gua para rediseo

institucional de
entidades pblicas
Orden Nacional - Cartllas de Administracin Pblica
T sirves a tu pas,
nosotros te servimos a ti
Libertad y Orden
NDICE
Cmo interpretar esta gua?
Canales de atencon
Acerca de esta gua
Para el rediseo institucional de su entidad
Cmo es el proceso?
Diagnstico Organizacional
El Estudio Tcnico:
Paso 1: Acerca de su entidad
Paso 2: Marco legal
Paso 3: Anlisis externo
Definicin de factores externos
Cmo se hace?
ndice gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
NDICE
Paso 4: Anlisis interno
Anlisis de procesos - identificacin
del mapa de proceso
Anlisis de procesos - Tipos de
procesos
Anlisis de procesos
Identificacin de productos
y/o servicios
Evaluacin de la prestacin de
servicios
Paso 5: Redefinicin del Modelo de Operacin
ndice gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Paso 6: Estructura u organizacin interna
Paso 8: Planta de personal
Paso 9: Manual de funciones y de competencias
laborales
NDICE
Consolidacin y diseo de la
organizacin o estructura interna
Paso 7: Anlisis de funciones perfiles y cargas de
trabajo
Diseo de planta de personal
ndice gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
#YO
El Portal de los Servidores Pblicos colombianos
www. gov.co
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Twiter: @sirvoamipais
e-mail: contactenos@sirvoamipais.gov.co
*Mensaje insttucional
Se reere a informacin de gran importancia para el proceso.
Estos cuadros recalcan sobre ideas fundamentales del desarrollo
de la gua.
Los ejemplos que brindamos en la gua tambin se encuentran en
el hipervnculo:
www.dafp.gov.co/guias/redisenoinsttucional/anexos.
Esta sealizacin tambin se utliza a la hora de resaltar y aclarar
trminos y siempre corresponden a un pie de texto.
Estos son consejos, aclaraciones y observaciones de nuestros
mejores asesores, sus palabras y consejos le acompaaran a lo
largo de la gua.
Las tareas son acciones concretas que hay que desarrollar en
cada captulo. Este cuadro es de gran importancia para
asegurarse de completar la gua de manera adecuada.
Los anexos hacen referencia a los archivos que estn en
hipervnculo:
www.dafp.gov.co/guias/redisenoinsttucional/anexos.
Se seala la ubicacin, nombre y tpo de archivo. Asegrese de
copiar los contenidos del hipervnculo a su computador para
facilitar su proceso.
cmo interpretar esta gua?
cmo interpretar esta gua?
importante
EJEMPLO / pe de pgina
nuestras palabras
tareas
anexos
gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Nuestros canales de atencin son:
o comunquese con nuestra Lnea Gratuita de Atencin al Cliente
Gracias por su atencin y esperamos que su experiencia en
el uso de la gua sea fcil y de gran utilidad para su entidad.
webmaster@dafp.gov.co
01 - 8000 - 917 - 770
canales de atencin gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Tratamos de explicarle de manera simple y eciente cmo
es el proceso que se debe llevar a cabo en un rediseo
insttucional, por qu es importante, con qu debe contar
antes de iniciarlo, cmo debe adelantar el proceso.
El Departamento Administratvo de la Funcin Pblica, DAFP,
existe para facilitar el cumplimiento de la Normatva vigente
para el rediseo organizacional.
Este es un requerimiento legal establecido en el Artculo 228
del Decreto 019 de 10 /01 2012.
Esta gua ser el instrumento para que su entidad
identifique y genere los cambios necesarios para la
prestacin permanente del mejor servicio.
No basta ofrecer o prometer un determinado
portafolio de bienes y servicios, es necesario
proporcionar y garantizar una prestacion de
servicios con calidad y oportunidad, a partir
de instituciones debidamente organizadas y
empoderadas en su quehacer.
ACERCA DE ESTA GUA
TODOS los procedimientos descritos en esta
gua pueden realizarse con el personal de su
entidad, en conjunto con la asesora del DAFP.
Elizabeth Rodrguez Taylor
Directora
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
ACERCA DE ESTA GUA
importante
gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Nuestro objetivo es guiarle en este
proceso de la manera gil y eficiente.
