LA APLICACIN ACCESS DE MICROSOFT:

PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Traduccin realizada por EDUTEKA del Artculo
original Q&A With Microsoft Access escrito por
Da!id M" Marco!itz # pu$licado en el %&'ero ( del
)olu'en (* de la re!ista +earning & +eading ,ith
Technolog# -http.//,,,"iste"org/++/(*/(/inde0"cf'1"
Da!id Marco!itz es profesor asistente # coordinador
del progra'a de graduados en tecnologa educati!a
en la uni!ersidad de +o#ola2 Mar#land" 3eci$i su
doctorado en tecnologa educati!a de la Uni!ersidad
de 4llinois2 Estados Unidos"
Una Base de Datos puede ser una herramienta extremadamente verstil para el
aula de clase, en especial si usted puede aprovechar el poder de las opciones de
consulta que ofrece la aplicacin Access de Microsoft. El proyecto que a
continuacin descriimos utili!a un e"emplo de alimentos y nutricin que puede
adaptar para utili!arlo en su aula.
Uno de los o"etivos de la instruccin de las ciencias naturales y de las ciencias
sociales en todos los #rados escolares es ense$ar a los estudiantes a formular y
responder pre#untas. %ecesitamos una herramienta que nos ayude a encontrar las
respuestas cuando las pre#untas incluyen #ran cantidad de datos. En al#unos
casos, la me"or herramienta es una Base de Datos, ya que le permite, asndose
en sus datos, reali!ar clculos& ordenarlos y seleccionar al#unos de acuerdo a los
criterios que usted estale!ca.
Este art'culo en el que se utili!a Access de Microsoft, sirve para hacer una
introduccin a al#unas de la funciones poderosas que ofrecen las Bases de Datos.
Aunque se usa un e"emplo de ciencias para mostrar cmo se hacen consultas para
calcular, ordenar y seleccionar datos, esta herramienta se puede usar con muchas
materias del curr'culo.
(i necesita ayuda para comen!ar a usar Access, vaya al final de este art'culo, all'
encontrar enlaces a varios manuales en castellano con informacin paso a paso de
cmo iniciar su primera Base de Datos, adems de e"ercicios y lecciones ms
extensas. )%ota del Editor* Adems, puede descar#ar la Base de Datos con el
e"emplo desarrollado en este art'culo en versin Microsoft Access +,,,, haciendo
clic aqu' -.
.os estudiantes pueden construir una ase de datos con los valores nutritivos de
una variedad de alimentos )/-. 0ueden usar sus Bases de Datos tanto para formular
pre#untas sore alimentos que son y no son saludales como sore sus propios
hitos alimenticios. El e"emplo que presentamos en este art'culo se limita a
mostrar cmo se formulan pre#untas en Access, pero usted puede expandir su Base
de Datos y explorar nuevas formas de relacionar esta y otras, a su curr'culo.
1omen!amos creando una Base de Datos limitada de los alimentos y su valor
nutritivo 23i#ura /4. Una ve! est lista la 5ala usted puede comen!ar a formular
al#unas pre#untas interesantes.
Figura 1. Tabla de Alimentos
CONSULTAR
El poder de las Bases de Datos verdaderamente se manifiesta cuando usted
comien!a a hacer pre#untas 21onsultas4. .a primera pre#unta que queremos hacer
es sore cada uno de los re#istros de nuestra Base de Datos. (i queremos saer
comparando #ramo a #ramo cul es el alimento que contiene ms prote'nas,
deemos saer que tanta prote'na por #ramo tiene cada alimento. 6amos a
necesitar entonces pidir nuestro campo de 0rote'nas por nuestro campo de 0eso.
Mirando su tala 7Alimentos8, ha#a clic en 7cerrar ventana8 9:; /< para re#resar a
la ventana principal de la Base de Datos. =a#a clic en el otn de consultas 9+<.
Dee aparecer una ventan que ten#a al menos un par de opciones para crear
consultas 9/+< pero nin#una consulta creada.
)%ota del Editor* .os n>meros que aparecen entre llaves 9x< permiten estalecer
una relacin entre las opciones descritas en el texto y las im#enes. .a Base de
Datos con el e"emplo 2Microsoft Access +,,,4 puede ser descar#ada haciendo clic
aqu'-.
