5leccionescomunicacionespmi 4-11-10 101105152522 Phpapp01

PMI.DANIELMATO@GMAIL.
COM
Cinco lecciones
aprendidas para
mejorar las
comunicaciones en el
proyecto
Daniel Mato, PMP
PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM
Algunas definiciones
iniciales
2
Entorno del
proyecto
Objetivo
general
En qu aporta el
proyecto al
negocio de la
empresa
Proyecto
Objetivo
especfico
Lo que tiene que
hacer el proyecto
Proyecto
Apoyo
Oportunidades
Oposicin
Restricciones
Amenazas
Lo primero al iniciar el proyecto es tener consciencia de todos
estos elementos y ver cmo poder gestionarlos para lograr un
proyecto exitoso
Equipo de Proyecto
Director del
proyecto
Equipo de apoyo
a la direccin
Jefe de equipo
de desarrollo
Alta Direccin &
reas de negocio
Sponsor &
Comit Estratgico
Equipo de
desarrollo
Equipo de
desarrollo
Juicio Experto
Especialistas,
operativos
Interesados (stakeholders)
5
Tiene problemas que
el proyecto puede
resolver
Posee recursos o
toma decisiones que
el proyecto necesita
Define los factores de
xito del proyecto
Puede presentar
obstculos al proyecto
Encuentra una
oportunidad en el
proyecto
Va a ser usuario de los
productos del proyecto
6
Interesados (stakeholders)
La Direccin y reas de
negocio en la empresa
El proyecto
El entorno
reas de apoyo de la
empresa
Directorio, Gerencia General
Gerentes de reas de negocio
(Comercial, produccin)
Planificacin, Control de gestin
Patrocinador (Sponsor)
Equipo de gestin del proyecto
Equipo de desarrollo del proyecto
Subcontratos - consultores
Informtica, recursos humanos,
contadura, jurdica, riesgos,
infraestructura, Comunicaciones
Usuarios de productos del proyecto
Clientes finales
Sociedad Grupos de influencia
Organismos del Estado
Competencia
La comunicacin
7
No alcanza con hacer las cosas bien, los dems
deben saberlo
Se puede negociar mejor en la organizacin si
hay una percepcin positiva de nuestro proyecto
Las personas del equipo estn ms motivadas si
se siente reconocidos dentro y fuera del
proyecto
Los stakeholders darn mayor apoyo si se
sienten involucrados en el proyecto
El Sponsor tiene un rol muy importante
promoviendo y facilitando las comunicaciones
con otros stakeholders de la empresa
La comunicacin en los proyectos
Qu queremos evitar ?
Hay personas o grupos que se sienten ignorados por el
proyecto y que deberan ser tenidos en cuenta
Los resultados no son los esperados, por
que no estaban claros al principio
Hay una creencia de que no se est
haciendo nada, o muy poco
Parece que el proyecto solo pide recursos
sin importarle el resto de la empresa
Gente de la empresa no apoya la marcha del proyecto
El equipo del proyecto siente que no se reconoce su
esfuerzo, o que no est haciendo algo til.
La comunicacin en los proyectos
Conocer e
involucrar a los
interesados
clave
Desarrollar estrategias
de comunicacin con
foco en los
involucrados
Aplicar la
comunicacin
en la gestin
de los rrhh del
proyecto
Aplicar habilidades de comunicacin en
forma efectiva
Dedicar
tiempo a las
comunicaciones
Conocer e involucrar a
los Interesados clave
Leccin 1
10
Conocer e involucrar a los interesados
Si logramos involucrarlos, los
stakeholders nos ayudan a:
Detectar oportunidades y riesgos
Lograr apoyos y enfrentar
oposiciones
Definir las restricciones del
proyecto
Establecer los criterios de xito
del proyecto
En consecuencia :
Definimos objetivos
realistas y con valor
Establecemos
indicadores adecuados
Planificamos con mayor
certeza
Desarrollamos solo
productos necesarios
El proyecto es ms
reconocido y apoyado
Identificar a los posibles interesados
Junto con el sponsor y el equipo de direccin del
proyecto definir una lista inicial
Apoyarse en la PMO y en otros referentes
Analizar la lista y definir la estrategia para cada
uno:
Invitarlo al equipo (incluso si es opositor!)
