GESTION DE MONTAJES

REALIZACION DE MONTAJES LINEA DE

REFRIGERACION
CODIGO: GM PD 001
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1. OBJETIVO:

Garantizar la instalacin del montaje en condiciones de calidad, oportunidad y rentabilidad.


2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para el montaje de equipos de refrigeracin.


3. DEFINICIONES:

Montaje: Actividades y adecuaciones programadas que realiza Weston en las instalaciones del cliente para instalar los equipos que
comercializa y fabrica.

Orden de Produccin (OP): Documento donde se registra las caractersticas del montaje del equipo.

Plano: Documentos donde se indican los requerimientos tcnicos para la instalacin de un equipo.

Requisicin: Documento interno donde se solicita el suministro de un material, elemento o repuesto.

Vale de almacn: Documento donde se registra los materiales que el almacn entrega correspondientes a una requisicin.

Traslado entre montajes: Documento donde se registra el material que se presta a otros montajes o llega de otros montajes.






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4. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD DESCRIPCION ACCION EN CASO DE FALLO RESPONSABLE REGISTRO
4.1. Recepcionar
la Orden de
Produccin

Se recibe la Orden de Produccin OP del montaje a la cual
se le verifica que contenga las firmas de aprobacin del
representante de ventas y Gerente de produccin.

Verificar en la OP si la instalacin tiene materiales y mano
de obra o solo mano de obra.
Cuando la Orden de produccin del
montaje es del xito, no viene
firmada por el representante de
ventas, solo tiene firma de la
Gerencia de produccin y firma del
Jefe de Montajes.
Secretaria de
Montajes
Orden de
Produccin
CR FR 023
4.2. Solicitar
Planos de
Instalacin e
Isomtricos
Solicitar a produccin la siguiente informacin para el
montaje :
Planos de ubicacin de muebles
Planos de desages e hidrulicos
Planos elctricos
Planos instalacin de equipos

NOTA : El tipo de plano a Solicitar depende del montaje
y las especificaciones que contenga la orden de
produccin. Solicitar Plano Isomtrico de Recorrido de
Tubera GM FR 001 al Ingeniero encargado de realizar los
clculos.












Jefe de
Montajes o
Ingeniero
Encargado del
montaje

4.3. Asignar el
personal al
montaje
Asignar el Ingeniero encargado del montaje junto con el
Tcnico, facilitador del montaje y operarios.

Jefe de
Montajes
Archivo en
Excel
4.4 Entregar la
documentacin
correspondiente
al montaje
Realizar un memorando dirigido al Ingeniero, tcnico
encargado y Facilitador del montaje donde se relacionan los
documentos a diligenciar durante el montaje, los cuales
son :
a. Acta de inicio del montaje GM FR 007
Cuando el Ingeniero o tcnico
encargado se encuentra en Bogot
se entrega la carpeta
personalmente, si esta fuera de
Bogot se le hace llegar por correo
Secretaria de
Montajes
Memorando

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ACTIVIDAD DESCRIPCION ACCION EN CASO DE FALLO RESPONSABLE REGISTRO
b. Plano isomtrico de Recorrido de Tubera GM FR 001
c. Tarjeta de tiempo GM FR 004 o reloj
d. Reporte diario actividades de montajes GM FR 005
e. Control de materiales GM FR 008
f. Traslado de Materiales entre Montajes GM FR 015
g. Protocolo de revisin para Rack GM FR 011
h. Acta Entrega del montaje GM FR 013

certificado.
4.5. Solicitar
Materiales para
los montajes
Cuando el Jefe de Montajes indique, se solicita el listado de
materiales definitivo a la analista de costos y cotizaciones,
quien lo publica en la red compartida. NOTA: Si la Orden
de Produccin no incluye materiales, pero el montaje
los necesita de acuerdo a los clculos realizados, se
debe realizar una requisicin de materiales al cliente.