TACCESS2.BMP
Figura 2. Ventana de Consultas
=a#a clic en 7%uevo8 9?< para crear una consulta. =a#a clic en 76ista Dise$o8
2Desi#n 6ie@4 y lue#o clic en 7Aceptar8 para comen!ar a crear una consulta. 3'"ese
que las 1onsultas tienen como las 5alas 76ista Dise$o8 y 76ista =o"a de datos8
2Datasheet 6ie@4 y, esta >ltima, luce casi idAntica, tanto para 1onsultas como para
5alas 9//<. 0ara continuar, necesitamos notificarle a Access que requerimos de los
datos almacenados en la 5ala 7Alimentos8 que acaamos de crear. Aparece una
ventana emer#ente 2pop;up4 que muestra las 5alas creadas 2solo dee estar la
5ala 7Alimentos84 9B<. =a#a clic en la 5ala 7Alimentos8 9C< para seleccionarla y a
continuacin ha#a clic en el otn 7A#re#ar8 9D<. 1ierre la 6entana emer#ente para
mostrar 5alas haciendo clic en el otn 71errar8 9E<. (u pantalla dee aseme"arse
a la 3i#ura ?.
Figura 3. Inicio de la creacin de una Consulta
En el orde superior de la ventana existe una ca"a de despla!amiento 9F< con la
lista de todos los campos de la 5ala 7Alimentos8. En la parte inferior de la pantalla
hay varias columnas 9G<. Arrastre cada uno de los campos, de la lista uicada en la
parte superior 9F<, y suAltelos en las columnas uicadas en la parte inferior 9G<.
Usted puede utili!ar la arra de despla!amiento de la parte inferior 9/,< para
aumentar el recorrido y ver un mayor n>mero de columnas cuando haya llenado las
que puede ver. 1uando haya hecho lo anterior su pantalla dee verse como la
3i#ura B. 1ada columna tiene el nomre del campo y la 5ala de la que proviene
ese campo. En nuestro caso, todos los campos vienen de la 5ala 7Alimentos8.
Figura !. Cam"os adicionados a la Consulta
En el men> 76er8 9//<, seleccione 76ista =o"a de datos8. (u consulta dee verse
i#ual a la 76ista =o"a de datos8 de la 5ala porque usted simplemente solicit que
se mostraran todos los campos en la tala 7Alimentos8. (eleccione 76ista Dise$o8
del men> 76er8 9//< para re#resar a la consulta y poder formular una pre#unta
ms interesante.
CALCULAR
Access tiene varias formas de reali!ar clculos. .os usuarios avan!ados pueden
querer reali!ar clculos en sus 7Hnformes8 9/?<, pero lo primero que vamos a
hacer, es reali!ar clculos en una 1onsulta. .a venta"a de utili!ar una consulta es
que usted fcilmente puede asar otras consultas en los clculos que reali!a y si
usted quiere tener un resultado sofisticado de un 7Hnforme8, usted tamiAn puede
asar el 7Hnforme8 en la consulta.
En la 76ista Dise$o8 de la consulta, desplcese hacia la derecha 9/,< hasta que
pueda ver la primera columna vac'a. =a#a clic en el otn derecho del ratn
2Mouse4 en la ca"a 7campo8 9/B< y seleccione 7Ioom...8 2acercar4 del men>. Esta
operacin are una ventana mayor que facilita escriir expresiones ms lar#as.
Escria lo si#uiente* 0rote'na por Jramo* )0rote'nas- K )0eso-.
70rote'na por Jramo8 va a ser el nomre de la columna 2act>a como si fuera el
nomre de un campo4. .o que viene despuAs de los dos puntos 2*4 es una frmula
para calcular la prote'na por #ramo. Esta frmula puede tener cualquier expresin
matemtica, incluyendo al#unas que utili!an funciones matemticas poderosas que
vienen con Access. (u pantalla dee verse como la 3i#ura C.
Figura #. $oom "ara digitar %rmulas.
