LECTURA

SEMANA DOS
2. MATERIALES
COMPETENCIAS
Diferencia entre contabilizacin de materiales directos e
indirectos.
Diferencia entre el sistema peridico y perpetuo de acumulacin
de costos utilizados para contabilizar los materiales utilizados en la
produccin y el inventario final de materiales.
Diversas formas de valorizar los inventarios.
Control de los materiales

INTRODUCCIN
Los materiales son los elementos bsicos que se transforman en artculos
terminados en el proceso de produccin. Los costos de los materiales se
pueden dividir en: costos directos y costos indirectos, esta clasificacin
se hace con base en la relacin de los materiales con el producto
terminado.
La contabilizacin de los materiales en un empresa manufacturera
comprende dos actividades: la compra de los materiales que necesita
una requisicin de compra, una orden de compra y un informe de
recepcin; y el uso de los materiales que requiere un formato de
requisicin de materiales.
Los materiales se pueden registrar en los libros de contabilidad en un
sistema de inventario perpetuo; en este sistema el costo de los
materiales usados se determina a medida que los materiales se utilizan
en produccin.
Un control eficiente de los inventarios mantiene los costos a un nivel bajo
y ayuda a que la produccin transcurra de manera normal, los
procedimientos de control.

2.1. DEFINICIN
Los materiales o suministros son todos los tangibles que se consumen o
utilizan en la transformacin de productos terminados, a travs del uso
de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricacin en el
proceso de produccin. Los costos de los materiales pueden ser directos
o indirectos.

2.2. CLASES DE MATERIALES

2.2.1. Materiales directos: son aquellos que pueden identificar,
cuantificar y asignar fcilmente al producto y representan un costo

relevante o importante dentro del costo del producto terminado, se

conocen con el nombre de materia prima, tenemos varios ejemplos:
En una fbrica de fundiciones ser el hierro, en la de productos en
cuero, la piel de vacuno, en las fbricas de productos plsticos el
polietileno y en las de alimentos: el azcar.
Fundiciones

Marroquinera

Plsticos

Alimentos
Hierro

Cuero

Polietileno

Azcar

2.2.2. Materiales indirectos:

seran los dems materiales o

suministros involucrados en la produccin de un artculo que no se ha
clasificado como material directo que pueden o no formar parte del
producto. Como ejemplos podemos encontrar las herramientas para
mantenimiento, combustibles de la planta, repuestos para la
maquinaria o algunos materiales que por su bajo costo y difcil
asignacin merecen pertenecer a este grupo.
Herramientas

Combustibles

Repuestos

Materiales difciles de medir

2.3. TIPOS DE INVENTARIO

En una empresa manufacturera, podemos encontrar varios tipos de
inventarios dependiendo de si manejan materiales importados por ellas
mismas o no.
- Inventario de productos terminados: hace referencia de los productos
que han sido fabricados y terminados, almacenados y listos para la
venta, en una fbrica de lcteos podemos encontrar varios productos
terminados como la leche ultra pasteurizada, quesos, kumis, yogurt,
arequipe, crema de leche, entre otros.
- Inventario de productos en proceso: son aquellos productos que no
han sido terminados, faltndole parte de todos o algunos elementos de
costo, o tambin, aquellos productos terminados, pero no han sido
llevados al almacn de productos terminados y mientras tanto estn en
el inventario de productos en proceso.

