UNIVERSIDAD DE PANAM

Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

Departamento de Planificacin Administrativa

GUA TCNICA para la FORMULACIN

del PLAN OPERATIVO ANUAL

ABRIL 2013

Edita:

Universidad de Panam
Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria
Departamento de Planificacin Administrativa
Este documento fue editado en abril de 2013 e impreso en los talleres de la Imprenta Universitara
de la Universidad de Panam.
Diseo y Diagramacin: Lic. Jorge Nelson Tristn S.

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Dr. GUSTAVO GARCA DE PAREDES

Rector Magnfico

Dr. JUSTO MEDRANO

Vicerrector Acadmico

Dr. JUAN ANTONIO GOMEZ H.

Vicerrector de Investigacin y Postgrado

Mgter. JOS CHEN BARRA

Vicerrector Administrativa

Ing. ELDIS BARNES

Vicerrector de Asuntos Estudiantiles

Mgtra. MARA DEL CARMEN T. DE BENAVIDES

Vicerrectora de Extensin

Dr. MIGUEL NGEL CANDANEDO

Secretario General

Mgter. LUIS POSSO

Director de Centros Regionales y Extensiones Universitarias

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA

Dr. Enrique Lau Corts

Director General

Mgtra. J. Gina Romn

Subdirectora de Planificacin

Profa. Nixa de Tirado

Subdirectora de Evaluacin

EQUIPO TCNICO
Licda. Esther Velotti de Robles
Jefa de Planificacin Administrativa

Mgtra. Patricia Arjona

Planificadora Evaluadora

Licda. Erika P. Jimnez B.

Planificadora Evaluadora

pgina

ANEXOS

BIBLIOGRAFIA

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pgina

GLOSARIO

13

pgina

ASPECTOS GENERALES


CONTENIDO DEL PLAN OPERATIVO
ANUAL


IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO
Y EVALUACIN DE LOS PLANES
OPERATIVOS ANUALES

15

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ii

18

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INTRODUCCIN

19

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PRESENTACIN

25

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INDICE

31

Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

PRESENTACIN

En el marco del mejoramiento continuo de los procesos y

actividades que se desarrollan como parte de una gestin
de calidad, la Universidad de Panam, a travs de la
Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria,
pone a disposicin de la comunidad universitaria y pblico
en general; la Gua Tcnica para la Formulacin del Plan
Operativo Anual en la Universidad de Panam.
El Plan Operativo Anual (POA), se constituye en una
herramienta de planificacin estratgica toda vez que en
l se consolidan de manera detallada los proyectos que
las unidades acadmicas y administrativas, se proponen
desarrollar en un tiempo determinado, que para el caso de
las instituciones pblicas es de un ao, ya que est vinculado
al presupuesto.
Esta herramienta propone unificar los criterios y las
metodologa que se recomiendan aplicar en la elaboracin
del plan operativo anual, como parte de fundamental de
una gestin basada en resultados.
Esperamos que este documento contribuya con las labores
de planificacin que realizaran los funcionarios que tienen
como asignacin elaborar el Plan Operativo Anual, en su
Unidad.

9i

Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

10

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

INTRODUCCIN

La elaboracin del plan operativo en la Universidad de

Panam, se realiza de manera automatizada a travs del
Sistema de Presupuesto (SIPRE), el cual est vinculado con
el Plan de Desarrollo Institucional y sustenta el proyecto de
presupuesto.
Esta gua es el resultado de la experiencia de la Universidad
de Panam, en relacin con la aplicacin de una herramienta de
planificacin estratgica, como apoyo a la gestin institucional;
adems se propone orientar y apoyar los procesos de que se
realizan en la elaboracin del plan de accin que contiene
informacin relevante como: la unidad responsable, el nombre
del proyecto, eje estratgico que lo vincula con el plan de
desarrollo institucional, el mtodo de cmo se realizar, el
periodo de duracin, la identificacin de los recursos, fuente de
financiamiento, resultados esperados, indicadores, entre otros.