Para el rediseo
institucional de su
entidad, usted necesita:
1. Viabilidad Poltica
Aprueba y nombra al
Gerente de Rediseo
Secretario General
Estructura general de la
propuesta y argumentacin
del rediseo institucional
Enfoque estratgico y
modelo de operacin
4. Viabilidad Presupuestal
instancia que se defina
al interior del gobierno
DNP
Cabeza de Sector
MHCP DAFP
3. Viabilidad Tcnica 2. Redireccionamiento
estratgico
Cuadro comparativo
planta de personal actual vs planta propuesta
Departamento
Nacional
de Planeacin
Ministerio de
Hacienda y
Crdito Pblico
Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica
Estudio Tcnico
Concepto sobre el
Estudio Tcnico
inversin
Propuesta general
de redesiseo
institucional
gastos generales
Concepto de afectacin
Viabilidad
presupuestal
Resultado esperado
Qu necesita presentar?
Los pasos 3 y 4 se deberan trabajar de manera
simultnea ya que hay elementos que aplican
para las dos instancias.
importante
Entdad ante la que se tramita
Recursos de Funcionamiento Recursos de Inversin
para el rediseo institucional de su entidad gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
3
CMO ES EL PROCESO?
Solicita al Director del DAFP mediante un ocio, que se le
asigne un asesor para el proceso de rediseo Insttucional.
Una vez asignado el asesor, su entdad debe conformar un equipo
de trabajo multdisciplinario.
Debe realizar un cronograma de trabajo que incluya los
responsables de las actvidades, los tempos de ejecucin y los
indicadores para evaluar el avance del proceso.
1
2
SU entidad
SU entidad
su entidad + DAFP
TAREAS
Llenar y diligenciar el Anexo Ocio de Solicitud.
TAREAS
TAREAS
Conformar equipo de trabajo Multdisciplinario.
Elaborar el Cronograma.
com es el proceso? gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
todo estudio tcnico, debe anexar la
memoria justificativa establecida en
el decreto 1345 de 2010.
importante
6
Completar los componentes del estudio tcnico, con el apoyo
de su asesor. Posteriormente el Ministro o Director de
Departamento, presentar formalmente al DAFP el estudio.
El DAFP formular las observaciones en caso de ser necesario.
4
5
SU entidad
DAFP
DAFP
Realizar el Estudio Tcnico completo para los
procesos de rediseo insttucional a implementar.
Este es el propsito de la gua.
Las tareas especcas a realizar son enumeradas y
explicadas a lo largo de la gua.
Para la elaboracin del estudio tcnico dirjase a
los anexos correspondientes.
Cada proceso y anexo ser sealado a lo largo
de la gua en el momento en que los necesite.
CMO ES EL PROCESO?
El DAFP expedir un concepto tcnico para que contne con
su proceso en la entdad correspondiente.
TAREAS
ANEXOS
cmo es el proceso? gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Para dar solucin a un problema, es necesario partir de
un diagnstico, que es la base sobre la cual se construye
todo proceso de cambio organizacional.
ste nos permitir descubrir y plantear una
intervencin apropiada en la estructura y planta de
personal, para la eliminacin de barreras, para la
obtencin de niveles de funcionamiento ptimos en la
entidad u organismo pblico.
diagnstico organizacional
Use el diagnstico para impulsar y direccionar
el cambio, la innovacin y la gestin de
conocimiento en la entidad.
importante
el estudio tcnico diagnstico organizacional gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
El diagnstico es la base sobre la cual se
construye todo proceso de cambio
organizacional.
Direccin de Desarrollo Organizacional
PARA SU diagnstico TENGA
EN CUENTA LAS SIGUIENTES
PREGUNTAS ORIENTADORAS:
1. La estructura organizacional debe ser intervenida para crear o
suprimir dependencias?
2. La planta de personal debe ser objeto de una redistribucin
interna o requiere una modicacin para crear o suprimir
empleos?
3. Se evidencian fraccionamiento de procesos que implican
desgastes administratvos y demoras injustcadas en la entrega
de resultados?
ELEMENTOS A CONSIDERAR
Funciones
Dependencias - Estructura
Procesos
Produccin servicios / bienes
Planta de personal / Perles de empleos
Costos (Recursos econmicos)
Otro - Cul?
SITUACIn ACTUAL SITUACIN PROPUESTA ACCIONES
TABLA 1 - Diagnstico organizacional
el estudio tcnico diagnstico organizacional gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Describa aqu las situaciones que inciden en el
rediseo insttucional.
importante
esta tabla con su correspondiente instructivo se encuentra en la seccin de anexos.
