1.1.

ETAPAS DE LA
COMUNICACIN
Teora de Sistemas
UNIDAD 1: LA NOCIN DE SISTEMA Y
CONCEPTO DE INFORMACIN
Comunicacin (Latn, communis): que puede traducirse como comn, en el
sentido de igual; la comunicacin iguala, acta como sistema de vasos
comunicantes de la informacin.
En todas las actividades de la ingeniera, especialmente en el proceso de diseo,
la comunicacin es muy importante pues a travs de ella, por ejemplo, pueden
mostrarse los avances de un proyecto en determinado momento, sustentar ante
un grupo tcnico los resultados obtenidos y finalmente enviar al departamento de
produccin las especificaciones detalladas de un diseo para su posterior
manufactura.
Una comunicacin exitosa entre todos los involucrados es un factor crtico de
xito para el proyecto. Los procesos de gestin de las comunicaciones manejan
los vnculos que existen entre los diferentes involucrados en el proyecto y la
informacin que estos necesitan para lograr una comunicacin exitosa.
Etapas de la Comunicacin
Proceso de Comunicacin
Emisor
Codificar
Canal
Decodificar Receptor
Ruido
Mensaje
Emisor: (Fuente). Inicia el proceso de comunicacin
Receptor: es la persona, que recibe el mensaje a travs de sus sentidos
Codificacin: el emisor traduce la informacin que transmitir , a una serie de
smbolos.
Decodificacin: el receptor interpreta el mensaje y lo traduce a informacin.
Ruido: factores que alteran, confunden o interfieren en la comunicacin
Para que exista comunicacin debe existir un emisor, un receptor, un mensaje y
un canal a travs del cual se enviar el mensaje. Si alguno de estos elementos
falla, se dice que se ha producido una interferencia y no podr establecerse la
comunicacin. Para enviar un mensaje se debe utilizar un cdigo comn al
emisor y al receptor.
Comunicacin con interferencias
El ruido interno se origina durante los procesos de codificacin y decodificacin;
el externo se genera durante el proceso de transmisin de la seal. Ambos
actan sobre el mensaje distorsionndolo de modo que el mensaje recibido es
diferente del mensaje enviado
Ejemplo de Comunicacin
Un arquitecto recibe el encargo de desarrollar un proyecto urbanstico poco
comn, que debe incluir elementos que den la sensacin de estar en el futuro
usando medios tecnolgicos ms avanzados en comunicaciones, transportes,
vivienda, recreacin, entre otros. El arquitecto elabora varios modelos, buscando
que recojan la idea que l tiene en su cabeza de cmo debe ser el proyecto.
Finalmente entrega el proyecto final que ser construido, concebido como la
solucin ms cercana a lo solicitado.
En el proceso de codificacin se han introducido elementos del tiporuido interno.
En el extremo del receptor se tiene una situacin similar, el receptor en este caso
los usuarios perciben el mensaje que transmite el proyecto en forma distinta:
cada uno interpreta (descodifica) de manera diferente.
Factores de Influencia en la Comunicacin
Habilidades de la Comunicacin
Comunicacin Organizacional
Funciones
Control: del comportamiento humano
Motivacin: al esclarecer lo que hay que hacer, cmo lo estn haciendo y cmo
mejorar
Expresin emocional: de sentimientos y satisfaccin de necesidades sociales.
Informacin: para tomar decisiones.
SEXO
RELIGION
RAZA
EDAD
NACIONALIDAD
EDUCACION
ROLES
CLASE SOCIAL
OTROS
Filtros
Direcciones de la Comunicacin
Comunicacin Vertical: aquella que sube o baja por la estructura
jerrquica formal.
Comunicacin Lateral: aquella que se da entre departamentos de una
organizacin. Habitualmente sigue el flujo del trabajo y no la cadena de
mando.
Comunicacin Informal: aquella que se da dentro de una organizacin y
que no es sancionada formalmente.
Rumores: diversas rutas por las cuales pasa una comunicacin informal
dentro de una organizacin


Como mejorar los procesos de
comunicacin
La diferencia entre comunicacin efectiva y otra inefectiva puede
radicar en el grado en que las partes que se comunican manejen
debidamente cuatros aspectos del proceso de comunicacin:
Diferencias de la percepcin
Emociones
Incongruencias entre la comunicacin verbal y no verbal.
La confianza o desconfianza previa de las partes.
Variables que inhiben la
Comunicacin Interpersonal:


