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Bizagi BPM Suite

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Tabla de contenido
1. Introduccin .............................................................................................................. 4
Cmo funciona Bizagi? .......................................................................................................................... 4
Modelamiento ............................................................................................................................................. 5
Ejecucin ........................................................................................................................................................ 5
Mejoramiento continuo ........................................................................................................................... 5
2. Modelado ................................................................................................................... 7
Modelador de procesos ........................................................................................................................... 7
Documentacin ..................................................................................................................................... 8
Simulacin ............................................................................................................................................... 9
Colaboracin .......................................................................................................................................... 9
3. Construya aplicaciones de proceso con Bizagi Studio ......................... 10
Datos del proceso .................................................................................................................................... 11
Formas .......................................................................................................................................................... 12
Reglas, Polticas de Negocio ................................................................................................................ 13
Asignacin de recursos .......................................................................................................................... 15
Integracin .................................................................................................................................................. 17
Capa SOA de Bizagi. .......................................................................................................................... 20
Conectores personalizados (Component library) .................................................................. 21
Integracin ECM ................................................................................................................................. 21
Seguridad en Bizagi Studio .................................................................................................................. 21
4. Ejecucin ................................................................................................................... 23
Portal de trabajo (Work portal) ........................................................................................................... 23
Alarmas y notificaciones ........................................................................................................................ 24



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Auditora y trazabilidad .......................................................................................................................... 24
Movilidad ..................................................................................................................................................... 24
Deployment ................................................................................................................................................ 26
Seguridad en el Portal de trabajo ...................................................................................................... 26
Autenticacin ............................................................................................................................................. 26
Autorizacin ............................................................................................................................................... 27
5. Mejoramiento ......................................................................................................... 28
Reportes de anlisis ................................................................................................................................. 28
Anlisis de informacin de negocio .................................................................................................. 30




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1. Introduccin
Las organizaciones enfrentan cada da nuevos requerimientos de los clientes, los accionistas, los
mercados, su personal y la sociedad en su conjunto. Hoy, las organizaciones exitosas se diferencian
de las que simplemente sobreviven, por estar siempre en la bsqueda de nuevas y mejores formas
de hacer las cosas, por reinventarse y transformar sus procesos peridicamente.
En respuesta a este reto Bizagi ofrece a las organizaciones una completa plataforma de
automatizacin de procesos diseada para apoyar la transformacin empresarial. Bizagi reduce el
time-to-market de nuevas ideas y estrategias de negocio, y facilita el mejoramiento continuo de
sus procesos.
Clientes corporativos en ms de 50 pases confan en Bizagi para gestionar sus procesos de negocio.
A lo largo de este documento le mostraremos las caractersticas que hacen de Nuestra solucin
BPM Bizagi la nica que le permitir a usted y a su organizacin modelar, automatizar, ejecutar y
mejorar sus procesos de negocio a travs de un entorno grfico y con la mnima cantidad de
programacin alcanzando productividad, eficiencia y un crecimiento rentable y sostenido en el
largo plazo.
Cmo funciona Bizagi?
El concepto BPM de Bizagi consiste en generar automticamente una aplicacin Web partiendo del
diagrama de flujo del proceso sin necesidad de programacin. Es decir, que para Bizagi el Proceso
es la Aplicacin.
Para lograr esto, nuestra Suite BPM Bizagi maneja el ciclo de vida completo de los procesos de
negocio: Modelamiento, Ejecucin y Mejoramiento Continuo. Cada uno de estas etapas es
administrada a travs de distintos componentes, los cuales permiten a travs de un entorno grfico
y dinmico construir una solucin basada en procesos. La siguiente grfica explica los pasos para
construir una solucin Bizagi:







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Modelamiento
El primer paso para crear soluciones Bizagi es definir los procesos. Para esto, nuestra suite BPM
Bizagi cuenta con el Bizagi Process Modeler. Este componente es una aplicacin que usted puede
descargar en forma gratuita de internet y utilizarla en un PC o Porttil. Bizagi Process Modeler le
permitir diagramar y documentar sus procesos en forma gil y sencilla, y presentar los procesos de
negocio en un formato estndar de aceptacin mundial conocido como BPMN (Business Process
Model and Notation).
Luego de disear el proceso el siguiente paso es llevar el modelo a la Suite BPM de Bizagi para la
automatizacin. Desde este punto, un asistente gua paso a paso para convertir los procesos a
aplicaciones ejecutables.
Bizagi Studio ofrece un conjunto de herramientas que permiten generar grficamente el modelo
asociado a un proceso de negocio (flujograma, reglas de negocio, interfaz de usuario, etc.). ste
modelo se almacena en una base de datos, y es interpretado y ejecutado en produccin a travs de
una aplicacin web por el BPM Server de Bizagi sin necesidad de recurrir a cdigo intermedio. La
aplicacin web resultante de la automatizacin con Bizagi posee una caracterstica muy importante,
y es que cuando se modifica el proceso (cualquier elemento del modelo) la aplicacin web refleja
este cambio automticamente.
Construccin
Una vez la fase de modelamiento est terminada, se debe automatizar en proceso en nuestro
ambiente de constriccin: Bizagi Studio. Bizagi Studio es un ambiente colaborativo para mltiples
usuarios diseado para incluir toda la informacin de la ejecucin del proceso: Tiempos, usuarios,
interfaces, reglas de negocio, etc.
Ejecucin
Bizagi BPM Server es el motor que ejecuta y controla los procesos de negocio construidos con
Bizagi Studio. Este se basa en un conjunto de componentes que ofrecen toda la funcionalidad
necesaria para una efectiva gestin de los procesos de negocio en las organizaciones (portal de
trabajo, BAM, Business Rules, Motor de Integracin, etc.).
Bizagi BPM Server basndose en el Modelo construido, vela por la correcta y adecuada ejecucin de
las diferentes tareas o actividades que intervienen en el proceso de negocio; controlando y
verificando que sean realizadas en el momento adecuado y por la(s) persona(s) o recurso(s)
indicado(s), de acuerdo con las directrices, objetivos y otros fundamentos de la empresa.
Bizagi hace que sea muy fcil disear soluciones que incorporan un nmero importante de flujos de
procesos bastante distintos, cuya ejecucin depende de ejecutar reglas de negocio contra datos de
proceso de negocio, como Ventas o Actualizacin de Clientes.
Mejoramiento continuo
El BPM Server de Bizagi cuenta con un completo conjunto de reportes e indicadores de desempeo
de los procesos que le permitirn analizar su negocio, identificar cuellos de botella y sus causas, y
en general identificar oportunidades de mejoramiento en sus procesos.



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Con base en estos hallazgos se pueden ajustar los procesos y sus polticas ya sea en tiempo real en
la aplicacin web, o a travs de Bizagi Studio para generar una versin mejorada del proceso. Esta
nueva versin del proceso puede ser puesta en produccin sin necesidad de programacin en corto
tiempo, modificando el modelo de negocio la aplicacin se adapta de forma automtica facilitando
el mejoramiento continuo y aumentando la productividad de su organizacin.



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2. Modelado
El Modelado de procesos es la etapa inicial y fundamental de todo el ciclo de vida de construccin
de Bizagi. El objetivo principal de esta etapa, consiste en diagramar claramente cada una de las
tareas que componen el proceso.
Para mayor claridad de los usuarios Bizagi soporta totalmente el estndar internacional BPMN
(Business Process Model and Notation). BPMN es el estndar de facto manejado por la industria,
por lo que provee una notacin comn para que las personas relacionadas con los procesos puedan
expresarlos grficamente en una forma ms clara, estandarizada y completa y compartirlos
alrededor de sus organizaciones.
Como resultado de la etapa de Modelamiento, usted obtendr un proceso totalmente diagramado,
que podr ser entendido fcilmente por cualquier usuario relacionado con el tema de procesos.
Para facilitar la diagramacin de los procesos, Bizagi cuenta con su propio modelador. No es
necesario tener interaccin con herramientas externas como Visio u otro diagramador externo.

Modelador de procesos
Bizagi Process Modeler es una herramienta gratuita que permite modelar, documentar y simular
procesos de negocios. El modelador permite visualizar, modelar, simular y documentar procesos
de negocio utilizando el estndar utilizado por la industria BPMN. Bizagi Process Modeler ofrece
todas las facilidades, para que el usuario diagrame intuitivamente los procesos, con el concepto de
Drag and Drop para crear y desarrollar rpidamente sus procesos.

Para ayudar de manera eficaz la fcil implantacin del Bizagi Process Modeler en nuevos proyectos,
se cuenta con la posibilidad de importar diagramas previamente creados en otras herramientas
como Visio. Adems Bizagi Process Modeler es compatible con XPDL (XML Process Definition
Language), lo que le permitir tanto exportar como importar archivos en este estndar.
Dentro de las mltiples posibilidades de expresin de situaciones de negocio que se pueden
obtener con BPMN y por ende con Bizagi Process Modeler, se tiene tambin la posibilidad de
especificar diferentes aspectos tcnicos como transacciones de larga duracin, mensajes,
notificaciones, llamados a sistemas externos entre otros.



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Bizagi Process Modeler le permite trabajar en entornos de colaboracin con personas de su equipo
de trabajo, alojando los modelos en la nube o en su lugar de trabajo.


Documentacin
Adems de modelar sus procesos, el Modelador de Procesos de Bizagi tambin permite realizar una
completa documentacin. Usted puede incluir dentro del diagrama informacin a nivel del proceso
o informacin detallada a nivel del elemento. Es aconsejable incluir informacin relevante del
funcionamiento del proceso de esa forma lograr tener una documento de fcil entendimiento y
lectura.
Una vez que su documentacin este completa, usted puede publicarla en el formato que prefiera
(Word, PDF, SharePoint, Web).

