RESUMEN La presente investigacin tiene como fin, desarrollar una propuesta que ofrezca mejoras en el Departamento de Gestin de Calidad Hotelera del Hotel Venetur Valencia. A travs de la observacin directa durante 16 semanas, se observo que los instrumentos de recoleccin de datos y los seguimientos que se aplican para los mismos no son oportunos, es por ello, que el objetivo de la propuesta se orienta a la reestructuracin de dichos instrumentos. El tipo de investigacin fue descriptiva, aplicando as, el diseo de investigacin de campo utilizando las tcnicas e instrumentos de la observacin directa, la entrevista no estructurada, el libro de anotaciones y la formulacin de preguntas espontaneas. Para concluir, se noto que con la mejora de los instrumentos y el seguimiento oportuno de los mismos, se pudiese optimizar el proceso de recoleccin de datos. Palabras claves: gestin, calidad, instrumento, seguimiento, optimizacin y servicio.
III DEDICATORIA
A Dios por haberme acompaado durante todo el recorrido, por llenarme de salud y fuerzas para seguir adelante venciendo las adversidades.
A mi pap Ricardo Gilly, quien ha sido mi apoyo incondicional y me ha brindado la oportunidad de crecer profesionalmente.
Al Hotel Escuela por haberme dado la oportunidad de Aprender Haciendo, en tan prestigiosa institucin.
A mi gran amiga y compaera de clases Mara Toro, por todos los momentos que compartimos para poder llegar a nuestro logro y ser oficialmente colegas.
A mis amigos Linda Condeco, Dayelin Uzcategui, Ivanna Chacn y Ferenc Oze, por regalarme tantos momentos felices durante toda la carrera.
A la profesora Cecilia Varela, por brindarme su ayuda para la culminacin de esta etapa.
INTRODUCCIN
Los instrumentos de recoleccin de datos segn Fidias G. Arias (2006), es cualquier recurso, dispositivo o formato (papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar informacin. A su vez, Hernndez y otros (2004), sealan que son los recursos que utiliza el investigador para registrar informacin o datos sobre las variables que se tienen en mente.
De tal forma que, la investigacin surgi a partir del desarrollo de las pasantas administrativas en el Departamento de Gestin de Calidad Hotelera del Hotel Venetur Valencia durante un periodo de 16 semanas, haciendo esto, que se realizaran funciones de archivo de informacin en fsico y digital, supervisin contina de las reas prestadoras de servicios del hotel y el vaciado de las encuestas y los comentarios del libro de sugerencias y reclamos.
Por otro lado, para detectar la problemtica se aplica la investigacin descriptiva con un diseo de investigacin de campo utilizando la tcnica de la observacin directa y la entrevista no estructurada; los instrumentos de recoleccin de datos que se aplicaron fueron el libro de anotaciones y la formulacin de preguntas de forma espontanea. Estos instrumentos ayudaron a detectar, que el proceso de vaciado de informacin de las herramientas de recoleccin de datos se realiza de manera irregular, ya que, se cree que el cuestionario visualmente esta recargado, su contenido es extenso y la escala de valoracin no es la ideal para determinar la calidad de los servicios, mientras que, el libro de sugerencias no posee un seguimiento oportuno y continuo.
Es por ello, que se plantea la reestructuracin de los mismos con la finalidad de que el establecimiento conozca a cabalidad cuales son o no las debilidades que estn presentando los servicios.
NDICE GENERAL pp.
Resumen. III
FASE I: LA EMPRESA Presentacin del estudio.... 9 Descripcin de la empresa. 10 Antecedentes histricos. 10 Descripcin... 11 Filosofa de gestin. 13 Descripcin de la unidad de estudio.... 15 Actividades realizadas.... 16 Descripcin de posibles problemticas... 17
FASE II: EL PROBLEMA Planteamiento del problema...... 19 Objetivo general.. 20 Objetivos especficos.. 21 Bases tericas..... 22 Diseo metodolgico.. 28 Tipo de investigacin.. 28 Tcnicas e instrumentos.... 28 Poblacion y muesta........ 29 Resultados. 29 Anlisis comparativo... 30 Conclusiones.... 31 Recomendaciones... 32
FASE III: LA PROPUESTA Planteamiento de la propuesta.. 36 Objetivo general... 38 Objetivos especficos... 38 Justificacin... 39 Alcance.. 39 Desarrollo de la propuesta.. 41 Caractersticas del cuestionario..... 42 Propuesta del cuestionario..... 44 Caractersticas de la lista de cotejo.. 47 Descripcin del anlisis de la lista de cotejo... 47 Propuesta de la lista de cotejo... 49 Descripcin del proceso para el anlisis de informacin del cuestionario... 51 Propuesta del anlisis de informacin del cuestionario.... 53
BIBLIOGRAFA ... 56 ANEXOS.... 57
LISTA DE GRFICOS
GRFICO pp. 1. Anexo 1. Lado (A) de la encuesta..... 58 2. Anexo 2. Lado (B) de la encuesta..... 59 3. Anexo 3. Plantilla en Excel para el vaciado de informacin.... 60 4. Anexo 4. Plantilla en Excel del resultado general de informacin......... 61 5. Anexo 5. Hoja del libro de sugerencias y reclamos... 62 6. Anexo 6. Formato para el seguimiento de las sugerencias del husped......... 63 9
FASE I LA EMPRESA
1. Presentacin del estudio
El Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, nico en su estructura, est constituido por un pensum curricular de 6 semestres en los cuales, en el tercer y sexto semestre respectivamente, se realizan las pasantas operativas y administrativas con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos en la institucin. El ejercicio de las pasantas operativas tiene como finalidad desenvolverse en las reas prestadoras de servicios del hotel, como lo son: Recepcin, Reservaciones, Ama de Llaves, Servicio, Cocina, entre otros; mientras que en las pasantas administrativas, se pretende desarrollar una propuesta que permita cumplir con un requisito fundamental para optar al ttulo de Tcnico Superior en Hotelera y Servicios de la Hospitalidad del Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.
