Facultad de Ciencias Econmicas

Filtros, Formularios y Subtotales

Uso de bases de datos en Excel para organizar informacin de negocios
En Microsoft Excel una Base de Datos o Lista es una estructura sobre una hoja de
trabajo que constituye la base para diferentes espacios de administracin de
datos.
La estructura es sencilla y se compone por columnas (campos) y las (re!istros).
En toda base de datos la primera la corresponde a los t"tulos y contiene los
nombres de los campos. #n campo es la unidad m$s peque%a a la cual se puede
referir un pro!rama o aplicacin.
&ener todos sus datos de ne!ocios almacenados con cuidado en listas de Excel es
un aspecto importante de la administracin de datos. Las operaciones de bases
de datos son' principalmente' dos tipos de tareas( ordenamientos y b)squedas.
Ordenar
Excel ordena se!)n el contenido de la celda (en forma ascendente o
descendente) donde est$ el cursor. Los botones Orden ascendente y Orden
descendente son atajos a opciones del men) sino debe ir a la opcin
Datos/Ordenar. Excel selecciona la base (excluyendo los t"tulos) y muestra un
cuadro con las opciones necesarias para denir el ordenamiento deseado. Donde
dice Ordenar por' descuel!ue las opciones y elija un campo' marque la opcin
ascendente o descendente y ha!a clic en *ceptar. +uede ordenar utili,ando hasta
tres criterios o ni-eles de ordenamientos diferentes con la opcin del men).
#sando sucesi-amente el botn r$pido se puede ordenar por m$s de . criterios.
Cmo extraer datos acia una diferente ubicacin en el libro de traba!o
Excel tiene la capacidad de extraer datos desde una lista hacia una parte distinta
de la hoja' en -e, de ltrar los datos en su lu!ar. Existe una con-incente ra,n
para usarlo( los re!istros extra"dos son copias separadas en forma f"sica de la
lista ori!inal. +uede a!re!ar formato' mo-er re!istros y ejecutar an$lisis /qu0
pasa si.../ al cambiar los -alores dentro de las celdas sin siquiera preocuparse por
comprometer la inte!ridad de los datos ori!inales.
+ara extraer re!istros desde una lista' en -e, de ltrar la lista en su lu!ar'
seleccione Datos' 1iltro' 1iltro a-an,ado. Lue!o elija el botn de opcin 2opiar a
otro lu!ar' en el cuadro de di$lo!o 1iltro a-an,ado' como se muestra en la !ura.
2uando usted efect)a esto' Excel acti-a el cuadro de edicin 2opiar a' como se
muestra en la !ura. +uede apuntar a un ran!o o introducir una referencia de
celda en el cuadro de edicin.
#se el cuadro de di$lo!o 1iltro a-an,ado para extraer datos desde una lista hacia
otra parte de la hoja.
El resto de las especicaciones del cuadro de di$lo!o funciona de la misma
manera que cuando usted ltra una lista en su lu!ar(
C"tedra( Introduccin a la Informtica +$!ina 3
#icrosoft Excel
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4 El cuadro de edicin 5an!o de la lista especica el
ran!o que contiene la lista ori!inal' incluida la la de
los t"tulos de columna en la parte superior de la lista. 6i ha seleccionado
una celda dentro de la lista antes de ele!ir el comando Datos' 1iltro' 1iltro
a-an,ado' Excel introduce el ran!o de la lista. (6i ha seleccionado un ran!o
antes de ejecutar el comando' Excel introduce este ran!o aun si 0ste
representa una lista o no.)
4 El cuadro de edicin 5an!o de criterios especica los criterios que Excel
utili,ar$ al seleccionar los re!istros que ser$n extra"dos. #sar un ran!o de
criterios le proporciona 7exibilidad casi ilimitada al renar su consulta'
puede especicar criterios para -arias columnas en una lista.
4 La casilla de seleccin 6lo re!istros )nicos le permite especicar que si
-arios re!istros cumplen con los criterios del ran!o de criterios' solo los
primeros se copiar$n en el ran!o de extraccin.
2uando eli!e *cepta' Excel copia los re!istros que cumplen con los criterios del
ran!o de criterios para el ran!o especicado en el cuadro de edicin 2opiar a.
2omo lo muestra la !ura' Excel copia la columna de t"tulos de la lista ori!inal' lo
cual le da la oportunidad de ejecutar operaciones relacionadas con listas sobre
los re!istros extra"dos.
Las especicaciones del cuadro de di$lo!o 1iltro a-an,ado mostradas en la !ura
producen los re!istros extra"dos que se muestran en el ran!o *89(:;3.
