Identificacin y Seleccin de Proyectos

Minor Cuando Raul

Universidad Politcnica de Tlaxcala
Programa Educativo de Ingeniera Mecatrnica
Av. Universidad Politcnica No. 1, San Pedro Xacaltzinco, Tepeyanco, Tlax.
raulmcuando@gmail.com
Tlaxcala, Mxico
Septiembre 2014
Abstract- The start of a project begins when recognizing a need
or opportunity and you have to satisfy. But, to recognize and
know what to do with the project there are formats that help us
to begin the organization of the project
I. INTRODUCCIN
El inicio de un proyecto empieza cuando se tiene que reconocer
una necesidad u oportunidad y tienes que satisfacerla. Pero para
reconocer y saber qu hacer con el proyecto existen formatos que
nos ayudan a empezar la organizacin del proyecto
II. IDENTIFICACION DE UN PROYECTO
El ciclo de vida de un proyecto inicia cuando se reconoce una
necesidad o problema, para que as se puedan determinar si se trata
de un solo proyecto o de varios. Las necesidades pueden ser de
todo tipo, como el mantenimiento de un rea especfica de una
empresa o la creacin de una pgina web. Es importante definir la
necesidad lo ms clara posible y recabar la mayor informacin
posible para que nos sirva de ayuda cuando el proyecto se realice.
Es comn que una empresa tenga muchas necesidades pero poco
presupuesto, en este caso la empresa debe de priorizar las
necesidades y hacer que las acciones que tomen den un mayor
beneficio.
III. SELECCIN DEL PROYECTO
La seleccin del proyecto es analizar los proyectos y decidir cul
va a dejar un beneficio mayor en base al conocimiento de las
consecuencias, ventajas y desventajas de cada proyecto.
Un proyecto puede ser cualitativo y cuantitativo, tangible o
intangible. Existen una serie de pasos del proceso de seleccin del
proyecto:
1. Desarrollo de criterios para evaluar el proyecto
2. Elaborar lista de los supuestos para poder fundamentar el
proyecto
3. Recabar informacin de cada proyecto (esto es
importante, pues se conoce un poco ms el alcance del
proyecto)
4. Evaluar cada proyecto segn los criterios (los criterios es
establecen con las necesidades de mayor importancia de
la empresa)
Es importante desarrollar la forma de evaluacin de los proyectos,
para as hacer una buena eleccin del proyecto y evitar futuros
problemas con la empresa. La seleccin del proyecto la decide el
presidente, jefe o presidente pero para tomar esta decisin se
recomienda que tenga un equipo de trabajo que, en base a sus
experiencias, le ayuden a tomar la decisin correcta.
Cuando un proyecto es autorizado, se prepara una cedula de
proyecto para continuar con todas las dems actividades.
IV. CDULA DEL PROYECTO
Este documento se realiza cuando ya se tiene un proyecto
seleccionado y sirve para autorizarlo de manera oficial. En este
documento se resumen las condiciones y parmetros para el
proyecto y establece la forma de trabajo para el desarrollo del plan
inicial.
Una cdula del proyecto no es un estndar, se adapta segn las
necesidades del proyecto. Pero las caractersticas principales que
por lo regular contiene son las siguientes:
1. Ttulo del proyecto
2. El propsito (se incluye la necesidad y justificacin del
proyecto)
3. La descripcin del proyecto
4. El objetivo ( lo que se espera lograr)
5. Los beneficios esperados (que se espera con el
cumplimiento del proyecto)
6. El financiamiento (incluye la cantidad que se tiene para
el desarrollo del proyecto)
7. Los entregables (son los productos finales que se esperan
que produzcan durante la ejecucin del proyecto)
8. Criterios de aceptacin (qu caractersticas tiene que
tener el entregable para saber si cumple las expectativas)
9. Cronograma de puntos de revisin (tambin conocidos
como hitos, es la definicin de fechas especficas en las
que se revisaran los avances del proyecto)
10. Supuestos clave
11. Restricciones (son las limitaciones que el jefe especifica)
12. Principales riesgos (son las acciones de alto impacto que
pueden afectar el logro exitoso del objetivo del proyecto)
13. Requerimientos de Aprobacin (son las caractersticas
que el proyecto debe de tener para que pueda pasar a otra
fase)
14. Gerente de Proyectos (lder del proyecto, se encarga de
organizar a un equipo para que juntos realicen la
planeacin del proyecto)
15. Requerimientos de Elaboracin de reportes (establecen el
contenido de los reportes y la frecuencia de revisin del
estatus del proyecto)
16. El designado del patrocinador (es la persona de confianza
que elige el cliente para que sea su representante en caso
de que no se pueda presentar)
17. Firma y fecha de aprobacin (indica que el patrocinador
ha autorizado el proyecto de manera oficial)
La cedula es un documento importante ya que impone los
parmetros que el jefe y su equipo de trabajo desarrollen un plan
inicial como siguiente fase
V. SOLICITUD DE PROPUESTA
Por lo general, cuando una empresa no cuenta con el personal para
planear y ejecutar el proyecto decide contratar un contratista, el
cual, su misin es hacer frente a la necesidad identificada.
