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DESARROLLO DE SISTEMA DE ADMINISTRACION DE

PROCESOS DE LA EMPRESA "MINIMARKET SUR"
INTRODUCCION
La mayora de negocios en la actualidad requieren de una buena organizacin para
brindar una mejor atencin al usuario consumidor, a travs de un adecuado control de sus
procesos de adquisicin y venta de sus artculos. Paralelamente, existe una amplia difusin de
tecnologas de informacin, las cuales permiten, mediante un buen aprovechamiento de las
mismas, lograr una mejora continua en los procesos diarios de los negocios.
De acuerdo con el segmento del mercado al cual van dirigidos los procesos, es posible
utilizar un sistema que satisfaga los requerimientos del usuario solicitante, con el apoyo del
equipo apropiado a la satisfaccin de dicha necesidad. As, el objetivo del presente proyecto es
generar un sistema que apoye una mejor gestin de los procesos diarios en la Empresa
"Minimarket Sur".
FASE : INICIO / ANALISIS PRELIMINAR
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Definicin del problema
Actualmente toda la gestin de la informacin del minimarket se realiza en forma
manual lo que conlleva a un ineficiente control y administracin de la informacin, generando
errores que son percibidos con cierta continuidad. Por tal razn se hace necesario contar con un
sistema automatizado que apoye dicha gestin.
1.2 Justificacin de la necesidad del desarrollo
Respecto a los procesos del negocio, se han establecido las siguientes
situaciones: Funciones que faltan:
- Mantenimiento de informacin actualizada.
- Control apropiado en la compra y venta de los artculos.
- Generacin de reportes diarios de los procesos.
Funcionamiento insarisfactorio:
- Retrasos en compra de nuevos stocks.
- Retrasos y errores en los reportes emitidos.
De lo anterior, se desprende que es de suma importancia contar con un Sistema que permita
solucionar la situacin actual, lo que redundar en un mejor desenvolvimiento de las actividades
del minimarket, con el beneficio adicional de una mejor disposicin competitiva en el mercado.
Ello justifica el llevar a cabo un proyecto de elaboracin un sistema informtico.
2. FACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD ECONOMICA
La administracin del minimarket cuenta con los medios econmicos necesarios para
desarrollar el nuevo sistema Se proceder en el ms breve plazo, al reemplazo del sistema
existente por el nuevo, lo que generar un ahorro de tiempo y recursos econmicos.
FACTIBILIDAD TECNICA
El equipo del proyecto cuenta con personal con la capacidad suficiente para realizacin
exitosa del proyecto. Adicionalmente, la empresa dispone del equipo necesario para la
realizacin de aquel con perspectiva de ampliar la cobertura del mismo en un futuro prximo.
FACTIBILIDAD OPERATIVA
Dada la actitud de acuerdo en la Institucin y el compromiso por parte de la Gerencia en
promover entre los usuarios, el cambio hacia un nuevo sistema y el apoyo en cuanto al
entrenamiento y capacitacin del personal, la operatividad del sistema est garantizada.
FACTIBILIDAD LEGAL
El proyecto se realizar enmarcado dentro de las normas exigidas por los organismos
correspondientes (licencias de software, posibilidad legal de cambio hacia formatos
automatizados, etc.).
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PANORAMA DEL
PROYECTO
NOMBRE DEL
PROYECTO:Sistema de
Adminsitracin de procesos de
la Empresa "Minimarket Sur"
GERENTE DEL PROYECTO:
Ing. Javier Amayo
PROBLEMA / OPORTUNIDAD:
Dado el auge de la tecnologa de informacin actual y la necesidad de las empresas de
aplicarlas, segn el rubro de trabajo, la Empresa "Minimarket Sur" debe hacer uso de las
herramientas de sistemas actuales para aplicarlos en la mejora de sus actividades de
administracin de procesos de compra y venta a sus clientes.
META:
Mejorar los procesos de adquisicin a proveedores y venta a sus clientes en la Empresa
"Minimarket Sur", mediante la aplicacin de un sistema de informacin.
OBJETIVOS:
1. Establecer los requerimientos de mejora de procesos de la Empresa mediante
aplicacin de entrevistas, encuestas y revisin de documentos con apoyo de los usuarios.
2. Construccin del sistema automatizado mediante el anlisis y diseo de los datos.
3. Comprometer al usuario en la participacin y consecuente uso del sistema resultante.
CRITERIOS DE XITO:
1. Disponibilidad de los recursos humanos para culminar con xito el sistema.
2. Actitud de inters de parte del usuario por contar con un sistema que le permita
mejorar sustancialmente los procesos involucrados en el negocio.
RECURSOS PRELIMINARES:
Equipo humano:
01analista, 02 programadores, 01 representante de usuarios
Equipo fsico (hardware):
02computadoras Pentium II (550 Mhz, 64 Mb RAM, Hard Disk de 30 Gb)
01 impresora matricial y suministros varios.
Software:
Sistema operativo windows 98
Gestor de proyectos MS project 4.0
Sistema integrado MS Office 2000
Herramientas CASE: Easy Case y Erwin
Generador de aplicaciones : Visual Basic
SUPOSICIONES Y RIESGOS:
El sistema de administracin de proceso de "Minimarket Sur" es escalable.
Existe inters creciente por la aplicacin de la TI, ampliada, a partir de esta
experiencia.
Es posible una obsolescencia del sistema de no tomarse la actitud de renovacin.
ELABORADO
POR :
Ing. Miguel
Huaman
FECHA:
Junio 2014
APROBADO
POR:
Ing. Javier
Almanza
FECHA:
Julio 2014
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3. CRONOGRAMA DEL PROYECTO
4. RECURSOS PRELIMINARES REQUERIDOS
5.OBJETIVOS Y RESTRICCIONES DEL SISTEMA
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
6. COSTOS Y BENEFICIOS
A)Costos
B)Beneficios
7.REQUERIMIENTOS DEL USUARO Y RESTRICCIONES
7.1 Requerimientos del usuario
7.2 Requerimientos del sistema
8.EQUIPO (PERSONAL) DEL PROYECTO
ETAPA: ANALISIS-MODELO DE PROCESOS
-SISTEMA MINIMERCADO DIAGRAMA DE CONTEXTO





