Filtracin
Percepcin Selectiva
Emociones
Lenguaje

Barreras que se presentan en
la comunicacin:









1.2-6. INFORMACIN,
DATO, TOMA
DECISIONES, ENTROPA
Teora de Sistemas
UNIDAD 1: LA NOCIN DE SISTEMA Y
CONCEPTO DE INFORMACIN
RAE Accin o efecto de informar e informarse.
Wikipedia: La informacin es un conjunto organizado de datos procesados,
que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o
sistema que recibe dicho mensaje.
Es el significado que le otorgan las personas a las cosas. Los datos se
perciben mediante los sentidos, estos los integran y generan la informacin
necesaria para el conocimiento quin permite tomar decisiones para realizar
acciones.
La relacin indisoluble que se establece entre la informacin, el conocimiento,
el pensamiento y el lenguaje, se explica a partir de comprender que la
informacin es la forma de liberar el conocimiento que genera el pensamiento
humano.
Dicha liberacin se produce mediante el lenguaje (oral, escrito, gesticular, etc.)
un sistema de seales y smbolos que se comunican de alguna manera.

Concepto de Informacin
Crear una idea o nocin, presentar, representar.
Es la clasificacin de smbolos y la relacin es la conexin.
Adquisicin del conocimiento.
Es una funcin de las relaciones de las respuestas posibles antes y despus
de haberlas recibido.
Es disminucin de la incertidumbre
Es un conjunto de datos que se presentan de forma inteligible al receptor.
Tiene un valor real o percibido para el usuario y se agrega a lo que ya conoca
respecto a un suceso o un rea de inters.
Se agrega conocimiento al receptor pero debe ser relevante para la situacin
en la cual se aplicara.
Concepto de Informacin
La informacin y algunas interrogantes:

Cun dependientes somos de la informacin?

Qu sucedera si en una organizacin desapareciera la informacin?

Qu rol juega la informacin en nuestras vidas?

Qu tipos de informacin existen?
Concepto de Informacin
Nivel Estratgico
Nivel de
Administracin
Nivel de
conocimiento
Nivel Operativo
Directores o
administradores
de nivel superior
Gerentes o
administradores
medios
Ventas y
mercadotecnia
Trabajadores del
conocimiento y la
informacin
Gerentes
operativos
Manufactura Finanzas Contabilidad
Recursos
humanos
Tipos de Informacin
Son caractersticas que tienen significado para el usuario de cada elemento
de la informacin.

Exactitud
Forma
Frecuencia
Extensin
Origen
Temporalidad
Atributos de la Informacin
Exactitud
La informacin es cierta o falsa, exacta o inexacta.

la informacin representa la situacin o el estado como realmente es.?
La informacin inexacta puede ser tratada por el usuaria como si fuera
exacta?
Ejemplo:
Un gerente recibe un informe donde errneamente muestra que las ventas
totales del mes es de 6 millones, el toma una decisin sobre ese informe
aunque esta sea inexacta, (realmente fueron 60 millones). Por tanto se
debe revisar dicha informacin.
Forma
Se clasifican en:
Cualitativa y Cuantitativa
Numrica y Grfica.
Impresa y Visualizada.
Resumida y Detallada.

Por lo comn la seleccin de alguna de las formas esta dada por la
situacin.


Frecuencia
La frecuencia es la medida de cuan a menudo se requiere, se recaba o se
reproduce.

Ejemplo:
La informacin para preparar la declaracin de impuesto, puede recopilarse
slo una vez al ao.
Extensin
El alcance de la informacin define su campo de accin. Alguna
informacin puede cubrir una amplia rea de inters. Otra puede tener una
esfera de accin muy reducida. El uso determina el alcance necesario.

Ejemplo:
Un amplio alcance de una informacin sobre ventas puede referirse a
todas las zonas de ventas de una compaa que tiene negocios en Estados
Unidos.
Un alcance reducido puede comprender nicamente una regin de una
compaa o una parte de su territorio.
Origen
La informacin se puede originar desde fuentes en la organizacin o fuera
de ella.

Ejemplo:
Desde gobierno o desde organizaciones de negocio.

Temporalidad
La informacin puede estar orientada hacia el pasado, hacia los sucesos
actuales, o hacia las actividades y sucesos futuros.

Ejemplo:
Las empresas examinan la informacin para planear contrataciones,
expansiones, desarrollos de nuevos productos, etc.