ANEXO
8. planta de pErsonal 9. MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
Dependiendo del proceso de rediseo
institucional que vaya a realizar, necesita
completar todo el estudio tcnico o solo las
partes relevantes del mismo.
importante
Este estudio tcnico
se compone de las
siguientes partes:
El estudio tcnico es el fundamento bajo el cual su
entidad justifica el rediseo organizacional que va a
realizar. Es un procedimiento de suma importancia
ya que nos permite no slo supervisar su peticin sino
tambin orientarle acerca de las mejores decisiones
que puede tomar con respecto a su organizacin.
EL ESTUDIO Tcnico
6. estructura U ORGANIZACIN INTERNA 7. anlisis de funciones, perfiles y cargas de trabajo
4. anlisis interno 5. REDEFINICIN DEL MODELO DE OPERACIN
2. marco legal 3. anlisis factores externos 1. ACERCA DE SU ENTIDAD
el estudio tcnico gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
la informacin requerida
se completa suministrando:
1. NOMBRE DE LA ENTIDAD
2. NATURALEZA JURDICA
3. OBJETO SOCIAL
4. Explique brevemente (mximo 500
Palabras) si han surgido eventos recientes
que hayan afectado el desarrollo insttucional
y que han generado transformaciones y
cambios. De no existr dichos eventos no es
necesario que escriba nada.
Es necesario que identifique su entidad con nombre,
Naturaleza Jurdica y objeto social, como tambin
informar si han surgido eventos que han afectado el
desarrollo organizacional de su entidad. Esta
informacin permitir que se identifiquen rpidamente
la naturaleza misma de su proceso de rediseo.
PASO 1 - ACERCA DE SU ENTIDAD
TAREAS
Llenar la informacin requerida en la Resea Organizacional
acerca de su entdad.
el estudio tcnico paso 1 - Acerca de su entidad gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
El marco legal se completa
mediante la tabla incluida
en el anexo del mismo nombre.
PASO 2 - marco legal
TAREAS
ANEXOS
Diligenciar el cuadro de marco legal de manera breve y
concisa con informacin relevante.
Tenga a la mano el normograma de su entdad.
Carpeta Estudio_Tcnico > Paso_2 > Marco_Legal.docx
EJEMPLO
el cuadro que debe completar se
encuentra en la siguiente pgina.
el estudio tcnico paso 2- maco legal
En este paso debe citar las normas propias de su
entidad que permitan identificar la regulacin vigente
con respecto a Estructura, Nomenclatura, Clasificacin
y Remuneracin de empleos, Planta de Personal y
Manual Especfico de Funciones y Competencias
laborales o Estatutos (slo para el caso de entidades
descentralizadas). Estas normas deben estar en el
normograma de su entidad.
El marco legal se completa mediante el diligenciamiento del
cuadro que se presenta a contnuacin, y en el anexo
correspondiente, para lo cual debe incluirse lo que aplique a cada
tem; por ejemplo, para el caso de las Plantas de Personal, slo se
diligencia lo referente al acto administratvo vigente y la propuesta
que se desarrollar a travs del proceso de rediseo insttucional.
gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
NORMAS ESPECFICAS
PLAN NACIONAL
DE DESARROLLO
PND
PLAN SECTORIAL
DE DESARROLLO
ESTRUCTURA
PLANTA DE PERSONAL
NOMENCLATURA
OTRAS
NO. ACTO
ADMINISTRATIVO
RESPONSABILIDAD
DE LA ENTIDAD
SI NO NA
SE CUMPLEN LAS
RESPONSABILIDADES
PROPUESTA DE REFORMA
TABLA 2 - MARCO LEGAL
el estudio tcnico paso 2- maco legal gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Mencione aqu las normas que inciden en el
rediseo insttucional
importante
esta tabla con su correspondiente instructivo se encuentra en la seccin de anexos.
ANEXO
Estos son los FACTOREs
que debe considerar para su
rediseo organizacional
Es muy importante para la justificacin de cualquier
cambio en pro de la modernizacin de su entidad que
tenga en cuenta la interaccin de su entidad con su
contexto. Qu tipo de cambios en su entorno dan como
consecuencia la reorientacin de estrategias,
actividades, planes y programas de su entidad.
PASO 3 - Anlisis DE FACTORES externoS
1. factor Poltica pblica sectorial
2. factor Econmico (PRESUPUESTO)
3. factor Social
4. factor Ambiental
Lo ms probable es que su entidad no se vea
afectada por los 5 factores de manera
simultnea, por lo cual usted debe seleccionar
los FACTORES que si le afecten y en un mximo
de 500 PALABRAS por FACTOR debe explicar su
incidencia en el rediseo organizacional
solicitado.
importante
TAREAS
Llenar el documento de Analisis de factor.
