Tipos de control segn su periodisidad

Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la

actividad y de los resultados dentro de la organizacin, estos son: el control
preliminar, concurrente y de retroalimentacin. El primero se enfoca en la
prevencin de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos
utilizados en la organizacin. El segundo, vigila las operaciones en
funcionamiento para asegurarse que los objetivos se estn alcanzando, los
estndares que guan a la actividad en funcionamiento se derivan de las
descripciones del trabajo y de las polticas que surgen de la funcin de la
planificacin, y ltimo tipo de control se centra en los resultados finales, las
medidas correctivas se orientan !acia la mejora del proceso para la
adquisicin de recursos o !acia las operaciones entre s.
"ontrol preliminar: #os procedimientos del control preliminar incluyen
todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los
resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados
planificados. $esde esta perspectiva, las polticas son medios importantes
para poner en marc!a el control preliminar debido a que son directrices
para la accin futura. %or lo tanto es importante distinguir entre el
establecimiento de las polticas y su realizacin. El establecimiento de las
polticas forma parte de la funcin de la planificacin, mientras que se
realizacin corresponde a la funcin de control.
o &eleccin de recursos !umanos y formacin de equipos de trabajo: #a
funcin de organizar define los requerimientos del trabajo y predetermina
los requerimientos de las !abilidades de los empleados. Estos
requerimientos varan en su grado de especificidad, dependiendo de la
naturaleza de la tarea. En el nivel del taller, los requerimientos de las
!abilidades pueden especificarse tomando en cuenta los atributos fsicos y
la destreza manual' por otro lado, los requerimientos para las tareas del
personal de gerencia que la capacidad de la gerencia es un determinante
fundamental del (xito de la organizacin.
o )ateriales: #a materia prima que se transforma en un producto determinado
debe ajustarse a los estndares de calidad. *l mismo tiempo, debe
mantenerse un inventario suficiente para asegurar el flujo continuo que
satisfaga las demandas de los clientes. En a+os recientes se !an dise+ado
muc!os m(todos que utilizan el muestreo estadstico para controlar la
cantidad de los materiales, el cual consiste en la inspeccin de las muestras
ms que de todo el lote. Estos m(todos son menos costosos en cuanto al
tiempo de inspeccin, pero existe el riesgo de aceptar materiales
defectuosos si la muestra no tiene ningn defecto.
Factores que comprende el control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de
control.
a, "antidad
b, -iempo
c, "osto
d, "alidad
#os tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente
cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.
* trav(s del factor tiempo se controlan las fec!as programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que
por medio de (l se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
#a calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto
o ciertas funciones de la empresa.
-ipos de control
Control preliminar.
Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creacin
de polticas, procedimientos y reglas dise+adas para asegurar que las
actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. #a consistencia en el
uso de las polticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del
control.
Control concurrente.
Este control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e
incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades, segn
ocurran.
Control de retroalimentacin.
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados
anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable.
Sistemas de control
%referentemente debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados
como :
Control de produccin.
#a funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la
reduccin de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del
producto,aplicando t(cnicas como estudios de tiempos y movimientos,
inspecciones, programacin lineal, anlisis estadsticos y grficas.
Control de calidad.
&e refiere a la vigilancia que debe !acerse para comprobar una calidad
especfica tanto en materias primas como en los productos terminados'
establece lmites aceptables de variacin en cuanto al color, acabado,
composicin, volumen, dimensin, resistencia, etc.
Control de inventarios.
&e encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes tanto
de refacciones como de !erramientas, materias primas, productos en proceso y
terminados' protegiendo a la empresa de costos innecesarios por
acumulamiento o falta de existencias en el almac(n.
Control de compras.
Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como:
a, &eleccin adecuada de los proveedores.
b, Evaluacin de la cantidad y calidad especificadas por el departamento
solicitante.
c, "ontrol de los pedidos desde el momento de su requisicin !asta la llegada
del material.
d, $eterminacin del punto de pedido y reorden.
e, "omprobacin de precios.