El objetivo de las pasantas administrativas consiste en aplicar los conocimientos terico-prcticos adquiridos durante el proceso de aprendizaje del primer al quinto semestre. Anteriormente, el periodo de pasantas constaba de 20 semanas pero en la actualidad fue modificada su duracin a 18.
La propuesta que aqu se plantea ha sido realizada con el objetivo de cumplir con los requerimientos de la institucin y poder optar al ttulo expuesto anteriormente, de tal forma que, el estudio se basa en la reestructuracin del instrumento de recoleccin de datos de los 10
huspedes para as poder medir su nivel de satisfaccin y lograr que el cliente se marche del hotel satisfecho y con ganas de hospedarse nuevamente.
1.2 Descripcin de la empresa
1.2.1 Antecedentes histricos
A comienzos del ao 1967 un grupo de personalidades encabezadas por el Dr. Carlos Luis Ferrero, convence a la Corporacin Venezolana de Fomento (CVF) para invertir en la construccin del primer hotel 5 estrellas en Valencia, donde el Arquitecto Martn Vegas es el encargado de elaborar el proyecto para el edificio y de empezar la construccin a finales de 1968.
Posteriormente, se empiezan conversaciones con la cadena InterContinental para la administracin y operacin del hotel y en 1970; las partes suscriben contrato para la adecuacin y el equipamiento. Para marzo de 1971 se realiza la pre-apertura, pero es finalmente el 24 de junio de 1971 cuando es oficialmente inaugurado y abierto al pblico por el entonces Presidente Rafael Caldera, en la zona ms prestigiosa del estado Carabobo.
Es entonces, a partir del mes de marzo del 2010 cuando comienza el cambio de administracin de cadena hotelera InterContienetal a la administracin Venezolana de Turismo S.A, VENETUR, siendo esta la operadora turstica ms grande del pas constituida por 13 hoteles 11
distribuidos a nivel nacional, ofrecindole al Hotel Tacarigua una nueva imagen como parte del estado, otorgndole el nombre de Hotel Venetur Valencia y brindndole la oportunidad de seguir creciendo bajo la direccin del Ministerio del Poder Popular para el Turismo de la Repblica Bolivariana de Venezuela, basados en su misin y visin contemplando el esfuerzo y la constancia de todos sus empleados. Fuente: pgina electrnica oficial de Venezolana de Turismo y gerencia de recursos humanos del Hotel Venetur Valencia.
1.2.2 Descripcin
a) Nombre: Hotel VENETUR Valencia, su razn social es Tacarigua C.A. Forma parte de la Cadena Hotelera Nacional de Turismo VENETUR.
b) Ubicacin: Urbanizacin La Via, calle Juan Uslar. Apartado postal 726, Valencia estado Carabobo.
c) Clasificacin: segn el Ministerio del Poder Popular para el Turismo y el Reglamento de la Ley Orgnica de Turismo clasifica al Hotel Venetur Valencia de la siguiente manera:
- Segn su categora: se clasifica como hotel cinco (5) estrellas. - Segn su modalidad comercial de trabajo: Hotel comercial ejecutivo. - Segn su tamao: Hotel mediano. 12
- Segn la forma de agrupacin: de cadena, pertenece a la Red de Hoteles Venetur.
d) Capacidad: Posee 161 habitaciones divididas en 101 sencillas, 48 Dobles, 10 Business, 1 Suite presidencial y 1Suite familiar, con una capacidad de 424 plazas cama. Por otra parte el hotel ofrece 6 salones para eventos, 1 bar y 2 restaurantes.
e) ndice de ocupacin: segn los datos arrojados por el sistema CQR en el departamento de recepcin, el ndice de ocupacin en el ao 2011, fueron entre el 40% y 60%.
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1.2.3 Filosofa de Gestin
a) Estructura organizativa:
Fuente: gerencia de recursos humanos del Hotel Venetur Valencia. 14
b) Misin: Ofrecer el mayor confort y calidad de servicio al husped, clientes corporativos, institucionales, comunidad local y del exterior, donde la atencin y la satisfaccin de nuestros clientes es prioridad para el talento humano en armona con el bienestar laboral y de la comunidad manteniendo los estndares de calidad y posicionamiento del hotel como icono de la ciudad.
c) Visin: Ser lderes en el mercado nacional e internacional, en brindar la mayor calidad, confort y atencin al cliente, a travs del servicio de: habitacin, banquetes, eventos, alimentos y bebidas, a travs de la excelencia y el conocimiento del recurso humano al servicio de la colectividad.
d) Objetivos: La sistematizacin de los procesos relacionados con los servicios prestados por el hotel a sus clientes, con prioridad en la mejora continua, a fin de garantizar tanto la calidad como la conservacin del ambiente. Fuente: gerencia de recursos humanos del Hotel Venetur Valencia.
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1.2.4 Descripcin de la Unidad de Estudio
Las pasantas fueron desempeadas en el departamento de Gestin de Calidad Hotelera, es importante sealar que dicho departamento actualmente no se encuentra ubicado dentro de la estructura organizativa del Hotel Venetur Valencia, debido a su apertura reciente dentro del establecimiento. Por lo tanto, es a la Gerencia General a la que se le reporta las novedades ocurridas diariamente, as como tambin est bajo sus directrices.
Segn el Instructivo del Comit de Calidad de la Red de Hoteles Venetur, el objetivo del departamento consiste en establecer las normas y procedimientos para el funcionamiento eficiente de una excelente gestin de la calidad en todos los hoteles de la Red. Tambin puede definirse como un sistema eficaz para integrar y equilibrar todos los esfuerzos en materia de desarrollo, mejoramiento, mantenimiento y aseguramiento de la calidad en una organizacin al prestar sus servicios para la plena satisfaccin del cliente.
Del mismo modo, el instructivo establece:
Misin: la cual consiste en, disear e implementar sistemas de gestin de calidad para proveerles a nuestros clientes una experiencia ideal, sorprendindolos en cada momento.