Bizagi tambin ofrece la posibilidad de compartir sus diagramas con otras herramientas de
modelado que utilizan la notacin BPMN. Puede exportar sus diagramas a Microsoft Visio, a XPDL
utilizando los elementos de notacin BPMN 2.0, o a archivos de imagen en formato PNG, BPM, SVG
o JPG.



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Simulacin
Bizagi proporciona un mdulo de simulacin de gran alcance que le permite tomar mejores
decisiones visualizando el impacto de ideas y cambios propuestos antes de su implementacin en el
mundo real.
La Simulacin Bizagi es robusta y fcil de usar: basta con tomar el diagrama de flujo de proceso y
agregar informacin sobre el tiempo, los recursos y el costo. Bizagi muestra una animacin de la
simulacin con informacin en tiempo real. Los usuarios de negocios y analistas de procesos
pueden analizar los resultados para identificar los cuellos de botella, los recursos sobre-utilizados,
elementos con escasos recursos y oportunidades de mejora.
Con Bizagi tambin es posible experimentar, realizar cambios y crear mltiples escenarios
hipotticos. Ejecute las simulaciones y ver el impacto de cada cambio.
Colaboracin
Otra gran caracterstica ofrecida en Bizagi Process Modeler es la colaboracin. La colaboracin
permite a varios usuarios trabajar juntos en un modelo durante la fase de diseo del proceso,
logrando una mayor participacin de los miembros del equipo, lo que garantiza la mejor calidad en
la definicin del proceso. Los usuarios pueden cambiar y mejorar el flujo del proceso, ejecutar
debates en lnea con otros miembros del equipo e introducir comentarios. Los cambios en el
proceso se pueden ver en tiempo real por todos los participantes.



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3. Construya aplicaciones de proceso con
Bizagi Studio
Una vez completada la etapa de Modelado, se da paso a la etapa de Automatizacin mediante el
ambiente de construccin de Bizagi Studio. Bizagi Studio es un ambiente de colaboracin, diseado
para incluir toda la informacin necesaria para la ejecucin del proceso: tiempo estndar, costos,
interfaces de usuarios, reglas de negocio etc. El resultado es un modelo almacenado en un servidor
que luego es interpretado y ejecutado por Bizagi BPM Server.

Dentro de estas actividades al interior de la etapa de Automatizacin se encuentran:
Definicin del Modelo de Datos
Creacin de Formas
Reglas de Negocio
Asignacin de Recursos
Integracin
Ejecucin
Bizagi BPM Suite permite que todo el trabajo sea almacenado en forma segura en un ambiente
comn lo cual hace viable la cooperacin entre equipos. Los miembros de los equipos de trabajo
pueden estar ubicados en diferentes sitios y las personas pueden hacer check out de procesos
(funcionalidad que permite bloquear el diagrama para evitar que otras personas realicen
modificaciones), modificarlos y mejorarlos, para una vez terminada su labor hacer check in de las
mejoras para que estn a disposicin de los dems miembros del equipo de trabajo. El resultado
principal de la automatizacin con Bizagi Studio es el Modelo de Negocio totalmente terminado,
que ser ejecutado y controlado por Bizagi BPM Server.




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Datos del proceso
El primer paso en la Automatizacin es reflejar la informacin de negocio necesaria para cada
proceso mediante un modelo estructurado de datos. La capacidad de Bizagi de soportar la
informacin como un Modelo de Datos Relacional, lo diferencia ampliamente sobre otras
soluciones. Esto permite que diferentes procesos tengan la posibilidad de compartir informacin de
manera nativa, evitando transferencia innecesaria de datos. La posibilidad de administrar la
informacin estructurada y persistentemente facilita la interaccin con otros repositorios de datos
que lo hagan de manera similar.
El Modelo de Datos es el resultado del anlisis realizado conjuntamente por un Consultor Funcional
y un Consultor Tcnico. En esta etapa el equipo reconoce la informacin necesaria para el proceso y
determina dichas necesidades deben ser representadas en el modelo.
La creacin del Modelo, se hace totalmente usando Bizagi Studio. Usted tendr la posibilidad de
generar grficamente cada una de las entidades y atributos que componen el Modelo. Bizagi
soporta diferentes tipos de atributos, ampliando la capacidad de expresar y reflejar necesidades de
negocio.







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Formas
Una vez se han definido los datos del proceso, se requiere definir las formas o pantallas que se van
a mostrar a los usuarios finales. La creacin de dichas formas se hace utilizando el diseador de
formas de Bizagi.


