Preparacin para examen de

certificacin PMP
SESIN 3: Gestin del Tiempo
Docente: Ing. Eduardo Bazo Safra, PMP
eduardobazo@yahoo.com / Cel: 943-078398
La Gestin del Tiempo incluye los procesos para
terminar el proyecto a tiempo.


Es responsabilidad del gerente de proyecto
analizar la posibilidad de lograr la fecha de fin.
2
GESTIN DEL TIEMPO
3

Procesos de la Gestin del Tiempo

Grupo de
Procesos

1.-
Planificar la gestin del tiempo
Planificacin

2.
Definir las actividades
3.
Secuenciar las actividades
4.
Estimar recursos de las actividades
5.
Estimar duracin de las actividades
6.
Desarrollar el cronograma
7.
Controlar el cronograma
Monitoreo y
Control
Proceso de establecer las polticas,
procedimientos y documentacin para planificar
y controlar el cronograma del proyecto.

Es una gua acerca de cmo se va a manejar el
proyecto.
4
Proceso # 1:
Planificar la gestin del tiempo

1. Juicio de Expertos.
2. Tcnicas analticas.
3. Reuniones.

5
Herramientas y Tcnicas:
Planificar la gestin del tiempo
Pueden incluir, pero no se limitan a:

Planificacin gradual (Rolling wave planning)
Adelantos y retrasos
Anlisis de alternativas
Mtodos para revisar el desempeo
6
Tcnicas analticas.
1. Plan de gestin del cronograma.
7
Salidas: Planificar la gestin del tiempo
Puede establecer lo siguiente:
Modelo de cronograma
Unidades de medida
Vnculos con los procesos de la organizacin
Modelo de mantenimiento del cronograma
Umbrales de control
Reglas de medicin
Formatos de reporte
8
PLAN DE GESTIN DEL CRONOGRAMA
9

Procesos de la Gestin del Tiempo

Grupo de
Procesos

1.-
Planificar la gestin del tiempo
Planificacin

2.
Definir las actividades
3.
Secuenciar las actividades
4.
Estimar recursos de las actividades
5.
Estimar duracin de las actividades
6.
Desarrollar el cronograma
7.
Controlar el cronograma
Monitoreo y
Control
Proceso de identificar las actividades especficas
a ser desarrolladas para elaborar los entregables
del proyecto.

La Definicin de actividades de hace
descomponiendo los Paquetes de Trabajo de
la WBS.
10
Proceso # 2: Definir las Actividades
El proceso Definicin de Actividades no siempre
se hace en el mundo real: algunos gerentes de
proyecto trabajan directamente con los paquetes
de trabajo (porque ya tienen un detalle suficiente
como para realizar la programacin y control).

Ambas formas de trabajo estn bien: Trabajar
directamente con los paquetes de trabajo o
descomponerlos en actividades.
11
Definir las Actividades: en el mundo real
1. Descomposicin.
2. Planificacin Gradual (Rolling Wave
Planning).
3. Juicio de Expertos.

12
Herramientas y Tcnicas:
Definir las Actividades
Descomposicin es dividir entregables
en partes ms pequeas para hacerlas
ms manejables.

El nivel de la descomposicin se realiza
dependiendo de las necesidades del
proyecto.
13
1.- Descomposicin
Es una tcnica de planificacin progresiva.

Las actividades que se realizarn dentro de
poco se planifican en detalle

Las actividades que se realizarn a largo
plazo se planifican a alto nivel.
14
2.- Planificacin Gradual
(Rolling Wave Planning)
1. Lista de Actividades.
2. Atributos de la Actividad.
3. Lista de Hitos.
15
Salidas: Definir las actividades
Es un listado que incluye a todas las
actividades del cronograma que sern
necesarias para el proyecto.
16
1.- Lista de actividades
17
2.- Atributos de la Actividad
Son una ampliacin de la informacin de
la lista de actividades.

