ENTIDAD AUDITADA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

PERIODO EXAMINADO 01.Enero.2010 al 31.Diciembre.2010

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO


PLANIFICACIN ESPECIFICA
EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
Referencia
P/T Contenido
L.7.1 Evaluacin de estructura de control interno.
L.7.2 Conclusiones












L.7


ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

1. PROPOSITO, PREPARACION Y APROBACION DE LA HOJA DE EVALUACION DEL
AMBIENTE DE CONTROL

1. COMPROMISO A EJERCER CONTROL
A B C
Alto Medio Bajo
1.1 Integridad y Estilo de la
Alta direccin
Respecto a docentes, estudiantes, trabajadores,
otras entidades
x
Cumplimiento de normas y regulaciones x
Logro de las metas propuestas x
Informes financieros y presupuestales x
nfasis en alcanzar metas del Plan Operativo x
1.2 Cultura corporativa y
valores ticos
Prcticas aceptables de la entidad x
Cdigos de conducta x
Conflictos de intereses x
1.3 Supervisin corporativa
Actividades de la Alta Direccin x
La Alta direccin x
1.4 Estructura de la
Organizacin
Complejidad de la estructura de la organizacin x
Organigramas x
Tamao del grupo de funcionarios, espec.
Contab
x
Estabilidad de los funcionarios, medios y altos x
Delegacin de autoridad y asignacin
responsab.
x
Lmites de autoridad x
1.5 Mecanismos de
autoevaluacin
Evaluacin del diseo y la efectividad controles x

12 4 0
Porcentaje % 75 % 25% 0%



El resultado de la evaluacin nos indica que el Compromiso de la Entidad para Ejercer Control es:

ALTO MEDIO BAJO



2. PLANEACION

2. PLANEACION
A B C
Alto Medio Bajo
2.1 Metas y Objetivos
Objetivos generales de la entidad x
Factores crticos de xito x
Funciones de planeacin a corto y a largo plazo x
Sistemas de presupuesto x
2.2 Proceso de Evaluacin de Riesgo

2.3 Administracin de cambios
Identificac. y consideraciones de riesgos financ. x
Enfoque al estudio de riesgo financiero x
Compromiso a efectuar cambios x
Cambios rutinarios x
Cambios econmicos x
8 1 0
Porcentaje % 89.0% 11% 0%

El resultado de la evaluacin nos indica que el proceso de planificacin de la entidad es:

ALTO MEDIO BAJO








3. COMUNICACION

AMBIENTE DE CONTROL
3. COMUNICACIN
A B C
Alto Medio Bajo
3.1 Comunicaciones formales x
3.2 Descripcin de funciones x
3.3 Polticas de cumplimiento x
3.4 Comunicaciones informales x
3 1 0
Porcentaje % 75.0% 25% 0%


El resultado de la evaluacin nos indica que el proceso de Comunicacin de la entidad es:

ALTO MEDIO BAJO





4. PERSONAL

4. PERSONAL
A B C
Fuerte Medio Bajo
4.1 Seleccin x
4.2 Entrenamiento x
4.3 Polticas de supervisin x
4.4 Evaluacin de personal x
4.5 Mtodos para compensar al personal x
4.6 Asignacin de personal a las funciones crticas x
4.7 Rotacin x
2 4 1
Porcentaje % 29% 57 % 14.%

El resultado de la evaluacin nos indica que los asuntos relacionados con el personal es:

ALTO MEDIO BAJO



5. SUPERVISION Y RETROALIMENTACIN

Referencia el Cuestionario de Control Interno aplicado a las Unidades de Contabilidad, Tesorera,
Abastecimientos, Recursos humanos y Planificacin en Universidad Andina del Cusco

5. SUPERVISION Y RETROALIMENTACIN
A B C
Alto Medio Bajo
5.1 Sistema de Informacin
Supervisin por la jefatura de la funcin contable x
Sistema de informacin a la Alta Direccin, jefaturas x
Anlisis de presupuestos x
Adaptabilidad del sistema de informacin x
5.2 Auditoria Interna
Funcin de auditoria interna x
Receptividad de los informes a Auditoria Interna x
Apoyo a la Oficina de Auditoria Interna x
5.3 Fuentes externas
Entidades que proveen informacin x
Autoridades reguladoras x
Auditores externos x
5.4 Mecanismos de reaccin