En el ejemplo mostrado en la !ura (<entas=)' los encabe,ados de columna en la
parte superior de los re!istros extra"dos son una copia exacta de los encabe,ados
de columna en la parte superior de la lista ori!inal. *dem$s' el ran!o de criterios
utili,a los mismos encabe,ados de columna que la lista ori!inal. 6in embar!o'
puede emplear una -ersin incompleta tanto del ran!o 2opiar a como de 5an!o
de criterios para ahorrar espacio en el libro de trabajo y concentrar su atencin
en los criterios y campos de lista que sean m$s cruciales para su consulta.
La !ura muestra un ejemplo. *qu"' uno de los criterios en el campo <*L>5 se
utili, para extraer re!istros. 6lo la informacin de los campos +5>D#2&> ?
<*L>5 aparecen en el ran!o de extraccin. *dem$s' los )ltimos dos campos
aparecen en un orden diferente del que tienen en la lista ori!inal.
La !ura muestra las con!uraciones del cuadro de di$lo!o empleadas para
!enerar esta extraccin. 5an!o de criterios se limita a una sola columna ran!o
*8.(*89 y el ran!o 2opiar a comprende el ran!o *8@(B8@' en lu!ar de una celda
en blanco.
A2mo supo Excel qu0 columnas utili,ar en los re!istros extra"dos y en qu0 orden
colocarlosB Cosotros introdujimos esa informacin en la hoja de trabajo antes de
aplicar el comando Datos' 1iltro' 1iltro a-an,ado. Las celdas conten"an las
etiquetas +5>D#2&> ? <*L>5. Co es coincidencia que el ran!o *8@(B8@ fuera el
ran!o que especicamos en el cuadro de edicin 2opiar a cuando lle-amos a
cabo la ltracin.
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*l hacer ajustes posteriores en el cuadro de edicin 2opiar
a' puede limitar tanto el n)mero de las en el ran!o de
extraccin como el n)mero de columnas.
#ane!o de Formularios
6e toma para reali,ar el trabajo una base de datos (:nmobiliaria.xls)' que en este
caso es una lista relacionada a un listado inmobiliario' donde !uran para la
-enta o alquiler Departamentos' 2asas' Locales y >cinas.
En la base !uran celdas (campos) donde se especican propiedades que fueron
-endidas' o alquiladas con las fechas en que se reali, la operacin.
En la presente base se aplicar$n todas las herramientas que Excel contiene'
desde ltros autom$ticos (autoltros)' ltros a-an,ados' subtotales etc.
Consulta general de $egistros
#en% Datos&Formulario' dentro del formulario como se puede apreciar en la
ima!en' a la i,quierda se ubican los datos de los elementos de la lista' con el
nombre al costado de cada titulo de la lista. * la derecha en este caso lo que nos
interesa es DBuscar si!uienteE' que permite al pulsar' a-an,ar en el listado a
tra-0s del formulario o D Buscar anteriorE en el caso de querer -ol-er atr$s.
+uede apreciarse' arriba a la derecha del formulario !ura la cantidad de
re!istros de la lista en este caso 8F.
Consulta de $egistros Seleccionada
En este caso se quiere consultar cuantos departamentos se -endieron de =
dormitorios con un costo superior a G @F.FFF y durante el a%o =FF3.
En este caso se recurre nue-amente a Datos&Formularios& accionar el botn
DCriteriosE.
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*parece el formulario en
blanco.
:ntroducir(
2od 'D(
2osto )*++++
<endido Si
1echa )',/,(/(++,
*ccionar -uscar siguiente
*utom$ticamente el
formulario selecciona =
departamentos a un costo
de G@;.FFF con fecha
3=HF3H=FF3 y otro a un costo
de G 8;.FFF con fecha
=.H33H=FF3
.ngresar $egistros
En este caso se quiere
incorporar a la -enta un Departamento de 3 Dormitorio a un costo de G .I.@FF.
6e recurre nue-amente a Datos&Formulario accionar el botn /nue0o1
.ncorporar

2od (D,
Descripcion Dto ,
Dormitorio
2osto 2 '34*++
*ccionar el botn /Cerrar1
6e reali,a la misma operacin en el caso de eliminar un re!istro accionando en
este caso el botn /eliminar1
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<ol-iendo al re!istro incorporado' el nue-o re!istro se
incorpora en la Lista en la )ltima la de la
misma. +ara incorporarlo en el lu!ar que le corresponde debemos
recurrir a otra herramienta de Excel que ya -imos( #enu Datos&
Ordenar4
*parece un cuadro que se completa de la si!uiente manera
>rdenar por(
Cod 5scendente
Descripcin 5scendente
Costo 5scendente
Filtrado 5utom"tico de Datos
?a -imos 1iltros *-an,ados y ahora nos dedicaremos a los tros autom$ticos. 6e
entiende por ltrado autom$tico' producir la -isuali,acin de una
eleccin de elementos o las que interesan en la lista correspondiente.