Puede incluir Cdigo de identificacin,
descripcin, actividades predecesoras,
sucesoras, adelantos, retrasos,
responsable de ejecucin, ubicacin
geogrfica, etc.
Un hito es un punto o evento significativo en
un proyecto.
Los hitos tienen por definicin duracin
cero.
Los hitos no son actividades.
18
3.- Lista de hitos
19

Procesos de la Gestin del Tiempo

Grupo de
Procesos

1.-
Planificar la gestin del tiempo
Planificacin

2.
Definir las actividades
3.
Secuenciar las actividades
4.
Estimar recursos de las actividades
5.
Estimar duracin de las actividades
6.
Desarrollar el cronograma
7.
Controlar el cronograma
Monitoreo y
Control
Consiste en identificar y documentar las
relaciones entre las actividades del proyecto.

Cada actividad, a excepcin de la primera y la
ltima, se deben conectar al menos con una
predecesora y una sucesora.


20
Proceso # 3: Secuenciar las Actividades
1. Mtodo de diagramacin por precedencia
2. Determinacin de las precedencias
3. Aplicacin de adelantos y retrasos

21
Herramientas y Tcnicas:
Secuenciar las actividades
Tcnica de diagramacin del cronograma en la cual las actividades se
vinculan mediante una o ms relaciones lgicas.
22
1.- Mtodo de diagramacin por
precedencia.
23
Tipos de relaciones en el Mtodo de
Diagramacin por Precedencia
1.- Final a Inicio: Cuando A termina,
B puede iniciar.

2.- Final a Final: Cuando A termina,
B puede terminar.


3.- Inicio a Inicio: Cuando A Inicia,
B puede iniciar.

4.- Inicio a Final: Cuando A Inicia,
B puede terminar.
Muy poco usada
Dependencias obligatorias:
Requeridas por legislacin o
inherentes al trabajo.
Dependencias discrecionales: El
equipo del proyecto las determina de
acuerdo a su conveniencia. Pueden
modificarse o eliminarse.

Dependencias externas: Con
actividades que no pertenecen al
proyecto.
Dependencias internas: Con
actividades que s pertenecen
24
2.- Determinacin de las dependencias
Un adelanto (lead) permite una aceleracin de
la actividad sucesora.




Un retraso (lag) ocasiona una demora en la
actividad sucesora.
25
3.- Aplicacin de adelantos y retrasos
LEAD
LAG
1. Diagramas de Red del Cronograma del
Proyecto.
2. Actualizaciones a los documentos del
proyecto.
26
Salidas: Secuenciar las actividades
27

Procesos de la Gestin del Tiempo

Grupo de
Procesos

1.-
Planificar la gestin del tiempo
Planificacin

2.
Definir las actividades
3.
Secuenciar las actividades
4.
Estimar recursos de las actividades
5.
Estimar duracin de las actividades
6.
Desarrollar el cronograma
7.
Controlar el cronograma
Monitoreo y
Control
Consiste en estimar el tipo y la cantidad de
recursos: materiales, personas, equipos o
suministros requeridos para efectuar cada
actividad.
28
Proceso # 3:
Estimar recursos de las actividades

1. Juicio de expertos
2. Anlisis de alternativas
3. Datos publicados para estimaciones
4. Estimacin Ascendente (Bottom-Up Estimating)
5. Software de gestin de proyectos
29
Herramientas y Tcnicas:
Estimar recursos de las actividades
Muchas actividades cuentan con mtodos
alternativos de realizacin (por ejemplo herramientas
manuales vs. automticas).

