GEL ME EstudioCaso DIAN Muisca2008

Estudio de caso: DIAN
Modelo nico de Ingreso Servicio y Control Automatizado

MUISCA www.dian.gov.co
DIAN
Modelo nico de Ingreso Servicio y Control Automatizado - MUISCA
www.dian.gov.co
PRESENTADO A: PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD

POR: UNION TEMPORAL SIGMA DOS - DDB
Bogot D.C., diciembre de 2008

RESUMEN EJECUTIVO
El MUISCA es un modelo de gestin integral que establece aspectos
organizacionales, de procesos y tecnologa como sus ejes fundamentales. Busca
alcanzar excelencia en las operaciones y redireccionar la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales hacia el servicio, consolidar la autonoma y contribuir a la
competitividad
del
pas.
en
ambientes
complejos,
cambiantes
y
multidimensionales1. La siguiente figura representa el modelo de gestin del
MUISCA:
Figura 1; Modelo de Gestin del MUISCA
Modelo: Porque representa una manera de gestionar y porque apunta a cumplir la misin
de la entidad, permitiendo administrar de manera integral los aspectos de la organizacin
con fuerte nfasis en los procesos, las personas, los recaudos y la tecnologa alrededor de
la informacin, que es un insumo y el producto ms importante.
nico: Integra a la gente, las reas (de recaudo de los diferentes impuestos), los conceptos,
los datos (de las personas y los impuestos) y la gestin.
Ingreso: Responde al recaudo.
Servicio: Facilita el cumplimiento de los deberes de la DIAN.
Control: Mide, previene y ajusta el comportamiento y la gestin.

Automatizado: Aprovecha la tecnologa para potenciar la gestin en agilidad, veracidad y

cumplimiento.
OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE CASO

General
Documentar la experiencia de la Direccin Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales,
Modelo nico de Ingreso, Servicio y Control Automatizado MUISCA, que ha tenido en la
puesta en marcha de servicios de Gobierno en Lnea.
Especficos
Documentar el proceso de creacin, diseo y automatizacin del Modelo nico de

Ingreso, Servicio y Control Automatizado de la DIAN (www.dian.gov.co).
Documentar los logros y las dificultades presentadas en el proceso de diseo y
desarrollo de la solucin.
Documentar las lecciones aprendidas durante el proceso de diseo y desarrollo de la
solucin.
Documentar los beneficios para el ciudadano en trminos de ahorro de costos, tiempos y
pasos
Conocer la opinin de la ciudadana sobre el uso en lnea de este proceso
1. ANTECEDENTES
Motivacin
Para entender el origen del MUISCA hay que remontarse al ao 1991, cuando se decide crear
la Direccin de Aduanas Nacionales (DAN) y la Direccin de Impuestos Nacionales (DIN).
En 1993 se unificaron la DIN y la DAN crendose entonces la DIAN, Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales, la cual cuenta con personera jurdica, autonoma administrativa y
presupuestal, y est adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Luego vino la etapa de transformacin cultural, que implic un cambio de mentalidad tanto
interno como externo, de los funcionarios de la entidad y de los usuarios. Era importante ver al
usuario no como un evasor y prestarle un buen servicio. Por esto se cre la Subdireccin de
Gestin y Servicio al Cliente, y se establecieron centros integrados de atencin en las alcaldas
de las grandes ciudades. Al mismo tiempo, se busc inducir en el ciudadano conciencia del
Estado y sentido de contribuyente. Luego vino una tercera etapa, de modernizacin
tecnolgica.
En el ao 2002, cuando asume la presidencia lvaro Uribe, hay un cambio en la DIAN y el
entonces Director Mario Alejando Aranguren Rincn con su equipo inicia la elaboracin de un

diagnstico para establecer en qu estaba fallando la entidad, ya que la evasin era evidente,
rondando niveles de 33%3. Entonces se identificaron las siguientes dificultades:
En materia de sistemas y manejo de la informacin no se haba logrado eficiencia.
En relacin con los contribuyentes se estableci que no haba una conciencia tributaria,
dados los altos ndices de evasin.
A partir de ese diagnstico surge una estrategia de modernizacin.4