6i!uiendo con la misma base de datos de :nmobiliaria( como primer ejemplo
interesa que la base de datos se redu,ca solamente a locaciones -endidas.
5ecurrir a #enu&Datos&5uto6ltros
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2omo puede apreciarse' en las celdas de encabe,amiento se encuentra asociada
una lista desple!able. 6ituarse sobre la celda de encabe,amiento (en este caso
nos interesa -endido) -endido y pulsar sobre el control que desplie!a la lista
C$.7E$.OS 8E$SO95:.;5DOS
+artiendo de la base ltrada donde se encuentran las locaciones -endidas' se
aplican criterios personali,ados sobre la fecha de -enta' donde en este caso
interesa las -entas ejecutadas en el a%o =FF3.
6obre la celda 1echa se desplie!a la lista se!)n la ima!en de +antalla
C"tedra( Introduccin a la Informtica +$!ina @
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6e acciona sobre /8ersonalizar1 obteni0ndose la si!uiente ima!en
En la celda adyacente a /es mayor <ue1 colocamos ',/,(/++4
*mpliando lo reali,ado' se ejecuta una combinacin de criterios' en donde por un
lado dejamos como se aprecia en la ima!en accionada la accin /=1' en la celda
debajo de Des mayor <ueE desple!amos Des menor <ueE y debajo de
',/,(/(+++' colocamos '+/+*/(++,' obteniendo se!)n el si!uiente listado' las
-entas ejecutadas en el primer semestre del a%o =FF3.
>tro ejemplo sobre *utoltrosJ criterios personali,ados' aplicados a los alquileres.
C"tedra( Introduccin a la Informtica +$!ina K
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6obre la base de datos !eneral' se desea saber si existe en
alquiler un departamento de ( dormitorios' cuyo costo
se encuentre entre 2 >(+ y 2 3'+.
Datos / Filtro / 5uto6ltro sobre columna Cod seleccionar 'D(
6obre columna 5l<uiler ltrar ?@aciasA
6obre columna 5l<uiler 6eleccionar ? personalizarA
*parece la opcin 5uto6ltro 8ersonalizadoJ 2olocar(
:,quierda Jes mayor o igual <ue derecha >(+
Debajo
:,quierda L es menor o igual <ue derecha 3'+
2omo resultado se obtiene que existe un departamento en alquiler que re)ne las
caracter"sticas especicadas.
SU-7O75:ES
Esta operacin permite obtener subtotales por !rupo' debiendo estar la lista
ordenada' en este caso se encuentra ordenada por cdigo.
+ara reali,ar un ejemplo' aplicando el comando 6ubtotales' se emplea el listado
obtenido como subJbase de la base de datos ori!inal' donde por ejemplo se
desea obtener los subtotales se!)n los cdi!os de locaciones en -enta y en
alquiler.
En primer lu!ar' se obtiene los subtotales respecto a los inmuebles en -enta
3. 2olocar el cursor sobre cualquier parte de la planilla a subtotali,ar.
=. &omar la opcin Datos& Subtotales' Excel selecciona la tabla y aparece
la si!uiente
.. Donde dice 8ara cada cambio enB descol!ar las opciones y seleccionar
?,A Cod
9. Donde dice Usar funcin' descol!ar las opciones y seleccionar Suma
C"tedra( Introduccin a la Informtica +$!ina 8
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I. Donde dice 5gregar subtotales aB marcar Costo
*4 5ceptar
*l efectuar el comando de 6ubtotales' inserto una la separando los cdi!os de
inmuebles' y se calculo el subtotal de -entas para cada uno' y un total !eneral al
nal de la planilla.
#59ECO DE U95 8:59.::5 CO9 SU-7O75:ES& 9.@E:ES DE DE75::E
En la base de datos aparecieron unos controles especiales a la derecha de la
planilla' que permite hacer manejos sobre la misma.
En la planilla se pueden leer tres ni-eles.
5ccionando clic sobre en numero ( se obtiene 6olamente el total !eneral por
cada codi!o
6e aprecia en ima!en de
pantalla
La otra forma de pasar de
un ni-el a otro' es
mediante los botones que
se encuentran a la
i,quierda' para cada
!rupo de cdi!os con un
signo M o signo D
La funcin de estos
botones es expandir o
contraer un !rupo
especial.
#n clic en el si!no E
expande y muestra todas
las las.
