no
te preocupes. No ests atorado con rehacerlo para eliminar los fondos. Acrobat 9 ofrece una nueva
caracterstica que te permite remover el fondo slo de las diapositivas convertidas. Lee acerca de
usar y modicar fondos en el consejo #54, Agregar Marcas de agua y Fondos.

CAPTULO DOS

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

35

14

Agregar contenido de
medios especializados

La habilidad de usar y manipular medios se incrementa con cada nueva versin de Acrobat,
y Acrobat 9 por supuesto que no es la excepcin. Si ests trabajando con Acrobat 9 Pro
Extended en Windows, los PDFMakers en Word y PowerPoint contienen nuevos comandos
que te permiten incrustar una pelcula de Flash en formato FLV (Flash Video). Como parte
de la instalacin, Acrobat tambin instala controles ActiveX 3D en Word, PowerPoint y Excel
que te permiten insertar un modelo 3D en tu archivo de origen.
Para incrustar una pelcula en un documento de origen de Office, sigue estos pasos:
1. Despliega la pgina o diapositiva donde quieres incrustar la pelcula.
2. Selecciona Adobe PDF > Embed Video and Convert to Flash (Adobe PDF > Incrustar
video y convertir a formato Flash),
o haz clic en Video to Flash (Video a Flash) en la
barra de herramientas de Acrobat PDFMaker para desplegar la caja de dilogo Insert
Video (Insertar video).
3. Haz clic en Browse (Examinar) para localizar y seleccionar el video que quieres usar.
Vers el video en el rea de previsualizacin (figura 14a).

Figura 14a Especica la apariencia y funcin del


video incrustado.
(contina en la siguiente pgina)

#14: Agregar contenido de medios especializados

Especicar ajustes de
video
Los ajustes utilizados para
incrustar el archivo especican cmo el contenido es
desplegado en la pgina.
Selecciona Adobe PDF >
Change Conversion Settings
(Adobe PDF > Cambiar conguracin de conversin) y haz
clic en la cha Video para denir cmo la pelcula de Flash
es usada en el archivo PDF:

Dene una ubicacin para


almacenamiento o deja la
predeterminada, que es
la misma ubicacin que la
carpeta del documento de
origen.

Selecciona una de las


cinco calidades de video,
o deja la predeterminada,
que es Good (Buena) de
400kbps.

Selecciona Encode Audio


(Codicar Audio) y selecciona un valor de Data
Range (Velocidad de
datos). Puedes escoger
uno de los cinco rangos de
la lista del men desplegable o usa el valor predeterminado, Good (Buena)
de @ 160kbps.

36

4. Selecciona ajustes para el reproductor de la pelcula que incluye lo siguiente:


Tiempo de actualizar
Si distribuyes un archivo PDF
que contenga una pelcula
FLV incrustada, el usuario que
abra el archivo con una versin anterior a la versin 9 de
Acrobat o de Adobe Reader
ver nicamente la imagen de
pster y no podr reproducir
la pelcula. Acrobat o Adobe
Reader mostrarn una alerta
explicando que se requiere de
una actualizacin para reproducir el contenido.

Establece una imagen de pster, que es el que se muestra en la pgina cuando la


pelcula no se est reproduciendo. Para seleccionar, arrastra el deslizador debajo de
la previsualizacin hasta que veas el cuadro deseado a desplegar, y despus haz clic
en Set Poster Image from Current Frame (Definir imagen de pster desde fotograma
actual).

Haz clic en la flecha del men desplegable Skin (Mscara) y selecciona una opcin
de la lista. La lista ofrece diferentes conjuntos de herramientas de reproduccin que
se muestran en el documento PDF terminado.

Para restablecer el tamao de la pelcula, haz clic en Resize Video (Cambiar tamao
del video) para activar los ajustes, y hacer cambios en el ancho y alto ya sea por
porcentaje o valores de pixeles.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo. Vers el objeto de video en la
pgina o diapositiva.
6. Convierte el archivo a PDF para ver la pgina (figura 14b).

Figura 14b El video autoajusta su tamao adecuadamente en la


diapositiva con un controlador superpuesto.

CAPTULO DOS

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

37

Nota
Adicionalmente al nuevo men y comandos de la barra de herramientas, ambos PDF
Makers Word y PowerPoint ahora incluyen una ficha separada en la caja de dilogo de configuracin de Acrobat PDFMaker que usas para ajustar los parmetros del video. Lee acerca
de los ajustes en el cuadro lateral Especificar ajustes de video.
Para insertar un modelo 3D, haz clic en Insert Acrobat 3D Model
(Insertar modelo
3D de Acrobat) o selecciona Adobe PDF > Insert Acrobat 3D Model (Adobe PDF > Insertar
modelo 3D de Acrobat) para abrir la caja de dilogo. Haz clic en Browse for Model (Buscar
modelo) para localizar un archivo 3D (elige desde los formatos ms importantes de CAD);
haz clic en Browse for Script (Buscar una secuencia de comandos) para ubicar un JavaScript para el modelo si se requiere, y haz clic en OK (Aceptar) para colocar el modelo en la
pgina (figura 14c). Cuando conviertes el documento a PDF, el PDFMaker usa tus ajustes
para generar un documento 3D PDF.

Figura 14c Inserta un modelo 3D en un archivo, como una


hoja de trabajo.

Los modelos 3D y el video de Flash (insertado como formato FLV) se pueden agregar en
el archivo de origen o despus de que el archivo se ha convertido a PDF. Hay muchas ms
opciones de configuracin en Acrobat revsalas en el captulo 13, Usar video de Flash y
medios 3D.

#14: Agregar contenido de medios especializados

38

15

Conversiones rpidas
Si conviertes un nmero de
pginas Web a documentos PDF, ahrrate tiempo y
algunos clics del ratn con
sencillos cambios de las preferencias. Haz clic en la barra
de herramientas Adobe PDF
y selecciona Preferences
(Preferencias) para abrir una
pequea caja de dilogo.
Selecciona o deselecciona las
opciones mostradas en la caja
de dilogo:

Selecciona un tipo de
archivo, ya sea HTML o
texto, y haz clic en Settings (Conguracin) para
seleccionar opciones de
conguracin de la caja
de dilogo, como tamaos
de pgina, codicacin,
colores y fuentes.

Selecciona ajustes de PDF,


incluyendo marcadores,
etiquetas, encabezados y
pies.

Dene el tamao de
pgina, mrgenes, orientacin y escala de pgina.

CAPTULO DOS

Crear documentos PDF


a partir de pginas Web

Un PDFMaker se instala en Internet Explorer cuando instalas Acrobat 9 en Windows. Para


crear un archivo desde una pgina Web desplegada en Internet Explorer, haz clic en la
flecha hacia abajo en la barra de herramientas Adobe PDF para desplegar el men y seleccionar Convert Web Page to PDF (Convertir pgina Web a PDF) (figura 15a). Si la pgina
incluye marcos, todo el contenido es aplanado en un documento PDF de una pgina.

Figura 15a El PDFMaker de Internet Explorer incluye varias formas para crear archivos PDF.

Para adjuntar la pgina Web desplegada a un documento PDF, haz clic en Add Web
Page to Existing PDF (Agregar pgina Web a PDF existente). Se abre un dilogo que permite
seleccionar el documento a usar en la pgina adjunta. Haz clic en Save (Guardar) para convertir la pgina Web y abrirla al final del documento seleccionado. Tambin puedes hacer
clic con el botn derecho (Control-clic) en la pgina para desplegar el men de atajo, que
incluye los comandos Convert to PDF (Convertir a PDF) y Add to Existing PDF (Agregar a
PDF existente).
Alguna vez has pasado tiempo convirtiendo pginas Web a PDF y luego utilizado ms
tiempo en Acrobat seleccionando objetos como botones de navegacin y anuncios para
removerlos? Bueno, espera a ver el nuevo PDFMaker para Internet Explorer. Haz clic en
Select Object (Seleccionar) en la barra de herramientas
PDFMaker y despus haz clic

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

39

para seleccionar todos los elementos que quieres convertir (figura 15b). Cada elemento
al que le des clic se enmarca en azul; el rea activa debajo de la herramienta es resaltada
con una caja roja.
Cuando ya realizaste tus selecciones, haz clic con el botn derecho (Control-clic) y selecciona las opciones ya sea Convert to PDF (Convertir a PDF) o Add to Existing PDF (Agregar
a PDF existente). Muy ingenioso!

Mal comportamiento de
los navegadores
As que has seleccionado bits
de varias pginas Web y has
construido tus archivos PDF, y
ahora encuentras que no puedes trabajar en el navegador
de manera correcta.
No hay misterio: revisa para
asegurarte de que has
deseleccionado la herramienta Select Object (Seleccionar) en el PDFMaker. Ahora
intenta de nuevo.

Figura 15b Selecciona slo los objetos que quieres en la pgina


para convertir a PDF.

#15: Crear documentos PDF a partir de pginas Web

40

16

Traerlo al frente
Si tienes archivos PDF antiguos archivados en Acrobat 7 o anterior (que fueron
construidos en los das anteriores al Paquete/Cartera
PDF), selecciona Adobe PDF
> Upgrade Acrobat 7 PDF
Archive (Adobe PDF > Actualizar archivo de almacenamiento PDF de Acrobat 7)
para abrir la caja de dilogo.
Localiza y selecciona el o los
archivos y haz clic en Open
(Abrir). Los archivos son procesados y recongurados
como PDF Portfolio (Cartera
PDF).

Conversiones
automticas de correo
de Lotus Notes
Acrobat instala una barra de
herramientas de Acrobat PDFMaker en Lotus Notes, que
comparte la mayora de las
caractersticas del PDFMaker
de Outlook, incluyendo almacenamiento automtico. El
contenido se puede convertir
a PDF como un nico mensaje
o carpetas, as como capturar
campos de correo adicionales.

CAPTULO DOS

Archivar mensajes de
correo electrnico

Acrobat 9 Pro te permite archivar tus mensajes de correo electrnico de Outlook, que despus puedes indexar, buscar o agregar a otros documentos PDF. Hay varias maneras de
archivar tus mensajes de correo de manera manual:

Puedes seleccionar correos individuales en Outlook y despus dar clic en Create Adobe
PDF From selected messages
(Crear archivo Adobe PDF a partir de los mensajes
seleccionados). La caja de dilogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo Adobe PDF
como) se abre. Busca la ubicacin donde quieres guardar el archivo. Escribe el nombre
para el archivo y haz clic en Save (Guardar).

Para convertir todos los mensajes de correo en una carpeta al mismo tiempo, selecciona la carpeta en Outlook y haz clic en Create Adobe PDF from folders
(Crear
Adobe PDF a partir de carpetas). Nombra el archivo, especifica la ubicacin de almacenamiento en la caja de dilogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo PDF como) y
haz clic en Save (Guardar) para guardar el archivo.

Puedes agregar archivos a archivos existentes seleccionando el que quieres agregar de


los mensajes de Outlook, seleccionando Adobe PDF > Convert and Append to Existing
PDF Messages (Adobe PDF > Convertir y anexar a mensajes PDF existentes), y seleccionando ya sea Selected Messages (Mensajes seleccionados) o Selected Folders (Carpetas
seleccionadas). Nuevamente la caja de dilogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo
PDF como) se abre. Selecciona el archivo al que quieres agregar el documento adicional.
Haz clic en Save (Guardar) para procesar los archivos.
Acrobat 9 ofrece un proceso automtico para archivar que automticamente convierte
mensajes de correo a PDF en el fondo, permitindote continuar con tu trabajo. Puedes
elegir datos especficos como direcciones de correo reales desde datos de mailto; informacin de encabezados incrustados como metadatos; campos incluidos como To, CC y BBC, o
inclusive descargar imgenes a travs del PDFMaker y ocultarlas en Outlook.
Para configurar los archivos, sigue estos pasos:
1. Selecciona Adobe PDF > Setup Automatic Archival (Adobe PDF > Configurar almacenamiento automtico) para abrir la caja de dilogo Acrobat PDFMaker con la ficha de
Automatic Archival (Almacenamiento automtico activo.
2. Selecciona los ajustes para tus requerimientos:

Selecciona activar almacenamiento automtico para activar las opciones; especifica


la frecuencia, el tiempo y un archivo de registro y si se incrustar un ndice.

Haz clic en Add (Agregar) para abrir una caja de dilogo que enliste las carpetas de
Outlook y selecciona la carpeta o carpetas para incluir en un archivo. Haz clic en OK
(Aceptar) para cerrar la caja de dilogo y abrir la caja de dilogo Save PDF Archive As
(Guardar archivo de almacenamiento de PDF como).

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

41

Especifica un nombre y ubicacin para el almacenamiento y haz clic en Open (Abrir)


para cerrar la caja de dilogo y regresar al Acrobat PDFMaker. Vers la carpeta de
Outlook as como el archivo de almacenamiento PDF enlistado en la caja de dilogo
(figura 16a).
Contina agregando carpetas y archivos como se requiera; si quieres crear archivos
inmediatamente, haz clic en Run Archival Now (Ejecutar almacenamiento ahora).
De otra manera, haz clic en Ok (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo y el PDFMaker
procesar los archivos de acuerdo con el horario programado.

Figura 16a Especica las condiciones


para el almacenamiento de
mensajes de correo y carpetas.

#16: Archivar mensajes de correo electrnico

Adjuntos automticos,
alguien quiere?
He aqu un ingenioso ahorrador de tiempo para aquellos
a quienes les gusta enviar
PDF adjuntos con los mensajes de correo electrnico,
pero que no les gusta tomarse
el tiempo para convertir primero los archivos. Selecciona
Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF
> Cambiar conguracin de
conversin) para abrir la caja
de dilogo del Acrobat PDFMaker y busca esta opcin
en la parte inferior de la caja
de dilogo: Show Attach as
PDF button (Mostrar botones
Adjuntar como PDF). Selecciona la casilla de vericacin
y haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar la caja de dilogo.
Cuando inicies un nuevo
mensaje de correo, observa
que hay dos conos de adjuntar en la barra de herramientas el regular, y el nuevo
Attach as Adobe PDF (Adjuntar como Adobe PDF).

42

Planear nombres para


almacenamiento
Algunas organizaciones como
gobiernos requieren que
todos los correos sean guardados. Almacenar correos
usando PDF es una forma fantstica para organizar material de almacenamiento. Sin
importar por qu necesitas
archivar correos, vale la pena
tomar unos minutos para
organizar un mtodo para
nombrar archivos.
Para un diseador grco,
consultor o ingeniero, puede
ser til almacenar de acuerdo
al nombre del proyecto, por
ejemplo. En otras circunstancias, puede ser til almacenar
por el nombre del remitente;
puede ser que desees seleccionar archivos y rastrear
correspondencia relacionada
a compras por nombre de
producto si ests involucrado
en negocios de venta.

CAPTULO DOS

Ya sea que almacenes mensajes de correo de manera manual o uses el almacenamiento


automtico, los archivos se combinan dentro de una cartera PDF, con el nombre de la carpeta (figura 16b). Puedes localizar el contenido de los archivos basndote en ubicacin
de carpetas para los archivos de origen, remitente, fecha, asunto y si hay archivos adjuntos.
Lee acerca de construir un PDF Portfolio (Cartera PDF) en el captulo 4, Producir una cartera
PDF.

Figura 16b Los mensajes de correo se combinan en una cartera PDF.

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

CAPTULO TRES

Crear archivos PDF en Distiller


y Acrobat
Slo un nmero limitado de programas tiene un PDFMaker instalado con Acrobat 9 y no
todos los programas tienen opciones internas de generacin de PDF para exportar. En
muchas aplicaciones de ilustracin, por ejemplo puedes generar otros formatos de
archivo que pueden ser procesados usando Acrobat Distiller 9. Distiller es un programa
separado instalado durante el proceso de instalacin de Acrobat 9 y se utiliza para convertir EPS (PostScript Encapsulado), PS (PostScript) y un formato especializado de Windows
llamado PRN al formato PDF. Puedes usar tanto PS como PRN en Distiller. El formato de
archivo PS usa el lenguaje PostScript. Algunos programas producen archivos PRN en lugar
de PS; otros programas generan archivos PRN si eliges Print to File (Imprimir a archivo)
como opcin de impresin. Ambos formatos de archivo se basan en los controladores de
la impresora instalada en tu computadora.
La mayora de los programas permiten la impresin y si puedes imprimir un archivo,
puedes crear un PDF usando la impresora Adobe PDF (lee cmo en el #9, Imprimir con la
impresora Adobe PDF). Adems de los archivos que puedes tener a la mano en tu disco
duro, Acrobat convierte contenido de otras fuentes, incluyendo archivos digitalizados,
pginas Web y el portapapeles de tu sistema, o inicia desde una pgina en blanco.
Muchos tipos comunes de archivo pueden convertirse a PDF dentro de Acrobat. En
Acrobat 9 puedes combinar archivos de diferentes tipos, convertirlos a PDF y mezclarlos
en un solo archivo PDF o producir un PDF Portfolio (Cartera PDF), que rene los contenidos
y los combina como subconjuntos de una nueva interfaz de documento (lee acerca de
los PDF Portfolios (Carteras PDF) en el captulo 4, Producir una Cartera PDF).

44

17

Qu preeres?
Elige File > Preferences
(Archivo > Preferencias) para
abrir un dilogo. Si ests trabajando en una Mac, elige
Distiller > Preferences (Distiller
> Preferencias). Tienes varias
opciones, tales como ver los
archivos generados en Acrobat y manejar los archivos de
registro.

Trabajar con Acrobat Distiller


y Ajustes de configuracin

Acrobat Distiller est instalado como un programa separado al que accedes desde el escritorio o en Acrobat 9 Professional eligiendo Advanced > Print Production > Acrobat Distiller
(Avanzadas > Produccin de impresin > Acrobat Distiller).
Para destilar un archivo, elige File > Open (Archivo > Abrir). En el dilogo Open (Abrir),
ubica el archivo que quieres convertir, seleccinalo y haz clic en Open (Abrir). El archivo se
abre y es procesado. En el archivo de registro de la parte inferior del dilogo se muestra
informacin sobre los archivos procesados, como el nmero de pginas, largo del trabajo
y si fue un proceso exitoso (figura 17a).

Controlar los archivos


Joboptions
Puedes crear un nmero
de archivos personalizados
joboptions en el tiempo. Para
mantener el seguimiento de
su uso o propsito, nmbralos de acuerdo con el nombre
del cliente, proyecto u otra
cosa que tenga signicado.
Por ejemplo, altacalidad(1).
joboptions no signica tanto
como herramientas_bigdog.
joboptions.
Puedes compartir los archivos
de conguracin con otros.
Enva por correo electrnico
el archivo joboptions como
lo haras con cualquier otro
tipo de archivo. Tus destinatarios agregan el archivo a la
carpeta de almacenamiento.
La prxima vez que Acrobat o
Distiller accedan al dilogo de
ajustes personalizados desde
un PDFMaker, los ajustes compartidos estarn listos para
usarse

CAPTULO TRES

Figura 17a Acrobat Distiller despliega un log (archivo de registro) de


actividad mostrando detalles sobre los archivos procesados

En el ejemplo de la figura, el segundo archivo muestra un cono diferente de los dos


primeros, indicando que el archivo no fue procesado y el archivo PDF no fue generado. El
segundo archivo es una hoja de clculo de Excel, no uno de los formatos de procesamiento
de Distiller.
Puedes manejar los archivos en tu sesin de Distiller desde el dilogo del programa. Haz
clic con el botn derecho (Control-clic) en un archivo destilado de la lista para desplegar
el men de atajo (tambin mostrado en la figura 17a) y elige de las opciones de la lista. La
historia se mantiene para cada sesin de Distiller; cuando cierras y reabres el programa
nuevamente, la lista se limpia.
Al convertir archivos a PDF, Acrobat usa varios ajustes conocidos como joboptions (ajustes de configuracin). Puedes crear ajustes personalizados de conversin para tu propio
trabajo modificando una de las opciones preestablecidas o puedes iniciar desde cero.
Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

45

En Distiller, elige Settings > Edit Adobe PDF Settings (Configuracin > Editar configuracin de Adobe PDF) para abrir el dilogo Adobe PDF Settings (Configuracin de Adobe
PDF) (figura 17b). El dilogo muestra una lista de ttulos para cada archivo joboptions.
Selecciona una opcin de conversin, como Standard (Estndar) para desplegar una lista
de seis categoras (cada archivo de configuracin contiene las mismas seis categoras). Haz
clic en un ttulo, por ejemplo, Standard (Estndar) para abrir su conjunto de categoras y
luego haz clic en una categora para desplegar los ajustes en el panel derecho del dilogo.
Por defecto, los ajustes mostrados en el dilogo son los mismos que los que estn disponibles desde cualquier categora general de un archivo joboptions.

FALTA TRADUCCION

Ten en cuenta
unos pocos ajustes
avanzados
A menos que ests familiarizado con Document Structuring Conventions (Convenciones
de estructura de documentos)
y cosas similares, no tienes que
cambiar muchas opciones en
el dilogo Advanced (Avanzadas). Los ajustes en este dilogo
describen cmo se realiza la
conversin desde PostScript a
PDF. Veamos tres opciones preestablecidas:

La opcin Convert gradients to smooth shades


(Convertir degradados en
sombras suaves) convierte
degradados desde un
rango de programas incluyendo Adobe FreeHand,
QuarkXPress, Adobe Illustrator y Microsoft PowerPoint. Esta opcin produce
un tamao de archivo PDF
pequeo y a menudo da
como resultado una salida
mejorada.

La opcin Save Adobe


PDF settings inside PDF
File (Guardar informacin
de Adobe PDF en archivo
PDF) incrusta una copia
del archivo joboptions
como un adjunto, incluso
si el archivo est accesible
y ests trabajando en un
proyecto remoto y quieres
enviar los archivos PDF y
ajustes a tu colega.

La otra opcin Save original JPEG images in PDF


if possible (Guardar las
imgenes JPEG originales
en PDF si es posible), procesa imgenes JPEG (que
han sido comprimidas)
sin comprimirlas nuevamente, dando como resultado un procesamiento de
archivo ms rpido.

FALTA TRADUCCION

FALTA TRAUCCION

FALTA TRADUCCION

Figura 17b Cada carpeta enlistada de una conguracin en la columna


izquierda despliega un conjunto de opciones a la derecha del dilogo.

En el dilogo por defecto, mostrado cuando la configuracin se abre (y cuando le haces


clic al ttulo General de un joboption en la columna de la izquierda), estn varios ajustes que
puedes querer modificar (ver las columnas laterales en esta tcnica para la descripcin de
opciones adicionales):

Compatibility (Compatibilidad). La opcin predefinida es Acrobat 6.0 (PDF 1.5).


Dependiendo de las necesidades del usuario, puedes elegir una opcin hasta Acrobat 4.
Las versiones anteriores del programa tienen menos opciones para caractersticas como
la transparencia e inclusin de fuentes.
Object Level Compression (Compresin de nivel de objetos). Elige Off (Desactivada) o Tags (Slo etiquetas). La compresin de los objetos combina objetos pequeos,
(contina en la siguiente pgina)
#17: Trabajar con Acrobat Distiller y Ajustes de configuracin

46

como marcadores, en contenido comprimido. Off (Desactivada) deja la estructura del


documento como est; la opcin Tags Only (Slo etiquetas) comprime la informacin
de estructura en el documento PDF. La informacin comprimida se puede ver slo en
Acrobat 6 y posterior; dejar la opcin en Off (Desactivada) permite que la estructura e
informacin etiquetada sea utilizable tambin en Acrobat 5.

No uses rangos de
pgina
La cha General incluye una
opcin para seleccionar un
rango especco de pginas.
No habilites esta opcin, a
menos que ests seguro de
que los ajustes personalizados son para usarlos una sola
vez. Si especicas un rango
de pginas cuando creas la
conguracin y luego reutilizas los ajustes, conviertes slo
esas pginas especicadas en
la cha General. Esto puede
conducir a problemas que
consumen tiempo cuando
usas tus ajustes personalizados y no puedes entender a
donde fueron tus pginas!

CAPTULO TRES

Resolution (Resolucin). Puedes ajustar esta opcin para emular la resolucin de una
impresora para archivos PostScript. Una resolucin mayor usualmente produce archivos
de la ms alta calidad pero ms grandes.

Embed thumbnails (Incrustar miniaturas). Las previsualizaciones de las miniaturas se


usan para navegacin y han sido creadas dinmicamente desde Acrobat 5. No habilites
esta opcin a menos que ests utilizando versiones muy antiguas de Acrobat; aumenta
tamao de archivo innecesariamente.

En el dilogo Images (Imgenes), puedes necesitar ajustar y probar los cambios de


ajustes varias veces para convertir archivos con imgenes complejas. Considera estas opciones:

Downsample (Disminuir). Los pixeles en las imgenes con una resolucin por encima
de una cantidad especificada se combinan para reducir la resolucin. Puedes querer
aumentar o disminuir el nivel de remuestreo. Para imgenes como mapas (en donde el
usuario aumenta a un gran nivel de ampliacin) una resolucin alta es ms legible.

Compression/Image Quality (Compresin/Calidad de imagen). Selecciona las


opciones dependiendo de los archivos de color o si tienes imgenes en escala de grises
o monocromticas.

Anti-aliasing (Suavizar a gris). Suaviza los bordes irregulares en las imgenes monocromticas activando el suavizado.

Botn Policy (Normativa). Haz clic en este botn para especificar cmo procesar las
imgenes cuando estn debajo de la resolucin que hayas definido. Puedes especificar
si quieres ignorar, dar una alerta o cancelar un trabajo con base en la resolucin de las
imgenes a color, escala de grises y monocromas. Configurar normativas puede ahorrarte tiempo de proceso y reproceso en caso de que las imgenes en un archivo no
usen las resoluciones correctas.

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

47

En el dilogo Fonts (Fuentes), especifica si quieres incrustar fuentes o crear un subconjunto de fuentes incrustadas cuando el porcentaje de caracteres usados cae debajo
de un valor que escribes. Si ests utilizando fuentes inusuales, o tu diseo es altamente
dependiente de las fuentes, asegrate de incrustarlas. Elige la opcin Subset (Subconjunto)
cuando quieras incrustar una porcin de los caracteres de una fuente. No uses un valor bajo
si esperas cambiar algunos caracteres en la pgina. Lee acerca del uso de las fuentes en el
captulo 5, Crear salida: guardar, exportar e imprimir.
En el dilogo Color, elige ajustes que correspondan a archivos utilizados en tus aplicaciones de origen, como Adobe Photoshop o Illustrator. Las opciones disponibles dependen
de los ajustes de color que selecciones. Si ests enviando archivos a impresin, a menudo
recibes ajustes del bur de impresin. Lee ms sobre imprimir en el captulo 5.
En el dilogo Standards (Estndares), puedes incluir un estndar compatible con Acrobat 5.0 para las joboptions High Quality Print (Impresin de alta calidad) y Press Quality
(Calidad de prensa). Lee ms en la columna lateral Encontrar los estndares.
Cuando hayas terminado de disear tus ajustes personalizados, elige Save As (Guardar
como) para abrir el dilogo Save Adobe PDF Settings (Guardar configuracin de Adobe
PDF). Nombra el archivo y haz clic en Save (Guardar). El archivo de configuracin de conversin personalizada se guarda con la extensin .joboptions.

#17: Trabajar con Acrobat Distiller y Ajustes de configuracin

Encontrar los
estndares
Los ajustes preestablecidos
Stan-dard (Estndar), Oversized
Pages (Pginas extragrandes)
y Smallest File Size (Tamao
de archivo ms pequeo) no
incluyen opciones para seleccionar una opcin en el dilogo
Standards (Estndares). En estos
casos, no hay suciente informacin almacenada en el archivo
para cumplir con los requerimientos de los estndares.
Si ests construyendo ajustes
que cumplan con los estndares puedes elegir opciones en el dilogo Standards
(Estndares) que chequeen
el contenido del documento
contra los estndares antes
de crear el documento PDF.
Las opciones desplegadas en
la cha varan de acuerdo con
el estndar que selecciones
desde el men Compliance
Standard (Estndar de compatibilidad). Lee ms sobre los
estndares en el captulo 6,
Cumplir con estndares PDF
y accesibilidad.

48

18

No es de buena
educacin compartir
Puedes usar hasta un mximo
de 100 carpetas controladas.
Pero no las congures de
manera que acten como un
servicio para otros usuarios en
tu sistema. Todo el que cree
documentos PDF necesita una
licencia de Acrobat.

Controlar carpetas
a travs de Distiller

Otra manera de sacar ventaja de los muchos perfiles y herramientas a tu disposicin es


usar el sistema de carpeta controlada en Acrobat Distiller 9. Distiller puede programarse
automticamente para buscar archivos PostScript en una carpeta, convertirlos a PDF de
acuerdo con ajustes especficos y enviar los documentos terminados a una carpeta de
salida (Out). En algunos flujos de trabajo, un proceso automatizado como ste podra ahorrarte un montn de tiempo.
Agrega una carpeta que quieras usar como carpeta controlada a tu disco duro. Luego
abre Distiller y sigue estos pasos para ajustar carpetas controladas:
1. En Distiller, elige Settings > Watched Folders (Configuracin > Carpetas controladas); se
abre el dilogo Watched Folders (Carpetas controladas) (figura 18).

Desarrolla un sistema
En lugar de generar archivos
PDF uno a uno que consume
mucho tiempo cuando trabajas con un gran nmero de
archivos dene una carpeta
para cada archivo joboptions
que necesites usar. Cuando
termines de trabajar con un
archivo, sultalo en la carpeta
controlada apropiada. Distiller
revisa la carpeta y pro-cesa
los archivos de acuerdo con
tus ajustes. Usa nombres lgicos de carpeta; en lugar de
watched_5, nmbrala Men
comida para llevar Bob si
usas la carpeta para procesar
documentos para el Emporio
de la Pizza Bob.

Figura 18 Congura las carpetas controladas en


Distiller y agrega ajustes de conversin y seguridad
si se requiere.

2. Haz clic en Add Folder (Agregar carpeta), ubica y selecciona la carpeta que quieres usar
(no puedes crear una carpeta nueva con este dilogo). Distiller agrega subdirectorios
de entrada (In) y salida (Out) automticamente.
3. Puedes agregar seguridad, ajustes personalizados o ambos a una carpeta. Distiller
agrega un cono a la izquierda de las carpetas que has personalizado, como se muestra
en la figura 18. Afortunadamente, una llave en la parte inferior derecha del dilogo identifica los conos usados para las carpetas. Si quieres cambiar ajustes, primero selecciona
una carpeta y luego haz lo siguiente:

CAPTULO TRES

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

49

Haz clic en Edit Settings (Editar configuracin) o Load Settings (Cargar configuracin)
para abrir el dilogo de configuracin. Modifica el rango preestablecido de ajustes
de conversin si lo deseas y haz clic en OK (ACEPTAR). El archivo se guarda en la carpeta individual como folder.joboptions.

De regreso en el dilogo Watched Folders (Carpetas controladas), haz clic en Edit


Security (Editar seguridad) para agregar proteccin de contrasea a la carpeta; si
cambias de idea, haz clic en Clear Security (Borrar seguridad).

Haz clic en Load Settings (Cargar configuracin) para ubicar y adjuntar archivos
joboptions desde tu sistema.
4. Elige opciones para manejar tu conjunto de carpetas controladas:

Especifica qu tan seguido se chequean las carpetas en segundos. Puedes chequear


cada segundo desde 1 a 9 999; 1 hora es 3 600 segundos.

Especifica qu hacer con el archivo original PostScript. Puede moverse a la carpeta


de salida (Out) junto con el documento PDF o puede ser borrado. Los archivos de
registro se copian a la carpeta de salida (Out).

Cul es ms seguro?
S consciente de los ajustes
aplicados a una carpeta y
usados en Distiller. Si especicas seguridad en los ajustes
de Distiller, stos pueden o
no ser los mismos despus de
que el archivo es procesado.
De hecho, el archivo puede
no procesarse. Si un archivo
joboptions de una carpeta es
de slo lectura, Distiller no
convertir el archivo. Si los
ajustes de Distiller incluyen
opciones de seguridad y la
carpeta controlada no, el
archivo se procesa y los ajustes
de seguridad se aplican.

Especifica cuntos das (hasta 999) hay para guardar los documentos PDF en la carpeta. Puedes tambin especificar que se borren los archivos PostScript y de registro.

Cuando los archivos


se pierden
Puedes borrar una carpeta de
la lista de Watched Folders
(Carpetas controladas) haciendo clic en Delete (Eliminar) en el dilogo de las carpetas controladas. Borrar una
carpeta controlada no borra
las carpetas de entrada (In) y
salida (Out), los contenidos o
los archivos joboptions de las
carpetas de la computadora;
necesitars borrarlos manualmente. Si borras o mueves
una carpeta que habas designado en Distiller como controlada de tu computadora,
la prxima vez que abras el
dilogo te encontrars con un
cono de alerta a la izquierda
del nombre de la carpeta.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.

#18: Controlar carpetas a travs de Distiller

50

19

Usa lo que gustes


No ests restringido a usar
texto escrito en la nueva
pgina de documento.
Con excepcin de la caracterstica de bloqueo y su propia barra de herramientas,
el archivo PDF es como cualquier otro al que le puedes
agregar imgenes, medios,
campos de forma, acciones,
etctera.

Iniciar un archivo PDF a partir


de una pgina en blanco

Antes de la salida de Acrobat 8, la nica manera de empezar con un documento PDF en


blanco era indirecta, guardando un documento en blanco como pgina PDF o agregando
una pgina en blanco a un archivo existente antes de convertirlo a PDF. Finalmente podas
iniciar con un nuevo archivo PDF dentro de Acrobat.
A diferencia de los otros tipos de creacin de archivo, no encuentras el comando en el
men del botn de tarea Create PDF (Crear PDF). En lugar de eso, sigue estos pasos para
empezar un nuevo archivo PDF:
1. Elige File > Create PDF > From Blank Page (Archivo > Crear PDF > Desde una pgina en
blanco). El editor de documento nuevo se inicializa, carga una pgina en blanco en el
panel del documento y abre una nueva barra de herramientas (figura 19a).

Nota que hay lneas de gua identificando los mrgenes y un cursor parpadeante se
despliega en la esquina superior izquierda de la pgina.

Figura 19a Una pgina en blanco y la barra de herramientas New Document (Documento
nuevo) se despliegan para que escribas contenido en el PDF.

2. Escribe el contenido que desees agregar a la pgina. Hay grupos de herramientas en


la barra de herramientas que ofrecen ajustes de configuracin, incluyendo el color de
texto, alineamiento, fuente, tamao y estilos, como negrita, itlica e ndice.

CAPTULO TRES

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

51

3. Haz clic en Page Setup


(Configuracin de pgina) para ajustar la apariencia de la
pgina. Define los mrgenes, tamao de pgina y orientacin en su dilogo (figura
19b) y haz clic en OK (Aceptar).

Figura 19b Dene en el dilogo los mrgenes y disposicin para un


nuevo archivo PDF.

4. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y guarda el archivo. La prxima vez que lo
abras elige Document > Resume Editing (Documento > Reanudar edicin). Se despliegan la barra de herramientas New Document (Nuevo documento) y los mrgenes de
pgina.
5. Para evitar hacer cambios al texto, elige Document > Prevent Further Edits (Impedir
futuras ediciones). Un dilogo se abre preguntando si ests seguro y plantea que el
documento guardado no tendr texto editable. Haz clic en Prevent Further Edits (Impedir futuras ediciones) y guarda el archivo. O haz clic en Keep Text Editable (Conservar
texto editable) para permitir los cambios.
Las caractersticas especializadas del editor de nuevo documento, incluyendo la barra
de herramientas, las guas de margen de pgina y los comandos en el men Document
(Documento), estn disponibles slo cuando el documento que es creado con el comando
New Document (Nuevo document) no est bloqueado para la edicin.

#19: Iniciar un archivo PDF a partir de una pgina en blanco

Escoge lo que preeras


En lugar de usar los ajustes
predeterminados del programa para pginas nuevas,
elige uno propio. Si por ejemplo, tienes una fuente que
utilizas para tus comunicaciones de negocios, asegrate de
que las pginas nuevas usan
tus fuentes automticamente
ajustando la preferencia. Elige
Edit o Acrobat > Preferences
> New Document (Edicin
o Acrobat > Preferencias >
Nuevo documento) en el
panel izquierdo para desplegar los ajustes. Puedes elegir
las siguientes preferencias:

Fuente y tamao. Lo
preestablecido es Arial en
12 pt.

Mrgenes. Lo preestablecido es 1.5 pulgadas a


la izquierda y derecha y 1
pulgada en los mrgenes
superior e inferior.

Tipo de pgina. Lo preestablecido es pginas


de tamao carta con una
orientacin vertical. Elige
un tamao y especica
Portrait (Vertical) o Landscape (Horizontal) como
orientacin predeterminada.

Hazlo incluso ms rpido: la


prxima vez que elijas ajustes manualmente, selecciona
Always use these settings
(Usar siempre estos parmetros) en el dilogo Page
Setup (Ajustar pgina)(figura
19b). Los ajustes se convertirn en predeterminados.

52

20

Convertir desde el
interior
No todos los archivos pueden convertirse a PDF dentro de Acrobat. Los formatos
que puedes usar incluyen los
siguientes:
AutoDesk AutoCAD, AutoDesk
Inventor, BMP, GIF, HTML,
Adobe InDesign, JDF Job
Denition, JPEG 2000, Microsoft Access, Microsoft Word,
Microsoft Excel, Microsoft
PowerPoint, RTF (Rich Text
Format), Microsoft Project,
Microsoft Publisher, Microsoft
Visio, PCX, PNG, PostScript,
EPS, Text y TIFF.

Mezclar varios archivos en


un solo documento PDF

No te molestes en abrir programas y convertir varios tipos de archivos en PDF para luego
combinar laboriosamente el contenido en Acrobat. En lugar de eso, en Acrobat 9 rene
todo el contenido y deja al programa hacer las conversiones y crear el documento PDF
por ti. En verdad ahorra mucho tiempo! Crear un archivo combinado funciona tanto en
Acrobat 9 Standard como en Pro; sin embargo, Standard no puede convertir archivos de
Visio, Project o AutoCAD.
1. Haz clic en el botn de tarea Create PDF (Crear PDF) para desplegar el men de opciones. Luego haz clic en Merge Files into a Single PDF (Combinar archivos en un solo
PDF) para abrir el dilogo Combine Files (Combinar archivos) (figura 20a). Nota que la
opcin Single PDF (PDF individual) est seleccionada en la parte superior derecha del
dilogo.

Plantea tus opciones


Hay varias opciones que Acrobat puede aplicar automticamente al PDF que creas en el
asistente Combine Files (Combinar archivos). stas incluyen
lo siguiente:

Agregar etiquetas para


accesibilidad y reujo

Agregar marcadores

Convertir todos los archivos a PDF

Continuar el proceso o no
si hay errores

Todas las opciones estn predeterminadas, excepto la de


agregar etiquetas.

Figura 20a Especica los archivos a usar para combinar en el dilogo.

Nota
Un archivo PDF combinado es diferente de un PDF Portfolio (Cartera PDF), lee sobre la creacin y uso de carteras en el captulo 4, Producir una Cartera PDF.
2. Haz clic en Add Files (Agregar archivos) para abrir una lista desplegable y elegir una
opcin para ubicar tu contenido. Usa estas caractersticas para obtener los archivos
que quieres en el orden que deseas:

Haz clic en Add Files (Agregar archivos) para desplegar su dilogo y ubicar el primer
archivo que quieres agregar al asistente (puedes seleccionar varios archivos desde
la misma carpeta), y luego haz clic en Add (Agregar).

Haz clic en Add Folders (Agregar carpetas). Ubica y selecciona la carpeta que quieres
incluir en el dilogo Browse for Folders (Buscar carpeta) y haz clic en OK (Aceptar).

CAPTULO TRES

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

53

Si hay archivos abiertos en Acrobat, haz clic en Add Open Files (Agregar archivos
abiertos) para incluir los archivos en la lista.

Para reorganizar los archivos que agregas en el dilogo, selecciona un archivo en la


lista y luego haz clic en los botones de flecha en la parte inferior de la ventana para
mover un archivo hacia arriba o hacia abajo en el orden de apilamiento. Puedes
tambin hacer clic en Delete (Borrar) para borrar un archivo de la coleccin.

Si quieres incluir parte de un archivo, selecciona el archivo en la lista y haz clic en Choose Pages (Elegir pginas) para abrir el dilogo Preview and Select Page Range (Vista
previa y seleccin de rango de pginas) (figura 20b). El nombre del dilogo vara
de acuerdo con el tipo de archivo que ests viendo. Previsualiza seleccionando las
pginas o diapositivas en el dilogo. Escribe los nmeros como rangos o nmeros
individuales y haz clic en OK (Aceptar).

Figura 20b Previsualiza y selecciona


pginas de un documento en este dilogo.

3. Cuando tus archivos estn ensamblados, haz clic en el botn apropiado de File Size
(Tamao de archivo)
en la parte inferior derecha del dilogo Combine Files (Combinar archivos). Selecciona el botn ms pequeo para un tamao de menor calidad/
tamao de archivo ms pequeo, el botn central para el ajuste predeterminado de
calidad media y el botn derecho para una mejor calidad/tamao de archivo ms
grande.
4. Haz clic en Combine Files (Combinar archivos) para empezar el procesamiento de la lista
de elementos. Cada archivo se procesa por separado y cualquier archivo en la lista que
no es PDF es convertido.
5. Cuando la conversin est completa, se abre el dilogo Save As (Guardar como), mostrando el nombre como Binder1.pdf por defecto. Escribe un nombre de archivo, elige
una ubicacin y luego haz clic en Save (Guardar). Tu archivo combinado est completo.
#20: Mezclar varios archivos en un solo documento PDF

Pistas para la
conversin
Deberas convertir un documento en el programa de
origen o en Acrobat? La respuesta corta es: depende.
Si ests trabajando en un
programa y sabes que necesitas una versin de PDF de
un archivo, genralo. Si ests
trabajando en Acrobat y te
das cuenta de que necesitas
otro archivo, genera el archivo
desde Acrobat.
Incluso si ests trabajando en
Acrobat y planeas generar
archivos desde programas
gobernados por el PDFMaker
y no puedes recordar los ajustes que dejaste en el PDFMaker o sabes que necesitas
cambiarlos, deberas trabajar
en el programa en lugar de
Acrobat. Este enfoque es preferible a generar un archivo
que es convertido con los
ajustes incorrectos y entonces
se tiene que rehacer.

54

21

Como gustes
Haz clic en Settings (Conguracin) en el dilogo Create
PDF from Web Page (Crear
PDF desde pgina Web) para
abrir el dilogo Web Page
Conversion Settings (Conguracin de conversin de
pgina Web). En la cha General, elige el tipo de archivo
y opciones de PDF, como la
inclusin de marcadores,
encabezados y pies, etiquetas PDF y guardar la informacin de refrescado. Especica
formatos de archivo, fuentes
y codicacin para los formatos HTML y Plain Text. La
segunda cha del dilogo
contiene opciones de diseo
de pgina, orientacin y
mrgenes. Cambia los ajustes de pgina para coincidir
con otros documentos que
podras usar despus en un
paquete PDF o documentos
combinados para proporcionar consistencia a travs del
documento. Haz clic en OK
(Aceptar) y regresa al dilogo
Create PDF from Web Page
(Crear PDF desde pgina Web)
y haz clic en Create (Crear)
para procesar la pgina Web y
crear el documento PDF.

CAPTULO TRES

Crear un PDF desde


pginas Web en Acrobat

Aunque puedes descargar fcilmente una pgina desde un sitio Web usando el PDFMaker
que se instala en Microsoft Internet Explorer, puedes tambin descargar un sitio desde
Acrobat y controlar su contenido tanto como es desplegado en el PDF resultante.
Haz clic en el botn de tarea Create PDF (Crear PDF) y haz clic en PDF from Web Page (PDF
desde pgina Web) para abrir su dilogo (figura 21a). Haz clic en Capture Multiple Levels
(Capturar varios niveles)
para desplegar ms ajustes en el dilogo; puedes, entonces,
especificar el nmero de niveles a descargar y otros criterios como la ruta o servidor.

Figura 21a Especica la ubicacin y dene los ajustes para convertir una pgina Web
a PDF en Acrobat.

Accede al archivo que quieres convertir en una de tres formas, dependiendo de la


ubicacin y tipo de archivo. Puedes escribir la URL del archivo si est en internet, haz clic
en la flecha de la derecha del campo URL para trabajar con archivos Web que han sido
abiertos previamente en Acrobat o haz clic en Browse (Examinar) para abrir el dilogo
Select File to Open (Seleccionar archivo para abrir) para ubicar un archivo que est en
un disco local.
Haz clic en Create (Crear) para iniciar el proceso de conversin. El dilogo Download
Status (Estado de descarga) te muestra el nmero de conexiones activas en el material
descargado, as como los nombres, tamaos y ubicaciones de los archivos. Cuando la descarga est completa, Acrobat despliega el nuevo archivo PDF en el panel del documento y
agrega una estructura de documento a la ficha Bookmarks (Marcadores). Elige File > Save
(Archivo > Guardar) para guardar las pginas Web convertidas.

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

55

A medida que desplazas el documento, nota que se han agregado tanto encabezados
como pies a las pginas (figura 21b). El encabezado es el nombre de la pgina Web; el
pie contiene la direccin URL de la pgina, el nmero de pginas y la fecha y hora de la
descarga.

Figura 21b Los encabezados y pies se agregan a las pginas automticamente al ser convertidas.

Acrobat captura pginas Web usando ajustes por defecto para los formatos de archivo y
diseos de pgina. Puedes configurar algunos formatos y modificar la pgina de acuerdo
con tus requerimientos (ver la columna lateral Como gustes).

Agregando
Aunque es ms simple y
seguro dejar el ajuste level 1
(nivel 1), qu hacer si importas la pgina y te das cuenta
de que necesitas pginas adicionales? Afortunadamente,
puedes agregar ms con facilidad. Elige Advanced > Web
Capture > Create PDF From/
Append Web Page (Avanzadas
> Captura de Web > Crear PDF
desde/Adjuntar pgina Web)
para abrir el dilogo Add to
PDF from Web Page (Agregar a
PDF desde pgina Web), idntico al dilogo original Create
PDF from Web Page (Crear PDF
desde pgina Web). Selecciona
otro nivel y las pginas adicionales se agregan a aquellas ya
existentes en el documento.

Demasiadas pginas,
poco tiempo
En el dilogo Create PDF from
Web Page (Crear PDF desde
pgina Web), puedes especicar cuntos niveles del sitio
Web quieres descargar. El nivel
por defecto es 1. No cambies
este nmero sin pensarlo cuidadosamente. El nivel 1 se
reere al primer conjunto de
pginas de un sitio, las pginas
que actualmente ves si escribes
la direccin URL en un navegador. Los niveles adicionales
adjuntan ms conjuntos de
pginas. Si eliges Get Entire Site
(Cargar todo el sitio), descargars el sitio entero ya sea que
consista en 10 pginas o 1 000.
#21: Crear un PDF desde pginas Web en Acrobat

56
El arte de escanear
Acrobat ofrece varios ltros
de optimizacin para ajustar
o corregir tus resultados de
digitalizacin:

Deskew (Corregir sesgo)


rota una pgina distorsionada para que est
vertical. El ajuste predeterminado es Automatic
(Automtico).

La eliminacin del fondo


se utiliza con pginas en
escala de grises y color
para hacer que las reas
cercanas a blanco sean
blancas, dando como
resultado escaneos ms
claros. La opcin predeterminada es Low
(Baja); puedes tambin
elegir opciones Medium
(Mediana) y High (Alta).

Edge shadow removal (Eliminacin de sombreado


de borde) se deshace de
los bordes negros que se
pueden ver algunas veces
en las pginas escaneadas.
El mtodo predeterminado es Cautious (Cauto);
tambin est disponible
una opcin agresiva.

Despeckle (Quitar manchas) remueve las manchas negras de la pgina.


Low (Baja) es predeterminada; puedes tambin
elegir Medium (Mediana)
y High (Alta).
Descreen (Retramar) elimina
los puntos de mediotono
como aquellos de papel de
peridico escaneado. Est
predeterminada la opcin
Automatic (Automtico):
Acrobat aplica el ltro automticamente a imgenes
en escala de grises y RGB de
300 ppi o ms.

22

Crear un PDF desde un archivo


digitalizado en Acrobat

Usa tu escner para capturar una copia digital de un documento o imagen. No slo puedes
escanear directamente en Acrobat 9, sino tambin puedes especificar el tipo de documento
escaneado que quieres, as como configurar los parmetros para una mejor digitalizacin.
Haz clic en el botn de tarea Create PDF (Crear PDF) y selecciona From Scanner (PDF desde
escner) para abrir el dilogo Configure Presets (Configurar valores preestablecidos)(figura
22a). Si ests trabajando en Windows, puedes hacer clic en el botn de tarea Create PDF
(Crear PDF) y elige From Scanner (Desde escner) y uno de varios ajustes preestablecidos
de texto o imagen. Tu seleccin se refleja en el dilogo una vez que se abre.

Figura 22a Elige opciones de valores preestablecidos


para escanear un documento directamente en Acrobat.

Tienes cuatro opciones de decisin de configuracin que realizar antes de escanear:


1. Selecciona tu escner y un ajuste preestablecido. Si haces algn cambio en el dilogo,
vers activo el botn Save (Guardar) al lado de los Presets (Valores preestablecidos) y haz
clic para guardar tu configuracin usando el nombre del Preset (Valor preestablecido).
Haz clic en Options (Opciones) al lado de Scanner (Escner) para elegir un mtodo de
transferencia de informacin y especifica si quieres ver o no la interfaz de tu escner.
2. Los ajustes de configuracin que aparecen dependen de tu escner. En la seccin
Input (Entrada) del dilogo, especifica si quieres escanear el frente o ambos lados del
documento. Elige caractersticas de escaneo, incluyendo el modo de color, resolucin
y tamao de papel. Si quieres escanear varios archivos y necesitas cambiar ajustes
durante el proceso, selecciona Prompt for scanning more pages (Solicitar digitalizacin
de ms pginas).

Halo Removal (Eliminacin


de halo) elimina los bordes de alto contraste en las
color.
C Apginas
P T U La O
T RElEajuste
S
predeterminado es On
(Activado).

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

57

3. Para optimizar el contenido del documento, particularmente las imgenes, arrastra el


deslizador Optimization (Optimizacin) a la izquierda (para disminuir) o derecha (para
aumentar) el tamao del archivo y la calidad. Haz clic en Options (Opciones) y ajusta la
compresin y los parmetros de filtro en el dilogo Optimization Options (Opciones de
optimizacin)(figura 22b). Haz clic en Custom Settings (Configuracin personalizada)
para activar los parmetros Compression (Compresin) y Filtering (Filtrado), define los
ajustes deseados y haz clic en OK (Aceptar) para descartar el dilogo y regresar a Configure Presets (Configurar valores preestablecidos). Puedes leer ms sobre los filtros en
la columna lateral El arte de escanear.)

Figura 22b Dene diferentes maneras de mejorar


la apariencia de una pgina o imagen escaneada.

4. Finalmente, elige opciones en la seccin Text Recognition and Metadata (Reconocimiento de texto y metadatos). La opcin predeterminada es crear un documento susceptible de bsqueda, lo que significa que los contenidos del documento son convertidos en palabras e imgenes. Por otro lado, los ajustes preestablecidos de imagen no
utilizan ninguna seccin predeterminada. Haz clic en Options (Opciones) y cambia las
opciones de conversin. (Ver #61, Extraer texto activo de una imagen para aprender
cmo se hace.)
Cuando hayas terminado, haz clic en OK (Aceptar) y Acrobat inicia automticamente
el escaneo. La pgina digitalizada abre como un archivo PDF en Acrobat. Selecciona el
comando nuevamente para escanear la siguiente imagen, etctera.

#22: Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat

Vericar tus resultados


de digitalizacin
Muchos de los archivos que
conviertes a PDF se componen de texto e imgenes que
puedes manipular usando una
variedad de herramientas. Los
archivos PDF creados por escneres con versiones anteriores
de Acrobat o desde algunos
programas como Photoshop
son solamente imagen; no
puedes hacer cambios a los
contenidos del archivo. Aqu
hay una manera rpida de
notar la diferencia.
Haz clic en la herramienta
Select (Seleccin) en la barra
de herramientas Select &
Zoom (Seleccionar y Ampliar/
Reducir). Luego haz clic en
un rea de texto en el documento. Si ves el punto de
insercin parpadeante, sabes
que la pgina contiene texto.
Si haces clic en un rea de
texto en el documento y la
pgina entera se selecciona,
tienes una imagen PDF.

58

Construir mis ajustes (Windows)


Acrobat ofrece una oportunidad de crear ajustes predeterminados de digitalizacin. Haz clic
en el botn de tarea Create PDF (Crear PDF) y elige PDF from Scanner > Custom Scan (PDF
desde escner > Digitalizacin personalizada) para abrir un dilogo que contiene los ajustes
mostrados en la gura 22a, as como las opciones de la gura 22b. Para un ajuste personalizado de digitalizacin, junto con la eleccin de los ajustes de conguracin para el escaneo
actual, especica un destino para la pgina escaneada, ya sea hacia un nuevo archivo o agregndose al documento activo desplegado en la ventana de progreso. Si preeres, haz clic en
Browse (Examinar) para abrir un dilogo Select File (Seleccionar archivo) y ubicar y seleccionar
un archivo al que le quieres adjuntar el escaneo. Al igual que con los ajustes predeterminados
estndar elige opciones de conguracin y de documento como Add Metadata (Agregar metadatos) y Make Searcheable (Hacer susceptible de bsquedas).

Empezar y detener
Cuando has congurado o elegido un ajuste de escaneo en Acrobat, los parmetros permanecen hasta que los cambies nuevamente. No slo eso, sino tambin una vez hecho un ajuste
preestablecido, la prxima vez que inicies un escaneo ya sea que ests en tu actual sesin
de Acrobat o hayas reabierto el programa todo lo que tienes que hacer es elegir el comando
desde el men desplegable Create (Crear) y el escaneo se inicia automticamente.

CAPTULO TRES

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

59

23

Crear un PDF desde una


imagen del Portapapeles

El sistema operativo de tu computadora mantiene un rea de almacenamiento llamada


clipboard (portapapeles). El contenido que selecciones y copies o cortes de un documento
se coloca en el portapapeles y puedes pegarlo en otra ubicacin u otro documento. Tienes
dos maneras de usar los contenidos del portapapeles en Acrobat: crear un archivo nuevo o
agregarlos a un archivo existente.
Crear un nuevo documento es un proceso simple. Selecciona y copia la imagen o texto
que quieres usar en un documento PDF en tu programa de origen. En Acrobat, haz clic en
el botn de tarea Create PDF (Crear PDF) y elige PDF from Clipboard (PDF desde Portapapeles) desde el men. La imagen se convierte a PDF y se abre en Acrobat.
Puedes usar la imagen en un documento PDF existente como un sello de imagen en
lugar de hacer un archivo separado. Copia la imagen al portapapeles de tu sistema y sigue
estos pasos:
1. Abre el documento PDF con el que quieres trabajar en Acrobat y luego elige Tools >
Comment & Markup > Paste Clipboard Image as Stamp Tool (Herramientas > Comentario y marca > Pegar imagen del portapapeles como sello).
2. Mueve tu ratn sobre el documento. Vers que el puntero cambia a un puntero de sello.
. Haz clic en la pgina en la parte que te gustara insertar la imagen y sta se pega
en la pgina. La ubicacin en la pgina donde haces clic determina la posicin central
de la imagen pegada.
3. El puntero de sello cambia a la herramienta Hand (Mano). Si quieres hacer ajustes, mueve
el puntero sobre el sello y haz clic en la imagen en la pgina para seleccionarla (figura 23).
Puedes arrastrar la imagen para moverla o un manejador de redimensionamiento para
cambiar el tamao de la imagen. Guarda el archivo con la imagen agregada.

Figura 23 Redimensiona o mueve


a tu gusto la imagen pegada en la
pgina.

#23: Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles

Ten cuidado con las capas


de Photoshop
Si ests usando una imagen
en capas de Photoshop, slo
la capa seleccionada se pega
al portapapeles; tienes que
acoplar la imagen antes de
copiarla al portapapeles. En
lugar de usar una imagen en
capas de Photoshop, es ms
simple trabajar en Photoshop y usar el comando File >
Export (Archivo > Exportar).

60

Hazlo fcil
Acrobat incluye la herramienta Snapshot (Instantnea) que te permite
capturar algo del contenido
de la pgina para reutilizar.
Elige Tools > Select & Zoom
> Snapshot (Herramientas >
Seleccionar y Ampliar/Reducir
> Instantnea)
o elige la
herramienta desde la barra de
herramienta Select & Zoom
(Seleccionar y Ampliar/Reducir).

Puedes copiar y pegar el contenido, as como las imgenes dentro de un documento


PDF: ve cmo est realizado en el captulo 8, Retocar y modificar un documento PDF. Si
tienes el contenido en un documento PDF que te gustara usar nuevamente (y no quieres
que te lleve tiempo exportar el archivo o sus elementos), usa la herramienta Snapshot (Instantnea). Lee acerca del uso de las instantneas en la barra lateral Hazlo fcil.

Modica el tamao de la
pgina, el panel del documento o la ventana del programa para que te muestre
qu quieres capturar y haz
clic en cualquier parte en el
panel del documento para
capturar todo lo que est
visible.
Arrastra un marco de seleccin con la herramienta
Snapshot (Instantnea) para
capturar el contenido dentro del marco.
Puedes ver los colores invertidos cuando capturas el
contenido que se copia al
portapapeles y est listo
para usarse en otro archivo
PDF u otra aplicacin. A
propsito, cualquier cosa
que capturas en la pgina se
utiliza como una imagen sin
importar si empez como
texto o como imagen.

CAPTULO TRES

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

61

24

Adjuntar archivos de
origen a un PDF

Acrobat 9 proporciona una caracterstica para adjuntar archivos de origen a un documento


convertido (excepto archivos abiertos) y ofrece un panel para manejar los adjuntos.
Si ests trabajando en un programa de origen que contiene un PDFMaker (como Word
en Windows), elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuracin de conversin) para abrir el dilogo Acrobat PDFMaker. Haz clic en Attach source
file to Adobe PDF (Adjuntar archivo de origen) en el rea de Application Settings (Configuracin de la aplicacin) de la ficha Settings (Configuracin), mostrada en la figura 10a en
#10 Usar PDFMaker en Microsoft Word. Luego haz clic en OK (Aceptar).
Puedes adjuntar cualquier tipo de archivo dentro de Acrobat y usar un cono en cualquier parte de tu pgina para que tus usuarios hagan clic y vean el adjunto.
1. Elige Comments > Comment & Markup Tools > Attach a File as a Comment (Comentarios > Herramientas Comentario y marca > Adjuntar un archivo como un comentario).
2. Mueve el puntero, que se parece a una chinche, sobre el documento en donde quieras
desplegar el cono y haz clic para ubicarlo.
3. Ubica y selecciona el archivo en el dilogo Browse for Attachment (Agregar archivo
adjunto) y haz clic en Select (Seleccionar).
4. Elige un cono, color u opacidad alternativa en el dilogo File Attachment Properties
(Propiedades del archivo adjunto)(figura 24a). Selecciona la ficha General para desplegar los campos en donde puedes modificar tu nombre, el nombre y descripcin del
adjunto. Haz clic en Close (Cerrar).

Figura 24a Puedes personalizar la apariencia del cono en el dilogo.

#24: Adjuntar archivos de origen a un PDF

Herramientas,
herramientas y ms
herramientas
Las herramientas para adjuntar un archivo a un documento no se muestran en las
barras de herramientas predeterminadas en Acrobat 9.
Puedes agregarlas si tienes
la intencin de trabajar con
archivos adjuntos durante
una sesin. No vale la pena el
tiempo de ubicar y adjuntar
herramientas para adjuntar!
Lo ms probable es que restablezcas el men. En lugar de
eso, utiliza el comando desde
el men.

Haz clic en el botn derecho


(Control-clic) en la barra de
herramientas y elige More
Tools (Ms herramientas).
Puedes seleccionar la herramienta Attach a File
(Adjuntar un archivo) desde
la lista de la barra de herramientas File (Archivo) o la
herramienta Attach a File
as a Commment (Adjuntar
un archivo como un comentario) desde la barra de
herramientas
Comment
& Markup (Comentario y
marca) en el dilogo More
Tools (Ms herramientas).

62

Caray! El cono de adjunto se despliega en donde antes le hiciste clic y si mueves el


puntero sobre el cono puedes ver informacin del adjunto en forma de un consejo de
herramientas as como en el panel Attachments (Archivos adjuntos) (figura 24b).

Figura 24b Mueve el puntero sobre el cono para ver informacin sobre el adjunto o leer
informacin bsica sobre el elemento en el panel Attachments (Archivos adjuntos).

5. Guarda el documento. Los archivos adjuntos usando la herramienta Attach a File as a


Comment (Adjuntar un archivo como un comentario) se enlistan tanto en los paneles
Attachments (Archivos adjuntos) como Comments (Comentarios), ver el captulo 10,
Comentar en un documento PDF para ms informacin sobre agregar comentarios y
#75, Trabajar con la lista de comentarios para trabajar con el panel Comments (Comentarios).

Manejar archivos adjuntos


Si adjuntas un documento desde PDFMaker o lo incrustas dentro de Acrobat con la herramienta Attach File as a Comment (Adjuntar un archivo como un comentario), puedes
manejar los adjuntos en el panel Attachments (Archivos adjuntos).
Haz clic en el cono Attachments (Archivos adjuntos) en el panel de navegacin a la
izquierda en la ventana del programa para desplegar el panel horizontal debajo del panel
de documento (mostrado en la figura 24b).
Aqu hay algunas formas de manejar adjuntos y adjuntar archivos a documentos PDF:

CAPTULO TRES

Puedes agregar etiquetas descriptivas


a cualquiera de las listas en el panel. Selecciona el listado, haz clic en el men Options (Opciones) para abrirlo y elige Edit Description (Editar descripcin). Escribe una descripcin y haz clic en OK (Aceptar) para agregar
la informacin a la columna Description (Descripcin) del adjunto.

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

63

Para abrir un archivo adjunto, haz doble clic en un listado en el panel Attachments (Archivos adjuntos) y haz clic en Open (Abrir) en la barra de herramientas del panel o elige
el comando desde el men Options (Opciones). Si el adjunto es un documento PDF, se
abre automticamente. Si es otro formato de archivo, vers un dilogo de advertencia
que describe los riesgos de abrir documentos que pueden contener macros, virus, etctera. Haz clic en Open (Abrir) o clic en Do Not Open (No abrir) para detener el proceso.

Puedes guardar un archivo independientemente del documento PDF al que est adjuntado. Selecciona el adjunto y haz clic en Save (Guardar) en el panel Attachment (Archivos
adjuntos) o selecciona el comando Save (Guardar) desde el men Options (Opciones).
En el dilogo Save Attachment (Guardar adjunto) elige la ubicacin para almacenar el
archivo y nmbralo si es necesario usa el nombre mostrado en el panel Attachments
(Archivos adjuntos) y haz clic en Save (Guardar).

Puedes agregar otro adjunto al documento haciendo clic en el botn Attach File (Adjuntar archivo) en la barra de herramientas File (Archivo), haciendo clic en Add (Agregar
archivos) en la barra de herramientas del panel Attachments (Archivos adjuntos) o
seleccionando Add (Agregar) desde el men Options (Opciones). Ubica el archivo que
quieres adjuntar en el dilogo Add Attachment (Agregar archivos) y luego en Attach
(Abrir).

Haz clic en Delete para borrar un adjunto.

Por qu tomarse la molestia con Adjuntos?


Considera tu ujo de trabajo al decidirte si es necesario usar adjuntos:

Si mueves el documento PDF en tu disco duro, los archivos adjuntos o pginas se mueven automticamente con l, ahorrndote tiempo en desplazar los documentos.

Puedes adjuntar ms informacin sobre el contenido en tu PDF sin tener que convertir el documento entero. Por ejemplo, crear un resumen ejecutivo y adjuntar documentos detallados, hojas
de clculo, etctera.

Puedes buscar archivos adjuntos con la funcin Search (Bsqueda) de Acrobat, un ahorrador de
tiempo signicativo cuando ests tratando de ubicar informacin en un proyecto grande.

Puedes adjuntar una gran cantidad de material accesorio a un documento PDF, muy bueno para
grandes proyectos con mltiples fuentes de informacin.

Puedes ver rpidamente informacin sobre el adjunto en el panel Attachments (Archivos adjuntos).

Puedes proteger informacin adjunta cuando se enva por correo electrnico con un Security
Envelope (Sobre de seguridad)(ver #125, Usando papel electrnico seguro, para aprender a
usar este tipo especial de seguridad).

#24: Adjuntar archivos de origen a un PDF

Por favor, lee los adjuntos


No dejes los adjuntos a la
suerte. Antes de guardar el
archivo, cambia la forma en
que Acrobat y Adobe Reader abre para desplegar los
adjuntos.

En el panel Attachments
(Archivos adjuntos), elige
Show Attachments by
default (Mostrar archivos
adjuntos de forma predeterminada) desde el men
Options (Opciones). Guarda
el archivo. Cuando se abra,
el documento se despliega
en el panel Document
(Documento) y los adjuntos
se muestran en el panel en
la parte inferior de la ventana del programa.

C A P T U L O C U AT R O

Producir una Cartera PDF


Has tenido que reunir la correspondencia para un contrato? O quizs has necesitado
juntar el material para hacerle una presentacin a un cliente potencial? Una cartera Acrobat
puede ser perfecta para eso.
Acrobat 9 toma la idea de los paquetes el mtodo usado para juntar mltiples archivos
PDF dentro de un archivo matriz en Acrobat 8 en una nueva caracterstica alimentada por
Flash llamada Portfolio (Cartera). En el Portfolio (Cartera) de Acrobat 9, disponible en Acrobat 9 Standard y superior, no slo puedes reunir varios archivos en un archivo principal,
sino tambin puedes configurar la interfaz utilizada para presentar tus archivos y explorar otras caractersticas nuevas. Por ejemplo, puedes establecer una jerarqua de carpetas,
buscar en la cartera completa y usar tanto archivos PDF como no PDF en la cartera. Cada
archivo retiene sus caractersticas originales y elementos, como la paginacin, seguridad,
formularios, firma digital y diferentes vistas.
Ya que Portfolio (Cartera) es una forma de reunir contenido de diversas fuentes, y luego
manejar y editar las partes componentes en muchas formas, este captulo incluye docenas
de referencias a tpicos especficos mencionados en otras partes del libro.

65

66

25

La vista es la cosa
Construir una cartera puede
ser confuso, ya que hay un
nmero de modos diferentes
de visualizar. Aqu hay una
lista de las vistas, sus botones
correspondientes y cmo
llegar ah!

Haz clic en Home (Inicio)


para regresar al
modo default Home (Inicio) ajustado en el panel
Choose a Layout (Elija una
presentacin) (Paso 3 de
esta tcnica).
Haz clic en List (Lista)
para desplegar los contenidos de la cartera en
modo Details (Detalles).
Los archivos se enlistan
en las, mostrando miniaturas e informacin sobre
cada uno.

Para ver un archivo componente, haz clic en su la


en el modo Details (Detalles) o en su miniatura en
el modo Home (Inicio) y
haz clic en Preview (Previsualizar)
para abrir el
archivo en modo de previsualizacin en la ventana
de la cartera.

Haz clic en Open the


Welcome Page (Abrir la
pgina de bienvenida)
para desplegar la
pgina de entrada de la
cartera si no incluyes una
pgina de bienvenida, la
opcin no est disponible.

Construccin 101 de Carteras PDF

Acrobat 9 ofrece dos mtodos para combinar varios archivos. En lugar de mezclar el contenido de un nmero de archivos en un solo PDF (descrito en el #20, Mezclar varios archivos
en un solo documento PDF), puedes usar el dilogo Combine Files (Combinar archivos)
para construir una cartera PDF.
Una cartera es una gran forma de juntar todo el material para un proyecto o tarea, manteniendo las caractersticas de los archivos componentes e incluyendo controles de navegacin. Sigue estos pasos para compilar una cartera bsica:
1. Haz clic en el botn de tarea Combine (Combinar) y elige Assemble PDF Portfolio
(Ensamblar cartera de PDF), o sea, ensamblar archivos dentro de una cartera. Tu ventana
de Acrobat se renombra como Portfolio[#].pdf.
2. Haz clic en Add Files (Agregar archivos) en la parte inferior izquierda de la ventana para
desplegar el dilogo Add Files (Agregar archivos). Ubica y selecciona los archivos que
quieres usar y haz clic en Open (Abrir).

El dilogo se cierra y los archivos seleccionados se enlistan a la izquierda de la ventana Edit (Edicin) (figura 25).

Vista predeterminada de retcula de miniaturas


Los botones de la barra de herramientas se activan
Ventana Edit (Editar)
Haz clic para cerrar
cuando el contenido es creado o seleccionado

Los archivos se despliegan aqu

Haz clic en la barra para desplegar paneles

Figura 25 Los archivos seleccionados se enlistan en la ventana Edit (Editar)


del Portfolio (Cartera).

3. Selecciona apariencia y opciones de despliegue:

C A P T U L O C U AT R O

Producir una Cartera PDF

67

Selecciona un diseo desde las opciones del panel Choose a Layout (Elija una presentacin) a la derecha de la ventana. La opcin predeterminada usa una retcula de
miniatura bsica (lee sobre las otras opciones en el #26 Personalizar la apariencia).

Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para
desplegar los paneles Welcome Page (Pgina de bienvenida) y Header (Encabezado).
(Para ms informacin sobre el diseo de la pgina de bienvenida, adelntate al #27,
Personalizar una Cartera PDF.)

Haz clic en la barra Select a Color Scheme (Seleccionar combinacin de colores) para
mostrar opciones de esquemas de color o disea uno propio (ve cmo lo hicimos en
el #26, Personalizar la apariencia).

4. Haz clic en la barra Specify Details (Especificar detalles de archivo) para desplegar los
archivos en una vista de lista; configura las columnas de la lista en modo Details (Detalles) usando las opciones del panel Specify File Details (Especificar detalles de archivo)
(lee ms en el #28, Organizar y modificar contenidos).
5. Haz clic en Home (Inicio)
de diseo.

en la barra de herramientas para regresar al modo original

6. Haz clic en la barra Publish (Publicar) para desplegar opciones de manejo de la cartera
PDF. Puedes guardar, enviar por correo electrnico o compartir la cartera (ve el captulo 11,
Revisar y colaborar, para ms informacin sobre compartir una cartera en Acrobat.com).
7. Elige File > Save (Archivo > Guardar) o File > Save Portfolio (Archivo > Guardar cartera)
desde el men de Acrobat y guarda el archivo cartera.
8. Para cerrar la cartera y regresar a Acrobat, haz clic en la X en la esquina superior derecha de la barra de men en la ventana de la cartera.
El paquete terminado proporciona su propia interfaz para controlar la vista del paquete
y sus contenidos. Lee sobre las diferentes vistas en la columna lateral La vista es la cosa.

Empaqueta tu cartera
No ests seguro de en qu puedes querer usar una cartera? Aqu hay algunas ideas:

Rene informacin para mantener un conjunto de archivos juntos para referencia futura. Por
ejemplo, durante las conversaciones con un nuevo cliente, archiva la informacin para retenerla
para futuras negociaciones.

En lugar de enviar un archivo zip conteniendo diferentes tipos de archivos, junto con un correo
explicando los archivos en el zip, combnalos dentro de una cartera y agrega descripciones a las
pginas de los archivos.

Presentaciones de todos los tipos se ven profesionales cuando son distribuidas como cartera.
Podras usar una presentacin de cartera para realizar una propuesta, distribuir documento de
un producto o enviar materiales a eventuales clientes.

#25: Construccin 101 de Carteras PDF

Chequalo
Si no ests muy seguro de si
tienes el archivo correcto en
tu coleccin de cartera, haz
clic en un archivo PDF para
ver una previsualizacin del
archivo. Lo mismo va para un
archivo no PDF en una cartera PDF, con una advertencia
el programa de origen que
cre el archivo no PDF debe
estar instalado. Los archivos
de Microsoft Oce pueden
previsualizarse slo en sistemas Windows con Oce
2007 y/o Windows Vista; en
la Mac tienes que usar Quick
Look (Vista rpida).

68

26

Elige una imagen


Una de las opciones de diseo
ofrece un fondo de imagen.
Una vez que tu cartera es iniciada, sigue estos pasos para
usar una imagen:

1. Selecciona On an Image

Personalizar la apariencia

La interfaz de la cartera usa una plantilla SWF, llamada Navigator (Navegador). Usa la
caracterstica Navigator (Navegador) para mejorar la apariencia de la cartera y su funcionalidad.
Puedes personalizar la apariencia de una cartera configurando el diseo y el color. Inicia
una cartera como se describe en la tcnica previa y selecciona y agrega archivos o carpetas
que quieras usar.
Elige una presentacin. Selecciona una de estas opciones:

Basic Grid (Cuadrcula bsica) es la vista predeterminada (mostrada en la figura 25) que
organiza el contenido de acuerdo con una cuadrcula de miniatura.

La opcin On an Image (Sobre una imagen) despliega el contenido de tu cartera con


una imagen como fondo. Haz clic en las miniaturas ubicadas sobre la imagen de fondo
para desplegar sus contenidos. Para detalles en la construccin de este diseo, ve la
columna lateral Escoge una imagen.

2. Haz clic en Pick an Image

(Seleccionar una imagen)


para ubicar y seleccionar la imagen de fondo
que puede ser un archivo
JPEG, GIF o PNG.