Se evidenciaba la ineficiencia en el proceso de recaudo, que estaba totalmente desarticulado.
Se manejaban cerca de 90 aplicativos para los procesos de manera independiente, por lo que
era necesario establecer un modelo nico que alimentara los distintos procesos en un solo
sistema.
En noviembre de 2002 la DIAN emprendi el proceso de transformacin institucional ms
importante de su trayectoria: la modernizacin de su tecnologa y sus sistemas de manejo de
datos, a travs del proyecto MUISCA.
La fuerza de cambio que impuls esta transformacin tecnolgica fue la adopcin de prcticas
internacionales sobre la materia, especialmente de la Agencia Tributaria Espaola y, en menor
grado, las chilenas y canadienses, dando como resultado el MUISCA.
La siguiente imagen muestra la pgina inicial del MUISCA:
.

Figura 2: Pantalla inicial del MUISCA
Los principales servicios informticos electrnicos implementados por el MUISCA se presentan

en la siguiente grfica:

Figura 3: Pgina inicial de los servicios Informticos electrnicos que ofrece el MUISCA
En particular algunos de estos servicios informticos electrnicos son:
Registro nico Tributario (RUT): A partir del septiembre de 2004, de acuerdo con el
Decreto 2788 nace el RUT, creado como mecanismo nico para identificar, ubicar y
clasificar a los contribuyentes. Esto represent una simplificacin en los trmites de la
entidad, en la medida en que fueron fusionados los muchos registros existentes, tales
como el registro tributario, el registro nacional de exportadores de bienes y servicios, el
registro nacional de vendedores, y el registro de usuarios aduaneros autorizados.
Comunicacin masiva virtual (Portal de la DIAN): El MUISCA estructur la pgina

web de la entidad con el fin de proporcionar informacin y asistencia y facilitar el
cumplimiento de obligaciones mediante los servicios informticos electrnicos. Esta
innovacin dispar la utilizacin de la pgina, que pas de ocupar el lugar 80.000 entre
las pginas ms visitadas del mundo en el ao 2005, al puesto 36.157 en 2006.
Diligenciamiento y presentacin virtual de documentos: La DIAN presta el servicio

gratuito de formularios en lnea, que hoy permite el diligenciamiento asistido para
presentacin fsica o virtual de declaraciones tributarias, cambiarias, aduaneras y

recibos oficiales de pago, con certificado digital. Este es un mecanismo entregado

gratuitamente por la DIAN, que sustituye los efectos de la firma autgrafa de las
personas naturales en los documentos realizados a nombre propio o como
representantes de otras personas naturales o jurdicas.7
Presentacin masiva de informacin: Es un servicio diseado para facilitar la entrega

de informacin exgena en forma virtual. La informacin exgena es aquella que envan
ms de 50.000 fuentes, entre ellas las entidades bancarias, cooperativas, bolsas de
valores, notaras, grandes almacenes de cadena, etc. En 2006, la DIAN recogi
135.308 millones de datos de estas fuentes. Ello permite hacer cruces de informacin y
facilitar la investigacin tributaria a partir de la deteccin rpida de ingresos y datos
relevantes de una persona natural o jurdica. Como lo afirm una funcionaria de la
DIAN, este sistema pretende recoger toda la informacin relativa a los contribuyentes
integrada: la informacin tributaria, aduanera y cambiaria8. Al hacerlo, la DIAN va a
tener una informacin completa de cada contribuyente con la aspiracin de, ms
adelante, poderle sugerir al contribuyente cual es su liquidacin de impuestos; que le
llegue hecha la declaracin9.
Estrategias de mercadeo y promocin

