Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo
de trabajo.
Nombre del grupo: Lorena Garcia
Integrantes del grupo:

1. Lorena Garcia
2.
3.
4.
5.
Lder del grupo: Lorena Garcia

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una

vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una
grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.

ENTRADA
Inicio de
matriculas

Se requiere
formulario de
admisin?

No

Obtencin de
formulario antiguo

Recoger
informacin
del alumno

Si

Complementacin del formulario

de admisin

Se cumplen los
requisitos para
acceder?

No

Incluir en lista
de no
admitidos

Expedir
carta al
estudiante

Si

Elaborar y publicar la lista de los

admitidos

Hay peticiones o
bajas?

Si

Dar respuesta y
solucin a las
peticiones

Remitir resolucin a
los involucrados

No

Elaboracin de las
listas definitivas

Fin

2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del

Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que
debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.
A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

Lo primero que debera documentarse es el FORMULARIO DE ADMISION.

B.

Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo,

formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso
seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada
implementacin, mantenimiento y mejora continua.

Manual:
1. Manual de calidad
2. Manual de funciones.
3. Manual de operaciones psicolgicas.

Procedimientos:
1. Procedimientos de direccionamiento estratgicos
2. Procedimientos de anlisis estratgicos
3. Procedimiento de elaboracin de medios impresos
Instructivos de trabajo:

1. Instructivo archivo fotogrfico.

2. Instructivo de elaboracin de formatos
Formatos:
1. Listado maestro de documentos de accin integral.
Documentacin de manejo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Oficios.
Seales
Radiogramas
Memorandos
Actas
Informes
Directivas
Reglamentos
Normas.

Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o

enviarse de manera anexa a travs de compresores como WInZip o WinRar.
3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del
grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones
1. Realizar un organigrama es una de las formas ms organizadas de verificar el
cumplimiento de los procesos.

2. Afiance habilidades para la elaboracin de organigramas y llegar a entenderlos e

interprtalos de forma correcta y coherente.

3. Para cualquier organizacin es muy importante poder contar con un buena

documentacin de procesos, ya que de esta manera se es mas organizado y no se
saltan pasos importantes para lograr un muy buen sistema de gestin de calidad.

4.

5.

Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al

inicio del programa.
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal.
Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les
descontar puntos en la nota final.

Criterios de evaluacin
Determina la secuencia e interaccin de un proceso.
Realiza la documentacin del proceso.