AUDITORIA DE GESTION - OBJETIVO: El objetivo primordial de la auditora

de gestin consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en algunas de

las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios. La finalidad es
ayudar a la direccin a lograr la administracin ms eficaz. Su intencin es
examinar y valorar los mtodos y desempeo en todas las reas. Los factores
de la evaluacin abarcan:-El panorama econmico-la adecuada
utilizacin de personal y equipo-los sistemas de funcionamiento
satisfactorios.
En la auditora de gestin se realizan anlisis para determinar deficiencias
causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades,
embotellamientos, descuidos, prdidas innecesarias, actuaciones equivocadas,
deficiente colaboracin, fricciones entre ejecutivos y una falta general de
conocimientos o desdn de lo que es una buena organizacin. Suele ocurrir a
menudo que se produzcan prdidas por prolongados espacios de tiempo, lo
cual, a semejanza de las enfermedades crnicas, hace que vaya empeorando
la situacin debido a la falta de vigilancia.
Por medio de los trabajos que realiza el auditor, ste se encuentra en posicin
de determinar y poner en evidencia las fallas y mtodos defectuosos
operacionales en el desempeo, respecto de las necesidades especficas de la
direccin en cuanto a la planeacin, y realizacin de los objetivos de la
organizacin.
LA RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR Consiste en ayudar y respaldar a la
direccin en la determinacin de las reas en que pueda llevarse a cabo
valiosas economas e implantarse mejores tcnicas administrativas, seguida de
una investigacin definida y donde quieran que surjan aspectos o
circunstancias susceptibles de remedio o mejora, es obligacin del auditor
examinar con mirada crtica y valorar toda solucin que parezca conveniente.
La revisin de los mtodos y desempeos administrativos, comprende un
examen de los objetivos, polticas, procedimientos, delegacin de
responsabilidades, normas y realizaciones. La eficiencia operativa de la funcin
o rea sometida a estudio, puede determinarse mediante una comparacin de
las condiciones vigentes, con las requeridas por los planes, polticas etc.
AUDITORIA INTERNA VERSUS AUDITORIA EXTERNA
La auditora interna
tiene lugar cuando el personal que genera la actividad auditoria pertenece a la
misma organizacin que la unidad auditada. La auditora externa se produce
en cambio, cuando el auditor forma parte de una organizacin distinta de la
que pertenece la unidad auditada.
Los trminos interno y externo son independientes al tipo de auditoria que se
haga, una auditoria operativa o una auditora financiera puede ser interna o
externa en funcin de la ubicacin organizativa del responsable de la misma.

Es necesario precisar esto porque suele identificarse errneamente la auditoria

interna con la auditora contable o financiera.
CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION Para entender el concepto de
auditora de gestin es necesario conocer los conceptos tradicionales de
auditora administrativa y auditora operacional.

La AUDITORA ADMINISTRATIVA puede definirse como el examen

comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa o una
institucin; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de
operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales
La AUDITORA OPERACIONAL se define como una tcnica para evaluar
sistemticamente la efectividad de una funcin o una unidad con referencia a
normas de la empresa, utilizando personal especializado en el rea de estudio,
con el objeto de asegurar a la administracin que sus objetivos se cumplan, y
determinar qu condiciones pueden mejorarse.
La AUDITORA DE GESTIN es el examen que se realiza a una entidad
con el propsito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se
manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos
por el Ente. Es el examen crtico, sistemtico y detallado de las reas
y controles operacionales de un ente, realizado con independencia y
utilizando tcnicas especficas, con el propsito de emitir un informe
profesional sobre la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo
de los recursos, para la toma de decisiones que permitan la mejora de
la productividad del mismo.
NORMAS PARA EL CONTROL DE GESTIN El control de gestin en las
empresas pretende establecer un control integral, a partir de la evaluacin de
los estados de resultados de las actividades administrativas y operativas, su
proyeccin hacia el futuro, y la evaluacin de sus resultados histricos para
detectar variaciones y tendencias, con el propsito de determinar la eficiencia
y eficacia.
Normas personales Las normas personales hacen referencia a las cualidades
que el auditor debe tener para realizar este tipo de trabajo, dentro de las
cualidades que el carcter profesional del control de gestin lo exige.
Capacidad Profesional e Idoneidad. El personal asignado para realizar el
control de gestin debe tener capacidad y preparacin en reas afines, as
como la ms alta formacin tica y moral que le permita realizar un anlisis
eficiente. Entrenamiento tcnico y profesional El entrenamiento tcnico

permanente implica la adquisicin de habilidades y conocimientos necesarios

para la realizacin del trabajo. Independencia de Criterio Los juicios
emitidos deben basarse en resultados objetivos, determinados por los
resultados del trabajo, independientes de cualquier opinin personal que
desve la realidad de la entidad. Cuidado y Diligencia Profesional. En el
desarrollo del trabajo el profesional debe tener una visin analtica y creativa,
la cual le permita efectuar un anlisis crtico en reas estratgicas y establecer
las herramientas necesarias para la toma de decisiones.

