Gerencia de TI / SI

Semana 9 : Sistemas de Soporte para

la Toma de Decisiones

GERENCIA DE TI / SI
Tecnologia de
Informacin en los
Negocios

Tecnologa de
informacin Infraestructura

Principios Bsicos de los SI en

los Negocios

Tecnologia de la Informacin
para los negocios : HW y SW

La Estrategia de negocios y
las Tecnologas de
Informacin

Telecomunicaciones y redes
en los negocios

El Comercio electrnico: Una

estrategia fundamental en
los Negocios

Internet

Los Sistemas de Informacin

y la Sociedad

Tecnologias de
informacin en la
toma de decisiones
Sistemas de Soporte para la
toma de desiciones

Sistemas de informacin
para Ejecutivos

Administracin de Datos

Inteligencia Artificial en los

Negocios

Daniel Cohen Karen

Enrique Asin Lares

1 - Introduccin
Objetivos bsicos que persigue la implantacin
de Sistemas de informacin son:
Automatizar los procesos operativos
Proporcionar informacin que sirva de apoyo
al proceso de toma de decisiones
Lograr ventaja competitivas
Es importante recalcar la necesidad de contar
con una infraestructura de HW y SW.

Tpicos a tratar:
Plataforma de Sistemas Transaccionales
El proceso de Toma de decisiones
Definicin y tipos de sistemas de apoyo a las
decisiones
Caractersticas de los sistemas de soporte para
la toma de decisiones (DSS)
Mdulos funcionales que integran un DSS

2 - Plataforma de Sistemas
Transaccionales

2 - Plataforma de Sistemas
Transaccionales
Indispensable contar con una adecuada
plataforma de sistemas transaccionales
La mayora de Sistemas transaccionales
generan asiento o plizas contables que se
integran al sistema de contabilidad general, el
cual contiene muchos de los datos que se
explotan a travs de los sistemas de soporte
para la toma de decisiones.

Eventos transaccionales que no

generan asiento contables
Carga del nuevo pedido de algn cliente sin
cobro de anticipos; es decir la solicitud por
parte del cliente de un nuevo pedido sin
haberlo pagado de manera anticipada.
Colocacin de la orden de compra a un
proveedor sin antes haber dado un pago
Modificacin de la comisin unitaria que se
paga al vendedor por la venta o cobranza de
algn producto.

La ltima rea en iniciar la automatizacin:

Produccin u Operaciones
Requerimientos funcionales suelen ser ms complejos, ya que necesitan
automatizar los procesos productivos u operativos bsicos
Por lo general requieren mayores recursos computacionales, es decir,
equipo ms especializado y con mayores capacidades, robots, mquinas
de control de la produccin, etc.
Suelen utilizar costosos paquetes desarrollados. El software utilizado en el
rea de produccin es ms especializado y, en ocasiones, es ms
especifico que el SW administrativo. Por este motivo resulta costoso
adquirirlo o desarrollarlo para una organizacin.
Requieren analistas de sistemas con mayor especializacin.
Actualmente, para solucionar sus problemas de automatizacin de la
operacin administrativa y productiva, las grandes empresas recurren con
mayor frecuencia a sistemas integrales de administracin, tales com el R/3,
de SAP, mientras que las pequeas prefieren por ejemplo el MICROSIP

3 - Proceso de Toma de Decisiones

Actividad que se realiza con mayor frecuencia
en el mundo de los negocios.
Lo llevan a cabo todos los niveles de la
organizacin, desde asistentes o auxiliares,
hasta los directores generales de las
empresas.

Tipos de decisiones
Planeacin Estratgica, se enfoca al largo plazo, en el
desarrollo de objetivos y en la asignacin de recursos
para cumplirlos. Ejm: Introduccin de un nuevo
producto al mercado.
Control Administrativo, se enfoca en el mediano plazo,
al uso de los recursos de la organizacin. Ejm:
Desarrollo de Sistema de informacin para Ejecutivos.
Control Operacional, enfocado en los problemas
cotidianos, es decir, a corto plazo. Ejm. Colocacin de
una orden de compra a un proveedor.

