Gerencia de Proyectos Comunicaciones

GERENCIA DE PROYECTOS
Tema 5 : Gestin de Comunicaciones
Dionisio Arango Botero, PMP!

Conferencista!
Julio 2 de 2.014
TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES
Pgina 1
dionisioarangobotero@gmail.com
reas de conocimiento
1.
2.
3.
4.
5.
Integracin
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
6.
7.
8.
9.
10.
Recurso humano
Comunicaciones
Riesgo
Adquisiciones
Interesados
5 grupos de procesos
47 procesos
10 reas conocimiento
Pgina 2
PROCESOS!
Temario
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Planear las Comunicaciones

Administrar las comunicaciones
Controlar las comunicaciones
Identificacin de interesados
Algunas reflexiones
Herramientas gerenciales
Pgina 3
GESTION DE COMUNICACIONES
Definicin
Procesos requeridos para asegurar una
oportuna generacin, recopilacin,
almacenamiento, difusin y disposicin final
de la informacin del proyecto.
Pgina 4
GESTION DE
COMUNICACIONES
Generalidades
Tiempo de vida profesional
1.
2.
3.
4.
Escuchando
Hablando
Leyendo
Escribiendo
45%
30%
16%
9%
Un GP dedica el 90% de su tiempo a

comunicarse (PMI)
Pgina 5
Actividad comunicacional
1.
Interna (en el proyecto)
2.
Externa (cliente, otros proyectos, el pblico)
3.
Formal (Reportes, memos, resumen)
4.
Informal (emails, reuniones)
5.
Vertical (hacia arriba y hacia abajo en la empresa)
6.
Oficial (reporte anual, peridicos)
7.
No oficial
8.
Escrita y oral
9.
Pgina 6
Verbal y noverbal
METODOS DE COMUNICACION
1.
2.
3.
4.
5.
Escrita y oral
Hablada y escuchada
Interna y externa
Formal e informal
Vertical y horizontal
Pgina 7
METODOS DE DISTRIBUCION DE
INFORMACION
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Reuniones
Copia fsica
Acceso compartido a redes
Fax
Correo electrnico
Correo de voz
Videoconferencia
Intranet del proyecto
Pgina 8
REGISTROS DEL PROYECTO

Correspondencia , memorandos, documentos que
describen el proyecto.
REPORTES DEL PROYECTO
Reportes formales acerca del desempeo, estado
del proyecto o particularidades del mismo.
PRESENTACIONES DEL PROYECTO
Reportes formales acerca del desempeo, estado
del proyecto o particularidades del mismo.
Pgina 9
Comunicacin efectiva
Antes de comunicarnos (1)
1.
2.
3.
4.
Tener un propsito
Una mentira destroza la reputacin de honestidad
Naturaleza informacin
Historia de la comunicacin a travs del canal a
utilizar : No podemos pasar de la noche a la maana de una comunicacin
cordial y prxima a otra fra y lejana o viceversa. Ejemplo : Director que
habitualmente est en su despacho y va un da al taller a preguntar algo.
5.
6.
Momento (condiciones ptimas de recepcin)

Informar a quien se debe
(1) El Arte de dirigir proyectos, Angel Daz Martn, pg 344

Pgina 10
Antes de comunicarnos (1)
7.
8.
9.
Pblico objetivo
Probabilidad que el otro comprenda y acepte
No emitir juicios de valor. Pueden provocar aprobacin o
desaprobacin, formularlos sin tener en cuenta lo que pueden sentir los
receptores es una falta de consideracin y puede entorpecer la comunicacin
10. Cultivar la empata siendo congruente con los propios

planteamientos
11. El mensaje ms difcil de comunicar es aquel que el
receptor no est dispuesto a recibir.
(1) El Arte de dirigir proyectos, Angel Daz Martn, pg 344
Pgina 11
PROCESOS DE LA GESTION DE COMUNICACIONES
1"
PLANEAR
COMUNICACIONES!
Planeacin!
2"
ADMINISTRAR
COMUNICACIONES!
Ejecucin!
Pgina 12
3"
CONTROLAR
COMUNICA!
CIONES!
Control!
12
1. PLANEAR
COMUNICACIONES
Pgina 13
PLANEAR LAS COMUNICACIONES

