Cmo se ordenan los documentos en los archivos?

Cada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenacin, de acuerdo con el
sistema universal


Sistema de ordenacin Alfabtico. Es una ordenacin que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que,
dependiendo de la actividad a la cual se dedique la entidad, puede ser nominal, por asuntos, numrico o geogrfico.

Nominal:
Cuando los caracteres que distinguen la ordenacin hacen referencia a nombres de personas naturales, jurdicas o
razn social de las entidades con las que se tienen relaciones. Ejemplo: Carlos Contreras Marn -
Distribuciones Aliadas Ltda.
Por Asuntos:
Cuando los caracteres de ordenacin son los asuntos o las materias de que tratan los documentos:
Ejemplo: Licitaciones - Contratos
Geogrfico:
Cuando el carcter de ordenacin es una regin geogrfica: pases, estados, ciudades, zonas, comunas y otras.
Banco de Colombia, Miami Florida
Banco de Colombia, Cali, Sucursal Vipasa
Al analizar las caractersticas particulares de cada sistema, debes definir unos criterios que son comunes a la
ordenacin alfabtica en general. Cada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de
ordenacin. Se incluyen las abreviaturas. Para el caso de las empresas se consideran sus nombres sin alteraciones.
Ejemplo:
1.Unidad 2.Unidad 3.Unidad 4.Unidad 5.Unidad
Editorial Norma
La Casa de la Cultura
Para la ordenacin de nombres de personas naturales, se trabaja primero con los apellidos, precedidos de una coma
(,) y despus con los nombres. Ejemplo:
1.Unidad 2.Unidad 3.Unidad 4.Unidad 5.Unidad
Contreras, Marn, Carlos
Gonzlez, Lpez, Mara Fernanda
Prez, Rosa, Ins

Cuando todas las unidades son iguales, se debe recurrir a un elemento adicional que las distinga, puede ser el ttulo
acadmico, cdula de ciudadana, direccin, telfono, el cual se considera como otra unidad para su ordenacin.
Ejemplo:
1.Unidad 2.Unidad 3.Unidad 4.Unidad 5.Unidad
Reyes Illera, Jorge (Arquitecto)
Reyes Illera, Jorge (Economista)
Rojas De Paz, Olga Luca (Ingeniera)
Cuando se tienen unidades iguales en dos o ms nombres, la siguiente unidad decide el orden de clasificacin.
Ejemplo:
1.Unidad 2.Unidad 3.Unidad 4.Unidad
lvarez Bentez Juan
lvarez Bentez Juan Jos
lvarez Cceres Pedro Luis
Casos especiales:
Cuando la razn social incluye nmeros, para su clasificacin se considera como si estuvieran escritos en letras.
Se exceptan las razones sociales cuyo nmero obedece a una numeracin consecutiva, como puede ser el caso de
las notarias, estaciones de polica, las cuales conservan el orden numrico. Ejemplo:
1.Unidad 2.Unidad 3.Unidad 4.Unidad
Cacharrera La Catorce
Almacn Quinta Avenida

Estacin de Polica 19
Existe el Numrico Consecutivo. En este sistema a todo el material que se va a archivar se le asigna un nmero. Su
ubicacin dentro del archivador es por secuencia numrica. Presenta cierto grado de reserva por cuanto slo figuran
nmeros en el archivador, pero facilita la ubicacin visual no slo para consultas sino que permite detectar
fcilmente la falta de una carpeta.

Sistema Numrico Decimal.

Este asigna un nmero consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el
siguiente dgito consecutivo. Ejemplo:

1 Gerencia
1.1 Resoluciones
1.2 Licitaciones
1.3 Correspondencia despachada
2 Talento Humano
2.1 Historias Laborales
2.2 Capacitacin
2.3 Vacaciones
2.4 Cesantas
Si hay necesidad de otra subdivisin, se utiliza el mismo procedimiento, a partir de la segunda divisin as:
2.1 Historias Laborales
2.2 Snchez Rodrguez, Miguel ngel
2.3 Usechi Gamboa, Jorge Humberto
2.4 Zawasky de Rojas, Margarita
Archivonorma recomienda: Utilizar folder colgante con porta-guas plsticas y carpetas legajadoras
Cul es el tiempo de retencin establecido para las historias laborales?
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Wednesday, June 15, 2011
La prctica ha mostrado que el tiempo mnimo para la conservacin de historias laborales en el archivo central,
debe oscilar entre 80 y 100 aos.