Revolve (Rotar) presenta el contenido como una secuencia en donde un archivo se pone
en foco por vez, lo que es genial para desplegar imgenes u otro contenido altamente
visual. Puedes incluir una descripcin en las pginas; haz clic en los conos de la pgina
para navegar.

Sliding Row (Fila deslizante) presenta el contenido en un deslizador horizontal con los
tres archivos centrales en foco, ideal para desplegar secuencias visuales de imgenes
y contenido que necesitan descripciones. Haz clic en los conos de pgina debajo del
deslizador para navegar.

(Sobre una imagen) desde


el panel Choose a Layout
(Elige una presentacin).
Los archivos seleccionados para la cartera se
mueven a la parte inferior
del rea de previsualizacin como miniaturas.

3. Una vez que la imagen


carga dentro de la cartera,
arrastra las miniaturas
desde la previsualizacin
a cualquier ubicacin que
te guste sobre la imagen
de fondo.

Como ves en la figura 26a, los diseos son significativamente diferentes.

Figura 26a Escoge un diseo que se adapte a tu contenido, como el de la imagen de


fondo (izquierda), diseo Revolve (Rotar) o Sliding Row (Fila deslizante) (derecha).

C A P T U L O C U AT R O

Producir una Cartera PDF

69

Selecciona una combinacin de color. Haz clic en la barra Select a Color Scheme
(Seleccionar combinacin de color) para desplegar los esquemas de color predeterminados. Haz clic en Customize Color Scheme (Personalizar combinacin de color) para abrir
una lista de colores utilizados en una combinacin. Haz clic en un elemento, como Background Color (Color de fondo) o Primary Text Color (Color de texto principal) para abrir un
selector de color que te permite escoger un color personalizado (figura 26b).

Figura 26b Elige una combinacin


de color alternativa o personaliza
los colores utilizados para editar la cartera terminada.

Una imagen vale por mil palabras


Si lo planeas con cuidado, el fondo de imagen puede elevar muchsimo tu cartera. Por
ejemplo:

Muestra un paisaje como el fondo de imagen en una cartera que describe las sedes tursticas o
de congreso en esa ubicacin panormica.

Si usas un conjunto de materiales de negocio, combina la cartera con tus otras piezas usando
una imagen de fondo que utilices para las presentaciones de PowerPoint.

Para las partes educativas, usa una imagen del tema de estudio por decir algo, un molino de
viento y coloca los archivos correspondientes a las discusiones sobre las hojas, piedras, etctera, en los lugares adecuados sobre la imagen.

#26: Personalizar la apariencia

Trae tus colores


Puedes personalizar el color
de la cartera que usas con
tus colores de equipo o corporativos. Desafortunadamente, Acrobat 9 no ofrece
un mtodo para importar
muestras de color de otros
programas como Photoshop
e Illustrator. Sin embargo,
puedes hacer una lista de los
valores hexadecimales de los
colores que quieres usar en
la cartera y luego escribirlos
en los campos de despliegue
de elementos adecuados en
la lista Custom Color Scheme
(Personalizar combinacin de
colores).

70

27

Personalizar una Cartera PDF

Una cartera PDF ofrece numerosas formas para personalizar el despliegue de acuerdo con
tus requerimientos corporativos o de negocios. Puedes construir una pgina de bienvenida usando diferentes tipos de contenido e insertar un encabezado que ofrezca diferentes
opciones de texto e imagen. Si la marca es vital, utiliza tanto una pgina de bienvenida
(como introduccin inicial) y un encabezado (para mantener tu identidad mientras el usuario navega por la cartera).

Consejo
Para mantener ms la identidad, agrega un fondo/marca de agua o encabezado/pie de
pgina a tus archivos PDF componentes usando el men de Acrobat. Lee sobre cmo usar
comandos del programa en una cartera en el #29, Aplicar comandos de Acrobat; revisa
el #53, Insertar Encabezados y Pies de pgina, y #54, Agregar Marcas de agua y Fondos,
para ms detalles en el uso de caractersticas de documento.
Una pgina de bienvenida presenta tu cartera. En algunos casos, no hay necesidad de
incluir una introduccin. Sin embargo, si ests diseando un folleto en PDF para tu hotel en
la montaa o quieres incluir una lista de instrucciones para los participantes en una cartera
compartida, recurre a una pgina de bienvenida.
Con tu cartera en marcha, sigue estos pasos:
1. Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para
desplegar el panel. Haz clic en Welcome Page (Pgina de bienvenida) para abrir una lista
de opciones, incluyendo Text Only (Slo Texto), Image Only (Slo imagen), Image & Text
(Imagen y Texto) o contenido Flash Movie (Video Flash).
2. Elige una opcin para desplegar los marcos apropiados de texto o grficos en el rea de
previsualizacin y redimensinalo lo que necesites.
3. Inserta texto o una imagen en los marcos correspondientes:

C A P T U L O C U AT R O

Para insertar una imagen, haz clic en el marco de imagen para abrir el dilogo Browse
for Image (Buscar imagen). Ubica y selecciona la imagen a desplegar y haz clic en
Open (Abrir). La imagen se inserta, el dilogo se cierra y la barra de herramientas
de imagen est activa. En la barra de herramientas selecciona un color de fondo y
ajusta los valores Scale (Escala) y Opacity (Opacidad) arrastrando los deslizadores.

Haz clic en el campo Texto (Texto) y escribe tu texto. Cuando escribes, la barra de
herramientas de texto que te permite especificar tamao de fuente, color, alineamiento y color de fondo se despliega. Si quieres usar diferentes estilos, como el
subrayado mostrado en la figura 27a, primero selecciona el texto en el marco.

Producir una Cartera PDF

71

Figura 27a Selecciona opciones y congura el texto y una imagen para la pgina de bienvenida.

Consejo
Aunque puedes redimensionar el marco, no puedes arrastrarlo a otra posicin en la pgina.
Lo que puedes hacer es cambiar el tamao de los marcos de imagen o texto para reconfigurarlos sobre el diseo de la pgina, redimensionarlos desde un rea de la pgina a otra.
Mantn tu identidad usando un encabezado que se despliegue en la parte superior de
tu cartera siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para
desplegar el panel. Haz clic en Header (Encabezado) para abrir una lista de opciones,
incluyendo opciones de texto e imagen.
2. Selecciona la opcin para el texto que quieres, como direccin de correo o URL.
(contina en la siguiente pgina)

#27: Personalizar una Cartera PDF

72

Ms personalizacin
Las caractersticas disponibles
en el navegador son simples.
Esto es, ests limitado en el
nmero de imgenes que
puedes usar, el despliegue de
texto y las opciones de fondo.

3. Inserta una imagen si seleccionaste la opcin de una imagen; inserta y configura texto
en los campos insertados en la pgina.
4. Haz clic en Home
(Inicio) para regresar al modo predeterminado, en donde puedes
ver tu encabezado desplegndose sobre el contenido de la presentacin (figura 27b).

Planea de antemano: si quieres personalizar la interfaz


de la cartera de manera ms
extendida de lo que est
permitido por el programa,
compn una imagen personalizada conteniendo las fuentes,
colores, logo y otras caractersticas para el diseo deseado y
agrgala como una sola imagen a la pgina de bienvenida.

Figura 27b Usa combinaciones de


despliegues de texto e imagen para
el encabezado de la cartera.

El mismo consejo de planeacin se aplica para el despliegue del encabezado.

Hay diferencias
Aunque una cartera puede
disearse en todas las versiones
de Acrobat 9, no todas ofrecen
las mismas personalizaciones:

Acrobat 9 Standard
incluye un Navigator
(Navegador) predeterminado, mientras que Acrobat 9 Pro ofrece 5 Navigators (Navegadores).

Acrobat 9 Standard no
incluye combinaciones de
color mltiples o personalizadas.

Adobe Reader 9 puede


ver todos los Navigators
(Navegadores).

C A P T U L O C U AT R O

Producir una Cartera PDF

73

28

Organizar y modificar
contenidos

Una caracterstica importante de Portfolio (Cartera) es la capacidad de organizar los archivos en formas lgicas y con significado. Puedes coordinar los archivos de la cartera usando
una carpeta del sistema, organizar y ordenar los detalles de archivo y ver un archivo individual para manejar su contenido.
Aqu hay algunos consejos para organizar los archivos componentes de tu cartera:

Si importas una carpeta, sus contenidos incluyendo cualquier subdirectorio son


preservados en la cartera.

No puedes seleccionar ms de una carpeta a la vez desde el dilogo Browse for Folder
(Buscar carpeta) para agregarlas a la cartera. Ubica y selecciona la carpeta principal (y
entonces borra cualquier subdirectorio que no quieres mantener) o repite el proceso de
Browse for Folder (Buscar carpeta) hasta que tengas todas las que quieres.

Agrega tus propias


columnas
Si necesitas dar seguimiento
a otra informacin que la que
se ofrece en la lista predeterminada en el modo Details
(Detalles), agrega tu propia
columna. Aqu hay algunos
consejos para trabajar con
columnas personalizadas:

Para agregar otra


columna, escribe la etiqueta en el campo Add
a column (Agregar una
columna), elige Text/Date/
Number (Texto/Fecha/
Nmero) desde el men
desplegable y haz clic en
Add
para mover la
nueva columna a la lista.

Haz doble clic en el nombre de una columna agregada para activar el texto
y cambiarlo; los nombres
predeterminados no se
pueden renombrar.

Al igual que las columnas


predeterminadas, deselecciona la casilla de vericacin para esconder tu
columna personalizada en
modo Details (Detalles).

La jerarqua de carpetas en una cartera se muestra como un men con rastro de migas
(figura 28a). En el ejemplo mostrado en la figura, hay tres niveles anidados de carpetas
desde el modo Home (Inicio).

Figura 28a Usa el men para moverte a travs de los niveles de carpeta.

#28: Organizar y modificar contenidos

74

Haz tus propias


carpetas
Para agregar una carpeta a
tu cartera, haz clic en Create
New Folder (Crear carpeta
nueva) en el modo Edit Portfolio (Editar cartera) para
desplegar un campo desplegable. Escribe un nombre
para la carpeta en el campo y
haz clic en OK (Aceptar). Una
vez que la carpeta se agrega a
la interfaz, puedes arrastrar y
soltar archivos y otras carpetas en ella.

La cartera de Acrobat te permite manejar informacin existente sobre cada componente de la cartera y agregar informacin personalizada. Para chequear detalles, haz clic en
la barra Specify File Details (Especificar detalles de archivo) en el panel Edit (Editar). Vers
los ajustes Columns to Display (Columnas a mostrar) en el panel Edit (Editar) y las carpetas
enlistadas en modo Details (Detalles) (figura 28b).
Arrastrar para reordenar

Ordenar por columna

Agregar columnas personalizadas

Hazlo manualmente
Seleccionar archivos y carpetas una y otra vez te cansa?
No hay problema. Abre una
ventana Browse (Buscar) y
ubica los archivos y carpetas que quieres usar en la
car-tera. Simplemente selecciona y arrastra los trabajos
enteros a la ventana Portfolio
(Car-tera). Tu contenido se
agrega y cualquier carpeta
o estructura preexistente se
mantiene.

C A P T U L O C U AT R O

Arrastrar o usar echas


para reordenar

Ordenar por columna

Figura 28b Editar el contenido usando modo Details (Detalles).

Ten en mente estas ideas mientras organizas, ordenas y reacomodas columnas e informacin:

Puedes elegir los ajustes en el panel Edit (Editar) o directamente en la lista en modo Details
(Detalles). Los cambios hechos en un rea automticamente se despliegan en la otra.

Arrastra el separador vertical entre las columnas en el modo Details (Detalles) para cambiar el ancho de una columna.

Para ordenar los contenidos, elige un nombre de columna desde el men desplegable
Initial Sort (Orden inicial). Puedes ordenar cualquiera de las columnas activas en orden
Ascending (Ascendente)
o Descending (Descendente)
.

Para agregar contenido o valores de cambio como nombre de archivo, haz clic en la etiqueta en modo Details (Detalles) y escribe el nuevo valor cuando el texto se active.

Selecciona las casillas de verificacin para cada columna que quieras desplegar deselecciona aquellas que no quieres usar.

Las columnas personalizadas pueden configurarse y usarse de la misma manera que las
columnas predeterminadas; lee cmo en la columna lateral Agregar tus propias columnas.

Producir una Cartera PDF

75

29

Aplicar comandos
de Acrobat

Los archivos agregados a una cartera no son estticos. Esto es, puedes abrir un archivo
desde la cartera, hacer cambios (como habilitar el archivo para Reader o agregar una firma
digital) y guardar el archivo revisado. Algunos comandos pueden aplicarse directamente
en la ventana Portfolio (Cartera).
Abrir archivos para editar. Aunque no todos los tipos de archivo pueden editarse dentro de tu cartera, una gran mayora s. Revisa la columna lateral Actualizar esos archivos . . .
para una lista de formatos.
Sigue estos pasos para editar un PDF:
1. Selecciona el archivo con el que vas a trabajar desde el modo Home (Inicio) o List (Lista)
y luego haz clic en Preview (Previsualizar)
en la barra de herramientas de la cartera
para desplegar los archivos en la ventana de previsualizacin (figura 29).

Escanear dentro de una


Cartera
No puedes agregar un PDF
escaneado a un archivo existente en tu cartera. En lugar
de eso, el archivo escaneado
se agrega como nuevo PDF.

Actualiza esos
archivos...
No todos los archivos de cada
programa se pueden actualizar desde la cartera, pero
la lista de formatos de programas que lo permiten es
impresionante:

Microsoft Oce XP, 2003,


2007, 2008

Formatos de Adobe CS2 y


CS3

Otros formatos de Adobe


como aquellos generados por Adobe Flash,
Adobe Premiere, Adobe
Fireworks y Adobe FrameMaker

AutoCAD 2007 y 2008

Figura 29 Selecciona y revisa los archivos


componentes en la previsualizacin.

2. Haz clic en Open (Abrir)


para el archivo en Acrobat. Puedes acceder a todos los
mens y herramientas de Acrobat.
3. Haz los cambios que sean necesarios y guarda; el archivo cartera se actualiza automticamente.

Nota
El mismo proceso aplica a archivos no PDF, aunque los archivos abren en sus programas
nativos.
Editar en la cartera. Algunos comandos pueden aplicarse directamente en la ventana Portfolio (Cartera) a un o unos archivos seleccionados como Reduce File Size (Reducir
tamao de archivo), ejecutar el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) y otros. Selecciona el
o los archivos en modo Home (Inicio) o List (Lista) y elige el elemento del men. Una muestra de los comandos que puedes usar en Portfolio (Cartera) se lista en la columna lateral
Comanda tu cartera.
#29: Aplicar comandos de Acrobat

Archivos generados por


aplicaciones del sistema
operativo, como Word
Pad, Notepad, etctera

76

Comanda tu Cartera
PDF Portfolio (Cartera PDF) incluye un nmero de comandos a los que puedes acceder dentro
de la ventana Portfolio (Cartera). Muchos de estos comandos se aplican a archivos individuales
as como a la cartera completa. Aqu hay una lista de algunos comandos y de dnde buscar las
tcnicas y laterales en todo el libro:

Convertir varios archivos seleccionados no PDF a PDF en un solo paso (#20, Mezclar varios archivos en un solo documento PDF)

Reducir el tamao de archivo y Optimizador de PDF (#33, Optimizar un documento PDF)


Imprimir (#36, Elegir una conguracin para impresin bsica y de produccin)
Numeracin Bates (#52, Aplicar numeracin de pgina y Bates)
Insertar Encabezado/Pie (#53, Insertar Encabezados y Pies de pgina)
Aplicar Marca de agua/Fondo (#54, Agregar Marcas de agua y fondos)
Proceso por lotes (#55, Tareas por lotes para ahorrar tiempo)
OCR (#61, Extraer texto activo de una imagen)
Extender caractersticas a Adobe Reader (#79, Iniciar una revisin compartida)
Colocar seguridad en la Cartera (#119, Usar niveles de seguridad y contraseas en un documento)

Controlar la accin con botones


Puedes ensamblar todo el contenido de tu cartera y luego agregar botones de acciones, como
abrir un archivo de una lista de documentos auxiliares en un reporte anual. Para hacerlo, selecciona el archivo haz clic en Open (Abrir)
en la barra de herramientas de la cartera para
abrir el archivo en una ventana normal de Acrobat. Una vez que el archivo se abre, puedes
acceder a todas las herramientas habituales y mens. (Lee sobre el uso de botones en el captulo 15, Controlar la accin y la interaccin.)

Vincular archivos de la Cartera


Aqu hay un punto interesante: las relaciones de vinculacin no se mantienen cuando los archivos estn agregados a una cartera, sino que pueden crearse dentro de la cartera.
Para agregar un vnculo, haz doble clic en un archivo en modo Home (Inicio) o Details (Detalles)
para abrirlo en modo Preview (Previsualizar). Elige Tools > Advanced Editing > Link tool (Herramientas > Edicin avanzada > Herramienta vnculo)
y dene el vnculo. Asegrate de usar
la accin Go to a page view (Ir a la vista de pgina) para desplegar otra pgina en la cartera,
en lugar de la accin Open a le (Abrir un archivo) que usaras cuando vinculas dos documentos (para ms informacin sobre vnculos, ver el #111, Vincular contenido en un documento).

C A P T U L O C U AT R O

Producir una Cartera PDF

77

30

Manejar y distribuir
una Cartera

La cartera es un archivo PDF y Acrobat ofrece algunos comandos especficos de la cartera.


Aqu hay algunos:

Desde el modo Home (Inicio), haz clic en Modify (Modificar) en la barra de herramientas
de la cartera y elige Secure Portfolio (Asegurar cartera) desde el men desplegable o
elige File > Modify PDF Portfolio > Secure Portfolio (Archivo > Modificar cartera PDF >
Asegurar cartera) en el men del programa para especificar restricciones y colocar una
contrasea (ver el #119 para ms informacin).

Desde el modo Home (Inicio), elige File > Export > Export Multiple Files (Archivo >
Exportar > Exportar varios archivos) para extraer los archivos componentes de tu cartera en un formato de archivo seleccionado. En el dilogo Export Multiple Files (Exportar
varios archivos, haz clic en Add Files > Add Open Files (Agregar archivos > Agregar archivos abiertos) para especificar la cartera y haz clic en OK (Aceptar). En el dilogo Output
Options (Opciones de salida), selecciona una carpeta de destino, especifica un sistema
de nombres y elige un formato de exportacin. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar
los archivos (ver el #34, Exportar documentos PDF a otros formatos).

Desde cualquier modo de visualizacin, elige File > Portfolio Properties (Propiedades
de cartera) para abrir su dilogo, en donde puedes agregar descripciones, especificar
seguridad, etctera (ver el #31, Buscar informacin de tu documento).

Desde cualquier modo de visualizacin, selecciona un archivo de pelcula importada y


elige Modify > Convert to Flash Movie (Modificar > Convertir a video Flash) para cambiar
el formato del archivo (ver el #96, Insertar SWF en un archivo PDF).

Algunas veces una cartera puede hacerse muy grande y no siempre es fcil mantener
el seguimiento de tu contenido. Afortunadamente, Acrobat ofrece una caracterstica de
bsqueda personalizada para Portfolio (Cartera) que te permite buscar todo en tu cartera,
incluyendo la informacin enlistada en el modo Details (Detalles) y en archivos no PDF.
Para buscar los archivos en una cartera, sigue estos pasos:
1. Escribe los trminos en el campo Search (Buscar) y haz clic en Search (Buscar)

Puedes colocar algunos criterios desde el men desplegable, incluyendo Whole


Words Only (Slo palabras completas) y Case Sensitive (Distinguir maysculas/
minsculas). La opcin Search Entire Portfolio (Buscar en toda la cartera) est seleccionada por defecto y no puede deseleccionarse.

#30: Manejar y distribuir una Cartera

Manejar formularios con


una cartera
Una caracterstica superior
en Acrobat 9 es la capacidad de usar una cartera para
manejar formularios. Una
vez que un formulario est
diseado y distribuido, los
resultados pueden compilarse y almacenarse en una
cartera. Ver el #94, Manejar
devoluciones de formulario.
Agregar la informacin de
formulario se puede manejar en las versiones de Acrobat 9 Standard y Pro.

Cmo acta el Reader


Puedes actualizar los archivos
en una cartera PDF usando
Adobe Reader si el archivo est
habilitado para l. En una cartera, cada archivo debe estar
habilitado por separado no
hay un comando de sobreescritura para aplicarlo a los contenidos de la cartera. Ver el #79
para detalles sobre archivos
habilitados.

78

2. Revisa los resultados mostrados en el dilogo Search Results (Resultados de bsqueda)


(figura 30).

Figura 30 Los resultados de la bsqueda son enlistados y resaltados en los archivos de


la cartera.

3. Haz clic en un resultado para leer los detalles del archivo. Si ests en modo Details (Detalles), el archivo se resalta en la lista; si ests en modo Preview (Previsualizar), el resultado
se resalta en la pgina, como se ve en la figura 30.
4. Haz clic en Previous (Buscar anterior)
resultados.

o Next (Buscar siguiente)

para revisar los

5. Cierra el panel Show Results (Resultados de bsqueda) cuando hayas terminado.

C A P T U L O C U AT R O

Producir una Cartera PDF

CAPTULO CINCO

Crear salida: guardar, exportar


e imprimir
Sabes que puedes imprimir cualquier documento PDF y retiene la integridad de su documento original despus de todo, sa es una de las grandes atracciones del Formato de
Documento Porttil.
Sin embargo, adems de proporcionar una variedad de mtodos y opciones de impresin, Acrobat 9 Pro incluye un conjunto de herramientas de comprobaciones, que se usan
para evaluar y preparar documentos. Las comprobaciones han sido utilizadas para probar
la conformidad de los archivos con ciertas impresoras o estndares. En Acrobat 9, la comprobacin profesional va ms all de lo que nunca antes, ofreciendo un amplio rango de
correcciones y chequeos para toda clase de estndares y caractersticas.

80

#
Elaborar la experiencia
visual de tus lectores
Parte 1: Navegacin
Para ofrecer a los espectadores pistas de la navegacin
incluida en tu documento,
elige File > Properties (Archivo
> Propiedades) y selecciona la
cha Initial View (Vista inicial)
para desplegar los ajustes de
visualizacin del documento.
Elige una opcin en Navigation Tab (Ficha de Navegacin)
de acuerdo con los contenidos
del documento y con cmo el
usuario lo lee:

En un documento largo, a
menudo usas una estructura de marcador como
forma de vincular el contenido a varias ubicaciones.
Para tales documentos,
elige la vista Bookmarks
Panel and Page (Pgina y
panel de marcadores).

En un documento basado
en imagen, como una presentacin de diapositivas,
usa la vista Pages Panel
and Page (Pgina y panel
de pginas). De esa forma,
tu lector puede navegar
fcilmente en el documento usando las vistas de
miniaturas de las pginas.

En un documento corto
con varios adjuntos, elige
la vista Attachments Panel
and Page (Panel y pgina
de Archivos adjuntos).

En un documento con capas


elige la vista Layers Panel
and Page (Pgina y panel de
capas); tus lectores pueden
abrirse camino a travs de
las capas en el documento.

CAPTULO CINCO

31

Encontrar informacin
sobre tu documento

Hay mucho ms sobre tu documento de lo que puedes ver en la pantalla o pgina impresa.
Usa el dilogo Document Properties (Propiedades del documento) cuando quieras encontrar o modificar informacin sobre tus documentos. Elige File > Properties (Archivo > Propiedades), o presiona Ctrl+D (Comando+D) para abrir este dilogo. Se abre la ficha Description (Descripcin) por defecto. Si has modificado ajustes en el dilogo, la ltima ficha en
que trabajaste ser la que se despliegue.
El dilogo contiene seis fichas:

La ficha Description (Descripcin) contiene informacin sobre un documento (figura


31): cunta informacin depende del programa de origen que cre el documento original. Usa esta ficha para agregar palabras clave para la bsqueda. Haz clic para activar
un campo y agrega contenido a cualquier elemento de la descripcin.

Figura 31 Agrega informacin sobre el documento,


como autor y palabras clave, en la cha Description
(Descripcin).

La ficha Security (Seguridad) describe qu nivel de seguridad ha sido agregado al documento y enlista los permisos otorgados a los usuarios del documento. Si eres el autor,
usa la contrasea de documento o certificado de seguridad para cambiar los ajustes,
dependiendo de cmo son aplicados. Puedes leer ms sobre seguridad en el captulo
16, Hacer tus documentos seguros.

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

81

La ficha Fonts (Fuentes) enlista las fuentes, tipos e informacin de codificacin usada en
el documento original. Tener esta informacin a mano puede ser un verdadero ahorro
de tiempo. Lee sobre fuentes en el #37, Elegir y usar fuentes.

Haz clic en Initial View (Vista inicial) para desplegar informacin que defina cmo se
ver el documento PDF cuando sea abierto. Un rango de opciones relacionadas con el
documento, interfaz y ventana est disponible:

Ver la columna lateral Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 1: Navegacin para informacin sobre el control de los paneles visibles.

Para informacin sobre elegir una opcin de ampliacin, ver la columna lateral Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 2: Ampliacin.

La columna lateral Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 3: Despliegues de ventana describe cundo usar las diferentes opciones de ventana.

Elaborar la experiencia
visual de tus lectores
Parte 3: Despliegues de
ventana
Haz
az coincidir los ajustes Window Options (Opciones de
ventana) con tu documento:

Si ests usando un diseo


de pgina completa, haz
clic en la opcin Resize
window to initial page
(Ajustar ventana a pgina
inicial) para mostrar la
pgina entera con la ventana del documento ajustada a su alrededor. Esto
produce diseos de apariencia ms profesional.

Elige Center window on


screen (Centrar ventana
en la pantalla) para contenido de tipos especiales,
como pelculas en donde
el tamao de la ventana
y el de la pelcula coinciden.

Elige Open in Full Screen


mode (Abrir en modo
Pantalla completa) si ests
reproduciendo una presentacin de diapositivas.

La ficha Custom (Personalizar) te permite agregar propiedades y valores que identifican


el contenido en el documento de acuerdo con tus propios criterios, tales como palabras
clave corporativas o de gobierno o estructuras de nomenclatura.

Elaborar la experiencia visual de tus lectores


Parte 2: Ampliacin
Junto con la eleccin del panel de navegacin que mejor se adapte a la presentacin de
tu documento, no olvides la ampliacin de la pgina. Elige File > Properties > Initial View
(Archivo > Propiedades > Vista inicial) y selecciona una opcin desde el men desplegable
Magnication (Ampliacin). Ten en cuenta estas ideas:

Al igual que con los diseos de pgina, el lector puede controlar la ampliacin en el documento
usando los controles de la barra de herramientas Page Display (Despliegue de pgina).

Elige una opcin de ampliacin dependiendo del contenido del documento. Fit Width (Ajustar
ancho) es comn para documentos de texto, por ejemplo, los lectores ven el ancho total del
documento y pueden desplazarse verticalmente para ver el resto.

Usa las ampliaciones con cuidado. Una imagen grande con frecuencia es mejor presentada a
tamao completo y los lectores pueden ampliar para acercarse.

#31: Encontrar informacin sobre tu documento

82

La ficha Advanced (Avanzadas) muestra ajustes de PDF y opciones de lectura. Normalmente, no querrs cambiar esta informacin, aparte de adjuntar un ndice a un documento. Haz clic en Browse (Examinar) para abrir un dilogo Attach Index (Adjuntar
ndice) y ubica un ndice en tu disco duro. Haz clic en Open (Abrir) y adjunta el ndice
seleccionado al documento.

Cuando hayas terminado de hacer cambios a las propiedades del documento haz clic en
OK (Aceptar). Guarda el archivo para aplicar las propiedades modificadas.

Informacin de fuente al rescate


En situaciones en las que, por ejemplo, se necesita expandir un trabajo original pero no se tiene
una plantilla, puedes chequear rpidamente el PDF generado y ver las fuentes en la cha Fonts
(Fuentes) del dilogo Document Properties (Propiedades de documento). Haz clic en el signo
de ms (+) a la izquierda del nombre de la fuente para abrir una lista con ms informacin. Para
cada fuente, vers el nombre y tipo de fuente utilizada en el documento original; la lista despliega la fuente, tipo y codicacin usada para desplegar el documento en Acrobat.

CAPTULO CINCO

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

83

32

Usar el proceso de
examinar un PDF

Acrobat 8 introdujo la oportunidad de examinar los contenidos de un documento y eliminar caractersticas como texto oculto o metadatos basndose en la idea de que el material
sensible en un PDF puede no estar adaptado para compartirse con los lectores, o puede ser
innecesario para guardar el archivo a largo plazo. Acrobat 9 lleva el proceso de examinar el
PDF un paso ms all, buscando ms tipos de contenido, desplegando los resultados en un
panel de navegacin y enlistando los nmeros de elementos encontrados.
Sigue estos pasos para evaluar y cambiar un documento:
1. Elige Document > Examine Document (Documento > Examinar documento). El archivo
es evaluado y se abre el panel de navegacin Examine Document (Examinar documento). Los elementos identificados se indican con marcas de verificacin; el nmero
de cada elemento encontrado se muestra en corchetes rectos seguidos por el nombre.
Haz clic en Expand (Expandir)
para mostrar los valores y opciones de previsualizacin de la lista; haz clic en Collapse (Contraer)
para regresar la lista a su vista
predeterminada (figura 32a).

Figura 32a Asegrate de que las casillas


de vericacin estn seleccionadas
slo para los elementos que quieres
eliminar del documento.

#32: Usar el proceso de examinar un PDF

84

Ten cuidado cuando


borres!
Otros elementos del programa
se eliminan automticamente
cuando borras contenido
usando el proceso de Examine
Document (Examinar documento). Las rmas digitales,
por ejemplo, son un tipo de
lgica de formulario. Despus
del proceso de eliminacin?
Eliminadas. La informacin
del documento de otras aplicaciones y ltros? Tambin. Los
archivos habilitados para que
los usuarios de Adobe Reader
puedan revisar, rmar y llenar
formularios? Eliminados.

2. Revisa en las caractersticas identificadas. Si quieres ver la lista entera de elementos que
busca Examine Document (Examinar documento) (mostradas en gris claro en la figura
32a), haz clic en Options (Opciones)
y selecciona Show All items (Mostrar todos los
elementos). Para seleccionar elementos que quieres eliminar del documento puedes
hacer algo de lo siguiente:

Haz clic en Info


para abrir un dilogo de metadatos enlistando los tipos y valores de metadatos incluidos en el archivo.

Haz clic en Preview (Vista previa)


para desplegar el contenido enlistado. Acrobat
abre paneles de navegacin como Comments (Comentarios) o Bookmarks (Marcadores) o un dilogo Hidden Text (Texto oculto), dependiendo del elemento que
ests evaluando.

Haz clic para seleccionar o deseleccionar elementos


Examine Document (Examinar documento).

chequeados en el panel

3. Haz clic en Remove (Quitar) para procesar el archivo, despus de leer y descartar un
dilogo de informacin que explica cmo afecta a tu documento el contenido que se
elimina. Despus de que el archivo es procesado, una lista de elementos eliminados se
despliega en el panel (figura 32b).

Autoexamen
Algunos ujos de trabajo
incluyen examinar cada PDF
en busca de contenido oculto
antes de enviarlos por correo
electrnico o rellenarlos. No
tienes que probar manualmente o recordar hacerlo si
ajustas una preferencia del
programa.
Elige Edit > Preferences >
Documents (Edicin o Acrobat > Preferencias > Documentos). Selecciona Examine
document when closing document (Examinar documento
al cerrar documento) y/o Examine document when sending
document by email (Examinar documento al enviarlo por
correo electrnico).

CAPTULO CINCO

Figura 32b Los elementos eliminados del documento


se enlistan en el panel Examine Document (Examinar
documento).

4. Guarda el documento para preservar los cambios; si necesitas guardar el formato original, asegrate de guardar el archivo con otro nombre.
Crear salida: guardar, exportar e imprimir

85

33

Optimizar un
documento PDF

Algunos proyectos son bastante complicados y los documentos terminados reflejan esa
complejidad. Puede haber todo tipo de contenido no optimizado, como imgenes con
demasiada resolucin, interpretaciones multimedia agregadas y borradas, o pginas insertadas y removidas. Acrobat Professional ha incluido el PDF Optimizer (Optimizador de PDF)
en las ltimas versiones; Acrobat 9 Pro incluye nuevas mejoras.
Para eliminar tipos comunes de contenido adicional, como comentarios y texto oculto,
ejecuta el proceso Examine Document (Examinar documento), descrito en el #32, Usar el
proceso de examinar un documento. Para hacer que un documento sea ms eficiente sin
sacrificar su calidad, activa el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) en Acrobat 9 Pro.
Elige Advanced > PDF Optimizer (Avanzadas > Optimizador de PDF). El primer paso es
analizar el documento para ver su contenido. Haz clic en Audit space usage (Auditar uso
de espacio) en la esquina superior derecha del dilogo. Acrobat examina el documento y
despliega un informe (figura 33a).

Tomar un atajo de
optimizacin
Si guardas un documento y
decides al ltimo minuto que
debera estar optimizado,
no cierres el dilogo Save As
(Guardar como). En lugar de
eso, haz clic en la echa hacia
abajo del nombre del archivo y
elige Adobe PDF Files, Optimized (Archivos Adobe PDF, Optimizados). Haz clic en Settings
(Conguracin) a la derecha
del dilogo y se abre automticamente el PDF Optimizer
(Optimizador de PDF). Cuando
hayas hecho cambios, haz clic
en Save (Guardar) y contina.

Reducir el tamao del


archivo
Una de las otras opciones
de optimizaciones que puedes intentar es disminuir el
tamao de un documento.

Figura 33a Puedes ver lo que est contenido dentro


de un documento antes de decidir cmo optimizarlo.

Dependiendo del contenido del documento vers listados para tales elementos como
fuentes, comentarios e imgenes; cada uno est definido en porcentajes del tamao del
documento completo y en bytes. Haz clic en OK (Aceptar).
Los ajustes predeterminados en el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) son los mismos
que los del documento. Si seleccionas otra versin del programa desde el men Make

#33: Optimizar un documento PDF

Elige Document > Reduce File


Size (Documento > Reducir
tamao de archivo). Selecciona
una opcin desde el men
Make (Hacer compatible con)
en el dilogo Reduce File Size
(Reducir tamao de archivo);
Retain existing (Conservar
existente) es la opcin predeterminada. Nombra el archivo
en el dilogo Save As (Guardar
como) y haz clic en Save (Guardar). Cunto ms nueva sea la
versin de Acrobat, ms caractersticas estarn disponibles y
ms pequeo ser el tamao
nal del archivo.

86

Optimizacin fcil
Necesitas aplicar los mismos
ajustes de optimizacin a un
nmero de archivos? Una
sola vez o regularmente? Tienes un nmero de archivos
que necesitan optimizacin
ahora mismo? Personaliza
un conjunto de ajustes en el
PDF Optimizer (Optimizador
de PDF) y haz clic en Save
(Guardar) en el dilogo para
nombrar y guardar los ajustes.
La prxima vez que necesites
optimizar un archivo con los
mismos ajustes, encontrars
que la conguracin personalizada est incluida en el
men Preset (Conguracin)
para que la selecciones. Asimismo, puedes eliminar tus
parmetros personalizados.
Simplemente, selecciona el
nombre de los ajustes desde
el men Preset (Conguracin) y haz clic en Delete (Eliminar).
Si encuentras que ests optimizando archivos regularmente, incluye opciones de
salida en una secuencia por
lotes. Lee sobre las secuencias
por lotes en el #55, Tareas por
lotes para ahorrar tiempo.

CAPTULO CINCO

compatible with (Hacer compatible con), el nombre de los ajustes en la esquina superior
izquierda del dilogo cambian de Standard (Estndar) a Custom (Personalizar). Las opciones disponibles en los diferentes paneles del dilogo varan de acuerdo con la versin del
programa seleccionada.
Haz clic en una etiqueta en la columna izquierda del dilogo para desplegar ajustes
(figura 33b).

Figura 33b Puedes personalizar docenas de ajustes en el PDF


Optimizer (Optimizador de PDF) para equilibrar con precisin la
calidad del documento contra el tamao del archivo.

Al pasar por la lista, deselecciona elementos que no quieres optimizar; busca optimizar
en estas reas:

Imgenes. Define ajustes para imgenes a color, escala de grises y monocromticas.


Elige tipos de compresin, calidad y valores de remuestreo. Selecciona Optimize images only if there is a reduction in size (Optimizar imgenes slo si hay una reduccin
de tamao).

Fuentes. Las fuentes en el documento se enlistan en el dilogo y las fuentes incrustadas


por completo son subincluidas por defecto. Puedes desincrustar aquellas que no necesites, como las fuentes del sistema o fuentes comunes. Si, por ejemplo, un documento
est planeado para una circulacin departamental y sabes que todo el que lo ver usa
el mismo conjunto de fuentes, puedes borrar sas de la lista.

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

87

Transparencia. Elige acoplado de transparencia y ajustes como resoluciones para el


texto, grficos lineales y degradados.

Descartar objetos. Decide qu objetos eliminar, como campos de formulario, imgenes alternativas y bsqueda de ndices. Algunas opciones de este panel son las mismas
que las que estn disponibles en el dilogo Examine Document (Examinar documento),
descrito en el #32.

Descartar informacin de usuario. Elige otros detalles de limpieza, como la remocin


de vnculos o marcadores no vlidos, opciones de codificacin y un mtodo de compresin de la estructura del documento.

Haz clic en Save (Guardar) para nombrar y guardar la configuracin si planeas reutilizarla posteriormente. Si la optimizacin es para una sola cosa, haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo. Haz clic en Save (Guardar) en el dilogo Save Optimized (Guardar
optimizado como) para sobreescribir el archivo original. Sin embargo, para estar en el lado
seguro, guarda el documento con otro nombre y despus de que ests satisfecho con los
resultados, borra el original.

#33: Optimizar un documento PDF

Gurdalo otra vez


Una de las maneras ms simples de reducir el tamao de
un archivo es guardarlo sobre
s mismo. Si has estado trabajando con un documento, por
ejemplo, agregando y eliminando pginas, una iteracin
se guarda cada vez que lo
guardas. Estas iteraciones
pueden en realidad contribuir a un tamao de archivo
enorme. Elige File > Save As
(Archivo > Guardar como).
En el dilogo, deja el nombre
como est y haz clic en Save
(Guardar). Una ventana te pregunta si quieres sobreescribir
el archivo; haz clic en Yes
(S). El archivo se vuelve a
guardar y el contenido se consolida. Puedes sorprenderte
de cunto disminuye!

88

34

Escoge un formato,
cualquier formato
Cmo sabes qu formato
usar para exportar desde PDF?
Aqu hay algunos consejos:

Acrobat te permite guardar un archivo PDF en


dos formatos para usar
en Word u otro programa
procesador de palabras.
Si el documento contiene
una cantidad de elementos estructurales, como
columnas, usa el formato
DOC. Para contenido ms
simple, pensado para
Word u otros procesadores de texto, usa RTF.

Si quieres usar un documento PDF como pgina


Web, usa uno de los dos
formatos HTML.

Si quieres utilizar la informacin, usa los formatos


XPDF o XML. Convertir
tu informacin del documento a XML o XPDF
reduce la complejidad
y crea informacin que
puede leerse en muchos
tipos de aplicaciones. Usa
el formato XML cuando
quieras exportar un documento para intercambio
de informacin, como
para el uso en hojas de clculo o bases de datos. Usa
XPDF cuando quieras usar
la informacin para intercambio en una variedad
de formatos PDF, como
formularios y documentos.
(contina en la siguiente
pgina)

CAPTULO CINCO

Exportar documentos
PDF a otros formatos

Puedes usar un documento PDF para muchos propsitos y pasarlo por varios programas.
Por ejemplo, puedes crear un documento en Microsoft Word, convertirlo a PDF usando
PDFMaker y luego exportarlo desde Acrobat a una pgina Web HTML que incluya imgenes PNG, o como PDF conforme a otro estndar.
Para guardar un documento PDF a otro formato de archivo (en este caso, Word):
1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como). Selecciona un formato en el men desplegable Save as type (Guardar como tipo) (figura 34a). Como alternativa, elige File >
Export (Archivo > Exportar) y selecciona el formato para abrir el dilogo Save As (Guardar como). La extensin del formato de archivo se agrega al nombre y el botn Settings
(Configuracin) se activa.

Figura 34a Elige desde varias opciones de exportacin, desde formatos optimizados y estndares PDF hasta formatos de imagen y Web.

2. Haz clic en Settings (Configuracin). Las opciones disponibles en el dilogo Settings


son especficas al formato de archivo que elijas y aparece como parte del nombre del
dilogo. Chequea un panorama de los ajustes de exportacin de Word en la columna
lateral Cul es la buena palabra?
3. Ajusta la configuracin en el dilogo y haz clic en OK (Aceptar) para regresar al dilogo
Save As (Guardar como).
4. Haz clic en Save (Guardar). Acrobat exporta tu archivo en el formato elegido.

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

89

Nota
Puedes elegir entre un nmero de formatos similares para exportar desde Acrobat. Muchos
estn compuestos de documento, texto y formatos de cdigo para usar en Word, procesos
de documento, Web y aplicaciones de intercambio de informacin lee sobre ellos en la
columna lateral Escoge un formato, cualquier formato.
Acrobat 9 Pro incluye opciones para guardar un archivo PDF comn de acuerdo con un
estndar especfico. Es correcto no tienes que ejecutar Preflight (Comprobaciones) en el
archivo primero! Aqu est cmo funciona:
1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y tambin un formato estndar (PDF/A,
PDF/E o PDF/X) desde la lista Save as type (Guardar como tipo). Haz clic en Settings (Configuracin) para abrir el dilogo Preflight: Convert to PDF/[Standard](Comprobaciones:
Convertir a PDF/[estndar]). El nombre del dilogo vara de acuerdo con el estndar
seleccionado (figura 34b).

Figura 34b Los ajustes de exportacin varan de


acuerdo con el tipo de archivo que ests produciendo;
el ejemplo es para exportar un archivo DOC de Word.

2. Si hay varias elecciones estndar, elige una desde las opciones. Por ejemplo, PDF/A
puede ser PDF/A-1 o PDF/A-1b, mientras que PDF/E no tiene condiciones opcionales;
PDF/X tiene cuatro opciones.
3. Para asegurar que tu documento est dentro de los estndares, selecciona Create
PDF/[standard] according to the following PDF/[standard] conversion profile (Crear PDF/
[estndar] de acuerdo con el siguiente perfil de conversin PDF/[estndar]). En el caso de
conversiones a PDF/X, puedes tambin elegir desde mltiples perfiles de conversin.
4. Elige una condicin de visualizacin o impresin desde la lista desplegable o deja la
predeterminada.
(contina en la siguiente pgina)

#34: Exportar documentos PDF a otros formatos

Elige la opcin de texto


accesible o normal para la
salida cuando no quieres
estilos aplicados o formateo.

90

5. Haz clic en Overview (Panorama)


para abrir un pequeo dilogo (tambin mostrado
en la figura 34b) que enlista los arreglos y correcciones que Acrobat incluye en el perfil
de conversin; haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y regresar al dilogo principal Preflight: Convert to PDF/[standard] (Comprobaciones: Convertir a PDF/[estndar]),
(lee sobre arreglos en el captulo 6, Cumplir con los estndares PDF y accesibilidad).
6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo de configuracin y regresar al dilogo
Save As (Guardar como) y luego haz clic en Save (Guardar) para convertir el archivo.
Acrobat empieza a procesar, arreglar y evaluar el archivo de acuerdo con el estndar. Si
hay errores que no pueden corregirse, vers una notificacin de que el archivo necesita
ser evaluado usando Preflight (Comprobaciones). Puedes leer sobre Preflight (Comprobaciones) y estndares en el captulo 6.

Cul es la buena palabra?


Aqu hay algunas pistas para exportar un archivo PDF a un documento de Word:

CAPTULO CINCO

Para especicar una opcin de diseo que puede ayudar a mantener un documento complejo
(con imgenes, ujo de texto, columnas, etctera), elige Retain Flowing Text (Conservar texto de
ujo) o Retain Page Layout (Conservar presentacin de pgina).

Include Comments (Incluir comentarios) est seleccionado por defecto; deseleccinalo si no


necesitas comentarios en el documento exportado.

No exportes las imgenes si no las necesitas. Aumentan el tamao del archivo y el tiempo de
proceso.

Si quieres exportar imgenes y tu archivo PDF contiene imgenes a color y en escala de grises,
elige Determine Automatically (Determinar automticamente) desde el men desplegable Use
Colorspace (Usar espacio de color).

Si no necesitas que las imgenes estn en color, selecciona la opcin Grayscale (Escala de grises)
ya que los archivos se procesan ms rpido y son ms pequeos en tamao.

Para ahorrar tamao de archivo, puedes hacer clic en Change Resolution (Cambiar resolucin) y
elegir una opcin para disminuir las imgenes.

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

91

35

Guardar archivos
PDF de imagen

Imagina que no quieres guardar un archivo en alguna variacin de formato de texto, pero
te gustara guardarlo como un conjunto de pginas de imagen o exportar las imgenes
para usarlas en otras partes.
Para guardar un PDF como una imagen, haz lo siguiente:
1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y selecciona una opcin de exportacin
de imagen desde el men desplegable de formato.
2. Haz clic en Settings (Configuracin) para abrir el dilogo. Modifica las opciones en el
dilogo Save As [type] (Guardar como [tipo]) de acuerdo con tus requerimientos, los
cuales varan dependiendo del formato de archivo que seleccionaste.
3. Haz clic en OK (Aceptar) y regresa al dilogo Save As (Guardar como). Haz clic Save
(Guardar) para convertir el archivo. Acrobat convierte cada pgina de tu documento en
una imagen: la imagen ser del mismo tamao que la pgina del documento.
Tambin puedes exportar las imgenes solas y especificar el tamao de la extraccin y
otros detalles. Sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Document Processing > Export All Images (Avanzadas > Proceso de
documento > Exportar todas las imgenes). Navega a la carpeta que quieres usar para
almacenar las imgenes en el dilogo Export All Images (Exportar todas las imgenes).
2. Elige un formato de imagen desde la lista en la parte inferior del dilogo. Tus opciones
incluyen JPG, TIF, PNG y JPEG2000.
(contina en la siguiente pgina)

#35: Guardar archivos PDF de imagen

Mustrales a los lectores


Una imagen de un documento crea un vnculo muy
bonito a otro documento.
Cuando ests construyendo
un gran proyecto incorporando varios tipos de material, tpicamente vinculas los
documentos. En vez de usar
texto para vincular, usa una
imagen en miniatura de la
primera pgina de los documentos vinculados, como
ejemplos de imagen o presentaciones. Asegrate de que
el resultado vale el esfuerzo
no uses una imagen de una
pgina con puro texto, por
ejemplo.

92

Es buen momento
de usar formatos de
imagen cuando...

3. Haz clic en Settings (Configuracin). En la figura 35, el dilogo resultante muestra los
ajustes Export All Images As TIFF (Exportar todas las imgenes como TIFF). El dilogo
es similar a los utilizados para configurar ajustes de exportacin para cualquier formato
que permite la exportacin de imgenes.

Acrobat ofrece formas de trabajar en formatos de imagen,


que podras querer para los
siguientes casos:

Para usar el contenido


como parte de otro proyecto o proceso.

Para crear imgenes de


miniaturas de pginas
para usar en otros documentos.

Para proteger el contenido


en una pgina. Exportar
como imagen con seguridad evita cambios en el
texto y otro contenido.

CAPTULO CINCO

Figura 35 Determina cmo exportar una


secuencia de imgenes en un documento.

4. Haz clic en Save (Guardar) para exportar las imgenes a la carpeta y guardarlas usando
el nombre del archivo y un nmero incremental.

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

36

Elegir una configuracin


para impresin bsica
y de produccin

Acrobat 9 Pro incluye un conjunto de herramientas Print Production (Produccin de impresin) que puedes usar para evaluar y preparar documentos para impresin profesional.
Elige Advanced > Print Production (Avanzadas > Produccin de impresin) o View > Toolbars (Ver > Barras de herramientas) y selecciona la barra de herramientas Print Production
(Produccin de impresin) del listado de barras de herramientas.
Aunque las herramientas estn previstas para la impresin de alta resolucin, varias de
ellas pueden ser tiles en muchas situaciones de produccin en los negocios:

93

Haz clic en Output Preview (Previsualizacin de salida)


para abrir su dilogo. Desde
el men Simulation Profile (Perfil de simulacin), elige opciones que muestran cmo se
vera tu documento usando diferentes tipos de papel, diferentes monitores, perfiles de
color, etctera (figura 36a). Lee ms en la columna lateral Pruebas suaves.

Figura 36a Output Preview (Previsualizacin de


salida) te da una buena idea de cmo se ver un
documento impreso en diferentes tipos de papel.

Para abrir el dilogo Crop Pages (Recortar pginas), haz clic en la herramienta Crop
(Recortar)
. Usa los ajustes para recortar reas no deseadas de la pgina o para
aumentar su tamao. Lee ms sobre la herramienta Crop (Recortar) en el #51, Recortar
y rotar pginas.

Haz clic en la herramienta PDF Optimizer (Optimizador de PDF)


para abrir su dilogo, que te permite elegir ajustes para comprimir o eliminar contenido y disminuir el
tamao de los archivos. El PDF Optimizer (Optimizador de PDF) es discutido en el #33,
Optimizar un documento PDF.
(contina en la siguiente pgina)

#36: Elegir una configuracin para impresin bsica y de produccin

Pruebas suaves
Usa las caractersticas del
dilogo Output Preview (Previsualizacin de salida) para
simular diferentes condiciones del documento. En Acrobat, no tienes que imprimir
una copia para previsualizar
los colores. En lugar de eso, las
pruebas suaves te muestran
cmo lucir un documento
en la impresin. Selecciona la
casilla de vericacin Simulate Black Ink (Simular tinta
negra) para previsualizar
cmo se vera la tinta negra
en el documento impreso.
Selecciona Simulate Paper
Color (Simular papel color)
para previsualizar cmo se
vera tu documento impreso
en el color del papel de
acuerdo con el perl de simulacin1. Selecciona Set Page
Background Color (Establecer
color de fondo de pgina) y
elige un color desde la paleta
de color para ver cmo tu
documento lucira contra un
fondo de papel de color.

94

Manejar pruebas
Tradicionalmente las pruebas se imprimen y luego la
prueba y el original se comparan lado a lado. En lugar de
imprimir pruebas en papel,
usa la caracterstica de resumir comentarios para producir un nico documento
que muestre el comentario
en el resumen con una lnea
de conexin hacia la correccin o comentario agregado
al documento. Elige dividir
la vista con pginas de documento y comentarios separados, o colocar los comentarios
y pgina del documento en
la misma pgina. Lee ms
sobre resumir comentarios en
el #77, Ajustar el estado de
los comentarios y crear resmenes.

Haz clic en la herramienta Fix Hairlines (Corregir lneas)


para abrir un dilogo que
te permite definir un rango de pginas, el tamao de la lnea objetivo y el ancho del
reemplazo. Aumentar el ancho de lneas muy finas hace que sea ms fcil verlas en la
pantalla.

Imprimir desde Acrobat puede ser mucho ms complejo que hacer clic al botn de
Print (Imprimir): puedes controlar lo que imprimes as como dnde y cmo es impreso un
documento. Adems, Acrobat te permite imprimir a una impresora o a un archivo, definir
una porcin de tu documento para imprimir o crear un archivo PostScript.
Elige File > Print (Archivo > Imprimir). En el dilogo Print (Imprimir) (figura 36b), puedes elegir caractersticas de impresin especficas, como imprimir el intervalo y nmero
de copias.

Evitar parches blancos


Haz clic en la herramienta
Transparency Flattening (Acoplador de transparencia)
para abrir el dilogo Flattener
Preview (Previsualizacin de
acoplado). En donde tengas
imgenes en capas en tus
documentos, a menos que las
capas sean acopladas antes
de imprimir, las reas transparentes imprimen como blancas no es lo que usualmente
quieres ver en tu obra maestra. Elige los ajustes deseados
y haz clic en Apply (Aplicar).

CAPTULO CINCO

Figura 36b El dilogo Print (Imprimir) ofrece muchas formas de congurar y preparar un documento
o sus componentes.

Demos un vistazo a las opciones del dilogo Print (Imprimir):

Selecciona una impresora desde el men desplegable Name (Nombre) en el rea de


Printer (Impresora) del dilogo; en Mac OS, elige una opcin desde el men desplegable Presets (Ajustes preestablecidos). Tu impresora y controladores de impresora del
sistema operativo, as como tu configuracin de red determinan los ajustes preestablecidos y la lista de impresoras.

En Windows, selecciona la casilla de verificacin Print to file (Imprimir a archivo) para


crear un archivo PostScript.

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

95

Especifica opciones Print Range (Intervalo de pginas) y Page Handling (Administracin de pginas). Selecciona una opcin Page Scaling (Escala de pgina) como None
(Ninguno), que es la predeterminada, reducir o imprimir en mosaico, imprimir muchas
pginas por hoja o usar impresin de folletos. Para algunas selecciones, se despliegan
opciones adicionales, como usar Labels (Etiquetas) o CutMarks (Marcas de corte) con las
pginas en mosaico.

Elige Document (Documento) el ajuste predeterminado Document and Markups


(Documento y marcas), Document and Stamps (Documento y sellos) o Form Fields
Only (Slo campos de formulario) desde los mens desplegables Comments y Forms
(Comentarios y formularios).

Haz clic en Summarize Comments (Resumir comentarios) para abrir la opcin Summarize Options (Resumir opciones), y elige ajustes para imprimir los comentarios en el
documento. Ver el #77, Ajustar el estado de los comentarios y crear resmenes, para
ms informacin sobre impresin de comentarios.

Haz clic en Advanced Print (Avanzadas) para abrir Advanced Print Setup (Configuracin
avanzada de impresora). En este dilogo selecciona ajustes para caractersticas precisas
de impresin, incluyendo Output (Salida), Marks and Bleeds (Marcas y sangrados), Color
Management (Administracin de color) y PostScript Options (Opciones de PostScript).

Ms opciones de
impresin
Busca estas otras opciones en
el dilogo Print (Imprimir):

Si ests trabajando en Windows y usas un dibujo que


contiene lneas coloreadas
como una ilustracin de
arquitectura, haz clic en
Print Color As Black (Imprimir color como negro) para
forzar a todo color que no
sea blanco a imprimir como
negro. Esto permite que las
lneas sean legiblemente
visibles en una pgina
impresa a blanco y negro.

Puedes cambiar rpidamente el tamao de


un documento impreso.
Elige Shrink to Printable
Area (Reducir a rea de
impresin) o Fit to Printable Area (Ajustar a rea
de impresin) desde el
men desplegable Page
Scaling (Escala de pgina).
Tu documento se restablece al tamao de pgina
seleccionado en las propiedades de impresora.

Elige Booklet Printing


(Impresin de folletos) para
imprimir un documento
listo para recopilarse, plegarse y engraparse. Cuando
el papel est plegado,
las pginas estarn en el
orden correcto. La primera
y ltima pginas estn
emparejadas, etctera. Tu
impresora debe estar capacitada para hacer impresin
dplex, que es imprimir por
ambas caras del papel.

Antes de imprimir, previsualiza la pgina en el rea de previsualizacin del dilogo. Si


gustas, arrastra el deslizador debajo del rea de previsualizacin para mostrar las otras
pginas del documento. Haz clic en OK (Aceptar) para iniciar el trabajo de impresin.

Imprime lo que ves


Supn que quieres imprimir una porcin de una imagen que muestra el logo de tu nueva
compaa o la cara de tu perro. Cambia el tamao de la ventana del programa para mostrar
slo el contenido que quieres imprimir; usa las barras de desplazamiento y herramientas de
ampliacin para obtener la ubicacin correcta. Luego elige File > Print (Archivo > Imprimir)
y haz clic en la vista Current (Vista actual) en los ajustes Print Range (Intervalo de impresin)
del dilogo Print (Imprimir). El rea desplegada en la ventana del programa se muestra en el
rea de previsualizacin. Selecciona otros ajustes de impresin y haz clic en OK (Aceptar) para
imprimir.

#36: Elegir una configuracin para impresin bsica y de produccin

96

37

No puedes romper el
bloqueo
Un smbolo de candado
a la izquierda del nombre
de la fuente en el dilogo de
ajustes de fuentes indica que
la fuente est bloqueada. Si
seleccionas esa fuente, Acrobat despliega un mensaje
debajo del men Font Source
(Origen de fuente) que dice
que la licencia de la fuente no
permite la incrustacin. En
este caso, tienes dos opciones: puedes comprar la fuente
para cada persona que use el
documento o deberas cambiar a una fuente que pueda
ser incrustada.

Elegir y usar fuentes

Antes de convertir un documento a PDF, asegrate de que tus fuentes pueden ser usadas
y vistas por otros. Accede a los ajustes desde un PDFMaker, Distiller o desde el controlador
de la impresora Adobe PDF. Aqu hay un ejemplo usando Word:
1. En Word, elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe > PDF > Cambiar configuracin de conversin). Haz clic en el botn Advanced Settings (Configuracin avanzada) para abrir el dilogo Adobe PDF Settings (Configuracin de Adobe PDF); luego
haz clic en la carpeta Fonts (Fuentes) en la columna izquierda para desplegar los ajustes
de fuentes (figura 37a).

Figura 37a Selecciona las opciones de incrustar y subconjuntos para la conversin de tu archivo.

Dependiendo de los ajustes de conversin que ests usando, puedes encontrar las
casillas de verificacin Embed all fonts (Incrustar todas las fuentes), Embed Open
Type fonts (Incrustar fuentes Open Type) o Subset embedded fonts (Crear subconjunto de fuentes incrustadas) en la parte superior del panel ya seleccionado.

2. En la porcin inferior de la ventana, selecciona de la lista en la izquierda la fuente que


quieres incrustar y haz clic en Add (Agregar). La fuente se agrega a la lista de la derecha Always Embed (Incrustar siempre), si es que puede ser incrustada. Una fuente bloqueada, mostrando un cono de candado a la izquierda de su nombre, no puede incrustarse (ver la columna lateral No puedes romper el bloqueo).
3. Haz clic en OK (Aceptar) y nombra al archivo joboptions en el dilogo que se abre. De
regreso al programa de origen, convierte el documento a PDF.
Un error comn es previsualizar un documento slo en tu computadora usando tus
fuentes instaladas, que no es cmo las otras computadoras desplegarn tu archivo a menos
que la fuente est incrustada. La figura 37b muestra el texto en el ejemplo del ttulo superior, usando las fuentes instaladas en mi computadora. Para previsualizar el archivo sin
fuentes locales, elige Edit > Preferences o Acrobat > Preferences (Edicin o Acrobat > Preferencias) y elige Page Display (Presentacin de pgina) en la columna izquierda. Quita la
marca en la casilla de verificacin Use local fonts (Usar fuentes locales) y haz clic en OK

CAPTULO CINCO

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

97

(Aceptar). El mismo documento, sin el beneficio de las fuentes locales, se muestra en la


parte inferior del ejemplo de la figura 37b.

Figura 37b A menos que tengas permiso, una fuente bloqueada (el ttulo superior) es reemplazada
por una fuente predeterminada (el ttulo inferior) el vikingo es meramente decorativo!

La diferencia es clara. La fuente usada Everyday Formula es una fuente bloqueada


y no puede incrustarse. Si envo a alguien este documento, mis fantsticos ttulos sern
reemplazados por algo bien insulso.
Puedes chequear las Document Properties (Propiedades del documento) para confirmar. Elige File > Document Properties (Archivo > Propiedades) y selecciona la ficha Fonts
(Fuentes) para ver la informacin de fuente (figura 37c). La informacin para la fuente
Everyday Formula es lo que esperaras: el dilogo plantea que la fuente actualmente utilizada es Adobe SansMM.

Figura 37c El dilogo Document Properties


(Propiedades del documento) enlista
informacin para las fuentes incrustadas,
en subconjunto o sustituidas.

#37: Elegir y usar fuentes

Incrustar y crear
subconjuntos
Embedding (Incrustar) signica que la informacin sobre
todos los caracteres en las
fuentes se adjunta automticamente para usarse despus de que el documento es
convertido a PDF. Subsetting
(Crear subconjuntos) se reere
a un porcentaje de la informacin de las fuentes basado en
el nmero de caracteres usados en el documento.
Cuando incrustas una fuente,
el texto en el documento que
usa esa fuente se despliega
correctamente. Preserva
el contenido con precisin
usando subconjuntos. Es una
buena idea crear un subconjunto de 100%: la diferencia
en el tamao del archivo es
apenas perceptible. Si usas
la mitad de los caracteres
posibles de una fuente y el
subconjunto est ajustado a
100%, toda tu informacin es
utilizada. Si usas la mitad de
los posibles caracteres en una
fuente y tienes un subconjunto de 25%, otros caracteres
pueden sustituirse.
Crear subconjuntos es importante para documentos enviados a burs de impresin.
Cuando el documento se
imprime, usa la informacin
en tu documento, no la versin de la fuente de la impresora, asegurando resultados
precisos.

98

38

No imprimas todo
Si fuera necesario, puedes
probar imprimir el archivo en
secciones. Tal vez encuentres
que el problema viene de un
objeto en una pgina y que
ese nico error impide que el
documento se imprima. Una
vez que asles el problema,
podras recrear la pgina, lo
cual es mucho ms sencillo
que empezar todo de nuevo.

Escoger pginas
Puedes usar el panel Pages
(Pginas) para seleccionar
porciones de un documento
a imprimir excelente para
intentar solucionar un tema
de impresin:

Para seleccionar un grupo


de pginas, haz clic en la
primera pgina para seleccionarla, presiona la tecla
Shift y haz clic en la ltima
pgina para seleccionarla.
Acrobat selecciona todas
las pginas en medio.
Para seleccionar pginas
no contiguas, haz clic en
la primera pgina para
seleccionarla, presiona
Ctrl (Comando) y haz clic
en las otras pginas que
quieras imprimir.

CAPTULO CINCO

Solucin a problemas
de impresin 101

Aqu hay algunos consejos bsicos y pistas que puedes encontrar tiles en tiempos de
estrs (usualmente un minuto antes de una entrega!). Si ests teniendo problemas para
imprimir un PDF, prueba lo siguiente:

Reescribe el archivo. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y vuelve a guardar
el archivo sobre s mismo (no cambies el nombre). Haz clic en OK (Aceptar) cuando se
te inste a sobreescribir el archivo existente y evita almacenar varias copias del mismo
archivo. Cuando eliges Save As (Guardar como) y lo vuelves a guardar como PDF, Acrobat sobrescribe todas las versiones almacenadas que se crearon cada vez que guardas
el archivo, algunas veces eliminando un problema de almacenamiento.

Prueba usar el proceso Examine Document (Examinar documento) para eliminar elementos del archivo. El problema puede resolverse eliminando contenido como metadatos e informacin de otras aplicaciones. (Ver el #32, Usar el proceso de examinar
un PDF, para informacin en el uso del proceso Examine Document (Examinar documento.)

Recrea el archivo PDF con un mtodo diferente; por ejemplo, si originalmente convertiste el archivo con PDFMaker, prueba nuevamente usando Acrobat Distiller.

Si ests usando un archivo Web, descarga el PDF nuevamente y prueba imprimir una
vez ms.

Intenta exportar el archivo como uno de imagen e imprime las pginas de imagen
exportadas (referirse al #35, Guardar archivos PDF de imagen, para informacin
sobre exportaciones de imagen). Aunque no resolvers el problema, tendrs tu salida
impresa.

Imprime el archivo como imagen. Algunas veces un documento no imprime por errores
de interpretacin del texto o informacin de fuente ninguna de las dos es requerida
cuando se imprime una imagen de una pgina. Haz clic en el botn Advanced (Avanzadas) en la parte inferior izquierda del dilogo Print (Imprimir) (mostrado en la figura
36b) para abrir el dilogo Advanced Print Setup (Configuracin avanzada de impresora) y luego selecciona la casilla de verificacin Print As Image (Imprimir como imagen)

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

99

(figura 38). Como resultado, la opcin de ajustes cambia de Acrobat Default (Valor predeterminado de Acrobat) a Custom (Personalizar). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar
el dilogo y luego haz clic en OK (Aceptar) para intentar imprimir nuevamente.

Figura 38 Imprime el documento como un archivo de imagen usando el


dilogo Advanced Print Setup (Conguracin avanzada de impresora).

En un documento en capas, mezcla o acopla las capas del archivo PDF para determinar
si una capa es la causante del problema de impresin. Para preservar tu original, guarda
el documento con otro nombre luego de acoplar las capas.

Si ests usando una impresora PostScript, ajusta la impresora para que despliegue
errores de impresin. Chequea que el archivo PostScript Printer Description (PPD) est
actualizado y que ests usando el recomendado por el fabricante de la impresora.

Si el documento que ests intentando imprimir tiene separaciones en color, imprime


una composicin del documento para ver si una plancha de color es la causante del
problema.

#38: Solucin a problemas de impresin 101

Ayuda!
Si te topas con problemas de
impresin, haz clic en Printing
Tips (Consejos de impresin)
en la parte inferior izquierda
del dilogo Print (Imprimir)
para abrir el sitio de solucin
de problemas de Adobe una
excelente y extensa base de
conocimientos que seguro te
ofrece alguna idea sobre tu
problema.

CAPTULO SEIS

Cumplir con estndares PDF


y de accesibilidad
Tradicionalmente, el proceso de preflight (comprobacin) prueba los archivos para que
cumplan con ciertos estndares o impresoras. El concepto de comprobacin ha cambiado
desde ser una herramienta de prueba hasta una de las caractersticas ms potentes en
Acrobat. Junto con la evaluacin, tambin puedes emplear reparaciones que modifiquen
tu documento, desde acoplar campos de formulario hasta mover comentarios fuera del
rea de impresin.
Acrobat 9 Pro lleva al proceso de evaluar y arreglar ms all de lo que nunca antes,
dejndote especificar un rea particular o vista para evaluar o reparar, o incluso crear capas
para separar los objetos de tu documento. As como podras certificar un documento con
una firma digital en forma automtica para indicar que eres el autor o aprobar el contenido,
Acrobat 9 incluye una pista de auditora de comprobacin, agregando una firma digital
automticamente, para certificar a tu documento en el cumplimiento de los estndares.
Si encuentras que abrir dilogos y ejecutar perfiles de comprobacin es repetitivo,
haz t mismo un programa que ejecute las caractersticas automticamente desde el escritorio.
Los estndares de salida tambin se aplican a caractersticas de accesibilidad. Acrobat
9 ofrece un rango de caractersticas que permiten a los usuarios con discapacidad visual o
motriz trabajar con documentos PDF. Encontrars opciones de prueba para establecer si
un documento cumple con diferentes estndares de accesibilidad y reportes de evaluacin
que te ayuden a corregir asuntos de accesibilidad.
Las etiquetas son un elemento clave al hacer documentos accesibles. Acrobat contiene
varias formas en las que puedes aplicar etiquetas a un documento, evaluar su estado y
usarlas para manipular el documento y sus contenidos.

102
Categoras de Perl de
Comprobaciones
Hay varias categoras bsicas de
perles de comprobaciones:

Create PDF layers (Crear


capas PDF), usada para
dividir el contenido en un
archivo de acuerdo con el
tipo de objeto.

Digital printing and online


publishing (Impresin digital y edicin en lnea), utilizada para impresin bsica
y uso en lnea (optimizada
para calidad o tamao).

PDF analysis (Anlisis de


PDF), que evala en los
archivos componentes
como lneas delgadas,
color o tipos de objetos.

PDF xups (Reparaciones


de PDF), usada para marcar cambios especcos,
como convertir el espacio de color, disminuir la
resolucin de la imagen o
manejar la transparencia.

PDF/A compliance (Compatibilidad con PDF/A),


utilizada para evaluar un
documento de acuerdo con
la compatibilidad con el
estndar Archival (Archivo)
y para hacer reparaciones.

PDF/E compliance (Compatibilidad con PDF/E),


utilizada para evaluar un
documento de acuerdo
con la compatibilidad con
el estndar Engineering
(Ingeniera) y para corregir
errores de cumplimiento.

PDF/X compliance (Compatibilidad con PDF/X),


utilizada para evaluar un
documento de acuerdo con
la compatibilidad con los
estndares de impresin y
para hacer reparaciones.

CAPTULO SEIS

39

Probar y reparar un documento


con Comprobaciones

Preparar un trabajo de impresin, ya sea para preprensa o para el reporte anual de tu compaa, puede ser un proceso laborioso y consumidor de tiempo. Acrobat 9 Pro incluye un
conjunto de herramientas de comprobacin que puedes usar para evaluar tus archivos
por problemas, cumplimiento de los estndares y anlisis de objetos como texto oculto
y transparencia. El dilogo Preflight (Comprobaciones) incluye perfiles de comprobacin
(grupo de ajustes) as como chequeos y arreglos individuales.
Para probar un documento compatible con un perfil, sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones) o haz clic en el botn Preflight (Comprobaciones) en la barra de herramientas Print Production (Produccin de
impresin) para abrir el dilogo Preflight (Comprobaciones) y cargar los perfiles.
2. Haz clic en Select Profiles (Seleccionar perfiles) en la barra de herramientas Preflight
(Comprobaciones) para cargar los perfiles existentes. Haz clic en Show All (Mostrar todo)
y elige una opcin desde el men desplegable ve una lista de categoras de comprobaciones en la columna lateral Categoras de Perfil de Comprobaciones.
3. Haz clic en la flecha al lado de la etiqueta de categora para ver la lista de perfil y selecciona el que quieras aplicar (figura 39a). Vers informacin sobre el despliegue del perfil en el dilogo.

Figura 39a Selecciona el perl que quieres ejecutar


desde la lista en el dilogo.

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

103

4. Haz clic en Analyze (Analizar) si elegiste un perfil que verifica o evala algn aspecto del
archivo; haz clic en Analyze and Fix (Analizar y Reparar) si eliges un perfil que prueba y
realiza cambios. Acrobat evala y aplica los cambios requeridos.
5. La ficha Results (Resultados) despliega los resultados. Como puedes ver en la figura
39b, hay algunos errores y el archivo original, aunque es un archivo RGB, no se convierte
exitosamente a un documento compatible con PDF/E.

Figura 39b Evala los resultados de tu perl.

6. Haz clic en el signo de ms (+) a la izquierda de cualquier mensaje de error para desplegar informacin detallada.

#39: Probar y reparar un documento con Comprobaciones

104

40

Asegurar el cumplimiento
de los estndares

Cada versin de Acrobat introduce ms estndares, as como mtodos para evaluar un


documento de acuerdo con esos estndares. Acrobat 9 no es la excepcin, como lo puedes
ver en la columna lateral Variaciones sobre un tema.
Para probar la compatibilidad de un documento con un perfil, sigue los pasos detallados en el #39, Probar y reparar un documento con Comprobaciones. En el caso de los
estndares PDF, usualmente encontrars perfiles que te permiten convertir al estndar,
verificar que el archivo cumple con l o eliminar la informacin del estndar (figura 40a).

Figura 40a Elige un perl de compatibilidad con estndares de una de las categoras como
el PDF/E-1 utilizado en el ejemplo.

Una vez que el archivo se guarda, tu destinatario puede garantizar su conformidad con
el estndar viendo la informacin en el panel Standards (Estndares), nuevo en Acrobat 9.
Una vez que abres un archivo PDF que cumple con un estndar, el panel Standards (Estndares) se abre automticamente (figura 40b).

Figura 40b Informacin sobre el documento y su


estndar aplicado aparece en el panel Standards
(Estndares).

CAPTULO SEIS

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

105

En el panel Standards (Estndares), puedes hacer lo siguiente:

Dar clic en Verify Conformance (Verificar conformidad) para evaluar el archivo. Si el Status (Estado) se enlista como verification succeeded (verificacin correcta), sabes que
el archivo cumple con el estndar y el OuputIntent (Calidades de salida) enlistado.

Dar clic en Check Profile Fingerprint (Comprobar huella digital de perfil) para asegurarte
de que la pista de auditora coincide con el perfil enlistado.

Dar clic en Remove Preflight Audit Trail (Quitar pista de auditora de comprobaciones)
para borrar el contenido, algo que puedes querer hacer si eres el destinatario final de
un archivo.

Variaciones sobre un tema


Puedes elegir desde un nmero de estndares de impresin PDF. El que selecciones depende
del proceso nal del documento:

Todos los estndares PDF/X estn diseados para intercambio grfico. Los archivos
deben contener un contenido especfico de pgina y recursos.
Todas las opciones de compatibilidad contienen un OutputIntent (Calidad de salida) y perl de impresin.
Un documento destinado para impresin digital utiliza un estndar PDF/X-1a; este
estndar tiene versiones para 2001 y 2003.
Elige estndares PDF/X-3 que son compatibles 2002 o 2003; el estndar PDF/X-3 incluye
opciones de uso del color slo colores CMYK y directos o color calibrado.
Los estndares PDF/X-4 de informacin de preprensa digital estn basados en PDF 1.6 as
como en un intercambio completo de la informacin de impresin (PDF/X-4) o un intercambio parcial con una referencia externa al perl (PDF/X-4p).
PDF/X-5, tambin basado en el PDF 1.6, ofrece tres niveles basados en el contenido grco
y perles ICC.
Estndares especcamente nombrados como Sheetfed Oset (CMYK) estn basados en
los lineamientos de mejores prcticas recomendadas por asociaciones de la industria.

Usa el estndar PDF/A para documentos que tienen la intencin de almacenarse a largo plazo
en formato PDF. El archivo no puede incluir reproductores externos, vnculos externos o proteccin para asegurar la visualizacin e impresin a largo plazo. El estndar PDF/A tiene dos
variaciones: 1a y 1b.
El estndar PDF/E est diseado para intercambio de documentos PDF para ingeniera. Los
archivos PDF/E pueden contener modelos 3D y anotaciones. Sin embargo, el contenido y los
recursos deben incrustarse en el archivo para garantizar una conable visualizacin e impresin.