Ase#>rese de escriir los nomres de los campos 20rote'nas y 0eso4 en la forma
exacta en que los escrii cuando cre los campos. Access es exi#ente con el
deletreo correcto. Ase#>rese adems, de que los nomres de sus campos estn
dentro de corchetes )- ya que estos le indican a Access que se trata de nomres de
campos. 1uando finalice lo anterior, ha#a clic en 7Aceptar8 9/C<. Ahora corra
nuevamente su consulta esco#iendo 76ista =o"a de datos8 del men> 76er8 9//<.
(u consulta dee verse i#ual a la de la primera ve! que usted la corri, excepto que
usted tiene ahora una columna nueva. Esta columna se titula 70rote'na por Jramo8
9/D< y contiene el resultado se sus clculos para cada uno de los alimentos. (u
consulta dee verse como la 3i#ura D.
Figura &. Consulta con el resultado de sus c'lculos.
A continuacin, se limita el n>mero de posiciones decimales que se muestra en el
campo 70rote'na por Jramo8. Le#rese a la 76ista Dise$o8 2seleccionando 76ista
Dise$o8 del men> 76er8 9//<. Mprima el otn derecho del ratn en la columna
70rote'na por Jramo8 y esco"a 70ropiedades8 en el men> que aparece. =a#a clic en
la ca"a de 73ormato8 y cmiela a 73i"o8. .ue#o ha#a clic en la ca"a 7.u#ares
Decimales8 y cmiela a + posiciones decimales 2ver 3i#ura E4. Esto hace que la
columna 70rote'na por Jramo8 se vea como en la 3i#ura F.
Figura (. Pro"iedades del cam"o calculado
=a#a clic en la ca"a 71errar8 9/E< de la ventana que aparece en la 3i#ura E y
re#rese a la 76ista =o"a de datos8. Dee verse exactamente i#ual que en la 3i#ura
D, excepto que todos los re#istros de la columna 70rote'na por Jramo8 9/D<
muestran dos d'#itos despuAs del punto decimal.
=a#a clic en la ca"a 71errar8 9/F< de la ventana 23i#ura D4 y clic en 7('8 cuando le
pre#unte 7NDesea #uardar los camios en el dise$o de la consulta Oconsulta /P:8.
Dele un nomre que ha#a sentido a la consulta tal como 71lculo de 0rote'nas8.
Usted dee ver ahora 71lculo de 0rote'nas8 listado como una consulta en la Base
de Datos. 0ara verificar que su 5ala 7Alimentos8 todav'a existe, ha#a clic en el
otn 75ala8 9/G< y ver que la 5ala se encuentra listada all'.
Ahora que ha a$adido un campo calculado, puede crear una nueva 1onsulta o
a$adir ese campo a la 1onsulta que acaa de hacer. 1ree un 'ndice de nutricin,
sumando 76itamina 18, 71alcio8 y 70rote'nas8, y restando las 71alor'as8 y 7Jrasas8.
Entre ms alto el n>mero, ms saludale la comida. 1laro est que este n>mero no
ser'a un 'ndice de nutricin real, as' que puede a"ustar estos n>meros, por e"emplo
multiplicando las #rasas por /, y pidiendo el calcio por C, o multiplicando otros
n>meros por al#>n factor. =a#a que su clase cree una frmula para representar
todos los elementos nutricionales en su ase de datos, para que puedan decidir
cuales son las comidas ms saludales.
ORDENAMIENTO
%o se dee pensar que los re#istros en su Base de Datos estn or#ani!ados de un
modo particular. Estn en el orden en que fueron adicionados, que posilemente no
ser el ms >til. .a opcin 7ordenar8 le permite or#ani!arlos del modo que desee.
En el caso de una Base de Datos de /, comidas, puede que no sea necesario, pero
ima#ine que su Base de Datos incluye cientos o miles de comidas. De repente, el
ordenamiento automtico se vuelve crucial.
Access le ofrece varias maneras de or#ani!ar un documento. .a ms sencilla es en
la 76ista =o"a de datos8. 0ulse el otn derecho del ratn sore el campo que quiera
ordenar, y esco"a en el men> que aparece* 7Mrden ascendente8 9+,< 2del valor ms
a"o al ms alto4 o 7Mrden descendente8 9+,<2del valor ms alto al ms a"o4.
