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Nueva etapa de seguimiento al impacto del MECI en el SENA en el marco del Sistema Integrado de Gestin. Se basa en la encuesta ampliada a los 29 elementos MECI evaluados en 7 indicadores de alto impacto. CENTRO SECTOR AGROPECUARIO REGIONAL RISARALDA 2013
OBJETIVOS
GENERAL:
Medir la percepcin del usuario frente a las acciones implementadas por el SENA en el marco del Sistema Integrado de Gestin SIG para lograr el mantenimiento y administracin del Sistema de Control Interno Institucional con base en el Modelo Estndar de Control Interno MECI en concordancia con la norma tcnica de calidad en el Estado NTCGP 1000, con las normas tcnicas ISO 14001 Sistema de Gestin Ambiental, SySO Seguridad y Salud Ocupacional 18001 y la ISO 27001 Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin.
Especficos:
El mejoramiento continuo, el autocontrol y la actualizacin permanente de la informacin que sirve de soporte para esta medicin. Constituir cada uno de los 29 elementos MECI como un servicio de informacin y continuar midiendo su calidad, cobertura y uso. El compromiso de cada uno de nosotros es responder a conciencia la encuesta y reportarnos sus observaciones y recomendaciones. Desde la OCI estaremos analizando permanentemente esta informacin y publicando sus resultados. Ustedes desde sus Regionales harn lo mismo y debern constituir los Planes de Mejoramiento respectivos.
3 7 7
TOTAL PROCESOS 17
Ambiente de Control
Actividad de Control
Direccin Estratgica
Subsistema Control Estratgico
Informacin
Subsistema Control de Gestin
PLANEAR AJUSTAR
HACER
VERIFICAR
Subsistema Control de Evaluacin
Comunicacin Pblica
Planes de Mejoramiento
Autoevaluacin
Evaluacin Independiente
ANTECEDENTES
Versin 1, en produccin desde 29 de noviembre de 2009 hasta 31 diciembre 2012. 14 preguntas, 3 indicadores efectividad, eficacia, calidad Versin 2, en produccin a partir del 20 de mayo de 2013. 29 elementos MECI, 7 indicadores Calidad, Efectividad, Eficacia, Eficiencia, Cobertura, Acceso, Uso.
ANTECEDENTES
HALLAZGOS RELEVANTES MECI 2012 SIG 20122013 Autoevaluacin, Evaluacin independiente y Planes de Mejoramiento: Numerales 5.3 para Calidad y 4.2 Ambiental y SYSO referente a poltica Numeral 8.4 y 8.5 de Calidad referentes a anlisis de datos y mejora continua.
RESULTADOS DE LA ENCUESTA
Los resultados producto de la aplicacin de la encuesta son una herramienta gerencial de control para: Evaluar el mantenimiento y administracin del Sistema de Control Interno y medir el impacto del MECI, para generar el respectivo informe pormenorizado que se publica cada cuatro (4) meses en el portal institucional de conformidad con lo establecido en el artculo 9 de la ley 1474 de 2011 e insumo para la elaboracin del informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno de conformidad con lo establecido en el art. 2 del Decreto 1027 de 2007. Evaluar el nivel de avance del SIG y su posterior mantenimiento y administracin en concordancia con la norma tcnica de calidad en el Estado NTCGP 1000, con las normas tcnicas ISO 14001 Sistema de Gestin Ambiental, SySO Seguridad y Salud Ocupacional 18001 y la ISO 27001 Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin. Verificar y evaluar la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin de conformidad con lo establecido en el artculo 7 del Decreto 2482 de 2012 y su posterior operacionalizacin en la Entidad.
Todo lo anterior en funcin del mejoramiento continuo de los procesos institucionales para lograr la excelencia.