Aunque no existe norma que especficamente determine el tiempo de conservacin de la Historia Laboral, s existe
normatividad constitucional y legal vigente, en torno al archivo y conservacin de la informacin laboral de los
trabajadores. Dentro de la normatividad legal est el Cdigo Sustantivo del Trabajo, que seala en el artculo 39 el
valor probatorio que tiene el contrato de trabajo.
El artculo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, sealando: Las empresas obligadas al
pago de la jubilacin, deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el
tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados. (Negrillas y subrayado nuestro).
Ahora bien, el Archivo General de la Nacin ha aprobado Tablas de Retencin Documental con un tiempo de
retencin para las Historias Laborales entre 80 y 100 aos, el cual empieza a contarse a partir del retiro del
funcionario y/o trabajador.
la prctica ha mostrado que el tiempo mnimo para la conservacin de historias laborales en el archivo central,
debe oscilar entre 80 y 100 aos. Tiempo en el cual, la historia laboral es susceptible de consulta por el propio ex
funcionario o sus herederos... De esta manera, la historia laboral se convierte en el garante del reconocimiento del
derecho adquirido por el ex funcionario y sus herederos
Expedientes y formularios
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Thursday, May 19, 2011
Expediente puede definirse como conjunto de papeles que reflejan una sola tramitacin que se cierra
generalmente con un documento dispositivo, como un decreto o una resolucin. En ocasiones, la disposicin final
no constituye un documento separable, sino que va en un breve escrito al pie del ltimo papel.



Los expedientes se inician con la solicitud de presentacin del interesado (persona o institucin)
Posteriormente, se acumula toda la informacin necesaria o los textos legalmente requeridos que ha de tener en
cuenta la autoridad para decidir.
Se cierra con el documento dispositivo de la autoridad.

Externamente los expedientes van en soporte papel, que puede tener copias y se archiva en una cubierta llamada
cartula en la que van impresos los datos principales de dicho expediente.

El archivar por expediente tiene sus ventajas cuando los antecedentes son de gran valor y merecen una redaccin
propia. Pero, si se abusa del sistema y se emplea el expediente para toda clase de trmites y adems se colocan en
orden numrico de ingreso o por fecha de cierre del trmite, sin clasificacin alguna, el sistema se torna pesado y
dificulta la descripcin y bsqueda de los documentos de archivo.

La tramitacin por formulario es la agilizacin de aquellos expedientes que no requieren de modo imprescindible la
redaccin personal.

El diligenciar el formulario nos facilitar la bsqueda del expediente y el trmite respectivo
La ordenacin de los expedientes (asuntos), debe hacerse en forma alfabtica en los muebles de archivo,
comenzando desde la gaveta o estante superior hasta la ltima en la parte inferior.
Gua para la elaboracin del proyecto de resolucin
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Monday, February 21, 2011
Los INCISOS son separaciones de las clusulas o artculos que sirven para detallar especificaciones o
enumerar opciones. Van precedidos por un nmero (arbigo o romano) y un punto cuando cada inciso es
relativamente independiente de otro



Las resoluciones tienen un formato comn que debe ser respetado. Cada proyecto de resolucin consta de tres
partes:
1. Encabezado
2. Prrafos del prembulo (parte motiva)
3. Prrafos operativos (parte resolutiva)
Pautas Generales
Por razones prcticas, y con el fin de localizar un trmino o frase, todos los renglones o lneas de las hojas utilizadas
para redactar un proyecto de resolucin van enumeradas, an cuando los renglones estn sin escribir.
Bajo los datos del encabezado y subrayado va el ttulo "Proyecto de Resolucin.
El resto de la resolucin est conformada por prrafos (clusulas de cualquier tipo y artculos).
Para fines de control, todos los documentos al ser aprobados reciben un nombre y un nmero. Este es otorgado
por la Presidencia o la dependencia delegada y sirve para validar que dicho documento ha cumplido todas las
especificaciones necesarias. Ej.: Proyecto de Resolucin A.1
Las CLUSULAS definen una cierta actitud o postura de las Naciones Unidas. Existen clusulas pre ambulatorio y
operativo. Empiezan siempre con un verbo, un adjetivo o un adverbio. Para identificarlas en el documento, estas
palabras deben de ser subrayadas o escritas en mayscula fija.
Las resoluciones que se transforman en Declaraciones, Convenciones, Tratados, Reglamentos, etc. hacen uso de los
llamados ARTCULOS para agrupar con orden las disposiciones relacionadas con un mismo tema. Estos apartados se
titulan con la palabra "Artculo" seguida del nmero correspondiente.
La parte operativa de una resolucin puede adquirir el carcter de Recomendacin, Declaracin, Convencin,
Tratado, Reglamento, etc.
En general, las clusulas operativas terminan en punto y coma (;).
Lista de trminos con los que se inician los prrafos operativos:
Aceptar - Declarar - Designar
Autorizar - Exhortar - Solicitar
Confirmar - Deplorar - Solicitar
Recomendar - Lamentar - Tomar en cuenta
Soportes y almacenamiento de la documentacin
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Sunday, April 17, 2011


Los avances tecnolgicos permiten todo tipo de soportes electrnicos y digitales, el papel sigue siendo el soporte
ms utilizado y se recomienda adoptar las normas relativas a la pertenencia y durabilidad.

Cada empresa es responsable de la adecuada presentacin y almacenamiento de los documentos y de la
informacin que genera y para ello deben implementar en sus programas de gestin de documentos e instructivos
internos, las pautas que aseguren la proyeccin de la imagen corporativa y la integridad de la informacin desde el
momento de su produccin.