Para la promocin de los servicios informticos electrnicos la entidad utiliza los medios
masivos de comunicacin, publicando en diarios nacionales y regionales la invitacin a foros
para los clientes. La difusin y promocin por intermedio de los gremios y asociaciones es otra
estrategia utilizada por la entidad.
Una de las innovaciones para darle seguridad, confianza y validez a los servicios gratuitos que
brinda la DIAN es el certificado con firma digital. En este momento se cuentan 95.597
certificados digitales entregados gratuitamente para las personas que tienen la obligacin de
presentar y firmar sus declaraciones y sus recibos de pago, en forma virtual.
En los puntos de contacto con los clientes, ubicados en las principales ciudades del pas en
sitios estratgicos, como aeropuertos y CADEs tambin encuentran plegables con la
informacin de los procesos y orientacin personalizada. Para llegar a un mayor nmero de
personas tambin est en funcionamiento un punto de contacto mvil que se desplaza por
lugares estratgicos en la ciudad, como Corabastos, San Andresito y el centro de alta
tecnologa ubicado en Unilago10.
Como soporte de la divulgacin la entidad provee toda la informacin de los Servicios
Informticos Electrnicos en cartillas y videos que explican en forma didctica el uso de los
mismos y que estn a disposicin de los clientes en la pgina web.
Estn obligados a utilizar los servicios electrnicos de la DIAN los contribuyentes, responsables
y agentes de retencin relacionados en las Resoluciones Nos. 2889 de abril 2 de 2001, 02303
de abril 1 de 2005 y 09236 de octubre 6 del mismo ao, expedidas por la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, debern utilizar los servicios informticos electrnicos para

presentar las declaraciones a que se refiere el artculo 10 del Decreto 408 de 2001, tal como fue
modificado por el artculo 6 del Decreto 4694 del 22 de Diciembre de 2005, incluido el
mecanismo de firma con certificado digital. Se excluyen de sta obligacin los contribuyentes,
responsables y agentes de retencin relacionados en la Resolucin 10502 de diciembre 18 de
200311.
La siguiente grfica muestra el comportamiento de las Firmas con Certificado Digitales entre los
aos 2006 a abril 30 de 2009:
.
12
Grfica 1: Firmas con certificado Digital a abril 30 de 2009
Capacitacin
A medida que se implementan los servicios informticos electrnicos se capacita en su uso
tanto a los funcionarios como a los ciudadanos. Para esta capacitacin se ha fortalecido el uso
de herramientas virtuales a las cuales se accede desde el portal de la DIAN. Pero el proceso
no culmina con la puesta en marcha de los servicios y la capacitacin en los mismos; la entidad
tambin ha dispuesto de kioscos de autogestin, donde los clientes pueden acceder a los
servios y realizar sus trmites con el acompaamiento de funcionarios de la entidad.
La siguiente imagen muestra la pgina de acceso a las herramientas de capacitacin que ofre el
MUISCA:

13
Figura 4: Pantalla de inicio de las cartillas de capacitacin que se encuentran en la pgina web
Tiempo de implementacin
El proceso se inici en 2004 y a la fecha ha entregado productos como el Registro nico
Tributario, diligenciamiento de declaraciones, informacin por envo de archivos, correccin de
inconsistencias, proceso de salida de mercancas, proceso de carga, y pago electrnico, entre
otros.
Financiacin
El proyecto MUISCA se financi con un emprstito del Banco Mundial, que permiti la
actualizacin y adecuacin de una parte del componente tecnolgico de la entidad y gran parte
del desarrollo de los servicios informticos electrnicos. De otra parte, con recursos del
presupuesto nacional (funcionamiento e inversin) se han financiado otros componentes del
modelo MUISCA, tales como la adecuacin de infraestructura, programas de capacitacin y
divulgacin y la reestructuracin funcional de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales
de Colombia (DIAN). Los funcionarios entrevistados no suministraron informacin precisa
acerca de los montos de la inversin realizada par desarrollar el sistema