Se debe asegurar que el equipo de proyecto esta
considerando todas las alternativas para completar
el trabajo.
30
2.- Anlisis de alternativas
Se puede analizar publicaciones
existentes en el mercado que nos
pueden mostrar costos de produccin,
costos de mano de obra, costo de
materiales, etc.
31
3.- Datos publicados para estimaciones
Luego de realizar la descomposicin de
los paquetes de trabajo, hasta llegar al
punto en que se pueda determinar los
recursos, se suman desde abajo la
cantidad de recursos para completar la
actividad.
32
4.- Estimacin Ascendente
(Bottom-Up Estimating)
Son herramientas que ayudan a
organizar y examinar la informacin.

MS Project, Primavera, etc.
33
5.- Software de gestin de proyectos
1. Requisitos de recursos de la actividad.
2. Estructura de Desglose de Recursos
(Resource Breakdown Structure)
3. Actualizaciones a los documentos de
proyectos.

34
Salidas: Estimar los recursos de las
actividades
Contesta la preguntas:

Qu se necesita
Cunto se necesita
Cundo se necesita

Para completar las actividades.
35
1.- Requisitos de recursos de la
actividad
Muestra de manera jerrquica y lgica desde lo ms alto
hasta lo ms bajo como los recursos estn divididos.
36
2.- Estructura de Desglose de Recursos
(Resource Breakdown Structure)
37

Procesos de la Gestin del Tiempo

Grupo de
Procesos

1.-
Planificar la gestin del tiempo
Planificacin

2.
Definir las actividades
3.
Secuenciar las actividades
4.
Estimar recursos de las actividades
5.
Estimar duracin de las actividades
6.
Desarrollar el cronograma
7.
Controlar el cronograma
Monitoreo y
Control
Consiste en establecer aproximadamente la
cantidad de perodos de trabajos necesarios
para finalizar cada actividad con los recursos
estimados.

La estimacin de la duracin de las
actividades se elabora de manera gradual.
38
Proceso # 4:
Estimar duracin de las actividades
1. Juicio de expertos
2. Estimacin Anloga
3. Estimacin Paramtrica
4. Estimacin por Tres Valores
5. Tcnicas de decisin en grupo
6. Anlisis de Reserva
39
Herramientas y Tcnicas:
Estimar duracin de las actividades
Usa como referencia duracin de
actividades de proyectos anteriores.

Comparar con un proyecto ejecutado por
la propia organizacin u otra organizacin
en el pasado.
40
2.- Estimacin Anloga
Multiplica cantidad de trabajo (parmetro) por
unidad de trabajo.

Esta estimacin funciona para actividades lineales y
utiliza informacin histrica de actividades que han
sido ejecutadas en el pasado. Ejemplo: Un equipo
instala 100 metros de cerca en un da, 10 equipos
instalaran 1,000 metros de cerca en un da.
41
3.- Estimacin Paramtrica
Busca identificar tres escenarios posibles para cada actividad,
utilizando distribucin de probabilidades.
Usa los sgtes. estimados:
Optimista (OP)
Ms Probable (MP)
Pesimista (PE)
42
4.- Estimacin por Tres Valores
Duracin Esperada =
OP + 4(MP) + PE
6
Duracin Esperada =
OP + MP + PE
3
Distribucin
triangular
Distribucin
Beta, Mtodo
Pert
43
Desviacin estndar de la actividad
Desviacin estndar de la actividad =
PE - OP
6
Optimista (OP)
Ms Probable (MP)
Pesimista (PE)
Tambin conocido como contingencia, identifica
los valores extras que pueden utilizarse como
dinero adicional tiempo adicional para ejecutar
la actividad.

Muy utilizado en actividades las cuales no han
sido ejecutadas en el pasado o se tiene poca
informacin histrica.
44
6.- Anlisis de Reserva
1. Estimados de la Duracin de la Actividad.
2. Actualizaciones a los documentos de
proyectos.

45
Salidas:
Estimar duracin de las actividades
Son valoraciones cuantitativas de la
cantidad probable de perodos de
trabajo para cada actividad.

Por ejemplo: 15 das +/- 2 das.

