TABLA DE CONTENIDO

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN ASOCIATIVA APLICADO EN LAS ORGANIZACIONES: FEDECADE - AROMA AMAZÓNICO – SAN CARLOS – APROCA -UCOCS

............................................................................... 6 OBJETIVO ........................................................................................ 7 RESULTADOS ................................................................................... 7 METODOLOGIA ................................................................................ 8
ANTECEDENTES DESARROLLO DE LA METODOLOGIA .......................................................................... 8 CAPITULO 1 ..................................................................................... 9 Federación Nacional de Cacaoteros del Ecuador FEDECADE. ...................................... 9 Corporación Esmeraldeña para la Formación y el Desarrollo Integral (CEFODI). ...... 9 Comité Empresarial Aroma Amazónico –CEAA ............................................................ 10 CAPITULO II ................................................................................... 10 LA COMERCIALIZACION ASOCIATIVA ..................................................................... 10 CAPITULO III .................................................................................. 11 LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION .................................................. 11 CONCEPTO ..................................................................................................................... 11 IMPORTANCIA............................................................................................................... 11 CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD ............................................ 11 CAPITULO IV .................................................................................. 12 DE LOS MIEMBROS EL EQUIPO COMERCIAL............................................................ 12 RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE COMERCIALIZACION ...................................................................................................... 13 Coordinador de la Comercialización de la organización ........................................... 13 Calificador Local y Bodeguero ...................................................................................... 15 FLUJO DE PROCESO PARA COMPRAS EN CENTRO DE ACOPIO ......................... 16 Administrador contador: ................................................................................................ 17 CAPITULO V ................................................................................... 20 REGISTROS CONTABLES A UTILIZAR EN LA COMERCIALIZACIÓN DE CACAO ................................................................................................................................. 20 EN LAS COMPRAS ......................................................................................................... 20 COMPROBANTE DE COMPRA............................................................................... 21 LIQUIDACIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS ................................................. 21 FORMATO LIQUIDACION DE COMPRAS/SERVICIOS ................................... 22

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN HOJA DE CONTROL DE LOTE N: .................................................................... 23 TARJETA DE IDENTIFICACION DE CONTROL DE LOTE. .............................. 24 FORMATO KARDEX ................................................................................................ 25 INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL REGISTRO DE KARDEX............... 26 EN LAS VENTAS ................................................................................................................. 28 EGRESO DE BODEGA ................................................................................................... 28 COMPROBANTE DE EGRESO DE BODEGA No. OO1 ................. 28 FACTURAS COMERCIALES ........................................................................................ 29 GUIAS DE REMISION .................................................................................................... 30 OTROS REGISTROS CONTABLES .............................................................................. 31 COMPROBANTES DE INGRESO ............................................................................ 31 COMPROBANTES DE EGRESOS ............................................................................ 32 AUXILIARES CONTABLES........................................................................................... 33 Libro de Caja General ................................................................................................. 33 Libro de caja chica ....................................................................................................... 33 Libro de bancos............................................................................................................ 34 CAPITULO VI .................................................................................. 34 DESARROLLO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS .......................................................................................................... 34 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS PARA EL EJERCICIO 2006-2007 DE LA ORGANIZACION ……….................................... 35 Capitulo 1.- Generalidades ....................................................................................... 35 CAPÍTULO 2: De la cuenta para el manejo del Fondo de Comercialización .... 36 CAPITULO 3: ................................................................................... 38 DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS ASOCIACIONES .................................................. 38 DE LAS SOLICITUDES, ENTREGAS Y REPOSICION DEL FONDO DE COMERCIALIZACION .................................................................................................. 38 CAPITULO 4 ................................................................................... 39 DE LAS COMPRAS ............................................................................................................. 39 Art. 8.- Documentos y Registros. ................................................................................... 39 Art. 9.- Precio y formas de pago. ................................................................................... 39 Art 10.- Despacho y Transporte al centro de acopio principal. ................................ 40 CAPITULO 5 ................................................................................... 40 DE LAS VENTAS Y DESPACHOS .................................................................................... 40 Art. 11 Documentos y Registros .................................................................................... 40 Art. 12.- Precios y Formas de Cobro ............................................................................. 40 CAPITULO 6 ................................................................................... 41 DISPOSICIONES GENERALES ......................................................................................... 41 CAPITULO 7 ................................................................................... 42 DISPOSICIONES TRANSITORIAS ................................................................................... 42 NOTAS IMPORTANTES: ................................................................................................... 42 MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIOS............................................................... 43 Introducción ..................................................................................................................... 43 Objetivos ........................................................................................................................... 43 Normas Generales ........................................................................................................... 43 Uso del reglamento de Inventarios ............................................................................... 43 Actividades del Encargado de Procesos ....................................................................... 44
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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN Formación del Lote de Proceso ................................................................................. 44 Etapas de Proceso. ........................................................................................................... 44 Secado ........................................................................................................................... 44 Pilado ............................................................................................................................ 44 Inventarios de producto terminado .............................................................................. 45 Ingresos ......................................................................................................................... 45 Egresos .......................................................................................................................... 45 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.................................................................................. 46 COMPRAS ........................................................................................................................ 46 Introducción ................................................................................................................. 46 Objetivos ....................................................................................................................... 46 Normas Generales ....................................................................................................... 46 Tipo de Producto a Comprar ..................................................................................... 46 Tipos de compras ........................................................................................................ 47 REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL DEL FONDO OPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL .................................................................... 49 Reglamento de Cuenta Bancos ...................................................................................... 49 Capitulo I .......................................................................................................................... 49 Aspectos Generales ..................................................................................................... 49 Ámbito de Aplicación ................................................................................................. 49 Objetivos de la Cuenta Bancos .................................................................................. 49 Uso del Reglamento de la Cuenta Bancos ............................................................... 50 Capitulo II ......................................................................................................................... 50 Monto, Responsable, Conceptos, Reposición, Control .......................................... 50 Apertura de la cuenta Bancos para el Sistema Comercial ..................................... 50 Recursos para su constitución e incremento ........................................................... 50 Utilización del Fondo.................................................................................................. 50 Funcionarios Responsables de su manejo................................................................ 51 Cuantía Limite del Fondo .......................................................................................... 51 Cuantía y conceptos de los desembolsos ................................................................. 51 Control de la Cuenta ................................................................................................... 51 Controversia ................................................................................................................. 51 Capitulo III........................................................................................................................ 51 Disposiciones Transitorias ......................................................................................... 51 REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL DEL FONDO OPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL .................................................................... 52 Reglamento del Fondo de Caja Chica ........................................................................... 52 Capitulo I .......................................................................................................................... 52 Aspectos Generales ..................................................................................................... 52 Ámbito de Aplicación ................................................................................................. 52 Objetivos del Fondo de Compras.............................................................................. 52 Uso del Reglamento del Fondo de Operación ........................................................ 53 Capitulo II ......................................................................................................................... 53 Monto, Responsable, Conceptos, Reposición, Control .......................................... 53 Apertura de Fondo de Operación ............................................................................. 53 Recursos para su constitución e incremento ........................................................... 53 Utilización del Fondo.................................................................................................. 53 Funcionarios Responsables de su manejo................................................................ 54 Reposición del Fondo ................................................................................................. 54
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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN Cuantía Limite del Fondo .......................................................................................... 54 Cuantía y conceptos de los desembolsos ................................................................. 54 Control del Fondo ....................................................................................................... 55 Controversia ................................................................................................................. 55 Capitulo III........................................................................................................................ 56 Disposiciones Transitorias ......................................................................................... 56 Anexo No. 1 ..................................................................................... 57 Concepto de Gastos del Fondo Fijo de Caja Chica ....................................................... 57 Anexo no. 2 ..................................................................................... 58 Formulario de Egreso del Fondo de Caja Chica ............................................................ 58 Anexo 3 .......................................................................................... 59 Formato de Reposición de Fondo de Caja Chica........................................................... 59 CAPITULO VIII................................................................................ 60 DESARROLLO DE CAPACITACIONES VARIAS ..................................................... 60 RESUMEN GENERAL DE TALLERES REALIZADOS CON NÚMERO DE PARTICIPANTES ................................................................................................................ 61 COMERCIALIZACION ASOCIATIVA Y PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABLIDAD .............................................................................................................. 61 LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION , MIEMBROS DEL EQUIPO COMERCIAL ................................................................................................................... 61 EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y HERRAMIENTAS DE MARKETING......... 62

............................................................................. 63 FOTOS ........................................................................................... 64
CONCLUSIONES Ejecución Manejo de Registros Contables ................................................................... 64 Taller Manejo de registros contables ............................................................................ 65

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ANTECEDENTES
La comercialización asociativa se constituye en la principal estrategia de los pequeños productores para asegurar volúmenes significativos de un producto determinado, a fin de poder negociar directamente un mejor precio de venta y romper la cadena de intermediación que perjudica los esfuerzos productivos de las familias campesinas y marcar la diferencia en precios competitivos lo que permitirá obtener mayores ingresos y mejorar sus condiciones de vida; y dando cumplimiento a uno de los resultados del proyecto “Creación y expansión de estructuras de administración y competencias para 1500 pequeños agricultores, en función de incrementar la producción y exportación de cacao ecuatoriano certificado Rainforest Alliance”, …….. Bajo la consideración de que el proyecto tiene un énfasis empresarial, se ha considerado importante el capacitar a los miembros administrativos y de procesos de las organizaciones en técnicas administrativas contables básicas para el desarrollo de la actividad empresarial de cada una de ellas. Vale anotar que en los proyectos anteriores Conservación y Desarrollo trabajó con FEDECADE apoyándole en el fortalecimiento empresarial llegando a consolidar su sistema comercial a través del modelo administrativo contable diseñado por CCD lo cual le ha permitido acceder a mercados nacionales e internacionales muy importantes y exigentes. Tomando FEDECADE como ejemplo, se ha determinado que un factor clave para el éxito o fracaso de la comercialización asociativa es el que los pequeños productores se asocien, y se capaciten en la aplicación y manejo de herramientas administrativas y contables tendientes a estructurar un sistema de comercialización asociativo eficiente y dinámico, y a la vez sistematizado durante todo el proceso comercial, permitiendo contar con toda la información contable para la rendición de cuentas a los socios. En función de la experiencia de Conservación & Desarrollo capacitando y asesorando a pequeños agricultores, se ha estructurado el módulo sobre HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN ASOCIATIVA, el cual se subdivide en tres capítulos: i) introducción a la comercialización asociativa; ii) Contabilidad de la comercialización. y iii) Manejo de los registros contables.

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OBJETIVO
Capacitar a pequeños productores en los fundamentos administrativos y procesos contables de aplicación práctica en el proceso de comercialización asociativa, para que tengan pleno conocimiento y participación directa en la operación comercial. Capacitar al personal administrativo-contable y de procesos (Grupos Comerciales) de las organizaciones de cacao apoyadas por Conservación y Desarrollo en el sistema contable administrativo, tomando como modelo práctico el desarrollo del mismo en FEDECADE y APROCA.