Los avances tecnolgicos permiten todo tipo de soportes electrnicos y digitales, este manejo requiere un cuidado
especial, el papel sigue siendo el soporte ms utilizado y se recomienda adoptar las normas relativas a la pertenencia
y durabilidad.
Se recomienda que las actas, informes y documentos histricos se impriman sobre este tipo de papel y que su
almacenamiento sea en carpetas y cajas desacidificadas de mnimo 240 g/m2, para que no se afecte la conservacin
de los textos.

Para los soportes digitales segn caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas se deben acatar las
instrucciones dadas por los fabricantes, cuidando que la recuperacin, copiado y reproduccin estn libres de virus
informticos y que la produccin de backups se adapten correctamente
Archivadores verticales:
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservacin y proyectarse de
acuerdo con la produccin documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos:

Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos
cinematogrficos o fotografa entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se debe contemplar
sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados acordes con
las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar.

- Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de proteccin,
acordes con las caractersticas de tamao y funcin.

- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar
folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable la
conservacin de los mismos.

- Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone de estos, se aplicar al cartn un
recubrimiento que impida la acidificacin por contacto.

- El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo
con el peso y tamao de la documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o materiales
metlicos.

- La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo de 4 cm.

- Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos
o fotografa entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendr en cuenta lo siguiente:

- Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca
emplear materiales plsticos.

- Los CDs. y DVDs. podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno u otro polmero
qumicamente estable y que no desprenda vapores cidos o contener molculas cidas retenidas en su estructura.
Cada unidad de conservacin contendr slo un C.D.
RECUERDA LA NORMA NTC 4436 SOBRE CONSERVACIN DOCUMENTAL
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Wednesday, March 23, 2011


Las entidades son responsables por la adecuada conservacin de su documentacin. Es recomendable la
utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exento de lignina cuyo valor de pH est
en rango de 7.0 a 8.5
Las entidades son responsables por la adecuada conservacin de su documentacin, para ello deben incluir en sus
programas de gestin documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su produccin.
Es recomendable la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exento de lignina cuyo
valor de pH est en rango de 7.0 a 8.5 que garanticen su permanencia y durabilidad. Las tintas de impresin deben
poseer estabilidad qumica, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no
transmitir acidez al soporte.
Para la informacin generada o guardada en medios magnticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes
en relacin con su preservacin y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de
recuperacin, copiado y reproduccin libre de virus informticos.
La manipulacin, las prcticas de migracin de la informacin y la produccin de backups, sern adaptadas para
asegurar la reproduccin y recuperacin hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de
grabacin de la informacin.
Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones debern ser
revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que
remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
proceder a la radicacin del mismo.
Comunicaciones oficiales va fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarn, teniendo
en cuenta la informacin que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retencin documental,
para la respectiva radicacin en la unidad de correspondencia, la cual se encargar de dar los lineamientos para el
control y establecer los procedimientos adecuados para su administracin.
Comunicaciones oficiales por correo electrnico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo
electrnico, reglamentarn su utilizacin y asignarn responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas
habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrn el control de los mismos, garantizando el
seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas
Especificaciones para cajas de archivo
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Wednesday, February 23, 2011
Es importante recordar las recomendaciones dadas por el Archivo General de la Nacin para preservacin y
conservacin del acervo documental




Los primeros meses el ao necesitas organizar tambin aquellos documentos de gran volumen, que tendrs en
forma temporal como catlogos, facturas formas continuas y no les encuentras acomodo?
La Gua Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo, elaborada por el Grupo de Conservacin y
Restauracin del AGN, recoge diferentes documentos tcnicos desarrollados por este equipo de trabajo, que han
aplicado en la preservacin y conservacin del acervo documental y distribuido a nivel nacional en desarrollo de la
asistencia tcnica.
Asimismo, en cumplimiento de la Ley 80 de 1989 y la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, que puntualiza su
misin institucional como ente rector de la poltica archivstica del pas.
Es igualmente el resultado de la experiencia y el conocimiento colectivo del grupo de profesionales de diversas
disciplinas, vinculado a la entidad y que ha enriquecido el contenido de estos conceptos a travs de los aos.
El objetivo de publicar estas especificaciones es ofrecer una herramienta til para implementar el uso tcnico de
unidades de conservacin en los distintos archivos del pas, con el fin de garantizar la adecuada preservacin de los
documentos en soporte papel.
De esta manera, se garantiza la integridad fsica y funcional documental, se requiere el uso de carpetas y cajas
adecuadas durante las diferentes fases del ciclo vital de los documentos, a partir del momento de su emisin,
durante su proceso de vigencia hasta su disposicin final en el Archivo Histrico.
El correcto almacenamiento y manipulacin, es una estrategia de conservacin-preventiva que se plantea en
desarrollo del Sistema Integrado de Conservacin de acuerdo con la Ley General de Archivos y que formulado como
un Programa de Almacenamiento y/o Re-almacenamiento se debe implementar en los diferentes procesos de
organizacin de archivos.
La mencionada Ley (Ttulo IV. Administracin de Archivos, Art. XI. Conservacin de documentos), establece la
obligatoriedad de las entidades pblicas y de los funcionarios de archivo implementar un sistema integrado de
conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos que garantice la conservacin del material de
archivos. Tiene como objetivo fundamental apoyar la recuperacin, conservacin y difusin del acervo documental
de la nacin, con el fin de servir a la comunidad y garantizar el ejercicio de los derechos y deberes del ciudadano,
haciendo de los documentos soportes bsicos para la toma de decisiones y elementos fundamentales del patrimonio
cultural de la nacin.
Es importante enfatizar que en los archivos puede implementarse el uso de diferentes diseos para las unidades de
conservacin, pero debe tenerse en cuenta que cumplan con las especificaciones recomendadas en cuanto a diseo
y uso de materiales en su elaboracin.
El AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina desacidificada (para documentos histricos) o
de material neutro tipo propalcote - (para archivos de gestin) de cuatro aletas y stas dentro de cajas, donde
tanto unas como otras, estarn debidamente identificadas
Influencia del color en los archivos
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Monday, February 21, 2011
Toda la informacin contenida en el archivo de color apropiado, con guas y marbetes que personalizan la informacin, sern muy tiles en
los archivos de gestin.