Normas relativas al trabajo - Planificacin Estas normas hacen relacin al

desarrollo del trabajo con criterios de planeacin, anlisis de, metas y
programas, beneficiarios de su accin y anlisis de los costos mnimos.
Planificacin general, planificacin especfica, programas de auditora y archivo
permanente La planificacin de una auditora implica desarrollar una estrategia
general para su conduccin a fin de asegurar que el auditor tenga un cabal
conocimiento y comprensin de las actividades, sistemas de control e
informacin y disposiciones legales aplicables a la institucin, que le permitan
evaluar el nivel de riesgo de auditora as como determinar y programar la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.La
planificacin de una auditora implica desarrollar una estrategia general para
su conduccin a fin de asegurar que el auditor tenga un cabal conocimiento y
comprensin de las actividades, sistemas de control e informacin y
disposiciones legales aplicables a la institucin, que le permitan evaluar el nivel
de riesgo de auditora as como determinar y programar la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar. Ejecucin Estudio y
evaluacin del control interno, evaluacin del cumplimiento de disposiciones
legales y reglamentarias, supervisin del trabajo de auditora, evidencia
suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicacin de
observaciones y carta de representacin.
Estudio y evaluacin del control
interno, evaluacin del cumplimiento de disposiciones legales y
reglamentarias, supervisin del trabajo de auditora, evidencia suficiente,
competente y relevante, papeles de trabajo, comunicacin de observaciones y
carta de representacin. En la etapa de elaboracin del plan de trabajo hay
que definir exactamente el tiempo que requiere la investigacin, estimar este
tiempo por fases, determinar los recursos humanos que participarn, estimar
los recursos materiales que han de utilizarse y evaluar previamente los costes
generales del estudio.

El plan de trabajo de la auditora operativa agrupa un conjunto de etapas,

algunas de las cuales se pueden ejecutar simultneamente: -Decidir el inicio
del estudio.-Recoger la informacin bsica.-Hacer la entrevista inicial y
presentar el plan de trabajo.-Hacer entrevistas individuales con los
responsables seleccionados.-Hacer una recopilacin general de la informacin.Realizar una encuesta especfica a una muestra significativa del personal.Analizar los dalos.-Elaborar propuestas y conclusiones.-Editar y presentar el
estudio.
Estudio y Evaluacin del Control de Gestin
La actividad de la auditoria
empieza cuando el ncleo estratgico de un rea determinada observa
resultados no satisfactorios y solicita los servicios a una unidad de auditoria.
El auditor hace un diagnstico de la organizacin y se plantean dos preguntas
bsicas Cules son los resultados no deseados? Y Cules son las causas de
estos resultados negativos?. El analista recoge toda la informacin necesaria
para determinar la actividad y el soporte estructural, personal y material de la
organizacin; localiza las principales variables que no funcionan de acuerdo
con los planes establecidos por el rea o de acuerdo con los criterios de
eficacia y de eficiencia.

Normas Relativas al Informe

Como resultado del control de gestin se
redacta un informe con el fin de emitir los resultados sobre la gestin del
administrador frente a los recursos puestos a su disposicin.
TECNICAS PARA LA AUDITORA DE GESTIN Al estudiar y evaluar el
sistema de control interno y determinar el alcance de la Auditora, el auditor
debe obtener informacin suficiente, competente y relevante a fin de promover
una base razonable para sus operaciones, criterios, conclusiones y
recomendaciones.
Precisamente las tcnicas de Auditora son los diversos
mtodos utilizados por el auditor para obtener evidencias.
Examen o inspeccin fsica. Observacin fsica de un activo. Inspeccin
documental
Se observa un documento para saber si es genuino, sin
alteraciones, autntico, con aprobaciones y que fueron asentados
correctamente en los libros, registros e informes. Confirmacin
Se obtiene
directamente de un agente externo, informacin por escrito, para ser usada
como evidencia, por ejemplo confirmar efectivo, cuentas por cobrar, ttulos de
propiedades, pasivos contingentes y otras reclamaciones, para determinar la
exactitud o validez de una cifra o hecho. Entrevistas
Realizacin de
preguntas
necesarias
para
el
conocimiento
general
del
trabajo.