Escala de cobertura
Interaccin virtual
Por medio del portal de la DIAN (www.dian.gov.co), canal de comunicacin y de interaccin
virtual con los contribuyentes, declarantes, la comunidad acadmica e investigativa y con la
ciudadana en general, la entidad presta servicios de: informacin, capacitacin y asistencia;
facilita el cumplimiento de obligaciones y trmites mediante los servicios informticos de manera
segura.
Segn el ranking mundial de pginas web visitadas en 2007, el portal de la DIAN ocupa el lugar
24.692, frente al puesto 24.775 del Banco de la Repblica y al 31.825 de la Presidencia de la
Repblica.
Interaccin telefnica.
A travs del Call Center la DIAN atiende y orienta a los usuarios, resuelve dudas e
inconvenientes presentados en el cumplimiento de las obligaciones frente a la entidad. As
mismo, convoca y cita a los contribuyentes, responsables, agentes retenedores, declarantes,
segn el caso, para atender los diferentes procesos. Durante el ao 2007 se atendieron
406.126 usuarios por este medio.
La siguiente tabla muestra el movimiento mensual hasta el 30 de septiembre del 2008, donde
se aprecia una considerable disminucin en casi todos los meses con respecto al ao pasado, y
con aumento durante los meses de presentacin de la declaracin de renta para las personas
jurdicas, es decir entre los meses de julio y septiembre.
Personas atendidas telefnicamente 2007 y 2008
Mes
2007
2008
Variacin % 2007 - 2008
Enero
26.221
Febrero
37.495
Marzo
43.531
Abril
45.962
Mayo
43.785
Junio
42.979
Julio
40.363
Agosto
40.802
Septiembre 25.177
Octubre
23.151
Noviembre
20.959
Diciembre
15.701
TOTAL
406.126
14
20.918
25.690 -31,48%
31.685
49.989
39.175
50.442
39.674
29.381
30.803
317.757
-20,22%
-27,21%
8,76%
-10,53%
17,36%
-1,71%
-27,99%
22,35%
-21,76%
Tabla 1: Atencin por call center
10

Este cuadro muestra el movimiento mensual hasta el 30 de septiembre del 2008, donde se
aprecia una considerable disminucin en casi todos los meses con respecto al ao pasado, y
con aumento durante los meses de presentacin de la declaracin de renta para las personas
jurdicas, es decir entre los meses de julio y septiembre.
Interaccin personal
Mediante los puntos de contacto la DIAN atiende de manera integral y permite tambin la
autogestin de los contribuyentes en instalaciones adecuadas fsica y logsticamente, y
soportadas en un grupo humano cualificado para ofrecer una atencin personal.
La DIAN cuenta actualmente en el pas con 57 puntos de contacto para atender a los clientes
con horarios extendidos, garantizando un mayor cubrimiento.
Durante el ao 2007, en los puntos de contacto se atendieron 2.527.144 clientes15. La siguiente
tabla resume las estadsticas hasta el 30 de septiembre de 2008, y se evidencia un aumento
considerable en la atencin con respecto al ao anterior.
Personas atendidas personalmente de 2006 a 2008
Mes
2006
2007
2008
Variacin % 2007 - 2008
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
TOTAL
100.368
114.070
131.334
155.193
189.908
207.997
230.795
253.213
171.964
186.896
138.156
106.842
1.986.736
166.293
175.526
207.797
202.634
196.761
226.406
265.838
325.320
220.273
202.957
181.273
156.066
2.527.144
235.470
245.747
225.974
273.640
242.608
342.185
331.508
321.641
330.358
41.60%
40.01%
8.75%
35.04%
51.14%
24.70%
1.13%
49.98%
2.549.131
0,87%
16
Tabla 2: Atencin presencial en los 57 puntos de contacto
11

Diligenciamiento y presentacin virtual de documentos

Los clientes de la DIAN disponen en forma virtual y gratuita de formularios, y a travs del
servicio dispuesto en la web de la entidad es posible el diligenciamiento virtual asistido y seguro
tanto tcnica como jurdicamente de las declaraciones tributarias, aduaneras, cambiarias y
recibos oficiales de pago, es necesario estar registrado y se utiliza el mecanismo de firma
amparado en certificado digital suministrado por la DIAN.
La siguiente imagen muestra al pgina inicial para el uso de los formularios:
17
Figura 5. Pantalla de inicio para descargar formularios
En el ao 2006 se diligenciaron y presentaron 260.161 declaraciones frente a 1.070.298

declaraciones del ao 2007, evidencindose un incremento del 311% en el uso del servicio, no
solo por los que estn obligados a hacerlo por este medio (los que tienen firma digital), sino por
personas y empresas que lo hacen voluntariamente.
A 31 de diciembre de 2007 la entidad haba entregado sin costo alguno para sus usuarios
12