Seguimiento por la Alta Direccin x
Hallazgos de auditoria interna x
Cambio en las condiciones (econ., regul, tecnol.) x


10 3 0
Porcentaje % 77 % 23 % 0%

El resultado de la evaluacin nos indica que el proceso de supervisin y retroalimentacin de la
entidad es:

ALTO MEDIO BAJO


FACTORES QUE DEBEN CONSIDERARSE EN EL ENTENDIMIENTO Y EVALUACION
DEL AMBIENTE DE CONTROL

A continuacin se detallan una serie de conceptos relacionados con cada uno de los aspectos que es
necesario considerar como parte de la evaluacin del ambiente de control, el contenido de los
literales asignados con letra A) indican un ambiente de control fuerte, y el de la letra B) un
ambiente de control dbil.

1. COMPROMISO A EJERCER CONTROL


1.1. Integridad y Estilo de la Alta Direccin

Con respecto a los docentes, estudiantes, trabajadores y otras entidades:
A) La Alta Direccin est dispuesta a revelar informacin de la Entidad
B) La Alta Direccin guarda secretos y generalmente se muestra renuente a revelar
detalles.

Con respecto al cumplimiento de normas y regulaciones:
A) Existe inters en cumplir con el propsito y forma de las normas
B) La Alta Direccin est dispuesta a exponerse a pagar penalidades por incumplimiento.

Con relacin al logro de las metas propuestas:
A. La Alta Direccin tiene inters en que todo salga bien desde el comienzo.
B. La Alta Direccin est dispuesta a lograr lo propuesto no importando los gastos, si
fuese necesario.

Informes financieros y presupuestarios:
A) La Alta Direccin denota inters y preocupacin para que los informes sean
precisos y oportunos.
B) Los informes financieros tienen baja prioridad.

nfasis en alcanzar las metas del presupuesto y del Plan Operativo:
A) Los resultados se vigilan activamente y se realizan un seguimiento de ellos, se
toman medidas correctivas segn sea necesario, se acepta e informa de los
resultados verdaderos.
B) La Alta Direccin no est dispuesta a informar resultados que no sean los proyectados o
planificados.

1.2. Cultura Corporativa y valores ticos

Prcticas aceptables de la entidad:
A) Existen polticas definidas con respecto asuntos tales como actos ilegales o pagos
dudosos.
B) No existen polticas o estn deficientemente definidas.



Cdigos de conducta:
A) Existen polticas definidas que rigen las relaciones con los proveedores, los
acreedores, los entes reguladores y el pblico en general.
B) No existen polticas o estn deficientemente definidas.

Conflictos de intereses:
A) Existen polticas definidas con respecto a potenciales conflictos de inters (ej. Empleo
de familiares).
B) No existen polticas o estn deficientemente definidas.


1.3. Supervisin Corporativa

Actividades de alta direccin.
A) La Alta Direccin se rene y muestra activamente inters en las operaciones y
actividades de las dependencias a su cargo.
B) La Alta Direccin no se rene con regularidad o frecuencia y se concentra en atender
principalmente los asuntos que los funcionarios le presentan.

La Alta Direccin.
A) La Alta Direccin implanta las recomendaciones contenidas en los informes de
auditora y se rene regularmente con los auditores internos desempeando una
funcin activa.
B) La Alta Direccin no muestra una actitud activa con respecto a la implementacin de
las recomendaciones de los auditores internos y externos.


1.4. Estructura de la Organizacin

Complejidad de la estructura de la organizacin.
A) La complejidad de la estructura corresponde a la organizacin, las lneas de
autoridad estn bien definidas y la documentacin est al da.
B) La estructura de organizacin es confusao innecesariamente compleja para el tamao
y las actividades de la entidad.

Organigramas.
A) Existe documentacin y est al da.
B) No existe documentacin o esta obsoleta.

Tamao del grupo de funcionarios, especialmente contabilidad y PED.
A) El tamao corresponde a la complejidad de la organizacin y al crecimiento de la
Entidad.


B) El tamao no es apropiado (demasiados niveles, demasiado dispersado, o muy
reducido).

Estabilidad de los funcionarios, especialmente de los niveles medios y altos.
A) La rotacin es mnima.
B) La rotacin es alta.

Delegacin de autoridad y asignacin de responsabilidad con respecto a decisiones de
operaciones y financieras.
A) La delegacin de autoridad y asignacin de responsabilidades estn bien definidas.
Se toma cuenta de los resultados individualmente.
B) Las decisiones las controla un individuo o un pequeo grupo. Las funciones y
responsabilidades de las jefaturas no estn claras.

