Etapas de la Planeacin

1. PROPSITO o MISION
La misin de una organizacin es la razn de su existencia. Es la
finalidad o motivo de creacin de la empresa, y a la que debe servir. La
definicin de la misin organizacional debe responder a tres preguntas
bsicas: Quines somos?, Qu hacemos?, por qu hacemos lo que
hacemos?. En el fondo, la misin incluye los objetivos esenciales del
negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la empresa, es decir,
hacia la atencin de las demandas de la sociedad, del mercado o del
cliente. Es importante conocer la misin y los objetivos esenciales, pues
si el administrador no sabe por qu existe LA EMPRESA, ni hacia dnde
quiere ir, jams sabr decir cual es el mejor camino que se debe seguir.

Cada empresa tiene su misin propia y especfica. La misin debe
constar de una declaracin formal y escrita, el denominado credo de la
organizacin, para que sirva de recordatorio peridico que indique a los
empleados hacia dnde y cmo conducir los negocios. Para que sea
eficaz, la formulacin o declaracin de la misin debe describir con
claridad:

a. Cul es el propsito fundamental del negocio.
b. Quin es el cliente o cuales son los sectores objetivo o el mercado que
se debe atender.
c. Cul es la contribucin de la empresa a la sociedad.
d. Cules son los compromisos y valores y creencias que impulsa la
empresa.
e. Cules son las necesidades bsicas que el negocio debe atender y
cmo atenderlas.

Ejemplo:
Se presenta a continuacin la Misin de la Empresa Ford Motor
Company.
MISION
Nuestra misin es mejorar continuamente nuestros productos y servicios,
para atender las necesidades de nuestros consumidores, de modo que
podamos prosperar como un negocio y proporcionar un razonable
retorno a nuestros accionistas, los propietarios de nuestros negocios.

VISON:
La Visin es la imagen que la empresa tiene respecto de si misma y de
su futuro. Es el acto de verse en el tiempo y el espacio.
Muchas EMPRESAS colocan la visin como el proyecto de lo que
quieren ser dentro de cierto plazo y el camino futuro que pretenden
seguir para lograrlo.
Ejemplo de Visin de una empresa:
Actualmente somos la segunda mayor productora de pollo en la regin.
Queremos ser la primera productora de lcteos de la regin.
La satisfaccin de los clientes alcanza el 83%,
La satisfaccin de los consumidores deber alcanzar el 95%.
Nuestra produccin actual es de 2000 pollos mensuales
Nuestra produccin mensual deber alcanzar 5.000 pollos mensuales.

Ejemplo de Visin de una empresa de prestacin de servicios:
Visin: conquistar y mantener la posicin de ser la ms avanzada
empresa de asistencia tcnica en el rea de sistemas informticos de la
regin.
Para concluir se puede decir que la planeacin se inicia a partir de la
definicin de la misin o propsitos.

2. ESTRATEGIAS, MATRIZ DOFA.
Investigacin o informacin.

Hoy en da los administradores se valen de matrices que indican las
relaciones entre las principales variables. La matriz DOFA es una
herramienta que le ayudar a saber qu debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas tiene su negocio.
La matriz DOFA es un marco conceptual para un anlisis sistemtico que
facilita la articulacin de las amenazas externas con las oportunidades y
de las debilidades con las fortalezas internas de la organizacin.
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con
el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.

(F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.
FACTORES EXTERNOS: Son aquellos cambios medioambientales,
tecnolgicos, polticos, entre otros que deben considerarse para tomar
decisiones hacia el futuro de la empresa.

FACTORES INTERNOS: La cantidad y calidad del talento humano, los
recursos financieros y materiales con que cuenta la empresa para el
desarrollo de sus actividades.
Debilidades, ejemplo - la falta de capital. Prevencin de accidentes,
maquinaria y equipos disponibles, capacitacin del talento humano.

Oportunidades, ejemplo - contar con los suficientes clientes potenciales
para ofrecer nuestros productos.
Fortalezas, ejemplo - contar con el personal suficiente y capacitado que
sepa brindar la mejor calidad en nuestros productos.
Amenazas, ejemplo - Impuestos, estabilidad poltica del pas,
medioambiente, enfermedades, crecimiento demogrfico, la
competencia, la posicin en el mercado, cambios en la demanda, fuentes
de financiamiento, comportamiento de los consumidores, transporte,
rapidez en los avances tecnolgicos. la competencia, podra ser una
amenaza pero si lo gramos esquivarla tal vez no, ofreciendo la mejor
calidad en el producto y buenos precios al publico.

Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar las
oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas.
Igualmente una organizacin podra desarrollar estrategias defensivas
orientadas a contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno.

Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden
acarrear resultados desastrosos para cualquier organizacin. Una forma
de disminuir las debilidades internas, es aprovechando las oportunidades
externas.

La matriz DOFA conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias:

1. La estrategia DA, (debilidades y Amenazas), esta estrategia puede
requerir que la empresa forme una sociedad o que se liquide.
2. La estrategia DO, ( Debilidades y Oportunidades), esta estrategia tiene
como propsito minimizar la debilidades y maximizar las oportunidades.
De este modo una empresa con cientas debilidades en algunos
aspectos, puede fortalecerlos internamente o adquirir del exterior las
capacidades necesarias, como tecnologa o las personas con esas
habilidades, para aprovechar las oportunidades del ambiente externo.
3. La estrategia FA, (fortalezas y amenazas) con esta estrategia una
compaa aprovecha las fortalezas tecnolgicas, financieras,
admninistrativas, o de comercializacin para hacer frente al peligro que
representa un nuevo producto introducido por su competidor.
4. La situacin ms deseable es aquella en que una empresa aplica sus
fortalezas para aprovechar las oportunidades, (la estrategia FO).

3. OBJETIVOS:
Una vez que se han establecido los propsitos (la misin), investigado y
determinada la estrategia a seguir por medio de la matriz DOFA, se
establecen los objetivos, que indican los resultados o fines que la
empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las
pautas bsicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener,
son fines a alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Los objetivos especifican los resultados esperados e indican los
resultados de lo que debe hacerse, los campos en que debe insistirse
ms y lo que hay que conseguir con el conjunto de las estrategias,
polticas, procedimientos, reglas, presupuestos, y programas.

Ejemplo:
DEBILIDAD:
Baja produccin.
(500 productos/mquina/da)

Objetivo:
Lograr una produccin de 700 productos por mquina al da.

Objetivos especficos: son los medios por los cuales se piensa lograr el
objetivo general.

Ejemplo: Capacitar y motivar a los operarios,

Ejemplo: Dar un mantenimiento adecuado a las mquinas.

Ejemplo: Aumentar los controles tanto de operarios como de las
mquinas.

4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS:
El cuarto paso de la planeacin es buscar y examinar alternativas de
accin. El problema ms comn no es encontrar alternativas, sino reducir
su nmero de tal modo que se puedan analizar las ms prometedoras.
De ordinario el experto en planeacin debe hacer un examen preliminar
para descubrir las posibilidades ms fructferas.

5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LOS OBJETIVOS
ELEGIDOS, EVALUACION DE CURSOS ALTERNATIVOS.
Despus de buscar alternativas y examinar sus ventajas y desventajas,
el siguiente paso es evaluar las alternativas. Una alternativa puede
parecer la ms rentable, pero quiz impone un desembolso de efectivo
cuantioso y una recuperacin lenta; otro puede parecer menos rentable,
pero se corren menos riesgos; otro ms cumple mejor los objetivos a
largo plazo de la empresa.
En la mayor parte de las situaciones hay tantas alternativas y es preciso
considerar tantas variables y limitaciones que la evaluacin llega a ser
sumamente difcil.

6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA.
En este momento se adopta el plan. Es el momento verdadero de la toma
de decisiones.

7. PROGRAMAS.
Una vez que se han determinado las alternativas, es necesario elaborar
un programa, el cual puede definirse como:
Un esquema en donde se establecen, la secuencia de actividades
especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el
tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.
Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarroll a inicios del siglo XX este
mtodo grfico de planeacin y control, que permite contemplar las fases
de inicio y finalizacin de las diversas actividades.

Llamado tambin cronograma de actividades o Calendarizacin, se trata
de un grfico de barras, dnde la longitud de cada barra representa la
duracin en das, semanas, meses o aos de una actividad.

La utilidad de ste grfico radica en que seala la frecuencia en que
debe ejecutarse cierto nmero de actividades en base a la duracin de
cada una de las mismas.

La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente
procedimiento:
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades. Es decir,
determinar que actividad debe realizarse antes de la otra, que
actividades se dan simultneamente y, por ltimo, que actividades deben
realizarse posteriormente.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como
los recursos necesarios.

La grfica mas comnmente utilizada para un programa, es la grfica de
Gantt.


8. PRESUPUESTOS:
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan
cifras a las actividades, implican una estimacin del capital, de los
costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para
lograr los objetivos.
Detallar costos de produccin. Consultar precios verdaderos de materia
prima, equipos necesarios, arriendos, servicios pblicos, entre otros.
Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a
comercializar.