0ara responder nuestra pre#unta de cual comida contiene la mayor cantidad de
prote'na en proporcin a su masa en #ramos, podemos simplemente or#ani!ar los
re#istros de acuerdo al campo 70rote'na por Jramo8. 6iendo la 1onsulta en la 76ista
=o"a de datos8, pulse el otn derecho en 70rote'na por Jramo8 y eli"a 7Mrden
descendente8. As' encontrar que el 0ollo frito tiene la mayor cantidad de prote'na
por #ramo entre todas las comidas en nuestra Base de Datos 23i#ura F4.
Figura ). *rden descendente
Este modo de or#ani!acin funciona muy ien cuando solamente se quieren
ordenar los re#istros de acuerdo a un campo, pero no cuando se requiere una
or#ani!acin ms comple"a, asada en dos o ms campos. 0or e"emplo, puede que
al ordenar los re#istros de acuerdo a un campo le sal#an varios en el mismo lu#ar,
que ser'a el caso si el campo es el nomre, y varias personas en la Base de Datos
tienen el mismo nomre. As', resulta >til or#ani!arlos tamiAn de acuerdo al
apellido 2todos los QosA estn "untos, pero va antes QosA 0Are! que QosA Lodr'#ue!4.
0ara llevar a cao un ordenamiento comple"o, necesitamos otra 1onsulta. 6aya a la
ventana principal de su Base de Datos 23i#ura +4, ha#a clic sore 71onsulta8 9+<y
lue#o pulse sore el otn 7%uevo8 9?< para otener una nueva 1onsulta.
(eleccione 76ista Dise$o8 y pulse sore 7Aceptar8. Access le pre#untara en cules
5alas o 1onsultas quiere asar esta nueva 1onsulta. 0uesto que queremos ver
todos nuestros datos, incluyendo nuestro clculo de prote'na por #ramo, podemos
asarla en la 1onsulta 81lculo de 0rote'nas8 que creamos anteriormente. En la
ventana emer#ente 7Mostrar 5ala8 9+/<, pulse sore 71onsultas8 9++<, lue#o
sore 71lculo de 0rote'nas8 y por >ltimo 7A#re#ar8 9D<. Ahora cierre la ventana
emer#ente 7Mostrar 5ala8 9E<. =asta ahora, el proceso es el mismo que se#uimos
para crear la 1onsulta 71lculo de 0rote'nas8, slo que nos estamos asando en
aquella 1onsulta en ve! de asarnos en la 5ala 7Alimentos8.
Es posile que usted quiera llevar campos de la mitad superior de la pantalla 9+?<
a una columna en la mitad inferior 9+B<. %o tiene que incluir todos los campos.
0ara mostrar solamente al#unos, arrastre los campos que desea a las columnas en
la parte inferior. 1uando camie a 76ista =o"a de datos8 solamente aparecern en
esta 1onsulta los campos que a$adi en las columnas de la parte inferior.
.a tercera fila de las columnas en la parte inferior se llama 7Mrden8 9+C<. (i oprime
en la l'nea 7Mrden8, para cualquier campo, le aparecer un men> 9+D<. Del men>
podr ele#ir 7Ascendente8, 7Descendente8 o 72sin ordenar48 23i#ura G4. Esco"a
7Ascendente8 para el campo 7Medida 1om>n8. Le#rese a 76ista =o"a de datos8
eli#iendo 76ista =o"a de datos8 en el men> 76er8. Ahora dee poder ver todos los
re#istros or#ani!ados por Medida 1om>n 23i#ura /,4.
Figura +. *rdenar in%ormacin con una Consulta
Figura 1,. -esultado de un ordenamiento sim"le
Desafortunadamente, a>n tenemos un prolema con el rcoli, el "u#o de naran"a,
la leche entera, y la leche descremada 2+R de #rasa4. 5odos tienen la misma
medida com>n. A$adiremos un se#undo criterio para el orden* 0eso. Le#rese a
76ista Dise$o8 y pulse en la fila 7Mrden8 para el campo 70eso8. Access lo usar como
el criterio principal. (in emar#o, slo queremos usar los valores de peso para
definir el orden en el caso de los re#istros con i#ual 7Medida 1om>n8. El campo que
apare!ca primero en 76ista Dise$o8 ser el primer criterio de la or#ani!acin. (i
queremos usar 7Medida 1om>n8 como primer criterio y 70eso8 como se#undo,
deemos uicar el campo 7Medida 1om>n8 antes del campo 80eso8 en 76ista
Dise$o8. 0ara lo#rarlo, vaya a 76ista Dise$o8 y pulse sore la columna 8Medida
1om>n8 para seleccionarla. Arrstrela hacia la i!quierda de la columna 80eso8, y
suAltela ah'.