- Inventario de materia prima: son todos los materiales tangibles que

forman parte del producto, denominados materiales directos y algunos
materiales indirectos que pueden o no formar parte del producto.
Tambin se considera como inventario a algunos materiales que ya
llevan trabajo y, a la vez, sirven para la elaboracin de otros productos,
siendo de esta manera, lo que es para una empresa un producto
acabado para otra puede ser, nicamente, una materia prima, como
ejemplo para una fbrica de ropa la tela es materia prima pero para la
fbrica de textiles, la tela es producto terminado.
- Inventario de materiales, repuestos y accesorios: son una clase
especial de materiales indirectos como combustibles, grasas,
lubricantes, aceites, gasolina, carbn, full oil, correas, rodamientos,
herramienta, pintura, repuestos y en general materiales y suministros
para el mantenimiento de los edificios de fbrica y de la maquinaria de
la empresa.
- Inventario de envases y empaques: en esta cuenta, se tienen
contabilizados las existencias y movimientos de todos los envases y
empaques como cajas de cartn, botellas, autoadhesivos, etiquetas,
plstico en rollos marcado, tapas, malla, vinipel o cualquier otro material
de envase y empaque.
- Inventario en trnsito: en esta cuenta se registran todas las
erogaciones que se realizan para la importacin de materias primas,
que mientras no estn en disponibilidad de ser utilizadas en el proceso
de produccin, forman parte de este inventario.

2.4. SISTEMAS DE INVENTARIOS

El sistema de inventarios hace referencia a como se determina el costo
de ventas y a como se registran las transacciones de entradas y salidas
de inventarios.
Como lo ordena el artculo 129 del decreto 2649 de 1993 El control
de las mercancas para la venta se debe llevar en registros auxiliares,
que deben contener, por unidades o grupos homogneos, por lo
menos los siguientes datos:1
1. Clase y denominacin de los artculos.
2. Fecha de la operacin que se registre.
3. Nmero del comprobante que respalda la operacin asentada.
4. Nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas,
consumidas, retiradas o trasladadas.
5. Existencia en valores y unidad de medida.
6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado
o trasladado.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten
1

artculo 129 de la ley 43 de 1990.

de la comparacin del inventario fsico con las unidades registradas en

las tarjetas de control1
Anteriormente se poda utilizar el sistema peridico; en la actualidad,
por ley slo se permite trabajar el sistema de inventario permanente,
para contabilizar cualquier tipo de transaccin de entrada o salida ya
sea, de materias primas, de productos en proceso o de productos
terminados ya que a partir del 1 de enero de 1997 se restringe el uso del
sistema de inventarios peridico para los contribuyentes obligados a
firmar su declaracin de renta por contador pblico o revisor fiscal,
situacin que ya haba sido contemplada desde la Ley 174 de 1994, el
uso parcial del sistema de inventario peridico y la adopcin de
sistemas de reconocido valor tcnico, deben ser aprobados por la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.

2.4.1. Sistema de Inventario Peridico

Tambin conocido como juego de inventarios, no est aprobado por la
DIAN como sistema para determinar el costo de ventas a menos que se
solicite autorizacin a la DIAN para poder utilizarlo argumentando las
causas y razones por las cuales es imposible el uso del sistema
permanente, sin embargo, es muy utilizado para la presentacin del
Estado de Costos de Produccin y Ventas, ya que con l se pueden
calcular los ndices financieros como rotacin de inventarios y das de
produccin, ndices importantsimos que evalan la eficiencia en el
manejo de los recursos de la empresa. A pesar que este sistema se
encuentra en desuso, el mtodo utilizado implica conocer acerca del
inventario inicial valorizado al empezar un perodo y mediante toma
fsica los inventarios finales. Este sistema presupone que no se conoce el
costo real de un producto al momento de realizar su venta y para
determinarlo se emplea el consabido juego de inventarios que se
describe a continuacin:
Inventario inicial de materiales
100.000
Ms Compras netas
1.000.000
__________________________________________
___________
Materiales disponibles para usar
1.100.000
Menos Inventario final de materiales (conteo fsico)
150.000
__________________________________________
___________
Costo de los materiales consumidos
950.000

$
$

$
$

Con este mtodo el costo de los materiales usados se determina de

manera indirecta como un residuo, o sea que el costo de los materiales
utilizados es igual a lo que queda despus de restar el costo del
inventario final del costo de los materiales disponibles para uso. De igual
forma, dicho sistema obliga al empleo de la subcuenta Compras para ir
acumulando las adquisiciones de inventario.
Dinmica contable cuando se adquieren inventarios:
Compras
IVA deducible
Proveedores o Cuentas por pagar

Db
$ 1.000.000
$ 160.000

Dinmica contable cuando se venden inventarios:

Db
Ventas
IVA recaudado
Clientes o Cuentas por cobrar
$ 1.740.000

Cr
$1.160.000
Cr
$ 1.500.000
$ 240.000

Cuando tienen lugar devoluciones en compras, o en ventas, se

emplean para cada caso las dinmicas contables contrarias.