46
1.- Estimados de la duracin de la
actividad
47

Procesos de la Gestin del Tiempo

Grupo de
Procesos

1.-
Planificar la gestin del tiempo
Planificacin

2.
Definir las actividades
3.
Secuenciar las actividades
4.
Estimar recursos de las actividades
5.
Estimar duracin de las actividades
6.
Desarrollar el cronograma
7.
Controlar el cronograma
Monitoreo y
Control
Es el proceso de analizar el orden de las actividades, su
duracin, los requisitos de recursos y las restricciones
para crear el cronograma.

Muchas veces puede ser un proceso iterativo, en el cual
el desarrollo del cronograma contina a lo largo del
proyecto.
48
Proceso # 7:
Desarrollar el cronograma
1. Anlisis de la Red del Cronograma
2. Mtodo de la Ruta Crtica
3. Mtodo de la Cadena Crtica
4. Nivelacin de Recursos
5. Anlisis Qu pasa si?
6. Aplicacin de Adelantos y Retrasos
7. Compresin del Cronograma
8. Herramientas de Planificacin
49
Herramientas y Tcnicas:
Desarrollar el cronograma
Grupo de tcnicas utilizadas para generar el
cronograma. Emplea diversas tcnicas:

Ruta crtica.
Cadena crtica.
Anlisis Qu pasa si?
Nivelacin de recursos.
50
1.- Anlisis de la Red del Cronograma
Indica fecha ms temprana de completamiento del
proyecto.
La(s) ruta(s) crtica(s) pasa(n) por las actividades que
tienen holgura 0.
51
2.- Mtodo de la Ruta Crtica
52
Mtodo de la Ruta Crtica: Ejercicio
A 7
B 8
C 6
D 6
E 6
F 8
G 4
H 7
I 3
I
Actividad
3
Duracin
Inicio
temprano
Finalizacin
temprana
Finalizacin
tarda
Inicio
tardo
53
A 7
B 8
C 6
D 6
E 6
F 8
G 4
H 7
I 3
0 7
0 8
0 6
14
8
21
7 13
8 14
6 10
21
16
24
1 8
0 8
11 17
14
13
21
8 14
8 14
17 21
21
21
24
I
Actividad
3
Duracin
Inicio
temprano
Finalizacin
temprana
Finalizacin
tarda
Inicio
tardo
Mtodo de la Ruta Crtica: Solucin
54
Ruta Crtica calculada con MS Project
Utiliza el mismo principio de la Ruta Crtica, pero se
incluyen colchones (buffers)para asegurar fechas.
Los colchones son actividades que no requieren trabajo y
sirven para manejar la incertidumbre.
Un colchn colocado al final del proyecto protege la fecha
objetivo contra cualquier retraso.
Se colocan colchones de alimentacin a lo largo de la
cadena de alimentacin para evitar interferencias con la
Ruta Crtica.
55
3.- Mtodo de la Cadena Crtica
Sndrome del estudiante
Cantidad de esfuerzo
de estudio
Tiempo de preparacin
para el examen
Fecha de examen
2/3 del tiempo 1/3 del tiempo
1/3 del
esfuerzo
2/3 del
esfuerzo
56
57
Mtodo de la Cadena Crtica
Puede utilizarse cuando los recursos compartidos o crticos estn
disponibles en cantidades limitadas.
La nivelacin de recursos podra afectar la Ruta Crtica del proyecto.
58
4.- Nivelacin de Recursos
Se usa para analizar diferentes escenarios en el
cronograma.
Puede usarse para evaluar la viabilidad del
proyecto bajo condiciones adversas y preparar
planes de contingencia.
Calcula mltiples duraciones del proyecto a partir
de diferentes supuestos
59
5.- Anlisis Qu pasa si?
60
Simulacin Montecarlo
Se define una distribucin de duraciones para
cada actividad.
Se obtiene una fecha de trmino probabilstica
para el proyecto.
61
6.- Aplicacin de Adelantos y Retrasos

LEAD
LAG
Se usa para acortar la duracin del proyecto.

