LA GESTIN DE PROCESOS: UN ENFOQUE DE GESTIN EFICIENTE

Los cambios en la forma de plantear los problemas de la organizacin

Las empresas se han vuelto cada vez ms complicadas, revolucionando las reas
econmicas y tecnolgicas trayendo la quiebra a las empresas. Los clientes se vuelven cada
vez ms exigentes y la competencia se transform en feroz, creando un marco en que la
necesidad de mejorar el rendimiento operativo y el logro de la eficiencia neto surgen as
distintas ideas como el valor agregado o beneficio para los propietarios del capital o dueos
de la empresa. Gestin de la cadena de valor de portero aplicada para identificar y
aprovechar al mximo las reas de actividad y maximizar sus beneficios.
El concepto de calidad pas de ser una propiedad inherente al producto o servicio a resultar
un valor asociado a l satisfaccin de necesidades y expectativas del cliente, este cambio fue
tan importante que provoco incluso la revisin de las normas I.S.O. (Organizacin
internacional para la estandarizacin). Dando lugar a sus nuevas inversiones para la
promocin, desarrollo y difusin de los procesos y sistemas destinados al mejoramiento
continuo de la calidad en los productos y en los servicios que se originan en el sector
empresario, apoya la modernizacin y competitividad de esas organizaciones.
En dicho concepto se implementan programas que buscan lograr mejoras, que normalmente
piden ms recursos para implementarlos, por ello es conveniente aplicar una visin
globalizadora, integrando todas estas acciones y propuestas de mejora como una forma de
lograr estos esfuerzos.
Cobrando importancia la denominada gestin por procesos mtodo estructurado para la
mejora de rendimiento, que se concentra en el diseo disciplinado y la cuidadosa ejecucin
de todos los procesos de una organizacin. Tambin es un diseo estructural de las
empresas un nuevo concepto de estructura organizativa que considera que toda
organizacin se puede concebir como una red de procesos interrelacionados o
interconectados. As el modelo de gestin basado en los procesos, se orienta a desarrollar la
misin de la organizacin, mediante la satisfaccin de las expectativas de sus stakeholders/
clientes, proveedores, acciones, empleados, sociedad ya que hace la empresa para
satisfacerlos en lugar de centrarse en aspectos estructurales como cual es u cadena de
mando y la funcin de cada departamento.
Empresas lderes aplicaron el cambio organizativo, indivualizando sus procesos, eligiendo
los procesos relevantes analizndolos y mejorndolos y finalmente utilizando este enfoque
para transformar sus organizaciones logrando resultados. Esta finalidad es la misma que se
considera en el mtodo de anlisis del valor como finalidad de satisfaccin de necesidades
del cliente as se llega a la reingeniera de procesos que se apoya en el cambio que va desde
una consideracin esttica, orienta a las estructuras, a la dinmica y a los flujos que crean
valor, el tema de los procesos se consideraba sobre todo en el contexto de la organizacin
industrial como organizacin de procesos u organizacin de flujo de operaciones.
En este nuevo contexto de gestin de sistema generador de valor, la concepcin de la
organizacin por procesos no se apoya en una estructura previa, si no que presume que la
misma deber surgir de las exigencias de los procesos. Se conceptualiza entonces a la
estructura como infraestructura que contiene o sostiene los procesos.
Los procesos
Provienen del latn processus que significa avance proceso es un conjunto de actividades de
trabajos interrelacionados, que se considera por requerir ciertos insumos (productos o
servicios obtenidos de otros proveedores) y actividades especficas que implican agregar
valor, para obtener ciertos resultados tambin se define como unidad en que si cumple un
objetivo completo, un ciclo de actividades que se inicia y termina con un cliente o un
usuario interno.
Elementos del proceso
1. Inputs
Recursos a transformar, materiales a procesar, personas a formar. Sobre los impus

2. Recursos o factores que transforman acta sobre los inputs a transformar se
distinguen dos tipos bsicos:
a. Factores dispositivos humanos: clarifica organiza y dirige las operaciones.
b. Factores de apoyo: infraestructura tecnolgica.

3. Flujos reales de procedimientos o transformacin: puede ser fsica pero tambin
puede modificarse una estructura jurdica de propiedad.

4. Outputs: son bsicamente de dos tipos:
a. Bienes: tangibles, almacenables, transportables.
b. Servicios: intangibles, acciones sobre el cliente su calidad depende bsicamente
de la percepcin del cliente.
No todas las actividades que se realizan en las organizaciones son procesos.