Lmites de autoridad.
A) Los lmites de autoridad estn bien definidos por escrito y se han comunicado
apropiadamente.
B) Las polticas y procedimientos son informales o estn mal comunicadas.


1.5. Mecanismos de Autoevaluacin

Evaluacin del diseo y la efectividad de los controles internos.
A) Los controles internos estn sujetos a un proceso formal e ininterrumpido de
evaluacin interna.
B) No existe un proceso de evaluacin.


2. PLANEACION

2.1. Metas y Objetivos

Objetivos generales de la entidad.
A) Existen objetivos generales y medidas de acciones formales (ej. Declaracin de
misin o importancia) con respecto a las operaciones, informes financieros y
consideraciones de cumplimiento.
B) No existen objetivos generales de la entidad o se carece de procedimientos para lograr
los objetivos.

Factores crticos de xito.
A) Se han identificado los factores crticos para lograr los objetivos generales. Los
recursos estn debidamente asignados entre los factores crticos de xito y los
objetivos de menor importancia.
B) Los factores no se han categorizado de acuerdo a su prioridad o no se han identificado.



Funciones de planeacin a corto y a largo plazo.
A) Existen planes generalmente formales a corto y a largo plazo. Los cambios en la
orientacin se realizan despus de suficiente estudio.
B) No existe un proceso de planificacin organizado. Se cambia frecuentemente la
orientacin o el nfasis.

Sistemas de presupuestos.
A) Se desarrollan presupuestos detallados por rea de responsabilidades de acuerdo a
procedimientos prescritos y expectativas realistas. Los planes y presupuestos
respaldan el logro de los objetivos generales y las medidas de accin.
B) Se carece de presupuestos o se determinan dependiendo de los resultados que se
deseen.

2.2. Proceso de Evaluacin de riesgo

Identificacin y consideraciones de riesgos financieros.
A) Existe un proceso para identificar y considerar los efectos de los riesgos
relacionados con el establecimiento de objetivos generales. Se consideran los
factores externos (ej. La capacidad de los proveedores para proveer los materiales,
las restricciones reguladoras y nueva tecnologa y los factores internos (ej.
Rotacin de las jefaturas, problemas de flujo de efectivo y relaciones laborales).
B) Los verdaderos o potenciales riesgos no se identifican ni se evalan con efectividad.

Enfoque al estudio de riesgo financiero.
A) Se realizan estudios de costo beneficio antes de comprometer a la entidad.
B) Se aceptan los riesgos sin realizar un estudio o se hace uno muy superficialmente.


2.3. Administracin de Cambios

Compromiso a efectuar cambios.
A) La Alta Direccin fomenta la evaluacin del cambio, es receptiva a ideas nuevas, y
est dispuesta a comprometer recursos para lograr el cambio.
B) La Alta Direccin fomente la posicin actual, an cuando se requieren los cambios para
satisfacer los requisitos funcionales de la Entidad.
Cambios rutinarios.
A) Existen mecanismos para identificar sucesos rutinarios que afecten el logro de los
objetivos generales y para establecer prioridades y reaccionar con respecto a ellos
(ej. Reconocimiento de los lineamientos de polticas de la Entidad y anticipacin de
los efectos ocasionados por cambios crticos de personal).
B) No existen procedimientos o resultan inefectivos.

Cambios Econmicos.
A) Existen mecanismos para identificar los cambios econmicos y reaccionar a ellos.


B) No existen procedimientos o resultan inefectivos.

Cambios regulatorios.
A) Existe mecanismo para identificar los cambios regulatorios y reaccionar a ellos (ej.
Contar con un asesor legal interno que vigile los desarrollos regulatorios y legales).
B) No existen procedimientos o resultan inefectivos.

Cambios tecnolgicos.
A) Existe mecanismo para identificar los cambios tecnolgicos y los cambios en los
requisitos funcionales de la entidad y reaccionar a ellos (ej. Vigilar nuevas
tecnologas que puedan incorporarse a la Entidad y anticipar las mejoras
necesarias de los sistemas de contabilidad y de operaciones).
B) No existen procedimientos o resultan inefectivos.