INSTRUCCIONES
La versin 2 de la encuesta se encontrar publicada en el link: La encuesta debe ser diligenciada en su totalidad y est estructurada en cuatro secciones as:
https://docs.google.com/forms/d/1E_eBmVORgWuPui0tJZvIOQa-ezytIRsQamY4NA6CFHM/viewform
INSTRUCCIONES
2. Seccin: La encuesta consta de una pregunta por cada elemento del MECI, la cual ser calificada de acuerdo con su percepcin individual y con base en los soportes o documentos relacionados que conozca y que han sido producidos por la Direccin General. A cada elemento se le evalan 7 indicadores: 1) Calidad del servicio de informacin 2) Efectividad de la informacin 3) Eficacia de la ley y/o norma y/o proceso asociado 4) Eficiencia en la atencin y el soporte brindado al usuario 5) Cobertura Geogrfica en su Regional y/o Centro 6) Acceso con facilidad 7) Frecuencia de uso Cada indicador tiene 6 opciones de respuesta: 1) 0-No sabe y/o no responde 2) 1-Muy mal 3) 2-Mal, 4) 3- Regular 5) 4-Bien 6) 5-Muy bien
INSTRUCCIONES
3. Seccin: La Encuesta consta de una seccin de documentos y/o soportes que son base para la calificacin de cada elemento, que deben ser relacionados por el encuestado. En las siguientes diapositivas se presentan los links donde esta consignada la informacin:
Armonizacin MECI:2005 NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL Elementos
Elementos: 1. Acuerdos, Compromisos o protocolos ticos 2. Desarrollo del Talento Humano 3. Estilo de Direccin
Evidencias
1. Cdigo de tica (Principios , valores y compromisos) 2.1 Poltica de talento humano 2.2 Manual Especfico de Funciones del SENA
Links
http://www.sena.edu.co/SENA/Qui%C3%A9nes%20Somos/Pages/mision.as px ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/ MECI/SUBSISTEMA%20DE%20CONTROL%20ESTRATEGICO/COMPONENTE%2 0AMBIENTE%20DE%20CONTROL/ELEMENTO%20%20ACUERDOS%20,%20COMPROMISOS%20O%20PROTOCOLO%20ETICO/
MECI
http://www.sena.edu.co/SENA/Qui%C3%A9nes%20Somos/Manual%20de% 20funciones/Pages/default.aspx
2.3 Acuerdos de Gestin (Ley 909 de 2004) 3.1 Estilo direccin participativa transparente de y
SIG
6. Gestin de Recursos GP 1000 6.2 Competencia, formacin y toma de conciencia 4.4 Implementacin y Operacin 14001 y 18001 4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia
Armonizacin MECI:2005 NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO COMPONENTE: DIRECCIN ESTRATGICA Elementos Evidencias
4.1 Plan Estratgico 2011 2014 4.2 Plan de Accin Programas de salud ocupacional programas ambientales 4.3 Plan de capacitacin 4.4 Plan de compras 5. Planta global de personal (Decreto 249 de 2004)
Links
http://mgiportal.sena.edu.co/downloads/2012/planeaci on/PLAN%20ESTRATEGICO%20SENA%202011-2014.pdf http://comunica.sena.edu.co/planestrategico/
MECI
https://sites.google.com/a/misena.edu.co/pnfe/
4. Sistema de Gestin de Calidad GP 1000 4.1 Requisitos Generales 4. Requisitos del Sistema 14001 y 18001 4.4.4 Documentacin
http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SE A/Gesti%C3%B3n%20Contractual/Pages/Planesde-Compra.aspx
SIG
5. Responsabilidad de la Direccin - GP 1000 5.3. Poltica de Calidad 4.2 Poltica del sistema 14001 y 18001 5.4 Plantificacin GP 1000 5.4.1 Objetivos de la calidad 4.3 Planificacin 4.3.3. Objetivos, metas y programas 14001 4.3.3 Objetivos y programas 18001
6.1 Organigrama del SENA 6.2 Red de Procesos Caracterizacin de procesos Promesa de valor Objetivos del SIG
http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2
Armonizacin MECI:2005 NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO COMPONENTE: ADMINISTRACION DEL RIESGO Elementos
Elementos: 7. Contexto Estratgico 8. Identificacin de Riesgos 9. Anlisis de Riesgos 10. Valoracin de Riesgos 11. Poltica de Administracin de Riesgos
Evidencias
7. Gua Metodolgica
Links
ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Docu mentosdeapoyo/MECI/SUBSISTEMA%20DE%20CONTROL% 20ESTRATEGICO/COMPONENTE%20AMBIENTE%20DE%20C ONTROL/ELEMENTO%20%20DESARROLLO%20DEL%20TALENTO%20HUMANO/
MECI
4. Sistema de Gestin de Calidad GP 1000 Literal g. establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados 4.3.1 Identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles - 18001
SIG
ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Docu mentosdeapoyo/RIESGOSDIR%20REGIONAL%20RDA/
7. Realizacin del Producto o Prestacin del Servicio 7.5 1. Control de la Produccin y la prestacin del servicio, literal g riesgos de mayor probabilidad e impacto
Armonizacin MECI:2005 NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL Elementos
Elementos: 1. Polticas de operacin 2. Procedimientos 3. Controles 4. Indicadores 5. Manual de procedimientos
Evidencias
1. Resolucin 001 de desagregacin del presupuesto vigencia 2013 Calendario acadmico Directrices para la vigencia 2. Y 3. Procedimientos de los procesos: Gestin de Formacin Professional Integral, Gestin de Competencias para las cualificaciones, Gestion de la Innovacin y la Competitividad, Gestion de Emprendimiento y Empresarismo, Gestion de Empleo, Orientacin Ocupacional y Empleabilidad y Relacionamiento Empresarial y Gestion del Cliente 4. Tablero de indicadores del PEI, del POA, SISMEG, reas, Regionales y Centros de Formacin Hojas de vida de indicadores 5. Manual del SIG, Manual de procedimientos
Links
ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SI G_Documentosdeapoyo/MECI/SUBSISTEMA%20D E%20CONTROL%20DE%20GESTION/COMPONENT E%20-%20ACTIVIDADES%20DE%20CO http://ejecucionpresupuestosenarda.blogspot.co m
MECI
http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2
4. Sistema de Gestin de Calidad GP 1000 4.1 Requisitos Generales. 4.2 Gestin Documental
5. Responsabilidad de la Direccin - GP 1000 5.3. Poltica de Calidad 4.2 Poltica del sistema 14001 y 18001 5.4 Plantificacin GP 1000 5.4.1 Objetivos de la calidad 4.3 Planificacin 4.3.3. Objetivos, metas y programas 14001 4.3.3 Objetivos y programas 18001
SIG
http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2
Armonizacin MECI:2005 NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN COMPONENTE: INFORMACIN Elementos
Elementos: 6. Informacin Primaria 7. Informacin Secundaria 8. Sistemas de Informacin 4. Sistema de Gestin de Calidad GP 1000 4.1 Requisitos Generales. 4.2 Gestin Documental 4.2.3 Control de documentos4.2.4 Control de Registros 4.4.4 Documentacin y 4.4.5 Control de documentos ISO 14001 Y OHSAS 18001 5. Responsabilidad de la Direccin - GP 1000 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin. 5.5.3 Comunicacin interna 4.3 comunicacin ISO 14001 4.4.3.1 Comunicacin, OHSAS 18001
Evidencias
6.1 Normograma
Links
http://intranet.sena.edu.co/Intranet/Normatividad/ http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Ge sti%C3%B3n%20Juridica/Normatividad/Normas/Page s/Resoluciones.aspx http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Ge sti%C3%B3n%20Juridica/Normatividad/Normas/Page s/Leyes.aspx
MECI
7.1 Encuestas de satisfaccin de aprendices y empresarios 7.2 Blog Sistema Integrado de Gestion Caracterizacin de procesos 7.3 Informacin de la Entidad en la INTRANET 7.4 Tablas documental de retencin
http://www.senavirtual.edu.co/encuestas/induccion_ aprendiz.php
http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2
http://intranet.sena.edu.co/intranet
SIG
7 Realizacin del Producto y/o Prestacin del Servicio - GP 1000 7.2 Procesos relacionados con el Cliente.7.2.3 Comunicacin con el cliente Responsabilidad, autoridad y comunicacin. 4.4.3.1 Comunicacin, OHSAS 18001
7.5 Informes de Gestion anual Informes estadsticos mensuales 8. Aplicativos institucionales para el registro de informacin
Armonizacin MECI:2005 NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN COMPONENTE: COMUNICACIN PUBLICA Elementos
Elementos: 9. Comunicacin Organizacional 10. Comunicacin Informativa 11. Medios de comunicacin 5. Responsabilidad de la Direccin - GP 1000 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin. 5.5.3 Comunicacin interna 4.3 comunicacin ISO 14001 4.4.3.1 Comunicacin, OHSAS 18001 6. Gestion de los Recursos GP 1000 6.3 Infraestructura 4.4.1Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ISO 14001 Y OHSAS 18001 4.4.3 Comunicacin participacin y consulta ISO 14001 Y OHSAS 18001 7 Realizacin del Producto y/o Prestacin del Servicio - GP 1000 7.2 Procesos relacionados con el Cliente.- 7.2.3 Comunicacin con el cliente Responsabilidad, autoridad y comunicacin. 4.4.3.1 Comunicacin, OHSAS 18001