La informacin es la resultante de un
proceso en el mbito organizacional
En el mbito organizacional se puede decir que la informacin es la
resultante de un proceso mediante el cual un suceso se convierte en una
seal que puede afectar el comportamiento o provocar una reaccin en el
elemento que la percibe o es estimulado por una seal.
La informacin es la resultante de un
proceso en el mbito organizacional
La informacin es la resultante de un
proceso en el mbito organizacional
Suceso : Todo aquello que ocurre dentro de un sistema o de su entorno
inmediato, con la particularidad que ese cambio genera un cambio de estado
en la naturaleza del sistema (que definen las variables del sistema).

Seal : Estimulo que predispone a una persona o mquina a reaccionar
respectivamente, de determinada manera.

Dato : El registro en algn medio de un evento.

No todos los sucesos o eventos tienen el carcter de dato.
Un dato es potencialmente informacin, es decir, un dato es informacin slo si afecta
a las personas que lo reciben.

Decidir : Es elegir opciones frente a un conjunto de ellas, con informacin
incompleta
La informacin es la resultante de un
proceso en el mbito organizacional
Los datos se convierten en informacin cuando se les transforma para
comunicar un significado o proporcionar un conocimiento.











Pero paradjicamente, lo que es informacin para una persona puede no
serlo para otra.

Saldo inicial $36
Retiro $100
Retiro $36
Transformacin por
procesamiento
Cul es el saldo final?

Informacin:
Sobregiro de $4.997
Cuenta Corriente
Informacin creada:
- La cuenta esta sobregirada;
- Tomar las medidas correspondientes.
Tipos de Decisiones
En las empresas las decisiones se toman de diferentes maneras:

1. Decisiones programadas
2. Decisiones no programadas
Dentro de ellas podemos configurar dos tipos:

1. Decisiones Estructuradas
2. Decisiones no Estructuradas
Tipos de Decisiones
1. Decisiones programadas. Son aquellas medidas rutinarias o
repetitivas, en donde la empresa puede realizar tareas especficas y
tomarlas.

Ejemplo: El amperaje de la corriente elctrica en un proceso de
Electrodepositacin bajo el nivel, recomendado. Llevar a cabo
protocolo establecido.

2. Decisiones no programadas. Son aquellas que no se toman muy
frecuentemente y que son nicas. (Se toman para resolver
problemas).

Ejemplo: Un empresario, para elaborar los productos, requiere
de materia prima, y sta se la compra a un proveedor, suponga
que no tiene los materiales en existencia. Qu hara en ese
momento? Tendra que tomar una decisin que no se haba
programado; adems de decidir si compra los materiales con
otro proveedor.
Tipos de Decisiones
Una decisin estructurada es aquella en la cual la generacin de
alternativas y la seleccin de una de ellas se realiza siguiendo reglas
pre-fijadas.

Una decisin no estructurada es aquella en la cual tales reglas no
existen.

Ejemplo:
Una persona solicita un prstamo en un banco. El gerente de crdito
aprobar o no el otorgamiento del servicio dependiendo si el cliente
cumple o no con los requisitos y garantas prefijadas.

Un detective puede seleccionar una de tres pistas para continuar la
investigacin de un crimen.

Un alumno que esta terminando 4medio debe decidir a qu carrera
postular.