Una solicitud de propuesta informa a los contratistas cuales son las
necesidades del cliente para que el contratista le pueda ofrecer una
propuesta de solucin satisfaciendo las necesidades del cliente.
La solicitud de propuesta es un documento incluye los siguientes
aspectos:
1. Objetivo del proyecto
2. Descripcin del trabajo
3. Requerimientos del cliente
4. Los entregables
5. Criterios de aceptacin
6. Elementos suministrados por el cliente (son los
materiales que el cliente puede dar al contratista para que
le sirvan de ayuda en algn momento)
7. Aprobaciones requeridas por el cliente
8. Tipo de contrato
9. Condiciones de pago
10. Programa requerido (definicin de fechas y resultados
esperados para estas)
11. Instrucciones para el formato y contenido de las
propuestas de los contratistas (son las necesidades de los
documentos que deben de presentar los contratistas
interesados en el proyectos para que se realice una
evaluacin justa)
12. Fecha de entrega (fecha en la que se recibirn las
propuestas de los contratistas interesados)
13. Criterios de evaluacin (aspectos que se evaluaran en las
propuestas)
14. Fondos disponibles para el proyecto (un aproximado de
lo que se tiene dispuesto para el desarrollo del proyecto)
VI. SOLICITUD DE PROPUESTAS
Cuando la solicitud de propuesta esta lista, esta se enva a los
contratistas que estn interesados en ella. Casi por lo regular se
enva primero a los contratistas que tienen buena reputacin en la
empresa (con los que se ha trabajado anteriormente y su trabajo ha
sido un xito), o tambin con la publicacin por diversos medios
informando que se tiene una solicitud de propuesta de un proyecto
y la manera en que los contratistas puedan comunicarse
Los contratistas consideran este proceso como una competencia,
as que se tiene que tener discrecin en la informacin que entra y
sale del proyecto.
La propuesta que muestre mayor beneficio a la empresa es la que
se elige. Para esto, el jefe y su equipo de trabajo deben analizar
cada una de las propuestas de manera imparcial ni preferencial para
que sea una competencia justa y el proceso no est fuera de norma
Es importante sealar que no todos los proyectos incluyen esta
fase, es dependiendo del tipo de proyecto y de las capacidades de
la empresa.
VII. FACTORES CRTICOS DE XITO
La necesidad se debe de definir claramente y no debe de
cambiar
La decisin de que proyecto realizar se debe basar en que
proyecto dar mayores beneficios
Los procesos de evaluacin y seleccin se deben de
realizar de manera equilibrada para que la decisin del
proyecto sea la mejor
Una solicitud de propuesta permite a los contratistas
saber las necesidades que el cliente tiene, se recomienda
una solicitud lo ms clara y detallada posible
Los clientes deben evitar dar informacin secreta que
beneficie solo a algunos contratistas, ya que se dara una
ventaja y el proceso de seleccin no sera justo
VIII. CONCLUSIONES
Las fases del proyecto son ms claras y se adquieren
conocimientos que no eran familiares, como por ejemplo, el uso de
la cdula del proyecto o el documento de solicitud de propuesta
El conocer los conceptos de administracin de proyectos nos ayuda
a poder aplicarlos en nuestros proyectos escolares y en un futuro
en la vida laboral.
REFERENCIAS
[1] Guido Jack, James P. Clements. Administracin Exitosa de Proyctos.
Quinta Edicin. Editorial Cengage Learning.