Visin: Ser una organizacin innovadora, de reconocida excelencia, logrando un liderazgo en la calidad de nuestros servicios dentro de la red 16
de hoteles VENETUR. Convirtindonos en los preferidos de nuestros huspedes y clientes, superando sus deseos, necesidades y expectativas.
Dentro de las funciones mas resaltantes del departamento, se encuentran la de atender todo lo relacionado con la calidad, prestando atencin directa o personalizada a los clientes internos y externos as como tambin, elaborar planificaciones de inspecciones, aplicar y analizar la encuetas, chequear el libro de sugerencias, elaborar un plan de fidelizacin con su presupuesto y elaborar el plan de mejora continua.
1.2.5 Actividades Realizadas
Debido a que el departamento de Gestin de Calidad Hotelera abarca todos las reas del Hotel Venetur Valencia, fue necesaria una induccin en departamentos estratgicos como el de Ama de Llaves, Recepcin y Mantenimiento, donde respectivamente se adquirieron conocimientos en el manejo del sistema CQR, asignacin de habitaciones a las camareras, supervisin de pisos y de reas, proceso del check-in (entrada del husped al hotel) y check-out (salida del husped del hotel), reservaciones y programacin de actividades para el mantenimiento preventivo y correctivo del hotel. Todo esto con la finalidad de conocer los procesos y funcionamiento de los mismos y as poder detectar las posibles fallas.
Las pasantas administrativas se desarrollaron en el departamento de Gestin de Calidad Hotelera durante un periodo de 16 semanas, en el cual se desempearon las siguientes actividades:
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Asistente de Gestin de Calidad Hotelera, que consisti en:
1. Registrar en un archivo los formatos y documentos en fsico para el control del departamento, as como tambin, introducir la informacin en una base de datos que permitiera tener un registro sistemtico mensual de las actividades realizadas.
2. Realizar inspecciones a las habitaciones disponibles, en remodelacin y fuera de servicio.
3. Buscar en recepcin las encuestas realizadas por los huspedes. (Ver anexos 1 y 2).
4. Organizar las encuestas aplicadas a los huspedes, para luego ingresarlas en una plantilla de Excel. (Ver anexos 3 y 4).
5. Clasificar las sugerencias y reclamos realizadas por los huspedes, para ser transcritas en una plantilla en Excel y luego enviarla a los departamentos involucrados. (Ver anexos 5 y 6).
Descripcin de Posibles Problemticas
El instructivo del Comit de Calidad de la Red de Hoteles Venetur, establece dentro de sus funciones en el literal C aplicar y analizar encuestas, las cuales preferiblemente no deben presentarse en el momentos de la salida, sino durante su estada, con el objetivo de buscar solucin oportuna y dar una respuesta inmediata a las sugerencias y reclamos de los usuarios; seguidamente los literales D, F y G 18
corresponden a contactar los departamentos responsables de donde provienen las quejas, realizar un resumen mensual para conocer donde estn las fallas ms constantes y el chequeo del libro de sugerencias y reclamos.
Actualmente, lo sealado en dicho instructivo se lleva a cabo; sin embargo el proceso y el formato utilizado por el Departamento de Gestin de Calidad Hotelera se pudiese mejorar, ya que el instrumento actual (cuestionario) es extenso debido a que est conformado por 15 preguntas, visualmente esta recargado y la escala de valoracin no es la ms idnea para determinar la calidad de los servicios. Por otro lado, no se ha establecido un proceso que permita el seguimiento constante del libro de sugerencias y reclamos, lo que genera que el establecimiento no conozca oportunamente cuales son las insatisfacciones, necesidades y requerimiento de los usuarios.
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FASE II EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Las empresas de alojamiento generalmente se encuentran organizadas por diversos departamentos y el Hotel Venetur Valencia no escapa de dicha organizacin, sin embargo, la integracin del departamento de Gestin de Calidad Hotelera dentro de la estructura organizativa se encuentra en proceso. De tal forma que, segn el Instructivo del Comit de Calidad de la Red de Hoteles Venetur (2012), el departamento de Gestin de Calidad Hotelera, est orientado a disear sistemas de gestin de calidad para proveerles a los clientes una experiencia ideal, sorprendindolos a cada momento.
Dentro de este marco, segn el instructivo citado en el prrafo anterior unas de las funciones del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera es hacer seguimiento de las quejas y sugerencias que el husped manifiesta durante su estada, para lo cual, el Hotel Venetur Valencia utiliza la tcnica de la encuesta aplicando el instrumento (cuestionario), que se le facilita al usuario dejndolo en las habitaciones o al momento de realizar su check-out o salida del establecimiento. Sin embargo, durante el tiempo de observacin que abarc la pasanta, se pudo apreciar que el modelo de cuestionario que se aplica no genera los resultados que se estiman para conocer a cabalidad las opiniones de los huspedes con respecto al servicio, y se cree, que es por dicho instrumento ya que adems de ser extenso, no se enfoca por departamentos, y visualmente esta recargado de mucho contenido, a su vez, se not que la escala de 20
valoracin no es oportuna para calificar la calidad del servicio de los trabajadores, ya que, utiliza los trminos Malo y Muy malo los cuales pueden repercutir directamente en el empleado. Por consiguiente, un instrumento de recoleccin de datos mal empleado puede traer como consecuencia que se escapen ciertos detalles que no se plasmen y puedan ocasionar el desconocimiento de la calidad o no de ciertos departamentos, as como tambin, cabe resaltar que en caso de que el husped se encuentre limitado para hacer sus observaciones y no desee llenar el cuestionario, puede realizarlas a travs del libro de sugerencias y reclamos.