Medicin de la Informacin
Los estudios realizados por diferentes autores para desarrollar sus anlisis
informtricos se han incrementado notablemente en los ltimos aos. No
abundan en la literatura sobre el tema textos que aborden la aplicacin de
las mtricas en el entorno digital desde un punto de vista terico o
conceptual. La mayora de los trabajos que se encuentran constituyen
anlisis de algunos indicadores que permitan identificar el comportamiento
de determinados fenmenos que sirven de base para tomar decisiones.
Medicin de la Informacin
La siguiente lista recoge los indicadores ms frecuentes empleados para el
anlisis mtrico de los recursos digitales que sustentan la informacin en
diversos trabajos sobre la temtica.
Medicin de la Informacin
Indicadores de tipologa de sitios -sitios acadmicos, comerciales, de
sectores pblicos o privado.
Indicadores de tamao, en sus dos variantes, tamao documental -nmero
total de pginas comprendidas en un dominio) o tamao informtico -
tamao en bytes de una Org Web.
Indicadores de densidad, tambin tiene dos variantes, densidad
hipertextual -media de enlaces por pgina- y densidad multimedia -media
de objetos multimedia por pgina.
Indicadores de tipos institucionales -cantidad de pginas en determinados
sectores.
Indicadores regionales.
Indicadores idiomticos.
Medicin de la Informacin
Indicadores de profundidad -nmero mximo de niveles de una Org.
Indicadores de luminosidad -total de enlaces emitidos desde una Org.
Indicadores de visibilidad -nmero total de enlaces externos diferentes
recibidos por una Org, existen variantes para calcular la visibilidad nacional
con lmite a los enlaces recibidos en el mismo pas, etctera.
Indicador de navegabilidad -nmero total de enlaces internos respecto al
total de pginas.
Indicadores de validez hipertextual -porcentaje de enlaces vlidos respecto
al total.
Indicador de diversidad -distribucin de las caractersticas de los enlaces
recibidos por una pgina.
Medidas de popularidad -nmero y distribucin de las visitas recibidas en
un plazo determinado.
Indicadores de impacto -resultado de dividir el nmero total de enlaces
externos diferentes recibidos por una Org por su tamao expresado en
nmero de pginas.
Indicadores para el estudio del comportamiento de usuarios en la
recuperacin de informacin.
Toma de Decisiones en Organizaciones
Para la toma de decisiones un administrador necesita informacin. Como
esta es muy variada, y para poder ser entendida, debe ser reducida, filtrada.
As tambin, las decisiones que tome el Administrador deben ser traducidas
en acciones concretas por la organizacin bajo su cargo. Las ideas son
ampliadas a acciones. Lo mismo ocurre con la informacin que sale hacia
el medio.
Toma de Decisiones en Organizaciones
LA REDUCCIN es llevada a cabo por filtros de informacin, que
seleccionan aquellos datos que son tiles y relevantes para el
administrador, y lo llevan a un nivel comprensible para ste. Un ejemplo de
esto son los Estudios de Mercado, que toman informacin sobre
preferencias especficas de ciertos grupos de consumidores sobre
productos particulares; toman la complejidad de los gustos y preferencias
de la poblacin y los reducen a datos estadsticos, claros y de interpretacin
directa para un gestionador.
Toma de Decisiones en Organizaciones
LA AMPLIFICACIN es necesaria para llevar a cabo las decisiones
tomadas por el ente regulador. Nuestro sistema debe permitir la
amplificacin. Un ejemplo es lo que sucede con el operador de una gra.
Este operador, a travs de un control mecano elctrico, es capaz de
generar una cantidad de esfuerzo, que finalmente se traduce en levantar
una carga varias veces mayor a la capacidad propia.
Modelo Filtro-Amplificador en Organizaciones
Se puede entender en trminos de reductora de la informacin, de lo que
ocurre a nivel de planta, al nivel de las tareas elementales, minimizndolas
al nivel del ejecutivo, que las est utilizando. A la vez, es la Estructura
organizacional la encargada de transmitir las decisiones, las acciones, al
nivel ms amplio de la organizacin.
Los ejecutivos, mediante estas conversaciones, deben lograr generar en
otras personas el nivel de motivacin y compromiso necesario para cumplir
ciertas tareas especficas, para lograr sus propsitos. Si se logra este
compromiso, estas personas se transforman en amplificadores de gran
potencial.
Modelo Filtro-Amplificador en Organizaciones
El ejecutivo mismo y su capacidad de percepcin y el estilo cognitivo (del
conocimiento o relacionado con el), las habilidades para formar modelos de
sistemas, sus habilidades de poder conocer lo que est sucediendo en su
alrededor, son un tipo de atenuadores y filtros. Distintas personas tienen
distintas habilidades para recibir y procesar informacin, elaborando a partir
de ellas un diagnstico y as poder comprender lo que sucede en el
entorno. De esta forma, el estilo cognitivo, genera distintas formas de
amplificacin como de atenuacin de la complejidad de la informacin
Estrategias del manejo de informacin en las
organizaciones
Segn su estructura organizacional: Centralizada y Descentralizada.
El supuesto bsico es que la estructura es ms efectiva en la medida en
que implique una mayor distribucin de las necesidades de informacin.
Una organizacin que tiene una capacidad y una estructura, que permite
que todos sus elementos humanos participen y contribuyan en el desarrollo
organizacional al mximo de sus recursos, y desarrollando al mximo sus
potencialidades, es una organizacin ms efectiva que la que no cumple
con este requisito.
Estrategias del manejo de informacin en las
organizaciones
Una organizacin excesivamente centralizacin conlleva a la ineficiencia y
al no desarrollo del potencial humano que podra alcanzarse otorgando
grados de libertad e incentivos a la creatividad a los miembros.
En una organizacin excesivamente descentralizada el administrador corre
el riesgo de perder el control y generar individualismo en los miembros.
Estrategias del manejo de informacin en las
organizaciones
La efectividad de la comunicacin en una organizacin es funcin de cuatro
aspectos fundamentales:

El uso de canales relevantes de comunicacin (formales).
La conciencia personal acerca de los compromisos acordados al conversar
(cumplirlos).
La capacidad personal de evaluar el significado de la informacin que se
recibe.
La habilidad personal en obtener informacin vlida (evitar prejuicios).
.
Estilos de comunicacin en ejecutivos
Segn el estilo cognitivo de la persona, es decir, la manera que posee para
percibir, pensar y decidir. Tambin inciden en esta eleccin el rol que tiene
la persona en la organizacin y la estructura organizacional misma.
Ejecutivos Sensitivos: son los que necesitan constatar las cosas por hechos
tangibles, ver para creer. Requieren tener ms informacin, detallada y
tangible, y a la vez, se encuentran ms inmersos en las tareas de las cuales
estn encargados.
Ejecutivos Intuitivos, utilizan la intuicin para ver una situacin de manera
ms completa. Necesitan menos informacin y de carcter global, perciben
sus tareas de una forma integral y estn ms ligados al mundo exterior que
a sus tareas mismas.
Estos a su vez determinan distintos estilos de control y de relaciones con
las tareas que debe desempear el administrador en la organizacin
Entropa e Informacin en Organizaciones
La Ley de la entropa, es un concepto que llega a partir de la segunda ley
de la termodinmica. Segn esta ley, los sistemas, en general, tienen la
tendencia a alcanzar su estado ms probable. En otras palabras, existe una
tendencia natural de los cuerpos a pasar de distribuciones menos probables
a otras ms probables. Ahora bien, en el mundo real, el estado ms
probable de esos sistemas es el caos, el desorden y la desorganizacin.
Desde un punto de vista organizacional, la entropa es una medida de
desorden, y la informacin es una medida de organizacin.
Ahora bien, la informacin, como tal, puede considerarse como una
disminucin de la incertidumbre o del caos y, en este sentido, la informacin
tiende a combatir la entropa; la informacin es, pues neguentropa.
La informacin permite al decisor tener eficacia en su tarea lo cual
consiste en el logro del control del sistema
Entropa e Informacin en Organizaciones
Segn el Dr. Drechsler, demostr que un sistema se encuentra en su
mxima entropa cuando las probabilidades de pasar de un estado 1 a uno
2, a uno 3 a uno N, son las mismas, es decir, cuando

P(1) = P(2) = P(3) = P(4) . = P(N)= 1/N
Entropa e Informacin en Organizaciones
Por ejemplo, si estamos dentro de una pieza completamente obscura y se
nos pide encontrar una moneda que est en el suelo, las probabilidades de
que se encuentre en algn punto determinado (una esquina), es igual a la
probabilidad de que se encuentre en cualquier otro punto (cerca de la
ventana, bajo una mesa, etc.) En efecto, la moneda puede estar en
cualquier parte. En ese momento, nos encontramos en un estado de
mxima entropa o incertidumbre total; no sabemos qu hacer.
Pero si la moneda, al caer al suelo ha sonado, este sonido es una
informacin que recibimos y que nos indica una cierta rea del suelo donde
podra estar la moneda. Esta informacin hace variar las probabilidades.
Ahora sabemos positivamente que la moneda est cerca de la puerta, por lo
tanto, las probabilidades de ese sector aumentan, mientras disminuyen las
probabilidades de que la moneda se encuentre en otros sectores; incluso,
algunas de stas se hacen cero (sabemos que no est cerca de la mesa ni
cerca de la ventana).
Entropa e Informacin en Organizaciones
Las relaciones entre informacin y entropa se resumen en la siguiente tabla
y fue extrada del artculo del Dr. Miller. En ella Se indica la existencia de
una serie de pares de antinomia: un miembro de ellos se asocia con el
concepto de informacin y el otro con el concepto de entropa.
Algunos de estos pares estn formados por trminos tcnicos precisos;
otras son palabras de sentido comn que pueden ser muy vagas.
Entropa e Informacin en Organizaciones
El Control y el rol de la informacin
Por ejemplo, Si el sistema supera su capacidad de absorber variedad, la
informacin se transforma en un flujo entrpico.
El valor de mnima entropa corresponde a aquel donde la capacidad de un
conductor de absorber variedad llega a un mximo.
Todos estos conceptos encierran el proceso de control.