Es el proceso de determinar las necesidades de informacin de los
interesados y definir un mtodo de comunicacin.
1. El plan de comunicaciones (PC) responde a las

necesidades de informacin y comunicacin de los
interesados.
2. Quien necesita qu informacin, cuando, como le ser
suministrada y por quien.
3. Si bien todos los proyectos tienen en comn la
necesidad de comunicar informacin, las necesidades
y mtodos de distribucin pueden variar
sustancialmente.
Pgina 14
4.
Este proceso se efecta generalmente en las etapas

mas tempranas del proyecto ; sin embargo, debe
revisarse continuamente durante todo el ciclo de vida
del proyecto.
Pgina 15
1. Todos los proyectos requieren comunicar la informacin

2. Cada proyecto tiene necesidades de informacin y mtodos de
distribucin y manejo diferentes.
3. Este proceso se efecta generalmente en las etapas mas
tempranas del proyecto ; sin embargo, debe revisarse
continuamente durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Pgina 16
PLANEAR COMUNICACIONES
FACTOR DE EXITO DEL PROYECTO!
Identificar las necesidades de informacin de los

interesados y determinar la forma de satisfacerlas.
Pgina 17
PROBLEMAS QUE PUEDEN

PRESENTARSE!
1. Retraso en envo de informacin

2. Comunicacin de informacin clave a personas que no
lo son.
3. Envo de informacin insuficiente a interesados claves.
Pgina 18
COMUNICACIN EFECTIVA IMPLICA SUMINISTRAR

INFORMACION EN LA SIGUIENTE FORMA : !
1.
2.
3.
4.
Formato adecuado
Momento adecuado
Impacto adecuado
Unicamente informacin necesaria
Un GP dedica el 90% de su tiempo a

comunicarse (PMI)
Pgina 19
Insumos
1.
2.
3.
4.
Plan de direccin del proyecto

Registro de interesado
Factores ambientales empresa
Activos de procesos organizacionales (3)
(3) Activos procesos organizacionales. Todos aquellos activos de procesos de cualquiera de las
organizaciones involucradas con el proyecto que pueden ser usados para influir en el xito del
proyecto :
Informacin histrica
Lecciones aprendidas
Polticas
Formatos
Pgina 20
Procedimientos
Guas
Procesos
1.
2.
3.
4.
5.
Anlisis de requerimientos comunicacin

Tecnologa de comunicaciones
Modelos de comunicacin
Mtodos de comunicacin
Reuniones
(4)
Productos
1. Plan de gestin de comunicaciones
2. Actualizacin de documentos
Pgina 21
(5)
ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN (4)
1. Los requerimientos son definidos mediante la

combinacin del tipo y formato de la informacin
necesaria con un anlisis del valor de la informacin.
2.
Los recursos del proyecto debe ser invertidos

nicamente en informacin que contribuya al xito o
aquella cuya ausencia pueda contribuir al fracaso.
Pgina 22
ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN (4)
Informacin normalmente utilizada para determinar

requerimientos :
1. Estructura organizacional de la empresa
2.
Estructura organizacional del proyecto
3.Areas o departamentos involucrados en el proyecto
4.Necesidades de informacin interna y externa
5.Informacin de interesados tomada del registro de
interesados y de la estrategia de administracin de
interesados
Pgina 23
2. Planeacin de Comunicaciones
REQUERIMIENTOS DE COMUNICACION
1. Es la suma de los requerimientos de todos los involucrados.

2. Se debe definir el tipo y formato de la informacin y un anlisis
del valor de la informacin para cada involucrado.
3. Los esfuerzos deben orientarse a comunicar informacin til
para el propsito de lograr el xito del proyecto o donde un
vaco en informacin puede llevar al fracaso.
Pgina 24
2.
Planeacin de Comunicaciones
TECNOLOGIA DE COMUNICACION
1. Vara segn el tipo, tamao y complejidad del proyecto.