Evidencias
9. Poltica de comunicaciones
Links
http://comunicadirgral.blogspot.com/
MECI
http://mgiportal.sena.edu.co/downloads/rendi ciontrabajo/index.html
SIG
11. Paginas web, intranet, programas de televisin, programas de radio, boletines, revistas, chats, call center, programas de salud en el trabajo
Armonizacin MECI:2005 NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN COMPONENTE: AUTOEVALUACIN Elementos
Elementos: 1. Autoevaluacin de Control 2. Autoevaluacin de Gestin 4. Sistema de Gestin de Calidad GP 1000 4.1 Requisitos Generales. 4.2 Gestin Documental Requisitos del Sistema 14001 y 18001 4.4.4 Documentacin
Evidencias
Links
http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SE NA/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3 %B3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Con trol%20Interno/Pages/Informes.aspx
MECI
1. Informe de autoevaluacin
Seguimiento
5. Responsabilidad de la Direccin GP 1000 5.6.2 Informacin para la revisin 5.63 Resultado de la revisin 4.6 Revisin por la direccin ISO 14001 Y 0HSAS 18001
http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2
http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2
SIG
8. Medicin, Anlisis y Mejora - GP 1000 8.2 Seguimiento y medicin 8.4 Anlisis de datos 4.5 Verificacin ISO 14001 Y OHSAS 18001 4.5.5 Auditoria Interna
Armonizacin MECI:2005 NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN COMPONENTE: EVALUACION INDEPENDIENTE Elementos
Elementos: 3. Evaluacin Independiente al Sistema de Control Interno 4. Auditoria Interna 3. Informe de Control Interno
Evidencias
Links
MECI
5. Responsabilidad de la Direccin GP 1000 5.6. Revisin de la Direccin 4.6 Revisin por la direccin ISO 14001 Y 0HSAS 18001
SIG
8. Medicin, Anlisis y Mejora - GP 1000 8.2 .2 Auditoria Interna 4.5.3 No conformidad, accin correctiva, accin preventiva ISO 14001 Y OHSAS 18001 4.5.5 Auditoria Interna
4. Plan y programa de auditoria Informe de auditoria Interna Acciones de Mejoramiento, acciones correctivas y preventivas de cada proceso.
http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2
Armonizacin MECI:2005 NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO Elementos
Elementos: 5. Plan de mejoramiento Institucional 6. Plan de mejoramiento por procesos 7. Plan de mejoramiento individual
Evidencias
Links
MECI
5. Planes de mejoramiento producto de: Mapas de Riesgos Control Interno Evaluaciones de Desempeo
http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2 ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SI G_Documentosdeapoyo/RIEGOSDIR%20REGIONA L%20RDA/ http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SEN A/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B 3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Control% 20Interno/Pages/Informes.aspx http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SEN A/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B 3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Control% 20Interno/Pages/Plan-de-mejoramiento.aspx
SIG
8. Medicin, Anlisis y Mejora - GP 1000 8.5 Mejora 4.5.3 No conformidad, accin correctiva, accin preventiva ISO 14001 Y OHSAS 18001 4.5.5 Auditoria Interna
6. Y 7. Planes de mejoramiento producto de: Auditorias de gestin Auditorias del SIG Acciones preventivas, correctivas o de mejora
http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2
INSTRUCCIONES
INSTRUCCIONES
4. Seccin: Esta seccin es de observaciones y/o recomendaciones referentes al proceso de seguimiento, la encuesta, los resultados y/o alguna ampliacin de alguna(s) de sus respuestas.
Rta OCI. S, es lo ideal. Desde su rol claro. Sin embargo de quedar elementos sin responder, los resultados mostrarn aquellos elementos que no se calificaron. En conclusin si no los contesta todos no hay problema pero los resultados lo reflejarn.
2. Al analizar la encuesta los 29 componentes no son amigables para la mayora de funcionarios, teniendo en cuenta que desconocen el funcionamiento del MECI.
Rta OCI. Precisamente, unos de los principales y primeros objetivos y/o requisitos es conocer en detalle y profundidad el MECI en la Entidad.