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NORMAS DE CONTROL PARA INVENTARIOS

El Decreto Reglamentario de la contabilidad en Colombia nmero 2649 de


diciembre 29 de 1993 artculo 129 Inventario de mercancas: El control de las
mercancas para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben
contener, por unidades o grupos homogneos, por los menos los siguientes datos:
1-Clase y denominacin de los artculos
2-Fecha de la operacin que se registre...
7-Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la
comparacin del inventario fsico con las unidades registradas en las tarjetas de
control.
Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancas dicho
inventario debe ser certificado por contador pblico para que preste mrito
probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto

El libro se registra ante la cmara de comercio del domicilio de la empresa y se
llama libro Inventario y Balance.

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de
cualquier empresa, obtener utilidades; la obtencin de utilidades reside en gran
parte de ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin
del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material suficiente para
trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve;
entonces sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control es fundamental en cualquier organizacin y puesto que los inventarios
comprenden generalmente la cuenta del activo corriente que compromete ms
inversin, se hace indispensable la aplicacin de medidas estrictas de control
interno para garantizar un correcto funcionamiento acorde con las polticas de la
empresa.

DOCUMENTACION, RESPONSABLES Y FLUJO

Las medidas de control debern estar encaminadas a separar las funciones
relacionadas con las compras, recibo, fabricacin, contabilizacin,
almacenamiento, registro y entrega de mercancas; a precisar la responsabilidad
de una funcin especfica de determinado empleado o departamento. La
segregacin de funciones debe disearse de tal forma que ningn empleado
pueda manejar una transaccin desde el principio hasta el fin (quien almacene
mercancas no debe entregarlas a los clientes); el trabajo de un empleado permite
verificar la labor de otro, detectar errores y prevenir fraudes.
Al disear controles fsicos para salvaguardar los inventarios contra robo, daos,
contaminacin, prdidas por mermas, evaporaciones, deterioro o retiros por
empleados no autorizados.
Otra herramienta de control es el anlisis peridico de los mnimos y mximos de
existencias para el mantenimiento de niveles adecuados.
Las medidas de seguridad como rejas, chapas, avisos restrictivos en los sitios de
almacenamiento y conservacin constituyen controles fsicos adecuados que
impiden robos, daos o retiros de mercancas. Cada vez que la empresa vaya a
dar de baja mercancas, debe contar con la respectiva autorizacin de los
funcionarios encargados.
La pre numeracin de documentos es vital; documentos como ordenes de compra,
facturas de venta, informes de recepcin, remisiones, pedidos, notas crdito entre
otros, deben pre numerarse porque la interrupcin en la secuencia numrica llama
la atencin de quienes ejercen controles contables.

El control en el proceso de las compras podra ser:

1-Cuando el almacenista observa que un artculo est llegando a la cantidad
mnima elabora una solicitud de compra en original y una copia (original para el
departamento de compras y la copia para el archivo del almacn)

2-Con base en la solicitud de compras, se elabora en el departamento de compras
el pedido en original y cuatro copias (original y primera copia para el proveedor
para que devuelva la copia con su respectiva factura, la segunda copia para
contabilidad para que la confronte con la factura del proveedor y el informe de
recepcin, la tercera copia para el almacn para que sepa que ya se cumpli con
su solicitud, la ltima copia para el archivo de compras)3-Cuando la mercanca
llega a la empresa se elabora el informe de recepcin en original y tres copias (el
original con la copia del pedido y la factura del proveedor se enva a contabilidad
para que con base en ellos se haga el respectivo comprobante, la primera copia,
al departamento de compras para que ellos sepan que ya lleg el pedido, la
segunda copia, al almacn, para darles entrada en la respectiva tarjeta de krdex,
y la ltima copia para el archivo de recepcin)

4-Con base en el informe de recepcin, la orden de compra y la factura del
proveedor, se elabora la orden de pago.

El flujograma de materiales es de gran utilidad en los departamentos involucrados,
muestra de manera objetiva el correcto flujo de la informacin que debe existir
para un eficiente desempeo de las funciones de cada uno de los departamentos.

CONTROLES AL PERSONAL RESPONSABLE Y AL ENCARGADO DE LA
CONTABILIZACION

1-El jefe de almacn o almacenista es una persona que conoce las caractersticas
o especificaciones de las mercancas que compra y vende la empresa; por lo
tanto, al guardarlas tendr en cuenta si les afecta la luz, la oscuridad, la humedad,
el calor, el fro, etc.; adems les asignar un lugar seguro.

El trabajo de empleados de almacn ser de complemento y no de revisin.

2-Separacin de funciones de adquisicin, custodia yregistro contable; ninguna
persona que interviene en inventarios deber tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.

3-Todas las ordenes de compra deben hacerse por escrito con detalles mnimo de
precio, cantidad, polticas de precio, descuentos, oportunidad en la entrega, entre
otros; y deben aprobarse y autorizar debidamente

4-No se debe aceptar productos no pedidos o que no cumplan las
especificaciones.

5-La base de valuacin de inventarios debe ser razonable, constante y
consistente.

6-Debe existir un control sobre las mercancas solicitadas, para que no se pida en
exceso.

7-Regresar prontamente al almacn los materiales no consumidos o no usados en
el proceso productivo.

8-Cuando se devuelve mercanca, verificar la existencia de la nota crdito
correspondiente.

9-Realizar inventarios fsicos peridicos y selectivos y cruzar con cifras contables.

10-Involucrar al personal en el control de los inventarios, aceptar sugerencias y
hacerlos sentir parte importante de la organizacin.
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Departamentos o
Secciones de fbrica

Requisicin
De Compra

Proveedores

Revisin y aprobacin De Facturas

Dpto. de Compras

Cotizaciones

Precios Plazo

Pedido

Almacenaje

Almacenes recepcin

Contabilidad

Envo a Departamentos

Informe de Recepcin