2. Los factores tecnolgicos que mas afectan el proyecto son :
- La inmediatez de la informacin
- La disponibilidad de tecnologa
- Tecnologa vs experiencia del equipo
- La duracin del proyecto
Pgina 25
PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
(5)
Requerimientos de comunicacin de los interesados

Razones para distribuir dicha informacin
Frecuencia de distribucin de informacin
Responsable de comunicar
Responsable de autorizar comunicacin
Personas que recibirn la informacin
Mtodos : Memos, e-mails, boletines, otros
Pgina 26
PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES
(5)
8.
9.
10.
11.
Recursos destinados a actividades de comunicacin

Glosario de trminos
Diagramas de flujo de la informacin
Restricciones de comunicacin (como consecuencia
de regulacin o normatividad)
12. Formatos para reuniones del equipo, e-mails,
reuniones virtuales.
Pgina 27
2. ADMINISTRAR LAS
COMUNICACIONES
Pgina 28
ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES

Es el proceso de crear , recopilar, distribuir, almacenar y disponer
finalmente la informacin del proyecto en concordancia con el plan de
comunicaciones del proyecto
1. El plan de comunicaciones (PC) responde a las

necesidades de informacin y comunicacin de los
interesados.
2. Quien necesita qu informacin, cuando, como le ser
suministrada y por quien.
3. Si bien todos los proyectos tienen en comn la
necesidad de comunicar informacin, las necesidades
y mtodos de distribucin pueden variar
sustancialmente.
Pgina 29
ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES

PRINCIPAL BENEFICIO!
Permite una comunicacin efectiva entre los

interesados del proyecto
Pgina 30
Insumos
1.
2.
3.
4.
Plan de gestin de comunicaciones

Reportes de desempeo del trabajo
Factores ambientales de la empresa
Evaluacin de activos organizacionales
Herramientas y tcnicas
1.
2.
3.
4.
5.
Tecnologa comunicacin
Modelos de comunicacin
Mtodos de comunicacin
Sistema de administracin informacin
Reportes de desempeo
Pgina 31
Productos
1.
2.
3.
4.
Comunicaciones del proyecto

Actualizacin al plan de gestin de comunicaciones
Actualizacin de documentos del proyecto
Actualizacin de evaluacin procesos organizacionales
Pgina 32
1. Proceso va mas all de distribuir informacin relevante

y busca asegurar que la informacin comunicada a los
interesados ha sido generada, recibida y entendida
adecuadamente.
2. Permita generar oportunidades a los interesados para
solicitar informacin adicional, aclaraciones y efectuar
discusiones.
3. Algunas consideraciones a tener en cuenta para una
adecuada administracin de las comunicaciones son :
1. Modelos de envo y recibo. Incluir retroalimentacin
para permitir oportunidades de interaccin y
eliminar barreras de comunicacin
Pgina 33
1. Modelos de envo y recibo. Incluir retroalimentacin

para permitir oportunidades de interaccin y
eliminar barreras de comunicacin
2. Seleccin del medio. Precisiones acerca de cuando
comunicarse en forma oral o escrita, cuando
preparar un memo informal o un reporte formal,
cuando debe ser presencial o cuando por correo
electrnico.
3. Tcnicas de administracin de reuniones.
4. Tcnicas de presentacin. Tener presente lenguaje
corporal y diseo de ayudas visuales.
Pgina 34
EMISOR
RECEPTOR
1. Codificacin (Idiomas, gestos, jergas)

2. Mensaje (lo que se quiere comunicar)
3. Medio (va mtodo utilizado)
Ruido : Barrera de comunicacin que

presenta el medio utilizado
Pgina 35
3.
Distribucin de Informacin
HABILIDADES EN COMUNICACION
Responsabilidades
Transmisor
Receptor
Informacin clara , completa

y no ambigua, confirma que
e l m e n s a j e f u e
completamente entendido.
Asegurarse que recibi la

informacin completa y que
ha sido correctamente
entendida.
Pgina 36
Codificar. "
MODELOS DE COMUNICACION
Ideas son traducidas por el

transmisor en un lenguaje"
Transmitir mensaje. "