Mltiples estudios demuestran que la codificacin de color mejora la eficiencia de presentacin hasta el 60% y
reduce al mnimo los costos.
El cdigo de colores se ha utilizado durante aos en las oficinas que gestionan gran cantidad de archivos, y funciona
porque la gente reconoce los colores mucho ms rpido de lo que la lectura del texto.
Comenzar es fcil. Piensa en los tipos de categoras en las que sus documentos y archivos pueden ser segmentados.
Sugiri que las denominaciones pueden adecuarse a tus necesidades: Clientes, Proveedores, perspectivas, las
formas, Administrativos, Personal, Marketing, Tecnologa, Productos, Informes y personales.
A continuacin, elegir un color para cada una de las categoras, en colores cidos como el verde o el azul para las
perspectivas de Personal.
Toda la informacin contenida en el archivo de color apropiado, con guas y marbetes que personalizan la
informacin , sern muy tiles en los archivos de gestin.
Mediante la creacin de "color" podrs concentrarte en slo una seccin de informacin frente a la gaveta entera.
En poco tiempo buscars primero un color antes de leer cualquiera de los texto de la etiqueta!
Conceptualizacin de un programa de gestin documental
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Monday, February 21, 2011
MARCO LEGAL
Para que el Programa de Gestin Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la
entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nacin
as como las dems normas aplicables a la entidad. A continuacin se sealan las normas de carcter general
relacionadas con la gestin documental:
Constitucin Poltica de Colombia.
Artculo 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin.
Artculo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado
debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas.
En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems garantas consagradas en la
Constitucin.
La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o
registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentar la forma y condiciones en
que las autoridades que ella seale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la
correspondencia y dems formas de comunicacin privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la
Procuradura General de la Nacin y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al
iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendir informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.
Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artculo incurrirn en falta gravsima, sin perjuicio
de las dems responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de
informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacin en condiciones de equidad.
No habr censura.
Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de
inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante
organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra.
Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de
resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables,
imprescriptibles e inembargables.
Artculo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en
igualdad de oportunidades, por medio de la educacin permanente y la enseanza cientfica, tcnica, artstica y
profesional en todas las etapas del proceso de creacin de la identidad nacional.
Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y
social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura....
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio arqueolgico y
otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nacin y son inalienables,
inembargables e imprescriptibles. La ley establecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en
manos de particulares y reglamentar los derechos especiales que pudieran tener los grupos tnicos asentados en
territorios de riqueza arqueolgica.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca
la ley.
Artculo 94. La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constitucin y en los convenios
internacionales vigentes, no debe entenderse como negacin de otros que, siendo inherentes a la persona humana,
no figuren expresamente en ellos.
Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el
deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin
implica responsabilidades. Toda persona est obligada a cumplir la Constitucin y las leyes.
Son deberes de la persona y del ciudadano:
Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;
Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que
pongan en peligro la vida o la salud de las personas;
Respetar y apoyar a las autoridades democrticas legtimamente constituidas para mantener la independencia y la
integridad nacionales;
Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacfica;
Participar en la vida poltica, cvica y comunitaria del pas;
Propender al logro y mantenimiento de la paz;
Colaborar para el buen funcionamiento de la administracin de la justicia;
Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente sano;
Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad.
Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer libremente la
funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones
legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin oficiales; de uso
de los medios de comunicacin social del Estado de acuerdo con la representacin obtenida en las elecciones para
Congreso inmediatamente anteriores; de rplica en los medios de comunicacin del Estado frente a tergiversaciones