Comparaciones Se compara a partir de:-Informacin del ao anterior.Informacin del plan.-Informacin de las otras empresas de la misma rama.
Observacin Es muy amplia, prcticamente infinita, puede incluir desde la
observacin del flujo de trabajo, las acciones administrativas del personal
involucrado del rea, documentos, acumulacin de materiales, materiales
excedentes, entre otros. Verificacin.
Verificar que cada elemento de cada
uno de los documentos es lo apropiado y se corresponde con la legislacin
vigente. Investigacin. Examinar acciones, condiciones, acumulaciones y
procesamiento de activos y todas aquellas operaciones relacionadas con estos.
Esta investigacin puede ser externa o interna y por lo regular mediante la
realizacin de cuestionarios previamente formulados. Anlisis. Se recopila y
usa informacin con el objetivo de llegar a una deduccin lgica, determinar
las relaciones entre las diversas partes de una operacin.
Involucra la
separacin de las diversas partes de la entidad o de las distintas influencias
sobre la misma y despus determinar el efecto inmediato o potencial sobre una
organizacin dada una situacin determinada. Evaluacin. Es el proceso de
arribar a una decisin basado en la informacin disponible. La evaluacin
depende de la experiencia y juicio del auditor
ETAPA DE PLANEACIN En esta etapa se busca obtener informacin general
sobre la entidad en relacin a : -Normatividad-Antecedentes-OrganizacinMisin-Objetivos-Funciones-Recursos-polticas
generales-procedimientos
operativos. Se determina los procedimientos a seguir para la ejecucin del
control de gestin, como la cobertura, el periodo de anlisis y la elaboracin de
los papeles de trabajo (formatos, base y anexos) en los que se reclasificar la
informacin financiera, elaboracin del informe.
Esta informacin permite
apreciar las reas crticas de la entidad, sirviendo de apoyo para la elaboracin
de las diferentes metodologas aplicables en el control de gestin, el
cronograma de actividades, distribucin del trabajo y el tiempo de ejecucin

Primera fase: Induccin y conocimiento de la Entidad.

Con el fin de
establecer el objeto social, funciones y contextos macroeconmicos de las
entidades, se debe recopilar informacin, tanto de la Entidad como
complementaria, mediante entrevistas, inspeccin ocular, consulta de archivos,
recopilando la siguiente informacin: -Normas de creacin, modificaciones y
reglamentacin. -Naturaleza Jurdica. -Estructura organizacional. -Manuales de
funcionamiento y procedimientos -Normatividad interna y externa. -Objetivos
-Reglamentos internos. -Financiera (balance, estado de prdidas y ganancias
con sus respectivas notas y anexos) -Presupuestal (inicial y ejecutado) -Tcnica
-Estadstica -Plan de desarrollo con programas y subprogramas.-Personal
nmero total de empleados operativos y administrativos, nmero de

pensionados. -Caractersticas y especificaciones en precios y cantidades de los

bienes o servicios prestados.-De acuerdo al tipo de actividad desarrollada por
la entidad se solicita la informacin que considere necesarias: encuestas,
entrevistas, visitas, pruebas de recorrido, verificacin de registros, clculos y
diseos (indicadores): informacin que debe ser reclasificada y analizada.
-Informe de Gerencia, Control Interno.
Segunda Fase: Manejo de la informacin.
Una vez determinado el
objeto social y funciones de la entidad, se procede a la reclasificacin de la
informacin financiera en los formatos bases y anexos.-El objeto de reclasificar
la informacin financiera y establecer anexos, es disponer de informacin
depurada, para lograr un mejor anlisis del rea a auditar y detectar reas
criticas.-Establecer tendencias y desviaciones. Dichos anexos sirven como
herramientas en las metodologas.-En el desarrollo del control de gestin es
importante aclarar el criterio de evaluacin de las empresas pblicas, el cual
difiere sustancialmente frente a las empresas privadas, puesto que en estas
ltimas la razn principal es la bsqueda de utilidades, mientras que en la
empresa pblica influyen factores de diferentes ndole, que impiden analizarlas
bajo la ptica del anlisis financiero tradicional.-Las polticas de gobierno
inciden en su gestin, por medio de mltiples mecanismos directos e
indirectos.