3. COMUNICACION

3.1. Comunicaciones formales

A) Se utilizan mtodos formales para comunicar las polticas y procedimientos de la
entidad (ej. Manuales, programas de entrenamiento, cdigos de conducta por
escrito, y prcticas usuales de negocios)
B) Las polticas, si existen, se encuentran en manuales y documentos en desuso.


3.2. Descripcin de funciones
A) Las responsabilidades estn definidas con precisin, por escrito, y se han
comunicado debidamente.
B) Las responsabilidades se comunican con inefectividad.


3.3. Polticas de cumplimiento
A) Se corrige a los funcionarios o empleados que cometan infraccin a una poltica. Las
comunicaciones y medidas de la Alta Direccin son consistentes con las polticas.
B) Las infracciones, aunque oficialmente no se aprueban, se toleran. Las medidas de
la Alta Direccin. Jefatura, no son consistentes con las polticas oficiales.


3.4. Comunicaciones informales
A) Se mantiene informados a los empleados sobre asuntos importantes (comunicacin
descendente) y ellos pueden comunicar sus problemas a personal con autoridad
(comunicacin ascendente). Existe una coordinacin efectiva de funciones dentro
de la organizacin (comunicacin lateral).
El personal no puede comunicar sus problemas
B) La mayor parte de la informacin se recibe por conductos extraoficiales.


4. PERSONAL

4.1. Seleccin de personal

A) Existe un proceso formal de contratacin. El departamento de personal se ocupa
de identificar a empleados potenciales de acuerdo a los requisitos de trabajo.
Existe un proceso formal de contratacin con influencia poltica.
B) No existe un proceso formal de contratacin.


4.2. Entrenamiento
A) Los programas de entrenamiento prctico y otros tienen objetivos definidos. Son
efectivos e importantes.
B) Los programas de entrenamiento son inconsistentes, inefectivos o carecen de
prioridad.


4.3. Polticas de supervisin
A) Se supervisa adecuadamente al personal. Se cuenta con un recurso regular para
solucionar problemas.
B) No existe una supervisin regular o resulta inefectiva.


4.4. Evaluacin de personal

A) Existe un proceso organizado de evaluacin.
B) El proceso de evaluacin es secundario e inconsistente; el desempeo real carece
de importancia.


4.5. Mtodos para compensar al personal
A) Existe un proceso formal de compensacin. Su relacin con el proceso de
evaluacin de desempeo se define y se comunica.
B) Los ajustes de compensacin son secundarios e inconsistentes.


4.6. Asignacin de personal a las funciones crticas
A) Se asigna el personal adecuado a las funciones crticas de manera que las cargas
de trabajo sean razonables y aceptables. (personal de confianza)
B) La asignacin de personal es inadecuada y existe perodos de exceso de trabajo y de
estrs en la organizacin.






4.7. Rotacin
A) Niveles mnimos de rotacin.
B) Altos niveles de rotacin.


5. SUPERVISION Y RETROALIMENTACION

5.1. Sistema de Informacin

Supervisin por la jefatura de la funcin contable:
A) Las polticas contables se definen y se adoptan despus de su debida consideracin.
Las polticas se comunican con efectividad (ej. Por medio de manuales).
B) Las polticas contables aplicados a la UCP MARENASS son generales.

Supervisin por la jefatura de la funcin de procesamiento de datos.
A) Existen polticas definidas para el desarrollo de nuevos sistemas o cambios a los
sistemas. Existen procedimientos efectivos para restringir el acceso a los archivos
y registros de datos al personal autorizado.
B) Las polticas y procedimientos son errticos, se comunica deficientemente o no tienen
efectividad.

Sistema de informacin a la Alta Direccin, jefaturas.
A) Existe un sistema de informacin ejecutiva. La informacin y los informes estn
disponibles oportunamente. Los informes tienen un nivel de detalle de acuerdo al
nivel de los funcionarios.
B) Los informes no son oportunos o no tienen el nivel apropiado de detalle.

Anlisis de presupuestos.
A) Los presupuestos se comparan con los resultados reales y se efectan un
seguimiento oportuno de las desviaciones,
B) No se realiza un anlisis de los resultados reales en comparacin al presupuesto, o la
jefatura no efecta un seguimiento de las desviaciones.

Adaptabilidad del sistema de informacin para las necesidades futuras y en evolucin de la
Entidad.
A) La planificacin de las necesidades futuras se hace con suficiente anticipacin a las
necesidades y se consideran diversas opciones.
B) El sistema de informacin resulta bastante obsoleto para satisfacer las necesidades de la
Entidad.