Cuando se tiene el listado de materiales definitivo se pasa
la informacin a los siguientes formatos :
a. Control de materiales GM FR 008: Este documento se
enva al Ingeniero, Tcnico encargado y facilitador del
montaje. Se saca copia para anexar a la carpeta del
montaje.
b. Requisicin de materiales GA FR 006 : Este documento
se emite para solicitar materiales al almacn y debe ser
firmado por la persona que elabora el documento, el Jefe
de montajes o Ingeniero encargado del montaje, la persona
de Cotizaciones, de Costos y Presidencia. Las copias de
este documento se deben repartir as : Copia amarilla en
costos, copia azul se entrega a Presidencia, copia Verde a
En caso de que el Jefe de
Montajes o Ingeniero encargado
del montaje no se encuentre en la
ciudad para firmar la requisicin, la
secretaria de montaje debe solicitar
su aprobacin por correo
electrnico.

En caso de no tener stock del
material solicitado; Almacn realiza
la solicitud de compra y enva un
correo al Jefe de Montajes con
copia a compras, informndole
sobre el material pendiente, el Jefe
de Montajes debe revisar el e-mail
y dar instrucciones sobre la
prioridad de material.
Secretaria de
Montajes
Requisicion
de Materiales
GA FR 006.








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ACTIVIDAD DESCRIPCION ACCION EN CASO DE FALLO RESPONSABLE REGISTRO
las supervisoras de montajes, copia rosada queda en la
carpeta de montajes requisin de materiales de montajes
y/o servicios. Anexar a este requerimiento un rollo de pelex
para embalar el material cuando se hagan las devoluciones
correspondientes.

El documento original de la Requisicin de materiales GA
FR 006 se entrega al departamento de Almacn para
tramitar la solicitud de materiales.
4.6 Entrega de
material por
parte de
almacn y envi
al montaje
El Almacn entrega material al supernumerario de
montajes, junto con copia del VALE. Este material lo puede
recibir el supernumerario solo o conjuntamente con un
representante del departamento de logstica, se deben
verificar las referencias y cantidades, embalar el material de
acuerdo al procedimiento GL PD 002, e identificar el
material adecuadamente utilizando el formato Rotulo de
Identificacin GL FR 019, posteriormente lo entrega a
logstica junto con copia del VALE de materiales para su
despacho.
Supernumerario Vale
4.7 Coordinar la
realizacin del
montaje

a. Solicitud del control de ingreso y salida del personal de
acuerdo al listado de funcionarios asignados al montaje,
suministrado por Weston Ltda. Para ello se debe coordinar
con el cliente si ellos nos suministran la informacin segn
sus controles de seguridad o nosotros les suministramos un
modelo de formato de control y cada cuanto debe ser
suministrada la informacin.
Nota: La aprobacin o no de los controles de ingreso y




Jefe de Montajes














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ACTIVIDAD DESCRIPCION ACCION EN CASO DE FALLO RESPONSABLE REGISTRO
salida por parte del cliente depende nicamente de la
aceptacin del cliente.

Acordar cronograma de instalacin con el cliente.

Realizar Acta de Inicio del Montaje GM FR 007 y hacerla
firmar por el cliente en seal de aceptacin una vez se
hayan recibido los materiales. Realizar Protocolo de
Revisin del Rack GM FR 011 segn sea el caso y cuando
se trate de una modificacin a una instalacin ya existente.





Jefe de Montajes
o Ingeniero
encargado del
montaje



Acta de Inicio
del Montaje
GM FR 007

Protocolo de
Revisin
inicial GM FR
011
4.8 Recibir los
materiales en el
montaje
El facilitador del montaje recibe los materiales que enva
Weston, registra la informacin en el formato Control de
Materiales GM FR 008, en la casilla INICIAL, compara que
la cantidad inicial sea igual al total del material solicitado
que est relacionado en el formato.

Cuando llegue material adicional se debe registrar en el
formato Control de Materiales GM FR 008 en la casilla
ADICIONAL.