2.4.2. Sistema de Inventario Permanente

En el sistema de inventario permanente, las operaciones referidas a
dicho activo se registran en una cuenta llamada Inventario, en lugar de
hacerlo en la cuenta de compras. Si existe un inventario inicial de
materiales, tambin se registrar a travs de un dbito a esta misma
cuenta.
Dinmica contable cuando se hace una compra:

Cuenta
Inventario
IVA descontable
Retencin en la fuente por pagar
Proveedores o Cuentas por pagar

Debito
$1.000.000
$160.000

Crdito

$35.000
$1.125.000

Dinmica contable cuando se realiza una venta:

Ventas
IVA generado
Anticipo retencin en la fuente
Clientes o Cuentas por cobrar

$1.500.000
$240.000
$52.500
$1.687.500

Inventario
Costo de ventas

$1.000.000
$1.000.000

Como se observa en la dinmica anterior, cuando tiene lugar la venta

se conoce de forma cierta el costo aplicable a dicha venta, no se
requiere de inventarios iniciales o finales dado que la cuenta de
inventario se mantiene de forma actualizada y con ello se establece su
saldo al finalizar un perodo. Los inventarios fsicos son un procedimiento
complementario y de verificacin sobre los saldos finales de las cuentas
de inventario.
Tratndose de materiales que son enviados a produccin, se registra un
crdito en la cuenta de inventario de materiales y un dbito a la cuenta
de Costo de produccin materia prima directa, como sigue:
Cuenta
Costos de produccin - materia prima
Inventario de materiales

Debito

Crdito

$500.000
$500.000

El resultado final es que el costo de los materiales usados se carga a

produccin en el momento en que se emplean los materiales y el saldo
de la cuenta de inventario de materiales muestra el costo de los
materiales an disponibles para uso. As, con este mtodo, tanto el
costo de los materiales usados como el inventario final de materiales
pueden ser determinados de manera directa despus de cada
transaccin.

2.5. MTODOS DE VALUACIN DE INVENTARIOS

Tienen como objetivo principal conocer el valor o costo unitario y total
de las existencias de inventarios. Han surgido diferentes mtodos cuyo
uso depende de la naturaleza de la empresa y el ambiente econmico
en el que se desenvuelven, como mtodos de reconocido valor tcnico
en Colombia podemos encontrar:
Primeras en entrar, primeras en salir (PEPS)
ltimas en entrar, primeras en salir (UEPS)
Promedio ponderado
Retail. (Detalle)
Identificacin especfica
Ultima compra
Promedio de mercado.
Los cinco primeros son autorizados por la DIAN como mtodos de
reconocido valor tcnico, sobre todo cuando se trata de determinar el
costo de produccin y el de artculos vendidos. Sin embargo, los dos

ltimos pueden tener uso cuando se trata de valorizar activos que han
estado estticos durante un tiempo largo, es decir no han tenido
movimiento y se requiere valorizarlos a costos presentes, acordes con
los valores promedio del mercado, es el caso de las empresas que
estn en liquidacin o sobre las cuales se piensa hacer una
transaccin comercial de la sociedad o una transformacin bien sea
por escisin o fusin en cuyo caso se pueden utilizar estos dos mtodos
con autorizacin de la DIAN.

