3.2.1.

Proceso de Auditora
La auditora de los recursos humanos supone utilizar una serie de instrumentos
y tcnicas para identificar y evaluar las directrices y polticas de recursos
humanos de una empresa.
No se trata nicamente de imaginar sistemas para calcular costes y
rendimientos, sino que es tambin una forma nueva de pensar en la gestin de
los recursos humanos. El fin es poseer un sistema de informacin que permita
comprobar lo que se hace en materia de recursos humanos y as ofrecer a la
direccin la informacin suficiente para facilitar la toma de decisiones en el
sector de personal, y una base para juzgar sus esfuerzos para mejorar su
capital humano.
Se puede definir dicho proceso como la metodologa que debe aplicar el
auditor interno en la ejecucin de las Auditoras, el que se sustenta en un
conjunto de herramientas y tcnicas que integran parte de los procedimientos
generales de su trabajo para la obtencin de informacin y los mtodos
analticos que emplear para alcanzar los objetivos previstos; la importancia de
ambos elementos, los requisitos de los mismos, sus propsitos y elementos
ms importantes a tener en cuenta en su confeccin para que demuestren las
afirmaciones del auditor. Su diseo se concibe para la obtencin de evidencias
suficientes, relevantes y competentes, base que garantiza la calidad de la
elaboracin del Informe de Auditora.
La Supervisin de las Auditorias constituye un aspecto de vital importancia
segn las tendencias actuales, por cuanto significa la comprobacin y
seguridad de que stas se hayan realizado cumpliendo con los principios y
normas establecidos para el ejercicio de la Auditoria y permiten evaluar la
correspondencia del dictamen emitido por el grupo de auditores con la situacin
real de la entidad auditada. Este tema ha constituido una necesidad identificada
a nivel internacional y en el contexto nacional se ha pronunciado el Ministerio
de Auditoria y Control por disear un procedimiento que permita determinar la
confiabilidad y calidad del trabajo realizado por entidades fiscalizadoras.
A nivel mundial se han presentado situaciones que han puesto en crisis el
criterio y el trabajo realizado por auditores que generan un deterioro del
prestigio del auditor y su independencia causados por la corrupcin y otros
tipos de fraudes de los cuales no deja de estar exento ningn pas.
PASOS DE AUDITORIA FINANCIERA
Teniendo en cuenta estas diferentes fases se proponen para cada una de ellas el diseo de los
procedimientos metodolgicos en seis pasos:
Primero: La comprobacin a realizar segn el programa de auditora.
Segundo: Los documentos fuentes que el auditor debe solicitar a la entidad acorde con el
objeto de revisin. (Adems de las que hacen referencias pueden considerarse otras de acuerdo
con las especificidades de la entidad auditada)
Tercero: Como, donde, a travs de que, realizar la comprobacin.
Cuarto: Las tcnicas de auditoras que son necesarias a aplicar de acuerdo con la comprobacin a
realizar.
Quinto: El contenido del papel de trabajo a disear.( Este se considera el contenido mnimo que
al menos debe tener el papel de trabajo sin ser intencin de la autora un diseo rgido de los
mismos, ya que el diseo del papel de trabajo depende en gran mediada del conocimiento,
experiencia y creatividad del auditor)
Sexto: La legislacin vigente a consultar referido al tema que se est comprobando



Clasificacin de las Auditoras.
De acuerdo con la filiacin del auditor, las Auditoras se clasifican:
Auditora Externa, que comprende la auditora estatal y la auditora
independiente.
Auditora Interna.
A su vez, la auditora estatal puede ser General o Fiscal.

Auditora Externa:
Es el examen o verificacin de las transacciones, cuentas, informaciones, o
estados financieros, correspondientes a un perodo, evaluando la conformidad
o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema
de control interno contable. Se practica por profesionales facultados, que no
son empleados de la organizacin cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.

Adems, examina y evala la planificacin, organizacin, direccin y control
interno administrativo, la economa y eficiencia con que se han empleado los
recursos humanos, materiales y financieros, as como el resultado de las
operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas
propuestas.

Fiscal.
Se denomina fiscal a la Auditora externa que se efecta por el Ministerio de
Finanzas y Precios, sus dependencias u otras entidades expresamente
facultadas por ste, con el objetivo de determinar si los tributos al fisco, se
efectan en la cuanta debida y dentro de los plazos y formas, establecidos.
(Corresponde a la Oficina Nacional de Administracin Tributaria ONAT
ejercer estas funciones).
Se denomina Auditora independiente a la Auditora externa que realiza una
sociedad civil de servicios u otras organizaciones a entidades privadas, mixtas,
otras formas de asociaciones econmicas, sector estatal y cooperativo,
organizaciones y asociaciones, personas naturales y jurdicas, que contraten el
servicio de la .Auditora Interna.
Se denomina Auditora interna al control que se desarrolla como instrumento
de la propia administracin y consiste en una valoracin independiente de sus
actividades; que comprende el examen de los sistemas de control interno, de
las operaciones contables y financieras y de la aplicacin de las disposiciones
administrativas y legales que corresponda; con la finalidad de mejorar el control
y grado de economa, eficiencia y eficacia en la utilizacin de los recursos;
prevenir el uso indebido de stos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina
en general.

De acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan, las
Auditoras pueden ser:
De Gestin u Operacional.
Consiste en el examen y evaluacin que se realiza a una entidad para
establecer el grado de economa, eficiencia y eficacia en la planificacin,
control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones
pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional de los
recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.

Financiera o de Estados Financieros.
Consiste en el examen y evaluacin de los documentos, operaciones, registros
y estados financieros de la entidad, para determinar si stos reflejan,
razonablemente, su situacin financiera y los resultados de sus operaciones,
as como el cumplimiento de las disposiciones econmico financieras, con el
objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestin econmico
financiera y el control interno.

Especial.
Consiste en la verificacin de asuntos y temas especficos, de una parte de las
operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o
situaciones especiales y responden a una necesidad especfica.

As mismo, comprenden trabajos de investigacin, y la auditora que se realiza
con el objetivo de conocer en que medidas se han erradicado las deficiencias
detectadas con anterioridad. Estos casos comnmente se identifican como
Auditoras Recurrentes o de Seguimiento.

Fiscal.
Consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los tributos al
fisco, a los que est obligada la entidad estatal o persona natural o jurdica del
sector no estatal, con el objetivo de determinar si se efectan en la cuanta que
corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas, y proceder conforme
a derecho.
Estas definiciones se corresponden con las establecidas en el Decreto Ley 159
De la Auditora del 8 de junio de 1995.

Etapas de la Auditora
Todas las etapas de la Auditora son muy importantes y por tal motivo no
debemos escapar ninguna en el proceso de Auditora, las mismas se
comprenden en cinco partes y son las siguientes:

Exploracin
La exploracin es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al
inicio de la Auditora con el propsito de conocer en detalle las caractersticas
de la entidad a auditar para tener los elementos necesarios que permitan un
adecuado planeamiento del trabajo a realizar y dirigirlo hacia las cuestiones
que resulten de mayor inters de acuerdo con los objetivos previstos.
Los resultados de la exploracin permiten, adems, hacer la seleccin y las
adecuaciones a la metodologa y programas a utilizar; as como determinar la
importancia de las materias que se habrn de examinar.
Tambin posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno (contable y
administrativo) as como que en la etapa de planeamiento se elabore un plan
de trabajo ms eficiente y racional para cada auditor, lo que asegura que la
Auditora habr de realizarse con la debida calidad, economa, eficiencia y
eficacia; propiciando, en buena medida, el xito de su ejecucin.
En la entidad se deben efectuar entrevistas con los principales dirigentes con el
propsito de explicarles el objetivo de la Auditora, y conocer o actualizar en
detalle los datos en cuanto a estructura, cantidad de dependencia,
desenvolvimiento de la actividad que desarrolla, flujo de la produccin o de los
servicios que presta y, otros antecedentes imprescindibles para un adecuado
planeamiento del trabajo a ejecutar.

Planeamiento
El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe
seguir en la Auditora a acometer.
Lo anterior conlleva planear los temas que se deben ejecutar, de manera que
aseguren la realizacin de una Auditora de alta calidad y que se logre con la
economa, eficiencia, eficacia y prontitud debidas.
Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la Auditora y considerando
toda la informacin obtenida y conocimientos adquiridos sobre la entidad en la
etapa de exploracin, el jefe de grupo procede a planear las tareas a
desarrollar y comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos de la
Auditora.
Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que se van a
auditar y reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con los elementos de
que dispone.
Despus de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecucin de
cada comprobacin o verificacin, se procede a elaborar el plan global o
general de la Auditora, el que se debe recoger en un documento que
contenga como mnimo:
Definicin de los temas y las tareas a ejecutar.
Nombre del o los especialistas que intervendrn en cada una de ellas.
Fecha prevista de inicio y terminacin de cada tarea. Se considera
desde la exploracin hasta la conclusin del trabajo.



Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada
especialista, considerando como mnimo:
Nombre del especialista.
Definicin de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
Fecha de inicio y terminacin de cada tarea.
Cualquier ampliacin del trmino previsto debe estar autorizada por el
supervisor u otro nivel superior; dejando constancia en el expediente de
Auditora.
Segn criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la Auditora, como el
individual de cada especialista, pueden incluirse en un solo documento en
atencin al nmero de tareas a ejecutar, cantidad de especialistas
subordinados, etc.