Nota: Todo el material que ingrese al montaje debe
tener un documento que soporte su entrada (Remisin,
vale de almacn, factura compra, traslado entre
montajes etc.).
En caso que la cantidad no
coincida, se debe revisar contra la
remisin GL FR 001, para
corroborar que no exista problema
en el envi por parte de Weston, si
persisten diferencias el Facilitador
debe informar inmediatamente al
Ingeniero encargado del montaje y
colocar la observacin en el
formato Control de Materiales GM
FR 008.
Facilitador del
Montaje
Control de
materiales
GM FR 008
4.8 Ubicar los
materiales en el
area de Montaje
Ubicar los materiales en el sitio asignado por el cliente para
tener un mejor control y manejo en caso de prdida o
dao. Verificar la cantidad y estado del material de acuerdo
Si se llega a presentar algn dao
o mal uso de materiales y es
responsabilidad de Weston Ltda.,
Facilitador del
Montaje



Remisin GL

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ACTIVIDAD DESCRIPCION ACCION EN CASO DE FALLO RESPONSABLE REGISTRO
a lo relacionado en la remisin GL FR 001 que le llega junto
con el material y relacionar todo movimiento del material en
el formato de Control de materiales GM FR 008.
el material se repone y se
descuenta al personal encargado,
dando conocimiento al
Departamento de Talento Humano
mediante un memorando.
FR 001
Control de
materiales
GM FR 008
4.9 Ejecutar el
Montaje
Realizar el montaje de acuerdo a las actividades
programadas con el cliente, los Planos, Plano Isomtrico de
Recorrido de Tubera GM FR 001.

El facilitador del montaje ser encargado debe llevar el
control diario de actividades ejecutadas, registrando la
informacin en el formato Reporte Diario de Actividades del
Montaje GM FR 005.

El ingeniero encargado del montaje debe supervisar que se
lleve el control diario de asistencia en el Formato Tarjeta
Semanal de Tiempo laborado en Montajes GM FR 004 o en
el reloj asignado, realizar seguimiento de la veracidad de
los datos. Posteriormente hacerlo firmar por el Jefe de
Montajes.

El Ingeniero encargado del montaje debe verificar que se
este ejecutando las actividades de acuerdo a lo
programado con el cliente.
En caso que los Isomtricos no se
ajusten a la obra, el Ingeniero
encargado deber realizar las
correcciones necesarias.

Es responsabilidad del Ingeniero
encargado del montaje que los
registros se estn diligenciando
diariamente con veracidad en los
datos.

Cuando se presenten fallas en la
calidad del montaje el Ingeniero
encargado y el tcnico encargado
deben informar al Jefe de montajes
para tomar los correctivos
necesarios.
Facilitador
encargado del
montaje

Ingeniero
encargado del
Montaje


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ACTIVIDAD DESCRIPCION ACCION EN CASO DE FALLO RESPONSABLE REGISTRO
4.10 Controlar el
material en el
montaje

Nota: Al terminar la jornada el personal del montaje
deber entregar el material no utilizado, para ser
ubicado y guardado bajo llave y el Facilitador del
montaje registra la cantidad devuelta en el formato GM
FR 008 Control de materiales .

Hacer seguimiento diario al material existente en el montaje
verificando que en el formato GM FR 008 Control de
materiales se registren los adicionales que llegaron, los
traslados entre montajes, las compras en sitio, material
entregado por el proveedor directamente en sitio. En el
formato GM FR 008 Control de materiales debe quedar
registrado el material que se entrega en el montaje para
consumo y la cantidad que devuelven.

En caso de necesitar material adicional no contemplado en
el material solicitado inicialmente, se debe informar al
Ingeniero encargado del montaje, para que gestione en
Weston la aprobacin y solicitud del material.

Los traslados entre montajes se hacen diligenciando el
formato GM FR 006, se deja copia en el montaje que recibe
el traslado y el original queda en el montaje que entrega el
material como soporte.

Nota: Los materiales adicionales
que se necesitan en las obras y
que no estn contemplados en la
solicitud inicial del montaje
deben ser autorizados por
Gerencia General.

Una vez aprobado el material el
Ingeniero Encargado del montaje
gestiona la solicitud con la
secretaria de montajes, aclarando
el nmero de material adicional en
la requisicin de materiales.

La secretaria de montajes y el
ingeniero encargado del montaje
deben informar a Costos del
material adicional para que se abra
un lote dentro de la orden de
produccin.