Control de mercadotcnia.
&e efecta mediante el estudio de informes y estadsticas donde se analiza si
las metas mercadolgicas se !an cumplido o no' comprende reas tales como
ventas, desarrollo de productos, distribucin, publicidad y promocin.
Control de ventas.
#os pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el
establecimiento de este control. #a funcin de este sistema sirve para medir la
actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas y
adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas.
%roporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del
rendimiento en t(rminos monetarios de los recursos, departamentos y
actividades que la integran.
Control de recursos humanos.
&u funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de
todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los
objetivos de este departamento, aplicando la evaluacin al reclutamiento y
seleccin, capacitacin y desarrollo, motivacin, sueldos y salarios, seguridad
e !igiene y prestaciones.
Controles utilizados con ms frecuencia en los factores del control
Cantidad Tiempo Costo Calidad
%resupuestos Estudios de
tiempos
%resupuestos Evaluacin de la
actuacin
Estimaciones .ec!as lmite "osto por metro
cuadrado
%ruebas
psicolgicas
%roductos
terminados
%rogramas "ostos estndar /nspecciones
visuales
0nidades vendidas -iempo 1 mquina %ronsticos "oeficientes
0nidades
rec!azadas
)edicin del
trabajo
"ontabilidad 2endimiento del
personal
/nventarios de
personal
%rocedimientos %roductividad /nformes
)edicin del
trabajo
Estndares 2endimiento
s3inversin
%rocedimientos
%ronsticos Estndares
"ontrol de
inventarios
"alificacin de
m(ritos
tipos de Control.
*tendiendo al momento de su aplicacin, tenemos los siguientes tipos de
control organizacional:
#os controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos
que se utilizan para analizar las operaciones que se !a proyectado realizar,
antes de su autorizacin o antes de que este en marc!a, con el propsito de
determinar la veracidad y legalidad de dic!as operaciones, y finalmente su
conformidad con los planes, programas y presupuestos.
Estos controles garantizan que antes de comenzar una accin se !aya !ec!o el
presupuesto de los 2ecursos 4umanos, materiales y financieros que se
necesitarn. #os presupuestos financieros, son el tipo ms comn de control
preventivo a la accin, porque la adquisicin de empleados, equipos y
suministros requieren dinero. #a programacin es otro tipo importante de
control preventivo, pues estas actividades preliminares tambi(n requieren que
se invierta bastante tiempo.
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organizacin
como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. %or tal razn,
se dice que el control preventivo siempre es interno. 5a que los
administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control
preventivo est( integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros,
y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dic!a labor.
Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla
una actividad. #a forma ms conocida de este tipo de control es la supervisin
directa. *s, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede
corregir las situaciones problemticas a medida que aparezcan. En la
actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar
al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se !a procesado
una informacin equivocada, los controles concurrentes del sistema
rec!azarn la orden y le dirn donde se encuentra el error.
Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo despu(s de la accin.
$e esta forma, se determinan las causas de cualquier desviacin del plan
original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. %or
ejemplo, en las *uditorias "ontables, estadstica, contabilidad, etc.
El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas
y desempe+o se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El
t(rmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las
personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin,
vigilancia o manipulacin.
/mportancia.
El control es funcin de todos los administradores, desde el %residente de una
compa+a !asta los supervisores. *lgunos administradores, particularmente de
niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio
del control recae por igual en todos los administradores encargados de la
ejecucin de planes. *unque el alcance del control vara de un administrador a
otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de
ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones
administrativas esenciales en cualquier nivel.
En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de
suma trascendencia el control en una empresa:
6 "ontribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de
lograr los propsitos.
6 %osibilita el anlisis de lo realizado con lo planificado.
6 #as t(cnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad
administrativa.