RESULTADOS
La capacitación sobre herramientas administrativas y contables para la comercialización asociativa, conduce a lograr que todos los núcleos o grupos de pequeños agricultores, estructuren con sus propios miembros un equipo humano responsable del proceso de comercialización y contabilidad, tendiente a lograr la administración de su propio centro de acopio totalmente independiente. El grupo de agricultores selecciona las personas idóneas para capacitarlas en el manejo de registros contables, conocimiento de leyes tributarias, manejo de presupuestos de gastos, y principios de negociación asociativa tendiente siempre a generar beneficio para las dos partes integrantes (vendedor y comprador). En igual forma la capacitación permite la interiorización de la importancia de los valores y principios que toda persona debe tener como base sólida en su diario proceder, al encomendársele responsabilidades de beneficio colectivo (de grupo); lo cual permitirá contar con un equipo humano de comercialización que demuestre un trabajo eficiente, transparente y oportuno en el manejo del proceso contable de comercialización, desde la entrada del producto en los centros de acopio hasta la venta directa a los exportadores, determinando con claridad los ingresos y egresos que se han obtenido durante el periodo que duró la comercialización, resultados que se reflejarán en los estados financieros.

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METODOLOGIA
La capacitación comprende tres momentos básicos: El primero momento: se inicia en la acción experimentada, desde donde se identifica y define el problema a encarar. En este momento se incluyen todos los conocimientos y experiencias que tienen los participantes respecto de un determinado tema a tratar, se complementan diversos puntos de vista y, sobre todo, se organizan de tal manera que queden claramente expresadas la complementariedad, las contradicciones, los vacíos de información, etc. El segundo momento: de fundamental importancia, es decir, de análisis y reflexión, de cuestionamientos para profundizar nuevos conocimientos y “saberes” que permitan encontrar el camino más viable de avanzar y cómo actuar, para obtener resultados cuantitativa y cualitativamente superiores a los que se obtienen habitualmente. Aquí se reúnen todos los pasos metodológicos que sean necesarios para llegar a este resultado. El tercer momento: es de planeamiento de acciones colectivas en las que se pongan en práctica los conocimientos aprendidos y se desarrollen las destrezas en el campo de la aplicación que corresponda. Todos los pasos se orientan a preparar ese plan de acción, a evaluar recursos y posibilidades de emprender nuevas acciones, a asignar tareas y responsabilidades, etc.
A c c ió n e x p e rim e n ta d a A c c ió n a e x p e rim e n ta r

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R e f le x ió n

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DESARROLLO DE LA METODOLOGIA
La metodología aplicada en el proceso de capacitación tuvo igual tratamiento para todos los talleres. Siendo el siguiente. Saludo y explicación del taller por parte de los técnicos de CCD. La facilitadora entrega a cada asistente el material que contiene todos los temas tratados para facilitar el desenvolvimiento del taller. La facilitadora interviene explicando con claridad y con ejemplos prácticos el tema señalado a ser dictado de acuerdo a lo programado. Se empieza a hacer preguntas para comprobar la comprensión del taller, y los asistentes hacen preguntas a la facilitadora que son contestados de una manera clara. Se hace una dinámica de grupo de acuerdo al tema tratado para luego analizar y tomar nota de los aspectos positivos y negativos que se pudo detectar en la ejecución de la dinámica.. Despedida, se reparte un refrigerio.

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BIBLIOGRAFIA
El contenido de este manual esta basado en los informes de talleres comerciales impartidos inicialmente por el Ing Jose Valdivieso actualmente Co-Director de C&D información que la he actualizado conforme a las necesidades de cumplimento de leyes tributarias y sobre todo los requerimientos reales para el establecimiento de un correcto sistema comercial. Adicional se ha tomado en consideración el contenido de los talleres ejecutados en las diferentes organizaciones beneficiarias del sistema comercial de cacao impartida por los consultores; Silvana Alvarez y Paúl Piedra Ley de Regimen Tributario Interno actualizacion enero 2006

CAPITULO 1
Federación Nacional de Cacaoteros del Ecuador FEDECADE.
La Federación Nacional de Cacaoteros del Ecuador, domiciliada en la ciudad de Guayaquil, es una Federación Gremial de Segundo Grado, de derecho privado, con personería jurídica según Acuerdo Ministerial No. 0198 de fecha 06 de mayo de 1981 emitido por el Ministerio de Agricultura y Ganadería, constituida por agricultores productores de cacao de la república del Ecuador. En los Estatutos vigentes de FEDECADE se contempla entre sus objetivos Art. 3 literal (a) “representar los intereses de los agricultores productores de cacao, ante el Gobierno Nacional y demás entidades públicas y privadas, en todo aquello que se relacione directa e indirectamente con la actividad económica que genera la producción de cacao en el país”; así mismo, literal (u) “intervenir en la comercialización del cacao, dentro y fuera del país, procurando mejores precios, por calidad, presentación y cantidad, si es necesario exportando directamente”. Las plantaciones de cacao de la FEDECADE actualmente se encuentran certificadas con el sello Rainforest Alliance (RA), lo cual posibilita la comercialización asociativa de cacao certificado RA a los mercados externos.

Corporación Esmeraldeña para la Formación y el Desarrollo Integral (CEFODI).
La Corporación Esmeraldeña para la Formación y el Desarrollo Integral (CEFODI), domiciliada en la ciudad, cantón y provincia de Esmeraldas; es una Corporación, de derecho privado, de finalidad social y sin fines de lucro; de las reguladas por el Título XXIX del Libro Primero del Código Civil; cuenta con Personería Jurídica otorgada mediante Acuerdo Ministerial No. 01345, expedido el 27 de mayo de 1999 por el Ministerio de Bienestar Social. Con fecha
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14 de octubre de 2005, el Ministerio de Bienestar Social Dirección Provincial de Esmeraldas, certifica que la organización actualmente se encuentra activa, el Ing. Jhonny Saulo Villafuerte Holguín en calidad de Director Ejecutivo, ejerce la Representación Legal, judicial y extrajudicial de la entidad

Comité Empresarial Aroma Amazónico –CEAA
CEAA, fue legalmente constituida el 21 de Marzo de 2006 mediante escritura pública debidamente registrada en la notaría 1ª del cantón Lago Agrio, y domiciliado en el cantón Lago Agrio. CEAA se determina como un comité empresarial con derecho privado y con ánimo de lucro cuya misión es: Velar porque los productores de cacao de la región amazónica reciban un precio justo por su producto cacao mediante la comercialización conjunta para venta directa a empresas procesadoras ubicadas en el ámbito nacional como internacional. El CEAA esta integrado por las asociaciones de productores legalmente constituidas, “Dorado Amanecer” del cantón Cascales, “Lago Agrio” del cantón Lago Agrio, “APROCASH” y “Lucha para el progreso” del cantón Shushufindi. El Consorcio Comercial Aroma Amazónico –CCAA- es una instancia de representación organizativa empresarial que se crea para vincular nuevas organizaciones de productores de cacao y café socias del CEAA. Al CCAA pertenece el CEAA, las asociaciones: 7 DE JULIO, PRIMAVERA ORIENTAL, APROCEL, AGRODUP, APROCCE, APROCAS, AGROECOCAFÉ, Corporación Ecuatoriana de Cafetaleros (CORECAF) y el gremio de productores de cacao de la región amazónica.

CAPITULO II
LA COMERCIALIZACION ASOCIATIVA
Ventajas de la comercialización Asociativa. o Sostenibilidad. o Poder de Negociación. o Representatividad. o Mejor comprensión de la intermediación. o Economías de Escala. o Producir para el mercado. o Ingreso a nuevos nichos de mercado. o Ampliar la cobertura geográfica de la comercialización. Conceptos y Condiciones

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Elementos de la comercialización asociativa. Productores Mercado - Actores del mercado Empresa Comercializadora Compradores Infraestructura. Proveedores. Servicio de Apoyo Alianzas Institucionales

CAPITULO III
LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION CONCEPTO
La Contabilidad es el registro de todas las transacciones que se realicen en el proceso de comercialización, para al final poder obtener resultados exactos y concisos e interpretarlos, los mismos que intervienen directamente en la toma de decisiones.

IMPORTANCIA
Dentro del movimiento económico y comercial, la Contabilidad es muy importante pues nos permite determinar en nuestro caso si el ejercicio comercial ejecutado ha sido o no positivo, y nos permite tomar decisiones en lo relacionado con la optimización de recursos, ser eficientes en el manejo del gastos ya que permitirá aumentar las utilidades del ejercicio de comercialización donde los únicos beneficiarios son los productores.

CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD
La Contabilidad se aplica tanto en el sector público como privado, en empresas grandes. Pequeñas, medianas, desde un pequeño comerciante llevas sus registros de ingresos y egresos para determinar con claridad su perdida o utilidad. Por ello decimos que la contabilidad tiene un papel importante en toda actividad, sea de producción, comercio, bancaria, servicios, etc.

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CAPITULO IV
DE LOS MIEMBROS EL EQUIPO COMERCIAL
Es importante que cada Asociación o cooperativa cuente con un grupo de personas encargadas de toda la operación de comercialización , si bien es cierto que todos los beneficiarios directos de las actividades de comercialización son responsables de obtener un resultado positivo o en el peor de los escenarios por falta de trabajo en grupo, u otros factores externos puede presentarse resultados negativos, es necesario asignar responsabilidades directas a un grupo de personas, por ello por experiencia de otras organizaciones que han tenido éxito en ejercicios pasados en comercialización de cacao un número adecuado es de tres personas, que formarán parte del denominado GRUPO DE COMERCIALIZACION que son: o El Coordinador Comercial o El Bodeguero y Calificador o El Auxiliar contable Estas personas que serán nombradas por los socios de la cada organización tendrán las siguientes funciones generales. Velar por el cumplimiento de los objetivos y funciones del sistema de comercialización en base a los compromisos adquiridos. Organizar y coordinar eventos de capacitación para el componente de comercialización. Son responsables directos de cumplir y hacer cumplir lo determinado en: o MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS. o MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS o REGLAMENTO DE LA CUENTA DE BANCOS o REGLAMENTO DE CAJA CHICA Es importante que este equipo comercial trabaje en constante coordinación y que en sus actividades diarias siempre sepan: o o o o o Manejar la presión Entender a la gente Desarrollar a las personas Aprender a escuchar Manejar conflictos con inteligencia

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o Criticar de manera constructiva o Establecer sanciones o Hacer buenos juicios Los miembros del equipo de comercialización han tenido un proceso de capacitación y seguimiento por parte de la Dirección Financiera de CCD. Es importante recalcar el trabajo en equipo que se ha desarrollado entre PRONORTE-CORECAF Y CCD en todas las actividades de capacitaciones comerciales, administrativas, Tributarias que ha mantenido este equipo con la única finalidad de unificar criterios para dar mayor fortaleza al sistema de capacitación en las organizaciones tales como Consorcio Comercial Aroma Amazónico CCAA, PRODES en el Oriente y APROCA en Esmeraldas, lo que ha permitido obtener resultados muy positivos hasta la presente fecha en lo concerniente al manejo de las herramientas contables y administrativas obteniendo este equipo la capacidad de auto - administrar adecuadamente los fondos provenientes de la venta de producto y servicios y los fondos asignados para la compra del cacao, Café y otros.

RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO COMERCIALIZACION Coordinador de la Comercialización de la organización

DE

Funciones
o Buscará mercados de comercialización, transacciones comerciales y será el responsable directo y permanente de la red de comercialización de cacao en conjunta con el Gerente Comercial del CCAA. o Coordinar las actividades con el equipo de comercialización o Firmar los cheques para la realización de pagos a proveedores con la firma conjunta del Presidente de la organización. o Velará por el cumplimiento efectivo del contables. o Será responsable comercialización. manual de procedimientos

directo del correcto manejo del dinero de

o Supervisar todo lo relacionado con el acopio, mantenimiento del producto, la calidad del producto que será entregado a nuestros clientes.

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o Será el responsable de optimizar los gastos de transporte, M.O. gastos administrativos buscando diferentes alternativas que permita disminuir los costos y por consiguiente aumentar la utilidad. o Y de todo lo relacionado con la dirección y administración de la comercialización.

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Calificador Local y Bodeguero Cargo: Supervisor de calidad y Custodio del producto Funciones
Esta persona es la responsable directa de la coordinación del proceso de la compra y venta de cacao bajo el cumplimiento de lo establecido en los diferentes manuales de procesos y bajo las resoluciones del Gerente Comercial del CCAA en conjunto con el coordinador de comercialización de la organización , esta persona tiene que tener como principio el atraer clientes para la Asociación , es el responsable de la negociación en donde tanto el productor como la Asociación tiene que salir ganando con un precio justo, donde el productor sepa que su trabajo al fin ha sido reconocido.

Adicional sus funciones serán: o Calificación de cacao y definición de precios. o Emisión del comprobante de compra (Ticket) y egreso de Bodega. o Responsable del manejo del KARDEX de la bodega o Custodio principal del producto, mientras este en las instalaciones de la Asociación. o Seguimiento y evaluación de los ejercicios de comercialización conjunto con la auxiliar contable.. o Cumplimiento de los lineamientos del sistema de comercialización. o Mantenimiento del centro de acopio o Arreglo de la bodega o Supervisión de cargadores y transportistas. o Cuidado de la infraestructura o El calificador y Bodeguero vigilara todo el proceso de compra el mismo que se demuestra a continuación: en

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FLUJO DE PROCESO PARA COMPRAS EN CENTRO DE ACOPIO

Vendedor

Centro de Acopio Sistema Comercial

Pesaje Calificación de Calidad Nota de Compra Lotes de Proceso Descuento en peso

Firmas

Inventarios

Pago al Vendedor

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Administrador contador: Cargo: Coordinador del Componente Económico Financiero Funciones
El auxiliar contable tendrá las siguientes funciones: o El Profesional será responsable de tener al día los registro contables, libros de bancos, cuenta de clientes, y todos los demás registros contables. o El responsable de la contabilidad del ejercicio de comercialización será una persona de preferencia con conocimientos básicos de contabilidad. o Responsable de cumplir y hacer cumplir todos los proceso que señalan los Manuales de Compras, Bancos, Caja y el Manual de Procedimientos contables y administrativos General. o Preparación de los auxiliares tanto de compras, ventas, caja general, caja chica, bancos para emitir informes a la persona responsable de la contabilidad del CCAA. o Debe tener conocimientos financieros, contables, y fiscales; para lo cual es necesario: o Mantener la información actualizada para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, generadas a partir de la obtención del RUC: o Actualizaciones del registro único de contribuyentes (RUC) o Retenciones y pago de las impuesto en la fuente o Retenciones y pago del impuesto al valor agregado (IVA) o Declaraciones y pago del impuesto a la renta o Anexos transaccionales SRI.

Tomando en consideración todo lo mencionado en los talleres de capacitación, las organizaciones han nombrado como sus representantes para el presente ejercicio comercial a las siguientes personas:

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ADMINISTRADORA DE GRUPO Contadora Coordinador Zona

FEDECADE Ing. Rosa Paucar Ing. Danilo Pluas

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ORGANIZACION Gerente Bodeguero-Calificador Auxiliar Contable ORGANIZACION Gerente Bodeguero-CalificadorAuxiliar Contable ORGANIZACION Gerente Bodeguero-Calificador Auxiliar Contable ORGANIZACION Gerente Bodeguero-Calificador Auxiliar Contable ORGANIZACION Gerente Bodeguero-Calificador Auxiliar Contable ORGANIZACION Gerente Bodeguero Calificador-Auxiliar Contable ADMINISTRADORA DE GRUPO Contadora Coordinador Zona ORGANIZACION Gerente Bodeguero-Calificador Auxiliar Contable ORGANIZACION Gerente Bodeguero-CalificadorAuxiliar Contable

3 DE OCTUBRE Sr. Justo Paucar Sr.Alfonso Irygoyen Sra Magaly NUEVA UNION CAMPESINA Sr. Luis Quezada Sr Juan Asanza Sra Yadira Quezada LA FLORIDA Sr. Pompilio Valarezo Sr. Florencio Sancho Sra Nidia Uyaguari CAMACHO Sr. Celio Cabrera Sr Edimson Zambrano Sr Edimson Zambrano EL PROGRESO Sr. Angel Torres Sr Daniel Pacheco-Julio Barrera Srta Jessica Orellana ROSALINO ORTEGA Sr. Amable Orellana Eleuterio Ortega Sra Cármen Calderon AROMA AMAZONICO Ing. Rosa Paucar Ing. Danilo Pluas 3 DE OCTUBRE Sr. Justo Paucar Sr.Alfonso Irygoyen Sra Magaly NUEVA UNION CAMPESINA Sr. Luis Quezada Sr Juan Asanza Sra Yadira Quezada

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ORGANIZACION Gerente Bodeguero-Calificador Auxiliar Contable ORGANIZACION Gerente Bodeguero-Calificador Auxiliar Contable ORGANIZACION Gerente Bodeguero-Calificador Auxiliar Contable ADMINISTRADORA DE GRUPO Directora Ejecutiva Contadora Comprador-Bodeguero-Calificador ADMINISTRADORA DE GRUPO Presidente Contadora Comprador-Calificador ADMINISTRADORA DE GRUPO Gerente Comercial Contador Auxiliar Contable Comprador-Calificador

LA FLORIDA Sr. Pompilio Valarezo Sr. Florencio Sancho Sra Nidia Uyaguari CAMACHO Sr. Celio Cabrera Sr Edimson Zambrano Sr Edimson Zambrano EL PROGRESO Sr. Angel Torres Sr Daniel Pacheco-Julio Barrera Srta Jessica Orellana CEFODI Grace Bajaran Tello Verónica Vilela Francisco Peñarrieta UCOCS Oswaldo Castillo Irene Heredia Sr. Eduardo Tuaréz AROMA AMAZONICO Ing. Nestor Niño Sr. Jimmy Rios Srta Marcela Velasco Francisco Vicuña

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CAPITULO V
REGISTROS CONTABLES COMERCIALIZACIÓN DE CACAO A UTILIZAR EN LA

El propósito de brindar asesoramiento en el manejo de los registros contables detallados a continuación ha sido que se cumpla con uno de las normas de certificación Rainforest Alliance que es la TRAZABILIDAD, como también el registrar todas las transacciones comerciales del día a día en la comercialización asociativa para al final del ejercicio poder determinar claramente los resultados obtenidos y tomar como base los mismos para la toma de decisiones importantes. En este proceso de sociabilizacion y manejo de los registros contables ha existido una variación en la utilización de algunos registros en organizaciones como FEDECADE y CCAA que han buscado consolidar la información contable disminuyendo el número de los mismos, sin embargo se deja constancia del uso e importancia de cada uno de los formatos contables a utilizarse en un proceso comercial.

EN LAS COMPRAS
o o o o o o Comprobantes de compra .. Liquidaciones de Compras y Servicios Hoja de control de lote Tarjeta de identificación de lote Ingreso a bodega de Productos Terminados. Kárdex de inventario.

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COMPROBANTE DE COMPRA
Documento hacer manejado por el responsable de compra ORGANIZACION………………………… COMPROBANTE DE COMPRA N: 0001
Fecha: Nombre del productor: Asociación: Socio: Si No TIPO DE CERTIFICACIÖN Ninguna Rainforest Tipo de producto QQ Precio QQ

Código N° M. Justo Peso libras bruto Orgánico Dsto MERMAS Libras Peso Neto lbs Otros Precio por lbs Total US.$

Total Abono Saldo

Entregue conforme Productor CI N°

Recibí conforme Responsable Centro de Acopio CI N°

Original: Productor|1° copia: Organización.|2° Copia: archivo Bodega Org.|3.Copia CCAA LIQUIDACIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS Documento hacer manejado exclusivamente por el auxiliar contable La Liquidación de compras de cacao se origina el momento en que la Cooperativa realiza una compra de Cacao a todos los productores que por su condición social o económica no posee un RUC, en esos casos la Asociación o cooperativa deberá emitir una liquidación de compras, donde la original es para archivo contable y la copia para el productor. En la Liquidación de compras se registra el Núcleo del vendedor (cooperativa o asociación a la que pertenece el vendedor), fecha, nombre del vendedor y si es socio o no. En el cuadro se registra la clase de cacao, peso bruto (libras). Tara (libras), descuento por humedad, peso neto a pagar (libras), precio de la libra y el total a pagar.

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En la parte final anotaremos el total a recibir, la forma de pago (efectivo o cheque) y las firmas de responsabilidad. Elaborado (firma de la persona que realiza la liquidación) Aprobado (firma del Presidente de la Cooperativa) Recibí Conforme (firma de la persona que recibe el dinero en efectivo o cheque) IMPORTANTE Según el artículo 54 de la Ley de Régimen Tributario Interno, los productos agrícolas (Cacao-Café) tienen tarifa 0% de IVA y el proceso para limpiarlo y dejarlo listo para la exportación no se considera proceso. Según el articulo 9, inciso noveno de la Ley de Régimen Tributario Interno y articulo 16 del Reglamento, son ingresos exentos de Impuestos a la Renta los “Ingresos percibidos por comunas, pueblos indígenas, cooperativas, uniones, federaciones y confederaciones de cooperativas y demás asociaciones de campesinos y pequeños agricultores, legalmente reconocidas, en la parte que no sean distribuidos.