En ningn momento se requiere codificar o realizar compilaciones de ningn tipo. Es posible crear
las formas de manera automtica arrastrando y soltando los atributos creados en el modelo de
datos.
Es comn que en determinadas actividades del proceso, se requiera consultar informacin
registrada en actividades anteriores. Para suplir esta necesidad, sin tener que duplicar formas, es
posible asociar formas previamente creadas a la nueva forma. Es posible realizar esta accin de dos
maneras: La primera opcin es configurar la propiedad de solo lectura de la forma. La segunda
opcin es utilizar la funcionalidad Copiar desde para reutilizar todos los campos de una forma
existente en la nueva forma. De esta manera Bizagi facilita la reutilizacin cuando aplique y evita
que no existan en el modelo elementos innecesarios aumentando la agilidad de la automatizacin.
Para escenarios ms sofisticados donde se requiere funcionalidad extendida (como mostrar un
grfico de estadsticas, usar un mapa de Google o algo no incluido en los controles nativos), es
posible incluir Widgets. Los widgets son controles personalizados y especializados que tienen
propiedades predefinidas dirigidas a las necesidades especficas del negocio. Estas caractersticas
promueven la reutilizacin, por lo que los widgets se pueden incluir y configurar (mapear)
fcilmente en cualquier modelo de negocio. Bizagi ofrece la Tiendo Bizagi Widgets a la comunidad,
donde todo el mundo ser capaz de descargar e instalar los widgets desarrollados por Bizagi y por
la Comunidad, directamente de la propia herramienta.



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Reglas, Polticas de Negocio
Las organizaciones se rigen por ciertas polticas o normas, las cuales se derivan de las diferentes
estrategias y objetivos de las empresas. Como resultado, existen restricciones, excepciones y una
gran variedad de condiciones en la mayora de las actividades que conforman los procesos de la
organizacin. Estas condiciones deben ser administradas de la manera ms gil y eficiente para
poder ejecutar las estrategias de la organizacin en el menor tiempo posible y responder a la
dinmica del mercado de manera oportuna.
El motor de Reglas de Negocio provee la flexibilidad y las herramientas necesarias para representar
diferentes situaciones, tales como:
Transiciones de Flujo de Proceso
Validaciones de Actividades
Definicin de Conjuntos de Usuarios para asignaciones
Definicin de condiciones de Edicin, Visibilidad o Requerido de campos dentro de formas
Ya que las reglas solucionan diferentes situaciones de negocio, Bizagi ayuda el Modelamiento
organizado, categorizando cada una de las reglas de acuerdo a su utilizacin. As, al momento de
asociar una regla a una situacin especfica, Bizagi solo listar aquellas que correspondan a la
categora.
Para soportar la necesidad de controlar las condiciones de negocio, Bizagi cuenta con su propio
Motor de Reglas que permite al usuario definir cualquier condicin de manera grfica. Para lograrlo
Bizagi ofrece un grupo de asistentes que contienen elementos como condiciones SI, SI NO, Ciclos,
iteraciones sobre relaciones, acceso a funciones predefinidas, invocaciones a servicios web y



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evaluacin de expresiones booleanas entre otros. Todas estas condiciones son ofrecidas
nativamente por Bizagi para suplir la necesidad de realizar condiciones de negocio.

Otro elemento importante de la generacin de reglas de negocio, est soportado sobre el modelo
de datos de Bizagi dado que toda la informacin de los procesos reside sobre un modelo relacional
de datos. Bizagi ha implementado y acondicionado XPath (XML Path Language) para navegar la
informacin del proceso. Con la utilidad Intellisense es posible navegar y obtener dinmicamente
los elementos del modelo haciendo fcil e intuitivo el desarrollo de reglas de negocio.
Las Polticas de Negocio se crean en Bizagi Studio, de la misma manera que las reglas. Su principal
diferencia radica, en la facilidad con que pueden ser estructuradas a travs de elementos
predefinidos y la capacidad que tienen de ser modificadas desde la aplicacin web.
Dentro de las posibilidades de las Polticas de Negocio se cuenta con:
Precondiciones
Tablas de Decisin
Reglas de Polticas
Grupos de Polticas de Reglas




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Asignacin de recursos
Bizagi mejora la eficiencia de la organizacin al proveer poderosos mtodos de asignacin de
personas a cada una de las actividades del proceso. Sus herramientas de asignacin ayudan a la
organizacin a ajustar prioridades y direccionar adecuadamente el trabajo al recurso
correspondiente.
Para poder realizar asignacin de recursos, se requiere que el proyecto Bizagi configure algunos
elementos previamente. Algunas de las caractersticas configurables de la organizacin son:
UserId: Identificacin del usuario en Bizagi.
reas: Departamento de una organizacin.
Ubicacin: Ubicacin geogrfica. En esta seccin se definen tambin, si es el caso, las oficinas o
sucursales. En Bizagi, un usuario slo pertenece a una ubicacin.
Cargo: Estructura organizacional. Indica los cargos y su nivel de jerarqua. En Bizagi, un usuario
puede tener uno o ms.
Roles: Conducta o papel que desempea una persona en la organizacin. En Bizagi, un usuario
puede tener uno o ms roles.
Habilidades: Capacidad o aptitud para una accin. Destrezas especiales de una persona que le
permiten llevar a cabo una actividad. En Bizagi, un usuario puede tener una o ms habilidades.




