APUNTE: EL CICLO DE COMPRAS

El proceso de compra de una empresa no es fcil de realizar ya que se

debe tener una organizacin adecuada y acorde a las necesidades
propias de ellas.
Las cinco etapas del ciclo de compras son:
1) Anlisis de las Solicitud de ompras.
!) "n#estigacin y Seleccin de $ro#eedores.
%) &egociacin con el $ro#eedor 'seleccionado).
() Acompa)amiento de $edido '*ollo+,-p).
.) ontrol de la /ecepcin del 0aterial omprado.
El ciclo de compras tiene el siguiente
esquema
1. Anlisis de la Solicitud de Compra
Esta etapa comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras1 emitida por el rea o seccin que requiera un
determinado producto. El organismo de compra efect2a el anlisis del pedido1 para conocer los antecedentes del material requerido tales como:
Especificaciones1 cantidades requeridas1 3poca adecuada para su recepcin entre otros. En muc4as empresas1 las solicitudes de compras1 se 4acen llegar
al organismo encargado a tra#3s de un listado que adems de contener los antecedentes del material requerido1 tambi3n lle#a otros datos como son: *ic4a
de 2ltima compra1 &ombre del pro#eedor1 antidad comprada y $recio de #enta. En esta primera etapa1 el organismo de compras debe planear sus
acti#idades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas1 y pro#eer las compras. omo una forma de facilitar esta tarea1 3ste
organismo mantiene un fic4ero de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la #ez un fic4ero de pro#eedores para cada tipo de material.
2. Investiaci!n " Selecci!n de Proveedores Esta etapa se di#ide en dos partes: La "n#estigacin y La Seleccin de los $ro#eedores.
La Investiaci!n# onsiste en in#estigar y estudiar los posibles pro#eedores de los materiales requeridos. Esta in#estigacin la realiza el organismo
encargado de compras y parte con la #erificacin de los pro#eedores ya registrados. 5ebes tener claro que muc4os pro#eedores buscan las empresas a
tra#3s de sus e6ecuti#os de #entas correspondientes y en la actualidad1 #7a "nternet 'e,mail1 correo electrnico)8 estos para ser calificados para posibles
consultas1 en#7an datos para su registro1 como nombre1 direccin1 capital social1 productos o ser#icios ofrecidos1 referencias de los clientes1 etc.
Es necesario recordar $ue Proveedores son las empresas $ue producen las materias primas e insumos necesarios " $ue los venden.
omo ya se di6o en la etapa anterior1 el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los pro#eedores ya registrados1 que
contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los traba6os de
in#estigacin y seleccin de pro#eedores ya que adems de los datos del pro#eedor1 el organismo de compra debe mantener todo te9to posible como listas
telefnica1 re#istas t3cnicas1 catlogos1 folletos1 prospectos1 cartas1 etc.1 es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles pro#eedores. En el
:anco de 5atos1 podemos clasificar a los pro#eedores como: $ro#eedor /eal1 que es aquel que ya efectu #entas de materiales o insumos a la Empresa.
$ro#eedor $otencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.
La Selecci!n# onsiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los pro#eedores y elegir cual es el que me6or atiende las con#eniencias de la
empresa. $ara una buena seleccin del pro#eedor se deben considerar di#ersos criterios tales como: precio1 calidad del material1 condiciones de pago1
descuentos1 plazos de entrega1 confiabilidad en el cumplimiento de plazos1 etc. Se debe
tener presente que a pesar de los di#ersos criterios1 generalmente el ;precio; es la
referencia ms importante en la seleccin de los pro#eedores.
La in#estigacin de los pro#eedores bsicamente es una estad7stica del mercado que
permite #erificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La
tarea de seleccin y eleccin de pro#eedores la 4ace el organismo de compras y tiene
como base la comparacin entre los posibles pro#eedores. 5e acuerdo a lo anterior
podemos concluir que la in#estigacin permite una comparacin de los di#ersos
pro#eedores calificados1 mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el
escogido para pro#eer el material requerido.
Esquema que corresponde a la comparacin de precios y cotizaciones de
materiales
%. &eociaci!n con el Proveedor
-na #ez que se 4a escogido el pro#eedor ms adecuado1 el organismo de compras empieza a negociar con 3l la adquisicin del material requerido1 dentro
de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las
especificaciones e9igidas de material y el establecimiento de plazos de entrega1 deben
ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sir#e
para definir cmo se 4ar la emisin de la orden de compra al pro#eedor. La <rden de
ompra es un contrato formal entre la Empresa y el $ro#eedor1 en ella se detallan las
condiciones en que se realiz la negociacin1 ya que tiene la fuerza de un contrato. Su
aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una
parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de
compra1 mientras que el pro#eedor debe estar plenamente informado de todas las
clusulas1 pre,requisitos y criterios e9igidos por la Empresa1 los procedimientos de
recepcin del material1 los controles y especificaciones de calidad1 etc.1 para que el
pedido de la compra sea legalmente #alido.
'(u) es la &eociaci!n*+ Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de
compra y el pro#eedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio8 cada
parte cede un poco para que ambos se beneficien. Esquema de
una orden de compra
,. Acompa-amiento del Pedido ./ollo012p3
=ec4a la orden de compra1 el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se 4ar de acuerdo a los plazos establecidos1 calidad y
cantidad negociada y por lo tanto debe 4aber un seguimiento del pedido1 a tra#3s de constantes contactos personales o telefnicos con el pro#eedor. Esto
significa que el organismo de compras no abandona al pro#eedor despu3s de 4aber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompa)amiento
representa una constante super#isin del pedido y una cobranza permanente de resultados. uando la compra es de gran #olumen1 algunas Empresas
realizan el seguimiento en fec4as y plazos preestablecidos. 5e aqu7 la denominacin *ollo+,-p1 t3rmino en ingles que significa seguir1 acompa)ar1 fec4ar.
La etapa de *ollo+,-p permite localizar en forma anticipada los problemas y 39itos1 sorpresas desagradables8 a tra#3s de 3l1 el organismo de compras
puede apurar el pedido1 e9igir la entrega en los plazos establecidos y>o intentar complementar el atraso con otros pro#eedores.
4. Control de la Recepci!n del Material Comprado
Esta etapa se inicia cuando el organismo de compras recibe del pro#eedor el
material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del material1 el
organismo de compras #erifica si las cantidades estn correctas y1 6unto con el
organismo de control de calidad1 realiza la inspeccin para comparar el material
con las especificaciones determinadas en la orden de compra1 esta operacin es la
que se llama "nspeccin de calidad en la recepcin del material. onfirmada la
cantidad y calidad del material1 el <rganismo de ompras autoriza a la bodega o
almac3n1 recibir el material y encomienda al <rganismo de ?esorer7a o uentas
por $agar1 la autorizacin para el pago de la factura al pro#eedor1 dentro de las
condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo
e ininterrumpido1 por lo tanto el gran #olumen de traba6o que realiza un organismo
de compras e9ige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa1
principalmente1 en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de
produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.
Lo anterior queda ms claro con el siguiente flu6ograma del ciclo de
compras