Solo analice un entorno si afecta a la reforma de su entdad.
5. factor tecnolgico
el estudio tcnico paso 3 - anlisis externo gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
PASO 3 - Anlisis DE FACTORES externoS - Definicin de factores
5. factor tecnolgico
Su entdad debe jar especial antencin en cmo sus actvidades
impactan en el medio ambiente. Debe conocer cmo afecta al entorno
natural y las personas a travs del ejercicio de sus actvidades.
4. factor ambiental
Debe tener en cuenta y estar al tanto los diferentes avances en todo lo
referente a las TICS , para analizar si pueden ser aplicadas, maximizando el
benecio para la comunidad. Este anlisis mide la brecha que tene su
entdad con respecto a los avances tecnolgicos y la utlizacin de las redes
de informacin como un mecanismo de comunicacin e intercambio.
Para ms informacin, consulte: http://www.mintic.gov.co
1. factor poltica pblica sectorial
2. factor econmico (PRESUPUESTO)
3. factor social
Las entdades pblicas nacionales debern adoptar y ajustar su estructura
organizacional teniendo en cuenta el contexto de orden poltco. Por
ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo, Lineamientos de Poltca Pblica,
Plan Sectorial y Plan Operatvo entre otros.
Identcar las ventajas o amenazas que se derivan de la aplicacin de las
poltcas macroeconmicas, presupuestales y scales, que enmarcan el
quehacer de su entdad, y determinan su incidencia en el costo de la
prestacin de los servicios, salarios y la diversicacin de productos.
Determinar las situaciones que inuyen en las dinmicas sociales, como
orden pblico, crecimiento de la poblacin, el nivel de educacin entre
otros. Se debe conocer y responder a las necesidades cambiantes de la
poblacin.
el estudio tcnico paso 3 - anlisis externo - definicin de entornos gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
TABLA 3 - ANLISIS EXTERNO
anlisis factores externos
POLTICA PBLICA SECTORIAL
ECONMICO (PRESUPUESTO)
SOCIAL
AMBIENTAL
TECNOLGICO
norma / lineamiento
incidencia
efectos propuesta acciones
DEBILIDAD OPORTUNIDAD
el estudio tcnico paso 3 - anlisis externo gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Haga una breve descripcin de los factores externos que
inciden en el rediseo insttucional
importante
esta tabla con su correspondiente instructivo se encuentra en la seccin de anexos.
ANEXO
Apoyamos a las entdades y organismos pblicos
en los procesos de planicacin, desarrollo
y la gestn del Talento Humano.
*Mensaje insttucional
Partiendo de la misin de su entidad, se debe establecer
la relacin con la gestin que desarrollan, y si da
respuesta a las necesidades de sus usuarios y grupos de
inters. Para sto es importante hacer una valoracin
sobre el funcionamiento de la institucin y el aporte real
que da a la sociedad mediante sus servicios y productos,
as como su cobertura.
PASO 4 - Anlisis INTERNO
Para realizar esta
valoracin debe tener
en cuenta:
la entidad debe desarrollar su objeto social, bajo el modelo de operacin, y A partir de ah, identificar
claramente la misin y los productos y/o servicios que ofrece.
importante
el estudio tcnico paso 4 - anlisis interno gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
macroproceso
Tenga en cuenta que los procesos, actividades y
procedimientos son el insumo bsico para el
levantamiento de las cargas de trabajo, y las
cargas de trabajo son el insumo bsico para el
manual de funciones.
importante
Es la forma especca de llevar a cabo una actvidad.
Debe identcar: qu debe hacerse y quin debe hacerlo; cundo,
dnde y cmo se debe llevar a cabo; qu materiales, equipos y
documentos deben utlizarse; y cmo controlarse y registrarse.
Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un
procedimiento para facilitar su gestn. La secuencia ordenada de
actvidades da como resultado un subproceso o un proceso.
Normalmente se desarrolla en un departamento o funcin.
El Conjunto de procesos artculados que contribuyen al
cumplimiento de la misin insttucional.
procedimiento
proceso
Se denen como una serie de actvidades que se desarrollan
secuencial y lgicamente con el n de elaborar un producto o
servicio que satsfaga las necesidades y expectatvas de los clientes
o usuarios.
actividad
Mapa de procesos - Representacin grfica que muestra
la estructura e interacciones entre los diferentes
procesos que desarrolla la entidad a nivel general.