#40: Asegurar el cumplimiento de los estndares

Las manzanas y las


naranjas son diferentes
No esperes poder convertir cualquier archivo a uno
compatible con los estndares, simplemente porque
puedes elegir un perl que
lo convertir. Algunas veces
no hay sucientes piezas de
informacin de documento
o metadatos para permitir la
conversin. Por ejemplo, si
tienes un archivo convertido
desde un documento de Word
que utiliz ajustes en lnea, no
podrs convertirlo sin problemas a un archivo PDF/X compatible con los estndares de
impresin.
La solucin? Si es posible,
regresa al programa de origen y reproduce el archivo
PDF utilizando ese estndar
que necesitas. Si no tienes
el archivo de origen, puedes obtener el resultado que
quieres utilizando un par de
perles.

106

41

Lo mismo, pero
diferente
Los procesos Edit Prole (Editar perl), Edit Check (Editar
comprobacin) y Edit Fix (Editar reparacin) ofrecen varios
dilogos y opciones para
trabajar:

Cuando editas un perl puedes desbloquear


los existentes y agregar
o eliminar elementos. El
enfoque ms simple (y
seguro) es seleccionar un
perl existente, duplicarlo
y renombrarlo.

Cuando seleccionas una


comprobacin o una
reparacin en el dilogo
principal Preight (Comprobaciones) y haces clic
en Edit (Editar), busca un
cono de candado en la
parte inferior izquierda del
dilogo Preight: Create
Check (Comprobaciones:
Editar comprobacin) o
Preight: Create Fix (Comprobaciones: Editar reparacin). Si ves un candado
no puedes modicar sus
propiedades. Haz clic en
Usage (Uso) para abrir un
dilogo enlistando los
perles existentes que
usan la comprobacin o
reparacin. Usa los pasos
detallados en esta tcnica para crear una nueva
comprobacin o reparacin sin restricciones.

Reparar problemas de impresin


y de archivos automticamente

Junto con la prueba de la compatibilidad de un archivo con diferentes estndares o el


anlisis del contenido de un archivo, puedes reparar problemas que impiden a un archivo
alcanzar tus metas de archivo PDF. Haz clic en Select single checks (Seleccionar comprobaciones individuales)
o Select single fixups (Seleccionar reparaciones individuales)
en la barra de herramientas del dilogo Preflight (Comprobaciones) y sigue los
pasos enlistados en el #39, Probar y reparar un documento con Comprobaciones.
No tienes que usar uno de los perfiles provistos por el programa para realizar reparaciones. En lugar de eso, crea uno desde cero como en este ejemplo de reparacin, siguiendo
estos pasos:
1. Haz clic en uno de los botones de perfil en el dilogo Preflight (Comprobaciones) y haz
clic en el men Options (Opciones). Las selecciones en el men dependen de dnde le
hiciste clic: Select single checks (Seleccionar comprobaciones individuales) o Select
single fixups (Seleccionar reparaciones individuales). Lee sobre cul opcin usar en la
columna lateral Cul elegir?.
2. Elige Create New Preflight Profile (Crear nuevo perfil de comprobaciones) para abrir el
dilogo Preflight: Edit Profile (Comprobaciones: Editar perfil) (figura 41).

Figura 41

Consejo
Si el perfil est bloqueado, selecciona Unlock (Desbloqueado) desde el men desplegable Locked (Bloqueado) en la parte superior izquierda del dilogo para permitirte hacer
cambios.
3. Escribe un nombre para tu nuevo perfil; el predeterminado es New Profile 1 (Nuevo Perfil 1).
El ejemplo se nombr Moving docs online.

CAPTULO SEIS

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

107

4. Haz clic en el cono a la izquierda de la categora del perfil en la columna izquierda del
dilogo para abrir la lista anidada de componentes.
5. Selecciona Fixups (Reparaciones) desde los elementos debajo del perfil para desplegar las listas Fixups in this profile (Reparaciones de este perfil) y All available fixups
(Todas las reparaciones disponibles) a la derecha del dilogo. Selecciona una reparacin desde la columna All available fixups (Todas las reparaciones disponibles) para
mover la reparacin a la columna de la izquierda, como se muestra en la figura 41. Puedes leer informacin sobre la reparacin seleccionada en cada lista.

Cul elegir?
Cmo sabes si quieres editar
un proceso, duplicarlo o iniciar uno nuevo? Quieres un
nuevo perl? O una nueva
comprobacin o reparacin?

Comienza con un duplicado de un perl existente


si quieres hacer algunos
cambios a componentes
especcos (como resoluciones de imagen),
pero necesitas el perl en
general.

Inicia con un nuevo perl


si quieres combinar algunos elementos especiales
que no es probable que
tengan que estar en un
perl existente, como acoplar comentarios y campos de formulario y recortar las pginas (el ejemplo
utilizado aqu).

Empieza desde una comprobacin o reparacin


existente si quieres cambiar parmetros y la comprobacin o reparacin
permiten la modicacin.

Para cambiar parmetros


de una comprobacin o
reparacin bloqueada,
empieza desde un duplicado. El elemento se llama
(Copy 1) (Copia 1) de
manera predeterminada;
por lo tanto, no sobrescribirs el original.

Consejo
En lugar de desplazarte entre docenas de reparaciones, escribe un trmino en el campo de
bsqueda para filtrar las opciones.
6. Contina agregando reparaciones si lo requieres.
7. Haz clic en Save (Guardar) para almacenar tu nuevo perfil y contina trabajando en el
dilogo; haz clic en OK (Aceptar) para guardar tu nuevo perfil y cerrar el dilogo.
8. Haz clic en OK (Aceptar). Tu nuevo perfil se agrega a la lista alfabticamente.

#41: Reparar problemas de impresin y de archivos automticamente

108

42

Toma un atajo
En lugar de abrir un archivo,
abrir Preight (Comprobaciones), buscar un perl y luego
ejecutarlo, simplemente
exporta tu archivo. Elige File
> Export (Archivo > Exportar)
y selecciona PDF/E, PDF/X
o PDF/A desde el submen.
Acrobat examina el archivo,
aplica comandos de comprobacin automticamente y
guarda el archivo por ti.

Las comprobaciones son no slo una de las caractersticas ms poderosas en Acrobat 9,


sino tambn las ms incomprendidas o subutilizadas.
Para ayudar a que las comprobaciones trabajen para ti, aqu hay algunas ideas para
tener en mente:

CAPTULO SEIS

Filtra la lista de perfiles para disminuir la confusin. Hay, literalmente, cientos de perfiles,
comprobaciones y reparaciones. Para iniciar, haz clic en Select Profiles (Seleccionar perfiles), luego clic en el botn Select single checks (Seleccionar comprobaciones individuales), o Select single fixups (Seleccionar reparaciones individuales) en la barra de
herramientas Preflight (Comprobaciones) para elegir el rea en la que quieres trabajar.
Luego, haz clic en el botn Show All (Mostrar todo) y selecciona una categora.

Consejo

Compartir o algo
similar
Para usar un perl proporcionado por tu impresor, elige
Import Preight Prole (Importar perl de comprobaciones)
desde el men desplegable
Options (Opciones) en el dilogo Preight (Comprobaciones). En el dilogo resultante,
ubica el archivo y haz clic en
Open (Abrir) para agregarlo a
la lista de perles del dilogo.
Para compartir perles, selecciona Export Preight Prole
(Exportar perl de comprobaciones) desde el men Options
(Opciones). Nombra el archivo
y encuentra la carpeta de almacenamiento. Luego haz clic en
Save (Guardar) para guardar
el perl usando una extensin
.kfp. Si tienes abierto el dilogo
Preight: Edit Prole (Comprobaciones: Editar perl), usa los
botones en la parte inferior de
la lista de perles, haz clic en
Import Preight Prole (Importar perl de comprobaciones)
para encontrar un nuevo
archivo o clic en Export Preight Prole (Exportar perl de
para
comprobaciones)
exportar uno existente.

Hacer que las Comprobaciones


trabajen para ti

En el dilogo Preflight (Comprobaciones), los botones Select Profiles (Seleccionar perfiles),


Select single checks (Seleccionar comprobaciones individuales) y Select single fixups
(Seleccionar reparaciones individuales) estn referidos como perfiles de comprobacin,
incluso aquellos que se dedican a un solo tema.

Si necesitas reutilizar un perfil que aplicaste la semana pasada, haz clic en Show All
(Mostrar todo) y elige Most recently used (Ms recientes); para un perfil que utilizas
regularmente, elige Most frecuently used (Ms utilizados).

Designa perfiles como favoritos. Ubica el perfil que quieres usar como favorito y haz
clic en su listado. Vers una descripcin de la accin del perfil y un cono de bandera a
la derecha del listado. Haz clic en la bandera para designarlo como un favorito (figura
42a). La prxima vez que ests buscando perfiles, simplemente elige Favorites (Favoritos) desde el men Show All (Mostrar todo).

Figura 42a Designa un perl como favorito para hacer ms fcil su bsqueda.

Especifica un subconjunto de un documento para comprobar. En el dilogo Preflight


(Comprobaciones), haz clic en Further Options (Opciones adicionales) y elige Run Preflight
checks for visible layers only (Ejecutar comprobaciones slo para capas visibles) en un
archivo en capas o selecciona un intervalo de pginas en un documento multipgina.

Para algunos elementos, como imgenes, puedes seleccionar el objeto en la lista Results
(Resultados) y haz clic en Show in Snap (Mostrar en Vista de ajuste) para ver un acercamiento del error. La vista de ajuste es til si tienes un montn de grficos muy prximos
unos de otros.

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

109

Acrobat 9 ofrece un nuevo mtodo para dar seguimiento a la integridad de un documento. Haz clic en Embed Audit Trail (Incrustar pista de auditora) en la parte inferior de
la ficha Results (Resultados) para incrustar informacin sobre el perfil de comprobacin
y los resultados y luego agregar una firma digital invisible que confirma el estado del
documento al momento en que ejecutaste el perfil de comprobacin. Haz clic en OK
(Aceptar) en el dilogo de informacin y guarda el archivo firmado.

Haz clic en Create Report (Crear informe) para abrir un dilogo Save As (Guardar como)
en donde el archivo se renombra como [filename]_report.pdf ([nombredearchivo]_
informe.pdf). Elige opciones de informe PDF, como resaltar los detalles de error y haz
clic en Save (Guardar).

Si creas el informe despus de incrustar una pista de auditora, el informe resultante


define la firma digital de la pista como no vlida. En el panel Signatures (Firmas), vers
la pgina adicional en el reporte, as como los comentarios identificando los errores del
archivo (figura 42b). A propsito, nota que el documento fue firmado por el Preflight
(Comprobaciones) de Adobe Acrobat 9, no usando una firma personal.

Divlgalo
Para compartir informacin
sobre el estado de un documento con tu grupo de trabajo, haz clic en Options >
Insert Preight Results as
Comments (Opciones > Insertar resultados de las comprobaciones como comentarios)
para transferir la informacin
de error desde la cha Results
(Resultados) en el dilogo
Preight (Comprobaciones) al
documento mismo. Acrobat
dibuja una caja de comentarios en el rea apropiada del
documento y agrega una nota
de comentario a la lista de
Comments (Comentarios).
Puedes tambin generar
un informe del estado de
tu documento. Haz clic en
Report (Informe) en el dilogo
Preight (Comprobaciones);
se abre un dilogo Save As
(Guardar como). El archivo usa
el nombre del documento y
agrega _report (_informe)
al nombre. Haz clic en Save
(Guardar) para guardar el
documento.

Figura 42b Una rma de pista de auditora se invalida si creas un Preight


Report (Informe de comprobacin) despus de incrustar la rma.

#42: Hacer que las Comprobaciones trabajen para ti

110

43

Llueven Gotas
Si tu especialidad es la produccin de impresin, a
menudo encontrars que
tienes una serie de pruebas
de comprobacin que ejecutar, dependiendo de tu
cliente. Toma unos minutos
para construir gotas y carpetas de almacenamiento
para cada uno de tus trabajos
habituales. Puedes almacenar las gotas en el escritorio
o en cualquier carpeta de tu
disco duro. Por qu no una
carpeta de fcil acceso en el
escritorio? Necesitas revisar
un archivo de tu Cliente A?
Abre una carpeta y arrastra el
archivo a la gota adecuada.
Acrobat abre y ejecuta el
proceso de comprobacin,
almacenando el documento
e informes de acuerdo con los
ajustes de la gota.
En Windows, puedes agregar
la gota directo al men Start
(Inicio) si est en tu escritorio.
Haz clic con el botn derecho en la gota para abrir el
men de atajo y elige Pin to
Start menu (Anclar al men
Inicio). Luego arrastra tu
documento para comprobacin al botn Start (Inicio) y
mantenlo presionado por un
segundo o dos hasta que el
men Start (Inicio) se abre.
Luego, simplemente suelta
el archivo sobre el elemento
gota.

CAPTULO SEIS

Crear y utilizar una Gota


de comprobacin

Un droplet (gota de comprobacin) es una aplicacin especial que construyes para modificar o evaluar documentos. Con una gota en tu escritorio, no tienes que abrir dilogos
de Acrobat para procesar un archivo! Adems de usar gotas para evaluar archivos, puedes
usarlas para separarlos por sus resultados y crear informes automticamente. Construye la
gota en Acrobat en el dilogo Preflight (Comprobaciones).

Nota
Si pretendes crear carpetas para almacenar tanto los archivos que han sido procesados exitosamente como los que generan errores, agrega y nombra las carpetas antes de construir
la gota para ahorrar tiempo.
Sigue estos pasos para construir la gota:
1. En Acrobat, elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones). Cuando los perfiles se carguen selecciona el perfil que quieres convertir en gota.
2. Haz clic en Options (Opciones) en el dilogo Preflight (Comprobaciones) y elige Create
Preflight Droplet (Crear gota de comprobaciones). Se abre el dilogo Preflight: Droplet
Setup (Comprobaciones: Configuracin de gota) (figura 43a).

Figura 43a Especica caractersticas y ubicaciones de


almacenamiento para la gota de comprobacin.

3. Elige opciones para una prueba que sea exitosa. Puedes mover, copiar o crear un alias
del documento en una carpeta especificada. Haz clic en el botn de la carpeta Success
(Carpeta de xitos) para elegir una carpeta en la cual guardes los archivos correctamente procesados.

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

111

4. Selecciona la casilla de verificacin Create report and save in success folder (Crear
informe y guardar en la carpeta de xitos) y luego haz clic en Settings (Configuracin) para
abrir el dilogo Preflight: Report Settings (Comprobaciones: Configuracin de informe):

Especifica el tipo de informe: PDF, XML o texto.


Incluye un panorama de detalles.
Para un informe detallado, selecciona un mtodo de resaltado de problemas utilizando una mscara, un comentario o capas.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al dilogo de configuracin de la gota. La configuracin del informe aparece ahora en el dilogo.
6. Elige opciones para una prueba que genere errores. Tus opciones son duplicados de las
que ofreciste para una prueba exitosa.
7. Haz clic en Save (Guardar); se abre el dilogo Save droplet as (Guardar gota como).
Elige una ubicacin para almacenar la gota y haz clic en Save (Guardar) para crearla.
Cuando quieras probar un archivo, ubica y selecciona el archivo en tu computadora.
Luego arrstralo hacia el cono Droplet (Gota). Acrobat se inicia y prueba el archivo. Dependiendo del resultado y de tu configuracin, el archivo se procesa, se guarda y los informes
se generan (figura 43b).
Comandos ejecutados

Tipo de perl

Los resultados
muestran tres capas

Modicar Gotas
Algunas veces tus requerimientos cambian y necesitas
realizar un cambio a una gota.
Es fcil: en el dilogo Preight
(Comprobaciones), haz clic
en Options (Opciones) para
abrir su men y elige Edit Preight Droplet (Editar Gota de
comprobacin). Encuentra y
selecciona el archivo EXE que
quieres cambiar para abrir el
dilogo de edicin de la gota,
en donde encontrars los
mismos ajustes que los que
se muestran en la gura 43a,
con un agregado. Si te gustara guardar la gota dentro de
tus perles de comprobacin,
haz clic en Capture (Capturar),
selecciona el Group (Grupo)
desde el men desplegable y
luego haz clic en OK (Aceptar).
Cuando hayas terminado de
editar la gota haz clic en Save
(Guardar) para actualizarla.

Compartir o algo
similar

Informacin sobre el
archivo procesado

Capa nueva de
texto desactivada

Texto oculto

Figura 43b La gota de comprobacin evalu el archivo y agreg las reparaciones, en


este caso, agregando capas separadas para diferentes tipos de objetos.

#43: Crear y utilizar una Gota de comprobacin

Si ests involucrado en un
proyecto de grupo, usar los
mismos criterios para procesar
archivos puede, ciertamente,
ahorrar tiempo y disminuir los
errores. Una gota de comprobacin es un archivo ejecutable independiente que realiza
una tarea de comprobacin,
que puedes mandar por
correo electrnico o distribuir
como quieras.

112

44

Simulaciones en blanco
y negro
Usa las caractersticas del
dilogo Output Preview (Previsualizacin de salida) para
simular diferentes condiciones del documento. En Acrobat, no tienes que imprimir
una copia para previsualizar
los colores. En lugar de eso,
las pruebas en pantalla te
muestran cmo se ver un
documento impreso. Selecciona la casilla de vericacin
Simulate Ink Black (Simular
tinta negra) para previsualizar en el monitor el color de
la tinta negra de acuerdo con
el perl de simulacin. Selecciona la casilla de vericacin
Simulate Paper Color (Simular
papel a color) para previsualizar cmo se ver el documento impreso en el color del
papel de acuerdo con el perl
de simulacin. Ten en cuenta
que no todos los perles en
Acrobat soportarn estas
dos opciones de pruebas en
pantalla.

Examinar la salida
de un documento

Una de las herramientas del Preflight (Comprobaciones) de Acrobat que puedes no haber
usado antes (pero deberas sacarle provecho) es Output Preview (Previsualizacin de salida).
Haz clic en la herramienta Output Preview (Previsualizacin de salida)
para abrir
su dilogo. Desde el men Simulation Profile (Perfil de simulacin), elige opciones para
mostrar cmo se ver tu documento usando diferentes tipos de papel, monitores o perfiles
de color, etctera (figura 44a).

Figura 44a Selecciona un tipo de objeto o perl de color para ver diferentes condiciones
de documento.

Si no ests seguro de algunos aspectos de tu documento sea una imagen, la fuente


utilizada o por qu una imagen no imprime correctamente descubre lo que est sucediendo en tu documento con el Object Inspector (Inspector de objetos), una nueva caracterstica en Acrobat 9 Pro.
Aqu est cmo funciona:
1. Elige Advanced > Print Production > Output Preview (Avanzadas > Produccin de impresin > Previsualizacin de salida) o haz clic en Output Preview (Previsualizacin de salida) en
la barra de herramientas Print Production (Produccin de impresin) para abrir el dilogo.
2. Haz clic en Object Inspector (Inspector de objetos) en la lista Preview (Previsualizar).
3. Haz clic en un objeto de la pgina que te gustara examinar. Los contenidos del objeto
se enlistan en el dilogo.
4. Verifica los resultados (figura 44b). El Object Inspector (Inspector de objetos) describe
lo siguiente:

CAPTULO SEIS

El orden de apilamiento de los objetos debajo del cursor; los objetos estn enlistados desde el fondo hacia la capa superior.

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

113

Informacin de relleno y lnea, as como detalles de espacio de color, sobreimpresin, etctera.


Informacin de imagen, incluyendo resolucin, formato y tamao.
Informacin de objeto de texto que incluye el espacio y valor de color, nombre de
fuente, tamao, etctera.
Ajustes de transparencia, tipos de modos de mezcla y otros ajustes de manipulacin
de imagen aplicados.

5. Cierra el dilogo cuando hayas terminado de examinar el archivo.

Marco grco
Imagen de fondo

Ttulo de texto

Click Object

Figura 44b El Object Inspector (Inspector de objetos) muestra detalles


sobre los contenidos de la pgina en la ubicacin del cursor.

#44: Examinar la salida de un documento

El platillo de la
Sobreimpresin
Un trmino que puedes
haber odo y no entendido es
overprinting (sobreimpresin). Puesto simplemente,
la sobreimpresin mezcla el
color de un objeto (como algo
de texto) con el color de un
objeto debajo. Por ejemplo, si
un fondo es 100% cian (azul) y
el texto es 100% magenta, las
reas que se solapan se ven
violetas.
En Acrobat 9, la simulacin
de la sobreimpresin est
activa por defecto. Para un
documento individual, puedes deseleccionar la casilla de
vericacin Simulate Overprinting (Simular sobreimpresin) en el dilogo Output
Preview (Previsualizacin de
salida).
Por cierto, el opuesto de la
sobreimpresin es knockout,
en donde el color del objeto
de arriba es opaco.

114

45

Lelo a tu manera
Para personalizar las preferencias de lectura en voz alta,
elige Edit > Preferences (Edicin > Preferencias) o Acrobat > Preferences (Acrobat >
Preferencias) y elige el ttulo
Reading (Lectura) en la lista
Categories (Categoras). Busca
estas opciones:

Elige una opcin para Reading Order (Orden de lectura), el mtodo en el que
Acrobat se mueve automticamente por el documento. La opcin predeterminada y recomendada
es Infer reading order
from document (Deducir el orden de lectura del
documento).

Dene si quieres que el


lector de pantalla lea slo
las pginas actualmente
visibles, el documento
completo o las pginas
actualmente visibles en
un documento grande. El
tamao predeterminado
para denir un documento como grande es
de 50 pginas; escribe un
nmero diferente para
cambiar esta denicin.

En la seccin Read Out


Loud Options (Opciones
de lectura en voz alta),
ajusta un volumen y elige
una voz, tono y velocidad.
Tanto Windows como Mac
ofrecen varias opciones:
en la Mac algunas de ellas
no son siquiera humanas!

Navegar un documento

Usar un ratn no es la nica forma de moverse en una pgina. Acrobat tambin puede
ampliar/reducir y reorganizar documentos, desplazar automticamente, leer la pgina en
voz alta o habilitar el uso de atajos de teclado.
Ampliacin o reduccin y reorganizado. Para algunos, es importante hacer un
aumento muy grande de la visualizacin para leer la pantalla. Acrobat ofrece reorganizacin, que pasa las lneas de texto al otro rengln automticamente sin importar ampliacin.
La reorganizacin es genial si ests leyendo una sola columna en una pgina. Para diseos
complejos, necesitas definir artculos, que crean una ruta de lectura a travs del documento.
Lee sobre reorganizacin en la columna lateral Adaptar el texto con Reorganizacin; lee
sobre artculos en la columna lateral Organizar la lectura con artculos.
Desplazamiento automtico. Usa desplazamiento cuando ests mirando un elemento
en particular como una imagen. Elige View > Automatic Scroll (Ver > Desplazamiento automtico) o presiona Ctrl+Shift+H (Comando+ Shift+H). El desplazamiento se inicia en la ubicacin actual en el documento y se detiene cuando alcanza el final.
El desplazamiento automtico usa el diseo de pgina Continuous (Continuo). Para
cambiar la velocidad presiona la flecha hacia arriba o flecha hacia abajo para disminuir o
puedes escribir un nmero entre 0 y 9 el nmero ms alto es una velocidad ms rpida.
Quieres revertir? Presiona la tecla menos () del teclado normal o numrico; presiona Esc
para detener el desplazamiento.

Consejo
Ya que Acrobat pausa el desplazamiento y aplica la herramienta seleccionada si usas el
ratn, asegrate de que la herramienta Hand (Mano) est seleccionada. De esa forma, no
estars agregando pasos adicionales para deseleccionar una herramienta.
Leer en voz alta. Acrobat puede usar recursos del sistema para leer un documento en
voz alta increble cuando tu meta es hacer ms accesibles tus documentos ya que Acrobat
simula algunas caractersticas de un verdadero programa lector de pantalla.

Elige View > Read Out Loud > Activate Read Out Loud (Ver > Leer en voz alta > Activar
lectura en voz alta) para iniciar y elige View > Read Out Loud > Deactivate Read Out
Loud (Ver > Leer en voz alta > Desactivar lectura en voz alta) para detener.

Ubica la pgina que quieres leer y luego elige View > Read Out Loud > Read This Page
Only (Ver > Leer en voz alta > Leer slo esta pgina) o elige View > Read Out Loud >
Read To End Of Document (Ver > Leer en voz alta > Leer hasta el final del documento).

Consejo
Puedes tener tambin la voz leyendo un objeto seleccionado. Haz clic en un prrafo de la
pgina con la herramienta Hand (Mano) y se lee en voz alta.

(contina en la pgina
siguiente)
CAPTULO SEIS

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

115

Puedes personalizar algunas caractersticas en el dilogo Preferences (Preferencias)


(figura 45). Lee sobre las personalizaciones en la columna lateral Lelo a tu manera.

Selecciona la casilla de
vericacin Read form
elds (Leer campos de
formulario) para leer en
voz alta campos de texto,
casillas de vericacin y
botones de opcin en formas para rellenar.

Adaptar el texto con


Reorganizar

Figura 45 Personaliza la forma en que Acrobat te lee


en el dilogo Preferences (Preferencias)

Atajos de teclado. Acrobat ofrece acceso completo de teclas para navegacin y elementos del programa. A diferencia de otros programas de Adobe, como Photoshop e
InDesign, Acrobat no hace que definas los atajos t mismo. Elige Help > Adobe Acrobat 9
Pro Extended Help (Ayuda > Ayuda de Adobe Acrobat 9 Pro Extended) para abrir el visor
Adobe Help (Ayuda de Adobe). Desplaza hacia abajo en la lista de atajos de teclado en el
marco izquierdo de la ventana: encontrars listas de atajos para reas de trabajo, moverse
en el programa y usar herramientas. (Para una lista corta de atajos utilizados para activar
caractersticas como Read Aloud (Leer en voz alta), revisa la tabla 49.1 en el #49, Mejorar
la accesibilidad PDF.)

#45: Navegar un documento

Los lectores que usan dispositivos de asistencia o pantallas muy pequeas como
asistentes digitales personales (PDAs) a menudo experimentan un problema llamado
reflow (reoganizar). Cuando te
acercas mucho a una pgina
qu sucede? Ves unas pocas
palabras y quizs una imagen.
No slo tienes que desplazarte atrs y adelante para ver
la lnea entera, sino tambin
es difcil o imposible comprender en dnde ests en el
documento en un momento
dado.
Elige View > Zoom > Reow
(Ver > Ampliacin/Reduccin > Reorganizar) para
adaptar el contenido de la
pgina sin importar el nivel
de la ampliacin o reduccin.
Ten en cuenta que la reorganizacin no es un formato
permanente: siempre que restablezcas el aumento, la reorganizacin se desactiva.

116

Organizar la lectura con artculos


Hay dos opciones para hacer que una pgina uya apropiadamente sin importar la ampliacin
o reduccin: puedes modicar el diseo para que tenga una sola columna o puedes usar artculos para denir una ruta de lectura en la pgina. Los artculos te permiten disear un documento tanto para apariencia visual como para facilidad de lectura usando vistas de ampliacin.
Sigue estos pasos para controlar una ruta de lectura a travs de un documento usando artculos:
1. Elige Tools > Advanced Editing > Article Tool (Herramientas > Edicin avanzada > Herramienta
Artculo) o haz clic en la herramienta Article (Artculo) para seleccionarla si has abierto la barra de
herramientas Advanced Editing (Edicin Avanzada).
2. Haz clic y arrastra para crear una marca rectangular en tu documento. Cuando sueltas el ratn,
Acrobat dibuja la primera caja del artculo, numerada 1-1. La herramienta Article (Artculo)
dibuja una forma en la pgina, independientemente de los contenidos. Todo dentro de los mrgenes de la caja se vuelve parte del artculo.
3. Contina agregando cajas de artculo; mientras dibujas cajas alrededor de partes del texto o
imgenes, Acrobat numera los artculos consecutivamente. La secuencia de cajas que usan el
mismo nmero de artculo se llama hilo de artculo.
4. Presiona Esc (o Retorno) o selecciona otra herramienta para detener el dibujo de artculos y abrir
el dilogo Article Properties (Propiedades de artculo). Como mnimo, necesitas nombrar el artculo.
5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.

Para editar artculos, como borrar o agregar cajas o combinar artculos, selecciona el hilo en el
que quieres trabajar y elige los comandos desde el men de atajo.

CAPTULO SEIS

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

117

46

Especificar
requerimientos
de accesibilidad

Tanto Acrobat 9 como Adobe Reader 9 ofrecen un asistente para configurar los programas
y optimizar el despliegue e interaccin para dispositivos de asistencia.
Para ejecutar el asistente, elige Advanced > Accessibility > Setup Assistant (Avanzadas
> Accesibilidad > Ayudante de configuracin) para abrir el asistente de cinco pantallas. Haz
clic en Next (Siguiente) para moverte a cada pantalla y haz clic en Done (Hecho) cuando
hayas realizado selecciones en todas las pantallas.

Nota
El asistente es el mismo en Acrobat y en Adobe Reader, aparte de las referencias a los nombres de los programas. En Adobe Reader, elige Document > Accessibility Setup Assistant
(Documento > Asistente de configuracin de accesibilidad).

Ajstalo aqu, ajstalo


all
El Accessibility Setup Assistant (Ayudante de conguracin de accesibilidad) trae
ajustes desde un nmero de
paneles en el dilogo Preferences (Preferencias):

Las opciones para el


orden de lectura y lectura
de pantalla estn disponibles en la seccin Reading
Order Options (Opciones
de orden de lectura) de
Preferences (Preferencias).

La opcin Conrm before


tagging documents
(Conrmar antes de etiquetar un documento)
est tambin en las preferencias Reading (Lectura) en la seccin Screen
Reader Options (Opciones
de lectura de pantalla) en
Preferences (Preferencias).

Las opciones de colores


del documento estn en
las preferencias Accessibility (Accesibilidad).

Las opciones de color


de campo de formulario
estn en las preferencias
Form (Formularios).

Encuentra otros ajustes de


color en las preferencias
Full Screen (Pantalla completa), Measuring (Medicin), Spelling (Ortografa)
y Units & Guides (Unidades y guas).

Busca estas caractersticas en cada pantalla:

Pantalla 1. Elige el dispositivo con el que ests trabajando: un lector de pantalla, un


ampliador de pantalla o todas las opciones. Puedes tambin hacer clic en el botn Use
recommended settings and skip setup (Usar los parmetros recomendados y omitir
la configuracin) para cerrar el asistente y aplicar los parmetros previamente programados.
Pantalla 2. En esta pantalla elige una combinacin de color de alto contraste y colores
para campos, produciendo una pgina como se muestra en el ejemplo de la figura 46.
Elige la opcin de deshabilitar el suavizado de texto (produciendo texto ms ntido). Ya
que algunos dispositivos de asistencia pueden tener problemas con el uso de Acrobat
de diferentes cursores para herramientas diferentes, puedes seleccionar Always display
the keyboard selection cursor (Mostrar siempre el cursor de seleccin de teclado).

Figura 46 S cuidadoso cuando disees documentos que pueden ser vistos usando una combinacin de color de alto contraste. En este ejemplo, aunque es fcil leer el ejemplo izquierdo, usar una
combinacin de color de alto contraste puede hacer algn texto apenas legible, como en el
ejemplo de la derecha.
(contina en la siguiente pgina)

#46: Especificar requerimientos de accesibilidad

118

Colores a evitar
Si sabes que usuarios con
problemas de visin estarn
viendo tus documentos, s
cuidadoso con los colores a
elegir. Uno de los problemas
ms grandes son los fondos de color claro. Aunque
un fondo claro detrs de un
ttulo se ve atractivo sobre
un fondo blanco, si usas una
combinacin de color de alto
contraste, el texto se volver
prcticamente ilegible.
El fondo y el texto claros utilizados para las combinaciones de alto contraste son
demasiado similares en color,
haciendo que sea difcil leer el
texto como en el ejemplo de
la gura 46.

Pantalla 3. Elige opciones de etiquetado. Puedes elegir dejarle a Acrobat deducir el


orden de lectura o especificar una preferencia. Tambin en este panel, elige sobrescribir el orden de lectura en un documento etiquetado o confirmar el etiquetado en un
documento sin etiquetar.

Pantalla 4. Selecciona una opcin para ver documentos grandes. Puedes elegir entregar las pginas visibles o el documento completo, o puedes dejar que Acrobat decida.
Si prefieres, puedes tener todas las pginas en un documento pequeo. Haz clic en el
campo Maximum number of pages in a small document (Nmero mnimo de pginas
en un documento grande) y escribe un nmero. El predeterminado es 50 pginas. Elige
una opcin para que Acrobat sobrescriba el estilo de diseo de pgina y usa la pgina
sola predeterminada, que es mejor para muchos de los lectores de pantalla. Finalmente,
define un valor predeterminado de ampliacin/reduccin del documento.

Pantalla 5. La pantalla quinta y final te da una opcin de deshabilitar el guardado automtico del documento, que cuando est habilitado puede ocasionar que el documento
se vuelva a cargar y comience la lectura desde el inicio. Puedes elegir reabrir el documento desde la ltima pgina vista, que es estupendo cuando ests trabajando con
documentos largos. Finalmente, puedes tambin elegir abrir un documento PDF en
Acrobat o en un navegador; abrir un documento en Acrobat es menos confuso para
algunos dispositivos de asistencia.

Planear documentos para la accesibilidad PDF


La clave de un etiquetado exitoso de documento as como hacerlo ms cmodo para un usuario que trabaja con un lector de pantalla es usar las caractersticas de tu programa de origen
ecientemente. Planea de antemano:

CAPTULO SEIS

Congura correctamente las pginas del documento. Por ejemplo, no agregues lneas en blanco
que hagan ms espacio.

Revisa los estilos adjuntados al material insertado como imgenes y grcas.


Agrupa tablas y grcas o convirtelas a imagen para evitar que se creen etiquetas individuales
para cada lnea y segmento de palabra.

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

119

47

Etiquetado bsico
de documento

Algunas caractersticas del programa que se usan para mejorar la accesibilidad no funcionan de manera adecuada o predecible a menos que un documento est etiquetado,
lo que significa que tiene una estructura lgica definida. Las etiquetas son una parte de
la informacin del documento que define las relaciones entre los elementos, incluyendo
tablas, listas, imgenes y texto.
El etiquetado se puede hacer en el documento de origen (si ests usando un PDFMaker)
o en Acrobat. Para etiquetar un documento con PDFMaker, elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuracin de conversin). En la ficha Settings
(Configuracin), selecciona Enable accessibility and reflow with Tagged PDF (Activar
accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado) y luego haz clic en OK (Aceptar).
Las etiquetas se crean cuando el archivo PDF es generado.
Abre el documento en Acrobat y elige View > Navigation Panels > Tags (Ver > Paneles de
navegacin > Etiquetas). Haz clic en el cono Tags (Etiquetas) para desplegar las etiquetas del
documento en una jerarqua (figura 47). La figura muestra una seccin del panel Tags (Etiquetas) para una hoja de clculo de Excel. La etiqueta principal <Workbook> contiene <Worksheet> que contiene <Table>, que contiene etiquetas para las filas de la tabla <TR>, que a su vez
contiene etiquetas para las celdas de la tabla <TD> objetos de texto en las celdas <Content>.
Contenido resaltado

Etiqueta seleccionada

Figura 47 Las etiquetas en un documento se enlistan en una jerarqua.

En la figura, nota que la fila superior de texto est resaltada un til comportamiento
para ubicar rpidamente contenido en la pgina. Elige Highlight Content (Resaltar contenido) desde el men Options (Opciones). Seleccionar una etiqueta padre, como la etiqueta
<TR>, automticamente selecciona las etiquetas hijas <TD>.
#47: Etiquetado bsico de documento

Chequear etiquetas
Chequea las etiquetas preexistentes eligiendo Advanced > Accessibility > Quick
Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobacin
rpida). Esto busca estructura
de documento (etiquetas).
Un documento sin etiquetar
despliega un mensaje que
declara que la falta de estructura puede causar problemas
con el orden de lectura.

Estructura y Etiquetas no
son lo mismo
Algunos programas crean un
documento estructurado que
a menudo est bien para lectura en Acrobat. Por ejemplo,
crear un documento de Word
usando estilos en una jerarqua de ttulos es un ejemplo
de estructura. Una estructura no proporciona algunas
de las caractersticas en un
documento accesible como
espaciado de palabras; debes
etiquetar un documento para
hacerlo compatible con los
estndares de accesibilidad.

120

Retocar propiedades
Cuando se corrige el estado
de accesibilidad de un documento, puedes modicar
las propiedades de etiquetas individuales. Selecciona
la etiqueta en el panel Tags
(Etiquetas) y elige Properties
(Propiedades) desde el men
Options (Opciones) o desde
el atajo del men. El dilogo
TouchUp Properties (Propiedades de Retocar) se abre;
realiza cambios a las propiedades, como el tipo o el texto
alternativo, y luego haz clic en
Close (Cerrar).

CAPTULO SEIS

Muchos programas de creacin de documento no ofrecen opciones de etiquetado. Puedes fcilmente agregar etiquetas dentro de Acrobat:
1. Elige Advanced > Accessibility > Add Tags to Document (Avanzadas > Accesibilidad >
Agregar etiquetas al documento). Acrobat procesa el documento y agrega etiquetas.
Un Accessibility Report (Informe de accesibilidad) se despliega en el rea a la derecha
del panel del documento en la ventana del programa. Referirse al #48, Generar informes y reparar un documento, para informacin sobre cmo trabajar con etiquetas e
informes.
2. Inspecciona el documento nuevamente seleccionando Advanced > Accessibility >
Quick Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobacin rpida). El nuevo mensaje
declarar que no hay problemas de accesibilidad con el documento, lo que significa
que est etiquetado.
3. Elige File > Save (Archivo > Guardar) para guardar el documento con su estructura etiquetada.

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

121

48

Generar informes y
reparar un documento

Adems de etiquetar tu documento, Acrobat puede evaluar el nivel de accesibilidad y


generar un informe con pistas de reparacin. Usa estos mtodos avanzados de evaluacin
si ests preparando documentos que deben cumplir con estndares de gobierno o regulatorios. Antes de empezar, asegrate de que el documento est etiquetado (referirse al #47,
Etiquetado bsico de documento, para instrucciones).
1. Elige Advanced > Accessibility > Full Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobacin
completa) para abrir su dilogo (figura 48a).

Evaluar contra los


estndares
Antes de Acrobat 8 Professional, los formularios eran comprobados slo de acuerdo con
la accesibilidad de Adobe PDF.
Ahora, prueba un documento
contra estos estndares seleccionados en el dilogo Accessibility Full Check (Comprobacin
completa de accesibilidad):

Adobe PDF (Estndares


Adobe PDF). stos son
los estndares predeterminados y consideran
caractersticas como descripciones alternativas,
codicacin de carcter,
orden de tabulacin y
estructura de lista y tabla.

Section 508: Web-based


intranet and Internet
information and applications (1194.22) (Seccin 508: informacin y
aplicaciones basadas en
Web de Intranet e Internet (1194.22)). stos son
estndares del gobierno
de Estados Unidos de Norteamrica siguientes a la
Rehabilitation Act. Como
puedes ver en la gura 48b,
los estndares estn numerados. Haz clic en Browse
Section 508.gov (Examinar
Section507.gov) para informacin de los estndares.

W3C Web Content


Accessibility Guidelines
1.0 (Pautas de Accesibilidad
al Contenido en la Web 1.0
de la W3C). Estos estndares incluyen opciones denidas en tres categoras de
prioridad,

Figura 48a Elige un estndar y especica


caractersticas en este dilogo.

2. Selecciona desde las opciones de acuerdo con tus requerimientos:

Report and Comment Options (Opciones de informes y comentarios). En esta


rea, puedes seleccionar si creas o no el informe y puedes definir una ubicacin de
almacenamiento para el mismo (que se nombra automticamente con el nombre del
documento PDF). La opcin Include repair hints in Accessibility Report (Incluir sugerencias de reparacin en el informe de accesibilidad) est seleccionada por defecto
deja la opcin seleccionada para ahorrar tiempo al reparar tu documento. Si eres
del tipo de persona a la que le gusta ver qu es qu de cerca, selecciona la casilla de
verificacin Create comments in document (Crear comentarios en el documento)
para mostrar en los comentarios los errores encontrados e irregularidades.

Page Range (Rango de pginas). Aqu puedes elegir la pgina visible, un rango
especfico o el documento completo.

Checking Options (Opciones de comprobacin). En el men desplegable Name


(Nombre), puedes elegir una opcin de comprobacin de acuerdo con un conjunto de
estndares (ver la columna lateral Evaluar contra los Estndares para ms detalles).
(contina en la siguiente pgina)
#48: Generar informes y reparar un documento

(contina en la siguiente
pgina)

122

con los estndares Priority


1 (Prioridad 1) requeridos
para uso accesible y estndares Priority 3 (Prioridad
3) tiles para uso accesible. Haz clic en Browse
WCAG Guidelines (Examinar directrices WCAG)
para ms informacin.

W3C Web Content


Accessibility Guidelines 2.0 (Working Draft
27 April 2006) (Pautas
de Accesibilidad al Contenido en la Web 2.0 de la
W3C (borrador de trabajo
del 27 de abril de 2006).
ste es el sucesor a los
lineamientos originales,
dispuesto en tres niveles.
Haz clic en Browse WCAG
Guidelines (Examinar
directrices WCAG) para
ms informacin.

Puedes ir ms lejos especificando opciones de acuerdo con el formato que selecciones. La opcin predeterminada es comprobar todas las opciones para el cumplimiento. Puedes comprobar opciones como descripciones alternativas, lenguajes,
estructuras de objeto, etctera. Deselecciona los elementos que no estn en tu documento para un procesamiento ms rpido. Por ejemplo, si tu documento no contiene
JavaScript, deselecciona (l) Scripts (Secuencias de comandos) desde los lineamientos
de la Seccin 508 o si no tienes un formulario, deselecciona All form fields have descriptions (Todos los campos de formulario tienen descripciones) en los lineamientos de Adobe PDF.

3. Haz clic en el botn Start Checking (Iniciar la comprobacin) para empezar la evaluacin. Cuando la comprobacin est completa, un resumen de resultados se despliega;
haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el resumen y abrir el informe.
4. El Accessibility Report (Informe de accesibilidad) se abre en el panel de navegacin a la
izquierda de la ventana del programa (figura 48b). El informe es un documento HTML
y contiene vnculos en l que te ayudan a identificar y corregir errores. Si la opcin de
incluir sugerencias de reparacin estuvo activa cuando el informe se gener, vers informacin de cmo reparar tu documento. Haz clic en Collapse (Contraer) para cerrar el
Accessibility Report (Informe de accesibilidad) cuando hayas terminado.

Propiedades de Retocar
Cuando se corrige el estado
de accesibilidad de un documento, puedes modicar
las propiedades de etiquetas individuales. Selecciona
la etiqueta en el panel Tags
(Etiquetas) y elige Properties
(Propiedades) desde el men
Options (Opciones) o desde
el men de atajo. El dilogo
TouchUp Properties (Propiedades de retocar) se abre;
realiza cambios a las propiedades, como el tipo o texto
alternativo y luego haz clic en
Close (Cerrar).
CAPTULO SEIS

Figura 48b El informe muestra errores y


ofrece vnculos a sugerencias de reparacin.

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

123

49

Mejorar la
Accesibilidad PDF

Hay varias condiciones a considerar cuando se hace accesible un documento PDF. Los formularios, por ejemplo, ofrecen desafos especficos en su diseo como su orden de tabulacin, que es la manera en que el usuario se mueve a travs de la forma usando el teclado.
Para cualquier documento, examina el orden de lectura, que define cmo se lee un documento.
Formularios. Los formularios se manejan de una forma diferente que los documentos
comunes considerando la accesibilidad. Los campos de formulario tienen que estar configurados correctamente para que el lector de pantalla u otro dispositivo pueda reconocerlos (figura 49a). Cuando se disea un formulario, asegrate de hacer lo siguiente:

Etiqueta cada campo del formulario.

Ordenar el orden de
lectura
Aqu hay algunas ideas para
ayudarte a organizar y trabajar ms rpido con la herramienta TouchUp Reading
Order (Retocar orden de lectura) y con el ordenamiento
en general:

Decide cmo manejar


imgenes y leyendas. Un
lector de pantalla dene
una leyenda dentro
de una etiqueta de gura
como parte de la imagen y
no es leda. Por otro lado,
usando la etiqueta gura/
leyenda separa la leyenda
del cuerpo de texto.

Si necesitas marcadores,
etiqueta selecciones como
ttulos y luego convirtelos a marcadores (ver
captulo 15, Controlar la
accin e interaccin, para
aprender a trabajar con
marcadores en Acrobat).

Espacios adicionales y
tabuladores se identican
en orden de lectura. Borra
el objeto o defnelo como
un elemento de fondo o
artefacto.

Dibuja campos de texto y lneas con herramientas grficas; escribir caracteres, como
una cadena de guiones bajos, confunde la estructura del campo y su contenido.
Incluye instrucciones o descripciones como sea necesario.
Incluye texto alternativo para campos de formulario.
Agrega etiquetas a los campos ya sea en el programa de origen o en Acrobat.

Orden de tabulacin. Asegrate de que el usuario puede moverse lgicamente a travs de un formulario usando el teclado. Puedes probar el orden de tabulacin en Acrobat
9 Pro siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el cono Pages (Pginas) en el panel de navegacin para desplegar el panel
Pages (Pginas) y selecciona la miniatura del formulario.
2. Elige Options > Page Properties (Opciones > Propiedades de pgina) para abrir su
dilogo.
3. Elige una opcin que sea lgica para tu formulario:

Usa Row Order (Orden de filas) para moverse de izquierda a derecha en la pgina.
Usa Column Order (Orden de columnas) para moverse a travs de las columnas de
izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
Usa Document Structure (Estructura de documento) para mover el tabulador en el
orden especificado en el documento.
(contina en la siguiente pgina)

#49: Mejorar la Accesibilidad PDF

(contina en la siguiente
pgina)

124

Si hay demasiadas correcciones que hacer, puede


ser ms fcil empezar de
nuevo. Haz clic en Clear
Structure (Borrar estructura) y luego reconstruye
la estructura de la pgina.

Usa los listados en el


panel Order (Orden) para
cambiar el orden de lectura. Arrastra el cono a la
izquierda del objeto que
quieres reordenar hasta
que la barra indicadora
horizontal est en la ubicacin correcta. Luego,
suelta el ratn para cambiar el orden.

Tabular
Prueba el orden de tabulacin
y la funcin de campo del formulario; como sigue:

Presiona la tecla Tab para


mover el foco al campo
siguiente.

Presiona Shift+Tab para


mover el foco al campo
anterior.

Presiona la barra espaciadora para moverte en las


opciones de un campo.

Presiona las teclas de echa para seleccionar elementos de lista, casillas de


vericacin y botones de
opcin.

CAPTULO SEIS

Figura 49a Elige una ruta para que el usuario tabule en el documento.

4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y probar el orden de tabulacin. Revisa
la columna lateral Tabular para una lista de comandos de teclado para usar en la comprobacin.
Orden de lectura. La ruta que se lleva en el documento se llama su orden de lectura.
Acrobat ofrece la herramienta TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura) para definir y ordenar elementos individuales contenidos en una pgina.
Selecciona la herramienta TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura)
en
la barra de herramientas Alternativamente, puedes elegir Tools > Advanced Editing >
TouchUp Reading Order Tool
Haz clic en la pgina del PDF con la herramienta. El dilogo TouchUp Reading Order
(Retocar orden de lectura) se abre y el contenido de la pgina se muestra en bloques separados, numerados y grises. Los nmeros identifican la secuencia de lectura del documento

Cumplir con estndares PDF y de accesibilidad

125

(figura 49b). Lee algunos consejos para usar la herramienta y el proceso de retocar en la
columna lateral Ordenar el orden de lectura.

Figura 49b Despliega y modica el orden de lectura en un documento.

Al igual que con otras caractersticas y procesos en Acrobat, puedes usar atajos de
teclado para activar herramientas de accesibilidad y comandos (tabla 49.1).
Tabla 49.1 Atajos de teclado de accesibilidad
Accin

Windows

Mac OS

Cambiar la conguracin de lectura


para el documento actual

Shift+Ctrl+5

Shift+Comando+5

Herramienta Quick Check (Comprobacin rpida)

Shift+Ctrl+6

Shift+Comando+6

Reorganizar un PDF etiquetado y regresar a una vista sin reordenamiento

Ctrl+4

Comando+4

Activar y desactivar Read Out Loud

Shift+Ctrl+Y

Shift+Comando+Y

Pausar la lectura en voz alta

Shift+Ctrl+C

Shift+Comando+C

Leer en voz alta slo la pgina actual

Shift+Ctrl+V

Shift+Comando+V

Leer en voz alta desde la pgina actual


hasta el nal del documento

Shift+Ctrl+B

Shift+Comando+B

Detener la lectura en voz alta

Shift+Ctrl+E

Shift+Comando+E

(Lectura en voz alta)

#49: Mejorar la Accesibilidad PDF

CAPTULO SIETE

Transformar pginas de
documento
Acrobat ofrece varias herramientas que puedes usar para manipular el contenido de un
documento. Las tcnicas descritas en los captulos 2 y 3 muestran cmo combinar elementos desde varios documentos y diferentes fuentes, como archivos escaneados y pginas
Web.
Los documentos combinados o mezclados pueden incluir todas las pginas o las seleccionadas desde un documento, pero qu pasa si no ests seguro de lo que necesitas usar
en un proyecto? O si cambias de opinin mientras ests trabajando? En este captulo,
descubrirs mtodos para combinar y manipular los contenidos de los documentos, sustituyendo pginas en uno por las de otro.
Una vez que un documento est completo, puedes mejorarlo ms agregando estructura. En este captulo, tambin aprenders a balancear los tamaos de pgina recortando y
a agregar nmeros de pgina en el documento usando numeracin estndar o Bates. Vers
cmo agregar caractersticas que dan un toque de cohesin, incluyendo encabezados y
pies de pgina, marcas de agua y fondos. Finalmente, aprenders a ahorrar tiempo usando
caractersticas de automatizacin que ajustars como secuencias en lote.
Este captulo te muestra cmo construir el contenido manualmente revisa la nueva
caracterstica basada en Flash, Portfolio (Cartera) de Acrobat 9 en el captulo 4 para ver
cmo usar el contenido desde varias fuentes y presentarlo automticamente.

128

50

Administrar contenido
visualmente
Aqu hay un proceso que ahorra
tiempo y es genial para personas visuales. En lugar de extraer,
combinar y borrar contenido
a travs de dilogos, puedes
hacerlo visualmente usando el
panel Pages (Pginas).
Aqu est cmo hacerlo
con dos documentos, pero
podras usar tantos documentos como puedas administrar:

Cambiar pginas
y sus contenidos

Acrobat 9 ofrece algunas formas para manejar los contenidos del documento. En esta tcnica, revisa ejemplos de cundo usar cada tipo de accin, seleccionando comandos desde el
men de opciones del panel Pages (Pginas). Por cierto, la mayora de las acciones pueden
realizarse desde este panel o a travs de comandos del men Document (Documento).
Borrar e insertar pginas: Algunas veces cuando combinas archivos, tienes pginas
adicionales que no necesitas. Para borrar pginas, abre el documento y haz clic en el cono
Pages (Pginas)
a la izquierda de la ventana del programa para abrir el panel Pages
(Pginas) (figura 50a). Haz clic en la o las miniaturas del contenido que quieres borrar y
arrstralas al cono de bote. Haz clic en OK (Aceptar)
en el dilogo de confirmacin
y Acrobat elimina las pginas.

1. Empieza con dos documentos: uno al que le


quieras agregar pginas
(el receptor) y el otro de
donde quieres tomar las
pginas (el donante).
2. Haz clic en el cono Pages
(Pginas) en cada documento para mostrar las
miniaturas.
3. Selecciona las miniaturas de la pgina desde el
panel Pages (Pginas) del
documento donante y
arrstralas al panel Pages
(Pginas) del documento
receptor.
4. Una lnea vertical negra
indica el lugar en donde
el contenido se dejar
suelta el ratn cuando
ests en el punto correcto
y el trabajo est realizado.

CAPTULO SIETE

Figura 50a Selecciona miniaturas de pginas que


quieres eliminar en el panel Pages (Pginas).

Supongamos que quieres agregar pginas que contienen tablas de un archivo al final
de otro archivo PDF. Abre el documento PDF y el panel Pages (Pginas) y luego haz clic
en la miniatura anterior a la ubicacin en donde quieres insertar las pginas adicionales.
Luego elige Options > Insert Pages (Opciones > Insertar pginas) para desplegar el dilogo Select File To Insert (Seleccionar archivo a insertar). Ubica el archivo que quieres usar
y haz clic en Select (Seleccionar) para cerrar ese dilogo y abrir el dilogo Insert Pages
(Insertar pginas). Debido a que seleccionaste previamente la ubicacin en tu archivo
abierto, lo vers enlistado en el dilogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y
agregar el nuevo contenido.
Extraer Pginas: digamos que tienes un documento multipgina y quieres enviar
parte de l a varios colegas. Puedes extraer las pginas (una sola o un grupo) desde el
panel Pages (Pginas). Selecciona las miniaturas y elige Options > Extract Pages (Opciones
> Extraer pginas) para desplegar su dilogo (figura 50b). Realiza tu eleccin:
Transformar pginas de documento

129

Haz las divisiones


Aqu hay un bonito consejo
para usar si tienes varios
documentos que te gustara dividir ms equitativamente. No tienes que abrir un
documento en Acrobat para
dividirlo, tampoco tienes que
dividir un documento.
Figura 50b Elige una opcin para las pginas extradas de tu documento.

Haz clic en Delete Pages After Extracting (Eliminar pginas tras extraccin) para separar
el contenido del original. Click en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo; el contenido es
procesado y se abre en Acrobat como un documento independiente usando el prefijo
Pages from (Pginas desde) en el nombre del archivo.

Haz clic en Extract Pages As Separate Files (Extraer pginas como archivos independientes) si quieres crear documentos PDF individuales de cada pgina que seleccionas
en el dilogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo; elige un lugar de almacenamiento para el contenido extrado en el dilogo posterior Browse for Folder (Buscar
carpeta) y haz clic en OK (Aceptar). Las pginas se extraen y se guardan con el nmero
de pgina agregado al nombre del archivo por ejemplo, MyBigFile 22.

Deselecciona ambas casillas de verificacin si quieres mantener intacto el original y


extraer las pginas a un solo documento.

Reemplazar pginas: Imagina que tienes un documento PDF que necesita algo de
edicin que es mucho ms sencillo hacer en el programa de origen. Sin embargo, has
agregado varios vnculos y algunos comentarios que se perdern si simplemente borras
las pginas; entonces, qu haces? Fcil: simplemente reemplaza las pginas. El contenido
nuevo se coloca en el lugar en tu documento, dejando intacto todo el trabajo hecho en
Acrobat.
En tu programa de origen, abre el archivo y realiza los cambios. Cuando vuelvas a
convertir el archivo a PDF, puedes convertir slo las pginas a reemplazar (encuentra
cmo en la columna lateral Escoge lo que quieras en el #10, Usar PDFMaker en Microsoft Word).

#50: Cambiar pginas y sus contenidos

Empieza eligiendo Document


> Split Document (Documento > Dividir documento)
para abrir su dilogo. Haz clic
en Apply to Multiple (Aplicar
a varios) para abrir un dilogo
secundario, en donde enlistars los archivos a dividir.
Elige Add Files (Agregar archivos) o Add Folders (Agregar
carpetas) desde el men
desplegable Add Files (Agregar archivos). Selecciona los
archivos o carpetas con las
que quieres trabajar para
incluirlas en el dilogo de la
lista. Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo. El dilogo normal Split Document
(Dividir documento) se abre
contina con los pasos mencionados en la tcnica.

130

Agregar pginas al
documento
Si eliges un documento PDF,
las pginas se agregan inmediatamente. Si eliges otro tipo
de archivo, el documento se
convierte a PDF antes de que
la pgina se inserte a tu documento. Esto ahorra mucho
tiempo, ya que no tienes que
reabrir el programa de origen
del documento y el archivo,
convertirlo a PDF y luego
regresar a Acrobat.

De regreso en Acrobat, abre el documento en donde quieres reemplazar pginas, selecciona las miniaturas en el panel Pages (Pginas) y elige Options > Replace Pages (Opciones
> Reemplazar pginas). En el dilogo que se abre, ubica y selecciona tu archivo de reemplazo. Haz clic en Select (Seleccionar) para cerrar el dilogo y abrir el dilogo Replace Pages
(Reemplazar pginas). Como ya seleccionaste miniaturas, se muestran en el dilogo. Haz
clic en OK (Aceptar) y luego clic en Yes (S) en el dilogo de confirmacin que seguidamente
se abre. El dilogo se cierra y tus pginas son reemplazadas.
Dividir documento: en el pasado tenamos que realizar repetidas extracciones para separar un documento en varias partes componentes, pero ya no ms. Acrobat 9 ahora ofrece una
caracterstica para dividir archivos PDF en varios, basndose en diferentes criterios.

Nota
Cualquier adjunto en tu documento no es copiado a los archivos componentes divididos.
1. Desde el men principal, elige Document > Split Document (Documento > Dividir
documento) para desplegar su dilogo.

Borrado de poder
En vez de usar comandos para
borrar varias pginas, usa las
miniaturas y teclas. Haz clic
en la miniatura de la pgina
que quieres borrar, presiona la
tecla Shift y haz clic en pginas adicionales para seleccionarlas y luego presiona Delete
(Borrar) en el teclado. El dilogo de conrmacin se abre
preguntando si realmente
quieres borrar las pginas.
Haz clic en OK (Aceptar) y las
pginas se van.

Elige una opcin para dividir: Number of pages (Nmero de pginas) y especifica Max pages (Nmero mximo de pginas), File size (Tamao de archivo) y
especifica el Max MB (Nmero mximo de MB) o Top-level bookmarks (Marcadores de nivel superior).

2. Haz clic en Output Options (Opciones de salida) para abrir un dilogo en donde puedes
seleccionar una carpeta para almacenar los archivos divididos, as como un mtodo
para nombrarlos (figura 50c).

Figura 50c Especica cmo almacenar y


guardar los componentes de tu documento dividido.

3. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y procesar tu documento.


CAPTULO SIETE

Transformar pginas de documento

131

Borrar e insertar o reemplazar?


Cul es la diferencia? Depende de qu ms est en la pgina.
Por ejemplo, puedes tener una pgina con un gran nmero de comentarios, vnculos o campos de forma. Si simplemente insertaste una versin editada de la pgina y borraste la que
queras, perdiste todos los comentarios y vnculos. Cuando usas el comando Replace (Reemplazar), Acrobat reemplaza la pgina de abajo, manteniendo sin tocar el contenido superior
(como comentarios, vnculos o campos de formulario).

#50: Cambiar pginas y sus contenidos

Insertar pginas al
frente
Algunas veces necesitas insertar una pgina nueva antes
de una pgina existente en
tu documento. Por ejemplo,
puedes necesitar agregar una
pgina de portada para un
catlogo o folleto comercial.
En el dilogo Insert Pages
(Insertar pginas), simplemente haz clic en el men
desplegable Location (Ubicacin) y elige Before (Antes).
Haz clic en OK (Aceptar) y
Acrobat agrega la pgina a tu
documento precisamente en
donde quieres.

132

#
Dale vuelta
Cambia la orientacin de un
documento para que no tengas que torcer tu cuello para
leer una pgina rotada. Selecciona la pgina en el panel
Pages (Pginas) y elige Options
> Rotate (Opciones > Rotar)
o Document > Rotate Pages
(Rotar pginas) para abrir el
dilogo Rotate Pages (Rotar
pginas). Elige una direccin
desde el men desplegable
Direction (Direccin). Selecciona una opcin Page Range
(Rango de pginas), elige pginas pares o impares y especica una orientacin vertical
u horizontal. Haz clic en OK
(Aceptar) y las pginas se rotan.

51

Recortar y rotar pginas

Si combinas varios documentos de diferentes fuentes, puedes encontrar discrepancias en


los tamaos de pgina y orientaciones. Usa las caractersticas de recortar y rotar en Acrobat
para darles una apariencia cohesiva a las pginas. Lee sobre rotacin en la columna lateral
Dale vuelta.
Si ests recortando una sola pgina, despligala en el panel Document (Documento);
si ests trabajando con ms de una imagen, selecciona las miniaturas en el panel Pages
(Pginas).
1. Si tienes la barra de herramientas Advanced Editing (Edicin avanzada) abierta, haz clic
en la herramienta Crop (Recortar)
para seleccionarla. Luego haz clic y arrastra sobre
la pgina para dibujar un marco del tamao del rea que quieres recortar.
2. Haz doble clic dentro del rea recortada para abrir el dilogo Crop Pages (Recortar pginas). El rea que dibujaste en la pgina del documento se muestra en la previsualizacin, como la caja que rodea al pjaro en la figura 51. Los ajustes para los mrgenes ya
estn introducidos, basndose en la seleccin previa.

Verica tus mrgenes


Si te est llevando tiempo
denir un margen preciso,
arrastra el dilogo Crop Pages
(Recortar pginas) fuera del
foco y puedes ver tenues
lneas punteadas superpuestas a la pgina del documento
en donde estn colocados los
mrgenes de corte.

Recortes especiales
Adems de recortar el contenido de una pgina completa,
puedes especicar tipos especiales de recorte. En el dilogo
Crop Pages (Recortar pginas), haz clic en un botn de
opcin para seleccionar trim,
bleed o art. Cada opcin despliega un borde alrededor de
la miniatura de la pgina en el
dilogo. Procede con el resto
del recorte como se describi
en esta tcnica.
CAPTULO SIETE

Figura 51a Un rea seleccionada con la herramienta Crop (Recortar) aparece automticamente
en la zona de previsualizacin del dilogo.

Consejo
Puedes tambin seleccionar la miniatura en el panel Pages (Pginas) y elegir Options
> Crop Pages (Opciones > Recortar pginas) desde el men del panel o elegir Document >
Crop Pages (Documento > Recortar pginas). No hay marcas en la previsualizacin cuando
abres el dilogo.

Transformar pginas de documento

133

3. La pgina aparece como una miniatura en la parte superior derecha del dilogo Crop
Pages (Recortar pginas) y la casilla de verificacin Show All Boxes (Mostrar todos los
cuadros) est seleccionada por defecto en el rea Crop Margins (Mrgenes de recorte)
del dilogo. Cambia la medida utilizada en el recorte en el men desplegable Units
(Unidades).
4. Ajusta los parmetros de recorte usando los cuatro campos de mrgenes en el rea
Margin Controls (Controles de margen), descrito en la columna lateral Especificar mrgenes.
5. Cambia el tamao de pgina a uno mayor. Usa un tamao fijo seleccionando una opcin
desde el men desplegable Page Sizes (Tamaos de pgina) o haz clic en Custom (Personalizar) y escribe valores personalizados.

Por defecto, el contenido existente se centra en la pgina expandida. Si redimensionas la pgina, puedes tambin especificar una ubicacin para el contenido escribiendo valores XOffset (Desplazamiento X) e YOffset (Desplazamiento Y) (figura
51b). Haz clic en Center (Centrar) para recentrar el contenido.

Recortar varias pginas


Puedes recortar varias pginas a la vez. Selecciona las
miniaturas de las pginas en
el panel Pages (Pginas) (las
pginas pueden ser continuas
o estar dispersas en el documento). Una vez en el dilogo
Crop Pages (Recortar pginas), puedes ver las pginas
seleccionadas enlistadas en
la parte inferior de la seccin
Page Range (Rango de pginas). Si haces esto, asegrate
de que el contenido de la
pgina est dispuesto igual.

Especicar mrgenes
A medida que cambias los
valores, la lnea de recorte en
la imagen de previsualizacin
cambia para reejar los valores nuevos.
Figura 51b Escribe ubicaciones para las coordenadas X e Y ya sea valores positivos
o negativos para colocar el contenido en la pgina.

6. Finalmente, especifica el rango de pginas que deseas recortar. Si previamente seleccionaste pginas desde el panel Pages (Pginas), estarn identificadas en los campos.
Puedes tambin especificar si quieres recortar todas las pginas, slo las pginas impares o slo las pares eligiendo una opcin desde el men desplegable Apply (Aplicar).
7. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y Acrobat redimensiona la pgina. Puedes
ver los efectos del recorte en el panel del documento, as como en las miniaturas del
panel Pages (Pginas).

Nota
No puedes deshacer un recorte eligiendo Edit > Undo (Edicin > Deshacer) o con el atajo
Ctrl+Z (Comando+Z). Si cambias de opinin despus de recortar, elige File > Revert (Archivo
> Recuperar) para regresar a la versin del documento sin recortar.

#51: Recortar y rotar pginas

Escribe valores en los campos o usa las echas para


ajustar los parmetros.

Selecciona Constrain
Proportions (Restringir
proporciones) para recortar la pgina proporcionalmente en los cuatro lados.

Mueve el cuadro en el
panel del documento para
ajustar los controles de
margen automticamente.

Haz clic en Remove White


Margins (Eliminar mrgenes
blancos) para que Acrobat
ajuste automticamente los
mrgenes al documento.

134

52

Numerar pepitas
Ten en mente estas cosas
cuando numeres tu obra
cumbre:

Siempre que sea posible,


elimina los nmeros de
pgina visibles desde el
material de origen antes
de convertirlo a PDF. Usar
la numeracin de pgina
basada en Acrobat es ms
fcil cuando las pginas
no contienen nmeros
que hagan conicto con
los desplegados en la
barra de estado o en el
panel Pages (Pginas).

Considera el uso
del documento. Muchos
documentos necesitan
una numeracin sencilla
de pgina. Sin embargo,
si ests ensamblando un
manual tcnico, lo ms
probable es que uses prejos que identiquen el
contenido de acuerdo con
los captulos, sistemas,
etctera.

Si ests construyendo la
estructura de un libro,
considera cmo se ver el
libro cuando est impreso.
Los libros usan preliminares como tabla de contenidos y otros materiales
introductorios que estn
numerados de forma diferente desde el contenido
del captulo.
(contina en la siguiente
pgina)

CAPTULO SIETE

Aplicar numeracin
de pgina y Bates

Acrobat y Adobe Reader muestran los nmeros de pgina en la barra de herramientas Page
Navigation (Navegacin de pgina) en un orden lgico, esto es, la primera pgina es la 1, la
segunda pgina es la 2, etctera. Acrobat ofrece varias formas de numerar pginas. Puedes
numerarlas manualmente, usar un sistema de numeracin llamado Bates o insertar nmeros de pgina como parte de un pie de pgina, descrito en la siguiente tcnica.
En un documento de ejemplo, tengo dos secciones para numerar independientemente;
cada seccin empezar con texto (como Contenidos); la segunda incluye un nmero con el
texto seguido por nmeros de pgina. Suena complicado verdad? Acrobat puede manejarlo.
Aqu est lo que debes hacer:
1. En el panel Pages (Pginas), selecciona las pginas para la primera seccin (estoy usando
las pginas 1-5 en mi ejemplo). Elige Options > Number Pages (Opciones > Numerar
pginas) para abrir el dilogo Page Numbering (Numeracin de pgina). La opcin
Selected (Seleccionadas) est ya activa porque seleccion las pginas en el panel Pages
(Pginas) (figura 52a).

Figura 52a Puedes usar numeracin


personalizada para diferentes
secciones de un documento.

2. Deja la opcin Begin new section (Comenzar nueva seccin) seleccionada en la seccin Numbering (Numeracin) del dilogo. Luego elige un formato de pgina desde el
men desplegable Style (Estilo). Como se muestra en la figura 52a, nuestro ejemplo usa
nmeros para la renumeracin de pgina.
3. Escribe un valor en el campo Prefix (Prefijo), as como una puntuacin si se desea, como
Contents_ en el ejemplo. La numeracin empieza en 1 por defecto, como se muestra
en el campo Start (Inicio). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.
Acrobat modifica los nmeros de pgina; como muestra la figura 52b, ahora tenemos
pginas Contents_1 hasta Contents_5. Las pginas restantes en el documento tambin

Transformar pginas de documento

135

estn renumeradas. La segunda seccin est hecha de la misma forma, pero esta vez el prefijo es Chapter01:. En la barra de herramientas Page Navigation (Navegacin de pgina), el
nmero de pgina refleja tanto el conteo de pgina como la numeracin que agregaste.

Figura 52b Los nmeros personalizados usados para diferenciar


secciones en un documento se muestran en la barra de herramientas
Page Navigation (Navegacin de pgina).

Numeracin Bates. La comunidad legal usa un tipo especializado de numeracin de


pgina para identificar pginas de contenido con nmeros nicos. Acrobat 9 te permite
numerar pginas en un conjunto de archivos. Ve la columna lateral Quin es el seor
Bates? para una descripcin del sistema de numeracin Bates.
1. Elige Advanced > Document Processing > Bates Numering > Add (Avanzadas > Proceso
de documentos > Numeracin Bates > Agregar) para abrir el dilogo Bates Numbering
(Numeracin Bates).
2. Haz clic en el botn Add Files (Agregar archivos) y elige Add Files (Agregar archivos) o
Add Folders (Agregar carpetas) para abrir un dilogo Browse (Buscar). Ubica y selecciona los archivos que quieres incluir y luego haz clic en Add Files (Agregar archivos)
para cerrar el dilogo y enlistar los archivos en el dilogo.

Consejo

(contina en la siguiente pgina)

Haz clic en Output Options (Opciones de salida) en la parte inferior del dilogo para abrir
otro dilogo. Aqu puedes especificar cmo nombrar los archivos: mantn el nombre original, agrega un prefijo o sufijo, reemplaza nombres de archivo slo con nmeros Bates o
sobrescribe los existentes. Si quieres dar seguimiento al proceso, selecciona Create log file
(Crear archivo de registro) y especifica un lugar de almacenamiento. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al dilogo Bates Numbering (Numeracin Bates).
#52: Aplicar numeracin de pgina y Bates

Si tienes que agregar ms


material a una seccin de
tu proyecto, selecciona
las miniaturas de pgina,
elige Options > Number
Pages (Opciones > Numerar pginas) para abrir
su dilogo y verica que
los ajustes son correctos
para la seccin que ests
numerando. Luego haz
clic en Extend numbering used in preceding
section to selected pages
(Extender la numeracin
utilizada en la seccin
anterior a las pginas
seleccionadas).

Quin es el seor
Bates?
La numeracin Bates se utiliza en el sistema legal para
identicar documentos. El
sistema toma el nombre de
la mquina de numeracin
automtica Bates, en donde
un nico nmero identicador arbitrario, numrico o
alfanumrico es generado
para cada pgina de cada
documento que se utiliza en
un caso legal. El nmero es
nico para los documentos
revelados o producidos en
un caso, pero no hay un algoritmo estandarizado para
determinar el nmero.

136

Numerar estrategias
El dilogo Bates Numbering
Options (Opciones de numeracin Bates) ofrece varias
maneras de personalizar la
numeracin para tu proyecto,
incluyendo:

Number of Digits
(Nmero de dgitos). El
nmero mnimo permitido de dgitos es 6.

Start Number (Nmero


inicial). Dene el nmero
con el que deseas empezar.

Prefix and Suffix (Prejo


y Sujo). Agrega nombres
si se requiere; el ejemplo
usa Help en el campo
Prex (Prejo) y summer08 en el campo Sux
(Sujo).

No hay PDF? No hay


problema
Cuando ensamblas los archivos para tu proyecto de
numeracin Bates, no importa
si los archivos son PDFs; inclyelos en la lista y Acrobat los
convertir a PDF como parte
del proceso.

3. Ordena los archivos en la lista como desees selecciona un archivo y haz clic en Move
Up (Subir) o Move Down (Bajar). Cuando la lista est en orden, haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar este dilogo. Se abre el dilogo Add Header and Footer (Agregar encabezado y pie de pgina).
4. Haz clic en Insert Bates Number (Insertar Numeracin Bates) para abrir el dilogo Bates
Numbering Options (Opciones de numeracin Bates) (figura 52c) y elige opciones de
acuerdo con tus requerimientos. Lee sobre las diferentes opciones en la columna lateral
Numerar estrategias.

Figura 52c Los ajustes de numeracin Bates se muestran como una frmula en el rea
de encabezado y en la previsualizacin.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y generar los nmeros. En el dilogo Add
Header and Footer (Agregar encabezado y pie de pgina), el nmero se muestra en su
posicin predeterminada en la izquierda del encabezado. En el campo Left Header Text
(Texto de encabezado izquierdo), la frmula automtica de numeracin es escrita como
<<Bates Numer#6#1Help#summer08>>.
6. Revisa el rea de previsualizacin; el encabezado es escrito como Help000001summer08.
7. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar los archivos; el dilogo Add Header and Footer
(Agregar encabezado y pie de pgina) se cierra automticamente. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo de confirmacin cuando la numeracin est completa.

CAPTULO SIETE

Transformar pginas de documento

137

53

Insertar Encabezados
y Pies de pgina

En lugar de agregar paginacin a tu documento para propsitos de navegacin, puedes


agregar encabezados y pies precisos a las pginas. Aqu est cmo agregar un pie de
pgina, incluyendo texto personalizado, a un documento de ejemplo.
1. Desde el men principal del programa, elige Document > Header & Footer > Add (Documento > Encabezado y pie de pgina > Agregar) para abrir su dilogo.