FORMATO LIQUIDACION DE COMPRAS/SERVICIOS
ORGANIZACION……………………………………….. Fecha: Nombre del productor: Asociado Si TIPO DE CERTIFICACIÖN Ninguna N° 0001 No Rainforest Código N° M. Justo Orgánico Otros

Tipo de producto/Servicio

Latas

Precio lata

Peso bruto libras

Dsto Libras

Peso lbs

Neto

Precio por lbs

Total US.$

Total Abono Saldo

Entregue conforme Productor/Proveedor CI N°

RESPONSA CALIDAD Aprobado por: Coord Comercial CI N°

RESPON DINERO Cancelado por: Contador Asociación C.I.N°

Original: Productor. 1° Copia: Contabilidad Org. 2° Copia CCAA

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Documento hacer manejado por el responsable de bodega

HOJA DE CONTROL DE LOTE
Certificación Convencional Origen Transición orgánica Orgánico

N:

Rainforest Comercio Alliance Justo

Fecha: 14/05/06 # de Lote Tipo de Producto Baba # de Nota de Peso neto en Libras Valor USD Compra

TOTALES

Lb. Fecha

USD Peso

Peso inicial proceso Peso final de fermentado Peso final de secado

………………………………. Encargado de Procesos

Se debe elaborar la tarjeta identificación de control en los lotes del producto en físico, con iguales datos de: NUMERO, tipo de producto, fecha de ingreso y pesos. Documento hacer manejado por el responsable de bodega

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TARJETA DE IDENTIFICACION DE CONTROL DE LOTE.
Tipo de Producto * (1) Fecha (2) # DE LOTE 001

TIPO DE PRODUCTO (3) PESO EN LBS AL INICIO DE SECADO PESO AL FINAL DEL SECADO FECHA DE TRANSFERENCIA PRODUCTO TERMINADO

(4) (5) A (6)

lb. lb.

* Puede ser: Rainforest, Orgánico, Comercio Justo, Origen Convencional o Deberá anotarse en esta casilla la fecha en que ingresaron a proceso todas las compras realizadas del producto correspondiente, las que deben guardar correspondencia con las fechas de los comprobantes de compra que conformarán el lote. o En esta casilla deberá anotarse con marcador grueso en número del “Control de lote correspondiente”. o En esta casilla deberá registrarse el tipo de producto ingresado (que por estado de proceso corresponda) y deberá ser el mismo que el registrado en el control de lote respectivo. o En esta casilla deberá registrarse el peso total inicial del lote según se determine en el control de lote correspondiente. o En esta casilla deberá registrarse el valor que resultare del proceso final de pesaje, realizado cuando se considere que el lote a cumplido con el su ciclo de secado, este mismo dato deberá registrarse en el control de lote respectivo. o En esta casilla deberá registrarse la fecha en la que el lote correspondiente terminó proceso de secado, esta misma fecha deberá ser registrada en el control de lote correspondiente

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FORMATO KARDEX

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INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL REGISTRO DE KARDEX.
Las fechas deberán registrarse con números, correspondientes a día, mes y año respectivamente, guardando siempre este mismo orden. o Los ingresos y egresos registrados deberán guardar el correspondiente orden cronológico. o Cuando se contabilice un egreso, este deberá registrarse a la altura de la fila siguiente al último ingreso anotado, y el siguiente ingreso se lo registrará en la línea siguiente a la utilizada por el egreso, dejando en blanco las casillas no utilizadas, de tal manera que se pueda transferir correctamente el dato (de ingreso o egreso) a la columna de saldos finales. (1) En esta casilla deberá registrarse el tipo de producto que se quiera controlar, es decir, se debe abrir una tarjeta para producto, según la clasificación con la que se quiera trabajar. En esta casilla se deberá registrar las fechas en que se realicen los ingresos de productos, guardando un estricto orden cronológico. En esta casilla de deberá registrar el o los números de los lotes de proceso que hayan sido utilizados para conformar la cantidad de producto ingresada. En esta casilla se registrará la cantidad de producto (en lbs) que de cómo resultante del pesaje, después del proceso de fermentado y secado. En esta casilla deberá registrarse el precio unitario por libra del producto ingresado, este valor será el resultante de dividir el costo total del lote para el número de libras ingresadas del respectivo lote a producto terminado. En esta casilla debe registrarse el valor resultante de multiplicar el peso unitario por el costo unitario. En esta casilla se deberá registrar las fechas en que se realicen los egresos de productos, guardando un estricto orden cronológico. En esta casilla deberá registrarse el número del correspondiente Egreso de Bodega. En esta casilla deberá registrarse el número de la correspondiente factura de venta. En esta casilla deberá registrarse el peso en libras del material egresado el que deberá ser el mismo que el consignado en el

(2) (3)

(4)

(5)

(6) (7) (8) (9) (10)

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Correspondiente Egreso de Bodega y de la respectiva Factura de venta. (11) En esta casilla deberá registrarse el Valor al que se registrará el producto egresado de acuerdo al sistema de valoración de inventarios determinado por la organización. En esta casilla deberá registrarse el resultado de multiplicar la cantidad de producto egresado por los valores unitarios correspondientes de acuerdo al sistema de valoración determinado. En esta casilla se registrará el resultado de, sumar o restar al saldo en libras, la última transacción realizada. En esta casilla se registrará el resultado de, sumar o restar al saldo en Dólares, la última transacción realizada.

(12)

(13) (14)

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EN LAS VENTAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. Contratos Comerciales Comprobante de egreso de Bodega Kardex de inventario Factura Comercial Guías de Remisión Doctos de liquidación de la venta.

EGRESO DE BODEGA
Documento hacer manejado por el responsable de bodega

COMPROBANTE DE EGRESO DE BODEGA
ORGANIZACION…………………… Dia Mes Tipo de producto Año # SACOS Numeración de Peso sacos en QQ Desde hasta 20 1 20 30

No.

OO1

Precio por Total QQ 90 27000

Total Observaciones: Autorizado por: Entregué Conforme Recibí conforme

0

Dirigente asociación
Original Cliente 1 copia para contabilidad. 1 copia para el archivo de bodega. 1 copia

Bodeguero/Calificador

Nombre:.............................. C.I.: ........................................

ASPECTOS GENERALES. 1. Este documento deberá elaborarse en el centro de acopio de la Asociación. 2. Este documento deberán utilizarse para cualquier venta de producto.

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3. Los egresos de bodega deberán ser llenados en todas sus casillas, de manera clara y sin borrones, en el caso de un error, el documento deberá ser anulado, NO debe destruirse ningún egreso de bodega. 4. Los documentos deberán utilizarse en la secuencia numérica que esta impresa en los libretines. 5. El documento debe ser llenado con tinta, (no utilizar con lápiz). 6. El documento debe ser llenado por el Responsable de la Bodega de la Asociación.

FACTURAS COMERCIALES
Estos comprobantes se originan en el momento de la venta a nuestros clientes ya sean internos o externos, donde se reflejará todos los datos del producto, cantidad, tipo de cacao, precio. Y es de uso exclusivo del auxiliar contable. ORGANIZACION……………………. Dirección - Teléfono FACTURA Fecha: Nombre del cliente Dirección:

0001-001 N: 000123

Teléfono N° de guía de remisión Cantidad Precio unitario Total U.S.$

Descripción

Sub Total Descuento IVA 0% IVA 12% Valor Total

Autorizado por: Representante Asociación

Registrado por: Auxiliar Contable

Recibido por: Cliente:

Original para cliente 1 copia para contabilidad Asociación 1 copia para el área de bodega..

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GUIAS DE REMISION
Registro de uso exclusivo del Bodeguero Dirección - Teléfono GUIA DE REMISIÓN Fecha de iniciación del traslado: Comprobante de venta Fecha de terminación del traslado: Fecha de emisión: Motivo del traslado Venta Traslado entre establecimientos de una misma empresa Compra Transformación Traslado por emisor itinerante de comprobante de venta Consignación Fecha de emisión: Punto de partida: Destinatario: Razón Social: RUC/CI: Punto de llegada: Identificación de la persona encargada del transporte Razón Social: RUC/CI: BIENES TRANSPORTADOS Descripción Cantida d Unida d Devolución

Original para Transportista 1 copia para contabilidad Asociación

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OTROS REGISTROS CONTABLES

COMPROBANTES DE INGRESO
Los ingresos se originan por la venta de cacao tanto en el centro de acopio como fuera de él, para el registro de los préstamos de capital para la comercialización, y por otros ingresos ocasionales alquiler de secadoras o tendales.

Asociación de Producción y Comercialización de Cacao

“Gran Cacao”
COMPROBANTE DE INGRESO N:………..
Recibí de:…………………………… Por $_________ Fecha:………………………. Banco:……………………….Cta. Cte #..........CH./……………

CONCEPTO

TOTAL

Elaborado por:

Revisado Por:

Aprobado Por:

Recibi Conforme: Firma: C.I.:#

CONTABILIZACION
CODIGO CUENTAS DEBE HABER

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COMPROBANTES DE EGRESOS
Los egresos se originan por pagos realizados por compra de cacao, pagos gastos operacionales (Transporte, compra sacos, insumos, etc.), pago gastos administrativos (sueldo personal, pago, luz, agua, teléfono, etc.)

Asociacion de Produccion y Comercializacion de Cacao

“Gran Cacao”
COMPROBANTE DE EGRESO N:……
A favor de:…………………………… Por $_________ Fecha:………………………. Banco:……………………….Cta. Cte #..........CH./……………

Concepto

Total

Elaborado por:

Revisado Por:

Aprobado Por:

Recibi Conforme: Firma: C.I.:#

CONTABILIZACION
CODIGO CUENTAS DEBE HABER

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AUXILIARES CONTABLES

Libro de Caja General
Auxiliar de Caja General
Cooperativa: Mes:

Fecha

Descripción

Ingreso

Egreso

Saldo

Libro de caja chica
Auxiliar de Caja Chica
Cooperativa: Mes:

Fecha

Descripción

Ingreso

Egreso

Saldo

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Libro de bancos
Auxiliar de Bancos
Cooperativa: Mes:

Fecha

Descripción

Ingreso

Egreso

Saldo

CAPITULO VI
DESARROLLO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS
Para el desarrollo de estos Manuales se contó con la participación directa de PRONORTE y de los dirigentes de las organizaciones dando lectura a los documentos base y realizando los cambios de acuerdo a las necesidades de cada una de ellas. Los Manuales de procedimientos contables y Administrativos, Manual de manejo de Caja, de Bancos, de Caja Chica, De inventarios han sido sociabilizados y manejados en las organizaciones de APROCA, FEDECADE, LAS NAVES grupos que ya se han concluido la capacitación, en Aprocane, San Carlos y CCAA estamos en proceso de concluir con los mismo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS PARA EL EJERCICIO 2006-2007 DE LA ORGANIZACION ………

APROBADO EN ASAMBLEA DEL DE L 2006

Capitulo 1.- Generalidades
El presente Reglamento deberá ser respetado por todos los SOCIOS y ASOCIACIONES ADSCRITAS AL ……………. que comercializan su Cacao. Su cumplimiento es obligatorio, como condición para poner en marcha los procesos de comercialización asociativa.