Por otra parte, se observ que el Departamento de Gestin de Calidad Hotelera no realiza una revisin oportuna y continua del Libro de Sugerencias y Reclamos, debido a la falta de planificacin y control del departamento. Esto conlleva a omitir las observaciones all plasmadas, que si bien es cierto, no todas son negativas existen en gran medida algunas que s lo son, y si el departamento desconoce tanto las observaciones buenas y deficiente dejadas por los huspedes, no se pueden optimizar las mismas, es por ello que se sugiere que el seguimiento sea constante y se realice una recoleccin de datos que permita visualizar las sugerencias y reclamos.
Objetivo general
Proponer la reestructuracin del instrumento de recoleccin de datos del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera del Hotel Venetur Valencia.
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Objetivos especficos
Diagnosticar el resumen, proceso y seguimiento del instrumento de recoleccin de datos del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera.
Identificar debilidades del proceso actual del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera.
Disear la propuesta de reestructuracin del instrumento de recoleccin de datos del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera.
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BASES TERICAS
Para fundamentar la presente informacin es necesario conocer algunos conceptos que ayudaran a la comprensin de dicha investigacin.
Antecedentes de la investigacin
Crdenas D. (2011), en su propuesta de un Plan de Gestin de Calidad de Servicios para el Departamento de Ventas del Hotel Venetur Valencia, establece que su investigacin est dirigida hacia una gestin de calidad de servicio, donde el cliente obtenga excelencia a travs de las estrategias de planeacin, ejecucin y verificacin, haciendo de la supervisin y control frecuente una herramienta factible para lograr la satisfaccin del cliente en mejora continua. Se tomo en cuenta esta propuesta debido a que el Departamento de Gestin de Calidad Hotelera del Hotel Venetur Valencia, con la implementacin del cuestionario como instrumento de recoleccin de datos de la tcnica de la encuesta, busca captar las debilidades de manera integral del establecimiento, con la finalidad de hacer seguimiento de las mismas y crear planes de mejora continua.
Tcnica de recoleccin de datos
Segn Fidias G. Arias (2006), la tcnica es el procedimiento o forma particular de obtener informacin. El mismo autor tambin hace referencia a los tipos de tcnicas segn el diseo de investigacin, en el caso actual se describirn las tcnicas del diseo de campo, ya que fue el que se utilizo para el desarrollo de la propuesta. 23
Tipos de tcnicas de recoleccin de datos del diseo de investigacin de campo
La observacin para Fidias G. Arias (2006), es una tcnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemtica, cualquier hecho, fenmeno o situacin que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en funcin de unos objetivos de investigacin preestablecidos.
Otra tcnica de recoleccin de datos es la encuesta, el mismo autor la define como una tcnica que pretende obtener informacin que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de si mismos, o en relacin con un tema en particular. Las encuestas pueden ser orales, que se fundamentan en un interrogatorio cara a cara o por va telefnica, en el cual el encuestador pregunta y el encuestado responde; mientras que la escrita utiliza un cuestionario. Es por ello que se cree que la tcnica de recoleccin de datos aplicada actualmente en el Departamento de Gestin de Calidad Hotelera del Hotel Venetur Valencia, es correcta; sin embargo es el instrumento empleado como cuestionario el que presenta debilidades en su estructura y contenido.
Siguiendo este orden de ideas, Fidias G. Arias (2006) hace referencia de la entrevista ms que un simple interrogatorio, es una tcnica basada en un dialogo o conversacin cara a cara, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la informacin requerida. La misma puede ser empleada de forma estructurada, la cual contiene un diseo previamente realizado o la no estructurada donde no se posee un formato como gua para la realizacin de preguntas.
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Instrumento de recoleccin de datos
Segn, Fidias G. Arias (2006), los instrumentos de recoleccin de datos es cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar la informacin.
Tipos de instrumentos de recoleccin de datos segn el diseo de investigacin de campo
El mismo autor establece que en el caso de la tcnica de la observacin no estructurada, se aplican los instrumentos de diario de campo, cmara fotogrfica y cmara de video, mientras que, en la tcnica de la observacin estructurada se utilizan las listas de cotejo, lista de frecuencias y la escala de valoracin. En la propuesta actual, se realizara una lista de cotejo como el instrumento que permita el seguimiento continuo del libro de sugerencias y reclamos. Es por ello que se hace oportuno conceptualizar, que segn Fidias G. Arias (2006), la lista de cotejo es un instrumento en el que se indica la presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser observada.
Por otro lado la tcnica de la encuesta oral, utiliza como instrumento una tarjeta contentativa de las preguntas y opciones de respuesta, la cual siempre es llenada por el encuestador, el grabador y la cmara de video, a diferencia de la encuesta escrita que se realizara a travs de un cuestionario autoadministrado, el cual como su nombre lo indica, siempre es respondido de forma escrita por el encuestado. De tal forma que, en la presente investigacin se plantea la reestructuracin del instrumento de la encuesta escrita (cuestionario), debido a que se observo que el formato utilizado actualmente presenta debilidades en su estructura, ya que posee 25
un contenido extenso que ocasiona que el husped no se sienta motivado a utilizarlo, por otro lado, se cree que la escala de valoracin del instrumento no es la apropiada para calificar los servicios prestados por el establecimiento.
A su vez, Fidias G. Arias (2006), hace referencia acerca de los instrumentos que utilizan los diferentes tipos de entrevista los cuales son:
- Entrevista estructurada o formal, utiliza una gua prediseada que contiene preguntas. - Entrevista no estructurada y semi-estructurada, pueden utilizar un grabador o cmara de video.
Igualmente, para conocer sobre la aplicacin del libro de sugerencias y reglamos, el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica del Turismo; dentro de su normativa establece sobre el uso del Libro de Sugerencias y Reclamos especficamente en su artculo N 4 seala que: en el Libro Oficial de Sugerencias y Reclamos, los turistas Usuarios podrn realizar de forma escrita, las quejas y sugerencias que deseen formular referente a la calidad de los servicios ofrecidos o proporcionados por los prestadores de Servicios Tursticos. No obstante, en el artculo N 7, numeral 1; establece la obligacin por parte de los prestadores de servicios la ubicacin del libro de Sugerencias y Reclamos en un lugar visible a disposicin de los Turistas o Usuarios Tursticos.