Informacin enviada por el
transmisor utilizando un
canal o medio de comunic."
Decodificar. "
Idea es traducida por el
receptor en ideas."
Reconocimiento. "
Una vez recibido el mensaje el receptor puede sealar que lo recibi pero no
necesariamente significa que est de acuerdo con su contenido o que lo comprendi."
Respuesta o retroalimentacin. "

Una vez el mensaje ha sido decodificado y entendido, el receptor codifica ideas y pensa
mientos en un mensaje y transmite dicho mensaje al transmisor inicial."
Pgina 37
REUNIONES
Por lo general consistente en reuniones para resolver problemas y tomar
decisiones. Si bien discusiones casuales se pueden dar, la mayora de
las reuniones deben ser formales, con agenda, sitio y agenda
previamente definidos. Luego se distribuye a otros interesados segn
las necesidades."
REPORTES DE DESEMPEO
Actividad de recopilar y distribuir informacin de desempeo entre lo que
se incluye reportes de Estado, medicin de avance y proyecciones."
"
- Anlisis de desempeo anterior "- Trabajo a completar prximo perodo "
- Anlisis proyecciones (tiempo y costo)
"- Resumen de cambio aprobados"
- Estado actual de riesgos y problemas
"- Otros"
- Trabajo terminado durante el perodo"
Pgina 38
COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Puede incluir reportes de desempeo, estado de los entregables,
avance del cronograma y costos incurridos. "
"
Vara considerablemente segn el proyecto, la urgencia e impacto del
mensaje, mtodo de envo y nivel de confidencialidad."
Pgina 39
3.
CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES
Pgina 40
CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

Es el proceso de monitorear y controlar comunicaciones durante todo
el ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de
informacin de los interesados sean satisfechas.
PRINCIPAL BENEFICIO!
Asegurar flujo ptimo de informacin entre los

participantes, en cualquier momento.
Pgina 41
El control de comunicaciones puede generar un proceso

iterativo entre la planeacin y la administracin de
comunicaciones. Factores tales como problemas o
indicadores claves de desempeo pueden generar
revisiones inmediatas, anticipadas.
El impacto de las comunicaciones del proyecto debe ser
evaluado y controlado cuidadosamente para asegurar que
el mensaje adecuado se enva al auditorio adecuado en el
momento adecuado.
Pgina 42
Insumos
1.
2.
3.
4.
5.
Plan de direccin del proyecto

Comunicaciones del proyecto
Lista de pendientes
Informacin de desempeo del trabajo
Evaluacin de activos organizacionales
Herramientas y tcnicas
1. Sistemas de administracin de la informacin
2. Juicio de expertos
3. Reuniones
Pgina 43
LISTADO DE PROBLEMAS
Utilizado para documentar y monitorear la solucin de problemas. Puede
utilizarse para facilitar la comunicacin y asegurar un entendimiento
comn de los problemas. Ayuda a monitorear quien es responsable de
qu y cuando."
"
La solucin de problemas incluye los obstculos que pueden impedir al
equipo el logro de las metas. "
Pgina 44
Productos
1.
2.
3.
4.
5.
Informacin desempeo del proyecto

Solicitudes de cambio
Actualizacin del plan de direccin del proyecto
Actualizacin de documentos del proyecto
Actualizacin evaluaciones procesos organizacionales
Pgina 45
INFORMACION DESEMPEO DEL TRABAJO