Supervisin
El propsito esencial de la supervisin es asegurar el cumplimiento de los
objetivos de la Auditora y la calidad razonable del trabajo. Una supervisin y
un control adecuados de la Auditora son necesarios en todos los casos y en
todas las etapas del trabajo, desde la exploracin hasta la emisin del informe
y su anlisis con los factores de la entidad auditada.
Asimismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas de Auditora y que el
informe final refleje correctamente los resultados de las comprobaciones,
verificaciones e investigaciones realizadas.
Una supervisin adecuada debe asegurar que:
Todos los miembros del grupo de Auditora han comprendido, de forma clara y
satisfactoria, el plan de Auditora, y que no tienen impedimentos personales
que limiten su participacin en el trabajo.
La Auditora se ejecuta de acuerdo con las Normas de Auditora y las prcticas
generalmente aceptadas para esta actividad.
Se sigue el plan de Auditora elaborado al efecto y se aplican los
procedimientos previstos, considerando las modificaciones autorizadas.
Los papeles de trabajo contengan evidencias que sustenten correctamente los
sealamientos en el informe final.
En el informe final de la Auditora se expongan las conclusiones, detalles y
recomendaciones que se consideren pertinentes de acuerdo con los resultados
de las revisiones efectuadas.
La supervisin tiene normalmente dos niveles de ejecucin: el que corresponde
al que se realiza sistemticamente por el jefe de grupo y el que acomete el
funcionario del Ministerio designado como supervisor

Ejecucin
El propsito fundamental de esta etapa es recopilar las pruebas que sustenten
las opiniones del auditor en cuanto al trabajo realizado, es la fase, por decir de
alguna manera, del trabajo de campo, esta depende grandemente del grado de
profundidad con que se hayan realizado las dos etapas anteriores, en esta se
elaboran los Papeles de Trabajo y las hojas de nota, instrumentos que
respaldan excepcionalmente la opinin del auditor actuante.

Informe
En esta etapa el Auditor se dedica a formalizar en un documento los resultados
a los cuales llegaron los auditores en la Auditora ejecutada y dems
verificaciones vinculadas con el trabajo realizado.
Comunicar los resultados al mximo nivel de direccin de la entidad auditada y
otras instancias administrativas, as como a las autoridades que correspondan,
cuando esto proceda.
El informe parte de los resmenes de los temas y de las Actas de Notificacin
de los Resultados de Auditora (parciales) que se vayan elaborando y
analizando con los auditados, respectivamente, en el transcurso de la
Auditora.
La elaboracin del informe final de Auditora es una de las fases ms
importante y compleja de la Auditora, por lo que requiere de extremo cuidado
en su confeccin.
El informe de Auditora debe tener un formato uniforme y estar dividido por
secciones para facilitar al lector una rpida ubicacin del contenido de cada
una de ellas.


El informe de Auditora debe cumplir con los principios siguientes:
Que se emita por el jefe de grupo de los auditores actuantes.
Por escrito.
Oportuno.
Que sea completo, exacto, objetivo y convincente, as como claro,
conciso y fcil de entender.
Que todo lo que se consigna est reflejado en los papeles de trabajo y
que responden a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y
competentes.
Que refleje una actitud independiente.
Que muestre la calificacin segn la evaluacin de los resultados de la
Auditora.
Distribucin rpida y adecuada.

Seguimiento
En esta etapa se siguen, como dice la palabra, los resultados de una Auditora,
generalmente una Auditora evaluada de Deficiente o mal, as que pasado un
tiempo aproximado de seis meses o un ao se vuelve a realizar otra Auditora
de tipo recurrente para comprobar el verdadero cumplimiento de las
deficiencias detectadas en la Auditora.
Pautas Para La Realizacin De Una Auditora Interna
1. Inicio de la auditora
El primer paso consiste en definir si la auditora interna va a realizarse por
personal de la organizacin municipal o por personal subcontratado.
2. Objetivos y alcance de la auditora
El objetivo general de la auditora consistir en evaluar el desarrollo y la
eficacia del Sistema de Gestin, aunque la auditora podra estar restringida a
determinadas reas en las que previamente se hubieran detectado no
conformidades o bien, a requisitos especficos como por ejemplo, el
cumplimiento de la legislacin.