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Un concepto fundamental en BPM es la ejecucin de las tareas por las personas o recursos
humanos. Este concepto es ofrecido de forma nativa por Bizagi.
Las asignaciones se componen de dos partes: los Criterios de Asignacin y las Reglas de Asignacin.
Criterio de Asignacin: hace referencia al mtodo que utiliza Bizagi para asignar una actividad.
Dentro de las posibilidades soportadas, se cuenta con:
Por Carga: el usuario con menor carga de trabajo
Todos: Todos los usuarios que puedan, cualquiera puede decidir realizar la actividad.
Secuencial: uno despus de otro cclicamente.
Primero disponible: El primer usuario disponible dependiendo de la zona horaria asociada.





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Las Reglas de Asignacin permiten incluir condiciones basadas en las propiedades de los usuarios
que, en conjunto con los criterios de asignacin determinar la asignacin final.
La herramienta permite seis propiedad autoconstruidas: UserID, rea, Rol, Habilidades y Cargo.
Adicionalmente los usuarios pueden definir condiciones construidas de acuerdo a las necesidades
del proceso.


Integracin
Bizagi presenta una capa de integracin que permite a los procesos integrarse con otros sistemas
existentes por medio de un sistema robusto, flexible y de gran alcance que ayuda en la solucin
BPM de clientes corporativos.
Bizagi presenta diferentes posibilidades de configuracin, lo cual se traduce en diferentes
mecanismos para la integracin. Estas posibilidades de configuracin incluyen diferente
mecanismos para realizar integracin a nivel de datos o para realizar integracin a nivel de proceso.
En algunos proyectos es necesario integrar los procesos con sistemas existentes. Bizagi permite
integracin con las siguientes aplicaciones:
Integracin con bases de datos externas.
Capacidad de invocar servicios Web externos o servicios REST.
Permite que un sistema externo invoque servicios web en Bizagi (capa SOA).
Configuracin de servidores de correo.
Uso de ECM (Entrerprise contect manager o DMS).
Conexin personalizada para integracin con ERPs, CRMs, sistemas legales y ESB en general.





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Integracin a nivel de datos
Para integracin a nivel de datos Bizagi ofrece mecanismos de virtualizacin y de replicacin.
A travs de estos dos mecanismos, entidades externas (provenientes de datos existentes) pueden
ser mapeados directamente al modelo de datos de Bizagi. De esta forma la informacin es
compartida de forma transparente entre ambos repositorios.



A travs de la virtualizacin, los procesos en Bizagi pueden obtener de forma automtica
informacin de una fuente de datos externa. Tambin es posible actualizar la informacin de la
fuente externa (on-demand).
A travs de la replicacin, Bizagi corre trabajos programados para actualizar la informacin del
modelo de datos con informacin de la fuente externa de datos.

Servicios Web/Rest
Para la integracin a nivel de proceso, Bizagi presenta una interfaz grfica que lo guiar en el
proceso de la configuracin para invocar el servicio externo web-based (por ejemplo el estndar de
servicios web SOAP o el servicio REST).



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Los grupos de servicios web-based son publicados a travs de mtodos los cuales son accedidos a
travs de URL, ya sea por una ubicacin de red interna (intranet) o una ubicacin de red externa
(internet).
Gracias al asistente de interfaces no es necesario programar. Bizagi enva automticamente
informacin del negocio desde el proceso, esta informacin es la entrada el servicio externo web-
based. La respuesta del servicio se pasa de forma automtica actualizando el modelo de datos del
proceso.

El intercambio de informacin entre Bizagi y el sistema externo se realiza a travs de archivos JSON.
De esta manera, la integracin no depende de la plataforma, la tecnologa o el lenguaje de
programacin usado en la implementacin del servicio web.



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La invocacin de servicios Web o REST pueden ser asignados a tareas asincrnicas, de modo que
estas invocaciones tienen un tiempo de respuesta y pueden ser llevados por el sistema de forma
separada (por ejemplo un lote de operacin). Esta opcin permite que se pueda reintentar las
invocaciones a los servicios de forma manual por el administrador cuando se presenta una falla, por
ejemplo cuando el sistema externo no est disponible en el momento.

Capa SOA de Bizagi.
Bizagi ofrece servicios Web SOAP integrados, los cuales son mostrados a travs de capa SOA (a
service oriented integration). Esto permite a otros sistemas y portales integrase a la solucin BPM
de Bizagi.
Entre los servicios web incorporados y publicados en cualquier proyecto de Bizagi, los sistemas
externos pueden realizar lo siguiente:
Iniciar procesos en Bizagi.
Obtener o actualizar informacin del modelo de datos de Bizagi.
Re asignar, cancelar o avanzar una actividad.
Lanzar un evento
Obtener reportes.

