REGISTRO DE INFORMACIÓN
• Las Asociaciones se comprometen a llevar los registros contables, inventarios, etc. que sean dispuestos por la organización…….. • Las Asociaciones deberán designar a las personas responsables del registro de la información. • El registro contable será llevado por cada Asociación independientemente y de acuerdo al proceso contable definido por …………., este proceso será auditado continuamente por el contador general y este a su vez será controlado por el Presidente o Gerente del La Organización.

REPORTES
• El auxiliar contable de cada organización deberá presentar sus reportes Contables-financieros en el tiempo acordado con el jefe inmediato. • Los reportes deben ser consistentes, esto es que la información contable con los registros de volúmenes en compras, ventas, secado, etc. sea coherente y cuadre adecuadamente.

PERSONAL
• El personal que participe en la campaña comercial debe ser elegido por cada Asociación de acuerdo a sus prioridades y perfil profesional dado por………... • Se realizarán evaluaciones mensuales del personal y la eficiencia en sus funciones. • En caso de incumplimiento del contrato, la Asociación o La Organización, dispondrán la remoción del cargo.

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ADMINISTRACIÓN
• Cada Asociación será responsable del manejo de los recursos asignados, para lo cual el Presidente o Gerente General de la Asociación será el único responsable de los fondos asignados. • Para la realización de un nuevo anticipo deberá previamente ser liquidado el anticipo anterior con su respectiva documentación. En caso de no realizarse de esta forma no se realizarán nuevos anticipos.

CAPÍTULO 2: Comercialización

De la cuenta para el manejo del Fondo de

Art. 1- Apertura de la cuenta Bancos para el Sistema Comercial La apertura de las cuentas corrientes o de ahorros del Sistema Comercial de las Asociaciones adscritas al La Organización se efectuara según consta en sus estatutos o reglamentos internos, en caso de no existir ninguna de las dos mandatos esta cuenta será aperturada por el presidente o tesorero de la Asociación quienes actuarán como una de las firmas autorizadas para el retiro de fondos, adicionalmente serán firmas conjuntas. Art 2.- Recursos para su constitución e incremento Los recursos para constituir la Cuenta Caja -Bancos del Sistema Comercial representaran el capital disponible inicial asignado por El Consorcio Aroma Amazónico, Esta cuenta podrá tener incremento en su saldo por ingresos provenientes del flujo comercial del Sistema, aportes de los socios, donaciones u otros recursos provenientes lícitamente. Las recaudaciones por venta de Cacao-Café o por cualquier otro ingreso relacionado al sistema comercial, éstos obligatoriamente deben ser depositadas en su totalidad en la cuenta bancaria del sistema. Art. 3.- Utilización del Fondo a. Los fondos existentes en las cuentas Bancos del Sistema Comercial tendrán como uso EXCLUSIVO el movimiento de negocio del Sistema Comercial de las Asociaciones. b. El proceso de retiro de fondos de la cuenta bancos podrá realizarse por los siguientes motivos: o Reposición de los diferentes fondos de compras, previa liquidación, presentada de acuerdo a las normativas correspondientes a cada uno de ellos, para el caso de las Asociaciones. o Pago a proveedores por la compra de bienes y servicios, de las Asociaciones. c. En ningún caso se utilizarán o se transferirán estos fondos a otras actividades sin aprobación directa del Presidente y Gerente de la Asociación.

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Art. 4.- Funcionarios Responsables de su manejo y custodia La persona encargada de la custodia de la chequera será el/la Auxiliar contable de la Asociación, o en su ausencia temporal, la segunda firma conjunta de la cuenta corriente. Los estados de cuenta mensuales deberán ser presentados al contador/a y auxiliar contable para el registro de todas las transacciones realizadas y su respectiva conciliación bancaria. La responsabilidad del manejo global de los fondos será del Presidente y Gerente/Tesorero de las Asociaciones y del Gerente General del La Organización, quienes serán responsables de controlar el flujo correcto de recursos únicamente para actividades relacionadas con la comercialización, cualquier inconveniente surgido y que tenga relación a la utilización y control de recursos, deberá ser reportado a la Directiva de la Asociación. Art 5.- Cuantía y conceptos de los desembolsos Las solicitudes de dinero no podrán exceder los montos aprobados para el funcionamiento del fondo de Compras de Cacao-Café del Sistema Comercial. Art. 6.- Control de la Cuenta Para asegurar el uso idóneo de los recursos de la cuenta Bancos, los Auxiliares contables y el Contador deberá realizar y enviar a su jefe inmediato, los informes periódicos de los ingresos y egresos registrados en la cuenta del Sistema Comercial. De dicha diligencia se dejaría constancia por escrito de las novedades que se presenten, especialmente aquellas que afecten el giro comercial del negocio, lo que servirá de base para la toma de decisiones correctivas por parte de la autoridad competente según el reglamento interno de la Organización.

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CAPITULO 3:
DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS ASOCIACIONES DE LAS SOLICITUDES, ENTREGAS Y REPOSICION DEL FONDO DE COMERCIALIZACION
Art. 7.- Un mes antes de la campaña, las Asociaciones presentarán a La Organización una solicitud de capital de trabajo (fondo rotativo) a la que se adjuntará la información que se detalla a continuación: a) Un estimado de la cosecha por asociación o el CUPO que la Asociación se comprometa a cumplir en el periodo de la cosecha, la misma que va a ser comercializada con el La Organización, distribuido entre todos los meses de cosecha y desglosado por cada semana (toda la campaña). b) La solicitud debidamente firmada según formato. que representa a un Convenio de Corresponsabilidad para el Manejo del capital de trabajo (fondo rotativo) para cada uno de las Asociaciones, en el que se estipularán las siguientes condiciones: o Monto y condiciones de devolución del capital de trabajo o fondo rotativo (capital de trabajo y costos operativos) al que podría hacerse acreedora la Asociación, el mismo que será en volúmenes de CacaoCafé en apego al presente Reglamento y a sus respectivas Normas de Calidad. o Las demás que son obligatorias dentro de un instrumento legal de esta naturaleza.

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CAPITULO 4
DE LAS COMPRAS Art. 8.- Documentos y Registros.
Es responsabilidad de los encargados de los centros de acopio de las Asociaciones, el conocer y aplicar correctamente toda la documentación necesaria para registrar las compras, aplicación de procesos y transferencia del producto, siendo la documentación mínima requerida la siguiente: a. b. c. d. e. Comprobantes de compra. Liquidaciones de Compras y Servicios Hojas de control de lotes de proceso Kárdex de inventario. Comprobante de egreso de bodega.

El pago será realizado de acuerdo al Comprobante de compra, detallado por producto, elaborado por el responsable de bodega. De existir egresos no justificados bajo documentos de respaldo (Comprobantes de Compra), no se aprobará el pago de estos valores quedando bajo responsabilidad de los responsables del centro de acopio. Los cheques por reposición de fondos deberán ser girados por el encargado del uso y control de los recursos únicamente. La Organización podrá rechazar un lote de producto si este no guarda las condiciones de calidad determinadas, y este producto quedará por cuenta de la Asociación, quienes podrán venderlo en el mercado abierto para recuperar su valor. a. La Organización recibirá Cacao-Café que cumpla con las condiciones establecidas en el manual de calidad. b. No se recibirá de los centros de acopio, productos en mal estado.

Art. 9.- Precio y formas de pago.
a. Cualquier problema o pérdida causados por la no observación de los precios oficiales de compra asignados por el Administrador de Grupo u organización, serán de responsabilidad directa de los encargados del manejo de los recursos de cada Asociación.

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Art 10.- Despacho y Transporte al centro de acopio principal.
El transporte del Cacao-Café entre los centros de acopio de las Asociaciones y el centro de acopio principal o prestador de servicios FOB será responsabilidad de cada Asociación, así como cualquier gasto derivado del mismo, con la corresponsabilidad en que tanto los socios de los Asociaciones como los que trabajan en el Organización coordinadora del proceso comercial negocien el costo del transporte en buenas condiciones , y cuyo gasto se cargará a la cuenta de los costos asumidos por el sistema comercial del Cacao-Café y no por ningún subsidio. El registro a utilizar para este efecto es el Comprobante de egreso de bodega. y el Kardex

CAPITULO 5
DE LAS VENTAS Y DESPACHOS Art. 11 Documentos y Registros
Es responsabilidad de la organización que hace de Administrador de Grupo, el conocer y monitorear la aplicación correcta de toda la documentación necesaria para realizar la gestión del proceso de ventas, siendo la documentación mínima requerida la siguiente: a) Contratos Comerciales b) Comprobante de egreso de Bodega c) Kardex Ver d) Factura Comercial e) Guía de Remisión f) Guía de carga de camión g) Doctos de liquidación de la venta.

Art. 12.- Precios y Formas de Cobro
Los precios, cantidad, frecuencias y formas de pago estarán establecidos en los acuerdos y contratos comerciales que se firmarán con los clientes en lo posible al inicio de la campaña. La revisión y aprobación de los contratos de venta serán de responsabilidad del Coordinador de Comercialización, con la previa autorización del Gerente General o Presidente de la Organización que hace las funciones del Administrado de grupo.

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CAPITULO 6
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 14.- Al final de la campaña la organización, deberá elaborar y presentar un balance general de la campaña de cosecha de Cacao-Café, estipulando volúmenes comprados, procesados y comercializados, tanto de Cacao-Café al Directorio de la organización. Art. 15.- Responsabilidades.- El cumplimiento del presente Reglamento es de responsabilidad directa del Equipo Comercial tanto del Administrador de grupo como de las Asociaciones y su personal asignado a la comercialización., En el caso de desacuerdos en su aplicación el Gerente General o el Presidente de la asociación será la instancia resolutiva. Art. 16.- Control del Fondo. Para asegurar el uso idóneo de los recursos de los “Fondos de Compras": a. El Coordinador de Comercialización dispondrá a la Contador/a, realizar arqueos periódicos y sorpresivos de los valores entregados, y confirmar el cumplimiento de este manual por parte del equipo de comercialización. De dicha diligencia se dejarían constancia por escrito todas las novedades, especialmente aquellas que vayan en contra del espíritu del fondo lo que servirán de base para la toma de decisiones correctivas por parte de la autoridad competente según el reglamento interno de la Organización; b. Paralelamente la unidad de contabilidad deberá hacer observaciones respecto a la idoneidad en el llenado de los documentos de compra, adicionalmente deberá observar si la solicitud de reposición del fondo ha sido correctamente llenada y justificada. c. En caso de que el Contador encontrase anomalías en el uso del Fondo de Compras, estas deberán ser reportadas directa e inmediatamente al Directorio de la Organización. Art. 17.- De las Controversias. El Gerente o presidente de las organizaciones facilitará toda ayuda para solventar las controversias que puedan presentarse para lograr una adecuada y correcta utilización del fondo de Compras.