CLIENTE
ADMINISTRACIN
SISTEMA
MINIMERCADO
PROVEEDOR
Pedido Pedido
Factura_C
Factura_V
V
Reportes
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-SISTEMA MINIMERCADO PRIMER NIVEL




















-SISTEMA MINIMERCADO SEGUNDO NIVEL 1:COMPRAR
-SISTEMA MINIMERCADO SEGUNDO NIVEL 2:VENDER
ETAPA: ANALISIS-MODELO DE DATOS
A) RECONOCIMIENTO DE ENTIDADES
B) ELABORACION DEL DIAGRAMA ENTIDAD RELACION (DER)









PROVEEDOR
ADIMINITRACIN
COMPRAR
EMITIR
REPORTES
VENDER
FACT- C
CLIENTE
FACT- C
FACT- C FACT- C
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INTRODUCCIN
El tramo "ISABELA" es una microempresa dedicada a la compra y venta de muebles para el hogar
(Sillas, Ropero, Camas, Colchones. Etc.), por defecto esta micro- empresa no cuenta con un
software actual de registro de sus actividades.
La presente investigacin se refiere al tema del comercio de productos para el hogar. El
documento comienza con una breve introduccin sobre los conocimientos generales del tramo
"Isabela". El proyecto es el anlisis de los procesos de comercio que realiza a diario la micro-
empresa, modificacin o desarrollo del sistema de facturacin, inventario y venta. Para mayor
beneficio de dicha empresa en cuanto a lo econmico, administrativo y gestiones de ventas de
artculos. Esta micro empresa est enfocada al sector de ventas a clientes tanto a mayoristas
como a minoristas. Se incluye hasta la segunda iteracin de la fase de construccin.
La caracterstica principal de este tipo de comercio es que es una actividad legal y que brinda
oportunidad de trabajo.
OBJETIVOS
Objetivo General
Realizar un sistema que facilite el registro de la empresa en cuanto a los procesos de compra,
inventario y venta de muebles.
Objetivos Especficos
Conocer el funcionamiento interno de la empresa.
Diagnosticar las fallas en los procesos de registro de la empresa.
Implementar el diseo de un sistema de registro para la empresa.
DESARROLLO
Conocimiento General de la Empresa
El tramo Isabela es un negocio que presta servicios de compra de muebles y venta de los mismos.
Nombre de la empresa: "Tramo Isabela"
Responsable/dueo(a): Isabel Mendieta
Antigedad de la empresa: 1998-2013, actualmente 15 aos.
Ubicacin: Frente a la gasolinera UNO, Gancho de camino.
Localidad: Mercado Oriental.
4.1.1 Giro
Actividad o giro: El negocio "ISABELA" se dedica a las ventas de productos para el hogar a
comercio abierto.
Comercial: En nuestro negocio se comercializa productos para el hogar, como: roperos, camas,
sillas, entre otras cosas. Los compradores estn vinculados entre mayoristas, Minoristas y Detalle,
Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su funcin primordial es la compra - venta
de productos terminados. Se pueden clasificar en:
Mayoristas: En este caso el negocio "ISABELA" comercializa sus productos a
compradores mayoristas de confianza, Como a empresas, el estado (Clientes fijos).
Menudeo: Ofrece tambin la venta por unidad ya sea a clientes nuevos como a clientes
fijos.
Minoristas o Detallistas: Tambin ofrece sus productos a la gama de minoristas.
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4.1.2 Misin
Somos una compaa comprometida en satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes con
integridad, dignidad y seriedad. El tramo "Isabela" se complace en ofrecer un servicio de alta
calidad moral y sensibilidad humana, para brindar la mayor comodidad a nuestros clientes.
4.1.3Visin
Nuestra visin es convertirnos en un modelo empresarial lder, exitoso y comprometido al progreso
continuo de venta de muebles.
4.1.4 Organigrama general