ANLISIS DE PROCESOS - IDENTIFICACIN DEL MAPA DE PROCESOS
el estudio tcnico paso 4 - anlisis de procesos - identificacin del mapa de procesos gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
NOTA
Es necesario que los proyectos denidos por la entdad
estn armonizados con los procesos.
Para el anlisis de procesos utilice la metodologa ms adecuada a la
naturaleza de su su entidad y determine si es necesaria una accin de mejora.
importante
Aquellos que orientan, evalan y hacen seguimiento a la gestn de la entdad, incluyen procesos
relatvos al establecimiento de poltcas y estrategias, jacin de objetvos, provisin de
comunicacin y aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios.
ESTRATGICOS
Son aquellos que contribuyen directamente al cumplimiento de los objetvos y a la razn de ser de
la organizacin; su objetvo fundamental es entregar los productos o servicios que el cliente o
usuario requiere para satsfacer sus necesidades. Estos procesos tambin se conocen como crtcos
o claves de la organizacin.
MIsionales
Son aquellos que dan soporte para el buen funcionamiento y operacin de los procesos
estratgicos y misionales de la organizacin.
APOYO
Son aquellos que adelantan las dependencias responsables de vericar que los resultados
y acciones previstas se cumplieron de conformidad con lo planeado.
EVALUACIN /
CONTROL
ANLISIS DE PROCESOS - TIPOS DE PROCESOS
el estudio tcnico paso 4 - anlisis de procesos - TIPOS de procesos gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Tenga en cuenta la informacin suministrada
en la tablas 1, 2 y 3.
importante
Verificar si los productos o servicios resultado
de cada uno de los procesos permiten el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
ANLISIS DE PROCESOS
Se requiere que el proceso se lleve a cabo?
Es necesario que el proceso sea ejecutado por la Entdad?
Est llevando a cabo el mismo proceso en varias dependencias de
la entdad? En otras entdades del sector, o en otro sector?
La entdad suministra los recursos necesarios para la obtencin
de los productos y/o prestacin de los servicios?
Cuenta con un responsable para su ejecucin?
Qu procesos se deben mantener?
Qu procesos se deben eliminar si fuera el caso?
Qu procesos son susceptbles de contratar con terceros para
mejorar calidad y eciencia?
Qu procesos son susceptbles de trasladar o unicar?
A qu procesos se les debe aplicar acciones de mejora?
Es necesario replantear alguno de los recursos necesarios para la
obtencin de los productos o prestacin de los servicios de cada
proceso?
Se requiere modicar la estructura interna?
el estudio tcnico paso 4 - anlisis de procesos gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
VERIFICAr conclur
Identifique los productos y servicios internos y externos.
Y una vez identificados, se deben revisar los siguientes
aspectos bsicos:
IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
Corresponden a los objetvos y funciones de su insttucin?
Oportunidad en la entrega de los productos y/o servicios?
Cul es el nivel de investgacin, desarrollo y avance tecnolgico,
as como tambin innovacin?
Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestacin de los
productos y/o servicios.
Cules objetvos, funciones y productos se siguen desarrollando?
Cules no se requieren?
Cules se proponen?
Cules funciones deben ser llevadas a cabo por los partculares?
Es pertnente hacer una modicacin a las normas que rigen su
funcionamiento?
TAREAS
De acuerdo con los resultados de este anlisis, determine cul
es la accin de mejoramiento a implementar, esto har parte
del rediseo insttucional y conclusin del estudio tcnico.
el estudio tcnico paso 4 - IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
VERIFICAr conclur
Cules son los logros de la entdad en la prestacin de servicios o
entrega de productos frente a metas establecidas?
Cul es la oportunidad en la entrega de los productos y/o
servicios?
Cul es el resultado del anlisis de procesos?
Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestacin de los
productos y/o servicios.
Se requiere mejorar la oportunidad en la prestacin de servicios
o entrega de productos?

Establecer niveles de mejoramiento en el uso de recursos.
Ajustar los estndares de desempeo a los requerimientos.
Determinar necesidades de la organizacin en trminos de
Recurso Humano (En coherencia con las cargas de trabajo).
TAREAS
EVALUACIN DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS

De acuerdo con los resultados de este anlisis, determine
cul es la accin de mejoramiento a implementar, esto
har parte del rediseo insttucional y conclusin del
estudio tcnico.
el estudio tcnico paso 4 - EVALUACIN DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
VERIFICAr conclur
Tenga en cuenta la informacin suministrada en laS tablas 1, 2 y 3.