Detalles de aspecto
Selecciona la casilla de vericacin Appearance Options
(Opciones de aspecto) en la
parte superior izquierda del dilogo. Hay dos opciones prolijas:

Haz clic en Shrink document to avoid overwriting


the documents text and
graphics (Reducir documento para evitar sobrescribir su texto y grcos)
para disminuir el tamao
del contenido en la pgina y
permitir que el encabezado
o pie se vea claramente.

Haz clic en Keep position


and size of header/footer
text constant when printing on dierent page
sizes (Mantener constantes la posicin y el tamao
del texto del encabezado
o pie de pgina al imprimir
en pginas de distintos
tamaos) para mostrar
una ubicacin uniforme en
todo el documento.

2. Elige el nombre de fuente y tamao desde el men desplegable en la parte superior del
dilogo.

Consejo
Lee cmo alterar el diseo de la pgina en la columna Detalles de aspecto.
3. Realiza entradas en los campos como lo desees (figura 53). Hay tres campos de entrada
de texto para el contenido de encabezado y pie de pgina justificado a la izquierda,
centrado o justificado a la derecha en la pgina del documento. El ejemplo usa una
fecha (mostrada como <<mm/dd/yy>>), texto personalizado y numeracin de pgina.
Antes de agregar una entrada automtica o texto personalizado, haz clic en el cuadro
de entrada de texto en el que quieres agregar el contenido en el dilogo:

Guardar
conguraciones

Figura 53 Dene el contenido para el texto de encabezado o pie en el dilogo y revisa


la previsualizacin antes de agregarlo al documento.

Para insertar los nmeros de fecha o pgina automticamente, haz clic en el botn
Insert Page Number (Insertar nmero de pgina) o Insert Date (Insertar fecha).
(contina en la siguiente pgina)

#53: Insertar Encabezados y Pies de pgina

Guarda tus encabezados o pies


de pgina personalizados en
Acrobat 9 y reutilzalos posteriormente. Congura tu diseo
ideal en el dilogo Add Header
& Footer (Agregar encabezado
y pie de pgina) y luego haz clic
en Save Settings (Guardar conguracin) en la parte superior
del dilogo. Escribe un nombre en el dilogo que se abre
y haz clic en Save (Guardar)
para almacenar el archivo con
los otros ajustes del programa.
Cuando quieras volver a usarlos, selecciona tu conguracin
personalizada en el men desplegable Saved Settings (Conguracin guardada).

138

Modicar encabezados
y pies de pgina
Para modicar encabezados
y pies despus de que los
aplicaste al documento, elige
Document > Header & Footer > Update (Documento >
Encabezado y pie de pgina
> Actualizar). Un dilogo te
pregunta si quieres editar el
contenido del encabezado y
el pie; haz clic en Yes (S) para
abrir el dilogo Update Header and Footer (Actualizar
encabezado y pie de pgina)
idntico al dilogo de agregar. Si quieres eliminarlos,
elige Document > Header
& Footer > Remove (Documento > Encabezado y pie de
pgina > Quitar).

Para personalizar la apariencia del nmero de pgina o fecha, haz clic en el vnculo
Page Number and Date Format (Formato de nmero de pgina y de fecha) y luego
elige un formato en el dilogo resultante (tambin mostrado en la figura 53). Haz
clic en OK (Aceptar); las opciones son usadas como predeterminadas hasta que elijas
nuevamente.

Para agregar texto personalizado, escribe dentro del cuadro de entrada de texto
donde quieras agregarlo (izquierdo, centrado o derecho).

Para eliminar texto, seleccinalo en el cuadro de texto y presiona Delete (Borrar).

4. Ajusta los mrgenes en los campos de margen en la parte superior derecha del dilogo
(no mostrado en la figura 53).
5. En el rea Preview (Previsualizar) del dilogo, haz clic en las flechas hacia arriba y hacia
abajo para ver previsualizaciones de los bordes superior e inferior de las pginas. Realiza
ajustes a los mrgenes y apariencia, si es necesario.
6. Haz clic en OK (Aceptar) y aplica el encabezado y pie de pgina. El contenido y la numeracin se aplican a la pgina en el rea especificada.

Escoge una pgina, cualquier pgina


No tienes que aplicar tus encabezados y pies a cada pgina. Haz clic en el vnculo Page Range
Options (Opciones de rango de pginas) en el rea Preview (Previsualizar) oculto debajo del
dilogo Page Number and Date Format (Formato de nmero de pgina y de fecha) en la gura
53 para abrir el dilogo Page Range Options (Opciones de rango de pginas).
Selecciona las pginas que tienen aplicados los encabezados o pies de pgina. Lo predeterminado es All Pages (Todas las pginas) o elige otra opcin:

Haz clic en el botn Pages from (Pginas desde) y escribe los nmeros de pgina en los campos
Pages from (Pginas desde) y Pages to (Pginas hasta).

Elige Odd pages only, Even pages only (Slo pares, slo impares) desde el men desplegable
Subset o deja el predeterminado como All pages in range (Todas las pginas del intervalo).

Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al dilogo principal Add Header and Footer (Agregar
encabezado y pie de pgina).

CAPTULO SIETE

Transformar pginas de documento

139

54

Agregar Marcas de
agua y Fondos

Una buena forma de crear un documento con apariencia cohesiva que has estructurado de
mltiples documentos de origen es usar una marca de agua o fondo. Las marcas de agua
se superponen al contenido de la pgina; los fondos estn detrs del contenido. En esta
tcnica, vers cmo aplicar y configurar fondos grficos. Las marcas de agua y fondos tienen comandos independientes y abren dilogos independientes. El contenido en ambos
dilogos es idntico, con la excepcin de las opciones de insercin de texto, disponibles
slo para marcas de agua. Lee cmo usar texto al final de esta tcnica.

Nota
Al igual que con encabezados y pies de pgina, puedes guardar y volver a usar la configuracin personalizada para marcas de agua y fondos. Refirase a la columna Guardar
configuraciones en el #53, Insertar Encabezados y Pies de pgina, para ms detalles.
Nuestro documento de ejemplo tiene cuatro pginas, cada una contiene una imagen
grande.

Escoger caractersticas de
Marca de agua y Fondo
Para especicar cmo se
muestran en la pgina las
marcas de agua y fondos, haz
clic en el link Appearance
Options (Opciones aspecto)
en la parte inferior de la seccin Appearance (Aspecto).
En el dilogo resultante, elige
una de estas opciones:

Show when printing


(Mostrar al imprimir);
usa esta opcin cuando
quieras circular un documento que tiene un
estado especco, como
Draft (Borrador) para evitar que los lectores asuman que es su versin
nal, o Condential (Condencial) para mantener la
integridad del documento.

Show when displaying on


screen (Mostrar al ver en
pantalla); si te propones
circular un documento
slo para revisin o colaboracin en lnea, asegrate de que los destinatarios pueden ver una marca
de agua cuando revisan
el archivo. Es importante
para los participantes
entender un estado especial, ver fechas y otra informacin del documento,
o ver un fondo que hayas
insertado.

1. Elige Document > Background > Add/Replace (Documento > Fondo > Agregar/reemplazar) para abrir el dilogo mostrado en la figura 54.

Figura 54 Congura en el dilogo los parmetros para el fondo.

2. Haz clic en el rea Source (Origen) del dilogo y tambin en Browse (Examinar) para
seleccionar un documento de origen a usar de fondo. Si el documento de origen tiene
ms de una pgina, selecciona la pgina que quieras usar como ejemplo.
(contina en la siguiente pgina)

#54: Agregar Marcas de agua y Fondos

(contina en la siguiente
pgina)

140

Keep the watermarks


appearance constant
regardless of the page
size (Mantener constantes la posicin y el tamao
del texto de la marca de
agua al imprimir en pginas de distintos tamaos); ubicar la marca
de agua en lugares consistentes ahorra tiempo
cuando se procesa un
documento para impresin si tus pginas son de
diferentes tamaos; esta
opcin no se aplica a los
fondos.

3. Modifica como quieras la posicin, apariencia y tamao del contenido de fondo. Luego
ajusta el alineamiento vertical y horizontal y la rotacin. Ajusta la opacidad usando el
deslizador.
4. Para aplicar el fondo a un subconjunto del documento, haz clic en Page Range Options
(Opciones de rango de pginas) en la parte superior derecha del dilogo y elige las
pginas especficas que quieras que reciban el fondo.
5. Chequea tus ajustes en rea Preview (Previsualizar) y haz clic en las flechas para moverte
en las previsualizaciones de las diferentes pginas. Cuando ests satisfecho con los
resultados, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y aplicar el fondo.
En lugar de usar un fondo grfico de imagen, agrega texto como marca de agua
siguiendo estos pasos:
1. Elige Document > Watermark > Add (Documento > Marca de agua > Agregar) para abrir
su dilogo.
2. Haz clic en el botn de opcin Texto (Texto) en el rea Source (Origen) del dilogo.
3. Escribe el texto a usar por la marca de agua en el campo de texto.
4. Elige caractersticas de fuente y color y ajusta la ubicacin del texto como lo requieras.

Proteccin de imagen
Necesitas distribuir una cantidad de imgenes? Y pierdes un montn de tiempo
agregando marcas de agua
a las imgenes? Ahrrate un
tiempo considerable combinando el contenido en un
documento PDF y agregando
una marca de agua en Acrobat. Agrega texto o usa tu
imagen de marca de agua y
ajusta la transparencia.

CAPTULO SIETE

5. Cuando el texto est correcto, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y aplicar la
marca de agua.

Planicar de antemano un proyecto


Es importante planicar con anticipacin. Antes de empezar, crea el contenido del fondo o
marca de agua y gurdalo como un archivo PDF si te propones usar una imagen; si ests
usando texto, puedes crearlo directo en el dilogo. Saber que puedes agregar contenido distintivo en Acrobat ahorra tiempo al encontrar y organizar el material de origen, aplicar un fondo o
marca de agua y luego crear la versin PDF.

Transformar pginas de documento

141

55

Tareas por lotes para


ahorrar tiempo

Supongamos que tu flujo de trabajo habitual conlleva repetir las mismas tareas, documento
tras documento. No sera bueno hacerle clic a un par de botones y hacer que Acrobat trabaje para ti? Bien, puedes quitar el tedio usando la caracterstica de secuencia por lotes
de Acrobat 9. Acrobat incluye ocho procesos por lote predeterminados y puedes escribir
fcilmente tu propia secuencia personalizada.
Trabajar con secuencias por lotes o guiones de programacin no es algo que muchos
usuarios de Acrobat hacen da a da. Para hacer ms simples las secuencias por lotes, Acrobat 9 trae la idea de completar tareas por lotes en el frente. En algunas reas del programa
cuando es probable que hagas la misma tarea una y otra vez, como exportar archivos,
agregar fondos o marcas de agua o reconocer texto usando OCR, vers un nuevo comando
que incluye las palabras multiple files (varios archivos). Haz clic para abrir un dilogo y seleccionar archivos para procesar y tu minilote se aplica.
Para esas veces que quieres que el programa haga un nmero de tareas en secuencia,
construye una secuencia por lotes personalizada. En este ejemplo, vers cmo construir un
proceso por lotes que borra comentarios, agrega marcas de agua y luego guarda el archivo
con otro nombre.
Sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Document Processing > Batch Processing (Avanzadas > Proceso de
documentos > Proceso por lotes). Haz clic en New Sequence (Nueva secuencia) en el
dilogo Batch Sequences (Secuencias por lotes).
2. Un pequeo dilogo se abre, permitindote nombrar la secuencia. Escribe un nombre y
luego OK (Aceptar) asegrate de que sea un nombre con significado para la secuencia. El dilogo Edit Batch Sequence [name] (Editar secuencias por lotes [nombre])se
abre.
3. Haz clic en Select Commands (Seleccionar comandos). En el dilogo Edit Sequence (Editar secuencia) (figura 55a) selecciona una categora de accin, como Document (Documento) o Page (Pgina) en la columna a la izquierda. Selecciona una accin y luego haz
clic en Add (Agregar) para mover la accin a la lista de la derecha.
4. Agrega otras acciones para tu secuencia. Puedes reordenarlas haciendo clic en los botones Move Up (Subir) y Move Down (Bajar); haz clic en Remove (Eliminar) para borrar una
accin si cambias de opinin.
(contina en la siguiente pgina)

#55: Tareas por lotes para ahorrar tiempo

Hazlo a tu forma
Las acciones que muestra un
cono
de cuadro en su
dilogo Edit Sequence (Editar
secuencia) ofrecen ajustes de
conguracin. Si quieres aplicar una accin congurable
como usar marcas de agua
con la misma apariencia todas
las veces, haz doble clic en
el nombre del comandoel
dilogo para abrir el dilogo
adecuado en este caso Add
Watermark (Agregar marca de
agua). Congura los ajustes y
haz clic en OK (Aceptar) para
cerrar el dilogo. Cuando la
secuencia se ejecute, Acrobat no parar cuando alcance
el comando Add Watermark
(Agregar marca de agua),
pero aplicar lo que hayas
congurado.
Si quieres realizar cambios
cada vez que la secuencia se
ejecute, haz clic en el cono
de cuadro a la izquierda del
comando para conmutar al
Interactive Mode (Modo interactivo)
. Cuando el guin
de programacin por lotes
se ejecute, Acrobat se detendr al alcanzar el comando
interactivo y abrir el dilogo correspondiente para
que puedas elegir parmetros. Cuando est terminado
haz clic en OK (Aceptar) y la
secuencia por lotes contina.

142

Planea con anticipacin


Para entrar en la perspectiva
de la secuencia por lotes, aqu
hay algunas cosas a considerar:

Planea de antemano.
Cuando empieces un
proyecto, considera qu
tareas repetitivas deberas
manejar en una secuencia
por lotes.

Pon los archivos que planeas trabajar en lotes en


una carpeta separada.
Es ms fcil darle seguimiento a dnde ests en
tu ujo de trabajo. Puedes
incluir archivos que no
sean PDF en tu secuencia
por lotes.

Congura y altera un ejemplo de muestra. Cuando


ests satisfecho con la
apariencia, ests listo para
construir y usar una secuencia por lotes en el resto.

Escribe y prueba tu
secuencia por lotes en
cualquier momento. No
necesitas estar trabajando
en los archivos de un
proyecto para escribir la
secuencia.

Considera escribir un grupo


de secuencias por lotes.

Presta atencin a cmo


te gusta trabajar. Cuando
construyes una secuencia
por lotes, puedes admitir
los mensajes que te permiten chequear documentos.

CAPTULO SIETE

Figura 55a Elige desde una larga lista de acciones para incluir en la secuencia por lotes.

5. Configura los parmetros o asigna un modo interactivo a las acciones que quieres
controlar manualmente. En el ejemplo mostrado en la figura 55a, la accin para borrar
comentarios no tiene cono a la izquierda del nombre del comando: los comentarios
se borran o no. La accin Add Watermark (Agregar marca de agua) tiene un cono a su
izquierda, queriendo decir que puede ser interactiva, pero no hay un comando interactivo en el ejemplo. Lee ms en la columna Hazlo a tu manera.
6. Cuando hayas terminado de agregar comandos, haz clic en OK (Aceptar) para regresar
al dilogo Edit Batch Sequence [name] (Editar secuencia por lotes [nombre]). Los comandos se enlistan en el dilogo (figura 55b).

Figura 55b Dene los ajustes para ejecutar tu secuencia por lotes
personalizada en el dilogo.

Transformar pginas de documento

143

7. Elige una opcin desde el men desplegable Run commands (Ejecutar comandos)
basndote en los requerimientos de tu proyecto (ver columna Todo en su lugar).
8. Elige una opcin desde el men desplegable Select output location (Seleccionar ubicacin de salida) de acuerdo con las necesidades de tu proyecto. Si piensas que podras
usar la secuencia repetidamente, elige Ask When Sequence is Run (Preguntar al ejecutar
la secuencia). Si los archivos estn pensados para la misma carpeta de salida, elige Specific Folder (Carpeta especfica) y seleccinala.
9. Haz clic en Output Options para que puedas configurar ms los archivos procesados en
el dilogo (figura 55c).

Todo en su lugar
Si ests construyendo una
secuencia para un proyecto
especco y tienes guardados
los archivos en una carpeta,
elige esa opcin. Si tienes los
archivos en varias carpetas,
elige Selected Files (Archivos
seleccionados). La opcin
que elijas determina las otras
selecciones que estn disponibles. Por ejemplo, si eliges
Files Open in Acrobat (Archivos abiertos en Acrobat), el
resto del dilogo se inhibe.

Opciones de archivo

Figura 55c Especica un nombre de archivo y


opciones de formato para la secuencia por lotes.

10. Selecciona opciones personalizadas para tu proyecto. Por ejemplo, puedes hacer lo
siguiente:

Agregar caracteres a los nombres de archivo originales y especificar si quieres o no


sobreescribir los nombres originales.

Elige un formato de salida desde el men, como pginas Web, documentos de Word,
texto, etctera.

Selecciona Fast Web View (Vista rpida de Web) para minimizar el tamao del
archivo.

Ejecuta opciones de PDF Optimizer (Optimizador de PDF) (lee sobre PDF Optimizer
(Optimizador PDF) en el #33, Optimizar un documento PDF).

Exporta los archivos procesados en uno de los formatos de exportacin de Acrobat (aprende ms sobre exportar en el #34, Exportar documentos PDF a otros formatos).

#55: Tareas por lotes para ahorrar tiempo

En el dilogo Edit Sequence


(Editar secuencia) si eliges
una carpeta especca sobre
la que ejecutar los comandos,
aparece un botn Source File
Options (Opciones de archivo
de origen).
Haz clic en el botn para
abrir una lista de formatos
de archivo: cualquier tipo de
archivo que se convierta a
PDF puede incluirse.

144

El 1-2-3 de secuencias por


lotes
Qu usar, por qu preocuparse y dnde poner las
cosas? Para simplicar y hacer
fciles de responder estas preguntas, simplemente decide
estos cuatro factores y estars
en forma para las secuencias
por lotes exitosas:
1. Decide cules comandos
quieres ejecutar.

11. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo Output Options (Opciones de salida)
y haz clic en OK (Aceptar) nuevamente para cerrar el dilogo Edit Batch Sequence
[name] (Editar secuencia por lotes [nombre]), regresndote al dilogo original Batch
Sequences (Secuencias por lotes). Tu nueva secuencia se incluye en la lista del dilogo.
12. Si ests listo para usar el proceso (ya sea una secuencia personalizada o una de las
predeterminadas), haz clic en Run Sequence (Ejecutar secuencia). Puedes tambin
renombrarla, editarla y borrarla haciendo clic en los botones adecuados.
Cuando el proceso se aplica, puedes ver dilogos, dependiendo de los comandos que
agregaste a tu secuencia y si especificaste o no el modo interactivo.

2. Decide las caractersticas


de los archivos que intentas procesar: estn los
archivos usualmente en
una carpeta en particular
o dispersos por toda la
computadora?
3. Quieres almacenar los
archivos terminados en
una ubicacin regular o
es ms probable que los
necesites guardados en
todas partes del disco
duro?
4. Qu formato de archivo
necesitas para los documentos terminados?

CAPTULO SIETE

Transformar pginas de documento

CAPTULO OCHO

Retocar y modificar un
documento PDF
Son las 16:50. Tu cliente quiere el borrador de una propuesta al final del da de trabajo. Tienes diez minutos y el jefe decide que una imagen debera ser reemplazada aqu y un ttulo
cambiado all. Si tus ajustes de seguridad permiten cambios, usa esos diez minutos cruciales para hacer esas modificaciones y salvar el da. Por qu? Porque trabajas en Acrobat.
Acrobat ofrece varias herramientas de retoque que puedes usar para correcciones simples. Puedes ajustar texto, imgenes y objetos directamente en Acrobat. Si tienes un documento escaneado como imagen, Acrobat puede convertirlo a texto editable. Usa las herramientas Redaction (Censura) para bloquear contenido sensible, incluyendo metadatos.

146

56

Seleccionar y editar
texto en un PDF

Supongamos que quieres combinar un par de pginas de un documento, una tabla de


otro y un bloque de texto de otro. Podras ir a los documentos y programas de origen y
reconstruir el contenido, importar diferentes formatos de un documento a otro y exportar
un archivo PDF. O podras intentar combinar el contenido en Acrobat, que con frecuencia
es el enfoque ms eficiente.
Usa la herramienta Select (Seleccionar), ubica la barra de herramientas Select & Zoom
(Seleccionar y Ampliar/Reducir), para seleccionar texto, imgenes y tablas, y realiza acciones especficas de objeto disponibles desde el men desplegable de opciones de las herramientas. Select (Seleccionar) es una herramienta inteligente que se comporta diferente
dependiendo de lo que ests seleccionando en el documento.

Nota
No confundas la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select &
Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) con la herramienta Select Object (Seleccionar objeto)
ubicada en la barra de herramientas Advanced Editing (Edicin avanzada). La herramienta
Select Object (Seleccionar objeto) selecciona elementos como vnculos y campos de formulario.
Aqu estn tus opciones:

Haz clic en la herramienta Select (Seleccionar)

en la barra Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) y luego haz clic y arrastra sobre el texto que quieres seleccionar;
el texto se resalta en el documento (figura 56).

Figura 56 Selecciona texto en el documento con la herramienta Select (Seleccionar)


y elige comandos especcos del contenido.

CAPTULO OCHO

Retocar y modificar un documento PDF

147

Presiona el puntero sobre el texto seleccionado por un par de segundos hasta que el
cono de texto seleccionado se despliegue
. Haz clic con el botn derecho (Controlclic) para desplegar las opciones enlistadas del men que puedes elegir dependiendo
del contenido seleccionado, tambin mostrado en la figura 56.

Como con otras herramientas de seleccin, si pasas el puntero sobre la tabla, se despliega el cono Select Text (Texto seleccionado). Haz clic con el botn derecho (Controlclic) para abrir el men de atajo. Las opciones especficas de tabla, mostradas en la
figura 56, incluyen lo siguiente:

Copy As Table (Copiar como tabla). Como su nombre lo indica, esta opcin te permite copiar la tabla al portapapeles. Abre el documento en el que quieres pegar la
tabla y elige Edit > Paste (Edicin > Pegar).

Save As Table (Guardar como tabla). Nombra la tabla en el dilogo Save As (Guardar
como) que aparece cuando esta opcin est seleccionada y elige un formato.

Open Table in Spreadsheet (Abrir tabla en hoja de clculo). Cuando est seleccionada, tu aplicacin de hoja de clculo, como Excel, se abre y despliega la tabla
importada en una nueva hoja de clculo.

Etiqutalo
Si tu documento est etiquetado y simplemente
quieres copiar y pegar una
tabla, no pierdas tiempo seleccionando herramientas, texto
o comandos. En lugar de eso,
abre el panel Tags (Etiquetas)
y haz clic en la etiqueta de
la tabla. Elige Options >
Copy Contents to Clipboard
(Opciones > Copiar contenido
en el Portapapeles). Luego
abre el documento en el que
quieres usar la tabla y pgala.
La tabla se pega e incluye su
informacin as como formateo del tipo de bordes,
fuentes, etctera. Qu bonito.

Tanto en Word como en Excel, las tablas tomadas del documento PDF son editables y
estn listas para usarse.

Agregar ms y ms
Cuanto ms haces clic, ms
seleccionas:

#56: Seleccionar y editar texto en un PDF

Haz doble clic en una palabra para seleccionarla.

Da triple clic para seleccionar una lnea de texto.

Haz cudruple clic para


seleccionar todo el texto
en una pgina.

Presiona Shift y la tecla


izquierda o derecha para
agregar texto una letra
por vez.

Presiona Shift+Ctrl
(Shift+Comando) y la
tecla de echa a la derecha para agregar una
palabra a la vez.

148

57

Consejos para
alteraciones tranquilas
de texto
Ten estas ideas en mente
cuando retocas texto:

Si necesitas seleccionar
un prrafo completo, usa
las teclas de atajo Ctrl+A
(Comando+A).
Para agregar texto nuevo,
con la herramienta
TouchUp Text (Retocar
texto) activa, haz Ctrl+clic
(Option+clic) dentro del
documento en donde
quieres agregar el texto.
El dilogo New Text Font
(Fuente del texto nuevo)
se abre con las opciones
predeterminadas: texto
Arial y modo de escritura
horizontal. Selecciona la
fuente y modo de escritura (horizontal o vertical)
y haz clic en OK (Aceptar). El texto predeterminado New Text (Nuevo
texto) se despliega en
la pgina. Seleccinalo
y luego escribe el texto
nuevo. Haz clic fuera de la
nueva lnea de texto para
terminar el proceso.
Slo fuentes con un modo
de escritura vertical se
escribirn verticalmente.
Un mensaje de error signica que has seleccionado
slo una fuente horizontal.
(contina en la siguiente
pgina)

CAPTULO OCHO

Editar texto y
modificar atributos

Para retocar una palabra o lnea de texto, simplemente usa la herramienta TouchUp Text
(Retocar texto) en Acrobat. Aqu est cmo:
1. Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en el blanco de la barra de herramientas y
elige Advanced Editing (Edicin avanzada) para abrir su barra de herramientas.
2. Selecciona la herramienta TouchUp Text (Retocar texto)
desde la barra de herramientas Advanced Editing (Edicin avanzada) y haz clic en la herramienta dentro del
texto que quieres editar. El prrafo se rodea de un cuadro delimitador.
3. Arrastra el puntero en forma de I para seleccionar todo
o parte del prrafo o ubicar
el cursor dentro del texto que quieres editar (figura 57a).

Figura 57a Usa la herramienta TouchUp Text (Retocar texto) para realizar cambios
simples al contenido de una pgina o agregar texto nuevo.

4. Escribe el texto de reemplazo o agrega texto nuevo en la posicin del cursor. Haz clic
fuera del rea resaltada para deseleccionar el texto.
Puedes modificar propiedades del texto nuevo as como texto ya en el documento,
incluyendo lo siguiente:

Fuente y tamao de fuente


Opciones de lnea y relleno
Incrustacin o subconjunto de fuentes
Espaciado entre palabras y caracteres
Ajustes de la lnea base

Retocar y modificar un documento PDF

149

1. Con la herramienta TouchUp (Retocar texto), primero haz clic en la fila de texto o selecciona las palabras o caracteres que quieres editar.

Si el texto no se est
comportando como tal,
puede no serlo. El texto
escaneado que no ha sido
capturado se comporta
como una imagen: ver el
#61, Extraer texto activo
desde una imagen.

Si agregas texto y no
pasa a la siguiente lnea,
elige Edit > Preferences >
TouchUp (Edicin o Acrobat > Preferencias > Retocar) y selecciona la casilla
de vericacin Enable Text
Word Wrapping (Activar
ajuste de texto).

2. Haz clic en el botn derecho (Controlclic) en el texto para abrir el men de atajo y
elegir propiedades. El dilogo TouchUp Text Properties (Propiedades de retocar texto)
se abre (figura 57b).

Dame un break!

Figura 57b Ajusta las caractersticas de texto en


un documento modicando sus propiedades.

3. Elige una fuente desde el men desplegable Font (Fuente). Ajusta otros atributos de
texto como lo desees y lo que permitan los atributos de fuente, mostrados en la figura.
Al realizar ajustes, los cambios se previsualizan automticamente en el texto seleccionado. Haz clic en Close (Cerrar) para aplicar los ajustes.

#57: Editar texto y modificar atributos

Adems de agregar texto,


puedes agregar line breaks
(cortes de lnea). Haz clic en
la ubicacin del bloque de
texto en donde quieres cortar
y luego haz clic en el botn
derecho (Controlclic) para
abrir el men de atajo. Luego
presiona Enter (Retorno) para
ajustar el texto a la siguiente
lnea. Puedes usar el mismo
mtodo para insertar otros
elementos, incluyendo guiones blandos, espacios que no
se rompen y guiones eme.

150

Copia eso

Ten cuidado con los farsantes!

Cuanto mejor entiendas algunas de las complejidades de la


seleccin de texto, ms rpido
podrs terminar tu trabajo.

Algunas veces los resultados del retoque no son lo que esperas a menudo relacionados con
las fuentes utilizadas en el programa de origen. Por ejemplo, muchos documentos de Word
parecen usar texto en negrita o itlicas. En realidad, es probablemente slo una apariencia de
texto en negrita o itlicas. A menos que ests usando una fuente con nombre, como Arial Bold
o Arial Italic, cuando intentes retocar el texto en Acrobat no tendrs una coincidencia exacta
para la fuente de reemplazo, ya que Acrobat no simula una apariencia negrita o itlica.

Aqu hay algunas sugerencias:

Elige Edit > Preferences >


General o Acrobat > Preferences > General (Edicin
o Acrobat > Preferencias
> General) y haz clic en
Make Hand tool select text
and images (Hacer que la
herramienta Mano seleccione texto e imgenes).
De esta manera, cuando
presiones el puntero sobre
el texto en un documento,
automticamente funcionar como la herramienta
Select (Seleccionar).

Si ests copiando y
pegando texto e intentas
enviarlo a otros, ten en
cuenta de que a menos
que la computadora del
destinatario tenga la
misma fuente, no podr ser
preservada. Acrobat reemplaza esa fuente con la
coincidencia ms cercana.

Cuando un documento
est etiquetado, puedes
usar la opcin Copy with
Formatting (Copiar con formato). Esta opcin es especialmente til si tu documento contiene columnas.

Si no puedes copiar texto,


revisa para ver si el documento tiene ajustes de
seguridad. El autor puede
haber restringido la copia.

CAPTULO OCHO

Retocar y modificar un documento PDF

151

58

Retoques de objeto

La herramienta TouchUp Object (Retocar objeto)


en la barra de herramientas Advanced Editing (Edicin avanzada) es til para organizar el contenido de una pgina importada
como parte del documento, como texto, imgenes y objetos multimedia. Por ejemplo, si
has agregado texto adicional a una pgina y necesitas arrastrar la ubicacin de un fondo
de color, usa la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) para seleccionar el objeto de
fondo y arrstralo a una nueva ubicacin (figura 58).

Figura 58 Usa la herramienta TouchUp Object


(Retocar objeto) para mover contenido en una
pgina.

Qu ms hace?
Adems de las opciones de
cortar, copiar, pegar y mover,
puedes usar la herramienta
TouchUp Object (Retocar
objeto) para hacer otros tipos
de ediciones en tu documento.
Selecciona uno o unos objetos y desde el men de atajo
escoge algo de lo siguiente:

Haz clic en Delete Clip (Eliminar recorte) para borrar


cualquier objeto que est
recortando al objeto seleccionado.

Haz clic en Create Artifact


(Crear artefacto) para eliminar el objeto del orden
de lectura para que no sea
identicado por la caracterstica Read Out Loud (Leer
en voz alta) o un programa
lector de pantalla (lee
sobre lectores de pantalla
y otras caractersticas de
accesibilidad en el captulo
6, Cumplir con estndares
PDF y Accesibilidad).

Haz clic en Edit Image (Editar imagen) para editar un


mapa de bits o Edit Object
para editar un objeto vectorial. Los comandos cambian de acuerdo con el
tipo de objeto; especica
el programa a usar en la
edicin en el dilogo Preferences (Preferencias).

Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en un


objeto con la herramienta
TouchUp Object (Retocar
objeto) y elige Properties
(Propiedades). En el dilogo
TouchUp Object Properties
(Propiedades de retocar
objeto) puedes editar el contenido del objeto, etiqueta,
color e informacin de texto.

Puedes cortar, copiar y pegar objetos.


Aunque no puedes seleccionar un objeto en una pgina y arrastrarlo a otra, puedes
cortar un objeto de una pgina y pegarlo en la otra.

Puedes seleccionar ms de un tipo de objeto a la vez.


Si haces clic y arrastras la herramienta sobre objetos en la pgina, seleccionars los
objetos dentro del marco. Haz Ctrl+clic (Option + clic) en un objeto para agregarlo a
la seleccin.

Si haces clic para seleccionar un objeto, puedes entonces hacer clic en el botn derecho
(Control+clic) para desplegar el men de atajo. Desde aqu, elige Select All (Seleccionar
todo) y todos los objetos en la pgina se seleccionan.

#58: Retoques de objeto

152

Fuera del camino, por


favor
Si ests intentando seleccionar una imagen en un
documento que tiene texto
superpuesto, podras estar a
punto de tener algunas frustraciones serias, a menos que
cambies una de las preferencias. Elige Edit > Preferences
> General o Acrobat > Preferences > General (Edicin
o Acrobat > Preferencias >
General) y selecciona la casilla
de vericacin Make Select
tool select images before text
(Hacer que la herramienta
Seleccionar seleccione las
imgenes antes que el texto)
desde el men Basic Tools
(Herramientas bsicas).

Reutilizar y reciclar
Una vez que tienes una imagen o segmento de imagen copiado, puedes reutilizarlo. Puedes
tambin guardar la imagen como archivo. Selecciona la imagen en el documento y luego haz
clic en el botn derecho (Control+clic) para abrir el men de atajo. Elige Save Image As (Guardar imagen como), nombra la imagen y especica la ubicacin.

Toma un atajo
Para aquellos que preeren trabajar con el ratn y teclas de atajo, haz clic en el primer objeto
con la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) y luego presiona Ctrl+A (Comando+A)
para seleccionar los objetos de la pgina o el documento.

Por defecto, las preferencias


generales incluyen una conguracin para seleccionar
texto antes que las imgenes.

CAPTULO OCHO

Retocar y modificar un documento PDF

153

59

Reutilizar imgenes

Puedes manejar imgenes en un documento en tres formas: reutilizndolas, sacando partes de ellas o insertando otras imgenes.
A menos que un documento est protegido contra uso de imagen, puedes reutilizar
imgenes individuales en el documento.
1. Haz clic en la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select &
Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir). La herramienta Select (Seleccionar) automticamente cambia a una flecha cuando el puntero hace clic sobre una imagen; la imagen
seleccionada se indica con un resaltado.

Si quieres slo una porcin de la imagen copiada, arrastra un marco sobre la imagen
con la herramienta Select (Seleccionar).
2. Espera un segundo o dos y el cono Select Image (Seleccionar imagen) se despliega
sobre la imagen seleccionada (figura 59a).

Figura 59a Una imagen seleccionada muestra un cono diferente


cuando el puntero pasa por encima del objeto.

3. Haz clic en el botn derecho (Control+clic) para abrir el men de atajo. Puedes elegir
uno o dos comandos de imagen: copiar la imagen para reusarla en otra aplicacin o
documento o elegir Save Image As (Guardar imagen como) para guardar una copia de
la imagen como un archivo diferenciado.

Nota
Si prefieres, puedes usar la imagen seleccionada como un elemento de navegacin creando
un marcador con la imagen o usndola como imagen para un vnculo. (Lee sobre marcadores y vnculos en el captulo 15, Controlar la accin e interaccin.)
4. Haz clic fuera de la imagen seleccionada o haz clic en otra herramienta para deseleccionar la imagen.

#59: Reutilizar imgenes

154

Informacin
sobrecargada
Muchos comandos muestran
dilogos de informacin: algo
que realmente no necesitas
ver ms de una vez. Afortunadamente, los dilogos incluyen una casilla de vericacin
a la que puedes hacerle clic
para esconder el mensaje.
Adelante. Hazle clic.

Si quieres reutilizar algn contenido de la pgina que contenga tanto texto como grficos, no te tomes la molestia de copiar y pegar cada elemento. En lugar de eso, usa la
elegante herramienta Snapshot (Instantnea).
1. Agrega la herramienta a la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y
Ampliar/Reducir) haciendo clic en el botn derecho (Control+clic) en el blanco de la
barra, elige More Tools (Ms herramientas) y luego selecciona la herramienta Snapshot
(Instantnea) desde el dilogo More Tools (Ms herramientas). O, si ests sacando una
instantnea como una actividad de una sola vez, elige Tools > Select & Zoom > Snapshot
Tool (Herramientas > Seleccionar y Ampliar/Reducir > Herramienta Instantnea)
.
2. Selecciona el contenido de la pgina:

Haz clic en cualquier parte del documento para capturar el contenido visible en el
panel Document (Documento).

Arrastra un marco alrededor de la porcin de la pgina o alrededor de una parte de


Arrastrar la
instantnea

una imagen en la pgina (figura 59b).

No tienes que desordenarte al


copiar y pegar cuando ests
moviendo las imgenes. Abre
el documento receptor junto
con el documento con la
imagen y acomoda los documentos en la pantalla. Luego,
selecciona la imagen en el
documento PDF y arrstrala al
otro documento.

Figura 59b Especica una porcin del contenido de la pgina


(izquierda) para capturar como imagen de portapapeles (derecha).

3. Vers un destello en donde los colores de la imagen son invertidos dentro del marco y
el contenido es capturado. El rea seleccionada es resaltada hasta que deselecciones la
herramienta o selecciones otra. Un dilogo de informacin aparece, dicindote que el
contenido ha sido copiado al portapapeles. Haz clic en OK (Aceptar).
4. Pega el contenido del portapapeles en donde necesites o salo para crear un nuevo
documento PDF; refirete al #22, Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat, para ver cmo se hace.
CAPTULO OCHO

Retocar y modificar un documento PDF

155

60

Viaje redondo en
edicin de una imagen

Refina imgenes a ltimo minuto y an llega a la entrega. La edicin de viaje redondo te


permite trabajar desde Acrobat, hacer cambios al contenido en otro programa y luego integrar esos cambios automticamente en el documento PDF. Usas la herramienta TouchUp
Object (Retocar objeto) y un programa de edicin designado como Photoshop o Fireworks
para realizar cambios que luego se regresan al documento PDF: edicin de viaje redondo en
su mejor desempeo. Incluso puedes seleccionar varias imgenes y cambiarlas a la vez.
Sigue estos pasos para cambiar el contenido de imagen:
1. Selecciona la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) en la barra de herramientas
Advanced Editing (Edicin avanzada) y haz clic con el botn derecho (Control+clic) en
la o las imgenes que quieres editar para abrir el men de atajo.

Los uf! de la edicin de


imagen
Ten cuidado con algunas
cosas que pueden hacer tu
experiencia en edicin mucho
menos que milagrosa:

La ubicacin de una imagen


redimensionada a menudo
necesita modicacin en
Acrobat. Usa la herramienta
TouchUp Object (Retocar
objeto) para reorganizar el
contenido si se requiere.

La transparencia es preservada slo para mscaras


especicadas como valores
indexados en una imagen
que usa color indexado.

Cuando cambias los


modos de imagen, como
de RGB a escala de grises,
tu imagen puede no guardarse automticamente;
en lugar de eso Photoshop abre un dilogo Save
(Guardar) y guardar la
imagen como Photoshop
PDF independiente de tu
documento PDF original.

No puede ser leda cada


imagen. Si ves un tablero
de ajedrez en lugar de tu
imagen, no puedes editarla
usando el mtodo de viaje
redondo. Chequea tu conguracin de Photoshop.

Si la imagen se ve un poco
extraa cuando se abre en
Photoshop, revisa la proporcin del pixel. Acrobat instruye a Photoshop para que
use correccin de proporcin de pixel al previsualizar.

2. Elige Edit Image (Editar imagen). Tu editor de imagen especificado se abre y despliega
la o las imgenes.
3. Realiza tus cambios. Si tienes capas agregadas, elige Layer > Flatten Image (Capa > Acoplar imagen) para acoplar las capas.
4. Elige File > Save (Archivo > Guardar). La imagen se guarda, se cierra y se reemplaza en
Acrobat (figura 60).

Figura 60 Realiza cambios a las imgenes, como la imagen


anterior en la parte superior dentro de Acrobat. La imagen
posterior en la parte inferior tiene el fondo desvanecido y
un desenfoque radial aplicado.

#60: Viaje redondo en edicin de una imagen

156

Elegir un programa de edicin


Dene los programas que deseas usar para editar imgenes y texto en el dilogo Preferences
(Preferencias). Elige Edit > Preferences o Acrobat > Preferences (Edicin o Acrobat > Preferencias) y elige TouchUp (Retocar) desde el men Categories (Categoras).
Haz clic en Choose Image Editor (Seleccionar editor de imgenes) o Choose Page/Object Editor
(Seleccionar editor de pginas/objetos) para abrir un dilogo de buscar. Ubica el programa que
quieres usar y seleccinalo. Haz clic en Open (Abrir) para cerrar el dilogo y asignar el programa
a la funcin. Luego, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y ajustar las preferencias.

Mantener la conexin
La conexin con la imagen existe slo mientras el objeto est seleccionado en Acrobat. Si ests
trabajando con una imagen en Photoshop y luego deseleccionas el objeto en Acrobat, tienes
que empezar de nuevo.

CAPTULO OCHO

Retocar y modificar un documento PDF

157

61

Extraer texto activo


de una imagen

Una pgina escaneada en versiones anteriores de Acrobat o una creada desde una foto o
dibujo es slo una imagen de una pgina y no puedes manipular su contenido extrayendo
imgenes o modificando el texto. Sin embargo, Acrobat puede convertir la imagen del
documento en texto o agregar una capa de texto al documento utilizando reconocimiento
ptico de caracteres (OCR). Asegrate de evaluar el documento capturado cuando el proceso OCR est completo para asegurarte de que Acrobat interpret el contenido correctamente. Por ejemplo, es fcil confundir un mapa de bits que puede ser la letra l con el
nmero 1.
Para capturar el contenido de un documento de imagen, haz lo siguiente:
1. Elige Document > OCR Text Recognition > Recognize Text Using OCR (Documento >
Reconocimiento de texto OCR > Reconocer texto usando OCR). El dilogo Recognize
Text (Reconocer texto) se abre. Especifica si quieres capturar la pgina actual, un documento completo o pginas definidas en un documento multipgina.
2. Haz clic en el botn Edit (Editar) para abrir el dilogo Recognize Text Settings (Reconocer texto Configuracin). Elige una de tres opciones en el men desplegable PDF
Output Style (Estilo de salida PDF):

Searchable Image (Imagen para bsquedas) comprime el frente y coloca el texto


para bsquedas detrs de la imagen. La compresin afecta la calidad de la imagen.

Redada de sospechosos
Convertir un mapa de bits
de letras y nmeros a letras y
nmeros puede dar como resultado elementos que no pueden
identicarse indudablemente,
conocidas como sospechosos.
Aqu est cmo repararlo.
Selecciona Document >
Recognize Text Using OCR >
Find First OCR Suspect (Documento > > Reconocer texto
usando OCR > Buscar el primer OCR sospechoso) para
abrir el dilogo en donde
Acrobat identica caracteres
sospechosos por conrmar.
Trabaja con los sospechosos
usando varias opciones:

Selecciona el texto en el
campo Suspect (Sospechoso) y escribe las letras
correctas.

Haz clic en Not Text (No


es texto) cuando el sospechoso no es en absoluto
una palabra.

Haz clic en Find Next (Buscar siguiente) para ir al


siguiente sospechoso.

Haz clic en Accept and Find


(Aceptar y buscar) para conrmar la interpretacin e ir
al siguiente sospechoso.

Haz clic en Close (Cerrar)


para terminar el proceso.

Searchable Image (Exact) (Imagen para bsquedas (Exacta)) mantiene el frente de la


pgina intacto y coloca el texto para bsquedas detrs de la imagen.

ClearScan reconstruye la pgina, convirtiendo el contenido en texto, fuentes y grficos.

Si seleccionas las opciones OCR Searchable Image (Imagen para bsquedas) o


ClearScan, puedes elegir una de cuatro opciones desde el men desplegable Downsample Images (Disminuir resolucin de imgenes): entre 600 y 72 dpi. Disminuir la
resolucin reduce el tamao del archivo, pero tambin puede dar como resultado
imgenes no utilizables.
Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al dilogo Recognize Text (Reconocer texto).
(contina en la siguiente pgina)

Dependiendo de las caractersticas del texto del documento,


puedes tener que modicar
algunos resultados de conversin, como la tipografa o espacio entre caracteres, usando la
herramienta TouchUp Object
(Retocar objeto).
#61: Extraer texto activo de una imagen

158

Tienes que convertir una


pgina?
La respuesta es: depende.
Por qu ests escaneando la
pgina en Acrobat, en primer
lugar? Necesitas una imagen
de un documento para almacenarla o para usarla como
parte del paquete de informacin de servicio al cliente?
Para cualquiera de estos propsitos, probablemente no
tienes que convertir el contenido. Aqu hay algunas razones para necesitar convertir el
contenido de una imagen PDF
a texto e imgenes:

Necesitas poder buscar en


el texto, as como dentro
de un conjunto de documentos.

Quieres hacer disponible


el contenido a personas
que usan un lector de
pantalla u otro dispositivo
de asistencia.

Quieres reproponer el
contenido para una salida
diferente, como una
pgina Web o un documento de texto.

Quieres reusar o cambiar


el contenido moviendo
prrafos, haciendo correcciones o extrayendo
tablas.

CAPTULO OCHO

3. Haz clic en OK (Aceptar) para iniciar el proceso de captura. S paciente. Dependiendo


del tamao y complejidad del documento, el proceso puede llevar un minuto o dos.
Cuando est completo, el dilogo se cierra y los resultados de la conversin se muestran
en el documento (figura 61a).

Figura 61a Una imagen pster se convierte con todo el contenido visible usando
Exact Image OCR (Imagen exacta OCR) (izquierda); usar ClearScan convierte slo el
contenido que no se superpone con las partes densas de la imagen pster (derecha).

El punto del OCR es producir texto para bsquedas en tu documento. OCR no es a


prueba de tontos y vas a tener algunos errores, incluso aunque Acrobat no los reconozca
como tal. (Ver la columna lateral Redada de sospechosos para aprender a manejar contenido sospechoso.) El ejemplo mostrado en la figura 61b es un caso. En la parte superior de la figura, el ttulo de #60 fue restablecido usando una fuente compleja. Luego, el
primer prrafo de #60 fue capturado como una imagen de captura de pantalla y el texto

Retocar y modificar un documento PDF

159

reconocido usando OCR en Acrobat. En la parte inferior de la figura, nota cuntos errores
hay en el texto capturado.

Escanear y convertir
Si ests escaneando un documento en Acrobat 9, crear
texto para bsquedas es una
parte predeterminada del
proceso de digitalizacin. Ver
el #21, Crear un PDF desde
pginas Web en Acrobat, para
ms detalles.

Figura 61b Acrobat intenta interpretar tanto como sea posible el contenido de la
pgina como texto, pero no reconocer texto sobre un fondo de color oscuro.

Nota
Si te ests preguntando de dnde vino el texto capturado, es simple: todo lo que hice fue
seleccionar y copiar el prrafo en el archivo PDF y luego pegarlo dentro de un documento
de Word. Los resaltados fueron agregados en Word para ilustrar.

#61: Extraer texto activo de una imagen

160
Tener tu estilo
Personaliza la apariencia de las
marcas de censura usando colores, texto o cdigo. Haz clic en
Redaction Properties (Propiedaen la barra
des de censura)
de herramientas Redaction
(Censura). Los ajustes predeterminados en el dilogo especican un relleno slido negro para
las marcas de redaccin.
Selecciona opciones para el
texto incluyendo un Redacted
Area Fill Color (Color de relleno
de la zona censurada) si te gustara que las reas estn rellenas de otro color diferente del
negro. Selecciona Use Overlay
Text (Usar texto superpuesto)
para activar las opciones de
texto. Elige la fuente y tamao
(o usa tamao automtico) y
elige el color de la fuente, ubicacin del texto, texto personalizado o cdigo de censura.
Si tu trabajo requiere regulaciones o legislaciones de gobierno,
puedes especicar un cdigo
identicando la razn para la
censura en lugar de usar texto
sobre un bloque slido de color.
En el dilogo Redaction Tool Properties (Propiedades de la herramienta Censura), haz clic en
Redaction Code (Cdigo de censura) para activar las opciones de
cdigo. Selecciona un Code Set
(Conjuntos de cdigo) y un Code
Entry (Entradas de cdigo).
Para agregar, modicar, exportar
e importar cdigo, haz clic en Edit
Codes (Editar cdigos). Haz clic en
OK (Aceptar) y regresa a Redaction Tool Properties (Propiedades de la herramienta Censura)
y luego haz clic en OK (Aceptar)
para regresar al documento. La
prxima vez que uses la herramienta Apply Redaction (Aplicar
censura), el cdigo personalizado
se insertar en la pgina.
CAPTULO OCHO

62

Censurar contenido

Las herramientas Commenting & Markup (Comentario y Marca), como las herramientas
Rectangle (Rectngulo) o Highlighting (Resaltar), pueden aparecer para cubrir imgenes o
texto. En una pgina PDF impresa el contenido de abajo est oculto, lo que no es as en el
caso de un archivo digital el contenido de abajo es simplemente cubierto (figura 62a).

Figura 62a Cubrir el texto con un rectngulo negro est bien para la impresin. En
un documento, todo lo que tienes que hacer es mover el cuadro fuera del lugar.

Eliminar contenido en forma permanente y reemplazarlo con un contenedor de algn


tipo, como una caja coloreada, texto predeterminado o cdigo, o espacio en blanco se
llama redaction (censura). Acrobat 8 introdujo un conjunto de herramientas de censura que
estn mejoradas en Acrobat 9 Pro.
Para usar la censura, tu archivo PDF debe hacer lo siguiente:

Contener texto para bsquedas, descrito en la tcnica #61.


No estar encriptado. Lee sobre encriptacin en el captulo 16, Hacer que tus documentos sean seguros.
1. Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en un blanco de la barra de herramientas
y elige Redaction (Censura) desde el men de atajo para abrir la barra de herramientas.
2. Haz clic en la herramienta Mark for Redaction (Marcar para censura)
. Un dilogo
de informacin se abre explicando que puedes usar la herramienta para especificar
contenido para eliminar y luego usar la herramienta Apply Redaction (Aplicar censuras)
con el fin de completar la tarea. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.
3. Mueve el puntero sobre la pgina y arrastra para seleccionar el contenido para censurar.
Puedes seleccionar palabras simples o mltiples, prrafos enteros o imgenes. Cada
elemento seleccionado despliega un cuadro delimitador (figura 62b).

Retocar y modificar un documento PDF

161

Preservar tus archivos es


preservar tu salud
En muchos ujos de trabajo
es importante tener versiones completas y censuradas
de un documento. Una vez
que el archivo censurado se
guarda, el contenido original
no puede restaurarse. Si aplicas censura y cambias de idea,
elige File > Revert (Archivo >
Recuperar) para regresar al
estado del archivo anterior a
la censura.

Figura 62b Selecciona y previsualiza contenido para censurar en


la pgina.

4. Mueve el puntero sobre un objeto seleccionado en la pgina para ver cmo lucir despus de la censura, como en el prrafo inferior en la figura 62b.
5. Cuando hayas terminado tus selecciones, haz clic en Apply Redactions (Aplicar censuras)
. Un dilogo de confirmacin se abre; haz clic en OK (Aceptar) para aplicar las
censuras al archivo.

Nota
Un segundo dilogo de informacin se abre preguntndote si te gustara examinar el documento por otro contenido que pueda ser eliminado. Haz clic en Yes (S) para proceder con
el examen del documento como se describi en el #31, Encontrar informacin sobre tu
documento. Si necesitas revisar los archivos censurados por otro contenido regularmente,
selecciona Always perform the selected action (Realizar siempre la accin seleccionada)
para ahorrar un clic de ratn en el futuro.
Imagina que tienes que ubicar muchos elementos similares en un documento muy
largo qu tedioso! Acrobat 9 ofrece una nueva herramienta Search (Buscar) que te permite localizar palabras, frases o patrones. Lee sobre buscar contenido usando frases en la
columna lateral La frase correcta es...
Haz clic en la herramienta Search and Redact (Buscar y censurar)
en la barra de
herramientas Redaction (Censura) para abrir la ventana Search (Buscar) y sigue estos pasos
para buscar un patrn:
1. Especifica las ubicaciones de bsqueda desde las opciones Where would you like to
search? Dnde desea realizar la bsqueda?.
2. Haz clic en Patterns (Patrones) para activar un campo y elige una opcin desde el men
desplegable, como Dates (Fecha).

#62: Censurar contenido

162

La frase correcta es...


Otra forma de buscar contenido para censurar es usar
frases. Haz clic en la herramienta Search and Redact
(Buscar y censurar)
en la
barra de herramienta Redaction (Censura) para abrir la
ventana Search (Buscar). Elige
la ubicacin de bsqueda, y
selecciona Multiple words
or phrases (Varias palabras
o una frase) para activar el
botn Select Words (Seleccionar palabras) al que le haces
clic para desplegar el dilogo
Words and Phrases to Search
and Redact (Palabras y frases para buscar y censurar).
Escribe una palabra o frase
y haz clic en Add (Agregar) y
repite. Cuando hayas terminado de agregar trminos,
haz clic en OK (Aceptar) para
cerrar el dilogo y procesar el
archivo. Una vez que las coincidencias estn realizadas,
vers los contenidos identicados en tu documento. Haz
clic en Apply Redactions (Aplicar censuras) para completar
el proceso.
Pero aqu est la mejor parte:
puedes importar y exportar
listas de palabras y frases para
volver a usar lo que sea necesario. No debers olvidar qu
tienes que ubicar y censurar,
tampoco tendrs que transcribir una lista de trminos cada
vez que necesites censurar
otro documento.

CAPTULO OCHO

Puedes buscar por nmeros de telfono, direccin de correo electrnico, direccion Web,
nmeros de seguridad social, nmeros de empleado, nmeros de tarjeta de crdito y
fechas. Vers ejemplos de cada patrn en la ventana Search (Buscar) cuando hagas la
seleccin (figura 62c).

Figura 62c Busca en un documento patrones, como


fechas. En los Search Returns (Resultados de bsqueda)
(mostrados a la derecha), selecciona los resultados que
quieras censurar.

3. Haz clic en Search and Redact (Buscar y censurar) para empezar. El documento se procesa y los resultados de bsqueda se despliegan como se muestra a la derecha de la
figura 62c.
4. Haz clic en los resultados de bsqueda que quieras censurar; haz clic en Check All (Marcar todos) para seleccionar el conjunto completo de resultados.
5. Haz clic en Mark Checked Results for Redaction (Sealar resultados marcados para censura) para completar el proceso.

Retocar y modificar un documento PDF

CAPTULO NUEVE

Construir contenido con


Adobe Presenter
Acrobat 9 incluye una nueva y elegante herramienta integrada a PowerPoint llamada
Adobe Presenter. No tienes que ser un mago de Flash para usar Presenter y producir presentaciones multimedia, materiales de aprendizaje e incluso exmenes y evaluaciones
compatibles con los estndares. Una vez realizado, el mismo proyecto puede usarse como
archivo PDF, en una pgina Web, independiente en formato SWF o puede publicarse a tu
servidor de Acrobat Connect.
Presenter ofrece su propio cono de programa y elemento de men en los listados de tu
aplicacin, pero no es un programa independiente. En su lugar, es instalado como un men
en PowerPoint, como el PDFMaker instalado en programas de Office (Windows).
Un flujo de trabajo de Presenter requiere varios componentes, incluyendo los siguientes:

Construir la presentacin de PowerPoint de base usada por el proyecto de Presenter

Definir la interfaz del visor para la presentacin a travs de su tema y el texto

Especificar cmo funciona la presentacin, con opciones como la reproduccin e interacciones con la evaluacin

Agregar caractersticas de Presenter como narracin de audio y video a las diapositivas


Probar y publicar el proyecto como PDF, SWF o para uso en Acrobat Connect Pro

Presenter no est instalado o activado con los componentes de Acrobat 9 Pro Extended
como LiveCycle Designer o Acrobat Distiller. En lugar de eso, tiene su propia opcin de
instalacin en la pantalla de instalacin de Acrobat 9 Pro Extended. Haz clic Install Adobe
Presenter (Instalar Adobe Presenter) y sigue las sugerencias. La primera vez que lo abres,
tienes que registrar el producto. Si no lo registras, Presenter se ejecuta en modo de prueba
de 30 das.

164

63

Precargar o no
precargar: sa es la
cuestin
Adobe Presenter te da dos
opciones para manejar la
precarga de una pelcula
Flash. Elige Download Slides
Completely Before Playback
(Descargar diapositivas completamente antes de iniciar
la reproduccin) si lo ms
probable es que tus usuarios
usen velocidades de descarga
bajas para ver la presentacin.
Les llevar un ratito descargar todos los contenidos
de la diapositiva y retrasa el
comienzo de la presentacin,
pero no habr interrupciones
durante la misma.
Si tienes varias pelculas de
Flash en tu presentacin (y
dos o ms estn en diapositivas consecutivas), elige Disable Preloading of Embedded
Flash Movies (Desactivar la
precarga de contenido Flash
incrustado). De esta forma,
la primera pelcula debe terminar de ejecutarse antes
de que la segunda pueda
empezar.

CAPTULO NUEVE

Crear una publicacin


de Presenter

Puedes construir la presentacin de Presenter sobre tu publicacin de PowerPoint en cualquier etapa del desarrollo ya sea que inicies una nueva desde cero o abras una existente.

Consejo
Para ahorrar tiempo en la configuracin de Presenter, es ms rpido tener un conjunto de
diapositivas creadas y la titulacin bsica terminada. De esa forma, cuando selecciones
algunas opciones de la configuracin, no tienes que adivinar en los ajustes.
Para ponerte en marcha, abre tu presentacin en PowerPoint y luego elige Adobe >
Adobe Presenter > Presentation Settings (Adobe > Adobe Presenter > Configuracin de la
presentacin) para abrir el dilogo de cuatro fichas (figura 63).

Figura 63 Especica opciones para


Adobe Presenter en este dilogo.

Usa los ajustes en el dilogo para configurar las caractersticas de la presentacin:


1. En la etiqueta Appearance (Apariencia), cambia la apariencia de la publicacin:

Escribe un ttulo para tu presentacin si no quieres usar el ttulo por defecto, que es
el nombre del archivo de PowerPoint.

Escribe un resumen para la presentacin que describa su propsito y contenidos.


Si usas tu presentacin sobre Acrobat Connect Pro, el resumen se muestra con otra
informacin de la presentacin; en un PDF o presentacin local, el resumen no se
utiliza.

Construir contenido con Adobe Presenter

165

Para configurar la apariencia y funcin de la interfaz SWF, selecciona y edita un tema.


Lee sobre el uso de temas en el #64, Especificar un tema.

2. En la ficha Playback (Reproduccin), elige ajustes para reproducir la presentacin:

Selecciona Auto play on start (Reproduccin automtica al inicio) para que la presentacin empiece inmediatamente despus de cargar. De otra manera el usuario
tiene que hacer clic en el botn Play (Reproducir) en la interfaz de la presentacin
para iniciarla.

Presenter reproduce la presentacin una vez y luego se detiene por defecto; si quieres
que haga un ciclo como las presentaciones usadas en un quiosco o de despliegue
pblico selecciona Loop presentation (Repetir presentacin).

Selecciona Include slide numbers in outline (Incluir nmeros de diapositivas en contorno) si quieres incluir nmeros de diapositiva en el panel Outline (Contorno) de la
presentacin (una prctica opcin para diferentes presentadores con niveles variables
de familiaridad con el contenido).

Si quieres que la presentacin se detenga despus de que una animacin de diapositiva est completa, elige Pause after each animation (Pausa despus de cada animacin). De esa forma, el espectador tiene tiempo de tomar notas o revisar la diapositiva
terminada antes de continuar.

Las diapositivas se despliegan de acuerdo con la duracin de su audio o video; para


diapositivas sin medios, especifica un despliegue de tiempo en segundos. La opcin
predeterminada es de 5 segundos.

3. En la ficha Quality (Calidad), elige calidades de imagen y audio basndote en cmo


pretendes usar la presentacin.

Haz clic en el men de flecha desplegable Publish For (Publicar para) y elige desde My
Computer (Mi PC), Adobe Connect Pro o Adobe PDF para optimizar automticamente
los niveles o seleccionar las opciones manualmente.

Selecciona la casilla de verificacin Control Preloading (Controlar precarga) y elige


Download slides completely before playback (Descargar diapositivas completamente antes de iniciar la reproduccin) o Disable preloading of embedded Flash
content (Desactivar la precarga de contenido Flash incrustado), de acuerdo con las
caractersticas de tu presentacin. Lee sobre las diferencias en la columna Precargar
o no precargar: sa es la cuestin.

Ahorra algo de tiempo configurando proyectos futuros al seleccionar la casilla de verificacin Use these settings for new presentations (Utilizar esta configuracin para
nuevas presentaciones).
(contina en la siguiente pgina)

#63: Crear una publicacin de Presenter

Excepciones a las
reglas
Para la mayora, las opciones
predeterminadas de Presenter en calidad de imagen
estn bien con unas pocas
excepciones. Para evitar que
el contenido se difumine, asegrate de ajustar la calidad de
imagen a alta en tu presentacin si incluye grcas, Smart
Art, Word Art, Quick Styles o
formas que usan efectos 3D,
como las sombras.
Puedes visualizar presentaciones en dispositivos mviles
como telfonos celulares y
PDAs que usen Flash Lite 3. Si
te propones dar salida para dispositivos mviles, usa el ajuste
de calidad baja para imgenes
y audio para reducir el tamao
del archivo terminado.

Qu tal si
reproducimos Flash?
No tienes que preocuparte de
instalar Flash Player o si tienes
la versin correcta. La ltima
versin del Flash Player (la
9) se instala cuando instalas
Presenter.

166

Hacerlo mvil
La salida de Presenter puede
usarse en dispositivos mviles
que ejecutan Flash Lite 3.
Muchas caractersticas son
soportadas, incluyendo animaciones de diapositiva
y fondos, audio y archivos
incrustados SWF y FLV.
Algn contenido de Presenter no es soportado en Flash
Lite 3, incluyendo el panel de
diapositivas, pruebas, temas y
la barra de ejecucin.

CAPTULO NUEVE

4. En la ficha Attachments (Adjuntos), selecciona y agrega archivos para adjuntar en la


presentacin. Haz clic en Add (Agregar) para abrir el dilogo Add Attachment (Agregar
adjunto) en donde puedes ubicar contenido como hojas de clculo o grficas que quieras proporcionar con la presentacin. Un adjunto puede ser un archivo o un vnculo;
para descubrir cmo usar vnculos y adjuntos, revisa el #66, Incluir adjuntos.
5. Una vez que terminaste de modificar la configuracin, haz clic en OK para cerrar el
dilogo.
Crear ttulos de diapositiva da a los usuarios un acceso fcil a cualquiera de ellas. Revisa
que los ttulos aparezcan en el contorno de PowerPoint antes de publicar tu presentacin,
para todas las diapositivas, incluyendo las que son slo grficas.

Construir contenido con Adobe Presenter

167

64

Especificar un tema

Las publicaciones de Presenter muestran una presentacin ejecutndose dentro de una


interfaz personalizable llamada tema. Puedes personalizar caractersticas como color, despliegue de ficha, grficos, fuentes y funcionalidad de la interfaz. Una vez que has elegido,
personalizado o creado el tema, gurdalo para volverlo a usar.
Adobe Presenter usa un tema de presentacin predeterminado de color verde llamado
Sage, pero puedes alterarlo.
1. Abre tu presentacin en PowerPoint para el dilogo mostrado en la figura 64a.

Figura 64a Selecciona detalles para personalizar la apariencia del tema de acuerdo
con tu compaa, marca o colores del club.

2. Elige un tema para empezar a personalizar desde el men desplegable Theme (Tema).
El tema nuevo aparece en la ventana de previsualizacin.
3. Cambia las opciones de Appearance (Apariencia) como lo desees:

Haz clic en la muestra de color para diferentes elementos de la interfaz para abrir
selectores de color y elegir colores personalizados o de la marca.

Haz clic en Modify Text Labels (Modificar etiquetas de texto) para cambiar el texto en
reas diferentes del tema, como los nombres de campo en la ficha Search (Buscar) o
la etiqueta asignada a un resultado de la prueba. No puedes cambiar los ttulos de
columna Slide Title (Ttulo de la diapositiva) y Duration (Duracin) del panel
Outline (Contorno).
(contina en la siguiente pgina)

#64: Especificar un tema

Hablar en tu idioma
Planeas distribuir tu presentacin a colegas en Alemania?
O Japn? No hay problema.
Las etiquetas de texto en la
presentacin se desplegarn
automticamente en alemn,
francs, japons o coreano si el
sistema operativo del espectador est ajustado para alguno
de esos idiomas. Puedes elegir
desde varios idiomas, incluidos
chino o alemn, en el dilogo
Player Text Labels (Etiquetas
de texto del reproductor) que
se despliega cuando le haces
clic al botn Modify Text Labels
(Modicar etiquetas de texto)
en la ventana Theme Editor
(Editor de temas).

Si tu tema guardado no
est muy bien...
No te preocupes. Pon atencin a cmo personalizaste
las caractersticas en el Theme
Editor (Editor de temas). Si realizaste cambios al tema predeterminado, lo guardaste y luego
hiciste ms cambios, las modicaciones sin guardar no estn
incluidas en el tema. Cmo
distinguir si tienes ajustes no
guardados? Revisa la etiqueta
en la parte superior del Theme
Editor (Editor de temas). Si ves
un asterisco despus de la etiqueta, signica que hay ajustes
sin guardar. Haz clic en Save As
(Guardar como) nuevamente,
(contina en la siguiente
pgina)

168

reescribe el nombre de
tu tema y haz clic en Save
(Guardar). Te pregunta si
quieres sobrescribir el tema
existente que es lo que
haces, por supuesto.

Haz clic en Background Image > Change (Imagen de fondo > Cambiar) para abrir
un dilogo en donde puedes ubicar y seleccionar una imagen JPEG para usar como
fondo detrs de diapositivas, barra de ejecucin y barra de herramientas.

Elige una fuente y tamao desde los mens desplegables Notes Pane Font (Fuente
del panel de notas).

4. Para seleccionar opciones Customize (Personalizar) haz una de las siguientes cosas:

Haz clic en la casilla de verificacin Enable Mode Switching (Activar cambio de modo) y
selecciona Default (Por defecto) o Fullscreen (Pantalla completa) desde el men desplegable Display (Mostrar) para ofrecer a los usuarios tamaos opcionales de presentacin.

Por defecto, Presenter despliega una pantalla que dice


Adobe Presenter mientras
tu presentacin se est cargando.

Especifica una ubicacin para la barra lateral. Haz clic en el men Location (Ubicacin)
y elige Right (Derecha) o Left (Izquierda).

Para personalizar el contenido mostrado en la parte superior derecha de la barra lateral, selecciona y deselecciona las casillas de verificacin Presenter Info (Informacin
del presentador).

En lugar de eso, personaliza la


presentacin con el nombre
de tu negocio u otro texto en
la pantalla de carga.

Selecciona y deselecciona los paneles que quieres mostrar en la presentacin; elige


un panel a desplegar como el predeterminado desde el men Default (Por defecto).

Personalizar el texto de
carga

Abre una presentacin en


PowerPoint, guarda y publica
la presentacin a tu computadora para copiar los archivos
localmente.

5. Cuando hayas terminado, haz clic en Save As (Guardar como) y escribe un nombre para
tu tema personalizado en el dilogo que se despliega. Haz clic en OK para guardar el
tema e incluirlo en la lista de temas para uso futuro (figura 64b).

Para cambiar el texto de una


presentacin, sigue estos
pasos:
1. En Windows Explorer, ubica esta carpeta:
c:\Documents and
Settings\[user name]\
My Documents\My
Adobe Presentations\
[PresentationName]\data.
(contina en la siguiente
pgina)

Figura 64b El tema personalizado se muestra como tema predeterminado.

6. Haz clic en OK para cerrar el Theme Editor (Editor de temas) y regresar al dilogo Presentation Settings (Configuracin de la presentacin). Nota cmo el tema que has personalizado ahora se muestra en el rea Themes (Temas) del dilogo, y la etiqueta se
despliega como My Current Theme (Mi tema actual). Haz clic en OK para dejar salir el
dilogo y regresar a tu proyecto.
Para ver los cambios que has hecho al tema, tienes que publicar la presentacin. Ve
cmo en el #69, Previsualizar y publicar.

CAPTULO NUEVE

Construir contenido con Adobe Presenter

169

Nota
Si tienes demasiados temas personalizados, selecciona los nombres en el men desplegable Theme Name (Nombre del tema), haz clic en Delete (Borrar), en Yes (S) para confirmar y
haz clic en OK para eliminarlo. No puedes borrar los temas predeterminados.

Cmbialo una vez: salo siempre


En lugar de dejar que Adobe Presenter precargue el texto por defecto o personalizar el texto para
cada presentacin, puedes modicar un archivo del programa para cambiar el texto en todas tus
presentaciones. Aqu est cmo:

1. Ubica la carpeta Themes (Temas) en tu disco duro:

En Windows XP, en Windows Explorer, ubica C:\Documents and Settings\[user name]\Local


Settings\Application Data\Adobe\Adobe Presenter\Themes (Temas).

En Windows Vista, desde el escritorio haz clic en Start > Run y escribe %LOCALAPPDATA%\
Adobe\Adobe Presenter. Haz clic en OK para cerrar el dilogo Run y abre las carpetas; haz
doble clic en la carpeta Themes (Temas).

2. Haz clic con el botn derecho en el archivo language.xml y brelo usando un editor XML o
Notepad (Bloc de notas).

3. Busca la seccin <language id=en> cercana al inicio del archivo y escribe este cdigo, insertando tu texto personalizado como valor: <uitext name=ADOBE_PRESENTER value=Inserta
tu texto personalizado/>

4. Guarda y cierra el archivo language.xml.


5. De regreso en PowerPoint, guarda y publica la presentacin en tu computadora, seleccionando
la opcin View output (Ver salida despus de la publicacin).

6. Haz clic en el logo para probar el nuevo contenido.

#64: Especificar un tema

2. Abre el archivo vcong.


xml en un editor XML o
Notepad (Bloc de notas).
3. Desplaza hacia abajo
aproximadamente media
pgina a la seccin <language id=en> y escribe
este cdigo en una lnea
en blanco, insertando tu
texto personalizado como
valor:
<uitext name=ADOBE_PRESENTER value=Insert Your
Custom Text/>
4. Guarda y cierra el archivo
vcong.xml.
5. Abre la pgina Web index.
htm que sostiene la presentacin y se ubica
en c:\Documents and
Settings\[user name]\
My Documents\My
Adobe Presentations\
[PresentationName].
Cuando la pgina se abra,
observa tu texto personalizado mientras la presentacin carga.

170

65

La primicia de usar
archivos de Flash
Ten en mente estos consejos
de estructura para integrar
contenido Flash mientras
desarrollas tus presentaciones:

Crea tu contenido a 30
fotogramas por segundo
(fps) para que coincida
con la velocidad de cuadro de 30fps de Presenter.

Desarrolla el contenido en
un papel no mayor a
720 x 540 pixeles para que
se ajuste a los parmetros
de Presenter.

Grabar y usar
audio y video

Adems de agregar archivos de audio existentes, puedes grabar tus propios archivos de
audio para usar en las presentaciones de Presenter. Los archivos grabados se guardan en
formato MP3.
Para grabar audio, elige Adobe Presenter > Record Audio (Adobe Presenter > Grabar
sonido) y lee el mensaje de prueba. Cuando Input Level (Nivel de audio) se muestra en OK,
haz clic en l para abrir el dilogo Record Audio (Grabar sonido) (figura 65a). Usando los
controles en el dilogo, agrega y revisa el sonido a usar para tu presentacin.

Botn Play (Reproducir)


Botn Record (Grabar)

Tambin conserva estos tips


de programacin en mente:

No puedes usar variables externas, incluyendo


_level#, _global, o stage.

Figura 65a Graba y revisa el audio a agregar en tu presentacin.

Usa rutas relativas para


hacer referencia a los clips
de pelcula, no rutas _root.

Especifica la calidad de grabacin del audio. Elige Adobe Presenter > Presentation Settings > Quality (Adobe Presenter > Configuracin de la presentacin > Calidad). Selecciona desde CD Quality (Calidad CD) que es la ms alta o Low Bandwidth (Ancho de
banda bajo) que es la ms baja. Equilibra la calidad requerida contra el tamao del
archivo; la calidad ms alta proporciona el tamao de archivo ms grande.

Previsualiza el audio mientras grabas en el Audio Editor (Editor de audio). Puedes tambin previsualizar despus en la ventana de PowerPoint. Elige Adobe Presenter > Edit
Audio > View > Slide Show (Adobe Presenter > Editar sonido > Ver > Presentacin de
diapositivas) para desplegar la ventana Edit Audio (Editar sonido) superpuesta a las
diapositivas de la presentacin.

Considera estos consejos para asegurar que ests grabando el mejor audio posible:

Usa video que importas de otros lugares o grbalo y personalzalo directamente con
Adobe Presenter: perfecto para agregar esas caractersticas parlantes a tu presentacin:

CAPTULO NUEVE

Elige Adobe Presenter > Capture Video (Adobe Presenter > Capturar video) para abrir
su dilogo. Elige la diapositiva a vincular, selecciona tu dispositivo y calidad y haz clic
en Record (Grabar). Haz clic en Stop (Detener) para parar y revisa haciendo clic en Play
(Reproducir). Cuando hayas terminado, haz clic en Save (Guardar) para abrir un dilogo
en donde nombres el archivo y elijas un lugar de almacenamiento.

Construir contenido con Adobe Presenter

171

Selecciona la diapositiva en donde quieres agregar el video y elige Adobe Presenter >
Import Video (Adobe Presentar > Importar video) para abrir un dilogo. Selecciona el
video a importar y haz clic en Open (Abrir); espera mientras el archivo se procesa. Vers
un cuadro blanco superpuesto a la diapositiva sobre la que el video se coloca.

Sin importar el mtodo que uses para traer el video a la presentacin, puedes editarlo
a travs de Adobe Presenter. Aqu est cmo:
1. Selecciona Adobe Presenter > Edit Video (Adobe Presenter > Edit video) para abrir el
dilogo (figura 65b).