Anlisis del Sistema
Descripcin del manejo de la Informacin
La empresa no cuenta actualmente con un sistema de software para que simule
el comportamiento de las compra, control de inventario y venta de mueble.
La empresa cuenta con un nico dueo, el cual se encarga de la compra y venta del producto,
junto con sus ayudantes. Adems esta empresa presta servicio transporte al domicilio.
El dueo compra los muebles. Comienza con el registro a inventario y despus con venta en la
sala de exhibicin. Tambin esta microempresa cuenta con la anterioridad de pedidos.
El tramo Isabela est ubicado en el Mercado Oriental y tiene como requerimiento lo siguiente
debido al lugar en el que est situado y las condiciones de este mismo:
Descripcin del problema
No cuenta con un sistema de registros de la compra, control de inventario de los muebles y
venta de los mismos.
La empresa en cuestin cuenta con una desorganizacin a gran escala en el control de sus
productos, control de entrada y salida de los mismos, no cuenta con un registro que guarde
PROPIETARIO
COMPRA INVENTARIO VENTA TRANSPORTE
ADMINITRACIN
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los datos de todos sus clientes, ni de los proveedores, as como las ventas ms
frecuentemente de la empresa.
No hay un registro y control que genere documentacin de rdenes de pedidos, de facturas
tanto de proveedores como clientes.
No se cuenta con un control de inventario, Ingreso, Egresos, prdidas, ganancias.
Actualmente no cuenta con un control de los crditos a sus clientes.
Falta de equipos de cmputo.

4.2.1Requerimientos.

Requerimientos funcionales:

1. El usuario o propietario del negocio deber tener la posibilidad de buscar en el conjunto
inicial de la base de datos o seleccionar un subconjunto de ella la informacin que desee
como cliente o proveedores.
2. El sistema deber proporcionar visores adecuados para que el usuario lea documentos en
el almacn de documentos.
3. El sistema permitir al usuario eliminar datos innecesarios de la base de datos.
4. A cada pedido de compra al proveedor o compra que haga el cliente se le deber asignar
un identificador nico (ID_PEDIDO), que el usuario podr copiar al rea
de almacenamiento permanente de la cuenta.

Requerimientos no fusinales:

La PC deber ser porttil con las caractersticas para un usuario de nivel bajo.
El programa de software a utilizar ser SQL versin 2008
El sistema permita realizar consulta de los productos en existencia al menos en tres
segundos.
EL sistema deber guardar y actualizar en cascada cada da las ventas realizadas.