85.001 mecanismos de firma amparados en certificado digital, frente a 47.624 mecanismos

digitales emitidos en 2006, evidencindose un crecimiento de 78,48%. En 2008 se completa un
universo de 95.597 certificados entregados a quienes tienen la obligacin de diligenciar y pagar
sus declaraciones en forma virtual.18
Presentacin masiva de informacin
Al ofrecer medios y canales electrnicos para la entrega masiva de informacin de manera
virtual, la DIAN facilita la presentacin de informacin econmica, transaccional, financiera, y en
general informacin que le permite a la entidad adelantar acciones tendientes al servicio y la
fiscalizacin del cumplimiento cabal de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias.
En 2007 se recibieron 538.383 solicitudes de envo de informacin para un total de 111.910.548
registros y 157.506 informantes.
Actualizacin del Registro nico Tributario - RUTMediante la inscripcin y actualizacin del RUT se consolida la nueva forma de administrar los
clientes de la entidad, contando con informacin cada vez ms veraz y confiable, lo que le
permite a la DIAN desarrollar una mayor y mejor gestin en materia de recaudo, control y
servicio.
Desde la implementacin de este registro en el ao 2004, fecha en que se contabilizaban
259.241 inscritos, se pas en diciembre de 2007 a 4.447.063, de los cuales 1.131.109 fueron
inscritos durante el ao 2007, entre ellos 73.686 empresas. En 2008 se cuentan 5.413.379
inscritos, distribuidos en 4.636.312 personas naturales y 777.067 personas jurdicas, a
septiembre 30 de 200819.
2. OBJETIVOS
Objetivos del MUISCA:
-
Alcanzar la excelencia en la operacin, optimizar la relacin costo beneficio, la cobertura

en la recaudacin el ingreso integral, reducir los costos de los clientes asociados con la
operacin y reducir los costos asociados al cumplimiento de las obligaciones.
Ofrecer al cliente asistencia, mejorar los tiempos de reaccin, aumentar la satisfaccin,

generar cultura de cumplimiento y reducir los costos asociados al cumplimiento.
En los procesos: fortalecer la inteligencia y el control, asegurar la confiabilidad, facilitar y

optimizar las operaciones, generar cultura de transparencia y compromiso, innovar con
herramientas efectivas, mejorar la capacidad del proceso de inteligencia y fortalecer las
habilidades estratgicas.
13

Principios bsicos del MUISCA

Integridad: Este principio del MUISCA comprende todos los principios institucionales para dar
un gran salto cualitativo, como lo exigen las necesidades apremiantes del pas en materia de
recursos y como requisito necesario para la consolidacin de la democracia colombiana. Sin
una administracin tributaria fuerte difcilmente un pas podra generar la calidad de vida
requerida por los ciudadanos e incorporarse como un importante actor en la economa mundial.
Unicidad: Se estructura como un todo nico, definido en elementos interrelacionados
comprometidos con una misin, que a su vez tiene lmites propios, que le permiten interactuar
como otros organismos dentro de su entorno.
Viabilidad y transparencia: Le permite a la DIAN a travs del MUISCA reconocerse como un
organismo vigente en el tiempo. Entidad que trasciende sus lmites para integrarse con otros
organismos nacionales e internacionales, y se hace relevante para la viabilidad del Estado a
travs de sus diferentes entornos y gobiernos.
Consolidacin de la Gestin: El MUISCA como mecanismo unificador de la gestin de la
DIAN, y principal sustento de la estrategia de la entidad orientada al manejo transparente y
eficiente de la informacin y los recursos al servicio de los ciudadanos y del Estado.
3. GESTIN DE LA ASISTENCIA AL CLIENTE - INTERACCIN CIUDADANA.
Gestin de Ingresos
A partir del ao 2006, la contabilizacin de los ingresos que recauda la DIAN es registrada de
manera integral y auditable, y soportada en documentos tales como declaraciones, recibos
oficiales de pago y actos administrativos.
En el ao 2006 se contabilizaron en forma automtica 9.898.0598 documentos generados por
las diferentes fuentes de informacin, tanto internas como externas, y en 2007, 22.538.418
documentos.20
Estados de cuenta de las obligaciones fiscales
La generacin de los movimientos, saldos y estados de cuenta de las obligaciones fiscales
(tributarias, aduaneras y cambiarias) a partir de la informacin contenida en las liquidaciones
privadas, actos administrativos definitivos y pagos en aplicacin de normas y procedimientos
acordes con la legislacin vigente, constituye una poderosa herramienta de apoyo a la gestin
de la administracin tributaria y un excelente mecanismo de informacin para los clientes en
ejercicio de sus derechos.
A 31 de diciembre de 2007 se haban generado saldos y soportes para un nmero de 8.869.571
obligaciones.
14