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CAPITULO 7
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Art 18.- El presente Reglamento podrá ser reformado en cualquier tiempo, por iniciativa del Directorio de la Organización en pleno o a petición escrita al Directorio por parte de los Representantes de las Asociaciones que forman parte del Sistema Comercial.

NOTAS IMPORTANTES:
• Según el artículo 54 de la Ley de Régimen Tributario Interno, los productos agrícolas (Cacao-Café) tienen tarifa 0% de IVA y el proceso para limpiarlo y dejarlo listo para la exportación no se considera proceso. Según el articulo 9, inciso noveno de la Ley de Régimen Tributario Interno y articulo 16 del Reglamento, son ingresos exentos de Impuestos a la Renta los “Ingresos percibidos por comunas, pueblos indígenas, cooperativas, uniones, federaciones y confederaciones de cooperativas y demás asociaciones de campesinos y pequeños agricultores, legalmente reconocidas, en la parte que no sean distribuidos. Se deberá elaborar un Instructivo especial para actuar en casos de emergencia. Allí se deberán colocar algunas observaciones para cuando se presenten casos de fuerza mayor (falta de energía, agua, operarios, equipos y herramientas, transporte, etc.) y se hayan acumulado productos en proceso (por ejemplo, Cacao-Café fermentado en el centro de acopio; en ese caso se debería tender todo el Cacao-Café en el tendal, evitando que se sobre fermente). De igual modo, cuando llega un lote de Cacao-Café que ha sido retenido en el camión por cualquier razón, el responsable de calidad debe separar ese lote. El presente reglamento fue analizado, discutido y aprobado en la sesión del Directorio efectuada el día xx mes xx año xx entra en vigencia a partir del xxx fecha en la cual conoció y aprobó la Asamblea General legalmente constituida.

Nombre Gerente-Presidente Org.

Nombre Secretario

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MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIOS Introducción
El presente Manual de Procedimientos de Inventarios presenta los lineamientos generales para garantizar seguridad en el manejo y registro de inventarios de materia prima y producto terminado, generando confianza, a través de procedimientos ágiles que demuestren transparencia en el uso y registro de los recursos captados.

Objetivos
a. Entregar al personal operativo del Sistema Comercial, un documento global de los procesos de registro de inventarios; b. Normar los procedimientos de forma tal que la actividad de registro de inventarios sea eficiente y transparente c. Generar información suficiente para el proceso de contabilidad

Normas Generales
a. Toda transacción realizada deberá estar debidamente registrada en los comprobantes creados para el efecto. b. Las instalaciones del Sistema Comercial deberán procesar exclusivamente los productos adquiridos por el mismo sistema c. Cualquier procesamiento de productos externos a los inventarios propios del Sistema Comercial, deberá contar con aprobación de Directorio y deberá registrarse únicamente el valor de ingreso por concepto de procesamiento. d. El Encargado de procesamiento, será el responsable del control físico y de registro hasta producto terminado. Cualquier ingreso o egreso de productos al área de procesos deberá estar debidamente respaldado.

Uso del reglamento de Inventarios
a. Conocer este Reglamento forma parte de los deberes y responsabilidades de todo el personal que interviene en el proceso de manipulación y control de inventarios. Su desconocimiento no los libera de las sanciones que se pueden imponer por su inobservancia; b. Cumplir las disposiciones legales vigentes en este reglamento, es obligación en todos los socios y personal involucrado en esta actividad.

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Actividades del Encargado de Procesos

Formación del Lote de Proceso
a. Se recibe el producto bajo pesaje, constatando su peso contra el registrado en la nota de compra b. Todos los productos del mismo tipo adquiridos en el día, formarán parte del lote de proceso, el cual estará ubicado en el lugar mas apropiado según criterio del encargado de procesos. c. A medida que se adquiere el producto por tipo, se registrara su nota de compra, peso y valor pagado en la hoja de Control de Lote de Proceso (Ver Anexo 1 adjunto). Todas las casillas deberán estar correctamente llenadas en base a los datos comprobados de la nota de compra. d. Una vez concluido el día de compras, el encargado de procesos cerraría la hoja de control de lote elaborando adicionalmente la tarjeta de identificación de lote (Ver anexo 2) que será colocada en el lote físico asignado para el producto (tendal). e. La tarjeta de identificación de lote y la hoja de control de lote deberán tener el mismo número. Este proceso busca el relacionar lo físico con lo contable.

Etapas de Proceso.

Secado
a. El producto recibido, pesado y colocado su tarjeta de identificación, será sometido a los procesos de secado y limpieza según las recomendaciones técnicas respectivas hasta que alcance el nivel de humedad correspondiente y pase a la siguiente etapa de proceso b. Una vez que se considera que el producto esta listo para la siguiente etapa de proceso, el encargado deberá registrar el peso final en la hoja de control de lote y la tarjeta de identificación de lote.

Pilado
a. La siguiente etapa de proceso inicia con la decisión por parte del encargado de procesos, de que determinados lotes están listos para inicio de pilado b. Los lotes aceptados para pilado, deben ser previamente pesados y este valor registrado en la casilla correspondiente de la hoja de control de lote y tarjeta de identificación de lote. c. Una vez efectuado el proceso de pilado, se procederá con el respectivo pesaje, embalaje y almacenamiento luego de lo cual se deberá registrar el producto terminado en la hoja de Kardex (Ver anexo 3)

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d. Si el Sistema Comercial adquiere producto terminado (seco y pilado) este producto deberá tener su nota de compra y hoja de lote de proceso previa su transferencia a kardex de producto terminado. La sistematización de este proceso ayuda a que se tenga un estándar de calidad y permanente registro de datos.

Inventarios de producto terminado

Ingresos
a. Los ingresos de inventario de producto terminado se producirán por transferencia de la hoja de control de lote al kardex de productos terminados. b. Los datos ingresados a kardex de producto terminado deberán contar con los soportes físicos de Hoja de control de lote y tarjeta de identificación de lote. c. Los documentos físicos reposarán en los archivos del Sistema Comercial. d. Para el proceso contable, se remitirá una copia de las hojas de lotes de proceso al contador con una copia de la hoja de kardex respectivo

Egresos
a. Toda salida de producto terminado deberá contar con una factura que respalde la transacción. b. Esta factura deberá estar ceñida al reglamento de facturación expedido por el Servicio de Rentas Internas. c. La factura de venta es el único documento de descargo para el kardex de productos terminados. d. En caso de salida de producto terminado con otro fin que no sea la venta del mismo, se deberá generar una nota de egreso de bodega debidamente autorizada por el Gerente quien sería el responsable por el destino del producto salido. e. El Gerente esta autorizado a emitir un comprobante de egreso de bodega por hasta 5 Lbs de producto terminado para el caso de muestras debidamente solicitadas. f. Por cualquier otro concepto de salida de producto terminado sin factura, el Gerente deberá solicitar autorización al Directorio para poder generar el comprobante de egreso de bodega correspondiente

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS

Introducción
El presente Manual de Procedimientos de Compras presenta los lineamientos generales para garantizar seguridad en la adquisición de materia prima y materiales, generando confianza, a través de procedimientos ágiles que demuestren transparencia en el uso de los recursos captados. Se presentan las políticas de compras concordancia con las disposiciones legales de la Ley los estatutos y reglamentación interna de la Organización.

Objetivos
Entregar al personal operativo del Sistema Comercial, un documento global de los procesos de compras, aplicables tanto a compras en Centro de Acopio como en un proceso de recorridos; Normar los procedimientos de forma tal que la actividad de compra sea eficiente y transparente Generar información suficiente para el proceso de contabilidad

Normas Generales
a. Las compras realizadas por el personal del Sistema Comercial serán exclusivamente generadas para el Sistema Comercial, es decir, no se utilizarán las instalaciones y/o recursos para compras de terceros. b. Toda transacción realizada deberá estar debidamente registrada en los comprobantes creados para el efecto. c. Las compras serán realizadas única y exclusivamente por el Gerente o la persona que este designe, bajo entera responsabilidad del primero.

Tipo de Producto a Comprar
a. Sistema comercial comprara los productos que el Directorio haya aprobado b. En el caso de café podrá comprarse en todas sus etapas de proceso esto es cereza, bola seca y pilado c. Para los demás productos aprobados por directorio, se deberá determinar d. No se aprueba la compra de producto en mal estado aun con descuento o precio menor.

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Tipos de compras
En el Centro de Acopio
a. Se considerarán compras en el Centro de Acopio a aquellas en las cuales el vendedor concurra hasta las instalaciones de la Organización b. Una vez arribado el vendedor con su producto se procederá a verificar el tipo o los tipos de producto ofertado c. Se procederá con el pesaje de cada uno de los tipos de producto traído por el vendedor d. Se procederá con la calificación de calidad de cada tipo de producto traído por el vendedor y se determinara el peso de descuento en caso de existir e. Se procede con el llenado de la nota de compra (Centro de Acopio) sin dejar espacios en blanco. f. En caso de haber espacios no utilizados, estos deberán ser llenados con una raya horizontal. g. El uso de las notas de compra deberá ser secuencial de acuerdo al numero pre impreso del formulario. h. En caso de producirse algún error, la nota de compra utilizada deberá ser anulada y no destruida. i. Una vez completa la Nota de Compra se procede con las firmas, tanto comprador (Sistema Comercial) como del vendedor sin olvidar el numero de cedula de este ultimo. j. Una vez firmada la nota de compra se efectuara el pago de acuerdo al valor total expresado en la misma. k. El pago realizado deberá ser por el valor total expresado en la nota de compra, sin dejar valores pendientes o pagos por adelantado a futuras entregas. l. El producto comprado, por tipo, será acopiado en un lugar determinado con el fin de establecer el lote de proceso del día por tipo de producto. (Ver Anexo 1)

En Sistema de Recorrido
a. Se considerarán compras bajo sistema de recorridos a aquellas en las cuales el Comprador (Sistema Comercial) concurre hasta las instalaciones o domicilio del vendedor b. El responsable de planificar y ejecutar el recorrido es el Gerente del Sistema Comercial, delegando o no efectuar compras en el Centro de Acopio según lo considere. c. Los recorridos deberán ser planificados en base a un acuerdo previo con los productores o vendedores de la zona o zonas que serán visitadas.