3. Preparacin de la documentacin
La realizacin de la auditora exige la elaboracin de una documentacin que
facilite el desarrollo correcto de la auditora. (Ejemplo, donde se determine la
fecha en que se realizara)
4. Revisin previa de la documentacin por el auditor
El auditor leer, revisar y preparar con objeto de realizar la auditora con el
mnimo de improvisacin y el mximo rigor, la documentacin siguiente:
Poltica, objetivos, Instrucciones tcnicas, etc.
5. Elaboracin de la Lista de comprobacin por parte del auditor
Para asegurar la eficacia del proceso de auditora, el auditor prepara un
protocolo tcnico o lista de comprobacin (o check list), que es un documento
que recoge de manera ordenada todas aquellas cuestiones objeto de
evaluacin, facilita el proceso de auditora y evita la prdida de informacin.
6. Reunin inicial
Antes del comienzo de la auditora, es conveniente que el auditor se rena con
la direccin de la organizacin municipal con la finalidad de tratar los puntos
como quien realizara la presentacin o la exposicin, etc.
7. Realizacin de la auditora
Durante la realizacin de la auditora, se seguir el orden lgico establecido en
el programa acordado, el cual ha de permitir obtener las evidencias de las
cuestiones planteadas en la lista de comprobacin.
8. Documentos a revisar:
Documentos relativos a obligaciones legales.
Registros que evidencien el funcionamiento de las prcticas implantadas
para la mejora del comportamiento del sistema en gestin.
Documentacin bsica del Sistema de Gestin a examinar: por ejemplo
polticas o los Objetivos.
9. Entrevistas con el personal:
Respecto al modo de llevar a cabo las entrevistas, una serie de
consideraciones importantes: la forma como se presentan
Respecto a las preguntas, es importante: por ejemplo, Realizar preguntas
abiertas. Finalizar la entrevista siempre de una manera positiva, haciendo un
breve resumen al entrevistado y agradecindole su ayuda y tiempo prestado.
10. Inspeccin visual de las actividades auditadas
Existen, en el transcurso de una auditora, determinadas instalaciones, equipos
o similar, que lgicamente no pueden ser entrevistados, y adems no generan
ningn tipo de registro. En estos casos, de lo que se trata es de dejar
constancia de que esa instalacin o similar de la que se habla en el prrafo
anterior sea efectivamente como recoge la documentacin.
11. Reunin final
Una vez se han realizado las entrevistas necesarias, se debe de exponer las
primeras conclusiones al auditado.
12. Cierre de auditora
La auditora concluye cuando el auditado recibe del auditor el informe de
auditora, y ste es aceptado.
Existen diversas maneras de auditar las prcticas de recursos humanos
realizadas por el departamento de personal de una empresa.
Algunas empresas contratan un consultor externo que cuente con una
experiencia contrastada en la realizacin de auditoras de recursos humanos, y
a quien se considera una autoridad en la materia.
Otras empresas utilizan su propio personal y forman comisiones de
auditoras que tienen como coordinador al director de recursos humanos.
Tambin cabe la posibilidad de formar estas comisiones con personal de la
empresa y contratar un consultor externo que les oriente y aporte su
experiencia como auditor en otras empresas.
El momento de auditar es decisin de la propia direccin de la organizacin y
responsabilidad de recursos humanos.
La prctica de la Auditora se divide en tres fases:
1- Planeacin
2- Ejecucin
3- Informe
Planeacin: En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la
entidad, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la
situacin de la entidad, acerca de su organizacin, sistema contable, controles
internos, estrategias y dems elementos que le permitan al auditor elaborar el
programa de auditora que se llevar a efecto.
Ejecucin: En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y anlisis a los
estados financieros para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores,
si los hay, se evalan los resultados de las pruebas y se identifican los
hallazgos. Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las
comunican a las autoridades de la entidad auditada.
Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que
es el trabajo de auditora, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan
todas las tcnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditora
que sustentarn el informe de auditora.
Informe: Finalmente es elaborado el informe de Auditora conteniendo:
1) Dictamen sobre los Estados Financieros o del rea administrativa
auditada.
2) Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.
3) Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditora.
4) Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados.


Beneficios
Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como los
siguientes:
1) Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.
2) Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de
recursos humanos.
3) Identifica problemas de importancia crtica.
4) Alienta la uniformidad de polticas y prcticas.
5) Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.

Pasos
El equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de los aspectos
de la administracin de personal, y asegurarse de:
1) Identificar quin es responsable de llevar a cabo cada actividad.
2) Determinar los objetivos que persigue cada actividad.
3) Revisar las polticas y procedimientos que se emplean para alcanzar
esos objetivos.
4) Desarrollar un plan de accin para corregir errores en los objetivos,
polticas y procedimientos.
5) Formular un seguimiento para el plan de accin.
Referencia:
http://www.mitecnologico.com/Main/ProcesoRealizacionAuditoriaCapitalHuman
o
http://www.sgt.tourspain.es/paginas/Medioambiente/Web/Documentos/GuiaMT
S/A4pautas%20auditoria.pdf
http://www.degerencia.com/articulo/la_auditoria_en_la_gestion_de_los_recurso
s_humanos
http://www.gestiopolis.com/canales5/fin/defigaud.htm
http://www.rrhh-web.com/artauditoria.html
http://www.mailxmail.com/curso-elemental-auditoria/proceso-auditoria-1