Correccin oportuna de inconsistencias

Detectar y corregir oportunamente inconsistencias en declaraciones y recibos de pago optimiza
tiempos y minimiza costos de procesos posteriores de determinacin y discusin de
obligaciones en favor de la gestin de la entidad y, la mayora de las veces, de los
contribuyentes y declarantes.
En cumplimiento de la ley antitrmites (Ley 962 de 2005) la DIAN durante el ao 2007 atendi
118.463 clientes para corregir de manera presencial 145.184 documentos. Adicionalmente se
corrigieron 444.678 documentos en forma automtica (sin presencia de los declarantes).
Gestin del control fiscal
La utilizacin eficiente y eficaz del 100% de la informacin recibida por la DIAN le ha permitido a
la entidad perfilar comportamientos, hacer cruces de informacin y realizar acciones de
fiscalizacin y control, identificar y seleccionar con mayor certeza los posibles casos de omisin,
inexactitud o extemporaneidad en el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y
cambiarias, minimizando as los niveles de elusin, evasin y contrabando, y contribuyendo con
los objetivos de recaudo propuestos.
Gestin de tecnologa y comunicaciones
La DIAN implementa conceptos de gestin de la tecnologa modernos, abiertos y competitivos,
asegurando sostenibilidad en el tiempo. Esto ha permitido beneficios para la entidad y el
Estado, como los siguientes:
Reduccin de costos en los procesos de adquisicin de tecnologa (hardware y

software). Los requerimientos tcnicos permitieron que al momento de presentar ofertas
los proponentes plantearan precios hasta con un 50% de descuento respecto al
promedio calculado en los estudios previos.
Ampliacin de capacidad computacional en 12 veces la capacidad instalada de

servidores en el ao 2006, al pasar de 500.000 transacciones por minuto a 6.000.000 en
el segmento de bases de datos y aplicaciones.
Ampliacin de la capacidad de almacenamiento institucional en 6 veces la instalada en

el ao 2006, al pasar de 13 Terabytes a 80 Terabytes adicionales.
Reduccin de la obsolescencia de los microcomputadores. Durante el ao 2007 se

instalaron ms de 4.600 microcomputadores y porttiles nuevos, 40% de los cuales
corresponden a reposicin de equipos obsoletos y el 60% restante a dotacin de
funcionarios.
Incremento de la cobertura de computadores por funcionario de la DIAN: Al finalizar el

ao 2006, por cada 10 funcionarios se contaba con 6,1 computadores instalados y se
pas en el ao 2007 a 9,6 computadores por cada 10 funcionarios.21
15

4. EXPECTATIVAS DE MODERNIZACIN A TRAVS DEL MUISCA

Gestin de la asistencia al cliente - Interaccin ciudadana
Arancel de Aduanas
La DIAN extiende sus fronteras de asistencia tcnica de manera gil, confiable, segura y
gratuita a los diferentes actores, agentes y usuarios de comercio exterior, poniendo a
disposicin de la comunidad la informacin con que cuenta la entidad sobre nomenclatura
arancelaria y las medidas aplicadas por Colombia a las mercancas objeto de importacin y
exportacin, relacionando las normas que las sustentan.
Pago de impuestos por canales electrnicos
La DIAN facilita jurdica y tecnolgicamente a los contribuyentes y usuarios aduaneros la
alternativa de pagar los impuestos utilizando canales electrnicos como: Internet, audio
respuesta y cajeros automticos, desde cualquier lugar, a cualquier hora del da y sin requerir el
uso de documentos litogrficos ni la presencia fsica de personas ante las entidades autorizadas
para recaudar.
Se estima que este servicio permitir que los clientes de la DIAN dejen de presentar una
cantidad significativa de recibos oficiales de pago en bancos, contribuyendo a la reduccin de
costos.
Gestin del control fiscal
Con la factura electrnica, prevista en el Decreto 1929 de mayo de 2007 y la resolucin No.
14465 de noviembre del mismo ao, la DIAN hace posible el uso masivo de la factura
electrnica y adecua el sistema tcnico de control, aplica principios de neutralidad tecnolgica,22
proteccin a los consumidores y da cumplimiento a las normas tributarias sobre el tema.23
Estas disposiciones materializan las condiciones que permiten a los obligados a facturar optar
por facturar en forma electrnica y operar en un mbito abierto y flexible en aplicacin de los
mencionados principios, garantizando tambin a la DIAN el control fiscal que debe ejercer el
Estado en las transacciones comerciales que soportan las facturas.
16