El contenido del documento se ha estructurado de la siguiente

manera: la presentacin, introduccin, aspectos generales,
contenido del plan operativo anual, glosario y anexos.
Por lo anterior podemos concluir que los resultados de una
buena gestin de calidad basada en resultados depende, en
gran medida, de la voluntad y compromiso de los gestores;
por tanto, se hace necesario claridad en la definicin de los
objetivos, estrategias, metas, programas, proyectos y de la
capacidad institucional para realizar las acciones necesarias
que darn cumplimiento a lo establecido en el Plan de
Desarrollo conforme a los principios de eficiencia y eficacia.
11
ii

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

I.

ASPECTOS GENERALES

Qu es un Plan Operativo Anual (POA)?

Es un instrumento de apoyo a la gestin basada en resultados,
que contiene los programas, proyectos, acciones, objetivos y
metas; as como el tiempo destinado para su ejecucin y la
expresin financiera para llevarlas a cabo.
Podemos decir que el Plan Operativo Anual (POA), est
concebido como un instrumento de planificacin de corto
plazo que tiene como finalidad concretar la gestin anual de
las Unidades Acadmicas y Administrativas, con base en los
objetivos y los lineamientos de la organizacin a fin de que la
accin universitaria sea direccionada en procurar contribuir con
el bienestar de la poblacin panamea.
Adems debe estar perfectamente alineado con el Plan
Estratgico de la Universidad de Panam, y su especificacin
sirve para concretar tanto los objetivos a conseguir cada ao
como la manera de alcanzarlos, aspectos que debe seguir cada
entidad (Direccin, Departamento, Seccin, Oficina).
(Modelo Anexo 1)

Permite
Planificar las actividades anualmentes.
Elaborar el presupuesto, sustentado en una herramienta
tcnica de la planificacin estratgica.
Verificar y medir el avance o ejecucin de los proyectos
con relacin a lo presupuestado.
Replantear la utilizacin de los recursos a fin de optimizarlos.
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Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

Importancia
Es una herramienta de planificacin que sirve para dar
un ordenamiento lgico de las tantos acadmicas como
administrativas que se proponen realizar las dependencias
de la institucin. El Desarrollo de esta herramienta permitir
optimizar el uso de los recursos disponibles, el cumplimiento de
objetivos y metas trazadas.

Ventajas del Plan Operativo Anual

Orientar los procesos de trabajos, convirtiendo los
propsitos institucionales en pasos claros y en objetivos y
metas evaluables a corto plazo; contribuyendo, de manera
efectiva al fortalecimiento institucional y a elevar el
ordenamiento, la calidad y la transparencia del gasto.
Es una herramienta de gestin.
Vincula las Polticas y Estrategias con las actividades
realizadas.
Visibiliza las estrategias y los resultados.
Es un hilo conductor para el gerente.
Ordena y prioriza las actividades por desarrollar, segn el
tipo de Estrategia.
Mide los resultados en relacin con las actividades
programadas vs. las realizadas.

14

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

II.
a

CONTENIDO DEL PLAN OPERATIVO

Ejes Estratgicos

Son los lineamientos bsicos con que se identifica el desarrollo

de la institucin. Cada una de estas lneas constituir un eje
estratgico.
Los Ejes Estratgicos se definen como los resultados que se
propone alcanzar en un futuro la Universidad de Panam, en
este caso forman parte del Plan de Desarrollo el cual est
concebido a 5 aos.

Nombre del Proyecto

Indique la denominacin del proyecto, el mismo debe

responder a la solucin del problema o necesidad.

Tipo

En este apartado se han establecido 5 clasificaciones:

Administrativo, Docencia, Extensin, Investigacin y Produccin
y Servicios. Todas estn orientadas a las principales funciones
de la Institucin y cada proyecto deber responder a una o
ms de estas clasificaciones.

Cmo lo vamos hacer?

Identificacin de las actividades, se refiere a las tareas que

se debern ejecutar para el logro de los objetivos y las metas
del proyecto.

