Publicado en Tech & Biz En el mundo de TI (Tecnologas de la Informacin) el tema que a todos nos interesa es omo tener un proyecto de xito!" para lo que primero de#emos aclarar que entendemos por xito en un proyecto de TI$ El xito de un proyecto de TI consiste en tener un proyecto a tiempo" en costo y expectati%as de am#as partes" con el cliente satisfec&o por el alcance" funcionalidad" ser%icio y el pro%eedor o#tenga la remuneracin econmica esperada" adem's de recomendaciones" m's oportunidades de proyectos" prestigio" aprendi(a)e" etc$ *a#iendo definido pre%iamente lo que nos gustara tener en un proyecto exitoso" lo que sigue es definir qu es lo que requerimos para asegurar o al menos tener un grado importante de certidum#re que so#re%i%iremos a todas los retos que implica un proyecto de TI$ +ara muc&as empresas tanto clientes como consultoras definen el xito de un proyecto en una #uena administracin del mismo" lo que es decir" que un +ro)ect ,anager (certificado de preferencia) te puede ayudar a que tu proyecto tenga el fin esperado- pero o& . /01+1E/2 3 tu proyecto sigue retras'ndose (eso s" todo #ien controlado y notificado)" tus costos se incrementan" la relacin cliente4pro%eedor empie(a a friccionarse y sal%o que alguno ceda" terminar' el proyecto con un final inesperado" con usuarios finales molestos" insatisfec&os y5o pagando un presupuesto que no tenan contemplado para cu#rir a medias sus necesidades" si te suena familiar el caso" entonces de#emos considerar los siguientes 4 factores que desde antes de iniciar un proyecto de TI que te dar'n un ni%el de certe(a de que tu proyecto ser' todo un xito$ Los 4 factores tienen una secuencia" donde se %an sentando los cimientos del camino al xito de nuestro proyecto" en la medida que a%ancemos mostraremos la dependencia de las acciones y decisiones de cada ni%el con su respecti%o ni%el pre%io$ /i alguno de los factores no cu#re las #ases esperadas" los factores siguientes(de a#a)o &acia arri#a) tendr'n que superar las expectati%as que compensen las deficiencias de los anteriores de lo contrario nuestro proyecto puede estar condenado al fracaso inclusi%e desde antes de iniciar el mismo$ +ara esto definimos los 4 factores implicados en un proyecto de TI" que son la negociacin" la tecnologa" la metodologa y los recursos$ 1. Negociacin La etapa de negociacin es la parte medular de un proyecto" desde aqu podr's identificar r'pidamente si tu proyecto tiene los argumentos para ser exitoso" o est' en riesgo el alcance y las expectati%as de am#as partes$ Esta etapa la partimos en 6 importantes ru#ros" la negociacin interna del cliente(usuario final) y la negociacin con el pro%eedor de ser%icios o el departamento de TI$ a) 7egociacin Interna Esta negociacin suele ser la que define las directrices de todo lo in%olucrado en el proyecto" donde se determina los 6 puntos cla%es de todo el proyecto" la duracin pretendida y el presupuesto asignado al proyecto$ 1egularmente esta negociacin se da por un intermediario interno de TI con el usuario final que regularmente no conoce de TI +ara la duracin" es posi#le que este a#ierta a negociacin o que el usuario final espere un plan de tra#a)o del pro%eedor" pero el primer punto en contra del xito de tu proyecto es el caso m's com8n" el proyecto de#e estar tal fec&a" no importa cuando empieces" ni si est'n los requerimientos mnimos para empe(ar a la #re%edad dic&o proyecto$ +ara el presupuesto" este puede ser apro#ado de la manera tradicional" consigue al menos 9 propuestas econmicas y la que nos con%en(a en costo #eneficio esa ser' la indicada" lamenta#lemente el caso m's com8n es seleccionar la propuesta m's econmica (no necesariamente la me)or propuesta en alcance o #eneficios) y