Modelo del proceso de toma de

decisiones de Simon

Modelo del proceso de toma de

deciones de Slade

Decisiones que requieren apoyo de la

informacin
Decisiones
Repetitivas,
se
toman
en
niveles
organizacionales intermedios y se caracterizan por ser, en
cierta medida, predecibles, de tal suerte que se pueden
desarrollar de antemano algunos modelos o programas,
con el fin de preparar el momento de la toma de decisin:
Ejemplos:
Decidir el programa de produccin del prximo bimestre
Decidir los instrumentos de inversin ms rentables en el corto
plazo
Decidir el nuevo limite de crdito de los principales clientes.
Decidir los pagos de proveedores que sern pospuestos debido
a una baja inesperada del flujo de efectivo

Decisiones que requieren apoyo de la

informacin
Decisiones no repetitivas, esta categora de decisiones suelen
presentarse en los niveles ms altos de la organizacin y se
caracterizan por un considerable grado de incertidumbre.
Normalmente son llamadas decisiones no estructuradas o no
programadas, ya que el elemento relevante de las mismas es la
imposibilidad de predecir el tipo y escenario de la decisin
Ejemplos:
Cambio de una materia prima de mayor costo, pero con mayor
rendimiento.
Anlisis de factibilidad para determinar la conveniencia de iniciar la
produccin y venta de un producto nuevo a un cliente,
incrementando los volumenes de produccin, pero bajando de
manera sensible el precio de venta.
Determinar la conveniencia de efectuar alianzas estratgicas con
algn competidor forneo para optimizar los procesos de produccin
y mercadeo.

Clasificacin de las decisiones

repetitivas y no repetitivas
Decisiones independientes, son tomadas en forma aislada por una
persona, sin la participacin o intervencin de otras. En este caso, el
encargado de tomarlas posee la responsabilidad y autoridad total
para ello.
Decisiones secuenciales, son generadas por un grupo de personas,
por lo cual cada una de ellas slo participa en una parte de la
decisin, y el resto es transferido a otras reas o ejecutivos de la
organizacin para completar el proceso.
Decisiones simultaneas, slo se toman en grupo, ya que son
producto de la interaccin y negociacin entre varias personas en
forma simultanea.

4. Definicin y tipos de sistemas de

Apoyo
En un sentido amplio, se define a los sistemas de
soporte para la toma de decisiones como un
conjunto de programas y herramientas que permiten
obtener de manera oportuna la informacin que se
requiere durante el proceso de la toma de decisiones
que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre.
A lo anterior se agrega que, en la mayora de los
casos, lo que constituye el detonante de una decisin
es el tiempo lmite o mximo en el que se debe
tomar.

Tipos de Sistemas de Apoyo a las

deciciones

Tipos de Sistemas de Apoyo a las

Deciciones

DSS Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, apoyan las decisiones mediante
la generacin y evaluacin sistemtica de diferentes alternativas o escenarios de
decisin mediante el empleo de modelos y herramientas computacionales. El DSS no
soluciona problemas, ya que slo apoya el proceso de toma decisiones. La
responsabilidad de tomar una decisin, de adoptarla y de ponerla en prctica es de los
administradores, no del DSS.
EIS Sistemas de Informacin para Ejecutivos, dirigido a apoyar el proceso de toma de
decisiones de los altos ejecutivos de una organizacin, presentan informacion relevante
y usan recursos visuales y de fcil interpretacin, con el objetivo de mantenerlos
informados.
GDSS Sistemas para la toma de decisiones de Grupo, Los cuales cubren el objetivo de
lograr la participacin de un grupo de personas durante la toma de decisiones en
ambientes de anonimato y consenso, apoyando decisiones simultaneas.
EDSS Sistemas expertos de Soporte para la toma de decisiones, Los que permiten
cargar bases de conocimiento integrados por una serie de reglas de sentido comn para
que diferentes usuarios las consulten, apoyen la toma de decisiones, la capacitacion,
etc.