Los traslados de material deben
ser autorizados por los ingenieros
encargados de los montajes o en
su defecto por los tcnicos.
Facilitador de
Montaje

Control de
Materiales
GM FR 008

Traslado
entre
montajes GM
FR 006.
4.11 Envio de
formatos a
Weston
Semanalmente se deben enviar los siguientes formatos
diligenciados a la secretaria de montajes:
a. Reporte Diario de Actividades del Montaje GM FR 005.

Facilitador de
Montaje


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ACTIVIDAD DESCRIPCION ACCION EN CASO DE FALLO RESPONSABLE REGISTRO
b. Formato Tarjeta Semanal de Tiempo Laborado en
Montajes GM FR 004.

Nota : El formato Control de Materiales GM FR 008 y el
Acta de Entrega del Montaje GM FR 013 se deben enviar
al finalizar el Montaje
4.12 Realizar la
puesta en
marcha de los
equipos

Poner en funcionamiento los equipos de acuerdo al
Protocolo de revisin GM FR 011. Explicar el
funcionamiento del equipo y entregar Manual cuando lo
requiera el cliente.

Realizar entrega del montaje al cliente, elaborando Acta de
Entrega del montaje GM FR 013 la cual debe firmar el
cliente como aprobacin del servicio.
Jefe de
Montajes

Ingeniero
encargado del
montaje

Tcnico
encargado
Protocolo de
revisin del
Rack GM FR
011
4.13 Realizar la
devolucin de
los materiales
Realizar la devolucin de los materiales de acuerdo al
procedimiento GL PD 004 Devolucin de materiales,
diligenciando los registros correspondientes y embalando el
material adecuadamente.
NOTA: Devolver los cilindros de los gases y registrarlo
en el formato GM FR 008 Control de materiales.

Facilitador de
Montaje

4.14 Realizar
seguimiento al
montaje

Realizar las visitas de seguimiento de acuerdo a las
necesidades del cliente, teniendo en cuenta las visitas de
ingeniera ya programadas en la cotizacin.

Ingeniero de
montajes

4.15 Generar
Informe Final
del Montaje
Generar indicadores por montaje: Eficacia de los Materiales
y Eficacia de la Mano Obra, entregar el indicador a la
Gerencia General, Gestin calidad, Supervisor de montajes


Jefe de Montajes





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ACTIVIDAD DESCRIPCION ACCION EN CASO DE FALLO RESPONSABLE REGISTRO
en un lapso no mayor a 5 das hbiles de haber terminado
el montaje.
4.16 Entrega
formal a
Servicio Tcnico
Una vez se termine la garanta de 3 meses del montaje, se
debe entregar al jefe de servicio tcnico copia del acta de
entrega del montaje, esto con el objetivo de que se inicie la
prestacin del servicio tcnico de acuerdo a lo pactado con
el cliente.

Jefe de Montajes



5. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSION MOTIVO DEL CAMBIO
12/07/2011 06
El procedimiento se actualiza, se retira el anexo 1. Se aclara que el formato GM FR 008 se establece
controlar los materiales en el montaje, desde que llegan hasta su devolucin. Se anexo el numeral 4.16
donde se aclara que Montajes una vez termina el tiempo de garanta del montaje debe hacer entrega
formal a Servicio Tcnico.













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ELABORO REVISO REVISO

FIIRMA
FIIRMA FIIRMA
NOMBRE: Sonia M. Avendao NOMBRE: Ral David Morales NOMBRE: Sandra Vivas
CARGO: Jefe de Calidad CARGO: Jefe de Montajes CARGO: Gerente Administrativa
FECHA Junio 01/2011 FECHA Julio 12 de 2011 FECHA Julio 12 de 2011
REVISO APROBO APROBO
FIRMA FIRMA FIRMA
NOMBRE NOMBRE: Virgilio Osma NOMBRE: Richard Osma
CARGO: Supervisor de Montajes CARGO: Presidente CARGO: Gerente General
FECHA Julio 12 de 2011 FECHA Julio 12 de 2011 FECHA Julio 12 de 2011