A>n con estos dos criterios, tenemos un empate entre los dos tipos de leche. (i el
orden en que aparecen es importante, necesitamos un tercer criterio.
(i quiere que 8Medida 1om>n8 apare!ca despuAs de 80eso8, pero si#a siendo el
criterio principal para la or#ani!acin, puede arrastrar sus campos en 76ista =o"a de
datos8& el orden en esta vista determina cmo se ven los campos. El orden en que
estn en 76ista Dise$o8 es el que determina el orden de importancia de los
criterios.
Mprima la ca"a 71errar8 9/F< de la 1onsulta, y eli"a 7(i8 cuando le pre#unte si
quiere #uardar los camios. Jrelo a"o un nomre ra!onale, como 7Mrden por
Medida 1om>n8. Ahora dee ver dos 1onsultas en la ventana principal de su ase
de datos* 7Mrden por Medida 1om>n8 y 71lculo de 0rote'nas8. Amas 1onsultas
tienen los mismos datos, pero 71lculo de 0rote'nas8 no tiene los datos ordenados
por 7Medida 1om>n8. 0uede definir varias 1onsultas diferentes para ordenamientos
diferentes. 0or e"emplo, puede que quiera ver cules son las comidas con ms
#rasa, o cules tienen el mayor contenido de 6itamina 1.
SELECCIN
En ocasiones, usted solo desea ver al#unos re#istros. 0or e"emplo, puede que solo
quiera considerar las comidas con menos de / #ramo de #rasa por porcin. 1on
slo /, comidas, esto es fcil sin una ase de datos. 0ero con un n>mero #rande se
hace evidente el poder de Asta herramienta.
En Access, las selecciones tamiAn se hacen a travAs de una 1onsulta. Ara una
nueva 1onsulta en 76ista Dise$o8 y use todos los campos de la 1onsulta 71lculo de
0rote'nas8. Mserve que a"o cada campo, esta la fila 7Mrden8 9+C< 2que utili!amos
para cuadrar los criterios de orden4. Ba"o la fila Mrden est la fila 7Mostrar8
2i#nrela4. Ba"o la fila 7Mostrar esta la fila 71riterios8 9+E<. Es aqu' donde uicamos
nuestros criterios de seleccin.
En la fila 71riterios8 , se pueden introducir frmulas para limitar los re#istros que
mostrar la 1onsulta. Estas frmulas pueden ser sencillas o muy comple"as. Aqu'
su#erimos al#unos e"emplos 2cuando pruee uno, ase#>rese de orrar los criterios
de seleccin anteriores4.
Escria 7SBroccoli8 2sin las comillas4 en el campo 7%omre Alimento8. Esta le dar
todos los re#istros con el nomre de comida 7Broccoli8.
Escria 7Sleche8 en el campo 7%omre Alimento8. Esta no le dar resultado al#uno,
pues S usca un 'tem exacto, y nin#>n alimento se llama slo 7leche8.
Escria 7.echeT8 en el campo 7%omre Alimento8. Este criterio mostrar todos los
alimentos cuyo nomre comien!a con 7.eche8. El asterisco 2T4 es un comod'n, as'
que .echeT quiere decir .eche ms cualquier otra palara.
Escria 7U/,,8 en el campo 76itamina 18. Esta seleccionar todos los alimentos con
ms de /,,m# de vitamina 1.
Escria 7VS+.C8 en el campo 71alcio8. Esta le dar los alimentos con +,Cm# o
menos de calcio.
Escria 7TaT8 en el campo 7%omre Alimento8. Esta mostrar todos los alimentos
cuyo nomre incluye la letra a.