Mantenerlo informado regularmente
Establecer barreras de proteccin
La lista y la estrategia pueden cambiar a lo largo
del proyecto.
12
Entender a los interesados clave
Porqu apoya o se opone?
Qu puede hacerlo cambiar de posicin?
Qu estilo de comportamiento tiene?
Cmo lograr su inters y apoyo?
Qu espera del proyecto?
Acciones posibles:
Preguntar a conocidos del interesado
Entrevistas o encuestas
Invitarlo a talleres de definicin del proyecto
El sponsor es clave para contactar interesados
13
Actuar en consecuencia
14
Revisar el alcance del
proyecto
Ajustar el objetivo, nuevos entregables,
descartar entregables, ajustar recursos
Establecer la estrategia
de comunicacin.
Adaptar la estrategia a las caractersticas de
cada stakeholder
Adecuar la integracin
del equipo
Incorporar representantes de stakeholders y
otros perfiles no previstos al principio
Actualizar anlisis de
riesgos
Considerar comportamiento de interesados
Definir indicadores de
calidad del proyecto
Considerar criterios de aceptacin de los
productos y expectativas de los stakeholders
Acordar pautas de involucramiento
Explicitar cules necesidades del involucrado
sern cubiertas y cules no, en este proyecto
(Expectativas)
Presentar el plan de trabajo del proyecto
Coordinar tipo de participacin en el proyecto
(Roles y responsabilidades)
Definir las comunicaciones (tipo, formato,
frecuencia, responsables) a lo largo del proyecto
Estos acuerdos se deben revisar en el futuro para
reflejar cambios en el entorno o en el proyecto.
15
Desarrollar estrategias de comunicacin con
foco en los Interesados
Leccin 2
Estrategias de comunicacin
Sucede en la vida real
Le enviamos un informe al Director de la empresa explicando
cmo solucionamos errores de software
Organizamos una reunin muy importante con
los sponsors en su horario de almuerzo
Nos reunimos en medio de los escritorios y
rodeados de otras personas que nos
reclaman cosas
Avisamos a un sector que se iniciar un proyecto
de reestructura del mismo, a travs de un e-mail
El reporte de avance mensual tiene 16 pginas
de puro texto y va dirigido al contador de
la empresa.
17
Objetivo a lograr
Audiencia
Medio de comunicacin
Mensaje y formato
Retroalimentacin
Momento y
lugar
19
Conocer a la audiencia
Por ejemplo, la Programacin Neuro Lingstica (PNL)
establece varios patrones de comportamiento:
La comunicacin mejora cuando logramos una sintona
(rapport) con la otra persona
Visuales Entienden muy rpido, poca concentracin, usan
grficos y nmeros. Muchas cosas a la vez.
Auditivos Captan mejor textos y palabras odas. Reflexivos y
muy concentrados. Una cosa por vez.
Kinestsicos Requieren cercana, emocionales, muy detallistas,
lentos porque solo dan pasos seguros
Auditivos
digitales
Buscan respuestas lgicas, son sistemticos,
abstractos, giles.
20
Conocer a la audiencia
Conocer la cultura de la organizacin
Relacionamiento formal e informal
Cadenas de mando formales e informales
Conflictos, intereses
Sistemas de informacin: uso y madurez
Comportamientos
Habla mucho vs escucha y piensa
Disperso vs concreto
Poco tiempo vs reuniones ms largas
Poco ejecutivo vs muy ejecutivo
21
Adecuarse a la audiencia - terminologa
Equipo del
proyecto
Detalles tcnicos, objetivos a cumplir, efectividad,
motivacin, reconocimiento
Sponsor Cumplimiento de objetivos, nivel de calidad,
riesgos, aprovechamiento de recursos, plazos
Direccin y
reas de
negocios
Alineamiento estratgico, valor para la
organizacin, apoyo al negocio, competitividad,
mnimo detalle tcnico
Proveedores Efectividad, eficiencia, detalles tcnicos,
compromisos contractuales, presupuesto
reas de
apoyo
Detalles tcnicos, recursos necesarios, plazos,
riesgos, procedimientos a cumplir
22
Mensajes a comunicar contenidos y formas
Equipo del
proyecto
Informes tcnicos detallados, con metas
especficas. Performance de la persona,
delegacin. Contacto continuo.
