Unidad II

Agenda

1.1.- Organigramas: Definicin, Importancia, Clasificacin y

Caractersticas
2.1 - Tipo de Organigramas y sus Diferentes Usos
3.1.- Reglas que Determinan el Diseo de un Organigrama
4.1.- Elaboracin de un Organigrama
5.1.- Jerarquizacin, Autoridad y Dependencia

Organigramas
Concepto
Son una grfica que muestra la estructura orgnica interna de la
organizacin formal de la empresa, sus relaciones, sus niveles de
jerarqua y las principales funciones que se desarrollan en ella.
Son la representacin grfica de la estructura de una organizacin, es
donde se pone de manifiesto la relacin formal existente entre las
diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales
de supervisin y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados
instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los cuales se fija
la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio.
Importancia de los organigramas
Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos
revelan:
"La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad
y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la
naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada
grupo de empleados, trabajadores, entre otros; as como tambin las
relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa, en
cada departamento o seccin de la misma."
Segn el concepto de organigrama, este muestra

Un elemento (figuras).
La estructura de la organizacin.

Los aspectos ms importantes de la organizacin.

Las funciones.

Las relaciones entre las unidades estructurales.

Los puestos de mayor y an los de menor importancia.

Las comunicaciones y sus vas.

Las vas de supervisin.

Los niveles y los estratos jerrquicos.

Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin.

Las unidades de categora especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo,

para relaciones publicas, para la formacin de personal, fiscalizacin e
inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura,
reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros.
Finalidad Del Organigrama (caractersticas)
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades:
1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa
con sus respectivos niveles jerrquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se
realizan en la empresa debidamente asignados por rea de
responsabilidad o funcin.
3. Muestra una representacin de la divisin del trabajo, indicando:
1. Los cargos existentes en la compaa.
2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
3. Como la autoridad se le asigna a los mismos.
Funciones Del Organigrama

Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin a todas las unidades administrativas de

la empresa, al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas
grficas y actualizaciones.

Para el rea de organizacin y sistema:

Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente

revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas,
generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da
a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin.

Para el rea de administracin de Talentos Humanos

El analista de Recursos Humanos requiere de este instrumento para

estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes
administracin de sueldos y salarios y en general como elemento
apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos
sistemas de personal.

los
de
de
los

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.

Comunicar la estructura organizativa.

Reflejar los cambios organizativos

Clasificacin de los organigramas

Se pueden clasificar en tres grupos:

Contenido.
mbito de aplicacin.

Presentacin.
o

Sub clasificacin

Estructurales.
Muestran
solo
la
administrativa de la organizacin social.

estructura

De Funciones.- Indican adems de sus unidades y

sus relaciones, las principales funciones de sus
departamentos.

Integracin de puestos.- Destaca dentro de cada

unidad los diferentes puestos establecidos, as como
el nmero de plazas existentes y requeridas.

Generales: Presentan toda la organizacin y sus

interacciones.

Especficas:
representan
la
organizacin
departamento o seccin de una empresa.

Verticales: Presentan a las unidades ramificadas de

arriba hacia abajo, colocando el titular el nivel
superior.

Horizontales: representa a las unidades ramificadas,

izquierda derecha, colocando el ttulo al extremo
izquierdo.

Mixtos: representan a la estructura

combinaciones verticales y horizontales.

De Bloque: son una variante de los verticales y sirven

para representar un mayor nmero de unidades en
espacios.

utilizando

Segn la forma como muestran la estructura son

a. Analticos: suministran informacin detallada. Se destinan al uso
de los directores, expertos y personal del estado mayor.
b. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de
mayor importancia. Se les denominan generales por ser los ms
comunes.
c. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la
estructura en forma analtica o ms detallada. Son complemento
de los analticos.
Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas,
estos pueden ser
a. Verticales (tipo clsico): representa con toda facilidad una
pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su
jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica
descendente.
b. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del
organigrama vertical, porque representan las estructuras con una
distribucin de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama
los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros,
aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas.
c. Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza
recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino
lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una
lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la
autoridad de esta ltima.
d. Organigrama circular o concntrico: Los niveles jerrquicos se
muestran mediante crculos concntricos en una distribucin de

adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado

por la prctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen
de subordinacin que traducen los organigramas verticales.
2.1 - Tipo de Organigramas y sus Diferentes Usos
Los organigramas se diferencian entre si por las caractersticas que
presenta la organizacin. Por ello pueden mencionarse varios tipos
tomando en cuenta una serie de criterios y factores, con fines
nicamente didcticos.