tomarla de #ase para negociar con los otros pro%eedores que pudieran tener una me)or propuesta integral" esto puede terminar en 6 escenarios" una guerra de precios entre los pro%eedores si el proyecto %ale la pena" o que seleccionen la propuesta m's econmica" con las implicaciones que %eremos en los otros factores de xito$ #) 7egociacin Externa (para departamento de TI o pro%eedor externo) Esta negociacin se da entre el intermediario con el usuario final y el departamento de TI de la empresa o el pro%eedor de ser%icios de TI$ Esta etapa es donde el pro%eedor anali(a los requerimientos del proyecto y &ace una estimacin de costo y tiempo" por diferentes factores es posi#le que los mismos requerimientos difieran en precio y costo entre %arios pro%eedores del ser%icio" es aqu donde las limitantes si es que &ay de tiempo y presupuesto para el proyecto toman la mayor importancia$ En un escenario sano" el decidir por la me)or propuesta en costo4#eneficio4tiempo suele ser la m's acertada" lamenta#lemente el caso m's com8n" es que tomen la propuesta del pro%eedor que di)o 4 semanas cuando todos los dem's al menos di)eron : y el costo sea en esa proporcin o peor a8n" con tarifas muc&o m's #a)as$ 2l finali(ar esta etapa" ya puede influir de manera positi%a o negati%a en los otros factores$ Recomendacin /e de#e anali(ar detalladamente el costo4#eneficio del proyecto" ponderarlo en %alor de negocio y tomar la decisin en #ase a ello" si el proyecto est' limitado por el tiempo desde antes de empe(ar" est' en riesgo el xito del proyecto" as como un presupuesto limitado y no en %alor del negocio ser' otro riesgo adicional a tu proyecto$ /i el proyecto no aporta un %alor tangi#le y medi#le es necesario reconsiderar si de#era de desarrollarse$ 2. Tecnologa Este factor es el siguiente en la secuencia del camino al xito de tu proyecto de TI" ;u tecnologa &ay que usar!$ En primera instancia la seleccin de la tecnologa puede ser por los siguientes factores a) osto (definido en la negociacin interna) El costo cuando es una limitante" puede &acer que la tecnologa seleccionada dependa de ello" por lo cual puede ser una tecnologa 0pen /ource o una tecnologa de renom#re( donde las 6 son consideradas excelentes opciones" solo que &ay que considerar el impacto en los otros factores)$ #) Infraestructura o polticas de la empresa La infraestructura o polticas de la empresa definen que tecnologas de#eran usarse" muc&as %eces independientemente del tipo de proyecto c) +ropuesta del pro%eedor seleccionado El pro%eedor seleccionado puede &acer una recomendacin de tecnologa que %a en funcin a su propuesta econmica" esto en determinados momentos podr' marcar una pauta importante en si no es una tecnologa <est'ndar= podr' generar dependencia por muc&o tiempo con dic&o pro%eedor$ Recomendacin La seleccin de la tecnologa es el siguiente factor en importancia" ya que todo el esfuer(o de desarrollo se &ar' so#re cierta plataforma tecnolgica" para lo cual se de#e considerar lo siguiente> si no es altamente )ustifica#le no selecciones una tecnologa de cierto nic&o de mercado" es decir" existen infinidad de tecnologas" pero seg8n tu u#icacin geogr'fica o cultura tecnolgica de tu pas es posi#le que sea difcil encontrar recursos de ciertos tipos de tecnologa" para lo cual podr's generar una dependencia total con tu pro%eedor" adem's que si llegaras a encontrar apoyo en ese mismo nic&o ser' muc&o m's caro que una tecnologa <est'ndar=$ 2unque no es una regla escrita" si es claro que en las localidades y a ni%el pas" se adoptan afinidades con ciertas tecnologas para lo cual es f'cil conseguir apoyo para algunas" y para otras es necesario traer consultores de otras localidades o pases con los costos