LOS ESTNDARES son los parmetros requeridos
por la entidad, para medir logros y niveles de satisfaccin
de los usuarios - clientes.

Entre otros, considerar: Indicadores de gestin - Requisitos del
cliente - Requisitos de productos o de prestacin de servicios -
Requisitos legales (Ver tabla 2 Marco Legal).
importante
el estudio tcnico paso 4 - EVALUACIN DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
EVALUACIN DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS

El diseo de la estructura y la conformacin de la planta de
personal sigue la lgica de la estrategia. Se trata de alinear
la estrategia, la estructura organizacional, la planta de
personal y la cultura organizacional.
PASO 5 - REDEFINICIN DEL MODELO DE OPERACIN
Use LA ESTRATEGIA PARA DIRECCIONAR el cambio,
la innovacin y la gestin de conocimiento
en la entidad.
importante
el estudio tcnico REDEFINICIN DEL MODELO DE OPERACIN gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
La estructura de una organizacin y su planta
de personal, siguen la estrategia.
Mara Lorena Gutirrez Botero
Secretaria General de la Presidencia de la Repblica
1. Cul es el modelo de operacin a seguir?
2. Cul es el proceso de modernizacin que va a realizar?
3. Para qu va iniciar dicho proceso?
4. Com lo va a desarrollar?
5. Qu resultados espera obtener?
6. Qu recursos va a necesitar?
7. Cuenta su entdad con dichos recursos?
8. Existen referentes internacionales de cmo se gestona la
prestacin del servicio?
PREGUNTAS de
ORIENTAcin:
TAREAS
Conteste las preguntas orientadoras en no ms de
1.000 palabras.
paso 6 - estructura u organizacin interna
La estructura corresponde a la distribucin interna de
las diferentes dependencias de su entidad con las
respectivas funciones generales requeridas para
cumplir con su objeto social.
nivelES de procesos en la estructura oRganizacional vs dependencias
primer nivel
segundo nivel
tercer nivel
el estudio tcnico paso 6 - estructura u organizacin interna gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
DEPENDENCIA 2
PROCESO 2
DEPENDENCIA 1
PROCESO 1
DEPENDENCIA 2
PROCESO 2
MACROPROCESO 1
DEPENDENCIA 1
MACROPROCESO 2
DEPENDENCIA 2
gerencia
dependencia 2
subproceso 2
dependencia 1
subproceso 1
dependencia 2
subproceso 2
dependencia 1
subproceso 1
dependencia 2
subproceso 2
dependencia 1
subproceso 1
dependencia 2
subproceso 2
dependencia 1
subproceso 1
DEPENDENCIA 1
PROCESO 1
estructura alineada entre procesos y funciones
Un macroproceso determina una dependencia de primer
nivel, un proceso una de segundo nivel y un subproceso
una de tercer nivel.
Denir la estructura con un enfoque basado en procesos, artcula
las actvidades del proceso con las funciones de la dependencia,
de tal forma que los productos o servicios resultantes, pueden ser
nales o convertrse en insumo para otra dependencia o proceso.
En este sentdo, hay alineacin entre las funciones y las
actvidades propias para el desarrollo del proceso dentro de la
dependencia.
gerente
proceso 1
Actividades
FUNCIONES
proceso 2 proceso 3
Para determinar la estructura se deden establecer niveles tanto
superiores como inferiores que permitan determinar cul proceso
depende de cul. Para ello, es conveniente entonces, denir
macroprocesos en un nivel superior y subprocesos en un nivel
inferior que permitan conocer la desagregacin de los mismos y
as, su fcil manejo y comprensin.
NOTA
Si su entdad no tene macroprocesos stos deben
entenderse como procesos, y pueden ser asociados a
una dependencia.
paso 6 - estructura u organizacin interna
Actividades
FUNCIONES
Actividades
FUNCIONES
el estudio tcnico paso 6 - estructura u organizacin interna gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
para determinar la estructura interna
VERIFICAr conclur
Que los procesos estn asignados a las reas o dependencias
atendiendo a su anidad, a los productos elaborados o servicios
prestados para lograr agilizacin en la produccin de los mismos.
Que existan niveles jerrquicos mnimos de decisin que faciliten
el desarrollo de los procesos, la obtencin de los productos y la
prestacin de los servicios.
Que no exista duplicidad de funciones entre dos o ms
dependencias de la insttucin o con otras entdades u organismos
pblicos.