Gestin Administrativa
Gestin Documental
La modernizacin normativa, logstica y tecnolgica de los procesos que se ocupan de la
gestin de los documentos fsicos que ingresan o se generan en la entidad incluye los
procedimientos para la gestin de correspondencia, notificaciones y archivo de todos los
documentos, desde su recepcin, pasando por la radicacin, digitalizacin y embalaje, hasta su
almacenamiento fsico y electrnico, y orienta a la DIAN al cumplimiento de estndares de
calidad y seguridad exigidos por la administracin moderna.
En enero de 2008 se inici la implementacin de estos nuevos conceptos con la operacin del
Centro Nacional de Administracin Documental, creado para centralizar la operacin
documental en los lugares de atencin en la ciudad de Bogot. Se continuar en forma
progresiva la implantacin en las dems administraciones y lugares de atencin a nivel
nacional.
Gestin de la operacin aduanera
Desde 2008 Colombia cuenta con una aduana orientada a procesos, moderna, gil,
estandarizada y tecnificada en pro del fortalecimiento del comercio exterior, de la seguridad y la
competitividad del pas.
Exportaciones
La DIAN extiende el servicio de presentacin virtual de declaraciones a las de exportacin, con
cubrimiento al 100% de los regmenes de exportacin y las formas de despacho (embarques
nicos y embarques fracciones para operaciones globales).
Los exportadores dispondrn del servicio que les permite las consolidaciones automticas de
embarques parciales y el cierre automtico del proceso en tiempo real. Igualmente, se
ofrecern al usuario diferentes formas de entrega de la informacin, ya sea por diligenciamiento
virtual de los documentos o entrega masiva a travs del servicio en presentacin por envo de
archivos.
Carga
Los transportadores y agentes de carga internacional podrn documentar o manifestar
virtualmente la carga que va a ingresar o salir del pas.
La informacin de la carga que ingresa se recibir en lnea antes de la llegada del medio de
transporte al pas, eliminando la entrega de informacin en papel y simplificando el proceso de
17

descargue fsico de la mercanca. En cuanto a la carga que sale del pas, el servicio permite el
cierre del proceso de exportacin en tiempo real.
El usuario contar con diversas formas de entrega de la informacin (diligenciamiento virtual de
los documentos o entrega masiva a travs de informacin por envo de archivos), mejorndose
la calidad de la informacin y disminucin de costos en la operacin. 24
5. GOBIERNO EN LINEA
La DIAN y Gobierno en Lnea
La DIAN ha recibido algunos lineamientos de Gobierno en Lnea, pero no un acompaamiento
del mismo. En el caso de la certificacin digital se trat de trabajar con Agenda de
Conectividad, pero se observ que la DIAN estaba adelante del proceso con respecto a otras
entidades y la misma Agenda los dej trabajar solos para no obstruir el proceso que ellos ya
haban adelantado.
La DIAN lo que trata de hacer es verificar si se estn cumpliendo con los lineamientos de
Gobierno en Lnea, porque ellos van adelante del proceso con respecto a las otras entidades25.
Qu debe hacer Gobierno en Lnea
Se requiere un buen liderazgo de parte de Gobierno en lnea, para poder integrar todas las
entidades del Estado y articular todos los procesos y los servicios que ofrece cada entidad, para
hacerlos ms accesibles al pblico y a las entidades entre si.
Un tema importante es que Gobierno en Lnea y el Ministerio de Comunicaciones ofrezcan las
facilidades tecnolgicas o de comunicacin que hay en las grandes ciudades; es decir, que
lleguen a los sectores menos densos de la poblacin, los municipios alejados y las zonas
rurales del pas.26
REFERENCIAS
Documentos Consultados:
Webs:
http://www.dian.gov.co
http://actualicese.com
www.gobiernoenlinea.gov.co
18