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Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

Perodo

En esta apartado se establece en trminos de tiempo la duracin del

proyecto.
Inicio
Tiempo en que se proyecta o estima empezar o comenzar el proyecto
(da y mes).
Fin
Tiempo en que se proyecta o estima terminar el proyecto (da y mes).

Cronograma

Para crear un cronograma de proyecto, lo ideal que el Coordinador

del proyecto elabore o estructure una lista detallada del trabajo
o las actividades, que se deben realizar para el desarrollo del
proyecto.

Resultados Esperados

Qu esperamos lograr con la ejecucin del proyecto?

Se refiere a la situacin deseada (cambios esperados ) que se
atribuyen a la ejecucin o desarrollo de las actividades y/o tareas
programadas en el proyecto.

Indicadores

Los indicadores deben ser cuantificables y medibles que nos

permiten determinar lo que vamos a evaluar en un tiempo
determinado.
Entre los indicadores de desempeo podemos mencionar:
Eficacia. Mide el nivel de cumplimiento de los objetivos.
Eficiencia. Permiten medir el buen uso de los recursos en la
produccin de los resultados.
16

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

Economa. Miden la capacidad del proyecto para

recuperar los cotos incurridos.
Cronograma. Miden el nivel de cumplimiento de los plazos
programados para la ejecucin de las actividades.

Identificacin de Recursos

Consiste en determinar de manera detallada y desglosada los

recursos necesarios para ejecutar las actividades programadas
en el proyecto. (Recurso humano, materiales, equipos, mobiliarios,
espacio fsico, entre otros ).
En este apartado los recursos debern identificarse por objeto
de gasto, atendiendo el codificador del sector pblico.

Fuentes de Financiamiento

Este aspecto se refiere a la entidad u organismos que facilitarn

los recursos econmicos y/o especies, para la ejecucin del
proyecto.
En la Universidad, un proyecto puede financiarse a travs de
las siguientes fuentes:
Interna - Institucional, a travs del presupuesto (fondos
corrientes, inversiones y/o autogestin )
Organismos externos
Financiamiento mixto.

Responsable

Persona que tiene a su cargo la direccin y vigilancia del trabajo, es

el obligado a responder por el resultado del proyecto.

17

Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

III. IMPORTANCIA
DEL
SEGUIMIENTO
Y
EVALUACIN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES
El seguimiento y la evaluacin, mediante la retroalimentacin
son herramientas importantes para fortalecer los procesos
de planeacin y posibilitar su alcance para procurar una
mayor efectividad institucional (eficacia ms eficiencia ). Visto
de esta manera, la planeacin y la evaluacin son procesos
complementarios.
El seguimiento tiene como objetivo monitorear el cumplimiento
de los resultados y las metas programadas de cada proyecto
establecido en el en el Plan Operativo Anual. Esto facilitar
determinar, entre otros aspectos, la adecuada utilizacin de
recursos y la ejecucin de las actividades detalladas en el
tiempo indicado en el cronograma. (Modelo Anexo 2)
Adems el seguimiento contribuye a la consecucin de los objetivos
planteados durante el proceso de ejecucin y permite detectar
oportunamente deficiencias, obstculos o necesidades de ajuste.
La informacin obtenida durante la fase de seguimiento,
proporcionar la base de la evaluacin del Plan Operativo.
La evaluacin es la fase del proceso de planificacin que
consiste en la comparacin de los resultados con los objetivos
y metas propuestas. En este sentido, la evaluacin constituye
una herramienta de gestin que permitir tomar decisiones al
proveer informacin relacionadas con el grado de cumplimiento
de los objetivos del Plan, los desvos en el cumplimiento de los
objetivos y sus causas, as como los principales problemas y
cuellos de botella que requieran atencin. (Modelo Anexo 3)
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Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

GLOSARIO

ACTIVIDAD

Conjunto de operaciones o tareas

que realiza una persona o entidad.
Tambin puede definirse como una o ms
operaciones afines y sucesivas que forman
parte de un proyecto ejecutado por una
misma persona o unidad administrativa.