Sponsor Informe mixto-Soluciones implantadas, riesgos,
uso de recursos. Contacto asiduo (15 das)
Direccin y
reas de
negocios
Indicadores de valor, compromiso y decisiones
estratgicas. Reportes o presentaciones, contacto
presencial a demanda o asiduo (c/2 a 3 meses)
Proveedores Informes de efectividad, requisitos, indicadores de
cumplimiento, presupuesto. Contacto mensual.
reas de
apoyo
Planificacin del apoyo requerido, coordinacin de
disponibilidad del recursos. Contacto asiduo.
NO es burocracia. Es una herramienta para comunicar
avances y tambin documentar avisos de riesgos, necesidades
y responsables de resolver problemas.
El formato debe ser adecuado: solo incluir lo ms relevante y
que sea entendible y de inters del destinatario.
Acordar con el receptor sobre formato, contenido y frecuencia
de emisin. Pasado un tiempo, validar con el receptor si
requiere de mejoras.
Establecer el mbito adecuado: presentarlo en una reunin,
invitar a otros stakeholders, solicitar feedback luego de la
reunin.
23
Reporte tradicional: Varias pginas/diapositivas con
secciones:
Situacin actual
Logros del perodo
Problemas y riesgos
Indicadores de trabajo, presupuesto, etc.
Anexos grficos y tablas
Reporte Una Sola Pgina:
Obliga a priorizar contenidos
Fcil de leer es solo un resumen
Promueve una reunin para explicarlo oralmente
.
24
25
Lanzamiento
Facilita el
involucramiento de
los principales
stakeholders
Complemento de
otros documentos
formales
Buscar lugar y
momento que
facilite la
comunicacin
Avance del proyecto
Los stakeholders validan los
avances y establecen los
criterios y compromisos para
seguir
Cierre del proyecto
Presentacin de logros y
valor que queda en la
organizacin
Lecciones aprendidas
.
26
Distintas segn objetivo de la reunin:
Seguimiento y feedback con el equipo
Seguimiento y feedback con sponsor
Seguimiento y feedback con stakeholders
Anlisis de problemas, indicadores,
riesgos.
Devolucin del desempeo a
integrantes del equipo de proyecto
Sensibilizacin a usuarios
Efectivas:
Planificarla Agenda de la reunin
Definir roles durante la reunin (moderador,
secretario de acta)
Definir tareas, responsables y fechas (Acta)
Solo incluir al pblico necesario
Evitar agregar temas por fuera de la agenda
Agendar otras reuniones para tratar temas
complejos
Seleccionar lugar y horarios adecuados
.
27
Debe indicar, para cada Interesado:
Que estrategia usar, qu medio usar y con qu
frecuencia implementarla.
Qu se espera del Interesado luego de la
comunicacin, cunto tiempo esperamos su feedback
Quin es el responsable en el equipo del proyecto.
28
PARA: QUE
NECESITA
QUIEN LO
ENTREGA
COMO LO
ENTREGA
CUANDO FEEDBACK MODELO
SPONSOR INFORME
AVANCE
DIRECTOR
PROYECTO
REUNION CON
PRESENTACION
PRIMER
LUNES
C/MES,
15 HRS.
1 SEMANA,
POR MAIL
O ACTA
ACEPTADA
INFORME.