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Todos los procesos modelados en Bizagi ofrecen mtodos web para recibir y enviar informacin en
el estndar XML. Esto significa que Bizagi es compatible con la arquitectura SOA en la que, como
una buena prctica, las aplicaciones exponen sus funciones principales como un servicio para
facilitar la integracin con otros sistemas que corren en plataformas heterogneas.

Conectores personalizados (Component library)
Bizagi ofrece la capacidad de asociar conectores personalizados a la solucin. Estos conectores
siguen una arquitectura broker-based para presentar mtodos que manejen los requerimientos de
negocio ms complejos o ms sofisticados (como el manejo de archivos PDF, archivos de Microsoft
Excel, procedimientos almacenados, etc.)
Esta es una opcin de gran alcance para escenarios en los que no es posible tener una integracin a
travs de la capa SOA, o a nivel de datos (por ejemplo, en los sistemas de legado).
Si este es el caso, los componentes registrados en la Component library de Bizagi se pueden utilizar
directamente desde dentro de reglas de negocios. Los componentes soportados son DLLs o
archivos .JAR (sean de la edicin Bizagi .NET o JEE).
Integracin ECM
Bizagi ofrece soporte out-of-the-box para la integracin con sistemas ECM. Lo que es, archivos
adjuntos a una actividad del proceso que pueden ser guardados de forma automtica en el ECM
(central document repository) y no en Bizagi.
Adicionalmente, varias operaciones estn disponibles en documento por ejemplo: check out,
actualizaciones, actualizacin de la metadata, deshacer el check-out y eliminar.
Esta integracin soporta cualquier ECM (o sistema de manejo de documentos) que es compatible
con el estndar CMIS 1.0 (Content Management Interoperability Services). Algunos de los ECM
soportados por el estndar son: SharePoint, Alfresco, FileNet, Documentum, entre otros.

Seguridad en Bizagi Studio
Derechos de Acceso en Bizagi
Con la Suite de BMP de Bizagi los proyectos pueden ser desarrollados en un ambiente de
colaboracin, donde diferentes usuarios pueden trabajar simultneamente sobre todos los
procesos. Para el desarrollo colaborativo, Bizagi ofrece la posibilidad de definir derechos de acceso
para usuarios o grupos de usuarios. Es posible otorgar derechos para crear, modificar y tener
control total sobre ciertos elementos de Bizagi Studio.




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4. Ejecucin
Una vez terminada la etapa de Automatizacin, se obtiene un modelo de negocio el cual ser
ejecutado y controlado por el BPM Server de Bizagi. El BPM Server de Bizagi se encargar de
interpretar cada uno de los elementos construidos en las fases anteriores y generar un portal de
trabajo 100% web para todos los participantes del proceso. El BPM Server est compuesto por
motores especializados en cada uno de los mdulos de Bizagi, Motor de Workflow, Motor de Reglas
de Negocio, Motor de Asignaciones entre otros. Para el usuario final la ejecucin y utilizacin de
cada uno de ellos se hace nicamente a travs de la Aplicacin Web.
Portal de trabajo (Work portal)
Como resultado de todas las etapas anteriormente descritas, el BPM Server se encarga de
interpretar y ejecutar el modelo ofreciendo a los usuarios finales el Portal de Trabajo Bizagi.
Es a travs del Portal de Trabajo donde los usuarios finales podrn realizar su trabajo. En l
encontrarn un listado de las actividades que tienen pendientes por realizar, podrn priorizarlas por
diferentes criterios y ver informacin en tiempo real sobre el desempeo de sus procesos. Bizagi
ofrece nativamente la priorizacin de actividades por medio de un esquema de semaforizacin
(verde, amarillo, rojo), de tal forma que el usuario final pueda tener visibilidad de cmo debera
priorizar y organizar su trabajo.

Dentro del Portal de Trabajo de Bizagi, el usuario estar en capacidad de crear nuevos casos de
aquellos procesos a los que se le haya garantizado el acceso y podr realizar consultas sobre casos
existentes, as no haya trabajado en ellos.





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Alarmas y notificaciones
Adems de poder tener visibilidad de las tareas a realizar, Bizagi proactivamente podr enviar al
usuario encargado de ejecutar una tarea especfica un correo electrnico con informacin y
permitiendo el acceso directamente al caso solamente haciendo clic en un link.
De igual manera y pensando en la ejecucin oportuna de la tareas es posible asociar alarmas a
cada actividad las cuales ayudarn a controlar la ejecucin de las actividades dentro de los tiempos
esperados.