5 -Caractersticas de los Sistemas de

Soporte para la Toma de Decisiones
(DSS)
Interactividad. Interacta en forma amigable y con respuesta en tiempo real.
Tipo de decisiones. Apoya la toma de decisiones Estructurada y no estructurada.
Frecuencia de uso. Muy frecuente en cuanto al uso y disponibilidad.
Variedad de usuarios. Usado por diferentes usuarios de distintas reas.
Flexibilidad. Se acopla muy bien a estilos administrativos. Autocrticos,
participativos, etc.
Desarrollo. Cada usuario puede desarrollar sus modelos de toma de decisiones
Interaccin ambiental. Permite interactuar con informacin externa.
Comunicacin interorganizacional. Comunica la informacin relevante desde los
niveles altos a los niveles operativos y viceversa.
Acceso a Base de Datos. Tiene la capacidad de ingresar la informacin a la base de
datos corporativa.
Simplicidad. Simple y facil de aprender y utilizar por el usuario final.

.
Finalmente, se quiere hacer notar que la
implantacin de un DSS puede realizarse en
diferentes plataformas tecnolgicas, desde
computadoras personales a mainframes, lo
cual depende de la infraestructura
computacional disponible, complejidad y
alcance del sistema.

Ventajas al hacerlo con Computadoras

Menores Costos
Disponibilidad de una gran variedad de
herramientas en el mercado que operan en el
ambiente de microcomputadoras.
Muy baja dependencia de personas que se
encuentran fuera de control de tomador de
decisiones.

Inconvenientes
Falta de integridad y consolidacin para administrar la
informacin y es posible que la modifique segn sus
necesidades, lo cual puede ocasionar problemas al tratar de
consolidar la informacin de toda la compaa.
Problemas de seguridad de la informacin, lo que se debe a
que la informacin est disponible para cualquier persona que
utilice una microcomputadora, no obstante que en ocasiones
sea confidencial o que no debe ser accesada sin previa
autorizacin.
Prdida del control administrativo por parte del rea de
Informtica, debido a que cada usuario maneja en forma
independiente el DSS y la informacin.

Implantacin de un DSS
Implantacin aislada en microcomputadoras

Implantacin de un DSS
Implantacin
en
microcomputadoras
interconectadas y que constituyen una red
local.

Implantacin de un DSS
Microcomputadoras conectadas a
minicomputadoras o a mainframes

6 - Mdulos Funcionales que integran

un DSS

Los modelos de decisin

son los mecanismos que
tiene el tomador de
decisiones para encontrar la
solucin a un problema
dado. Un modelo permite
hacer una prediccin del
resultado de un problema
basado en ciertos datos de
entrada. Normalmente, un
modelo esta basado en
investigacin matemtica o
en la experiencia de la
persona. El valor agregado
de un DSS ser la facilidad
para probar diferentes
escenarios de soluciones
dadas y diferente entradas
(acciones) de datos.

Modelos
Esta facilidad permite al usuario utilizar modelos
clsicos, que se encuentran desarrollados y
disponibles, formando la base de modelos. Estos
pueden incluir:

Inventarios
Control de proyectos
Programa Lineal
Simulacin
Distribucin
Anlisis estadsticos
Planeacin financiera y generacin de escenarios
Otros.

Manejo y administracin de datos

Posibilidad de manejar y almacenar
informacin, incluye funciones tales como:
Acceso a las bases de datos corporativas
Generacin de informacin privada en bases de
datos locales
Manipulacin de la informacin a travs de
tcnicas de manejo de informacin, consolidacin,
etc.

Desarrollo de aplicaciones
La mayoria de los DSS, permite a los usuarios
desarrollar sus propios modelos de decisin, lo cual
implica la posibilidad de manejar entrada,
procesamiento, almacenamiento y salida de
informacin.
En este sentido el usuario disea sus propios formatos
de entrada y salida, asi como la estructura de
almacenamiento de informacin y las funciones de
procesamiento, de tal forma que el sitema puede
evolucionar de manera permanente a travs de los
cambios que peridicamente se van integrando a la
aplicacin.