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d. En el proceso de planificación del recorrido el Gerente deberá considerar los siguientes puntos: o Zonas de recorrido y sus distancias o Tiempo aproximado de recorrido o Personal de apoyo (pesaje y estiba) en caso de considerar necesario o Monto de dinero para compras. Este monto estará basado en la capacidad de carga del vehículo contratado en relación al precio de compra referencial por quintal o Monto de dinero para viáticos de acuerdo al reglamento interno correspondiente o Costo y tipo de vehículo a ser contratado o Material de embalaje y equipo de pesaje e. Una vez que el comprador llegue al punto de compra se procederá a verificar el tipo o los tipos de producto traídos por el vendedor f. Se procederá con el pesaje de cada uno de los tipos de producto traído por el vendedor g. Se procederá con la calificación de calidad de cada tipo de producto traído por el vendedor y se determinara el peso de descuento en caso de existir h. Se procede con el llenado de la nota de compra (para Sistema de Recorridos) sin dejar espacios en blanco. i. En caso de haber espacios no utilizados, estos deberán ser llenados con una raya horizontal j. El uso de las notas de compra deberá ser secuencial de acuerdo al número preimpreso del formulario.

k. En caso de producirse algún error, la nota de compra utilizada deberá ser anulada y no destruida. l. Una vez completa la Nota de Compra se procede con las firmas, tanto comprador (Sistema Comercial) como del vendedor sin olvidar el numero de cedula de este ultimo. m. Una vez firmada la nota de compra se efectuara el pago de acuerdo al valor total expresado en la misma. n. El pago realizado deberá ser por el valor total expresado en la nota de compra, sin dejar valores pendientes o pagos por adelantado a futuras entregas. o. El producto adquirido deberá ser correctamente embalado y acomodado en el transporte con el fin de evitar derramamientos que causen pérdidas. p. Una vez concluido el recorrido el Gerente deberá llenar la planilla de recorrido sin dejar espacios en blanco.
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q. En caso de existir espacios no utilizados, estos deberán ser llenados con una raya horizontal r. Para la recepción el encargado de procesos deberá volver a pesar el producto previo su firma en la planilla de recorridos. s. Una vez inscrita la firma de recepción, el producto deberá ser acopiado en un lugar determinado con el fin de establecer el lote de proceso del día por tipo de producto. t. En caso de haberse realizado compras en el Centro de Acopio, estas se unirán, por tipo, a las compras realizadas por Sistema de Recorridos con el fin de establecer el lote de procesos del día.

REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL DEL FONDO OPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL Reglamento de Cuenta Bancos
El Directorio de la Organización en coordinación con la Gerencia Administrativa del Sistema Comercial, emite el presente Reglamento de CUENTA BANCOS de acuerdo con los siguientes artículos:

Capitulo I

Aspectos Generales Ámbito de Aplicación
Este reglamento tiene la finalidad de permitir administrar eficientemente la Cuenta Bancos para el desarrollo normal de las actividades del Sistema Comercial de la Organización, a través de un conjunto de normas, métodos y procedimientos que faciliten al personal el cumplimiento de las funciones asignadas y evaluar el cumplimiento de normas de control interno en el manejo de este fondo.

Objetivos de la Cuenta Bancos
La Cuenta Bancos tiene como finalidad la administración global de los fondos del Sistema Comercial
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Uso del Reglamento de la Cuenta Bancos
a. Conocer este reglamento forma parte de los deberes y responsabilidades, de todo el personal que interviene en el manejo del Sistema Comercial. Su desconocimiento no los libera de las sanciones que se pueden imponer por su inobservancia; b. Cumplir las disposiciones de este reglamento sobre el manejo del fondo operativo es obligación de todo el personal involucrado respecto a autorizar, manejar, registrar y controlar el uso del fondo y de los documentos de soporte respectivos.

Capitulo II

Monto, Responsable, Conceptos, Reposición, Control Apertura de la cuenta Bancos para el Sistema Comercial
La apertura de la cuenta del Sistema Comercial en el sistema financiero formal será autorizada por el Directorio de la Organización y será para uso exclusivo de las actividades generadas por el Sistema Comercial de la Organización. Esta cuenta deberá ser abierta por el Representante Legal de la Organización quien no actuará como firma para el retiro de fondos, acción que recae sobre las firmas conjuntas del Gerente del Sistema Comercial más el Tesorero o Vicepresidente de la Organización. El Tesorero y Vicepresidente de la Organización deberán registrar sus firmas ante la entidad financiera como alternativa a la firma conjunta del Gerente.

Recursos para su constitución e incremento
Los recursos para constituir la Cuenta Bancos del Sistema Comercial representaran el capital disponible inicial asignado por la Organización bajo aprobación del Directorio para el flujo normal del proceso Comercial. Esta cuenta podrá tener incremento en su saldo bajo ingresos provenientes del flujo comercial del Sistema, prestamos concedidos al Sistema Comercial de la Organización, donaciones u otros recursos provenientes lícitamente.

Utilización del Fondo
a. Los fondos existentes en la cuenta Bancos del Sistema Comercial tendrán como uso exclusivo el movimiento de negocio del Sistema Comercial de la Organización

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b. El proceso de retiro de fondos de la cuenta bancos estará sujeta únicamente a la reposición del fondo de compras o del fondo de caja chica previa presentación y aprobación de las liquidaciones respectivas según consta en los reglamentos internos pertinentes. c. En ningún caso se utilizarán o se transferirán estos fondos a otras actividades sin aprobación directa de la Asamblea General.

Funcionarios Responsables de su manejo
La persona encargada de la custodia de la chequera o libreta de ahorros será el Tesorero de la Organización o en su ausencia temporal el Vicepresidente. Los estados de cuenta mensuales o una copia mensual de la libreta de ahorros deberán ser presentados al contador contratado para la contabilización de todas las transacciones realizadas.

Cuantía Limite del Fondo
Los montos máximos y mínimos que la cuenta Bancos del Sistema Comercial mantenga, deberán ser aprobados y/o modificados por la Asamblea General de la Organización

Cuantía y conceptos de los desembolsos
Las reposiciones no podrán exceder los montos aprobados para el funcionamiento del fondo de Compras y fondo de Caja Chica del Sistema Comercial Los montos aprobados para el funcionamiento de estos fondos, están regulados bajo los lineamientos expuestos en los reglamentos respectivos

Control de la Cuenta
Para asegurar el uso idóneo de los recursos de la cuenta Bancos: d. El Contador deberá realizar y enviar al Directorio informes periódicos de los ingresos y egresos registrados en la cuenta del Sistema Comercial. De dicha diligencia se dejaría constancia en actas de las novedades que se presenten, especialmente aquellas que afecten el giro comercial del negocio, lo que servirá de base para la toma de decisiones correctivas por parte de la autoridad competente según el reglamento interno de la Organización;

Controversia
El Gerente del Sistema Comercial facilitará toda ayuda e información para solventar las controversias que puedan presentarse.

Capitulo III

Disposiciones Transitorias
El Reglamento de la cuenta Bancos podrá ser reformado en cualquier tiempo,
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por iniciativa del Directorio en pleno o a petición escrita al Directorio por parte de la Gerencia del Sistema Comercial; manteniendo siempre la participación de Asamblea General para las reformas que impliquen cambios en el uso de los fondos que no sean referentes al giro comercial del Sistema. El presente reglamento fue analizado, discutido y aprobado en la sesión del Directorio efectuada el día xx mes xx año xx entra en vigencia a partir del xxx fecha en la cual conoció y aprobó la Asamblea General legalmente constituida.

Nombre Presidente

Nombre Secretario

Bibliografía o Modelo de Reglamento del Fondo de Compras del PSFRSN o Experiencias de los Consultores

REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL DEL FONDO OPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL Reglamento del Fondo de Caja Chica
El Directorio de la Organización en coordinación con la Gerencia Administrativa del Sistema Comercial, emite el presente Reglamento de FONDO DE CAJA CHICA de acuerdo con los siguientes artículos:

Capitulo I

Aspectos Generales Ámbito de Aplicación
Este reglamento tiene la finalidad de permitir administrar eficientemente el fondo de caja chica para el desarrollo normal de las actividades del Sistema Comercial de la Organización, a través de un conjunto de normas, métodos y procedimientos que faciliten al personal el cumplimiento de las funciones asignadas y evaluar el cumplimiento de normas de control interno en el manejo de este fondo.

Objetivos del Fondo de Compras
b. El fondo de compras tiene como finalidad habilitar el pago en efectivo de

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las compras no referentes al giro comercial del Sistema y que por razones propias en el que se desarrolla el negocio no pueden ser cubiertas mediante cheques, cuyos conceptos de egreso se detallan (según formato Anexo No 1. adjunto); c. Satisfacer requerimientos emergentes para lograr un adecuado, oportuno y permanente funcionamiento de las actividades normales del Sistema Comercial. d. Agilitar el trámite de pagos, previstos para cancelar obligaciones legalmente exigibles.

Uso del Reglamento del Fondo de Operación
a. Conocer este reglamento forma parte de los deberes y responsabilidades, de todo el personal que interviene en el manejo del Sistema Comercial. Su desconocimiento no los libera de las sanciones que se pueden imponer por su inobservancia; b. Cumplir las disposiciones de este reglamento sobre el manejo del fondo operativo es obligación de todo el personal involucrado respecto a autorizar, manejar, registrar y controlar el uso del fondo y de los documentos de soporte respectivos.

Capitulo II

Monto, Responsable, Conceptos, Reposición, Control Apertura de Fondo de Operación
La apertura del fondo de Caja Chica y la designación de la persona encargada de su custodia y manejo, en caso de ser requerido, serán solicitadas por el Gerente y será por un monto previamente establecido por este, con autorización del Directorio, de acuerdo con las necesidades del Sistema Comercial. Así También, es obligación del Gerente reportar los niveles de utilización de los recursos y solicitar cualquier modificación a los montos aprobados por Directorio

Recursos para su constitución e incremento
Los recursos para constituir el "Fondo de Caja Chica" representan destinaciones anticipadas de fondos, razón por la cual no deben ser imputadas a ninguna asignación presupuestaria en el momento de su entrega inicial o incremento, pero si tendrán afectación en el instante de su reposición.

Utilización del Fondo
d. El fondo de Caja Chica, servirá para pagar las obligaciones derivadas de las
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transacciones indicadas en el Art.1 de este reglamento, utilizando como respaldo recibos, facturas u otros documentos que justifiquen el egreso (Ejemplo formato Anexo No. 2 adjunto); e. En ningún caso se usará el fondo para gastos a nombre personal, cambio de cheques, o préstamos a funcionarios o socios de la Organización y su Sistema Comercial, tampoco se efectuarán pagos por un monto mayor al saldo del fondo.

Funcionarios Responsables de su manejo
La custodia y manejo del "Fondo de Caja Chica" es de responsabilidad única y exclusiva del Gerente del Sistema Comercial o de la persona designada para el efecto por el Gerente bajo entera responsabilidad de este último. Esta persona designada por el Gerente para la custodia y manejo del Fondo de Caja Chica no debe ser parte del Directorio o ejercer labores contables en la Organización.