COMPLEJIDAD

Existen dos acepciones: la vulgar, que

se refiere a un conjunto integrado por
diversos elementos y la cientfica, sistema
integrado por un gran nmero de partes que
interactan de forma no sencilla. En esta
versin, la metfora el todo es ms que la
suma de las partes, alude certeramente al
hecho de que a partir de las propiedades
y de las leyes de la accin cruzada de las
partes, no es fcil inferir las propiedades
ni el comportamiento del conjunto.

CRONOGRAMA

Programas de actividades ordenados

en el tiempo en el que adems se suele
especificar la duracin de cada actividad,
lugar de realizacin, responsable, etc.
Puede ser escrito literalmente o en forma
de tabla.

19

Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

20

DIAGNSTICO Tarea meramente prctica (no creativa )

consistente en el anlisis de los datos
obtenidos con el slo fin de obtener las
mediciones necesarias antes de pasar al
anlisis de las hiptesis.

Cumplimiento estricto de un dado objetivo;
EFICACIA
por ejemplo en el plazo predeterminado,
sin atender a otros aspectos tales como el
costo, el recorrido, la duracin, etc. Una
persona eficaz es la que cumple sus objetivos, sin reparar en costos.

EFICIENCIA
Cumplimiento satisfactorio de un dado
objetivo optimizando todos los aspectos en
juego para su consecucin (costo, recorrido,
esfuerzo, duracin, desperdicios, etc. ). Una
persona eficiente es la que cumple sus
objetivos y adems optimiza el consumo
de los recursos (de todo tipo ) empleados.

Conjunto de acciones planificadas
ESTRATEGIA
sistemticamente en el tiempo que se
llevan a cabo para lograr un determinado
fin o misin.
EVALUACIN

Constituye una herramienta de gestin

que permite tomar decisiones al proveer
informacin acerca del grado de
cumplimiento de los objetivos del Plan, los
desvos en el cumplimiento de los objetivos
y sus causas, as como los principales
problemas y cuellos de botella que
requieren atencin.

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

MONITOREO

Observar sistemticamente un conjunto de

procesos de la gestin, con el fin de hacer
los ajustes necesarios en las actividades
y estrategias con el propsito de cumplir
de manera ptima los objetivos de la
gestin, expresados en el Plan Operativo,
con un manejo adecuado de los recursos
humanos, tecnolgicos y financieros.

10

OBJETIVO

Se refiere a la identificacin de la
finalidad o resultado hacia la cual deben
dirigirse los recursos y esfuerzos para
dar cumplimiento a los propsitos o metas
que se propone a cumplir en un tiempo
definido. Resultado que una entidad o
institucin aspira lograr.

11

OBSERVACIN

Comprobacin simple de un hecho,

obtencin de datos. Es un proceso
continuo, objetivo, flexible, individual y
relativo, que sirve para la adquisicin o
recoleccin de informacin, datos y /o
caractersticas en relacin con objetos,
circunstancias o actividades especficas.

12

PERTINENCIA

Cualidad de una entidad o de un hecho

de satisfacer algn propsito o cuadrar
a una dada situacin. Por ejemplo, es
pertinente que un alumno que va a rendir
un examen lleve los tiles necesarios
para dicho examen y no otras cosas que
pudieran corresponder (ser pertinentes)
a un partido de ftbol o a un baile.
21

Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

14

PLANEACIN Es un instrumento de apoyo a la gestin

ESTRATEGICA basada en resultados: define las
operaciones necesarias, estima el tiempo
de ejecucin, determina los medios
(recursos financieros y no financieros
requeridos ), designa a los responsables
para el desarrollo de las operaciones y
establece indicadores de los resultados a
obtenerse en el periodo que cubre.

13 PLAN OPERATIVO
ANUAL (POA)

Anticipacin y proyeccin en el tiempo de

una serie de actividades que permitan
a la empresa u organizacin cumplir
con su Misin y establecer objetivos
que la hagan avanzar por caminos que
conducen a hacer realidad su Visin;
todo ello consistente con los Valores de la
organizacin.