graves y evidentes o ataques pblicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participacin en los
organismos electorales...
Artculo 113. Son Ramas del Poder Pblico, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Adems de los rganos que las
integran existen otros, autnomos e independientes, para el cumplimiento de las dems funciones del Estado. Los
diferentes rganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armnicamente para la realizacin de sus
fines.
Gua de archivo y correspondencia
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Monday, February 21, 2011
RECOMENDACIONES GENERALES
Por conservacin no legajar los documentos de archivo (los que se transfieren al archivo central)
Sacar copia de los documentos de archivo para la permanente utilizacin y consulta.
Tener una gua en cartulina tamao oficio para perforar los documentos de todos los tamaos que legajan al
archivar.
El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento.
La abreviatura de visto bueno es Vo. Bo. se debe poner en las comunicaciones siempre que este se requiera y se
distribuye en pareja con el firmante o en forma vertical a seis interlineas del firmante.
De acuerdo con el tema, por seguridad l responsable del contenido pueden poner su rubrica en cada hoja y siempre
en la parte inferior izquierda.
Los documentos remisorios son: a) Razonero: Comunicacin informal que se utiliza para remitir documentos,
aclarar situaciones o asuntos de las comunicaciones oficiales, o del trmite.
b) Nota Interna (FGO7) Comunicacin informal que se utiliza para remitir documentos informativos o de apoyo.
Estos dos formatos NO pueden remplazar el memorando o la carta. El conocimiento de los procesos de la oficina
productora y de la Institucin, permiten definir cuando se utiliza este medio o cuando es memorando o carta
radicada.
Elaborar las Comunicaciones Oficiales que se utilizan en la Institucin, con base en las Norma NTC 3397 para
Memorando, 3393 para Carta, 3234 para Circular, 3394 para Acta, 3588 para Informe Administrativo, 3369 para
Sobre, 4176 para Certificado y Constancia.
Las comunicaciones oficiales que se radican en la Institucin son: memorandos, cartas, circulares, acuerdos,
resoluciones y actas de eliminacin de documentos de apoyo.
Elaborar las comunicaciones oficiales en soporte papel con base en el Acuerdo 060 en original y mximo dos
copias, remitindose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la
unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en la tabla de retencin documental. En los casos en los cuales
haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales dejando constancia en la misma
comunicacin.
Utilizar tipo y tamao de letra Arial 11 con el fin de facilitar el proceso de Reconocimiento ptico de Caracteres
(OCR) al momento de su digitalizacin.
El papel debe tener el gramaje adecuado 75 y 90 g libre de cido y exento de lignina cuyo valor del ph. est en el
rango de 7.0 a 8.5 Utilizar tinta negra para firmar, as se garantiza la nitidez en los procesos de tecnificacin por lo
tanto es la nica que se acepta.
Verificar la direccin, datos correctos del destinatario y remitentes, firmas en todas las copias
Para la escritura de nmeros, fechas, saludos y despedidas, espacios, maysculas y minsculas, transcriptor, tener
en cuenta la norma NTC.
Encabezar los memorandos, circulares y cartas internas con el logotipo para las comunicaciones externas pero sin
el escudo y para las comunicaciones externas, utilizar papelera con membrete o con las directrices de la Oficina
Asesora de Comunicaciones en relacin con la imagen corporativa.
En las comunicaciones no debe faltar el centro de costos actualizado, con los espacios adecuados y en el lugar
indicado. Cuando las comunicaciones tienen ms de una pgina, es necesario poner el centro de costos y guin (-) en
la parte superior izquierda y al frente en la parte superior derecha el nmero de pgina.
Cuando no se conoce el nombre del destinatario, nunca poner SEORES, slo nombre de la entidad y la ciudad.
No usar papelera impresa ni con membrete para memorandos, carta interna, circular y copias de comunicaciones
externas.
Coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones el manejo de papelera con logotipos pertenecientes a grupos
o gremios, que comprometen la imagen corporativa institucional.
Utilizar las plantillas o los esquemas del Icontec para la elaboracin de comunicaciones.
Radicar en el horario de atencin al pblico.
Los estudiantes son responsables del trmite de las comunicaciones, son ellos quienes hacen entregan a los
destinatarios., En el consecutivo de comunicaciones del Archivo Central, queda un sello con la firma de quien radica,
como evidencia del trmite personal.
Relacionar en la comunicacin los anexos y entregarlos completos.
Las comunicaciones que no cumplan las normas de presentacin se devolvern.
Los faxes recibidos en papel trmico y que se consideren documentos de archivo debe ser fotocopiadas, para
garantizar la permanencia de la informacin contenida
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la preservacin y conservacin de los
documentos. Se debe utilizar tinta negra para firmar, as se garantiza la nitidez, en los procesos de automatizacin.
Utilizar maysculas sostenida para resaltar un dato sin exagerar su uso. Para la escritura de nmeros, el uso de
maysculas, denominaciones, abreviaturas y divisin silbica en cuanto la norma tcnica colombiana.
La foliacin es de carcter obligatorio para los documentos de archivo que se transfieren al archivo central.
