APRENDIZAJE Y

GESTIN DEL CONOCIMIENTO

Publicado en:
Molina, J .L. y Marsal M. (2002). LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO EN LAS
ORGANIZACIONES. Editorial LibrosEnRed (Coleccin Negocios, Empresa y Economa).




Introduccin

LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO

Para que una organizacin funcione es necesario disponer,
entre otras cosas, de una visin, una misin y una estrategia, de
un plan de objetivos, un estilo de direccin y un sistema de
control de la gestin, un conjunto de procesos bsicos definidos
y asegurados, un sistema de comunicacin interna y un sistema
de gestin por competencias y evaluacin del desempeo, unos
valores y una cultura corporativa propia.

La novedad consiste en el hecho que hasta ahora la
combinacin de esos elementos era condicin suficiente para
competir con xito (se da por supuesta la existencia de un
mercado activo de productos y servicios) mientras que,
actualmente, es slo condicin necesaria. Para competir con
xito, o simplemente, mantenerse en el mercado, es preciso
aprovechar todas las sinergias existentes en la organizacin y
garantizar un ritmo de aprendizaje que se acerque lo mximo
posible al ritmo de cambio del mercado y, all donde sea posible,
lo supere la innovacin.


Optimizar el ciclo experiencia-aprendizaje es, sencillamente, la
clave. Nos compran aquello que, como organizacin, sabemos
hacer muy bien. Y para seguir hacindolo bien es necesario
reaprovechar al mximo la experiencia acumulada y aprender a
una gran velocidad para estar en condiciones de disponer de
nuevas experiencias. La tecnologa, como veremos, es, de
nuevo, condicin necesaria, pero nuestro nfasis est en las
personas. Para que haya conocimiento a gestionar tiene que
haber personas que lo conozcan. Por lo menos en los prximos
aos esta afirmacin continuar siendo cierta, a pesar que el
desarrollo de agentes inteligentes empezar pronto a ser una
realidad.


En este documento se relacionan tres actividades concretas
muy tiles para asimilar nuevos aprendizajes y gestionar el
conocimiento generado durante un proyecto:
Asistencia y Ayuda (A&A);
Revisin y Reflexin (R&R),
Evaluacin y Valoracin (E&V).
Se incluye tambin la ficha que acompaa cada actividad.
Encuentros de Asistencia y Ayuda (A&A)

Qu es un encuentro A&A?
A&A es un mtodo de trabajo diseado con la intencin de lograr que un equipo
de trabajo que debe iniciar un proyecto, o que se enfrenta a una nueva situacin o
ante el reto de tomar una decisin importante, pueda acudir a otro equipo de la
misma compaa con ms experiencia para intercambiar conocimiento, ideas o
consejos en lugar de solicitarlo a un equipo externo.
En un encuentro de estas caractersticas ambos equipos trabajan conjuntamente
para entender el contexto y resolver juntos problema planteado.
El mtodo A&A define cmo sistematizar el trabajo conjunto de ambos equipos.
El principal beneficio resulta del conocimiento que ambos equipos adquieren del
trabajo conjunto: el equipo de asistencia amplia y renueva su conocimiento sobre
cmo solucionar situaciones parecidas en un futuro, y el equipo que ha solicitado
ayuda se beneficia del conocimiento adquirido con sus colegas para poner en
marcha el proyecto, tomar la decisin adecuada, etc.
En procesos mutuamente beneficiosos como el A&A en el que ambos
participantes amplan su conocimiento el difcil dilema de cmo incentivar a los
participantes desaparece.
En el mtodo A&A, la principal herramienta para aplicar la experiencia de un
contexto conocido, a un contexto nuevo, ser la que venga generada por el
conocimiento individual.