Revisa tus activos y da


a los usuarios control
de reproduccin
Si quieres examinar el inventario de archivos Flash en tu
presentacin, elige Adobe
Presenter > Manage Flash
(Adobe Presenter > Gestionar
Flash) para abrir un dilogo
que enlista los archivos de
acuerdo con el nmero de
diapositiva. Los listados incluyen los nombres del archivo
SWF.
Los archivos SWF en tu presentacin son controlados por
los controles de reproduccin
en la barra de ejecucin de
Presenter o usando la barra
de reproduccin original del
archivo SWF. La opcin predeterminada utiliza la reproduccin de Presenter.

Figura 65b Edita caractersticas


del video que importas o grabas.

2. Para previsualizar el clip, haz clic en Play (Reproducir)


ner/Pausar)
para detener la previsualizacin.

; haz clic en Stop/Pause (Dete-

3. Ajusta el largo del clip arrastrando los marcadores de inicio y final desde los bordes de
la barra de ejecucin, si lo deseas.
4. Especifica otras caractersticas para el video:

Elige cmo reproducir el video seleccionando la opcin de diapositiva o barra lateral.


Elige una opcin Fade (Atenuar) o Speed (Velocidad) desde el men desplegable
Effects.
Elige cundo reproducir el video, seleccionando una opcin desde el men Start
After (Iniciar despus de). Puedes indicar un tiempo de demora, o especificar que la
pelcula empiece despus de la animacin de diapositiva o el audio.
(contina en la siguiente pgina)
#65: Grabar y usar audio y video

Para cambiar este parmetro,


selecciona la casilla de vericacin Controlled By Presentation Playbar (Controlado
por la barra de reproduccin
de la presentacin) para cualquier archivo que quieras
controlar desde su barra de
reproduccin original.

172

Estampa tu propia
marca

5. Para editar otro video de diapositiva, elige el nombre de la diapositiva desde la lista
desplegable Edit On (Editar en) (figura 65c).

Otra ubicacin para usar un


archivo SWF es en el proyecto
terminado. Reemplaza el logo
de Adobe en la esquina inferior izquierda sobre la interfaz
publicada con tu propio logo
o informacin de marca.
Disea o cambia el tamao de
una copia de tu logo a 47
27 pixeles y gurdalo como
logo.swf en la carpeta de
plantillas de Presenter. Republica tu presentacin para ver
la plantilla personalizada. Lee
sobre publicar un proyecto de
Presenter en el #69.

Figura 65c Selecciona una diapositiva de la lista


para editar su video.

6. Contina hasta que hayas terminado tus ediciones y luego haz clic en OK para cerrar el
dilogo.
7. Guarda el archivo. Para ver el video, puedes generar el proyecto o elegir View > Slideshow (Ver > Presentacin con diapositivas) desde el men de PowerPoint.
Por ltimo pero no menos importante agrega SWF y FLV de Flash a tu presentacin
para agregar inters y emocin adicionales, siguiendo estos pasos:
1. Selecciona Adobe Presenter > Insert Flash (Adobe Presenter > Insertar Flash). Ubica y
selecciona el archivo SWF.
2. En las Import Options (Opciones de importacin), elige una diapositiva desde el men
desplegable Import On (Importar en) y especifica si quieres agregar el contenido a una
animacin de diapositiva o de barra lateral.
3. Haz clic en Open (Abrir) para salir del dilogo Insert Flash (Insertar Flash) y agregar tu
SWF a la diapositiva, ubicada al centro. Haz clic y arrastra para reubicar el archivo, si
quieres.
4. Repite el proceso para insertar otro contenido en otras diapositivas.

Consejo
Si quieres previsualizar el contenido SWF, elige View > Slideshow (Ver > Presentacin con
diapositivas) desde el men de PowerPoint.

CAPTULO NUEVE

Construir contenido con Adobe Presenter

173

66

Incluir adjuntos

As como puedes adjuntar todo tipo de archivos a un documento PDF (revisa el #24, Adjuntar archivos de origen a un PDF para ms detalles) puedes adjuntar archivos PDF, documentos, hojas de clculo, otras presentaciones, archivos de Flash, etctera, a tu presentacin.
Sigue estos pasos para agregar adjuntos:
1. Elige Adobe Presenter > Presentation Settings > Attachments (Adobe Presenter > Configuracin de la presentacin > Archivos adjuntos) y haz clic en Add (Aadir) para abrir
el dilogo Add Attachment (Aadir archivo adjunto) (figura 66a).

Figura 66a Dene caractersticas de adjuntos o vnculos.

2. Agrega una descripcin para el adjunto.


3. En el men desplegable Type (Tipo), selecciona File (Archivo) o Link (Enlace) haz clic
en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar un archivo para adjuntar, o escribe la
URL en el cuadro de texto para adjuntar un vnculo.
4. Haz clic en OK para cerrar el dilogo y enlistar el adjunto en el dilogo.
5. Haz clic en Add (Aadir) nuevamente y adjunta otros archivos si se requiere.
Cuando la presentacin sea generada, haz clic en Attachments (Archivos adjuntos)
en el dilogo Add Attachment (Aadir archivo adjunto) para ver la lista del contenido
adjunto o vinculado a la presentacin (figura 66b).

#66: Incluir adjuntos

Probando, probando,
1-2-3
Los vnculos o enlaces rotos
son, sin duda, una de las
grandes molestias de la vida
digital. Asegrate de que no
suceda en tus publicaciones
de Presenter.
Una vez que agregaste tus
vnculos, guarda la presentacin y luego publcala
(aprende cmo en el #69,
Previsualizar y publicar).
Cuando la presentacin se
despliega en tu navegador
Web, Acrobat 9 o Adobe Reader 9, empiezan a chequear
vnculos. Afortunadamente, si
hay vnculos rotos, es sencillo
repararlos. Si ves un mensaje
que empieza con Cannot nd
le://c:\Documents and Settings...\resources\[filename],
abre la ruta en Internet Explorer y busca tu archivo perdido.
Copia o mueve el archivo
dentro de un subdirectorio.
Vuelve a publicar y prueba de
nuevo.

174

Vincular a mano
Los vnculos desde una presentacin hacia los archivos
necesitan congurarse a
mano debido a la manera en
que PowerPoint maneja los
vnculos. Lleva unos pocos
minutos, pero vale la pena.
Sigue estos pasos:
1. Abre la carpeta en donde
tienes almacenado el
archivo PPT o PPTX y crea
y nombra un subdirectorio. El nombre no es
importante usualmente
lo llamo Links (por
obvias razones!).
2. Mueve o copia los archivos que intentas vincular
a la carpeta Links (Vnculos).
3. En PowerPoint crea los
vnculos a los archivos
desde las diapositivas de
la presentacin.
4. Publica la presentacin en
tu computadora.
5. Ubica y abre la carpeta del
proyecto publicado; copia
tu carpeta Links a la carpeta Data\Resources.

Figura 66b Ve la lista de contenido adjuntado desde la barra


de reproduccin.

En lugar de adjuntar archivos, puedes agregar vnculos a recursos en lnea o lugares de


almacenamiento de Connect Pro Server. Adobe Presenter trata a los hipervnculos adjuntados al texto en las diapositivas como un tipo de adjunto. Por ejemplo, podr crear un
vnculo desde texto en una diapositiva a una hoja de clculo, si sigues estos pasos:
1. Despliega la diapositiva en donde quieres agregar el vnculo y selecciona el texto de
vnculo.
2. Haz clic con el botn derecho y elige Hyperlink (Hipervnculo) desde el men de atajo
para abrir el dilogo Insert Hyperlink (Insertar hipervnculo).
3. Especifica los ajustes para el hipervnculo, incluyendo la ubicacin del archivo, un consejo
de herramienta, etctera. Haz clic en OK para cerrar el dilogo y regresar a la diapositiva.
4. El texto ahora muestra un hipervnculo as como un consejo de herramienta, si especificaste uno en el dilogo (figura 66c). Haciendo clic en el enlace abre el documento
vinculado en otra ventana.

Parece mucho trabajo? Puedes usar adjuntos en lugar de


vnculos. Los archivos adjuntos se incluyen como parte
de los recursos del proyecto
cuando lo publiques.
Figura 66c Inserta un hipervnculo al contenido almacenado en otras partes de tu sistema o servidor.

En caso de problemas de vnculo, asegrate de leer la columna Probando, probando,


1-2-3.

CAPTULO NUEVE

Construir contenido con Adobe Presenter

175

No dejes que Internet Explorer le d vueltas a tu presentacin


Internet Explorer puede no permitir que se desplieguen adecuadamente los adjuntos a las presentaciones cuando los publicas localmente, esto es, a un archivo zip o formateado para CD, por dos
razones:

Los ajustes de seguridad en Internet Explorer impiden el acceso y ejecucin de una pgina de
Internet en un sistema local. Mientras que esta caracterstica es genial para proteger tu sistema,
le agrega un toque irritante a tu proceso de desarrollo.

Una publicacin de Adobe Presenter se ejecuta localmente en tu Flash Player e Internet Explorer estima que los archivos descargados a travs del Flash Player son inse-guros. Otro toque de
irritacin.

Qu hacer? Aqu hay algunas opciones. La mejor depende de cmo necesites usar el contenido:

Crear una salida PDF (la solucin ms simple: lee sobre ella en el #69).

Publica la presentacin a un depsito de almacenamiento LMS en lnea, como Connect Pro Server.

Almacena los archivos adjuntos en un servidor Web o disco en red y haz hipervnculos en
PowerPoint en lugar de Adobe Presenter.

#66: Incluir adjuntos

176

67

Los Learning
Management Systems
(LMS)
Una prueba de Presenter se
integra fcilmente con Connect Pro Server LMS y crea los
archivos maniestos requeridos para otros sistemas
de gestin del aprendizaje.
El archivo maniesto XML
incluye un identicador, ttulo
e informacin que cumple
con los estndares internacionales para capacitacin
basada en Web, publicados
por la Aviation Industry Computer-Based Training Committee (AICC).

Trabajar con el
Gestor de pruebas

Usa el Quiz Manager (Gestor de pruebas) lo adivinaste para administrar pruebas en una
publicacin de Presenter. Puedes agregar una o ms pruebas, cada una con muchas preguntas, sin escribir una sola lnea de JavaScript.
La estructura de una prueba es compleja y est basada en una jerarqua de relaciones
y valores que construyen un Learning Management System (Sistema de Administracin de
Aprendizaje) (LMS). Ya sea que ests escribiendo contenido para una experiencia formal
de aprendizaje en lnea o recopilando opiniones de los miembros del club de amigos del jardn, el Quiz Manager (Gestor de pruebas) se ocupa en forma invisible de las relaciones. Todo
lo que tienes que hacer es seleccionar los tipos de pregunta, su contenido y sus resultados.
Antes de echarte un clavado en la construccin de pruebas, toma unos minutos para
procesar algunos trminos y conceptos clave para usar efectivamente el Quiz Manager
(Gestor de pruebas).

Lmites del Quiz (Prueba). El Quiz Manager (Gestor de pruebas) encierra todas las diapositivas de una prueba dentro de un borde invisible. El ejemplo mostrado en la figura
67 incluye cinco diapositivas en la prueba, aunque hay slo tres preguntas los lmites
de la evaluacin incluyen la diapositiva instruccional y la de agradecimiento.
Pregunta

Ve los archivos de ayuda de


Presenter para detalles en
la construccin de archivos
maniestos de Sharable Content Object Reference Model
(SCORM) para integrar con un
LMS de terceras partes.
Aprende sobre AICC en lnea
en www.aicc.org. Encuentra
ms sobre SCORM en www.
adlnet.gov/scorm/.

Respuesta

Respuesta
Prueba

Marco delimitador de la prueba

Figura 67 El Quiz Manager (Gestor de pruebas) controla varios aspectos de una presentacin
de prueba.

CAPTULO NUEVE

Quiz (Prueba). Una presentacin puede tener una o ms pruebas. Cada una es un contenedor con nombre que contiene las preguntas individuales. El Quiz Manager (Gestor
de pruebas) puede asignar un Objective ID (ID de objetivo) a una prueba para coordinar
con un objetivo en tu sistema de administracin del aprendizaje.

Construir contenido con Adobe Presenter

177

Preguntas. Las interacciones actuales que tus espectadores realizan. A cada pregunta se
le da un Interaction ID (ID de interaccin).

Respuestas. La seleccin de posibles respuestas para una pregunta. Cada una puede
tener asignado un valor y las respuestas correctas pueden variar.

Otras caractersticas no identificadas en la figura 67, pero importantes en muchos tipos


de pruebas, incluyen lo siguiente:

Grupo de preguntas. A menudo, una prueba despliega diferentes preguntas en rdenes


distintos de usuarios diversos. En Presenter, todas tus preguntas construyen un grupo de
preguntas; t decides cuntas se utilizan en la prueba presentada para tu usuario. Por
ejemplo, puedes tener un grupo que contenga 30 preguntas y especificar un subconjunto de 20 para la prueba actual.

Informe y retroalimentacin. Dar seguimiento a las respuestas, que se llama informar,


te permite seguir el nmero de intentos, si las respuestas fueron correctas o no y si los
resultados son aprobados o reprobados. Puedes especificar la retroalimentacin dada a
los examinados basndote en sus respuestas. Si ests involucrado en un sistema formal
de educacin, el reporte de la informacin puede enviarse a Connect Pro Server u otro
LMS.

Para personalizar ms el contenido y hacer que tu educacin en lnea sea ms especfica,


ramificarte te permite especificar qu sucede cuando un usuario responde a una pregunta.
Por ejemplo, si un usuario responde a una incorrectamente, puedes tener la devolucin
de la presentacin en una diapositiva de revisin seguida por una prueba de revisin y
luego regresar a la prueba principal; una respuesta correcta mueve al usuario a la prxima
pregunta en la prueba principal.

Quedarte dentro de los lmites


Presenter usa bordes de prueba para ajustar lmites de varias formas (un concepto que todos entendemos):

Determina que Presenter despliegue un mensaje si el usuario intenta dejar el marco delimitador
de la prueba sin responder las preguntas requeridas.

Usa el Quiz Pane (Panel de pruebas), uno de los paneles opcionales que seleccionas al disear tu
tema. Cuando el usuario est dentro del marco delimitador de la prueba, el panel Quiz (Prueba)
est visible; cuando el usuario se mueve fuera de l, el panel desaparece.

#67: Trabajar con el Gestor de pruebas

Ponerse al orden
El Quiz Manager (Gestor de
pruebas) acta como un controlador para tus esfuerzos de
construccin de pruebas. Dale
seguimiento a tu prueba y disminuye la frustracin teniendo
en cuenta estas ideas:

Como cada diapositiva


/ pregunta de la prueba
tiene un nico ID de interaccin, no copies y pegues
una diapositiva para crear
otra. El Quiz Manager (Gestor de pruebas) no puede
cambiar automticamente
el ID de interaccin lo que
ocasiona un problema con
el LMS.

Si haces cambios a una


pregunta en la diapositiva
en lugar de en el Quiz
Manager (Gestor de pruebas) vuelve a abrir el
gestor antes de publicar
tu presentacin. De esa
manera, el contenido de la
prueba se actualiza y valida.

Si quieres realizar un cambio a algn aspecto de la


apariencia de la prueba,
como la fuente o color de
texto, hazlo antes de publicar pero despus de
cerrar el Quiz Manager
(Gestor de pruebas). De
otra manera, si haces cambios y luego abres el Quiz
Manager (Gestor de pruebas), las preguntas se generan nuevamente y tu nuevo
formato podra perderse.

178

68

La pregunta es...
Adobe Presenter ofrece seis
tipos de preguntas que puedes
usar en el diseo de tu prueba.
Aqu estn sus botones y una
corta descripcin:

Multiple choice
(Opcin mltiple): los usuarios eligen una o ms respuestas correctas de una
lista.

True/False (Verdadero/Falso): los usuarios eligen entre dos opciones.

Fill-in-the-blanks
(Rellenar espacios en
blanco): los usuarios completan una declaracin
escribiendo una respuesta
o eligindola desde una
lista.

Short answer (Respuesta corta): los usuarios


escriben una respuesta
para una pregunta abierta
como Cul es tu aspecto
favorito de la motoneta
hbrida Zoom5000?.

Matching (Coincidencia): los usuarios hacen


coincidir el contenido entre
los elementos de una lista.

Likert (Escala de
clasicacin): los usuarios
estn de acuerdo o no con
declaraciones en una escala
mvil, el tipo de pregunta
que a menudo ves en
encuestas al consumidor.

CAPTULO NUEVE

Escribir una prueba

No tienes que organizar la presentacin para incluir diapositivas para la prueba. Una nueva
diapositiva se agrega automticamente para cada nueva pregunta que construyes en el
Quiz Manager (Gestor de pruebas) usando la plantilla maestra de diapositiva de PowerPoint
para configurar su apariencia. Escribir tu prueba conlleva dos partes: configurar la forma en
que funciona la prueba y agregar las preguntas.
Para obtener un ajuste de prueba usando la prueba predeterminada que se incluye en
Presenter, sigue estos pasos:
1. Abre la presentacin (o crea y guarda una) en PowerPoint.
2. Elige Adobe Presenter > Quiz Manager (Gestor de pruebas) para abrir el dilogo que
enlista un prueba predeterminada de nombre Quiz (Prueba). Haz clic en Edit (Editar)
para abrir el dilogo Quiz Settings (Configuracin de la prueba). (figura 68a).

Figura 68a Disea las preguntas para tu prueba.

3. Cambia el nombre de la prueba como gustes y selecciona una opcin desde el men
desplegable Required (Necesario) para definir el nivel de interaccin del usuario (ve la
columna Cul es la regla? para informacin sobre las opciones).
4. Selecciona las caractersticas funcionales de la prueba, tales como si los usuarios pueden regresar en la prueba, si pueden revisarla, si pueden ver su resultado, etctera. Elige

Construir contenido con Adobe Presenter

179

opciones para barajar el contenido en las preguntas y respuestas y para desplegar el


nombre de la diapositiva de pregunta en el contorno de Presenter o en una etiqueta
sencilla de la prueba.

Consejo
Si la prueba es autoadministrada, ofrece a los usuarios la opcin de revisar y mostrar los
resultados. Haz clic en los botones Question Review Messages (Mensajes de revisin de la
prueba) )y Quick Result Messages (Mensajes de resultado de la prueba) para abrir dilogos
en donde puedes agregar texto a desplegar cuando los usuarios chequeen sus respuestas.

5. Haz clic en la ficha Pass or Fail Options (Opciones de aprobado o reprobado) y elige
opciones de dos criterios:

Elige cmo mostrar el resultado de aprobacin, como un porcentaje o nmero


correcto en el rea de resultados Pass/Fail (Aprobado/Suspenso).

Elige acciones para la presentacin que ocurren en respuesta a ambos grados, aprobacin o suspenso. Por ejemplo, cuando los usuarios aprueban, dales la opcin de
moverse a la diapositiva siguiente para continuar con la presentacin. Especifica criterios para reprobar (como el nmero de intentos) y cmo contina la presentacin.
Por ejemplo, elige una accin para ir a una diapositiva que permita a los usuarios
ampliarse en lecciones de recuperacin.

Haz clic en OK para cerrar el dilogo Quiz (Prueba) y regresa al dilogo principal Quiz
Manager (Gestor de pruebas). Ahora ests listo para agregar algunas preguntas!
1. Haz clic en Add Question (Aadir pregunta) para abrir el dilogo Question Types (Tipos
de preguntas) y elegir un tipo a desplegar en el dilogo New [question type] (Nueva
pregunta [tipo de pregunta]). Lee sobre los diferentes tipos de preguntas en la columna
La pregunta es . . . .

Modicar y reorganizar
Cuando hayas terminado de
construir tu evaluacin, puedes moverte a las diapositivas
de prueba en tu presentacin
general con dos precauciones: todas las preguntas de
prueba deben moverse como
bloque y no puedes mover
una pregunta de una evaluacin a otra.

Ms opciones de
conguracin
Como puedes haber adivinado, la capacidad de personalizar la estructura de
la prueba y los contenidos
es, virtualmente, ilimitada.
El Quiz Manager (Gestor de
pruebas) ofrece varias chas
ms en las que puedes hacer
estos tipos de cambios:

Ouput Options (Opciones de salida).


Elige ajustes para mostrar
las preguntas, resultados,
consejos de herramienta
y otras caractersticas de
respuesta de la prueba.

Reporting (Informes).
Especica en dnde y
cmo dar el reporte de los
resultados de la prueba,
como un LMS, Adobe Connect Pro, tipos de informes, etctera

2. En el panel Question (Pregunta) del dilogo, escribe un nombre y el contenido de la


pregunta en los campos adecuados en la parte superior del dilogo.
3. Haz clic en Add (Aadir) para activar un campo de respuesta y escribe una que se incluya
en el dilogo de la seccin Answers (Respuestas). Dependiendo del tipo de pregunta,
(contina en la siguiente pgina)

(contina en la siguinete
pgina)

#68: Escribir una prueba

180

Default Labels (Etiquetas por defecto). Especica el texto mostrado


en los botones Submit
(Enviar) y Clear (Borrar) as
como la manera en que se
muestran los mensajes de
retroalimentacin.

Appearance (Apariencia). Elige fuentes para


elementos de pregunta,
en dnde estn ubicados
los botones, y si guardas
y reutilizas los perles de
formato.

Escoge un punto

contina escribiendo respuestas y agregndolas a la lista de Answers (Respuestas)


(figura 68b).

Figura 68b Personaliza el contenido para


las preguntas y respuestas.

Aqu hay un mtodo de ubicacin que usa el Presenter para


incluir una prueba en una
presentacin:

4. Selecciona la ficha Options (Opciones) y define si las respuestas se califican o no, as


como las acciones para las respuestas correctas y equivocadas (como moverse a otra
diapositiva, abrir una url o reproducir un clip de audio).

En Microsoft Oce XP, la


prueba empieza despus
de la primera diapositiva
en la presentacin.

5. Selecciona la ficha Reporting (Informes) y especifica si se va a hacer un informe de


la respuesta. En esta ficha, vers nmeros ID asignados por Presenter a la prueba y a la
pregunta.

En otras versiones de
Microsoft Oce, selecciona una diapositiva en
la presentacin para que
se despliegue antes de la
primera diapositiva de la
prueba.

Sin importar tu versin


de PowerPoint, si agregas una segunda prueba,
empieza inmediatamente
despus de la primera.

6. Contina agregando preguntas a tu prueba como requieras. Cuando hayas terminado


las vers enlistadas en el Quiz Manager (Gestor de pruebas) (figura 68c).

Figura 68c Revisa las preguntas terminadas en el Quiz Manager (Gestor de pruebas).

CAPTULO NUEVE

Construir contenido con Adobe Presenter

181

7. Haz clic en OK para cerrar el dilogo y regresar a la presentacin. Las preguntas de la


prueba se configuran y agregan automticamente. Guarda la presentacin para almacenar tu prueba.

Cul es la regla?
Cuando ajustes la prueba determina cmo los usuarios estn requeridos a interactuar con ella,
basndote en tus metas generales de la presentacin. Por ejemplo:

Elige Optional (Opcional) si la prueba es de intereses propios o basada en informacin rudimentaria. Los usuarios pueden decidir si vale la pena el tiempo de acuerdo con el nivel de inters y
conocimiento del material.

Elige Required (Necesario) si el usuario debe intentar la prueba. Un intento signica responder
una pregunta y hacer clic en Submit (Enviar) la presentacin no se mover ms all de las
preguntas de la prueba, aunque el usuario pueda navegar entre preguntas.

Elige Pass Required (Es necesario aprobar) si el usuario est participando en una situacin activa de aprendizaje en donde un nivel especco de comprensin (basado en la puntuacin) debe ser demostrado. Si eliges esta opcin, la presentacin incluye una diapositiva de
resultados explicando los temas.

Elige Answer All (Responder todas) si necesitas una respuesta para cada pregunta, como un
mdulo de un curso de retroalimentacin o encuesta. El usuario no puede saltarse preguntas o
moverse entre las diapositivas sin responder.

#68: Escribir una prueba

182

69

Revisa tu informacin
Sin importar el formato de
publicacin, puedes elegir
caractersticas comunes desde
el dilogo Publish Presentation
(Publicar presentacin). Haz clic
en cualquier parte en los vnculos azules en el rea Project
Information (Informacin del
proyecto) para abrir el panel
correspondiente en el dilogo
Presentation Settings (Conguracin de la presentacin):

Haz clic en el vnculo Title


(Ttulo) para abrir la cha
Appearance (Apariencia)
en donde puedes cambiar
el ttulo del proyecto.

Haz clic en el vnculo


Theme (Tema) para abrir la
cha Appearance (Apariencia) para que puedas seleccionar o ajustar el tema.

Haz clic en el vnculo Audio


(Sonido) para abrir la cha
Quality (Calidad) y ajustar
la conguracin del audio.

Haz clic en el vnculo


Images (Imgenes) para
abrir la ficha Quality
(Calidad) y ajustar la
calidad de la imagen.
Si no ests seguro de qu quieres cambiar, haz clic en Settings
(Cong) para abrir el dilogo
y ajustar lo que quieras. Por
supuesto, puedes realizar cualquier cambio a cualquier ajuste
una vez que el dilogo se abre.
Haz clic en Slide Manager
(Gestor de diapositivas) para
revisar las caractersticas
de las diapositivas y activos
(mostrados en la gura 69a).

CAPTULO NUEVE

Previsualizar y publicar

Has ensamblado, configurado, coloreado, preguntado, organizado, registrado, animado y,


s, verificado la ortografa. Antes de publicar tu obra cumbre, toma unos pocos minutos
y revisa el flujo de tu presentacin. Elige Adobe Presenter > Slide Manager (Adobe Presenter > Gestor de diapositivas) para abrir su dilogo (figura 69a).

Figura 69a Elabora una revisin rpida de las diapositivas y sus contenidos en el Slide Manager
(Gestor de diapositivas).

En el Slide Manager (Gestor de diapositivas), revisa caractersticas que has puesto en


diapositivas individuales en PowerPoint, as como ajustes elegidos en el dilogo Presenter Settings (Configuracin de la presentacin), descritos en la columna Revisa tu informacin. Puedes hacer modificaciones individuales, o seleccionar varias diapositivas para
cambiar propiedades rpidamente en un grupo de ellas. Cuando hayas terminado de chequear, haz clic en OK para cerrar el Slide Manager (Gestor de diapositivas).

Consejo
En lugar de abrir el Slide Manager (Gestor de diapositivas) desde el men de Adobe Presenter, puedes hacer clic en el botn Slide Manager (Gestor de diapositivas) en el dilogo
Publish Presentation (Publicar presentacin), mostrado en la figura 69b.
Decide cmo quieres distribuir tu trabajo. Presenter ofrece varias opciones de publicacin, incluyendo las siguientes:

My Computer (Mi PC), para generar el proyecto y almacenarlo en una ubicacin que
especificas en tu disco duro. Elige desde un paquete zip o de CD:

Usa el paquete zip para comprimir todos los archivos de la presentacin en un archivo
zip que puedes enviar a un colega para revisin. Tienes que ubicar manualmente los
archivos en tu disco duro para previsualizar la presentacin.

Construir contenido con Adobe Presenter

183

Usa el conjunto de CD para producir archivos que puedas quemar en un CD. Los archivos incluyen una caracterstica autoejecutable que inicia la presentacin automticamente.

Adobe Connect Pro, para generar el proyecto y almacenarlo en una ubicacin especfica
del servidor. Tambin puedes seleccionar si quieres cargar la presentacin de origen y
sus componentes, como el sonido, el video y los adjuntos.

Adobe PDF para generar el proyecto como un archivo SWF incrustado en un documento
PDF.
Aqu est cmo publicar tu presentacin como un documento PDF:

1. Abre tu presentacin en PowerPoint y elige Adobe Presenter > Publish (Adobe Presenter > Publicar) para desplegar el dilogo Publish Presentation (Publicar presentacin)
(figura 69b).

Figura 69b Elige una conguracin de salida y publica la presentacin terminada.

2. Haz click en Adobe PDF a la izquierda del dialogo para desplegar las configuraciones.
3. Haz clic en Choose (Elegir) para abrir un dilogo de bsqueda y seleccionar la ubicacin
en donde quieres almacenar la publicacin. Escribe un nombre para el archivo y haz
clic en Save (Guardar) para cerrar el dilogo y regresar al dilogo Publish Presentation
(Publicar presentacin).
(contina en la siguiente pgina)

#69: Previsualizar y publicar

Realiza una
previsualizacin rpida
No tienes que esperar hasta
que hayas terminado tu presentacin para revisar cmo
se ve. Haz clic en el botn
View Show (Ver presentacin)
en los botones de visualizacin en la parte inferior
de la ventana de PowerPoint
para ejecutar tu presentacin.
Para evaluar la presentacin
dentro de su interfaz SWF,
elige una de las opciones My
Computer (Mi PC) o Adobe
PDF en el dilogo Publish
Presentation (Publicar presentacin). Haz clic en View
output (Ver salida despus
de publicar) para abrir automticamente el proyecto en
un navegador Web si eliges la
opcin My Computer (Mi PC)
o CD package (Conjunto de
CD) o en Acrobat 9 y Adobe
Reader 9 (si eliges la opcin
Adobe PDF).

184

4. Selecciona View output after publishing (Ver salida despus de la publicacin) para
abrir el PDF despus de que es procesado.
5. Haz clic en Publish (Publicar). El contenido se procesa, se genera como SWF y se incrusta
en un archivo PDF.
6. Ve e interacta con la presentacin terminada. La publicacin PDF requiere Adobe
Reader 9 o Acrobat 9 para verse.

CAPTULO NUEVE

Construir contenido con Adobe Presenter

CAPTULO DIEZ

Comentar en un
documento PDF
Acrobat 9 te permite agregar una amplia variedad de comentarios a documentos PDF y
luego compartirlos con tu grupo de trabajo. A diferencia de los comentarios manuales
basados en papel, las herramientas de Acrobat incluyen muchos tipos de herramientas de
comentarios de texto y edicin; puedes adjuntar otros documentos y archivos de sonido,
agregar un comentario a un fotograma especfico de una animacin o pelcula e incluso
integrar tus comentarios directamente a sus documentos de origen en algunos programas.
La meta de las tcnicas en este captulo es ayudar a simplificar tu trabajo con tantas herramientas a tu disposicin, es importante entender las razones de una herramienta
sobre otra y cmo puedes maximizar tu uso eficiente de ellas. Puedes tambin ver cmo
administrar comentarios; revisar flujos de trabajo y presentar el nuevo sitio acrobat.com es
el tema del captulo 11, Revisin y colaboracin en tiempo real.
Puedes acceder a todos los tipos de comentarios y herramientas eligiendo Comments
> Comment & Markup Tools (Comentarios > Herramientas Comentario y marca) y seleccionando una herramienta desde el men principal del programa. O toma un atajo: haz
clic con el botn derecho o Control+clic en las barras verticales a la izquierda de la barra
de herramientas para abrir un men de atajo. Puedes elegir herramientas individuales o
hacer clic en Show All Tools (Mostrar todas las herramientas) para desplegar el conjunto
completo de herramientas. En todas estas tcnicas, me he referido a trabajar desde la barra
de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca).
Puedes leer sobre tipos especficos de comentarios en otros captulos. Aprende sobre el
uso de una imagen del portapapeles como sello en el #23, Crear un PDF desde una imagen
del Portapapeles o adjuntar archivos como comentarios en el #24, Adjuntar archivos de
origen a un PDF. Descubrir cmo insertar comentarios dentro de contenido multimedia
(Flash o 3D) en el #102, Insertar comentarios multimedia, y cmo usar comentarios en
mapas geoespaciales en el #109, Comentar y medir en un mapa PDF.

186

70

El asunto al alcance
No es necesario agregar un
asunto a los comentarios,
pero es una buena prctica
a desarrollar. Por ejemplo,
podras tener dos o tres personas revisando un documento.
Si usan el mismo asunto, es
fcil entender de qu grupo
de trabajo o departamento
vienen los comentarios. El
autor de un comentario y su
tipo construyen la lista de
Comments (Comentarios); si
agregas un asunto, aparece
debajo del nombre del autor.

Agregar comentarios de Nota


adhesiva y Resaltador

De todas las herramientas de comentarios, probablemente usars con ms frecuencia la


Sticky Note (Nota adhesiva)
. Primero selecciona la herramienta en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Luego haz clic en el documento en
donde quieres ubicar la nota, o arrastra para dibujar un marco. Se abre una ventana mostrando el puntero activo. Escribe el texto para tu nota; y si escribes ms texto de lo que
puede entrar en el tamao del cuadro emergente, el texto se desliza. Cuando tienes la barra
Properties (Propiedades) abierta, puedes seleccionar el texto en la nota y personalizar su
color, fuente, etctera, directamente desde la barra de herramientas (figura 70a).

Figura 70a Agrega notas adhesivas al documento para apuntar o describir problemas
en la pgina.

Usar la barra de
Propiedades para
modicar comentarios
Para acceder a la barra Properties (Propiedades), haz clic con
el botn derecho (Control+clic)
en el hueco en la barra de
herramientas en la parte superior de la ventana del programa.
La lista de barras de herramientas aparece; elige Properties Bar
(Barra de propiedades).
Si ests trabajando con un
nmero de comentarios que
usan varios conos, colores,
texto, etctera, te puede resultar
ms fcil usar la barra Properties
(Propiedades) que el dilogo
de propiedades de los comentarios. Haz clic en el cono de la
nota para desplegar el dilogo
Note Properties (Propiedades
de nota adhesiva); haz clic dentro del texto para desplegar sus
opciones.
CAPTULO DIEZ

Para limpiar la pgina, haz clic en la esquina superior derecha de la ventana desplegable. An puedes leer el contenido de tu nota; slo mueve el puntero sobre el cono de la
nota en la pgina y Acrobat despliega sus contenidos en un consejo de herramienta. Haz
doble clic en un cono de nota para abrir el cuadro de texto. Si quieres borrar una nota,
seleccinala en la pgina y presiona Delete (Borrar) en tu teclado.
Para cambiar la apariencia y caractersticas de un comentario, haz clic en Options
(Opciones) en el cuadro de la nota para abrir el dilogo Note Properties (Propiedades de
nota adhesiva) o haz clic en el botn derecho (Control+clic) para abrir el men de atajo y
elige Properties (Propiedades). Haz cambios al comentario, como los siguientes:

En la ficha Appearance (Aspecto), elige un cono para la nota, as como el color y opacidad.

En la ficha General, especifica un nombre para el autor del comentario y un asunto.


En la ficha Review History (Historial de revisin), ve informacin sobre el comentario, tal
como si es un comentario nativo o ha sido migrado de otro archivo.

Comentar en un documento PDF

187

Usa las tres herramientas resaltadoras para subrayar, resaltar o tachar el contenido. Haz
clic en la herramienta Highlight Text (Resaltar texto) en la barra de herramientas Comment
& Markup (Comentario y marca). Elige las otras dos herramientas desde el men de atajo,
accesible desde la barra de herramientas misma, o elige el men Comments > Comment &
Markup (Comentarios > Comentario y marca) y selecciona la herramienta.
Arrastra a travs del texto que quieres identificar con la herramienta. Al igual que con la
herramienta Note (Nota), puedes modificar la apariencia de las herramientas resaltadoras
en la barra Properties (Propiedades) o seleccionando Properties (Propiedades) desde el
men de atajo. Adems de identificar el contenido en la pgina con la herramienta, haz clic
con el botn derecho (Control+clic) en el resaltado y elige Open Popup Note (Abrir nota
emergente) para desplegar un cuadro de nota. Escribe tus comentarios. Vers un pequeo
cono en la parte superior izquierda del rea de resaltado indicando que hay una nota de
texto adjunta al resaltado (figura 70b).

Bloquea tus notas


Algunas veces necesitas que
tu comentario se quede en
el lugar y no quieres tomar
riesgos de que otro revisor
entre y lo cambie. Haz clic en
la opcin Locked (Bloqueado)
en la parte inferior izquierda
del dilogo Note Properties (Propiedades de nota
adhesiva) para evitar que el
comentario sea modicado o
borrado.

Lo mismo, pero
diferente
Figura 70b Usa una de las tres herramientas de resaltado de texto en un documento
para enfatizar y agrega una nota explicatoria si gustas.

#70: Agregar comentarios de Nota adhesiva y Resaltador

Las herramientas de resaltado


se utilizan para conseguir la
atencin sobre el contenido
en tu documento. Hay tambin tres herramientas de
edicin que parecen hacer
lo mismo. Sin embargo, las
herramientas de resaltado se
usan slo dentro de Acrobat,
a diferencia de sus contrapartidas de edicin de texto, que
pueden exportarse desde el
documento a un documento
de origen de Microsoft Word
o AutoCAD (Windows). Lee
sobre exportar a Word en el
#78, Colaborar en tiempo real
en Acrobat.com.

188

71

Preferencias
personales
Algunas veces es buena idea
modicar las preferencias
Commenting (Comentario),
ya sean las tuyas o las de un
grupo ms grande:

Coloca un cdigo por


color a miembros de un
grupo de trabajo que usan
comentarios con regularidad, para cada persona o
departamento.

Muestra lneas que conecten comentarios de marca


con sus cuadros emergentes al pasar por encima
con el ratn.

En la revisin de un diseo
grco (por ejemplo, una
revista) disminuye la opacidad de los comentarios.
De esa forma, los otros
miembros en el grupo
pueden leer los comentarios en el lugar de la
pgina y an ven los contenidos grcos debajo.

Aumenta el tamao de
fuente si ests trabajando con alguien que lee
comentarios en la pgina.
De esa forma, los contenidos de los comentarios
son fciles de ver sin tener
que abrirse.

Ajustar preferencias
de comentarios

Una vez que has estado trabajando con comentarios en Acrobat por un tiempo, deberas
evaluar cmo los usas y cmo los modificas. Pregntate:

Cambio el nombre en la caja del comentario o la fuente, o el tamao de texto?

Encuentro difcil dar seguimiento a cul cuadro de comentario pertenece qu comentario?

Arrastro los comentarios lejos de otros contenidos de la pgina y los alineo en los mrgenes?

Si encuentras que realizas las mismas modificaciones repetidamente, es una buena idea
modificar las preferencias. Empieza eligiendo Edit o Acrobat > Preferences > Commenting
(Edicin o Acrobat > Preferencias > Comentario) para desplegar el dilogo de preferencias
de comentarios (figura 71).

Figura 71 Ajusta las preferencias de comentarios de acuerdo a cmo


usas las herramientas.

Viewing Comments (Ver comentarios). Elige opciones en esta seccin para especificar
cmo aparecen los comentarios en el documento. Elige otra fuente en el men emergente Font (Fuente), escribe un tamao diferente y elige el porcentaje de opacidad para
el cuadro desplegable del comentario. Tambin en esta seccin del dilogo puedes elegir mostrar lneas de conexin desde el cuadro de comentario hacia el lugar del comentario, para mostrar indicadores de texto y consejos de herramientas y si se imprimen o
no las notas y desplegables.

CAPTULO DIEZ

Comentar en un documento PDF

189

Pop-Up Open Behavior (Comportamiento de apertura de ventanas emergentes). Elige


opciones para definir cmo se despliegan los comentarios en respuesta a las acciones,
como pasar con el ratn por encima. El ajuste predefinido para el comportamiento
de apertura de ventanas emergentes es esconderlas cuando la Comment List (Lista de
comentarios) est abierta. Deja el ajuste seleccionado si ests trabajando en documentos
desde el panel del documento. Si prefieres ver la ventana o cuadro completo en lugar del
consejo de herramienta, elige la opcin Automatically open pop-ups on mouse rollover
(Abrir automticamente ventanas emergentes al pasar el ratn por encima).

Realizar comentarios. Elige opciones para aplicar tu proceso de comentario de manera


consistente, como su alineamiento en la pgina o el nombre desplegado en la parte
superior de la ventana emergente. La primera opcin, Always use Login Name for
Author name (Usar siempre el nombre de inicio de sesin como nombre de autor)
est seleccionada por defecto. Si el nico nombre con el que trabajas es el nombre de
inicio de sesin de tu computadora, deja la opcin seleccionada. Si usas otro nombre
o usas diferentes nombres dependiendo del trabajo o del grupo de trabajo con el que
ests involucrado, deseleccinala. Deja la opcin predeterminada Create new pop-ups
aligned to the edge of the document (Crear ventanas emergentes alineadas al borde
del documento) si la pulcritud es tu pasin. Haz clic en las opciones finales para copiar
el contenido del texto seleccionado en ventanas emergentes de comentario cuando
encierras en un crculo el texto con una herramienta de dibujo y para comentarios de
resaltado, tachado y subrayado.

#71: Ajustar preferencias de comentarios

Pginas tras pgina


Si seleccionas la opcin
Ensure that pop-ups are
visible as the document is
scrolled (Garantizar que las
ventanas emergentes son
visibles al desplazarse por
el documento) en la seccin Viewing Comments (Ver
comentarios) del dilogo,
los comentarios se arrastran cuando te mueves en el
documento. Algunos pueden
encontrarlo molesto y otros
extremadamente til. Afortunadamente, Acrobat le da
cabida a ambos tipos de personas.

190

Preocupado al hacer
un comentario?
El conjunto de herramientas
Text Edits (Ediciones del texto)
se muestra en la gura 72a. Aqu
est cmo y cundo usarlas:

Herramienta Text Edits


(Ediciones del texto).
Selecciona el texto en la
pgina o indica el punto
de insercin.

Herramienta Replace
Selected Text (Sustituir
el texto seleccionado).
Reemplaza el texto seleccionado con el texto que
escribes; el texto se despliega en una ventana
emergente de comentario.

Herramienta Highlight
Selected (Resaltar el
texto seleccionado).
Resalta el texto seleccionado.

Herramienta Add Note


to Selected Text (Agregar nota al texto seleccionado). Escribe notas
sobre el texto seleccionado
en la ventana emergente de
comentario que aparece (ver
un ejemplo en la gura 72a).

Herramienta Insert
Text At Cursor (Insertar
texto en la posicin del
cursor). Escribe para insertar texto nuevo en la posicin del cursor en la pgina.
Herramienta Underline Selected (Subrayar
el texto seleccionado).
Subraya el texto seleccionado.

72

Trabajar con comentarios


de edicin del texto

Usas herramientas Text Edits (Ediciones del texto) para editar un PDF de la misma forma
en que lo haras con una pgina impresa y lpiz rojo, pero con ms eficiencia. Encontrars
las herramientas en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca).
Haz clic en la flecha Text Edits (Ediciones del texto) para abrir una lista desplegable de
herramientas (figura 72a). Si tienes texto seleccionado en la pgina, las herramientas estn
activas, como se muestra en la figura. Si no tienes ningn texto seleccionado, haz clic en
la herramienta Text Edits (Ediciones de texto)
y arrastra para seleccionar texto en la
pgina. Usa esta opcin si necesitas insertar, borrar o reemplazar texto.

Figura 72a Usa las herramientas Text Edits (Ediciones


del texto) para marcar contenido para edicin al igual
que usas un lpiz rojo en una pgina impresa.

Aqu est cmo trabajas con la herramienta Text Select (Seleccionar texto) y el teclado,
evitando entrar en los comandos del men desplegable:

Para insertar texto, haz clic en el texto del documento y escribe. En el documento, ves
un cono de acento circunflejo de insercin y el texto aparece en un cuadro emergente
de comentario.

Para eliminar el texto, seleccinalo para borrar usando la herramienta y presiona Delete
(Borrar) o Backspace (Retroceso) en tu teclado. El texto se tacha en el documento.

Herramienta Cross Out


Text for Deletion (Tachar
texto para eliminarlo).
Agrega una lnea de tachado
al texto seleccionado; no
aparece texto de reemplazo.

CAPTULO DIEZ

Comentar en un documento PDF

191

Para reemplazar contenido en el documento, selecciona el texto y escribe uno nuevo. El


texto de reemplazo se agrega a la ventana emergente del comentario Replacement Text
(Texto de sustitucin); el texto despliega una lnea de tachado y al final de la cadena de
texto que seleccionaste con la herramienta se muestra un cono de acento circunflejo
(figura 72b).

Figura 72b El acento circunejo de insercin en la pgina se muestra en la


ubicacin de la edicin del texto. Escribe el texto de reemplazo en la caja
de comentario.

Cul mtodo es
mejor?
Puedes encontrar algunas o
todas las opciones de la herramienta comentario usando
tres o cuatro mtodos diferentes. Por ejemplo, si quieres
insertar texto, puedes hacer
algo de lo siguiente:

Selecciona la herramienta
Text Edits (Ediciones del
texto) desde la barra de
herramientas Comment
& Markup (Comentario
y marca), haz clic en el
documento con la herramienta y luego usa el
teclado.

Selecciona el texto con


la herramienta Select
(Seleccionar) en la barra
de herramientas Select
& Zoom (Seccionar y
Ampliar/Reducir), y luego
elige otra herramienta
desde el men desplegable Text Edits (Ediciones
del texto).

Selecciona el texto con la


herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramienta Select & Zoom
(Seleccionar y Ampliar/
Reducir), y luego haz clic
con el botn derecho para
abrir el men de atajo y
elige una herramienta.

Si desearas usar las herramientas, selecciona el texto con la herramienta Text Edits (Ediciones del texto)
y luego elige cualquiera de las opciones de edicin desde el men
desplegable; las herramientas estn descritas en la columna Preocupado al hacer un
comentario?

Cul es mejor? Depende de


cmo gustes trabajar. Prueba
todos, seguro encuentras un
mtodo favorito.

#72: Trabajar con comentarios de edicin del texto

192
Construye tu coleccin
de sellos
Si puedes imaginarlo, puedes usarlo como sello. Puedes
fcilmente agregar un sello
personalizado a Acrobat,
siguiendo estos pasos:
1. Elige Create Custom
Stamp (Crear sello personalizado) desde el men
desplegable de la herramienta Stamp (Sellos). El
dilogo Select Image for
Custom Stamp (Seleccionar imagen para sello personalizado) se abre.
2. Haz clic en Browse (Examinar) para encontrar el grco, PDF o archivo de Word
para usar como sello. El dilogo Select (Abrir) se abre
y despliega el archivo elegido. Haz clic en OK (Seleccionar) y regresa al dilogo
Select Image for Custom
Stamp (Seleccionar imagen
para sello personalizado)
que muestra una previsualizacin del sello elegido.
Haz clic en OK (Aceptar);
el dilogo Create Custom
Stamp (Crear sello personalizado) se abre.
3. Haz clic en el campo Category (Categora) y escribe un
nombre para la nueva categora del sello o elige una de
las existentes; luego escribe
un nombre para el sello. Haz
clic en OK (Aceptar).
4. Para usar tu sello nuevo,
primero abre el men desplegable Stamp (Sellos). Los
contenidos de tu categora
de sello personalizado despliegan miniaturas, al igual
que las colecciones de sellos
del programa.
(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO DIEZ

73

Usar y administrar
herramientas de sello

Las herramientas de sello son como los antiguos sellos de tinta que aplicas a un documento
(como Borrador, Aprobado o Confidencial). A diferencia de los sellos de tinta, algunos de los de
Acrobat son dinmicos ya que automticamente agregan la fecha y hora cuando los aplicas.
Puedes, incluso, crear tus propios sellos personalizados. Usa la herramienta Snapshot
(Instantnea) y el portapapeles para capturar cualquier cosa en una pgina PDF de Acrobat para usar como sello. O aprovecha la nueva caracterstica en Acrobat 9 que te permite
usar cualquier elemento del portapapeles como un PDF y copiar un objeto desde otro
programa como un logo en Illustrator o una imagen en Photoshop para crear un sello
nuevo en Acrobat. Lee el #23, Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles, y #59,
Reutilizar imgenes para ver cmo se hace.
Las herramientas Stamp (Sellos) estn ubicadas en la barra de herramientas Comment
& Markup (Comentario y marca).
1. Para ubicar un sello, en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y
marca) haz clic en la flecha de la herramienta Stamp (Sellos) para abrir el men mostrado en la figura 73a.

Figura 73a Los sellos estn dispuestos en una serie de submens.

2. Haz clic en un sello para seleccionarlo. El puntero cambia para parecerse al cono de
comentario.
3. Haz clic en el documento en donde quieras, para aplicar el sello.
Un dilogo Identity Setup (Configuracin de identidad) se abre cuando intentas usar un
sello la primera vez y no has especificado una identidad como parte del ajuste de comentarios, revisin o firma digital. Agrega informacin de identidad y haz clic en Complete
Comentar en un documento PDF

193

(Finalizada) para cerrar el dilogo y aplicar el sello. Lee sobre cambiar informacin en la
columna Quin eres?.
Si mueves tu puntero sobre la herramienta Stamp (Sellos) en la barra de herramientas
Comment & Markup (Comentario y marca) (no sobre la flecha hacia abajo), el ltimo sello
que seleccionaste en una sesin se despliega. Haz clic en la herramienta Stamp (Sellos) y el
sello desplegado se activa.
Las categoras personalizadas de sellos incluyen lo siguiente:

Sellos Dynamic (Dinmico) que despliegan el nombre del usuario, la fecha y la hora en
la que fue aplicado el sello.

Sellos Sign Here (Firma) que son formatos especficos comnmente usados en las comunicaciones.

Sellos Standard Business (Negocio estndar) que son un conjunto de etiquetas que usas
comnmente para indicar el estado de un documento, como confidencial o preliminar,
en lugar de agregar comentarios de nota o marca de agua.

Favorites (Favoritos) que pueden incluir cualquier sello de cualquiera de las categoras
predeterminadas as como los personalizados que quieras. Mantn los favoritos cerca
para seleccionar rpido.

Custom (Personalizado) es una categora que contiene tus propios sellos y que puedes
renombrar; en la figura 73b, la categora Custom (Personalizado) ha sido renombrada
como work; si no has diseado ningn sello personalizado, la categora Custom (Personalizado) no se enlista.

Figura 73b Agrega categoras o cambia nombres de categoras a medida que expandes
tu coleccin de sellos.

#73: Usar y administrar herramientas de sello

5. Haz clic en el sello en el


men para seleccionarlo y
luego en la pgina del documento para aplicar el sello.
Haz doble clic en el sello
para agregar un comentario.

Quin eres?
El dilogo Identity Setup (Conguracin de identidad) no te
permite cambiar el nombre de
inicio de sesin usado para los
sellos u otros tipos de comentarios. Para modicar el nombre, haz lo siguiente:
1. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Commenting
(Edicin o > Acrobat >
Preferencias > Comentario)
y dese-lecciona la opcin
Always use Log-in Name
for Author name (Usar
siempre el nombre de inicio
de sesin como nombre de
autor) en la seccin Marking Commments (Realizar
comentarios) del dilogo.
Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar las preferencias.
2. Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en un
comentario del documento
para abrir el men de atajo
y elige Properties (Propiedades) para abrir su dilogo.
Selecciona la cha General,
escribe un nombre nuevo
en el campo Author (Autor)
y elige Make Current Properties Default (Convertir
propiedades en predeterminadas). Haz clic en Close
(Cerrar) para salir del dilogo.

194

Tenerlos juntos

Usa un sello personalizado cuando . . .

Usa la paleta Stamps (Sellos)


para mantener ordenados
tus sellos. Elige Show Stamps
Palette (Mostrar paleta de
sellos) en el men desplegable de la herramienta Stamp
(sellos) para desplegar su
dilogo:

Aqu hay algunas circunstancias en las que tiene sentido tomarse unos pocos minutos para construir
un sello personalizado:

Elige una categora de


sellos para desplegar las
colecciones como miniaturas.

Para los sellos del programa, haz clic en el botn


derecho (Control+clic)
en un sello para abrir un
men de atajo; hazlo sello
personalizado o agrgalo
a tus favoritos.

Para un sello personalizado, haz clic con el botn


derecho (Control+clic)
en un sello para abrir un
men de atajo y convertirlo en el sello actual o
eliminarlo de la lista de
favoritos.

CAPTULO DIEZ

Escribes el mismo comentario reiteradamente. Puedes ser el jefe de un departamento que necesita un sello de fecha y hora, as como un sello de informacin del departamento. Construye un
sello que solicite la informacin; ahora puedes usar un sello dinmico de fecha/hora y tu nuevo
sello personalizado.

Tu trabajo incluye diferentes roles. Puedes ser a la vez un diseador y un supervisor. Puedes construir sellos independientes deniendo tu rol en diferentes situaciones.

Tu trabajo incluye el mismo rol y diferentes modos. Usa tu imaginacin y crea un conjunto de
sellos expresivos. Una cara sonriente puede valer por mil palabras y tambin puede ser un
rayo de luz.

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195

74

Dibujar y marcar
formas en Acrobat

Digamos que eres una de esas personas que simplemente necesita garabatear en papel.
Qu sucede si alguien se lleva tu papel? Bien, slo agarra un ratn y abre un documento
PDF, porque puedes dibujar toda clase de objetos, incluyendo el mencionado garabato,
con las herramientas Drawing (Dibujo).
La mayora de las herramientas se muestra en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Las restantes, incluyendo dos herramientas de dibujo Polygon
(Polgono) y Pencil Eraser (Borrador de lpiz), estn disponibles desde el men de atajo
que se abre cuando haces clic con el botn derecho (Control+clic) en las barras del borde
izquierdo de la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca).
Las marcas de dibujo son una forma de comentarios. Para usar una herramienta, haz
clic para seleccionarla en la barra de herramientas y luego dibuja puntos, haz clic y arrastra,
o garabatea con las herramientas Pencil (Lpiz) o Pencil Eraser (Borrador de lpiz). Para
formas como polgonos o nube, haz clic en el punto de inicio para cerrar la forma. Cuando
termines el dibujo puedes hacer doble clic para abrir una nota y escribir informacin sobre
tu garabato (figura 74a).

Agregar comentarios a
tus garabatos
Necesitas explicar por qu
borraste un prrafo especco del documento o slo
quieres dejar una nota para
vericar que tus cambios son
correctos? Acrobat lo hace
fcil. Una vez que agregaste
una marca con cualquiera de
las herramientas de dibujo,
simplemente haz doble clic
en la forma para abrir una caja
y luego escribe tu comentario, como en el ejemplo de la
gura 76a.

Encirralo en un crculo

Figura 74a Agrega informacin sobre el garabato en una nota.

Si quieres mostrar algn texto en el documento dentro de una caja de texto, usa la
herramienta Text Box (Cuadro de texto)
. Encuentra la herramienta en la caja de herramientas, hazle clic y luego arrastra para dibujar un marco en la pgina. Una caja de texto
amarilla del tamao del marco se agrega al documento; haz clic en la caja y escribe tu
mensaje.

#74: Dibujar y marcar formas en Acrobat

Si eres del tipo de persona


que utiliza comentarios de
dibujo para garabatear en un
documento, hay una opcin
para ti. Elige Edit o Acrobat >
Preferences > Commenting
(Edicin o Acrobat > Preferencias > Comentario) y activa la
opcin Copy encircled text
into Drawing comment popups (Copiar el texto dentro
de un crculo en las ventanas
emergentes de comentarios
de dibujos). De esta forma,
mientras dibujas puedes
agregar el texto desde el
documento hacia la ventana
emergente del comentario
sin tener que seleccionar otra
herramienta.

196

El sonido de tu voz
Si preeres hablar en lugar
de escribir, hay un comentario hecho para ti. Elige Comments > Comment & Markup
toolbar > Record Audio Comment Tool (Comentarios >
Herramientas comentario y
marca > Grabar comentario
de sonido)
. Haz clic en
la pgina del documento en
donde quieres desplegar el
cono del comentario; se abre
una Sound Recorder (Grabadora de sonidos). Haz clic
en Browse (Examinar) para
ubicar un archivo de sonido
y seleccionarlo. Puedes previsualizarlo en el dilogo de
la grabadora de sonidos o
haciendo clic en el cono de
comentarios en la pgina. De
qu manera grabas los archivos de sonido depende de tu
sistema operativo y su conguracin.

CAPTULO DIEZ

Una llamada es una marca de dibujo para apuntar a una ubicacin especfica en un
dibujo (figura 74b). Haz clic en el documento con la herramienta Callout (Llamadas)
y
aparece un cuadro de nota adjuntado a una lnea con una punta de flecha. Escribe tu nota
y luego haz clic en cualquier parte de la pgina fuera de la caja de la nota. Puedes arrastrar
la caja alrededor de la pgina y reubicar el punto de la flecha arrastrndolo tambin.

Figura 74b Identica una ubicacin especca en la pgina usando una llamada.

Comentar en un documento PDF

197

75

Trabajar con la Lista


de comentarios

Cada comentario agregado a un documento se almacena en la Comments List (Lista de


comentarios), que es uno de los paneles desplegados en Acrobat 9 por defecto. Haz clic
en el cono Comments (Comentarios)
en el panel de navegacin de la ventana del
programa para abrirlo. A diferencia de la mayora de los otros paneles que se abren a la
izquierda del panel del documento, la Comments List (Lista de comentarios) se despliega
horizontalmente debajo del documento (figura 75).
Abrir comentarios para la pgina

Elige un ltro

Comentario
agrupado

Abrir los contenidos


de un comentario

Administrar los
comentarios con
marcas de vericacin

Opciones de orden

Tipo de comentario y autor

Figura 75 La Comments List (Lista de comentarios) se despliega


horizontalmente debajo del panel del documento.

El signo de ms (+) a la izquierda del nmero de pgina indica que la pgina contiene
comentarios. Haz clic en un comentario de la lista. Si est ubicado en la porcin del documento que se despliega en el panel del documento, se resalta.
Los comentarios estn organizados en niveles dentro de su lista. Aqu hay algunos consejos para visualizarlos:

Un documento multipgina enlista los comentarios basndose en el nmero de pgina.


Haz clic en un signo de ms de la pgina para abrirla y desplegar los comentarios.
(contina en la siguiente pgina)
#75: Trabajar con la Lista de comentarios

198

Tenerlos juntos
Si tienes un gran nmero
de comentarios diciendo lo
mismo, puedes reunirlos en un
comentario agrupado. Cuando
eliges comentarios para agrupar, slo el texto del primer
comentario seleccionado se
muestra en la lista de comentarios, y el texto de los comentarios restantes est oculto.
Selecciona primero el comentario ms importante y representativo; por ejemplo, si un
Revisor A agrega un comentario describiendo un cambio
que debera hacerse y luego
los Revisores B y C estn de
acuerdo, selecciona primero el
comentario del Revisor A para
que puedas ver el contenido
del mismo en la lista luego de
agrupar. Para agrupar comentarios, sigue estos pasos:
1. Haz clic en la herramienta
Hand (Mano) y la barra
de herramientas Select
& Zoom (Seleccionar y
Ampliar/Reducir) y haz clic
en el primer comentario.
Haz Ctrl+clic (Control+clic)
para seleccionar los otros
que quieres incluir en
el grupo. Selecciona los
comentarios de la lista o
directamente de la pgina
del documento.

El tipo de comentario se muestra como un cono en la lista de comentarios.


Haz clic en el signo de ms a la izquierda de un comentario para abrir sus contenidos. Lee
detalles aplicados como el tipo de comentario, autor y fecha.

Hacer clic en los signos de ms puede ser tedioso. Para abrir rpidamente todas las pginas de todos los comentarios, haz clic en Expand All (Expandir todo)
o en la barra
de herramientas de la Comments List (Lista de comentarios). Haz clic en Collapse all
(Contraer todo)
en la barra de herramientas para cerrarlos nuevamente.

Usa las flechas Next (Siguiente) en la barra de herramientas de la lista para mostrar los
comentarios previos o siguientes (haz clic en los botones de flecha hacia arriba y hacia
abajo respectivamente).
Trabajar en un documento largo puede involucrar docenas o incluso cientos de comentarios. Hay una cantidad de informacin a la que dar seguimiento. Aqu hay unas pocas
sugerencias para trabajar con comentarios:

Contesta un comentario en lugar de agregar otro, como los comentarios Skippy y MsD
en la figura. Primero, haz clic en el comentario para seleccionarlo en su lista y luego haz
clic en el botn Reply (Responder) en la barra de herramientas. Escribe la respuesta en
el campo de texto. Acrobat coloca el cono de respuesta antes que el texto.

Borra los comentarios que no quieres mantener. Haz clic en el comentario para seleccionarlo y luego haz clic en el botn Delete (Eliminar) en la barra de herramientas de la
lista de comentarios.

Haz doble clic en un comentario en la lista de comentarios para abrir su despliegue en


el panel del documento, como el comentario Oval (valo) mostrado en la figura 75. Se
ven los detalles del comentario original, as como cualquier respuesta que se superpone
al cuadro de nota del comentario.

2. Haz clic con el botn derecho en los comentarios


seleccionados de la pgina
del documento
(contina en la siguiente
pgina)

CAPTULO DIEZ

Comentar en un documento PDF

199

El Zen de la organizacin de comentarios


Puedes organizar los comentarios de tu documento en varias formas. Por defecto, los comentarios
estn enlistados como aparecen en el documento de inicio a n. Aqu hay algunos consejos:

Si ests trabajando en un documento grande o si quieres revisar qu has agregado a un documento, ordena los comentarios seleccionndolos desde el men desplegable Sort By (Ordenar
por). Por ejemplo, haz clic en Type (Tipo) para reorganizar los comentarios en la lista de acuerdo
con el tipo de comentarios utilizados en el documento. Ordenar comentarios hace ms sencillo
ubicar aquellos agregados por un autor especco o un tipo de comentario.

Si quieres ver algunos de los comentarios, puedes ltrarlos. Selecciona una opcin de ltrado
desde el men desplegable Show (Mostrar) y luego especica un tipo de ltro. Por ejemplo, si
eliges Show by Reviewer (Mostrar por revisor), se abre un submen enlistando los revisores.

Cuando aplicas un ltro, la lista de comentarios muestra el mensaje Comments are hidden
because a lter is active in the Show menu (Los comentarios estn ocultos porque hay un ltro
activo en el men Mostrar). El mensaje es un buen recordatorio para ti para chequear si has
direccionado todos los comentarios del documento o si un cierto revisor ha visto y comentado
el documento.

En la lista de comentarios, agrega marcas de vericacin para identicarlos. Las marcas de vericacin se usan para cualquier propsito que quieras, como hacer una lista para-hacer y no se
ven por nadie ms en la revisin. Ordenar de acuerdo con el Checkmark Status (Estado de la
marca de vericacin) reduce la lista a dos categoras: Marked (Marcada) y Unmarked (Sin marcar). Las categoras estn cerradas de inicio; expande una categora para revelar sus contenidos.

#75: Trabajar con la Lista de comentarios

y elige Group (Agrupar).


No intentes hacer clic con
el botn derecho en la
lista de comentarios; el
atajo de men no contiene el comando Group
(Agrupar).
3. El comentario despliega
el cono agrupado en la
Comments List (Lista de
comentarios)
.

Encuentra esa palabra


Haz clic en Search (Buscar)
en la barra de herramientas de la lista de comentarios para abrir la ventana de
bsqueda a la izquierda de
la pantalla. Luego escribe el
trmino a buscar, especica
maysculas/minsculas y
palabras enteras y haz clic en
Search Comments (Buscar en
los comentarios). Una vez que
Acrobat procesa la bsqueda,
despliega el resultado en una
lista en el panel Search (Buscar). Haz clic en un resultado
para resaltar el comentario
en la lista y en la pgina del
documento.

200

76

Trasladar ubicaciones de
comentarios
Lo que ves cuando integras
los comentarios depende de
algunos factores. Acrobat usa
estos conceptos para colocar
los comentarios en un documento revisado:

Los comentarios de texto


que se aplican a palabras
seleccionadas se despliegan dentro de las mismas
palabras si existen en el
documento revisado.

Sellos, notas y marcas


de dibujo se colocan de
acuerdo con la estructura
del documento original
(por ejemplo la echa en
el documento de ejemplo
descrito en esta tcnica).

Si borras las palabras o


etiquetas en donde un
comentario fue colocado
originalmente, se ubica en
la primera o ltima pgina
del documento.

Si borras el texto que originalmente tena ediciones, stas se convierten a


una nota.

Las marcas de dibujo o


sellos se colocan en la
misma pgina en el documento original sin importar la posicin a menos
que la pgina se borre y
en tal caso el comentario se coloca en la ltima
pgina del documento
revisado.

CAPTULO DIEZ

Exportar comentarios a un
documento de Word (Windows)

Si ests trabajando con una versin de PDF etiquetada de un documento de Microsoft


word generado con PDFMaker, puedes tener tus comentarios exportados directamente
desde el PDF en el documento original y realizar las ediciones automticamente.
Puedes trabajar desde Acrobat y exportar los comentarios usando los comandos del
men Comments (Comentarios) o puedes trabajar desde Word e importar los comentarios usando los comandos del men Comments (Comentarios) de Acrobat. Tu eleccin
depende de dnde ests en un flujo de trabajo en particular. Si has terminado de trabajar
con un grupo de comentarios, trabaja dentro de Acrobat; si tienes el documento de origen
abierto en Word, trabaja dentro de Word.
Para exportar los comentarios a un documento de Word desde Acrobat 9:
1. En la barra de herramienta de la Comments List (Lista de comentarios)
, haz clic en
el botn Options (Opciones) y elige Export Comments to Word (Exportar comentarios a
Word). Word se abre y un dilogo describe el proceso.
2. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo de descripcin y comienza el proceso
de importacin. Se abre el dilogo Import Comments from Adobe Acrobat (Importar
comentarios desde Adobe Acrobat). Especifica los documentos PDF y Word en el dilogo y selecciona las opciones de importacin (lee sobre tus opciones en la columna
Elegir qu comentarios exportar).
3. Haz clic en Continue (Continuar). Acrobat procesa los comentarios, los agrega al documento de Word y despliega el dilogo Succesful Import (Importacin correcta) (figura
76a). El dilogo resume la actividad y describe cmo pueden integrarse las ediciones
de texto. Haz clic en Integrate Text Edits (Integrar ediciones de texto) para iniciar el
proceso.
4. Se abre el dilogo Adobe Acrobat Comments (Comentarios de Adobe Acrobat), desplegando el nmero de comentarios disponibles para convertir. El dilogo identifica el primer comentario en el documento y despliega la accin. Haz clic en Apply (Aplicar) para
hacer la edicin. El texto se modifica en el documento de Word (usando texto coloreado
o subrayado si los cambios estn siendo seguidos).

Comentar en un documento PDF

201201

Figura 76a Acrobat te dice cundo has terminado de importar


los comentarios en el documento.

5. Haz clic en Next (Siguiente) en el dilogo Adobe Acrobat Comments (Comentarios de


Adobe Acrobat) para continuar con la prxima edicin haz clic en Automatically go
to next (Automticamente ir a siguiente) para ahorrar clics de ratn). Contina hasta
que hayas visto y aplicado todas las ediciones. Si no quieres usar la edicin, haz clic en
Discard (Descartar) (figura 76b).

Figura 76b Evala cada comentario y cambia antes de aplicar o rechazar en el proceso
de integracin.
(contina en la siguiente pgina)
#76: Exportar comentarios a un documento de Word (Windows)

202

Elegir qu comentarios
exportar
Puedes elegir ciertos grupos
de comentarios para exportar
en el dilogo Import Comments from Acrobat (Importar
comentarios desde Acrobat).
Primero decide cunto quieres editar del documento de
Word y luego elige un tipo de
exportacin de acuerdo a eso.

Si has ajustado un sistema


personal de comentarios
usando marcas de vericacin y quieres importar
slo aquellos comentarios indicados con marcas, puedes seleccionar la
opcin All Comments with
Checkmarks (Todos los
comentarios con marcas
de vericacin) debajo de
Select Comment Types to
Import (Seleccionar tipos de
comentarios para importar).

Si ests editando el contenido del documento con


las herramientas de edicin de texto, selecciona
la opcin Text Edits only:
Insertion, Deletions and
Replaces (Ediciones de
texto nicamente: inserciones, eliminaciones y sustituciones). De esa forma,
slo los comentarios pertenecientes al contenido y
estructura del documento
son transferidos.

Haz clic en la opcin Turn


Track Changes On Before
Importing Comments
(Activar control de cambios antes de importar los
comentarios) si ests involucrado en un proceso de
edicin o revisin.

CAPTULO DIEZ

Nota
Si te quedas sin tiempo en medio de un trabajo grande, haz clic en Stop (Detener). Se abre
un dilogo explicando que puedes reiniciar en cualquier momento eligiendo Acrobat Comments > Continue Integration Process in Word (Comentarios de Acrobat > Continuar proceso de integracin).
6. Vers el dilogo Text Integration Summary (Resumen de integracin de texto) cuando
todos los comentarios estn procesados. Despus de haber revisado el resumen, haz clic
en Done (Hecho). Dependiendo de las opciones que selecciones en el dilogo Import
Comments from Adobe Acrobat (Importar comentarios desde Adobe Acrobat), descrito
en el paso 2, puedes tener instrucciones para limpiar el documento, como la aceptacin
de cambios, si tienes la caracterstica activa de seguimiento o borrar las burbujas de
comentarios.
7. Revisa el documento. Vers que las ediciones estn aplicadas y que los comentarios
bsicos de nota estn adjuntos al documento. Guarda el documento de Word corregido.

Comentar en un documento PDF

203

Est eso conrmado?

A menudo desarrollas sis-

Algunas veces la ubicacin de los comentarios de edicin de texto no pueden conrmarse en un


documento de origen de Word; esto ocurre cuando Acrobat no puede descifrar con precisin la
estructura de las etiquetas del documento de origen. Las ubicaciones sin conrmar estn disponibles en una lista en el dilogo Succesful Import (Importacin correcta). Haz clic en el botn View List
(Ver lista) para ver una lista de los comentarios que tienen lugares sin conrmar. En el documento
ves los comentarios agregados en donde Acrobat piensa que pertenecen. Puedes transferir la informacin de esos comentarios al documento y borrar los comentarios de Word.

Si los pjaros migran, por qu no los comentarios?


Imagina que has creado un documento y luego agregaste comentarios en l. Entonces, supn que
exportaste ediciones de texto y otros comentarios desde Acrobat y los integraste al documento de
Word de origen, o revisado el documento de origen y luego generado un nuevo documento PDF.
Acrobat 9 te permite agregar comentarios a una versin revisada de un documento, mientras el
documento es etiquetado (lee sobre etiquetar un documento en el captulo 6, Cumplir con estndares PDF y de Accesibilidad).
Abre los dos documentos en Acrobat y luego realiza estos pasos:
1. Con el documento en el que quieres agregar los comentarios para activar, elige Comments
> Migrate (Comentarios > Migrar comentarios) para abrir el dilogo correspondiente.
2. En el men desplegable From (De), elige el archivo que contiene los comentarios. La casilla de verificacin Review migrated comments in the Comments List (Revisar comentarios migrados en la lista de comentarios) est seleccionada por defecto; deja este ajuste
como est.
3. Haz clic en OK (Aceptar). Los comentarios se importan al documento PDF y se ubican en
el mismo lugar que aquellos en el documento del que ests exportando.
Los comentarios pueden aparecer o no en la misma ubicacin en ambos documentos, dependiendo de los contenidos de los archivos respectivos. Por ejemplo, un comentario migrado de texto
tachado no se mostrar en un archivo en donde el texto ha sido borrado.
Una vez que los comentarios han sido migrados a un documento, se incluyen en la lista de comentarios usando las opciones de migracin por defecto.

#76: Exportar comentarios a un documento de Word (Windows)

temas de comentarios,
particularmente en grandes organizaciones. Acrobat te permite disear un
conjunto personalizado de
opciones de conversin de
comentarios.
Elige el conjunto personalizado y luego ltra los
comentarios que quieres
exportar a Word. El ltro
puede basarse en el autor,
estado o marca de vericacin.

204

77

Imprime una copia


Si quieres imprimir la informacin de comentarios de
un documento, haz clic en
el botn Print (Imprimir) o
en la lista de comentarios y
elige Print Comments Summary (Imprimir resumen de
comentarios) o Create PDF of
Comments Summary (Crear
resumen de comentarios de
PDF), que a su vez abren el
dilogo cubierto en estos
pasos.

Ajustar el estado de los


comentarios y crear resmenes

Una vez que el documento ha atravesado un ciclo de revisin o dos (lee sobre los ciclos de revisin en el captulo #11), es hora de cuidar algunos asuntos de ltimo minuto. stos incluyen
la definicin de un estado para los comentarios (los generados por revisores tanto como los
migrados), crear resmenes e imprimir comentarios y resmenes para referencia o archivo.
Primero selecciona un comentario en la Comments List (Lista de comentarios). Luego haz
clic con el botn derecho (Control + clic) en un comentario de la lista o haz clic en Set Status
(Establecer estado) en la barra de herramientas de la lista de comentarios y selecciona Review
(Revisin) para desplegar una lista de opciones. Puedes especificar un comentario como
Accepted (Aceptado), Rejected (Rechazado), Completed (Completado) o Cancelled (Cancelado). A diferencia de la marca de verificacin, que es utilizada slo en tu copia del documento,
puedes ajustar un estado para un comentario que puede ser compartido con otros revisores.
Cuando ests recopilando la retroalimentacin de los revisores o cuando un proyecto est
terminando, es buena idea crear un resumen de comentarios de esa manera, todos los
comentarios estn organizados y reunidos en un lugar prctico para fcil referencia.
Sigue estos pasos:
1. En el men desplegable Options (Opciones) en la barra de herramientas Comments List
(Lista de comentarios), elige Summarize Comments (Resumir comentarios) para abrir un
dilogo (figura 77a).

Figura 77a Especica las caractersticas del resumen de este dilogo.

2. Elige opciones de diseo (ve la columna Elegir un diseo para el resumen de comentarios), tamao de papel, una opcin de ordenar, cules comentarios incluir y un tamao
de fuente.

CAPTULO DIEZ

Comentar en un documento PDF

205

3. Haz clic en Create PDF Comment Summary (Crear resumen de comentarios de PDF)
para generar el resumen.
4. Acrobat abre el resumen como un archivo PDF nombrado como Summary of Comments (Resumen de comentarios) [nombre de archivo] y enlista toda la informacin de
comentarios, ordenada de acuerdo con la opcin que elegiste (figura 77b). Guarda este
archivo para referencia.