Por La Forma De Representar Por la Forma y Disposicin

La Estructura
Analticos

Verticales

Generales

Horizontales

Suplementarios

Circulares

a. Organigramas Generales: Muestran la organizacin completa,

dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre
las divisiones y Departamentos o entre los cargos, segn su
naturaleza. Por ejemplo el organigrama de un Plantel.
b. Organigramas Suplementarios:
Estos
organigramas
se
emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en
forma ms detallada. Por ejemplo: el organigrama de una
Divisin, de un Departamento o de una Unidad en particular.
c. Organigramas Analticos: Son organigramas muy especficos,
suministran informacin detallada, llegando a complementarse
con datos anexos y smbolos convencionales referidos a datos
circunstanciales.
d. Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la
estructura jerrquica, desde arriba hacia abajo. Son los
organigramas ms utilizados.
e. Organigramas
Horizontales:
Son
organigramas
que
representan la estructura organizativa de izquierda a derecha.

f. Organigramas Circulares: Son organigramas que representan

los niveles jerrquicos mediante crculos concntricos desde
dentro o fuera y orden de importancia
3.1.- Reglas que Determinan el Diseo de un Organigrama

Hacer una lista de funciones y sub funciones.

Realizar una comparacin de funciones con
comparacin.

Preparar los cuadros o plantillas.

Confeccionar el organigrama.

Lista de comparacin.

Consiste en una serie de preguntas:

una

lista

Es necesaria la funcin para la organizacin?

Es necesario
principales?

En qu nivel jerrquico debe ubicarse la funcin y sub

funcin?

Que funciones debern informar?

describir

la

funcin

sub

de

funciones

Cuando se elabora un organigrama se descubren aspectos como

Funciones importantes que se han descuidado.

Funciones secundarias a las que se le ha dado demasiada
importancia.

Duplicacin de funciones.

Una funcin que se ha dividido entre dos o ms.

Falta de lgica en la coordinacin de funciones.

Personal capaz en puestos inferiores.

Personal mediocre en puestos superiores.

Especialistas a cargo de funciones que no son de su especialidad.

Una misma persona a cargo de varias funciones no relacionadas.

Ejecutivos que estn cargados innecesariamente de trabajo

4.1.- Elaboracin de un Organigrama

1. Realizar una investigacin sobre la estructura organizativa,

determinando las unidades que constituyen la Organizacin y la
forma como establecen las comunicaciones entre ellas.
2. Funciones o actividades que realizan cada una.
3. Relacin o subordinacin
organizativas.

existente

entre

las

unidades

Tcnicas
1. Las casillas deben ser rectangulares.
2. Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el
rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior.
3. Las lneas de nivel son siempre horizontales.
Al construir un organigrama se debe tener presente
1. Delimitar con precisin las Unidades o Dependencias.
2. Sealar de forma ms completa las relaciones existentes.
3. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias,
en caso de utilizar abreviaturas indicarlo al pie del grfico.
4. Sealar mediante las tcnicas de elaboracin las relaciones de:
o

Lnea o Ejecucin: lnea de mando, debe caer verticalmente.

Estado Mayor o Staff: la lnea que indica su relacin es

horizontal.

Lnea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinacin.

1. Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicacin

administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o sealarse
particularmente al pie del organigrama.

2. Cuando el nmero de unidades de un mismo nivel es grande y

dificulta su inclusin en forma horizontal, pueden presentarse
verticalmente.
o

Ningn organigrama debe tener carcter definitivo, su

verdadera utilidad est en revisarlo y actualizarlo
peridicamente.