2.5.1. Ventajas y desventajas de los mtodos

A continuacin una vista sobre las ventajas y desventajas de los
diferentes mtodos de inventario.
En cuanto al mtodo PEPS tiene como ventajas: un inventario valorado
con los costos ms recientes, es decir, en una economa de tendencia
alcista el Balance general, estara actualizado con los precios ms reales
en cuanto a sus inventarios.
El mtodo UEPS tiene la ventaja de que en una economa que presente
pocas variaciones en los precios de las mercancas, el valor de los
inventarios se mantiene a costos bajos y el costo de ventas a precios
ms actuales o altos.
El Promedio Ponderado en una economa
inventarios y mucha variacin en los precios,
oferta y demanda de las materias primas,
utilizacin de este mtodo ya que mantiene las
los consumos y de ventas a costos promedios.

con alta rotacin de

presentada por la libre
resulta conveniente la
existencias y el costo de

El Retail o detalle, utilizado por algunos almacenes de cadena que

comercializan sus productos, permite conocer en cualquier momento el
precio de venta y el costo de venta al tiempo, este mtodo maneja
cdigos de barras que contienen esta informacin, debe estar
clasificada por departamentos o tipos de inventarios homogneos
como por ejemplo abarrotes, lcteos, electrodomsticos, licores,
bebidas, comidas rpidas, crnicos, frutas y verduras, entre otros.
Podemos definir retail como un mecanismo de los sectores econmicos
diseado para empresas de comercializacin masiva de una gran
diversidad de productos, a gran cantidad de clientes; la idea surge del
volumen de productos y clientes, que hacen de este un tema complejo
de controlar.
Ejemplo: como se muestran los inventarios y sus movimientos por grupos
homogneos:

Inventario al costo

Inventario al
precio de venta

$100

$200

Compras

$1.000

$2.000

Disponible

$1.100

$2.200

-$80

-$160

$1.020

$2.040

Concepto Inventario
Inventario inicial

Menos: Inventario final

Costo de ventas y ventas netas

Aunque el sistema de inventario es perpetuo o permanente, ya que en

cualquier momento se pueden conocer las existencias, con el fin de
realizar controles encaminados a corroborar las cifras y a manera de
presentacin, las empresas a menudo presentan sus Estados de Costos
bajo el juego de inventarios aunque su costo de ventas es determinado
por el sistema permanente.
Identificacin Especfica: como su nombre lo indica, consiste en que
cada artculo del inventario tiene su propio valor diferente de los dems,
se presenta cuando se manejan inventarios heterogneos, es decir
cada producto tiene caractersticas que lo hacen diferente a los
dems, por ejemplo las empresas que utilizan este mtodo son las
compraventas de carros usados, las joyeras, las casas de empeo entre
otras.

2.6. REGISTRO DE LOS MATERIALES

2.6.1. Compra de materiales
En la mayora de las empresas existe un departamento de compras o
una persona encargada de esta actividad, cuya funcin es hacer los
pedidos de materias primas y suministros necesarios para la produccin.
El jefe de este departamento (o la persona encargada) es responsable
de garantizar que los artculos pedidos renan los estndares de calidad
establecidos por la compaa, que se adquieran al precio ms bajo y se
reciban a tiempo. En la compra de artculos comnmente se utilizan tres
(3) formatos:
una requisicin de compra,
una orden de compra y
una entrada a almacn.

2.6.2. Uso de materiales

El jefe de bodega es el responsable de los materiales y la salida de stos
hacia produccin debe ser autorizada por medio del formato de

requisicin de materiales. Dado que en muchas oportunidades el precio

de compra de los materiales vara durante un perodo, para calcular el
costo de los materiales entregados a produccin, las empresas
establecen un mtodo de valuacin de inventarios, ya sea UEPS, PEPS o
promedio ponderado.
La salida de materiales se contabiliza como se indica a continuacin:
Db

Cr

Costo Materia Prima

1.000
Inventario Materia Prima
1.000
En caso de devolucin desde produccin al almacn de materiales, el
almacenista deber realizar una entrada registrando un asiento contrario al
anterior.
Db
Cr
Inventario Materia Prima
Costo Materia Prima