13 COMPLE5E EL CR2CI6RAMA#
23 SOPA DE LE5RAS
%3 C2ES5IO&ARIO#
@A-B ES LA &EC<"A"D&E
@E& A-B E?A$A SE 5E?E/0"&A& L<S $/E"<S F <&5""<&ES 5E $AC< 5E LAS 0E/A5E/GASE
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@E& A-B <&S"S?E LA "&IES?"CA"D& 5E L<S $/<IEE5</ESE
@A-B ES -&A </5E& 5E <0$/AE
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RESPUESTAS:
%3 C2ES5IO&ARIO#
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/: Son los contactos entre el organismo de compra y el pro#eedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio8 cada parte cede un poco para
que ambos se beneficien.
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/: %) &egociacin con el $ro#eedor
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/: onfirmada la cantidad y calidad del material1 el <rganismo de ompras autoriza a la bodega1 recibir el material y encomienda al <rganismo de
?esorer7a o uentas por $agar1 la autorizacin para el pago de la factura al pro#eedor1 dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.
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/: onsiste en in#estigar y estudiar los posibles pro#eedores de los materiales requeridos. Esta in#estigacin la realiza el organismo encargado de compras
y parte con la #erificacin de los pro#eedores ya registrados. 5ebes tener claro que muc4os pro#eedores buscan las empresas a tra#3s de sus e6ecuti#os de
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registro1 como nombre1 direccin1 capital social1 productos o ser#icios ofrecidos1 referencias de los clientes1 etc.
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/: La <rden de ompra es un contrato formal entre la Empresa y el $ro#eedor1 en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin1 ya que
tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las
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requisitos y criterios e9igidos por la Empresa1 los procedimientos de recepcin del material1 los controles y especificaciones de calidad1 etc.1 para que el
pedido de la compra sea legalmente #alido.
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,. Acompa-amiento del Pedido ./ollo012p3
/: =ec4a la orden de compra1 el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se 4ar de acuerdo a los plazos establecidos1
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/: onfirmada la cantidad y calidad del material1 el <rganismo de ompras autoriza a la bodega o almac3n1 recibir el material y encomienda al <rganismo
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