Signos
convencionales
ms
Los organigramas deben ser orgnicos,
simtricos, uniformes y armoniosos.

usados:
articulados,

Ventajas Del Organigrama

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las siguientes:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra
hacerse por medio de una larga descripcin.

Muestra quin depende de quin.

Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura

de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles.

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y

medio de informacin al pblico, acerca de las relaciones de
trabajo de la compaa.

Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin

operen.

Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se

integran a la organizacin

Desventajas Del Organigrama

No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los
organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales
defectos que son:

Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad,

dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las
relaciones de informacin.
No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles,
aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes
intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en
realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems,
si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones
informales y de canales de informacin, el organigrama se hara
tan complejo que perdera su utilidad.

Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o

como era, y no como es en realidad. Algunos administradores
descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica
y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de

autoridad con el status.

Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un

organigrama

Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican

autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va
jerrquica.
Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre las
horizontales, sealan especializacin y correlacin.

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del

recuadro, indica mando.

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica,

indica relacin de apoyo.

Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin

de coordinacin y relaciones funcionales.

Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o

autnoma.

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se

utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se
requiera resaltar.

Las lneas con zigzagueos al final y una flecha, indican

continuacin de la estructura.
Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y
que poseen un nmero en su interior, indican un comit en el que
participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero.
5.1.- Jerarquizacin, Autoridad y Dependencia

La jerarqua cuando se individualiza podra definirse como el status o

rango que posee un trabajador dentro de una empresa, as el individuo
que se desempea como gerente, goza indudablemente de un
respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este
individuo en su cargo tambin condicionar su mayor o menor jerarqua
dentro de una empresa.
La jerarqua cuando se usa como instrumento para ejecutar la
autoridad, posee una mayor formalidad y es conocida como jerarqua
estructural de la organizacin. Este tipo de jerarqua no solamente
depende de las funciones que debido a ella existen, sino tambin del
grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posicin, por
ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un
presidente en su desempeo, este cargo posee intrnsecamente
determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado
de autoridad.
Segn el criterio de algunos autores, se pueden definir cuatro tipos de
jerarquas en las organizaciones:
1. La jerarqua dada por el cargo.
2. La jerarqua del rango.
3. La jerarqua dada por la capacidad.
4. La jerarqua dada por la remuneracin.
La jerarqua dada por el cargo
Este tipo de jerarqua es la que constituye los diferentes niveles
estructurales de la organizacin, se expone por medio de organigramas
y se describe en los manuales de organizacin. Se encarga de la
clasificacin de las distintas posiciones de la estructura de la
organizacin, tomando como base las actividades laborales y deberes
inherentes a un cargo o posicin determinada.

Esta modalidad jerrquica favorece la clasificacin de personas en

grupos, series y clases, segn sea la naturaleza, caractersticas,
obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la
condicin de que guarden entre ellas ciertas similitudes.
La jerarqua del rango
Este tipo de jerarqua no se establece sobre el fundamento de las
actividades, ni se liga a labores determinadas. Se basa en las
condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en
algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones
militares para establecer los distintos grados por los que se van a regir.
La jerarqua dada por la capacidad
Este tipo de jerarqua es limitativa y acorde con cada individuo. Las
personas estn previamente clasificadas de acuerdo con sus
capacidades, independientemente de su condicin de clase en la
sociedad, es decir, el individuo asciende en la organizacin de acuerdo a
su capacidad.
La jerarqua dada por la remuneracin
Este tipo de jerarqua est determinada por la complejidad del trabajo (a
mayor complejidad mayor salario), la antigedad en la empresa o
porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento
del individuo.
La jerarqua de un empleado en una empresa se basa en el grado de
especializacin que posea, pero su alta ubicacin dentro de la
organizacin tambin depende de la naturaleza del negocio, por
ejemplo, en muchas empresas venezolanas el gerente de planta es un
ejecutivo muy importante,
Su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. En cualquier
compaa fundamentalmente operativa, por ejemplo, la explotacin
petrolera en nuestro pas, un campo donde generalmente existen
dinmicos y poderosos sindicatos, el responsable por la funcin de
personal es un ejecutivo de alta vala e influencia llegando a tener el
cargo de vicepresidente