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Calidad
Segn, Kotler (2007), la calidad es una de las caractersticas principales de un producto o servicio que sustentan su capacidad para satisfacer necesidades explicitas o implcitas del cliente, expone tambin, que cuando los principios de la calidad total se aplican en un contexto para mejorar la satisfaccin de cliente, se logra el xito.
Es por ello, que se hace oportuno mencionar la teora del mejoramiento continuo de Harrington J. (1993), quien expone que mejorar un proceso significa cambiarlo para hacerlo ms efectivo, eficiente y adaptable. Qu cambiar y cmo cambiar depende del enfoque especfico del empresario y del proceso. El mejoramiento continuo involucra la calidad del producto, la cual constituye la totalidad de las caractersticas de una entidad que determinan su aptitud para satisfacer necesidades expresadas o implcitas. Significa esto, que abarca todas las actitudes de la empresa, desde la compra de la materia prima hasta la entrega del producto terminado al consumidor final, con el fin de satisfacer plenamente a los clientes.
Aun as, se cree que para que la calidad del producto perdure en el tiempo es necesario hacer seguimiento del mismo, es por esto, que se hace referencia a lo establecido por la Alianza Mundial para la Participacin Ciudadana (CIVICUS), la cual dentro de sus herramientas para la capacitacin, menciona la importancia del seguimiento y la evaluacin como una herramienta que aportar eficacia dentro de la organizacin. As mismo, define el seguimiento como El anlisis y recopilacin sistemtica de informacin a medida que avanza un proyecto. Se cree que el seguimiento dentro del departamento de Gestin de Calidad Hotelera, permitir la evaluacin continua de los 27
servicios, para poder as, determinar si se estn cumpliendo con los objetivos de la empresa en cuanto a la calidad y estandarizacin del producto.
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DISEO METODOLGICO
1. Tipo de investigacin
Con el fin de alcanzar el objetivo general y los objetivos especficos planteados, se seguir la siguiente metodologa: esta investigacin est basada en la investigacin descriptiva ya que se narran los hechos o situaciones del objeto en estudio, para poder as diagnosticar el proceso y seguimiento de los instrumentos de recoleccin de datos. El diseo es de campo, debido a que se ha tenido un contacto directo con la situacin donde ocurren los hechos para identificar las debilidades del proceso actual.
2. Tcnicas e instrumentos
Para la presente investigacin se escogi la tcnica de la observacin libre y la entrevista no estructurada. Los instrumentos que se aplicaron fue el libro de anotaciones diarias, donde se lleva un registro semanal de las novedades ms resaltantes observadas del departamento de Gestin de Calidad Hotelera y la formulacin de preguntas sin poseer un formato prediseado. Las preguntas que se realizaron de forma espontanea, se dirigan a conocer sobre la incorporacin del departamento de Gestin de Calidad Hotelera, importancia de los instrumentos de recoleccin de datos, seguimiento del libro de sugerencias y reclamos y planificacin y control del departamento.
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3. Poblacin y muestra
La poblacin est dirigida al Hotel Venetur Valencia y la muestra es el departamento de Gestin de Calidad Hotelera.
4. Resultados
Los resultados que se obtuvieron con la formulacin de preguntas espontaneas al jefe de Gestin de Calidad Hotelera del Hotel Venetur Valencia, fue la importancia de establecer dicho departamento para que se encargara de velar por los estndares establecidos por la empresa, a su vez, manifest que los instrumentos de recoleccin de datos son importantes para recabar informacin de las opiniones de los huspedes acerca de la calidad de los servicios, sin embargo ha sido falta de planificacin y control del departamento establecer el chequeo oportuno del libro de sugerencias y reclamos.
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ANLISIS COMPARATIVO
Durante el periodo acadmico en el Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos, se obtuvieron conocimientos tericos y prcticos enfocados en las empresas de la hospitalidad, siendo esto una herramienta fundamental para la ejecucin de las pasantas administrativas. Si bien es cierto, que la formacin debe ser integral aun se tienen deficiencias tericas para lograr un desarrollo eficiente de las pasantas administrativas.
Sin embargo, para realizar el chequeo e inspecciones de las instalaciones se han aplicado los conocimientos adquiridos en el primer y segundo semestre correspondiente a habitaciones, donde se desempea una labor operativa para mantener las estandarizaciones del Hotel Venetur Valencia. Por otro lado, para el desempeo de la gestin del departamento ha sido de gran beneficio la informacin brindada en Gestin de Habitaciones para la realizacin de planes preventivos y correctivos de mantenimiento, realizacin de formatos, estandarizacin de habitaciones y seguimiento diario de las instalaciones del hotel.
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CONCLUSIONES
La ejecucin de la presente investigacin, contribuyo a apoyar la propuesta de que la reestructuracin del instrumento de recoleccin de datos es necesaria para mejorar la gestin del departamento y la prestacin de servicios del Hotel Venetur Valencia.
Es por eso, que mediante la elaboracin de esta investigacin se procur elaborar una propuesta que ayudara a solventar la situacin de una funcin departamental que no ha sido estructurada y a que a su vez acarrea inconvenientes en la calidad del servicio en relacin con la satisfaccin del husped.
Para concluir, es necesario mencionar que con la mejora del instrumento de recoleccin de datos y la canalizacin de procedimientos que permita la solucin oportuna, rpida y eficaz de las quejas o sugerencias del husped, el hotel podr mantener al usuario conforme con la calidad del servicio y con ganas de volver a visitar las instalaciones.
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RECOMENDACIONES
Se recomienda al Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos implementar las siguientes acciones:
Desarrollar conocimientos de las funciones de un departamento de Gestin de Calidad Hotelera en la materia complementaria de Gestin de habitaciones.
Explicar dentro del contenido de la materia Legislacin y Hospitalidad la importancia de las normas ISO en relacin con la hotelera.