Es posile que tras introducir su criterio, Access lo modifique levemente. El
pro#rama requiere que sus criterios de seleccin estAn en un formato exacto 2con
comillas, espacios y caracteres especiales en los lu#ares exactos4, pero
normalmente puede descifrar lo que usted desea, as' que tras introducir su criterio,
lo alterar al formato que necesita.
=a#amos una pruea, creando una seleccin paso por paso. (i pro al#unas de las
formulas de arria, orre los criterios de seleccin 2arrastre el ratn por encima de
la formula y presione la tecla (uprimir4. 6amos a ele#ir aquellos alimentos que
tienen ms de ,,/ #ramos de prote'na por #ramo 2se#>n el campo 70rote'na por
Jramo84. (i no se encuentra en 76ista Dise$o8 esc"ala en el men> 76er8. (i su
ventana no es suficientemente amplia, avance hacia la derecha 9/,< para ver el
campo 70rote'na por Jramo8. 0ara este campo, en la fila 71riterios8 , teclee U./
23i#ura //4.
Figura 11. Consulta de seleccin
1amie a 76er =o"a de datos8, y ver tres re#istros* 7=uevos8, 7=amur#uesa
2comida rpida48 y 70ollo frito 2comida rpida, pechu#a48. Estas son las >nicas
comidas en nuestra ase de datos con ms de ,,/# de prote'na por #ramo 23i#ura
/+4.
Figura 12. -esultado de la seleccin
1ierre su 1onsulta y #rela a"o un nomre l#ico, como 7(eleccin por 0rote'na
por Jramo8. Ahora dee poder ver tres 1onsultas en la ventana principal de la ase
de datos 9/+<* 71lculo de 0rote'nas8, 7Mrden por Medida 1om>n8, y 7(eleccin por
0rote'na por Jramo8.
El uso de las 1onsultas para hacer selecciones es una herramienta muy poderosa,
pues se pueden ele#ir re#istros a partir de cualquier criterio que se esco"a. 0ara
selecciones sencillas asta hacer un ordenamiento y uscarlas en el lu#ar apropiado
de la lista, pero en el caso de selecciones ms comple"as 2especialmente aquellas
con dos o ms criterios4, esto no funcionar.
0or >ltimo, puede incluir criterios para varios campos a la ve! y puede tamiAn
a$adir criterios de orden para crear una 1onsulta muy comple"a. 0or e"emplo,
podr'a encontrar alimentos con alto contenido de prote'na y a"a #rasa uscando
aquellas con ms de + #ramos de prote'na y menos de C de #rasa, y puede
ordenarlas alfaAticamente mediante un ordenamiento.
CONCLUSIN
.as Bases de Datos son herramientas extremadamente >tiles para or#ani!ar
#randes cantidades de informacin& en este art'culo slo hemos rallado la superficie
de lo que pueden lo#rar. El e"emplo que utili!amos aqu' le explica como hacer una
sencilla Base de Datos de alimentos, pero usted puede usarlas para todo tipo de
informacin. 3cilmente puede crear una Base de Datos para reempla!ar su liro de
notas. (i sus estudiantes estn recolectando informacin sore insectos o rocas,
pueden introducirla en una Base de Datos y encontrar con facilidad cules insectos
tienen alas o se alimentan de frutas. 0ara or#ani!ar #randes cantidades de
informacin, no hay me"or herramienta que una Base de Datos.
MANUALES/TUTORIALES DE ACCESS
AulaClic. 1urso de Hntroduccin a Access +,,, 2formato =5M.4
http*KK@@@.aulaclic.esKaccess+,,,KfWacces+,,,.htm
Universia. Manual rpido para usuarios de Access 2formato DM1, comprimido
IH0, FCBXB4
http*KK@@@.universia.net.mxKcontenidosKtecnolo#iaKtutorialesKmsKaccess.!ip
Manual de Access GE 2formato =5M.4
http*KK@@@.unav.esKctiKmanualesKaccessGEKindice.html
.a Base de Datos con el e"emplo desarrollado en este art'culo 2Microsoft
Access +,,,4
http*KK@@@.eduteYa.or#Kdescar#asK3AZAccess.md