Para los documentos de apoyo que lo ameritan es por voluntad de responsable de la documentacin.
Consultar e interiorizar cada asunto de la gua y orientar a la persona de cada rea para lograr la formacin y
normalizacin que exigen los procesos institucionales cuyo valor agregado es la calidad de la documentacin escrita
y el mejoramiento continuo en la imagen corporativa.
Presentar sugerencias relacionadas con el contenido de la gua para actualizarlo y mantenerla como herramienta
de apoyo a la gestin. Verificar procedimientos, instructivos y formatos en la intranet antes de proceder, con el fin
de evitar no conformidades. Acatar las directrices sobre el quehacer archivstico institucional
El acatamiento de directrices y la acertada programacin de las actividades en todas las dependencias, genera
mayor productividad en la gestin documental, trabajando con ms calidad y menos Recursos.
Aprendamos a atender lo importante antes que lo URGENTE. Hacer las cosas URGENTES, muchas veces nos
impiden pensar, planear hacerlas bien hechas precisamente porque SON URGENTES!
Consultar permanentemente la GUA DE ARCHIVO y orientar a otras personas de su rea de gestin, con el fin de
lograr la formacin y normalizacin que se requiere para tener la presentacin y calidad en el manejo de la
documentacin y la comunicacin escrita institucional, que redunda en la buena imagen corporativa.
Criterios para la organizacin del archivo central
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Monday, February 21, 2011
En la Ley 594 de 2000 se define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, porque han concluido su trmite pero siguen teniendo
vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. La organizacin de los
archivos centrales e histricos, obedece a lo estipulado en la TRD, es decir debe atender a las series documentales y
tiempos de retencin establecidos, entendiendo que los documentos de conservacin permanente integrarn el
Archivo Histrico.
La instalacin de los documentos en el depsito es una tarea ntimamente relacionada con la organizacin de
fondos, consiste, en la ubicacin fsica de todo el fondo en unidades de instalacin, ya sea en cajas, legajos o libros,
con la aplicacin de cualquiera de los siguientes mtodos.
Mtodo. 1:
Consiste en reconstruir el cuadro de clasificacin en el depsito, estableciendo espacios reservados para las
secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos inconvenientes de difcil solucin. Por un lado exige
la reserva de espacio libre en las estanteras para aadir la documentacin que se va agregando con el tiempo; ms,
como quiera que no sea posible prever el crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de
archivos muy pequeos y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone considerar rgido el
cuadro de clasificacin pues no se pueden crear nuevas series cuando ello resulte imperioso.
Mtodo 2:
El sistema de numeracin continua, es el ms utilizado e indicado para todo archivo en crecimiento, numera las
unidades de instalacin mediante dgitos arbigos desde el uno en adelante... De esta manera se logra un ahorro de
espacio mximo, la localizacin de las unidades de instalacin es rpida, sencilla y sin error, por ser la referencia un
nmero natural.
Las transferencias documentales de cada dependencia debern ser recibidas y cotejadas por los funcionarios del
Archivo Central, se ubicarn en cajas de archivo, las cuales, se numerarn consecutivamente, respetando la
estructura orgnico-funcional y los principios archivsticos; posteriormente debern ser ubicadas en la estantera
correspondiente.
Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documentacin, se tendr como
instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada
dependencia a los cuales se les hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna la signatura
topogrfica. (Resolucin AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la
Nacin. Artculo 14).
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO HISTRICO
El archivo histrico es aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que
por decisin del correspondiente comit de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Tambin puede conservar documentos histricos recibidos por
donacin, depsito voluntario, adquisicin o por expropiacin.
Su organizacin responde a:
La estructura orgnico-funcional de los fondos
Organizacin de secciones y subsecciones
Descripcin documental: Se recomienda con un mayor nivel de anlisis para responder a requerimientos y
necesidades de especialitas e investigadores.
Archivos informticos
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Monday, February 21, 2011
Un archivo informtico es un conjunto de informacin que se almacena en algn medio de escritura que permita
ser ledo o accedido por una computadora. Un archivo es identificado por un nombre y la descripcin de la carpeta o
directorio que lo contiene. Los archivos informticos se llaman as porque son los equivalentes digitales de los
archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informticos facilitan una
manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente informacin dentro de un computador.
Contenido de los archivos
En lo que concierne al sistema operativo, un archivo es, en la mayora de los casos, simplemente un flujo
unidimensional de bytes (nmeros enteros en el intervalo de 0 a 255), que es tratado por el sistema operativo como
una nica unidad lgica. Un archivo de datos informtico normalmente tiene un tamao, que generalmente se