Reposición del Fondo
a. Para la reposición del fondo se preparará el detalle "Reposición del Fondo de Caja Chica" (según formato del Anexo No. 3 adjunto) con sus respectivas notas de egreso, facturas o demás documentos probatorios del gasto, que cumplan con los requisitos dispuestos por el Servicio de Rentas Internas en el Reglamento de Facturación. Todos los documentos de soporte del gasto deberán ser a nombre de la Organización; b. De existir gastos no autorizados o justificados con documentos legalmente establecidos, no se hará la reposición de estos valores quedando bajo responsabilidad del Gerente del Sistema Comercial y la personal que maneja el fondo de Operación, en caso de existir; c. Para el correcto funcionamiento del fondo de caja chica, la reposición podría efectuarse cuando esté agotado un 70% del valor asignado.

Cuantía Limite del Fondo
La cifra que se de como límite para el fondo fijo de caja chica deberá ser lo más reducida posible a fin de que no se mantenga dinero en efectivo más allá del estrictamente necesario, acorde con las peculiaridades del Sistema Comercial, entre USD 50,00 a USD 200,00. Cualquier incremento deberá ser solicitado por el Gerente al Directorio por escrito para su autorización.

Cuantía y conceptos de los desembolsos
No está permitido efectuar desembolsos del fondo Operativo por valores que excedan del 20% del valor asignado al fondo, por cada transacción. Se prohíbe igualmente hacer pagos que signifiquen una continúa repetición de gastos que no tienen carácter de imprevisibles o urgentes y que puedan cancelarse más adecuadamente con cheques.

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Control del Fondo
Para asegurar el uso idóneo de los recursos del “Fondo de Caja Chica": e. El Tesorero del Directorio y/o el Contador, realizarán arqueos periódicos y sorpresivos de los valores entregados, de conformidad con la Normas Técnicas de Control Interno. De dicha diligencia se dejarían constancia en actas en las que se determinarán todas las novedades, especialmente aquellas que vayan en contra del espíritu del fondo lo que servirán de base para la toma de decisiones correctivas por parte de la autoridad competente según el reglamento interno de la Organización;

Controversia
El Gerente del Sistema Comercial facilitará toda ayuda para solventar las controversias que puedan presentarse para lograr una adecuada y correcta utilización del fondo de Operación.

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Capitulo III

Disposiciones Transitorias
El Reglamento de Fondo de Operación podrá ser reformado en cualquier tiempo, por iniciativa del Directorio en pleno o a petición por escrito de la Gerencia del Sistema Comercial. Se autoriza para que la cuantía del fondo de Caja Chica del Sistema Comercial sea de 100.00 dólares (trescientos 00/100 dólares), además los desembolsos por cada transacción tengan un tope de USD. 20.00 (veinte 00/100 dólares). El presente reglamento fue analizado, discutido y aprobado en la sesión del Directorio efectuada el día xx mes xx año xx entra en vigencia a partir del xxx fecha en la cual conoció y aprobó la Asamblea General legalmente constituida.

Nombre Presidente

Nombre Secretario

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Anexo No. 1
Concepto de Gastos del Fondo Fijo de Caja Chica
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Concepto de Gastos Compra de suministros y materiales menores Uso de cabinas telefónicas Pago de Fotocopias, uso de Internet Pago al Banco por servicios de recaudación de impuestos Pago de vulcanización Pago de reparaciones menores Pago por servicios de encomiendas Compra de refrigerios Compra de combustible Pago de servicios básicos Otros de acuerdo a las necesidades del Sistema Comercial

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Anexo no. 2
Formulario de Egreso del Fondo de Caja Chica
(Datos mínimos requeridos)

POR $

Pagado A La Suma de Por de concepto

Fecha

Aprobado (Nombre)

Recibí Conforme C.I.

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Anexo 3
Formato de Reposición de Fondo de Caja Chica
Fecha Reposición de Fondo de Caja Chica Valor Asignado al Fondo Operativo (-) Monto Utilizado Valor Actual del Fondo Operativo (+) Valor en Reposición Valor Existente en Fondo Operativo Justificación del Monto Utilizado Fecha No. De Nombre Formulario Concepto del Gasto Cuenta Aplicar a Valor

TOTAL (Monto Utilizado) El número de formulario deberá estar antecedido por una de las siguientes nomenclaturas: R = Recibo / FC = Factura Comercial (Bajo normas del SRI) / F = Factura (No bajo normas del SRI) / O = Otras

Gerente

Revisión Contabilidad

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CAPITULO VIII
DESARROLLO DE CAPACITACIONES VARIAS
En el proceso de capacitaciones se ejecutó también en el Oriente un taller que tuvo una valiosa Acogida denominado:

COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS

Presentación basada en documentos de algunos autores: H. Koontz, R. Flores, G. Balderrama, Cursos Fundación Carvajal.

La empresa en su enfoque de comercialización debe considerar los siguiente:

Entregar productos de calidad.

Renovar o presentar nuevos productos.

Estudiar permanentemente el mercado.

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RESUMEN GENERAL DE TALLERES REALIZADOS CON NÚMERO DE PARTICIPANTES
COMERCIALIZACION ASOCIATIVA Y PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABLIDAD N: FECHA NOMBRE ADMINISTRADORES DE GRUPOS PARTICIPANTES CONSORCIO COMERCIAL AROMA 13/04/2006 AMAZONICO 35 12/04/2006 PRODES 26 26/04/2006 CEFODI 26 27/04/2006 APROCANE 23 09/05/2006 FEDECADE/Rosalino Ortega 17 09/05/2006 FEDECADE/La Florida 10 10/05/2006 FEDECADE/Nueva Unión Campesina 16 10/05/2006 FEDECADE/6 de Julio 17 11/05/2006 FEDECADE/ 3 de Octubre 17 11/05/2006 FEDECADE/ CAMACHO 9 TOTAL PARTICIPANTES TALLER 1 196

LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION , MIEMBROS DEL EQUIPO COMERCIAL MANEJO DE LOS REGISTROS CONTABLES N: NOMBRE ADMINISTRADORES DE GRUPOS PARTICIPANTES La contabilidad, aspectos general e importancia/ 04/07/2006 APROCANE 23 9-10-11 Mayo La contabilidad, aspectos general e importancia/ 2006 FEDECADE 18 Camacho-NUC-6 de Julio-3 De Octubre- 3 personas por organización Robalino Ortega-La Florida 22/05/2006 Manejo de los registros contables/ APROCANE 10 15-16 Julio Elaboración Manuales Contables y 2006 Administrativos FEDECADE 10 Sociabilizar Registros contables para la 14/08/2007 Trazabilidad/FEDECADE 10 16-17 Nov2006 Monitoreo actividades comercialización/FEDECADE 18 Y 19 Enero Manejo de registros contables, ejercicios 07 prácticos/ CCAA 20 La contabilidad, aspectos general e importancia, Manejo registros 21/02/2007 contables ejercicios prácticos/UCOCS 18 FECHA TOTAL PARTICIPANTES TALLER 2 109

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y HERRAMIENTAS DE MARKETING N: NOMBRE ADMINISTRADORES DE GRUPOS PARTICIPANTES CONSORCIO COMERCIAL AROMA AMAZONICO 10

FECHA 08/09/2006

Adicional se formó parte del taller para la elaboración del Plan Estratégico de Aroma Amazónico con todas las Organizaciones que forman parte del Consorcio, taller que estuvo dirigido por el ing. Alexander Barzallo de CORECAF, donde también se formó la directiva del mismo, quedando conformada así: PRESIDENTE: VICEPRESIDENTE: VOCALES PRINCIPALES: SR Luis Barragán SR. Flavio Cordero Sr. Cristobal Celi Sr. Ramón Camacho Sr. Abel Cárdenas.

Se efectuó los días 4-5 y 6 de diciembre en el hotel Yachana Lodge, parroquia Chontapunta , Tena. La tercera semana de enero del presente fuimos invitados por PRONORTE, a formar parte del grupo facilitador en el Talle:

APLICACION DEL SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO N: FECHA ORGANIZACIÓN PARTICIPANTES Sol de Oriente, APANEC, 22 AL 26 enero 07 AGROCAMPO 15 APROCA, KALLARI, AS. SAN CARLOS AROMA AMAZONICO

El 2 de Abril formamos parte con la Contadora de FEDECADE y Contadora de UCOCS el taller de Actualización Tributaria organizado por PRONORTE, el mismo que tuvo lugar en Lago Agrio, donde hubo la participación de 12 representantes de organizaciones involucradas en el sistema Comercial. Desde el mes de Mayo hasta la presente se ha venido dando un seguimiento continuo en las actividades de comercializacion de las organizciones de FEDECADE, UCOCS, SAN CARLOS, AROMA AMAZONICO. Se ha logrado realizar un cambio muy importante en el manejo de la información contable dando paso al uso del SOFTWARE CONTABLE en las
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organizaciones de FEDECADE Y UCOCS, AROMA AMAZONICO esta revisando el uso y manejo del mismo.

CONCLUSIONES
Se puede determinar que la capacitación comercial ha sido una herramienta muy importante en el 70% de las Organizaciones beneficiarias del proyecto que ya han aplicado los registros contables socializados como son FEDECADE, APROCA, CCAA, APROCANE, SAN CARLOS y UCOCS. Cabe anotar que alguna información del contenido de los registros contables (Liquidaciones de Compra, Kárdex) han sido modificados de acuerdo a las necesidades de cada Organización, formatos que cumplen con los requisitos de ley si es del caso y contienen la información necesaria que exige el registro contable. Con estos antecedentes se concluye que en la Organizaciones a excepción FEDECADE que ya ha estado trabajando en la utilización de estos registros contables, se ha dado inicio a un proceso de cambio importante en el manejo de todas las actividades comerciales determinando los mismos productores la necesidad de controlar a base de registros y formatos contables cada una de las transacciones que se generan día a día en el ejercicio comercial, para poder determinar de una forma eficiente y transparente los resultados del mismo, considerando que ahora las organizaciones tienen ya una VISION EMPRESARIAL acogiendo de una manera muy positiva el cambio que se ha dado en todo este proceso pues el pequeño productor cacaotero del país tiene la firme convicción que estos cambios, estos nuevos proceso traerá consigo grandes resultados donde los únicos beneficiaros serán ellos.

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FOTOS

Ejecución Manejo de Registros Contables CCAA (Enero 07)

Taller Aplicación del Sistema Contable CCAA-San Carlos-AprocceKallari- (enero/07)

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Taller Establecimiento de procedimientos administativos y financieros Aproca- CCAA-San Carlos-Aprocce-Kallari- (Abril/07)

Taller Actualización Tributaria CCAA-San Carlos-Aprocce-KallariAproca- (Abril/07)

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