Figura 77b El documento de resumen se


crea usando los ajustes que seleccionaste.

Elegir un diseo para el resumen de documentos


Puedes generar un resumen de comentarios en una de varias formas usando el dilogo Summarize Options (Opciones de resumen). Elige una opcin dependiendo de las caractersticas del documento y sus comentarios, cmo te gusta trabajar y qu te propones hacer con el resumen:

Elegir la opcin Document and comments with connector lines on separate pages (Documento
y comentarios con lneas de conexin en pginas separadas) es buena cuando tienes comentarios
largos, aunque con una copia impresa tienes que seguir las lneas a travs de las pginas.

En un documento corto o con comentarios cortos, usa la opcin Document and comments
with connector lines on single pages (Documento y comentarios con lneas de conexin en
pginas sueltas).

Usa la opcin Comments only (Slo comentarios) para imprimir nicamente los comentarios
agregados al documento. Si eres el creador de un documento y lo has hecho
circular en un grupo para retroalimentacin, tener una lista impresa de los comentarios puede
servir como una lista de cosas para hacer.

Si has terminado un proyecto y quieres una copia en papel para archivar o quieres trabajarlo
lejos de tu computadora, elige la opcin Documents and comments with sequence numbers
on separate pages (Documento y comentarios con nmeros
de secuencia en pginas separadas).

#77: Ajustar el estado de los comentarios y crear resmenes

CAPTULO ONCE

Revisin en tiempo real


y colaboracin
Muchos flujos de trabajo habituales dependen de la comunicacin que rodea a un producto en comn, ya sea un manual, un documento de mercadotecnia o un captulo de un
libro como el que ests leyendo. Una de las caractersticas ms fuertes en Acrobat entre
una gran cantidad de caractersticas fuertes es la capacidad, para un grupo de usuarios,
de colaborar y comunicarse intercambiando ideas y contenido de una manera que puede
ser evaluada y rastreada.
El proceso de colaboracin y revisin ha sido desarrollado en las ltimas versiones de
Acrobat, desde compartir comentarios e incorporarlos a un documento de origen en Acrobat 5 hasta la capacidad revolucionaria de habilitar documentos para comentar en Acrobat 7
Professional.
Bien, es hora de otra revolucin: Acrobat 9 ofrece una nueva forma de comunicar y
administrar revisiones en lnea. Acrobat.com es un nuevo servicio que ofrece un esplndido lugar de reunin para la colaboracin en lnea en tiempo real y es gratuito.
Puedes trabajar en lnea en Acrobat.com para compartir una revisin y luego llevarla a
una sala de reunin en ConnectNow (para un nmero limitado de participantes) o incluso
trabajar en un documento compartido en Buzzword, que es el procesador de palabras en
lnea de Adobe. Por supuesto, necesitars herramientas para empezar, seguir y administrar
las revisiones y Acrobat 9 ha mejorado el proceso encontrado en versiones anteriores del
programa.

208

78

Administrar
preferencias de
Acrobat.com
Modica los ajustes del programa para mejorar tu trabajo
con colaboracin en directo.
En las preferencias de Acrobat.
com busca estos parmetros:

Escribe tu direccin de
correo electrnico (Adobe
ID) y contrasea en los
campos.

Haz clic en Manage


Account para abrir el rea
Account Settings de Acrobat.com en tu navegador
e ingresa en tu cuenta.
Aqu puedes cambiar tu
contrasea, direccin de
correo electrnico y Meeting URL (para ConnectNow). Haz clic en OK para
aceptar cualquier cambio
que hayas hecho.

Haz clic en Change


Password para modicar
tu registro de usuario.
Primero ves un dilogo de
informacin que explica el
cambio de contrasea en
Acrobat.com y te informa
que ha sido borrada en
las preferencias. Haz clic
en Yes. En la ventana
resultante del navegador,
escribe tu informacin de
registro y sigue los mensajes para cambiar la contrasea.
(contina en la siguiente
pgina)

CAPTULO ONCE

Colaborar en tiempo
real en Acrobat.com

El reino de la comunicacin y colaboracin en Acrobat 9 se centra en Acrobat.com, aunque


an es posible realizar una revisin al viejo modo por correo electrnico e integracin
manual de comentarios.
Acrobat.com es una Rich Internet Application (RIA) construida sobre Adobe Flash y
Adobe Air. Puedes acceder a Acrobat.com a travs de tu navegador o programas de comandos, utilizando ajustes que configuras en las preferencias de Acrobat 9 y Adobe Reader 9.
En Acrobat 9 (o en Adobe Reader 9), haz clic en el botn de tarea Collaborate (Colaborar)
y elige un comando (figura 78a).

Figura 78a Elige una opcin de colaboracin.

Para ver la interfaz de la aplicacin principal, entra a www.acrobat.com; vers un despliegue de servicios accesibles a travs de un simple registro de usuario (figura 78b).

Figura 78b Selecciona un servicio desde la interfaz de Acrobat.com.

Revisin en tiempo real y colaboracin

209

Los servicios para colaborar y compartir en Acrobat.com incluyen lo siguiente:


Adobe Buzzword. Usa Buzzword para escribir y colaborar en documentos. El programa incluye muchas caractersticas comunes en procesamiento de texto (lee ms en el
#83, Trabajar en Buzzword).
Adobe ConnectNow. Puedes encontrarte con uno o dos colegas para usar una pantalla compartida en una colaboracin activa (ve el #82, Moverse a una sala de reunin de
ConnectNow).
Create PDF. Puedes probar el convertidor en lnea PDF lee ms en la columna Crear
un archivo PDF en lnea.
Share. Usa el servicio Share para almacenar tus archivos y enviar a tus colegas un vnculo al documento en lugar de enviar o distribuir archivos por correo electrnico (para ms
informacin, pasa al #79, Iniciar una revisin compartida).
My Files. Usa el depsito en lnea para almacenar y organizar hasta 5GB de archivos (lee
sobre el uso de archivos en el #81, Participar en lnea).
Para iniciar por medio de tu navegador, sigue estos pasos:
1. En tu navegador, abre el sitio www.acrobat.com. Vers un conjunto de cinco vnculos
visuales en la pgina que acceden a las diferentes caractersticas de Acrobat.com (mostradas en la figura 78b).
2. Haz clic en cualquiera de los vnculos para desplegar un dilogo que identifica el servicio; haz clic en Begin para reemplazar el dilogo de informacin con una pantalla de
inicio de sesin.
3. Escribe tu direccin de correo electrnico y contrasea acelera inicios de sesiones
futuras seleccionando la casilla de verificacin Remember me. (Recurdame).

#78: Colaborar en tiempo real en Acrobat.com

Para ahorrar tiempo en


el inicio de sesin de tu
cuenta Acrobat.com,
selecciona la casilla de
vericacin Always connect when opening documents enabled for live
collaboration.

Si ests trabajando en
Acrobat (no en Adobe
Reader), selecciona la casilla de vericacin Copy
me when I send an e-mail
invitation using Acrobat.
com, para dar seguimiento a tus actividades
en lnea.

210

Crear un PDF en lnea


El servicio Acrobat.com
incluye cinco conversiones
gratuitas a archivo PDF. Ms
all del nmero, puedes suscribirte al servicio Create
Adobe PDF Online (o convertir archivos t mismo en
Acrobat).

Si no tienes un ID de Adobe, haz clic en Sign Up! y sigue las indicaciones.


Desde Acrobat o Adobe Reader, puedes ajustar los controles de acceso de Acrobat.
com en las preferencias del programa. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Adobe Reader
(Edicin o Acrobat > Preferencias > Adobe Reader) y elige Acrobat.com de la lista para
desplegar los ajustes (figura 78c). Con las preferencias, puedes administrar tu cuenta Acrobat.com, as como determinar cmo administrar invitaciones y archivos habilitados para
colaboracin en lnea en tiempo real. (Lee ms en la columna Administrar preferencias de
Acrobat.com.)

Un archivo puede tener hasta


200 MB de tamao. El servicio
puede convertir varios tipos
de archivos a PDF, incluyendo
los siguientes:

Texto como TXT, PS o RTF.

Archivos de Microsoft
Oce en formatos DOC,
XLS, PPT y PRJ.

Archivos de Open Oce


en formatos ODT, ODP,
ODS, ODG y ODF.

Archivos de Star Oce en


formatos SWX, SXI, SXC,
SXD y STW.

Archivos WPD de WordPerfect.

Archivos de imagen en
formatos BMP, GIF, JPEG,
TIFF y PNG.

CAPTULO ONCE

Figura 78c Dene tus ajustes para Acrobat.com en las preferencias del programa.

Revisin en tiempo real y colaboracin

211

79

Iniciar una revisin


compartida

En Acrobat 8, el proceso de revisin compartida se simplific, permitiendo al iniciador


ajustar una carpeta en red sin necesitar asistencia de IT. Con Acrobat 9 y Acrobat.com, el
proceso es incluso ms simple.
Iniciar una revisin de un documento compartido es similar al proceso utilizado para
distribuir un formulario. Sin embargo, mientras que Adobe Reader 7 u 8 pueden usarse
para un formulario, slo los usuarios de Acrobat o Adobe Reader 9 pueden participar en
una revisin compartida usando Acrobat.com.
Sigue estos pasos para enviar la revisin:
1. Haz clic en el botn de tarea Comment (Comentario) y elige Send for Shared Review
(Enviar para revisin compartida) para abrir el asistente.
2. Pasa por el asistente:

En la primera pantalla, haz clic en Browse (Examinar) para abrir un dilogo para ubicar
y seleccionar el archivo a compartir. Haz clic en Next (Siguiente).

En la siguiente pantalla, haz clic en el men desplegable How do you want to collect
comments from your reviewers? (Cmo desea recopilar los comentarios de los
revisores?) y elige si quieres usar Acrobat.com o tu propio servidor. La opcin predeterminada es Automatically download & track comments with Acrobat.com (Descargar y rastrear comentarios automticamente con Acrobat.com) (figura 79a). Haz
clic en Next (Siguiente).

Revisar comentarios
Si ests usando una o ms
revisiones compartidas, especica algunas preferencias
para mantener el seguimiento
del proceso. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edicin
o Acrobat > Preferencias),
y elige Tracker (Rastreador) de la lista de categora
a la izquierda en el dilogo.
Shared Review y Form Data
Collection (Revisin compartida y Recopilacin de datos
de formulario) comparten
ajustes:

Busca nuevos comentarios e informacin de


formulario en un tiempo
especicado desde cada
hora a nunca.

Especica un momento
para suspender la bsqueda de los comentarios
e informacin de formulario, desde un mes a nunca.

Selecciona las noticaciones que quieres ver: en la


bandeja del sistema, dentro de Acrobat, o ambas. A
propsito, las opciones de
noticacin se muestran
tambin en la ventana del
Tracker (Rastreador).

Elige cualquiera de los intervalos, arrastrando los deslizadores. Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo Preferences (Preferencias).
Figura 79a Lee sobre las opciones de administracin de comentarios
en este dilogo.
(contina en la siguiente pgina)
#79: Iniciar una revisin compartida

212

Es una cita!
No te preocupes demasiado
si no ests seguro de cundo
necesites nalizar una revisin.
La fecha predeterminada en
Acrobat dentro de tus invitaciones de correo electrnico es de
dos semanas. Puedes cambiar
la fecha en la invitacin (como
se describi en el paso 3 de
esta tcnica) o incluso borrar
la fecha totalmente. Una vez
que el archivo se distribuye, si
quieres cambiar la fecha, simplemente haz clic en el vnculo
Review Deadline (Fecha lmite
de tiempo) en el Tracker (Rastreador) para cambiar o borrar
la fecha.

En la siguiente pantalla, escribe o revisa la informacin de inicio de sesin de Acrobat.


com y haz clic en Sign In (Iniciar sesin).
3. Una vez que Acrobat.com carga, una ventana de correo electrnico se abre para
que especifiques los detalles de la revisin compartida, en donde puedes hacer lo
siguiente:

Escribe las direcciones de correo electrnico de tus revisores en el campo To (Para) y


agrega direcciones CC, si gustas.

Revisa el texto predeterminado para Subject (Asunto) y Message (Mensaje), que puedes modificar como desees.

Haz clic en la flecha desplegable Access Level (Nivel de acceso) para desplegar tus
opciones. Puedes permitir el acceso a todos o restringirlo a aquellos que invites a la
revisin.

Haz clic en el vnculo Review Deadline (Fecha lmite de revisin); haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y realizar el cambio.

Habilitar archivos
Antes de empezar, habilita el
archivo para comentarios si
tus destinatarios estn usando
Adobe Reader 7 u 8. Abre el
archivo de revisin y elige
Advanced > Extend Features
in Adobe Reader (Avanzadas
> Funciones ampliadas en
Adobe Reader). Haz clic en
Save Now (Guardar ahora)
en el dilogo resultante para
guardar y almacenar una
copia habilitada del archivo.
El permiso est limitado a 500
copias del documento.

Selecciona la casilla de verificacin Allow page view sharing and chat collaboration
in this document (Permitir compartir vistas de pgina y colaboracin mediante conversacin en este documento) para permitir a los usuarios trabajar con el archivo en
lnea (lee sobre la colaboracin en lnea en el #81, Participar en lnea).
4. Haz clic en Finish (Enviar) para completar el proceso de revisin. Acrobat crea la revisin
y agrega una copia del archivo renombrado agregando _review al nombre original en
Acrobat.com.
5. Las invitaciones se distribuyen entre la lista de revisores. La invitacin de correo electrnico incluye informacin sobre el proceso, adems de vnculos al archivo en lnea
(figura 79b).

Cuando habilitas un archivo


extendiendo las caractersticas a usuarios de Reader, se
incluyen stas:

Guardar informacin de
formulario desde una
forma para llenar en PDF
(contina en la siguiente
pgina)

CAPTULO ONCE

Revisin en tiempo real y colaboracin

213

Usar comentarios y marcas de dibujo

Firmar en un campo existente de rma

Firmar digitalmente en
cualquier parte del documento (slo para usuarios
de Adobe Reader 8 o 9).

Colocar las revisiones


compartidas en lnea

Figura 79b Se invita a los revisores por correo electrnico.

Nota
Cuando usas Acrobat.com en revisiones compartidas, puedes tambin permitir a los revisores abrir y comparar el PDF en una sesin de conversin en tiempo real. Lee cmo hacerlo
en el #81.

Una revisin compartida


puede usarse en lnea adems
de trabajarse en Acrobat o
Adobe Reader. Los comentarios se sincronizan con el servidor, incluso cuando Acrobat
est cerrado, por lo que cualquiera en una revisin que
inicia sesin puede ponerse al
da en los comentarios.
Cuando abres una revisin
compartida, la pantalla Welcome Back te proporciona
actualizaciones desde la
ltima vez que viste el archivo,
como el nmero de revisores y
comentarios nuevos.

#79: Iniciar una revisin compartida

214

80

Mantener seguros tus


materiales de origen
Es una buena idea guardar
una copia del documento
antes de incorporar comentarios de revisin. Edita el
documento usando la copia
para preservar el diseo y
estructura. De esta forma,
los comentarios importados estn en las ubicaciones
correctas en el documento.
Si quieres distribuir el documento y sus comentarios,
elige File > Save As (Archivo
> Guardar como) y gurdalo
con otro nombre. El archivo
recientemente nombrado
es ahora el archivo PDF rastreado y la versin ms vieja,
completa con sus comentarios, se convierte en una copia
archivada.

Usar una revisin por


correo electrnico

Algunas veces la revisin por correo electrnico es ms sencilla cuando envas un documento a una sola persona o cuando no es importante compartir comentarios entre revisores. Un ciclo de revisin por correo electrnico tiene tres partes: se inicia la revisin,
el destinatario agrega comentarios y los devuelve por correo electrnico y, finalmente, el
iniciador integra los comentarios en un archivo PDF maestro.
Sigue estos pasos para configurar una revisin por correo electrnico dentro de Acrobat:
1. Elige Comments > Attach for E-mail Review (Comentarios > Adjuntar para revisin por
correo electrnico) para abrir el asistente Send by E-mail for Review (Enviar para revisin por correo electrnico). O elige el comando desde el men del botn de tarea
Comment (Comentario).

Nota
Como alternativa, en cualquier programa que contiene un PDFMaker (Windows) puedes elegir Adobe PDF > Convert to Adobe PDF and Send for Review (Adobe PDF > Convertir a Adobe
PDF y enviar para revisin) o haz clic en el botn de la barra de herramientas del PDFMaker.
2. Navega por las ventanas del asistente:

En la primera pantalla, elige un documento abierto o haz clic en Browse (Examinar) y


ubica el documento que quieres enviar. Haz clic en Next (Siguiente).

En la siguiente pantalla, haz clic en la lista de direcciones y escrbelas o haz clic en


Address Book (Libreta de direcciones) para abrir tu agenda de Outlook y seleccionar
las direcciones de correo electrnico (si Outlook es tu programa de correo electrnico). Haz clic en Next (Siguiente).

En la tercera pantalla, previsualiza los contenidos de la invitacin y entonces haz clic


en Send Invitation (Enviar invitacin).
3. Un dilogo de informacin Outgoing Message Notification (Notificacin de mensaje saliente)
se abre, explicando qu sucede luego. Dependiendo de tu configuracin de seguridad, el
correo electrnico puede ser enviado automticamente o puedes necesitar moverte entre
dilogos aprobando el proceso de correo. Haz clic en OK (Aceptar) para quitar el dilogo.
Los participantes que usan Acrobat 6 o superior, o Adobe Reader 7 en adelante, pueden
revisar el archivo. Una vez que el archivo llega al buzn de correo, abre el mensaje de correo
electrnico y haz doble clic en el adjunto para abrirlo en Acrobat o Adobe Reader.
Realiza comentarios como lo desees, y haz clic en Send Comments (Enviar comentarios) en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca)
cuando
termines. Un dilogo se abre explicando que los comentarios sern enviados al iniciador y
muestra la direccin de correo electrnico especificada por el creador de la revisin. Puedes escribir una direccin diferente o elegir una desde la Address Book (Libreta de direcciones) de Outlook, como cuando diseas la revisin. Haz clic en Send (Enviar) para cerrar
el dilogo y enviar los comentarios de regreso al iniciador.
CAPTULO ONCE

Revisin en tiempo real y colaboracin

215

Una vez que los comentarios regresan a ti (el iniciador), se integran al PDF. Cuando le
haces doble clic a un adjunto de correo electrnico para abrir el documento en Acrobat, se
despliega el dilogo Merge Comments? (Combinar comentarios?). Puedes elegir abrir la
copia del documento o mezclar los comentarios dentro del archivo PDF rastreado (figura
80a). Haz clic en Yes (S) para incorporar los comentarios y cerrar el dilogo.

Figura 80a El dilogo te pregunta cmo quieres manejar los comentarios.

Puedes entonces revisar los contenidos de la Comments List (Lista de comentarios) y


terminar el proceso del documento (figura 80b). Lee sobre usar caractersticas y herramientas de comentarios en el captulo 10, Comentar en un documento PDF.

Figura 80b Los comentarios por correo electrnico de varios


revisores se incorporan al documento PDF maestro.

#80: Usar una revisin por correo electrnico

Cuando el correo no
funciona
El dilogo Send by E-mail for
Review (Enviar para revisin
por correo electrnico) usa un
ltro especco en el nombre
de correo que escribes. Si tu
direccin de correo electrnico no usa un sujo de tres
letras por ejemplo, .com,
.net, etctera puedes recibir un error. En lugar de eso,
en el panel Identity (Identidad) en el dilogo Preferences (Preferencias), escribe
tu direccin de correo electrnico en el campo correspondiente y haz clic en OK
(Aceptar).

216

81

Ponerse en directo, en
lnea
En lugar de iniciar una revisin en Acrobat, comparte
un documento directamente
desde MyFiles en Acrobat.
com. Aunque no tienes un
asistente en Acrobat.com, el
proceso es similar, con estas
excepciones:

Para iniciar, haz clic en


Share en una de las pantallas de la aplicacin para
mostrar los campos Share.
Por defecto, los campos
Share se agregan a la ventana MyFiles, sobre la lista
de archivo.
Para identicar los archivos para compartir, arrastra un archivo desde el
rea MyFiles en la ventana hacia la lista Choose
les to share. Haz clic en
Browse, ubica y selecciona un archivo desde tu
computadora y haz clic
en Upload para agregar
archivos adicionales para
compartir. El archivo se
agrega a la lista compartida y se incluye en la lista
MyFiles.
Haz clic en Share With para
abrir una lista de direcciones de correo electrnico;
la lista incluye slo aquellas direcciones que se
usaron en Acrobat.com.

Iniciar una revisin compartida, para ms informacin.

Participar en lnea

Usa la caracterstica MyFiles en Acrobat.com como un depsito en lnea para almacenar


tus archivos. Dependiendo de tu flujo de trabajo, puedes querer almacenar los archivos
para distribuirlos a otros para revisin o colaboracin en ConnectNow. O puedes querer
almacenar los archivos para tener acceso a ellos desde tu computadora porttil durante
tus vacaciones en el lago.
Abre MyFiles en lnea usando uno de varios comandos en Acrobat 9, Adobe Reader 9
o a travs de Acrobat.com (lee sobre tus opciones en el cuadro Encontrar tus archivos).
Una vez que la aplicacin se inicia, ves los archivos que has subido dispuestos en la ltima
opcin de ordenamiento usada en tu sesin anterior de Acrobat.com (figura 81a).

Subir ms archivos

Elegir opciones de
ordenamiento

Iniciar una invitacin


a compartir

Desplegar como
lista (mostrada)
o cuadrcula

Moverse a un encuentro
de ConnectNow

Abrir el men de
atajo para la imagen
seleccionada

Conmutar archivos
MyFiles y Buzzword

Figura 81a Ver, organizar y administrar tu conjunto de documentos en lnea.

Inicia una colaboracin en tiempo real en un documento desde tu escritorio o en lnea


(lee cmo trabajar desde Acrobat.com en la columna Ponerse en directo, en lnea). Para
iniciar una sesin desde Acrobat Pro o Acrobat Pro Extended sigue estos pasos:
1. Elige Send & Collaborate Live (Enviar y colaborar en directo) desde el men del botn
de tarea Collaborate (Colaborar) lee sobre trabajar desde Acrobat o Adobe Reader en
el #79, Iniciar una revisin compartida.
2. Sigue los mensajes para elegir una lista de destinatarios, ingresa en Acrobat.com y llena
la invitacin de correo electrnico. Tu archivo se habilita para la colaboracin, se guarda
con un _collab agregado al nombre y se sube a Acrobat.com. Una invitacin se enva a
tu lista de destinatarios.
3. Una vez que tus colegas reciben su correo y lo descargan, cuando abren el archivo en
Acrobat o Adobe Reader 9, el documento se despliega, junto con el panel de navega-

CAPTULO ONCE

Revisin en tiempo real y colaboracin

217

cin Collaborate Live en su escritorio. El usuario puede firmarse como un invitado o


usar el Adobe ID.
4. De regreso contigo, en Acrobat, vers la lista de Current Viewers (Usuarios actuales) y
se muestra el Document Chat (Conversacin sobre documentos) en el panel de navegacin Collaborate Live (Colaborar en directo) junto con el documento para discusin
(figura 81b).

Figura 81b Colabora en tiempo real


desde un documento en tu escritorio.

Encontrar tus archivos


Como todas las caractersticas de Acrobat.com, a My Files
puede accederse de varias formas. La mayora de los comandos en el men de los botones
de tarea Collaborate (Colaborar) de Acrobat 9 o Adobe
Reader 9 inician MyFiles ya sea
como una aplicacin a pantalla
completa o una asociada con
otra interfaz. Por ejemplo, Send
& Collaborate Live (Enviar y
colaborar en directo) muestra
la caracterstica MyFiles en la
parte inferior de la pantalla.
Una vez en lnea, puedes
conmutar entre tus archivos
generales de Acrobat.com y
archivos Buzzword Docs (ver
la barra de herramientas mostrada en la gura 81a).

Consejo
Current Viewers (Usuarios actuales) y Document Chat (Conversacin sobre documentos) se
explican solos. Haz clic en Start Page Sharing (Iniciar el uso compartido de pginas) para
desplegar automticamente la misma pgina y vista que ests mirando en las pantallas de
los usuarios actuales; haz clic en Stop Page Sharing (Detener el uso compartido de pginas)
cuando hayas terminado.
Aqu estn las reglas para una colaboracin en tiempo real:

Los usuarios pueden ver una lista de participantes y conversar con otros en la ventana
del documento.

Las acciones y caractersticas del documento, incluyendo el puntero del ratn, vista de

Compartir los archivos


an ms
Puedes usar tus archivos almacenados en Acrobat.com en
otros materiales en lnea, como
pginas Web. En MyFiles, haz
clic en un archivo de la lista y
luego haz clic en la echa para
desplegar el men desplegable:

Elige Embed Code para


copiar el cdigo al portapapeles; puedes usar esto
para incrustar el cdigo en
una pgina Web.

Elige Copy Link para guardar el vnculo del archivo


en el portapapeles. Pega
el vnculo en un correo,
pgina Web o mensaje de
conversacin para compartir el archivo.

pantalla, ampliacin/reduccin y vistas 3D pueden sincronizarse.

Los cambios se transmiten al instante a las vistas de los otros participantes.

#81: Participar en lnea

218

Para lanzar una sesin de pantalla compartida desde dentro de tu documento de revisin, elige Share My Screen (Compartir mi pantalla) desde el men Options (Opciones)
del panel de navegacin Collaborate Live (Colaborar en directo) (lee ms en el #82,
Moverse a una sala de reunin de ConnectNow).

Requerimientos de sistema
Tu computadora tiene que cumplir con los requerimientos mnimos para usar Acrobat.com. Dependiendo de tu sistema operativo, necesitas lo siguiente:

CAPTULO ONCE

Microsoft Windows Vista y XP requieren de navegadores Internet Explorer 7, Internet Explorer 6.x
o Firefox 2.x y Flash Player versin 9.0.47 o superior.

Mac OSX v10.5 requiere los navegadores Safari 3.x o Firefox 2.x y Flash Player versin 9.0.47 o
superior (9.0.115 en Mac OSX v10.5).

Mac OSX v10.4 requiere los navegadores Safari 3.x, Safari 2.x, o Firefox 2.x y Flash Player versin
9.0.47 o superior.

Revisin en tiempo real y colaboracin

219

82

Moverse a una sala de


reunin de ConnectNow

Una de las caractersticas ms geniales de Acrobat.com es Adobe ConnectNow, que te


permite configurar reuniones en directo en tu escritorio utilizando una sala personal de
reunin y conferencia Web. Tu sala personal de reunin tiene una URL permanente que es
fcil de recordar, as que siempre sabrs en dnde reunirte en lnea.
En estas reuniones, te comunicas con uno o dos colegas usando conversacin en
directo, compartes pizarrones en lnea y diferentes audios y videos (lee tus opciones en
el cuadro Hablar en voz alta). ConnectNow tambin te permite compartir tu escritorio y
tomar acceso a control remoto del escritorio de un participante.
Sigue estos pasos para iniciar una reunin:
1. Abre Adobe ConnectNow haciendo lo siguiente:

Escribe tu direccin URL nica de sala de encuentro en la ventana de un navegador.


O, en Acrobat, elige Share My Screen (Compartir mi pantalla) desde el men del botn
de tarea Collaborate (Colaborar). Si ests en una sesin de colaboracin en directo,
elige Share My Screen (Compartir mi pantalla desde el men Options (Opciones) del
panel de navegacin Collaborate Live (Colaborar en directo).

Qu decirle a tus
invitados
Tus invitados pueden no ser
unos conocedores de computadoras o de ConnectNow
como t. Dales algo de informacin sobre el servicio que
los deje tranquilos:

Un invitado no necesita
una cuenta de Acrobat.
com pero puede quedarse
simplemente, como invitado.

Los invitados no tienen


que descargar ningn
programa. La aplicacin
ConnectNow se ejecuta
a travs del Flash Player,
que es lo que necesitarn tener instalado en
su navegador. El nico
programa que podran
requerir es el plugin de
ConnectNow si quieres
participar en pantalla
compartida.

Los invitados no tienen


que realizar cambios a sus
rewalls (cortafuegos)
para participar ya que
ConnectNow se comunica
a travs de puertos http
estndar y Secure Socket
Layer (SSL).

Consejo
ConnectNow se lanza en su propia ventana de aplicacin una vez que est ejecutndose,
puedes cerrar la ventana original del navegador.
2. Cuando ConnectNow se abre, selecciona Invite Others para enviar mensajes de correo
electrnico e invitar participantes. Si ests colaborando en directo, tus colaboradores
ven un mensaje de invitacin y simplemente tienen que hacer clic en View Screen para
unirse a la reunin.
3. Los asistentes se unen a la reunin iniciando sesin en tu espacio de reunin desde
sus computadoras. Cuando una solicitud emergente de un espectador aparece en la
ventana, haz clic en Accept para incluir al participante en la sesin.
La sala de reunin de ConnectNow est hecha de varios componentes (figura 82a).

Nota
Si eres el anfitrin de la reunin y ests compartiendo tu pantalla, puedes acceder a todas
las caractersticas; sin embargo, tus participantes no pueden restablecer el diseo de los
pods, por ejemplo, o invitar a otra persona.

#82: Moverse a una sala de reunin de ConnectNow

220

Habla en voz alta

Organizar y arreglar
pods como se desee

Los participantes pueden acceder


y congurar herramientas

Conversacin en tiempo real

ConnectNow ofrece diferentes caractersticas de audio:


algunas son gratuitas, mientras que otras pueden incluir
cargos de larga distancia. Aqu
estn tus opciones desde la
barra de herramientas de
Adobe ConnectNow:

Haz clic en el cono Phone


y elige Adobe Conference Number para desplegar una caja de texto
mostrando nmeros de
llamada y el nmero ID
de la reunin. El servicio
es gratuito, pero se aplican cargos de telfono de
larga distancia.

Haz clic en el cono Microphone y


activa el
micrfono de tu sistema
para hablar con otros asistentes a la reunin usando
Voice over Internet Protocol (VoIP).

Haz clic en el cono Webcam


para activar tu
cmara Web y usarla con
sonido para agregar video
junto con el audio.

Controlar y administrar
participantes

Exportar el pizarrn
como imagen

Exportar notas como archivo

Figura 82a Conduce reuniones interactivas a tiempo real en tu sala de reunin privada.

Busca estas caractersticas y herramientas:

Las reas de interaccin son llamadas pods y estn accesibles desde el men desplegable Pods. Adems de las que se muestran en la figura, puedes tambin abrir pods Files
y Webcam.

Selecciona comandos administrativos, como ajustar las preferencias de la reunin o probar tu micrfono desde el men emergente Meeting.

Encuentra ayuda para resolver problemas de Adobe Flash y configurar cuentas en el


men desplegable Help (Ayuda), junto con la ayuda ConnectNow, por supuesto.

Usa las herramientas en la parte superior derecha de la ventana para administrar tu


reunin. Por ejemplo, haz clic en Invite Participants
para agregar otro miembro a
tu sesin, haz clic en Share My Computer Screen
para invocar la pantalla compartida para tu grupo o haz clic en Upload a File
para ubicar y compartir un archivo
desde tu computadora.

CAPTULO ONCE

Revisin en tiempo real y colaboracin

221

Usa y administra caractersticas visuales y de audio, seleccionando los comandos en la


barra de herramienta de Adobe Acrobat Connect (lee ms en la columna Habla en voz
alta).

Conduce una conversacin en directo con uno o dos de tus participantes con el pod
Chat.

Escribe notas de tu reunin que pueden guardarse como archivo DOC.


Usa herramientas sencillas de dibujo en el pod Whiteboard. Agrega formas, personaliza
su apariencia o agrega texto. Puedes guardar el pizarrn como un archivo PNG.
Junto con los elementos interactivos enlistados, ConnectNow le permite a un participante tomar control del escritorio de otro participante. Usar el control remoto para mostrar
un proceso especfico o instruccin significa que no tienes que perder tiempo explicando
un entorno: t ests all.
Para asignar el control remoto, haz clic en el nombre de un participante para mostrar
el men desplegable y elige Ask this user to share their screen (figura 82b). Como alternativa, puedes elegir Share My Computer Screen desde el men desplegable Meeting y la
pantalla es compartida por un participante seleccionado.

Figura 82b Selecciona un participante para compartir


la pantalla.

Para regresar a la interfaz normal de la reunin, haz clic en la X en la parte superior


derecha del pod Screen Sharing.

#82: Moverse a una sala de reunin de ConnectNow

222

83

Quin es quin?
Buzzword ofrece cuatro
maneras de interactuar con
los documentos:

El Author es el creador y
propietario del archivo
y puede borrarlo de
Buzzword. Asimismo,
puede escribir, editar
y agregar comentarios
hechos por otros participantes. Un Author puede
invitar colaboradores,
cambiar sus roles y removerlos del archivo.
Un Co-author tiene los
mismos derechos que el
Author, excepto el borrado
de un documento.
Un Reviewer puede agregar comentarios a un
documento, pero no los
puede agregar a otros
comentarios o compartir
el documento.
Un Reader tiene acceso al
archivo como de slo lectura, pero no puede comentar o compartir el archivo.

No tienes que quedarte en un


estado en particular. Si guardas una copia de un archivo
con otro nombre, por ejemplo, te conviertes en Author.
Aunque la copia nueva
incluir cualquier comentario
que fuera agregado, tienes
que agregar t mismo los
colaboradores ya que la lista
de colaboradores del original
no es transferida a tu copia.

CAPTULO ONCE

Trabajar en
Buzzword

Buzzword es la aplicacin de procesamiento de documentos en lnea de Acrobat.com. Adems de escribir documentos, tambin puedes usar herramientas de comentarios directamente en el programa y compartir el archivo desde la interfaz de Buzzword. Editar, comentar y revisar puede hacerse en equipo. Buzzword almacena tus archivos y los ejecuta desde
los servidores seguros de Adobe, para que estn siempre disponibles en la Web.
Abre Buzzword desde la interfaz de Acrobat.com o desde Acrobat eligiendo Create
Buzzword Document crear un documento Buzz-Word desde el men del botn de tarea
Collaborate (Colaborar). Una vez en Buzzword, puedes invitar a otros a colaborar en el
documento usando la caracterstica Share en la parte inferior izquierda de la ventana de
la aplicacin. Los invitados pueden colocarse en una de varias categoras, de acuerdo con
los privilegios que se les otorga lee sobre las diferentes opciones en la columna Quin
es quin?.
Una vez que la aplicacin se lanza, puedes hacer lo siguiente:

Haz clic en New

en la parte superior derecha de la ventana del navegador para


iniciar un archivo nuevo.

Haz clic en Docs

en la parte superior derecha de la ventana del navegador para


desplegar el Document Organizer, descrito en el #81, Participar en lnea y selecciona
un archivo para trabajar.

Para importar un archivo de tu computadora, elige Document > Import desde el men
Buzzword, ubica y selecciona un archivo en tu computadora y haz clic en Open.
Ya sea que empieces desde cero o importes un documento, trabajas en Buzzword como
lo haras en cualquier aplicacin de escritorio. Puedes notar que la interfaz trabaja un poco
diferente de lo que usualmente ves en tu escritorio. Debido a que Buzzword est escrita en
Flash, la mayora de los elementos de men se deslizan dentro y fuera del campo de visin
(lee ms en la columna Estar en la onda).
Accedes a los paneles y mens desde la interfaz principal de Buzzword (figura 83).

Revisin en tiempo real y colaboracin

223

Iniciar una sesin de colaboracin


Iniciar un nuevo archivo

Abrir una lista de


documentos Buzzword
Hacer clic para
desplegar un panel de
ajustes

Estar en la onda
Algunas de las caractersticas
basadas en Flash agregadas
a Buzzword hacen ms sencillo el trabajo en la interfaz sin
tener que elegir elementos de
men, como lo haras cuando
trabajas en una aplicacin
comn. Aqu hay algunas:

Las guas visuales aparecen sobre los elementos en


la pgina cuando seleccionas diferentes objetos. Por
ejemplo, si arrastras una
columna sobre una tabla,
los controles muestran
la cantidad de sangra; si
agregas una imagen, los
controles para redimensionar se despliegan y
muestran las dimensiones
a medida que cambias el
tamao de la imagen.

Activar diferentes elementos en una pgina despliega botones


de echa. Haz clic en una echa
para abrir un men contextual para ese elemento.
Por ejemplo, si haces clic en
una columna de una tabla,
haz clic en el botn de echa para mostrar comandos y cortar/copiar/pegar
la columna o insertar ms.

Un cono apenas visible de


comentario se mueve junto
con tu puntero en el lado
derecho de la pgina. Haz
clic en el cono para abrir
un cuadro de comentario,
que est asociado con el
contenido de esa lnea.

Insertar un comentario
en la lnea activa

Compartir
el archivo

Insertar y redimensionar
imgenes

Ver el historial
Conteo de palabras,
palabras con banderas
y ampliacin

El sincronizador
guarda el archivo y
actualiza el servidor

Figura 83 Usa las caractersticas en la aplicacin Buzzword para escribir, congurar


y compartir un documento en lnea.

El men de la aplicacin contiene los tipos de comandos que esperaras, como los
siguientes:

Document. Haz clic en el men Document para desplegar comandos para administrar
documentos. Tambin encontrars comandos para configurar la pgina, impresin y
compartir.

Edit. En el men Edit busca comandos comunes de edicin, incluyendo Check Spelling, que identifica potencialmente palabras mal deletreadas con una lnea subrayada
dentada.

Insert. Puedes insertar un rango de caractersticas en un documento Buzzword, como


tablas o imgenes, encabezados o pies de pgina, cortes de lnea o pgina e inclusive
caracteres especiales y un limitado nmero de campos.

Help. Usa comandos en el men Help para ver archivos de ayuda y vincularte a sitios de
soporte de Buzzword.

#83: Trabajar en Buzzword

224

Consejo
Haz clic en el logo de Adobe Buzzword para abrir otro men, en donde puedes leer sobre el
programa y normas de usuario, salir de Buzzword o elegir Settings & Preferences para abrir
un dilogo. Aqu encontrars informacin sobre la cuenta Adobe ID, as como preferencias
de Buzzword que te permiten definir la unidad de medida desplegada en la aplicacin pulgadas es la predeterminada. Puedes tambin elegir si quieres marcar errores de deletreo y
puedes construir una lista de palabras.
Una lista de paneles de configuracin y sus opciones se enlistan en la tabla 11.1.

Tabla 11.1 Opciones de paneles y conguracin de Buzzword


Nombre del panel

CAPTULO ONCE

cono

Busca estos ajustes

Font

Elige un nombre de fuente, tamao, estilo y color.

Paragraph

Elige alineamiento, espaciado y sangras.

List

Elige tipo de lista, el cono, el nivel de esquema y loscomandos para saltar contenido insertado entre elementos de la lista.

Image

Selecciona una imagen para colocar y luego elige


una opcin de contorno de texto y valor de desplazamiento.

Tabla

Inserta una tabla y congura las, columnas, color de


cuadrcula y color de fondo.

Comment

Agrega un comentario nuevo o muestra los existentes.

Revisin en tiempo real y colaboracin

225

84

Comparar
documentos

La caracterstica de comparacin en Acrobat 9 ha recorrido un largo camino desde sus


versiones anteriores. En Acrobat 9, las diferencias entre dos versiones de un documento se
resaltan y comentan.
Compare (Comparar) muestra las diferencias en el texto e imgenes basndose en tres
estructuras de documento diferentes, programadas dentro de la caracterstica. Para hacer
una comparacin sigue estos pasos:
1. Elige Document > Compare Documents (Documento > Comparar documentos) para
abrir el dilogo del mismo nombre.
2. Haz clic en Choose (Seleccionar) para los campos Compare (older document) (Comparar
(documento anterior)) y To (new document) (Con (documento ms reciente)), ubica y
selecciona los archivos que quieres usar. Haz clic en el men desplegable Document
(Documento) para elegir cualquier archivo abierto para cada opcin de documento.

Coincidir en las
descripciones
Eliges una de tres opciones
cuando conguras un proceso
de comparacin de documentos. Las elecciones estn
basadas en tipos generales de
caractersticas encontradas
en los tipos de documentos
nombrados. Por ejemplo:

Reports, spreadsheets,
magazine layouts
(Informes, hojas de
clculo, formato de
publicaciones). En estos
tipos de documentos, el
texto usualmente uye de
una pgina a otra as; la
caracterstica busca movimientos entre las pginas.

Presentation decks,
drawings, or illustrations (Cubiertas de
presentacin, dibujos
o ilustraciones). Cada
pgina es tratada como
un documento independiente y la funcin Compare (Comparar) busca
cambios en orden, como
usualmente encontraras
en un conjunto de diapositivas de PowerPoint.

Scanned documents
(Documentos digitalizados). Acrobat crea imgenes temporales de cada
documento que luego son
comparados como imgenes.

3. Para ambos documentos, escribe un nmero de pgina en los campos First page (Primera pgina) y Last page (ltima pgina) para cambiar las comparaciones si es necesario. Los campos enlistan automticamente los nmeros de pgina para las primeras y
ltimas pginas de los documentos.
4. Selecciona una opcin Document Description (Descripcin del documento) lee sobre
las opciones en la columna Coincidir en las descripciones.
5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y comparar los archivos.
Acrobat procesa los archivos y genera los cambios. Los contenidos se despliegan en el
panel de navegacin Compare (Comparar), nuevo en Acrobat 9 (figura 84a).

#84: Comparar documentos

226

Claro, pero comparar


no es revisar
No es as? Si comparas dos
documentos, aunque no
ests insertando comentarios y marcas manualmente,
Acrobat los agrega por ti. Una
vez que una comparacin ha
sido hecha, usa la pgina de
resultados, o una copia del
documento comparado con
los comentarios insertados y
envalo para posterior revisin
con tu grupo de trabajo.

Figura 84a Administra las vistas y despliegues de los


documentos comparados en el panel Compare (Comparar).

Hay varias tareas que puedes adoptar en la caracterstica Compare (Comparar):

Se agrega otra pgina antes de las pginas del documento que enlista los nombres de
los archivos, si se encontraron diferencias y una clave al reporte. Puedes hacer clic en los
vnculos de la pgina Summary para ver el documento reciente o el antiguo, as como
el primer cambio en el informe.

Haz clic en una miniatura de pgina para mostrar esa pgina en el panel del documento
(figura 84b).

Elige Show Color Legend (Mostrar leyenda de colores) para desplegar los colores utilizados por diferentes tipos de comparaciones como un superpuesto en el panel del
documento.

Para mostrar cada documento en su propia ventana, elige Show Documents Tiled (Mostrar documentos en mosaico) o Show Documents Side By Side (Mostrar documentos
contiguos) desde el men Options (Opciones).

Para sincronizar las pginas mientras se muestran ambos documentos en sus propias ventanas, elige Synchronize Pages (Sincronizar pginas) desde el men Options
(Opciones).

Para cambiar el tamao de las miniaturas de pgina, desde el men Options (Opciones)
elige Thumbnail Size (Tamao de miniatura) y la opcin.

CAPTULO ONCE

Revisin en tiempo real y colaboracin

227

Arrastra la barra divisoria en la parte inferior del panel Compare (Comparar) hasta mostrar las miniaturas de las pginas del documento antiguo. Haz clic en una miniatura
para abrir la pgina en una nueva ventana.
Haz clic para conmutar
conguraciones de color
y elementos evaluados

Haz clic para desplegar en


el panel del documento

Agregar tus propios


comentarios

Identicar tipos de
cambios por color

Arrastra para mostrar pginas


en el documento antiguo

Cada cambio se enlista


como comentario

Haz clic en un elemento


para ver una comparacin

Figura 84b Evala y examina los cambios en los archivos comparados.

Manzanas y naranjas
Las nuevas herramientas
Compare (Comparar) en Acrobat 9 ofrecen un montn de
personalizacin. Si quieres
personalizar el diseo, aqu
hay algunas cosas para intentar:
Haz clic en Show Options
(Mostrar opciones)
en el
panel Compare (Comparar)
para conmutar las elecciones.
En las opciones, puedes hacer
lo siguiente:

Especica qu tipos de
cambios mostrar, tales
como texto, imgenes,
formato y fondos.

Elige una combinacin de


color para usar en el despliegue del informe.

Arrastra un deslizador
Opacity (Opacidad) para
congurar cun transparente u opaco es el despliegue de los comentarios superpuestos.

Una vez que hayas realizado


tus elecciones, haz clic en
Hide Options (Ocultar opciones) para ocultar tus opciones
conmutadas. Tus elecciones
pueden verse en el men
Options (Opciones) del panel
Compare (Comparar).

Guarda el archivo para referencia futura.

#84: Comparar documentos

228

85

Organzate
Supn que ests involucrado
en un proyecto grande en un
grupo y en otro proyecto con
otro grupo. En el curso de tu
jornada laboral habitual, participas en un par de revisiones para cada proyecto. Cada
revisin agrega otra lnea a la
lista en el panel izquierdo del
Tracker (Rastreador). Para permanecer organizado, sigue
estos pasos:

Rastrear
una revisin

Iniciar y rastrear varias revisiones, participar en otras y tratar de mantener todo correcto
no es sencillo. Afortunadamente, Acrobat ofrece el Tracker (Rastreador) para ayudarte a
controlar el proceso.
En Adobe Reader 9, elige View > Tracker (Ver > Rastreador). En Acrobat 9, elige Track
Reviews (Rastrear las revisiones) desde el men desplegable del botn de tarea Comment
(Comentario). Todas tus actuales revisiones las iniciadas y aquellas en las que ests
participando junto con cualquier servidor en el que ests trabajando se enlistan en la
columna izquierda de la ventana (figura 85). Abre o contrae las categoras en el Tracker
(Rastreador) haciendo clic en los conos correspondientes a la izquierda del nombre de la
categora.

1. Haz clic con el botn derecho (Control + clic) en las


etiquetas Sent (Enviadas)
o Joined (Incorporadas)
en la seccin Reviews
(Revisiones) del Tracker
(Rastreador) y elige Create
New Folder (Crear nueva
carpeta). En el dilogo que
se abre, nombra la carpeta
y haz clic en OK (Aceptar).
2. Haz clic con el botn
derecho o Control + clic
en el nombre de un revisor para abrir el men de
atajo, elige Send To Folder
(Enviar a carpeta) y selecciona la nueva carpeta que
agregaste. El revisor se
agrega a la carpeta.
3. Repite como sea necesario hasta que la estructura
de tu Tracker (Rastreador)
est organizada y simplicada.

Figura 85 Usa el Tracker (Rastreador) para dar seguimiento a tus revisiones en curso.

El rango de actividades y verificaciones que puedes realizar en el Tracker (Rastreador)


incluye lo siguiente:
Actualizaciones. Haz clic en Latest Updates (ltimas actualizaciones) para desplegar
informacin sobre tus revisiones. Puedes tambin tener acceso a vnculos para administrar
y crear ms revisiones. Si el nombre de una revisin se muestra en negrita en el panel
izquierdo, la revisin ha sido actualizada de alguna forma (se agregaron nuevos revisores
o comentarios, o la fecha lmite ha sido actualizada). Si gustas, activa las notificaciones que
despliegan conos y ventanas emergentes cuando ocurre una actualizacin.

Nota
Lee sobre la configuracin de tiempos de actualizacin y preferencias en la columna Revisar comentarios en el #79, Iniciar una revisin compartida, al inicio de este captulo.

CAPTULO ONCE

Revisin en tiempo real y colaboracin

229

Ver los detalles de una revisin. Haz clic en el nombre de una revisin en el panel
izquierdo para mostrar los detalles de la revisin, incluyendo una lista de participantes y
la fecha y hora en la que fue iniciada la revisin. Desde la vista de detalles de la revisin,
haz clic en View Comments (Ver comentarios) para abrir el archivo rastreado en Acrobat.
Haz clic en el vnculo File Location (Ubicacin del archivo) en el panel derecho para abrir el
documento ya sea en Acrobat o Adobe Reader 9, dependiendo de en cul programa ests
trabajando. Lee cmo convertir los contenidos del dilogo Tracker (Rastreador) en un PDF,
en la columna Rastrear lo que ests rastreando.
Comunicaciones. Selecciona una revisin de la lista en el panel izquierdo y haz clic en
Email All Reviewers (Enviar por correo electrnico a todos los revisores) o Add Reviewers
(Agregar revisores) para abrir los dilogos correspondientes.

Nota
El Tracker (Rastreador) en Adobe Reader slo puede ver revisiones entrantes; no puedes iniciar una nueva revisin, mandar correos electrnicos a los revisores, agregar ms revisores
o enviarles un recordatorio.
Servidores. Puedes chequear en los servidores que ests usando para revisar. A menos
que hayas configurado un sistema de servidor interno, vers Acrobat.com enlistado como
el nico servidor. Haz clic en el nombre del servidor en el panel izquierdo para mostrar los
detalles en el panel derecho, incluyendo los nombres de los archivos servidos desde esa
ubicacin y el estado del flujo de trabajo. Si ves una marca de verificacin verde, el servidor
est funcionando adecuadamente.
Finalizar una revisin. Cuando inicias una revisin, puedes especificar una fecha de
conclusin (descrito en la tcnica #79 Iniciar una revisin compartida). Haz clic en la fecha
que se encuentra en los detalles de revisin en el Tracker (Rastreador) y selecciona una fecha
de conclusin diferente o brrala. Una vez que una revisin ha concluido, se deshabilitan
las herramientas para comentar y tus revisores no pueden comentar en el documento.
Limpieza. Puedes usar las carpetas para organizar las revisiones en las que ests involucrado, descritas en el cuadro Organzate. Si eres el iniciador de una revisin, selecciona
su nombre en la lista y borra (haz clic en
) para eliminar una revisin del listado del
Tracker (Rastreador ). No borras el archivo en s de tu disco duro, pero eliminas los archivos
de revisin y los comentarios del servidor Acrobat.com.
Suscripciones RSS. Agrega, organiza y ve suscripciones RSS. Lee ms en la columna
RSS, alguien ms?.

#85: Rastrear una revisin

Rastrear lo que ests


rastreando
Una gran revisin, digamos una
con docenas de participantes,
puede ser tediosa de navegar,
incluso usando la ingeniosa
interfaz del Tracker (Rastreador). Para guardar una instantnea de una revisin, haz clic
con el botn derecho (Control
+ clic) en el nombre de una
revisin en el panel izquierdo
del Tracker (Rastreador) y elige
Create PDF From Tracker Details
(Crear PDF a partir de los detalles del rastreador) desde el
men de atajo. Todo el contenido que revisas en el panel
derecho del Tracker (Rastreador) se convierte a PDF.

RSS, alguien ms?


En versiones anteriores de
Acrobat, las suscripciones de
transmisin Web o canales RSS
(Really Simple Syndication) se
mostraban en el Tracker (Rastreador). No las encontrars
en el rastreador de Acrobat 9,
pero no se han ido.
Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edicin o Acrobat >
Preferencias) y elige Tracker
(Rastreador) desde la lista de
categora a la izquierda del
dilogo. Selecciona la casilla de
vericacin Enable RSS feeds in
Tracker (Activar canales RSS en
el rastreador) y haz clic en OK
(Aceptar) para cerrar el dilogo.
En el rastreador, puedes suscribirte o desuscribirte, administrar y leer tus canales RSS.

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios


Acrobat 9 (tanto Standard como Pro) ofrece una nueva forma de trabajar con formularios.
Acrobat 8 introdujo una interfaz para crear campos de formulario que cambiaba un diseo
a una vista activa para la construccin y prueba de un formulario. En Acrobat 9, la interfaz
es an ms sistematizada.
Como parte de un enfoque modificado del diseo de formularios, Acrobat 9 ofrece un
modo Form Edit (Edicin de formulario) que se abre en una ventana separada en donde
construyes, previsualizas y distribuyes formularios de Acrobat. Tanto para Windows como
Mac, puedes construir formularios usando las herramientas de formularios de Acrobat.
Tienes la misma flexibilidad en el diseo de formularios en Acrobat que en la creacin y
diseo de documentos PDF de otros tipos. Puedes disear un formulario de varias formas
y en diferentes programas. Y al igual que con otros documentos PDF, puedes tomar ventaja
de Acrobat.com para la distribucin de archivos y el PDF Portfolio (Cartera PDF) para recopilar resultados de formulario.
Si ests trabajando con Windows, tienes acceso al programa Adobe LiveCycle Designer,
un programa independiente de diseo de formularios integrado en Acrobat 9 Pro.

232

86

Simplica tu
construccin de
formulario, simplica
tu vida
Considera estas ideas mientras construyes un formulario:

Asegrate de que el
diseo del documento
puede acomodarse al
tamao de los campos
que intentas usar.

Ajusta opciones que son


comunes a todos los campos, como la fuente y la
apariencia, cuando construyes el primer campo.

Desarrolla un sistema para


agregar y nombrar campos adicionales.

Cuando quieras cambiar


una propiedad de varios
campos, como el alineamiento, no cambies cada
campo individualmente.
Haz Shift+clic para seleccionar los campos y luego
abre el dilogo Properties
(Propiedades) usando el
men de atajo. Cuando
cambies el alineamiento,
el cambio se aplica a
todos los campos seleccionados.
El cdigo JavaScript se
escribe para cada campo
por separado; los clculos
no se permiten para un
nmero de campos seleccionados.

CAPTULO DOCE

Dejar que el Asistente de


formularios te gue

Acrobat 9 Standard y Pro ofrecen un asistente para poner en marcha tu aventura de construir formularios. El asistente te gua a travs de varias opciones de creacin de formularios,
como el uso de documentos existentes o contenido digitalizado. Puedes empezar desde el
botn de tarea Forms (Formularios) o desde comandos del men del programa.
Hay varias maneras de empezar un formulario en el ejemplo, estoy usando una portada de fax con formulario desde un archivo de InDesign.
Sigue estos pasos para construir el formulario:
1. En Acrobat 9 Standard o Pro, elige Forms > Start Form Wizard (Formularios > Iniciar
Asistente de formularios) para abrir el dilogo Create (Crear) o Edit form (Editar formulario):
2. Elige una de tres opciones (Windows), incluyendo An existing electronic document
(Un documento electrnico existente) como en el ejemplo, A paper form to be scanned (Un formulario impreso o No existing form (No existe un formulario), utilizando
ya sea una pgina en blanco o una plantilla para empezar desde cero. En la Mac, tienes
dos opciones, que incluyen Start with a PDF document (Iniciar con un documento
PDF) o A paper form (Un formulario impreso). Haz clic en Next (Siguiente).

Nota
Si eliges la opcin No existing form (No existe un formulario), disponible slo en Windows, se inicia LiveCycle Designer y despliega el New Form Assistant (Asistente de nuevo
formulario).
3. Especifica el documento a usar por el formulario. Elige Use the current document
(Usar el documento actual) si ya tienes tu archivo de origen abierto en Acrobat o elige
Import a file from file system (Importar un archivo del sistema de archivos) y haz clic
en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar el archivo para el formulario. Haz clic en
Next (Siguiente).
4. El documento es procesado y aparecen automticamente campos en la pgina utilizando la caracterstica de inteligencia artificial en Acrobat.
5. Un dilogo de informacin se abre explicando que ests en el modo Form Edit (Edicin
de formulario) y que los campos se han agregado al formulario (figura 86a). Tambin
ves un ejemplo de un campo y sus componentes. Una vez que has ledo el dilogo haz
clic en Dont show again (No volver a mostrar) para ahorrar un clic de ratn en el
futuro. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.

Crear y manejar formularios

233

Formularios de Acrobat
vs. formularios de
LiveCycle Designer

Figura 86a El dilogo de informacin explica


cmo funciona el proceso automtico y
muestra una clave en los campos agregados.

Consejo
Si ests abriendo un formulario existente, no vers el dilogo de informacin.
6. Los campos se muestran en el formulario y se enlistan en el panel Fields (Campos)
(figura 86b). Completa la estructura y diseo del formulario y gurdalo. (Lee cmo trabajar con los campos en el #87, Trabajar en el modo Edicin de formulario, y el #88,
Dibujar y personalizar campos de formulario.)

Las herramientas y mtodos


de formularios de Acrobat
estn disponibles directamente dentro de las versiones
de Acrobat Standard y Pro.
Los formularios de LiveCycle
Designer estn disponibles en
un programa independiente
accesible a travs del dilogo
Create or Edit Form (Crear o
editar formulario) cuando
eliges la opcin No existing
form (No existe un formulario). Un formulario construido en LiveCycle Designer
no puede modicarse en
Acrobat, aunque un formulario creado en Acrobat puede
ser modicado en LiveCycle
Designer.
La gran diferencia est relacionada con los tipos de
archivo. Un formulario de
Acrobat usa un archivo PDF
e informacin FDF (File Data
Format). Sin embargo, aunque un formulario de LiveCycle Designer es un archivo
PDF, su informacin es almacenada en el formato XML,
que no es congurable en
Acrobat.

Figura 86b El modo Form Edit (Edicin de formulario) muestra los campos agregados
automticamente al formulario.

#86 : Dejar que el Asistente de formularios te gue

234

87

Por qu sucedieron los


cambios
Aqu hay una sencilla explicacin de por qu el proceso de
formularios en Acrobat es ms
simple y autocontenido y por
qu no encuentras las herramientas en las barras.
Acrobat 9 es la primera versin
del programa en donde no
tienes una opcin para abrir
varios archivos en la misma
ventana del programa. En lugar
de eso, de acuerdo con la arquitectura de Windows Vista (que
inuenci el diseo de Acrobat
9), cada archivo se abre en su
propia ventana del programa y
ofrece su propio men especializado. Como resultado, cuando
eliges uno de los comandos
de formularios en Acrobat, la
interfaz especial de los formularios reemplaza a la vista predeterminada ya que es el nico
documento en esa ventana del
programa.
El principio de un archivo por
ventana es tambin la razn
de la ausencia de herramientas
y barras de herramientas a
menos que ests eligiendo un
comando que inicia un proceso de formulario, no necesitas esas herramientas.
Por cierto, el mismo principio
de diseo y programacin es
tambin la razn por la que los
PDF Portfolios (Carteras PDF)
funcionan en su propio diseo
de ventana especializada. Lee
sobre recopilar informacin de
formularios en una cartera PDF
en el #94 ,Manejar resultados
de formulario.
CAPTULO DOCE

Trabajar en el modo
Edicin de formulario

Acrobat 9 ofrece el mismo conjunto de herramientas de campo de formulario que en versiones anteriores, pero la forma en la que ves los campos es ms sencilla. Si has trabajado en
Acrobat antes, estars sorprendido de que no puedes encontrar una barra de herramientas
Forms (Formularios) o elegir herramientas de formularios desde el men Tools (Herramientas) a menos que de hecho ests trabajando en un formulario.
Cuando inicias un proyecto de formularios de Acrobat, la ventana principal del programa cambia al modo Form Edit (Edicin de formulario), que ofrece las herramientas de
campos y varios otros comandos para trabajar con el formulario. Adems, los mens del
programa se despliegan, pero los comandos disponibles estn limitados a aquellos aplicables a la construccin y trabajo con un formulario. Muy til!
Para editar el formulario, sigue estos pasos:
1. Revisa los campos agregados para determinar si son necesarios. Empieza a realizar
correcciones en el formulario (mira cmo se hace en el #88, Dibujar y personalizar campos de formulario). Puedes hacer lo siguiente:

Selecciona un campo y presiona Delete (Borrar) para eliminarlo. Puedes hacer clic en
el campo del formulario o seleccionarlo en el panel Fields (Campos) (figura 87a).

Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en un campo en el panel y elige Properties (Propiedades) desde el men de atajo para abrir su dilogo de propiedades y
personalizar la configuracin.

Agrega tantos campos como sea necesario en tu proyecto.


Ajustar la vista de la
pgina y ampliacin/
reduccin

Herramientas
de campos de
formulario

Visualizar el
formulario

Contraer
herramientas

Compartir el formulario
Cerrar el modo
de edicin de
formulario

Campos enlistados
en orden de
tabulacin

Campos
seleccionados

Campos
seleccionados

Campo no
capturado

Nuevos campos de texto

Figura 87a El modo Form Edit (Edicin de formulario) muestra los campos agregados
automticamente al formulario.
Crear y manejar formularios

235

Consejo
Puedes hacer Shift+clic o Ctrl+clic (Comando+clic) para seleccionar varios campos a la vez,
en el formulario o el panel Fields (Campos), como en la figura.
2. Si tienes una cantidad de trabajo para hacer con el formulario usando diferentes herramientas, haz clic en Add New Field (Agregar nuevo campo)
para desplegar la lista
de herramientas de formulario y elige Show Tools on Toolbar (Mostrar herramientas de
la barra de herramientas). Vers la lista de herramientas de formulario en la barra como
en la figura 87a. Para contraer la barra, haz clic en Hide (Ocultar)
. Refirete a la tabla
12.1 para descripciones de las herramientas.
3. Cuando hayas terminado, haz clic en Preview (Vista previa)
en el modo Form Edit
(Edicin de formulario) para mostrar el formulario como le aparece a un destinatario,
incluyendo instrucciones y acciones en la Document Message Bar (Barra de mensajes
del documento) (figura 87b).

Figura 87b Preview (Vista previa) muestra el formulario como le aparece a un usuario, incluyendo campos activos de formulario.

4. En la vista previa, haz clic y escribe para probar los campos. Cuando hayas terminado de
probar, elige Forms > Clear (Formularios > Borrar formulario) para eliminar el contenido
agregado. Para mostrar un fondo que identifique los campos activos del formulario, haz
clic en Highlight Fields (Resaltar campos).
5. Haz clic en Edit Layout (Editar presentacin)
para restaurar el modo Form Edit (Edicin de formulario) si necesitas realizar ms cambios y ajustes.
5. Cuando hayas terminado con el formulario, asegrate de guardarlo. Haz clic en Close
Form Editing (Cerrar edicin de formulario) para regresar a la ventana bsica de Acrobat.
#87: Trabajar en el modo Edicin de formulario

Izquierda o derecha
Usualmente un campo est
asociado a una etiqueta en su
lado izquierdo. El proceso de
conversin no reconoce de
forma inherente cuando una
etiqueta le sigue a un campo
de formulario, ubicada a su
derecha.

236

Si sales del modo Edit Form (Editar formulario), puedes regresar fcilmente para realizar
ms cambios. Elige Forms > Add or Edit Fields (Formularios > (Agregar o editar campos)
para reabrir el modo Form Edit (Edicin de formularios). Si el archivo no est guardado,
sers incitado a guardarlo antes de regresar al modo Form Edit (Edicin de formulario).

Tabla 12.1 Las herramientas encontradas en la barra de herramientas de edicin


de formulario y sus usos comunes
cono

Nombre de la
herramienta
Herramienta Text Field
(Campo de texto)
Herramienta Check Box
(Casilla de vericacin)

Herramienta Radio
Button (Botn de radio)

Herramienta List Box


(Cuadro de lista)

Herramienta Combo Box


(Cuadro combinado)

Herramienta Button
(Botn)

Herramienta Digital
Signature (Firma digital)

Herramienta Barcode
(Cdigo de barras)

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

Usos comunes
Usa esta herramienta para crear un campo en el que los usuarios
escriben texto, como nombres, direcciones o colores favoritos.
En donde tu usuario puede elegir una o ms opciones, usa
una casilla de vericacin. Por ejemplo, si tu formulario
incluye una lista de destinos favoritos de vacaciones, tu usuario podra especicar las tres opciones de Hawai, Jamaica y
Tahit.
Agrega botones de radio cuando quieras que el usuario realice
una nica opcin entre dos o ms elementos. Un ejemplo es
un formulario de servicio al cliente que le permite al usuario
elegir entre un grupo de respuestas, desde increble hasta
espantoso.
Crea una lista de elementos de los cuales el usuario puede
seleccionar; usualmente los cuadros de lista estn diseados
para permitir selecciones mltiples. Por ejemplo, cuando
construyes el carro de tus sueos en un sitio en lnea, puedes elegir cualquier o todos los elementos desde una lista de
accesorios.
Puedes ofrecer una lista de elementos en un men desplegable o permitirle al usuario escribir un valor personalizado. Por
ejemplo, tu formulario puede incluir varias opciones de pases
a los que envas comnmente tus productos, as como una
opcin para que los clientes escriban el nombre de su pas.
Usa un botn para iniciar cualquier accin desde imprimir un
documento a enviar un formulario. La herramienta Button
(Botn) tambin se incluye en la barra de herramientas
Advanced Editing (Edicin avanzada) aprende ms en el
captulo 15, Controlar la accin e interaccin.
Usa esta herramienta para agregar un tipo especial de campo
para aplicar una rma digital al documento. Aprende ms
sobre rmas digitales en el captulo 16, Proteger tus documentos.
Usa esta herramienta para agregar cdigos especializados utilizados por lectores de aplicaciones y dispositivos.

237

88

Dibujar y personalizar
campos de formulario

Agrega ms campos y cambia los existentes en el modo Form Edit (Edicin de formulario) durante el proceso de creacin de formulario o eligiendo Forms > Add and Edit Fields
(Formularios > Agregar y editar campos). En Acrobat 8 tenas que configurar un campo
de formulario usando su dilogo multificha Properties (Propiedades). Ahora, en Acrobat 9
Extended y Extended Pro, los campos se colocan casi como un sello en la pgina y puedes
hacer la mayor parte de la configuracin directo en la pgina en el pequeo dilogo emergente que se despliega cuando agregas campos.
En este ejemplo, ve cmo un conjunto de botones de radio se agrega a un archivo de
muestra.
Sigue estos pasos para agregar y configurar un campo nuevo:
1. En la barra de herramientas Form Edit (Edicin de formulario)
, haz clic en Radio
Button (Botn de radio) y mueve el puntero sobre la pgina. Vers lneas que se cruzan
y un contorno del campo.
2. Haz clic cuando el contorno del campo est en la ubicacin correcta para colocarlo en
la pgina. En el ejemplo, el campo se superpone a la primera imagen de botn de radio
incluida en el formulario.
3. En el dilogo emergente que se abre cuando colocas el campo en la pgina, haz clic
para seleccionar el nombre predeterminado radio en el campo Radio Group Name
(Nombre del grupo de radio) y escribe uno nuevo para el grupo priority se utiliz
en el ejemplo (figura 88a).

Figura 88a Nombra el grupo de botn de radio y especica los valores.

4. Escribe un nuevo valor en el campo Button Value (Valor del botn) en el dilogo emergente, como urgent en el ejemplo. El valor predeterminado es yes (s).
(contina en la siguiente pgina)
#88: Dibujar y personalizar campos de formulario

Procesar en lotes un
cambio
No tienes que seleccionar y
cambiar propiedades para un
campo a la vez. Para realizar
algunos cambios a un
conjunto, selecciona los
campos en el panel Fields
(Campos) o en el formulario y
luego abre el dilogo Properties (Propiedades). No podrs
hacer algunas tareas como
asignar acciones, pero puedes realizar cambios como la
modicacin de la apariencia
o formatear selecciones que
estn aplicadas a todos.

238

Considerar la
accesibilidad
En muchas situaciones necesitas hacer tus formularios
compatibles con los estndares de accesibilidad. Una de
las caractersticas clave de la
accesibilidad es la comunicacin adecuada con lectores de
pantalla y otros dispositivos.
Abre el dilogo Properties
(Propiedades) del campo
del formulario y en el campo
Tooltip (Consejo de herramientas) en la cha General,
escribe una instruccin corta
como Tu mes de cumpleaos. Sin un consejo de herramientas, el lector de pantalla
nombra el tipo de campo y el
usuario no tiene una manera
de entender su propsito.
Lee ms sobre accesibilidad
revisando el #48, Informar y
reparar un documento y ms
sobre el uso de descripciones
de campos de formulario en
el #49, Mejorar la accesibilidad PDF.

5. Haz clic en Add another button to group (Agregar otro botn al grupo) en la parte
inferior del dilogo emergente para reactivar la herramienta Radio Button (Botn de
radio) y colocarla en la ubicacin para el siguiente botn. Puedes usar las lneas de gua
punteadas para alinear el botn en el formulario. Nuevamente, se despliega el dilogo
emergente de propiedades. Escribe una nueva entrada en el campo Button Value (Valor
del botn) y repite agregando y configurando los botones hasta que el conjunto est
terminado (figura 88b). Haz clic en cualquier parte en el formulario para deseleccionar
la herramienta Radio Button (Botn de radio).

Figura 88b El grupo de botn de radio est completado.

Consejo
Si ests construyendo varios campos del mismo tipo puedes hacer clic en Keep tool selected (Mantener la herramienta seleccionada) en la barra de herramientas Form Edit (Edicin de formulario) para colocar todos los campos sin reseleccionar la herramienta. No
tendrs el despliegue del dilogo emergente de propiedades y tendrs que configurar las
opciones en el dilogo Radio Button Properties (Propiedades de botn de radio).
Los campos de formulario comparten muchas caractersticas sin importar el tipo de
herramienta de formulario que uses, aunque algunas opciones de configuracin se usan
slo para ciertos tipos de campos. En lugar de usar el dilogo emergente que se despliega
cuando agregas un campo, puedes realizar las elecciones en el dilogo Properties (Propiedades) que es nombrado de acuerdo con el tipo de campo que ests configurando.
Para abrir el dilogo Properties (Propiedades) de un campo, elige Properties (Propiedades) desde el men de atajo de un campo.

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

239

Aqu hay un breve resumen de las fichas de configuracin que puedes usar con campos
de formulario en Acrobat 9 y cmo usa el ejemplo estas caractersticas:

Ficha General. Esta pestaa es comn a todos los tipos. Agrega un nombre y un consejo de herramientas en esta ficha del dilogo, as como define si el campo es visible o
invisible. Adems, especifica si un campo es requerido (una entrada es obligatoria) o si
el campo es de slo lectura. Por ejemplo, puedes querer hacer obligatorio el campo de
nombre del usuario, o define campos de texto de clculo como de slo lectura. En el
ejemplo mostrado en la figura 88b, cada botn es visible y tiene su propio consejo de
herramientas.

Ficha Appearance (Aspecto). Esta ficha es comn a todos los tipos de campos de formulario. Configuras el color del borde, el relleno y caractersticas como el texto. En el
ejemplo, el formulario contiene ya una imagen para cada botn, por lo que los botones de radio deberan ser invisibles. Para hacer esto, haz clic en Border Color (Color de
borde) y elige No Color (Sin color); haz clic en Fill Color (Color de relleno) y elige No Color
(Sin color) (figura 88c).

Figura 88c Congura los colores utilizados para el botn de radio en


esta cha.

Opciones. Todos los campos de formulario tienen una ficha Options (Opciones); los
contenidos varan de acuerdo con el tipo de campo. Los botones, por ejemplo, contienen opciones para elegir etiquetas e imgenes para su despliegue (ve cmo se hace
en el captulo 15, Controlar la accin e interaccin); un campo Check Box (Casilla de
verificacin) te permite elegir la apariencia del objeto, como una marca de verifica(contina en la siguiente pgina)
#88: Dibujar y personalizar campos de formulario

Enviar tu formulario
En el pasado, tenas que
incluir un botn Submit
(Enviar)
en un formulario, o conar en
que tus destinatarios se tomaran el tiempo de enviarte un
correo electrnico con su formulario adjunto.
En Acrobat 9, debido a los
cambios en el Form Tracker
(Rastreador de formulario),
recibir los resultados de un
formulario es mucho ms
sencillo. Cuando abres el formulario para completarlo, ves
que la barra de mensajes del
documento incluye un botn
Submit (Enviar), que utiliza
tu informacin de rastreo del
archivo en Acrobat.com para
enviar el formulario por ti.
Qu prctico!

240

cin o estrella; los campos Combo Box (Cuadro combinado) y List Box (Cuadro de lista)
incluyen reas en donde puedes insertar listas de elementos, y un campo Radio Button
(Botn de radio) ofrece un estilo de botn y elecciones de estados de seleccin en la
ficha Options (Opciones).

Actions (Acciones). Todos los campos de formulario tienen esta ficha y se ve y funciona
de la misma manera en todos los tipos. Las acciones son actividades que Acrobat realiza
en respuesta a algn tipo de interaccin, como escribir un nmero en un campo de
formulario que luego muestra un clculo en otro campo. Las acciones se describen en el
captulo 15. El ejemplo no usa una accin asociada con la eleccin del botn de radio.

Nota
Cuatro fichas adicionales se despliegan de acuerdo con el tipo de campo de formulario
seleccionado. Por ejemplo, el dilogo ListBox Properties (Propiedades de cuadro de lista)
incluye la ficha Selection Change (Cambio de seleccin), que te permite ajustar el comportamiento que ocurre cuando el elemento seleccionado en el cuadro de lista cambia. Lee
ms sobre los otros tipos en la siguiente tcnica.

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

241

89

Agregar clculos y
comportamientos de campo

Todo el mundo utiliza formularios y los de Acrobat hacen ms sencilla que nunca la creacin, distribucin y administracin de formularios. Al lado del tipo de informacin habitual,
como asistencias, encuestas, etctera, un gran nmero de formularios de uso comn tienen
algn tipo de clculo. Los clculos bsicos que usan campos de formulario no son difciles,
una vez que sabes el truco.
Antes de empezar, evala los nombres de los campos que Acrobat agrega automticamente y cmbialos como sea necesario, siguiendo los pasos descritos en el #87, Trabajar
en el modo Edicin de formulario. Revisa los nombres y renombra si es necesario (mira la
columna Qu hay en un nombre? para algunos consejos).
Hay varias situaciones que comnmente encontrars cuando construyes un formulario.
En todos los casos, asumimos que los campos estn agregados, nombrados y que ests
trabajando en el modo Form Edit (Edicin de formulario):
Usar un formato especial. Quieres que tu informacin de formulario aparezca en el
formato correcto y usando el rango adecuado de valores, como el campo de cdigo postal.
En el dilogo Text Field Properties (Propiedades de campo de texto), haz clic en Format
(Formato). El formateo puede variar desde nmeros, a moneda y fechas.
Desde el men emergente Select format category (Seleccionar categora de formato),
elige Special (Especial) para desplegar una lista de mscaras (campos de entrada estructurados con una disposicin de caracteres y espaciado preconfigurados) y haz clic en Zip Code
(Cdigo Postal). En el formulario, si un usuario intenta tabular fuera de un campo sin agregar
el nmero correcto de dgitos, se despliega una alerta de JavaScript (figura 89a).