PPT
EQUIPO REUNION
SEGUIMIENTO
DIRECTOR
PROYECTO
REUNION
SEMANAL
C/JUEVES
14 HRS.
ACTA 24
HRS
ACTA.DOC
Informacin centralizada en la red
Portal en intranet propio del proyecto
Zonas pblicas y privadas
Notificaciones y alarmas
Foros y noticias
Ventajas:
Versiones nicas y centralizadas
Control de recursos compartidos
Menor uso de e-mail
.
29
30
El e-mail no garantiza comunicacin efectiva ni nos
quita responsabilidad. Solo usarlo como registro
histrico o envo de informacin adicional.
El mismo reporte o formato no sirve a todos los
interesados
Buscar feedback luego de enviar un reporte. Averiguar
porqu no son eficientes los reportes y cambiarlos
Apoyarse en especialistas en comunicacin y gestin
del cambio que trabajen en la empresa, o incluirlo en
los requerimientos del proyecto
Estar convencidos de lo que se quiere comunicar
.
31
Relacionarse con otros proyectos para retroalimentarse
con experiencias y lecciones aprendidas
Si hay presupuesto, atraer atencin con marketing
(regalos, carteles, agendas,)
Algunas propuestas para salir de la rutina:
Incorporar algn invitado a la reunin para renovar
el inters de todos
Innovar tcnicas de exposicin: maquetas, videos,
moverse al lugar de la obra o afuera de la empresa
Realizar talleres de da completo con actividades
relevantes para el proyecto
.
Usar la comunicacin
para la gestin de los
RRHH del proyecto
Leccin 3
Comunicacin para la gestin de RRHH
33
La comunicacin es la base para aplicar otras
habilidades de direccin del proyecto:
Liderazgo
Desarrollar una misin y una estrategia y
comunicarlas eficazmente.
Negociacin y manejo de conflictos
Establecer mbitos de comunicacin y confianza
para lograr acuerdos beneficiosos para todos
Resolucin de problemas
Saber identificar el problema real, analizar
alternativas, tomar decisiones en tiempo y forma y
comunicarlas para que todos las comprendan.
34
La comunicacin es la base para aplicar otras
habilidades de direccin del proyecto:
Delegacin
Explicar claramente qu se espera y cmo ser
apoyado para realizar una tarea
Gestin de las competencias y motivacin
Establecer qu se espera de cada persona y en
forma regular realizar una devolucin de su
desempeo, acordando nuevos desafos para el
futuro
35
Herramientas:
Lista de integrantes del equipo
Nombre, e-mail, telfono, rol en el equipo
Matriz de roles y responsabilidades
Establece quin y qu debe hacer en el proyecto
Organigrama
En proyectos complejos con muchos equipos
Solicitudes de cambio
Elaborarla, aprobarla y comunicarla al equipo y
a los stakeholders
Buenas prcticas
Al inicio, el director del proyecto debe comunicar a su
equipo claramente los objetivos del proyecto y la forma de
trabajo esperada para cada uno
Al delegar tareas debe comunicar qu se pretende y estar
en contacto para verificar cmo va la tarea
Los cambios o decisiones deben ser comunicados a todos
en tiempo y forma, y asegurarse su entendimiento
Los logros se deben comunicar para lograr motivacin
Las lecciones aprendidas deben ser comunicadas para
promover mejoras y no frustraciones.
Las nuevas personas deben obtener toda la informacin
rpidamente y en forma ordenada (induccin)
36
Buenas prcticas
Involucrar a los sponsors para que conozcan al equipo y
participen de algunas actividades. El equipo se sentir
ms comprendido y apoyado.
De la misma forma, en reuniones con los stakeholders,
invitar a otros integrantes de los equipos del proyecto.
En proyectos con muchos grupos de trabajo o dispersos
geogrficamente, promover eventos regulares de
integracin y conocimiento mutuos.
El director del proyecto debe estar motivado l mismo
para motivar a los dems. Acudir al sponsor o a grupos
como la PMO para buscar consejos y apoyo.