Algunas situaciones en las que es aconsejable un encuentro
A&A.
Cuando se buscan ideas frescas.
Cuando se cree tener una idea brillante y se quiere contrastar.
Cuando ante un reto especifico se deben calibrar nuevas alternativas y
posibilidades.
Cuando es necesario intercambiar ideas antes de comprometerse del todo
en una accin determinada.
Cuando la decisin a tomar por la inversin tanto en dinero como en tiempo
aconseja tomar el mximo de cautelas.
Por ejemplo: Cuando un equipo de British Petroleum se encuentra ante una
comprometida disyuntiva de acometer una perforacin, solicita la ayuda de un
equipo experimentado para que le asista en tomar la decisin adecuada teniendo
en cuenta la inversin a realizar.
Cmo plantear un encuentro A&A
1. Seleccionar a las personas que formaran el equipo de asistencia
basndose en la experiencia individual. Para ello puede utilizarse la red de
contactos de K-Bur o las pginas amarillas de la organizacin.
Para solicitar la colaboracin de personas que integren el equipo de asistencia se
debern tener en cuenta ciertos aspectos personales, a saber: Algunas lo
interpretaran como un honor y reconocimiento a su trabajo; otras pueden tener
inters por conocer lo que esta pasando en otras reas de la compaa. Sin
embargo, para otras personas participar en un A&A puede ser interpretado como
un trabajo extra, que no les aporta nada, y que se les aade al trabajo cotidiano.
2. Establecer los objetivos de la reunin y del grupo de asistencia. Definir el
tipo de soporte que se espera del grupo de asistencia, el cual habr tenido
informacin de los objetivos y recibido con antelacin el oportuno material
informativo.
3. Documentar las experiencias adquiridas durante el encuentro. Asignar a la
persona idnea la funcin de tomar notas de las ideas, y encargarle un informe
que resuma las propuestas y recomendaciones.
4. Al final de la reunin, el portavoz del equipo de asistencia har un resumen
verbal y a posteriori presentar un informe escrito.

Hasta aqu una sugerencia de guas bsicas, porque de hecho no hay un
procedimiento estndar para llevar a cabo un A&A, este procedimiento se deja que
lo disee como le parezca ms oportuno el equipo que solicita la asistencia.
Ficha Encuentros A&A

Nombre del Proyecto:

Director:

Fecha

Preparado por:
Participantes

PASOS A SEGUIR:
1. Seleccionar a las personas que formaran el equipo de asistencia basndose en
la experiencia individual.



2. Establecer los objetivos de la reunin y del grupo de asistencia.





3. Documentar las experiencias adquiridas durante el encuentro





Encuentros de Revisin y Reflexin (R&R)

Qu es un encuentro R&R?
Se trata de un mtodo de trabajo diseado con la intencin de que un equipo que
est en fase de desarrollo de un proyecto, recoja informacin y experiencia a
medida que ste avanza. supervisin
Los encuentros R&R se plantean al final de una etapa o actividad concreta del
proyecto y acostumbran a tener una duracin de 15 minutos. Su principal objetivo
es reflexionar sobre el progreso del proyecto y la experiencia que se va
adquiriendo.
Las preguntas clave a plantear son:
1. Qu estaba previsto que sucediera?
2. Qu ha pasado realmente?
3. Se ha detectado alguna diferencia? A qu se debe?
4. Qu enseanzas se desprenden?

Es bien sabido que a menudo, la presin del trabajo cotidiano hace que se
soslayen reflexiones sobre el progreso del proyecto, primando la inercia de la
visin global en lugar de prestar atencin a detalles que van surgiendo y que
puede ser importante tenerlos en cuenta. De ah la necesidad de los encuentros
R&R pensados como mtodos de reflexin.
Ficha Encuentros R&R

Nombre del Proyecto:

Director:

Fecha

Preparado por:
Participantes

CUESTIONES CLAVE:
1. Qu estaba previsto que sucediera?


2. Qu ha pasado realmente?



3. Se ha detectado alguna diferencia? A qu se debe?



4. Qu enseanzas se desprenden?




Encuentros de Evaluacin y Valoracin (E&V)

Qu es un encuentro E&V?

Se trata de una reunin organizada una vez finalizado y puesto en marcha un
proyecto, con el objeto de analizar lo que se ejecuto bien para recordarlo, y
reflexionar sobre lo que se hizo mal para no reincidir. En definitiva es una
oportunidad para que el equipo del proyecto contraste los resultados, la
experiencia adquirida y los problemas que se presentaron y como se resolvieron.