Interfaces grficas, reportes y

consultas
Una parte fundamental de los DSS es la
facilidad para explotar la informacin a travs
de grficas de alta calidad y reportes que se
disean y obtienen en intervalos cortos, as
como la disponibilidad de lenguajes de muy
alto nivel para facilitar la consulta de
informacin que contienen las base de datos.

Base de Datos Corporativa

Es la base de datos que integra toda la
informacin de la compaa, la cual pueden
consultar los diferentes usuarios para
construir y utilizar herramientas para la toma
de decisiones.

Base de datos locales y archivos

propietarios
Es la base de datos locales y los archivos
propietarios son generados y utilizados por los
usuarios, para lo cual deben tomar infomacin
de la base de datos corporativa. Las bases de
datos locales y los archivos propietarios
pueden ser manipulados por el usuario, lo
cual permite su creacin, consulta y
modificacin.

Base de datos pblica y en Internet

Otra fuente para apoyar los modelos de
decisin son todos aquellos compendios que
existen de base de datos, normalmente en CD,
y fuentes de informacin disponibles a travs
de Internet.

7 - Caso de Aplicacin de un DSS

Veamos un ejemplo en Excel.

8 - Groupware
Trabajo cooperativo apoyado con computadora,
cmputo interpersonal, sistemas compartidos, cmputo
cooperativo, sistemas coordinados o cmputo en
equipo. Groupware es una tecnologa nueva que est
ligada a las necesidades de los grupos de trabajo en los
negocios y consiste del software computacional
diseado especficamente para apoyar el trabajo grupal.
La Tecnologa de groupware tiene numerosas ventajas, ya que permite enlazar
Departamentos, personas en diferentes lugares fisicos o compaas completas, de
Manera que se mejora la eficiencia y la velocidad de los proyectos en equipo.
Quienes proponen Groupware creen que ser llamado democratizacin de los datos,
Debido a que el conocimiento fluye hacia donde es necesario, lo que permite que los
Integrantes de un equipo puedan continuar su trabajo sin tener que moverse de su
Oficina o de su localidad.

.. Groupware
El producto de software ms utilizado
actualmente por las empresas es NOTES,
desarrollado por Lotus Development, el cual
permite a los usuarios poner en el sistema
grandes cantidades de trabajo escrito y crear
base de datos que puedan ser organizadas y
realizar las bsquedas que el usuario considere.
Groupware revoluciona el concepto de una
oficina, pues permite trabajar en equipo frente a
una computadora y de manera eficiente.

9 - Sistemas de Soporte para la toma

de Decisiones en Grupo (GDSS)
Sistema interactivo basado en computadora,
el cual facilita la solucin de problemas no
estructurados por un conjunto de tomadores
de decisiones que trabajan juntos como un
grupo. Los componentes de que consta son :
HW, SW, recursos humanos y procedimientos.
Al unir los componentes de un GDSS es
posible realizar juntas cuya temtica est
relacionada con el proceso de toma de
decisiones.

Hardware

Dispositivos de entrada / salida,

mediante el cual sea posible darle datos
de entrada al sistema y producir una
salida.
Procesador, para realizar los procesos
necesarios y generar resultados tiles a
los tomadores de deciones.
Una lnea de comunicacin entre el
dispositivo de entrada / salida y el
procesador (Red local)
Una pantalla o monitores individuales
para apreciar las aportaciones que hace
cada miembro del grupo o para analizar
resultados.

Software

Base de datos que cuente con

informacin relacionada con la
decisin que debe tomarse y que
permita la consulta y bsqueda de
temas especficos.
Una base de modelos, de la cual se
puedan elegir diferentes alternativas
para tomar una decisin.
Programas y aplicaciones especficas
para que el grupo los use como
procesadores
de
palabras,
graficadores, hojas de clculo o
paquetes estadsticos.
Interfaz flexible y fcil de usar, que
permita al ejecutivo interactuar de la
manera adecuada con el sistema sin
requerir de mucha asesora o
capacitacin.

Recursos Humanos

Este componente incluye a las

personas que participan en el proceso
de toma de decisiones, a un operador
de GDSS y a un facilitador, quien se
encarga de controlar el desarrollo de
la junta. En este punto es importante
delimitar el rol del operador y del
facilitador en este proceso.
Por su pare el facilitador conoce el
potencial del paquete que se est
utilizando y mantiene una posicin
neutral respecto al grupo, ya que es
quien gua a los miembros en el
proceso que se realiza.