Figura 89a Usa un formato especial para disminuir errores en el formulario.

Validar el contenido agregado. Puedes restringir lo que el usuario escribe en un campo,


como un nmero o caracteres agregados en los campos Text Box (Cuadro de texto). En
muchos campos, necesitas realizar selecciones en ms de un tabulador para poder validar
los contenidos del campo. Un nmero ID de impuesto en una factura es un buen ejemplo.
Supongamos que en tu rea los nmeros ID son de cinco caracteres, sobre 30 000 y debajo

#89: Agregar clculos y comportamientos de campo

Qu hay en un nombre?
Cuando viene de campos de
formulario, la respuesta es
Muchos. Si ests usando un
formulario sencillo, no hay
mucho problema en referenciar los campos visualmente
y asociarlos con sus etiquetas
y propsitos. En contraste, un
conjunto pobremente nombrado de 200 campos es una
migraa por suceder.
Decide la estructura de nombres basndote en el propsito del formulario. Por
ejemplo, si ests construyendo una orden de pedido,
cada la del formulario usualmente se relaciona con el
elemento a ordenar. Por lo
tanto, deberas usar item01
en la fila01 para identicar el
producto, item02 en la fila02
para el segundo producto,
etctera. El color del primer
elemento debera ser color01
y su tamao size01, etctera.
De manera similar, busca
totales que tengan sentido.
Usando el mismo ejemplo, si
hay precios diferentes para
el item01 de acuerdo con
las personalizaciones ofrecidas, la columna Total puede
contener item01-total como
precio del primer elemento y
adicionales.

242

Haz tu tarea
Antes de empezar una
secuencia de cdigos de
clculo en un formulario, haz
tu tarea. La manera ms simple de dar seguimiento a lo
que quieres hacer, es imprimir
una copia de tu formulario
y luego escribit tu cdigo y
clculos directo en l. De esa
forma, cuando ests en el
medio de los clculos, podrs
mantenerte otientado.

de 90 000. Para asegurarte de que el usuario escribe el intervalo adecuado de nmeros


dentro del rango propio, tienes que elegir varios ajustes en el dilogo Text Field Properties
(Propiedades de campo de texto):

En la ficha Options (Opciones), escribe 5 en el campo Limit of [n] characters (Lmite de


[n] caracteres).

En la ficha Format (Formato), selecciona Number (Numrica) desde el men emergente


Select format category (Seleccionar categora de formato) y define los lugares decimales en 0.

En la ficha Validate (Validar), haz clic en Field value is in range (El valor del campo se
encuentra en el intervalo) y escribe 30000 y 90000 en los campos From (De) y To (A)
respectivamente.
Cuando pruebes el formulario, recibirs diferentes alertas JavaScript, dependiendo de
qu error se encuentre.
Clculos. Muchos formularios incluyen clculos. Afortunadamente, la mayora de los
clculos sencillos pueden hacerse usando el dilogo Text Field Properties (Propiedades de
campo de texto). En mi factura de ejemplo, hay varios campos requeridos para calcular los
costos de cada elemento:
Cantidad de un elemento (Q1) x precio unitario (P1) = total para ese elemento (T1)
Para configurar los campos que hagan el clculo del precio total, necesito hacer lo
siguiente:
Q1: Elige el formato Number (Numrica) desde el men emergente Select format category (Seleccionar categora de formato) en el campo Format (Formato).
P1: En el campo Format (Formato), elige el formato Number (Numrica) desde el men
emergente Select format category (Seleccionar categora de formato) y deja los lugares
decimales en 2.
T1: Repite las mismas opciones de formato que en el campo P1. En la ficha Calculate
(Clculo), sigue estos pasos:
1. Haz clic en Value is the [n] of the following fields (El valor es el/la [n] de estos campos)
y selecciona product (x) (multiplicacin (x)) desde el men emergente.
2. Haz clic en Pick (Escoger) para abrir una lista de los campos en el formulario. Selecciona
los campos que quieras calcular, en este caso Q1 y P1, y haz clic en OK (Aceptar) para
cerrar el dilogo. Los campos seleccionados se muestran en el dilogo (figura 89b).

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

243

Figura 89b Determina los campos y el operador para el clculo.

3. Haz clic en Close (Cerrar) en el dilogo Text Field Properties (Propiedades de campo
de texto) para regresar al formulario. Cuando salgas del modo Form Edit (Edicin de
formulario) y pruebes los campos, vers el clculo funcionando.

#89: Agregar clculos y comportamientos de campo

244

90

Alterar los campos


Puedes seleccionar un grupo
de campos y luego usar
comandos desde el men
de atajo para organizar su
diseo. Para alinear, distribuir y dimensionar campos,
mueve tu puntero sobre el
campo que muestra la conguracin correcta antes de
abrir el men de atajo (como
el campo Phone Number en
la gura 90a) y luego haz lo
siguiente:

Usa opciones Align (Alinear) para alinear objetos


seleccionados de acuerdo
con cierta caracterstica,
como la parte superior o
inferior.

Usa opciones Distribute


(Distribuir) para espaciar
los objetos uniformemente, horizontal o verticalmente.

Usa opciones Center (Centrar) para mover los campos seleccionados al centro de la pgina horizontal
y/o verticalmente.

Organizar y ordenar
un formulario

Agregar y probar campos de formulario es slo la primera parte del proceso. Por su naturaleza, un formulario es una estructura organizada los campos para acumular informacin
se colocan en el formulario junto con sus etiquetas de identificacin; los campos y etiquetas estn con frecuencia organizados en la pgina en algn tipo de patrn de cuadrcula.
Nuestro enfoque con los formularios es tambin generalmente sistemtico; usualmente
empezamos por llenar un formulario desde la parte superior izquierda y nos desplazamos
hasta que terminamos en la parte inferior derecha.
Para alcanzar estas respetables metas, Acrobat 9 ofrece herramientas y caractersticas
diseadas para mejorar los aspectos visuales, organizativos y funcionales de un formulario.

Nota
Puedes seleccionar campos con los cuales trabajar en la pgina del documento o en el
panel Fields (Campos), que es a menudo ms fcil de hacer. Sin embargo, los elementos en
el men de atajo difieren dependiendo de si haces clic con el botn derecho (Control+clic)
en la seleccin en el panel Fields (Campos) o en la pgina.
Aspectos visuales. Un gran nmero de los mismos tipos de campos en disposiciones
similares es comn en los formularios. Acrobat ofrece un mtodo para espaciar y darle
un tamao a los campos en tu formulario. Selecciona los campos con los que quieres
trabajar en el formulario o en el panel Fields (Campos) y haz clic con el botn derecho
(Control+clic) en el documento para abrir el men de atajo. Selecciona Align, Distribute or
Center (Alinear, distribuir o centrar) y luego una opcin desde el submen.
Para darle un tamao a un grupo de campos, elige Set Fields to Same Size (Definir campos al
mismo tamao) y luego elige Height (Alto) y/o Width (Ancho) desde el submen (figura 90a).

Figura 90a El diseo de los campos necesita


mejoras (arriba), luego de redimensionar (centro) y
nalmente despus de alinear y distribuir (abajo).

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

245

Aspectos organizativos. En el modo Form Edit (Edicin de formulario), los campos


agregados a tu formulario se muestran en el panel Fields (Campos) organizados por su
orden de tabulacin. En formularios que contienen docenas o cientos de campos, con frecuencia es ms fcil ubicar un grupo de campos que quieras cambiar ordenndolos alfabticamente. Para hacerlo, haz clic en Sort (Ordenar) en el panel Fields (Campos) y elige
Alphabetic Order (Orden alfabtico).
Muchos formularios completos, como de recursos humanos, financieros o de ingeniera,
contienen campos numerados, que son tambin ordenados secuencialmente cuando usas
la opcin Alphabetic Order (Orden alfabtico). Lee sobre ejemplo de campos numerados
en el #116 Construir un lote de botones y en el cuadro Duplicar botones, tambin en el
#116.
Aspectos funcionales. Es de conocimiento comn que puedes presionar la tecla Tab
(Tabulador) para moverte entre campos de un formulario. Esta secuencia, llamada tab order
(orden de tabulacin), puede modificarse en el panel Fields (Campos) si tienes seleccionada
la opcin Tab Sort (Orden de fichas).
Hay varias maneras de ajustar el orden de tabulacin:

La opcin Default Tab Order (Orden de fichas predeterminado) est elegida por defecto,
y es asignada a tu formulario cuando Acrobat define los campos.

Order Tabs by Row (Ordenar fichas por fila) es comnmente usada por formularios que
recopilan cientos de piezas de informacin. Tabular por filas le permite al usuario ir de
izquierda a derecha.

Order Tabs by Column (Ordenar fichas por columna) se utiliza comnmente cuando
ests ensamblando informacin para comparar. Por ejemplo, un formulario enlista cantidades de ventas o elementos diferentes (valores agregados en filas) de acuerdo con
un vendedor en particular (definido por columna).

Elige Order Tabs Manually (Ordenar fichas manualmente) si quieres redefinir el orden
t mismo. Arrastra una etiqueta de campo en el panel Fields (Campos) hacia arriba o
hacia abajo para cambiar su orden. Puedes necesitar ordenar los campos manualmente
cuando ests tratando con campos calculados.
(contina en la siguiente pgina)

Hacer los campos de


formulario ms visibles
Puede ser difcil visualizar los
campos en un formulario con
estilos si no estn colorizados
o identicados de algn modo.
Afortunadamente, Acrobat
ofrece preferencias para ajustar la visibilidad de los campos.
En un formulario distribuido, tus
usuarios pueden conmutar la
caja de vericacin Show Highlight (Mostrar resaltado) en
la barra de mensajes del documento para mostrar o esconder
colores resaltados o mostrar
un borde cuando el ratn pasa
sobre un campo, con o sin resaltar los campos del formulario:
1. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Forms (Edicin
o Acrobat > Preferencias >
Formularios).
2. Haz clic en Show border hover color for elds
(Mostrar el color del borde
para los campos) si quieres
mostrar un borde alrededor
de un campo cuando pasas
el ratn sobre su ubicacin
en la pgina.
3. Haz clic en la muestra de
color Fields highlight
color (Color de resaltado
de campos) para elegir un
color personalizado cuando
tienes la opcin Highlight
elds (Resaltar campos)
seleccionada en la barra de
mensajes del documento.
4. Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo Preferences (Preferencias)
(contina en la siguiente
pgina)

#90: Organizar y ordenar un formulario

246

(continuacin)
Los campos de formulario en
el documento estn ahora
identicados por el color de
fondo seleccionado cuando
la opcin Highlight Fields
(Resaltar campos) est seleccionada en la barra de mensajes del documento, y muestra
un borde cuando el ratn se
mueve sobre un campo.

Elige Show Tab Numbers (Mostrar nmeros de tabulaciones) para ver el orden de tabulacin en tu formulario. Si borras campos superfluos, el orden de tabulacin permanece
intacto, pero vers que los campos restantes no se renumeran (figura 90b).

Campos originales borrados

Conjunto de botones de radio


contados como un campo

Figura 90b El orden de tabulacin para los campos es numerado, excluyendo


aquellos que fueron borrados del formulario.

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

247247

91

Simplificar un formulario
visualmente complejo

Algunos formularios son elaborados, punto. Hay una pequea posibilidad de que Acrobat
9, a pesar de su nivel de inteligencia, pueda identificar y construir campos de formulario en
una pgina que use una enorme cantidad de contenido grfico o en una en la que es difcil
distinguir cules seran los campos.
Los formularios visualmente complejos estn generalmente hechos en un programa
de diseo o imagen, pero no tienes que empezar de cero o agregar los campos manualmente. Aqu est cmo usar un interesante formulario construido en InDesign en combinacin con el poder del proceso de reconocimiento de campo de formulario en Acrobat,
para agregar campos.
1. En tu programa de origen, configura las capas para que las etiquetas de campo y sus
estructuras estn en una sola capa, y exporta dos versiones del formulario:

Exporta la capa de formulario como PDF para usarla al colocar campos.


Exporta la publicacin completa como PDF para reemplazar el formulario de una sola
capa despus de que los campos se agreguen.
2. En Acrobat, elige Forms > Start Form Wizard (Iniciar asistente de formulario) para abrir
el dilogo Create or Edit Form (Crear o editar formulario). Deja la seleccin predeterminada An existing electronic document (Un documento electrnico existente) en
Windows o Start with a PDF Document (Iniciar con un documento PDF) en Mac y haz
clic en Next (Siguiente).
3. Ubica y selecciona el PDF que contiene la capa de formulario y luego haz clic en Next
(Siguiente). Acrobat procesa el archivo y los resultados se muestran en el modo Edit
Form (Editar formulario). Como puedes ver, todos los campos de texto han sido insertados automticamente (figura 91a).

Figura 91a La capa de campo de formulario contiene casi todos los campos requeridos.
(contina en la siguiente pgina)
#91: Simplificar un formulario visualmente complejo

Vale la pena el
esfuerzo?
Buena pregunta. Algunos
factores estn involucrados,
pero como principio general:
s. Si usas dos versiones del
formulario debe estar basado
en su complejidad general.
A menos que confes en la
apariencia de las formas, causar estragos en el proceso
de reconocimiento. Puede no
valer la pena el tiempo invertido en exportar dos versiones
desde tu programa de origen.
En el ejemplo, Acrobat asign
alrededor de una docena de
campos al diseo del formulario completo, slo dos de los
cuales son, de hecho, los campos correctos en las ubicaciones correctas.
Tu eleccin est tambin
basada en cun rpido eres.
Si eres muy veloz en tu programa de origen y no tanto
en Acrobat, realizar la versin adicional puede llevarte
menos tiempo que arreglar
los campos. El escenario
inverso tambin se aplica.

248

LiveCycle Designer en
Mac
Aunque no encontrars LCD
disponible para Mac en Acrobat 9, aqu hay una solucin
alternativa: usa VMware
FusionTM en una Mac Intel e
instala Acrobat sobre sistemas
operativos XP o Vista. Es lo
mejor de ambos mundos!

4. Modifica los campos como sea necesario. En el ejemplo, que usa cinco campos de texto
y uno de casilla de verificacin, slo sta fue insertada manualmente.
5. Guarda el archivo y cierra la ventana en el modo de edicin de formulario.
6. Elige Document > Replace Pages (Documento > Reemplazar pginas) para abrir el dilogo Select File With New Pages (Seleccionar archivo con nuevas pginas). Ubica y selecciona la versin completa del formulario. Haz clic en OK (Aceptar); en el subsiguiente
dilogo Replace Pages (Reemplazar pginas) haz clic en OK (Aceptar).
La estructura completa del formulario reemplaza a la estructura simplificada sin afectar
los campos (figura 91b). Lee sobre reemplazar pginas en el #50, Cambiar pginas y sus
contenidos.

Figura 91b El formulario revisado muestra contenido diferente pero la misma estructura
de campos.

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

249

92

Distribuir
formularios

Una vez que has terminado de construir y probar tu formulario, tienes que entregarlo a tus
encuestados. Acrobat 9 ofrece tres mtodos para distribucin. Puedes usar un proceso de
distribucin por correo electrnico, el cual ha sido extendido a los usuarios de Acrobat 9
Standard. Como con otros esfuerzos colaborativos, puedes almacenar y administrar el proceso de tu formulario en Acrobat.com. Puedes tambin usar tu propia intranet para servir
los formularios y recopilar la informacin.

Nota
Si es necesario, cercirate de agregar seguridad o informacin de firma digital al formulario
antes de distribuirlo. Para detalles en la configuracin de permisos usando campos de formulario, ve el #119, Usar niveles de seguridad y contraseas en un documento; lee sobre
usar firmas en el #121, Firmar un documento.
En esta tcnica, lee cmo distribuir un formulario usando correo electrnico y Acrobat.
com. Si ests distribuyendo y recopilando formularios por correo e intentas incluir encuestados con versiones antiguas de Adobe Reader, elige Advanced > Extend Features in Adobe
Reader (Avanzadas > Funciones ampliadas en Reader). Lee ms sobre habilitar un documento para uso en Adobe Reader en la columna Incluir a los usuarios de Adobe Reader.
Sin embargo, si ests trabajando con un mtodo de distribucin de Acrobat.com, slo los
usuarios de Adobe Reader 9 pueden acceder al archivo, por lo que no necesitas habilitar el
formulario manualmente.
Sin importar el mtodo de distribucin, inicias el proceso de la misma forma. Elige
Forms > Distribute Form (Formularios > Distribuir formulario) desde el men o botn
de tarea Forms (Formularios). Si tienes un archivo de formulario abierto, haz clic en Distribute (Distribuir)
en la barra de mensajes del documento para abrir el asistente
Distribute Form (Distribuir formulario).
Para preparar un formulario para distribucin de correo, sigue estos pasos:
1. En el asistente Distribute Form (Distribuir formulario), elige Manually collect responses in my email inbox (Recibir respuestas manualmente en la bandeja de entrada de
correo) desde el men desplegable. La pantalla muestra una representacin grfica del
proceso (figura 92a). Si habitualmente usas el mismo mtodo de distribucin, selecciona la casilla de verificacin Remember my choice (Recordar mi seleccin) en la
parte inferior de la pantalla. Haz clic en Next (Siguiente).
(contina en la siguiente pgina)

Almacenamiento
automtico de
devoluciones
Cuando Acrobat prepara un
archivo para distribuir, parte
del proceso est creando una
cartera PDF para administrar
las devoluciones. Por defecto,
el archivo de devoluciones se
almacena en la misma carpeta
que tu formulario, y usa el nombre del formulario con _responses agregado al nombre.

Preferencias para
completar ms
fcilmente el
formulario
Prueba alguna de estas preferencias puedes encontrar
que aumentan la velocidad de
procesamiento del formulario
y hacen ms sencillo el trabajo
con l.
Elige Edit o Acrobat > Preferences > Forms (Edicin o Acrobat
> Preferencias > Formularios) y
busca estas opciones:

Automatically calculate
eld values (Calcular
automticamente los valores del campo) te permite
calcular el contenido de
campos numricos cuando
entras la informacin. A
menudo esta caracterstica
se programa en el formulario (ver algunos clculos
sencillos en el #89, Agregar clculos y comportamientos de campo).
(contina en la siguiente
pgina)

#92: Distribuir formularios

250

Show focus rectangle


(Mostrar rectngulo de
enfoque) muestra cul
campo del formulario
est activo actualmente
(o tiene foco). sta es una
preferencia til en los
formularios con un gran
nmero de campos en
una sola pgina.

Show text eld overow


indicator(Mostrar indicador de desbordamiento
del campo de texto) despliega un signo cuando
intentas escribir demasiado en un campo de
texto. El nmero de caracteres permitidos en un
campo est denido por
el diseador del formulario.

Cuando est seleccionado Show eld preview


when creating or editing
form elds (Mostrar vista
previa del campo al crear
o editar campos de formulario), ves el campo
resaltado debajo del nombre del campo en el modo
Form Edit (Edicin de formulario).

Figura 92a El asistente te muestra un resumen del proceso de


distribucin.

2. Elige una opcin para distribuir el formulario, ya sea Send it automatically using Adobe
Acrobat (Enviar automticamente utilizando Adobe Acrobat) o Save a local copy and
manually send it later (Guarde una copia local y envela manualmente ms tarde). Si
eliges guardar el formulario localmente, haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y
seleccionar una ubicacin de almacenamiento. Haz clic en Next (Siguiente).

Consejo
Elige la opcin automtica si tienes un cliente de correo configurado para trabajar con
Acrobat y sigue las ventanas del asistente para seleccionar destinatarios y revisar el texto
predeterminado que se agrega al mensaje de correo saliente. Si usas un cliente de correo en
lnea, guarda una copia local que adjuntas a un correo y envas segn tu conveniencia.
3. En la tercera y ltimal pantalla del asistente, tu mtodo de entrega se enlista en la parte
superior de la ventana como un vnculo activo. Si quieres revisar los parmetros, haz clic
en el vnculo para regresar al inicio del asistente. Tambin, selecciona la casilla de verificacin Collect name & email from recipients to provide optimal tracking (Recopilar
nombre y correo electrnico de los destinatarios para proporcionar un rastreo ptimo)
al final de la pantalla para ayudarte a rastrear formularios
4. Haz clic en Finish (Finalizar) para cerrar el asistente y guardar el archivo (si envas el
archivo manualmente), o Send (Enviar) (si mandas el archivo automticamente) para
pasarle el archivo a tu cliente de correo, dependiendo de tu seleccin en el paso 2.

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

251

Usa el mismo asistente para cargar un formulario a Acrobat.com para distribuir. De


nuevo, abre el asistente y luego sigue estos pasos:
1. En la primera pantalla del asistente, elige Automatically download & organize responses with Acrobat.com (Descargar y organizar respuestas automticamente con Acrobat.com) y haz clic en Next (Siguiente).
2. Escribe tu ID de Adobe y contrasea en los campos apropiados de la pantalla y haz clic
en Sign In (Iniciar sesin) para autenticar tu ID de Adobe.
3. El dilogo Distribute Form (Distribuir formulario) se abre. En este dilogo, configura la
invitacin para tu lista de distribucin.

Para desplegar la agenda de Outlook haz clic en To (Para) o escribe las direcciones
en el campo.

Deja el asunto y mensaje predeterminados o escribe los tuyos. El mensaje te invita a


completar el formulario y hacer clic en Submit (Enviar) para regresarlo al remitente.

Elige un Access Level (Nivel de acceso) desde el men desplegable. La opcin es


Open access: Anyone who knows the URL can fill out and submit the form (Acceso
abierto: cualquier persona que conozca la URL puede rellenar y enviar el formulario).
Para restringir los destinatarios, elige Limited access: Only my specific recipients can
fill out and complete the form (Acceso limitado: slo los destinatarios especificados
pueden rellenar y completar el formulario).

Selecciona la casilla de verificacin Collect name & email from recipients to provide
optimal tracking (Recopilar nombre y correo electrnico de los destinatarios para
proporcionar un rastreo ptimo) para mantener los registros actualizados en tu ciclo
del formulario.
4. Haz clic en Send (Enviar). Acrobat procesa el formulario. Primero, se crea un archivo
cartera PDF en la carpeta del formulario para guardar los resultados; luego el formulario
se prepara y se enva.
5. El formulario se cierra en Acrobat y el Tracker (Rastreador) se abre. (Revisa el Tracker
(Rastreador) en el #93, Rastrear formularios.)
(contina en la siguiente pgina)

#92: Distribuir formularios

Incluir a los usuarios de


Adobe Reader
Un formulario puede distribuirse para completarse por
aquellos que trabajan con
Adobe Reader si habilitas los
derechos de uso. Al igual que
en el proceso de comentar y
revisar, especica los derechos
que se dan a los usuarios para
trabajar en Adobe Reader.
Elige Advanced > Extend Features (Avanzadas > Funciones
ampliadas en Adobe Reader).
Los derechos de uso incluyen
lo siguiente:

Guardar informacin de
formulario desde una
forma PDF para llenar.

Usar comentarios y marcas de dibujo.

Firmar un campo existente de rma.

Firmar digitalmente en
cualquier parte de un
documento (slo para
usuarios de Adobe Reader
8 o 9).

Haz clic en Save Now (Guardar


ahora) para volver a guardar
el archivo. La habilitacin de
los derechos en un formulario
para llenar est limitado a 500
copias del archivo. Por cierto,
no puedes habilitar caractersticas si ests en el modo Form
Edit (Edicin de formulario).

252

Cuando un destinatario recibe el correo electrnico, la informacin proporcionada se


incluye, junto con vnculos hacia el archivo, en Acrobat.com (figura 92b). El vnculo abre
una imagen de Flash del formulario en Acrobat.com no una copia interactiva del formulario mismo. Haz clic en el botn Download sobre el formulario para descargar una copia
al disco duro para completar.

Instruccin para el proceso de distribucin

Vnculo al archivo
en Acrobat.com

Miniatura del formulario

Noticacin re: creador del formulario

Figura 92b Los invitados reciben un correo electrnico y vnculos al archivo


en lnea.

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

253

93

Rastrear
formularios

Sigue el proceso de distribucin de un formulario y ciclo de recoleccin usando el Form


Tracker (Rastreador de formularios). Elige Forms > Track Forms (Formularios > Rastrear formularios), o haz clic en el botn de tarea Forms (Formularios) y elige Track Forms (Rastrear
formularios) para abrir el Tracker (Rastreador). Vers las secciones Review (Revisiones) y
Form (Formularios) a la izquierda del dilogo (figura 93).

Quedarse en un bucle
Si ests esperando devoluciones de formulario, no tienes
que mantener abierto el Tracker (Rastreador) para esperar
que aparezcan. En lugar de
eso, haz clic en Latest Updates (ltimas actualizaciones)
en el rastreador y elige Turn
on notication icon in system tray (Activar el cono de
noticacin en la bandeja del
sistema). Vers el cono del
Tracker (Rastreador) en la
barra de tarea y un mensaje
emergente te notica cuando
es recibido un nuevo formulario.

Coordinar con
QuickBooks

Figura 93 Usa la informacin en el Tracker (Rastreador) para ver qu


est sucediendo con tus formularios.

El Tracker (Rastreador) es un dilogo altamente interactivo, en donde puedes hacer lo


siguiente:

Haz clic en Distributed (Distribuidos) o Received (Recibidos) en el listado Forms (Formularios) a la izquierda, para ver una lista de los formularios en los que ests trabajando.

Acrobat 9 ofrece nuevas


caractersticas Acrobat >
Quick
Books. Ahora puedes hacer lo
siguiente:

Recopilar informacin de
formulario usando tus
plantillas QuickBooks.

Cambia la ubicacin del archivo de respuestas.


Haz clic en Stop Collecting Data (Detener la recopilacin de informacin) para terminar

Usar una de siete plantillas nuevas de QuickBooks


en Acrobat.

el proceso del formulario, algo que puedes hacer cuando alcances la capacidad para
realizar algn evento o encuesta.

Usar un asistente para


dejar lista tu plantilla para
la distribucin.

Exportar informacin de
formularios a QuickBooks.

Haz clic en View Responses (Ver respuestas) para abrir la cartera PDF generada cuando
iniciaste la distribucin del formulario.

Haz clic en Open Original Form (Abrir formulario original) para el formulario utilizado
en la revisin.
Cuando recibas las respuestas, puedes hacer lo siguiente:

Rastrear la informacin de respuesta, incluyendo las nuevas y aquellas que no han sido
respondidas.
(contina en la siguiente pgina)
#93: Rastrear formularios

254

Enviar correo electrnico a todos tus encuestados o slo a aquellos que no han respondido el formulario.

Agregar destinatarios para abrir la invitacin del formulario y distribuirla como se describe en la tcnica anterior.

Dar clic en el vnculo Recipient Name (Nombre del destinatario) para ver su informacin
en las Responses PDF (Respuestas PDF) (lee ms sobre respuestas automticas en el
#94, Manejar devoluciones de formulario).

CAPTULO DOCE

Crear y manejar formularios

255

94

Manejar devoluciones
de formulario

Si distribuyes tu formulario desde Acrobat, la informacin de tus formularios devueltos se compila en una cartera PDF, creada como parte del proceso de distribucin (lee
sobre distribucin en el #92, Distribuir formularios). A medida que la informacin
empiece a fluir, usa la caracterstica PDF Portfolio (Cartera PDF) para ordenar o filtrar
las devoluciones, editar informacin en la lnea y agregar ms informacin a medida que
las devoluciones adicionales se reciben.
Para abrir tu archivo de devoluciones puedes hacer lo siguiente:

Elegir Track Forms (Rastrear formularios) desde el men del botn de tarea Forms (Formularios).

Elige File > Open (Archivo > Abrir) para ubicar y seleccionar el archivo PDF de retorno.
Haz clic en View Responses (Ver respuestas) en el Tracker (Rastreador) (mostrado en la
figura 93).
La cartera PDF de respuestas se abre con una pgina de bienvenida, explicando las tareas
que puedes completar en el archivo. Haz clic en Get Started (Puesta en marcha) para cerrar
la ventana de bienvenida y abre la cartera PDF, mostrada en la vista del modo Home (Inicio)
como una tabla que enlista los campos de tu formulario y respuestas devueltas (figura 94a).

Figura 94a Las devoluciones se enlistan en el PDF Portfolio


(Cartera PDF).

Puedes hacer varias tareas de mantenimiento y administracin con las devoluciones


de formulario:
Actualizar devoluciones. Haz clic en Update (Actualizar)
para hacer que Acrobat
busque nuevas respuestas en lnea y las incluya en la cartera de devoluciones o muestre
un mensaje diciendo que no hay nuevas respuestas.
#94: Manejar devoluciones de formulario

Quin necesita un
archivero?
Podras querer usar un documento archivado si usas el
mismo formulario regularmente, como con los de experiencia del cliente. Crea un
nuevo archivo de respuesta,
ltra los resultados (basndote en el intervalo de fechas,
por ejemplo) y envalos a la
carpeta Archive (Archivar)
para guardarlo en un lugar
seguro. De esa forma, tu cartera muestra slo las ltimas
devoluciones y hace ms fcil
encontrar una respuesta particular o rango de respuestas.

256

Agregar devoluciones de
correo electrnico
Algunas veces un destinatario de tu formulario puede
adjuntarlo a un correo electrnico para regresrtelo. Puedes fcilmente agregar esas
devoluciones a las otras en tu
cartera PDF usando comandos del programa. Sigue estos
pasos:

Filtrar las devoluciones. Haz clic en Filter (Filtrar) para ver una lista de los nombres
de los campos del formulario. Haz clic en el nombre del campo que quieres usar para filtrar,
como Radio Button 1 (usado en el formulario de ejemplo para que los destinatarios declaren
si asistieron a un evento). Elige una condicin desde un men emergente, como si contiene
(en el ejemplo), no contiene, est en blanco, etctera. Finalmente, escribe la condicin en
el campo, por ejemplo, No. Las devoluciones se filtran y tus resultados se despliegan, como
se muestra en el ejemplo de la figura 94b. Cuando est hecho, haz clic en Clear All (Limpiar
todo) para eliminar el filtro; haz clic en Done (Hecho) para regresar a la vista completa del
modo Home (Inicio).

1. Elige Forms > Compile


Returned Forms (Formularios > Compilar formularios devueltos) para abrir
un dilogo. Haz clic en
Browse (Examinar) para
ubicar y seleccionar el
archivo de respuestas.
2. Haz clic en Add File (Agregar archivo).
3. Repite hasta que hayas
seleccionado todas las
devoluciones.
4. Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo y
agrega la informacin de
devolucin a tu cartera
PDF.

CAPTULO DOCE

Figura 94b Filtra las devoluciones basndote en tus criterios.

Archivar respuestas. Haz clic en Archive (Archivar) para mover respuestas a un lugar de
archivo. Puedes seleccionar filas en las respuestas y elegir Archive selected (Archivar seleccionados) desde el men desplegable Archive (Archivar) o archivar todas tus respuestas
(lee ms en la columna Quin necesita un archivero?).
Agregar devoluciones adicionales. Haz clic en Add (Agregar) para abrir el dilogo Add
Returned Forms (Agregar formularios devueltos), en donde puedes manualmente ubicar
y seleccionar archivos a agregar en la lista de devoluciones de la cartera PDF. Una vez que
ubicaste y seleccionaste las devoluciones, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo e
incluir las nuevas devoluciones.
Exportar resultados. Haz clic en Export (Exportar) para exportar los resultados en formato CSV (valor separado por coma) para usar en una hoja de clculo. Puedes seleccionar
filas en las respuestas y elegir Export selected (Exportar seleccionados) desde el men desplegable Export (Exportar) o exportar todas tus respuestas. Se abre el dilogo Select Folder
to Save File (Seleccionar la carpeta para guardar el archivo). Ubica y selecciona la carpeta
y luego elige el formato de exportacin, ya sea XML o CSV. Haz clic en Save (Guardar) para
exportar la informacin y cerrar el dilogo. El archivo est ahora apto para usar en una hoja
de clculo o base de datos (figura 94c).

Crear y manejar formularios

257

Figura 94c Exporta la informacin a una hoja de clculo para usar con clculos como
el nmero de asistentes.

Borrar resultados. Si tienes un plan de procesamiento de resultados en curso, como


reenviar los comentarios al vendedor, puedes borrar los resultados cuando hayas terminado con ellos, de nuevo, para disminuir el volumen de devoluciones que tienes que administrar.

#94: Manejar devoluciones de formulario

CAPTULO TRECE

Usar video Flash


y medios 3D
Acrobat 9 Pro te permite incorporar medios en documentos PDF para darles vida. Puedes
usar diferentes tipos de medios, como archivos de sonido y pelcula, pelculas de Flash,
modelos 3D y animaciones.
Disea tus proyectos para las opciones de reproduccin de tus usuarios, proporcionando diferentes interpretaciones de una pelcula que sea compatible con diversos reproductores. Todas las versiones de Acrobat 9 y Adobe Reader son capaces de reproducir
contenido de Flash sin un reproductor independiente, ya que hay uno incrustado en los
programas Acrobat y Adobe Reader. Sin embargo, slo Acrobat 9 Pro Extended (Windows)
puede formatear e incrustar un archivo SWF como un archivo de video Flash.
Flash se utiliza e integra con Acrobat de otras formas. Las carteras PDF usan una interfaz
de navegacin de Flash (lee sobre carteras en el captulo 4, Producir una Cartera PDF).
Tambin, Adobe Presenter, un plugin de PowerPoint para Acrobat 9 Pro Extended, usa una
interfaz de Flash para desplegar contenido y configurar pruebas (lee cmo en el captulo 9,
Construir contenido con Adobe Presenter). Acrobat.com, presentado en el captulo 11,
Revisin en tiempo real y colaboracin, usa Adobe Air y Flash para construir aplicaciones
ricas de internet (RIA).
La multimedia en general requiere configurar algunos parmetros de confianza y seguridad lee sobre tus opciones en el #124, Administrar multimedia y confianzas.

260

95

La X marca el punto
La aceleracin del equipo
en Windows est basada en
el controlador DirectX. Para
probar este controlador en tu
computadora, puedes ejecutar DirectX Diagnostic Tool.
Su ubicacin en tu disco duro
vara segn el sistema operativo instalado, service packs,
etctera. Para encontrarlo, haz
clic en Start > Search (Inicio >
Buscar) y escribe DxDiag.exe.
Haz doble clic en el nombre
en la lista de resultados para
abrir la herramienta, la cual te
gua a travs de varias pginas
de prueba.

Insertar medios de Flash


en un archivo PDF

Puedes incrustar archivos de medios directamente en documentos PDF dentro de Acrobat,


o puedes agregarlos a un documento de origen como un documento de Word o una
hoja de clculo de Excel y luego convertir el archivo (Windows). Lee cmo en el #14,
Agregar contenido de medios especializados.
En Acrobat 9 Pro y Pro Extended, agrega una pelcula a un documento PDF incrustndola o vinculndola. Una pelcula incrustada se integra al documento PDF mismo, mientras
que una pelcula vinculada simplemente tiene un enlace programado desde el documento
PDF a la pelcula original, almacenada en su ubicacin original.

Consejo
Elige la opcin vinculada si tienes la intencin de usar el archivo PDF en lnea y almacenar el
archivo FLV en lnea para transmitirlo en tiempo real y desplegarlo ms rpido.
Para incluir un archivo de pelcula en tu documento PDF sin importar su formato
Acrobat usa automticamente el dilogo Insert Video (Insertar video), ya sea que empieces
con las herramientas de Flash o Movie (Video).
Para insertar un archivo de pelcula FLV (Flash video), sigue estos pasos:
1. Abre el archivo PDF que quieres usar y elige Tools > Multimedia > Show Multimedia
Toolbar (Mostrar barra de herramientas Multimedia).
2. Selecciona la herramienta Flash
en la barra de herramientas Multimedia y dibuja un
marco o haz doble clic en la pgina para abrir el dilogo Insert Flash (Insertar Flash).
3. Haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar el archivo que quieres usar (mostrado en el campo File (Archivo)).
Si usas la herramienta Flash y seleccionas un archivo de pelcula FLV (Flash Video), el dilogo cambia automticamente al dilogo Insert Video (Insertar video), aunque algunos
de sus ajustes son especficos para el Flash video, ms que para otros tipos de pelcula.

Nota
Cuando seleccionas el archivo, nota que la casilla de verificacin Snap to content proportions (Ajustar a proporciones del contenido) aparece en el dilogo y se selecciona por
defecto, manteniendo el ancho/alto del archivo de pelcula en la pgina.
4. Selecciona la casilla de verificacin Show Advanced Options (Mostrar opciones avanzadas) para desplegar tres fichas de ajustes adicionales.

CAPTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D

261

5. En la ficha Launch Settings (Configuracin de inicio), elige una de estas opciones:

Activation Settings (Configuracin de activacin) para iniciar y detener la pelcula, y


la ubicacin de reproduccin ya sea en un lugar fijo en la pgina o en una ventana
flotante

Ajustes de Appearance (Aspecto) para elegir un ancho de borde y color


Poster Image (Imagen de pster) desde un fotograma de la pelcula o un archivo
independiente
6. En la ficha Controls (Controles), define los controles de reproduccin desde estas opciones:

Selecciona una Skin (Mscara) que proporciona un conjunto de controles que van
desde ninguno hasta el conjunto completo (figura 95a).

Elige un color y opacidad para la mscara.


Deja la casilla de verificacin de controles Auto-hide (Ocultar automticamente)
seleccionada para esconder los controles cuando tu ratn se mueve fuera del rea
de la pelcula o deselecciona la casilla de verificacin para que los controles se desplieguen todas las veces.

Preferencias de
multimedia
Para congurar las preferencias multimedia, elige Edit >
Preferences (Edicin > Preferencias) y haz clic en Multimedia en la columna izquierda.
Desde el men Player Options
(Opciones del reproductor)
en la seccin superior del
dilogo, elige una opcin
de reproduccin. Las preferencias no identican las
versiones de los reproductores elegidos. Por ejemplo,
la ltima versin del Flash
Player es la 9; si los usuarios
eligen Flash como su opcin
de reproduccin pero tienen
instalada la versin en sus
computadoras, no podrn ver
tu trabajo, a menos que sea
reproducible en un reproductor versin 6.
En la porcin inferior del dilogo estn las Accessibility
Options (Opciones de accesibilidad). Si usas dispositivos de asistencia, habilita las
opciones apropiadas.

Figura 95a Congura la apariencia y comportamiento del video en el dilogo.

7. En la ficha Video (Video), selecciona un fotograma para usar como imagen pster (como
se mencion en el paso 5) y cortar los puntos de entrada y salida del video. Tambin
en esta ficha, puedes agregar y configurar puntos de captulo, descritos en la columna
Crea tu punto.
(contina en la siguiente pgina)
#95 : Insertar medios de Flash en un archivo PDF

262

Crea tu punto

8. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo e insertar el video en la pgina (figura
95b).

Un punto de captulo es un
marcador agregado a un
video que dene un marco
en donde puedes lanzar una
accin. Por ejemplo, en un
video de viajes, podras usar
un punto de captulo para
agregar un vnculo a la reservacin en lnea, informacin
y sitios de turismo, o incluso
disparar un formulario que
solicite retroalimentacin.
Arrastra el deslizador debajo
de la previsualizacin del
video hacia el fotograma en
donde quieres agregar el
punto de captulo. Haz clic en
el signo de ms en Chapter
Points (Puntos de captulo)
para agregar la notacin.
Luego, selecciona la notacin
y haz clic en Actions (Acciones). Para ms informacin
sobre acciones, revisa el captulo 15, Controlar la accin
en interaccin.

Figura 95b La pelcula Flash insertada muestra una imagen


pster e incluye un conjunto completo de controles de reproduccin en un color que coordina con el contenido de la pelcula
(mostrado como un superpuesto en la gura).

9. Si quieres realizar ajustes, haz clic en la pelcula con la herramienta Select Object (Seleccionar objeto) para activar el marco; arrastra la pelcula para reubicarla en la pgina o
arrastra desde un manejador para redimensionar el rea de reproduccin.

Nota
Los ajustes se aplican a SWF, FLV, otras pelculas y archivos de sonido.

Flotar
Puedes hacer que un archivo
multimedia insertado en tu
PDF ote en una ventana.
La ventana puede ubicarse
en cualquier parte y no est
atada a una pgina en particular. Podras querer usar una
ventana otante para contener informacin de contacto
o una pelcula con vnculos a
otros recursos, etctera.

CAPTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D

263

96

Insertar SWF en
un archivo PDF

Insertar un archivo SWF en un documento PDF empieza de la misma manera que insertar
una pelcula Flash, pero ofrece diferentes opciones de configuracin para sacar provecho
de la potencial programacin en el archivo SWF.
Sigue estos pasos para insertar y configurar un archivo SWF:
1. Selecciona la herramienta Flash en la barra de herramientas Multimedia y haz doble clic
en la pgina para activar la herramienta y abrir el dilogo Insert Flash (Insertar Flash).
2. Selecciona Show Advanced Options (Mostrar opciones avanzadas) para desplegar tres
fichas adicionales en el dilogo.
3. En la ficha Launch Settings (Configuracin de inicio), elige desde las mismas caractersticas para configurar pelculas esto es, las opciones Activation Settings (Configuracin
de activacin), Appearance (Aspecto) y Poster Image (Imagen de pster).
4. Haz clic en la ficha Flash y desplegar ajustes para usar el contenido desde el archivo
SWF:

Selecciona la casilla de verificacinPass context menu click to Flash movie (Transferir


clic de men contextual a pelcula Flash) para reemplazar el men de atajo predeterminado de Acrobat con el men de atajo del archivo SWF (figura 96a).

Inserta variables de ActionScript para el archivo en el campo Flash Vars.

Arrglalo!
Ya sea que agregues un
archivo de Flash u otra pelcula en Acrobat o en un documento de Oce antes de la
conversin a PDF, puedes
realizar cambios a tus ajustes
de la misma forma.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en la herramienta
Select Object (Seleccionar
objeto)
en la barra de
herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada)
y haz clic con el botn
derecho (Control+clic) en
la pelcula para abrir el
men de atajo.
2. Elige Properties (Propiedades) para reabrir el dilogo Edit Movie (Editar
pelcula). Encontrars los
mismos ajustes y opciones, con la exclusin del
campo de seleccin de
archivo en la parte superior del dilogo.
3. Realiza los cambios como
sea necesario y haz clic en OK
(Aceptar) para cerrarlo.

Figura 96a Usa el men de atajo del archivo SWF en lugar de los elementos del men
contextual predeterminado de Acrobat, como el comando Show Redraw Regions
(Mostrar opciones de redibujo).
(contina en la siguiente pgina)

#96: Insertar SWF en un archivo PDF

264

Reproducir para tu
audiencia
Cuando trabajas con multimedia en un proyecto, tienes
que considerar tu audiencia.
Si tu destino es la gente que
disea con tecnologa de
punta, puedes trabajar sin
peligro con lo ltimo y ms
grandioso en trminos de
formatos de medios. Es probable que este grupo tenga la
versin ms reciente de Acrobat y una conexin a Internet
de alto ancho de banda. Sin
embargo, si ests diseando
para una audiencia mucho
ms genrica, no deberas
asumir que tienen, por ejemplo, el ltimo reproductor de
Flash e incluye versiones heredadas de tus medios.

5. Haz clic en la ficha Resources (Recursos) para incluir archivos accesorios requeridos por
el archivo SWF. Haz clic en Add (Agregar) o Add Directory (Agregar directorio) para ubicar e incluir archivos externos en el PDF. Para revisar tus archivos de recurso, haz clic en
el nombre en la lista de la parte superior del dilogo y revisa la ruta en el campo Name
(Nombre).
6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y reproduce tu contenido SWF (figura
96b).

Figura 96b El contenido insertado SWF retiene sus caractersticas interactivas.

Puedes usar un nmero de versiones de la pelcula para permitirles a los usuarios trabajar con versiones anteriores de Acrobat y Adobe Reader para ver tu contenido. Lee sobre
incluir otras versiones de pelcula, llamadas renditions (representaciones), en el #97, Insertar
pelculas y versiones heredadas.

Sonido inactivo
Agregar un archivo de sonido a la pelcula es un proceso similar al de agregar pelculas o Flash.
Elige la herramienta Sound (Sonido)
desde la barra de herramientas Multimedia y haz clic en
el documento en donde quieres colocar el archivo. La mayora de las veces dejas invisible el archivo
de sonido, a menos que quieras usar un pster para identicar un botn de sonido. El dilogo Add
Sound (Insertar sonido) se abre y ofrece las mismas opciones que aquellas del dilogo Add Movie
(Agregar pelcula), con la excepcin del ajuste Snap to content proportions (Ajustar a proporciones del contenido), que no se aplica al archivo de sonido. Elige tus parmetros; luego haz clic en OK
(Aceptar) para cerrar el dilogo.

CAPTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D

265

97

Insertar pelculas y
versiones heredadas

Antes de Acrobat 9, las pelculas se incrustaban en diferentes tipos de archivo de pelcula,


como formatos MOV y AVI. En Acrobat 9, las pelculas se almacenan generalmente como
pelcula FLV, desde que Acrobat 9 y Adobe Reader 9 incluyen un reproductor de Flash integrado.
Sigue estos pasos para agregar una pelcula a un archivo PDF:
1. Haz clic en la herramienta Video (Video)
en la barra de herramientas Multimedia y
haz doble clic en la pgina para abrir el dilogo Insert Video (Insertar video).
2. Haz clic en Choose (Elegir) para ubicar y seleccionar el archivo de pelcula. Se carga una
previsualizacin en el dilogo (figura 97a).

Figura 97a Selecciona un archivo


de pelcula para convertir a FLV e
incrustar en tu documento.

3. Arrastra los puntos finales en el deslizador debajo de la previsualizacin para establecer


una duracin. Despliega el fotograma que quieres usar como pster para la pelcula y
haz clic en Set Poster Image from Current Frame (Definir imagen de pster desde fotograma actual).
4. Haz clic en la casilla de verificacin Show Advanced Options (Mostrar opciones avanzadas) para desplegar un conjunto de cuatro fichas en el dilogo y realizar tus elecciones
desde las opciones Launch Settings (Configuracin de inicio), Controls (Controles) y
Video (Video), descritas en las dos tcnicas anteriores.
Insertar una pelcula tambin incluye una ficha Quality (Calidad), en donde puedes
especificar la calidad del video y del audio as como opciones de redimensionamiento.
5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo. La pelcula se convierte al formato FLV y
se incrusta en el documento.

Usar varias versiones


de la pelcula
Sigue estos pasos para agregar varias representaciones
de pelcula a tu documento:
1. Haz doble clic en la pelcula
con la herramienta Video
(Video) para abrir el dilogo Multimedia Properties
(Propiedades multimedia),
desplegando la cha Settings (Conguracin).
2. Vers el Annotation Title
(Ttulo de anotacin), un
nombre asignado por
Acrobat para identicar el
objeto; para propsitos de
accesibilidad, escribe una
descripcin para una etiqueta de texto alternativo.
3. Selecciona una accin
desde el men desplegable List Renditions for
Event (Lista de representaciones por evento) o deja
la accin predeterminada
Mouse Up (Ratn soltado).
4. Haz clic en Add Rendition
(Agregar representacin) y
luego selecciona una ubicacin:

Using a File (Usar un


archivo) para ubicar y
seleccionar otra versin
de la pelcula.

Using a URL (Usar una URL),


y luego escribir la URL en el
campo resultante.

By Copying An Existing Rendition (Copiando una representacin existente), para


seleccionar la representacin que quieres copiar
(contina en la siguiente
pgina)

#97 Insertar pelculas y versiones heredadas

266

5. Selecciona una interpretacin de la lista y haz clic en


Edit Rendition (descrito en
el cuadro Tcala otra vez,
Sam).
6. Agrega y edita tantas
interpretaciones como sea
necesario.
7. Usa las teclas de echa en
el lado derecho del men
desplegable para ordenar las interpretaciones
apropiadamente. stas se
reproducen en el orden
enlistado.

Para agregar archivos de medios heredados que no quieres convertir al formato FLV,
sigue los pasos 1-3 del conjunto previo de pasos y luego haz lo siguiente:
1. Haz clic en el vnculo Create legacy multimedia content (Crear contenido multimedia
heredado) en la esquina inferior derecha del dilogo Insert Video (Insertar Video) para
abrir el dilogo Add Movie (Agregar pelcula).
2. Elige Acrobat 6 (and Later) Compatible Media (Multimedia compatible con Acrobat 6 (y
versiones posteriores)) o Acrobat 5 (and Earlier) Compatible Media (Multimedia compatible con Acrobat 5 (y versiones anteriores)).
Seleccionar la versin de Acrobat 6 ofrece ms opciones de configuracin; seleccionar
la versin de Acrobat 6 funciona slo con medios que se ejecutan en el reproductor
Quick-Time (figura 97b).

8. Cuando termines de agregar y editar interpretaciones, haz clic en Close


(Cerrar).

Considerar la
accesibilidad
Una de las piedras angulares
del diseo de contenido accesible es la inclusin de versiones alternativas del contenido
visual. Para usuarios que trabajan con lectores de pantalla
u otros dispositivos de asistencia, tienes que proporcionar el texto equivalente de tu
contenido visual y subttulos
(si se requiere). Los medios
que ests usando determinan tu capacidad de incrustar
texto, comentarios verbales
y subttulos y no puedes controlar esta capacidad dentro
de Acrobat.

Figura 97b Congura un archivo de pelcula para agregar al documento


en varios formatos.

3. Para compatible Media en Acrobat 6 (y posterior) tienes opciones adicionales:

Especifica un formato desde el men desplegable Content Type (Tipo de contenido).

Usa o deselecciona las casillas de verificacin Snap to content proportions (Ajustar


a proporciones del contenido) y Embed content in document (Incrustar contenido
en el documento).

Elige una configuracin de pster.


4. Haz clic OK (Aceptar) para cerrar el dilogo e insertar la pelcula.

CAPTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D

267

Despus de que agregues el video al PDF, puedes configurar propiedades adicionales


que determinen cmo aparece y se reproduce el clip lee ms en la columna Usar varias
versiones de la pelcula.

Tcala otra vez, Sam


Puedes modicar las caractersticas de cualquiera de las interpretaciones que agregas a una pelcula. Haz clic en una interpretacin en el dilogo Multimedia Properties (Propiedades multimedia)
y luego en Edit Rendition (Editar interpretacin) para abrir el dilogo Rendition Settings (Conguracin de interpretacin). Usa este dilogo de cinco chas para cambiar tus pelculas como sea necesario:

En la cha Media Settings (Conf. multim.), haz accesible una interpretacin para Java Script, eligiendo opciones similares a aquellas en el dilogo bsico Add Movie (Agregar pelcula).

En la cha Playback Settings (Conf. reproduccin), dene el ciclo, especica los reproductores y
cunto tiempo durar abierto el reproductor y agrega controles.

En la cha Playback Location (Ubicacin reprod.), elige reproducir tu pelcula en una ventana
otante o pantalla completa.

En la cha Systems Requirements (Requisitos de sistema), dene idiomas y requeri-mientos de


reproduccin como la resolucin de pantalla y subttulos.

En la cha Playback Requirements (Requisitos reprod.), revisa los ajustes elegidos en las otras
chas.

#97 Insertar pelculas y versiones heredadas

268

98

Ajustar la apariencia
del modelo
Hay varias formas de cambiar
la apariencia de tu modelo
en Acrobat usando las herramientas en la barra de herramientas 3D:

Especica el tipo de proyeccin ortogrca o


perspectiva para ver el
modelo.
Elige un Render Mode
(Modo de procesamiento)
desde el men desplegable Model Render Mode
(Modo de procesamiento
modelo); el modelo en
la gura se muestra en
modo Shaded Illustration
(Ilustracin sombreada).

Desde el men desplegable Enable Extra Lighting


(Activar iluminacin adicional), elige iluminacin
adicional para el modelo
que va desde luces nocturnas hasta luz de faro;
el modelo en la gura usa
Bright Lights (Luces brillantes).

Selecciona un color de
fondo para el modelo
desde las muestras de
color.

Muestra o esconde secciones cruzadas.

Trabajar con
contenido 3D

En Acrobat 9 Pro Extended, puedes usar contenido 3D exportado desde varios programas
de modelado tridimensional en varios formatos comunes 3D, en un archivo PDF o en un
archivo de origen de Microsoft Word. Incrustas un modelo 3D de la misma forma que
incrustas pelculas o sonidos.
Sigue estos pasos para incrustar un modelo 3D en un documento de Word:
1. Haz clic en 3D Tool (Herramienta 3D)
en la barra de herramientas del Acrobat PDFMaker para abrir el dilogo Add 3D Data (Agregar datos 3D). Un marco se coloca automticamente en la pgina.
2. Selecciona el archivo del modelo y secuencias de comandos. Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo e insertar el modelo.
3. Ubica el marco del modelo en la pgina. Guarda el archivo y convierte a PDF.
4. En Acrobat, haz clic sobre el modelo en la pgina con la herramienta Hand (Mano) para
desplegar la barra de herramientas y ejecutar algunas animaciones asociadas al archivo
(figura 98). Mueve la herramienta Hand (Mano) fuera de la ubicacin del modelo para
esconder la barra de herramientas.
Comentarios 3D
Medidas 3D
Propiedades de cmara
Herramientas de
navegacin 3D

Vistas

Controles de
animacin

Opciones de
vista del modelo

Despliegue de ejes

98 Mover la herramienta Hand (Mano) sobre


el modelo activa automticamente la barra de
herramientas.

Varias categoras de herramientas estn disponibles para trabajar con un modelo 3D:

CAPTULO TRECE

Herramientas de navegacin 3D. Con estas herramientas puedes rotar y girar, moverte
en panormica, ampliar/reducir y volar para ver la imagen. Desde el men de atajo,

Usar video Flash y medios 3D

269

agrega una herramienta Walk (Caminar) para caminar dentro de un modelo. Al mover
el modelo con las herramientas nota que los ejes tridimensionales, desplegados en la
parte inferior izquierda de la ventana, tambin se mueven.

3D Measurement tool (Herramienta de medicin 3D). Esta herramienta mide objetos


y distancias en el modelo (lee sobre mediciones 3D en el #100, Medir objetos 3D).

Controles de vista de la barra de herramientas. Ve o esconde objetos diferentes en


el modelo; regresa a la vista Home (Vista predeterminada), la vista ajustada por defecto
para el modelo.

Ver el rbol modelo. Conmuta para desplegar el panel Model Tree (rbol modelo), que
enlista los objetos en el modelo.

Controles de animacin. Reproduce o pausa la animacin (el ejemplo no es un modelo


animado).

Ver el modelo. Elige desde un conjunto de opciones el tipo de proyeccin, color y otras
caractersticas (lee ms en la columna Ajustar la apariencia del modelo).

Crear una plantilla PDF para archivos 3D


Para asignar una presentacin y estructura coherente a los documentos PDFs 3D, crea una plantilla
PDF que tenga un marcador de posicin para un modelo 3D. Crea la plantilla en cualquier aplicacin de Microsoft Oce en la que el PDFMaker est disponible. Despus de crearla, seleccinala
en el dilogo Acrobat Pro Extended Conversion (Conversin a Acrobat Pro Extended) siempre que
conviertas un archivo 3D a PDF.
1. En un documento de Oce 2003, haz clic en el botn Insert Acrobat 3D Model (Insertar modelo
3D) en la barra de herramientas PDF. En un documento Oce 2007, haz clic en Embed 3D
(Incrustar 3D) en la cinta de Acrobat.
2. En el dilogo Add 3D Data (Agregar datos 3D), haz clic en OK (Aceptar) sin seleccionar un
modelo 3D para crear un marcador de posicin para tu conversin 3D.
3. Mueve y ajusta el tamao del marcador de posicin 3D para alojar tus modelos.
4. Agrega cualquier informacin que desees y guarda el archivo.
5. Selecciona el botn Convert To Adobe PDF (Convertir a Adobe PDF) de la barra de herramientas PDF (Oce 2003) o selecciona Create PDF (Crear PDF) en la cinta de Acrobat (2007). Luego
guarda el archivo como PDF.
Para utilizar esta plantilla al convertir un archivo, haz clic en la cha Document (Documento) en el
dilogo Acrobat 3D Conversion (Conversin a Acrobat 3D). Si el nombre de la plantilla no se muestra
en la seccin Template PDF (Plantilla PDF), haz clic en Browse (Examinar) para encontrarla y abrirla.

#98: Trabajar con contenido 3D

Editar e incrustar un
modelo 3D
Si te gustara editar el modelo
una vez incrustado en un
PDF, haz clic derecho (Control-click) en el modelo 3D y
selecciona Enable Content
(Habilitar contenido). Vuelve
a dar clic derecho (Controlclick) en el modelo y selecciona Edit In 3D Reviewer
(Editar en 3D Reviewer). Si
el archivo tiene proteccin
contra cambios, no lo podrs
editar.

270

99

Qu es Universal 3D?
El formato soporta animacin
y es editable en Adobe 3D
Reviewer.
U3D te permite el uso de
modelos CAD (Computeraided-design) con detalle
progresivo, permitiendo a los
espectadores ver la estructura subyacente del diseo as
como el producto terminado.
Los parmetros U3D son para
la mayora de los archivos
CAD generados en aplicaciones de creacin de contenido
digital y creados en aplicaciones de ingeniera mecnica.
El 3D Industry Forum desarroll el formato Universal 3D
(U3D) para servir como un formato abierto, de visualizacin
3D extendida y reproposicin.
El 3D Industry Forum tiene
varios miembros industriales,
incluyendo Hewlett-Packard,
NVIDIA, Intel y Adobe.

Editar en Adobe
3D Reviewer

Adobe 3D Reviewer es una aplicacin independiente que se instala con Acrobat Pro Extended. Para abrir 3D Reviewer fuera de Acrobat Pro Extended elige Start > Programs > Adobe
3D Reviewer (Inicio > Programas > Adobe 3D Reviewer). Si ests trabajando con un modelo
en Acrobat Pro Extended, puedes hacer clic con el botn derecho en el modelo y elegir Edit
in 3D Reviewer (Editar en 3D Reviewer).
Puedes usar Adobe 3D Reviewer para trabajar con archivos 3D de diversas formas:

Combinar archivos CAD.


Comparar y medir geometra exacta.
Calcular propiedades fsicas y de cuadro delimitador.
Mover y eliminar partes.
Agregar animaciones.
Crear vistas explotadas y listas de materiales.
Exportar a formatos comunes 3D como Universal 3D (U3D) y archivos 2D de vectores y
rasterizados.
En el ejemplo mostrado en la figura 99, el modelo est siendo animado, usando una de
las rutinas de animacin predeterminadas del Adobe 3D Reviewer.
Men

rbol modelo

Barras de herramientas

Ventana del documento

Figura 99 Usa las caractersticas en Adobe 3D Reviewer para modicar


un modelo existente, como agregar una animacin.

CAPTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D

271

Haz tu camino
A primera vista (y en una segunda y tercera!) Adobe 3D Reviewer puede parecer ms bien desalentador. Afortunadamente, el programa ofrece un nmero de espacios de trabajo diseados para diferentes tipos de ujos. Para seleccionar uno, elige Workspace > Toolbar Presets (Espacio de trabajo
> Valores preestablecidos de barras de herramientas) y luego selecciona una opcin. Elige de estos
diseos:

Visualization (Visualizacin). ste es el conjunto predeterminado de barras de herra-mientas, que incluye algunas utilizadas para ver ensamblados 3D y partes. Esta conguracin muestra las barras de herramientas Standard (Estndar), 3D Controls (Controles 3D), Default Views
(Vistas predeterminadas), Display Mode (Modo de visualizacin), Selection Filters (Filtros de
seleccin), Hide/Show (Mostrar/ocultar) y View/Conguration (Vista/conguracin).

Design Review (Revisin de diseo). Esta presentacin contiene herramientas utilizadas


para revisar los proyectos de diseo, como cuadros delimitadores, marcas y he-rramientas de
dimensionamiento. Esta conguracin muestra las barras de herramientas Analysis Tools (Anlisis Herramientas), Positioning (Posicionamiento) y Axis (Eje).

Technical Documentation (Documentacin tcnica). Esta presentacin se utiliza principalmente por escritores tcnicos para construir ilustraciones y animaciones para manuales y
guas. Se despliegan las herramientas Play Animation (Reproducir animacin) y Snapshot (Instantnea).

#99: Editar en Adobe 3D Reviewer

272

100

Cuntame ms
No tienes que dejar la medicin predeterminada como
est. Tambin puedes agregar
una etiqueta de texto. Con la
medicin an seleccionada,
haz clic con el botn derecho
en cualquier parte del fondo
del modelo y elige Change
Markup Label (Cambiar etiqueta de marca). En el campo
desplegable que aparece,
escribe el texto que quieres mostrar y haz clic en OK
(Aceptar). El campo se cierra y
tu etiqueta incluye el texto y
la medicin.

Medir objetos 3D

Usa la 3D Measurement Tool (Herramienta de Medicin 3D) para medir modelos tridimensionales. Puedes crear mediciones entre combinaciones de puntos o bordes, moviendo el
puntero sobre el modelo 3D o resaltando puntos y bordes especficos. La 3D Measurement
Tool (Herramienta de medicin 3D) admite cuatro tipos de mediciones: la distancia perpendicular entre dos bordes rectos, la distancia lineal entre dos puntos, el radio de bordes
circulares y el ngulo entre dos bordes (o tres puntos).
Puedes asociar medidas 3D con vistas especficas. Si la vista predeterminada est activa
cuando se agrega una medida, se crear una nueva vista de medida y se agregar a la jerarqua de vistas en el Model Tree (rbol modelo). La medida slo est asociada con esa vista
y aparece como un elemento secundario de la vista.
Tambin puedes mostrar comentarios mientras tomas medidas. Estos comentarios
(tambin llamados marcas de medida) se conservan al cerrar el documento.
Sigue estos pasos para medir y anotar un objeto en tu modelo 3D:
1. Haz clic en el modelo en la pgina para activarlo y mostrar la barra de herramientas
3D.
2. Haz clic en la 3D Measurement Tool (Herramienta de medicin 3D)
en la barra de
herramientas. Vers que se abre otra paleta de herramientas en el panel del documento
que ofrece una variedad de opciones de ajuste y medicin (figura100).

Moverte y medir

Haz clic para agregar puntos nales para medicin

A menudo necesitas moverte


alrededor del modelo mientras mides. Mantn estos atajos de teclado en mente:

Presiona Alt para rotar la


vista.

Presiona Shift para desplazar la vista.

Presiona Alt+Shift para


ampliar y reducir la vista.

Presiona Ctrl para desactivar la caracterstica de


ajuste.

Incluye etiquetas
personalizadas

Arrastra para
colocar la marca

Elige una opcin de ajuste


y tipo de medicin

Ve la ubicacin sobre
el modelo

Figura 100 Elige desde un amplio rango de opciones de medicin.

CAPTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D

273

3. Agrega mediciones al modelo. Para moverte alrededor del modelo mientras mides,
revisa los atajos de teclado en la columna Moverte y medir.
Para medir distancia, haz clic para establecer un punto de origen, mueve el puntero a un
borde de otra rea del modelo y haz clic nuevamente para medir la distancia.

Consejo
Si quieres detener un proceso de medicin, haz clic con el botn derecho y elige Cancel
Measurement (Cancelar medicin) o presiona Esc. Si terminas una marca y quieres eliminarla, haz clic con la 3D Measurement Tool (Herramienta de medicin 3D) y presiona Delete
(Borrar).
4. Despus que hayas colocado el punto final para la medicin, haz clic otra vez y arrastra
para colocar la ubicacin de la etiqueta de medicin. Lee cmo personalizar la etiqueta
de medicin en la columna Cuntame ms.

Medidas temporales
Si quieres revisar algunas
dimensiones de la caracterstica, desactiva la marca
de medicin. De esa forma, la
medicin es visible slo mientras est activa. Si cambias a
otra herramienta o haces otra
medicin, la marca temporal
desaparece.

Convertir las mediciones


3D a comentarios
A diferencia de otros tipos de
comentarios, conviertes las
mediciones a comentarios
en el panel Model Tree (rbol
modelo).
Haz clic con el botn derecho en el signo de ms para
la vista de medicin en la que
quieres trabajar para abrir su
lista de mediciones.
Haz clic con el botn derecho
en la medicin para mostrar
el men de atajo y elige Convert to Comment (Convertir
a comentario). Lee ms en el
#101, Insertar comentarios
multimedia.
Si decides convertir la medicin a un comentario mientras
ests midiendo tu ilustracin,
selecciona la herramienta
Hand (Mano), haz clic con el
botn derecho en la medicin y elige Convert to Comment (Convertir a comentario)
desde el men de atajo.

#100: Medir objetos 3D

274

101

Mantenlo en la vista
Si borras una de las vistas
automticamente generadas,
insertadas cuando colocas un
comentario sobre un modelo,
los comentarios asociados
an estn disponibles. Puedes
verlos y seleccionarlos en el
panel Comments (Comentarios) o en el Model Tree (rbol
modelo), enlistados debajo
de las vistas.
Seleccionar un comentario
cambia el modelo 3D a la
misma conguracin de visualizacin que tena cuando se
agreg el comentario.

Insertar comentarios
multimedia

Intentar identificar una ubicacin especfica en un modelo o pelcula al escribir puede ser
difcil, sin mencionar el consumo de tiempo. Con Acrobat 9, esos das se han ido. Ahora,
puedes agregar comentarios a fotogramas individuales de video o a una vista particular de
un objeto 3D. Los usuarios de Adobe Reader pueden agregar comentarios a un PDF si el
documento est habilitado para comentar. Agregar comentarios a vistas de un modelo 3D
requiere la versin 7.07 o posterior de Acrobat o Reader.

Nota
Para un panorama general del trabajo con comentarios, revisa el captulo 10, Comentar
en un documento PDF.
Para agregar un comentario a un video, usa las herramientas de la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Reproduce el video y pausa la reproduccin
en donde quieras comentar. Agrega el comentario al fotograma.
Los comentarios se muestran en la Comments List (Lista de comentarios) como los de
cualquier otro tipo. Seleccinalo en la lista de comentarios para mostrarlo automticamente en el fotograma de video (figura 101a).

Los comentarios 3D se comportan de diversas formas,


dependiendo de cmo los
agregaste y en dnde:

Los comentarios agregados con la herramienta 3D


Comment (Comentario 3D)
estn asociados con la vista
desplegada cuando agregas los comentarios. Si la
vista se cambia, los comentarios ya no estarn visibles.

Si no quieres que un
comentario est asociado
con una vista 3D, agrega
el comentario fuera del
rea del objeto 3D.

Una vista nueva se agrega al


Model Tree (rbol modelo)
cuando agregas comentarios 3D a la vista predeterminada de un modelo,
llamada 3D commentView.
(contina en la siguiente
pgina)

CAPTULO TRECE

Figura 101a Acrobat muestra el fotograma de video automticamente cuando eliges


el comentario.

Agregar comentarios a un modelo 3D es un poco ms complicado que comentar en


un video o pelcula. En lugar de agregar un comentario a un fotograma como en una pelcula, coordinas la informacin en el modelo con parmetros en el panel Model Tree (rbol
modelo). Lee sobre los cambios hechos en el Model Tree (rbol Modelo) cuando agregas
comentarios en la columna Mantenlo en la vista.

Usar video Flash y medios 3D

275275

Puedes crear vistas para comentarios o asociarlos con vistas que configuras en el Model
Tree (rbol modelo) o haciendo clic en el men desplegable Views (Vistas) en la barra de
herramientas 3D y eligiendo Manage Views (Administrar vistas).
Sigue estos pasos para asociar acciones con vistas nombradas en el Model Tree (rbol
modelo):

Cuando agregas comentarios usando herramientas de la barra Comment


& Markup (Comentario y
marca), se crea una nueva
vista en el Model Tree
(rbol modelo) llamada
CommentView.

Los comentarios 3D
agregados a otras vistas
se enlistan como componentes de esa vista
en el Model Tree (rbol
modelo) como los ejemplos mostrados en la
gura 101b.

1. Usando las herramientas de navegacin 3D, coloca la vista del modelo.


2. En el Model Tree (rbol modelo)
una vista nueva.

, haz clic en Create View (Crear vista) para agregar

3. Selecciona la etiqueta predeterminada NewView# (NuevaVista#) y escribe un nombre


diferente para la vista.

Nota
Revisa el #102, Usando acciones para mostrar vistas multimedia, para ver cmo se usa
una vista nombrada en una accin de botn.
Agregas un comentario en una de tres formas:

Si quieres agregar un comentario a una parte especfica de un modelo, usa la 3D Comment Tool (Herramienta de comentario 3D) en la barra de herramientas 3D.

Si quieres agregar comentarios bsicos sobre el modelo en general, usa las herramientas
de la barra Comment & Markup (Comentario y marca).

Si has hecho mediciones sobre un modelo, puedes convertir las mediciones a comentarios.

3D Comment Tool (Herramienta comentario 3D). Esta herramienta agrega comentarios asociados con la geometra del modelo, como mediciones. Para agregar un comentario
sigue estos pasos:
1. Haz clic en la herramienta Add Multimedia/3D Comment en la barra de herramientas
3D.
2. Despliega la parte del modelo a la que quieres agregar el comentario.
(contina en la siguiente pgina)

#101: Insertar comentarios multimedia

Dnde agregar ms
comentarios
Para agregar otro comentario en una vista, selecciona
la vista de comentarios en el
Model Tree (rbol modelo) y
luego haz clic dentro del rea
del objeto 3D.
Si quieres agregar un comentario en una vista nueva de
comentarios, revisa que no
haya vistas de comentarios
seleccionadas en el Model
Tree (rbol modelo). Haz clic
dentro del objeto 3D y agrega
tu comentario.

276

3. Escribe los comentarios en el dilogo Enter Comment String (Introducir cadena de


comentarios) (figura 101b).

Figura 101b Agrega un comentario a una parte en particular o vista de un modelo.

Nota
En la figura 101b, el dilogo superpuesto a la ventana de Acrobat es un duplicado del
comentario agregado el comentario se muestra en la Comments List (Lista de comentarios) y en el Model Tree (rbol modelo).
Herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Elige una herramienta
desde la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca) y haz clic dentro
del rea 3D. Agrega tu comentario.

CAPTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D

277

102

Usar acciones para


mostrar vistas multimedia

En lugar de asumir que tus espectadores pueden comprender y manipular la Comments


List (Lista de comentarios) o el Model Tree (rbol modelo) para ver tus comentarios o caractersticas especiales en una pelcula o modelo 3D, ofrceles algunos botones. Todos saben
que un botn en una pgina est hecho para hacerle clic, lo que quita mucho del misterio
de la interaccin con tu PDF.
En este ejemplo, date cuenta cmo los botones se construyen para permitirle al usuario
ver con facilidad un acercamiento de un rea de una pintura y luego regresar a la vista predeterminada (puedes ver los botones en el lugar de la pgina en la figura 101b).
Sigue estos pasos para asociar un botn con una vista 3D:

Accin multimedia
Hay tres acciones especcas
de multimedia en Acrobat:

Play a Sound (Reproducir un sonido) reproduce


un archivo especco
de sonido. El sonido se
incrusta al documento
PDF en un formato de
plataforma cruzada que
se reproduce en Microsoft
Windows y Mac OS.

Play Media (Acrobat 5


Compatible) (Reproducir
multimedia (compatible
con Acrobat 5)) reproduce una pelcula especca Quick Time o Avi que
hayas creado como compatible con Acrobat 5.

Play Media (Acrobat 6


and Later Compatible)
(Reproducir multimedia
(compatible con Acrobat
6 y versiones posteriores))
reproduce una pelcula
especicada que hayas
creado como compatible
con Acrobat 6 y Acrobat
7. De nuevo, un objeto
de medios debe ya estar
incrustado en el documento PDF para poder
seleccionarlo.

1. Agrega y nombra las vistas en las que quieres trabajar, siguiendo los pasos descritos en
el #101, Insertar comentarios multimedia.
2. Selecciona la herramienta Button (Botn)
en la barra de herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada) y haz clic en la pgina en donde quieres colocar el botn.
En el dilogo Field Name (Nombre del campo) que se despliega, haz clic en Show All
Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el dilogo Button Properties (Propiedades de botn).
3. Configura el botn:

Nombra el botn en la ficha General.


Especifica el color del botn y del texto en la ficha Appearance (Aspecto).
Elige caractersticas de diseo del botn en la ficha Options (Opciones).
Consejo
Lee sobre configurar opciones y trabajar con botones en detalle en el captulo 15, Controlar
la accin e interaccin.
4. En la ficha Actions (Acciones), selecciona Go to a 3D/Multimedia View (Ir a una vista
3D/Multimedia) desde el men desplegable Select Action (Seleccionar accin) y haz
clic en Add (Agregar) para abrir el dilogo Select a 3D View (Seleccionar una vista 3D).
5. Haz clic en la vista Named (Nombrada) para activar la lista de vistas agregadas al modelo
y luego haz clic para seleccionar una de las vistas, como start, mostrada en la figura
102a.
(contina en la siguiente pgina)

#102: Usar acciones para mostrar vistas multimedia

278

Figura 102a Elige una de las vistas agregadas al modelo.