Normalmente incluye avance y situacin actual al nivel de detalle
requerido por los interesados."
SOLICITUDES DE CAMBIO
El control de comunicaciones con frecuencia genera la necesidad de
efectuar ajustes, intervenciones en el proyecto. Esto requiere solicitudes
de cambio que se pueden traducir en :"
"
- Estimativos de costos nuevos o ajustados"
- Secuenciamiento de actiividades"
- Fechas del cronograma"
- Requerimientos de recursos"
- Alternativas de respuesta a riesgos"
Pgina 46
SOLICITUDES DE CAMBIO
- Ajustes al plan de direccin del proyecto"
- Recomendaciones de acciones correctivas o preventivas."
Pgina 47
4. IDENTIFICACION DE
INTERESADOS
Pgina 48
INTERESADOS (Stakeholders)!
Son todas aquellas organizaciones o personas que
participan activamente en un proyecto o cuyos intereses
puedan afectarse positiva o negativamente con el
desarrollo del mismo."
Pueden influir en el proyecto y sus entregables"
Pgina 49
Identificacin de Interesados
Es el proceso de identificar todas aquellas personas que
resultan afectadas con el proyecto y documentar
informacin relevante relacionada con sus intereses,
participacin e impacto en el xito del proyecto.
1. Ejercen influencia sobre el proyecto y sus entregables."
"
2. Estn en distintos niveles de la organizacin o fuera de
ella y ejercen diferentes niveles de autoridad"
3. Actividad crtica para el proyecto, debe ser efectuada lo
mas temprano posible"
Pgina 50
4. Evaluacin peridica durante el proyecto para efectuar
cambios."
5. La mayora de proyectos tiene un nmero importante de
involucrados. En aras del tiempo, deben clasificarse
segn su inters, influencia y participacin. Esto permite
al GP enfocarse mejor."
Pgina 51
IDENTIFICACION DE
INTERESADOS"
EQUIPO"
Propsito :"
D e t e r m i n a r
expectativas y
requerimientos de
involucrados"
Externo"
Externo"
Interno"
Pgina 52
INFLUENCIA DE LOS
INTERESADOS"
PROYECTO"
EQUIPO"
Pgina 53
ENTREGABLES"
1. "Gerente Proyecto"
2. "Equipo Proyecto"
3 ." G e r e n t e
Funcional"
4. "Socios"
5. "Junta Directiva"
6. "Administradores"
7. "Usuarios/Clientes"
8. "Patrocinador"
P e r s o n a s u
organizaciones que
utilizaran el producto
o servicio"
P e r s o n a u
organizacin que
suministra recursos
fi n a n c i e r o s d e l
proyecto."
Pgina 54
9 ." G e r e n t e
Programa"
Responsable del
manejo integrado de
proyectos a su cargo
para obtener
beneficios y control
que en forma
individual no se
logra."
Insumos
1. Carta del Proyecto
2. Documento adquisiciones
3. Activos organizacionales
Productos
Procesos
1. Anlisis Involucrados
2. Juicio de Expertos
1. Registro de Involucrados [2]

2. Estrategia de admon de
Involucrados
[1]
Pgina 55
Anlisis de Interesados [1]

Tcnica de anlisis cuantitativo y cualitativo de informacin
que permita determinar cuales intereses deben ser tenidos
en cuenta a lo largo del proyecto."
"
Identifica los intereses, las expectativas y la influencia de
"
los involucrados y las relaciona con el propsito del
proyecto. Ayuda a identificar relaciones que deban ser
atendidas con el fin de formar coaliciones que permitan
lograr acciones a favor del proyecto."
Pgina 56

Paso 1
Identificar todos los involucrados potenciales y la
informacin relevante (sus roles, departamento al cual
pertenecen, intereses, nivel de conocimiento, expectativas
y niveles de influencia). Los Involucrados claves son fciles
de identificar. Usualmente se hace a travs de reuniones."
Pgina 57
Anlisis de Interesados
Paso 2
Identificar el impacto potencial o el soporte que cada
involucrado podra generar y clasificarlos de tal forma que
pueda definirse una estrategia de acercamiento. Existen
algunos modelos de clasificacin tales como :"
1.
2.
3.
4.
Poder/Inters"
Poder/Influencia"
Influencia/Impacto"
Prominencia:
Poder, urgencia y
legitimidad "
Poder
Inters
Influencia
Impacto
= Nivel de autoridad
= Respecto de los productos
= Participacin activa
= Habilidad para efectuar cambios en
alguna de las etapas del proyecto "
"
Pgina 58
1"
Alta
Responsabilidad y Autoridad
de los interesados
Responsabilidad
C"
D"
50%
Baja
1.
2.
3.
4.
5.
Proceso continuo
Puede ser difcil
Costoso si es extemporneo
El beneficio puede ser para algunos
Expectativas encontradas
Tiempo
Autoridad
2"
Alta
3"
C"
D"
Alta
50%
50%
Baja
Baja
Tiempo
Autoridad/Responsabilidad
R"
A"
Tiempo
Pgina 59
INTERESADOS!
El xito del proyecto depende"
1. Identificacin temprana"
2. Analizar niveles de inters"
3. "Analizar Expectativas"
4. Determinar su importancia e influencia"
Pgina 60