Procedimientos

Son los que facilitan el uso eficaz y

la operacin de la tecnologa de los
sistemas por parte de los miembros
del grupo. Los procedimientos
pueden referirse al uso del
hardware y software e incluir reglas
para el manejo de la discusin
verbal entre los miembros del
grupo o para el flujo de los eventos
durante una junta.

Componentes de un GDSS

10 - Caractersticas de los GDSS

Sistemas diseados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, lo
que implica que no estn formados por elementos de sistemas ya
existentes.
La meta de un GDSS es apoyar el trabajo de los tomadores de decisiones,
por lo que el uso de este sistema mejora el proceso de toma de decisiones
y las decisiones resultantes.
Un GDSS es fcil de entender y de usar.
UN GDSS puede ser especfico o general.
UN GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas
negativas en el grupo, como son los problemas de comunicacin, estar de
acuerdo con lo que dice la mayora slo por estar con el grupo o proponer
ideas con intencin de molestar a algn miembro del grupo.
Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de
manera activa. Es importante que se cuide el anonimato de la
participacin.

11 - Ventajas del uso de GDSS

Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos, ya que se pueden aportar varias ideas al mismo
tiempo, lo cual elimina la situacin de que pocos miembros dominen el desarrollo de la junta. En este
contexto, el GDSS evita que unas cuantas personas se adueen del micrfono y frenen la creatividad y
las aportaciones del resto del grupo.
Mejora la etapa de preparacin de la reunin de trabajo, pues debe existir una mejor planeacin de
las sesiones de trabajo para adecuarla a la tecnologa, para as tratar de conseguir los objetivos fijados
para cada una de ellas.
Da la misma oportunidad de participacin a todos los miembros del grupo, debido a que cada uno
tiene su propio equipo y puede participar las veces que quiera hacerlo.

Ventajas del uso de GDSS

Cuando en una junta es necesario que estn presentes muchas personas se

optimiza el uso de la informacin que aporta cada miembro del grupo.
Posee mecanismos para enfocar al Grupo en problemas claves.
Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra , pues
permite almacenar mas informacin sobre lo que se ha logrado.
Mejora la calidad de la toma de decisiones debido a que el anonimato de las
contribuciones permite una mayor y mejor participacin por parte de los
miembros del grupo.
Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los
miembros del grupo no solo el jefe, aporten sus ideas.

12 - Desventajas del uso de GDSS

Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el
proceso de toma de decisiones diferente al de la forma
tradicional de realizarlo.
Resistencia al cambio por parte de los administradores, por
que pueden pensar que este sistema puede desplazarlos.
La responsabilidad al tomar una decisin puede diluirse, ya
que las aportaciones son annimas y la decisin representa el
consenso del grupo.
Que en el grupo no exista una cultura desarrollada de trabajo
en equipo y en consenso, lo cual haga que el uso de GDSS se
realice de manera forzada.

13- Diseo de Salas

Cuarto de decisin, Esta alternativa es

la ms parecida a laque se utilizaba para
la celebracin de una junta tradicional
de ejecutivos.
Red local de decisin, Se utiliza cuando
es necesario que cada miembro del
grupo trabaje en su propia oficina.
Teleconferencias, son tiles cuando los
miembros
del
grupo
estn
geogrficamente distantes, pero deben
reunirse para tomar una decisin.
Toma de decisiones remota, Se utiliza
cunado existe un grupo de personas que
deben reunirse regularmente para tomar
una
decisin,
estn
fsicamente
dispersos y requieren de una
comunicacin ininterrumpida.

14 - Usos Prcticos de un GDSS

Determinar la misin de una empresa

Formular estrategias
Evaluar administradores
Planear los sistemas de informacin
Apoyar negociaciones
Apoyar las decisiones visuales
Apoyar los trabajos que involucran diseo y revisiones de
control de calidad
Apoyar una decisin en particular.