6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y regresar al dilogo Button Properties
(Propiedades del botn).
7. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo Button Properties (Propiedades del botn)
y regresar al documento.
8. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) y luego haz clic en tu botn para mostrar la
vista que configuraste anteriormente. Agrega otros botones como se necesite (figura
102b).

Figura 102b Agrega botones para ensear diferentes vistas de tu modelo. En la izquierda
se muestra el acercamiento de la pareja; la derecha muestra la vista predeterminada del
modelo.

CAPTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D

C A P T U L O C AT O R C E

Usar dibujos, mapas


y capas
En los ltimos aos, Acrobat ha dado zancadas en el terreno de la arquitectura/ingeniera/
construccin (AEC (por sus siglas en ingls)). Muchas caractersticas de Acrobat estn perfectamente adecuadas para funciones AEC. Por ejemplo, los cientos de dibujos y especificaciones necesarias para un proyecto se renen con facilidad en una cartera PDF, en donde
pueden buscarse, organizarse y presentarse (lee sobre la caracterstica cartera PDF en el
captulo 4, Producir una Cartera PDF. Los dibujos individuales producidos en programas
CAD/CAM ofrecen capas utilizables cuando se importan en Acrobat.
Las caractersticas AEC disponibles en Acrobat no son slo para ingenieros o arquitectos. Por ejemplo, las herramientas de medicin, funcionan igualmente bien para medir el
ancho de una caja de texto en una pgina de InDesign como para medir el ancho de un
estacionamiento.
Un archivo en capas, ya sea un esquema o un folleto, pueden importarse dentro de
Acrobat, en donde puedes continuar trabajando con las capas. En Acrobat 9 incluso puedes agregar ms capas, y usar algunos perfiles nuevos de comprobacin que dividen los
objetos en una pgina dentro de diferentes capas.
Acrobat 9 Pro ofrece herramientas y procesos diseados para trabajar con documentos
especializados. La nueva barra de herramientas Analysis (Anlisis) rene las herramientas
de medicin e informacin de objeto anteriores y agrega nuevas herramientas de mapas
en Acrobat Pro Extended.

280

103

Usar el PDFMaker de
AutoCAD
Acrobat 9 Pro incluye un PDFMaker slo para Windows para
AutoCAD. Aqu hay algunos
consejos para trabajar con l:

El tamao de pgina e
informacin de trazado
se transere desde AutoCAD hacia el PDFMaker
automticamente para
determinar el tamao de
pgina correcto.

Haz clic en PDF Layer Settings (Conguracin de


capas PDF) para abrir un
men con listado de ajustes previamente creados y
guardados. Elige la conguracin que desees usar
y haz clic en OK (Aceptar)
para regresar al dilogo
Acrobat PDFMaker, en
donde se muestra la conguracin seleccionada.

Despus de convertir un
dibujo de AutoCAD a PDF,
tienes que reguardar el
dibujo de AutoCAD nuevamente para que guardes,
de hecho, los ajustes PDF.

Usa las opciones de ltros


de capa nombrados en el
dilogo Acrobat PDFMaker
para seleccionar un ltro
que se ajuste con criterios
especcos. Si quieres usar
todas las capas excepto
aquellas ltradas en tus criterios nombrados, haz clic
en la opcin Invert (Invertir)

Microsoft Visio, Adobe InDesign e Illustrator son programas de origen populares para producir archivos PDF en capas. Visio te da el poder de usar una estructura de documento y
poner en capas la informacin y datos como sea necesario.
InDesign e Illustrator ofrecen un conjunto de ajustes preestablecidos PDF para exportar
y puedes especificar capas separadas en la mayora de esos ajustes.

Nota
Acrobat 9 Pro tambin instala un PDFMaker en AutoCAD. Lee algunas pistas para su uso en
la columna Usar el PDFMaker de AutoCAD.
Archivos de Visio en capas. Las capas se convierten con los ajustes que eliges en el
dilogo de propiedades de capa de Visio, como visibilidad, bloqueo y nombres. En el men
del programa Adobe PDF, elige Adobe PDF > Convert all Pages in Drawing (Convertir todas
las pginas del dibujo) para incluir todas las capas, incluso el fondo. Selecciona opciones
bsicas de conversin como con los otros PDFMakers.
Los ajustes del PDFMaker de Visio incluyen opciones para incrustar informacin. Elige
Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuracin de conversin) para desplegar el dilogo Acrobat PDFMaker. En el rea de Application Settings
(Configuracin de la aplicacin) de la ficha General, busca las opciones que incluyan propiedades de Visio, as como administrar objetos sin propiedades personalizadas (figura
103a).

Figura 103a Dene cmo manejar los objetos y su informacin en el dilogo.

(contina en la siguiente
pgina)

C A P T U L O C AT O R C E

Convertir documentos de
Visio, InDesign e Illustrator

Usar dibujos, mapas y capas

281

El proceso de conversin en Visio utiliza un PDFMaker multipgina. A medida que pasas


a travs del PDFMaker, asegrate de identificar cmo quieres administrar las capas exportadas. Para facilidad de uso en el PDF exportado, considera agrupar capas en grupos de
capas (puedes ver un ejemplo de grupos de capas en el #104, Trabajar con un documento
en capas).
Documentos de InDesign en capas. Puedes exportar documentos desde InDesign (CS
y posterior) con capas retenidas que se muestren como capas PDF en Acrobat.
Elige File > Export (Archivo > Exportar) y selecciona un PDF desde la lista desplegable
Save as type (Tipo) en el dilogo Export (Exportar). El dilogo Export Adobe PDF (Exportar como Adobe PDF) se abre automticamente (figura 103b).

Haz clic en Create Layer


Set (Crear conjunto de
capa) para agregar una
carpeta a la lista Layers
in PDF (Capas en PDF)
y luego agrega capas a
la carpeta. Despus de
convertir el documento a
PDF, cuando lo abras en
Acrobat, vers las capas
del dibujo original de
AutoCAD organizadas en
conjuntos de capa, lo que
hace mucho ms sencillo para los usuarios ver
partes especcas de un
dibujo.

Por qu molestarse
con las capas?

Figura 103b Denir conguracin de capa al exportar un PDF desde InDesign.

Ten estas ideas en mente cuando prepares una exportacin a PDF:

La compatibilidad debe ajustarse a Acrobat 6.0 (PDF 1.5) o superior para soportar
capas.

Asegrate de que la opcin Create Acrobat Layers (Crear capas de Acrobat) est seleccionada en el dilogo Export Adobe PDF (Exportar a Adobe PDF).

Selecciona las opciones de capa desde el men desplegable Export Layers (Exportar
capas): elige desde las opciones Visible, Printable (Imprimible) y Visible & Printable (Visible e imprimible).

#103: Convertir documentos de Visio, InDesign e Illustrator

En algunos casos, deberas


acoplar un documento como
un dibujo certicado por un
ingeniero, para preservar su
integridad. En otros casos,
sintete libre de colocar en
capas. Un documento en
capas PDF puede ser una
estupenda herramienta de
publicidad. En lugar de mostrarle a tu cliente una imagen
del producto y algunas muestras de color, pon los colores
alternativos en diferentes
capas y deja que tu cliente
haga clic en las capas marcadas, viendo el producto en sus
variantes de color.

282

Acoplar capas
Si trabajas con dibujos de
Visio que estn convertidos a PDF regularmente y
no necesitas preservar las
capas, selecciona Always
atten layers en dont show
this dialog again (Acoplar
siempre las capas y no mostrar este dilogo otra vez)
en el segundo panel del dilogo PDFMaker. La opcin
predeterminada es acoplar
el dibujo; eligiendo la opcin
Always atten layers (Acoplar siempre las capas) te
ahorras un paso en tus conversiones.

Documentos de Illustrator en capas. Como en InDesign, eliges un ajuste preestablecido para convertir a PDF; a diferencia de InDesign, no exportas el archivo sino que simplemente eliges el comando File > Save As (Archivo > Guardar como). El ajuste preestablecido
Adobe PDF de Illustrator incluye capas exportables (figura 103c).

Nota
Ya que el formato AI es un derivado del PDF, ests cambiando caractersticas del formato en
lugar de convertir a un tipo diferente.

Figura 103c Elige opciones de capas en un archivo PDF guardado de Illustrator.

C A P T U L O C AT O R C E

Usar dibujos, mapas y capas

283

104

Trabajar con un
documento en capas

En Acrobat 9 puedes trabajar con documentos en capas creados en varios programas,


incluyendo InDesign, Visio y AutoCAD. Acrobat no soporta capas creadas en Photoshop.
Manipula capas en Acrobat para diferentes propsitos, como esconder el contenido en
diferentes idiomas, o mostrar informacin corporativa en una capa de impresin.
El cono Layers (Capas) se despliega en el panel Navigation (Navegacin) cuando abres
un documento que contiene capas. Haz clic en el cono Layers (Capas) en el panel de navegacin para abrir el panel Layers (Capas) (figura 104a).

Capa de referencia

Bloqueada

Escondida
Visible

Tomar accin con las


capas
Acrobat no te permite crear
capas que cambian la visibilidad de acuerdo al nivel de
ampliacin o reduccin. Sin
embargo, puedes resaltar
una parte de una capa que
es especialmente importante
creando un marcador que
ampla o esconde la capa utilizando acciones de pgina.
Puedes tambin agregar
vnculos que les permitan
a los usuarios hacerle clic a
un enlace visible o invisible
para navegar hacia la capa o
ampliarla.
Lee sobre el uso de vnculos
y marcadores en el captulo
15, Controlar la accin e
interaccin; revisa el #110,
Crear marcadores para dibujos, mapas o capas, para
ms informacin sobre estos
temas.

Estado mostrado cuando el archivo se abre

Figura 104c Ve capas y accede a sus propiedades en este panel.

El panel Layers (Capas) muestra diferentes tipos de capas y estados:

Conmuta la visibilidad de una capa activa o inactiva haciendo clic en el cono ojo
cuando el ojo est visible, la capa lo est.

Bloquea una capa en el documento de origen antes de convertir a PDF o en el dilogo


Layer Properties (Propiedades de capa) si los ajustes de seguridad lo permiten.

Una capa de referencia se indica en el panel Layers (Capas) en itlica. La capa de referencia es determinada en el programa de origen o en Layer Properties (Propiedades de
capa).
(contina en la siguiente pgina)
#104: Trabajar con un documento en capas

284

Cambiar capas
Como con otros documentos,
puedes realizar cambios al
contenido dependiendo de
los derechos otorgados por
el autor del documento. Si un
documento en capas no contiene seguridad, puedes agregarle comentarios, imprimirlo
o exportarlo en otro formato
desde Acrobat.

Para ver qu contiene una capa, haz clic con el botn derecho (Control+clic) en el panel
Layers (Capas) y elige Layer Properties (Propiedades de capa) para abrir el dilogo (tambin mostrado en la figura 104a). El dilogo enlista informacin sobre la capa, incluyendo su nombre original, visibilidad, estado de impresin y exportacin.
Los grupos de capa sostienen varias capas y pueden contraerse o expandirse en el panel
Layers (Capas). Programas como Visio y AutoCAD pueden producir grupos de capas en
donde un nmero de ellas se anidan dentro de un subttulo (figura 104b).

Recuerda que los ajustes


aplicados al documento en
capas original no pueden
cambiarse. Por ejemplo, si a
una capa del documento se
le asigna el ajuste Print When
Visible (Se imprime si est
visible), se imprime slo una
pgina en blanco a menos
que el cono de ojo de la capa
est conmutado a visible.

Mostrar el panel Capas


Para determinar que el documento aparezca automticamente con el panel Layers
(Capas) y el panel Document
(Documento), elige File >
Properties (Archivo > Propiedades) y selecciona la cha
Initial View (Vista inicial); elige
Layers Panel and Page (Pgina
y panel de pginas) desde el
men desplegable Navigation
(Ficha Navegacin). Rerete
a la columna Elaborando la
experiencia visual de tus lectores Parte 1: Navegacin
en el #31, Encontrar informacin sobre tu documento.

C A P T U L O C AT O R C E

Figura 104b Las capas pueden organizarse


en grupos antes de convertirse a PDF.

Usa los comandos en el men Options (Opciones) para renombrar, acoplar, reorganizar,
mezclar y bloquear/desbloquear capas.

Diferentes tipos de capas


Lo que ves en el panel Layers (Capas) depende de cmo fue construido y convertido el documento
original. En algunos casos, un documento es convertido con capas preservadas. En otros casos, las
capas del documento pueden estar acopladas o bloqueadas. En un documento acoplado, puedes
ver una sola capa como en un documento normal PDF. Por otro lado, un documento bloqueado despliega las capas individualmente, pero no se pueden editar de ninguna forma.

Usar dibujos, mapas y capas

285

105

Agregar capas
nuevas

En Acrobat 9, puedes agregar capas nuevas desde otro documento o dividir el actual
archivo en capas. Agrega capas nuevas a un archivo PDF existente usando capas de
otro archivo PDF o una imagen en formato BMP, GIF, JPEG, JPEG 2000, PCX, PNG o TIF.
Abre tu archivo PDF de destino y sigue estos pasos para agregar una capa nueva:
1. Elige Import As Layer (Importar como capa) desde el men Options (Opciones) del
panel Layers (Capas) para abrir el dilogo Import As Layer (Importar como capa) (figura
105a). Haz clic en Browse (Examinar) para seleccionar el archivo que quieres agregar y
haz clic en OK (Aceptar). El archivo se enlista en el rea Source (Origen) del dilogo.

Figura 105a Especica el archivo y su aspecto antes de agregar la capa nueva al


documento.

Consejo
Si el documento de origen tiene varias pginas, indica la pgina a importar; si tu archivo
de destino contiene varias pginas, especifica el Target page number (Nmero de pgina de
destino) en el rea Preview (Vista previa) del dilogo.
2. Elige una opcin de importacin; lee sobre las opciones en la columna Agregando a las
capas.
3. Configura los parmetros Position (Posicin) y Appearance (Aspecto) lo que sea necesario. En el ejemplo, el contenido importado se escala para ajustarse a la pgina y su
opacidad se disminuye.
(contina en la siguiente pgina)
#105: Agregar capas nuevas

Agregando a las capas


Acrobat ofrece varias formas de importar contenido
para capas desde el dilogo
Import as Layer (Importar
como capa). Aqu estn tus
opciones:

Create new layer (Crear


nueva capa) agrega una
sola capa desde el documento de origen.

Add to existing layer


(Agregar a capa existente) agrega el contenido de la capa nueva a
una capa seleccionada
en tu documento. Si tienes grupos existentes de
capas, puedes seleccionar
uno desde el men desplegable.

Copy layers from source


(Copiar capas desde origen) importa las capas
desde el documento de
origen; no podrs elegir
esta opcin a menos que
el documento de origen
seleccionado contenga
capas.

286

4. Cuando ests satisfecho con la apariencia mostrada en la vista previa haz clic en OK
(Aceptar).
Pero y si tienes un archivo PDF de una sola capa de InDesign y tu cliente quiere ver el
diseo sin texto? O sin grficos? En Acrobat 9 Pro, puedes usar uno de los nuevos perfiles
de manipulacin Preflight (Comprobaciones) y mostrarles a los clientes lo que quieren ver.
Puedes leer ms sobre Preflight (Comprobaciones) en el captulo 6, Cumplir con los estndares PDF y de accesibilidad.
Sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones) para abrir el dilogo Preflight (Comprobaciones).
2. Haz clic en el subttulo Create PDF Layers (Crear capas de PDF) para desplegar la lista de
perfiles y haz clic para seleccionar el perfil. Las opciones para capa de PDF estn basadas
en los contenidos de tu documento.
3. Haz clic en Analyze and fix (Analizar y reparar) para procesar el documento. Cierra el
dilogo Preflight (Comprobaciones).
4. Guarda, cierra y reabre tu archivo para ver la estructura de capa nueva en figura 105b
el dilogo Preflight (Comprobaciones) se muestra junto con el panel Layers (Capas). La
capa nueva se nombra de acuerdo al perfil de Preflight (Comprobaciones) que hayas
seleccionado y aparece en el panel Layers (Capas).

Figura 105b Agrega capas nuevas a tu documento usando perles de Preight (Comprobaciones).

C A P T U L O C AT O R C E

Usar dibujos, mapas y capas

287

106

Usar informacin incrustada


en un documento

Varios programas producen archivos PDF que contienen metadatos convertidos desde
informacin personalizada que est incrustada en los archivos de origen.
Para ver los metadatos personalizados incrustados en un archivo PDF, elige Tools >
Analysis > Object Data Tool (Herramientas > Anlisis > Herramienta Datos de objeto) o
selecciona la herramienta Object Data (Datos de objeto)
en la barra de herramientas
Analysis (Anlisis).
Mueve la herramienta Object Data (Datos de objeto) sobre la pgina. Cuando te coloques con el ratn sobre un objeto que contiene metadatos, el puntero cambia a una forma
de cruz. Haz clic para seleccionar todos los objetos que contienen informacin en el dibujo;
haz doble clic para seleccionar slo el objeto que est debajo de la herramienta.
El panel Model Tree (rbol modelo) se abre una vez que la seleccin del objeto est
completa y el contenido de la informacin incrustada se muestra en la seccin inferior del
panel (figura 106).

Ms acciones de objeto
Aqu hay algunas formas de
trabajar con la informacin de
un objeto en un dibujo desde
el panel Model Tree (rbol
modelo):

Desde el men Highlight


Color (Color de resaltado),
puedes abrir un selector
de color y elegir otro color
para resaltar o identicar
un objeto seleccionado.

Elige Previous View (Vista


anterior) desde el men
Options (Opciones) para
regresar al contenido visto
en la ampliacin previa.

De cerca y personal
Para revisar un objeto de
cerca, seleccinalo desde
el panel Model Tree (rbol
modelo) y elige Zoom to
Selection (Ampliar/reducir
una parte) desde el men
Options (Opciones). El panel
del documento muestra slo
el objeto seleccionado.
Figura 106 Despliega los datos de un objeto incrustados en el documento.

Cuntos?

Consejo
Si ests usando un documento que tambin contiene capas, ests de suerte: abre el panel
Layers (Capas) y esconde las capas con las que no necesitas trabajar en el momento. De esa
forma, hay menos objetos para seleccionar con la herramienta Object Data (Datos de objeto).
Desde el men Options (Opciones) en el dilogo, puedes elegir diferentes modos de
usar la informacin, incluyendo los siguientes:

Exporta la informacin como XML desde el nodo seleccionado o desde el rbol modelo
entero.

Copia el contenido de informacin de un objeto al portapapeles.


#106: Usar informacin incrustada en un documento

Elige un objeto desde la lista


en la parte superior del panel
Model Tree (rbol modelo) y
elige Count (Contar) desde el
men Options (Opciones). El dilogo de informacin resultante
enlista el nmero de objetos que
tienen las mismas asociaciones
de informacin. Algunos objetos
son nicos, mientras que otros
son mltiples.

288

107

Mover lneas gua


Para reubicar tu gua haz
clic en la herramienta Select
Object (Seleccionar objeto)
en la barra de herramientas Advanced Editing (Edicin
avanzada) y arrastra la lnea
gua. Activa y desactiva las
guas con el comando View
> Guides (Ver > Guas). Usa
la herramienta Select Object
(Seleccionar objeto) y arrastra
hacia arriba las guas horizontales o las guas verticales a la
izquierda hacia la regla para
eliminarlas.

Si has trabajado con programas de imagen, ilustracin o diseo, sabes acerca de cuadrculas y guas. Acrobat 9 Standard y superior incluyen estas caractersticas prcticas junto con
reglas para ayudarte a ubicar el contenido con precisin y asistir en la medicin y examen
de dibujos.
Las cuadrculas son conjuntos de lneas verticales y horizontales que se superponen
sobre un documento. Las lneas de la cuadrcula, que usan un espaciado que t determinas,
no se imprimen.
Elige View > Grid (Ver > Cuadrcula) para mostrar la cuadrcula. Si quieres mover un
objeto y ajustarlo a la cuadrcula (alinearlo automticamente con las lneas de la cuadrcula), elige View > Snap to Grid (Ajustar a cuadrcula). Cuando arrastres un objeto o le
hagas clic con una herramienta de medicin, vers que salta para alinearse con las lneas
de cuadrcula horizontal o verticalmente (figura 107a).

Hacer que la Cuadrcula


trabaje para ti
En muchos documentos, las
preferencias Oset (Distancia) pueden ser el ajuste ms
importante. Por ejemplo, si
tienes mrgenes de 1 pulgada
en la pgina y la cuadrcula
est ajustada a 0.4 pulgadas
verticalmente, no hay lnea
de cuadrcula que se alinee
con tu margen izquierdo, ya
que las lneas de cuadrcula
se muestran a 0.4, 0.8 y 1.2
pulgadas. Si en lugar de eso,
ajustas el Oset (Distancia) a
1 pulgada, las lneas de cuadrcula varan por la cantidad
que especicas en las preferencias y una lnea de cuadrcula alinea con tus mrgenes.

C A P T U L O C AT O R C E

Aplicar caractersticas
de posicin

Figura 107a Usa las lneas de cuadrcula para asistirte


en la colocacin del contenido para medicin.

Las guas son lneas personalizadas que puedes agregar vertical u horizontalmente para
ayudarte con el posicionamiento. Antes de usar las guas, activa las reglas eligiendo View >
Rulers (Ver > Reglas). Haz clic en la regla horizontal en la parte superior del panel del documento con cualquier herramienta y arrastra hacia abajo para colocar una gua horizontal;
arrastra desde la regla vertical hacia la izquierda del panel del documento con cualquier
herramienta para colocar una gua vertical.
Tanto cuadrculas como guas pueden personalizarse en el dilogo Preferences (Preferencias). Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edicin o Acrobat > Preferencias) y luego elige
la opcin Unit and Guides (Unidades y guas) en la lista a la izquierda del dilogo para ver

Usar dibujos, mapas y capas

289

los ajustes de personalizacin (figura 107b.). Elige una opcin desde el men desplegable
Units (Unidades) diferente a la predeterminada en pulgadas, si es necesario. Selecciona
opciones para espaciado de cuadrcula, color y posicin de la cuadrcula. Usa las flechas
para cada ajuste para aumentar o disminuir los valores o puedes escribir uno en las cajas
de texto.

Figura 107b Modica la apariencia


y ubicacin de la cuadrcula y guas.

#107: Aplicar caractersticas de posicin

Cuando los objetos se


portan mal
Ya sea que la cuadrcula est
desplegada o no, la caracterstica Snap to Grid (Ajustar a
cuadrcula) puede an estar
activa. Si ests moviendo
contenido en tu pgina imgenes, texto, campos de formulario, dibujos y te parece
que no puedes moverlos
suavemente a su posicin,
haz clic en el men View (Ver)
y mira si est chequeada la
opcin Snap to Grid (Ajustar
a cuadrcula). Desmarca el
parmetro y puedes mover tu
contenido.

290

#
Hazlo ms gil
La herramienta Measurement
(Medir) usa diferentes mtodos para alinearse al contenido
de la pgina, ayudando a una
medicin correcta. Elige desde
cuatro Snap Types (Tipos de
ajuste), ubicados en la barra de
herramientas Measurement
(Medicin). Con una herramienta de medicin activa,
cuando haces clic en el documento, el puntero se mueve
automticamente a la ubicacin ms cercana determinada
por el tipo de ajuste activo.
Aqu estn tus opciones:

Snap to Paths (Ajustar a


trazados)
mueve la
ubicacin de tu puntero
hacia el trazado ms cercano de la lnea dibujada.

Snap to Endpoints (Ajustar a puntos nales)


mueve la ubicacin del
puntero hacia el nal de la
lnea ms cercana dibujada.

Snap to Midpoints (Ajustar a


puntos medios)
mueve
la ubicacin del puntero
hacia el centro de la lnea
ms cercana dibujada.

Snap to Intersections
(Ajustar a intersecciones)
mueve la ubicacin
del puntero hacia la interseccin de la lnea ms
cercana dibujada.

Si no quieres usar opciones de


ajuste, haz clic con el botn
derecho (Control+clic) con la
herramienta de medicin para
abrir el men de atajo y elige
Dont Snap to Page Content
(No ajustar a contenido de la
pgina).
C A P T U L O C AT O R C E

108

Medir objetos

Acrobat 9 Pro incluye varias herramientas para medir la distancia y rea de los objetos en
un dibujo PDF. Usars con ms frecuencia estas herramientas con dibujos, mapas PDF o
documentos que se envan a una impresora.
Abre la barra de herramientas Analysis (Anlisis) eligiendo Tools > Analysis > Show Analysis Toolbar (Herramientas > Anlisis > Mostrar barra de herramientas Anlisis). Tambin puedes hacer clic con el botn derecho (Control+clic) en la parte vaca de la barra de herramientas en la parte superior de la ventana del programa y selecciona Analysis (Anlisis).
Para medir en un documento, haz clic en la herramienta Measuring (Medir)
en la
barra de herramientas Analysis (Anlisis); se abre la barra de herramientas de medicin.
Elige una de cuatro formas para la herramienta Measuring (Medir) para alinear o ajustar con
el contenido de la pgina lee sobre los tipos de ajuste en la columna Hazlo ms gil.
Antes de que empieces a medir, revisa la escala que usa la herramienta. La relacin de
escala para las herramientas de medicin es 1:1 y en pulgadas esto es, si mueves tu puntero 1 pulgada en la pgina equivale a 1 pulgada en el tamao actual. Comnmente tienes
una proporcin 1:1 para pginas que estn destinadas a la impresin, pero no es el caso
para dibujos o copias de plano.

Nota
La opcin predeterminada es usar la escala y unidades del documento, si estn presentes.
Los valores de escala y unidad estn incrustados en los metadatos del archivo cuando se
crea el archivo PDF en programas como Visio y AutoCAD. En mapas georregistrados, los
valores de escala y unidad son tomados desde los metadatos del mapa (ve el #109, Comentar y medir sobre un mapa PDF).
Para restablecer la proporcin, sigue estos pasos:
1. Selecciona una herramienta desde la barra de herramientas Measurement (Medicin) y haz
clic con el botn derecho (Control+clic) en la pgina con la herramienta para abrir el men
de atajo. Elige Change Scale Ratio (Cambiar relacin de escala) para abrir el dilogo.
2. Escribe un valor en ambos campos Scale Ratio (Relacin de escala) y selecciona la unidad de medida desde el men desplegable. Una escala comn en planos de piso es 1/8
hasta 1 pulgada, mostrado en la figura 108a. Nota que 1/8 pulgadas se escribe como
un valor decimal ya que el dilogo no acepta fracciones.
3. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.

Figura 108a Ajusta la relacin de acuerdo con la escala de tu proyecto.

Usar dibujos, mapas y capas

291

Una vez que tu Scale Ratio (Relacin de escala) est colocada, empieza a dibujar puntos
en la pgina con la herramienta elegida de medicin. Mientras dibujas, la informacin se
muestra en el widget Measurement Info (Informacin de medida) (figura 108b). Puedes
leer los valores colocados con clics del ratn, ngulos y delta (la ubicacin del punto en los
ejes X-Y de la pgina).

Moverse alrededor
Puedes ajustar los trazados y
puntos que dibujas para una
medicin. Asegrate de que
la herramienta Hand (Mano)
o la misma herramienta que
usaste para la medicin est
activa y mueve tu ratn sobre
la forma medida:

Para mover la medicin en


la pgina, arrastra cuando
veas la herramienta Move
(Mover)
sobre uno de
los trazados de la medicin.

Para ajustar uno de los


puntos nales en la medicin, arrastra para ver la
herramienta Direct Select
(Seleccin directa)
sobre un punto nal de la
forma de la medicin.

Figura 108b Lee informacin sobre tu medicin.

Nota
Para detener el proceso de dibujo antes de completar una forma, presiona Esc en tu teclado
o selecciona otra herramienta desde las barras de herramientas. Para restringir los segmentos a lneas rectas mientras dibujas, presiona la tecla Shift al hacer clic y arrastrar el ratn.
Cada herramienta mide de un modo diferente:

Haz clic en Distance Tool (Herramienta Distancia)

para medir la distancia entre dos


puntos. Haz clic para colocar el primer punto, arrastra hacia el segundo punto y haz clic
otra vez con el ratn.

Haz clic en Perimeter Tool (Herramienta Permetro)

para medir la distancia entre


varios puntos. Haz clic en cada punto que quieras medir y luego haz doble clic en el
ltimo punto para terminar la medicin.

Haz clic en Area Tool (Herramienta rea)

para medir el rea dentro de segmentos de


lnea. Con la herramienta, haz clic en cada punto que quieras medir y luego haz clic en
el primer punto nuevamente para completar el rea de medicin.

#108: Medir objetos

292

Cuando hayas terminado de dibujar la medicin, el valor se muestra en el widget Measurement Info (Informacin de medida) y se inserta como un comentario (figura 108c).
La forma puede reconfigurarse (lee cmo en la columna Hazlo ms gil), y los valores
en el comentario y en el widget Measurement Info (Informacin de medida) se actualizan
automticamente.

Figura 108c La medicin aparece en un comentario.

C A P T U L O C AT O R C E

Usar dibujos, mapas y capas

293

109

Comentar y medir
sobre un mapa PDF

Acrobat 9 Pro Extended (Windows) ofrece dos nuevas caractersticas para tratar con mapas
georreferenciados, esto es, mapas que tienen longitud, latitud, sistemas de coordenadas y
otra informacin incrustada. Como podrs ver en esta tcnica, puedes marcar ubicaciones geogrficas, buscar la ubicacin de un mapa y agregar marcas de medida georreferenciadas.
Puedes abrir un mapa PDF en Acrobat 9 Pro Extended y agregar informacin de referencia geoespacial lee cmo en la columna Construir un mapa PDF.
Para agregar un punto de inters en un mapa georreferenciado, sigue estos pasos:
1. Selecciona la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial)
en la barra de
herramientas Analysis (Anlisis) el puntero cambia a una forma de cruz.

Consejo
Si no ves un puntero en forma de cruz, el mapa que ests usando no ha sido georreferenciado y no podrs identificar o marcar ubicaciones como se describe en estos pasos.
2. Mueve el cursor sobre el mapa, usando los valores Latitude (Latitud) y Longitude (Longitud) mostrados en el widget de Info (Informacin) en la parte inferior de la ventana
del documento, para ayudarte a localizar con exactitud un lugar.
3. Haz clic con el botn derecho en la herramienta en el punto de inters para abrir el
men de atajo y elegir Mark Location (Marcar ubicacin). Un comentario de nota adhesiva se agrega a la ubicacin del mapa en el que hiciste clic y los valores de latitud y
longitud se agregan automticamente al comentario (figura 109a).

Figura 109a Identica ubicaciones geogrcas que estn almacenadas en un


comentario.
#109: Comentar y medir sobre un mapa PDF

294

Construir un mapa PDF

Consejo

Con Acrobat Pro Extended


(Windows), puedes importar
la imagen de un mapa y crear
PDFs habilitados geoespacialmente. Puedes georregistrar un
mapa usando sus coordenadas
de lmite y la escala de proyeccin sobre la que est basada
el mapa. Selecciona la herramienta Geospatial Registration
en
(Registro geoespacial)
la barra de herramientas Analysis (Anlisis) y haz clic con el
botn derecho en un rea del
mapa para iniciar el asistente
de registro geoespacial.
1. Escribe un nombre para
el mapa. Haz clic en Next
(Siguiente).

Como con otros comentarios, puedes personalizar el contenido y apariencia. Lee sobre
comentarios en el captulo 10, Comentar en un documento PDF.

2. Dene la demarcacin
(lmites) para el mapa que
quieres producir. Haz clic
en cada una de las cuatro
esquinas para agregar un
indicador y continuar dibujando la forma; haz doble
clic para nalizar la demarcacin. Para usar la pgina
entera, selecciona Use
page bounds as neatline
(Usar lmites de pgina
como demarcacin).
3. La pantalla Input Registration Points (Introducir puntos de registro) del asistente
se despliega automticamente. Haz clic en un punto
en tu demarcacin y escribe
los valores de latitud y longitud en los campos para el
punto. Repite para los otros
tres puntos de lmite. Haz
clic en OK (Aceptar).

Busca coordenadas especficas en vez de desplazarte en el mapa por un lugar, un enfoque prctico si tienes varias pginas de mapas mostrando diferentes caractersticas como
la topografa y distribucin de las lluvias. Para usar la bsqueda de coordenadas, necesitas
un mapa georreferenciado.
Haz clic con el botn derecho en la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial) para abrir el men de atajo y elige Show Location Search (Buscar una ubicacin). En
el widget de informacin, escribe los valores de posicin en los dos campos en blanco y
haz clic en Next (Siguiente)
. La ubicacin se muestra en el mapa en un cono especial
(figura 109b). Si gustas, identifica la ubicacin con un comentario. Contina agregando
informacin de referencia e identificando ubicaciones en el mapa como sea necesario.
Cuando hayas terminado, elige Hide Location Search (Ocultar bsqueda de ubicacin)
desde el men de atajo para cerrar el widget Search (Buscar).

Figura 109b Las ubicaciones geogrcas identicadas se almacenan en


un comentario.

Las herramientas de medicin pueden medir distancia, rea y permetro sobre un mapa.
Las herramientas miden contenido del mapa en un modo similar a otros tipos de contenido, con unas pocas excepciones lee sobre las diferencias en la columna Diferencias

(contina en la siguiente
pgina)

C A P T U L O C AT O R C E

Usar dibujos, mapas y capas

295295

apreciables. Los valores mostrados en la medicin se insertan en un comentario usando la


informacin del mapa (figura 109c). Lee instrucciones para el uso de las herramientas en
el #108, Medir objetos.

Figura 109c Las ubicaciones en un mapa se miden usando la informacin del mapa como las unidades de medida.

4. Selecciona un sistema de
registro desde la lista desplegable y especica las
unidades de medida predeterminadas.
5. Haz clic en OK (Aceptar)
para moverte hacia el nal
del asistente; la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial)
y Measurement (Medir)
estn ahora habilitadas
para interactuar con contenido geoespacial en el
documento.

Diferencias apreciables
Las herramientas de medicin
funcionan de la misma forma
en archivos que son mapas
PDF como en los que no lo
son, con excepciones:

#109: Comentar y medir sobre un mapa PDF

En un mapa PDF, el valor


medido se guarda en
comentarios de tipo marcas de dibujo, como una
lnea o polgono.

En un mapa PDF, el men


de atajo para los tipos de
medicin incluye opciones para denir unidades
de distancia y rea.

296

110

Por qu usar
marcadores?
Acrobat te permite adjuntar marcadores a capas, lo
cual puedes usar en diversos
modos. Por ejemplo, puedes
distribuir la misma informacin en diferentes idiomas sin
tener que proporcionar documentos en idiomas distintos,
o puedes mostrar ejemplos
al cliente en distintos colores
en el mismo documento. Usa
marcadores en conjuncin
con capas para darle a los
lectores control sobre lo que
ven e imprimen. Usa acciones para extender la funcin
de un marcador ms all de
apuntar a una ubicacin en tu
documento.

Crear marcadores en
dibujos, mapas o capas

Digamos que tienes un documento hecho de varias pginas, algunos conteniendo capas,
algunos conteniendo mapas con ubicaciones georreferenciadas y otros con subttulos que
quieres convertir en hipervnculos con marcadores. Puedes hacer que sea ms fcil trabajar
en el documento navegando slo desde un panel.
El proceso de agregar un marcador a un dibujo o mapa es el mismo que el de agregar un
marcador bsico esto es, aadir y nombrar el marcador, mostrar la vista correcta y colocar
el destino. El proceso para marcar un documento en capas requiere ms manipulacin de
documento.

Nota
Para dar una mirada al interior del trabajo con marcadores, refirete al captulo 15, Controlar la accin e interaccin.
Sigue estos pasos para marcar un documento en capas:
1. Abre el panel Bookmarks (Marcadores) y agrega marcadores predeterminados correspondientes a las capas que quieres vincular (figura 110a). En este punto, si haces clic
en un marcador, ste muestra la misma ubicacin en la misma pgina.

Figura 110a Agrega el marcador utilizado para iniciar la accin.

2. Selecciona el marcador de la primera capa y nmbralo. Para reducir al mnimo la confusin, a veces es ms fcil nombrar los marcadores y ordenarlos en el mismo orden que
las capas enlistadas en el panel Layers (Capas).
3. En el panel Layers (Capas), desactiva la visibilidad de todas las capas menos la que est
asociada con el primer marcador

C A P T U L O C AT O R C E

Usar dibujos, mapas y capas

297

4. En el panel Bookmarks (Marcadores), haz clic con el botn derecho (Control+clic) en


el marcador para abrir el men de atajo. Elige Properties (Propiedades) para abrir el
dilogo Bookmark Properties (Propiedades de marcador) y luego selecciona la ficha
Actions (Acciones).
5. Desde el men desplegable Select Action (Seleccionar accin), elige Set layer visibility
(Definir visibilidad de capa) (figura 110b) y luego haz clic en Add (Agregar). La accin
aparece automticamente en la seccin Actions (Acciones) en la parte inferior del dilogo.

Figura 110b Especica el vnculo del marcador hacia la capa mostrada en la cha Actions (Acciones).

6. Aparece un dilogo de notificacin para decirte que el estado de la capa de destino de


las acciones seleccionadas ser ajustado al estado actual. En otras palabras, ajusta la
capa de destino que quieres ver como resultado de hacerle clic a un marcador y dejar el
resto oculto. Haz clic en OK (Aceptar). La accin se agrega a la lista Actions (Acciones).
7. Repite estos pasos con las otras capas. Asegrate de esconder todas las capas excepto
a la que le quieres adjuntar el marcador.

#110: Crear marcadores en dibujos, mapas o capas

Lo mismo va para los


vnculos
No adjuntas un vnculo a una
capa especca en un archivo
PDF. En su lugar, el vnculo
bsicamente ota, quedando
en la parte superior de cualquier capa o grupo de capas
visible. Sin embargo, si agregas y conguras un vnculo,
puedes especicar las capas
que estn visibles o escondidas.

CAPTULO QUINCE

Controlar la accin
e interaccin
El tipo ms comn de campo de formulario es un botn de hecho, tan comn que en
Acrobat 9, la herramienta Button (Botn) est incluida en la barra de herramientas Advanced Editing (Edicin avanzada).
Los botones no son el nico tipo de caracterstica de accin comn utilizado en archivos
PDF. Los vnculos pueden colocarse usando una variedad de elementos, incluyendo texto o
imgenes. Aunque los marcadores se muestran en el panel Bookmarks (Marcadores), tambin funcionan como un tipo de enlace ya que responden a la accin Go to a page view
(Ir a la vista de pgina), llevndote a donde quieras ir dentro de un documento dado.
Hablando de accin ya sea que uses botones, vnculos o marcadores, generalmente
puedes realizar la misma clase de acciones. En este captulo, aprenders a usar estos verstiles objetos para controlar el contenido y la actividad en tus obras maestras en PDF.
Y si pensabas que podas aplicar las acciones slo a elementos especficos en un documento, piensa otra vez. Vers cmo aplicar acciones al documento por entero, proporcionando una valiosa orientacin para documentos grandes y complejos.

300

111

Vincular a una pgina


PDF desde un sitio Web
Puedes determinar que un
hipervnculo en una pgina
Web abra una pgina en particular de un archivo PDF
usando un parmetro abierto
junto con la URL. Por ejemplo,
si quiero que un usuario vea
la pgina 3 de mi informe, el
vnculo se escribe como myreport.pdf#page=3.

Vincular contenido
en un documento

La mayor conveniencia de usar vnculos en un archivo PDF es que no tienes que preparar
nada con antelacin, como una forma de botn o texto subrayado. En vez de eso, usa la
configuracin en Acrobat para hacer que un vnculo sea distintivo en una pgina siguiendo
estos pasos:
1. Elige Tools > Advanced Editing > Show Advanced Editing Toolbar (Herramientas > Edicin avanzada > Mostrar barra de herramientas Edicin avanzada) para desplegar las
herramientas.

Consejo
Si ests trabajando con varias actividades de edicin, es ms fcil tener abierta la barra de
herramientas.
2. Haz clic en la herramienta Link (Vnculo)
y luego dibuja un marco alrededor del
texto que quieres asociar con el vnculo. Se abre el dilogo Create Link (Crear vnculo)
(figura 111a).

Figura 111a Indica cmo quieres que se vea y funcione el vnculo


en este dilogo.

3. Elige si quieres que el vnculo est visible o invisible y especifica las caractersticas para
el marco del vnculo. Puedes dibujar un rectngulo de lnea slida o punteada alrededor
del texto, como el ejemplo en la figura 111a, o subrayar el texto.
4. Elige una accin seleccionando uno de los botones de radio en la parte inferior del dilogo y haz clic en Next (Siguiente). El dilogo que aparezca depende de la opcin que
elijas.

CAPTULO QUINCE

Controlar la accin e interaccin

301

Go to a page view (Ir a la vista de pgina) abre el dilogo Create Go to View (Crear
vista Ir a) en lugar del dilogo Create Link (Crear vnculo) (figura 111b). Usa las barras
de desplazamiento y herramientas de ampliacin y reduccin para establecer la
vista. Una vez que la tienes ajustada, haz clic en Set Link (Establecer vnculo) para
cerrar el dilogo y terminar el vnculo.

Figura 111b Sigue las instrucciones en el dilogo para


ubicar el contenido que quieres desplegar cuando el
usuario hace clic en el vnculo.

Open a file (Abrir un archivo) abre un dilogo de bsqueda para que selecciones el
archivo que quieres mostrar. Si eliges un documento PDF, el dilogo se cierra y otro
se abre para que elijas una preferencia de apertura de ventana. Selecciona Window
set by user preference (Definicin de ventana segn preferencias del usuario), New
window (Nueva ventana) o Existing window (Ventana existente) y haz clic en OK
(Aceptar) para terminar el vnculo. Si no ests vinculando a un archivo PDF, cuando
haces clic en Select (Seleccionar), el dilogo se cierra y el vnculo se completa.

Open a Web page (Abrir una pgina Web) abre el dilogo Edit URL (Editar URL).
Escribe la direccin Web que quieres abrir desde el vnculo y haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo y terminar el vnculo.

Custom link (Vnculo personalizado) abre el dilogo de dos fichas Link Properties
(Propiedades de vnculo) y muestra las opciones seleccionadas anteriormente en
la ficha Appearance (Aspecto). Haz clic en Actions (Acciones) para mostrar la ficha
y elige una opcin desde el men desplegable Select Action (Seleccionar accin).
Configura la accin, que se despliega en el rea inferior del dilogo. Los vnculos
tienen slo un estado esto es, la accin ocurre cuando se le hace clic al vnculo.
5. Haz clic en la herramienta Hand (Mano)
en la barra de herramientas Select & Zoom
(Seleccionar y Ampliar/Reducir) para deseleccionar la herramienta Link (Vnculo) no puedes
ver tu vnculo en accin mientras la herramienta est seleccionada. Haz clic para probarlo.

#111: Vincular contenido en un documento

El vnculo perfecto
Puedes aplicar la funcin de la
herramienta Link (Vnculo) de
Acrobat a una caracterstica
de otro programa que sirva
como botn para producir
una apariencia personalizada.
Por ejemplo, puedes haber
convertido un documento
a PDF y querer usar el logo
en tu pie de pgina como un
vnculo en Acrobat. Dibuja la
caja de vnculo sobre la imagen del logo. Desde el men
Link Type (Tipo de vnculo) en
el dilogo Create Link (Crear
vnculo) elige Invisible Rectangle (Rectngulo invisible).
Obtienes, entonces, la accin
del vnculo sin lneas o marcos
que desmerezcan la belleza
de tu logo.

302

Una vez que agregas un vnculo (o un marcador o botn) puedes cambiar la configuracin fcilmente. En un vnculo, haz doble clic en l con la herramienta Link (Vnculo) o la
herramienta Select Object (Seleccionar objeto)
en la barra de herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada) para abrir el dilogo Link Properties (Propiedades de vnculo).
El dilogo contiene las fichas Appearance (Aspecto) y Actions (Acciones). Las opciones de
botn de radio para acciones comunes de vnculo, mostradas en el dilogo Create Link
(Crear vnculo) cuando inicias un nuevo vnculo (en figura 111a), no aparecen en la ficha
Appearance (Aspecto).
Puedes usar un tipo especial de vnculo o proceso de marcadores para mostrar una
ubicacin en particular, llamada destino, en una pgina numerada tanto en el mismo documento PDF como en otro. Si entonces agregas o eliminas pginas, el vnculo o marcador
an apunta a la pgina original, no al contenido original. Lee sobre cmo usar destinos en
el #114, Nombrar destinos.

CAPTULO QUINCE

Controlar la accin e interaccin

303

112

Crear marcadores en un
documento de origen

El PDFMaker de Windows te permite asignar marcadores en programas de Microsoft Office


rpida y fcilmente si el documento de origen es construido apropiadamente con estilos
o ttulos. Sin embargo, si no ests tan versado en el programa de origen del documento,
puedes encontrar un poco confuso el proceso de convertir ttulos o estilos a marcadores
y tus resultados sern menos ptimos.

Nota
En vez de usar elementos estructurales, como en esta tcnica, revisa el #113 (Agregar marcadores en Acrobat) para aprender a agregar visualmente marcadores en Acrobat. Debes
usar la tcnica que aparece ah si ests trabajando en Mac ya que Acrobat 9 no ofrece PDFMaker para Mac.
Los marcadores en un documento de ejemplo convertido a Acrobat PDF se muestran
en la figura 112. Puedes ver que hay muchos, muchos marcadores y su organizacin es
bastante catica el ejemplo usa cada opcin disponible en el PDFMaker y el documento
usa demasiados estilos y ttulos.

Figura 112 Elige slo los estilos o ttulos que


necesites para marcadores o tus resultados pueden
ser visualmente intiles, como este conjunto de
marcadores para un documento de tres pginas.

#112: Crear marcadores en un documento de origen

Marcadores saltarines
Asegrate de hacer clic en el
nombre del marcador en el
panel Bookmarks (Marcadores) para activarlo antes de
ajustar la vista de destino. Si
ubicas el documento en el
lugar deseado y estableces
la ampliacin, en cuanto le
haces clic al marcador que
quieres cambiar, Acrobat salta
a la vista original lo que signica que tienes que empezar
todo otra vez.

304

Para convertir un documento con marcadores lgicos, ten en cuenta estos puntos:

Usar opciones de
destino correctamente
Como con muchos otros ajustes, una opcin de ampliacin o reduccin se aplica
hasta que la cambias. En
otras palabras, cada vez que
agregas un marcador nuevo,
ste es inherente al destino o
ltima ampliacin aplicada.
Saca provecho de la herencia cuando ests agregando
un conjunto de marcadores a
un documento. Pero ten cuidado si agregas marcadores
durante una sesin diferente
si los ajustes que usas para
algunos marcadores son diferentes de los utilizados con los
otros marcadores, los lectores encontrarn el progreso a
travs de tu documento nervioso y distractor.

Elige la opcin que es ms conveniente para tus propsitos. Si usas una plantilla, usa
sus estilos.

Si tu documento ya contiene una tabla de contenidos, simplemente selecciona la opcin


Convert Word Bookmarks (Convertir marcadores de Word) en la ficha Bookmarks (Marcadores) del dilogo Acrobat PDFMaker. De esta forma, el contenido que se incluye en
la tabla de contenidos se refleja automticamente en el panel Bookmarks (Marcadores)
en Acrobat.

Si no ests restringido por normas u otros temas relacionados al negocio y no eres un


usuario avanzado de productos Office, usa la opcin de conversin de ttulos de Word.
Es sencillo adjuntar un estilo Heading1 a los ttulos principales del documento, un estilo
Heading2 a subttulos, un Heading3 a ttulos de nivel inferior, etctera.

En el documento, no uses ttulos o estilos para cualquier texto sino en aquel que intentas
usar como marcadores. Cualquier cosa en la pgina que usa el estilo o ttulo se convierte
a marcador sin importar si contiene texto.

Producirs marcadores en blanco si usas ttulos para crear espacio en blanco en tu


pgina. En vez de usar un estilo de ttulo para mostrar el espacio en blanco, crea un
estilo personalizado para tus plantillas que incluyan espacio adicional antes y despus
del prrafo.

Cortar y pegar
Corta y pega marcadores en
vez de intentar reordenarlos
y anidarlos en el panel Bookmarks (Marcadores). Haz clic
en el marcador que quieres
eliminar y elige Cut (Cortar) desde el men Options
(Opciones) del panel Bookmarks (Marcadores). Luego
haz clic en el marcador en el
lugar precedente a donde
quieres mover el marcador
y elige Paste After Selected
Bookmark (Pegar despus del
marcador seleccionado).

CAPTULO QUINCE

Controlar la accin e interaccin

305

113

Agregar marcadores
en Acrobat

Acrobat te permite agregar marcadores nuevos a un documento con diferentes mtodos. La opcin que elijas depende del nmero necesario. Es fcil agregar dos marcadores
manualmente, pero no es tan sencillo agregar 200. Elige uno de estos mtodos:

Agrega marcadores en blanco al panel Bookmarks (Marcadores) y llnalos manualmente.

Selecciona texto del documento para crear tus marcadores.


Basa los marcadores en la estructura del documento.
Haz clic en el cono Bookmarks (Marcadores)
para mostrar el panel de marcadores.
Para agregar un marcador en blanco, haz clic en el marcador existente en la lista,
encima de donde quieres agregar uno nuevo. Haz clic en New bookmark (Nuevo marcador)
en la barra de herramientas del panel Bookmarks (Marcadores) para agregar un
marcador en blanco (figura 113a). Escribe el texto en el marcador para que reemplace la
etiqueta Untitled (Sin ttulo).

Denir tu ujo de
trabajo
A algunas personas les gusta
completar su trabajo en un
rea esto es, quieres agregar
la lista de marcadores al panel
Bookmarks (Marcadores) y
luego agregar el texto mientras que otras preeren completar un marcador por vez y
hacerlo as en el documento
de principio a n. Para cualquier mtodo, necesitas iniciar con el documento y el
panel Bookmarks (Marcadores) abierto en Acrobat.

Crear un marcador en
una imagen

Figura 113a Agrega nuevos marcadores usando texto predeterminado o copiado del documento.

Consejo
Puedes agregar un nuevo marcador usando el atajo de teclado Ctrl+B cuando el panel
Bookmarks (Marcadores) est activo.

#113: Agregar marcadores en Acrobat

No tienes que quedarte con el


viejo texto aburrido para denir una ubicacin de marcador,
tambin puedes usar una imagen. Haz clic en la herramienta
Select (Seleccionar) en la barra
de herramientas Select &
Zoom (Seleccionar y Ampliar/
Reducir). Luego, haz clic en
una imagen o dibuja un marco
alrededor de una parte de una
imagen en tu documento. Haz
clic con el botn derecho en la
imagen y elige Add Bookmark
(Agregar marcador). Un nuevo
marcador nombrado Untitled
(Sin ttulo) aparece en la parte
inferior de la lista (o debajo de
un marcador seleccionado). La
etiqueta Untitled est activa;
haz clic para borrar la etiqueta
y escribir un nombre para el
marcador.

306

Dale un toque especial


a tus marcadores
Los marcadores aburridos
funcionan, por supuesto,
pero no sera ms agradable
si pudieras personalizarlos,
quizs para que coincidan
con tus colores corporativos?
Puedes.
Haz Ctrl+clic (Control+clic) en
los marcadores que quieres
modicar y elige Properties
(Propiedades) desde el men
Options (Opciones) para
abrir el dilogo Bookmark
Properties (Propiedades de
marcador). Elige una fuente
desde el men desplegable
Style (Estilo) y un color desde
el seleccionador de color.
Haz clic en OK (Aceptar) para
cerrar el dilogo y tus marcadores tendrn una nueva
apariencia por completo.

Ahorra un poco de tiempo de escritura utilizando el texto del documento. Haz clic en
la herramienta Select (Seleccionar)
en la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) y luego haz clic y arrastra con la herramienta para seleccionar
el texto que quieres usar para la etiqueta del marcador. Luego, haz clic en New bookmark
(Nuevo marcador) en la barra de herramientas del panel Bookmarks (Marcadores) para
agregar un marcador con el texto seleccionado.
Si ests trabajando con un documento etiquetado, usa su estructura para crear tus marcadores. Desde el men Options (Opciones) del panel Bookmarks (Marcadores), elige New
Bookmarks from Structure (Nuevos marcadores de estructura). El dilogo Structure Elements
(Elementos de estructura) se abre (figura 113b). Selecciona los elementos que quieres convertir a marcadores: haz Shift+clic para seleccionar un rango; haz Control+clic para seleccionar elementos no contiguos. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y crear tus marcadores.

Figura 113b Usa la estructura de un documento etiquetado para crear rpidamente un conjunto de
marcadores.

Haz clic en un marcador en el panel Bookmarks (Marcadores) para probar su accin. La


parte del documento mostrada en el panel del documento es el destino, que puede ser o
no lo que quieres ver. Para establecer el destino apropiado sigue estos pasos:
1. Selecciona el marcador en el panel Bookmarks (Marcadores).
2. Coloca el documento y ajusta la ampliacin / reduccin como te gustara verla cuando
se use el marcador.
3. Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en el marcador para mostrar el men de
atajo y seleccionar Set Destination (Asignar destino). En el dilogo de confirmacin
resultante, haz clic en Yes (S) para colocar el destino y dejar salir el dilogo.

CAPTULO QUINCE

Controlar la accin e interaccin

307

114

Nombrar destinos

Hay dos partes del proceso de destino: primero, define el destino en el documento de
destino y segundo, crea el vnculo desde el documento de origen.
Para establecer un destino en el documento de destino, sigue estos pasos:
1. Elige View > Navigation Panels > Destinations (Ver > Paneles de navegacin > Destinos)
para abrir el panel Destination (Destinos).
2. Define la vista de pgina y ampliacin como sea necesario usando cualquier combinacin de barras de desplazamiento, niveles de ampliacin, moviendo la pgina con la
herramienta Hand (Mano), etctera.
3. En el panel Destinations (Destinos), haz clic en New Destination (Nuevo destino)
nombra el destino (figura 114a) Guarda el archivo.

Figura 114a Dene un destino en un documento para mantener


anclada una ubicacin.

Sigue estos pasos en el documento de origen para completar el vnculo:


1. Dibujar el vnculo en la pgina con la herramienta Link (Vnculo); se abre el dilogo Link
Properties (Propiedades de vnculo).
2. Especifica la apariencia del vnculo. Selecciona Custom link (Vnculo personalizado)
en los botones Link Actions (Vincular accin) en la parte inferior del dilogo y haz clic
en Next (Siguiente) para abrir el dilogo de dos fichas Link Properties (Propiedades de
vnculo).
3. Haz clic en Actions (Acciones) para mostrar la ficha, elige Go to a page view (Ir a la vista
de pgina) desde el men desplegable Select Action (Seleccionar accin) y haz clic en
Add (Agregar). Se abre el dilogo Create Go to View (Crear vista Ir a).
(contina en la siguiente pgina)

#114: Nombrar destinos

Todo en el lugar
correcto
Antes de iniciar la organizacin de los contenidos de tu
lista de marcadores en una
jerarqua, asegrate de que
los niveles de los ttulos estn
en el orden correcto. Dependiendo de cun metdico
fuiste cuando creaste los marcadores, podran no reejar
correctamente el orden de
los contenidos. Para arreglar
la secuencia, primero selecciona el marcador que quieres mover. Arrstralo hacia
arriba o hacia abajo en la
lista para ubicarlo en el lugar
apropiado. Vers una lnea
indicadora punteada con una
pequea echa negra debajo
o sobre cada ttulo mientras
arrastras el marcador arriba
o abajo en la lista. Coloca el
marcador cuando el indicador
muestre la ubicacin correcta.
Reordenar la lista de marcadores no cambia los niveles
de ttulo de ninguna forma.

308

Manejar marcadores
Construye una estructura de
marcadores anidados para
despejar el panel Bookmarks
(Marcadores). Mientras construyes una estructura anidada, un indicador de nivel
aparece a la izquierda del
marcador padre. Haz clic en el
signo de ms para contraer el
marcador.

4. Abre el panel Destinations (Destinos) del documento de destino y haz doble clic en el
listado. Acrobat te lleva de regreso al dilogo Link Properties (Propiedades de destino)
en donde ves que la accin enlistada contiene los nombres del documento y del destino
(figura 114b).

Los marcadores anidados son


dependientes de su padre.
Cuando mueves el marcador
padre, Acrobat incluye cualquier marcador hijo y niveles en el desplazamiento. Si
borras un marcador padre,
todos los niveles anidados se
borran tambin.

Figura 114b Los detalles


de la accin incluyen el
nombre del destino.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo Link Properties (Propiedades de vnculo),
regresndote al vnculo en el documento de origen.
6. Prueba el vnculo y guarda el documento de origen.

Anidar marcadores
Los marcadores forman una tabla de contenidos interactiva que permite a tus lectores ver rpidamente un esquema de los contenidos del documento. Para mover marcadores, recuerda estos
puntos:

CAPTULO QUINCE

Si quieres anidar un marcador, seleccinalo y arrstralo por el cono. De nuevo vers la lnea horizontal negra. Cuando ests debajo del marcador que ests designando como padre, arrastra
ligeramente hacia la derecha. Cuando veas que la lnea horizontal se mueve debajo del texto del
marcador padre en vez de su cono, suelta el ratn para anidar el marcador.

Si quieres mover un marcador fuera de una posicin anidada, arrastra el cono del marcador a
una posicin debajo del marcador padre y arrastra hacia la izquierda. Cuando veas la lnea negra
horizontal debajo del cono del marcador padre, suelta el ratn para promover el marcador.

Controlar la accin e interaccin

309

115

Dibujar un botn sencillo

Todo el mundo sabe qu son los botones los digitales, no aquellos cosidos en tu camisa.
Acrobat ofrece cuatro comportamientos diferentes de botn. El comportamiento Push (Al
activar) te permite configurar diferentes estados y apariencias (ver el #117, Configurar un
botn con comportamiento Al activar), para aprender sobre botones Push (Al activar).
Sigue estos pasos para configurar el botn:
1. Selecciona la herramienta Button (botn)
en la barra de herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada) y usa las guas de ubicacin para agregar la forma de botn
a la pgina (figura 115a). Para que aparezca en la pgina, suelta el ratn.

Figura 115a Usa las guas automticas para ayudarte a colocar el botn.

2. Se abre el dilogo Field Name, nombrando al botn Button1 (Botn1) por defecto;
haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el dilogo
Button Properties (Propiedades del botn).
3. Cambia el nombre del botn y escribe un consejo de herramientas, si gustas.
4. Selecciona la ficha Appearance (Aspecto) y define cmo lucir el botn, eligiendo un
color para fondo y texto, bordes, fuente y estilos de lnea.
5. Selecciona la ficha Options (Opciones) y define cmo se ver el contenido en el botn.
Tienes numerosas opciones:

En el men desplegable Layout (Diseo), puedes seleccionar desde una lista de


opciones de diseo. Si eliges cualquier opcin que incluya rtulos, el campo Label
(Rtulo) se activa; si eliges cualquier opcin que incluya imgenes, el campo Icon
(cono) se activa.
(contina en la siguiente pgina)

#115: Dibujar un botn sencillo

Y el ganador es . . .
El desencadenador ms
comn es Mouse Up (Ratn
soltado). El usuario le hace
clic a un botn con el ratn
y cuando suelta el botn, la
accin se inicia. Es un buen
protocolo de diseo usar el
desencadenador Mouse Up
(Ratn soltado) en lugar de
Mouse Down (Ratn pulsado).
Luego, si el usuario decide no
seleccionar el botn, puede
arrastrar el puntero fuera del
botn y cancelar la accin.

310

Convertir acciones de
programa a acciones PDF

(Windows)
Acrobat 9 en Windows te
permite traer objetos y estructuras de PowerPoint como
vnculos y botones dentro de
la versin PDF de la presentacin. Puedes usar formas y
grcos superpuestos, botones de accin, parmetros
de accin y notas del presentador.

Desde el men desplegable Behavior (Comportamiento), elige una opcin. None (Ninguno) no muestra cambio cuando el botn es cliqueado; los botones Push (Al activar)
usan distintas apariencias en relacin a la ubicacin del ratn (como un aspecto ms
plido cuando el ratn se mueve sobre el botn o ms oscuro cuando el ratn hace
clic en l); Outline (Contorno) resalta el borde del botn cuando es cliqueado; e Invert
(Invertido) revierte los colores oscuros y claros en el botn cuando es cliqueado (figura
115b).

Escribe el texto para el botn en el campo Label (Rtulo). Para agregar un cono, que
puede ser una imagen o un archivo PDF, haz clic en Choose Icon (Seleccionar cono)
para abrir un dilogo de bsqueda. Ubica el archivo y seleccinalo. Una miniatura aparece en el dilogo Button Properties (Propiedades del botn).

Antes de que realices la conversin, elige Adobe PDF >


Change Conversion Settings
(Adobe PDF > Cambiar conguracin de conversin)
para abrir el dilogo Acrobat PDFMaker. Asegrate de
que las opciones adecuadas
estn seleccionadas como
convertir notas, vnculos,
etctera. Luego convierte la
presentacin a PDF y brela.
Si despus abres un vnculo o
el dilogo Button Properties
(Propiedades del botn) vers
incluida la accin.
Si tienes otras acciones que
quieres agregar una vez que
el documento es convertido a
PDF desde una presentacin
de PowerPoint, mira si puedes
reutilizar las acciones que ya
has importado. En el dilogo
Link Properties (Propiedades
de vnculo), puedes agregar,
modicar, eliminar o reordenar las acciones importadas,
as como aquellas que creas
en Acrobat.

CAPTULO QUINCE

Figura 115b Determina la apariencia del botn usando imgenes, texto


o ambos.

Consejo
Haz clic en Advanced (Avanzadas) para elegir opciones de escalado y colocacin en el dilogo Icon Placement (Colocacin del cono).
6. Selecciona la ficha Actions (Acciones) y define qu quieres que haga el botn cuando
sea cliqueado. Lee sobre el uso de acciones en el #118, Editar acciones.
7. Haz clic en Close (Cerrar) para salir del dilogo y completar el botn.
8. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) para desactivar el modo de edicin y haz clic
para probar tu botn.

Controlar la accin e interaccin

311

116

Construir un lote de botones

Acrobat te permite agregar rpidamente varios botones a una pgina. Comienza por dibujar el primer botn y configurar su aspecto. Ve la columna Accin: ahora o despus para
saber cundo agregar las acciones antes de realizar mltiplos. Una vez que el botn est
listo, sigue estos pasos para agregar un lote de botones a una sola pgina:
1. Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en el botn (nombrado Button0 en el ejemplo) y elige Place Multiple Fields (Insertar varios campos) desde el men de atajo; se
abre el dilogo Create Multiple Copies of Fields (Crear mltiples copias de campos).
2. Especifica los nmeros de filas de botones que quieras mostrar en el documento. En el
ejemplo, hay tres botones en dos filas. Puedes tambin redimensionar los botones en
el dilogo.
3. Usa los botones de posicionamiento para desplazar el grupo de botones en la pgina
vers una previsualizacin en la pgina al hacer cambios.
4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.
5. Los botones se nombran de acuerdo a sus nombres originales (figura 116). En el ejemplo, el botn original se nombr Button0 y es renombrado Button0.0.0. El botn a su
lado en la fila es nombrado Button 0.0.1; la segunda fila comienza la numeracin en
Button0.1.0. Al agregar botones a la coleccin se contina con la secuencia de numeracin.

Duplicar botones
Quieres un botn de Regresar que aparezca en cada
pgina de tu documento?
Construye tu botn y agrega
la accin adecuada. Por ejemplo, para usar un botn de
Regresar aplicado a las pginas del documento, dibuja
el primer botn y en el dilogo Button Properties (Propiedades del botn), coloca
una accin de ir a una vista
de pgina. Colocar la accin
antes de realizar los duplicados ahorra un montn de
tiempo despus.
Para agregar los duplicados:
1. Mueve el botn a la ubicacin correcta en la pgina y
haz clic con el botn derecho (Control+clic) en el
botn para abrir el men
de atajo. Elige Duplicate
(Duplicar) para abrir el dilogo Duplicate Field (Duplicar campo).
2. La seleccin predeterminada es All pages (Todas);
puedes hacer clic en From
(De) y escribir el intervalo
de pginas a usar, si preeres.

Figura 116 Las series de botones se designan con el nombre original del botn y
sus posiciones (arriba) y luego se renombran y reconguran (abajo).

6. Haz doble clic en cada botn para abrir su respectivo dilogo Button Properties (Propiedades del botn) y realiza cambios al nombre y la accin. El conjunto terminado se
muestra en la parte inferior de la figura 116.

#116: Construir un lote de botones

3. Haz clic en OK (Aceptar)


y los botones se agregan. Tan slo eso. Cuando
duplicas el botn, es meramente una copia del original los nombres de los
botones no se cambian.

312

Accin: ahora o
despus
Considera las acciones de los
botones en algunos casos
(como en un conjunto de
botones que abren una serie
de documentos), es ms sencillo tener la accin colocada
para el primero y luego realizar modicaciones simples
a los otros. Otras veces si
las acciones son muy diferentes crea los botones y
luego agrega las acciones a
cada uno. El ejemplo usado
aqu ofrece diversos comandos File (Archivo), incluyendo
Save File As (Guardar archivo
como), Print File (Imprimir
archivo), Attach to Email
(Adjuntar a correo electrnico), Close File (Cerrar
archivo) y Exit Program (Salir
del programa). El botn nal
en la la 2 se borr. Es ms
sencillo agregar el comando
al primer botn y luego revisar los duplicados.

CAPTULO QUINCE

Y si quieres el mismo botn, como uno de Regresar o Imprimir en cada pgina? No hay
problema. Ve cmo realizar botones duplicados en la columna Duplicar botones.

Esos molestos errores


Supn que creas un conjunto de botones copiando y pegando. Luego haces clic en la herramienta
Hand (Mano) y te das cuenta de que tu borde debera ser ms no y el lote entero de los botones
usan el aspecto incorrecto. No te preocupes. Selecciona todos los botones y luego cambia la apariencia en la barra Properties (Propiedades). Los cambios se aplican a todos los botones seleccionados.
P.D. El mismo proceso aplica a los vnculos.

Controlar la accin e interaccin

313

117

Configurar un
botn Al activar

Los botones comnmente cambian de aspecto cuando mueves el puntero sobre ellos y
luego pueden cambiar otra vez cuando les haces clic. Estos cambios son llamados estados del botn. Acrobat ofrece cuatro comportamientos distintos de botn, y un comportamiento, Push (Al activar), que te permite configurar diferentes estados para los botones.
Selecciona la herramienta Button (Botn)
en la barra de herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada) y haz clic cuando las guas muestren el botn en la ubicacin
correcta. Haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) en el dilogo
Field Name (Nombre del campo) para abrir el dilogo Button Properties (Propiedades del
botn).
Una vez que estn en este dilogo, sigue las instrucciones del #115, Dibujar un botn
sencillo, anteriormente en este captulo para nombrar y establecer el aspecto. La accin
real toma lugar en las fichas Options (Opciones) y Actions (Acciones).

Desde el men desplegable Layout (Diseo), puedes seleccionar desde una lista de
opciones de diseo. Si eliges cualquier opcin que incluya rtulos, el campo Label
(Rtulo) se activa; si eliges cualquier opcin que incluya imgenes, el campo Icon
(cono) se activa.

Acciones del ratn


Los botones pueden ocasionar diversas acciones dependiendo de dnde est tu
puntero en relacin al botn,
as como la accin del ratn
en s. Estos movimientos del
ratn son denominados triggers (desencadenadores).
Elige desde un nmero de
diferentes desencadenadores
en el panel Options (Opciones)
del dilogo Button Properties
(Propiedades del botn). Elige
uno de estos desencadenadores desde el men desplegable
Trigger (Desencadenador):

incluir Down (Est pulsado) y Rollover (Al pasar sobre l) en el men State (Estado) junto
con Up (No est pulsado) el nico estado disponible para las otras opciones de comportamiento (figura 117a).

Mouse Down (Ratn


pulsado). El botn del
ratn es presionado.

Haz clic en el estado apropiado en la lista a la izquierda del dilogo y escribe el texto en

Mouse Up (Ratn soltado). El botn del ratn ha


sido presionado y soltado.

Mouse Enter (Ratn


dentro). El puntero se
mueve sobre el botn.

Mouse Exit (Ratn fuera).


El puntero se mueve lejos
del rea del botn.

Elige Push (Al activar) desde el men desplegable Behavior (Comportamiento) para

el campo Label (Rtulo). Para agregar un cono, que puede ser una imagen o un archivo
PDF, haz clic en Choose Icon (Seleccionar cono) para abrir un dilogo de examinar.
Ubica el archivo y seleccinalo. Una miniatura aparece en el dilogo Button Properties
(Propiedades del botn).

Consejo
Haz clic en Advanced para elegir opciones de escalado y colocacin en el dilogo Icon Placement (Colocacin del cono).

#117: Configurar un botn Al activar

Hay varios otros desencadenadores tambin utilizados


especcamente para formularios y medios como los
desencadenadores on Blur
(Campo activado) y on Focus
(Campo desactivado) para
campos de formulario y Page
Visible / Invisible (Pgina
visible / invisible) para clips
de medios. Rerete al captulo 13, Usar video de Flash y
medios 3D, para informacin
en el uso de multimedia.

314

Poner la Barra de
herramientas de cabeza
Todas las herramientas usadas para modicar barras
de herramientas, botones
y vnculos estn en la barra
de herramientas Properties
(Propiedades). Haz clic con
el botn derecho en la parte
vaca de la barra de herramientas en la parte superior
de la ventana del programa
y elige Properties Bar (Barra
de propiedades) o usa el
atajo Ctrl+E (Comando+E). Si
ests trabajando con un gran
nmero de elementos, arrastra la barra de herramientas
a la parte vaca de la barra de
herramientas para acoplarla.
Cuando le haces clic a un
vnculo, marcador o botn,
la barra de propiedades del
elemento est activa haz clic
en More (Ms) en la barra de
herramientas para abrir el dilogo de dos chas si quieres
colocar acciones para el elemento seleccionado.

Figura 117a Determina la apariencia para cada estado del botn usando imgenes, texto o ambos.

Una vez que has establecido la apariencia para cada estado, selecciona la ficha Actions
(Acciones) y especifica desencadenadores y acciones que quieras asociar con el botn. Si
quieres usar acciones independientes para desencadenadores independientes, repite el
proceso y elige el desencadenador apropiado desde el men desplegable Triggers (Desencadenadores).

Consejo
Los desencadenadores estn descritos en la columna Acciones del ratn.
Haz clic en el dilogo cuando hayas terminado y prueba el botn (figura 117b).

Figura 117b Prueba el botn y sus estados en la gura, la imagen izquierda es


el botn esttico, el botn central muestra el estado Mouse Enter (Ratn dentro)
y la imagen derecha muestra el estado Mouse Down (Ratn pulsado).

CAPTULO QUINCE

Controlar la accin e interaccin

315315

118

Editar acciones

Usar botones y otros elementos interactivos como vnculos o marcadores es un ejercicio


bastante sin sentido a menos que algo suceda cuando el usuario le hace clic al objeto. En
el dilogo Button Properties (Propiedades del botn) haz clic en Actions (Acciones) para
mostrar las opciones que puedes elegir y personalizar.
Puedes agregar cualquier nmero de acciones que quieras a un vnculo, botn o marcador (figura 118a). Pero cuida de que la secuencia sea correcta por ejemplo, probablemente no quieres una accin que abra una ventana desplegable explicando que otro
documento se va a abrir despus de que el archivo ya est mostrado.

Figura 118a Agrega varias


acciones al mismo marcador
u otro objeto interactivo
como un vnculo o botn.

Una gran categora de acciones te permite aplicar elementos de men a tu botn interactivo, vnculo marcador desde el dilogo Properties (Propiedades). En la ficha Actions (Acciones), nota que Execute a menu item (Ejecutar un elemento de men) es la predeterminada
en la lista. Haz clic en Add (Agregar) para abrir las opciones disponibles (figura 118b).

Saltar a la accin
Experimenta con las opciones
disponibles en la accin Execute a menu item (Ejecutar un
elemento de men). Puedes
sorprenderte de cun interesante y funcional se convierte tu
documento. Aqu hay algunas
de las cosas que puedes hacer:

Enviar un documento por


correo electrnico.

Guardar copias del documento.

Abrir otros documentos o


medios digitales

Cambiar a varios niveles


de ampliacin y reduccin.

Mostrar diferentes barras


de herramientas y paneles
de navegacin.

Hacer que tu
documento sea
sensible
Aplica acciones a elementos
individuales de un documento
o al documento entero. Puedes
usar acciones aplicadas a tu
documento para una variedad
de propsitos por ejemplo,
para desplegar instrucciones
o agradecer a los visitantes el
llenado de un formulario.
Para colocar acciones de
documento usando Acrobat
JavaScript sigue estos pasos:

Figura 118b Puedes usar muchos elementos de


men como acciones anexadas a los botones.

#118: Editar acciones

(contina en la siguiente
pgina)

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1. Elige Advanced > Document Processing > Set


Document Actions (Avanzadas > Proceso de documentos > Denir acciones
de documento). Se abre el
dilogo Document Actions
(Acciones de documento)
mostrando una lista de
acciones que se reeren
a distintos estados de un
documento.
2. Selecciona una accin
desde la lista a la izquierda
del dilogo. Luego haz clic
en Edit (Editar) para abrir el
dilogo JavaScript Editor
(Editor JavaScript).
3. Escribe el texto para tu
guin en el dilogo.
4. Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo y
enlistar el guin en el
dilogo de acciones del
documento la accin
seleccionada muestra un
crculo verde al lado de
su listado, lo que signica
que tiene un guin de programacin activo.
5. Click en OK (Aceptar) para
cerrar el dalogo Document Actions (Accones de
documento).
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