Auditora y trazabilidad
Cada una de las tareas asignadas adems de contener toda la informacin de negocio que se
defini en la etapa de automatizacin, mostrar automticamente informacin del caso, como
nmero de creacin, fecha de creacin, usuario creador.
Para tener un mayor control sobre cada uno de los casos, Bizagi cuenta con la opcin de obtener un
registro de actividades que permitir realizar un seguimiento de quin y cundo se termin una
actividad, que informacin fue modificada. Adems se podr visualizar de manera grfica el estado
del proceso.
Dependiendo del rol que el usuario juegue dentro de la solucin, este podr acceder a diferentes
mdulos. Si se trata de un administrador, estar en capacidad de administrar diferentes elementos
de la solucin como son:
Administracin de Casos
Administracin de Entidades
Administracin de Usuarios
Administracin de Alarmas
Aquellos usuarios que deban realizar anlisis sobre la informacin, tendrn acceso al Mdulo de
anlisis de informacin de negocio.

Movilidad
El Portal de Trabajo adopta la revolucin mvil y lleva la automatizacin de procesos de negocios al
siguiente nivel. Bizagi entiende que los empleados tienen cada vez ms sus dispositivos mviles en
sus lugares de trabajo y las empresas deben apoyar estos dispositivos para mantener a los
empleados conectados a los procesos de la organizacin.



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Bizagi ofrece compatibilidad con todas las plataformas, lo que garantiza una gran experiencia para
el usuario: con el dedo, un ratn o un lpiz, todos los procesos se ejecutan de la manera. Su
compaa puede crear procesos y los empleados pueden acceder a la informacin en cualquier
momento y en cualquier lugar.

Todos los controles que se pueden utilizar son inteligentes - entienden cmo representarse
apropiadamente para cada dispositivo, ya sea el dispositivo de escritorio o dispositivo mvil. Bizagi
tiene una filosofa "disee una vez, ejecute en cualquier lugar" - al disear la interfaz de formas y
ejecutarla el Portal de Trabajo, sta se procesar adecuadamente para todos los dispositivos
mviles actuales, incluyendo Windows Surface.




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Deployment
El Deployment de cualquier proceso o procesos construidos en Bizagi consiste en la creacin o
actualizacin del proceso para su ejecucin en un ambiente diferente al ambiente de desarrollo.
Esto se debe realizar una vez la implementacin del proyecto y sus ajustes han sido completados en
Bizagi Studio.
Un ambiente se define como una aplicacin independiente que contiene todo un proyecto de
Bizagi, esto significa que tiene su propio portal de trabajo, programador de servicios y base de
datos.
Para realizar deployment Bizagi recomienda trabajar a travs de los siguientes tres ambientes:
Desarrollo
Pruebas
Produccin

Bizagi Studio permite realizar deployment solo con un clic a travs del sptimo paso del Asistente
de Procesos.



Seguridad en el Portal de trabajo
Derechos de acceso en la aplicacin Web
Al ser ejecutado desde una Aplicacin Web, Bizagi incorpora dos niveles de seguridad
diferenciados. En primer lugar se soportan diferentes mtodos de autenticacin para garantizar el
acceso a la aplicacin. As mismo se cuenta con un esquema de roles y grupos de usuario para
controlar la autorizacin al interior de la aplicacin.

Autenticacin
La autenticacin en Bizagi puede ser manejada de maneras diferentes de acuerdo a la realidad de la
solucin. Dependiendo de la arquitectura implantada o del lugar de acceso de los usuarios finales.



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Mtodos de Autenticacin soportados:
Autenticacin Windows: Este tipo de autenticacin permite a Bizagi automticamente validar los
usuarios contra dominios y mquinas Windows, siempre y cuando el usuario este registrado en
Bizagi. Para utilizar este mtodo de autenticacin Bizagi soporta adems una integracin nativa
con LDAP, en donde se configuran las propiedades necesarias.
Autenticacin Bizagi: Es Bizagi quien maneja la autenticacin. Los usuarios solo deben existir en
Bizagi.
Autenticacin Mixta: Ideal cuando existen usuarios finales que accedern a Bizagi de sitios
diferentes.
Autenticacin Personalizada: Es posible construir componentes para realizar autenticaciones a
otros sistemas.
Autorizacin
Una vez se ha realizado el primer paso a produccin, se deben configurar ciertos elementos de
seguridad. No cualquier usuario tiene los mismos permisos sobre la solucin. Dependiendo de su
rol, cada usuario podr acceder a diferentes mdulos. De esta manera, Bizagi administra los niveles
de acceso a la solucin.
Bizagi Studio es la herramienta que permite configurar la seguridad de la solucin. Es posible
determinar niveles de acceso a elementos como Entidades, Creacin de Nuevos Casos, Mdulo de
Anlisis, Mdulos de Administracin, Polticas entre otros. La definicin de los accesos se hace
mediante la asociacin de Roles o Grupos de Usuario a cada posibilidad.