Se recomienda al establecimiento implementar las siguientes acciones:
Mejorar el instrumento de recoleccin de datos aplicado a los huspedes del hotel Venetur Valencia.
Realizar seguimiento oportuno y continuo del libro de sugerencias.
Incentivar al personal involucrado a seguir los parmetros para que el husped quede satisfecho con el servicio brindado.
Generar alianzas entre los departamentos para lograr una gestin exitosa.
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Implementar la propuesta que se est desarrollando.
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COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIN ACADMICA REA DE PASANTAS
REESTRUCTURACIN DEL INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS DEL DEPARTAMENTO DE GESTIN DE CALIDAD HOTELERA DEL HOTEL VENETUR VALENCIA
MRIDA, JULIO DE 2012
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INTRODUCCIN
El Hotel Venetur Valencia posee un modelo de cuestionario que particularmente se cree, no ha obtenido buenos resultados debido a lo extenso de su contenido, de igual forma, el chequeo del libro de sugerencias y reclamos no tiene un seguimiento continuo y oportuno. Estas problemticas acarrean que el establecimiento desconozca cules son los departamentos que estn presentando debilidad en la calidad del servicio.
Es por ello que se propone la mejora del modelo del cuestionario, el manejo de la informacin recopilada y el seguimiento diario del libro de sugerencias y reclamos por medio de una lista de cotejo, con la finalidad de conocer las insatisfacciones de los usuarios y hacer seguimiento de las mismas en busca de soluciones para lograr as captar ms clientes satisfechos con los servicios brindados.
A continuacin, se presentara una propuesta para la reestructuracin del instrumento de recoleccin de datos del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera del Hotel Venetur Valencia, el cual especificar las mejoras que se le realizaron al instrumento, la realizacin de la lista de cotejo para el chequeo oportuno y continuo del libro de sugerencias y reclamos y por ltimo el procedimiento de la descripcin del proceso para el anlisis e interpretacin de datos.
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FASE III LA PROPUESTA
Planteamiento de la propuesta
Segn el Instructivo del Comit de Calidad de la Red de Hoteles Venetur, el departamento de Gestin de Calidad Hotelera tiene como misin disear e implementar sistemas de Gestin de Calidad para proveerles a nuestros clientes una experiencia ideal, sorprendindolos en cada momento; haciendo esto que dentro de sus funciones establezca la aplicacin y anlisis de encuestas que permitan medir la satisfaccin de los huspedes. Es importante sealar que dicho departamento, busca velar por el cumplimiento de los entandares establecidos por la empresa en todas las reas.
Debido a que la problemtica se presenta con los instrumentos de recoleccin de datos, se propone la reestructuracin del modelo de cuestionario actual por otro que sea menos extenso, con los tems divididos por departamentos y que la combinacin de colores sea atractivo para el husped, a su vez, se modificar la escala de valoracin, ya que se cree que los trminos Malo y Muy malo, que se encuentran en el formato actual, no son oportunos para calificar la calidad del servicio de los empleados. Para la aplicacin del instrumento, se pretende ubicarlos en las habitaciones sobre los escritorios ya que es un lugar visible, seguidamente, las camareras al realizar la limpieza verificarn si el husped ha hecho uso del instrumento para entregrselo a los supervisores de pisos, los cules sern los encargados de llevrselos al asistente de Gestin de Calidad Hotelera y as, realizar el vaciado de 37
informacin. As mismo, se pretende modificar la plantilla existente para el anlisis de la informacin con la finalidad de que tenga relacin con los tems y valoraciones que se establecen en la propuesta.
Del mismo modo, se realizara una lista de cotejo que permita el seguimiento diario del libro de sugerencias y reclamos, dicha lista de cotejo estar constituida por una serie de tems y una valoracin positiva y deficiente, que facilitar el chequeo de forma rpida y sencilla.
Una vez que la informacin de los instrumentos de recoleccin de datos sea recopilada por el departamento de Gestin de Calidad Hotelera, se proceder al vaciado de informacin en sus respectivas plantillas, posteriormente, se analizarn los resultados en los comits de calidad y as poder estimular a los trabajadores reconocidos positivamente mediante la aplicacin de los instrumentos. Con respecto al libro de sugerencias y reclamos, se le dar a conocer mediante una copia de los comentarios positivos y negativos realizados por el usuario en dicho instrumento, a los jefes de cada rea para dar respuesta a los requerimientos del husped.
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Objetivo general
Disear los instrumentos de recoleccin de datos para el Departamento de Gestin de Calidad Hotelera del Hotel Venetur Valencia.
Objetivos especficos
Establecer la reestructuracin del instrumento de recoleccin de datos del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera.
Determinar la valoracin del instrumento de recoleccin de datos del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera.
Realizar lista de cotejo diario del Libro de Sugerencias y Reclamos del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera.
Describir el proceso para el anlisis e interpretacin de informacin del instrumento de recoleccin de datos del Departamento de Gestin de Calidad Hotelera.
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JUSTIFICACIN
La realizacin de esta propuesta, se realiza considerando que es importante conocer y dar seguimiento pertinente a las opiniones de los huspedes planteadas en las encuestas y el libro de sugerencias y reclamos sobre la calidad de los servicios. Los instrumentos, ayudarn al establecimiento a detectar cules son las reas que presentan debilidades y poder as corregirlas, todo esto con la finalidad de optimizar la calidad de los servicios, captar mayor nmero de clientes y sobre todo que siempre se encuentren satisfechos con la calidad que les ofrece el hotel. En el caso de que la propuesta no se aplique en el establecimiento, se seguirn presentando las fallas con respecto al desconocimiento por parte del hotel en cules son las reas que estn presentando debilidades y de esta manera no se lograra realizar el plan de mejora continua.