expresa en bytes. Depende del software que se ejecuta en la computadora el interpretar esta simplsima estructura
bsica como por ejemplo un programa, un texto o una imagen, basndose en su nombre y contenido.
La informacin de un archivo informtico normalmente consiste de paquetes ms pequeos de informacin (a
menudo llamados registros o lneas) que son individualmente diferentes pero que comparten algn rasgo en comn.
Por ejemplo, un archivo de nminas puede contener informacin sobre todos los empleados de una empresa y los
detalles de su nmina; cada registro del archivo de nminas se refiere nicamente a un empleado, y todos los
registros tienen la caracterstica comn de estar relacionados con las nminas, esto es muy similar a colocar toda la
informacin sobre nminas en un archivador concreto en una oficina que no tenga ninguna computadora.
La manera en que se agrupa la informacin en un archivo depende completamente de la persona que disee el
archivo. Esto ha conducido a una diversidad de estructuras de archivo ms o menos estandarizadas para todos los
propsitos imaginables, desde los ms simples a los ms complejos. La mayora de los archivos informticos son
usados por programas de computadora.
En algunos casos, los programas de computadora manipulan los archivos que se hacen visibles al usuario de la
computadora. Por ejemplo, en un programa de procesamiento de texto, el usuario manipula archivos, documento a
los que l mismo da nombre. El contenido del archivo-documento est organizado de una manera que el programa
de procesamiento de texto entiende, pero el usuario elige el nombre y la ubicacin del archivo, y proporciona la
informacin (como palabras y texto) que se almacenar en el archivo.
Los archivos de una computadora se pueden crear, mover, modificar, aumentar, reducir y borrar. En la mayora de
los casos, los programas de computadora que se ejecutan en la computadora se encargan de estas operaciones, pero
el usuario de una computadora tambin puede manipular los archivos si es necesario.
Tambin un archivo es un documento donde uno introduce algn tipo de dato para almacenar en un objeto que lo
pueda leer o modificar como una computadora.
Operaciones sobre ficheros completos
Las operaciones sobre ficheros completos con el fichero como unidad, sin tener en cuenta sus registros. Sin
embargo, la organizacin del fichero y la estructura lgica de sus registros s debe ser tenida en cuenta al operar con
l.
Creacin de un fichero
El objetivo de esta operacin es permitir a los usuarios la creacin de nuevos ficheros. Mediante esta operacin se
indican las propiedades y las caractersticas del fichero para que el sistema de ficheros pueda reconocerlo y
procesarlo. En el proceso de creacin del fichero debe registrarse la informacin necesaria para que el sistema
pueda localizar el fichero y manipular sus registros lgicos. Para ello, el mtodo de acceso debe obtener informacin
sobre el formato y el tamao de los registros lgicos y fsicos, la identificacin del fichero, la fecha de creacin, su
posible tamao, su organizacin, aspectos de seguridad, etc.
Apertura de un fichero
En esta operacin el mtodo de acceso localiza e identifica un fichero existente para que los usuarios o el propio
sistema operativo pueda operar con l. En algunos sistemas la operacin de creacin no existe como tal, y es la
operacin de apertura de un fichero no existente, la que implcitamente, crea un nuevo fichero. Los errores que
pueden producirse en la apertura de un fichero son los siguientes:
El fichero no se encuentra en el lugar indicado (dispositivo, directorio, nombre).
EL fichero se ha localizado pero el usuario no tiene permiso para acceder al mismo.
El fichero no se puede leer por errores en el hardware del dispositivo de almacenamiento.
Cierre de un fichero
Esta operacin se utiliza para indicar que se va a dejar de utilizar un fichero determinado. Mediante esta operacin
el mtodo de acceso se encarga de "romper" la conexin entre el programa de usuario y el fichero, garantizando la
integridad de los registros. Al ejecutar esta operacin, el sistema se encarga de escribir en el dispositivo de
almacenamiento aquella informacin que contienen los bfer asociados al fichero y se llevan a cabo las operaciones
de limpieza necesarias. Tras cerrar el fichero, sus atributos dejan de ser accesibles para el mtodo de acceso. El nico
parmetro necesario para realizar esta operacin es el identificador del fichero devuelto por el mtodo de acceso al
crear o abrir el fichero. Los errores que se pueden producir al cerrar un fichero son los siguientes:
El fichero no est abierto.
No se ha podido escribir en el dispositivo toda la informacin del fichero, debido a fallos en el hardware.
No se ha podido escribir en el dispositivo toda la informacin del fichero por falta de espacio en el dispositivo de
almacenamiento.
Borrado de un fichero
Esta operacin elimina un fichero del directorio o tabla de contenidos correspondiente. El lenguaje de comandos del
sistema operativo dispone de un comando para eliminar el identificador del fichero de la tabla de contenidos.
Extensin del fichero
Esta operacin permite a los programas de usuario aumentar el tamao de un fichero asignndole ms espacio en el
dispositivo de almacenamiento. Para realizar esta operacin el mtodo de acceso necesita conocer el identificador
del fichero y el tamao del espacio adicional que se debe asignar al fichero. En funcin de la organizacin del fichero,
el mtodo de acceso determinar si el espacio adicional que debe asignar debe ser contiguo al fichero o no.