que eso requiere$ 3. Meodologa ?a que decidimos las %aria#les de presupuesto" tiempo y tecnologa" tendremos que decidir que metodologa de tra#a)o tendremos que usar" esto de#ido a que seg8n las caractersticas de nuestro proyecto podremos implementar de una u otra forma de tra#a)o adecuada a cumplir las expectati%as funcionales y de negocio esperadas$ @efinimos #re%emente metodologa" entendemos que son las reglas" polticas" tcnicas y procedimientos para el seguimiento del desarrollo de un proyecto" para esto existen muc&as metodologas documentadas y en diferentes clasificaciones (tradicionales" 'giles" etc$) y otras son adaptadas a cada empresa (propietarias" pueden contener me(clas de metodologas)$ *a#iendo definido la metodologa nos enfrentamos a la dependencia de los primeros 6 factores de la siguiente manera$ La negociacin de tiempo y presupuesto nos puede indicar el camino a seguir en la seleccin de la metodologa" primero para adoptar una metodologa tradicional (1A+ por e)emplo) es necesario tener el tiempo y presupuesto adecuado" es decir" estas implican un costo mayor en &oras &om#re en documentar" anali(ar y definir todos los pasos de dic&a metodologa" pero son recomenda#les en proyectos donde los equipos de tra#a)o son grandes y los consultores cuentan con di%ersos perfiles y ni%eles de conocimiento$ En proyectos donde el presupuesto y tiempo son pequeBos (o muy castigados en la negociacin) en relacin al alcance funcional del proyecto" se recomienda el uso de metodologas 'giles y5o propietarias" las 8ltimas siempre y cuando estn orientadas al resultado y no al plan$ 2unque la metodologa no tiene una dependencia con la tecnologa seleccionada" es necesario aclarar que ciertas tecnologas se adaptan me)or a ciertas metodologas de desarrollo" por decir los lengua)e orientados a o#)etos son m's f'cilmente modulari(a#les y recicla#les que la programacin estructurada$ An punto importante por definir en este factor de xito" es si la metodologa es orientada al resultado o al plan$ /e dice que las metodologas 'giles son orientadas al resultado" es decir" a softCare funcional" y no a acti%idades o tareas en cierto tiempo" para esto se necesita una administracin de proyecto flexi#le" para lo cual entendemos que nuestro plan de tra#a)o original puede sufrir cam#ios positi%os o negati%os #uscando siempre el resultado funcional$ En el caso de metodologas orientadas al plan" son conocidas las metodologas tradicionales como 1A+" donde existen tareas por desarrollar durante todas las etapas del proyecto" pero muc&as de ellas no entregan funcionalidad del softCare" solo los requerimientos de control y documentacin definidos por la metodologa" estas regularmente no son tan flexi#les por estructura" para lo cual se tienen que &acer renegociaciones intermedias si se detecta o requiere funcionalidad nue%a no solicitada en fases anteriores$ Recomendacin La seleccin de la metodologa de tra#a)o es un factor importante en la #8squeda de un proyecto de xito" para lo cual la seleccin de la metodologa de#era ser de la siguiente manera$ @e#ido a que tenemos dependencia directa o indirecta de los 6 factores inciales que son la negociacin y la tecnologa" lo recomenda#le es seleccionar nuestra metodologa de tra#a)o en #ase a lo siguiente> si el proyecto requiere un equipo de tra#a)o grande de#ido a las etapas y dimensiones del proyecto" el uso de una metodologa tradicional es lo m's recomenda#le" eso s" el costo y tiempo de#en ser proporcionales" en otro caso" nuestro proyecto antes de empe(ar ser' un proyecto con pocas pro#a#ilidades de xito$ /i nuestro proyecto puede ser desarrollado con equipos pequeBos de tra#a)o" lo recomenda#le es el uso de metodologas 'giles" ya que dic&as