Documentos:
Informe Trimestral de Autoevaluacin julio - septiembre de 2008

Ley 962 de Julio de 2005
Decreto 408 del 14 de Marzo de 2001
Decreto 4694 de Diciembre 22 de 2005
Decreto 1929 de Mayo 29 de 2007
DIAN Informe de Gestin 2005
Informe de Seguimiento de Registro nico Tributario RUT
Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de
Colombia, Bogot, Mayo de 2008
Aspectos metodolgicos para la inclusin de los componentes de las Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones, Ministerio de Comunicaciones, Bogot, Abril de 2008
Entrevistados:
Segmento
Funcionarios
Usuarios
Entrevistados
Juan F. Andrade
Plinio Parra Espitia
Fabio Felacio Milln
Ramn Espinosa E.
Cecilia Rico Torres
Lorena Castellanos
Marta Romero
Luz M. Guatarre
Julio Gonzlez
Margarita Montalvo
Entidad
DIAN
DIAN
DIAN
DIAN
DIAN
Contadores Asoc.
C. Nal. Consultora
Sigma Dos Colombia
Independiente
Independiente
Cargo
Prof. Dir. Organizacional

Prof. Dir. Dinmica Procesos
Asesor Dir. Organizacional
Coord. Procesos Electrnicos
Subdir. Gestin de Recaudos
Contadora
Contadora
Contadora
Contador / Asesor
Contadora
Fecha
21/11/08
21/11/08
21/11/08
21/11/08
21/11/08
21/12/08
12/12/08
15/12/08
15/12/08
2/12/08
http://www.dian.gov.co/content/muisca/muisca.htm Consultado 23 / Nov. / 08

Modelo de Gestin del MUISCA Consultado 10 Abril / 09
http://www.dian.gov.co/dian/12SobreD.nsf/pages/Nuestro_modelo_de_gestion
3
Actualicese.com, Informacin Contable y Tributaria al Da.
4
Entrevistas con funcionarios de la DIAN, noviembre 2008.
5
Ibidem, Consultado 23 / Nov. / 08
6
Servicios Informticos Electrnicos http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/pages/Sie-2007
7
www.dian.gov.co Consultado 30 / Nov./ 08
8
Entrevista con Cecilia Rico, funcionario de la DIAN
9
Ibdem,
10
Entrevistas con funcionarios de la DIAN, noviembre 2008.
11
http://actualicese.com/normatividad/2005/12/28/resolucion-12801 Consultado 23 / Dic./ 08
12
Certificados Digitales Consultado 10 Abril / 09
http://www.dian.gov.co/descargas/Estadisticas-SIE/Emision_Activacion_Mecanismo_Digital.pdf
13
http://www.dian.gov.co/Content/dianvirtual/capacitacion.htm Consultado 23 / Dic./ 08
14
Informe de Gestin de la DIAN 2008. Consultado 23 / Dic./ 08
15
2
19

16
Fuente: Informe Mensual SEGG consolidado 2006, 2007 y septiembre de 2008.

http://www.dian.gov.co/content/servicios/formularios.htm Consultado 10 Abril / 09
18
Informe de Gestin de la DIAN 2008. Consultado 10 Abril / 09
19
20
Informe de Gestin de la DIAN 2008. Consultado 10 Abril / 09
21
www.dian.gov.co, 30 noviembre 2008.
22
Se refiere a la actitud que debe tomar la administracin pblica respecto de un proveedor que en el
transcurso del tiempo ha adquirido una situacin privilegiada y de cuyos productos no podra prescindir
sin asumir grandes costos. ( Wikipedia)
23
Informe de Gestin de la DIAN 2008.
24
www.dian.gov.co, 30 de noviembre de 2008.
25
Entrevistas con funcionarios DIAN, noviembre 2008.
26
Entrevista con funcionarios DIAN, noviembre 2008.
17
20

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Fuente: Informe Mensual SEGG consolidado 2006, 2007 y septiembre de 2008.

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