ALCANCE
Esta propuesta, pretende ser desarrollada para el departamento de Gestin de Calidad Hotelera del Hotel Venetur Valencia, donde se procura reestructurar el modelo de cuestionario, la plantilla de recoleccin de datos y el diseo de la lista de cotejo. Para la aplicacin de la encuesta, se pretende ubicarlas en un lugar visible en las habitaciones, de manera que el usuario pueda hacer uso de la misma cuando lo desee, con respecto a la lista de cotejo, su aplicacin se har por parte del departamento de Gestin de Calidad Hotelera, quien tendr la funcin de chequearlo diariamente, implementando la lista de cotejo para que su chequeo sea sencillo, oportuno y continuo. Sin embargo, tambin se espera implementar esta propuesta a la Red de Hoteles Venetur porque ayudar a la recoleccin efectiva de la informacin plasmada por los huspedes en los instrumentos de recoleccin de datos, a su vez, apoyar 40
la ejecucin de los procesos establecidos para el anlisis de la informacin por el Instructivo del Comit de Calidad de la Red de Hoteles Venetur.
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REESTRUCTURACION DEL CUESTIONARIO Y DETERMINACION DE VALORACION
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1.1 Caractersticas del cuestionario
El cuestionario est redactado en dos idiomas, espaol e ingls, a su vez, su estructura se divide en tems por las reas prestadoras de servicios, las cuales son: Recepcin, Habitacin (Ama de Llaves), Alimentos y Bebidas y otros servicios como piscina, gimnasio, reas verdes y estacionamiento, igualmente, posee preguntas cerradas de seleccin simple.
Con respecto a la escala de valoracin, esta se encuentra constituida por los valores Excelente, Muy Bueno, Bueno y Deficiente, para que el usuario pueda determinar la calidad de los servicios. A continuacin se describirn las valoraciones:
Excelente: permite conocer que la calidad del servicio se encuentra en sus ptimas condiciones y que el usuario est completamente satisfecho.
Muy bueno: esta valoracin es intermedia, se propone con el objetivo de que el husped tenga otra opcin para determinar que el servicio cumple con su perspectivas pero que se podra lograr la excelencia.
Bueno: esta estimacin ofrece al husped calificar al servicio con ciertas debilidades que no permiten que satisfaga sus necesidades a cabalidad.
Deficiente: se utiliza este trmino para valorar un servicio que ha provocado insatisfacciones y molestias al usuario. 43
A su vez, se establece una seccin en blanco para que el husped pueda plasmar sus sugerencias libremente.
De tal forma que, el instrumento est compuesto por un modelo sencillo y pequeo, ya que sus medidas son 21,5 x 14cm (media hoja tamao carta en sentido horizontal), posee los colores blanco, verde y negro que segn Eva Hellen (2004), en su libro Psicologa del color, en cmo actan los colores sobre los sentimientos y la razn, la tonalidad blanca que se usa de fondo del cuestionario transmite frescura y pureza, el color verde de las letras en la traduccin en ingls se relacionan con la naturaleza y la esperanza, mientras que el tono negro ubicado en las letras del encabezado, el texto en espaol y la escala de valoracin, transmiten autoridad y firmeza.
Por otro lado para la aplicacin del instrumento se pretende ubicarlos en las habitaciones sobre el escritorio, ya que es un lugar visible para los huspedes. Ser responsabilidad de las camareras verificar si el husped hiso uso del mismo para as poder ser entregado a los supervisores de pisos quienes harn llegar directamente el instrumento al departamento de Gestin de Calidad Hotelera para realizar el proceso de anlisis e interpretacin de datos.
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1.2 Propuesta
Lado (A) del cuestionario:
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Lado (B) del cuestionario:
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LISTA DE COTEJO PARA EL LIBRO DE SUGERENCIAS Y RECLAMOS
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1.1 Caractersticas de la lista de cotejo
La lista de cotejo permitir un chequeo rpido del libro de sugerencias y reclamos, est constituida por el ttulo que indica la funcin del mismo, seguidamente de la fecha, hora y nombre de la persona responsable del chequeo. En la primera fila se encuentran los tems de servicios, los cuales indican las reas o los departamentos, seguidamente, las letras P y D significando positivo y deficiente, las cuales se utilizaran para sealar qu tipo de comentario realizo el husped acerca de los servicios. Los nmeros ubicados en la parte superior de las letras indican el nmero de hojas del libro de sugerencias y reclamos que se pueden chequear utilizando la misma lista de cotejo, la cual tiene una capacidad para registrar la informacin hasta cinco hojas del libro.
De esta forma, el proceso de la aplicacin de la lista de cotejo se har diariamente, ya que se considera importante conocer si han hecho uso o no del instrumento.
1.2 Descripcin del anlisis de la lista de cotejo
a) Una vez que la lista de cotejo sea aplicada al Libro de Sugerencia y Reclamos, se proceder a realizar una fotocopia de la hoja del libro para ser entregada a los departamentos involucrados.
b) Seguidamente, las listas de cotejo se archivaran de forma sistemtica, para ser analizadas mensualmente en el comit de calidad, y dar as a conocer a cada departamento los aspectos 48
positivos y negativos de los huspedes segn los servicios, con el fin de que elaboren el plan de mejora continua.
c) Para el seguimiento se utilizara el plan de mejora continua que permitir mantener los aspectos positivos y mejorar los negativos.