4.2.2 Factibilidades
4.2.2.1 Factibilidad Tcnica

El estudio de factibilidad tcnica nos ayuda a la identificacin de la idea, el cual se elabora a partir
de la informacin existente, al juicio comn y la opinin que de la experiencia.
Con base en lo anterior podemos decir que es tcnicamente posible el desarrollo del sistema ya
que la plataforma a desarrollar es visual studio 2012, el cual es un controlador de base de datos
con un lenguaje de programacin potente, un compilador y un enlazador que permite
generar programas ejecutables de fcil operacin para el usuario final.
El hardware a utilizar es una computadora a comprar por parte de la empresa con caractersticas
modernas, por lo que no se tiene problema para la implantacin del proyecto.
La plataforma de sistema operativo a utilizar puede desde Windows 7 hasta Windows 8
el ambiente grfico de Windows o superior.
La no cuenta con ningn equipo de cmputo por lo que si se tiene problema para el registro de la
informacin de las transacciones de los procesos como de compra, inventario y venta de los
muebles, as tambin el software por ser sencillo y fcil de operar, se puede almacenar desde
un CD 700Mb.

4.2.2.2 Factibilidad Econmica

En el estudio de la Factibilidad Econmica, determinamos el presupuesto de costos de
los recursos tcnicos y materiales tanto para el desarrollo como para la implantacin del Sistema.
Adems, nos ayudara a realizar el anlisis costo-beneficio de nuestro sistema, el mismo que nos
permitir determinar si es factible a desarrollar econmicamente el proyecto.
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A continuacin se describe los costos del recurso necesario para el desarrollo de nuestro Sistema
de Informacin:

Software: Estos son los recursos software que consideramos necesarios para el desarrollo de
nuestro sistema software:
Sistema operativo Windows 7, 8.
Como entorno de desarrollo para las interfaces usaremos Microsoft
Visual Studio 2012.
Se utilizar SQL Server Management Studio 2012 para la definicin y manipulacin de la base de
datos de nuestro sistema.

Hardware: Como recursos hardware mnimo y recomendados se considerarn los siguientes:
Microprocesador APU AMD DUAL CORE E2-3000M (2.4 GHZ)
Memoria RAM DDR3 4GB (1 x 4GB) HASTA 8 GB Expandible
Unidad interna: SATA de 640 GB (5400 RPM)
3 USB 2.0
Conexin inalmbrica WIFI
1 RJ45
Costo mnimo a invertir: $650

4.2.2.3 Factibilidad Operativa

Se ha visto mediante la matriz de estudio de problemas/oportunidades que las dificultades que se
van a remediar mediante el sistema son de gran prioridad y urgencia, debido a que los procesos
son realizados diariamente y de manera no equitativa.
Por este motivo, la creacin de un sistema que automatice dicho problema ser una de las
mejores soluciones, adems se ha obtenido la informacin necesaria mediante la
investigacin realizada, con lo que se creara un sistema que llene todas las expectativas y
necesidades.
En cuanto a informacin, control y su eficacia se tiene como objetivo trabajar mutuamente con los
propietario, para que ellos vayan describiendo cules sern los requerimientos en el sistema y de
esta manera desarrollar un sistema en donde se tendr la completa satisfaccin de los que lo van a
utilizar.
Toda lo resumido anteriormente se redact a partir de las preguntas que se dicen a continuacin:
Est conforme toda la empresa con las soluciones que se van a obtener mediante el
sistema?
Si, ya que solucionara un gran problema dentro de la empresa
Qu es lo que ms le llama la atencin del presente sistema?
Bueno en primer lugar les felicito por haber tenido iniciativa en desarrollar su proyecto en nuestra
empresa debido a que las soluciones que este sistema va a cubrir son aquellas en la cuales
sentamos la necesidad de corregir, por lo que ser de mucha ayuda para nosotros, contando con
mi aprobacin para su ejecucin.
Usted como persona encargada de manejar estos procesos de manera directa cree que el
sistema que estamos planteando le es de gran ayuda?
S, porque me ahorrara tiempo a la hora de realizar los registros de los procesos, y de esta
manera estara disponible para realizar otras tareas, adems los resultados seran ms exactos.
En qu le beneficia el presente sistema?
El principal beneficio que me otorga es tener acceso a informacin que antes no se poda, como
conocer el inventario disponible, llevar un mejor control de los procesos de nuestra empresa.





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4.2.3 Diagramas UML.
Diagrama de Caso de Uso"VENTA"




Diagrama de Secuencia "VENTA"