Es aconsejable que estas reuniones se compartan con otros equipos, aunque no
es imprescindible exponer un inventario o ndice exhaustivo de documentos; lo
idneo ser hacer una seleccin de los aspectos que el equipo del proyecto en
cuestin crea que pueden ser de utilidad prctica para otros equipos.

Los temas clave a contrastar durante la reunin, que debe contar con un
moderador, son:
Cul era el objetivo del proyecto?
Qu se ha conseguido?
Qu ha funcionado bien? Por qu?
Podremos repetirlo en otros proyectos?
Qu no ha funcionado? Por qu? Cmo podemos evitarlo en un futuro?
Puntuacin de 1 a 10


Un ejemplo de agenda para una sesin E&V podra ser:

Bienvenida a los participantes. Introduccin
Objetivos de la sesin
Visin global (resumen) del proyecto y resultados
Entorno y Lecciones Aprendidas
Temas importantes: seleccionar los tres temas principales.
o Qu fue bien, lecciones aprendidas y recomendaciones.
o Las herramientas que se utilizaron.
o Qu ms se utiliz /elabor que otros podran aplicar.
Recomendaciones para compartir con otros.
Plan de actuacin futuro.

Si los miembros del equipo del proyecto no se encuentran fsicamente en el lugar
de la reunin, sta puede realizarse por multiconferencia. Una reunin de dos
horas acostumbra a ser suficiente si los participantes no dispersan conocimiento y
el moderador mantiene la reunin centrada en los temas clave.

Quienes participan

El Esponsor, organizador de la sesin, ser el que dirigi el proyecto.

El Moderador de acuerdo con el esponsor planificara la agenda. Tambin es el
que modera la sesin. Debe encargarse de conducir la sesin de manera que la
informacin que se ponga a debate sea la ms relevante en inters de la eficacia
del encuentro.

Los Participantes sern el equipo ejecutor del proyecto y de creerse apropiado
tambin pueden participar, clientes y terceras partes.
El Documentalista ser quien tome notas, recopilando el conocimiento y la
experiencia adquirida. Es importante que posea una visin objetiva del tema en
conjunto y sepa recoger los aspectos ms significativos. Ver ficha Encuentro
R&R.


Guin del encuentro

Qu es lo que funciono bien? Todo aquello que el equipo hizo especficamente
bien, como por ejemplo, la creacin de un nuevo mtodo de trabajo, la
colaboracin eficaz entre los miembros del equipo, la gestin de un reto
particularmente difcil.

Qu se ha aprendido? Lo que el equipo ha experimentado y aprendido, resultado
del trabajo realizado durante el proyecto, como por ejemplo: la gestin de
prioridades, la intercomunicacin de ideas, la superacin de una fase concreta del
proyecto.

Qu experiencia se ha adquirido? La que ha resultado de la ejecucin del
proyecto junto con el conocimiento obtenido. Una experiencia que permitir dar
consejos a otros equipos que vayan a iniciar un proyecto similar en un futuro
prximo para que no se repitan los errores detectados.


Herramientas / Guas / Fichas... que otros equipos podran utilizar. Se recogern
las herramientas y fichas utilizadas durante el proyecto adems de las guas y
dinmicas de trabajo especificas.

Ficha Encuentros E&V


Nombre del Proyecto:
Director: Fecha
Preparado por:



Participantes





CUESTIONES CLAVE:
Resumen del Proyecto [Breve descripcin del proyecto.]


Solucin / Resumen Tcnico [Describir los detalles tcnicos de la solucin
propuesta, incluye productos y servicios]




Qu ha funcionado bien? [Describir las condiciones y el entorno, como
impactaron al cliente, que consecuencias tuvo para el equipo. Si lo que ha
funcionado bien se trata de una nueva metodologa, incluir los nombres de
contacto para mas informacin.]



Qu se ha aprendido? [Lo que el equipo ha experimentado y aprendido,
resultado del trabajo realizado durante el proyecto. Incluir que es lo que el
equipo hara diferente la prxima vez]





Qu experiencia se ha adquirido? [Describir los consejos y recomendaciones
que se quieran transmitir a otros equipos que vayan a iniciar un proyecto similar
en un futuro prximo para que no se repitan los errores detectados.]








Referencias
Documentos Autor Web