Mediante esta operacin el atributo que indica el tamao del fichero ser modificado y se devolver al programa de
usuario con un cdigo de estado. El nico motivo para que esta operacin no se lleve a cabo con xito es que no
haya suficiente espacio disponible en el lugar adecuado (no contiguo).
Proteccin de archivos
Muchos sistemas informticos modernos proporcionan mtodos para proteger los archivos frente a daos
accidentales o intencionados. Las computadoras que permiten varios usuarios implementan permisos sobre archivos
para controlar quin puede o no modificar, borrar o crear archivos y carpetas. A un usuario dado se le puede
conceder solamente permiso para modificar un archivo o carpeta, pero no para borrarlo; o a un usuario se le puede
conceder permiso para crear archivos o carpetas, pero no para borrarlos. Los permisos tambin se pueden usar para
permitir que solamente ciertos usuarios vean el contenido de un archivo o carpeta. Los permisos protegen de la
manipulacin no autorizada o destruccin de la informacin de los archivos, y mantienen la informacin privada
confidencial impidiendo que los usuarios no autorizados vean ciertos archivos.
Otro mecanismo de proteccin implementado en muchas computadoras es una marca de slo lectura. Cuando esta
marca est activada en un archivo (lo que puede ser realizado por un programa de computadora o por un usuario
humano), el archivo puede ser examinado, pero no puede ser modificado. Esta marca es til para informacin crtica
que no debe ser modificada o borrada, como archivos especiales que son usados solamente por partes internas del
sistema informtico. Algunos sistemas incluyen tambin una marca oculta para hacer que ciertos archivos sean
invisibles; esta marca la usa el sistema informtico para ocultar archivos de sistema esenciales que los usuarios
nunca deben modificar.
Proteccin legal de datos de archivos
La proteccin de datos personales y velar por la privacidad de la informacin es un tema de suma importancia a nivel
de empresas y de pases. El mal uso de informacin personal puede constituir un delito.
Algunos pases han creado organismos que se encargan del tema y de legislar respecto del acceso, uso y
confidencialidad de los datos.
Almacenamiento de archivos
En trminos fsicos, la mayora de los archivos informticos se almacenan en discos duros -discos magnticos que
giran dentro de una computadora que pueden registrar informacin indefinidamente-. Los discos duros permiten
acceso casi instantneo a los archivos informticos.
En computadoras muy grandes, algunos archivos informticos pueden almacenarse en cinta magntica. Los archivos
tambin se pueden almacenar en otros medios en algunos casos, como discos compactos gravables, unidades Zip,
memorias transportables USB, etc.
Respaldo de archivos
Cuando los archivos informticos contienen informacin que es extremadamente importante, se usa un proceso de
respaldo (back-up) para protegerse contra desastres que podran destruir los archivos. Hacer copias de respaldo de
archivos significa simplemente hacer copias de los archivos en una ubicacin separada de modo que se puedan
restaurar si le pasara algo a la computadora, o si fueran borrados accidentalmente.
Hay muchas maneras de hacer copias de respaldo de archivos. La mayora de los sistemas informticos proporcionan
utilidades para ayudar en el proceso de respaldo, que puede llegar a consumir mucho tiempo si hay muchos archivos
a salvaguardar. Copiar los archivos a otro disco duro en la misma computadora protege contra el fallo de un disco,
pero si es necesario protegerse contra el fallo o destruccin de la computadora entera, entonces de deben hacer
copias de los archivos en otro medio que puede sacarse de la computadora y almacenarse en una ubicacin distante
y segura.
Sistemas de archivos y gestores de archivos
La manera en que una computadora organiza, da nombre, almacena y manipula los archivos se denomina
globalmente como su sistema de archivos. Todas las computadoras tienen al menos un sistema de archivos; algunas
computadoras permiten usar varios sistemas de archivos diferentes. Por ejemplo, en las computadoras Windows
ms recientes, se reconocen los antiguos sistemas de archivos FAT y FAT32 de las versiones antiguas de Windows,
adems del sistema de archivos NTFS que es el sistema de archivos normal en las versiones recientes de Windows.
NTFS no es ms moderno que FAT32; ha existido desde que Windows NT se public en 1993.
Cada sistema de archivos tiene sus propias ventajas y desventajas. La FAT estndar solamente permite nombres de
archivo de ocho bytes (o ocho caracteres de solo 1 byte) (ms una extensin de tres bytes/caracteres) sin espacios,
por ejemplo, mientras que NTFS permite nombres mucho ms largos que pueden contener espacios, y tener varias
letras unicote. Puede llamar a un archivo Registros de nminas en NTFS, mientras que en FAT estara limitado a algo
como nominas. Dat (salvo que estuviera usando VFAT, una extensin de FAT que permite nombres de archivos
largos).
Los programas gestores o administradores de archivos son utilidades que le permiten manipular archivos
directamente. Le permiten mover, crear, borrar y renombrar archivos y carpetas, aunque no le permiten realmente
leer el contenido de un archivo o almacenar informacin en l. Cada sistema informtico proporciona al menos un
programa gestor de archivos para su sistema de archivos nativo. En Windows, el gestor de archivos usado ms
comnmente es Windows Explorer.