6 &e constituye para los jefes en una !erramienta, a trav(s de la cual se
comprueban si los propsitos de la organizacin son alcanzados de acuerdo a
la planificacin.
reas estratgicas de control.
El desempe+o clave o las reas claves de resultados son aquellos elementos de
la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la
unidad o empresa logren el (xito. Estas reas, por regla general, involucran las
principales actividades de la empresa, o grupos de actividades relacionadas
que se presentan a lo largo de toda la empresa. *lgunas reas bsicas de
resultados son reas como produccin, finanzas, mercadeo, recursos !umanos
y contabilidad. Estas reas bsicas de resultados, a su vez, son utilizadas para
definir normas y sistemas de control ms detallados.
En las empresas de !oy, muc!as reas clave de resultado 7*"2, son
interfuncionales. 0na empresa podra definir sus *"2 para un equipo dirigido
!acia el servicio a los clientes, en t(rminos de las respuestas proporcionadas
por los clientes en una encuesta de servicios.
Control !erencial " #perativo.
El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de la
empresa, generalmente recae en el 8erente 8eneral de la compa+a, ya que
son (stos los que llevan a cabo este tipo de control, y consiste en asegurarse de
obtener los recursos necesarios y utilizarlos eficientemente en el logro de los
objetivos de la organizacin.
$%$TE&'$ (E C#)T*#L +#* '*E'$ F,)C%#)'LE$
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#os sistemas de control comprenden todos aquellos medios a trav(s de los
cuales El administrador se allega de los datos e informe relativo al
funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organizacin.
C#)T*#L +#* *E'$ F,)C%#)'LE$
El control se aplica a las 9 reas bsicas de la empresa y a cada una de sus
subfunciones.
C#)T*#L (E +*#(,CC%-)
#a funcin de control en esta rea busca El incremento de la eficacia, la
reproduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.
Control de calidad.. &e utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que
pueda originar un efecto en El producto.
Control de inventarios.. &u objetivo primordial es determinar El nivel ms
econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y
productos terminados
Control de produccin.. El objetivo fundamental de este control es
programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un
optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar El modo, tiempo y
lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con
todas las necesidades del departamento de ventas.
Control de compras.. 2elacionada fuertemente con El control de inventarios,
esta funcin verdica El cumplimiento de actividades tales como:
&eleccin adecuada de los proveedores
Evaluacin de la cantidad y calidad especifica por El departamento
solicitante
"ontrol de los pedidos desde El momento de su requisicin !asta la
llegada de los materiales
C#)T*#L (E &E*C'(#TEC)%'
&e refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a trav(s de las cuales
se !ace llegar el producto al consumidor' es de vital importancia para el
control de la empresa en general, y para la elaboracin de estrategias y planes
de )ercadotecnia.
Control de ventas.1 #os pronsticos y presupuestos de las ventas son
esenciales para el establecimiento de este control, ya que permitan fijar
normas de realizacin sin las cules seria avaluar las ventas y fijar las cuotas
que se deben cubrir.
C#)T*#L (E F%)')/'$
%roporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y de
los rendimientos en t(rminos monetarios de los recursos, departamentos y
actividades que la integran.
Control +resupuestal.. "omo ya se estudio, los presupuestos se elaboran
durante El proceso de planeacin, sin embargo son, tambi(n, control
financiero, al permitir comparar los resultados reales en relacin con lo
presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas
adecuadas.
Control Conta0le.. :inguna empresa por peque+a que sea, puede operar con
(xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la
situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo.
C#)T*#L (E *EC,*$#$ 1,&')#$
&u funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de
todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los
objetivos de este departamento' se lleva acabo bsicamente a trav(s de la
auditoria de recursos !umanos
Evaluacin de la actuacin
Evaluacin de reclutamiento evaluacin
Evaluacin de capacitacin y desarrollo
Evaluacin de la motivacin.
Evaluacin de sueldos y salarios
Evaluacin sobre seguridad, y servicios y prestaciones