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5. Mejoramiento
La mayora de soluciones de BPM limitan la agilidad en la automatizacin de procesos y sobretodo
en el mejoramiento continuo de procesos pues requieren de grandes cantidades de cdigo lo cual
las hace inflexibles. Bizagi, por el contrario, fue concebida para automatizar y mejorar procesos
humanos bajo un esquema de Cero cdigo, usando la mnima cantidad de programacin y a
travs de un entorno completamente grfico.
Para lograr el mejoramiento continuo, Bizagi ofrece el anlisis de informacin desde dos puntos: el
primero, analizar el negocio teniendo como base la informacin propia del negocio generada
durante la gestin de cada uno de los casos. Esto permitir tener visibilidad del comportamiento de
mercado ya sea interno o externo, de los clientes internos y externos, y de aquellas variables que se
decidan son necesariamente puntos clave de xito del negocio.
Desde el punto de vista operativo Bizagi ofrece un completo conjunto de reportes e indicadores de
desempeo de los procesos que le permitirn identificar cuellos de botella y sus causas, y en
general identificar oportunidades de mejoramiento en sus procesos.
Con la informacin obtenida del anlisis de los procesos, los analistas de negocio podrn definir la
necesidad de generar nuevas versiones de procesos y agregarlos a la solucin. Las mejoras a los
procesos se realizan a travs de Bizagi Studio siguiendo los pasos de las etapas anteriores.
Bizagi tiene como premisa fundamental y estructural que EL PROCESO ES LA APLICACIN.

Reportes de anlisis
Bizagi provee a los usuarios poderosas herramientas que brindan soporte a la toma de decisiones
de tipo gerencial. El mdulo de Anlisis de Reportes, presenta a los usuarios funciones analticas e
indicadores de datos para tomar decisiones para el mejoramiento de los procesos.
El mdulo de Anlisis presenta para los usuarios grficos de seguimiento y monitoreo en tiempo
real para tomar las mejores decisiones en el desarrollo de procesos de forma eficiente, asegurando
que las personas hacen su trabajo de acuerdo con el flujo y las polticas predefinidas.
Los siguientes son ejemplos de informacin que puede ser obtenida con el anlisis de los
indicadores:
Duracin real de los procesos versus el tiempo estimado de duracin
Procesos y/o actividades que representan altos costos.
Numero de activaciones de una tarea
SLA (Nivel de servicio)
Actividades que tienen mayor porcentaje de retraso.




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De este anlisis podrn obtener resultados que indiquen que se debe incrementar el grupo de
trabajo que ejecuta una actividad, agregar actividades al proceso, entre otros. A continuacin se
listan estos indicadores:
BAM de Procesos (Business Activity Monitoring)
BAM de Tareas
BAM de recursos
Anlisis de Procesos
Anlisis de Tareas
Sensores




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Anlisis de informacin de negocio
Bizagi no solo ofrece la posibilidad de extraer informacin sobre el proceso utilizando el mdulo de
Anlisis del proceso, sino que tambin ofrece la posibilidad de realizar anlisis sobre la informacin
de negocio. El Mdulo de Anlisis de Informacin de Negocio brinda la posibilidad a los analistas
de generar grfica e interactivamente consultas multi-dimensionales sobre la informacin de



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negocio de los procesos. Para lograr lo anterior se define claramente qu informacin se desea
analizar y bajo qu variables de negocio se obtendr dicha informacin. De esta forma se pueden
ejecutar diferentes tipos de anlisis y obtener resultados que permiten definir estrategias de
negocio que redunden en mejoras sustanciales en el negocio automatizado.
Una de las caractersticas ms importantes de las consultas, radica en que la definicin de los
parmetros se hace en Bizagi durante la etapa de automatizacin, pero la construccin de las
consultas como tal se realiza directamente sobre el Portal de Trabajo, dndole as todas las
garantas a los usuarios finales de negocio de controlar y evaluar la informacin de sus procesos sin
necesidad de depender de otras reas.
Bizagi provee a los usuarios la capacidad de generar sus propios "anlisis grfico" sobre los
resultados de dichas consulta. Esta funcionalidad permite a los usuarios seleccionar el tipo de
grfico que se mostrar: lnea 2D, Columnas 2D, columnas 3D, etc. Bizagi muestra automticamente
al usuario las dimensiones y medidas posibles para la ilustracin grfica. Las dimensiones incluyen
dimensiones definidas por el usuario y dimensiones automticas, como usuarios, roles, lugares y
equipos de personas, entre otros. Para cada una de las medidas es posible elegir caractersticas tales
como el recuento, media, mxima y mnima.

Adems, se pueden aadir dimensiones de datos de negocios y filtros para aplicar a los resultados.
Cualquier informacin que usted ha incluido en un caso, o diseado para ser capturado por el
estado de un caso, puede ser usada para producir un reporte.
Estos reportes se pueden exportar a Excel o guardar en la carpeta de consulta personal del usuario
en la aplicacin web.