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2.1 Propuesta
Lista de cotejo para el Libro de Sugerencias y Reclamos
FECHA: / / HORA: : RESPONSABLE: ______________
SERVICIOS 1 2 3 4 5 RECEPCION P D P D P D P D P D Atencin de recepcionistas Problemas en el proceso del Check In/Out HABITACIONES Atencin de las camareras Presentacin de la habitacin Lencera Mobiliario Equipos audiovisuales Internet Presentacin del bao Tollas Amenities ALIMENTOS Y BEBIDAS Atencin de los mesoneros Rapidez del servicio Calidad de los alimentos Servicio a la habitacin OTROS SERVICIOS Piscina Gimnasio reas verdes Estacionamiento
P: POSITIVO
D: DEFICIENTE
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DESCRIPCIN DEL PROCESO PARA EL ANLISIS DE LA INFORMACIN
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1.1 Descripcin del proceso para el anlisis de la informacin del cuestionario
a) Una vez que los cuestionarios se encuentren en el departamento de Gestin de Calidad Hotelera, se proceder al registro de la informacin por medio de una plantilla en Excel llamada Vaciado de informacin, la cual est creada con los mismos tems del cuestionario, para de esta manera poder indicar con el numero (1) en la escala de valoracin de la plantilla cul fue la estimacin que indic el husped en el instrumento. Este proceso se repetir con cada uno de los tems hasta vaciar la informacin en dicha plantilla. El formato en Excel tiene una capacidad para registrar hasta 100 cuestionarios. As mismo, en la parte inferior de la plantilla se encuentran los totales de la escala de valoracin. Con respecto al color de las columnas, se debe a que ayudar a diferenciar un tem de otro. Por otro lado, el formato de Resultado General Mensual, es otra plantilla que permite resumir de forma automtica los totales de la escala de valoracin, lo que facilitara el anlisis e interpretacin de la informacin.
b) Los registros de las encuestas se harn diariamente, a fin de, seguir las funciones del Instructivo del Comit de Calidad de la Red de Hoteles Venetur, en el cual se establece la atencin directa a la quejas de los clientes, dndole alguna compensacin si fuera necesario.
c) Finalmente, se har un registro mensual utilizando la plantilla de Resultado General Mensual, para as ser analizados en conjunto con el comit de calidad y elaborar el plan de mejora continua.
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d) Para el seguimiento de la informacin recolectada a travs del instrumento, se pretender por medio del plan de mejora continua seguir manteniendo los aspectos positivos y optimizar los negativos.
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1.2 Propuesta
a) Plantilla para el vaciado de informacin dividida por secciones. Recepcin:
RECEPCION
Atencin del recepcionista Proceso Check In Proceso CheckOut
E. MB. B. D. E. MB. B. D. E. MB. B. D.
TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
E: excelente MB: Muy bueno B: bueno D: deficiente Habitacin: HABITACION Atencin camarera Confort Limpieza Artculos de tocador Servicio de internet E. MB. B. D. E. MB. B. D. E. MB. B. D. E. MB. B. D. E. MB. B. D.
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
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Alimentos y Bebidas:
ALIMENTOS Y BEBIDAS Atencin del mesonero Rapidez del servicio Calidad de los alimentos Servicio a la habitacin E. MB. B. D. E. MB. B. D. E. MB. B. D. E. MB. B. D.
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Otros servicios:
OTROS SERVICIOS Piscina Gimnasio reas verdes Estacionamiento E. MB. B. D. E. MB. B. D. E. MB. B. D. E. MB. B. D.
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
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b) Plantilla de resultado general mensual.
RESULTADO GENERAL MENSUAL
EXCELENTE MUY BUENO BUENO DEFICIENTE # # # # Recepcin: Atencin del recepcionista 0 0 0 0 Proceso del Check-In 0 0 0 0 Proceso del Check-out 0 0 0 0 Habitacin: Atencin de la camarera 0 0 0 0 Confort 0 0 0 0 Limpieza 0 0 0 0 Artculos de tocador 0 0 0 0 Servicio de internet 0 0 0 0 Alimentos y Bebidas: Atencin del mesonero 0 0 0 0 Rapidez del servicio 0 0 0 0 Calidad de los alimentos 0 0 0 0 Servicio a la habitacin 0 0 0 0 Otros servicios: Piscina 0 0 0 0 Gimnasio 0 0 0 0 reas verdes 0 0 0 0 Estacionamiento 0 0 0 0
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BIBLIOGRAFA
Alianza Mundial de Participacin Ciudadana (CIVICUS). (www.civicus.org). Recursos de herramientas de capacitacin. Seguimiento y Evaluacin.
Crdenas, D. (2011). Propuesta de un Plan de Gestin de Calidad de Servicios para el Departamento de Ventas del Hotel Venetur Valencia.
Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgnica de Turismo. (2008)
Fidias, G. A. (2006). El proyecto de investigacin. Introduccin a la metodologa cientfica.
Hellen E. (2004). Psicologa del color, en cmo actan los colores sobre los sentimientos y la razn
Hernndez y otros (2004). Metodologa de la investigacin.
Instructivo del Comit de Calidad de la Red de Hoteles Venetur. (2012)
Philip, K. (2007). Marketing. Versin latinoamericana.
Torres, (2007). Metodologa de la investigacin.
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ANEXOS
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Anexo N 1 Lado (A) de la encuesta
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Anexo N 2 Lado (B) de la encuesta
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Anexo N 3 Imagen de la plantilla en Excel para el vaciado de informacin. Solo se muestran los tems de atencin a la hora de llegada y la presentacin de la habitacin.
Atencin a la hora de llegada Presentacin y organizacin de su Habitacin M.B. B. M. M.M. N/A M.B. B. M. M.M. N/A
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
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Anexo N 4
COLOCAR FECHA EN ESTE ESPACIO
Rubro Muy Bien Bien Mal Muy Mal No Aplicable # # # # # Atencin a la hora de llegada 0 0 0 0 0 0 Presentacin y Organizacin de su Habitacin 0 0 0 0 0 0 Comodidad y Confort de las Habitaciones 0 0 0 0 0 0 Atenciones y Artculos de tocador 0 0 0 0 0 0 Funcionamiento del Equipamiento de su Habitacin 0 0 0 0 0 0 Servicio de Limpieza y Mantenimiento 0 0 0 0 0 0 Servicios de Minibar 0 0 0 0 0 0 Servicio de Habitacin 0 0 0 0 0 0 Respuesta inmediata a sus necesidades 0 0 0 0 0 0 Servicio de Internet 0 0 0 0 0 0 Evale la Relacin Calidad-Precio 0 0 0 0 0 0 Cmo Evaluara su estada 0 0 0 0 0 0 Total 0 0 0 0 0 0