37
Aplicar las habilidades de
comunicacin en forma
efectiva
Leccin 4
Aplicar la comunicacin en forma efectiva
39
Dependiendo del proyecto, las necesidades de aplicar
tcnicas de comunicacin pueden variar
Si el director del proyecto considera que no tiene la
experiencia o habilidades suficientemente desarrolladas,
puede rodearse de otras personas a quien delegar
parcialmente estas tareas.
En algunos proyectos, se requiere de un especialista en
comunicacin o en gestin del cambio. Incluirlo en los
requisitos si la organizacin no puede proveerlos.
40
Todas las personas que tienen o tendrn responsabilidades
en la direccin de proyectos deben buscar desarrollarse en
comunicaciones.
Especialmente:
Gestin de reuniones efectivas
Desarrollo de Presentaciones en pblico
Elaboracin de informes
Negociacin bsica
Tcnicas como PNL, inteligencia emocional,
coaching, asertividad, etc.
41
Situaciones reales:
A veces se designa como director de proyecto a un
especialista tcnico, lo cual no garantiza que tenga
inters o que posea habilidades de comunicacin
necesarias.
Cuando en el equipo hay personas con habilidades
innatas, darles un lugar para que se desarrollen, en
forma gradual y con mucho apoyo del Director.
En vez de quejarnos porque no recibimos feedback de
nuestros informes, debemos consultarles cul sera la
forma ms adecuada para intercambiar informacin y
recibir respuestas.
Dedicar tiempo a la gestin de las
comunicaciones
Leccin 5
Dedicar tiempo para la comunicacin
43
Las comunicaciones requieren tiempo
Pensar en el contenido de la comunicacin,
definir el formato y los medios ms adecuados
Elaboracin de informes, lectura y revisin.
Ajuste de contenidos
Contactar a los destinatarios, coordinar la
logstica: sala, equipos, impresiones
Disponer de tiempo y estado mental adecuado
para moderar y participar de reuniones
Disponer de tiempo para analizar el resultado de
la comunicacin y establecer acciones.
44
por ello, tendemos a usar los medios ms simples
y rpidos para informar del proyecto
http://pmtips.net/importance-project-management-software/
45
pero cada vez hay ms conciencia de la
importancia de las buenas comunicaciones para
favorecer al proyecto
http://www.benchmarklearning.com/COMMUNITIES/softskills/projectmanagement.aspx/
33% entiende que debe
mejorar sus habilidades
de comunicacin,
Otro 29% lo enfoca al
coaching, que tambin
requiere habilidades
comunicacionales
46
Las comunicaciones no deben dejarse para ms
adelante, ni hacerse de cualquier forma
Existe un momento para que la comunicacin sea
eficaz y eficiente
Desarrollar comunicaciones ineficientes son
improductivas y pueden perjudicar la percepcin y
expectativas de los stakeholders
(internos y externos)
Para que se cumplan en tiempo y forma:
Planificarse horas en la agenda personal y cumplirlas
Definir con tiempo las estrategias y las herramientas
(plan de comunicaciones)
Destinar recursos del equipo como apoyo para evaluar
la efectividad de las comunicaciones.
Conclusiones
Conclusiones
48
1. Conocer a los interesados (stakeholders)
2. Desarrollar estrategias de comunicacin con foco en
los Interesados
3. Usar la comunicacin para la gestin de los RRHH del
proyecto
4. Aplicar habilidades de comunicacin en forma efectiva
5. Dedicar tiempo a la gestin de las comunicaciones
Conclusiones
49
Los stakeholders son quienes nos dan informacin y
recursos clave, evaluando continuamente los resultados.
Las comunicaciones son la nica forma de relacionamiento
entre las personas
Las comunicaciones son la base del liderazgo, la motivacin,
la negociacin, la delegacin y otras tcnicas de direccin
del proyecto.
Para la comunicacin efectiva, son necesarias habilidades y
experiencia, que deben existir dentro del equipo del proyecto.
Las comunicaciones efectivas requieren de tiempo del
equipo, pero contribuyen efectivamente al xito del proyecto.
Muchas gracias
por su
atencin!
pmi.danielmato@gmail.com

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