200
200

2.6.3. Control de materiales

Una correcta planeacin de la produccin requiere mantener un
adecuado control de los materiales. Es bien sabido en muchos de los
casos estos contribuyen con mayor parte en la conformacin del costo,
por ello es necesario implementar los controles necesarios mientras
permanecen en el almacn y luego cuando forman parte del proceso
productivo.
En ese orden de ideas es importante garantizar las medidas de
almacenamiento y bodegaje adecuadas a la naturaleza de los insumos
usados dentro del proceso productivo y despus al incorporarse dentro
del proceso productivo al tratamiento que se le pueda dar a las
mermas y el desperdicio.
Algunas premisas que no pueden faltar para un adecuado control de
materiales:
Los departamentos de operacin que realizan las compras en forma
centralizada no deben comprometer los fondos de la empresa en la
compra de materiales, sin la debida autorizacin para hacerlo, ni
deben aceptarse los materiales que no han sido pedidos o que no estn
de acuerdo con las especificaciones tcnicas.
No deben aceptarse los materiales, a menos que se haya llegado a un
acuerdo con el vendedor en el caso que se hayan recibido materiales
daados o cantidades inferiores a las solicitadas y debe tenerse la

seguridad que los materiales se han recibido y que se han cargado los
precios adecuados en todos los gastos incurridos.
Debe haber un control fsico sobre el almacenamiento de las
existencias, se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las
cantidades de materiales y suministros utilizados por el personal de
operacin.
Debe haber un equilibrio entre la inversin en pesos en inventarios y los
costos incurridos en la adquisicin, utilizacin y almacenamiento de
materiales, as como de las prdidas causadas por las interrupciones en
la produccin o las ventas prdidas debido a la falta de existencias.
Es importante que una empresa cuente con un buen sistema de control
de inventario de materiales; el logro de un buen control mantiene los
costos a un nivel mnimo y la produccin de planta en un plan de
trabajo constante. Los siguientes conceptos se deben emplear en un
sistema de control de inventarios:
2.6.3.1 Punto de reorden. Es el mismo punto de pedido o de orden de
produccin, lo determina la cantidad mnima de existencias que debe
haber en el inventario, cuando es de materiales se genera una Orden
de Compra, si es de un producto terminado, se debe generar una
Orden de Produccin.
2.6.3.2. Ciclo de los materiales. Si suponemos que una empresa fbrica
solo bajo pedidos de clientes y no mantiene inventarios fabricados, el
siguiente sera el ciclo que deben cumplir los materiales desde el inicio
del negocio que es el pedido u orden de compra del cliente, luego se
genera una orden de produccin, como no hay materiales, se solicitan
cotizaciones que evala el departamento de compras que genera la
orden de compra, posteriormente, el proveedor despacha la materia
prima y esta ingresa a la fabrica y mediante una salida a produccin se
entrega la materia prima para el inicio del proceso productivo, una vez
elaborado el producto, este sale del proceso y mediante una entrada
ingresa al almacn de producto terminado y all se elabora una salida
de almacn denominada remisin para hacer entrega del producto al
cliente quedando cumplido el pedido al que despus se le hace llegar
la factura de venta al cliente. El departamento de Tesorera elabora el
comprobante de egreso y paga en cheque o transferencia la materia
prima al proveedor, tambin se encarga de elaborar el recibo de caja
una vez el cliente cancele la factura de venta. A continuacin vemos
grficamente como es el flujo de documentos que soportan las
transacciones antes mencionadas:

10

Diagrama - Ciclo completo de la materia prima:

Orden de
produccin

Requisicin
de materia
prim9

a
Cotizacin

Pedido
Cliente
Orden de
Comprara
Tesorera pago
proveedor
_______
Cobro Cliente

Salida
Almacn
factura de
venta

Pago al proveedor

Entrada
Almacn
factura
proveedor
Proveedor
Entrada
Almacn de
Producto
terminado

Salida
Almacn a
Produccion

11