Que la estructura actual corresponda a la legalmente aprobada.
Es necesario modicar la estructura vigente?
Vericar cules son las dependencias que integrarn la insttucin
donde se reeje, los rganos de direccin y administracin, los de
asesora y coordinacin.
Describir las funciones de las dependencias nuevas teniendo en
cuenta las funciones generales y procesos de la insttucin.
Con base en los resultados obtenidos verifique los
procesos y la evaluacin de la prestacin de servicios:
Las estructuras deben ser planas y sencillas,
reflejando los niveles jerrquicos mnimos, buscando
armona, coherencia y articulacin entre las
actividades que realicen las dependencias.
importante
el estudio tcnico paso 6 - para determinar la estructura interna gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
paso 6 - consolidacin y diseo de la
estructura u organizacin interna
La estructura de la entdad debe estar acorde a los procesos
que realmente desarrolla y a los productos o servicios que
presta y por ende aproximarse a la identcacin de la planta
de personal requerida.
Analizados los aspectos vistos anteriormente, su entidad
est lista para que disee el tipo de estructura que
corresponda a los objetivos institucionales.
elementos a considerar
1. Objetivos
2. Productos o Servicios
3. Procesos
4. Dependencias
5. Funciones
6. Clientes o Usuarios
TAREAS
Disear la nueva estructura y elaborar el proyecto de decreto.
el estudio tcnico paso 6 - consolidacin y diseo de la estructura u organizacin interna gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
paso 6 - consolidacin y diseo de la
estructura u organizacin interna
dafp
firmas
PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO
Toda modicacin de estructura de las entdades de la Rama Ejecutva del orden nacional deber ser aprobada por el DAFP.
El acto administratvo deber ser aprobado por Decreto Presidencial. Llevar las rmas del Ministro de Hacienda
y Crdito Pblico, Ministro o Director de Departamento Administratvo y del Director del DAFP.
Proyectar el Acto Administratvo segn anexo adjunto.
en el acto administrativo que apruebe la estructura, se puede otorgar facultad al jefe de la
institucin para conformar mediante resolucin, grupos internos de trabajo, para racionalizar
la labor de las dependencias y lograr el mximo aprovechamiento de los recursos humanos.
importante
el estudio tcnico paso 6 - consolidacin y diseo de la estructura u organizacin interna gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
las cargas de
trabajo permiten
Establecer el nmero servidores pblicos que
requiere una entdad, por cada proceso y por
cada dependencia, para cumplir con las
funciones asignadas a una entdad.
Identcar simultneamente los empleos que
se requieren y los que no se requieren.
1
2
paso 7 - anlisis de funciones, perfiles y cargas de trabajo
La carga de trabajo es la cuantificacin de las horas
dedicadas por las personas en las actividades
laborales, al interior de los procesos que se
desarrollan en una entidad o empresa.
el estudio tcnico paso 7 - ANLISIS DE FUNCIONES PERFILES Y CARGAS DE TRABAJO gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
paso 7 - anlisis de funciones, perfiles y cargas de trabajo
tenga en cuenta que:
Se establecen a partr de las mediciones de los tempos que
demandan las actvidades al interior de los procesos que se
desarrollan en la entdad.
Para calcular las cargas de trabajo es importante tener actualizado
el manual de procesos y procedimientos, ya que ellos sern un
insumo en el registro de los tempos para los empleos previstos
(segn el perl).
Una vez que se identcan los procesos, las actvidades y los
procedimientos, debe registrar la frecuencia en que se repite cada
actvidad, as como el tempo en el que se desarrolla cada una y as
sucesivamente para cada proceso y dependencia.
Para hacer un buen estudio de cargas de trabajo es necesario
haber denido los perles de los empleos que desarrollarn las
actvidades.
Finalmente, el acumulado de horas segn el nivel del empleo
determina la planta de personal por cada dependencia.
anexos
el estudio tcnico paso 7 - ANLISIS DE FUNCIONES PERFILES Y CARGAS DE TRABAJO gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
Carpeta Estudio_tcnico > Paso_2 > Anlisis_func_Per_ Car.xmls
paso 8 - PLANTA DE PERSONAL
SISTEMA DE NOMENCLATURA
Y CLASIFICACINDE EMPLEOS
Ordenacin sistemtca y codicada de las
denominaciones de empleos dentro de cada uno de los
niveles jerrquicos determinados en las normas vigentes.
(Decreto 2489 de 2006 y modicatorios).