C"tedra( Introduccin a la Informtica +$!ina ;
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#n clic en el si!no L contre todo el !rupo mostrando
solamente los totales o subtotales.
En nuestro caso como ejemplo se contraen todos los !rupos a excepcin de
!rupo cdi!o .D= que se dejo expandida. 6e obser-a lo expresado en la ima!en
de pantalla.
6e ha obtenido hasta el momento los subtotales de los inmuebles en -enta' para
completar el ejercicio se debe obtener ahora(
Subtotales de los inmuebles en al<uiler
SUB-SUBTOTALES
La planilla' admite mas de un ni-el de 6ubtotali,acion' es decir en este caso se
puede aplicar el comando de subtotales dos -eces' para obtener subtotales sobre
inmuebles en -enta y subtotales sobre inmuebles en alquiler.
3. 2olocar el cursor sobre cualquier parte de la planilla a subtotali,ar.
=. &omar la opcin Datos& Subtotales' Excel selecciona la tabla
.. Donde dice 8ara cada cambio enB descol!ar las opciones y seleccionar ?(A
Cod
9. Donde dice Usar funcin' descol!ar las opciones y seleccionar Suma
I. Donde dice 5gregar
subtotales aB marcar
5l<uiler
@. Desmarcar la opcin
$eemplazar Subtotales
actuales
F4 5ceptar
El paso * hace que la
se!unda subtotali,acion no
reemplace a la primera
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#59ECO DE U95 8:59.::5 CO9 SU-7O75:ES& 9.@E:ES DE DE75::E
La planilla en este caso presenta I ni-eles de detalle(
3. 2ontrae toda la planilla L mantiene t"tulos
=. 6olamente el total !eneral ( m"nimo ni-el de detalle)
.. &otal !eneral y subtotales por inmuebles en -enta
9. &otal !eneral y subtotales por inmuebles en alquiler
I. Lista completa ( m$ximo ni-el de detalle)
2uando se imprime una planilla con 6ubtotales solamente aparecen en la hoja
impresa los datos que no est$n ocultos.
+ara quitar los 6ubtotales de una planilla' colocar el cursor sobre cualquier celda
de la lista
3. 2olocar el cursor sobre cualquier celda de la lista
=. >pcin Datos&Subtotales
.. *ccionar en Guitar 7odos
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HuIa 8r"ctica
3.J *brir el libro D<entas=.xlsE y reali,ar los ltros a-an,ados explicados en la
!u"a.
=.J 5eali,ar los si!uientes ltros en diferentes hojas(
a)a%oN3;;;'
b)re!inNsur y productoNre!la
c)-endedoresN Oos0 y 2arlos +ere,
d) -alor mayor a =FF.FFF
e) mesNseptiembre y cantidad de unidades mayor a IFF.
..J *brir el libro de c$lculo D:nmobiliaria.xlsE y reali,ar las consultas explicadas en
la !u"a.
9.J Buscar (2onsultas)(
a) #n cliente solicita alquilar por menos de G.FF.
b) #na persona requiere un Departamento de . dormitorios cuyo -alor
est0 por debajo de los G@FFFF.
I.J :n!rese I re!istros nue-os (Dar de *lta).
@.J Elimine las >cinas que est$n -endidas (Dar de Baja).
K.J 6e alquilaron las si!uientes propiedades( Local 3FF m
=
y >cina 98 m
=
. Debe
buscar el re!istro y modicar en *lquilado y colocar 6i.
8.J #tili,ando 5uto6ltros realice lo que le pide la !u"a.
;.J El Perente de la :nmobiliaria quiere conocer todas las propiedades que est$n
-endidas y las que est$n alquiladas. #tili,ando *utoltros obten!a los listados.
3F.J >btener los subtotales' subJsubtotales y con m$ximo ni-el de detalle que le
propone la !u"a.
C"tedra( Introduccin a la Informtica +$!ina 3=
#icrosoft Excel
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-.-:.OH$5FJ5 $ECO#E9D5D5
7ItuloB #icrosoft Excel para KindoLs M3 paso a paso
EditB McPraQJRill
7ItuloB Excel F4+ para KindoLs M3
Autor: Tiznado Santana, Marco Antonio
EditB McPraQJRill
7ItuloB Excel MF
Autor: Tiznado Santana, Marco Antonio
EditB McPraQJRill
7ItuloB #icrosoft Excel MFB f"cil
Autor: Gold, Laura Maery
EditB +rentice J Rall Rispanoam0rica
7ItuloB Excel aplicado a las Ciencias EconmicasB un
enfo<ue pr"ctico para el autoaprendiza!e
Autor: Gaitn, Juan Jos
EditB #ni-ersidad Cacional del Litoral. 6ecretar"a de Extensin.
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