15 PLANIFICACIN

Plan general, cientficamente organizado,

para alcanzar los objetivos determinados.
Es una herramienta de organizacin que
facilita el proceso de toma de decisiones
ya que supone analizar y estudiar la
mejor forma de alcanzar los objetivos
propuestos, teniendo en cuenta la
situacin actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de
los mismos.

22

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

16

PROYECTO

Conjunto de actividades relacionadas

y coordinadas entre s que proponen
lograr un objetivo en un trmino de tiempo
determinado.

17

SEGUIMIENTO

Observar atentamente la evolucin y el

desarrollo de un proceso.

Conjunto de elementos que ordenadamente
relacionadas entre s, contribuyen a
determinado objeto.

18

SISTEMA

23

ANEXO

Cundo lo
vamos a hacer?

Cmo lo
vamos a hacer?

Grandes
caminosque
nospermitirn
ellogrodela
Visindela
Institucin.

Qu vamos a hacer?

Conjuntoorgnico
yselectivode
accionesdirigidas
agenerar
productosy
resultados.

Espaciode
tiempoque
incluyetodala
duracindealgo.

PERODO

MTODO

PROYECTO

Responsable:

Unidad:

PERIODO2013

Conjuntode
elementos
disponiblespara
resolveruna
necesidadollevara
cabounaempresa.

Qu necesitamos
para hacerlo?

RECURSOS

800

ESTIMACIN
DECOSTO

Eselniveldelogro
queseespera
alcanzaralfinalizar
elao(relacionado
conlaprioridadpara
elao)yseexpresa
comounasituacin
alcanzada.

Qu queremos lograr?

RESULTADOS

UNIVERSIDADDEPANAM

DIRECCINGENERALDEPLANIFICACINYEVALUACINUNIVERSITARIA

PLANOPERATIVOANUAL

26

Permitenverificar
elniveldelogroen
elcumplimientode
losresultados
esperados.

ndicescualitativos
ycuantitativos.

Cmo lo vamos a
medir?

INDICADORES

Personaquetiene
asucargola
direcciny
vigilanciadel
trabajo.

REPONSABLE

Modelo Anexo 1

Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

Responsable:

Unidad:

PROYECTOy/o
ASIGNACIN

Inicio

Terminacin

FECHA
FECHA%

ALA

AVANCE
LIMITACIONES

UNIVERSIDADDEPANAM

DIRECCINGENERALDEPLANIFICACINYEVALUACINUNIVERSITARIA

SEGUIMIENTOALPLANOPERATIVOANUAL

ACCIONES
ESTRATEGICAS

OBSERVACIONES

Modelo Anexo 2

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

27

Modelo Anexo 3

Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

28

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

PANTALLA DE ENTRADA AL SISTEMA DE

PRESUPUESTO (SIPRE)

PANTALLA DE TRABAJO EN EL SISTEMA DE

PRESUPUESTO

29

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PANTALLA
FINAL
PRESUPUESTO

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Anteproyecto

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POAINGRESOSIMFORMESMENU

I.DefinicindelosProyectos

PlanoperativoAnual
P.O.A.
2014

CerrarAnteproyecto
EjeEstratgico

Proyecto

EjeEstratgico

1.FuncionamientoAdministrativo

NingunodelossiguientesEjes

Total

45,204.00
Total

30

45,204.00

Recursos

Gua Tcnica para la Formulacin del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panam

BIBLIOGRAFA

Glosario de Trminos Especializados en las reas de

Planificacin Universitaria 2010, Universidad de Panam.

Gua Tcnica para la Formulacin de Perfiles de Proyectos

2009, Universidad de Panam.

Lineamientos Generales para formular el POA 2012,

Universidad Autnoma del Estado de Mxico.
h t t p : / / w w w. u a e m e x . m x / p l a n e a c i o n / I n f B a s C o n /
capacitacioninterna/POA2012/Manual%20Sistema%20
Web%20POA%202012.pdf

31