Ya elaborado el estudio de cargas de trabajo acorde a los procesos
y estructura determinada, inicie su elaboracin.

Tome de all la informacin correspondiente a los empleos
resultado del levantamiento de las cargas de trabajo requeridos
para el cumplimiento de la misin insttucional.
Determine las denominaciones de esos empleos y los cdigos,
segn el Decreto 2489 de 2006.
Fije de acuerdo con el presupuesto asignado, el grado de los
empleos y el nmero de stos.
Qu se requiere para elaborar una
planta de personal?
la planta de personal desde el punto de vista de
su aprobacin debe conformarse en forma global,
pero tcnicamente debe corresponder al estudio
previo de cargas de trabajo y a la estructura u
organizacin interna determinada.
importante
asesor
tcnico
asesor
profesional
tcnico
Asistencial
directivo
el estudio tcnico paso 8 - planta de personal gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
La disponibilidad presupuestal no se requiere
para el estudio y revisin preliminar del acto
administrativo, pero es requisito
indispensable para la aprobacin de la planta
de personal y firma del acto administrativo
respectivo.
importante
paso 8 - PLANTA DE PERSONAL
Para las modicaciones a las plantas de personal de los rganos
que conforman el Presupuesto General de la Nacin, que
impliquen incremento en los costos actuales, ser requisito
esencial y previo la obtencin de un certcado de viabilidad
presupuestal, expedido por la Direccin General del Presupuesto
Pblico Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, en
que se garantce la posibilidad de nanciar estas modicaciones,
para lo cual la entdad debe allegar el cuadro anexo, debidamente
diligenciado.
la viabilidad presupuestal
el estudio tcnico paso 8 - planta de personal gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
ANEXOS
OPEC.docx
Recuerde que en el evento de supresin de empleos el
jefe de talento humano o quien haga sus veces, debe
certcar que dichos empleos no estn inscritos en la
Oferta Pblica de Empleos de Carrera (OPEC).
TAREAS
paso 8 - PLANTA DE PERSONAL
1. Consolidar la planta de personal con denominaciones, cdigos, grados y nmero de empleos de cada uno.
2. Elaborar el proyecto de Acto Administratvo de planta de personal segn corresponda a establecerla o modicarla.
TAREAS
Acto Administrativo de Modificacin de Planta
el estudio tcnico paso 8 - planta de personal gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
dafp
firmas
PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO
Toda modicacin de planta de personal de las entdades de la Rama Ejecutva del orden nacional deber ser aprobada por el DAFP.
El acto administratvo deber ser aprobado por Decreto Presidencial. Llevar las rmas del Ministro de Hacienda
y Crdito Pblico, Ministro o Director de Departamento Administratvo y del Director del DAFP.
Proyectar el Acto Administratvo segn anexo adjunto. Se debe hacer diferenciacin entre la
planta de personal de empleos pblicos y la de trabajadores ociales. (Cuando sea del caso)
paso 9 - manual de funciones y de
competencias laborales
Instrumento de administracin de personal, en el que
se establecen las funciones y competencias laborales
de los empleos que conforman la planta de personal
de una entidad y los requerimientos exigidos para
su desempeo.
Para elaborar el Manual, debe tomar la
informacin del cuadro de cargas de trabajo
correspondiente a identificacin del empleo,
denominacin, cdigo, grado, requisitos de
estudio, experiencia y propsito principal.
importante
TAREAS
Elaborar el manual de funciones y competencias laborales
o modicarlo segn sea el caso.
Para este paso, se debe consultar la cartlla No. 17
Gua para la elaboracin de Manuales de Funciones y
Competencias Laborales.
ANEXOS
Una vez determinada la planta de
personal con el nmero de los empleos,
sus denominaciones, cdigos y grados:
Elabore o modifique en lo pertinente el
Manual de Funciones y Competencias
laborales.
el estudio tcnico paso 9 - manual de funciones y de competencias laborales gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
NOTAS y observaciones
Este espacio es para sus anotaciones. Lo puede usar
como usted quiera. Le aconsejamos que sea ac donde
anote todas sus inquietudes y temas relacionados al
proceso para que una vez se rena o hable con su asesor,
ste le pueda ayudar en todas sus consultas. Este espacio
es para el uso de su entidad y de ninguna manera cumple
la funcin de una PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) ni
est atado a las normativas del mismo.
el estudio tcnico notas y observaciones gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
preguntas y observaciones
el estudio tcnico preguntas y observaciones gua para el rediseo institucional de entidades pblicas
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2014