Procesos de negocios
Satisfacer el pedido de un cliente desde el contacto inicial hasta la entrega del producto.
Diseo del producto creacin de modelos, preparacin de matrices.
Procesos de apoyo
Son aquellos procesos internos necesarios para realizar los procesos de negocios.
Compra de artculos de oficina.
Pago de anticipos.
Pago de remuneraciones.
Son procesos que no estn ligados directamente a la misin de la
organizacin pero resultan necesarios para los procesos operativos.
Propiedades de la organizacin por proceso
Dominio del proceso sobre la estructura: la estructura es vista como mera
infraestructura, es decir la organizacin es vista de una manera general observando
cada engranaje que hace funcionar la organizacin, desde el proceso de nivel ms
bajo hasta los procesos de los niveles ejecutivos.
Transversalidad de la organizacin y gestin por procesos: se observa y se analiza la
organizacin por departamentos los procesos son gestionados y mejorados en busca
de poder brindar un producto o servicio de genera cada vez un mejor valor para el
cliente.
Predominio de la informacin en la organizacin por procesos: el conocimiento es
importante y utilizarla para operar a la empresa como una maquina donde cada parte
es necesaria y su aporte es importante para el buen funcionamiento.
Orientacin a la generacin de valor en la misma actividad organizativa de
procesos: en lugar de buscar la optimizacin en la combinacin de factores, la
organizacin por procesos se orienta al valor producido o servicio.
Desarrollo de una metodologa para aplicar la gestin basada en procesos
La gestin basada en procesos es una herramienta que debe generar un cambio en la
filosofa y mentalidad del trabajo de las organizaciones. La gestin de procesos implica el
control de los mismos es decir establecer mecanismos para medir el resultado de los
procesos.
Etapas
Primera - Informacin y Participacin
Cuando se trata de adoptar una nueva metodologa y cambiar la forma de pensar y de
trabajar de las personas, es esencial la informacin y tambin la formacin que se les
brinde.
Por ello, la implementacin de la gestin en base a procesos debe realizarse de la forma
ms participativa posible.
Segunda - Identificacin de los Procesos y Definicin de fronteras de cada uno
Esta se lleva a cabo elaborando una lista de todos los procesos y actividades que se
desarrollan en la organizacin.
Definir el mapa de procesos e identificar cules son los ms importantes.
Tercera - Seleccin de los Procesos
Se deben diferenciar los procesos relevantes y los procesos clave.
Los procesos clave son aquellos que forman parte de los procesos relevantes y que inciden
de manera significativa en los objetivos estratgicos, siendo crticos para el xito del
negocio.
Cuarta - Nombrar al Responsable del Proceso
Cuando han sido seleccionados los procesos relevantes y clave, se debe nombrar un
responsable o propietario para cada uno de ellos (dueo del proceso).
Este deber actuar con autonoma y responsabilidad en la ejecucin del proceso.
Quinta - Revisin y Anlisis de los procesos y Deteccin de los problemas
Verificar de qu manera este da respuesta a los objetivos estratgicos, y si no es as, habr
que abordar el diseo o rediseo del proceso.
Sexta Correccin de problemas
En esta fase y dependiendo del contenido y de la complejidad de los temas planteados, se
podr ocurrir recurrir a las siguientes herramientas:
Mtodos de resolucin de problemas
Tcnica de valor agregado
Contribuye a satisfacer las necesidades del cliente?
El cliente est dispuesto a pagar por ellas?
Contribuye a conseguir alguno de los objetivos estratgicos?



Sptima Establecimiento de indicadores
Estos procesos deben de ser evaluados peridicamente ya que partiendo de estas
evaluaciones que se realicen se pueden determinar los puntos dbiles y de esta forma
establecer una estrategia completa para mejorar el funcionamiento.
La utilizacin de indicadores es fundamental para poder interpretar lo que est ocurriendo y
tomar medidas cuando las variables se salen de los lmites establecidos o mrgenes de
tolerancia que permitan asegurar lo que hacemos a nuestros clientes.
Se plantea por lo tanto la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes
preguntas:
Qu debemos medir?
Dnde es conveniente medir?
Cundo hay que medir? En qu momento o con qu frecuencia?
Quin debe medir?
Cmo se debe medir?
Cmo se van a difundir los resultados?
Quin y con qu frecuencia va a revisar o auditar el sistema de obtencin de datos?
Beneficios de la gestin por procesos
Debemos de establecer un diseo riguroso para cada proceso con ello aumentamos el
rendimiento debido a que no malgastamos los recursos ni tiempo en esfuerzos intiles.
El xito de una empresa en definitiva depender de la correccin ejecucin de los procesos
bien diseados.
Los sistemas de gestin tradicionales, generalmente no priorizan a los procesos y fueron
diseados y aplicados para estructuras organizadas por funciones pero a medida que este
esquema orientado a la gestin de procesos empieza a arraigarse, todos los sistemas de la
organizacin se reenfocan para dar soporte a los procesos.