5.2. Auditoria Interna

Funcin de auditoria interna.


A) Los auditores internos muestran objetividad y estn capacitados y activos en la
vigilancia de la adherencia de la entidad para controlar las polticas y
procedimientos. Los niveles de informacin son apropiadas.
B) No existe la funcin de auditoria interna o resulta inefectiva.

Receptividad de los Informes de Auditoria Interna.
A) La Alta Direccin implement las recomendaciones de los informes de la Oficina de
Auditoria Interna.
B) La Alta Direccin no implemento las recomendaciones de los informes.

Apoyo a la Oficina de Auditoria Interna.
A) Se muestra la Alta Direccin interesada por la labor de la OCI, presta apoyo logstico
de personal, y otros.
B) La Alta Direccin no presta apoyo.


5.3. Fuentes externas

Entidades, que proveen informacin (estadstica, inflacin, etc) que la Entidad debe tener
segn su actividad.
A) Los datos se utilizan para considerar el desempeo y para identificar cambios y
tendencias.
B) Los datos no se vigilan con regularidad.

Autoridades reguladores.
A) La publicacin de los organismos reguladores se considera de acuerdo a sus
implicancias de control interno.
B) La reaccin se limita a lo necesario para obtener las resoluciones o autorizaciones de
los reguladores.

Auditores externos.
A) La informacin provista por los auditores externos sobre asuntos relacionados con
el control se considera importante y se toman medidas al respecto a altos niveles.
B) Se delega a niveles inferiores de la organizacin o se justifica la deficiencia.


5.4. Mecanismos de reaccin

Seguimiento por la Alta Direccin de las infracciones de las polticas establecidas.
A) Se toman medidas correctivas.
B) El seguimiento es espordico.

Hallazgos de auditoria interna.
A) Los hallazgos se consideran y se toman medidas al respecto, a los debidos niveles.


B) La consideracin de los hallazgos se delega a niveles inferiores de la organizacin o se
le da inferior prioridad.

Cambio en las condiciones (ej. Econmicas, reguladoras, tecnolgicas o competitivas).
A) Los cambios se anticipan y se integran rutinariamente al proceso continuo de
planeacin a corto y a largo plazo.
B) Las reacciones son reactivas en vez de proactivas.








































L.7.1


CONCLUSIONES.


- La Universidad Andina del Cusco cuenta con autonoma econmica y
administrativa y tiene una dinmica organizativa para una ejecucin gil.
- Ambiente de Control: La estructura organizacional es adecuada y permite una
ejecucin gil. Existen lneas de autoridad y responsabilidad claramente
establecidas. Se observan polticas de personal prudentes, existen mecanismos de
control suficientes.
- Sistemas de Contabilidad: La contabilidad financiera y presupuestal se hace a travs
del sistema contable Princ. El cual cuenta con tres etapas:
o Una orden de compra o servicio previamente autorizada por el jefe del rea
correspondiente es procesada por Planificacin, en base a la disponibilidad
presupuestal. Se registra la afectacin presupuestal.
o Pasa la unidad de Abastecimientos, se realiza el proceso de adquisicin del
bien y/o servicio, se gira la Orden de Compra y/o Servicio, se pasa a
Tesorera la factura, previa conformidad
o Luego del visado de la Direccin de Administracin, en la misma Unidad de
contabilidad se realiza la etapa del Devengado, luego pasa a Tesoreria donde
se encargan de emitir el Comprobante de Pago, donde se realiza el registro
contable de cuentas por pagar y emite el cheque. Luego va a la Direccin de
Administracin para las firmas correspondientes y regresa a Tesoreria para su
correspondiente pago.
o La documentacin sustentatoria pasa a la Unidad de contabilidad para el
registro correspondiente en el Sistema de cuentas por pagar.
o Se coordina con la Unidad de Patrimonio en el caso de adquisiciones de
Bienes duraderos o Bienes no depreciables, para el control correspondiente.
- Procedimiento de Control: La ejecucin de gastos se manejan segn asignaciones
autorizadas. Los gastos deben ejecutarse de acuerdo a las partidas especficas
autorizadas bajo la responsabilidad de la Administracin y Planificacin.










Descripcion Codigo Apellidos y nombres Cargo Fecha Firma
Preparado por: PSQ Porfirio SequeirosQuispe Jefe de Comisin
Revisado por: JLL Jose Luis Leon Supervisor

L.7.2