metodologas est'n orientadas al resultado y no a las acti%idades" pero para que nuestro proyecto tenga certidum#re de xito requiere que adem's tenga una administracin flexi#le" es decir el costo es menor a una metodologa tradicional" pero el tiempo puede ser %aria#le de#ido a la #8squeda del resultado final y no en #ase a una fec&a de terminacin donde no se consideren los impondera#les$ !. Rec"rsos El 8ltimo factor del cual depende el xito de nuestro proyecto son los recursos que estar'n in%olucrados" es decir" las personas y sus respecti%os perfiles de conocimientos y experiencia en el tipo de proyecto" metodologa de tra#a)o y tecnologa$ La asignacin de recursos a nuestro proyecto se puede dar de diferentes maneras" iniciamos por la dependencia con cada factor pre%iamente %isto$ En la negociacin se define las 6 %aria#les principales de nuestro proyecto" que son el tiempo y el costo" esto determinara la cantidad de recursos que podremos disponer para nuestro proyecto" y m's importante a8n ser' el perfil y experiencia que se pueda costear con el presupuesto asignado$ En estos casos la formula es sencilla" sal%o que sea una estrategia comercial del pro%eedor (por e)emplo> ganar un cliente" a#rir mercado" etc$) > el nivel y la cantidad de recursos asignados a nuestro proyecto ser directamente proporcional al presupuesto de nuestro proyecto, independientemente del tiempo que tengamos para dicho proyecto. omo %imos en los artculos pre%ios" la seleccin de la tecnologa D el presupuesto del proyecto" influir'n positi%a o negati%amente en el perfil y experiencia de los recursos asignados" es decir" &ay ciertas tecnologas donde la oferta y la demanda de dic&o perfil tcnico determinaran los costos de los recursos" recomendamos el siguiente artculo de /alarios y Eactores $ /i la tecnologa es de cierto nic&o o muy especiali(ada" esto generar' una dependencia durante muc&o tiempo de nuestro pro%eedor seleccionado" que posteriormente si acaso la tarifa inicial fue econmica" ya existiendo la dependencia el pro%eedor podr' renegociar tarifas nue%as en etapas posteriores del proyecto$ En la metodologa seleccionada y su relacin con los recursos es como sigue" para ciertas metodologas se requiere cierta cantidad y perfiles especiales de los recursos in%olucrados" es decir se determinan responsa#ilidades y roles especiales tanto como para administrar" controlar y desarrollar" para lo cual en muc&os casos es difcil que un recurso pueda cu#rir %arias funciones" por lo tanto ciertas metodologas requieren diferentes perfiles de recursos durante las diferentes etapas del proyecto" por decir un e)emplo" +ro)ect ,anager" /oftCare 2rc&itect" @ata 2rc&itect" @F2" @e%eloper /enior" @e%eloper Gunior" +ro)ect Leader" Tester entre otros$ Recomendacin La seleccin de los recursos de#er' ser en funcin a los factores de negociacin" tecnologa y metodologas" es decir" los perfiles y experiencia de los recursos" de#er'n ser los adecuados a nuestras %aria#les del proyecto" si por alguna ra(n los recursos no dominan la tecnologa" no tenemos los recursos suficientes para cu#rir el plan de tra#a)o en tiempo" asignamos )uniors o practicantes (de manera ar#itraria) para reducir costos" nuestro proyecto estar' muy limitado en sus posi#ilidades de xito$ An caso com8n es que algunas empresas prefieren tener una mayor cantidad de recursos )uniors practicantes que redu(can costos y por cantidad de recursos puedan tener el proyecto a tiempo" lamenta#lemente estos casos son difcilmente e)emplos de xito" es posi#le que el proyecto se termine" pero la calidad de)ar' muc&o que desear y en muc&os casos el re4tra#a)o costar' m's que &acerlo #ien a la primera" donde aplica el conocido refr'n <lo #arato" sale caro=$