Existen dos tcnicas:

1.- Compresin (Crashing)

2.- Ejecucin Rpida (Fast Tracking)

62
7.- Compresin del Cronograma
Reduce el tiempo de las actividades
comprimindolas:



Deadline
A
A
B
B
C
C
Compresin del cronograma (Crashing)
Se reduce el tiempo normal de duracin de las
actividades en Ruta Crtica.
No siempre es una alternativa viable.
Puede ocasionar aumento de riesgo y costo.
63
Modifica la relacin lgica de las actividades,
adelantando su inicio; o sea, solapndolas:




Deadline
A
A
B
B
C
C
Ejecucin rpida (Fast tracking)
Las actividades que normalmente se realizaran
secuencialmente se hacen en paralelo.
Puede ocasionar reprocesos y aumento de riesgo.
64
Las herramientas automatizadas de planificacin
pueden hacer ms sencillo el proceso de
planificacin.

Por ejemplo:

MS Project, Primavera, etc.

65
8.- Herramientas de Planificacin
1. Lnea base del cronograma del proyecto.
2. Cronograma del proyecto
3. Datos del cronograma.
4. Calendarios de proyectos
5. Actualizacin del plan de gestin del proyecto.
6. Actualizacin a los documentos del proyecto.
66
Salidas: Desarrollar el cronograma
67
1.- Lnea Base del Cronograma del Proyecto
Es una versin especfica del cronograma del
proyecto, la cual ha sido aceptada y aprobada
como lnea base.

El avance en el cronograma se mide contra la
lnea base.
Se pueden representar de diferentes
formas: por hitos, resumido, detallado,
diagramas de red, etc.
68
2.- Cronograma del Proyecto
69
3.- Datos del cronograma
Incluye toda la informacin
utilizada para desarrollar el
cronograma, las actividades y sus
atributos, duraciones, restricciones
y supuestos.
70
4.- Calendarios del proyecto
Identifica los das que son laborables,
puede ser parte del modelo del
cronograma.
71

Procesos de la Gestin del Tiempo

Grupo de
Procesos

1.-
Planificar la gestin del tiempo
Planificacin

2.
Definir las actividades
3.
Secuenciar las actividades
4.
Estimar recursos de las actividades
5.
Estimar duracin de las actividades
6.
Desarrollar el cronograma
7.
Controlar el cronograma
Monitoreo y
Control
Proceso para determinar el estado del
cronograma y si ha cambiado gestionar los
cambios conforme suceden.
72
Proceso # 7:
Controlar el cronograma
1. Revisiones del desempeo
2. Software de gestin de proyectos
3. Nivelacin de recursos
4. Tcnicas de modelado
5. Adelantos y retrasos
6. Compresin del cronograma
7. Herramientas de planificacin
73
Herramientas y Tcnicas:
Controlar el cronograma
Permite comparar el cronograma planificado
contra el real ejecutado.

Si se est usando la Gestin del Valor Ganado
se revisa el ndice de desempeo del
cronograma (SPI Schedule Perfomance
Index).
Si se est usando la Cadena Crtica se analiza
el colchn (buffer) remanente.
74
1.- Revisiones del desempeo
Se analiza la variacin del cronograma
comparndolo contra la lnea base.

Se puede usar la herramienta de Variacin en el
Cronograma (SV Schedule Variance) para
decidir entre tomar acciones correctiva y/o
preventivas.
75
4.- Tcnicas de modelado
1. Mediciones del desempeo del trabajo.
2. Proyecciones del cronograma
3. Solicitudes de cambio.
4. Actualizaciones al plan para la direccin del
proyecto.
5. Actualizaciones a los documentos del proyecto.
6. Actualizacin de los activos de los procesos de la
organizacin.
76
Salidas: Controlar el cronograma