Paso 3
Evaluar como los involucrados claves pueden reaccionar en
diferentes situaciones con el fin de planear como influir
sobre ellos para incrementar su apoyo y mitigar impactos
negativos potenciales."
Pgina 61
Alto

Mantener Satisfecho"
Controlar de cerca"
B
PODER
A
Monitorear (mnimo
esfuerzo)"
Bajo
G
Bajo
Mantener informado"
INTERES
Pgina 62
F"
E
Alto
Registro de Interesados [2]

1. Informacin identificacin : Nombre, cargo, lugar, rol en
el proyecto, informacin de contacto."
2. Anlisis de informacin : Requerimientos principales,
expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase o
etapa en la que tiene mayor inters "
3. Clasificacin de involucrados"
Pgina 63
Estrategia de administracin de Interesados

1. " Acercamiento tendiente a incrementar el apoyo y
minimizar impactos de los involucrados durante todo el
ciclo de vida del proyecto. "
2. "Matriz de anlisis de involucrados"
Pgina 64
5. ALGUNAS
REFLEXIONES
Pgina 65
No.
Mtodo Comunicacin
Situacin
1.
2.
3.
Project Charter
Problemas complejos
Plan del proyecto
FORMAL ESCRITO
4.
5.
6.
Memos
Notas
Correos electrnicos
INFORMAL ESCRITO
7.
8.
Presentaciones
Discursos
FORMAL VERBAL
9. Reuniones
10. Conversaciones
INFORMAL VERBAL
Pgina 66
REFLEXIONES ACERCA DE LAS

COMUNICACIONES
Pregunta No. 1 :
Cual es la habilidad mas importante que debe
tener un GP ? :
1. Conformacin del equipo
2. Negociacin
3. Comunicacin
4. Experiencia tcnica
Pgina 67
Pregunta No. 2 :
Cual mtodo de comunicacin utilizara usted si
como GP tiene problemas con un miembro de su
equipo por cuanto su desempeo no est siendo
satisfactorio este mes ?
Pregunta No. 3 :
Cual mtodo de comunicacin utilizara usted en
una actividad regida por un contrato?
Pgina 68
Pregunta No. 4 :
Las habilidades noverbales en una reunin de
negociacin de una adquisicin son :
1. Poca importancia"
2. Mxima importancia"
3. Importantes si el tema es tiempo y costo"
Pgina 69
Pregunta No. 5 :
Qu necesidades de informacin deben ser
distribuidas en un proyecto ?
Pgina 70
6. HERRAMIENTAS
GERENCIALES
Pgina 71
6.
Herramientas Gerenciales
HERRAMIENTAS MAS UTILIZADAS

EN COMUNICACIONES
1. Matriz de comunicacin
2. Calendario de eventos
3. Reporte mensual
Pgina 72
6.
1. Matriz de Comunicaciones
Pgina 73
6.
Para qu sirve?
1. Para mantener informados a los
involucrados claves
2. Apoya la toma de decisiones
3. Genera tranquilidad en los
involucrados claves.
Pgina 74
6.
Qu incluye?
1.
2.
3.
4.
Lista de documentos a distribuir

Periodicidad de la distribucin
Medio de distribucin
Responsable de cada actividad :
1. Elaborar informe
2. Distribuir informe
Pgina 75
6.
Cundo utilizarla ?
Se elabora en la planeacin y se actualiza
durante todo el plazo del proyecto
Pgina 76
6. Herramientas Gerenciales
Comentarios tiles
1. No asuma que el receptor o destinatario ha leido y
entendido correctamente el documento
2. Acuerde con los involucrados claves el contenido,
periodicidad y medio de distribucin.
3. Verifique que el receptor entiende la informacin y la
considera til.
4. Los directivos requieren informacin simple, grfica y
precisa.
Pgina 77
6.
Comentarios tiles
5. El gerente del proyecto y su equipo requieren
informacin detallada con el fin de efectuar control.
Pgina 78
6.
2. Calendario de Eventos
Pgina 79
6.
Para qu sirve?
1. Para informar a todos los IC acerca de los
eventos mas importantes. Es la cartelera del
proyecto.
2. Para evitar respuestas tales como :
A. A mi no me informaron que haba reunin
B. Yo no recib el memorando interno
C. No traje la tarea porque no saba de esta
reunin
Pgina 80
6.
Qu incluye?
Eventos repetitivos mas importantes :
A.
B.
C.
D.
E.
F.
Comit Directivo con el cliente

Comit de obra con el cliente
Comit de obra interno (de la compaa)
Pagos, vacaciones, visitas de obra
Entrega de reportes peridicos
Evaluacin o medicin de avance
Pgina 81
6.
Cundo utilizarla ?
Se elabora en la planeacin y se actualiza

durante todo el plazo del proyecto
Pgina 82
6.
3. Reporte Mensual
Para qu sirve?
1. Confirmar prioridades semanales.
2. C o n o c e r a t i e m p o a s p e c t o s
relacionados con las areas de
conocimiento de un proyecto (Alcance,
tiempo, costo, riesgos, adquisiciones,
comunicaciones, otros)
Pgina 83
6.
3. Reporte Mensual
Qu incluye?
1. Alcance
2. Tiempo
3. Presup y Costos
4. Riesgos
5. Adquisiciones
6. Lecciones aprendidas
7. Control de cambios
8. Seguimiento fotogrfico
Pgina 84
de uso comn
1.
Carta del proyecto
2.
Estructura Desglosada del Trabajo
3.
Estructura Desglosada del Archivo
4.
Declaracin del Alcance
5.
Presupuesto
6.
Programacin
Pgina 85
85
de uso comn
7.
Comit de Gerencia
8.
Sistema de solicitudes de cambio
9.
Calendario de Eventos
10.
Reporte de Avance (Earned Value Management)
11.
Lecciones Aprendidas
12.
Cierre del Proyecto
Pgina 86
86
! GRACIAS !
Pgina 87

Gerencia de Proyectos Comunicaciones

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GERENCIA DE PROYECTOS

Tema 5 : Gestin de Comunicaciones

Dionisio Arango Botero, PMP!

Planear las Comunicaciones

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

Un GP dedica el 90% de su tiempo a

Interna (en el proyecto)

Externa (cliente, otros proyectos, el pblico)

Formal (Reportes, memos, resumen)

Informal (emails, reuniones)

Vertical (hacia arriba y hacia abajo en la empresa)

Oficial (reporte anual, peridicos)

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

REGISTROS DEL PROYECTO

Momento (condiciones ptimas de recepcin)

(1) El Arte de dirigir proyectos, Angel Daz Martn, pg 344

10. Cultivar la empata siendo congruente con los propios

PROCESOS DE LA GESTION DE COMUNICACIONES

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

PLANEAR LAS COMUNICACIONES

1. El plan de comunicaciones (PC) responde a las

Este proceso se efecta generalmente en las etapas

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

1. Todos los proyectos requieren comunicar la informacin

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

Identificar las necesidades de informacin de los

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

PROBLEMAS QUE PUEDEN

1. Retraso en envo de informacin

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

COMUNICACIN EFECTIVA IMPLICA SUMINISTRAR

Un GP dedica el 90% de su tiempo a

Plan de direccin del proyecto

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

Anlisis de requerimientos comunicacin

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN (4)

1. Los requerimientos son definidos mediante la

Los recursos del proyecto debe ser invertidos

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN (4)

Informacin normalmente utilizada para determinar

1. Es la suma de los requerimientos de todos los involucrados.

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

1. Vara segn el tipo, tamao y complejidad del proyecto.

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

Requerimientos de comunicacin de los interesados

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

Recursos destinados a actividades de comunicacin

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES

1. El plan de comunicaciones (PC) responde a las

ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES

Permite una comunicacin efectiva entre los

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

Plan de gestin de comunicaciones

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES